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Microsoft Excel 2003

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MICROSOFT EXCEL 2003


O Excel o mais tradicional editor de planilhas eletrnicas do mercado da Informtica. Pertence ao conjunto de softwares para escritrio Office, da Microsoft. Como ele, possvel criar planilhas financeiras para uso pessoal ou empresarial. O Excel possui as ferramentas necessrias para que o usurio crie suas frmulas de acordo com sua necessidade. Os documentos podem ser salvos como pgina da web. Permite criar frmulas utilizando, desde clculos simples como soma, subtrao, diviso e multiplicao, at funes financeiras. Nesta apostila usaremos como base a verso 2003 do Excel.

Uma janela do Excel 2003 possui a seguinte estrutura:

Dentro desta estrutura de janela do Excel 2003, muito importante entender a funo dos botes das duas principais barras de ferramentas do Excel: Padro e Formatao. A Barra de Ferramentas Padro composta pelos seguintes botes:

NOVO Nova pasta de trabalho em branco. OBS: No Excel o documento chamado de pasta de trabalho.

ABRIR Abrir um documento (pasta de trabalho) existente.

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Dentro de uma pasta de trabalho existem vrias planilhas. CTRL+O SALVAR Salva o documento (pasta de trabalho) atual. Se o documento no tiver sido salvo anteriormente, solicita o nome do arquivo e o local para salvar. Atalho: CTRL+B Atalho: CTRL+A PERMISSO Utilizando o Gerenciamento de Direitos da Informao, o Office 2003 ajuda a evitar que emails e documentos confidenciais sejam encaminhados, editados ou copiados por pessoas no autorizadas. Para configurar as permisses, clique no menu Arquivo, opo Permisso. IMPRIMIR Imprime o documento aberto. Atalho: CTRL+P

EMAIL Possibilita o envio do documento (pasta de trabalho) aberto como anexo via correio eletrnico (e-mail). VISUALIZAR IMPRESSO Visualiza como o documento (pasta de trabalho) aberto ser impresso no papel. PESQUISAR Pesquisa termos em livros de referncias como dicionrios de sinnimos e traduo. COPIAR Copia o contedo selecionado no documento e envia para rea de transferncia. Atalho: CTRL+C PINCEL Copia a formatao do contedo selecionado no documento (pasta de trabalho). REFAZER Refaz as alteraes anteriores. Quando est em tom acinzentado, significa que no possui histrico anterior. Atalho: CTRL + R AUTOSOMA Insere automaticamente a funo SOMA na clula selecionada no documento (pasta de trabalho). Clicando na seta ao lado do cone possvel inserir rapidamente outras funes tradicionais como MEDIA, CONTAR, MAX, MIN, podendo ainda escolher outras funes. CLASSIFICAO DECRESCENTE Classifica o contedo das clulas selecionadas em ordem decrescente.

ORTOGRAFIA E GRAMTICA Faz a verificao ortogrfica no documento (pasta de trabalho) aberto. Atalho: F7 RECORTAR Recorta o contedo selecionado no documento e envia para a rea de transferncia. Atalho: CTRL+X COLAR Cola o contedo da rea de transferncia no local desejado pelo usurio (posio do cursor). Atalho: CTRL+V DESFAZER Desfaz alteraes anteriores. Quando est em tom acinzentado, significa que no possui histrico anterior. Atalho: CTRL + Z INSERIR HIPERLINK Insere um atalho para qualquer tipo de arquivo ou endereo na rede (outros documentos do Word, documentos de Excel, imagens, URLs de internet, entre outros). CLASSIFICAO CRESCENTE Classifica o contedo das clulas selecionadas em ordem crescente.

ASSISTENTE DE GRFICO Abre um assistente para a insero de grficos como grfico de pizza, coluna, barras, linhas, entre outros. A idia da utilizao de grficos representar graficamente o significado das informaes contidas nas clulas.

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DESENHO Abre a barra de ferramentas para insero de desenhos, WordArt, organogramas, clip-arts, caixas de texto, arquivos de imagens e criao de desenhos. AJUDA DO EXCEL Entra na ajuda do Excel. Tecla de Atalho: F1 ZOOM Permite configurar o zoom de visualizao do documento (pasta).

A Barra de Ferramentas Formatao composta pelos seguintes botes:

FONTE E TAMANHO DA FONTE Configuram a fonte e o tamanho da fonte que sero utilizadas em clulas com contedo de texto. ITLICO Formata o texto selecionado para itlico: Atalho: CTRL+I ALINHAR ESQUERDA Alinha o contedo da clula selecionada esquerda. ALINHAR DIREITA Alinha o texto da clula selecionada direita. ESTILO DE MOEDA Configura o contedo das clulas selecionadas com estilo de moeda. SEPARADOR DE MILHARES Configura o contedo de clulas com separador de milhares. Apenas para clulas com nmeros. DIMINUIR CASAS DECIMAIS Diminui uma casa decimal. Apenas para clulas com nmeros. AUMENTAR RECUO Aumenta o nvel do recuo do contedo da clula selecionada. COR DE PREENCHIMENTO Configura a cor de preenchimento da clula selecionada.

NEGRITO Formata o texto selecionado para negrito. Atalho: CTRL+N

SUBLINHADO Formata o texto selecionado para sublinhado. Atalho: CTRL+S CENTRALIZAR Centraliza o texto da clula selecionada. MESCLAR E CENTRALIZAR Mescla as clulas selecionadas e centraliza o contedo. ESTILO DE PORCENTAGEM Configura o contedo das clulas selecionadas com estilo porcentagem. AUMENTAR CASAS DECIMAIS Aumenta uma casa decimal. Apenas para clulas com nmeros. DIMINUIR RECUO Diminui o nvel do recuo do contedo da clula selecionada. BORDA Configura bordas para a clula selecionada. COR DA FONTE Configura a cor da fonte utilizada na clula selecionada.

