Programa Lderes Inovadores 2012

Programa de Formao Lderes Inovadores 2012 Eficcia e Gesto Pessoal

Adelaide Franco 18 Maio 2012

Em parceria com

Agenda
Perfis de Competncia na Liderana Escolar Os Pilares da Eficcia Pessoal A Gesto do Tempo O Planeamento A Gesto de Reunies A Comunicao

Exerccio de Grupo 10 m

Coordenador de Departamento
Competncias?

Director de Turma Coordenador de Projecto Direco da Escola

Competences Wheel
www.microsoft.com/education/en-us/Training/Competencies

6 reas-Chave

39 Competncias
( Lominger 2006)

reas de Competncias
Excelncia Individual
(13)

Competncias Estratgicas
(8)

Competncias Operacionais
(9)

Competncias Organizao
(4)

Coragem
(3)
(2)

Resultados

Excelncia Individual
Valorizar a Diversidade

Compaixo
Foco no Cliente Humor Integridade e Confiana Competncias Interpessoais

Escuta Activa
Gesto de Relaes Interpessoais Gesto da Viso e Propsito Motivar os outros

Negociao
Aprendizagem Pessoal e Desenvolvimento

Construir equipas eficazes

Valorizar a Diversidade
Gere todo o tipo de pessoas de forma equitativa, apoiando um tratamento igual e justo de todos. Promove um clima de incluso, onde a diversidade de ideias e opinio so livremente partilhados e debatidos.

?
Construo equipas de trabalho com pessoas que representam uma variedade de pensamentos, raas, culturas, grupos de idade, gnero? me aperceba?

?
Que esteretipos e

preconceitos influenciam a
minha avaliao sem que eu

Compaixo
Preocupa-se genuinamente com as pessoas e com os seus problemas. Est disponvel e pronto
para ajudar. Demonstra verdadeira empatia com as alegrias e tristezas dos outros.

?
Em que situaes sou particularmente sensvel com as alegrias e dores dos outros?

?
Consigo encontrar, nas ltimas semanas, pelo menos um exemplo onde se tivesse

mostrado mais compaixo teria

melhorado o resultado da situao?

Humor
Tem um senso de humor positivo e construtivo, podendo us-lo para aliviar a tenso em algumas situaes. capaz de se rir de si prprio e com os outros

?
Quais foram as situaes humorsticas na minha vida que me ensinaram qualquer coisa?

??
Quando confrontado com uma situao potencialmente difcil, existir alguma maneira em que o humor me pode ajudar e me possa conduzir a um melhor resultado?

Foco no Cliente
Est comprometido com a satisfao das expectativas e exigncias de todas as partes internas e externas. Tem presente os seus interesses na tomada de decises e aco.Valoriza a qualidade na prestao de servio ao cliente

?
Sou capaz de ouvir uma
reclamao sem ser defensivo? algum ?

?
De que forma posso, hoje,

exceder as expectativas de

Integridade e Confiana
confivel e visto como um indivduo directo e verdadeiro. Apresenta informaes realistas de modo adequado e til. capaz de manter confidencialidade. Admite os seus prprios erros e no deturpa informao para proveito prprio

?
Consigo ser honesto com meus comentrios e opinies mesmo quando so impopulares na minha organizao?

?
Sou capaz de admitir e assumir abertamente os meus erros?

 caloroso e fcil de abordar. Constri relacionamentos construtivos e eficazes. Usa diplomacia e tacto para dissipar situaes de tenso. Tem um estilo e charme que coloca ao outros vontade e sem hostilidade..

?
Consegui manter a calma da
ltima vez que fui verbalmente atacado ou criticado?

??
Quando foi a ltima vez que me apresentei de forma cordial a um estranho?

Escuta Activa

Pratica a escuta atenta e activa. Tem pacincia para ouvir as pessoas. Consegue entender e parafrasear as

opinies dos outros, mesmo quando no concorda

?
Quando estou a ouvir a algum, estou a pensar no que lhe vou dizer quando ele

?
Algum me agradeceu, ultimamente, e me disse que sou um boa ouvinte?

ou ela terminar?

Gesto de Relaes
Relaciona-se de forma positiva com as pessoas independentemente das suas posies. visto como um membro da equipa e cooperativo. Resolve problemas para o bem de todos

?
Que pessoas posso
incentivar a colaborar entre si e a juntar esforos para alcanar os objectivos da organizao?

?
Que tipo de reunio ou encontro
informal posso organizar para conversar com algum com quem tenho problemas de relacionamento na organizao?

