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Manual de Rotinas para Gesto de Documentos


Introduo
Entende-se por gesto de documentos o controle planificado e sistemtico das normas, mtodos e procedimentos que regem a criao, manuteno, utilizao e prazos de conservao dos documentos gerados pelas atividades de um organismo pblico ou privado, bem como seu encaminhamento final para conservao permanente ou descarte. A gesto documental abrange tambm a administrao das reas ocupadas, dos equipamentos utilizados e o pessoal especializado. O presente manual prope rotinas para gerenciamento dos documentos que compem o acervo de papis, correspondncia e processos gerados pela rea de comunicaes administrativas da RUSP e dos rgos e Unidades universitrias, utilizando-se dos sistemas automatizados para registro e recuperao da informao, como forma de apoio deciso e comprovao de direitos. Incluem-se, tambm, anexos contendo detalhamento sobre a forma e contedo dos documentos, e orientaes legais, como Portarias e Ordens de Servio. Todos os documentos mencionados constam do Indice de Documentos. O tratamento da documentao, normatizado neste manual por ser procedimento dinmico e sujeito, portanto, a eventuais alteraes decorrentes da aplicao de novas rotinas, poder sofrer mudanas cuja sistematizao se constituir em complementao destas normas.

Autuao e Protocolamento:
Objetivo
Definir procedimentos para a abertura de processos.

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mbito de aplicao
Todos os rgos e Unidades da USP.

Consideraes gerais
1. Somente devem ser autuados e protocolados no Sistema de Protocolo Proteos++ na condio de processo os documentos ou conjunto de documentos que: a. Envolvam uma sequncia de decises e/ou providncias administrativas/jurdicas. b. Precisem ser rigorosamente documentados e facilmente acessveis para comprovao futura. c. Necessitem tramitar fora da Unidade de origem.

Procedimentos
1- Recebimento de documentos no guich: Cliente externo USP: a. Verificar se o papel diz respeito a Universidade. b. Verificar se preenche as exigncias formais. c. Fornecer carto-protocolo por solicitao do interessado, ou cpia do documento devidamente carimbada. Cliente interno da USP: a. Dever constar do documento a providncia a ser tomada, a abertura de processo ou juntada de documento a processo ser solicitada atravs de despacho em espao existente na frente ou verso da ltima folha dos documentos ou atravs de memorando. b. A solicitao de abertura ou juntada formalizada atravs de despacho ou memorando dever conter: - Encaminhamento a ser dado ao documento aps a respectiva providncia. - Nome do setor solicitante, data e assinatura.

2- Providncias preliminares abertura do processo : a. No verso do documento registrar: - Data e hora de recebimento (carimbo de protocolo ou relgio datador)

www.vendasapostilas.com.br - Assinatura do funcionrio. b. Ler com ateno o que est sendo solicitado analisando o contedo do documento para identificar o assunto e o interessado. c. Consultar o Sistema Proteos++, atravs da transao "busca" para verificar a existncia de processo aberto sobre o assunto. d. Constatada a existncia de processo aberto sobre o mesmo assunto, o documento no constituir novo processo, devendo ser juntado ao j existente. Ex.: Contrato, Contagem de Tempo, Afastamento, etc. e. Existindo processo aberto sobre o mesmo assunto, mas tratando-se de novo evento ou situao sujeita a decises e providncias independentes do processo j aberto, dever ser providenciada nova abertura. Ex.: Processos da rea de finanas e materiais, novos convnios, rea jurdica ,etc. f. No existindo antecedentes sobre o assunto, ou definida a convenincia de abertura de novo processo o documento ser registrado no Sistema Proteos atravs da transao "Abrir Processo".

3- Protocolo e Autuao de Processo: 1- Providenciar o Protocolo do processo como segue: a. Registro no Sistema Atravs da tela apropriada, informar os dados pertinentes: Documento base: nmero do ofcio, memorando requerimento de forma padronizada (Of. Circular 26/81): Unidade Menor/N do doc. Ano/Unidade Maior Ex.: SP/35 99/ FD Seo de Pessoal - Of. n 3599 /Faculdade de Direito Interessado - Nome da pessoa fsica, pessoa jurdica, rgo ou Unidade da USP diretamente afetada pelas solues inerentes ao processo, sem abreviaes. Assunto - Sumarizao do documento ou ofcio inicial de forma padronizada com o objetivo de uniformizar o procedimento de abertura de processos. Selecione o assunto da lista

www.vendasapostilas.com.br O assunto selecionado j est classificado e codificado de acordo com o Plano de Classificao do SAUSP. Detalhamento do Assunto- Informaes complementares ao Assunto padro. Setor de Destino:- Sada para o setor correspondente. b. Aps o registro dos dados o nmero do processo gerado automaticamente pelo Sistema. c. Solicitar a impresso da folha de identificao do processo . 2-Autuao do processo: a. Para a montagem fsica do processo necessrio: - Capa com janela, folha de identificao, colchetes. - Colocar os documentos em ordem cronolgica. b. Entranhar os documentos na capa na seguinte ordem: 1) Folha de identificao centralizada para facilitar a visualizao dos dados do processo. 2) Os documentos ou conjunto de documentos recebidos para a abertura. 3) Fixar os colchetes. c. Autenticar todas as folhas colocando no canto superior direito: N sequencial de folhas, a partir de fls. 2. Rubricar abaixo do n de cada folha. A capa com janela e a folha com os dados de identificao constituem folha n 1 do processo. d. Anotar o nmero do processo no verso do 1 documento (fls 2) e o total de fls. que o compem. e. Na ltima folha formalizar a autuao do processo e registrar o encaminhamento necessrio, com os seguintes dizeres: "Providenciada a autuao". A(o).................(nome do rgo de destino)........ (rgo, data, assinatura)

www.vendasapostilas.com.br f. No verso da capa colocar, a lpis, o setor de destino (para onde deve ser encaminhado o processo). g. Encaminhar o processo ao setor de destino.

Abertura de Protocolado
Objetivo
Definir procedimentos para a abertura de protocolados.

mbito de aplicao
Todos os rgos e Unidades da USP .

Consideraes gerais
1. Autuar somente quando o processo referente ao assunto no estiver disponvel para tramitao. 2. Os protocolados somente tramitaro independentes do processo principal se houver despacho com esta determinao. 3. Aps o encerramento o protocolado deve ser entranhado ao processo de referncia. 4. No permitido o arquivamento de protocolados.

Procedimentos
Constatada a necessidade de abertura de protocolado o Setor de Protocolo deve proceder como segue. 1-Recepo dos documentos para abertura de protocolado. a) Verificar a pertinncia (se diz respeito a Universidade). b) Verificar se preenche as exigncias formais. c) Verificar se consta despacho solicitando a abertura de protocolado, e qual a razo do processo no estar disponvel para tramitao.

www.vendasapostilas.com.br d) Determinar, atravs da transao "busca" do Sistema Proteos, o nmero do processo referente ao assunto do documento. e) Registrar o protocolado atravs da transao do Sistema Proteos "Abertura de Protocolado". 2- Registro no Sistema a) Necessita dos seguintes elementos: - Documento base - nmero do ofcio ou requerimento de forma padronizada. O registro do nmero do documento na forma padronizada facilita a recuperao da informao A padronizao do nmero do documento deve ser a instituda no Ofcio Circular 26/81 da CODAGE, assim especificada:

UU Unidade menor emitente do documento

NN N do documento ou ofcio

AA Ano de emisso do documento ou ofcio

UU Unidade maior do rgo emissor do documento ou ofcio

Ex.: DACA/250 99/DA DACA = Unidade menor 250 = N do ofcio 99 = Ano do documento DA = Unidade do rgo emissor do documento.

- Interessado - pessoa fsica, pessoa jurdica, rgo ou Unidade da USP, sem abreviaes. - Assunto - de forma sinttica e objetiva, obedecendo o padro estabelecido. Consultar a tabela de assuntos para protocolados selecionando o assunto correspondente. - Detalhamento do assunto - informaes complementares do assunto padro. - Processo - informar o n do processo ao qual o protocolado se referencia.

www.vendasapostilas.com.br - Setor de destino - sada para o setor competente ou indicado. b) Aps o registro dos dados o nmero do protocolado gerado automaticamente pelo Sistema. c) Solicitar a impresso da folha de identificao do protocolado.

3- Autuao do protocolado: a) Para a montagem fsica do protocolado providenciar: - Capa com janela, folha de identificao, colchetes. - Colocar os documentos em ordem cronolgica. b) Entranhar os documentos na capa na seguinte ordem: 1) Folha de identificao centralizada para facilitar a visualizao dos dados do processo. 2) Os documentos ou conjunto de documentos. 3) Fixar os colchetes. c) Autenticar todas as folhas colocando no canto superior direito: O nmero sequencial de folhas, a partir de fls. 2. Rubrica abaixo do n de cada folha. Nota.: A capa com janela e a folha de identificao constituem folha 1 do protocolado. d) Anotar o n do protocolado,em vermelho, no primeiro documento. e) No verso do documento registrar data de recebimento, nmero de folhas e assinatura do funcionrio. f) Na ltima folha formalizar a autuao do protocolado e o encaminhamento com o seguinte despacho: "Providenciada a autuao do protocolado, tendo em vista que o processo n..............no est disponvel para tramitao". A(o) .................(nome do rgo de destino). (rgo, data, assinatura) g) No verso da capa colocar, a lpis, o setor de destino.

www.vendasapostilas.com.br h) Encaminhar o protocolado ao setor de destino.

