IDENTIFICACIN DE NECESIDADES

La identificacin de necesidades es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema, o una oportunidad y termina con la emisin de una solicitud de propuesta (SDP). Identificar necesidades, problemas u oportunidades bsicamente se identifican con este diagrama ejemplifico, los puntos de debe de tener la solucin propuesta son:

Esfuerzo

Solicitud de Propuesta

Acuerdo
Realizar el Proyectos

Objetivo del Proyecto

Terminar el proyecto

Identifica una necesidad

Desarrollar una propuesta de Solucin

Tiempo

SDP (Documento de solicitud de propuesta) Las partes que debe tener este documento son: Fecha A quien corresponda: Contenido: Descripcin de trabajo Tarea:1 Identificar las necesidades de la informacin tcnica de las empresas industriales Tarea 2: Determinar los mejores enfoques para formatear la compra y la utilizacin de informacin por parte de la empresa. Requisitos

A entregar Partidas proporcionadas por information Services Company Aprobaciones requeridas Tipo de contrato Fecha de entrega Programa Condiciones de pago A. Enfoque B. Entregas C. Programas D. Experiencias E. Personal F. Costos Criterios para la evaluacin de la propuesta A. Enfoque (30%) B. Experiencia (30%) C. Precios (30%) D. Programa (10%)

Solicitud de propuesta formal a contratistas externos: 1.- Una SDP tiene que proporcionar una descripcin del trabajo 2.- La SDP tiene que incluir los requisititos del cliente, que define las especificaciones y los atributos. 3.- La SPD debe de especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione contratista o el equipo de apoyo. 4.- La SPD debe relacionar cualesquiera artculos suministrados por el cliente. 5.- La SPD podr expresar las a probaciones que requiere el cliente. 6.- Algunas SDP mencionan el tipo de contrato que piensa usar el cliente. 7.- Una SPD puede expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente. 8.- La SPD puede expresar el programa requerido para la terminacin del proyecto. 9.- La SPD debe de proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista. 10.- La SPD debe sealar la fecha de vencimiento para la cual el cliente espera que los posibles contratistas presentes las propuestas. 11.- Una SPD quizs incluya los criterios de evaluacin. a.- La experiencia con proyectos similares de los contratistas b.- El enfoque tcnico propuesto. c.- El programa d.- Los costos 12.- En algunos casos raros, una SDP seala los fondos que tienen disponibles el cliente para gastar en el proyecto.

Solicitar propuestas Una vez que ha presentado la SDP, el cliente solicita las propuestas al notificar a las posibles contratistas que tienen disponible la SDP. Como una nota final, seden de repetir que no todos los ciclos de vida de unos proyectos incluyen la preparacin de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas. Propsito de preparar la SDP es expresar, en forma amplia y detallada lo que se requiere desde el punto de vista del cliente para resolver la necesidad identificada. Soluciones propuestas El desarrollo de las soluciones propuestas por los contratistas interesados o por el equipo interno del proyecto del cliente, como respuesta a una solicitud de propuestas que esto es la segunda fase del ciclo de vida del proyecto. Para poner en prctica la solucin propuesta se puede familiarizar con los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Estrategias de marketing para la propuesta El desarrollo de la propuesta ganadora El proceso de preparacin de la propuesta Consideraciones sobre fijaciones de precios La evaluacin de la propuesta Tipos de contratos entre cliente y el contratista.

Mercadotecnia previa a la SDP/Pospuesta Los contratistas cuyo negocio depende de crear propuestas ganadoras como repuesta a las SDP de las empresas o del gobierno no deben esperar hasta que los clientes anuncien la solicitud formal de una SDP antes de comenzar a desarrollar propuestas. Durante estas actividades previas a la SDP/propuestas, el contratista debe de aprender todo lo posible sobre las necesidades, problemas y procesos de toma de decisiones del cliente En algunos casos, el contratista quiz prepare, una propuesta no solicitada y se la presente al cliente. Si ste se siente seguro de que la propuesta solucionara el problema a un costo razonable, quiz simplemente negocie un contrato con el contratista para poner en practica la propuesta, con lo que se eliminara la preparacin una SDP y el proceso posterior de competencia entre propuestas.

