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ORGANIZAO DE UMA EMPRESA

INTRODUO Organizao o processo de dispor pessoas e outros recursos para realizar tarefas a servio de um propsito comum. Envolve a diviso do trabalho a ser feito e a coordenao de resultados. Uma organizao a contribuio planejada das atividades coletivas de duas ou mais pessoas que, funcionando em uma base relativamente contnua e atravs da diviso de trabalho e da hierarquia da autoridade, buscam alcanar um objetivo comum ou um conjunto de objetivos. Uma organizao possui recursos, que so: fsico, humano e monetrio. Os recursos fsicos so, por exemplo, os prdios, as mquinas (sistema tcnico) e mobilirio. Os recursos humanos so os seres humanos (sistema social) que trabalham na organizao - os empregados e os gerentes. O recurso monetrio o capital - em suas vrias formas - disponvel organizao. Todos estes recursos so dinmicos, mudando com o tempo, com o ambiente e com as necessidades da organizao. Uma organizao pode ser concebida como um sistema. Se compararmos as caractersticas dos sistemas com as da organizao - como as organizaes trabalham - pode-se demonstrar as correlaes existentes entre os sistemas abertos e a organizao (como um sistema). A importao de energia significa que a organizao importa do ambiente matria prima, dinheiro e energia necessria para o processo de transformao, no qual esta matria e energia so transformadas em um produto final. Este, por sua vez, ser a sada (output) da organizao para o ambiente. Este produto ou servio exportado para o ambiente ser comercializado, e o dinheiro (ou outro resultado) proveniente desta operao ser utilizado para o pagamento da energia, salrio e materiais necessrios ao processo acima descrito. Isto o sistema como ciclo de eventos. O lucro que a organizao acumula (se a organizao eficiente e bem sucedida) o dinheiro que excede a quantia necessria por esta. Com isto, a organizao obtm mais do que precisa. Inputs so informaes que a organizao utiliza para sobreviver no ambiente. atravs de feedbacks que a organizao faz as correes necessrias para manter-se na direo dos objetivos. Esse processo de codificao faz parte da realidade da organizao que deseja sobreviver e prosperar, possibilitando um diferencial competitivo em relaao aos concorrentes.

CAPTULO 1 NATUREZAS JURDICAS E ESPCIES DE NEGCIOS Empresrio Considera-se empresrio quem exerce profissionalmente atividade econmica organizada, assumindo os riscos inerentes execuo da respectiva atividade econmico-empresarial, que tem por fim a produo, a circulao ou a troca de bens ou de servios (Art. 966 do novo Cdigo Civil (Lei n. 10.406/02). O empresrio a pessoa fsica, individualmente considerada. obrigatria a inscrio do empresrio na Junta Comercial, antes do incio de sua atividade. Exemplos: costureira; eletricista; encanador; comerciante ambulante.

No considerado empresrio quem exerce profisso intelectual, de natureza cientfica, literria ou artstica, mesmo se contar com auxiliares ou colaboradores, salvo se o exerccio da profisso constituir elemento de empresa (art. 966 pargrafo nico). Autnomo a pessoa fsica que atua individualmente, no considerada como empresrio. Exemplos: engenheiro, arquiteto, contador, professor. Arteso De acordo com o art. 7, I, do Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados, produto de artesanato aquele proveniente de trabalho manual realizado por pessoa natural, nas seguintes condies: quando o trabalho no conta com auxlio ou participao de terceiros assalariados; quando o produto vendido a consumidor, diretamente ou por intermdio de entidade de que o arteso faa parte ou pela qual seja assistido.

O Parecer Normativo - CST N. 94/77, referente ao IPI, esclarece, ainda, acerca das atividades de artesanato: Atividade caracterizada pela manufatura de objetos para as mais variadas finalidades e realizada segundo critrios artsticos ou estticos. um tipo de trabalho que dispensa mquinas e instrumentos complexos, dependendo apenas da destreza manual de um indivduo ou grupo. Em alguns casos, admite-se chamar de artesanais certas obras, mesmo quando h interveno parcial de alguma mquina. Por outro lado, mesmo quando repetido em numerosos exemplares dificilmente se obtm absoluta identidade entre cada produto artesanal. H sempre uma diferena, s vezes minscula, o que confere caracterstica prpria e inconfundvel a esse tipo de produo." Os artesanatos variam de uma sociedade a outra conforme a sua finalidade, prestgio, meios e qualidade de execuo. Possuem em comum um nico ponto, que consiste em certo nvel de conhecimento e habilidade. O artesanato uma especializao que se distingue do trabalho domstico ou da produo de objetos de uso exclusivamente familiar. Este carter especializado explica como em muitas sociedades os artesos se organizaram em confrarias ou castas, nas quais as tcnicas se conservavam de pais para filhos e de mestre a aprendiz. Produtor rural Produtor rural a pessoa fsica natural que explora a terra visando produo vegetal, criao de animais, produo animal e tambm industrializao artesanal de produtos primriosproduo agroindustrial. O Produtor Rural, cuja atividade constitua sua principal profisso, pode requerer inscrio no Registro Pblico de Empresas Mercantis da respectiva sede, caso em que, depois de inscrito, ficar equiparado para todos os efeitos, ao empresrio sujeito a registro, no Registro Pblico de Empresas Mercantis (art. 971). Autnomo Conforme descrito no site do Ministrio da Previdncia e Assistncia Social, os segurados anteriormente denominados "empresrio", "trabalhador autnomo" e "equiparado a trabalhador autnomo", com a promulgao da Lei n 9.876, de 26 de novembro de 1999, foram considerados uma nica categoria e passaram a ser chamados de "contribuinte individual".

O contribuinte individual ao exercer atividade remunerada considerado segurado obrigatrio perante o Regime Geral de Previdncia Social, devendo nele inscrever-se. A inscrio o ato pelo qual o cidado cadastrado no Regime Geral de Previdncia Social, para a sua identificao pessoal, atribuindo-lhe o Nmero de Inscrio do Trabalhador-NIT. Consideram-se, contribuintes individuais (segurado obrigatrio), entre outros:
Aquele que presta servio de natureza urbana ou rural, em carter eventual, a uma ou mais

empresas sem relao de emprego; (atividade em carter eventual atividade prestada de forma no contnua e espordica, sem subordinao e horrio.) A pessoa fsica que exerce, por conta prpria, atividade econmica de natureza urbana, com fins lucrativos ou no; O profissional liberal; Pintores, eletricistas, bombeiros hidrulicos, encanadores e outros que prestam servios em mbito residencial, de forma no contnua, sem vnculo empregatcio; Cabeleireiro, manicure, esteticista e profissionais congneres, quando exercerem suas atividades em salo de beleza, por conta prpria; O comerciante ambulante; O trabalhador diarista que presta servios de natureza no contnua na residncia de pessoa ou famlia, sem fins lucrativos;

Outra opo de filiao ao Regime Geral de Previdncia Social como segurado facultativo, que a pessoa maior de dezesseis anos de idade que no exera atividade remunerada que a enquadre como segurado obrigatrio da previdncia social. Consideram-se segurados facultativos entre outros: A dona-de-casa; O estudante; Conforme a Instruo Normativa INSS n 60, 30 de outubro de 2001, art. 3, so considerados segurados especiais, e portanto devem ter seu registro como contribuinte no INSS, o produtor, o parceiro, o meeiro, o comodatrio e o arrendatrio rurais, o pescador artesanal ou o a ele assemelhado que exeram suas atividades individualmente ou em regime de economia familiar, ainda que com auxilio eventual de terceiros, bem como seus respectivos cnjuges ou companheiros e filhos maiores de dezesseis anos ou a eles equiparados, desde que trabalhem comprovadamente com o grupo familiar. Todo profissional autnomo que possua empregados, necessita de matrcula no CEI - Cadastro Especfico no INSS, sendo obrigatrio para o recolhimento do INSS e FGTS. Este cadastramento poder ser realizado no site ou em qualquer agncia da Previdncia Social. O contribuinte individual localizado precisa requerer o Alvar de Licena para Estabelecimento concedido pela prefeitura, alm de estar obrigado a inscrever-se na Secretaria Municipal de Fazenda e ao pagamento do ISS. SOCIEDADES ADOTADAS PELO NOVO CDIGO CIVIL Sociedades Empresrias So as sociedades que tm por objeto atividade prpria de empresrio, ou seja, qualquer sociedade que tiver por objeto social uma ou mais atividades econmicas organizadas para a produo e/ou circulao de bens ou de servios (art. 982 do CC). As sociedades que exploram atividades comerciais, industriais ou prestao de servios no intelectuais, com um mnimo de organizao, equivalente a um estabelecimento (capital), trabalho de

empregados e/ou colaboradores, sero enquadradas como sociedades empresrias. Se alm das atividades descritas, cumular o desenvolvimento de atividades de natureza intelectual, ainda assim ser enquadrada como sociedade empresria. Aquele que exercer essas atividades de forma individual (sem scios) ser enquadrado na condio de empresrio. Ambos sero registrados nas Juntas Comerciais. A casa de sade ou o hospital seriam uma sociedade empresria porque, no obstante o labor cientfico dos mdicos seja extremamente relevante, esse labor apenas um componente do objeto social, tanto que um hospital compreende hotelaria, farmcia, equipamentos de alta tecnologia, alm de salas de cirurgia e de exames com todo um aparato de meios materiais. Empresrio - quem exerce profissionalmente atividade econmica organizada para a produo ou circulao de bens ou servios (art. 967 do CC). Formas de Sociedade Empresria - Em Nome Coletivo, em Comandita Simples, Sociedade Limitada, Sociedade Annima e em Comandita por Aes. Processo de Execuo Coletiva - Para os empresrios e sociedades empresrias, a lei de falncias e concordatas. O sistema de escriturao contbil mais rigoroso. Sistema de Registro - Os empresrios e as sociedades empresrias se registram no Registro Pblico das Empresas Mercantis (Juntas Comerciais), compreende as sociedades annimas; as sociedades em comandita por aes; e as sociedades empresrias sob as formas de sociedade em nome coletivo, sociedade em comandita simples e sociedade limitada, exceto as de natureza intelectual. Sociedades Simples toda sociedade que no se enquadrar dentro da definio de sociedade empresria (art. 982). Assim, aquela que pratica a atividade econmica de natureza no-empresarial, ou seja, cujo objeto social no for atividade que almeje a produo e/ou a circulao de bens e de servios. No se considera empresrio quem exerce profisso intelectual, de natureza cientfica, literria ou artstica. Assim, qualquer sociedade que tiver por objeto a prtica de atividades intelectuais, literrias, cientficas ou artsticas ser considerada simples. A sociedade Simples tem no trabalho pessoal dos scios o ncleo de sua atividade produtiva. Ainda que tenha empregados, estes apenas colaboram, mas o que se exterioriza, prevalecentemente, o labor dos prprios scios, ou de um administrador designado que opere de forma pessoal. O trabalho intelectual, por fora de tradio que o considera qualitativamente distinto da atividade econmica ordinria, foi afastado do conceito de empresa. Compreende o campo da cincia, que auto-explicativo, o campo literrio, em suas vrias manifestaes, e o campo da arte, este naturalmente circunscrito s expresses artsticas de cunho intelectual. O intelectual cria, e assim a sua criao, por ser uma emanao do esprito, no seria assimilvel aos chamados processos produtivos. Formas de Sociedade Simples - Em Nome Coletivo, em Comandita Simples, Sociedade Limitada, As Cooperativas, As Fundaes, As associaes religiosas, de benemerncia social, artsticas e literrias, as cientficas, as sociedades educacionais sem fins lucrativos, as associaes recreativas e as prticas de esportes sem fins lucrativos (os chamados clubes), as associaes filosficas e as associaes polticas. Processo de Execuo Coletiva Para os no-empresrios e sociedades simples, incide o processo de insolvncia civil. Sistema de Registro - As sociedades simples se registram no Registro Civil das Pessoas Jurdicas (RCPJ), compreendendo, portanto, as sociedades simples em sua forma tpica; as sociedades cooperativas; as sociedades no-empresrias sob as formas de sociedade em nome coletivo,

sociedade em comandita simples e sociedade limitada; e as sociedades empresrias de natureza intelectual. OBSERVAO - As sociedades empresrias com atividades rurais, ou que se caracterizem como pequena empresa, podero optar pelo Registro Civil ou pela Junta Comercial. A pequena empresa, por fora do art. 970 do Cdigo Civil, combinado com a Lei Federal n 9.841, de 15.10.99, que considerou empresa de pequeno porte (pequena empresa) "a pessoa jurdica e a firma individual" com receita bruta anual igual ou inferior a R$ 1.200.000,00 (valor este sujeito a atualizao, por ato do poder executivo, de acordo com a variao do IGP-DI), uma vez inscrita no Registro Civil das Pessoas Jurdicas, tambm ser tratada como sociedade simples, com o que ter assegurado o tratamento mais simplificado que desse registro resulta quanto ao processo de execuo coletiva e quanto sistemtica de escriturao contbil. Sociedade Limitada A sociedade por cotas de responsabilidade limitada , atualmente, uma das mais adotadas espcies de sociedade mercantis (mais de 90% das empresas no Brasil so Ltdas.), isto porque no exige tanta complexidade como a sociedade por aes, na sua constituio e funcionamento. A sociedade por cotas pode ter natureza civil, comercial ou econmica, e um mnimo de dois scios, no havendo limite mximo quanto ao nmero destes. A firma ou denominao social deve ser sempre seguida da expresso Limitada, ou, abreviadamente, Ltda., em caso contrrio os scios-gerentes e os que fizerem uso da firma sero considerados, solidria e ilimitadamente, responsveis. Nome: denominao ou nome fantasia, firma ou razo social, acrescidas da expresso "Ltda". Caractersticas: A responsabilidade dos scios restrita ao valor de suas quotas, mas todos respondem solidariamente pela integralizao do capital social; A sociedade limitada rege-se pelo novo Cdigo Civil e, nas omisses, pelas normas da Sociedade Simples, ou pelas da Sociedade Annima se assim o contrato social estabelecer; O capital social divide-se em quotas, iguais ou desiguais, cabendo uma ou diversas a cada scio; vedada contribuio que consista em prestao de servios; Os scios no podero distribuir lucros ou realizar retiradas, se distribudos com prejuzos do capital; O contrato pode instituir conselho fiscal composto de trs ou mais membros e respectivos suplentes, scios ou no (opcional/facultativo); assegurado aos scios minoritrios, que representarem pelo menos 1/5 do capital social, o direito de eleger um dos membros do conselho fiscal e o respectivo suplente; Pela exata estimao de bens conferidos ao capital social respondem solidariamente todos os scios, at o prazo de cinco anos da data do registro da sociedade.