Outro boto importante, localizado na barra de frmulas o que tem o objetivo de inserir uma funo em uma frmula de clula ativa. Veremos mais adiante o que uma funo em frmulas.

PASTAS

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J foi dito anteriormente que um documento do Excel recebe o nome de PASTA DE TRABALHO. Cada pasta de trabalho pode possuir vrias planilhas. A janela ao lado mostra um documento cujo arquivo foi salvo com o nome AulaExcel. Significa que a PASTA DE TRABALHO foi salva com o nome AulaExcel. Esta pasta de trabalho possui trs (3) planilhas. OBS: A extenso de um arquivo de pastas de trabalho salvo pelo Excel 2003 o XLS (.xls). Modelos de documentos do Excel so salvos

Planilhas
Planilhas eletrnicas, tambm conhecidas como folhas de clculos, utilizam tabelas para a realizao de clculos ou apresentao de dados. Cada tabela formada por uma grade composta por linhas e colunas. A interseco das linhas com as colunas chamada de clula.

Selecione uma clula (no Podemos identificar na imagem acima que em uma planilha, as colunas so identificadas e exemplo ao lado, a 2, 3, nomeadas com letras (A, B, C, D, E, ...) e as linhas identificadas e nomeadas com nmeros (1,clula 4, 5, ...). Conseqentemente o nome das clulas so nomeadas com o nome C5),coluna mais o Nome da da e na Caixa de nome digite o coluna B de linha. No exemplo da imagem acima, est selecionada a clula B5, porque pertence novo nome e linha 5. NUNCA UMA CLULA TER O MESMO NOME DE IDENTIFICAO DENTRO identificao da clula. DE UMA MESMA PLANILHA. As planilhas utilizam o conceito de matrizes, j que formada por linhas Lembre queA interseo de e colunas. no possvel atribuir um nome ambas forma a clula, que nomeada com o nome da coluna e da linha (exemplo: Clula A1) que j exista dentro da mesma possvel alterar o nome de identificao de uma clula. planilha. No exemplo, a clula C5 teve o seu nome alterado para Resultado. As clulas podem receber valores constantes ou frmulas. Valor constante um valor que no calculado, e que, portanto, no alterado. Por exemplo,

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possvel gerenciar as planilhas de uma pasta de trabalho, como Inserir uma nova planilha, excluir, renomear, mover ou copiar, selecionar todas as planilhas e selecionar uma cor para a guia da planilha. Estas opes esto no menu de contexto, aberto aps clicar com o boto direito do mouse sobre as guias das possvel ainda OCULTAR linhas e colunas e exibi-las novamente: Clicando no rtulo das linhas ou colunas o usurio seleciona todas as clulas da linha ou coluna. Se o usurio abrir o menu de contexto clicando sobre o rtulo com o boto direito, possvel ocultar ou reexibir linhas ou colunas, alm de vrias outras opes, como na imagem

CRIAO DE TABELAS DENTRO DE PLANILHAS


Quando criamos uma nova pasta de trabalho no Excel, as planilhas esto vazias. Para criarmos tabelas necessrio delimitar reas para elas. Para isso utilizamos as ferramentas de bordas e sombreamento.

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Para criar a tabela mostrada na imagem ao lado, foram selecionadas as clulas para configurar bordas, preenchimento e alinhamento utilizando os respectivos cones da barra de ferramentas. Outra forma de configurar clulas para criar uma tabela dentro de uma planilha acessando o menu FORMATAR, opo CLULAS...

O menu FORMATAR, opo CLULAS..., permite realizar vrias formataes referentes s clulas:

NMERO Formata o tipo de informao que a clula vai armazenar (NMERO, MOEDA, PORCENTAGEM, DATA, HORA, etc)

ALINHAMENTO Formata o alinhamento do contedo da clula na horizontal, vertical, estabelece uma orientao por ngulos de graus, permite quebrar o texto automaticamente, reduzir contedo para caber na clula, mesclar clulas selecionadas e definir a direo do texto na clula.

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FONTE Formata a fonte do contedo da clula.

BORDA Formataes de borda da clula podendo definir cor para as bordas.

PADRES Formata o sombreamento da clula selecionada.

PROTEO Permite bloquear clulas ou ocultar frmulas aplicadas nas clulas. S ter efeito se o usurio configurar a opo de PROTEGER PLANILHA, encontrada no menu FERRAMENTAS, opo PROTEGER PLANILHA.

Selecionando dados
Para selecionar dados em uma planilha do Excel, importante conhecer um pouco mais sobre a estrutura do Excel:

Seleo

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Rtulo de

Clula

Tambm possvel selecionar clulas com o teclado mantendo pressionada a tecla SHIFT enquanto se utiliza as teclas de navegao do teclado (direita, esquerda, cima, baixo). Selecionar uma clula Boto esquerdo do mouse sobre a clula

Rtulo de

Selecionar uma seqncia de clulas Pressionar o boto esquerdo mouse sobre uma clula, manter o boto esquerdo pressionado e arrastar por sobre as clulas que deseja selecionar. Selecionar uma linha inteira Clicar com o boto esquerdo do mouse sobre o nmero da linha (ou de vrias linhas) no rtulo de linhas. Selecionar uma coluna inteira Clicar com o boto esquerdo do mouse sobre a letra da coluna (ou de vrias colunas) no rtulo de colunas. Selecionar toda a planilha Clicar no boto SELEO TOTAL, no canto superior esquerdo da planilha, entre o rtulo das colunas e o rtulo das linhas.