Abertura de volume de processo


Objetivo
Estabelecer procedimentos para abertura de Volumes de processos.

mbito de aplicao
Todas as Unidades/rgos da USP.

Consideraes Gerais
1- O Volume constitui-se em nova pasta aberta, em continuidade a um determinado processo. Ocorre quando o processo tiver atingido a mdia de trezentas folhas, ou antes, se a gramatura ou o formato dos documentos estiverem dificultando o manuseio fsico. 2- Por definio, a pasta criada por ocasio da abertura do processo sempre considerada Volume I. 3- A abertura de novo volume deve necessariamente ser efetuada pelo Protocolo da Unidade de procedncia do processo. 4- A abertura de Volume de um processo s pode ser efetuada com o encerramento simultneo do Volume anterior, mediante despacho que expresse o fato e indique o n do novo Volume e o n do novo processo. 5- A partir do despacho de encerramento do Volume anterior, nenhuma outra juntada ou despacho poder ser nele efetuado, nem mesmo os referentes s sadas de arquivo para consulta. Todas as novas juntadas e despachos devero ser feitas no ltimo Volume. 6- Os dados da etiqueta de identificao de processo - assunto - interessado devero permanecer exatamente os mesmos em todos os volumes, diferenciando-se apenas: a. Toda vez que aberto um Volume ele recebe um nmero diferente do processo principal. b. No campo "doc base" a identificao do n do Volume referente ao processo principal. c. Data de abertura de cada volume.

www.vendasapostilas.com.br 7- Se alguma circunstncia de trmite do processo vier a justificar alguma correo/alterao nos dados de identificao (Interessado, Assunto) as folhas de identificao devero ser trocadas em todos os Volumes para que os dados permaneam iguais. 8- O novo Volume ter sua numerao de folhas em sequncia numerao finalizada no volume anterior. 9- De forma conjunta ou independente o trmite dos processos poder ocorrer de acordo com a necessidade: a. Para consulta pode tramitar todo o conjunto de volumes. b. Para juntada de documentos deve tramitar somente o ltimo Volume.

Procedimentos
Ao ocorrer a necessidade de abertura de Volume, ou sempre que o processo atingir o nmero de 300 folhas, o Setor de Protocolo dever proceder como o descrito nos tens seguintes: 1- Receber o 1 Volume e o ltimo Volume do processo. 2- Acessar o Sistema de Protocolo Automatizado Proteos++, dar entrada no 1 e no ltimo Volumes e atravs da transao especfica "Abrir Volume" registrar a criao do novo Volume (Ver Manual do Usurio). 3- O Sistema gera despacho automtico de abertura de volume no processo principal e no novo Volume. 4- O Sistema emite mensagem com: a. Nmero do novo processo, identificao do nmero do Volume, nmero do processo principal. b. Permite gerar automaticamente e imprimir termo de encerramento de volume. c. Gerar e imprimir a folha de identificao do novo Volume. 5- Gerar e imprimir termo de encerramento de volume. 6- Registrar o encerramento do ltimo Volume juntando o termo de encerramento gerado pelo Sistema. Numerar e rubricar a folha juntada. Preencher o espao em branco com o nmero da folha que inicia o novo Volume. Colocar carimbo identificando o Setor, data e o responsvel pela rotina. 7- Gerar e imprimir a folha de identificao.

www.vendasapostilas.com.br 8- Montar o novo processo na seguinte ordem: a. capa com janela b. folha de identificao c. documentos em ordem cronolgica 9- A partir do primeiro documento dos autos, dar sequncia numerao finalizada no Volume anterior. As folhas devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito. 10- Anotar o nmero do processo no primeiro documento dos autos. 11- Concluda a abertura do novo volume, liberar os processos para trmite registrando o Setor de destino atravs da transao "Sada" do Sistema Proteos++

Abertura de 2 via de processos ou protocolados

Objetivo
Estabelecer procedimentos para abertura de 2 via de processo e protocolados.

mbito de aplicao
Todas as Unidades e rgos da USP.

Consideraes gerais
1- Vias de um processo constitui-se em um exemplar que dele se obtenha, com caractersticas exatamente iguais, constituindo-se, portanto em rplica das folhas, um do outro. 2- Executa-se abertura de 2 via somente quando o documento original estiver realmente extraviado. 3- A 2 via ser montada totalmente ou parcialmente, atravs de cpias que eventualmente se disponha dos documentos que compunham o processo extraviado.

www.vendasapostilas.com.br 4- A 2 via criada em funo do extravio s poder tramitar e receber despachos enquanto a via original permanecer extraviada. Uma vez localizada, a 2 via dever ser extinta, efetuando-se a juntada dos documentos que no constam do processo original. 5- Somente o Protocolo Central ou Protocolo da Unidade de procedncia do processo poder efetuar abertura de 2 via para trmite, despacho, e juntada de documentos, aps esgotadas as providncias de localizao da via extraviada, e em funo da urgncia em dar andamento ao assunto objeto.

Procedimentos
1- Reunir as cpias dos documentos que compunham o processo extraviado para abertura da 2 via. 2- Utilizar o mesmo nmero para registro nos papis. 3- Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++ , registrar a entrada do n do processo extraviado, e atravs da transao "Alterao" do Sistema acrescentar no campo "Doc. Base.", logo aps, o nmero do ofcio - 2 via, concluir a transao. 4- Gerar e imprimir folha de identificao. 5- Montar, capear, numerar e rubricar as folhas. 6- Registrar, no processo e no Sistema, um despacho sobre a abertura de 2 via: Providenciamos abertura de 2 via do processo n ...................., tendo em vista que o original encontra-se extraviado desde ...............(data do extravio)..............., junto ao Setor................(nome do Setor onde ocorreu o extravio) ...........................Alteramos a identificao do processo acrescentando o dado 2 via no campo "Doc. Base". rgo, data, assinatura/carimbo 7- Uma vez localizada a 1 via, a 2 via dever ser extinta, efetuando-se a juntada somente dos documentos que no constam do processo original. 8- Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++, dar entrada no processo e atravs da transao "Alterao" do Sistema apagar do campo "Doc Base" o dado "2 via", concluir a transao. 9- Gerar e imprimir folha de identificao. 10- Juntar ao processo original os documentos da 2 via que no constam da via original, eliminando as cpias, e tomando a devida cautela para que haja coerncia na ordenao dos documentos e no assunto tratado no mesmo. 11- Se necessrio, dar sequncia numerao das folhas, cancelando com um trao a numerao anterior.

www.vendasapostilas.com.br 12- Registrar, no processo e no Sistema, um despacho sobre a localizao do processo original, juntada de documento, bem como de alterao dos dados de identificao. "Tendo em vista a localizao da via original do processo n ..................., providenciamos juntada da 2 via, constituindo folhas.................(mencionar o n das folhas).................Alteramos a folha de identificao do processo eliminando o dado '2a. via' do compo 'Documento Base'." rgo, data, assinatura/carimbo 13- Trocar a folha de identificao do processo. 14- Liberar para trmite. 15- Os mesmos procedimentos so vlidos para protocolados.

Processos de outros rgos Pblicos

Objetivo
Estabelecer procedimentos para o recebimento, registro e trmite de processos de outros rgos Pblicos.

mbito de aplicao
Todas as Unidades / rgos da USP.

Consideraes Gerais
1- Sempre que for necessrio o andamento e tomada de decises concernentes a processos recebidos de outros rgos Pblicos, ser providenciada a abertura de processo da USP, formado por cpia da capa do processo e dos documentos de interesse. 2- Ao processo USP ser apensado o recebido, mediante lavratura de Termo de Apensamento. 3- Ambos os processos, no decorrer de sua tramitao devero ser instrudos com os documentos gerados. O processo USP com os originais e o apenso com cpias.

www.vendasapostilas.com.br 4- Resolvido o assunto, ser desapensado o processo recebido e restitudo ao rgo de origem, lavrando-se o respectivo termo de desapensamento e de devoluo. 5- A autuao do processo USP, o apensamento e o desapensamento devero ser efetuados pelo Setor de Protocolo da Unidade.

