El correo electrnico o e-mail se ha convertido en el medio ms comn y rpido para la comunicacin personal o de trabajo, a la vez que ha servido para

reactivar el gnero epistolar como modo de presentacin de productos y empresas. Adems de transmitir informacin, el e-mail proyecta la imagen del trabajador y de la empresa. Por eso, todos los documentos que se enven por este medio debern estar perfectamente confeccionados y corregidos, ya que una carta con errores gramaticales, ortogrficos o de puntuacin acabar con la paciencia del lector y deteriorar la imagen de quien la enva. La misma facilidad de difusin de los mensajes enviados a travs de correo electrnico es la causante de ciertos inconvenientes, ya que una vez enviados, se pierde el control sobre ellos y ya no hay forma de recuperarlos ni de modificarlos. De modo que apretar una tecla equivocada, por ejemplo, puede hacer que un mensaje personal llegue a las direcciones de personas relacionadas con el trabajo, y a la inversa, que en la direccin de correo laboral se reciban mensajes privados. Cmo componer un e-mail En el caso de las cartas privadas, las reglas de composicin son las mismas que para las cartas tradicionales. Sin embargo, en el caso de asuntos relacionados con el trabajo se deben tener en cuenta ciertos factores de riesgo y algunos detalles para evitar situaciones que puedan comprometer la imagen o incluso la seguridad del puesto de trabajo. Indicar en el apartado destinado al "asunto de un mensaje" cul es su objetivo puede ser una de las razones por las que el destinatario se decida a abrirlo o bien opte por lo contrario, eliminarlo sin leerlo, en especial cuando se trata de mensajes de trabajo. Consejos tiles para componer un e-mail Para evitar problemas es conveniente observar algunos consejos sobre los cuidados que hay que tener a la hora de componer un e-mail: - Antes de crear el mensaje, decidir cul es el medio ms apropiado para enviarlo o transmitirlo: dependiendo de la confidencialidad o privacidad de la informacin se puede elegir entre el correo tradicional, el telfono o los servicios de mensajera. - Expresarse de forma concisa y directa para que el receptor, o receptores, pueda comprender el contenido principal del mensaje. - Revisar siempre la ortografa, la gramtica y la puntuacin del mensaje. - No utilizar nunca el correo electrnico en caso de tratarse de comunicaciones conflictivas o estrictamente privadas.

Estructura del correo electrnico Cuando se abre un programa de correo electrnico, de los cuales existen muchos en el mercado, aparece una ficha en la que hay que indicar una serie de datos: la direccin del emisor del mensaje, la del receptor (o receptores), el asunto del mensaje y el cuerpo propiamente del mismo. Pero tambin pueden realizarse otras operaciones, como enviar un fichero, que se comentarn ms adelante. El asunto Lo que aparece en este apartado es lo que hace que una persona rechace (elimine) o abra el mensaje. Mientras en las cartas personales lo que se escriba en este apartado es slo un detalle ms o menos divertido o atractivo, en cuestiones de trabajo puede cobrar mayor relevancia. Por eso es importante resumir el tema del que trata el e-mail de forma efectiva. Escribir un e-mail efectivo En el mundo laboral y comercial, el e-mail no se diferencia mucho de la carta comercial convencional: debe ser claro, conciso e "inofensivo" para el receptor. A pesar del carcter inmediato del e-mail, es necesario pasar por un proceso de composicin del documento para captar la atencin del lector. Consejos prcticos para redactar un e-mail efectivo - Utilizar frases cortas y fciles de leer y entender. Las frases largas son especialmente difciles de leer en la pantalla. - Evitar los errores ortogrficos, ya que dan muy mala imagen del emisor, y los prrafos confusos o incomprensibles. Un mensaje confuso tiene muchas probabilidades de ir a la papelera sin ser ledo. - Limitar el contenido de las frases a una idea principal para facilitar su lectura y comprensin. - Subrayar o resaltar los datos ms importantes del mensaje. Ejemplo Un e-mail incomprensible