Sociedade por Aes ou Sociedade Annima


um tipo societrio muito utilizado por grandes empreendimentos, por conferir maior segurana aos seus acionistas, por meio de regras mais rgidas. Pode ser definida como, a pessoa jurdica de direito privado e de natureza mercantil, que, tendo seu capital dividido em aes, limita a responsabilidade dos scios ou acionistas ao preo de emisso das aes subscritas ou adquiridas, ou seja, a sociedade annima " aquela em que todos os scios, denominados acionistas ou acionrios, respondem pelas obrigaes sociais at o valor em que entraram ou prometeram entrar para a formao do capital social" (responsabilidade limitada e no solidria). Possui vrias espcies de ttulos (aes, partes beneficirias, debntures e bnus de subscrio), regulamentada por diversos rgos (Assemblias Gerais e Especiais, Diretoria, Conselho

de Administrao e Conselho Fiscal), devendo publicar seus atos no Dirio Oficial e em jornal de grande circulao editado no local da sede da companhia (atos arquivados no registro do comrcio). Caractersticas: Capital social dividido em aes; Cada scio ou acionista responde somente pelo preo de emisso das aes que adquiriu; Os acionistas controladores respondem por abusos; Rege-se pela Lei n 6.404/76 e, nos casos omissos, pelas disposies do Novo Cdigo Civil.

Nota: A Sociedade Annima no sofreu alteraes pelo novo Cdigo Civil. Nome: denominao ou nome fantasia (no utiliza firma ou razo social), acrescidos da expresso "S/A" ou antecedido da expresso "Companhia" ou "Cia". Sociedade Estrangeira Considera-se Sociedade Estrangeira a empresa constituda e organizada em conformidade com a legislao do pas de origem, onde tambm mantm sua sede administrativa. Necessita de autorizao do Poder Executivo por meio de requerimento dirigido ao Ministrio da Indstria, do Comrcio e do Turismo, protocolado no Departamento Nacional de Registro do Comrcio - DNRC. facultado ao Poder Executivo, para conceder a autorizao, estabelecer condies convenientes defesa dos interesses nacionais. Aceitas as condies, expedir o Poder Executivo decreto de autorizao, do qual constar o montante de capital destinado s operaes no Pas, cabendo sociedade promover a publicao de seus atos constitutivos no prazo de 30 dias, no podendo iniciar sua atividade antes de inscrita no registro prprio do lugar em que se deva estabelecer, ficando sujeita s Leis e aos tribunais brasileiros, quanto aos atos ou operaes praticados no Brasil. Ainda, a sociedade estrangeira funcionar no territrio nacional com o nome que tiver em seu pas de origem, podendo acrescentar as palavras "do Brasil" ou "para o Brasil". Observao A Sociedade estrangeira no deve ser confundida com sociedade brasileira constituda por scios estrangeiros. A participao de scios estrangeiros em sociedade brasileira no sofreu mudanas em funo do Novo Cdigo Civil. Sociedades Cooperativas Caractersticas de acordo com o previsto no artigo 1.094 do Novo Cdigo Civil Variabilidade, ou dispensa do capital social. Concurso de scios em nmero mnimo necessrio a compor a administrao da sociedade, sem limitao de nmero mximo. Limitao do valor da soma de quotas do capital social que cada scio poder tomar. Quotas do capital intransferveis a terceiros estranhos sociedade, ainda que por herana. Qurum, para a assemblia geral funcionar e deliberar, fundado no nmero de scios presentes reunio, e no no capital social representado. Direito de cada scio a um s voto nas deliberaes, tenha ou no capital a sociedade, e qualquer que seja o valor de sua participao. Distribuio dos resultados, proporcionalmente ao valor das operaes efetuadas pelo scio com a sociedade, podendo ser atribudo juro fixo ao capital realizado. Indivisibilidade do fundo de reserva entre os scios, ainda que em caso de dissoluo da sociedade.

A responsabilidade dos scios pode ser limitada ou ilimitada; A cooperativa ser sempre considerada Sociedade Simples.

Associaes Associao uma entidade de direito privado, dotada de personalidade jurdica e caracteriza-se pelo agrupamento de pessoas para a realizao e consecuo de objetivos e ideais comuns, sem finalidade econmica, isto , sem interesse de lucros. As associaes somente podero ser constitudas com fins no econmicos. Caractersticas: Constituem a reunio de diversas pessoas para a obteno de um fim ideal, podendo este ser alterado pelos associados; Ausncia de finalidade lucrativa; O patrimnio constitudo pelos associados ou membros; Reconhecimento de sua personalidade por parte da autoridade competente.

Veja mais: Entidades sem fins lucrativos Fundaes Para criar uma fundao, o seu instituidor far, por escritura pblica ou testamento, dotao (doao) especial de bens livres, especificando o fim a que se destina, e declarando, se quiser, a maneira de administrar. Caractersticas: Patrimnio, ou seja, o conjunto de bens ou coisas com destinao especfica; Servir a fins de utilidade pblica, quais sejam: morais, religiosos, culturais, de assistncia etc; Necessidade de patrimnio para a constituio da fundao; Ter um instituidor que faa doao especial de bens livres, especificando o fim a que se destina, e declarando, se quiser, a maneira de administr-la; Fiscalizao pelo Ministrio Pblico.

Fundao , ento, sinnimo de patrimnio destinado a um fim em benefcio da comunidade (ou parte dela), em decorrncia de um estatuto e sob a vigilncia do Ministrio Pblico. FORMAS DE SOCIEDADES Sociedade em Nome Coletivo - tipo societrio pouqussimo utilizado, pois exige que os scios sejam pessoas fsicas, com responsabilidade solidria e ilimitada por todas as dvidas da empresa, podendo o credor executar os bens particulares dos scios, mesmo sem ordem judicial. Nome: firma ou razo social (no podendo utilizar nome fantasia ou denominao), composta pelo nome dos scios, podendo ser acrescentada a expresso "& Cia" ao final (ex: Jos e Maria ou Jos, Maria & Cia). Sociedade Em Comandita Simples - tambm pouco utilizado, sendo formada a empresa por scios comanditados (participam com capital e trabalho, tendo responsabilidade solidria e ilimitada) e comanditrios (aplicam apenas capital, possuindo responsabilidade limitada ao capital empregado e no participando da gesto dos negcios da empresa). Empresa de capital fechado (no negocivel em Bolsa).

Nome: firma ou razo social (devem figurar apenas os scios comanditados, sob pena de responsabilidade solidria e ilimitada do scio que constar na razo social). Sociedade Em Comandita Por Aes - tambm em processo de extino, regida pelas normas relativas s sociedades annimas (artigos 280 e seguintes da Lei 6.404/76), salvo a restrio de que somente os acionistas podem ser diretores ou gerentes (scios comanditados, nomeados no estatuto e destitudos por 2/3 do capital), respondendo ilimitadamente pelas obrigaes da empresa, enquanto os scios comanditrios (demais acionistas no gerentes ou diretores) possuem responsabilidade limitada ao capital social. Assim como as S/As, pode ser empresa de capital aberto (aes em Bolsa de Valores). Nome: denominao ou nome fantasia, firma ou razo social, acrescidas da expresso "Comandita por Aes" ou "C/A". ROTEIRO PARA LEGALIZAO DE UMA EMPRESA PASSOS 1) Consulta prvia do local - Esta consulta feita por meio de um formulrio denominado Consulta Prvia de Local, adquirido em 3 vias em papelaria ou por download atravs do site da Prefeitura (frente e verso). Depois de preenchido, o formulrio deve ser entregue numa Inspetoria Regional de Licenciamento e Fiscalizao de acordo com o local pretendido. Alm da ficha de consulta, leve tambm a original ou cpia da ficha cadastral do IPTU do imvel onde pretende se estabelecer (segunda folha carn). Para evitar prejuzos nunca alugue, compre ou se comprometa com locais para estabelecimentos antes de ter uma resposta positiva da consulta. Sendo aprovada a consulta, sero indicados, no verso do formulrio, os documentos necessrios para a obteno do Alvar. Basicamente, so cpias de documentos de identificao, alm de CPF, CNPJ, contrato social e um formulrio denominado RUCCA (Requerimento nico de Concesso e Cadastro), obtido tambm em papelaria. Entregue o RUCCA preenchido juntamente com a Ficha de Consulta aprovada e os documentos nela solicitados IRLF - Inspetorias Regional de Licenciamento e Fiscalizao - para a formao de processo administrativo de concesso do respectivo Alvar. Aps a anlise da documentao apresentada, ser emitida uma guia com o valor da Taxa de Licena para Estabelecimento. Com a guia, deve-se comparecer a uma agncia bancria e pagar a Taxa de Licena para Estabelecimento (TLE). Ento, deve-se tirar uma cpia desta guia paga. Esta cpia ficar anexada ao processo administrativo. Com estes procedimentos pode-se, finalmente, retirar oA lvar e iniciar o funcionamento. 2) Busca prvia do nome da empresa e registro do Contrato Social / Declarao de Empresrio - A busca prvia do nome da empresa objetiva verificar a existncia de nome idntico ao escolhido para o registro da empresa. O Contrato Social, em linhas gerais, estabelece o regime jurdico, as regras para o funcionamento, liquidao da Sociedade, e necessita ser registrado no rgo competente. As Sociedades Empresrias e o Empresrio devem registrar-se na Junta Comercial do Estado. J as Sociedades Simples devero registrar-se no Cartrio de Registro Civil de Pessoas Jurdicas - RCPJ. Documentao necessria: 1 - Sociedade Empresria a. Para a busca do Nome da Empresa:

- Guia de Recolhimento JUNTA COMERCIAL (Cdigo 03) - formulrio/papelaria. b. Para Registro do Contrato Social: - Capa de Processo/Requerimento para JUNTA COMERCIAL (formulrio/papelaria - 1 via), assinada por um dos scios; - Contrato Social em 3 vias; - Cpia da carteira de identidade dos scios gerentes (autenticada); - Formulrio de Declarao de Desimpedimento dos scios gerentes; - Ficha de Cadastro Nacional (modelos 1 e 2, formulrio/papelaria - 2 vias de cada modelo); - Guia de Recolhimento para JUNTA COMERCIAL (cdigo 01 - registro de comrcio) (formulrio/papelaria -3 vias); - DARF (cdigo 66.21 - Servio de Registro de Comrcio) - (formulrio/papelaria - 2 vias). Ateno: a) Caso a empresa se enquadre como Microempresa e/ou Empresa de Pequeno Porte, conforme a Lei Complementar 123 de 14/12/06, fica dispensada do visto do advogado no contrato social. Para a solicitao de enquadramento, a empresa dever apresentar ainda: - Formulrio de Declarao de Enquadramento, assinada pelos scios, em 3 vias; - Capa de Processo/Requerimento Padro JUNTA COMERCIAL. b) Caso o Contrato Social possua clusula com declarao de desimpedimento, no necessria a apresentao do Formulrio de Declarao de Desimpedimento. 2 - Empresrio a. Para a busca do Nome: Como o nome utilizado o nome do prprio titular, acompanhado da especificao da atividade, aconselhvel realizar a Busca Prvia no caso de pessoas que tenham a possibilidade de nome idntico ao de outras. - Guia de Recolhimento JUNTA COMERCIAL (Cdigo 03) - formulrio/papelaria. b. Para registro da Declarao de Empresrio: - Declarao de Empresrio (formulrio/papelaria - 4 vias); - Capa de Processo/Requerimento para JUNTA COMERCIAL (formulrio - 1 via); - Cpia da identidade e do CPF do titular (autenticadas); - Guia de Recolhimento para JUNTA COMERCIAL (cdigo 01-registro de comrcio)(formulrio/papelaria - 3 vias); - DARF (cdigo 66.21 - Servio de Registro de Comrcio) - (formulrio/papelaria - 2 vias); - Guia de Recolhimento para JUNTA COMERCIAL, utilizada para busca do nome, devidamente aprovada, conforme o caso. Ateno: Caso a empresa se enquadre como Microempresa e/ou Empresa de Pequeno Porte, conforme a Lei Complementar 123 de 14/12/06, dever apresentar ainda: - Formulrio de Declarao de Enquadramento; - Capa de Processo/Requerimento Padro JUNTA COMERCIAL.

3- Sociedade Simples a. Para a busca do Nome da Empresa: - Certido de Busca Prvia do Nome (formulrio emitido pelo prprio RCPJ). b. Para registro do Contrato Social: - Contrato Social em 2 vias, com firma reconhecida de todos os scios; - Requerimento, com firma reconhecida de um dos scios, ou procurador (modelo no Cartrio); - Visto dos scios em todas as folhas e assinatura de duas testemunhas (ltima folha); - Declarao de desimpedimento dos scios, onde eles afirmam, sob as penas da lei, no possurem nenhum impedimento para o exerccio de empresa, nos termos do art. 1001, 1, do Cdigo Civil. Tal declarao ser feita na forma de clusula do contrato social, nos casos de sociedades, ou declarao de firma individual; - Declarao de Microempresa e/ou de Empresa de Pequeno Porte, assinada por todos os scios (formulrio/Cartrio - 2 vias); - Visto do advogado, com o nmero da O.A.B. (na ltima folha) - exceto para as Microempresas ou as Empresas de Pequeno Porte. Ateno:

Caso a empresa se enquadre como Microempresa e/ou Empresa de Pequeno Porte, conforme a Lei Complementar 123 de 14/12/06, dever apresentar ainda: - Declarao de Microempresa e/ou de Empresa de Pequeno Porte, assinada por todos os scios (formulrio/Cartrio - 2 vias). 3) Inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas CNPJ - A inscrio no Cadastro

Nacional da Pessoa Jurdica - CNPJ feita atravs do site do Ministrio da Fazenda.


Procedimentos: - Acesso aos programas CNPJ verso 2.5 e Receitanet. Os dois aplicativos esto disponveis nas agncias da Receita Federal ou pelo site www.receita.fazenda.gov.br na Internet; - Preenchimento da Ficha Cadastral da Pessoa Jurdica - FCPJ, no programa CNPJ, acompanhada, no caso de inscrio de sociedades, do Quadro de Scios ou Administradores QSA. Gerar o arquivo contendo a FCPJ e transmiti-lo via o programa Receitanet; - Aps a operao acima, imprimir recibo de entrega contido no disquete do programa CNPJ. Com o nmero do recibo, acompanhar o processo no site da SRF. Aps alguns dias estar disponvel o Documento Bsico de Entrada - DBE para impresso e o endereo da unidade cadastradora da SRF de sua jurisdio para o qual dever ser encaminhada a seguinte documentao via Sedex da EBCT:
Uma via original do Documento Bsico de Entrada - DBE, assinado pela pessoa fsica

responsvel perante o CNPJ ou por seu preposto, quando anteriormente indicado, ou por procurador. A assinatura dever obrigatoriamente ter firma reconhecida em cartrio; Cpia autenticada da procurao por instrumento pblico, quando o DBE for assinado por procurador; Cpia autenticada do Contrato Social / Declarao de Firma Individual, devidamente registrado.

