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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Introduo ........................................................................................ 01 Conceitos fundamentais de arquivologia................................................. 02 Teoria das trs idades......................................................................... 23 Lista de questes ............................................................................... 31 Bibliografia ........................................................................................ 34 Introduo Prezado Aluno, Hoje efetivamente daremos incio ao nosso curso de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU. Como voc j sabe, sero apenas 3 aulas nas quais abordaremos todo o contedo programtico exigido no curso, ou seja, nossa misso tratar essa matria de forma bastante didtica e objetiva, de forma a deix-lo capacitado para gabaritar as questes da sua prova. Preparado? Pois bem, nessa primeira aula falaremos sobre conceitos fundamentais de arquivologia o que arquivo, quais so os princpios por traz da arquivologia, ao que se prope... Retomaremos tambm um assunto que j adiantamos na aula demonstrativa: teoria das trs idades. No esquea que as questes discutidas durante a aula esto no final do arquivo, caso voc queira tentar resolver as questes antes de ver os comentrios. E, por ltimo, participe do Frum de dvidas! Chega de papo e mos obra...

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01

Conceitos fundamentais de arquivologia. Nessa primeira aula vamos apresentar a voc os conceitos fundamentais de arquivologia, voc ser apresentado aos poucos a um glossrio de termos tcnicos necessrios para o entendimento da disciplina que sero aprofundados nas prximas aulas. Bom, antes de falarmos sobre as atividades de arquivamento necessrio responder a seguinte pergunta: o que um arquivo? Inicialmente, importante saber que a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O art. 1 dispe que: dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. J, o art. 2 considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Por sua vez, o art. 7 define o que arquivo pblico: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. Por ltimo, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Ento, de acordo com nossa legislao, o arquivo quanto sua natureza pode ser de dois tipos: pblico e privado. Encontramos na literatura tcnica, vrias definies de arquivo, que com palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que importante: as palavras ou expresses chaves que negritamos ou sublinhamos. O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulao ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 documentos podem ter outras naturezas, alm da textual), criados por uma instituio ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero ter no futuro (podero, pois alguns documentos tero utilidade no futuro, outros no, sero descartados). Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos Conarq, o arquivo pode ser definido como a designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova (documentos probatrios) ou informao (documentos informativos). Dos conceitos de arquivo caractersticas bsicas: vistos at agora, podemos deduzir trs

1 Exclusividade de criao e recepo por uma repartio, firma, instituio ou pessoa. Assim, no se considera arquivo, por exemplo, uma coleo de manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa. 2 Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transaes realizadas. 3 Carter orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Ateno: No h possibilidade de coleo nos arquivos genunos porque, em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma provenincia), fundamental a relao orgnica entre seus elementos. No se compreende o documento de arquivo fora do meio gentico que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funes e atividades de uma administrao. Outra coisa importante que voc tem que saber que na maioria das vezes o arquivo formado por documentos textuais, mas nem sempre. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero (=a configurao que assume um documento; dependendo do sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo, o documento pode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc.). Da mesma forma, o suporte (=material sobre o qual as informaes so registradas, como papel, filme, disco tico, disco magntico etc.) tambm no importa para a definio de arquivo.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Tudo bem at aqui? Ento, vamos aprender mais alguns conceitos, veremos o que arquivologia, bom como qual o campo de delimitao das instituies: arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver tambm: museu e centro de documentao. J sabemos o que um arquivo, ento no fica difcil concluir que a arquivologia o estudo, a cincia dos arquivos, ou na definio do Conarq: Disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. Tambm chamada arquivstica. Para diferenciarmos o arquivo da biblioteca, inicialmente temos que saber que a forma/funo pela qual o documento criado que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. a razo de sua origem e de seu emprego, e no o suporte sobre o qual est constitudo, que vai determinar sua condio de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentao ou de museu. As distines entre essas instituies produzem-se, portanto, a partir da prpria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e tambm do tipo de documento a ser preservado: pela biblioteca, so preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e tcnica ou cientfica, seja ela criao artsticoliterria, pesquisa ou divulgao; pelo arquivo, so preservados o material de uma gama infinitamente varivel, oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituies ou pessoas, e produzido no decurso de suas funes; e pelo museu, so preservados os objetos que tanto podem ter origem artstica quanto funcional. Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, sero didticos, culturais, tcnicos ou cientficos; e de arquivos, como j visto, administrativos, jurdicos e legais, passando, a longo prazo, a histricos e culturais. Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova. Os centros de documentao, por sua vez, no que se refere origem, produo e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam um somatrio das instituies anteriormente indicadas.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Isto porque, definido o centro de documentao como a transposio das informaes primrias para outros recursos, ele acaba assimilando as caractersticas daquelas instituies. Sua finalidade informar, com o objetivo cultural, cientfico, funcional ou jurdico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado. Os documentos de biblioteca so resultado de uma criao artstica ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgao tcnica, cientfica, humanstica, filosfica etc. material que trata de informar para instruir ou ensinar. So os documentos mais acessveis e os mais conhecidos do grande pblico. J vimos que os documentos de arquivo so aqueles produzidos por uma entidade pblica ou privada ou por uma famlia ou pessoa no transcurso das funes que justificam sua existncia como tal, esses documentos guardam relaes orgnicas entre si. Os documentos de legais. Eles tratam apresentao pode exemplares nicos suporte. arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua ser manuscrita, impressa ou audiovisual; so em geral e sua gama variadssima, assim como sua forma e

Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criao artstica ou da civilizao material de uma comunidade. Testemunham uma poca ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a funo educativa, cientfica ou de entretenimento que tipifica essa espcie de instituio. Por ltimo, os documentos dos centros de documentao (considerado em sua definio estrita, como entidade que rene em torno de uma especialidade bem determinada, qualquer tipo de documento) so em geral reprodues (em microforma ou no) ou referncias virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu. As formas de entrada do material na biblioteca e no museu so, em geral, a compra, a doao e a permuta. O arquivo, porm, recebe os documentos atravs de passagem natural, dentro do esquema de trs idades do documento (veremos ainda nessa aula): da produo tramitao, desta ao arquivo corrente, deste, por transferncia, ao intermedirio e da, por recolhimento, ao permanente. A partir dessas consideraes possvel estabelecer: que a biblioteca rgo colecionador (rene artificialmente o material que vai surgindo e interessando sua especialidade), em cujo acervo as unidades esto reunidas pelo contedo (assunto); que os
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 objetivos dessa coleo so culturais, tcnicos e cientficos; e que seus fornecedores so mltiplos. que o arquivo receptor (recolhe naturalmente o que produz a administrao pblica ou privada qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais esto reunidos segundo sua origem (princpio da provenincia) e funo, isto , suas divises correspondem ao organograma da respectiva administrao; que os objetivos primrios do arquivo so jurdicos, funcionais e administrativos (podemos incluir legais, tambm) e que os fins secundrios sero culturais e de pesquisa histrica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurdica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razes para que foram criados); e que a fonte geradora nica, ou seja, a administrao ou a pessoa qual o arquivo ligado. que o museu rgo colecionador, isto , a coleo artificial (no decorre do exerccio natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade especfica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais so educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional. que o centro de documentao rgo colecionador ou referenciador (no armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem, s referencia dados em forma fsica ou virtual). Seus objetivos so fundamentalmente cientficos, j que a coleo (quando os documentos so armazenados) formada de originais ou de reprodues referentes determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados. Muito bem, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e museu: Arquivo a acumulao ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero ter no futuro. Biblioteca o conjunto material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Museu uma instituio de interesse pblico, criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.

Vejamos, agora, como isso pode aparecer na sua prova...


