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Curso Bsico de Gerenciamento de Projetos com MS-Project

Apostila Verso 1.0

Autor: Heron Santos PMP Email : heron@email.com.br

Curso Bsico de Gerenciamento de Projetos com MS-Project

NDICE
INTRODUO ................................................................................................... 4 FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS ..................................... 4 2.1. O que um Projeto? ................................................................................. 4 2.2. O que Gerenciamento de Projetos? .................................................... 5 2.3. Os Fatores Gerenciveis no MS Project 2003 ...................................... 5 2.4. As reas de conhecimento em gesto de projetos na viso do PMI 6 2.5. O Planejamento em Projetos ................................................................... 8 2.6. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2003................... 8 3. O MS PROJECT ................................................................................................ 9 3.1. Viso Geral: ................................................................................................ 9 3.1.1. Barra de Menus ...................................................................................... 9 3.1.2. Barra de Ferramentas Padro ............................................................. 9 3.1.3. Barra de Modos .................................................................................... 10 3.1.4. Principais Vises:................................................................................. 10 3.1.4.1. O Grfico de Gantt: ......................................................................... 10 3.1.4.2. Planilha de Recursos: ..................................................................... 10 3.1.4.3. O Grfico de Recursos: .................................................................. 10 3.1.4.4. A Planilha de Uso do Recurso: ...................................................... 10 3.1.4.5. A Planilha de Uso da Tarefa: ......................................................... 11 3.1.4.6. O Diagrama de Rede: ..................................................................... 11 4. Criao e Edio de Projetos ........................................................................ 12 4.1. Criando um novo arquivo de projetos................................................... 12 4.2. Configurao inicial do MS-Project ....................................................... 12 4.3. Calendrios do projeto. ........................................................................... 13 4.4. Informaes iniciais do projeto. ............................................................. 15 4.5. Criando a Estrutura Analtica do Projeto .............................................. 15 4.6. Registrando as atividades ...................................................................... 16 4.7. Propriedade das atividades .................................................................... 17 4.8. Durao das atividades .......................................................................... 17 4.9. Seqenciamento das atividades ........................................................... 18 4.10. Retardo ou adiantamento das atividades ........................................ 19 4.11. Visualizando o cronograma do projeto. ............................................ 21 4.12. Restries do projeto. ......................................................................... 21 4.13. Diviso da execuo de uma tarefa em varias etapas. ................. 22 4.14. Atividades Recorrentes. ...................................................................... 22 4.15. Alterando o calendrio das atividades. ............................................ 23 4.16. Metas, Marcos ou Milestone. ............................................................. 24 4.17. Modos de Viso e Tabelas. ................................................................ 24 4.18. Recursos. .............................................................................................. 26 4.18.1. Registrando os Recursos ............................................................... 27 4.18.2. Relacionando os Recursos s atividades. ................................... 27 4.18.3. Problemas de alocao dos recursos.. ........................................ 30 5. Controle da Execuo do Projeto ............................................................. 31 5.1. Linhas de Base no MS-Project .............................................................. 31 1. 2.

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5.2. 5.3.

Controle da execuo das tarefas ........................................................ 32 Controle da execuo atravs da informao do percentual executado 34 5.4. Reprogramando as atividades .............................................................. 35 6. Relatrios ...................................................................................................... 36 7. Filtros ............................................................................................................. 36 8. Classificao................................................................................................. 37

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1.

INTRODUO

O Microsoft Project um poderoso programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e utilizar como fonte de informaes para seu projeto. Esta apostila tem o objetivo de servir de apoio ao Curso de MS Project Bsico e dirigida queles que esto utilizando o MS Project 2003 pela primeira vez. O formato desta apostila est organizado de maneira que voc poder seguir passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.

2.

FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS

A utilizao eficaz do MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona o programa. Diferente de outros softwares, o MS Project est interligado com as disciplinas ou as prticas a que ele vem auxiliar o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas entender como o funcionamento desse software, faz-se necessrio ali-lo ao conhecimento da melhores tcnicas de gesto de projetos. No sero abordadas por este manual, entretanto, todas as possibilidades, tcnicas e abordagens em torno da prtica de gerenciamento de projetos. Sero apresentados alguns fundamentos que se tornam imprescindveis para uma melhor utilizao do MS Project. Dessa forma aconselhvel que os alunos procurem entender e aprender na maior profundidade a disciplina de gerenciamento de projetos. A seguir sero expostas algumas definies e informaes sobre a gesto de projetos que sero teis ao curso de MS Project.

2.1. O que um Projeto?


Segundo Ricardo Vianna Vargas, projeto pode ser definido como: Um empreendimento no repetitivo, caracterizado por uma seqncia clara e lgica de eventos, com incio, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parmetros pr-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. Portanto, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicas relacionadas. Resumidamente podemos relacionar as caractersticas bsicas de um projeto como sendo: Empreendimento no repetitivo Seqncia clara e lgica de eventos Incio e fim bem definidos Objetivo especfico claro, nico e bem definido Conduzido por pessoas Parmetros pr-definidos tempo custo

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recursos envolvidos qualidade realizado por pessoas; Assim sendo, podemos afirmar que o foco de um projeto obter uma meta identificada e responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da meta, com base nos parmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto se mantm dentro de um padro de qualidade previamente definido.

2.2.

O que Gerenciamento de Projetos?

Segundo Margareth Carneiro 2 o Gerenciamento de projetos a aplicao de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de: Escopo, tempo, custo e qualidade; Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no definidos); Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente. Isso indica que, para o gerenciamento de projetos, no necessrio apenas a vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para melhor desempenhar as suas funes. Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao das tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes da empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.

2.3.

Os Fatores Gerenciveis no MS Project 2010

Os fatores gerenciveis em um projeto para o MS Project so:

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TEMPO

CUSTO

ESCOPO

Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do planejamento e/ou execuo do projeto. A gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista sistmico, onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recursos ou implicar na alterao de alguma especificao do produto. Alm disso, qualquer que seja a mudana ocorrida em uma das variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo. Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.

2.4.

As reas de conhecimento em gesto de projetos na viso do PMI

O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) reas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Apesar da abordagem de apresent-las de forma separada, por razes didticas, devemos estud-las com a percepo de que todas elas esto intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto sem a aplicao do conhecimento de uma ou mais destas reas poder implicar em uma deficincia do prprio projeto que, invariavelmente, s constatada tardiamente, no antes sem se ter despendido muito esforo, custo e tempo para encontrar as razes desta deficincia.

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Como explica Margareth Carneiro , durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a gerncia do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais oramentrio, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto. Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, alm do prazo e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para a gesto de um projeto tratar a questo de qualidade, ou seja, atender ao especificado e tratado entre as partes. Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como risco e comunicao. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicao tambm fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicao entre os envolvidos um projeto pode estar fadado ao insucesso. As informaes devem fluir no tempo, na profundidade e no contedo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de envolvimento. No devemos esquecer que os projetos so executados por pessoas. Ento o cuidado com o ser humano, a motivao da equipe, o recrutamento de pessoas especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formao de time e outros aspectos so tambm fundamentais ao sucesso do projeto. Alguns projetos tm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas aquisies tambm so importantes para a conduo de um projeto. Percebe-se ento que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vrios aspectos importantes. Na metodologia esses aspectos so chamados de disciplinas. Vimos ento que apiam a administrao de projetos disciplinas de: Gerenciamento de integrao entre os elementos do projeto; Gerenciamento de escopo de projeto; Gerenciamento de tempo do projeto; Gerenciamento do custo; Gerenciamento da qualidade; Gerenciamento de recursos humanos; Gerenciamento de comunicao; Gerenciamento de risco; Gerenciamento de contratos. Estas disciplinas juntas, aliadas s tcnicas, mtodos e ferramentas de cada uma, apiam a conduo do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados. Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, at a sua concluso. A Integrao dos processos tambm tratada como uma disciplina pelo PMI. Na perspectiva do MS Project 2003, todas estas disciplinas ou reas de conhecimento podem e devem ser contempladas na realizao de um projeto. A metodologia de gerenciamento de projetos a base sobre a qual todos os trabalhos devero ser

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efetuados. O software apenas auxiliar o gerente a estruturar a metodologia de maneira mais eficaz e integrada de trabalho.