Procedimentos
O Setor de Protocolo ao receber processos de outros rgos Pblicos deve proceder da seguinte forma: 1- Providenciar abertura de processo USP, formado por cpia da capa do processo recebido e dos documentos de interesse. 2- Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++ e atravs da transao "Abrir Processo" registrar os dados pertinentes de acordo com a orientao contida no Manual do Usurio. Os dados cadastrados para o processo USP devem ser os mesmos da capa do processo recebido. 3- Montagem do processo: - Ordenar os papis, numerar e rubricar a partir de fls. 02. - Solicitar a impresso da folha da identificao com todos os dados pertinentes ao processo. - Entranhar os papis na capa: - folha da identificao - documentos - No verso do 1 documento (fls. 2) registrar data de recebimento (carimbo de protocolo), nmero do processo e o total de folhas que o compem. 4- Apensar o processo recebido ao processo USP. 5- Registrar nos processos e no Sistema (transao "Despacho") os termos de apensamento: Processo USP "Apensamos aos presentes Autos o processo n .....................de interesse de............................... rgo, data, assinatura/carimbo"

www.vendasapostilas.com.br "Apensamos os presentes Autos ao processo USP n ...................em nome de..................... rgo, data, assinatura/carimbo" 6- A juntada de documentos, aps a abertura do processo, dever ser efetuada pelos prprios rgos envolvidos nas decises e providncias atinentes, obedecendo o seguinte critrio: Processo USP juntar os originais

Processo recebido

Processo recebido

juntar as cpias

7- Solucionado o assunto, sero desapensados os processos. 8- Registrar nos processos e no Sistema os respectivos termos de desapensamento. 9- Restituir o processo recebido ao rgo de origem.

Instruo
Apensamento e desapensamento
Objetivo
Estabelecer procedimentos para apensamento e desapensamento de processos ou protocolados.

mbito de aplicao
Todas as Unidades/rgos da USP.

Consideraes Gerais
1. O apensamento o ato de colocar processo ou protocolado junto a outro, sem que forme parte integrante do mesmo, obrigando-os a tramitarem juntos durante um certo perodo. portanto, uma unio de processos ou protocolados em carter temporrio.

www.vendasapostilas.com.br 2. O apensamento de dois ou mais processos ou protocolados recomendado quando a deciso sobre uma questo exigir que sejam formalmente consideradas as informaes e documentos contidos nos diversos processos ou protocolados apensados entre si: O Apensamento poder ocorrer entre processos, entre protocolados ou entre protocolados e processos. 3. O Apensamento de processos ou protocolados ser executado mediante solicitao de autoridade superior. 4. Durante o perodo em que estiverem apensados os processos e protocolados tero trmite idntico. O registro ser efetuado nos autos que recebeu o apensamento ( ou seja, o processo principal). 5. Solucionada a questo que justificou a unio, os processos ou protocolados devero ser desapensados, voltando a ter trmites independentes. Nota: Para efeito de arquivamento dever ser providenciado o desapensamento dos processos ou protocolados. 6. O Apensamento, ou desapensamento, s podero ser efetuados pelo Setor de Protocolo da Unidade.

Procedimentos
1- Procedimentos de Apensamento. Ao identificar-se a necessidade de Apensamento o Setor de Protocolo dever: - Instruir o rgo interessado no trmite conjunto para que efetue despacho no processo ou protocolado que receber Apensamento, onde conste os nmeros dos Autos a serem apensados. Efetuar os seguintes despachos : No processo/protocolado que receber o Apensamento: Apensamos aos presentes autos o(s) processo(s)/protocolado(s)..............(n do(s) processo(s)/protocolado(s) apensado(s)), em atendimento ao solicitado na folha...........................(n da folha onde consta a solicitao) (Setor, data, assinatura/carimbo). Em cada um dos processos/protocolados apensados: O presente foi apensado ao processo/protocolado n ...................(n do processo/protocolado que recebeu o apensamento), em atendimento determinao do

www.vendasapostilas.com.br .............(sigla do rgo solicitante), folha .....................(n de folha onde consta a solicitao). (rgo, data, assinatura/carimbo) Acessar o Sistema de Protocolo Automatizado Proteos++ dar entrada nos processos/protocolados, registrar os Termos de Apensamento constantes dos processos ou protocolados utilizando a transao Despacho, dar sada para o Setor de destino (tela especfica para apensamento e desapensamento em construo no Proteos++). Colocar fsicamente um processo/protocolado sobre o outro (de acordo com o despacho), em seguida prend-los entre si com colchetes de forma que o processo/protocolado apensado fique preso contra-capa do principal, e liber-los para trmite. A partir desse momento, os trmites devero ser registrados, tanto para o processo/protocolado principal como para os apensos. 2 - Procedimentos de desapensamento solucionada a questo justificou o apensamento, o Setor de Protocolo dever: - Orientar o rgo que se manifeste solicitando atravs de despacho o desapensamento dos processos/protocolados. - Existindo a solicitao formal, providenciar o desapensamento atravs dos seguintes despachos: - No processo/protocolado que recebeu o apensamento Desapensamos dos presentes autos os processo(s)/protocolado(s).......... (n dos processos/protocolados desapensados), em atendimento ao solicitado na folha.............(n da folha onde consta o pedido). (rgo, data, assinatura/carimbo) - Em cada processo/protocolado apensado O presente foi desapensado do processo/protocolado n .............(n do processo/protocolado onde estava apensado), em atendimento solicitao do..............(sigla do rgo solicitante), folha .............(n da folha onde consta a solicitao). (rgo, data, assinatura/carimbo) - Acessar o Sistema de Protocolo Automatizado dar entrada nos processos/protocolados, registrar os termos de desapensamento, utilizando a transao Despacho. - Liberar os processos/protocolados para trmite independente.

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Desentranhamento de documentos constantes de processos e protocolados


Objetivo
Estabelecer procedimentos para a retirada de documentos de um processo ou protocolado.

mbito de aplicao
Todas as Unidades/rgos da USP.

Consideraes Gerais
1. A retirada de um determinado documento ou qualquer folha juntada a um processo ou protocolado constitui ato de desentranhamento.. 2. O desentranhamento ser executado apenas pelo Setor de Protocolo da Unidade ou pelo Protocolo Central da RUSP, nas seguintes situaes: - Necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoas fsicas, empresas, rgos pblicos). - Convenincia em utilizar o original de um documento em outro processo ou expediente j existente. - Necessidade de abertura de um novo processo. - Eliminao de folhas ou cpias de documentos, juntados em duplicidade. - Retirada de documentos juntados indevidamente. 3. Os documentos indispensveis ao processo no podero ser desentranhados, devendo a parte interessada requerer a emisso de Certido extrada do teor de tais documentos. 4, O desentranhamento de documentos dever ser formalmente solicitado pelo rgo ou pessoa interessada, atravs de requerimento, devendo constar: - Os nmeros das folhas, a serem desentranhadas, caso no disponha dos nmeros, dever ser mencionado o tipo do documento. - A razo do desentranhamento

www.vendasapostilas.com.br - Providncias a serem adotadas em relao aos documentos desentranhados: data, identificao do solicitante, seguidas de assinatura. 5. Quando se trata de rgo da USP e estando o processo em seu poder, o requerimento poder ser formalizado atravs de despacho na ltima folha, dirigido ao Setor de Protocolo da Unidade ou Protocolo Central da RUSP. 6. Para ser atendido o requerimento de desentranhamento dever ser submetido apreciao e aprovao do rgo da USP responsvel pelo Assunto do Processo em questo. 7. Documentos juntados indevidamente ou desnecessariamente em duplicidade (cpias de documentos j existentes), o Protocolo de Unidade poder efetuar o Desentranhamento independente de requerimento, ou despacho, efetuando os devidos registros.

Procedimentos
Ao caracterizar-se a situao de desentranhamento de fls. do processo, o Setor de Protocolo dever proceder da seguinte maneira: 1. Certificar-se de que foram atendidas as formalizaes necessrias, relacionadas ao requerimento e sua aprovao pelo rgo competente. 2. Retirar do processo as folhas a serem desentranhadas. 3. Tratando-se de originais de documentos que sero entregues a terceiros, ou de documentos/folhas julgadas importantes para o processo, tirar cpia e providenciar a substituio. 4. Verificar no requerimento que encaminhamento deve ser dado s folhas desentranhadas. 5. Na ltima folha do processo, efetuar despacho documentando o desentranhamento, onde conste: Folhas desentranhadas; Razo de desentranhamento (atendimento a requerimento, folha em duplicidade, etc); Encaminhamento dado s folhas desentranhadas; rgo, data, assinatura e carimbo. 6. Se a ltima folha do processo for uma das desentranhadas, substitu-la por uma cpia, na qual ser efetuado o despacho. 7. Modelos de despacho de Desentranhamento:

www.vendasapostilas.com.br - Desentranhamento de documentos para entrega a terceiros Desentranhamos documentos de folhas................(n das folhas desentranhadas)........., conforme instruo folha.........(n da folha onde est a instruo ou solicitao aprovada). Os documentos desentranhados foram entregues ao/a .........(nome do destinatrio)............, para fim de ............(razo do desentranhamento)............ (rgo, data, assinatura/carimbo) - Desentranhamento para juntada em outro processo Desentranhamos documentos de folhas............(n das folhas desentranhadas)............, conforme solicitao folha...........(n da folha onde est o despacho solicitado)..............., para fim de juntada ao processo.........(n do processo que receber a juntada).................... (rgo, data, assinatura/carimbo). - Desentranhamento com abertura de novo processo Desentranhamos documentos de folhas.............(n das folhas desentranhadas).........., conforme solicitao folha..............(n da folha onde est o despacho solicitando)........., para fins de abertura do processo............(n do novo processo)......... (rgo, data, assinatura/carimbo). - Desentranhamento de documentos que no se referem ao Assunto do processo Desentranhamos documentos de folhas.............(n das folhas desentranhadas)............, conforme solicitao folha..........(n da folha onde est o despacho solicitando, se houver).........., por no se referirem ao Assunto do presente, tendo sido juntadas indevidamente. As folhas desentranhadas foram..........(descrever o que ser feito com as folhas)........... (rgo, data, assinatura/carimbo) - Desentranhamento de documentos em duplicidade Desentranhamos documentos de folhas................(n das folhas desentranhadas)........., conforme solicitado folha...........(n da folha onde est o despacho solicitando, se houver)............, por constituirem duplicidade das folhas ....................(n das folhas que permanecero no processo)........ (rgo, data, assinatura/carimbo) 8 - Quando for mantida cpia no lugar das folhas desentranhadas mencionar esse fato, acrescentando uma frase logo em seguida ao despacho de desentranhamento: As folhas de n ...............foram substitudas por cpias.

