Manual de Documentos Fiscais

MANUAL DE DOCUMENTOS FISCAIS PARA FINS DE LIQUIDAO DA DESPESA PBLICA
GOVERNO DO ESTADO DE SANTA CATARINA Secretaria de Estado da Fazenda Diretoria de Auditoria Geral
Manual de documentos fiscais para fins de liquidao da despesa pblica.
Dezembro/2008
GOVERNO DO ESTADO DE SANTA CATARINA Luiz Henrique da Silveira Governador do Estado de Santa Catarina SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA Srgio Rodrigues Alves Secretrio de Estado Nestor Raupp Diretor Geral DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL Francisco Vieira Pinheiro Diretor de Auditoria Geral GERNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS Sebastio Luiz Pereira Gerente
Elaborao Alcione Teresa Costa Colaboradores Csar Fernando Cavalli Daniela Potrich Oliveira Isadora Castelli Jaime Luiz Klein Larissa Heuko Patrcia Motta Reigota Vantuir Luiz Epping
1 edio
SUMRIO 1 DOCUMENTOS FISCAIS .....................................................................................1 1.1 - Aspectos legais a serem observados nos Documentos Fiscais, quando da Liquidao da Despesas Pblica.............................................................................2
CAMPO 1 - Utilizao do modelo legalmente exigido para a respectiva operao ou prestao. ........ 3 CAMPO 2 - Informao do nmero da Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais, AIDF. ... 6 CAMPO 3 - Observao quanto via do documento recebido. ............................................................ 7 CAMPO 4 - Observao quanto aos corretos dados do emitente e destinatrio. ................................. 7 CAMPO 5 - Verificao da situao regular do emitente junto a Secretaria de Estado da Fazenda e a Secretaria da Receita Federal do Brasil. ............................................................................................... 8 CAMPO 6 - Indicao da operao ou prestao, se de entrada ou sada......................................... 11 CAMPO 7 - Identificao da operao ou prestao, atravs da Natureza da Operao e o CFOP . 11 CAMPO 8 - Nmero do documento fiscal, srie, data limite para emisso e nmero de controle do formulrio. ............................................................................................................................................ 11 CAMPO 9 - Preenchimento da data de emisso, sada e hora de sada, se for o caso...................... 12 CAMPO 10 - Descrio das mercadorias, produtos e/ou servios prestados. .................................... 12 CAMPO 11 - Cdigo do produto, classificao fiscal, situao tributria, valor unitrio e total, com destaque dos impostos, quando devidos............................................................................................. 13 CAMPO 12 - Meno no corpo do documento, indicando o dispositivo legal ou regulamentar quando a operao ou prestao for realizada com iseno, suspenso, diferimento, reduo da base de clculo ou qualquer outro benefcio fiscal. ........................................................................................... 13 CAMPO 13 - Preenchimento de forma legvel, sem emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza.................................................................................................................................................. 14 CAMPO 14 - Reteno dos impostos e contribuies, quando devidos.............................................. 14 CAMPO 15 - Dados do transportador e a forma do frete..................................................................... 14 CAMPO 16 - Demais dispositivos pertinentes operao ou prestao especfica, como: ............... 15
2 COMUNICAO DE IRREGULARIDADES EM DOCUMENTOS FISCAIS .......16 2.1 Carta de Correo. ....................................................................................... 16 2.2 Situaes que no se admite carta de correo........................................... 16 2.3 Modelo de Carta de Correo....................................................................... 18
ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL GERNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS
Este Manual visa orientar os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual sobre a importncia na observao das exigncias legais acerca dos documentos fiscais e suas eventuais correes, para fins de liquidao da despesa pblica. Na liquidao da despesa pblica, em que so feitas diversas conferncias e verificaes, desde a entrega do material ou da prestao do servio at o reconhecimento da despesa, o credor apresenta o documento fiscal relativo operao ou prestao, devendo o funcionrio competente do rgo ou entidade proceder s devidas conferncias.
1 DOCUMENTOS FISCAIS
Os documentos fiscais, de modelo oficial, emitidos na aquisio de bens ou mercadorias e na prestao de servios, somente se constituiro em documentos idneos, capazes de produzir efeitos jurdicos e fiscais se observadas as exigncias legais e regulamentares. No devem ser confundidos com alguns documentos emitidos sem prvia autorizao da Fazenda Pblica, que podem servir apenas para fins de controle interno da empresa emitente, porm sem qualquer valor fiscal, jurdico e legal, tais como: Pedido, Nota de Controle, Oramento, e outros. Os documentos fiscais so de emisso obrigatria utilizados pelas empresas para demonstrar sua conformidade com as obrigaes tributrias, sendo regulados pelos rgos fazendrios federal, estadual e municipal. Recusar-se a emiti-los sonegao fiscal, estando sujeito s penalidades da lei. Cabe observar que a empresa adquirente co-responsvel pela emisso dos documentos fiscais, conforme dispem o Anexo 5, art. 2, 6 e art. 27 do RICMS/SC.
Nas operaes e prestaes realizadas entre contribuintes, ficam as partes obrigadas comprovao de suas inscries no cadastro de contribuintes. Anexo 5, art. 2, 6 do RICMS/SC.
Sempre que for obrigatria a emisso dos documentos fiscais, aqueles a quem se destinarem as mercadorias ou servios so obrigados a exigir tais documentos dos que devam emiti-los. Anexo 5, art. 27 do RICMS/SC.
_________________________________________________________________________________________________________________ Rua Saldanha Marinho, n 392 Ed.Iracema - Centro 1 Florianpolis, SC - CEP 88.010-450 Fone: (048) 3952-6502 e-mail: geran@sefaz.sc.gov.br
1.1 - Aspectos legais a serem observados nos Documentos Fiscais, quando da Liquidao da Despesas Pblica.1
7 natureza da operao e CFOP 1- observar o modelo do documento fiscal 6 indicao se a operao de ENTRADA OU SADA 8 n do documento fiscal 3 observa o quanto via da NF 8- srie e data limite para emisso
4 e 5 - dados do emitente, destinatrio.
9- data de emisso, sada e hora de sada
10
descrio das mercadorias ...
11 Cdigo Produto/CF/ST/Valor unitrio e total/destaque dos impostos,alquota e base de clculo
14 15 dados
do transportador e a forma do frete
Reteno de Tributos, quando devidos
2 observao quanto aos dados do impressor
8 n do formulrio 12 e 16 informaes adicionais
e AIDF
13 Preenchimento do documento fiscal, de forma legvel, sem emendas ou rasuras.