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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 01. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A legislao brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funes administrativas, legislativas e judicirias, ou por instituies de carter pblico, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gesto de servios pblicos. Resoluo: Bem, vamos l. Para confundir o candidato, a banca misturou os conceitos contidos nos trs artigos que definem o que so arquivos em nossa legislao: - O art. 2 que trata dos arquivos em geral; - O art. 7 que trata do tipo arquivo pblico; e, - O art. 11 que trata do tipo arquivo privado. E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo formado exclusivamente por documentos textuais, o que no verdade. Na maioria das vezes o arquivo formado por documentos textuais, mas nem sempre. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero (=a configurao que assume um documento; dependendo do sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo, o documento pode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc.). Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informaes so registradas, como papel, filme, disco tico, disco magntico etc.) tambm no importa para a definio de arquivo. Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questo, pois, os documentos, alm de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informticos etc. Dica: O concurseiro de planto sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum, invariavelmente, absolutamente etc., pois, para quase toda regra, existe uma exceo. Outro cuidado que voc deve ter quanto s questes que, apesar de incompletas, no esto erradas. O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exerccio de suas atividades. E a, certo ou errado? Est certo. A questo refere-se genericamente a arquivo, pois, no explicitou se ele do tipo pblico ou privado. Considerando que o arquivo pblico um tipo de arquivo, o enunciado apesar de incompleto, j que define apenas uma das inmeras variaes de arquivo (no caso, de natureza pblica, formado por documentos de natureza textual), est certo, pois, no est restringindo o conceito somente essa variao. Agora, se tivesse um somente, ou algo parecido, no meio do enunciado, a sim, o item poderia estar errado. Veja: Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exerccio de suas atividades. Nesse caso, o item est negando que existam arquivos de outro tipo, alm do pblico. A, sim, estaria errado. Ok. Ento, vamos em frente. 02. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico. Resoluo: O arquivo acumulado pela administrao indireta, incluindo empresas estatais, considerado arquivo pblico, logo a questo est correta. 03. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. Resoluo: Ficou fcil essa, no ? Voc j encontrou a palavra chave: orgnica (o), sublinhada ou negritada? Encontrou no . Ento importante, fique ligado. A organicidade uma das caractersticas bsicas dos arquivos, ou seja, um arquivo formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode perder por completo o significado.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 O arquivo caracterizado pela natureza orgnica da acumulao dos documentos. Portanto, o item est certo. 04. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. Resoluo: O enunciado est perfeito. O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do rgo ou instituio que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funes do rgo gerador / acumulador. Portanto, item correto. 05. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituio pblica ou privada um fundo fechado ou aberto. Resoluo: Um fundo nada mais do que o conjunto de documentos de uma mesma provenincia (=origem). O fundo aberto se podem ser acrescentados novos documentos em funo do fato de a entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se no recebe acrscimos de documentos, em funo de a entidade produtora no se encontrar mais em atividade. Portanto, o item est errado. 06. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Arquivo o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Resoluo: Perceba que a definio dada no enunciado de biblioteca e no de arquivo.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Arquivo a acumulao ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero ter no futuro. Biblioteca o conjunto material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Museu uma instituio de interesse pblico, criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.

Portanto, o item est errado. 07. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o carter probatrio dos documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles. 08. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas no incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio. Resoluo: Vamos resolver estas duas questes, utilizando as definies dadas na questo anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto aquisio ou custdia dos documentos: Biblioteca a) Os documentos so colecionados de fontes diversas, adquiridos por compras, doao ou permuta b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares c) A significao do acervo documental no depende da relao que os documentos tenham entre si Arquivo 1) Os documentos no so objeto de coleo; provm to-s das atividades pblicas ou privadas, servidas pelo arquivo 2) Os documentos so produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero de cpias 3) H um significado orgnico entre os documentos 10

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Tendo por base a tabela, vamos analisar as duas questes: O enunciado da primeira elenca trs caractersticas que diferenciam o arquivo da biblioteca: 1) o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; Correto: compare os itens a e 1 da tabela. 2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, Correto: compare os itens c e 3 da tabela. 3) o carter probatrio dos documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles. Correto: essa caracterstica tambm decorre dos itens a e 1 da tabela. Portanto, as trs caractersticas diferenciam o arquivo da biblioteca. elencadas no enunciado, realmente,