www.vendasapostilas.com.br (rgo, data, assinatura/carimbo) 9 - Na folha anterior s que foram desentranhadas efetuar a anotao indicando onde encontra-se o despacho de registro de Desentranhamento (para quem estiver consultando saiba o porqu do repentino salto de numerao): Termo de Desentranhamento folha ............(n da ltima folha, onde foi feito o despacho de desentranhamento) (rgo, data, assinatura/carimbo) 10 - Providncias em relao s folhas desentranhadas: a) - Documentos desentranhados para remessa ao rgo solicitante: Os presentes documentos foram desentranhados do processo............(n do processo de onde foram desentranhados)................atendendo solicitao de folhas.............(n da folha). (ao).........................(rgo de endereamento) (rgo, data, assinatura/carimbo)

b) - Documentos desentranhados para abertura de novo processo: Providenciamos abertura do presente, com documentos desentranhados do processo n ...................., atendendo solicitao de folhas n............... (rgo, data, assinatura/carimbo) c) - Cancelar com um trao a numerao de cada uma das folhas.

11. Acessar o Sistema de Protocolo Automatizado Proteos++ dar entrada no processo, registrar o termo de desentranhamento, atravs da transao Despacho, dar sada para o setor de destino. 12 - Concludas as providncias, liberar para trmite o processo.

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Desdobramento de Documentos
Objetivo
Definir procedimentos que orientem os Setores de Protocolo da USP no desdobramento de documentos para instruo de processos.

mbito de aplicao
Todos os rgos e Unidades da USP.

Consideraes Gerais
1- necessrio efetuar um desdobramento quando um documento se refere a mais de um interessado para a mesma vantagem ou providncia solicitada no ofcio/requerimento. 2- O desdobramento de documentos s poder ser efetuado pelos Setores de Protocolo das Unidades. 3- O original do documento ser sempre juntado ao processo do 1 interessado e mencionado no ofcio. 4- Para os demais ser providenciado cpia e anexado ao processo de cada interessado de acordo com o assunto solicitado. 5- Registrar no documento original e nas cpias os respectivos termos de desdobramento. 6- Quando o desdobramento envolver um conjunto grande de documentos, referente a muitos interessados solicitando a mesma providncia necessrio ter bom senso para efetuar o desdobramento, devem ser selecionados para cpia somente os documentos pertencentes a cada interessado, de forma a evitar a incluso de folhas desnecessrias no processo. 7- A solicitao do processo para entranhamento: Documento coletivo cujas providncias j foram atendidas. a) Quando o processo se encontrar no Arquivo da RUSP, dever ser solicitado para entranhamento do documento decorrente do desdobramento, podendo ento ser arquivado na prpria Unidade.

www.vendasapostilas.com.br b) No caso do processo estar em andamento, deve-se aguardar o seu retorno ao Arquivo - RUSP ou Unidade para arquivamento. Documento coletivo dependente de providncia, proceder conforme Abertura de Protocolado.

Procedimentos
1- Fazer "Busca" no Sistema Proteos ++ para localizar o processo de cada interessado. 2- Tirar cpia do ofcio e seus anexos para cada interessado (anexos, quer dizer, somente os documentos pertencentes a cada interessado). Exemplo: Um conjunto de documentos composto de: a. Ofcio coletivo solicitando providncias; b. Em anexo ao Ofcio documentos individuais para cada interessado; c. Aps, Informao coletiva do Setor responsvel pela providncia. Neste exemplo deve ser tirado cpia do Ofcio e da Informao para cada interessado, anexar o documento individual. O conjunto de documentos desdobrados para instruo de processos deve obedecer ordem cronolgica. 3- Grifar o nome do interessado na cpia do Ofcio que ser juntado ao respectivo processo. (Exemplo: Termos de alterao contratual decorrente de enquadramento - Processo de Contrato). 4- O Ofcio original + anexos devero ser juntados ao processo do interessado que encabea a relao. 5- Dever constar no verso do Ofcio original um despacho conforme modelo abaixo, informando os processos que foram instrudos: "Tiramos cpia do presente documento para fins de instruo dos seguintes processos: (n do processo) - (Interessado) (n do processo) - (Interessado)" rgo, data, assinatura/carimbo 6- Quando o nmero de interessados mencionados no ofcio for superior a 10(dez), informar somente os nmeros dos processos instrudos.

www.vendasapostilas.com.br 7- O documento original, quando na forma de protocolado, dever ser juntado ao processo fisicamente e tambm via Proteos++ atravs da transao "ANEXAO". 8- Dever constar, no verso de cada cpia do ofcio, um despacho conforme modelo abaixo: "O original do presente ofcio foi entranhado ao processo n .............". rgo, data, assinatura/carimbo. 9- A juntada ser registrada via Sistema Proteos ++, atravs da transao "JUNTADA DOC", com resumo do assunto tratado . Exemplo: Of/Doc a ser juntado: SPOC/20096/DRH - cpia Documento onde juntar: 90.1.47448.1.8 Despacho: Alterao Contratual 10- Verificar as datas dos documentos a serem juntados no processo, que devero seguir ORDEM CRONOLGICA, POR ASSUNTO. 11- Caso a documentao que est sendo desdobrada for antiga, deve ser entranhada ao processo na ordem cronolgica, tomando o devido cuidado para que a juntada dos documentos no trunque nenhum assunto j providenciado e encerrado. Analisado o processo e identificada a posio correta do entranhamento das folhas, estas devem ser anexadas, numeradas e rubricadas. As folhas posteriores que j constavam do processo, antes do entranhamento, devem ser renumeradas e rubricadas na sequncia. Tornar sem efeito a numerao anterior, com um trao transversal em cima do nmero cancelado. 12- Registrar, no verso da folha imediatamente anterior juntada dos documentos desdobrados, o respectivo termo de entranhamento: "Entranhamos aos Autos documentos de folhas.........(n das folhas juntadas)...................., ofcio de nmero................(n do ofcio na forma padro).....................- original/cpia. rgo, data, assinatura/carimbo." 13- Na ltima folha do processo efetuar despacho documentando o entranhamento de documentos e a renumerao de folhas: "Entranhamos aos Autos, em ordem cronolgica, documentos de folhas......................(n de folhas juntadas)...................., tendo em vista desdobramento de documentos com data

www.vendasapostilas.com.br de ....................(colocar data do documento desdobrado)........................, bem como providenciamos a renumerao das folhas seguintes. rgo, data, assinatura/carimbo" 14- Quando a juntada feita no final do processo, as folhas devem ser numeradas e rubricadas em sequncia a ltima folha existente nos Autos. 15- Registrar, no verso da folha imediatamente anterior juntada dos papis, o respectivo despacho: "Segue juntada de folhas de n................a...................., ofcio nmero................. rgo, data, assinatura/carimbo".

Juntada de documentos em processos e protocolados


Objetivo
Estabelecer procedimentos para juntada de documentos em processos e protocolados.

mbito de aplicao
Todas as Unidades/rgos da USP.