1
Para fins de demonstrao deste trabalho, numerou-se o a Nota Fiscal Modelo 1 em Campos de 1 a 16.
CAMPO 1 - Utilizao do modelo legalmente exigido para a respectiva operao ou prestao.

A legislao prev uma diversidade de modelos de documentos fiscais, utilizados conforme o tipo de operao, de entrada ou sada. De acordo com a operao ou prestao, os contribuintes do imposto emitiro documentos fiscais, de modelo oficial, conforme Anexo 5, art. 15 136, do RICMS/SC ; e/ou legislao municipal, para as empresas prestadoras de servios. Seguem alguns modelos, entre outros: a) Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A b) Nota Fiscal de Produtor, modelo 4; c) Nota Fiscal Avulsa; d) Nota Fiscal/Conta de Energia Eltrica, modelo 6; e) Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, que ter srie D; f) Cupom Fiscal emitido por ECF; g) Nota Fiscal Eletrnica NF-e; (em substituio a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A) h) Nota Fiscal de Servio de Comunicao, modelo 21; i) Nota Fiscal de Servio de Telecomunicaes, modelo 22; j) Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8; l) Conhecimento Areo, modelo 10; m) Bilhete de Passagem Rodovirio, modelo 13; n) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15; o) NOTA FISCAL DE PRESTAO DE SERVIO, conforme legislao municipal.
a) Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A emitida quando os estabelecimentos realizarem operaes com mercadorias, de entrada ou sada.
b) Nota Fiscal de Produtor, modelo 4; emitida para acompanhar a produo agropecuria nas operaes efetuadas por produtor rural.
c) Nota Fiscal Avulsa; emitida por pessoas fsicas e jurdicas no obrigadas emisso de documentos fiscais e que dela necessitarem; emitida nas devolues efetuadas por comerciante varejista, que no possua Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A .
d) Nota Fiscal/Conta de Energia Eltrica, modelo 6; emitida por quaisquer estabelecimentos que promoverem o fornecimento de energia eltrica;
e) Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, que ter srie D; emitidas por contribuintes no obrigados ao uso do equipamento de uso fiscal, nas operaes em que o adquirente seja pessoa natural ou jurdica no contribuinte do ICMS.
f) Cupom Fiscal emitido por ECF; emitidos nas operaes em que o adquirente seja pessoa natural ou jurdica no contribuinte do ICMS.
g) Nota Fiscal Eletrnica NF-e; (em substituio a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A) A NF-e poder ser utilizada em substituio a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI ou Imposto sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e sobre a Prestao de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao ICMS (Ajuste SINIEF 07/05) Considera-se Nota Fiscal Eletrnica NFe, o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existncia apenas digital, com o intuito de documentar operaes de circulao de mercadorias ou prestaes de servios, ocorridas entre as partes, cuja validade jurdica garantida pela assinatura digital do emitente e autorizao de uso pela administrao tributria da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrncia do fato gerador (Ajuste SINIEF 07/05).
O Projeto NF-e tem como objetivo a implantao de um modelo nacional de documento fiscal eletrnico que venha substituir a sistemtica atual de emisso do documento fiscal em papel, com validade jurdica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigaes acessrias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operaes comerciais pelo Fisco (www.sef.sc.gov.br NFe Projeto NFe Objetivos).
h) Nota Fiscal de Servio de Comunicao, modelo 21; emitida por estabelecimento que prestar servio de comunicao, no ato da prestao do servio.
Na impossibilidade de emisso de uma nota fiscal para cada um dos servios prestados, estes podero ser englobados em um nico documento, abrangendo um perodo nunca superior ao fixado para apurao do imposto (Anexo 5, art. 130, pargrafo nico do RICMS-SC)
i) Nota Fiscal de Servio de Telecomunicaes, modelo 22; emitida por estabelecimento que prestar servio de telecomunicaes.
j) Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8;
emitido antes do incio da prestao do servio por transportador, sempre que executar servio de transporte rodovirio intermunicipal, interestadual e internacional de cargas em veculos prprios ou afretados.
l) Conhecimento Areo, modelo 10;
emitido antes do incio da prestao de servio pelas empresas que executarem servios de transporte aerovirio intermunicipal, interestadual e internacional de cargas.
m) Bilhete de Passagem Rodovirio, modelo 13;
emitido antes do incio da prestao do servio por transportador, sempre que executar servio de transporte rodovirio intermunicipal, interestadual e internacional de passageiros.
n) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;
emitido antes do incio da prestao do servio por transportador, sempre que executar servio de transporte aerovirio intermunicipal, interestadual e internacional de passageiros.
o) NOTA FISCAL DE PRESTAO DE SERVIO, conforme legislao municipal; emitida sempre que houver a prestao de servio sujeita incidncia do imposto municipal; emitida no momento da prestao do servio ou, no caso de servio prestado em etapas, no momento em que as etapas se efetivarem;
- A Nota Fiscal de Prestao de Servio Avulsa, ser utilizada por pessoas no obrigadas emisso de documentos fiscais e que dela necessitarem. - A Nota Fiscal Eletrnica de Servio, ser emitida conforme legislao do municpio respectivo.
- Na hiptese de prestao de servios de diverses, lazer, entretenimento e congneres, em substituio Nota Fiscal de Prestao de Servio, se emitir o Bilhete de Ingresso (Anexo III, art. 11, 1 do RISQN das Obrigaes Acessrias de Florianpolis).
CAMPO 2 - Informao do nmero da Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais AIDF.

