SEMINAIRE TABLEAU DE BORD

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SEQUENCE :
LE TABLEAU DE BORD : OUTIL DE CONTRLE DE GESTION .

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TABLEAU DE BORD

TABLEAU DE BORD - Un ensemble d'indicateurs organis en systme suivis par la mme quipe ou le mme responsable pour aider dcider, coordonner, contrler les actions d'un service.

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TABLEAU DE BORD

TABLEAU DE BORD

-Un instrument de communication et de dcision qui permet au contrleur de gestion d'attirer l'attention du responsable sur les points cls de sa gestion afin de l'amliorer.

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LA CONCEPTION GENERALE DU TABLEAU DE BORD

Tableau de bord de centre

Rsultats Rubrique 1 Indicateur A Indicateur B Rubrique 2

Objectifs

Ecarts

Zone paramtres conomiques

Zone rsultats

Zone objectifs

Zone carts

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Tableau de bord : outil de contrle de gestion

PILOTER

ANIMER

ORGANISER

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Tableau de bord : outil de contrle de gestion

Piloter : le tableau de bord est un instrument daide la rflexion. Il permet davoir une approche globale dun systme, dans la mesure o il en est une reprsentation rduite. Le responsable peut ainsi mieux dfinir les actions indispensables pour atteindre les objectifs qui lui sont assigns ;
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Tableau de bord : outil de contrle de gestion Animer : La mise en place dun tableau de bord est une excellente occasion pour dvelopper une rflexion collective entre les diffrents acteurs dun mme service ou dune direction. travers la dmarche de conception de loutil, et surtout lors de lutilisation des informations, le responsable redonne du sens laction et rtablit larticulation entre les niveaux stratgique et oprationnel ;
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Tableau de bord : outil de contrle de gestion Organiser : Par son effet miroir, le tableau de bord est un reflet du niveau de performance dun service. Les indicateurs alertent le responsable sur les domaines problmatiques. Il peut alors rflchir sur les leviers daction qui vont permettre datteindre les objectifs allous, en recherchant la meilleure combinaison des ressources techniques et humaines.
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Ncessit du tableau de bord : Le contexte des organisations se caractrise par la complexit. Cette notion se manifeste par des interactions entre des composantes externes et internes, qui produisent des effets sur un systme. Le responsable reste trop souvent aveugle : il ne sait pas forcment quelles composantes existent, ni celles qui sont dterminantes. Le tableau de bord permet de mieux clairer le contexte, en rendant plus lisible la part de complexit au moyen des indicateurs ;
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Ncessit du tableau de bord :

Le mtier du responsable se caractrise quant lui par la ractivit. Le responsable a pour fonction de dcider pour agir, la seule condition de connatre, de disposer des informations adaptes en temps rel.

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Ncessit du tableau de bord :

Le tableau de bord doit tre adapt au contexte de responsable. Ce constat carte lhypothse du tableau de bord passe-partout .

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Les caractristiques dun tableau de bord : 3 U

Utile : il permet au responsable dvaluer une situation, dans la perspective de dcider des actions entreprendre ; Utilisable : le responsable doit facilement en extraire une information exploitable, travers un support synthtique ; Utilis : travers la dimension danimation, le tableau de bord peut devenir un vritable outil de service du mangement dune structure.
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les trois dimensions du tableau de bord :

Support de rflexion : la fonction dalerte du tableau de bord amne le responsable se questionner pour mieux comprendre le systme quil gre ; Support de dcision : le responsable dispose dinformations pour dfinir les adaptations souhaitables, et mobilise les ressources afin de les raliser ; Support daction : le responsable est en mesure de dclencher et de mener un projet dadaptation (dveloppement, renforcement, rattrapage), en impliquant activement son quipe.
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Tableau de bord et organigramme:

Rseau de tableau de bord

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TABLEAU DE BORD

LES PRINCIPES DE CONCEPTION

- une cohrence avec l'organigramme, - un contenu synoptique et agrg, - une rapidit d'laboration et de transmission.

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SEQUENCE :
LA CONCEPTION DU TABLEAU DE BORD.