- Quando a documentao chegar unidade cadastradora, a SRF far a verificao dos dados transmitidos com os documentos enviados. Caso o processo seja deferido ser disponibilizado no prprio site da SRF, o "Comprovante de Inscrio". Observao: Caso a empresa tenha condies de optar pelo SIMPLES, enquadrando-se nos critrios de Microempresa e/ou de Empresa de Pequeno Porte, previstos na Lei Complementar 123 de 14/12/06, dever solicitar a incluso no mesmo processo de inscrio da empresa, indicando na tabela de eventos, no programa CNPJ. 4) Inscrio no Cadastro Nacional de Seguro Social INSS - Estando de posse do CNPJ e do Contrato Social, no prazo de 30 dias do incio de suas atividades, o representante dever dirigir-se Agncia da Previdncia, para apresentar a documentao abaixo, a fim de regularizar o cadastro, que ter sido feito de forma integrada com o CNPJ. Documentao exigida para a inscrio da empresa: - Contrato Social (original ou cpia); - CNPJ. Documentao exigida para a inscrio do empresrio: - Nmero da Carteira de Identidade e do CPF; - Comprovante de residncia. 5) Conectividade Social Certificado Eletrnico FGTS - O aplicativo Conectividade Social um canal eletrnico de relacionamento, desenvolvido pela CAIXA. A sua finalidade a troca de arquivos e mensagens por meio da internet. O canal foi criado para ser utilizado por todas as empresas, ou equiparadas, que esto obrigadas a recolher o FGTS ou prestar informaes Previdncia Social. Alm de simplificar o processo de recolhimento do FGTS, reduz os custos operacionais, a preciso, a segurana e o sigilo das transaes relativas ao FGTS. Inicialmente, baixar o programa de pr-certificao (PRE-CERT_MULTI.EXE verso 8.5), disponvel no link "documentos disponveis para download". Em seguida, instale-o e preencha as informaes requeridas. O prximo passo procurar uma agncia da CAIXA portando originais e cpias simples ou autenticadas da documentao listada abaixo para requisitar o certificado eletrnico:
Ato constitutivo da empresa e todas as suas alteraes; RG e CPF do representante; Arquivo gerado pelo programa de certificao contendo os dados da empresa.

Para garantir a sua segurana, o uso do Conectividade Social est associado a um sistema de identificao com duas chaves: uma pblica (o certificado eletrnico) e uma privada, que voc mesmo cadastra para a sua empresa. Benefcios

Simplifica o processo de recolhimento do FGTS; Reduz custos operacionais; Disponibiliza um canal direto de comunicao com a CAIXA, agente operador do FGTS; Aumenta a comodidade, segurana e o sigilo das transaes com o FGTS; Reduz a ocorrncia de inconsistncias e a necessidade de regularizaes futuras; Aumenta a proteo da empresa contra irregularidades; Facilita o cumprimento das obrigaes da empresa relativas ao FGTS e Previdncia Social.

6) Inscrio Estadual - Toda empresa que tem atividade de Circulao de Mercadorias deve solicitar sua incluso no Cadastro de Contribuintes do Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios - ICMS, obtendo, assim, sua Inscrio Estadual. A inscrio feita na Secretaria de Estado de Fazenda. Dependendo do municpio essa inscrio realizada em duas etapas: Primeiramente a empresa deve realizar sua incluso pelo site da Secretaria Estadual de Fazenda, atravs do preenchimento do formulrio DOCAD, disponvel neste site. Este formulrio, depois de preenchido, deve ser impresso e assinado. Trs dias aps a inscrio pelo site, o formulrio dever ser entregue na Inspetoria Seccional de Fazenda da jurisdio da empresa, acompanhado dos documentos abaixo. Documentao Necessria: 1 - Original da guia de recolhimento da Taxa de Servios Estaduais (cdigo 200.3); 2 - Documento de Cadastro do ICMS - DOCAD em 3 vias originais (formulrio/ papelaria). Observaes:
No caso de uma sociedade constituda por mais de trs scios, dever ser anexado ao

DOCAD o formulrio DOCAD - Folha Complementar, tambm em 3 vias;


O DOCAD dever ser assinado pela pessoa fsica indicada como responsvel ou por seu

procurador, constitudo por instrumento pblico, em cartrio; No caso do DOCAD ser assinado por procurador, dever ser apresentada uma cpia autenticada da procurao pblica outorgada pelo scio ou pelo titular. 3 - Documentos referentes Sociedade ou Empresrio;
Instrumento constitutivo da sociedade ou declarao de empresrio, devidamente arquivado

na JUNTA COMERCIAL;
Comprovante de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica - CNPJ.

4 - Documentos referentes ao imvel onde o requerente exercer sua atividade:


Primeira folha do IPTU do imvel, para confirmao do correto endereo do estabelecimento

e identificao do cdigo do logradouro;


Comprovante de propriedade do imvel, caso seja prprio; ou do contrato de locao do

imvel, devidamente acompanhado de documentao que identifique o seu proprietrio; ou da autorizao da Administrao do Shopping Center ou local assemelhado para a ocupao de rea de circulao (quiosque localizado no corredor ou no estacionamento do empreendimento); ou do licenciamento da municipalidade ou instrumento que autorize a ocupao do solo, no caso de contribuintes que vo exercer atividades de organizao rudimentar em quiosques, trailer ou reboque, minibar, carrocinha, barraca ou veculo de qualquer natureza localizados em vias ou logradouros pblicos; Autorizao expressa do proprietrio para a utilizao do imvel com fins comerciais, quando se tratar de edificao unifamiliar (casa) e, no contrato de locao, constar o uso residencial; 5 - Documentos referentes aos scios ou ao titular:
Documento de identidade; CPF; Comprovante de residncia;

6 - Documentos referentes ao contabilista indicado:


Certificado de Regularidade Profissional emitido pelo Conselho Regional de Contabilidade do

Estado do Rio de Janeiro;


Contrato de prestao de servios ou contrato de trabalho com a empresa.

7) Alvar de Licena para estabelecimento e Inscrio Municipal - Cumpridas as exigncias dos passos anteriores, dever ser solicitado Prefeitura local o Alvar de Licena para Estabelecimento. O rgo responsvel a Coordenao de Licenciamento e Fiscalizao da Secretaria Municipal de Governo. Aprovada a consulta prvia de local, so indicados, no verso do formulrio, os documentos necessrios para a obteno do Alvar. Basicamente, so cpias de documentos de identificao, alm de CPF, CNPJ, contrato social e um formulrio denominado RUCCA (Requerimento nico de Concesso e Cadastro), obtido tambm em papelaria. Entregue o RUCCA preenchido juntamente com a Ficha de Consulta aprovada e os documentos nela solicitados IRLF - Inspetorias Regional de Licenciamento e Fiscalizao - para a formao de processo administrativo de concesso do respectivo Alvar. Aps a anlise da documentao apresentada emitida uma guia com o valor da Taxa de Licena para Estabelecimento. Com a guia, deve-se comparecer a uma agncia bancria e pagar a Taxa de Licena para Estabelecimento (TLE). Ento, deve-se tirar uma cpia desta guia paga. Esta cpia ficar anexada ao processo administrativo. Com estes procedimentos pode-se, finalmente, retirar o Alvar e iniciar o funcionamento. O Alvar uma licena permitindo a localizao e o funcionamento de estabelecimentos comerciais, industriais, agrcolas, pecurios extrativistas, prestadores de servios, bem como de sociedades, instituies, eventos e as atividades por tempo determinado em reas pblicas ou privadas, profissionais liberais e profissionais autnomos estabelecidos em unidades no-residenciais ou na prpria residncia e associaes de qualquer natureza, vinculadas a pessoas fsicas ou jurdicas. O funcionamento sem alvar caracteriza o estabelecimento como ilegal e pode acarretar seu fechamento e punio dos responsveis na forma da lei. Os prestadores de servios esto obrigados a efetuarem a inscrio no cadastro de contribuintes do Municpio, obtendo sua Inscrio Municipal. Tipos de Alvar Alvar Definitivo de Licena para Estabelecimento - o mais comum. Destina-se s atividades de carter permanente e tem validade indeterminada. Alvar Provisrio - Este Alvar concedido quando a pessoa ainda no dispe de todos os documentos exigidos. A validade de apenas 180 dias, podendo ser prorrogado pelo mesmo perodo. Alvar Especial - o documento hbil para concesso de licenciamento de atividades em: reas de favela; Lotes sem condies de comprovao de titularidade ou habite-se, quando o motivo loteamento irregular; Residncia, exceto as exercidas como ponto de referncia; Residncia, como ponto de referncia para profissionais autnomos; Quiosques, mdulos, cabines, estandes e quaisquer unidades removveis para prtica de pequeno comrcio ou prestao de servios situados em reas particulares; Extrao de minerais;

Interior de estabelecimento, atravs da instalao de mquinas, mdulos e demais equipamentos que se destinem, por meios automticos ou semi-automticos, a vender mercadorias ou prover servios; Assistncia mdica ou veterinria com internao; e Casas de diverses. Atividades em favelas - O licenciamento de atividades em favelas obedece legislao especial e simplificada. Para instalao de atividades de sade e educao, alm dos documentos obrigatrios, so exigidos os seguintes documentos: Protocolo de documento de aprovao da Secretaria Municipal de Educao, Secretaria de Estado de Educao ou Ministrio da Educao, conforme o caso para exerccio de atividades de ensino at o terceiro grau; Certificado de Aprovao do Corpo de Bombeiros, para exerccio da atividade de comrcio de tintas e vernizes; Certificado de Fiscalizao de Medicina da Secretaria de Estado de Sade, para exerccio das atividades de assistncia mdica com internao. Atividades em residncia (Fundo de Quintal) - O exerccio de atividades econmicas na prpria residncia est previsto na legislao conhecida como normas legais sobre fundo de quintal. Com base nela, microempresas e empresas de pequeno porte (no mximo 2 funcionrios) podem se estabelecer e funcionar na residncia de um de seus proprietrios titulares. Nem todas as atividades podem ser enquadradas nesta categoria e existem vrias reas nas quais esta licena no pode ser concedida. O funcionamento como fundo de quintal no se aplica a: Escolas; Clnicas mdicas ou veterinrias com internao; Comrcio de produtos qumicos ou combustveis; Bancos de sangue ou laboratrios de anlises clnicas; Comrcio de armas e munies; Casas de diverses.

Para se enquadrar na categoria de Fundo de Quintal. indispensvel que o titular da firma ou um dos scios more efetivamente no local e que a atividade objeto do licenciamento ocupe, no mximo, 50% (cinqenta por cento) da rea da unidade residencial. No precisam de Alvar estabelecimentos de rgos pblicos, autarquias, sedes de partidos polticos, misses diplomticas, organismos internacionais reconhecidos pelo governo brasileiro e templos religiosos. Profissionais autnomos - ponto de referncia Licenciar-se como ponto de referncia uma facilidade concedida aos profissionais liberais e autnomos, a um dos scios de pessoa jurdica ou ao titular de firma individual que podero utilizar sua moradia como referncia de sua atividade. Alvar Transitrio No precisa de consulta prvia de local e deve ser solicitado em qualquer IRLF - Inspetoria Regional de Licenciamento e Fiscalizao ou na rea de Eventos da Prefeitura. o documento hbil para concesso de licenciamento de atividades para: Feiras de qualquer natureza em reas particulares;

Funcionamento de estande de venda em empreendimento imobilirio; Realizao de exposio, feira promocional, congresso, encontro, simpsio, bem como atividades festivas, recreativas, desportivas, culturais e eventos anlogos; Instalao de funcionamento de circos e parques de diverses; Funcionamento de qualquer estabelecimento comercial ou de prestao de servios que no se enquadre nas hipteses acima. Observaes Iseno da taxa e do imposto da microempresa - O contribuinte reconhecido como microempresa (no Municpio do Rio de Janeiro), isento do pagamento da Taxa de Licena para Estabelecimento (TLE) e do ISS (Imposto Sobre Servios). O enquadramento como microempresa depende do tipo de atividade a ser exercida, da receita bruta anual e de outras condies. Enquadramento como microempresa - Para verificar se o contribuinte atende aos requisitos para ser reconhecido como microempresa, so necessrios os seguintes procedimentos: Antes de ser deferida a concesso do Alvar no processo administrativo, deve-se preencher e juntar ao processo 3 vias do formulrio Declarao de Microempresa (adquirido em papelaria). As 3 vias sero completadas na IRLF com o nmero da inscrio municipal do contribuinte e assinadas pelo Diretor da IRLF. Deve-se, ento, lev-las Diviso de Fiscalizao do ISS. Com a informao registrada pela Diviso do ISS no formulrio sobre o enquadramento, ou no, como microempresa, deve-se retornar IRLF para juntar ao processo a 3 via do formulrio. Compatibilidade entre a atividade e o local Algumas atividades no so permitidas em determinados locais devido natureza da edificao (loja, sala, apto, galpo etc) ou ao tipo (residencial, comercial, territorial). Alm disso, existem as normas de zoneamento da cidade, que restringem ou vedam determinadas atividades em certos locais. E as leis e decretos que apresentam normas complementares, permitindo ou proibindo o funcionamento da atividade. Exemplos: uma boate no pode funcionar numa sala (no atenderia natureza da edificao sala). Uma boate tambm no pode funcionar numa Zona Residencial (no atenderia ao zoneamento do local). 8) Impresso de Notas Fiscais e Autenticao de Livros Fiscais - Para iniciar suas atividades, ser necessrio solicitar a Impresso de Notas Fiscais e a Autenticao de Livros Fiscais. As empresas de prestao de servios devero dirigir-se Prefeitura local. As empresas que se dediquem s atividades de indstria e comrcio devero dirigir-se Secretaria de Estado de Fazenda. LICENCIAMENTO SANITRIO Todos os estabelecimentos de interesse sade, no mbito da Vigilncia Sanitria Municipal, somente podero funcionar aps a solicitao do licenciamento no rgo competente. Esse licenciamento atesta as boas condies fsicas, higinico-sanitrias e documentais do estabelecimento relacionados sade dos usurios e dos trabalhadores. Termo de Licena de Funcionamento Sanitrio - Exigido para estabelecimentos e de interesse sade, de pessoa jurdica, como clnicas, asilos, laboratrios, farmcias, distribuidores de medicamentos, sales de beleza, servios de radiologia, empresas de ambulncia etc. Formulrio de requerimento padro; Cpia do alvar de licena para estabelecimento;

Cpia do contrato social atualizado; Roteiro de auto-inspeo especfico para a atividade, preenchido e assinado pelo responsvel tcnico; Informaes relativas ao horrio de funcionamento; Prova de relao contratual entre a empresa e seu responsvel tcnico, se este no integrar a empresa na qualidade de scio, e declarao de responsabilidade tcnica expedida pelo conselho profissional correspondente; Relao das especialidades ou das atividades desenvolvidas pelo estabelecimento; Relao dos recursos complementares disponveis, quando for o caso; Cpia do contrato ou comprovante de coleta seletiva de resduos infectantes, quando for o caso; Cpia do Certificado de Registro e Licenciamento de Veculo, no caso de Veculo de Transporte de Pacientes ou de Atendimento Odontolgico.