A AIDF uma Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais, fornecida pelo fisco estadual e/ou municipal ao estabelecimento grfico credenciado, autorizando-o a confeccionar os documentos fiscais requeridos por seus clientes (contribuintes). O nmero da Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais (AIDF) consta no rodap ou na lateral direita do documento fiscal. Neste campo, tambm constaro outras informaes como: nome, endereo, nmeros de inscrio no CCICMS e CNPJ do impressor da nota, data e a quantidade de impresso, nmero de ordem da primeira e da ltima nota impressa e respectiva srie e subsrie, quando for o caso. No estado, a AIDF pode ser consultada no stio www.sef.sc.gov.br, atravs do Sistema de Administrao Tributria S@T (acesso via senha). - Se a emitente tiver apenas Inscrio Estadual, constar o nmero da AIDF do Estado. - Se a emitente for apenas uma Prestadora de Servio, constar o nmero da AIDF do Municpio. - Se a emitente emitir Nota Fiscal Conjugada, constar os nmeros da AIDF do Estado e do Municpio.
Nota Fiscal Conjugada aquela que apresenta no mesmo documento, em campo prprio e especfico, dados relativos a operaes com mercadorias e a prestaes de servios, constando assim, a AIDF do Estado e do Municpio e a Inscrio Estadual e Municipal.
A data de emisso do documento fiscal no pode ser anterior data de Autorizao para Impresso AIDF. O documento fiscal emitido aps ter sido autorizado(AIDF) e depois de impresso pela grfica. Se comparada a data de emisso com a data da AIDF, se aquela for anterior, isto indcio de fraude.
Ficam dispensadas da AIDF, os documentos fiscais emitidos em via nica das empresas prestadoras de servios de comunicao, telecomunicao e empresas fornecedoras de energia eltrica, desde que, o estabelecimento emitente, mantenha arquivo com a gravao das informaes da Nota Fiscal em meio eletrnico no regravvel, nos termos do disposto no Anexo 7 Captulo IV, Seo IV-A (Convnio 115/03 - art.22-A 4); e Anexo 5, art.55, 128, 134 e 136 do RICMS-SC.
CAMPO 3 - Observao quanto via do documento recebido.

Os documentos fiscais devero ser apresentados para liquidao em primeira via, salvo excees, como: na compra de veculos, onde a primeira via do documento vai para o DETRAN; o Bilhete de Passagem Rodovirio e o Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, em que a primeira via ficar em poder do emitente para exibio ao fisco (Anexo 5, art. 37, inciso I, art. 99 e art. 108 do RICMS-SC).
I - a primeira via acompanhar as mercadorias e ser entregue, pelo transportador, ao destinatrio. Anexo 5, art. 37, inciso do RICMS-
Para a Nota Fiscal Eletrnica o documento a ser recebido o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica), que uma representao grfica simplificada da NF-e e tem como funes, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta s suas informaes na Internet) e acompanhar a mercadoria em trnsito. (Anexo 11, arts. 9,10 e 11 do RICMS-SC) O rgo Pblico receber o DANFE juntamente com a mercadoria e dever verificar: a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e (o destinatrio tem disposio o aplicativo visualizador, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil), e a concesso da Autorizao de Uso da NF-e, mediante consulta eletrnica Secretaria da Fazenda, ao Portal Nacional da NF-e (www.sef.sc.gov.br - NF-e FAQ).
CAMPO 4 - Observao quanto aos corretos dados do emitente e destinatrio.