Gesto da Viso
capaz de comunicar e partilhar, de forma persuasiva e inspirada, a sua viso ou propsito central . capaz de inspirar e motivar toda a organizao

?
As minhas palavras e

??
Quais so as questes crticas
que posso enfrentar ao apresentar uma nova misso ou viso, e como me devo preparar para a comunicar

aces esto alinhadas

com a Misso e a Viso que transmito para a Organizao?

Motivar os Outros
Cria um clima de trabalho onde as pessoas do o seu melhor. Consegue avaliar aproveitar o
potencial de cada pessoa. Promove a confiana e atitude optimista. algum com quem as pessoas gostam de trabalhar.

?
Como posso reconhecer e celebrar os resultados da minha equipa?

?
Conheo qual o tipo de desafios que mobiliza e motiva os elementos da

minha equipa ?

Negociao
Consegue negociar habilmente mesmo em situaes difceis. Obtm consensos sem prejudicar
a relao entre as partes, encontrando solues criativas que satisfazem todos os envolvidos

?
Quando lido com uma situao

?
Consegui alcanar uma

conflitual procuro, em primeiro

lugar, estabelecer o terreno comum de ambas as partes?

soluo win-win numa

situao de conflito recente?

Aprendizagem e Desenvolvimento Pessoal

Est pessoalmente empenhado e trabalha activamente para melhorar a si prprio; Reconhece a necessidade de melhoria pessoal, interpessoal e de competncias de gesto. Procura

continuamente feedback..

?
O que posso aprender
com os meus sucessos recentes? O que posso aprender com os meus insucessos ou falhas?

??
O que necessrio mudar na minha aco para obter mais resultados? Estou disponvel para experimentar novos mtodos para trabalhar

melhorar?

Construir Equipas Eficazes

Constri equipas coesas dentro da Organizao. Partilha vitrias e sucessos para que cada membro da equipa se sinta valorizado e apreciado.

Belbin Test .
Questionrio que identifica estilos de trabalho em Equipa.

Permite compreender as dinmicas de grupo e como aproveitar o melhor de cada elemento uma adaptao do Questionrio Belbin Team Roles

www.belbin.com

Belbin Test .
1 . Para cada Grupo de Questes, identificar as afirmaes que mais se adequam ao vosso estilo pessoal. Distribuem 10 pontos pela frases seleccionadas

Competncias Estratgicas
Criatividade Lidar com a Ambiguidade

Qualidade da Deciso e Resoluo de Problemas

Competncias Tcnicas/Funcionais Acutilncia Mental Aprendizagem Agilidade Estratgica e Gesto da Inovao Aprendizagem Tcnica

Coragem

Gesto de Conflitos

Gesto de Talentos

Gesto de Crise

Competncias de Organizao

Conforto perante a Autoridade

Agilidade Organizacional

Competncias de Apresentao

Comunicao Escrita

Competncias Operacionais
Desenvolver pessoas Liderar pessoas
Gerir e avaliar o trabalho Gerir atravs de Processos e Sistemas Organizar Planear Definir Prioridades Gerir o Tempo Tomar Decises

Competncias Operacionais

Desenvolver Pessoas
um construtor de pessoas, fornecendo desafios e apresentando tarefas que promovem o desenvolvimento pessoal e profissional da sua equipa. Encoraja os membros da sua equipa para o seu desenvolvimento

Liderar Pessoas
Comunica orientaes claras. Define metas ambiciosas e atribui responsabilidades que promovem o potencial das pessoas. Estabelece um plano de trabalho exequvel e distribui as tarefas de forma equilibrada pela equipa

Competncias Operacionais Gerir atravs de Processos e Sistemas

Constri planos, metodologias e processos visando a concretizao dos resultados. Simplifica processos complexos. Obtm mais com menos recursos.

Gerir e Avaliar o Trabalho

Atribui, de forma clara, responsabilidades pelas tarefas e decises definindo

objectivos claros, processos de

monitorizao, acompanhamento dos resultados e avaliao.