J, o enunciado da segunda questo afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio no distingue os arquivos das bibliotecas. Por tudo que vimos at agora, sabemos que o principal trao distintivo entre as instituies citadas a razo da origem dos documentos e de seu emprego. O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio, caracterstica dos arquivos. Os documentos de biblioteca tm as mais variadas fontes: doao, permuta, compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, grficas...), etc. Portanto, a caracterstica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca, como a questo diz que no, o item est errado. Vamos continuar nosso papo sobre arquivologia e falar sobre os princpios que norteiam essa cincia. Mas antes, comecemos com uma breve conceituao terica. Primeiro temos que saber o que so princpios.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Em poucas palavras, princpios so os mandamentos bsicos e fundamentais nos quais se alicera uma cincia. So as diretrizes que orientam uma cincia e do subsdios aplicao das suas normas. Quanto aos princpios ligados Arquivstica, inicialmente, vamos dar uma passada rpida sobre as definies dos mais importantes: Princpio da provenincia - Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos. Ou ainda: Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa. Provenincia territorial ou princpio territorial - Conceito derivado do princpio da provenincia e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares. Princpio de manuteno da ordem original - A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam. Se o documento a corporificao de aes que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondncia com o fluxo das aes torna-se indispensvel para a compreenso dessas aes e, consequentemente, para a compreenso do significado do documento. O princpio de indivisibilidade ou integridade Apesar de que sempre esteve implcito ao princpio de respeito aos fundos (=1 grau da provenincia), encontra, na doutrina, a definio prpria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Assim, considerando-se o respeito provenincia do conjunto documental e ordem original (provenincia de cada documento) como imprescindveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a disperso de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Princpio da reversibilidade - Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. Dentre todos esses princpios, o da Provenincia considerado, na literatura internacional, como a base terico-metodolgica do fazer arquivstico. o princpio fundamental da arquivstica. Esse princpio a base terica, a lei que rege todas as intervenes arquivsticas, ao se respeitar este princpio, o arquivista garante a existncia do fundo de arquivo (ou seja, no mistura arquivos oriundos de entidades diversas), e a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenes, sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operaes. Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princpio da Provenincia ou, ainda, o subdivide em dois princpios diferentes, mas que se encontram implcitos e so intimamente relacionados: o princpio de respeito aos fundos e o princpio de respeito ordem original. O primeiro princpio (ou, segundo alguns, o 1 grau do Princpio da Provenincia) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedncia no deve misturar-se com os de outra procedncia, ou seja, no mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Ento, basicamente o princpio do respeito aos fundos o prprio Princpio da Provenincia. J o segundo princpio, de respeito ordem original (ou, segundo alguns, o 2 grau do Princpio da Provenincia), estabelece que os documentos que compem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificao e a ordem dada pela prpria instituio de origem, dessa forma, refletindo a organizao interna da instituio. Tudo bem at, aqui? Vamos em frente... J vimos que os arquivos so formados por conjuntos de documentos de arquivo. Portanto um documento de arquivo aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica do decurso de sua existncia, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 As caractersticas dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as caractersticas do prprio arquivo. Assim, so aqueles: Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; Tem um fim administrativo, jurdico ou legal; Constituem prova das transaes passadas; Possuem um carter orgnico; e nico exemplar ou limitado nmero de cpias.

Quanto a esta ltima caracterstica cabe uma explicao. Ao contrrio dos livros, onde a informao reproduzida em ilimitado nmero de cpias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos so produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, alm da informao, h que se preservar o suporte. Conforme suas caractersticas, forma e contedo, os documentos podem ser classificados segundo o gnero e a natureza do assunto. Quanto ao gnero, os documentos podem ser: Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Cartogrficos: documentos em formato e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); Iconogrficos: documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas (fotografias, desenhos, gravuras); Filmogrficos: documentos em pelcula cinematogrfica e fitas magnticas de imagens (tapes), conjugados ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo registros fonogrficos (discos e fitas audiomagnticas); Microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes de microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas (rolo, microficha, jaqueta, carto-janela); e

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Informticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rgido, disco ptico). J a classificao dos documentos com relao natureza do assunto, divide os documentos em: Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrio legal de acesso, cuja divulgao no prejudica a administrao. Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Mas para entender melhor a lgica por traz do sigilo dos documentos, vamos primeiro dar uma passada pela Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988 CF/88: O Art. 5 da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos est o acesso informao. Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua violao. Por sua vez, o inciso XIV dispe que assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional. Por ltimo, o inciso XXXIII reza que todos tem direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do estado. Dica: Voc j deve saber que nenhum direito ou garantia absoluto. Na aplicao ao caso concreto, eles so relativizados. Por exemplo, o seu direito informao pode esbarrar no direito inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por a vai. Nem o direito vida absoluto, lembre-se da exceo (crimes de guerra). Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais do fundamento legislao infraconstitucional que trata do acesso informao. Assim, a nossa conhecida Lei n 8.159, de 1991, dispe no art. 4 que Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Por sua vez, o captulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos pblicos. Dentro do captulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Porm, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. O 1 do referido artigo dispe que os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. J, o 2 determina que o acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. Por fim, o 3 reza que o acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei n 8.159 de 1991, editou o Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal. O art. 5 do referido Decreto dispe que Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informaes sigilosas em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Assim, segundo esse artigo admitido o acesso a dados ou informaes sigilosas: I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. Dessa forma, segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, h quatro graus de sigilo:

Grau de sigilo

Documento reservado: trata de assunto que no deva ser do conhecimento do pblico em geral. Documento confidencial: o assunto que, embora no requeira alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Por fim, alm das classificaes relativas ao sigilo do arquivo, precisamos conhecer a classificao dos arquivos segundo a natureza dos documentos e quanto sua abrangncia. Quanto natureza, um documento pode ser classificado como especial ou especializado: 1. Arquivo especial - aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas (=tipos) iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. 2. Arquivo especializado - aquele que tem sob sua custdia os documentos de determinado assunto, resultado da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia. J quanto abrangncia, os arquivos podem ser classificados com setoriais ou gerais (=centrais): 1. Arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. 2. Arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. Bom, com todo esse conhecimento temos condies de responder mais algumas questes... 09. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. Resoluo: Vamos dividir a questo em duas partes: 1) O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. 2) Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. A primeira parte da questo trata das informaes no sigilosas J, a segunda da questo trata das informaes sigilosas.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 O erro da questo se encontra na primeira parte. Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidado brasileiro somente tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares. Na verdade, se a informao no sigilosa, que o caso da primeira parte, o cidado tem o direito de acesso a documentos referente sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informao no sigilosa necessria autorizao judicial. Ora, ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informao sigilosa mediante requerimento administrativo. A autorizao judicial de que trata o art. 24, da Lei n 8.159 de 1991, s necessria para o acesso a documento sigiloso que no diga respeito prpria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja, indispensvel defesa de seu direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal. Portanto, a questo est errada. 10. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. Resoluo: Conforme estudamos, os documentos de arquivo so produzidos em um nico exemplar ou em um limitado nmero de cpias. Portanto, o enunciado est errado ao afirmar que os documentos de arquivo no tm limitao quanto ao nmero de cpias. 11. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. Resoluo: Perfeito, de acordo com a classificao quanto ao gnero, os documentos de arquivo podem ser de vrios tipos, inclusive, textuais, cartogrficos e audiovisuais (ou, filmogrficos).
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Resoluo: Documentos iconogrficos: suporte sinttico, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartogrficos: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.). Portanto, item errado. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - correto afirmar que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o respeito provenincia. Resoluo: Essa questo afirma que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o respeito provenincia. Perfeito, como vimos, a provenincia o princpio fundamental da arquivstica, considerada como a base terico-metodolgica do fazer arquivstico. Portanto, item correto. 14. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010) O princpio de respeito ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) refere-se ordem fsica que os documentos tinham no arquivo corrente. (C) relaciona-se separao de um fundo de arquivo de outros fundos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (E) refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos. Resoluo: Sabemos que o princpio de manuteno da ordem original afirma que os documentos de um mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam. Logo, o gabarito o item E.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 15. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O princpio da naturalidade dos arquivos a lei que rege as intervenes arquivsticas. Resoluo: Ns vimos que o Princpio da Provenincia a lei que rege todas as intervenes arquivsticas, pois, ao se respeitar este princpio, o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo. O princpio da naturalidade diz que os documentos de arquivo tm sua origem na atividade natural da organizao a que pertencem. Portanto, item errado. 16. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O princpio da reversibilidade, que o segundo nvel de aplicao do princpio da provenincia, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela famlia que o produziu. Resoluo: Ora, o enunciado misturou os princpios da reversibilidade com o Princpio de manuteno da ordem original. No esquea que o princpio de manuteno da ordem original considerado por alguns autores como o segundo grau ou nvel, de aplicao do princpio da provenincia, e que este, por sua vez, o princpio fundamental da arquivstica. A definio dada no enunciado do princpio de manuteno da ordem original e no do princpio da reversibilidade. Portanto, item errado. 17. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O contexto arquivstico formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos so gerados, estruturados, administrados e interpretados. Resoluo: A questo trata do conceito de contexto arquivstico. Esto includos no contexto arquivstico, todos os fatores ambientais que determinam como documentos so gerados, estruturados, administrados e interpretados.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Os fatores ambientais que determinam diretamente os contedos, formas e estrutura dos registros, so diferenciados em: contexto de provenincia, contexto administrativo e contexto de uso. Estes fatores so, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sciopoltico, cultural e econmico. Ou seja, a situao da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados. Portanto, a questo est certa. 18. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse pblico e social ficar sujeita responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor. Resoluo: O examinador nesta questo est cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei n 8.159, de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O art. 25 da referida Lei, dispe: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Esse dispositivo visa proteger o patrimnio histrico-cultural da sociedade. Portanto, o item est certo.