a) nome ou razo social; b) nmero de inscrio no CNPJ ou no CPF;
Deve-se verificar se o CNPJ/CPF do emissor do documento fiscal o mesmo constante do contrato, oramento e nota de empenho.
- So exemplos de emitentes com CPF: Produtor Rural Pessoa Fsica e Nota Fiscal Avulsa de Pessoa Fsica. c) nmero da Inscrio Estadual e/ou Inscrio Municipal do emitente; - Se a Nota Fiscal for de venda de mercadorias, constar o nmero da Inscrio Estadual. - Se a Nota Fiscal for de prestao de servio, constar o nmero da Inscrio Municipal. - Se a Nota Fiscal for conjugada, constar o nmero da Inscrio Estadual e Municipal.
d) Endereo, Bairro ou Distrito, CEP, Municpio, Fone/Fax, Unidade da Federao;
- Estes dados so de bastante relevncia, principalmente para que no configure que a

mercadoria est sendo entregue em local diverso do descrito na Nota Fiscal, situao esta permitida somente nas hipteses previstas em lei.
CAMPO 5 - Verificao da situao regular do emitente junto a Secretaria de Estado da Fazenda e a Secretaria da Receita Federal do Brasil.
de suma importncia esta verificao, pois o estado no pode celebrar transaes com entidades que estiverem com sua situao cadastral: NO HABILITADA/CANCELADA/ INAPTA pois essas constituem situao de irregularidade do emitente do documento fiscal. (Anexo 5, art. 2 6 e art. 27 do RICMS-SC).
Para as empresas sem Inscrio Estadual

Consulta-se o seu CNPJ, para verificar se a empresa encontra-se ATIVA perante a Secretaria da Receita Federal do Brasil, no endereo www.receita.fazenda.gov.br .
Para as empresas com Inscrio Estadual

Deve-se verificar a Situao Cadastral Atual. A emitente deve estar HABILITADA/ ATIVA perante a Secretaria de Estado da Fazenda e a Secretaria da Receita Federal do Brasil. Esta verificao pode ser feita atravs dos endereos:
- Consulta-se a Secretaria da Receita Federal do Brasil pelo CNPJ.

www.receita.fazenda.gov.br
- Consulta-se a Secretaria de Estado da Fazenda, pelo CNPJ e/ou Inscrio Estadual:

Secretaria Estadual da Fazenda de Santa Catarina/SEF www.sef.sc.gov.br/convenios/frame_cancela_inscricao.htm www.sef.sc.gov.br - atravs do S@T., podendo-se aqui verificar a Ficha Cadastral da entidade. ou pelo SINTEGRA Sistema Integrado de Informaes sobre Operaes Interestaduais com Mercadorias e Servios. www.sintegra.gov.br
Secretaria de Estado da Fazenda de Santa Catarina/SEF www.sef.sc.gov.br/convenios/frame_cancela_inscricao.htm
www.sef.sc.gov.br/ - atravs do S@T., podendo aqui verificar e analisar a Ficha Cadastral da entidade (S@T acesso via senha).
ou pelo
SINTEGRA - www.sintegra.gov.br
O Sintegra apresenta informaes de todos os rgos estaduais de fazenda do pas. Nele esto informaes sobre empresas que comercializam mercadorias e/ou servios. Assim sendo, o sistema possibilita o cruzamento de informaes de documentos fiscais emitidos em todo o pas, uma vez que, o emitente informa a emisso do documento fiscal e o destinatrio informa o recebimento do documento fiscal. Para se fazer a consulta junto ao SINTEGRA, basta: acessar o endereo eletrnico www.sintegra.gov.br ; entrar no Estado do emitente/destinatrio; digitar o nmero do CNPJ/CPF ou a Inscrio Estadual ou de Produtor.
Com o cruzamento das informaes, a Administrao Tributria pode encontrar divergncias entre os dados transmitidos, tais como: - o emitente informa a venda da mercadoria e o destinatrio no informa a compra; - o destinatrio informa a compra da mercadoria e o emitente no informa a venda; - os valores informados no coincidem, o que pode ser indcio de prtica ilcita tendente a fraudar o errio pblico como: Nota Fiscal Calada, NF Furtada/Extraviada, NF Fria e outras operaes irregulares ou ilegais. Nota Fiscal Calada Consiste na consignao de valores diferentes nas vias da Nota Fiscal. As vias fixas ( disposio do Fisco) so emitidas parte e geralmente subfaturadas. Nota Fiscal Furtada/Extraviada aquela em que o talo autorizado e confeccionado, legalmente registrado como furtado ou extraviado, tendo sido ou no verdadeiro o registro efetuado, nesse caso o que configura o ilcito, a Nota Fiscal circular livremente para acompanhar mercadorias. Nota Fiscal Fria aquela impressa no padro oficial determinado pela legislao, porm, constando nmero de autorizao fiscal falso. usada para o transporte de mercadorias, porm no registrada nos 2 livros oficiais. Outros Tipos de Notas Fiscais Frias: Nota Fiscal Paralela: aquela impressa com numerao em duplicidade, ou seja, o contribuinte solicita autorizao ao fisco para impresso de determinado nmero de notas fiscais, porm, ilicitamente, manda imprimi-las duas ou mais vezes com a mesma numerao, procedendo ao registro oficial de apenas uma das numeraes. Assim, as impresses adicionais representam 3 Notas Frias. Nota Fiscal Gelada: aquela em que confeccionado um talonrio com dados falsos de empresas que no existem. Tipo Talonrio Duplo: aquela clonada legalmente constituda. de outra nota autorizada para uma empresa
2 3
GORGES, Almir Jos. O Seu Planto Fiscal - Dicionrio do ICMS-SC de A a Z. Ed.Cenofisco, 2006, 8 Ed., p.527. GORGES, Almir Jos. O Seu Planto Fiscal - Dicionrio do ICMS-SC de A a Z. Ed.Cenofisco, 2006, 8 Ed., p.568.
CAMPO 6 - Indicao da operao ou prestao, se de entrada ou sada.