Consideraes Gerais
1. A juntada de documentos constitui-se no ato de incluir formalmente em um processo ou protocolado originais/cpias de documentos, ou folhas contendo instrues, registro de decises e informaes; relevantes para o assunto de que trata o processo ou protocolado. 2. A juntada dever ser efetuada em ordem cronolgica de apresentao de documentos, ou seja, na sequncia em que os documentos, informaes e decises se apresentarem como relevantes para o Assunto em questo. 3. A juntada dever ser efetuada pelo Setor de Protocolo ou pelos prprios rgos envolvidos nas decises ou providncias atinentes. 4. A juntada de documentos dever ser efetuada aps a verificao, no Sistema Proteos ++, via transao "busca", da existncia de processo ou protocolado relacionado com o assunto do papel recebido.

www.vendasapostilas.com.br 5. Localizar o processo e requisit-lo quando estiver disponvel no Arquivo. Caso o processo esteja em tramitao, abrir protocolado e encaminh-lo para juntada ao rgo que estiver de posse do processo principal. 6. A juntada de documentos em processos ou protocolados contitui uma forma racional de organizao da informao. 7. Os documentos e informaes de um determinado assunto so organizados num mesmo dossi, em forma de arquivo, em ordem cronolgica do encaminhamento do assunto, podendo ser acessados em sua sequncia lgica. 8. Cada pessoa que efetua consulta ou toma deciso, compartilha de todas as informaes, opinies e decises sobre o mesmo assunto. 9. Ao efetuar a juntada de novos documentos, deve-se ter o cuidado em avaliar sua real relevncia para o assunto do processo ou protocolado, de forma a se evitar a incluso de informaes desnecessrias e documentos repetitivos (cpias de documentos j existentes), ou esquece-se de incluir documentos ou informaes importantes. 10. A juntada deve ocorrer atendendo a alguns procedimentos mnimos de segurana, de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alterao de sua sequncia.

Procedimentos
1- Procedimentos de juntada a) Ordenar as folhas que se deseja juntar, considerando sempre a tica de quem efetuar as consultas e a sequncia lgica mais adequada para o entendimento das informaes contidas. - Obedecer ordem cronolgica. b) Verificar o nmero da ltima folha j juntada ao processo ou protocolado e numerar na sequncia as folhas que se deseja juntar. Exemplo: ltima folha juntada ao processo/protocolado: n 25 Quantidade de folhas a juntar: 7 Numerao das novas folhas: 26 a 32 - Entende-se por ltima folha do processo/protocolado aquela de numerao mais alta.

www.vendasapostilas.com.br - A numerao deve ser por folha, e no por pgina. Ou seja, embora ambas as pginas da folha, frente (ou anverso) e verso, devam ser utilizadas para registros e despachos, ter-se- apenas um nmero, o da folha - Todas as folhas juntadas, inclusive anexos, devero ser numeradas e rubricadas no canto superior direito da pgina da frente. - A numerao das folhas a serem juntadas pode ser feita a mo (com caneta), mquina ou microcomputador. c) Registrar no verso da folha imediatamente anterior juntada dos papis, o respectivo despacho contendo o nmero das folhas, o nmero do ofcio, a Seo responsvel pela execuo, data e assinatura do funcionrio. Segue juntada das folhas de n ........... a ............, ofcio n ............... (rgo, data, nome/rubrica). Nota: Alm de identificar o rgo que efetuou a juntada, o despacho permitir detectar a eventual falta de uma folha do processo/protocolado. d) Acessar o Sistema de Protocolo Automatizado Proteos ++, dar entrada no processo/protocolado, registrar a juntada dos documentos, utilizando a transao "juntada doc", de acordo com o manual do usurio. e) Se o documento estiver automatizado (protocolado) utilizar a rotina anexar, de acordo com o manual do usurio. f) Dar sada para o setor de destino. 2- Regularizao de juntada a) Qualquer rgo que ao consultar um processo perceber irregularidades na juntada de suas folhas dever: - Verificar no despacho da juntada irregular que rgo a efetuou. - Remeter o processo ao rgo em questo apontando o erro verificado e solicitando que o regularize. b) Por razes de segurana, apenas o rgo que efetuou uma juntada irregular ter autoridade para corrig-la, e, em carter excepcional, o Protocolo da Unidade e o Protocolo Central da RUSP. c) Constituem juntada irregular: Ausncia de numerao de fls. Salto ou repetio de nmero

www.vendasapostilas.com.br Nmero ilegvel Ausncia de rubrica Ausncia de despacho de juntada Falta da ltima folha mencionada no Termo de juntada d) Para correo das irregularidades tipo, ausncia de despacho, ausncia de numerao e de rubrica nas folhas juntadas, o rgo responsvel dever: - Numerar e rubricar as folhas, em sequncia ltima folha existente nos autos. - Registrar no verso da folha imediatamente anterior juntada dos papis o respectivo termo de juntada. - Na ltima folha do processo efetuar despacho adicional de regularizao: Regularizada a juntada das folhas ............. a ................, providenciando-se a correo de ..............(mencionar o tipo de correo efetuada). (rgo, data, assinatura/carimbo) e) Para corrigir erros do tipo salto, repetio de nmero ou nmero ilegvel, o rgo responsvel dever: - Avaliar o erro ocorrido, examinando se no houve violao de segurana. - Se houve violao de segurana o processo dever ser remetido RUSP-DACA Diviso de Comunicaes Administrativas, com despacho expondo o motivo e as circunstncias verificadas, para que se efetuem anlises e encaminhamento para apurao dos fatos, instaurando, se necessrio, sindicncia administrativa. f) Constatado o erro, o rgo envolvido (aquele onde os enganos foram cometidos) dever: - Cancelar com um "X" a autenticao de todas as folhas que estiverem irregulares; No dever ser utilizado lquido corretivo, por questes de segurana. Da mesma forma, no podero ser efetuadas correes apagando-se erros e/ou alterando-se por cima da ocorrncia. Autenticar novamente as fls. (n das fls. e nome/rubrica). Na folha anterior as folhas corrigidas, e na ltima folha do processo efetuar o seguinte despacho:

www.vendasapostilas.com.br Regularizada nesta data, a juntada das fls. de n(s) ..........................(n das folhas que foram corrigidas), providenciando-se a correo de.........................(mencionar o tipo de correo efetuada). (rgo, data, assinatura/carimbo). g) Ainda que as juntadas posteriores tenham ocorrido em vrios outros rgos, cabe ao rgo que efetuou o primeiro erro de juntada no processo, regularizar todo o seu volume at o final, caso a numerao posterior fique incorreta. Nota : O Setor de Protocolo dever verificar se as correes efetuadas no alteraram citaes de folhas dadas em despachos anteriores. Caso haja alteraes, dever ser colocado ao lado do despacho, uma pequena informao referente aos novos nmeros de folhas, em funo da regularizao efetuada.

h) Caso a irregularidade refira-se ausncia da ltima folha juntada, o rgo responsvel dever: - Verificar se o erro no despacho de juntada (onde mencionou-se um intervalo de folhas indevido), esquecimento de incluso da folha, ou retirada indevida violando a segurana. - Trantando-se de retirada indevida, remeter o processo RUSP-DACA para as providncias administrativas. - Tratando-se de esquecimento de incluso da ltima folha, localiz-la e proceder a sua incluso no processo, cuidando em identificar o n de folha e rubricar. - Se o erro foi no Termo de Juntada (intervalo indevido dos nmeros) efetuar outro despacho, prximo ao anterior: No Termo de Juntada do dia.............., onde l-se "folhas de n .......... a ................", leiase " folhas de n ......" (intervalo correto de numerao)......... (rgo, data, assinatura/carimbo). - Efetuar o despacho adicional na ltima folha do processo": ("Regularizado o termo de juntada que consta na folha...." )

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Juntada de processos
Objetivo
Estabelecer procedimentos para juntada de um processo a outro processo.

mbito de aplicao
Todas as Unidades/rgos da USP.

Consideraes Gerais
1. A juntada de processos constitui-se na incorporao definitiva de um processo ao outro, extinguindo-se aquele que foi juntado e permanecendo em trmite apenas aquele que recebeu a juntada. 2. Executa-se quando observada a existncia de duplicidade de processos sobre um mesmo assunto ou correlatos que meream ser conduzidos em conjunto, transformandose num nico processo. 3. O processo com data de abertura mais antiga dever receber a juntada e permanecer com seu nmero em vigor. O processo com data de abertura mais recente ser considerado "juntado" e no ter mais trmite independente. 4. A juntada poder provocar alterao no assunto do processo ou do interessado. Nesse caso recomendada a regularizao dos dados de identificao constantes na capa. 5. A juntada deve obedecer ordem cronolgica dos documentos, todas as folhas do processo juntado passaro a constituir folhas do processo que recebeu a juntada, devendo ser remuneradss. 6. A solicitao de incorporao dever ser feita mediante despacho na ltima folha do processo. 7. A juntada de processos somente poder ser efetuada pelo Setor de Protocolo da Unidade ou Protocolo Central da RUSP. 8. Registrar no processo o respectivo termo de juntada.

