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PGC 4.15-3 PROCEDIMIENTOS DE REPCEPCIN, MANIPULACIN, ALMACENAMINETO Y DESPACHO DE INSUMOS Y MATERIALES INDICE

CONTENIDO INDICE 1.2.3.4.5.6.7.OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDADES DESARROLLO REGISTROS ANEXOS

PAGINA 1 2 2 2 3 5 19 19

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PGC 4.15-3 PROCEDIMIENTOS DE REPCEPCIN, MANIPULACIN, ALMACENAMINETO Y DESPACHO DE INSUMOS Y MATERIALES

1. OBGETIVO: Describir las actividades de recepcin, manipulacin, embalaje, almacenamiento, conservacin y despacho de los productos que tengan a cargo los almacenes de insumos y materiales DASAC.

2. ALCANE: La presente norma es aplicada a todos los productos que tenga a cargo el Almacn de Insumos y Materiales de DASC

3. DEFINICION Insumos: Elementos utilizados directamente en los procesos de elaboracin de los productos terminados de DASAC Materiales: Elementos auxiliares utilizados indirectamente en la elaboracin de los productos terminados de DASA AIM: Almacn de insumos y materiales

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4. RESPONSABILIDADES Jefe de almacn a) Supervisar que se cumplan los procedimientos; De recepcin, manipulacin, almacenamiento y despacho de insumos y materiales. Asistente de almacn de insumos y materiales a) Coordinar diariamente con el jefe de almacn para la toma de acciones referentes al trabajo en el almacn de insumos y materiales. b) Supervisar las actividades de recepcin, manipulacin, almacenamiento, conservacin y despacho de los insumos y materiales en Almacn de Insumos y materiales. c) Supervisar el orden y la limpieza del almacn de insumos y materiales. d) Revisin y seguimiento de las Observaciones, No conformidades, Notas de mejoras y/o sugerencias, que se pudieran dar en las operaciones diarias y/o auditorias internas como externas. e) Dar el VB a las notas de ingreso y vales de salida emitidas por el sistema. f) Supervisin y conciliacin de los inventarios del almacn de insumos y materiales. g) Realiza los ingresos en el sistema OFISMART h) Participar directamente en la actualizacin, mantenimiento de los procedimientos, procesos, indicadores e instrucciones de trabajo relacionados al Sistema de Gestin de la Calidad. 3

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Auxiliar de almacn de Insumos y materiales a) Realizar los ingresos en el sistema OFISMART b) Verificar los saldos por devolucin y notificar en el sistema OFISMART c) Retirar del de sistema y fsico los materiales de embalaje (etiquetas y sticker comunicado por el rea Comercial. d) Verificar y enviar va correo electrnico las cantidades en el reporte Semanal de Etiquetas y Stickers. e) Verifica las reposiciones del Producto Observado o Rechazado. f) Realizar los inventarios de insumos y materiales; Mensual de tiles de escritorio, dos veces a la semana ferretera y repuestos de maquinarias, insumos una vez a la semana y diario de Combustibles, disolventes, lubricantes, productos de limpieza e insumos qumicos. g) Control y archivo de guas de remisin. h) Registrar la entrega y devolucin de indumentaria por cada trabajador. Responsabilidades generales del Auxiliar a) Coordinar actividades durante el da con el asistente de almacn de insumos y materiales. b) Realizar la recepcin de todos los insumos y materiales c) Realizar el despacho de los productos segn requisicin de materiales a las diferentes reas. d) Almacenar los materiales segn su clasificacin en las zonas determinadas en el almacn segn plano de distribucin. 4

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5. DESARROLLO N 1 1.1 ACCION RECEPCION Recepcin de Insumos y materiales a. Verificar documentos ( facturas y/o Guas Auxiliar de AIM RESPONSABLE

de Remisin) emitidos por los proveedores: b. Razn Social: Danper Arequipa S.A.C. N de RUC: 20481464499 Direccin fiscal: Carretera Industrial s/n Fundo barrio nuevo Moche Trujillo Factura NO DEBE TENER BORRONES Fecha de emisin valida de la factura. Revisar los documentos del proveedor Auxiliar de AIM

contra la orden de compra registrada en el sistema OFISMART c. d. Descripcin del Producto Cantidad Precio Proveedor Realizar el conteo, medicin, pesaje de los

insumos y materiales En caso de se aceptado entregar los documentos guas y/o facturas al proveedor con