Competncias Operacionais
Consegue organizar os recursos disponveis (pessoas, financiamento, apoio material,) para concretizar os objectivos. Pode organizar vrias actividades ao mesmo tempo para atingir uma Organizar meta. Utiliza recursos de forma eficaz e eficiente

Planear

Determina com preciso a durao e a dificuldade das tarefas e projectos. Define metas realistas e mensurveis; define prioridades e parmetros de tempo para realizar tarefas e projectos. Antecipa obstculos e desenvolve planos de contingncias para redireccionar tarefas de forma a que o trabalho no seja perdido

Definir Prioridades

Gasta seu tempo e o tempo dos outros no que importante. Focaliza a sua ateno nos factores crticos e coloca os aspectos acessrios de parte. Consegue perceber rapidamente o que vai ajudar ou prejudicar a realizar um objectivo factores crticos de sucesso.

Tomar Decises

Toma decises em tempo til, mesmo com informaes incompletas e sob prazos apertados e presso

Competncias Operacionais
Gerir e Avaliar o Trabalho
Atribui, de forma clara, responsabilidades pelas tarefas e decises definindo objectivos claros, processos de monitorizao, acompanhamento dos resultados e avaliao.

Gerir atravs de Processos e Sistemas

Constri planos, metodologias e processos visando a concretizao dos resultados. Simplifica processos complexos. Obtm mais com menos recursos.

Gesto do Tempo

Usa seu tempo de forma eficaz e eficiente. Concentra os seus esforos nas prioridades mais importantes; Consegue realizar vrias tarefas ao mesmo tempo sem perder qualidade

A Gesto do Tempo

86.400
Nmero mgico da Gesto de Tempo!

4D

Frmula da Gesto de Tempo!

Melhorar a Gesto de Tempo

Escolha
Desejo
Deciso

Aco
Determinao

Disciplina

Exerccio Avaliao de Gesto do Tempo (5+5 minutos)

Questione-se
Onde estou a perder o meu tempo? Onde estou a investir o meu tempo?

O que devo eliminar?

O que me motiva? Partilhe com o colega ao seu lado os resultados da sua reflexo

As Leis da Gesto de Tempo

Lei das Sequncias Homogneas de Trabalho
Todo trabalho interrompido ser menos eficaz e levar mais tempo do que se for executado de modo contnuo. Assim, importante evitar as interrupes.

Lei de Parkinson
O Tempo investido num trabalho varia em funo do tempo disponvel (e no do necessrio).

As Leis da Gesto de Tempo

Lei da Dimenso Subjectiva do Tempo
O tempo tem uma dimenso objectiva e uma dimenso subjectiva, que funo do interesse pela actividade exercida. importante ter em considerao a dimenso subjectiva do tempo.

Lei da Contra-Produtividade do Tempo

Para alm de um certo limite horrio, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa. importante que haja um equilbrio. Saiba parar para fazer outra coisa.

Tipos de Tarefas e Ciclos de Energia

Ritmo Biolgico

Pessoas Madrugadoras : Pessoas que saltam da cama nas primeiras horas da manh, cheias de energia e entusiasmo. Pessoas Noctvagas: Pessoas que preferem dormir at tarde e que se tornam mais produtivas medida que o dia avana.

Qual o seu Horrio Nobre?

Tipos de Tarefas e Ciclos de Energia

Tarefas que utilizam memria a curto prazo (6h 10h)
Tarefas como reviso de ltima hora de testes/projectos tornam-se mais eficientes num horrio mais matutino.

Tarefas Cognitivas (8h 12h)

Tarefas cognitivas ou mentais, tais como ler, calcular e mais relacionadas com a resoluo
de problemas, sero mais eficientemente resolvidas durante a manh.

Tarefas que exigem Memria de Longo Prazo (13h 16h)

Tarefas como memorizao de discursos e informaes necessrias para executar algo, tornam-se mais eficientes neste horrio.

Tipos de Tarefas e Ciclos de Energia

Tarefas Manuais (12h 18h)
Tarefas manuais como teclar no computador e bricolage, etc, so mais indicados para serem desempenhados nestes horrios.

Tarefas Fsicas(17h-20h)
Tendo em conta os ciclos biolgicos, mais indicado investir em actividades fsicas mais ao final da tarde, quando a coordenao muscular est no seu auge. Os estudos mostram que o trabalho corporal se torna mais eficiente ao final da tarde/noite. Exercitar o corpo 5 horas antes da hora

do sono melhora a qualidade do sono.

Tcnicas de Controlo Interno e Externo

1) Organizar o dia de trabalho de acordo com o ciclo de energia dirio 2) Agrupar tarefas e criar blocos de tempo 3) Concentrao e tratamento integral dos assuntos

Organizar o dia de acordo com o ciclo de energia

No ignore o seu relgio interno. Aprenda a fazer uso dele.
Sempre que possvel tente planear o seu dia de acordo com o seu ciclo de energia. Tente agendar trabalhos que requerem grande concentrao e reflexo para o seu horrio nobre. Deixe as actividades como a leitura, responder a e-mails, ou devolver telefonemas para depois de almoo, caso o seu horrio nobre seja de manh..