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T AB LE AU D E BORD

M ISSIO N S du centre de responsabilit

D finir les objectifs du centre concern

E xem ple : centre de production O bjectif : M A X IM ISE R la production en respectant un taux donn de rebut . E ffectifs . Productivit . Fonctionnem en t du m atriel . Q ualit de production . V ariation des effectifs . R endem ent de la m ain-d uvre . Fiabilit du m atriel . Pices valides

PO IN T C L S de la gestion

R etenir les points cls qui devront traduire les objectifs

PA R A M T R E S qui exprim ent les points cls

D finir le ou des param tres (inform ations) qui peuvent exprim er les points cls retenus Saccorder sur les indicateurs de gestion qui traduiront les param tres

IN D IC A T E U R S des param tres

. E ffectifs N E ffectifs( N -1) E ffectifs ( N -1) . Q uantit produite hors rebuts H eures de travail effectif . N om bre de pannes . N om bre de pices rebutes FORMATION CONTROLET otal des pices fabriques DE GESTION 18

Conception du tableau de bord : les tapes 5

Dfinition des objectifs du contrle Dfinition des indicateurs Dfinition des indices de contrle Mettre en forme le tableau de bord Exploitation du tableau de bord

1. 2. 3. 4. 5.

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Conception du tableau de bord : Dfinition des objectifs du contrle

La dmarche souvent employe pour laborer un tableau de bord consiste dfinir directement des indicateurs. Cette approche est risque, dans la mesure o les indicateurs identifis sont rarement cohrents avec le contexte et les objectifs de la structure. Il sagit donc de mener au pralable une rflexion sur les missions et les objectifs de la structure afin didentifier les aspects quil faut contrler.
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Conception du tableau de bord : Dfinition des objectifs du contrle : 4 tapes

tape 1 : Identifier les missions du systme tape 2 : Identifier les volutions du contexte du systme tape 3 : Identifier les priorits de contrle tape 4 : Dfinir les objectifs du contrle.

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Conception du tableau de bord : Dfinition des objectifs du contrle : tape 1 : Identifier les missions du systme : Lobjectif de cette tape est de clarifier et formaliser les raisons dtre de lunit. Ces raisons dtre traduisent les orientations politiques donnes au secteur.

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Conception du tableau de bord : Dfinition des objectifs du contrle tape 2 : Identifier les volutions du contexte du systme : Le contexte est porteur dvolutions qui peuvent avoir des impacts forts sur le fonctionnement de lunit. Si lon ne prend pas en compte ces volutions, le tableau de bord risque dtre inadapt aux impratifs de gestion, en nincluant pas dindicateurs centrs sur des facteurs mergents.
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Conception du tableau de bord : Dfinition des objectifs du contrle

tape 3 : Identifier les priorits de contrle : En matire de tableau de bord, le principal danger rside dans linflation dinformations. Cela est dautant plus vrai que les ressources technologiques fournissent en temps rel plusieurs dizaines de donnes. Consquence paradoxale, le responsable risque dtre paralys par les informations censes laider dans son action. Comment trier parmi toutes les informations possibles pour concentrer le modle sur les informations prioritaires ?
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Conception du tableau de bord : Dfinition des objectifs du contrle :

tape 4 : Dfinir les objectifs du contrle. Lun des aspects du pilotage consiste connatre sa destination. Le tableau de bord est prcisment destin faciliter lorientation du responsable vers les buts quil sest fixs. Sans objectifs, la route est plus difficile. En termes de tableaux de bord, le choix des indicateurs est dautant plus facile que la destination et son contexte sont dtermins avec prcision. Comment dfinir les objectifs du contrle ?

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Conception du tableau de bord: Dfinition des indicateurs 4 tapes

partir dun travail cratif sur lidentification des indicateurs, le responsable cible progressivement les lments qui vont lui permettre de mieux matriser son systme. Les tapes qui structurent cette phase sont les suivantes : Etape 1 : Identifier lhistorique de contrle : Etape 2 : Dfinir les modes dobtention des donnes : Etape 3 : Dfinir la fourchette de tolrance Etape 4 : Formaliser le dictionnaire des indicateurs :
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indicateurs 4 tapes

partir dun travail cratif sur lidentification des indicateurs, le responsable cible progressivement les lments qui vont lui permettre de mieux matriser son systme. Les tapes qui structurent cette phase sont les suivantes : Etape 1 : Identifier les indicateurs possibles Etape 2 : Choisir les indicateurs Etape 3 : Dfinir prcisment les indicateurs retenus Etape 4 : Valider la cohrence du systme de contrle :

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Conception du tableau de bord: Dfinition des indicateurs