Movendo-se em uma planilha


Teclas de Navegao: Clula para baixo Clula para cima Clula para a esquerda Clula para a direita CTRL + CTRL + CTRL + CTRL + CTRL + HOME CTRL + END PgDn PgUp Margem inferior Margem superior Margem esquerda Margem direita Clula A1 ltima clula contendo dados Uma tela para baixo Uma tela para cima

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ALT + PgDn ALT + PgUp

Uma tela para a direita Uma tela para a esquerda

Gerenciando janelas Congelando ttulos de colunas e linhas

Clula selecionada

1) Clique na clula que faz margem com a clula do ttulo da coluna e com a clula do ttulo da linha.

2) Clique no menu JANELA, opo CONGELAR PAINIS.


3) Para remover, clique no menu JANELA, opo DESCONGELAR PAINIS.

Dividindo uma planilha


1. Para dividir uma planilha, tanto na vertical como na horizontal, posicione o cursor no local onde ocorrer a diviso. 2. Selecione o menu JANELA, opo DIVIDIR. 3. Para remover a diviso, selecione o menu JANELA, opo REMOVER DIVISO.

Comparar pastas de trabalho


No caso do usurio estar com duas pastas de trabalho (arquivo) do Excel abertas, possvel comparar o contedo de ambas acionando a opo de COMPARAR LADO A LADO. Com duas (ou mais) pastas de trabalho abertas, clique no menu JANELA, opo COMPARAR LADO A LADO. Para encerrar a comparao de janelas, clique novamente na opo JANELA do menu, opo FECHAR LADO A LADO.

Inserindo e visualizando quebras de pgina


Muitas vezes quando inserimos mais de uma tabela dentro de uma mesma planilha, desejamos imprimir uma pgina para cada tabela. Veja a seguinte situao:

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Para criar uma quebra de pgina, de modo que as quatro tabelas da imagem acima sejam divididas em pginas diferentes, pode-se, no exemplo acima, selecionar a clula que est entre as quatro tabelas ( no caso, a clula E11), clicar no menu INSERIR, opo QUEBRA DE PGINA.

Perceba que o Excel inseriu uma quebra de pgina a partir da coluna E e da linha 11, j que a clula E11 estava selecionada. Para visualizar o resultado da quebra de pgina, clique no menu EXIBIR, opo VISUALIZAR QUEBRA DE

Definir rea de impresso


No Excel possvel definir a rea especfica da planilha que o usurio deseja enviar para a impresso. Para isso, selecione a rea de clulas que deseja imprimir, clique no menu ARQUIVO, opo REA DE IMPRESSO, opo DEFINIR REA DE IMPRESSO. A partir da, para visualizar se a rea foi selecionada corretamente, clique no menu ARQUIVO, opo VISUALIZAR IMPRESSO, ou atravs do cone da barra de ferramentas padro. Para desmarcar a rea definida para impresso, clique novamente no menu ARQUIVO, opo REA DE IMPRESSO, opo LIMPAR REA DE IMPRESSO.

Validao de dados
O recurso de VALIDAO DE DADOS permite configurar quais tipos de informaes podem ser digitadas em determinadas clulas, permitindo ainda configurar uma mensagem de aviso ao selecionar a clula ou uma mensagem de erro ao digitar um tipo de informao incorreta, personalizada pelo usurio. Selecione a(s) clula(s) que deseja aplicar uma validao de dados, clique no menu DADOS, opo VALIDAO.

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Na caixa de dilogo de configurao da validao de dados encontramos trs abas: configuraes, mensagem de entrada e alerta de erro. Em configuraes definimos qual tipo de informao permitida e o valor mnimo e mximo aceitvel.

Na aba Mensagem de Entrada definimos qual mensagem ser emitida pelo Excel quando o usurio selecionar as clulas.

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Na aba Alerta da erro define-se uma mensagem de erro que ser emitida caso o usurio digite um tipo de informao incorreta, de acordo com o que foi configurado na aba Configuraes.

Comentrios
O Excel permite que o usurio insira um comentrio sobre determinada clula. muito simples. Selecione a clula e clique no menu INSERIR, opo COMENTRIO.

O comentrio ser visualizado sempre que o usurio passar o mouse sobre a clula comentada.

Frmulas
atravs das frmulas que ensinamos o Excel a realizar clculos de acordo com a instruo do usurio. A frmula sempre ser digitada na clula em que deve aparecer o resultado. Toda frmula deve comear com o sinal de igualdade (=), pois sem ele o Excel no reconhecer como uma frmula e no funcionar. O Excel permite criar clculos com frmulas simples e com funes (que veremos mais adiante). Para frmulas simples, devemos conhecer os operadores: SINAIS PARA FRMULAS COM OPERADORES ARITMTICOS SINAIS PARA OPERADORES LGICOS

+ * / % ^ =

SOMA SUBTRAO MULTIPLICAO DIVISO PORCENTAGEM POTENCIAO IGUALDADE (sempre no incio de qualquer frmula)

> < <> >= <= =

MAIOR QUE MENOR QUE DIFERENTE DE MAIOR OU IGUAL QUE MENOR OU IGUAL QUE IGUAL

Exemplos de frmulas com clculos simples: Para se ter uma noo de como funcionam as frmulas com clculos simples, utilizaremos a planilha do Excel abaixo. Importante ressaltar que a clula D7 possui a respectiva frmula de cada exemplo a seguir:

= B2 + B3 + B4 + B5 + B6 (o resultado 17);

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= B2 - B3 (o resultado 3); = B2 * B3 (o resultado 4); = B2 / B3 (o resultado 4); = B2 ^ B5 (o resultado 64, j que B2^B5 igual a 4 na potncia 3, que igual 4 X 4 X 4);

Frmulas com parnteses:


= (B2 + B3 + B4 + B5 + B6) / 5 (o resultado do clculo que est entre parnteses dividido por 5. O resultado final 3,4); = (B2 + B3 + B4 + B5 + B6) / (C2 + C3 + C4 + C5 + C6) (O resultado do clculo que est no primeiro parnteses dividido pelo resultado do clculo do segundo parnteses. O resultado final 1,7); Como ocorre na Matemtica, no Excel podemos misturar em uma nica frmula vrios tipos de clculos (soma, adio, subtrao, multiplicao, clculos entre parnteses, funes, potencias). Nestes casos, as frmulas so resolvidas pelo Excel de acordo com uma prioridade de resoluo: PRIORIDADES DE RESOLUO FUNES PARNTESES POTENCIAO DIVISO MULTIPLICAO SUBTRAO ADIO Exemplos: =B2+C2*C3-D2/D4 (neste exemplo, resolveremos primeiro a diviso, seguido pela multiplicao, subtrao e soma. O resultado 3); =B2^C4+C3+D4+B5-B2/C2*D5 (neste exemplo, resolveremos primeiro a potencia, seguido pela diviso, multiplicao e soma. O resultado 5);

Porcentagem
Para descobrir quanto determinada porcentagem de uma clula, imagine, por exemplo, que se queira saber a quanto representa 40% da clula D6 (planilha anterior). Para isso usamos a seguinte frmula: =D6*40% (retorna quanto representa 40% do contedo da clula D6, que, no caso, 48);

=D6*80% (retorna quanto representa 80% do contedo da clula D6, que, no caso, 96); =D6*5% (retorna quanto 5% do contedo da clula D6, que, no caso, 6); Outra forma construir frmulas de porcentagem se utilizando de conceitos de regra de trs: =D6*0,40 (retorna quanto 40% do contedo da clula D6, que, no caso, 48) =D6*0,80 (retorna quanto 80% do contedo da clula D6, que, no caso, 96) =D6*0,05 (retorna quanto 5% do contedo da clula D6, que, no caso, 6) Outra forma de utilizar a regra de trs: =D6 * 40/100 (retorna quanto 40% do contedo da clula D6, que, no caso, 48).

Referncias

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Quando definimos frmulas, devemos ter certeza de que estamos referenciando corretamente as clulas para que o resultado seja satisfatrio. Confira a forma como fazemos referncias conjuntos de clulas:

A referncia feita s clulas selecionadas na imagem ao lado a seguinte: A1:A8 (referncia de A1 at A8)

A referncia feita s clulas selecionadas na imagem ao lado a seguinte: A1:B12 (referncia de A1 at

A referncia feita s clulas selecionadas na imagem ao lado a seguinte: A1:A9;C1:C9 C1 at C9) (referncia de A1 at A9 e de

Nos exemplos de referncia acima note o seguinte:

: ;

significa intervalo significa separao de intervalo

Referncia Absoluta ou Relativa


Ao copiar frmulas e funes, o Excel utiliza o conceito de Referncia Absoluta e Referncia Relativa na alterao dos endereos das clulas. Se o endereo indicado simplesmente pela letra da coluna e pelo nmero da linha (por exemplo, C2) ento quando for efetuada uma cpia envolvendo essa clula sero automaticamente ajustadas a letra da coluna e o nmero da linha para a clula destino. Por exemplo: suponha uma planilha onde as clulas C2 at C5 recebero o produto das respectivas clulas das colunas A e B

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A 1 2 3 4 5 5 10 12 23 45 B C 3 =A1*B1 4 =A2*B2 5 =A3*B3 2 =A4*B4 6 =A5*B5

A frmula contendo o produto do contedo da clula A1 e da clula B1 est indicada em C1. Ao copiar essa frmula para as clulas C2 at C5 automaticamente ser ajustado o nmero da linha. Essa a Referncia Relativa. Se na frmula constasse $B$1 ($ fixa a linha e/ou a coluna), ao copi-la para as demais linhas teramos cada clula da coluna A multiplicada sempre pela clula B1, como no exemplo a seguir: A 1 2 3 4 5 5 10 12 23 45 B 3 4 5 2 6 C =A2*$B$1 =A2*$B$2 =A3*$B$2 =A4*$B$2 =A5*$B$2

Essa a Referncia Absoluta. Sempre que for efetuar cpia de frmulas em linhas ou colunas importante observar se deseja a Referncia Relativa (deslocando a referncia de linhas e colunas) ou a Referncia Absoluta (por exemplo, uma tabela de valores em R$ multiplicadas por um ndice em dlar - fixo para todos os clculos). Veja o exemplo a seguir, apresentando as frmulas envolvidas. Uma planilha contendo um oramento de equipamentos de informtica, cotados em moeda brasileira (Real) e moeda norte-americana (dlar). Neste caso o ndice fixo o valor do dlar em moeda brasileira, informado na clula C1 com Referncia Absoluta ($C$1).

A 1 2 3 Item Dlar em

B 22/jan/08

C R$ 1,70

Valor em R$

Valor em Dlar

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4 5 6 7 8

Camputador Impressora Estabilizador Mesa Cadeira

1.600,00 500,00 50,00 450,00 80,00

=B4*$C$1 =B5*$C$1 =B6*$C$1 =B7*$C$1 =B8*$C$1

Frmula origem Frmulas copiadas da clula C4, preparada com a referncia absoluta para a clula C1

As possibilidades so: C1 $C$1 $C1 C$1 Referncia Relativa em linha e coluna Referncia Absoluta em linha e coluna Referncia Absoluta somente em relao coluna Referncia Absoluta somente em relao linha

Referncia a clulas de outras planilhas ou pastas de trabalho


Da mesma forma que referenciamos clulas que esto dentro da mesma planilha, possvel referenciar clulas de outras planilhas e, at mesmo, de outros arquivos: Exemplos: =a1 -> referncia ao contedo da clula A1 da planilha atual -> soma o contedo das clulas a1 e a2 da planilha atual -> referncia ao contedo da clula a1 da planilha de nome Plan2

=a1+a2 =Plan2!a1

=Plan2!a1 + a1 -> Soma o contedo da clula a1 da planilha de nome Plan2 com o contedo da clula a1 da planilha atual. =[funcionrios.xls]Plan1!a1 -> referncia ao contedo da clula A1 da planilha de nome Plan1 do arquivo funcionrios.xls. Neste caso, o arquivo funcionrios.xls deve estar salvo dentro da mesma pasta onde est salvo o arquivo com a planilha que est fazendo a referncia.