ATENO! Em se tratando de aparelhos radioativos ou de radiaes ionizantes devero conter no processo os seguintes documentos: Cpia do laudo de aprovao do Instituto de Radioproteo e Dosimetria da Comisso Nacional de Energia Nuclear; Memria Descritiva de proteo radiolgica assinada pelo responsvel legal pelo estabelecimento ou pelo supervisor de proteo radiolgica, segundo a legislao sanitria federal vigente; Ficha de Cadastro de Instalao de Radiologia Odontolgica conforme modelo constante do Anexo V, da Resoluo SMG 693/04.

Termo de Assentimento Sanitrio - Exigido para consultrios de diversas reas de sade, de pessoa fsica, sendo concedido a partir do incio das atividades, no sendo necessria a revalidao anual. So necessrios os seguintes documentos: Formulrio de requerimento padro; Cpia do alvar de licena para estabelecimento; Prova de habilitao profissional do requerente e cpia da guia de pagamento da anuidade devidamente quitada referente ao ano em que se der o requerimento de licenciamento, expedidas pelo conselho profissional correspondente, quando for o caso; Roteiro de auto-inspeo especfico para a atividade, preenchido e assinado pelo responsvel tcnico; Informaes relativas ao horrio de funcionamento; Descrio da especialidade ou da atividade profissional que ser desenvolvida no local; Relao descritiva dos equipamentos e aparelhos existentes para os atendimentos que prestar no consultrio; Cpia do contrato ou comprovante de coleta seletiva de resduos infectantes, quando for o caso; Informaes relativas ao horrio de funcionamento do estabelecimento.

CERTIFICADO DE INSPEO SANITRIA Exigido para estabelecimentos da rea de alimentos, relacionados industrializao, ao beneficiamento de qualquer natureza, ao comrcio, distribuio, ao armazenamento, ao transporte, ou qualquer outra atividade laborativa atravs da qual o gnero alimentcio seja insumo, matria-prima ou produto acabado, componente de processo produtivo de qualquer atividade, nas seguintes modalidades. So necessrios os seguintes documentos:

Certificado de Inspeo Sanitria (CIS-A) - Para veculo destinado ao transporte de alimentos, feirante, ambulante e quiosque. So necessrios os seguintes documentos: Formulrio de requerimento padro; Informaes relativas ao horrio de funcionamento e ao local de inspeo; Cpia do documento de licenciamento junto Secretaria Municipal de Fazenda ou, no caso de veculo, cpia do certificado de registro de licenciamento de veculo atualizado. Este licenciamento pessoal e intransfervel devendo ser renovado anualmente. Certificado de Inspeo Sanitria (CIS-B) Para estabelecimentos fixos, como bares, restaurantes, supermercados, padarias, indstrias e distribuidoras de alimentos, etc. e Certificado de Inspeo Sanitria Precrio (CIS-PRECRIO) - Para estabelecimentos que possuam alvar de autorizao especial, ou se localizam em reas favelizadas atividades comerciais contempladas pelas leis: Lei n 2.062, de 16 de dezembro de 1993; Lei n 2.768, de 19 de abril de 1999 e s previstas no Inciso VI,do Artigo 75,do Decreto n 322,de 03 de maro de 1976 e, em centros gastronmicos em que haja concesso de espao para a utilizao atravs de contrato, conforme avaliao da autoridade sanitria. So necessrios os seguintes documentos: Formulrio de requerimento padro; Cpia do alvar de licena para estabelecimento; Cpia do Contrato Social da Empresa atualizado; Roteiro de auto-inspeo devidamente preenchido; Informaes relativas ao horrio de funcionamento.

Caderneta Sanitria - Para a atividade de fornecimento de refeies, concedida empresa contratada, caso de terceirizao. So necessrios os seguintes documentos: Cpia do alvar de licena para estabelecimento da matriz da firma prestadora de servios Cpia do Contrato de Prestao de Servios entre contratante e contratada; Cpia do CIS-B do contratante; Roteiro de auto-inspeo devidamente preenchido; Informaes relativas ao horrio de funcionamento.

Observaes Gerais Orientamos os requerentes para terem acesso Resoluo SMG 693/04, onde encontramse disponveis modelos de anexos e declaraes exigidas para o licenciamento; Os servios de vacinao necessitam autorizao e cadastramento com a Secretaria Municipal de Sade; A qualquer momento, durante a fase de anlise da documentao, poder a autoridade sanitria competente exigir a apresentao dos originais dos documentos para fins de constatao com as cpias fornecidas pelo interessado; A Licena de Funcionamento Sanitrio dever ser revalidada anualmente, devendo o seu requerimento ser solicitado at o dia 30 de abril na Vigilncia Sanitria Municipal; Os servios de vacinao necessitam de autorizao e cadastramento com a Secretaria Municipal de Sade; Os roteiros de inspeo encontram-se disponveis no nosso rgo e no Site; Durante a anlise de documentao, a autoridade sanitria poder exigir a apresentao dos originais dos documentos para fins de constatao com as cpias fornecidas pelo interessado; Esto igualmente sujeitos ao licenciamento e fiscalizao, pelo rgo sanitrio municipal competente, as cozinhas industriais e restaurantes, terceirizados ou no, instalados em rgos pblicos, em estabelecimentos de sade, de ensino e demais empresas pblicas ou

privadas, aplicando-se a ao fiscal empresa, em cuja sede se instalam essas dependncias, e eventual prestadora de servios; A partir de 2005, o pagamento da Taxa de Inspeo Sanitria (TIS) ser exigido para todos os estabelecimentos de interesse sade mencionados na Res. SMG 693/04. A emisso da guia de recolhimento da taxa est disponvel tambm no site; CAPTULO 2 DOCUMENTOS LEGAIS, COMERCIAIS E TTULOS DE CRDITO

PRINCIPAIS Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social; Alteraes Contratuais e/ou Atas de Assemblias Gerais; Ficha de Cadastramento Secretaria da Fazenda Estadual; CNPJ; Inscrio na Prefeitura; Matrcula no INSS (CEI); ACESSRIOS Ficha de Inscrio no CNPJ; Fichas de Alterao no CNPJ; Fichas de Alterao do ICMS; Ficha de Alterao na Prefeitura Municipal; Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos; Termo de Opo pelo SIMPLES; Alvars de Funcionamento; DE AFIXAO OBRIGATRIA Legislao Federal 1 Tributria: Placa indicativa da opo pelo SIMPLES Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do SIMPLES Federal. 2 Sade Pblica: Placa indicativa da proibio de venda de bebidas alcolicas para menores Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam bebidas e cigarros.

3 Trabalhista: Documento com as normas de proteo aos menores Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores. Escala de revezamento Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso. Aviso de reembolso-creche

Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema. Quadro de horrio Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas que no adotarem registros manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle de horrio. Segurana do trabalho Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras. Documentos referentes aos trabalhadores CTPS; Fotos 3 x 4 recentes; Cpia da Cdula de identidade; Cpia do CPF; Cpia do ttulo de eleitor; Cpia da carteira nacional de habilitao; Cpia do comprovante de residncia; Cpia do carto do PIS ou comprovante de inscrio; Cpia do histrico escolar do empregado; Cpia certido de nascimento ou casamento; Cpia da carteira de reservista; Cpia da certido de nascimento dos filhos; Cpia da carteira de vacinao dos filhos menores de 07 anos; Cpia do histrico escolar dos filhos menores de 14 anos, para fins de salrio famlia; Registro do Empregado; Contrato de trabalho; Requerimento de Vale Transporte VT; Ficha de Salrio Famlia; Declarao de Encargos para IRRF; Contribuio Sindical; Incluir o nome do empregado no Cadastro de Empregados e Desempregados CAGED; Cincia do regulamento da empresa - manual do funcionrio. Contrato de Experincia Conveno Coletiva de Trabalho Resciso do contrato de trabalho CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social. Livro ou Ficha de Registro de Empregados. Aviso Prvio assinado por ambas as partes. Atestado Mdico Demissional. Livro ou Relatrio Ponto. GRFC paga.

Comunicao de Dispensa Seguro Desemprego.

Normas Regulamentadoras

Com o fim de criar regulamentos de Segurana, Higiene e Medicina do Trabalho vrias normas regulamentadoras trabalham em conjunto com a NR 7 PCMSO Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional. . 4 Defesa do Consumidor: Condies de venda a prazo Preo vista; taxa de juros ao ms, quando prefixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando psfixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%. Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios. Legislao Estadual 1 Defesa do Consumidor: Cartaz com telefones e endereos de rgos (polcia civil, procon) Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios. 2 Fiscalizao Sanitria: Cartaz de indicao do rgo sanitrio de fiscalizao Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios, abertos ao pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado. 5 - Servios de Terceiros Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de terceiros, a saber: Pessoas Fsicas Pessoas Fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas nas Prefeituras Municipais e no INSS e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomos), Nota Fiscal de Servios ou Recibos. Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes: Exigir e, se preciso, emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autnomo), descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, PIS, inscrio no INSS e na Prefeitura, endereo completo, pois essas informaes sero necessrias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatrios; Descontar dos valores a serem pagos pela empresa contratante a reteno de 11% a ttulo de INSS, observado o limite mximo de contribuio, o IRRF, quando couber, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo, exigir a declarao de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem e ISSQN, conforme municpio. Ainda em relao aos valores pagos ao autnomo, pela empresa contratante, quando esta no for optante pelo Simples dever recolher 20% sobre o valor bruto a ttulo de INSS. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante s legislaes previdenciria e trabalhista:

A legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vnculo empregatcio, se a relao apresentar as caractersticas prprias para tanto, implicando srios riscos de aes trabalhistas ou autuaes administrativas, sendo necessrios cuidados especiais na administrao desses casos. Pessoas Jurdicas A empresa que se utilizar da contratao de servios prestados por pessoas jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes: Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, alm das demais situaes; Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil; Exigir recibo de pagamento, inclusive dos adiantamentos efetuados; Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na Fonte de 1,5% , ou de 1,0%, ou se est enquadrado nos casos especiais de auto-reteno, ou ainda, se est sujeita reteno de 4,65% de PIS - COFINS - Contribuio Social; Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno de ISSQN, conforme Lei Complementar Federal 116 (alquotas conforme legislao de cada municpio); Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos em lei, que de 11%, e, em caso afirmativo, descontar o valor desse imposto. 6 - Documentos Referentes Movimentao Bancria O controle da documentao que envolve as movimentaes e operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de Contabilidade, uma vez que estas operaes representam a quase totalidade da movimentao contbil e financeira das empresas. Essas operaes so as seguintes: Pagamentos; Recebimentos; Emprstimos bancrios; Descontos de ttulos; Cobrana bancria; Leasing; Despesas bancrias; Outras operaes. a Pagamentos Estas operaes compreendem formas de pagamentos de qualquer natureza, efetuadas na rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home banking. Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, deve ela manter em seus arquivos cpia dos documentos de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc.) anexando duplicata, ao ttulo, ao depsito, s guias de recolhimento de impostos e contribuies, etc., os comprovantes de pagamentos efetuados. b - Recebimentos

Estas operaes compreendem todas as formas de recebimento de valores de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros. Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma a permitir a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.). Os depsitos bancrios devem ter a indicao, no seu verso ou em documento apartado, de todas as informaes necessrias ao seu bom controle. Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo Departamento Financeiro, e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles internos que definam, em curto espao de tempo, como trat-los nos registros financeiros e contbeis. c - Emprstimos Bancrios Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem ser obtidos no mercado financeiro. A fim de dar cincia a todos os envolvidos, o Departamento Financeiro deve documentar de maneira sumria as principais caractersticas de cada contrato, tais como: Tipo e natureza do contrato; Valor do emprstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carncia; Encargos (juros, spread, etc.); Garantias; Outras que julgar conveniente. Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado organizao contbil para que se tenha subsdios adequados ao registro correto das operaes. d - Despesas e Custos As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentao idnea, notas fiscais ou recibos, emitidos sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos itens ou servios e sua devida quitao. Exemplificando, nunca devemos lanar despesas de manuteno de veculos, se a empresa no possui nenhum veculo. Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil organizao contbil para os respectivos clculos. Ex: Recibo de aluguel, RPA recibo de pagamento a autnomos, etc. As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e de telefone organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda, para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS. A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos so reconhecidos pela legislao. Se possvel todas as despesas e custos devero ser pagos com cheque nominal.

Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitida a elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em Km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc. e - Estoques O estoque representado pelo conjunto de matrias-primas, produtos em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias, e pelas mercadorias, nas empresas comerciais. f - Inventrio Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser relacionados, observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total. Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo). Para a avaliao dos estoques, de matrias-primas e mercadorias, em regra, utiliza-se o custo mdio ponderado ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela legislao e outras formas de avaliao praticadas em situaes especficas. Consulte o Departamento Contbil no caso de dvida sobre o melhor mtodo. Alguns Estados concedem prazo de 30 dias para a escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga quando determina que o inventrio ser escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do Livro de Controle da Produo e do Estoque sujeita o contribuinte a multa elevada. O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo Fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte o Departamento Contbil para maiores esclarecimentos. A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.) deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra devero ser estornados. As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio seguinte, e mveis prontos e ainda no vendidos devero tambm relacion-los no Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio. Os bens que compem o imobilizado da empresa, tais como mquinas, mveis, veculos, etc., no precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio. g - Compras, Transferncias e Beneficiamentos de Mercadorias e Produtos

As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade. As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no se podendo esquecer de anotar a data de recebimento da mercadoria. vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas registradoras e notas fiscais simplificadas. h - Escriturao dos Livros Fiscais As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico da primeira via organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestao de servios. i - Controle Financeiro das Compras Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo. As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento. Precisam tambm vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo prprio que esclarea quanto sua quitao. Salientamos que a simples referncia de venda vista, no quita a nota fiscal. j - Transferncias e Remessas Os recebimentos ou envios de mercadorias em transferncias para depsitos ou filiais e os recebimentos e envios de remessas, seja qual for a sua natureza, previstos na legislao vigente, devero receber uma orientao especial da Organizao Contbil. g - Devolues de Compras As devolues de compras e vendas devem receber um tratamento prprio, nos termos da legislao fiscal, devendo receber uma orientao especial da Organizao Contbil. IMOBILIZADO AQUISIO E VENDA Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), mquinas, computadores, mveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. a - Aquisio Na compra de bens e direitos, exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura, recibo, etc.). O original ou uma cpia dever ser enviada organizao contbil para registro fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte o Departamento Contbil. Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal e, na compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma, antes de envi-lo para efetivar a transferncia.

Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija tambm a nota fiscal correspondente. No esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada, para sua segurana. Quando a compra for de valor significativo: imvel, veculo, mquina, etc., consulte o Departamento Contbil sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio: vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio. Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte a Organizao Contbil, pois, alm de diversas exigncias burocrticas, h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.). No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao), consulte a Organizao Contbil sobre as implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao. b - Venda Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo. Antes de concretizar uma venda, consulte a Organizao Contbil sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes. Se houver lucro, haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo contribuinte. Na venda de veculo, emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma, antes de entreg-lo ao comprador. Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes. No caso de bens sinistrados, cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido. recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado. VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAO DE SERVIOS As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as empresas, a obrigao de pagamento de vrios impostos, tais como IPI, ICMS, ISSQN, PIS, COFINS e SIMPLES. Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas comporo a base de clculo para a apurao do IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurdica) e da CSLL (Contribuio Social sobre o Lucro Lquido). As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao vigente, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operao. O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico. Consulte o Departamento Fiscal. obrigatria a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica seqencial. Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no momento da sada das mercadorias, sendo necessria a assinatura do recebedor no respectivo canhoto. As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados, cobrana bancria, carto de crdito, etc. ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais bem como os cupons fiscais devero ser escriturados em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dos equipamentos prprios de cupons fiscais Organizao Contbil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim. Deve-se obedecer a periodicidade estabelecida em Contrato de Prestao de Servios. PRESTADORAS DE SERVIOS

Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servios, nos termos de legislaes especficas, consulte o Departamento Fiscal. RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS Ateno ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure pag-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se no o fizer, fique ciente de que incidir multa, juros de mora e correo a serem aplicados na efetiva liquidao do tributo, bem como de eventuais notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do no-pagamento do mesmo. Enviar mensalmente para a Contabilidade as guias quitadas no ms anterior at o 5 dia til do ms subseqente, para que se efetue o lanamento de baixa; Abaixo a relao dos principais tributos

A seguir relacionamos as obrigaes principais e acessrias que devem ser cumpridas pelas pessoas jurdicas: SETOR FISCAL

Lanamentos das Notas Fiscais nos seguintes livros:

- Livro de Entradas de Mercadorias - Livro de Sadas de Mercadorias - Livro de Apurao de ICMS - Livro de Entradas de IPI (indstria) - Livro de Sadas de IPI - Livro de Apurao do IPI - Livro de Impostos sobre Servios (ISS) - Livro Registro de Inventrio
GIA mensal para o ICMS; GIA-SN; GIS mensal para o ICMS (Modalidade EPP); Relatrios mensais de compra e vendas; Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais; SINTEGRA.

SETOR DE PESSOAL - Folhas de pagamentos - Admisses de Empregados (Registro, Contrato de Trabalho) - Demisses de Empregados (Rescises de Contrato) - GFIP (Guia recolhimento FGTS e Informaes a Previdncia Social) - GPS (Guia Previdncia Social) - CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) - GRFC (Guia de Recolhimento Rescisria do FGTS - multa) - Requerimento Seguro Desemprego - Recibos de Frias - Recibos de 13 salrio - RAIS (apresentao anual) - Atualizao de Carteiras de Trabalho - Atualizao do livro Registro de Empregados - Contribuio Sindical dos Empregados - Contribuio Confederativa Assistencial - Contribuio Sindical do Empregador - Preenchimento do relatrio salrio contribuio para a Previdncia - CAT Comunicado de Acidente de Trabalho SETOR CONTBIL - Classificao e codificao dos documentos - Lanamentos contbeis de toda a documentao enviada - Livro Dirio - Livro Razo - Livro Lalur - Livro Inventrio - Livro Caixa (para EPP e ME) - Balancetes - Balanos - Relatrios impressos da ficha razo por conta - Demonstrativos - Outros relatrios necessrios e conciliaes - Preenchimento de cadastros GUIAS DE RECOLHIMENTO MENSAIS

- DARF SIMPLES - DARF PIS - DARF COFINS - DARF IMPOSTO DE RENDA - DARF CONTRIBUIO SOCIAL - DARF IPI (Indstrias) - FGTS - PREVIDNCIA - ISS - IMPOSTO SINDICAL - IRRF (semanal) - PIS - COFINS - Contribuio Social Retidos (quinzenal) - Carn INSS OBRIGAES MENSAIS - DNF - Demonstrativo de Notas Fiscais - DCTF (Declarao de Contribuies e Tributos Federais) OBRIGAES TRIMESTRAIS - Registro Florestal Estadual (Madeireiras) - DACON - Demonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais - DCTF (Declarao de Contribuies e Tributos Federais); - DAPIS - Demonstrativo de Apurao da contribuio para o PIS/PASEP (no-cumulativo). OBRIGAES SEMESTRAIS - DCTF (Declarao de Contribuies e Tributos Federais) OBRIGAES ANUAIS - Guia informativa modelo B do ICMS (Geral, EPP e ME) - Declarao de Renda P. Jurdica - DIRPJ - Declarao Simplificada - PJ - Declarao de Renda P. Fsica - DIRPF - DIRF (Declarao de Imposto Renda Fonte) - DIPI (Declarao Imposto Produtos Industrializados) - RAIS (Relao Anual Informaes Sociais) - Renovao Alvar Sanitrio - Renovao Alvar Municipal - IBAMA - Renovao Certificado Regularidade Farmcias - Declarao p/ Ministrio Pblico SICAF - Fundaes - DIMOB - Declarao de Informaes Sobre Atividades Imobiliria

DOCUMENTOS COMERCIAIS ABAIXO-ASSINADO Abaixo-assinado: trata-se de um requerimento de vrias pessoas, reivindicando algum direito, protestando contra algum ato lesivo, ou simplesmente manifestando algum tipo de apoio. Este, tambm contm autoridade destinatria, exposio do problema, pedido a ser feito e, ao final, os nomes e assinaturas dos abaixo-assinados (solicitantes/ manifestantes).

ATA Ata o resumo escrito dos fatos e decises de uma assemblia, sesso ou reunio para um determinado fim. Geralmente, as atas so transcritas a mo pelo secretrio, em livro prprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade mxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegao de poderes para tanto; esta tambm dever numerar e rubricar todas as folhas do livro. Como a ata um documento de valor jurdico, deve ser lavrada sem rasuras, acrscimos ou modificaes. Se houver engano, o secretrio escrever a expresso digo, retificando o que foi escrito. Se o engano for notado no final da ata, a expresso Em tempo: Onde se l..., leia-se..., deve ser utilizada. Nas atas, os nmeros devem ser escritos por extenso, evitando-se tambm as abreviaes. As atas so redigidas sem se deixarem espaos ou pargrafos. a fim de se evitarem acrscimos. O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata o pretrito perfeito do indicativo. Quanto assinatura, devero faz-lo todas as pessoas presentes ou, quando deliberado, apenas o presidente e o secretrio. Permite-se tambm a transcrio da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude. Em casos muito especiais, usam-se formulrios j impressos, como os das sees eleitorais. ATESTADO Atestado o documento firmado por uma pessoa em favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. As reparties pblicas, em razo de sua natureza, fornecem atestados e no declaraes. O atestado difere da certido, porque, enquanto esta prova fatos permanentes, aquele se refere a fatos transitrios. AVISO, OFCIO e MEMORANDO Aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicao oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificao do signatrio. Concordncia com os Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa ... vosso...). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita. Emprego dos Pronomes de Tratamento Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado: Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo;

Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado4; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais .

b) do Poder Legislativo : Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais ; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais .

c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes; Auditores da Justia Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador,

No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justia 70064-900 Braslia. DF A Sua Excelncia o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70165-900 Braslia. DF A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cvel Rua ABC, no 123

01010-000 So Paulo. SP Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000 Curitiba. PR Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...) Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos. Fechos para Comunicaes O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia quinze padres. Com o fito de simplificlos e uniformiz-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores. Identificao do Signatrio Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte: (espao para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica (espao para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justia Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho. Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas. A nica diferena entre eles que o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares. Quanto a sua forma, aviso e ofcio seguem o modelo do padro ofcio, com acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio seguido de vrgula. Exemplos: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete, Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente: nome do rgo ou setor; endereo postal; telefone e endereo de correio eletrnico. O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando.

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos

Memorando Externo (Estrutura Oficial e Comercial) Oficial


N0 do documento e sigla de identificao de sua origem, no alto, esquerda Data, no alto, direita (mesma Linha do item anterior) Vocativo (com entrada no pargrafo) Contexto Fecho e assinatura Destinatrio

Comercial
Data, no alto, direita Destinatrio Vocativo (rente margem) Contexto Fecho e assinatura
BILHETE Bilhete uma carta simples e breve, sem as frmulas das cartas ordinrias. E um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado. H, ainda, outras modalidades, como: Bilhete de visita: carto com nome impresso e com indicao da profisso e residncia respectivas. Bilhete ordem: nota promissria, usada no comrcio. Bilhete postal: carto selado para a correspondncia postal sobre assuntos que no exigem segredos. O bilhete verbal caracteriza-se pela linguagem em terceira pessoa. Para esse tipo de correspondncia, usa-se o papel do seguinte tamanho: 16,5 x 22 cm. Em sentido jurdico, significa o papel escrito que contm a obrigao de pagar ou entregar algo a quem o mesmo dirigido, dentro de determinado tempo. Em linguagem comercial, o bilhete tem funo idntica ao ttulo de crdito, desde que se revista das formalidades legais. Recebe diversas designaes: bilhete a domiclio, bilhete ao portador, bilhete ordem, bilhete de banco, bilhete de cmbio, bilhete de carga, bilhete de crdito, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de mercadorias, bilhete de passagem, bilhete em branco e outros. CARTA COMERCIAL Carta comercial a correspondncia tradicionalmente utilizada pela indstria e comrcio.

Existem duas modalidades para a disposio datilogrfica de cartas: o sistema em bloco e o sistema de encaixe. Sistema em Bloco No sistema em bloco, no h marcao de pargrafo. Todas as linhas so iniciadas a partir da margem esquerda, observando-se pauta simples. Entre os perodos, deixa-se pauta dupla. Havendo tpicos em maisculas, a segunda linha indicada aps sua ltima letra, para evitar que as da linha anterior fiquem sem esttica. Sistema de Encaixe No sistema de encaixe, o texto feito com pauta dupla do incio ao fim. O pargrafo ser de 10 espaos, a partir da margem esquerda. O destinatrio, a invocao, o fecho da carta e a assinatura obedecem a uma disposio idntica nos dois sistemas. Carta-Circular Quando a carta tiver que ser endereada multdirecionalmente, usar-se- a CARTACIRCULAR. Carta em Tpicos Quando existem diversos assuntos a serem abordados na carta, usa-se a CARTA EM TPICOS (cada assunto constitui um tpico). SUGESTES PARA INCIOS E FECHOS DE CARTAS COMERCIAIS Incios 1. Acusamos o recebimento de sua carta... 2. Cumpre cientific-los de que... 3. Com a presente, vimos trazer ao conhecimento de V. S que... 4. Com referncia ao assunto, lamentamos comunicar... 5. Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. S pretendem... 6. O fim da presente solicitar-lhe... 7. Pedimos a fineza de enviar-nos... 8. Temos a satisfao de apresentar a V. S o portador desta... Fechos 1. Agradecendo a ateno que, por certo, V. S dispensaro ao assunto, firmamo-nos Atentamente 2. Aguardando suas providncias a respeito, subscrevemo-nos Atenciosamente 3. inteira disposio de V. S, subscrevemo-nos Atenciosamente 4. Sendo o que se nos apresenta no momento, enviamos protestos de alta estima e considerao. 5. Com a considerao de sempre, firmamo-nos Atenciosamente 6. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferncia, subscrevemo-nos Atentamente 7. No aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nos Atentamente 8. Sem outro objetivo para o momento, firmamo-nos Atenciosamente. CARTA OFICIAL Carta oficial um tipo de correspondncia utilizada por alguns rgos pblicos, em situaes no-cerimoniosas, com relao a pessoas estranhas ao servio pblico. Modernamente, as cartas oficiais vm sendo absorvidas pelos ofcios, e estes cada vez mais se generalizam.

CIRCULAR Circular o meio de correspondncia pelo qual algum se dirige, ao mesmo tempo, a vrias reparties ou pessoas. E, portanto, correspondncia multidrecional na circular, no consta destinatrio, pois ela no unidirecional e o endereamento vai no envelope. Se um memorando, um oficio ou uma carta forem dirigidos multidirecionalmente, sero chamados de memorando-circular, ofcio-circular e carta-circular. COMUNICAO (COMUNICADO) A comunicao, quando pblica, assemelha-se ao edital; quando interna, assemelha-se ao memorando. Quando publicada pela imprensa, a comunicao deve ter o verbo na terceira pessoa, porque veiculada por terceiro(s) - correspondncia indireta.

CONTRATO
Contrato um acordo entre duas ou mais pessoas (fsicas ou jurdicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relao de direito. o vnculo jurdico entre dois, ou mais, sujeitos de direito correspondido pela vontade, da responsabilidade do ato firmado, resguardado pela segurana jurdica em seu equilbrio social, ou seja, um negcio jurdico bilateral ou plurilateral. o acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos. CONVOCAO Convocao uma forma de comunicao escrita em que se convida ou chama algum para uma reunio. Na elaborao do texto, necessrio especificar local, data e finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto advm da escolha de um vocabulrio simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das frases curtas. O objetivo da convocao deve ser reconhecido prontamente. DECLARAO

Declarao um documento que se assemelha ao atestado, mas que no deve ser expedido por rgos pblicos.
EDITAL

Edital um instrumento de notificao pblica que se afixa em local de acesso dos interessados ou se publica (integral ou resumidamente) num rgo de imprensa oficial ou particular. Nem sempre, no EDITAL, aparece a palavra EDITAL.
ESTATUTO Estatuto regulamento, que determina ou estabelece a norma. Lei orgnica ou regulamento especial de um Estado, associao, confraria, companhia, irmandade ou qualquer corpo coletivo em geral. EXPOSIO-DE-MOTIVOS

um tipo de correspondncia originariamente oficial, mas que hoje tambm utilizada na rea empresarial. A exposio-de-motivos apresenta as seguintes caractersticas: 1 - o assunto deve ser resumido em itens e argumentado; 2 - a legislao citada deve ser transcrita; 3 - a concluso deve ser clara e objetiva. Para a perfeita organizao de uma exposio-de-motivos, deve haver diviso em itens (numerados em algarismos arbicos); esses itens poder-se-o desdobrar em alneas (assinaladas com letras). Quando houver a diviso de captulos, esses sero numerados com algarismos romanos. A autoridade competente despachar a exposio-de-motivos com uma das seguintes frmulas: APROVADO - APROVO - ARQUIVESE - CONCORDO - EXPEA-SE O ATO - SIM. No rodap da exposio-de-motivos, registra-se a referncia: n do processo (se for o caso) e iniciais do redator e datilgrafo.