Agrupar Tarefas e Criar Blocos de Tempo

Junte tarefas da mesma natureza e faaas de uma s vez No misturar tarefas criativas com tarefas administrativas Criar blocos de tempo que tenham, no mnimo 60 a 90 minutos

Concentrao e Tratamento Integral dos Assuntos

No abandone uma tarefa prioritria sem a completar a 100%
Tenha um ambiente de trabalho que permita executar as tarefas com calma e tranquilidade Organize o seu espao de trabalho

Adiamento de Tarefas e Decises

Aplique o princpio fundamental da Gesto do Tempo: FAA-O J! Desenvolva o sentido de urgncia para as questes importantes
COMO FAZER?

Divida o trabalho em partes Faa um pouco de cada vez, mas comece!

Controlar as Interrupes
Saiba

dizer AGORA NO!

Marque um limite de tempo no incio das suas conversas Receba os visitantes inesperados fora do seu Gabinete

Receba-os de p

Os Telefonemas
Quando quiser concentrar-se para executar uma tarefa e, se for possvel: Pea a algum para lhe filtrar os telefonemas Retire o som ao telemvel, por forma a poder ver quem lhe ligou e retribuir as chamadas em tempo oportuno Desligue o telemvel

A Armadilha do Perfeccionismo
Mantenha viso global do que tem a fazer

Crie nova perspectiva/ novos hbitos face a assuntos de menor importncia Marque objectivos realistas

No se compare com os outros

Mantenha-se atento qualidade do tempo que gasta na execuo das suas tarefas

O Planeamento da Gesto do Tempo

Definir objectivos e metas

Fazer planos detalhados Definir Prioridades Importante / Urgente Utilizar a regra 80/20

O Planeamento

Falhar Planear Planear Falhar

A importncia de um bom Plano:

Um plano poupa tempo e esforo Quanto mais tempo se demora a planear, menos tempo a executar Cada minuto gasto a planear so cinco minutos que se poupam a executar

Como se definem Objectivos? D

R E
(atado)

(ealista)

(especfico)

A
M

(ambicioso)
(mensurvel)

1 .Definir objectivos concretos

Analisar os passos necessrios para chegar ao objectivo e dividir o percurso em etapas lgicas

2 .Estabelecer metas! Programar o percurso!

OBJ
Dia x Dia y Dia z Dia w

DIA D

ETAPAS

3 .Estabelecer prazos

4. Atribuir responsabilidades

Fazer Planos Detalhados

Pensar por escrito Clarificar Registar Ordenar Controlar Utilizar um check-list liste o que tem para fazer
Dirio Semanal Mensal Anual

Estabelecer nessa lista uma ordem de Prioridades, sem esta

ordem, qualquer lista intil.

 Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. Fazer

figurar, no plano, tempos fortes e tempos de respirar, de modo a reduzir ao mximo os momentos de presso.
Utilizar grelhas / fichas

de planeamento que permitam uma fcil leitura. Se preferir, use smbolos e cores. minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte, na medida em que tal lhe permitir
rever o dia que acaba.

Utilizar os ltimos

Definir Prioridades

Qual o uso mais valioso que posso dar ao meu tempo?

Distinguir entre o importante e o urgente

Importante

Urgente

URGENTE

NO URGENTE

MPORTANTE

CRISES PRAZOS REUNIES

PLANEAMENTO ESTRATGIA CRIATIVIDADE

INTERRUPES EMAILS REUNIES NO IMPORTANTE

ASSUNTOS BANAIS DISTRAES

UTILIZAR A REGRA 80 /20

Dar lista diria de tarefas uma ordem alfabtica A, B, C, D e E As tarefas de tipo A so simultaneamente Importantes e Urgentes

Prioritrias
As tarefas tipo B so Importantes e no Urgentes

As tarefas tipo C so tarefas que no contribuem directamente para os resultados mas

so Urgentes As tarefas D so para Delegar As tarefas E so para Eliminar

Planear a Curto Prazo (dirio/semanal) Sntese

Agrupe as tarefas da mesma natureza. (Por exemplo agrupe os seus
telefonemas e dedique um perodo ao telefone)

Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo perodos regulares para

leituras;

Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

Planear a Curto Prazo (dirio/semanal) Sntese

Trabalhe segundo os seus prprios nveis

de energia. Se tem melhor

desempenho de manh, no as desperdice com tarefas de pouca prioridade;

Planifique o seu dia tanto quanto possvel, mas deixe espao para os

imponderveis;
Conceda a si mesmo 10

minutos do tempo planeado no incio de cada dia;

Faa uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e
fixe um comeo;

Planear a Mdio e Longo Prazo (mensal/anual)

Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dar um

sentido de fim em vista, e uma direco (para prosseguir).