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Teoria das trs idades Outra definio essencial que precisamos saber a que trata do ciclo vital dos documentos, ou teoria das 3 idades, que define a forma de arquivamento dos documentos. Nas instituies, sejam pblicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usurio com preciso e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, no s o acesso informao, mas a agilidade com que feito, imprescindvel para o sucesso de qualquer organizao. J falamos isso, no ? Assim, a metodologia de gesto dos documentos a ser adotada dever atender as necessidades das instituies a que serve, como tambm a cada estgio de evoluo por que passam os arquivos. Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as trs idades dos arquivos definio esta, utilizada at hoje: corrente, intermediria e permanente. 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. So os documentos mais utilizados, que frequentemente so consultados. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados Uma definio mais sinttica seria a de que os arquivos de primeira idade so o Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. Obs: O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. J, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 produzido. Normalmente, o valor secundrio classificado em informativo e probatrio. Ateno: O valor histrico do documento enquadra-se na definio de valor secundrio. Ou seja, os documentos de 3 idade tm valor histrico (informativo), portanto, tem valor secundrio. Por exemplo, um contrato de aluguel, que hoje tem uma funo administrativa ou legal dentro de uma empresa (valor primrio), depois de encerrado perde seu valor primrio. Caso a empresa ainda acredite que existe outro valor que no seja o primrio, por exemplo, algum valor histrico (primeiro contrato de aluguel daquela empresa), teremos ento um valor dito secundrio. 2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. Ento, so aqueles documentos que no so consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, ser necessrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio, onde os documentos ficam aguardando sua destinao final. Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade so o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinao. E, finalmente: 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequncia. Os arquivos de terceira idade, resumidamente, so o Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Importante salientar desde j que a cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislao arquivstica, a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados define no art. 8 que os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes. Os documentos intermedirios so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Por sua vez, documentos permanentes, so os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Em virtude da importncia documental, da preservao do patrimnio histrico e cultural, o art. 9 da referida Lei determinou que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. J, o art. 10 dispe que os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Pois bem, resumindo toda essa histria... os arquivos correntes e intermedirios so aqueles que ainda podem ser solicitados (em maior ou menor frequncia) para atender as necessidades funcionais de uma instituio. Ou seja, nessas fases (corrente e intermediria) o que prevalece o valor primrio do documento. Importante! Os documentos que compem o arquivo intermedirio ainda tm valor primrio. A nica diferena para o arquivo corrente diz respeito frequncia de utilizao dos documentos no quanto ao seu valor. J na fase permanente, os documentos perdem o valor de natureza administrativa, mas se conservam em razo de seu valor histrico ou documental, ou seja, seu valor secundrio.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Idade do arquivo Corrente Intermedirio Permanente Valor predominante Primrio Primrio Secundrio Frequncia de uso Alta Mdia Baixa

Localizao Prximo aos escritrios Distante dos escritrios Distante dos escritrios

Depois ter consolidado os conceitos de arquivo corrente, intermedirio e permanente, podemos fechar nossa aula tratando de centralizao e descentralizao dos arquivos correntes Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases, intermediria e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depsitos de documentos fisicamente separados. Centralizao por sistema centralizado entende-se no apenas a reunio de documentao em um nico local, como tambm todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo de estrutura organizacional. Dentre as vrias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais completos; reduo dos custos operacionais; e, economia de espao e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, s vezes em reas geogrficas diferentes agncias, filiais, delegacias carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Descentralizao recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produo, Comercializao e Transportes, alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade de descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada em nvel de departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Para completar o sistema, dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios: centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao de arquivos; descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quanto se fala em atividades de controle est se referindo queles exercidos em geral pelos rgos de protocolo e comunicao, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio de documentos correntes. Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de protocolo e comunicaes, e os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes especficas, ou ainda junto s unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas. Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue sua guarda e por todas as operaes de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossis, controle de emprstimos, preparo para transferncia etc.