Dever estar assinalado com um X, no campo prprio, se a operao de entrada ou sada.
CAMPO 7 - Identificao da operao ou prestao, atravs da Natureza da Operao e o CFOP (Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes).
A Natureza da Operao ou Prestao - representa os motivos pelos quais esto sendo realizadas as sadas ou entradas de mercadorias ou produtos e as prestaes de servios, tais como: venda, compra, transferncia, devoluo, importao, exportao, prestao de servios, entre outras. Os CFOP Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes representam os cdigos numricos que identificam as respectivas naturezas das operaes de circulao de mercadorias e das prestaes de servios. Esto dispostos no Anexo 10, Seo II do RICMS-SC. Nesses campos podero ser indicados mais de uma Natureza e CFOP, se a mesma nota fiscal amparar operaes distintas (Anexo 5, art. 36, 18 do RCIMS-SC). Exemplos de CFOPs :
Entradas: 1.101/1.102/1.201/1.202/1.551 (Operaes Internas, o CFOP inicia-se com o n 1)

2.101/2.102/2.201/2.202/2.551 (Operaes Interestaduais, o CFOP inicia-se com o n 2) 3.101/3.102/3.201/3.202/3.551 (Operaes do Exterior, o CFOP inicia-se com o n 3)
Sadas: 5.101/5.102/5.201/5.202/5.551 (Operaes Internas, o CFOP inicia-se com o n 5)

6.101/6.102/6.201/6.202/6.551 (Operaes Interestaduais, o CFOP inicia-se com o n 6) 7.101/7.102/7.201/7.202/.7.551 (Operaes para o Exterior, o CFOP inicia-se com o n 7)
CAMPO 8 - Nmero do documento fiscal, srie, data limite para emisso e nmero de controle do formulrio.
Verificar no canto superior direito: o nmero de ordem da Nota Fiscal;
No caso do rgo pblico receber mais de uma Nota Fiscal do mesmo emitente, observar a ordem cronolgica dos documentos recebidos (Anexo 5, art. 23 e art. 156 2 Anexo 7, art. 1 do RICMS-SC). a expresso srie e o algarismo designado da srie;
a indicao da data limite para emisso da Nota Fiscal;
Alguns Estados apresentam data limite para emisso dos documentos fiscais, para as mercadorias adquiridas desses Estados, deve-se observar essa data, que consta no canto superior direito do documento fiscal, para confirmar se est dentro do prazo de validade. Verificar na parte inferior da Nota Fiscal: O nmero de controle do formulrio. Para os documentos fiscais emitidos por processamento eletrnico de dados, dever constar o nmero de controle do formulrio (Anexo 5, art. 23, inciso II, e Anexo 7, art. 1). Quando a quantidade de itens de mercadorias no puder ser discriminada em um nico formulrio, o contribuinte poder utilizar mais de um formulrio para uma mesma nota fiscal, observado os itens I a V do 1 do art. 8 do Anexo 7 do RICMS-SC.
CAMPO 9 - Preenchimento da data de emisso, sada e hora de sada, se for o caso.

data de emisso da Nota Fiscal e data da efetiva sada da mercadoria do estabelecimento; Para fins de liquidao da despesa pblica, a data de emisso do documento fiscal no pode ser anterior a data do empenho ordinrio e global, salvo se tratar de sub-empenho (Art. 60 da Lei 4.320 de 17/03/1964). Pode ocorrer diferena entre a data de emisso da Nota Fiscal e a data da efetiva sada da mercadoria do estabelecimento. Dispe sobre o prazo de validade dos documentos fiscais para fins de transporte, o Anexo 5, art. 137 do RICMS-SC. hora da efetiva sada da mercadoria do estabelecimento; Obrigatria a indicao quando na operao consignarem animais vivos (Anexo 5, art. 137 1 do RICMS-SC).
CAMPO 10 - Descrio das mercadorias, produtos e/ou servios prestados.