2.5.

O Planejamento em Projetos

Em qualquer atividade de uma organizao o planejamento deve sempre ser encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, se gasta refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado. Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que todos os participantes de um projeto tm como princpio um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade bem distante desta viso. Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!!

2.6.

Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2010

Neste curso bsico de MS Project 2003 deveremos seguir uma estrutura simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, so apresentadas as etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project 2003. Durante o curso, cada etapa abaixo ser definida no software.

Formatao Inicial do Project

Definio do Escopo

Detalhamento do Escopo

Definio das Atividades

Determinao do Tipo de atividade

Durao das Atividades

Sequenciamento das Atividades

Cronograma do Projeto

Planejamento dos Recursos

Estimativas dos custos

Montagem da Equipe

Alocao dos Recursos

Oramento do Projeto

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3.
3.1.

O MS PROJECT
Viso Geral:

O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos, onde possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variveis de um projeto. O MS Project uma ferramenta pertencente famlia Oficce da Microsoft e, portanto, utiliza os padres conhecidos dessa interface com o usurio. A figura abaixo apresenta esta interface.

Guias de Menu

Planilha de Tabelas

Grfico de Gantt

3.1.1. Guias de Menus


Os Guias de Menus do MS Project tem as seguintes opes: 1. ARQUIVO: Trata das operaes com arquivos. 2. TAREFAS: Cuida das operaes ligadas as tarefas. 3. RECURSOS: Cuida das operaes ligadas aos Recursos. 4. PROJETO: Cuida das operaes ligadas aos projetos. 5. EXIBIO: Cuida da formatao de textos, tabelas, fontes, etc. 6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas para formatao do Grfico de Gantt.

3.1.2. Barra de Ferramentas Padro


A Barra de Ferramentas Padro contm uma srie de botes que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus.

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3.1.3. Barra de Modos


A Barra de modos exibe cones de atalho com os modos de exibio mais freqentemente usados no MS Project, nos quais voc poder clicar para mostrar o modo desejado.

3.1.4. Principais Vises:


Inicialmente, verificamos que o MS Project possui trs formatos bsicos para exibir as informaes. So eles: Os Grficos Que representam graficamente as informaes. So grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e Calendrio. As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas. Cada linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contm um campo onde voc insere informaes especficas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project so, em geral, chamadas de campos.) Os Formulrios Que representam informaes em um formato semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

3.1.4.1. O Grfico de Gantt:


Na elaborao e conduo de projetos o Grfico de Gantt , sem dvida, o mais utilizado e a mais importante visualizao no MS Project. Ele o padro de visualizao quando inicializamos o software. O modo de exibio Grfico de Gantt mostra as informaes sobre as tarefas relativas ao seu projeto como texto ou como grfico de barras. Todas as informaes que so inseridas como texto so tambm exibidas no formato de grfico de barras.

3.1.4.2. Planilha de Recursos:


O modo de exibio Planilha de Recursos exibe as informaes sobre cada recurso do Projeto.

3.1.4.3. O Grfico de Recursos:


O modo de exibio Grfico de recursos exibe graficamente as informaes sobre a alocao, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Voc poder analisar as informaes sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informaes, voc ver dois grficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) podendo assim compar-los.

3.1.4.4.

A Planilha de Uso do Recurso:

A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribudas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso aos trabalhos que eles tero que desempenhar no projeto.

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3.1.4.5. A Planilha de Uso da Tarefa:


O modo de exibio Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos atribudos agrupados abaixo delas.

3.1.4.6. O Diagrama de Rede:


O Diagrama de Rede um modo de visualizao que mostra as dependncias entre as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede. As tarefas so representadas por caixas ou ns e as dependncias de tarefa so representadas por linhas que conectam as caixas.

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4.
4.1.

Criao e Edio de Projetos


Criando um novo arquivo de projetos
Quando solicita-se a abertura do MS-Project e executa-se a opo Arquivo/Salvar Como. Quando solicita-se a abertura de um novo projeto atravs do boto Novo na Barra de ferramentas. Quando solicita-se o salvamento de um projeto j aberto atravs da opo Arquivo/Salvar Como.