Etape 1 : Identifier les indicateurs possibles : La recherche des indicateurs constitue ltape cl de la russite du dispositif du contrle, condition de ne pas se limiter trop rapidement aux indicateurs naturels (ceux qui viennent immdiatement lesprit). Une approche de type Benchmark constitue une premire voie intressante, Quels indicateurs sont gnralement utiliss par dautres structures sur la mme thmatique ?
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indicateurs

En lappliquant l dmarche tableau de bord, la recherche se droule de l manire suivante : Phase de production : il sagit de proposer un maximum dindicateurs, de manire spontane et sans se censurer ; Phase dapprofondissement : il sagit de trouver dautres indicateurs travers ceux dj trouvs ; Phase de synthse : Ce travail permet davoir une vision globale des diffrents indicateurs par domaine.

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Conception du tableau de bord: Dfinition des indicateurs :

Etape 2 : Choisir les indicateurs : Le tableau de bord reflte, dans une certaine mesure, la vision que porte le responsable sur le systme quil gre. Choisir un indicateur est un acte de dcision majeur. Ce choix inclut une dimension de partialit : le choix dun indicateur nest donc pas neutre et implique des consquences. Cest en effet partir de cet indicateur que des actions seront dclenches.
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indicateurs :

Etape 3 : Dfinir prcisment les indicateurs retenus Les tableaux de bord peuvent tre source de tensions : chacun interprte une information selon ses intrts. La difficult ne rside dons pas dans lidentification dindicateurs, mais plus dans son utilisation ultrieure. Se pose alors le problme de dfinition de lindicateur.
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indicateurs :

Etape 4 : Valider la cohrence du systme de contrle : La recherche des indicateurs procde dune dmarche de crativit. Malgr les jalons proposs par la dfinition des objectifs du contrle, les pistes de recherche ont pu privilgier certains domaines de contrle au dtriment dautres. Il peut exister donc un risque quant la compltude et la cohrence du systme de contrle. Il sagit ici de sassurer de ladquation des indicateurs aux domaines et priorits.
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indices de contrle

Cette phase a pour objet de valider le cadre de rfrence lintrieur duquel les indicateurs trouveront une signification du point de vue de laction.

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Conception du tableau de bord: Dfinition des indices de contrle 4 tapes Etape 1 : Identifier lhistorique de contrle : Etape 2 : Dfinir les modes dobtention des donnes Etape 3 : Dfinir la fourchette de tolrance Etape 4 : Formaliser le dictionnaire des indicateurs :
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indices de contrle

Etape 1 : Identifier lhistorique de contrle : Lhistorique de contrle dtermine lintervalle de temps partir duquel la valeur de lindicateur peut tre apprcie en tendance, de manire fiable et oprationnelle.
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indices de contrle Etape 2 : Dfinir les modes dobtention des donnes : Des difficults surgissent assez souvent lors de linterprtation des rsultats. Elles procdent gnralement de contestations formules soit sur la manire de calculer la valeur de lindicateur, soit sur linterprtation qui est faite de cette valeur. Le mode de calcul de lindicateur ne doit donc laisser aucune ambigut quant ses principes.
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indices de contrle Etape 3 : Dfinir la fourchette de tolrance : Quels lments vont inciter un responsable agir ? Srement pas lindicateur : sa fonction se borne restituer une valeur un instant donn. Mais cette valeur nest pas suffisante pour dterminer une raction. Cest lcart enregistr par rapport une valeur attendue et son interprtation qui fonde laction.
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Conception du tableau de bord: Dfinition des indices de contrle

Etape 4 : Formaliser le dictionnaire des indicateurs : Elaborer un tableau de bord est un processus qui sinscrit dans le temps. La mmoire des acteurs est hlas volatile. Il nest donc pas sr que, quelques mois aprs la mise en place du tableau de bord, le responsable se souvienne de la signification de certains paramtres. Il peut sensuivre dventuelles difficults quant linterprtation des rsultats et, partant, des dcisions qui sont prises.