Auxiliar de AIM Auxiliar de AIM 5

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el sello VB con la firma y nombre del auxiliar del almacn. e. En caso de no ser aceptado por almacn, Auxiliar de AIM coordinar con las reas involucradas (usuario y/o Calidad) para su aceptacin o rechazo de los materiales. f. En caso de ser rechazados registrar las Auxiliar de AIM causas de rechazo en los documentos encuesta sobre servicio de proveedores para ser enviados a LO para su clasificacin semestral al proveedor. 1.2 En caso de recepcin de productos controlados crticos a. Se verifica la conformidad de la llegada del producto b. Codifica el producto de acuerdo al FPGC 4.8-1 PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD DE LOS PRODUCTOS. c. Realiza el ingreso al sistema OFISMART del producto en la que se ingresa: Orden de Compra del producto. Fecha de produccin del producto. Fecha de vencimiento. Fecha de ingreso. Auxiliar de AIM Auxiliar de AC Auxiliar de AIM

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Gua de remisin y/o factura. AC

d. Producto ingresa directamente al almacn virtual de control de calidad P12 en donde el producto es revisado si cumple las caractersticas tcnicas solicitadas para dar su liberacin a su almacn virtual correspondiente para poder realizar su despacho. AC identifica el lote rechazado y emite FPGC 4.13-1/1 AC INFORME DE OBSERVADO NO CONFORME. AL separa el lote rechazado por AC y son ubicados en la zona de PRODUCTOS NO CONFORME. Jefe de LO e. Coordina con el proveedor e informa a AIM la fecha de devolucin o destino del producto rechazado en un plazo mximo de 30 das f. Devolver el producto rechazado con gua de remisin emitidas por AIM. g. Realizar la salida por devolucin del producto rechazado por el sistema OFISMART 1.3 Recepcin de Precintos Asistente de AIM a. Solicita a travs de requisicin de compra los precintos necesarios para reponer stock b. Recibe, verifica el estado y cuenta el nmero de Asistente de AIM /Auxiliar AIM 7 Todo el personal de AIM Asistente AIM

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precintos recibidos, comparndolo con la cantidad solicitada c. Se registra en el sistema OFISMART 2 2.1. ALMACENAMIENTO Productos Controlados Crticos Almacenar los productos liberados por AC de acuerdo a la ITPG 4.15-3/1 2.2 Materiales Almacenar los materiales segn plano de distribucin del almacn 2.3 Precintos Guarda en estante, bajo llave, los precintos recibidos. 3 3.1 DESPACHO Producto Controlados crticos Recibe la requisicin de pedido generada en el sistema OFISMART por las diferentes reas. Se verifica los lotes en el sistema y se genera el despacho. Se realzale despacho de los productos y se registra 8 Todo el personal de AIM Todo el personal de AIM Todo el personal de AIM Asistente de AIM / Auxiliar de AIM Todo el personal de AIM Asistente

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en el kardex fsico el movimiento realizado. Se firma con nombre la boleta de entrega emitida por el

Todo el personal de AIM

sistema dando conformidad del despacho tanto como del Todo el personal personal que recibe y el despachador 3.2 Materiales Recibe la requisicin de pedido generada en el sistema OFISMART por las diferentes reas. Se verifica los lotes en el sistema y se genera el despacho. Se realzale despacho de los productos y se registra en el kardex fsico el movimiento Todo el personal de AIM Todo el personal de AIM Todo el personal de AIM de AIM

3.3 Precintos Recibe la requisicin de pedido generada en el sistema OFISMART por las diferentes reas. Entrega el (los) precinto (s), registrando el rea que recibe, fecha de entrega, nombre y firma de persona que lo recibe, registrando esta informacin en el Kardex de control de entrega de precintos. La entrega de los precintos debe ser en forma aleatoria y no en correlativo. 9 Asistente de AIM / Auxiliar de AIM Asistente de AIM / Auxiliar de AIM

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DEVOLUCIN INTERNA DE PRODUCTOS CONTROLADO CRITICO Y MATERIALES EN BUEN ESTADO

4.1

Productos controlados crticos

Registra y verifica el lote y las cantidades recibidas, se genera la devolucin en el sistema de acuerdo al lote y las cantidades. En el sistema OFISMART 4.2 Materiales Comunica la devolucin por correo electrnico especificando las cantidades y el detalle de los materiales. Se ejecuta la devolucin en el sistema OFISMART