A criao de um novo arquivo de projeto poder ser realizada atravs de trs opes :

4.2.

Configurao inicial do MS-Project

O MS-Project permite a configurao de vrios itens especficos de um projeto, tais como: moeda, modo de exibio das datas, modo de exibio padro, taxa padro dos recursos, clculo automtico ou no do impacto das alteraes realizadas em um projeto, calendrio padro do projeto, horas de trabalho dirias, semanais e mensais, etc.

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Estas configuraes so realizadas atravs da opo Ferramentas / Opes.

Durante todo o curso acessaremos esta tela, sempre que houver necessidade de redefinio de algum padro do MS-Project.

4.3.

Calendrios do projeto.

Os calendrios determinam como as tarefas sero agendadas. Caso de atribua um calendrio diferente do d tarefa ao um recursos, o agendamento da tarefa ser definido pelo calendrio do recurso. O MS-Project j tem configurado trs calendrios: Padro: Calendrio-base que configura uma agenda de 8 horas dirias de trabalho de segunda-feira a sexta-feira, no horrio das 9h s 12h e das 13h s 18h. 24 Horas: Configura uma agenda sem nenhum perodo de folga. Turno da Noite: Configura uma agenda de perodo noturno, de segunda a sbado das 23h s 8h.

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Novos calendrios podero ser criados, conforme a necessidade do projeto. Para se alterar e/ou criar novos calendrios dever ser utilizada a opo Ferramentas/Alterar perodo til

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4.4.

Informaes iniciais do projeto.

Logo aps a criao de um novo arquivo de projeto no MS-Project, faz-se necessrio o fornecimento dos dados iniciais do projeto. Esta ao realizada atravs da opo Projeto / Informaes Sobre o projeto. Estas informaes podero ser alteradas posteriormente a qualquer momento.

4.5.

Criando a Estrutura Analtica do Projeto

A Estrutura Analtica do Projeto EAP, constitui uma tcnica estabelecida pelo PMBOK para configurao dos resultados do projeto diretamente relacionados com seus objetivos, conforme a seguinte definio: Um agrupamento dos elementos orientados ao produto do projeto que organiza e define o escopo global do projeto. Cada nvel inferior representa uma definio crescentemente detalhada de um componente do projeto. Os componentes do projeto podem ser produtos ou servios. A EAP a representao grfica dos resultados do projeto sendo fundamental para a especificao e estimativa de recursos, tempo e custos, assim como montagem da equipe do projeto composta por especialistas e os trabalhadores, com seus papis definidos em termos de autoridade e responsabilidade em cada atividade do projeto. O MS-Project no faz distino entre um produto e uma atividade. Esta tarefa ter que ser executada pelo Gerente do Projeto durante a fase de planejamento. Normalmente um item da EAP dever ser executado atravs de diversas atividades.

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Para se registrar os itens da EAP no MS-Project, dever ser fornecida a descrio de cada item na coluna Nome da Tarefa

4.6.

Registrando as atividades

A criao das atividades de um projeto decorrente da decomposio da EAP. Para cada item de menor nvel da EAP deve-se relacionar todas as atividades necessrias para executar a sua entrega. Neste momento ainda no devemos nos preocupar com os recursos necessrios execuo das tarefas, nem com o tempo necessrio execuo. Estas aes sero configuradas posteriormente. No MS-Project, o registro das atividades realizado com a insero de tarefas abaixo de cada item da EAP.

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4.7.

Propriedade das atividades

As atividades inseridas so relacionadas a vrias propriedades, que podem ser acessadas atravs da opo Projetos / Informaes Sobre a tarefa ou simplesmente clicando duas vezes em cima da atividade. Vrias destas propriedades sero trabalhadas durante o curso.

4.8.