FAC-SMILE - FAX O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de comunicao que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so inerentes. conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. ., de pequeno formulrio com os dados de identificao da mensagem a ser enviada: rgo Expedidor Setor do rgo expedidor Endereo do rgo expedidor Destinatrio Nmero do fax de destino Data Remetente Telefone para contato Fax/correio eletrnico Nmero de pginas

CORREIO ELETRNICO E-MAIL O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial.

O campo assunto do formulrio de correio eletrnico deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo. Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura. Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de recebimento. Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, isto , para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. ORDEM-DE-SERVIO Ordem-de-servio o ato atravs do qual so expedidas determinaes a serem executadas por rgos subordinados ou por servidores dos mesmos. uma correspondncia oficial interna ou interdepartamental, com numerao prpria e apresentando, algumas vezes, caractersticas de circular, quando expedida a diversos departamentos situados em locais diferentes. Segundo o livro Correspondncia - Linguagem & Comunicao, do professor Odacir Beltro, h uma certa confuso com a ordem-de-servio, chegando algumas reparties a substitu-la, erroneamente, pela papeleta, equivalente, no mximo, ao memorando interno freqente em muitos rgos administrativos esta diviso: OS - Ordem-de-servio para chefias superiores e, por sua vez, subordinada a resolues. (Res. ou RS); ODS - Orientao de servio para essas mesmas chefias superiores, como veculos de explicao de resolues ou at de ordem-de-servio; DS - Determinao de servio para chefias subordinadas s anteriores, como veculo de suas ordens diretas ou de ordens provindas do escalo superior. PROCURAO Procurao o instrumento por meio do qual a pessoa fsica ou jurdica outorga poderes a outra. A procurao pblica lavrada em cartrio; a particular geralmente conservada sem registro. o instrumento do mandato. O mandato o contrato estabelecido ou firmado entre o mandante (que confere poderes) e o mandatrio (que recebe os poderes para praticar atos em nome daquele).

Estrutura a) Ttulo: Procurao. b) Qualificao: nome, nacionalidade, estado civil, profisso, CPF e residncia do outorgante (constituinte ou mandante) e tambm do outorgado (procurador ou mandatrio). c) Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a finalidade da procurao, bem como autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais nomeado. d) Data e assinatura do outorgante. e) Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, esquerda. f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartrio.
PROTOCOLO Protocolo, na Antigidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro, com um resumo do contedo do texto manuscrito. Hoje, o registro dos atos pblicos ou registro das audincias nos tribunais. Comercialmente, assim denominado um livro de registro da correspondncia de uma empresa, ou um formulrio em que se registra sada ou entrada de objetos. RECIBO

Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo. Normalmente, um escrito particular. Alguns tipos de recibo: recibo de pagamento (indica a quitao do pagamento de uma dvida, em sua totalidade ou parcialmente); recibo por conta (sempre parcial); recibo por saldo (indica uma quitao referente a todas as transaes at sua data). REGULAMENTO Regulamento um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessrias a uma organizao; um regimento em que se determina o modo de direo, funcionamento e outras exigncias de uma empresa, associao ou entidade, ou de um concurso. RELATRIO um documento que se elabora com a finalidade de reportar ou detalhar informaes obtidas de fatos vivenciados, ouvidos ou observados ou discriminar, historiando, a execuo de um trabalho ou experincia. REPRESENTAO Representao o instrumento utilizado para denunciar s autoridades abusos ou ilegalidades e pedir providncias. comum, portanto, ouvir-se dizer "vou representar autoridade competente a sua conduta...". Na verdade, a representao tambm um requerimento, s que feito a partir de alguma denncia (no requerimento, apenas se pede algo que se acha que tem o direito).
REQUERIMENTO

Requerimentos so instrumentos utilizados para os mais diferentes tipos de solicitaes s autoridades ou rgos pblicos. O requerimento deve conter: Autoridade Requerida (usa-se Excelentssimo (Exmo.) para Juiz, Promotor, Senadores, Deputados, Vereadores, Presidente da Repblica, Governador, Prefeito e Ministros de Estado; usa-se Ilustrssimo (Ilmo.) para as demais autoridades); Nome e Qualificao do Requerente; Exposio e Solicitao; Pedido de Deferimento; Localidade e Data; Assinatura. TELEGRAMA Mensagem escrita, transmitida por telegrafia, um ramo das telecomunicaes que abrange qualquer processo destinado a reproduzir, a distncia, o contedo e as informaes de documentos grficos. Especificamente, um processo de telecomunicao destinado transmisso de escritos pelo uso de um cdigo de sinais. um meio de comunicao rpida, empregado sobretudo em casos urgentes. A linguagem do telegrama deve ser elaborada, clara, inteligvel com auxlio de cdigo ou sem ele. No telegrama, possvel abreviar, reduzir palavras e usar determinadas formaes: ATEH - at LAH - l EH - IMPAGO - no pago VOSSIA, VOSSA SENHORIA - Vossa Senhoria AVBRASIL - Avenida Brasil GAMALIMA - Gama Lima

LAN - l ET - e SDS - saudaes CT - cotejar, cotejado RESEU - em resposta a seu telegrama, recebi seu telegrama So requisitos considerados bsicos na redao do telegrama: Texto conciso, claro e objetivo. Preferncia por formas simples a compostas. Exemplo: comprara e no havia comprado. Ausncia da expresso de cortesia: por favor, obrigado. Eliminao de rasuras, anulaes, acrscimos ou outras alteraes. No permisso da translineao, ou seja, a diviso de palavras. O telegrama deve ser grafado em letras maisculas. SEGUE FATURA HOJE. Supresso dos hifens nos compostos e expresses com pronomes oblquos: ESCREVAME DANDO PREOTETO. Omisso de acentos grficos: SOLUES SEGUEM AMANHAM. Eliminao de preposies: DIA VINTE CORRENTE (e no DIA VINTE DO CORRENTE). Os nmeros inteiros so escritos em algarismos arbicos: 200, 1950. Aglutinao de nmeros, em virtude de importncia substancial: CENTO VINTESEIS DEZESSEISMIL QUARENTASEIS Grafia de datas: 261098 26 de outubro de 1998 2610998 26 de outubro de 1998 Emprego de pontuao: VG vrgula PT ponto PTVG ponto-e-vrgula BIPT dois-pontos INT interrogaes (?) ABRASPAS abrir aspas FECHASPAS fechar aspas TEORIA GERAL SOBRE OS TTULOS DE CRDITO Ttulo de crdito o documento necessrio para o exerccio do direito, literal e autnomo, nele mencionado.
Cesar Vivante

Os elementos fundamentais para se configurar o crdito decorrem da noo de confiana e tempo. A confiana necessria, pois o crdito se assegura numa promessa de pagamento, e como tal deve haver entre o credor e o devedor uma relao de confiana. A temporalidade fundamental, visto que subentende-se que o sentido do crdito , justamente, o pagamento futuro combinado, pois se fosse vista, perderia a idia de utilizao para devoluo posterior. CARACTERSTICAS DOS TTULOS DE CRDITO Os chamados requisitos essenciais dos ttulos de crdito, so:

Cartularidade (ou incorporao) - a caracterstica pela qual o crdito se incorpora ao documento, ou seja, se materializa no ttulo, assim, por exemplo, o direito de crdito de um cheque est incorporado nele prprio, portanto basta apresent-lo no banco sacado para exercer o direito. Autonomia - Significa que as obrigaes assumidas no ttulo so independentes umas das outras. Literalidade - A literalidade o atributo do ttulo de crdito pelo qual s vale aquilo que nele est escrito. Sendo nulo qualquer adendo. Tambm chamados de requisitos ordinrios, por serem fundamentais a todos os ttulos de crdito, ao quais so acrescidos outros, chamados extraordinrios ou no essenciais, a saber: Abstrao - o princpio atravs do qual se torna desnecessrio a verificao do negcio jurdico que originou o ttulo, a duplicata no possui esta caracterstica, pois fica vinculada ao negcio mercantil que lhe deu origem. Circulabilidade - o atributo atravs do qual, por endosso ou simples tradio, que a transferncia fsica do ttulo, se transmitem todos os direitos inerentes ao ttulo de crdito. Co-obrigao - o atributo que tem por finalidade dar maior proteo ao portador do ttulo, ela vem prevista no artigo 47 da Lei Uniforme de Genebra o qual estabelece que: "Os sacadores, aceitantes, endossantes ou avalistas de uma letra so todos solidariamente responsveis para com o portador. Portanto, cada pessoa que coloca sua assinatura num ttulo, fica responsvel por seu pagamento tanto quanto o devedor principal. Executividade - So considerados ttulos executivos extrajudiciais: a letra de cmbio, a nota promissria a duplicata, a debnture e o cheque. H ainda leis especiais que tratam de outros ttulos de crdito, e os consideram como sendo ttulos executivos. Dessa forma, sendo necessria a interveno do judicirio na cobrana de um ttulo, o credor poder ingressar diretamente com a ao executiva, o que torna mais rpida a realizao do direito inserido no ttulo, porm, para postular em juzo, a parte dever ser representada por advogado legalmente habilitado. CHEQUE uma ordem de pagamento vista, para sua existncia deve haver trs partes: a primeira o sacador (correntista) que por meio do saque cria o cheque, a segunda o sacado, o qual recebe a ordem de pagamento e necessariamente dever ser um banco, o terceiro o tomador ou beneficirio, esse o credor que dever receber o pagamento. Para que o banco sacado efetue o pagamento do cheque, se faz necessrio que o sacador seja correntista e em sua conta exista suficiente proviso de fundos. O cheque dever conter os seguintes requisitos: A denominao "cheque" inscrita no contexto do ttulo. A ordem incondicional de pagar quantia determinada. O nome do banco ou da instituio financeira que deve pagar (sacado). A indicao do lugar do pagamento, se esse no constar ser considerado o lugar designado junto ao nome do sacado. A indicao da data e do lugar da emisso, caso no conste, se considera emitido o cheque no lugar indicado junto ao nome do emitente. A assinatura do emitente (sacador), ou de seu mandatrio com poderes especiais.

cabvel a garantia do aval no cheque, o avalista passa a se responsabilizar pelo pagamento da mesma forma que seu avalizado. Como nos demais ttulos de crdito, o cheque tambm pode ser transmitido terceiro por endosso, sendo ao portador, a transmisso pode ocorrer por meio da tradio, que a entrega do cheque a outra pessoa que passar a ser o novo credor. Cheque ao Portador - O cheque s pode ser emitido ao portador (sem a indicao do beneficirio). Cheque Nominal - S poder ser pago pelo banco mediante identificao do beneficirio ou de pessoa por ele indicada no verso do cheque (endosso), ou ainda atravs do sistema de compensao, caso seja depositado. Cheque Visado - O banco coloca no verso do ttulo, a pedido do emitente ou legtimo portador, declarao de que naquele momento existem fundos suficientes na conta corrente para o pagamento do cheque. O fato de o cheque ter sido visado no obriga o banco sacado ao pagamento do ttulo. Cheque Administrativo - o cheque emitido pelo prprio banco. Pode ser comprado pelo cliente em qualquer agncia bancria. O banco o emite em nome de quem o cliente efetuar o pagamento. sacado pelo prprio banco a pedido do correntista, e em favor de terceiro. Normalmente o banco cobra uma taxa para efetuar esse servio. Cheque Cruzado - O objetivo do cheque cruzado tornar possvel a identificao daquele que ir receber o crdito. O cheque poder ser cruzado pelo emitente ou pelo portador, o cruzamento pode ser em branco, que representado por dois traos transversais na frente do cheque, ou especial, tambm denominado em preto, que ocorre quando entre os traos designado o nome de uma instituio bancria. O cheque cruzado em branco ser pago mediante o crdito em conta, e o cheque com cruzamento especial pago pelo sacado (banco do correntista) ao banco indicado no cruzamento, ou se esse for o prprio sacado, o pagamento poder ser efetuado a seu cliente mediante o crdito em conta. O cruzamento pode ser geral, quando no indica o nome do banco, ou especial, quando o nome do banco aparece entre os traos de cruzamento. O banco sacado no considera nenhuma tentativa de inutilizar o cruzamento ou alterar o nome do banco indicado para efetuar o saque do referido cheque. Cheque Para Ser Creditado em Conta - A finalidade desta modalidade a mesma do cheque cruzado, isto , identificar quem recebeu o crdito, para tanto, dever ser escrito transversalmente no anverso do cheque a expresso "para ser creditado em conta", ou outra equivalente. Observao - Apenas as cdulas e as moedas do Real tm curso forado. Pagamentos em cheque estabelecem uma relao de confiana entre emitente e beneficirio que no pode ser forada. Mesmo que no cheque esteja indicada uma data futura. Se houver fundos, o cheque prdatado pago; se no houver, devolvido pelo motivo 11 ou 12. Apenas para saque em espcie de valores superiores, indicado pelo Banco Central, prudente que o cliente comunique ao banco com antecedncia, pois, caso no seja comunicado, permitido ao banco postergar a operao para o expediente seguinte. Devoluo de cheque - Principais motivos que podem levar o banco sacado a devolver um cheque: Cheque sem fundos:

Motivo 11 - cheque sem fundos na primeira apresentao; Motivo 12 - cheque sem fundos na segunda apresentao; Motivo 13 - conta encerrada; Motivo 14 - prtica espria.