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Procedimentos
Ao identificar-se a convenincia de juntada de dois ou mais processos, o Setor de Protocolo dever proceder como segue: 1- Instruir o rgo que solicitou a juntada para que efetue despacho na ltima folha de um dos processos envolvidos, mencionando quais devero ser juntados e expondo a razo da solicitao. 2- A juntada de processos que tratam do mesmo interessado e assunto poder ocorrer por iniciativa do prprio Setor de Protocolo, independente da ocorrncia de solicitao, devendo registrar o fato no despacho de juntada. 3- Efetuar a juntada, sempre o mais novo no mais antigo. 4- Eliminar a capa do processo que est sendo juntado e as possveis cpias de documentos. No esquecer de anotar o n do processo na 1 folha do processo a ser juntado, na frente do canto superior direito. 5- Renumerar e rubricar as folhas do processo juntado em sequncia numerao de folhas do processo que sofreu a juntada. 6- Tornar sem efeito a numerao de folhas anterior com um trao transversal em cima do nmero cancelado em vermelho. 7- Em espao disponvel , no verso da folha que precede a juntada do processo mais novo, efetuar despacho mencionando o nmero do processo juntado e o intervalo da nova numerao de folhas: "Segue juntada do processo n ......................., folhas de n ...................a ..................., ao presente. (rgo, data, assinatura/carimbo). 8- Repetir o despacho na ltima folha juntada; Providenciada a juntada do processo n ......................., folhas de n .................. a ............., em atendimento ao solicitado na folha...................(se no houver solicitao, descrever o motivo). (rgo, data, assinatura/carimbo). 9- Verificar se o assunto e o interessado descritos na capa precisam sofrer alguma alterao ou complemento. 10- Havendo necessidade de ajustes na descrio do Assunto ou do Interessado, providenciar despacho na ltima folha juntada: a) - Alterao de Assunto:

www.vendasapostilas.com.br Alterada a descrio do Assunto de: "............................(descrio anterior)..................." para "...........................(nova descrio)........................." (rgo, data, assinatura/carimbo). b) - Alterao de Interessado: Alterada a descrio do Interessado de: ".............................(descrio anterior)...................." para "............................(nova descrio)........................." (rgo, data, assinatura/carimbo) 11- Tendo concludo a juntada dos processos, acessar o Sistema de Protocolo Automatizado Proteos++ dar entrada nos processos, registrar a juntada dos processos, utilizando a transao "juntada". 12- Caso o processo precise de alterao no Assunto ou no Interessado, acessar a transao "Alterao" efetuar a devida regularizao dos dados. 13- Imprimir nova folha de identificao . 14- Substituir a folha de identificao no processo. 15- Caso a capa esteja danificada dever ser substituda. 16- Dar sada no processo para o Setor de destino e liberar para o trmite normal.

Regularizao da identificao de processos e protocolados

Objetivo
Estabelecer procedimentos para a regularizao de dados de identificao constantes nas capas de processos e protocolados.

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mbito de aplicao
Todas as Unidades/rgos da USP.

Consideraes Gerais
1- A regularizao de identificao consiste em ato formal atravs do qual: a) Altera-se algum dado da identificao do processo ou protocolado, seja porque detecta-se incorreo, seja porque o prprio dado sofreu atualizao. Ex.: Alterao do estado civil, com alterao do nome. b) Completa-se dados faltantes. Ex.: n do R.G., n funcional, n de convnio etc. 2- A alterao de dados contidos na capa de um processo, ou na identificao de um protocolado, assim como a regularizao de falhas de autuao, s podero ser efetuadas pelo Protocolo da Unidade onde efetuou-se a sua abertura, ou pelo Protocolo Central. 3- No permitida a alterao do nmero do processo ou protocolado, data e hora de abertura e Setor de abertura. 4- A regularizao do Interessado permitida quando, no decorrer do processo ou protocolado, ocorrerem situaes que tornem necessria a atualizao, tais como: - Alterao do nome, em funo de casamento, divrcio, etc., quando tratar-se de pessoa fsica. - Alterao da razo social, quando pessoa jurdica. - Alterao de nome de rgo interessado, quando ocorrer reestruturao interna. - Juntada de processo a outro, que implique em alterao de assunto da capa e, em decorrncia, tambm o interessado. Observao: Quando de alterao de nome do interessado, em processos tipo "Pessoal", devero ser regularizadas as capas de todos os processos existentes para o interessado. 5- Para que se proceda regularizao de identificao do Interessado ser necessrio: a) Solicitao formal por parte de rgo competente da Universidade, atravs de despacho no processo/protocolado ou atravs de ofcio, assegurando que foram atendidos todos os requisitos legais necessrios, tais como tipo de documento exigido, publicaes no DOE etc.

www.vendasapostilas.com.br b) Existncia de documento comprobatrio de alterao ocorrida, cujos originais ou cpias possam ser juntados ou referenciados no processo/protocolado. 6- A regularizao do Interessado tambm permitida quando for identificada a ocorrncia de erro quando da abertura do processo/protocolado, que possa ser comprovado pelos documentos iniciais. Nesse caso no necessria a solicitao formal atravs de despacho para que proceda a regularizao. 7- A regularizao do Assunto da capa permitida na ocorrncia de situaes, formalmente registradas, em que a descrio existente no mais corresponde ao objetivo do processo/protocolado: a) Juntada de um processo a outro, alterando o assunto do processo que recebeu a juntada. b) Existncia de descrio mal elaborada, ou erros de digitao , na ocasio da abertura do processo/protocolado, dificultando o imediato entendimento do contedo, ou dificultando a busca no sistema automatizado. 8- A alterao tambm permitida quando o acrscimo de algum dado relevante se faz necessrio para facilitar a recuperao da informao no Sistema Automatizado Proteos. Ex.: n de convnio, n funcional. 9- A regularizao do n do documento base tambm permitida, quando for cadastrada fora do padro estabelecido pelo Ofcio Circular DC-13/2681/DC. 10- O n da caixa Arquivo tambm pode ser alterada, toda vez que o processo sofrer remanejamento de caixa. 11- A regularizao de identificao, envolvendo alterao de dados da capa do processo/protocolado dever ser formalmente registrada no processo/protocolado, atravs de despacho esclarecedor.

Procedimentos
1- Assegurar-se de que a regularizao de identificao foi formalmente solicitada por rgo da USP. 2- Dependendo do tipo de regularizao, localizar no processo/protocolado documento comprobatrio. 3- Efetuar despacho na ltima folha do processo/protocolado, expondo a regularizao ocorrida: a) Alterao de Interessado:

www.vendasapostilas.com.br Alterado o nome do Interessado, na capa do presente, de.....................(nome anterior)...............para.......................(nome atual)................, conforme (despacho/documento) de fls.............. rgo, data, assinatura/carimbo. b) Alterao de Assunto: Alterado o Assunto, na capa do presente de: "................(descrio anterior).........................." para: ".....................(nova descrio)................, tendo em vista...................(expor os motivos da alterao).................... rgo, data, assinatura/carimbo. 4- Acessar o Sistema Proteos++ e dar entrada no processo/protocolado. 5- Atravs da transao Alterao efetuar a regularizao dos dados de identificao, conforme a solicitao contida no processo/protocolado. 6- Acessar a transao "Despacho" e registrar a alterao ocorrida. 7- Imprimir nova folha de identificao atravs da transao capa 8- Desmontar o processo/protocolado e substituir a folha de identificao. 9- Dar sada no processo e liber-lo para trmite normal.

Registro de informaes em processos e protocolados

Objetivo
Definir procedimentos para o registro de informaes em processos e protocolados.

mbito de aplicao
Todas as Unidades/rgos da USP.

Consideraes Gerais
1. Redao: ser adotado o estilo usual na Administrao Pblica, em linguagem concisa e restrita ao assunto, no sendo permitida rasuras nas informaes e pareceres.

www.vendasapostilas.com.br 2. O uso da ortografia oficial obrigatrio. 3. Toda deciso, providncia ou informao referente a um processo ou protocolado dever ser objeto de registro atravs de despachos ou lavratura de termos respectivos, fazendo-se constar o Setor, a data e a identificao de quem assinou. 4. Os registros devero ser efetuados em sequncia, e sempre na ltima folha juntada ao processo ou protocolado. 5. Visando reduzir o volume de papel em andamento, nos despachos em processos ou protocolados devero ser aproveitados os espaos em branco da ltima folha, inclusive de seu verso, ainda que se trate de ofcios, memorandos, ou documentos correlatos. 6. Os procedimentos do item 4 devero ser evitados apenas nos casos em que se trata de original de certides de qualquer origem, escrituras, documentos pblicos ou tipo de documento em relao ao qual torne-se prefervel preservar as caractersticas iniciais. 7. Quando houver mais registros a efetuar e a ltima folha, incluindo o seu verso, estiver esgotando-se, ser juntado folha em branco destinada a .novos despachos. 8. A folha em branco juntada dever ser numerada e rubricada. 9. A juntada da nova folha dever ser objeto de despacho na folha anterior, mencionando-se o seu nmero e a data de juntada. 10. As sobras de pgina passveis de despachos, quando no forem aproveitadas devero ser inutilizadas por meio de trao em diagonal.

Procedimentos
1. Efetuado o registro atravs de despachos ou lavratura de termos nos processos e protocolados os mesmos tambm devem ser registrados no Sistema Proteos++ 2. Dar entrada no processo/protocolado e atravs da transao Despacho registrar a informao.

Tramitao
Trmite de processos e protocolados

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Objetivo
Definir procedimentos que orientem as Unidades e rgos da USP sobre o trmite de processos e protocolados.

mbito de aplicao
Todos os rgos e Unidades da USP.