Durao das atividades

Para cada uma das atividades presentes no projeto dever ser informado o tempo total necessrio para a sua concluso. Devemos ter em mente que o tempo total para entrega de um item da EAP no necessariamente a soma da durao de todas as atividades. A durao das atividades pode ser informada em horas, semanas ou minutos. Porm internamente o MS-Project sempre trabalha com a durao em horas. Quando fornecemos a durao de uma atividade em dias, por exemplo, o MS-Project verifica quantas horas tem um dia de trabalho (Ferramentas / Opes / Calendrio) e converte o valor fornecido. Esta informao ser a utilizada para a determinao da data de incio e trmino considerando as horas de trabalho dirias presentes no calendrio do projeto. No sendo informada a unidade, o MS-Project trabalha com o padro fornecido em Ferramentas / Opes / Cronograma. Quando informado que uma tarefa tem durao de 0 (zero) horas, o MS-Project entende que a tarefa corresponde a um marco.

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4.9.

Seqenciamento das atividades

Para a execuo de um projeto, normalmente teremos uma ordem de execuo das atividades. Isto se deve principalmente a trs fatores: Ordem natural de execuo das tarefas. Execuo de projetos anteriores direciona uma melhor ordem de execuo das tarefas. Foras externas ao contrato foram a um determinado seqenciamento na execuo das tarefas. Quando fornecemos o seqenciamento da execuo das tarefas de um projeto no MSProject, temos oportunidade de escolher entre quatro tipos de relacionamentos: Trmino-Incio TI: A anterior tem que terminar para a posterior iniciar. Incio-Incio II: A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar. Trmino-Trmino TT: A anterior tem que terminar para a posterior terminar. Incio-Trmino IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. A informao do seqenciamento de execuo das tarefas, pode ser feita atravs do preenchimento da coluna Predecessora na tabela Entrada. O tipo de relacionamento padro utilizado o TI, se quisermos alterar este tipo relacionamento deveremos trabalhar com as propriedades da tarefa, guia Predecessoras.

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4.10. Retardo ou adiantamento das atividades


No execuo das atividade de um projeto podem surgir situaes onde teremos que executar uma determinada tarefa, que normalmente seria executada no termino de uma outra antes que isto ocorra. Nestes casos existiro paralelismos de execuo de tarefas e normalmente ocorre quando temos necessidade de promover um adiantamento da execuo do projeto. Temos que sempre ter em mente que esta ao promove o surgimento de riscos de retrabalho. Uma outra situao que com certeza enfrentaremos necessitarmos alterar o momento de incio de uma tarefa. Neste caso falamos que existir retardo ou adiantamento na execuo. Normalmente ocorre devido a restries de recursos ou situaes impostas pela prpria natureza das atividades. Exemplos: Retardos:

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Tempo de espera da cura de uma laje; Tempo de espera da liberao de um recurso; Tempo de espera pela homologao de um produto pelo cliente. Adiantamentos Antecipao da execuo na tentativa de diminuir o tempo total do projeto. Em gerenciamento de projetos tratamos os retardos tambm como folgas (slack), que podem ser subdivididas em folgas livres (free slack) e folgas totais (total slack). Para executarmos isto no MS-Project utilizaremos o recurso de Latncia presente na guia Predecessores, nas propriedades da tarefa.

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4.11. Visualizando o cronograma do projeto.


Aps o fornecimento da EAP do projeto, das atividades necessrias para a entrega dos produtos, da durao destas atividades, da definio das predecessoras, dos ajustes via retardos ou adiamentos, teremos condies de visualizar o cronograma do projeto. A visualizao poder ser realizada atravs das vises Gantt de Controle ou Grfico de Gantt.

O Grfico de Gantt ou Gantt de Controle permite a visualizao temporal e o acompanhamento de tarefas, alm de permitir a visualizao rpida do caminho crtico. Caminho Crtico o maior caminho para a execuo do projeto, ou a seqncia de atividades com folga zero. A diferena entre Gantt de Controle ou Grfico de Gantt, que o primeiro j trs configurada a apresentao do caminho Crtico.

4.12. Restries do projeto.


Todo e qualquer projeto pode estar sujeito a restries no seu acompanhamento. Normalmente estas restries esto relacionadas ao tempo necessrio execuo do projeto, ao custo do projeto, ou at mesmo em relao qualidade do projeto. O MS-Project permite o registro e conseqente avaliao do impacto das restries relativas varivel tempo, que tanto podem estar associadas ao projeto como um todo como tambm a algumas atividades do projeto. Para registrarmos as restries no MS-Project utilizaremos a guia Avanado, nas propriedades da tarefa.