Impedimento ao pagamento:

Motivo 20 - folha de cheque cancelada por solicitao do correntista; Motivo 21 - contra-ordem (ou revogao) ou oposio (ou sustao) ao pagamento, solicitada pelo emitente ou pelo beneficirio; Motivo 22 - divergncia ou insuficincia de assinatura; Motivo 23 - cheques emitidos por entidades e rgos da administrao pblica federal direta e indireta, em desacordo com os requisitos constantes do artigo 74, 2, do decreto-lei n 200, de 25.2.67; Motivo 24 - bloqueio judicial ou determinao do Banco Central; Motivo 25 - cancelamento de talonrio pelo banco sacado; Motivo 26 - inoperncia temporria de transporte; Motivo 27 - feriado municipal no previsto; Motivo 28 - contra-ordem (ou revogao) ou oposio (ou sustao), motivada por furto ou roubo, com apresentao do registro da ocorrncia policial; Motivo 29 - cheque bloqueado por falta de confirmao do recebimento do talo de cheques pelo correntista; Motivo 30 - furto ou roubo de malotes.

Cheque com irregularidade:


Motivo 31 - erro formal (sem data de emisso, ms grafado numericamente, sem assinatura, sem valor por extenso); Motivo 32 - ausncia ou irregularidade na aplicao do carimbo de compensao; Motivo 33 - divergncia de endosso; Motivo 34 - cheque apresentado por estabelecimento bancrio que no o indicado no cruzamento em preto, sem o endosso-mandato; Motivo 35 - cheque falsificado, emitido sem controle ou responsabilidade do banco, ou ainda com adulterao da praa sacada; Motivo 36 - cheque emitido com mais de um endosso; Motivo 37 - registro inconsistente - compensao eletrnica.

Apresentao indevida:

Motivo 40 - moeda invlida; Motivo 41 - cheque apresentado a banco que no o sacado; Motivo 42 - cheque no compensvel na sesso ou sistema de compensao em que apresentado; Motivo 43 - cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 24, 31 e 34, no passvel de reapresentao em virtude de persistir o motivo da devoluo; Motivo 44 - cheque prescrito (fora do prazo); Motivo 45 - cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimentao e utilizao de recursos financeiros do tesouro nacional mediante ordem bancria; Motivo 46 - CR - Comunicao de Remessa, quando o cheque correspondente no for entregue ao banco sacado nos prazos estabelecidos; Motivo 47 - CR - Comunicao de Remessa com ausncia ou inconsistncia de dados obrigatrios referentes ao cheque correspondente; Motivo 48 - cheque de valor superior a R$ 100,00 (cem reais), emitido sem a identificao do beneficirio, acaso encaminhado ao SCCOP, devendo ser devolvido a qualquer tempo; Motivo 49 - remessa nula, caracterizada pela reapresentao de cheque devolvido pelos motivos 12, 13, 14, 20, 25, 28, 30, 35, 43, 44 e 45, podendo a sua devoluo ocorrer a qualquer tempo.

Motivos criados pela circular 3.226/2004:

Motivo 71 - inadimplemento contratual da cooperativa de crdito no acordo de compensao. Motivo 72 - contrato de compensao encerrado.

Observao: Ao recusar o pagamento, o banco deve registrar, no verso do seu cheque, o cdigo do motivo da devoluo, a data e a assinatura de funcionrio autorizado. O banco obrigado a comunicar a devoluo de cheques sem fundos. Somente nos motivos 12, 13 e 14, que implicam incluso do nome no CCF (Cadastro de Emitentes de Cheques sem Fundos). Existem duas formas para revogao e sustao de cheque (Impedimento de pagamento de um cheque):

Oposio ao pagamento ou sustao, que pode ser determinada pelo emitente ou pelo beneficirio, e suspende de imediato o pagamento do cheque; Contra-ordem ou revogao, que s vigora aps o trmino do prazo de apresentao, s vale para cheques preenchidos e s pode ser determinada pelo correntista, emitente do cheque. Revoga em definitivo o cheque.

As instituies bancrias podem cobrar tarifa pela sustao, desde que expressamente prevista na ficha-proposta. O banco obrigado a informar ao portador do cheque a razo pela qual o emitente determinou a sustao. No caso de cheque devolvido por sustao, cabe ao banco sacado informar o motivo alegado pelo oponente, sempre que solicitado pelo favorecido nominalmente indicado no cheque, ou pelo portador, quando se tratar de cheque cujo valor dispense a indicao do favorecido. O banco obrigado a fornecer, ao portador de cheque devolvido, as informaes que permitam identificar e localizar o emitente, somente quando o cheque for devolvido por um dos seguintes motivos: 11 a 14, 21, 22 e 31 e o portador estiver devidamente qualificado. Nos demais casos, o banco fica impedido de fornecer qualquer informao. Cancelamento e sustao provisrios por telefone O cancelamento e a sustao podem ser feitos provisoriamente por telefone. Nesse caso, o correntista dever confirm-los no prazo de at dois dias teis aps a ocorrncia, entregando o pedido por escrito ao banco ou transmitindo-o por fax ou outro meio eletrnico (home/office banking, Internet, terminais de auto-atendimento etc). Se no confirmar nesse prazo, ser automaticamente cancelado. No caso de talo de cheque furtado ou roubado, o banco no pode fornecer ao portador de cheque devolvido as informaes que permitam identificar e localizar o titular do cheque, Se o titular apresentar, no ato de sustao, o registro da ocorrncia policial (motivo 28). Quando a sustao dada por roubo ou furto (motivo 28), o titular no obrigado a pagar a taxa e a tarifa cobradas, no caso de incluso no CCF, pelo servio de excluso do nome no cadastro. Um cheque devolvido pelo motivo 11 (insuficincia de fundos na primeira apresentao) pode ser sustado antes da segunda apresentao. A excluso do CCF poder ser solicitada ao banco pelo emitente, mediante a apresentao de um dos seguintes documentos: Cheque que deu origem incluso; Extrato da conta com o registro do dbito do cheque que deu origem ocorrncia; Declarao do beneficirio (pessoa a quem deu o cheque sem fundos), dando quitao ao dbito, autenticada em tabelio ou abonada pelo banco endossante, acompanhada de cpia do

cheque que deu origem ocorrncia, bem como de certides negativas dos cartrios de protesto relativas ao cheque, em nome do emitente. A excluso feita automaticamente, por decurso de prazo, aps cinco anos da sua incluso.

Para a excluso do CCF cobrada do cliente e recolhida ao Banco Central uma taxa para cada cheque sem fundos includo. Alm dessa taxa, o banco pode cobrar pelos servios de incluso e de excluso. O preo desses servios varia de banco para banco. Quando o cheque apresentar o valor numrico diferente do valor por extenso, o banco considera apenas o valor escrito por extenso. Os cheques preenchidos com outra tinta que no azul ou preta podem, no processo de microfilmagem, ficar ilegveis. Prazos para pagamento de cheques Existem dois prazos que afetam o cheque:

Prazo de apresentao, que de 30 dias, a contar da data de emisso, para os cheques emitidos na mesma praa do banco sacado; e de 60 dias para os cheques emitidos em outra praa e; Prazo de prescrio, que de 6 meses decorridos a partir do trmino do prazo de apresentao.

Prazos de liberao de depsitos em cheques de outros bancos Os cheques de outros bancos depositados na conta bancria do cliente so encaminhados ao Servio de Compensao de Cheques e outros Papis, regulado pelo Banco Central e executado pelo Banco do Brasil, com a participao dos demais bancos. O prazo de liberao do valor dos cheques da praa de: 24 horas, se forem de valor igual ou superior a R$ 300,00; 48 horas, se forem de at R$ 299,99.

Os prazos de liberao do valor de cheques de outras praas, liquidados pela compensao nacional, variam de trs a seis dias teis. Apresentao do cheque aps o prazo. O cheque pago se houver fundos na conta. Se no houver, o cheque devolvido pelo motivo 11, (ou 12, se, se tratar da segunda apresentao, tendo o nome includo no CCF). O cheque apresentado alm do prazo de prescrio. O cheque devolvido pelo motivo 44, no podendo ser pago pelo banco mesmo que tenha fundos na conta. Talo de cheques Enquanto o talo estiver em poder do banco, ou estiver bloqueado em poder do correntista, o banco o responsvel pelo que acontea com o mesmo. A partir do momento em que o correntista recebe o talo, ele que tem a responsabilidade exclusiva sobre sua guarda e controle da emisso dos cheques.

Tambm se o correntista anota no canhoto do cheque para quem ele foi destinado previne transtornos futuros, caso estes cheques sejam devolvidos (no pagos) pelo banco, e o correntista necessite recuper-los para limpar o nome no CCF. O banco obrigado a fornecer, a critrio do cliente, talo de cheques ou carto magntico para movimentao da conta. Se a opo for talo de cheques, o banco dever fornecer um talo (ou talonrio) de cheques por ms, gratuitamente, desde que o cliente no tenha o nome includo no CCF e atenda s condies estipuladas na ficha-proposta de abertura da conta. O banco no pode exigir saldo mdio mnimo para fornecer o primeiro talo de cheques em cada ms. Idade mnima para receber talo de cheques a partir de 16 anos de idade, desde que autorizado pelo responsvel que o assistir. LETRA DE CMBIO A letra de cmbio uma ordem de pagamento, sua criao ocorre por meio de um ato chamado saque. Nela so necessrias trs partes, a primeira o sacador que faz o saque criando assim a letra, a outra o sacado o qual dever efetuar o pagamento, e o terceiro o tomador ou beneficirio, que por sua vez receber o pagamento. Uma das caractersticas dos ttulos de crdito a circulabilidade, ou seja, pode ser transmitido a outro, o qual passar a ser o credor do ttulo. A transferncia da letra de cmbio para terceiro se faz pelo endosso, quem transmite o ttulo por meio de endosso denominado de endossante, e o que recebe o ttulo chamado de endossatrio. possvel que a letra de cmbio seja garantida por aval, isso ocorrendo, o avalista passa a ser responsvel pelo pagamento da mesma forma que o avalizado. No sendo pago o ttulo no seu vencimento, poder ser efetuado o protesto e a cobrana judicial do crdito, que se d por meio da ao cambial, que executiva, porm para que o credor possa agir em juzo necessrio que esteja representado por advogado. A letra de cmbio deve obrigatoriamente conter os seguintes requisitos: 1. A palavra "letra" escrita no prprio ttulo. 2. A ordem de pagar uma quantia em dinheiro (o ttulo deve conter expressamente o valor a ser pago, sendo que, por fora do princpio da literalidade, tal valor prevalece at a data de vencimento do ttulo, podendo ento o credor acrescentar juros de mora e as despesas que incorrer com a cobrana do ttulo).. 3. O nome daquele que deve pagar (sacado). 4. A poca do pagamento. 5. A indicao do lugar em que se deve efetuar o pagamento. 6. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga. 7. A indicao da data em que, e do lugar onde a letra paga. 8. A assinatura de quem passa a letra (sacador). A letra de cmbio no um ttulo de larga utilizao no Brasil, pois nas operaes comerciais entre vendedor e comprador, o nico ttulo de crdito que pode ser sacado a duplicata. A letra de cmbio uma ordem de pagamento vista ou a prazo e criada atravs de um ato chamado de saque. Diferente dos demais ttulos de crdito, para a existncia e operacionalizao da letra de cmbio so necessrias trs situaes jurdicas distintas: - o sacador como sendo aquela parte que faz o saque, oportunidade em que fica criada a letra de cmbio como documento. Esta pessoa quem d a ordem de pagamento;

- o sacado que representa a parte a quem a ordem data, ou seja, quem deve efetuar o pagamento; - o beneficirio, tambm chamado de tomador, sendo a pessoa que receber o pagamento, sendo assim o beneficirio da ordem. importante observar que no necessariamente as situaes jurdicas so representadas por trs pessoas ou partes distintas. Podem ocorrer circunstncias em que a mesma pessoa possa est representando duas situaes ao mesmo tempo. O Anexo I da Lei Uniforme (Decreto 57.663/66) no seu artigo 3 estabelece que a letra de cmbio pode ainda ser ordem do prprio sacador, hiptese em que este tambm o tomador ou beneficirio; ou pode tambm ser sacada, sobre o prprio sacador, caso em que ele ocupa tambm a posio de sacado. O ttulo emitido pelo sacador e em seguida entregue ao beneficirio ou tomador, cabendo a este procurar o sacado para que proceda ao aceite. Isto concretizado, na data do vencimento o sacado dever pagar ao beneficirio a quantia estabelecida na letra. possvel que a letra de cmbio seja garantida por aval, isso ocorrendo, o avalista passa a ser responsvel pelo pagamento da mesma forma que o avalizado. Assim, no sendo efetivado o pagamento do ttulo na data de vencimento, poder ser efetuado protesto, possibilitando assim posterior ao de execuo judicial visando o recebimento da dvida. A Lei Uniforme considera como requisitos no-essenciais (artigo 20): data e lugar de emisso (ou saque) da letra de cmbio (podem ser inseridas pelo beneficirio); data de vencimento do ttulo, a sua ausncia implica no seu vencimento vista; lugar de pagamento da letra de cmbio. (Quando o ttulo no especificar o lugar de seu pagamento, deve ser considerado como tal o de domicilio do sacado).

O aceite genericamente pode ser definido como sendo a declarao unilateral do sacado aposta em determinados ttulos de crdito, a exemplo de letra de cmbio e duplicata. atravs do aceite que o sacado se torna efetivamente obrigado cambirio, aceitando expressamente a obrigao representada pelo ttulo de crdito. O aceite no obrigatrio se a letra for vista, sendo obrigatrio, nas modalidades de letra de cmbio com vencimento a prazo. Em caso de recusa do aceite por parte do sacado, a letra de cmbio deve ser encaminhada para protesto, tendo o seu vencimento antecipado data de referido protesto. Em caso de necessidade de propositura de ao judicial para cobrana de nota promissria, o credor dever obedecer aos seguintes prazos prescricionais: a) em 03 (trs) anos a contar do vencimento do ttulo, para a propositura da competente ao executiva contra o devedor principal e seu avalista. b) em 01 (um) ano a contar do protesto efetuado dentro dos prazos legais, para o exerccio da competente ao executiva contra os endossantes e seus respectivos avalistas, e contra sacador, ou ainda em 01 (um) ano a contar do vencimento no caso de letra de cambio que contenha clusula sem despesas (conforme artigo 46 da Lei Uniforme) c) em 06 (seis) meses, a contar do dia em que o endossante efetuou o pagamento do ttulo ou em que ele prprio foi demandado para o seu pagamento, para a propositura de aes executivas dos endossantes, uns contra os outros, e de endossante contra o sacador.