Frmulas com FUNES


Funes so frmulas predefinidas que podem ser utilizadas para realizar clculos com maior facilidade. Todas as funes devem ser precedidas para um sinal de igual (=), que indica que a expresso deve ser calculada e no tratada como um texto.

SINTAXE DE UMA FUNO


=nome_da_funo (argumentos)
ARGUMENTOS: so os valores que uma funo usa para executar operaes ou clculos. O tipo de argumento que uma funo usa especfico funo. Os argumentos comuns usados em funes incluem nmeros, textos, referncias de clula e nomes.

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Funo SOMA
Calcula a soma de valores Sintaxe: =SOMA(argumentos) Exemplos: = SOMA(A1:A10) SOMA OS VALORES DAS CLULAS DE A1 AT A10.

=SOMA(A1:A10; C1:C10) SOMA OS VALORES DAS CLULAS DE A1 AT A10 COM A SOMA DOS VALORES DE C1 AT C10 =SOMA(a1;a10) SOMA O VALOR DA CLULA A1 COM O VALOR DA CLULA A10.

FUNO MDIA
Calcula a mdia dos valores. Sintaxe: =MEDIA(argumentos) Exemplos: =MEDIA(a1:a10) CALCULA A MDIA DOS VALORES DAS CLULAS DE A1 AT A10 =MEDIA(a1:a15;c1:c15) CALCULA A MDIA DOS VALORES DAS CLULAS A1 AT A15 COM A MDIA DOS VALORES DAS CLULAS DE C1 AT C15 =MEDIA(b2) CALCULA A MDIA DO VALOR DA CLULA B2

FUNO MAXIMO
Retorna o maior valor Sintaxe: Exemplos: =MAXIMO(a1:a10) RETORNA O MAIOR VALOR DAS CLULAS DE A1 AT A10 RETORNA O MAIOR VALORES DAS CLULAS DE A1 AT B20 E D15 =MAXIMO(argumentos)

=MAXIMO(a1:b20; d15)

FUNO MINIMO
Retorna o menor valor Sintaxe: Exemplos: = MINIMO(b2:b20) RETORNA O MENOR VALOR DAS CLULAS DE B2 AT B20 =MINIMO(argumentos)

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= MINIMO(a1;a2) RETORNA O MENOR VALOR DAS CLULAS A1 E A2 RETORNA O MENOR VALOR DAS CLULAS DE A1 AT A10 E C1 AT

= MINIMO(a1:a10;c1:d10) C10

FUNO CONTAR.VAZIO
Conta quantas clulas esto vazias Sintaxe: Exemplos: = CONTAR.VAZIO(a1:10) RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS QUE ESTO VAZIAS ENTRE A1 E A10 = CONTAR.VAZIO(b1:b25) RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS QUE ESTO VAZIAS ENTRE B1 E B25 =CONTAR.VAZIO(argumentos)

FUNO CONT.NUM
Conta quantas clulas possuem nmeros Sintaxe: Exemplos: = CONT.NUM(a1:a10) NMEROS = CONT.NUM(b1;b3;b5) POSSUEM NMEROS RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS DE A1 AT A10 QUE POSSUEM =CONT.NUM(argumentos)

RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS DAS CLULAS A1, B3 E B5 QUE

= CONT.NUM(a1:b10) RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS DE A1 AT A10 QUE POSSUEM NMEROS

FUNES MAIOR E MENOR


Retornam os maiores e menores valores de acordo com um ndice Sintaxe: =MAIOR(argumentos; ndice) =MENOR(argumentos; ndice)

Exemplos: =MAIOR(a1:a10;2) =MENOR(a1:a5;3) RETORNA O SEGUNDO (2) MAIOR VALOR DAS CLULAS DE A1 AT A10 RETORNA O TERCEIRO (3) MENOR VALOR DAS CLULAS DE A1 AT A5

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=MAIOR(a1:b20; 1) RETORNA O MAIOR (1) VALOR DAS CLULAS DE A1 AT B20

VALORES LGICOS
Retorna verdadeiro ou falso. A comparao entre dois valores pode ser verdadeira ou falsa. Utilizamos operadores estudados no incio da apostila: = (igual), > (maior), >= (maior ou igual), < (menor), <= (menor ou igual), <> (diferente de). Sintaxe: Exemplo: = a1 > 5 FALSA. = a1 <> b1 SE O VALOR DE A1 FOR DIFERENTE DO VALOR DE B1, A CONDIO VERDADEIRA, SENO FALSA. = a1 >= 7 FALSA SE O VALOR FOR MAIOR OU IGUAL A 7, A CONDIO VERDADEIRA, SENO SE O VALOR DE A1 FOR MAIOR QUE 5, A CONDIO VERDADEIRA, SENO = condio

FUNO E
Frmula condicional que retorna verdadeiro se todas as condies so verdadeiras ao mesmo tempo Sintaxe: Exemplo: = E(a1>5;A2=5) SER VERDADEIRA = E(B1=5;A1>7) SER VERDADEIRA SE A1 FOR MAIOR QUE 5 E AO MESMO TEMPO A2 FOR IGUAL A 5, A FUNO = E(condio1;...;condioN)