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4.13. Diviso da execuo de uma tarefa em varias etapas.


Durante o planejamento ou execuo de uma atividade, pode ser necessria a diviso da sua execuo. Normalmente quando este fato ocorre durante a fase de planejamento dividimos a atividade em duas ou mais atividades, porm este recurso fica difcil de ser utilizado na fase de execuo, pois a diviso da tarefa pode ser decorrente de alguma necessidade de parada da execuo, como por exemplo, a existncia de chuvas em uma atividade relacionada a pintura externa de uma edificao. A diviso da execuo de uma tarefa realizada atravs do boto Dividir tarefa presente na barra de ferramentas.

4.14. Atividades Recorrentes.


Na decomposio da EAP podem surgir atividades que vo se repetir vrias vezes durante a execuo do projeto. Um exemplo deste tipo de atividades so as relacionadas a reunies de acompanhamento necessrias entrega dos produtos prprogramados. Para registrarmos atividades recorrentes no MS-Project utilizaremos a opo Inserir / Tarefa Recorrente

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4.15. Alterando o calendrio das atividades.


Normalmente todas as atividades de um projeto obedecem s configuraes existentes no calendrio a que est associado (Projeto / Informaes Sobre o Projeto) em relao aos horrios de trabalhos dirios, feriados existentes, etc. No entanto podem existir situaes onde seja necessrio criar um calendrio especifico para uma determinada atividade, ou grupos de atividades. Isto acontece quando, por exemplo, devido existncia de rudos na execuo da atividade ela s pode ser executada no perodo da manh. Para registrarmos um calendrio especfico para uma atividade necessrio que primeiro seja criado este novo calendrio para depois a ele associar a atividade. Esta associao realizada na guia Avanado presente nas propriedades da tarefa.

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A mudana do calendrio de determinada atividade promove alterao do cronograma sem, no entanto, modificar o esforo para sua execuo.

4.16. Metas, Marcos ou Milestone.


O planejamento de um projeto pode prever a execuo de entregas de produtos em determinadas datas fixas, ou podem ser criadas aes que iro marcar o incio de uma fase para, a sim, ser possvel definir o incio da fase seguinte. Normalmente estas aes (tarefas) podem no envolver o planejamento de durao para a sua execuo, ou recursos. Estas tarefas so conhecidas normalmente como MARCOS, METAS ou MILESTONES e no MS-Project, fazemos a criao e registro delas informando sua durao como 0 ( zero).

4.17. Modos de Viso e Tabelas.


O MS-Project capaz de armazenar uma grande quantidade de informaes, que muitas vezes podem at prejudicar o entendimento do projeto. De maneira comparativa podemos pensar o MS-Project como sendo uma grande planilha Excel, com vrias colunas. Quando ocultamos uma coluna no significa que apagamos as suas informaes, elas apenas estaro ocultas. Para facilitar a utilizao do programa, o MS-Project est dividido em diversos modos de viso e cada um deles direcionado ao tratamento de um determinado conjunto de informaes. Estes modos de viso podem ser exibidos atravs da Barra de Modos ou acessando o menu Exibir. Basicamente existem dois tipos de viso: As que apresentam somente informaes grficas, como por exemplo, a viso de Diagrama de rede.

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As que apresentam informaes grficas e tambm colunas de dados, como por exemplo, o Grfico de Gantt. Neste caso falamos que a viso tem Tabelas associadas, que podem ser visualizadas atravs do item Exibir / tabelas.

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A configurao inicial destas vises podem ser totalmente reconfiguradas da maneira como o Gerente de Projeto achar melhor para o seu trabalho dirio.

Existe uma relao direta entre o esforo informado para execuo da atividade e os recursos necessrios a sua execuo. A alterao de um implica obrigatoriamente na altera do outro. As melhores prticas de gerenciamento de projetos sugerem que as condies consideradas no clculo do esforo sejam registradas. Para isto pode-se utilizar o campo observaes nas tarefas. Antes que os recursos de cada tarefa sejam informados, tem que ser feito um registro na Planilha de Recursos.