Reparta os grandes objectivos

por sectores e utilize a sua imaginao

para avaliar todas as possibilidades e alternativas

Use um grfico

de planeamento mensal e/ou anual.

Planear a Mdio e Longo Prazo (mensal/anual)

Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos

em conformidade.

Mantenha-se flexvel

no seu planeamento e no tente responsabilizar-

se em demasia.

Sntese e Dicas
Planear cada dia, cada semana, o ms, o ano

Atribuir Prioridades a cada tarefa

Diga no s tarefas surpfluas

Delegar
Utilize o tempo necessrio para realizar uma tarefa

com qualidade

Sntese e Dicas
Avalie a forma como est a utilizar o seu tempo

Limite as distraces Reserve tempo de qualidade para os projectos mais relevantes

Durma bem, alimente-se bem. Faa exerccio Faa uma pausa quando necessitar Registe os seus pensamentos e as suas actividades

Sntese e Dicas
Divida as grandes tarefas em pequenas tarefas e dedique 10 m do seu tempo Tire 5 m antes de cada telefonema para clarificar os seus objectivos Tire 5 minutos depois de cada telefonema para avaliar os resultados e corrigir aces Resista aos telefonemas e aos emails Resista s distraces (Facebook, emails)

Reunies Eficazes

Reunies Eficazes
As reunies so a Gesto em Aco.

Se as reunies permitem gerir a organizao com mais eficcia, tambm elas devem se
geridas de modo a serem eficazes e produtivas. Enquanto Lder de uma organizao a sua competncia profissional e a sua credibilidade so avaliadas pela forma como conduz ou participa numa reunio.

Tipos de Reunies

1) 2) 3) 4) 5)

Para troca de informaes Para resolver problemas Operacionais De Comisso De Equipa

Pontos-Chave das Reunies Eficazes

Participantes
Convoque apenas as pessoas que podem contribuir efectivamente para os objectivos da reunio de acordo com o horrio em que so necessrias. Deixe-as sair se j no so necessrias

Pontos-Chave das Reunies Eficazes

Agenda
Incluir objectivo da reunio e respectivos tpicos . Ordenar os assuntos por ordem de importncia. Dar mais tempo aos assuntos mais importantes

Distribuir informao antecipadamente

Horrio Indique hora de incio e de fim. Cumpra os horrios indicados.

Seja pontual.

Conduzir e Participar em Reunies

Abertura da reunio Explique objectivos, indique o horrio, crie um ambiente favorvel
(3 a 5 minutos)

Estimular a participao
Utilize o mtodo da volta mesa. Resistia a falar a maior parte do tempo

Controlar a reunio e produzir resultados

No deixar que a discusso se alongue, pressione a concluso dos assuntos, faa um

resumo das concluses o que fazer, quem, quando no final de cada tema
Distribuir actas em 24h

Mecanismos de Grupo

O raciocnio de grupo

O desejo de evitar conflitos

A preocupao de chegar a uma qualquer deciso

O grupo dominado por um dos elementos

A tendncia para o raciocnio convergente

Competncias Pessoais em Reunies

Saber comunicar
Saber ouvir Dominar a tcnica das perguntas Sentido de humor

Exerccio

Abertura de reunio
Pense numa reunio em particular que habitualmente organize. Escreva o respectivo objectivo

Comunicao

Elevator Speach Diga o que quer em 30/60 s

Elevator Speach
Serve para de forma rpida

e simples, apresentar

um produto, uma ideia, um servio, uma

organizao, uma proposta de valor.

Traduz as competncias de Comunicao de cada um e a capacidade de conquistar a ateno, o entusiasmo de uma pessoa, ou de uma audincia. Aplica-se a variadas situaes pessoais e profissionais.

Exerccio
Pense no tema do seu Projecto de Melhoria.

Faa o seu Elevator Speach em 60 segundos.

Partilhe com o colega do lado.

Obrigada!
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