Auxiliar de AIM

Todas las reas

Asistente de AIM

DEVOLUCION INTERNA DE LOS MATERIALES POR CAMBIO Y OBSOLETOS Realiza el despacho de los materiales si traen el cambio de lo mismo. Todo el personal de AIM

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Registra las devoluciones por cambio y obsoletos en el FPGC 4.15 -3/2 AL REGISTRO DE DEVOLUCION INTERNA DE LOS MATERIALES POR CAMBIO, OBSOLETOS (Ver anexo 1) Comunica a Gerencia de Operaciones de planta una vez cada tres meses para su eliminacin, segn el reporte emitido. Procede a la eliminacin de los materiales emitidos en el registro con el VB de la Gerencia de Operaciones.

Asistente de AIM

Asistente de AIM

Gerencia de Operaciones

RECEPCION Y ENTREGA DE INDUMENTARIA DE TRABAJO

6.1

Entrega de indumentaria a personal nuevo indumentaria nueva Emite cdigo el personal Obrero y/o Empleado Emite una lista por correo electrnico del personal nuevo, para la entrega de su indumentaria respectiva El rea en donde corresponda el personal nuevo emitir una requisicin en el sistema para proceder con la entrega de la indumentaria Todas las reas Asistente de RRHH Asistente de RRHH

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Registra la entrega de indumentaria en Kardex personal de ACCESS. 6.2 Entrega de indumentaria a personal nuevo indumentaria de segunda Emite cdigo el personal Obrero y/o Empleado Emite una lista por correo electrnico del personal nuevo, para la entrega de su indumentaria respectiva Procede con la entrega de indumentaria de segunda

Auxiliar de AIM

Asistente de RRHH Asistente de RRHH Auxiliar de AIM

Registra la entrega de indumentaria en Kardex de personal de ACCESS 6.3 Personal retirado por TC/RV Emite boleta de retiro con los datos del trabajador. Revisar los datos de la boleta de retiro en Kardex de personal de ACCES, segn la recepcin de la indumentaria del trabajador. Firma y sella boleta de retiro en seal de conformidad, si tuviese algn faltante se anotara en el mismo documento para su documento respectivo. Entrega la boleta de retiro a Recursos Humanos. Auxiliar de AIM 12 Auxiliar de AIM Auxiliar de AIM Asistente de RRHH Auxiliar de AIM

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6.4

Personal con abandono de trabajo Informar al almacn de insumos y materiales en un periodo de quince das la situacin del trabajador. Verificar el Kardex personal de ACCES, segn informacin alcanzada por Recursos Humanos. Informa recursos Humanos por correo electrnico la recepcin de indumentaria anotando la conformidad o faltante para su descuento. Auxiliar de AIM Asistente de RRHH Auxiliar de AIM

6.5

Descanso Temporal Emite relacin del personal por descanso temporal a recursos Humanos. Informar ala almacn de insumos y materiales relacin del personal por descanso temporal por correo electrnico. Verificar el Kardex de cada Trabajador. Informar a Recursos Humanos en un periodo de 2 das por correo electrnica la recepcin de la indumentaria anotando la conformidad o faltante para su descuento respectivo. Asistente de RRHH Auxiliar de AIM Auxiliar de AIM / Asistente de AIM Jefe de PR

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6.6

Indumentaria por perdida El are emitir una requisicin en el sistema OFISMART y emitir una boleta de descuento, por lo que indica la requisicin y se dar una salida por venta a nombre del personal. Firmar la boleta de descuento por el trabajador y el VB del almacn Enviar a Recursos Humanos para su descuento de inmediato Auxiliar de AIM Auxiliar de AIM Todas las reas

6.7

Entrega de indumentaria por cambio El supervisor evaluara en el tiempo indicado el estado de Todas las reas la indumentaria para el cambio respectivo. El arrea que solicite indumentaria por cambio deber emitir una requisicin en el sistema OFISMART Verifica la requisicin del sistema OFISMART emitida por el rea solicitante y se procede a la entrega de la indumentaria. Registra la entrega y cambio de indumentaria en Kardex personal de Excel, en caso que no devolviesen el cambio se procede a emitir una boleta de descuento, que sera firmada por el trabajador. 14 Auxiliar de AIM Auxiliar de AIM Todas las reas