SE B1 FOR IGUAL A 5 E AO MESMO TEMPO A1 FOR MAIOR QUE 7, A FUNO

FUNO OU
Frmula condicional que retorna verdadeiro se uma ou outra condio for verdadeira Sintaxe: Exemplo: = OU(a1>5;A2=5) VERDADEIRA SE A1 FOR MAIOR QUE 5 OU A2 FOR IGUAL A 5, A FUNO SER = OU(condio1;...;condioN)

= OU(B1=5;A1>7) SE B1 FOR IGUAL A 5 OU A1 FOR MAIOR QUE 7, A FUNO SER VERDADEIRA

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FUNO CONT.SE
Retorna a quantidade de clulas que estabelecem uma condio Sintaxe: Exemplos: =CONT.SE(A1:A3;">=7") RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS DE A1 AT A3 QUE POSSUEM VALORES MAIORES OU IGUAIS A 7 =CONT.SE(A1:A3;"=5") VALORES IGUAIS A 5 RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS DE A1 AT A3 QUE POSSUEM =CONT.SE(argumentos; condio)

=CONT.SE(A1:A20;"<7") RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS DE A1 AT A20 QUE POSSUEM VALORES MENORES A 7 =CONT.SE(A1:A20;">="&B1) RETORNA A QUANTIDADE DE CLULAS DE A1 AT A20 QUE POSSUEM VALORES MAIORES OU IGUAIS AO VALOR DA CLULA B1

FUNO DE CONDIO SE
Com base em uma condio, realiza determinada instruo se a condio for verdadeira e realiza outra instruo se a condio for falsa. Sintaxe: Exemplos: = SE(A1>=7;"Aprovado";"Reprovado") SE A1>=7 FOR VERDADEIRO, ESCREVE APROVADO NA CLULA. SE FOR FALSO ESCREVE REPROVADO NA CLULA. =SE(A1<=5;A1+A2;B1+B2) A2. SE FOR FALSO CALCULA B1 + B2 SE A1<=5 FOR UMA CONDIO VERDADEIRA, CALCULA A1 + =SE(condio; instruo se for verdadeiro; instruo se for falso)

=SE(A1=1;A1+A2;SE(A1=2;B1+B2;C1+C2) ) SE A1 FOR IGUAL A 1 DEVE CALCULAR A FRMULA A1 + A2; SE A1 FOR IGUAL A 2 DEVE CALCULAR A FRMULA B1 + B2; SENO CALCULA A FRMULA C1 + C2 Para entender melhor, reflita sobre a frmula abaixo:

FUNO SE COM (E OU OU)


Se for necessrio construir uma frmula que executar um ou outro clculo de acordo com duas ou mais condies que devem ser verdadeiras ao mesmo tempo, utilizamos a funo SE com a funo E.

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Exemplo: =SE(E(A1=1;A2>5);A1*A2;B1*B2) SE AO MESMO TEMPO A1 FOR IGUAL A 1 E A2 FOR MAIOR QUE 5, SIGNIFICA QUE VERDADEIRO, E SE VERDADEIRO DEVE CALCULAR A FRMULA A1*A2; SE FOR FALSO DEVE CALCULAR B1*B2; Se for necessrio construir uma frmula que executar um ou outro clculo de acordo com duas ou mais condies em que uma ou outra condio deve ser verdadeira, utilizamos a funo SE com a funo OU. Exemplo: =SE(OU(A1=1;A2>5);A1*A2;B1*B2) SE A1 FOR IGUAL A 1 OU A2 FOR MAIOR QUE 5, SIGNIFICA QUE VERDADEIRO, E SE VERDADEIRO DEVE CALCULAR A FRMULA A1*A2; SE FOR FALSO DEVE CALCULAR B1*B2;

FUNO HOJE()
Retorna a data Exemplo: =hoje()

FUNO ABS
Retorna o valor absoluto de uma clula. Se o valor da clula for negativo, retorna o valor positivo. Sintaxe: Exemplo: POSITIVO. =ABS(argumento) =abs(a1) SE A1 CONTER UM VALOR NEGATIVO, O ABS RETORNAR VALOR

FUNO INT
Retorna o valor inteiro de uma clula, sem casas decimais Sintaxe: =INT(argumento) Exemplo: =INT(a1) VALOR INTEIRO. SE O VALOR DE A1 CONTER UM NMERO COM VRGULA, A FUNO INT RETORNA O

Formatao Condicional
A formatao condicional permite que uma ou mais clulas sejam formatadas de acordo com uma condio estabelecida pelo usurio. A planilha abaixo est formatada para que todas as clulas de Nota Final recebam sombreamento verde, caso os valores de Nota Final sejam superiores ou iguais a 7,0. Nas clulas em que a nota final for inferior a mdia (7,0), o sombreamento clulas ser vermelho:

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Para configurar a formatao condicional da tabela acima, foram selecionadas as clulas com a Nota Final. Em seguida, clicou-se no menu Formatar da barra de menu, opo Formatao Condicional:

Classificao de Dados
O Excel permite classificar os dados de uma tabela de acordo com as suas informaes. No exemplo a seguir, foi configurada a classificao de uma tabela do Campeonato Brasileiro de Futebol. A classificao seguiu a seguinte ordem: por PG (pontos ganhos), V (vitrias) e S (saldo de gols), todas em ordem decrescente. Foram selecionadas as clulas que contm as informaes da tabela (sem selecionar o ttulo das colunas da tabela). Depois, clicou-se na opo DADOS da barra de menus, opo CLASSIFICAR. A caixa de dilogo ao lado permitiu a configurao da classificao: O primeiro critrio foi o de pontos ganhos (PG), em ordem decrescente, seguido por nmero de vitrias (V) e saldo de gols (S), ambos em ordem decrescente.