Le escribo este e-mail para confirmar que la empresa de restauracin de fachadas de la que soy responsable comenzar el arreglo de su finca de la calle Princesa 12 la semana que comienza el 1 de junio, y esperamos completar el trabajo en 25 das, pero es necesario que sepa que las condiciones atmosfricas pueden variar el tiempo de duracin de la obra, por lo que si llueve es probable que no logremos cumplir el plazo previsto para terminar las obras en la fecha lmite establecida. Un mensaje de estas caractersticas es muy probable que acabe directamente en la papelera. Ejemplo Un e-mail comprensible Le escribo este e-mail para confirmar que comenzaremos la restauracin de la finca ubicada en la calle Princesa 12 el da 1 de junio. El plazo previsto para acabar las obras es de 25 das, salvo que las condiciones atmosfricas lo impidan. Esta segunda versin resulta ms comprensible y concisa que la primera y con seguridad funcionar mejor. La importancia de organizar el correo electrnico A medida que el volumen de mensajes aumenta, tanto la bandeja de entrada (de mensajes recibidos) como la de salida (mensajes enviados) comenzar a cargarse. Mantener el correo electrnico organizado evita la prdida de cartas o documentos importantes y adems facilita la localizacin de los textos. Cmo organizar los mensajes recibidos Organizar la bandeja de entrada evita la acumulacin intil de mensajes, que pueden llegar a colapsar el correo. En ella slo deben conservarse los ms recientes o los pendientes de revisin. Una vez pierden vigencia o importancia lo mejor es eliminarlos. Para conservar de forma organizada todos los mensajes en carpetas creadas para este fin, se debe proceder del siguiente modo: - Seleccionar el documento que desea guardar. - Seleccionar la carpeta donde se quiere guardar dicho documento. - Poner un nombre al documento. - Hacer clic en la opcin Guardar.

Cmo adjuntar archivos a los mensajes Una de las enormes ventajas que ofrece el correo electrnico es la posibilidad de enviar y recibir archivos de datos sin necesidad de realizar copias en disquetes ni de desplazarse a otro lugar para obtener la informacin que se precisa. Por ejemplo, un trabajador puede desarrollar sus tareas desde su propio domicilio disponiendo de los documentos con los que est trabajando. En general, este tipo de informacin se enva en forma de archivo adjunto, es decir, no se introduce en el cuerpo del e-mail sino que es un documento independiente que se aade al mensaje. El proceso es bastante sencillo - Seleccionar la opcin adjuntar en la pantalla. Puede aparecer indicada con esta palabra o con la imagen de un "clip". - Seleccionar el documento que se desea adjuntar en el directorio en el que se encuentre. - Repetir el proceso si se desea enviar ms documentos. - Confirmar en pantalla si el mensaje contiene los documentos deseados. Antes de enviar un archivo de datos es necesario tener en cuenta: - Si el destinatario del archivo est equipado con el equipo informtico necesario para recibirlo. No tendra sentido enviar un archivo demasiado voluminoso o complejo (como un archivo de imgenes en movimiento) a un usuario con un ordenador incapaz de abrirlo, ya que no slo sera un envo intil, sino que adems podra causar problemas al destinatario. - Si el volumen de informacin que se necesita enviar es pequeo, suele ser preferible escribirla directamente sobre el cuerpo del e-mail en vez de enviarla en un archivo independiente. - Si se utiliza esta funcin, comprobar sistemticamente que no existen virus informticos en los archivos recibidos. Para protegerse contra los virus informticos hay que disponer de una versin actualizada de un programa antivirus, ya que muchos de ellos se propagan mediante el envo de archivos adjuntos.

Fuente bibliogrfica: Mster Biblioteca Prctica de Comunicacin 2007 EDITORIAL OCEANO Cdigo documento: 441072