Consideraes gerais
1. Denominam-se pontos de tramitao todos os Setores por onde o processo ou protocolado passa depois que sai do Protocolo. Por exemplo Sees, Servios, Divises, Departamentos, etc. 2. Os encaminhamentos de processos e protocolados de um setor para outro, sero feitos diretamente pelos Setores envolvidos mediante despacho do rgo remetente na ltima folha, onde fique explcito o rgo a que se destina e a providncia dele esperada. 3. A tramitao de processos e protocolados, entre Unidades da USP, ser feita sempre atravs dos Setores de Protocolos, com exceo da Reitoria que a tramitao se faz atravs do Servio de Expedio. 4. Nenhum processo ou protocolado poder ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaos em branco regularmente inutilizados. 5. No ser permitida a tramitao de processos com a capa dilacerada, cabendo a substituio ao Protocolo da Unidade. 6. No ser permitida a tramitao de processos e protocolados "em mos". 7. Um dos objetivos para que o Sistema de Protocolo foi projetado o de registrar e informar a tramitao sofrida pelos processos e protocolados. 8. Todo o trmite de processos e protocolados dever ser obrigatoriamente registrado no Sistema Proteos. 9. Os prprios rgos remetentes e destino, ou os Protocolos das Unidades so os responsveis pela atualizao do Sistema. Registrando os dados do envio e do recebimento, atravs das transaes "entrada" e "sada", para evitar problemas de extravio de processos e protocolados. 10. O uso inadequado do Sistema, com o conseqente extravio de documentos em trnsito poder acarretar apurao de responsabilidade administrativa tanto para o Setor remetente como para o Setor de destino.

www.vendasapostilas.com.br 11. Os rgos detentores de processos e protocolados para providncias devero envidar esforos no sentido de minimizar o seu tempo de reteno.

Procedimentos
1. Envio: Ao efetuar o encaminhamento de processos e protocolados o rgo remetente dever documentar a remessa mediante despacho na ltima folha do processo ou protocolado indicando o rgo de destino e providncia esperada. Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++ e atravs da transao "sada" informar para qual Setor o documento deve ser encaminhado. 2. Recepo: Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++ e atravs da transao "entrada" registrar a confirmao do recebimento. O registro da entrada de processos e protocolados no setor deve ser obrigatoriamente realizada no momento da recepo dos documentos. 3. Controle: SETORES DAS UNIDADES: Os Setores envolvidos com tramitao de documentos, utilizando-se do Sistema de Protocolo podero emitir relatrios de controle para um melhor desempenho das suas atividades . O Proteos++ permite extrao dos seguintes relatrios: Documentos extraviados enviados por um Setor ou Unidade. Documentos retidos em um Setor. Documentos com entrada em um Setor em um dado perodo. Documentos com sada de um Setor em um dado perodo. Documentos enviados para um Setor dado com/sem entrada neste Setor em um dado perodo. PROTOCOLOS DAS UNIDADES: Os Servios de Protocolo so responsveis em gerenciar e controlar as atividades de trmite de processos e protocolados do seu rgo de origem, utilizando-se dos relatrios oferecidos pelo Sistema.

www.vendasapostilas.com.br Identificados os casos de processos ou protocolados parados ou extraviados deve solicitar ao rgo responsvel esclarecimentos ou providncias quando necessrio.

Entrada
Objetivo
Estabelecer procedimentos para dar entrada de processos e protocolados em um Setor.

mbito de aplicao
Todos os rgos e Unidades da USP.

Consideraes gerais
O setor deve efetuar a entrada de processos e protocolados no momento da recepo.

Procedimentos
1. Verificar se o documento deve tramitar pelo Setor e tem despacho de encaminhamento aposto ltima folha. 2. Registrar a entrada do documento no Sistema Proteos++ atravs da transao ENTRADA

Sada
Objetivo
Estabelecer procedimentos para dar sada de processos e protocolados de um Setor.

mbito de aplicao

www.vendasapostilas.com.br Todos os rgos e Unidades da USP.

Consideraes Gerais
O setor deve registrar a sada dos processos e protocolado apenas no momento do envio de modo que o registro no sistema seja fiel ao procedimento manual.

Procedimentos
1. Verificar se o documento tem despacho de encaminhamento aposto ltima folha. 2. Registrar a sada do documento no Sistema Proteos++ atravs da transao SAIDA

Despacho
Objetivo
Definir procedimentos para o registro de informaes em processos e protocolados.

mbito de aplicao
Todas as Unidades/rgos da USP.

Procedimentos
3.1- Redao: ser adotado o estilo usual na Administrao Pblica, em linguagem concisa e restrita ao assunto, no sendo permitida rasuras nas informaes e pareceres.

Cuidados com o manuseio de processos e protocolados

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Objetivo
Estabelecer procedimentos para um correto manuseio dos processos durante a sua tramitao.

mbito de aplicao
Todos os rgos e Unidades da USP.

Procedimentos
3.1- O anverso da 1 folha das capas dos processos no poder ser carimbado, receber notas ou escritos de qualquer natureza, salvo a indicao de numerao ou arquivamento. 3.2- Os processos ou protocolados com capas danificadas ou desgastadas (em funo da utilizao constante ou outras razes) devero ser encaminhadas ao Setor de Protocolo da Unidade para substituio. 3.3- Os processos ou protocolados com indcios de mutilao ou adulterao no podero tramitar, devendo ser remetidos ao Protocolo Central da RUSP para anlise do ocorrido. 3.4- O Protocolo Central identificar o Setor no qual originaram-se os fatos e a ele encaminhar o processo ou protocolado para apurao de responsabilidades. 3.5- Os funcionrios que manusearem os processos zelaro pela ordem destes.

Arquivamento
Arquivamento de Processos
Objetivo
Estabelecer procedimentos para o arquivamento de processos.

mbito de aplicao

www.vendasapostilas.com.br Todos os rgos e Unidades da USP.

Consideraes Gerais
1 - Nenhum processo ser arquivado sem o despacho de autoridade competente. 2 - So autorizados a determinar o arquivamento de processos: - Reitor - Chefe de Gabinete - Vice-Reitor - Pr-Reitor - Coordenador Geral - Secretrio Geral - Procurador Chefe - Diretor de Unidade - Prefeito - Assistente Tcnico - Diretor de Departamento - Diretor de Diviso - Supervisor Administrativo - Chefe de Seo 3 - No processo a ser arquivado, dever constar, obrigatriamente, a expresso "ARQUIVE-SE". 4 - Sero responsveis pelos danos causados Universidade as autoridades que determinarem o arquivamento de processos ainda pendentes de soliuo. 5 - Cabe ao Setor de Arquivo verificar a regularidade de processos antes de proceder ao arquivamento observando: - a existncia de despacho final; - a regular numerao de todas as folhas; - a inutilizao de todos os espaos em branco;

www.vendasapostilas.com.br - possveis divergncias nos autos com as normas estabelecidas no Manual de Rotinas. 6 - diretoria da rea de Comunicaes Administrativas da Reitoria ou Assistncia Tcnica para Assusntos Administrativos das Unidades da USP caber o encaminhamentoda soluo das irregularidades observadas nos processos destinados a arquivamento. 7- Nenhum processo poder ser arquivado com documento na contracapa. 8 - Processos apensados no podem ser arquivados. 9 - Depois do arquivamento o processo somente poder sair do Setor de Arquivo nos seguintes casos: - para consultas, mediante solicitao; - para juntada de documentos a ele referente.

Procedimentos
1- Recepo Receber todos os processos destinados ao Arquivo pelos diversos setores da USP. 2 - Preparao Conferir os processos recebidos antes do arquivamento observando: - a existncia do respectivo despacho "ARQUIVE-SE", pela autoridade competente; - numerao regular de todas as folhas; - falta de folhas (localizar termo de desentranhamento); - inutilizar espaos em branco; - colocar no processo, caso esteja correto, o carimbo de "confere a numerao de folhas". NOTA: Processos com irregularidades, devolver Diretoria da rea ou Assistncia Administrativa para encaminhamento e soluo. 3 - Arquivamento Separar os processos entre: - os que esto tendo sua primeira entrada no Arquivo;

www.vendasapostilas.com.br - os que esto retornando. - acessar o Sistema Proteos ++, registrar "entrada" nos processos. - acessar a transao "arquivamento", digitar o nmero dos processos e atribuir um n. de caixa para o processo novo. - os processos que j tem arquivamento anterior, dar "entrada" no Sistema Proteos ++ e atravs da transao especfica registrar o novo arquivamento, informando o n. de caixa correspondente. - se aps o retorno do processo, no houver mais espao na caixa correspondente, registrar outro arquivamento no sistema com um novo nmero de caixa dentro do mesmo ano. 4 - Acondicionamento Os processos so acondicionados em caixas (madeira, papelo ou polionda), numeradas e dispostas por ordem de ano de abertura, ou seja, todo ano a numerao comea no 01 e vai at o infinito. 5 - Arquivamento de processos de pagamento - Boletim de Caixa - procedimento exclusivo do Arquivo Central da Reitoria. - conferir a existncia na ltima folha do comprovante do respectivo pagamento. - separar para serem arquivados, pela ordem de ano e data de pagamento. - acessar o Sistema Proteos ++ registrar "entrada" nos processos, atravs da transao "Arquivamento Contbil" digitar o nmero do processo, nmero da caixa de arquivo, no campo "DTBC" informar a data do pagamento. (formato DD/MM/AA). 6- Acondicionamento de processos de pagamento - Boletim de Caixa - os processos so acondicionados em caixas de madeira, dispostas em ordem de ano, data de pagamento (BC) e n. de caixa.