Grficos

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O grfico a melhor forma de demonstrar visualmente o resultado do contedo das planilhas. Para explicar como inserir um grfico, utilizaremos a seguinte tabela: A tabela ao lado mostra uma relao do lucro dos setores de um supermercado. Para demonstrar graficamente a proporo dos nmeros, ser criado um grfico do tipo PIZZA. A Pizza utilizar a informao do LUCRO para montar suas partes, mas como se deseja que seja criada uma legenda, selecionaremos tambm os nomes dos setores. Com isso, ser selecionada a seqncia de clulas de B4:C9. Aps, deve-se clicar no cone (Assistente de Grfico), ou clicar no menu INSERIR, opo GRFICO. A seguinte caixa de dilogo aberta: Em nosso exemplo, escolheremos o grfico do tipo PIZZA. No Assistente de Grfico possvel ainda colocar um ttulo e rtulos de dados (informaes como porcentagem e valores). O resultado final do grfico o seguinte:

R$ 5.903,04 ; 8% R$ 4.320,10 ; 6% R$ 21.376,80 ; 29%

Alimentos Feminino Masculino Eletroeletrnicos Padaria

R$ 17.650,23 ; 24%

R$ 9.764,91 ; 13%

R$ 14.721,78 ; 20%

Aougue

Os tipos de grficos do Excel so os seguintes:

COLUNAS

BARRAS

LINHA

PIZZA

DIPERSO

REA

ROSCA

RADAR

SUPERFCIE

BOLHAS

AES

CILINDRO

CONE

PIRMIDE

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O Assistente de Grficos do Excel possui quatro etapas:

Etapa 1 Tipo de grfico. Na primeira etapa o usurio escolhe o tipo de grfico que pretende utilizar.

Etapa 2 Dados de origem Nesta etapa o usurio pode definir o intervalo dos dados que sero utilizados para no grfico.

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Etapa 3 Opes de Grfico Nesta etapa o usurio define configuraes como ttulo do grfico, legenda, rtulos que deseja visualizar no grfico, eixos (Y, X).

Etapa 4 Local do Grfico Na ltima etapa o usurio define se deseja que o grfico seja criado como uma nova planilha, ou se deseja inserir o grfico como objeto dentro de uma planilha existente.

AUTOFILTRO
O AutoFiltro permite que uma tabela do Excel receba uma filtragem. Por exemplo, em uma tabela com mil clientes que obtiveram lucro, se deseja visualizar apenas os clientes que obtiveram lucro superior a 30 mil reais. Outra forma fazer um filtro onde apaream apenas os clientes chamados Vanessa. Para entender melhor como configurar o AutoFiltro, utilizaremos a tabela a seguir: Para configurar o AutoFiltro foi selecionada toda a tabela (incluindo o ttulo das colunas). Clicou-se no menu DADOS, opo FILTRAR, opo AUTOFILTRO. A tabela passou a ter o aspecto a seguir:

Note que o ttulo de cada coluna que possibilita a filtragem dos dados

recebeu uma seta da tabela.

Importar dados externos

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O Excel permite a importao de dados de outros locais como websites, arquivos texto (TXT), de banco de dados ou outros arquivos do prprio Excel. Imagine uma situao em que se deseja importar para uma planilha do Excel o contedo de uma pgina da web que contm uma tabela com nomes de produtos e os respectivos preos. Ou at mesmo importar nomes de funcionrios que esto salvos em arquivos do Bloco de Notas (.TXT). Clicando no menu DADOS, opo IMPORTAR DADOS EXTERNOS, opo NOVA CONSULTA WEB, possvel importar contedos de websites. Clicando no menu DADOS, opo IMPORTAR DADOS EXTERNOS, opo IMPORTAR DADOS, possvel importar dados de arquivos texto (TXT) ou de outros arquivos, entre eles, os do prprio Excel.

Compartilhar pasta de trabalho


No menu FERRAMENTAS, opo COMPARTILHAR PASTA DE TRABALHO... definimos que a pasta de trabalho ser utilizada por outros usurios ao mesmo tempo, que est compartilhada. Esta opo garante que qualquer alterao salva por outro usurio em outro computador no entre em conflito com outro usurio que esteja utilizando a pasta de trabalho ao mesmo tempo.

Na aba Editar possvel visualizar o nome dos usurios que esto com a pasta de trabalho aberta. Na aba Avanadas podemos configurar como ser gerenciado o compartilhamento.

Proteo
O Excel possui vrias opes de proteo pasta de trabalho (documento). Acesse essa proteo atravs do menu FERRAMENTAS, opo PROTEGER. So apresentadas as seguintes opes no menu:

Proteger Planilha

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Permite proteger a planilha de alteraes. Possibilita configurar o que pode ser alterado pelos usurios e definir uma senha para DESPROTEGER a planilha.

Permitir que usurios editem intervalos Permite definir quais intervalos de clulas podem ser alterados pelos usurios. Proteger Pasta de Trabalho Permite proteger a estrutura da pasta de trabalho e/ou janelas, permitindo definir uma senha para a proteo.

Proteger e compartilhar pasta de trabalho Protege o compartilhamento da pasta de trabalho.

A opo acima evita que algum usurio que esteja utilizando a pasta de trabalho compartilhada altere o controle da pasta, podendo definir uma senha para o compartilhamento.

Valores de Erro do Excel


Ao executar um clculo no Excel, podemos nos deparar com valores de erros, referentes a uma classe de erros gerada a partir do uso incorreto dos clculos. Confira a relao dos erros mais comuns gerados pelo Excel:

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Erro #####
Ocorre quando uma coluna no larga o suficiente para mostrar o contedo ou quando usada uma data ou hora negativa.

Para resolver: Ajuste o tamanho da coluna. Se estiver realizando clculos com Horas e Datas, verifique se o resultado negativo.

Erro #DIV/0!
Ocorre quando um nmero dividido por zero (0).