Compreendendo nome, marca, tipo, modelo, srie, espcie, qualidade e demais elementos que permitam sua perfeita identificao. Observar se o documento fiscal apresenta a descrio precisa do objeto da despesa mercadoria/produto adquirido e/ou servio prestado. Quando o objeto da despesa, se referir manuteno de bens, mveis, equipamentos e/ou veculos; esses devem estar claramente identificados. A Nota Fiscal de Servio deve ter o servio realizado bem detalhado no seu corpo, devendo retratar o servio contratado, bem como o nmero do contrato.
Fica dispensada a discriminao das mercadorias no quadro Dados do Produto se estas constarem de Romaneio, que passar a constituir parte inseparvel da Nota Fiscal, devendo constar seu nmero de emisso (Anexo 5, art. 36, 8 e art. 38 do RICMS-SC).
Romaneio: Documento Fiscal utilizado por comerciante, industrial ou importador. Substitui a 4 discriminao das mercadorias na Nota Fiscal.
CAMPO 11 - Cdigo do produto, classificao fiscal, situao tributria, valor unitrio e total, com destaque dos impostos, quando devidos.
Cdigo do produto: onde o emissor indica o cdigo que adota para identificao do produto. Classificao Fiscal: quando exigida pela legislao do IPI, que determina essa classificao numrica para cada produto, de acordo com a Tabela de Incidncia do Imposto sobre Produtos Industrializados TIPI. Situao Tributria: o regulamento do ICMS prev cdigos especficos (Cdigo de Situao Tributria CST), que identificam a tributao de cada operao realizada, conforme disposto no Anexo 10, Seo I do RICMS-SC.
Observar estes dados, principalmente com relao ao: valor unitrio e total das mercadorias e/ou da operao, verificando se as multiplicaes e adies esto corretas; e se coincidem com o valor constante na nota de empenho, contrato ou termo aditivo; destaque dos impostos, quando devidos.
CAMPO 12 - Meno no corpo do documento, indicando o dispositivo legal ou regulamentar quando a operao ou prestao for realizada com iseno, suspenso, diferimento, reduo da base de clculo ou qualquer outro benefcio fiscal.
Se a operao ou prestao tiver benefcios fiscais, isso dever estar mencionado no corpo do documento fiscal, com indicao do dispositivo legal ou regulamentar respectivo, no campo Informaes Complementares (Anexo 5, art. 25, 2 e art. 36, inciso VII, alnea a). Na situao do campo de Informaes Complementares ser insuficiente para as indicaes necessrias, poder ser utilizado, excepcionalmente, o quadro Dados do Produto, desde que no prejudique a clareza das suas indicaes (Anexo 5, art. 36, 17).
GORGES, Almir Jos. O Seu Planto Fiscal - Dicionrio do ICMS-SC de A a Z. Ed.Cenofisco, 2006, 8 Ed., p.633.
observar se est sendo concedido DESCONTO relativo ao valor da iseno do ICMS-SC nas aquisies de bens, mercadorias e servios pela Administrao Pblica Estadual, nos casos previstos no Anexo 2, art.1, XI do RICMS-SC. H uma sntese sobre o assunto no stio da Diretoria de Auditoria Geral DIAG, www.diag.sef.sc.gov.br, - Orientaes Despesa Pblica Iseno do ICMS.
CAMPO 13 - Preenchimento de forma legvel, sem emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza.
Os documentos fiscais devero ser emitidos por decalque a carbono ou em papel carbonado, devendo ser preenchidos por sistema eletrnico de processamento de dados, a mquina ou manuscritos a tinta ou a lpis-tinta, devendo ainda os seus dizeres e indicaes estar legveis em todas as vias. Anexo 5, art. 25 do RICMS/SC considerado inidneo, fazendo prova apenas em favor do fisco, o documento que contenha declaraes inexatas, esteja preenchido de forma ilegvel ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza. Anexo 5, art. 29 IV do RICMS/SC. Os documentos fiscais preenchidos de forma manuscrita devem ser preenchidos com uma nica tonalidade de cor de caneta e caligrafia, evitando-se, por exemplo, que: a Nota Fiscal seja preenchida sem data de emisso e, a posteriori, se coloque a data de emisso com outra tinta de caneta e outra caligrafia.
CAMPO 14 - Reteno dos impostos e contribuies, quando devidos.

Quando a operao envolver reteno de tributos, observar a legislao especfica para cada caso. Relativamente aos documentos fiscais, permitido o acrscimo de indicaes necessrias ao controle de tributos federais ou municipais, desde que atendidas as normas da legislao de cada tributo (Anexo 5, art. 15, Pargrafo nico, I).
CAMPO 15 - Dados do transportador e a forma do frete.