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Enviar a Recursos Humanos la boleta de descuento, para su descuento inmediato. 6.8 Desecho de indumentaria Se informa a las reas usuarias de la indumentaria para la revisin de lo a desechar va correo electrnica conjuntamente con el rea de CA, SG, y GO Se revisa en fsico la indumentaria en desuso en un periodo mnimo de 3 das emitido el comunicado va correo electrnico. El producto confirmado para su desecho es retirado el logo de la empresa la cual es cortado en tres partes. EL producto cortado es eliminado y enviado a la zona de desperdicio. 7. PROCEDIMIENTO DE RECLAMO DE CLIENTE INTERO Se conceder un reclamo: a. b. Mala informacin por parte de AIM Cuando se despacha un material o

Auxiliar de AIM

Auxiliar de AIM / Asistente de AIM

Todas las reas

Auxiliar de AIM Auxiliar de AIM / Asistente de AIM

insumo que no corresponde a lo indicado en la la requisicin. c. Cuando el sistema OFISMART no 15

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refleja lo fsico. Todas las reas El rea sustentara el reclamo correspondiente va correo electrnico. Guarda el correo electrnico en la carpeta de reclamos de reas, para ser contabilizada en los indicadores. Realiza el plan de actividades para la correccin de las 8. desviaciones. SEGREGACIN Solicitud de inventario de productos Terminados y/o Materiales e insumos para incineracin APT Informe de producto terminado AIM Informe de Materiales e insumos CEP Revisin y validacin de inventario Contabilidad Valorizacin de Productos a segregar GO VB de la Gerencia de los productos a incinerar Contabilidad Coordinacin de la fecha de la incineracin con la SUNAT la cual es realizada trimestral mente Coordinacin Con las entidades Municipales para la solicitud del uso de los botaderos de la municipalidad de 16 LO LO Asistente de AIM / Auxiliar de AIM Asistente de AIM

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acuerdo a la fecha de incineracin programada Coordinacin para la presencia del Juez de paz o Notario para el levantamiento de la zona

LO

LO Adquisicin de servicios de Maquinaria para traslado y enterrado de productos para incineracin Incineracin del producto Levantamiento de acta de incineracin 9. 9.1 Contabilidad Reporte del fail de incineracin a SUNAT GESTION Asistente de AIM Supervisa diariamente que los insumos y materiales durante las etapas de recepcin, manipulacin, almacenamiento, conservacin y despacho, no sufran 9.2 dao ni deteriro. Firma los documentos del proveedor en seal de 9.3 conformidad de los insumos y materiales recibidos. Asistente de AIM Instruye al personal para proteger y ubicar los insumos y materiales recibidos, de acuerdo a las caractersticas de cada uno de ellos, los cuales se ubicaran a una distancia 9.4 mnima de 50cm entre la pared. Revisa mensualmente el resultado de los indicadores del 17 Asistente de AIM Todo el personal de AIM Proveedores Juez de paz / Notario

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9.5

proceso de AIM Supervisa el orden y limpieza en forma diaria del

Asistente de AIM Asistente de AIM

9.6 10 10.1

Almacn de Insumos de Materiales. Realiza el seguimiento de las rdenes de Compra. Asistente de AIM MONITOREO Elabora El ingreso diario correspondiente a los

10.2 10.3

insumos y materiales en el sistema OFISMART Elabora las salidas en lnea en el sistema OFISMART Mantener el orden y la limpieza diaria en el almacn de

Auxiliar de AIM Asistente de AIM Auxiliar de AIM

10.4

insumos y materiales. Registra las variables de humedad y temperatura en el FPGC 4.15 -3/3 AL MEDICION DE TEMPERATURA EN

11 11.1

AIM INVENTARIO Realiza Inventario Fsico e todas las categoras

Asistente de AIM

Auxiliar de AIM

11.2

mensuales. Elabora Reporte Semanal de Etiquetas, Bolsas e

11.3

Insumos, que es emitido por correo electronico a LO. Realiza Inventario General Anual, con la supervisin de

Asistente de AIM

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contabilidad. REGISTROS FPGC 4.15-3/1 AL REPORTE DE REINGRESO DE PRODUCTO CRTICO. Asistente de AIM FPGC 4.15-3/2 AL REPORTE DE DEVOLUCIN INTERNA DE LOS MATERIALES POR CAMBIO OBSOLETOS FPGC 4.15 -3/3 AL MEDICION DE TEMPERATURA Y Asistente de AIM Asistente de AIM

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HUMEDAD EN AIM ANEXOS Asistente de AIM A PGC 4.15 -3/1 AL LSITA DE PRODUCTOS POR CAMBIO

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