Decisin de licitacin/no licitacin Debido a que el desarrollo y la preparacin de una propuesta requieren de tiempo y puede ser costosa, los contratistas interesados en presentar una propuesta como respuesta a una SDP tienen que ser realistas sobre la probabilidad de seleccionados como contratista ganador. Algunos factores son: Competencia Riesgo Misin Ampliacin de capacidades Reputacin Fondos de cliente Recursos para la propuesta Recursos para el proyecto Desarrollo de una propuesta ganadora Es importante recordar que el proceso de propuesta es un proceso competitivo, el cliente usa la solicitud propuesta para solicitar competidoras de los contratistas. En la propuesta el contratista tiene que convencer al cliente de que: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Comprende lo que el cliente esta buscando Puede llevar el proyecto propuesto Proporcionar el mayor valor para el cliente. Es el mejor contratista para solucionar el problema Aprovechara su experiencia exitosa con proyectos anteriores Har el trabajo en forma profesional Lograr los resultados deseados Completara el proyecto dentro del presupuesto Dejara satisfecho al cliente

Preparacin de la propuesta La preparacin de una propuesta puede ser una tarea directa realizada por una persona, o puede ser un esfuerzo con uso intensivo de recursos que requiera de un equipo de organizaciones y personas con diversos conocimientos y habilidades Contenido de la propuesta Con frecuencias las propuestas se organizan en tres secciones: tcnica, administrativa y de costo. En el caso de las grandes propuestas, estas pueden estar en tres volmenes separados que son:

1 Seccin tcnica Compresin del problema Enfoque a solucin propuesta i. la descripcin de cmo el contratista trabaja ii. Mtodos que usa el contratista iii. Lgica para el enfoque de la solucin propuesta iv. La confirmacin de la solucin Beneficios para el cliente 2 Seccin administrativa Descripcin de las tareas de trabajo Productos o servicios a entregar Programa del proyecto Organizacin del proyecto Experiencia relacionada Equipos e instalaciones 3 Seleccin de costo Mano de obra Materiales Subcontratistas y asesores Alquiler de equipos e instalaciones Viajes Documentacin Gastos indirectos Aumentos Continencias Honorarios y utilidades Consideraciones de fijacin de precios Cuando los contratistas preparan una propuesta por lo general compiten con otros para obtener el contrato. Al determinar el precio para el proyecto propuesto, el contratista tiene que tomar en cuenta las partidas siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Confiabilidad de los estimados de costos Riesgo Valor del proyecto para el contratista Presupuesto del cliente Competencia

Presentacin de la propuesta y seguimiento

Normalmente la SDP proporcionara instrucciones con relacin a la fecha de vencimiento en que se tiene que presentar las propuestas, y el nombre y la direccin de la persona se le deben de entregar la propuesta. Evaluacin de las propuestas Entre los criterios que se pueden utilizar por los clientes al evaluar las propuestas de los contratistas se incluyen los siguientes: 1. Cumplimiento con la descripcin del trabajo y de los requisitos del cliente prendados en la SDP. 2. Compresin por parte del contratista del problema 3. Lo correcto y lo prctico del enfoque propuesto 4. La experiencia y el xito del contratista 5. La experiencia del personal 6. La capacidad administrativa 7. Realismo del programa del contratista 8. Precio Tipos de Contrato Un contrato es un vehculo para establecer buenas comunicaciones entre el cliente y el contratista. Contratos de precio fijo.- el cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto. Contrato de reembolso del costo.- El cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales con independencia de la cantidad, ms alguna utilidad acordada.

Clusulas de contrato Las clusulas de contrato son: 1. Exposicin falsa de los costos 2. Aviso de exceso en los costos o demoras en el programa 3. Aprobacin de los subcontratistas 4. El equipo o la informacin 5. Patentes 6. Divulgacin de la informacin confidencial 7. Consideraciones Internacionales 8. Cancelacin 9. Condiciones de pago 10. Pago por primas /penalidades

11. Cambios

Ejemplo