Desarquivamento
Objetivo
Definir procedimentos para o Desarquivamento de processos.

mbito de aplicao

www.vendasapostilas.com.br Todos os rgos e Unidades da USP.

Consideraes Gerais
1 - O desarquivamento de processos somente ser permitido nos seguites casos: - para consultas; - para juntada de documentos a ele referente. 2 - O desarquivamento de processos somente ser efetuado mediante requisio formulada por Chefe de nvel igual ou superior ao de Seo. 3 - Os processos administrativos disciplinares, de sindicncias ou que contenham matria reservada s podero ser desarquivados e requisitados pela Consultoria Jurdica, Gabinete do Reitor, CODAGE, e pelos presidentes das Comisses de Processos Administrativos ou de Sindicncias. 4 - Os processos de pagamento, integrantes de Boletim de Caixa, arquivados no Arquivo Central da Reitoria, no podero tramitar junto s Unidades e rgos (Ordem de Servio DF 01/90 e CIRC/2099/CODAGE). 5 - A consulta aos mesmos dever ser realizada "in loco". 6 - Se necessrio sero fornecidas cpias xerogrficas de documentos integrantes desses processos, mediante solicitao encaminhada ao Diretor da Diviso de Comunicaes Administrativas do Departamento de Administrao da CODAGE. 7 - O Protocolo Central da RUSP est autorizado a requisitar qualquer tipo de processo para juntada de documento, com exceo dos mencionados no tem 3. 8 - Unidades e rgos da USP s podero solicitar ao Arquivo Central da RUSP, processos originrios de sua unidade ou a ela pertinente. 9 - Unidades e rgos da USP podero consultar processos originrios de outras unidades, que estejam no Arquivo Central da RUSP, mediante solicitao por escrito e autorizao do Coordenador da CODAGE.

Procedimentos
1 - Desarquivamento - O desarquivamento permite reativar o processo para tramitao com a finalidade de atender pedidos de consulta ou para efetuar a juntada de documentos. 2 - Pedido e Sada de Processos

www.vendasapostilas.com.br - Os pedidos podero ser efetuados por telefone, por formulrio prprio ou por correio eletrnico (e-mail). - Providenciar o desarquivamento dos processos. - Colocar nos processos que esto saindo do arquivo, carimbo correspondente a encaminhamento de processos e despach-los. - Registrar no Sistema Proteos ++ atravs da transao "desarquivar". - Dar "sada" ao setor solicitante.

Eliminao de Processos
Objetivo
A eliminao de processos feita de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos da Universidade de So Paulo. O endereo eletrnico do SAUSP para consulta Tabela de Temporalidade de documentos: http://www.recad.usp.br/sausp

Conceitos Bsicos de Prototocolo e Arquivo

ABERTURA DE PROCESSO ABERTURA DE PROTOCOLADO ACESSO ACONDICIONAMENTO ANEXAR APENSAMENTO

Ato de registrar um processo no Sistema de Protocolo PROTEOS. Ato de registrar um protocolado no Sistema de Protocolo PROTEOS. Possibilidade de consulta a documentos. Processo de embalagem destinado a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. Ver juntada de documento. O apensamento o ato de anexar um processo a outro, quando este deve servir de elemento elucidativo ou subsidirio para instruo daquele, continuando ambos com existncia prpria e independente. , portanto, uma unio de processos em carter temporrio. Operao que consiste em guardar documentos nos seus devidos lugares, em rea que lhes so prprias. 1. Conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos.

ARMAZENAMENTO ARQUIVAMENTO

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2. Ao pela qual a autoridade administrativa determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao. ARQUIVO 1. Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por processo de acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, e conservados em decorrncia de seu valor. 2. Entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo processamento tcnico e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. 3. Edifcio ou uma das partes em que so guardados os documentos. 4. Pea de mobilirio destinada guarda de documentos. ASSUNTO AUTOS AUTUAO EM PROCESSOS Tema representado num documento por um conceito ou combinao de conceitos. Conjunto de documentos que constituem um processo. Ato de reunir numa s pasta um conjunto de documentos sempre que o contedo e a importncia do assunto exigirem tramitao pelas vrias Unidades ou rgos da USP, visando encaminhamento, manifestao ou deciso administrativa. 1. Denomina-se busca a procura de processos j existentes que tem relao com papis que so recebidos. 2. Sistema de Protocolo PROTEOS ++ busca atravs de palavras chaves ou descritores. Informa a localizao lgica dos processos que foram abertos na USP, bem como disponibiliza as informaes que compe a capa do processo. CONSULTA DESANEXAR DESAPENSAMENTO DESCRITOR DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS DESPACHO DETALHAMENTO DE ASSUNTO DOCUMENTAO Busca direta ou indireta de informaes. Ver desentranhamento de documento. O desapensamento o procedimento inverso ao apensamento. Consiste em desanexar um ou vrios processos. Palavra, expresso ou smbolo que representa o contedo de um documento para fins de recuperao da informao. Procedimento inverso ao da juntada de documento ou entranhamento. Consiste em desanexar um ou mais documentos de um processo. Registro por escrito de uma deciso ou providncia relacionada ao assunto do Protocolado ou Expediente. Informaes complementares ao assunto padro tais como datas de vencimento, valores, nmeros de notas fiscais, descrio de mobilirio, equipamentos, itens de despesa, etc. 1. Conjunto de documentos. 2. Disciplina que trata da organizao e do processamento de documentos ou dados, incluindo identificao, anlise, armazenamento, recuperao e disseminao da informao. DOCUMENTO 1. Unidade constituda pela informao e seu suporte (meio onde a informao reside: papel, disquete, etc.). 2. Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm. DOCUMENTO BASE Documento inicial que servir como referncia formal para abertura de um processo ou protocolado. A identificao do documento base dever ser registrada de forma especificada no Of. Circ. DC-13/26/81/DC/6/11/81 : setor emitentente do doc. / num. do documento ANO / Setor superior do emitente / data DFCP/200 98/DF/220898 DFCP = setor emitente; 200 = nmero do ofcio; 98 = ano do ofcio; DF = setor superior do setor emitente;

BUSCA

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220898 = data Para documentos com emitente externo utilize as iniciais do emitente. Para documentos sem nmero represente apenas o ano: Ex: Requerimento de Eduardo da Silva com data de 31/05/98 98/REQ/ES

ENTRANHAMENTO GESTO DE DOCUMENTOS

Ver juntada de documento. Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referente produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Pessoa, empresa, rgo da USP, rgo do governo ou outra entidade diretamente afetada pelas decises tomadas em relao ao assunto do Processo ou Protocolado. Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo informaes ou despachos a um protocolado ou processo. Os documentos so inseridos no processo obedecendo ordem cronolgica de sua apresentao. A juntada de processos consiste na incorporao definitiva de um processo ao outro, quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas. O processo de origem mais recente ser incorporado ao anterior, prevalecendo o n mais antigo. Declarar por escrito um ato ou fato associado ao protocolado ou processo. Palavra ou grupo de palavras retiradas do texto de um documento, para indicar seu contedo e facilitar sua recuperao. 1. Termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. 2. O nmero de protocolo que registra o primeiro documento com o qual o processo aberto, repetido externamente na capa, o elemento de controle e arquivamento do processo.

INTERESSADO JUNTADA DE DOCUMENTO

JUNTADA DE PROCESSOS

LAVRAR TERMO PALAVRA-CHAVE PROCESSO

PROTOCOLADO

1. Documento ou conjunto de documentos que envolvam providncias ou solues. 2. registrado no Sistema de Protocolo Automa PROTEOS. Constitui uma autuao provisria, somente deve ser feita quando o processo sobre o assunto no estiver disponvel. Tomadas todas as decises e providncias pertinentes ao assunto deve ser juntado ao processo referente.

PROTOCOLAR PROTOCOLO

Registrar no Sistema de Protocolo PROTEOS, atribuindo-se um cdigo de identificao. 1. Denominao geralmente atribuda a setores encarregados de recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. 2. Comprovante da recepo de documentos caracterizados por um nmero que tambm registrado no respectivo documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

SISTEMA DE PROTOCOLO DA USP TRAMITAO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

Sistema que tem por objetivo armazenar e fornecer informaes que identifiquem a existncia e a localizao de documentos que envolvam o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica de interesse da USP. 1. Denominam-se pontos de tramitao todas as Unidades por onde um processo eventualmente passa depois que sai do Protocolo. 2. Sequncia de diligncias e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, at seu julgamento ou soluo.