Ao observar estes dados, constata-se quem foi o responsvel pelo frete. Caso tenha sido contratada uma empresa de Transporte de Mercadorias, verificar para quem ficou a obrigao de pagar o transporte. Se essa obrigao ficou com o rgo Pblico, dever vir acompanhada da Nota Fiscal a 1 via do Conhecimento de Frete.
CAMPO 16 - Demais dispositivos pertinentes operao ou prestao especfica, como:

quanto s despesas com combustveis, lubrificantes e consertos de veculos: os documentos fiscais devero conter a identificao do nmero da placa e a quilometragem registrada no hodmetro, adotando-se procedimento anlogo nas despesas em que seja aplicado controle semelhante;
quanto s despesas com manuteno de veculos, mveis e equipamentos: os bens objeto da despesa de manuteno, devero estar claramente identificados, inclusive com suas caractersticas, nmero do patrimnio e sua localizao;
quanto s despesas com obras pblicas: - Os dados do documento fiscal devem ser os mesmos especificados em clusula contratual, como: destinatrio, endereo e CNPJ; especificao dos valores unitrios e totais; formas de pagamento, com especificao das parcelas quando houver; tipo de servio, local e nmero do Contrato, com a respectiva data de assinatura;
- O servio realizado deve ficar bem detalhado no corpo da Nota Fiscal de Servio/ Nota Fiscal Fatura de Servio. - A contratada dever identificar na Nota Fiscal/Fatura de Servio em que municpio o servio est sendo prestado, para fins de ISS (Imposto Sobre Servio). - Reteno dos Tributos, quando houver, conforme legislao especfica para cada caso: - INSS - IRRF - ISS (a alquota definida por cada municpio) - CRF (CSLL, COFINS, PIS/PASEP) no caso de o Estado celebrar convnio com a Unio, conforme art. 33 da Lei 10.833 de 29/12/2003.
Relativamente aos documentos fiscais, permitido, o acrscimo de indicaes de interesse do emitente que no lhes prejudiquem a clareza, observado o disposto no art. 36, 24 (Anexo 5, art. 15, Pargrafo nico, II).
2 COMUNICAO DE IRREGULARIDADES EM DOCUMENTOS FISCAIS
2.1 Carta de Correo.

A carta de correo um instrumento adotado pela Administrao Fazendria, que permite ao contribuinte comunicar erros havidos na emisso de documentos fiscais ao seu fornecedor e/ou cliente. No caso de incorrees de documentos fiscais, o procedimento mais adequado o seu cancelamento e a emisso de novo documento. A carta de correo dever ser adotada apenas em situaes eventuais onde no haja mais a possibilidade do cancelamento do documento e no deve se tornar procedimento repetitivo. A comunicao de irregularidade em documento fiscal ser feita em duas vias, assinada e datada por ambas as partes: uma via ficar anexada ao documento fiscal do emitente e a outra via ficar anexada ao documento fiscal do adquirente. No existe modelo prprio para a carta de correo. O contribuinte pode adquirir tal documento em papelarias especializadas ou elaborar a sua prpria carta de correo. Esse tipo de documento s ter validade se utilizado para sanar pequenos erros, ficando vedado a sua emisso nos casos especificados no Anexo 5, art. 30 1 e 2 e Anexo 11 art.16 7 e 8 do RICMS-SC.
2.2 Situaes que no se admite carta de correo.

Quando o erro for relativo a: a) base de clculo, alquotas e valor do Imposto Destacado; b) identificao do destinatrio; c) regularizao aps o incio de qualquer procedimento fiscal. O Estado de Santa Catarina disciplina esse assunto no Anexo 5, art. 30, 1 e 2 e para Nota Fiscal Eletrnica NF- e no Anexo 11, art. 16 7 e 8 do RICMS-SC.
Anexo 5, art. 30, 1 e 2

Art. 30. Os estabelecimentos que adquirirem mercadorias ou servios acompanhadas de documentos fiscais apresentando irregularidades podero regulariz-las por carta dirigida ao emitente, com descrio minuciosa dos dados incorretos, da qual uma via, aps visada pelo emitente do documento fiscal, ser arquivada juntamente com o documento fiscal a que se referir. 1 No ser admitida a regularizao na forma des te artigo quando o erro for relativo base de clculo, alquota, ao valor do imposto destacado ou identificao do destinatrio.
2 No produzir efeitos a regularizao efetuada aps o incio de qualquer procedimento fiscal.