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Conception du tableau de bord:Mettre en forme le tableau de bord :

Il est donc ncessaire de structurer de manire oprationnelle le support dinformation quest le tableau de bord. La dmarche consiste maintenant laborer techniquement le dispositif, vrifier son caractre oprationnel, puis en faire un dispositif dexploitation courante.
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Conception du tableau de bord:Mettre en forme le tableau de bord 4 tapes

Etape 1 : Dfinir une maquette Etape 2 : laborer un prototype Etape 3 : Tester le prototype Etape 4 : Valider le rsultat :

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Conception du tableau de bord:Mettre en forme le tableau de bord :

Etape 1 : Dfinir une maquette : Lobjectif du tableau de bord nest pas de perdre son temps rechercher et extraire de linformation de documents, mais bien lexploiter pour agir. Il y a donc un lien direct entre lisibilit et efficacit.
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LA CONCEPTION GENERALE DU TABLEAU DE BORD

Tableau de bord de centre

Rsultats Rubrique 1 Indicateur A Indicateur B Rubrique 2

Objectifs

Ecarts

Zone paramtres conomiques

Zone rsultats

Zone objectifs

Zone carts

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Conception du tableau de bord:Mettre en forme le tableau de bord : Etape 2 : Elaborer un prototype : Malgr le travail ralis dans les tapes prcdentes, certains responsables peuvent avoir des difficults se rendre compte, dune part, de la faisabilit et, dautre part, de la ralit du dispositif. Lune des voies de clarification possibles consiste raliser un prototype. Le caractre concret du dispositif facilite son valuation et son adaptation.
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Conception du tableau de bord:Mettre en forme le tableau de bord : Etape 3 : Tester le prototype : Les impacts du tableau de bord sur lunit sont importants. Mettre un dispositif en production sans lavoir test fait peser des risques multiples, principalement conomiques (le cot dadaptation peut tre doubl ou tripl) et sociaux (possibilit de rejet par les utilisateurs). Il sagit donc de dfinir les modalits qui vont assurer ladquation du dispositif aux besoins du responsable.
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Conception du tableau de bord:Mettre en forme le tableau de bord : Etape 4 : Valider le rsultat : Selon certains, le tableau de bord peut tre mis en exploitation aprs quelques tests partiels, plus ou moins bien mens. Cette dmarche pche par excs de prcipitation. Les rsultats des tests doivent au contraire tre valids de manire officielle, pour ne pas laisser les acteurs dans une quelconque ambigut.
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Conception du tableau de bord:Exploitation du tableau de bord

Un nouvel enjeu se prsente maintenant lui : tre capable de lutiliser dans une dimension oprationnelle. Pour autant, le passage de la valeur dun indicateur un plan daction pertinent nest pas aussi facile quil ny apparat.
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Conception du tableau de bord:Exploitation du tableau de bord 4 tapes

Etape 1 : Collecter les donnes Etape 2 : Interprter les rsultats de synthse Etape 3 : Dfinir les actions Etape 4 : Faire voluer le tableau de bord :
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Conception du tableau de bord:Exploitation du tableau de bord : Etape 1 : Collecter les donnes : Le tableau de bord tabli, on pourrait penser quil ny a plus lieu de sinquiter : tout va fonctionner tout seul, puisque linformatique soccupe de tout. Une telle attitude nest pas sans risque, surtout dans les premiers temps du fonctionnement du tableau de bord. Aussi vaut-il mieux sassurer que les donnes soient convenablement collectes et intgres dans le dispositif de traitement.
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Conception du tableau de bord:Exploitation du tableau de bord : Etape 2 : Interprter les rsultats de synthse : La capacit lire les indicateurs fait bien souvent dfaut. Do limportance de disposer dune dmarche de lecture. Tout comme le symptme amne le mdecin sinterroger sur ltat intrieur du patient, la valeur de lindicateur doit conduire le responsable se questionner sur ltat de fonctionnement de son unit.
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Conception du tableau de bord:Exploitation du tableau de bord : Etape 3 : Dfinir les actions : Le tableau de bord donne une photographie de ltat de fonctionnement du systme. Cette abstraction par rapport la ralit gne certains responsables qui ont des difficults relier lindicateur laction, le pass au futur. Cest pourtant le but de la dmarche : dcider, mettre en uvre et suivre les actions pour amliorer le fonctionnement du systme.
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Conception du tableau de bord:Exploitation du tableau de bord : Etape 4 : Faire voluer le tableau de bord : Elaborer un tableau de bord reprsente un investissement temps important. Certains pourraient tre tents de lamortir sur une dure relativement longue, cela nest pas souhaitable : lutilit dun tableau de bord rsulte de son adquation avec le contexte. Le responsable doit faire voluer son tableau de bord pour lui conserver tout caractre oprationnel.
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