4.18. Recursos.
Como colocamos na definio de Projetos, a execuo sempre necessitar de recursos, sejam humanos, matrias ou financeiros. Assim tem que ser feito o planejamento da utilizao destes recursos para todo o projeto. De maneira direta, podemos afirmar que na verdade toda atividade presente no projeto necessitar de recursos para ser executada. Exceo se faz as atividades do tipo Marco. Desta forma o planejamento da utilizao dos recursos necessrios execuo do projeto realizado atravs do planejamento dos recursos necessrios execuo das atividades do projeto. As melhores prticas de gerenciamento de projetos sugerem que as condies consideradas no planejamento do esforo sejam registradas. Para isto pode-se utilizar o campo observaes presente nas propriedades das tarefas.

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4.18.1.

Registrando os Recursos

O MS-Project, na verso 2003, trabalha com dois tipos de recursos : Recursos de Trabalho Referem-se a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais como mo de obra e aluguel de equipamentos. Para este tipo de recurso, o MS-Project pode controlar a sua disponibilidade e, posteriormente, indicar as super-alocaes correspondentes. Pode-se tambm associar calendrios diferentes dos calendrios do projeto e da atividade. Recursos de materiais No utilizam hora extra e grupo de trabalho, no se pode especificar disponibilidade, no podem ser nivelados, no utilizam calendrios, e o custo de uso nico. Antes de relacionarmos todos os recursos necessrios execuo de cada tarefa, teremos que registr-los no MS-Project. Isto feito atravs do modo de viso Planilha de recursos.

4.18.2.

Relacionando os Recursos s atividades.

Quando registramos os recursos necessrios execuo de uma tarefa, o MS-Project calcula uma nova informao denominada Trabalho.

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O Trabalho a quantidade de horas a serem utilizadas dos recursos tipo Trabalho na tarefa. Por exemplo: Para uma atividade que tem durao de dois dias e utilizao de dois recursos humanos, teremos: Considerando que um dia de trabalho tem oito horas, um dia dessa atividade ser de 16 horas. Ento, em dois dias, o trabalho ser de 32 horas. Para informar os recursos das atividades, deveremos estar trabalhando com uma viso que mostre as atividades do projeto e os recursos de uma tarefa podero ser informados de vrias maneiras: Atravs da coluna Nome dos recursos; Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia Recursos; Utilizando a tela Atribuir Recursos.

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4.18.3.

Problemas de alocao dos recursos..

Poderemos cometer alguns enganos quando da realizao do planejamento dos recursos das atividades, como por exemplo, alocarmos os mesmos recursos para atividades diferentes, porm programadas para serem executadas no mesmo perodo. Desta forma o recurso estaria trabalhando mais do que as 8 horas dirias normais. A este problema damos o nome de superalocao de recursos. O MS-Project apresentar de vermelho, na viso planilha de recursos, quais recursos esto superalocados.

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5.

Controle da Execuo do Projeto

Ao termino da fase de planejamento teremos em mos vrios documentos, tais como : Documento de detalhamento do escopo do projeto; Cronogramas; Oramentos; Planos de trabalho; Detalhamento dos Recursos; Riscos; Plano de Comunicao; etc; Todos estes documentos iro compor o que denominamos Plano de Projeto. O plano de Projeto nada mais que a reunio de todos os documentos gerados durante a fase de planejamento e que iro servir de controle para a execuo do projeto. Como o mundo no perfeito, dificilmente existir um planejamento no sofrer ajustes, sejam de custos, cronogramas, etc, durante a execuo de execuo do projeto. Quando isto ocorrer os documentos devero ser atualizados em uma nova verso e um novo plano de projeto dever ser criado. Cada verso destes planos de projetos denominada de Linhas de Base ou Baselines. Estas linhas de base serviro como ponto de referencia para o acompanhamento do andamento da execuo do projeto com relao ao seu planejamento

5.1.