A CARTA DE CORREO ELETRNICA CC-e

A Nota Fiscal Eletrnica NF- e pode ser corrigida. Aps a concesso da Autorizao de Uso da NF-e, o emitente poder sanar erros em campos especficos da NF-e, por meio de Carta de Correo Eletrnica CC-e transmitida Secretaria de Estado da Fazenda, conforme Anexo 11 , art 16 do RICMS-SC. No ser admitida a regularizao da Nota Fiscal Eletrnica NE-e nos mesmos casos estabelecidos para os demais documentos fiscais (Anexo 11, art. 16 7 e 8 do RICMS-SC). Anexo 11, art. 16 7 e 8 do RICMS-SC
DA CARTA DE CORREO ELETRNICA CC-e

Art. 16. Aps a concesso da Autorizao de Uso da NF-e, de que trata o art. 7, o emitente poder sanar erros em campos especficos da NF-e, por meio de Carta de Correo Eletrnica CCe transmitida Secretaria de Estado da Fazenda. 7 No ser admitida a regularizao na forma deste artigo quando o erro for relativo base de clculo, alquota, ao valor do imposto destacado ou identificao do destinatrio. 8 No produzir efeitos a regularizao efetuada aps o incio de qualquer procedimento fiscal.
Regularizaes com documento fiscal complementar:

Documento fiscal emitido com diferena de preo ou quantidade da mercadoria: Documento fiscal emitido com valor do ICMS destacado a menor:
Para regularizao em virtude de diferena de preo ou quantidade de mercadoria, e tambm para correo do valor do ICMS que tiver sido destacado a menor, deve ser emitido documento fiscal complementar. Quando a emisso do documento fiscal se der no perodo de apurao do imposto em que tenha sido emitido o documento original, a Nota Fiscal complementar dever mencionar no campo informaes complementares, o nmero do documento original. Quando tal regularizao ocorrer fora do perodo de apurao, o contribuinte deve recolher o valor do ICMS com os acrscimos legais cabveis, devendo constar no documento complementar, no campo informaes complementares, o nmero do documento original e o nmero do documento de arrecadao (Anexo 5, art. 26, II e III 2 do RIC MS-SC).
reajustamento de preo:
Nos casos de reajustamento de preo em virtude de contrato, quando ocorrer acrscimo do valor da mercadoria ou servio, dever ser emitido documento complementar dentro de 3 (trs) dias contados da data em que se efetivou o reajustamento do preo (Anexo 5, art. 26, I, 1 do RICMSSC).
2.3 Modelo de Carta de Correo.

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MANUAL DE DOCUMENTOS FISCAIS PARA FINS DE LIQUIDAO DA DESPESA PBLICA

Manual de documentos fiscais para fins de liquidao da despesa pblica.

4 e 5 - dados do emitente, destinatrio.

9- data de emisso, sada e hora de sada

11 Cdigo Produto/CF/ST/Valor unitrio e total/destaque dos impostos,alquota e base de clculo

Reteno de Tributos, quando devidos

2 observao quanto aos dados do impressor

8 n do formulrio 12 e 16 informaes adicionais

13 Preenchimento do documento fiscal, de forma legvel, sem emendas ou rasuras.

CAMPO 1 - Utilizao do modelo legalmente exigido para a respectiva operao ou prestao.

j) Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8;

l) Conhecimento Areo, modelo 10;

m) Bilhete de Passagem Rodovirio, modelo 13;

n) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;

CAMPO 2 - Informao do nmero da Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais AIDF.

CAMPO 3 - Observao quanto via do documento recebido.

CAMPO 4 - Observao quanto aos corretos dados do emitente e destinatrio.

d) Endereo, Bairro ou Distrito, CEP, Municpio, Fone/Fax, Unidade da Federao;

- Estes dados so de bastante relevncia, principalmente para que no configure que a

Para as empresas sem Inscrio Estadual

Para as empresas com Inscrio Estadual

- Consulta-se a Secretaria da Receita Federal do Brasil pelo CNPJ.

- Consulta-se a Secretaria de Estado da Fazenda, pelo CNPJ e/ou Inscrio Estadual:

Secretaria de Estado da Fazenda de Santa Catarina/SEF www.sef.sc.gov.br/convenios/frame_cancela_inscricao.htm

CAMPO 6 - Indicao da operao ou prestao, se de entrada ou sada.

Entradas: 1.101/1.102/1.201/1.202/1.551 (Operaes Internas, o CFOP inicia-se com o n 1)

Sadas: 5.101/5.102/5.201/5.202/5.551 (Operaes Internas, o CFOP inicia-se com o n 5)

a indicao da data limite para emisso da Nota Fiscal;

CAMPO 9 - Preenchimento da data de emisso, sada e hora de sada, se for o caso.

CAMPO 10 - Descrio das mercadorias, produtos e/ou servios prestados.

CAMPO 14 - Reteno dos impostos e contribuies, quando devidos.

CAMPO 15 - Dados do transportador e a forma do frete.

CAMPO 16 - Demais dispositivos pertinentes operao ou prestao especfica, como:

2 COMUNICAO DE IRREGULARIDADES EM DOCUMENTOS FISCAIS

2.1 Carta de Correo.

2.2 Situaes que no se admite carta de correo.

Anexo 5, art. 30, 1 e 2

2 No produzir efeitos a regularizao efetuada aps o incio de qualquer procedimento fiscal.

A CARTA DE CORREO ELETRNICA CC-e

DA CARTA DE CORREO ELETRNICA CC-e

Regularizaes com documento fiscal complementar:

2.3 Modelo de Carta de Correo.

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