Para resolver: Utilize a funo SE, realizando o clculo somente se o valor da coluna D1 for maior que 0. Exemplo: =Se(D1>0;C1/D1;0)

Erro #NOME?
Ocorre quando o Excel no reconhece o texto em uma frmula ou digitando o nome de uma funo incorretamente.

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Erro #REF!
Ocorre quando h uma erro de referncia, como por exemplo, referenciar clulas que no existem. Exemplo: usar a frmula =soma(a1:a10) e, logo aps, excluir a coluna A da planilha. Como a coluna A foi excluda, a referncia s clulas desta coluna tambm, o que far que o Excel retorne o erro de referncia.

Erro #VALOR!
Ocorre quando usado o tipo errado de argumento (argumento: os valores que uma funo usa para executar operaes ou clculos. O tipo de argumento que uma funo usa especfico funo. Os argumentos comuns usados em funes incluem nmeros, textos, referncias de clula e nomes.) ou operando (operando: itens nos dois lados de um operador em uma frmula. No Excel, os operandos podem ser valores, referncias de clula, nomes, rtulos e funes.).

Erro #N/D
Indica que um determinado valor ainda no est disponvel para a funo ou frmula.

A Clula B3 contm uma frmula que soma o valor 1 uma data inserida na clula A3 (=A3+1). Como o Excel no encontrou o valor na clula A3, retornou o valor de erro #N/D.

Erro #NUM
Ocorre quando digitamos valores numricos invlidos em uma frmula ou funo.

A Funo MAIOR retornar o segundo maior valor da referncia de A1 at A5, mas foram digitados valores

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Estilos
Da mesma forma como podemos utilizar estilos em documentos do Word 2003, possvel aplicar estilos as clulas no Excel atravs do menu FORMATAR, opo ESTILOS. possvel adicionar, modificar ou excluir estilos.

Dicas Rpidas
Digitando nmeros Voc pode incluir pontos nos nmeros, como em 1.000.000, por exemplo. Uma vrgula numa entrada numrica indica um valor decimal. Os sinais de adio digitados antes dos nmeros so ignorados. Um sinal de subtrao ou parnteses deve ser colocado para indicar nmero negativo. Ex.: -2 ou (2).

Teclas de atalho
Teclas de atalho - combinao com CTRL Tecla
CTRL+SHIFT+( CTRL+SHIFT+) CTRL+SHIFT+& CTRL+SHIFT_ CTRL+SHIFT+$ CTRL+SHIFT+% CTRL+SHIFT+# CTRL+SHIFT+@ CTRL+SHIFT+!

Descrio
Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleo. Exibe novamente as colunas ocultas dentro da seleo. Aplica o contorno s clulas selecionadas. Remove o contorno das clulas selecionadas. Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (nmeros negativos entre parnteses) Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais. Aplica o formato Data com dia, ms e ano. Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM. Aplica o formato Nmero com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos.

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CTRL+SHIFT+: CTRL+SHIFT+Ma is (+) CTRL+; CTRL+1 CTRL+2 CTRL+3 CTRL+4 CTRL+5 CTRL+9 CTRL+0 CTRL+T CTRL+N CTRL+C CTRL+D CTRL+L CTRL+I CTRL+K CTRL+O CTRL+A CTRL+P CTRL+R CTRL+B CTRL+S CTRL+V Insere a hora atual. Exibe a caixa de dilogo Inserir para inserir clulas em branco. Insere a data atual. Exibe a caixa de dilogo Formatar Clulas. Aplica ou remove formatao em negrito. Aplica ou remove formatao em itlico. Aplica ou remove sublinhado. Aplica ou remove tachado. Oculta as linhas selecionadas. Oculta as colunas selecionadas. Seleciona a planilha inteira. Aplica ou remove formatao em negrito. Copia as clulas selecionadas. Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o contedo e o formato da clula mais acima de um intervalo selecionado nas clulas abaixo. Exibe a caixa de dilogo Localizar e Substituir com a guia Localizar selecionada. Aplica ou remove formatao em itlico. Exibe a caixa de dilogo Inserir Hiperlink para novos hiperlinks ou a caixa de dilogo Editar Hiperlink para os hiperlinks existentes que esto selecionados. Cria uma nova pasta de trabalho em branco Exibe a caixa de dilogo Abrir para abrir ou localizar um arquivo. Exibe a caixa de dilogo Imprimir. Usa o comando Preencher Direita para copiar o contedo e o formato da clula mais esquerda de um intervalo selecionado nas clulas direita. Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual. Aplica ou remove sublinhado. Insere o contedo da rea de Transferncia no ponto de insero e substitui qualquer seleo. Disponvel somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou contedo de clula. Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. Recorta as clulas selecionadas. Repete o ltimo comando ou ao, se possvel. Usa o comando Desfazer para reverter o ltimo comando ou excluir a ltima entrada digitada.

CTRL+W CTRL+X CTRL+Y CTRL+Z

Teclas de funo
Tec la F1 F2 Descrio Exibe o painel de tarefas da Ajuda do Microsoft Office Excel. Edita a clula ativa e posiciona o ponto de insero no fim do contedo da clula. Ele tambm move o ponto de insero para a Barra de Frmulas para edio em uma clula desativada. SHIFT+F2 adiciona ou edita um comentrio de clula. Exibe a caixa de dilogo Colar Nome. SHIFT+F3 exibe a caixa de dilogo Inserir Funo.

F3

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F4 F5 F7 F11 F12 Repete o ltimo comando ou ao, se possvel. CTRL+F4 fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. Exibe a caixa de dilogo Ir para. CTRL+F5 restaura o tamanho da janela da pasta de trabalho selecionada. Exibe a caixa de dilogo Verificar ortografia para verificar a ortografia na planilha ativa ou no intervalo selecionado. Cria um grfico dos dados no intervalo selecionado. Exibe a caixa de dilogo Salvar Como.

ltima atualizao da apostila: 28 de Novembro de 2008