Linhas de Base no MS-Project

O MS-Project permite a gravao de at 10 linhas de base. Deveremos notar que aps a primeira gravao da linha de base, a viso Gantt de Controle passa a mostrar o planejamento e situao atual dos planejamentos realizados para cada uma das tarefas do projeto. A gravao das Linhas de Base se realiza na opo Ferramentas / Controle / Gravar Linhas de Base.

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5.2.

Controle da execuo das tarefas

Uma das informaes que dever estar presente no plano do projeto, o modo pelo qual ser realizado o controle da execuo. O Gerente dever saber exatamente como ir cobrar as informaes dos recursos envolvidos no projeto, como por exemplo : Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto tempo ser feito um levantamento do andamento da execuo do projeto. Modelo do acompanhamento: Como os recurso devero informar o andamento da execuo. O MS-Project permite o registro de diversas metodologias de controle de execuo do projetos. Neste curso vamos trabalhar com duas delas: Informando o percentual de execuo da tarefa; Informando o percentual de execuo da tarefa e reprogramando o restante de sua execuo. Para trabalhar com estas opes, deixar visvel o menu de controle.

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Para facilitar o trabalho deveremos executar antes do fornecimento das informaes das medies as seguintes aes : Atualizar a data atual e a data de status em Projetos / Informaes. Solicitar a visualizao da linha de andamento.

As linhas de andamento ir nos dar uma visualizao grfica do andamento do projeto. Neste momento visualizemos facilmente as atividades que se encontram atrasadas ou adiantadas quanto ao seu planejamento. O MS-Project permite a visualizao de diversas linhas de andamento, cada uma correspondendo a datas diferentes.

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5.3.

Controle da execuo atravs da informao do percentual executado

A maneira mais prtica e rpida para controlar a execuo de um projeto informar o percentual executado de cada tarefa nas medies realizadas. Para executar esta ao no MS-Project poderemos : Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o campo Porcentagem Concluda na guia Geral. Informando o % executado diretamente do menu de controle. Incluindo a coluna % Concludo em uma tabela.

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Embora seja a maneira mais comum de execuo do MS-Project, apresenta diversas falhas, tais como : O percentual executado de uma tarefa at o dia da medio pode no expressar exatamente quanto de esforo foi gasto na atividade. O percentual executado no nos mostra como est previsto o termino da execuo da tarefa. Ele retrata o passado e deixa de trabalhar com o futuro. Mostra divergncias visuais entre o executado e o planejado. A comparao entre a execuo do projeto e o seu planejamento pode ser rapidamenter visualizado atravs da viso Gantt de Controle.

5.4.

Reprogramando as atividades

Para corrigir alguns dos problemas apresentados anteriormente, devido ao fornecimento do percentual executado das tarefas, poderemos utilizar o mecanismo de reprogramao da execuo das atividades no ainda no concludas ou ainda no iniciadas. Para reprogramar o termino de execuo ou a execuo das atividades, deveremos utilizar a opo Ferramentas / Controle / Atualizar projeto.

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6.

Relatrios
O gerente de projetos tem que ter detectado durante o planejamento s necessidades de comunicaes que devero ser entregues a todos os envolvidos com o projeto. As informaes que sero entregues aos recursos relacionados a execuo das tarefas sero totalmente diferentes s entregues aos patrocinadores do projeto. O MS-Project tem configurado diversos tipos de relatrios relacionados a algumas necessidades especficas. Acessado atravs da opo Exibir / relatrios, alem de permitir a construo de novos.

7.

Filtros

Muitas vezes necessria a apresentao de apenas algumas partes do projeto, como por exemplo :

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Atividades ainda no iniciadas. Atividades de um determinado recurso. Atividades com custo acima de determinado valor. Atividades com concludas entre um determinado perodo de datas.

Conseguiremos este recurso com a introduo de filtros. O MS-Project permite a visualizao de Vises, Tabelas e Relatrios atravs da aplicao de diversos filtros pr-programados, alem de permitir a construo de novos.

8.

Classificao
O MS-Project permite a visualizao das Vises, Tabelas e Relatorios atravs da aplicao de diversas Classificaes pr-programadas alem de permitir a construo de novas.

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