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo conte com uma ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos. Esses arquivos descentralizados denominam-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, como as demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificao, da tramitao dos documentos etc. Nesse caso, o rgo de protocolo e comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona como agente de recepo e expedio, mas apenas no que se refere coleta e distribuio da correspondncia externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao administrativa da instituio. A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituio qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a ser adotada. Ufa... chega de teoria e vejamos algumas questes... 19. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A adoo do sistema descentralizado de arquivos correntes mais adequada para pequenas organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as organizaes mais complexas e fisicamente grandes. Resoluo: Ora, conforme vimos a centralizao no aconselhvel em um instituio de mbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, alm de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, estaro localizadas fisicamente distantes umas das outras, e, portanto, necessitaro de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 J, a utilizao de um arquivo centralizado em uma pequena organizao traria todos os benefcios inerentes a um arquivo deste tipo. Ento, normalmente, organizao pequena = arquivo organizao complexa e grande = arquivo descentralizado. Ou seja, o enunciado da questo disps o inverso. Portanto, a questo est errada. 20. (CESPE ME - Arquivista 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-freqente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destrudos como documentos sem valor. Resoluo: O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo. Lembrando: Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-frequente (arquivo intermedirio) e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destrudos como documentos sem valor. Portanto, o item est correto. 21. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio. Resoluo: O arquivo intermedirio constitudo de documentos que ainda conservam seu valor primrio, mas deixaram de ser consultados frequentemente, e aguardam sua destinao final. O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto, o item est errado. 22. (CESPE ME - Arquivista 2008) - A funo secundria dos arquivos inerente aos prprios documentos. a conseqncia da ao deliberada de pessoas, famlias, comunidades, governos e naes em acrescentar os arquivos sua memria coletiva. Resoluo: O arquivo formado por um conjunto de documentos. Como j visto, o documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primrio, vinculado a consecuo dos fins explcitos a que se prope; depois, pode apresentar um valor secundrio, que, embora j implcito no tempo em que gerado, avulta com o correr dos anos. (ou seja, o documento passa a possuir um valor histrico ou cultural) Assim, o documento no criado deliberadamente para, no futuro, ter um valor histrico ou cultural. Esse valor adquirido no decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado. A funo secundria dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histrico no uma consequncia da ao deliberada dos seus produtores, nem inerente aos prprios documentos. Portanto, a questo est errada. Bom, com isso terminamos nossa primeira aula, tentamos ser o mais breve possvel, pois sabemos que voc tem muita coisa para estudar em muito pouco tempo. Esperamos que tenha gostado. Um grande abrao. Davi e Fernando.

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Lista de Questes 01. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A legislao brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funes administrativas, legislativas e judicirias, ou por instituies de carter pblico, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gesto de servios pblicos. 02. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico. 03. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 04. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. 05. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituio pblica ou privada um fundo fechado ou aberto. 06. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Arquivo o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. 07. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o carter probatrio dos documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles. 08. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas no incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 09. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. 10. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. 11. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - correto afirmar que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o respeito provenincia. 14. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010) O princpio de respeito ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) refere-se ordem fsica que os documentos tinham no arquivo corrente. (C) relaciona-se separao de um fundo de arquivo de outros fundos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (E) refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos. 15. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O princpio da naturalidade dos arquivos a lei que rege as intervenes arquivsticas. 16. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O princpio da reversibilidade, que o segundo nvel de aplicao do princpio da provenincia, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela famlia que o produziu. 17. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O contexto arquivstico formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos so gerados, estruturados, administrados e interpretados.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 18. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse pblico e social ficar sujeita responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor. 19. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A adoo do sistema descentralizado de arquivos correntes mais adequada para pequenas organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as organizaes mais complexas e fisicamente grandes. 20. (CESPE ME - Arquivista 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-freqente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destrudos como documentos sem valor. 21. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio. 22. (CESPE ME - Arquivista 2008) - A funo secundria dos arquivos inerente aos prprios documentos. a conseqncia da ao deliberada de pessoas, famlias, comunidades, governos e naes em acrescentar os arquivos sua memria coletiva. Gabarito:
01 Errado 12 Errado 02 Certo 13 Certo 03 Certo 14 E 04 Certo 15 Errado 05 Errado 16 Errado 06 Errado 17 Certo 07 Certo 18 Certo 08 Errado 19 Errado 09 Errado 20 Certo 10 Errado 21 Errado 11 Certo 22 Errado

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Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

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