DUPLICATA A Lei 5.474 de 18/07/1968 em seu artigo 1 estabelece que, em todo o contrato de compra e venda mercantil entre partes domiciliadas no territrio brasileiro, com prazo no inferior a 30 (trinta) dias, contado da data da entrega ou despacho das mercadorias, o vendedor extrair a respectiva fatura para apresentao ao comprador. A fatura por sua vez, a relao das mercadorias vendidas discriminadas pelo tipo, quantidade e valor. A fatura discriminar as mercadorias vendidas ou, quando convier ao vendedor, indicar somente os nmeros e valores das notas parciais expedidas por ocasio das vendas, despachos ou entregas das mercadorias. Da fatura poder ser extrada uma duplicata para circulao com efeito comercial, no sendo admitido qualquer outro ttulo de crdito para efetuar o saque do vendedor pela importncia faturada ao comprador. Desde 1970 as Secretarias Estaduais da Fazenda autorizam a emisso da nota fiscal-fatura, na qual j constam os elementos da fatura, necessrios emisso da duplicata. Assim, ao contrrio da letra de cmbio, da nota promissria e do cheque, a duplicata classificada como sendo um ttulo de crdito causal vinculado a operaes de compra e venda de mercadorias (envolvendo um empresrio como sacador) ou de prestao de servios (envolvendo um prestador de servios empresrio ou no como sacador) com pagamento vista ou a prazo, e representativo do crdito originado a partir de referidas operaes. No que se refere duplicata de prestao de servios, a Lei das Duplicatas em seu artigo 20 estabelece que as empresas, individuais ou coletivas, fundaes ou sociedades civis, que se dediquem prestao de servios, podero, tambm, na forma desta Lei, emitir fatura e duplicata. Assim, a fatura dever discriminar a natureza dos servios prestados; a soma a pagar em dinheiro corresponder ao preo dos servios prestados, sendo aplicado fatura e a duplicata de prestao de servios, com as adaptaes cabveis, as disposies relativas fatura e duplicada de venda mercantil. O comerciante que emite duplicatas obrigado a efetuar o registro das mesmas em livro prprio, e cada duplicata emitida no pode corresponder a mais de uma fatura. Como nos demais ttulos de crdito, a duplicata pode ser transferida por endosso, bem como nela cabvel a garantia do aval. Nas operaes envolvendo a emisso de duplicatas temos as seguintes partes: a) o sacador ou emitente que o titular (empresrio, sociedade empresria ou no) do crdito originado contra o adquirente de produtos ou contratante de servios. b) o sacado que a pessoa contra quem a ordem emitida, seja um adquirente de produtos, seja um contratante de servios quaisquer, consumidor ou no. A duplicata diferente dos demais ttulos examinados carece de uma causa de natureza prvia para sua emisso, qual seja, a venda de mercadoria ou a prestao de servios, no existindo uma destas causas, sua emisso proibida. Havendo perda ou extravio da duplicata, poder ser emitida uma triplicata, que na verdade representa a segunda via da duplicata.

So requisitos essenciais para a emisso da duplicata: a) a denominao "duplicata", a data de sua emisso e o nmero de ordem; b) o nmero da fatura; c) a data certa do vencimento ou a declarao de ser a duplicata vista; d) o nome e domiclio do vendedor e do comprador; e) a importncia a pagar, em algarismos e por extenso; f) a praa de pagamento; g) a clusula ordem; h) a declarao do reconhecimento de sua exatido e da obrigao de pag-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite cambial; i) a assinatura do emitente. A duplicata deve conter o aceite, haja vista ser ordem de pagamento emitida contra o devedor. Sobre este ato, determina o artigo 6. da Lei das Duplicatas que a remessa de duplicata poder ser feita diretamente pelo vendedor ou por seus representantes, por intermdio de instituies financeiras, procuradores ou correspondentes que se incumbam de apresent-la ao comprador na praa ou no lugar de seu estabelecimento, podendo os intermedirios devolv-la, depois de assinada, ou conserv-la em seu poder at o momento do resgate, segundo as instrues de quem lhes cometeu o encargo. A duplicata dever ser aceita pelo comprador, podendo se recusar em dar o aceite desde que: 1. Haja avaria ou no recebimento das mercadorias, quando ests no forem enviadas ou entregues por conta e risco do prprio comprador. 2. Haja defeitos e diferenas na qualidade, ou quantidade das mercadorias. 3. Haja divergncias nos prazos ou preos ajustados. O prazo para remessa da duplicata ser de 30 (trinta) dias, contado da data de sua emisso. Se a remessa for feita por intermdio de representantes, instituies financeiras, procuradores ou correspondentes, estes devero apresentar o ttulo ao comprador dentro de 10 (dez) dias, contados da data de seu recebimento na praa de pagamento. Ainda sobre a questo do aceite, a duplicata, quando no for vista, dever ser devolvida pelo comprador ao apresentante dentro do prazo de 10 (dez) dias, contados da data de sua apresentao, devidamente assinada ou acompanhada de declarao, por escrito, contendo as razes da falta do aceite. Quanto ao protesto da duplicata, conforme o disposto nos artigos 13 e 14 da Lei de Duplicatas, deve ser efetuado na praa de seu pagamento, dentro do prazo de 30 (trinta) dias contados de ser vencimento, podendo o ttulo ser protestado pelas seguintes razes: a) por falta de aceite. b) por falta de devoluo. c) por falta de pagamento. Na hiptese do sacado (comprador) reter o ttulo, o protesto poder ser efetuado por meio de triplicata, ou por simples indicao de seus dados pelo comprador. Caso o protesto no seja efetuado dentro desse prazo, o sacador ou credor perder o direito de crdito contra os endossantes e seus respectivos avalistas. Tambm na duplicata temos que observar os prazos prescricionais para propositura de ao executiva, cujo foro competente para a cobrana judicial da duplicata ou da triplicata o da praa de pagamento constante do ttulo, ou outra de domiclio do comprador e, no caso de ao regressiva, a dos sacadores, dos endossantes e respectivos avalistas. A duplicata um ttulo executivo, podendo ter cobrana judicial, efetuada por meio da Ao de Execuo.

Caso a duplicata no tenha sido aceita pelo sacado, a propositura da ao judicial depender cumulativamente dos seguintes requisitos: 1. O protesto da duplicata pela falta de pagamento. 2. A recusa do sacado em dar o aceite, sem nenhum motivo autorizado pela lei. 3. Comprovao da efetiva entrega e recebimento da mercadoria. A cobrana judicial poder ser proposta contra um ou contra todos os coobrigados, sem observncia da ordem em que figurem no ttulo. E mais, os coobrigados da duplicata respondem solidariamente pelo aceite e pelo pagamento. Para a propositura da ao executiva judicial devem ser observados os seguintes prazos prescricionais: a) contra o sacado e respectivos avalistas, 03 (trs) anos, contados da data do vencimento do ttulo. b) contra o(s) endossante(s) e ser(s) avalista(s), 01 (um) ano, contado da data do protesto. c) de qualquer dos coobrigados contra os demais, 01 (um) ano, contado da data em que tenha sido efetuado o pagamento do ttulo. NOTA PROMISSRIA uma promessa de pagamento, um ttulo pelo qual algum se compromete a pagar a outrem, determinada quantia em dinheiro, num certo prazo. Como emitida pelo prprio devedor, ela passa a ser um ttulo de crdito desde a sua emisso, e o seu possuidor ou portador poder, propor ao executiva para receb-la. Trata-se de um ttulo autnomo que independe da indagao da causa que motivou a obrigao. Requisitos da Nota Promissria: 1. A denominao "nota promissria" lanada no texto do ttulo. 2. A promessa de pagar uma quantia determinada. 3. A poca do pagamento, caso no seja determinada, o vencimento ser considerado vista. 4. A indicao do lugar do pagamento, em sua falta ser considerado o domiclio do subscritor (emitente). 5. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga a promissria. 6. A indicao da data em que, e do lugar onde a promissria passada, em caso de omisso do lugar ser considerado o designado ao lado do nome do subscritor. 7. A assinatura de quem passa a nota promissria (subscritor). 8. Assinatura de duas testemunhas identidade e (ou) cpf e endereo das mesmas. 9. Sem rasuras, pois perde o valor a nota promissria. Para seu nascimento so necessrias duas partes, o emitente ou subscritor (devedor), criador da promissria no mundo jurdico, e o beneficirio ou tomador que o credor do ttulo. A nota promissria pode ser transferida a terceiro por endosso, bem como nela possvel a garantia do aval. Caso a nota promissria no seja paga em seu vencimento poder ser protestada, como ainda ser possvel ao beneficirio efetuar a cobrana judicial, a qual ocorre por meio da ao cambial que executiva, no entanto a parte s pode agir em juzo se estiver representada por advogado legalmente habilitado. Ser pagvel a vista a nota promissria que no indicar a poca do vencimento. Ser pagvel no domiclio do emitente a nota promissria que no indicar o lugar do pagamento. facultada a indicao alternativa de lugar de pagamento, tendo o portador direito de opo.

Divergindo as indicaes da soma em dinheiro, ser considerada verdadeira a que se achar lanada por extenso no ttulo. No ser nota promissria o escrito ao qual faltar qualquer dos requisitos acima enumerados. Os requisitos essenciais so considerados lanados ao tempo da emisso da nota promissria. No caso de m f do portador, ser admitida prova em contrrio. A nota promissria pode ser passada: I - a vista; II - a dia certo; III - a tempo certo da data. A poca do pagamento deve ser precisa e nica para toda a soma devida. Para o efeito da aplicao de tais dispositivos, o emitente da nota promissria equiparado ao aceitante da letra de cmbio. Nota promissria rural - Ttulo de crdito emitido pelas cooperativas a favor de seus cooperados ao receberem produtos entregues a estes, constituindo promessa de pagamento de adiantamento por conta do preo dos produtos recebidos para a venda. ARQUIVO No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criar tcnicas que permitissem organizar essa massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos. Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA, assim definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores. Para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue. Desse conceito importante destacar: a) Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; b) Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual etc.), ao contrrio da idia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel; c) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que foram criados em funo de uma atividade realizada pela instituio, servindo de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:

O conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Importncia do Arquivo A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que essa utiliza no exerccio de suas atividades e necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio. Finalidade do Arquivo Podemos destacar como finalidade do arquivo: a) Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; b) Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danific-los; c) Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas. Alm dessas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia, como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos e criao das normas de gesto documental da instituio. Para alcanar esses objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a) Contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; b) Estar instalado em local apropriado; c) Dispor de instalaes e materiais adequados; d) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria aqrquivstica moderna; e) Contar com normas de funcionamento; f) Contar com dirigente qualificado, principalmente formado em arquivologia. Distino entre Arquivo, Museu e Biblioteca Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio: Arquivo o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.

Biblioteca o conjunto de materiais, em sua maioria impressos e no produzidos pela instituio em que esto inseridos, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio. Museu uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS e CICLO DE VIDA DOS ARQUIVOS Os Arquivos tambm tem ciclo de vida. Este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase se diz na Arquivstica que tem relao com a VIGNCIA do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas. O arquivo deve adaptar-se empresa ou instituio obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado. Arquivos desorganizados, sem orientao tcnica, se transformam em verdadeiros depsitos de documentos. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repeties desnecessrias de experincias, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que est para ser feito, o que j foi feito e o resultado obtido. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos, para a histria da administrao ou mesmo para auxiliar o administrador na tomada de decises pautadas nas aes do passado. O ciclo de vida, dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, podem ser classificados ou categorizados em trs fases ou arquivos segundo: As entidades criadoras ou mantenedoras: Pblicos e Privados A natureza dos documentos: Especial ou Especializado Os estgios de sua evoluo: Corrente, Intermedirio e Permanente A extenso de sua atuao Setorial e Central Classificao Segundo as Entidades Mantenedoras Os arquivos podem ser classificados, segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma:

Arquivos Pblicos So aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera Federal, Estadual ou Municipal. Ex.: Arquivo do STJ, Arquivo da Prefeitura de So Paulo e Arquivo do Senado Federal. Arquivos Privados So aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: Arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Americanas e Arquivo da Rede Globo. Podem ser: Institucionais - Escolas, Igrejas, Sociedades, Clubes, Associaes etc.; Comerciais - Empresas, Corporaes, Companhias etc.; Pessoais - Fotos de famlia, Cartas, Originais de trabalhos etc. Classificao Segundo a Natureza dos Documentos Arquivo Especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos: Iconogrficos; Cartogrficos; Audiovisuais; Ou de suportes especficos e que, por essa razo, merece tratamento especial, no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc., tais como: Documentos em CD; Documentos em DVD; Documentos em Microfilme So os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel e podem fazer parte de um Arquivo mais completo, tais como: Discos; Filmes e Fitas. Arquivo Especializado aquele que guarda documentos de determinado assunto gerados por atividades muito especializadas, e que muitas vezes, precisam ser organizados com tcnicas e materiais especficos, independentemente da forma fsica que apresentam, tais como:

Arquivos Mdicos; Arquivos de Imprensa; Arquivos de Engenharia e Arquivos Literrios. Classificao Segundo os Estgios de Sua Evoluo A arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos dentro da instituio. Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: Corrente, Intermediria e Permanente, e so assim descritas: Arquivo de primeira idade ou Corrente Constitudo de documento em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam ou produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nessa fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para qual foram criados. Arquivo de segunda idade ou Intermedirio Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo esses termos adotados na Gr-Bretanha para designar essa fase. Arquivo de terceira idade ou Permanente Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva. Essas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma h uma maneira correspondente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.) adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotar acondicionamento diferente da fase permanente. Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender alguns termos tcnicos da arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos. DOCUMENTO a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE. O documento pode ser:

a. Simples Ofcio; Relatrio, Ficha de atendimento ou b. Composto Processo. Documento Arquivstico a informao registrada independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos so: Suporte Base fsica do documento

Forma Textual; Grfico; Sonoro; Cor; Tamanho; tipo de letra; data; local; assinatura; destinatrio; logomarca; selo; carimbo e outros. Anotaes Urgente, arquive-se, ciente e outros; Contexto Jurdico-administrativo Relativos instituio criadora do documento. Leis; Normas; Regimentos; Regulamentos; Estrutura organizacional etc. Documentrio Regras de workflow; Cdigo de classificao; Temporalidade; Assunto e outros.

No caso dos documentos eletrnicos, acrescentem-se outros elementos tais como: Forma Links; Nnome do originador (e-mail); Assinatura digital; Certificado da assinatura digital e outros. Anotaes Data; Hora; Local da transmisso; Indicao de anexos e outros. Contexto Tecnolgico Hardware e Software. Documento Eletrnico o documento em meio eletrnico, com um formato digital, processado por computador. Documento Arquivstico Eletrnico o documento arquivstico processado por um computador. Identificao de documento arquivstico eletrnico original Primeiro documento completo e efetivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo, isto , sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurdico; primitivo, isto , deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa; e efetivo, isto , deve ser capaz de alcanar os efeitos para os quais foi produzido. No ambiente eletrnico a qualidade de original dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrnico de gesto arquivstica. Quando um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que recebido. Isto porque a transmisso acrescenta metadados que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqncias. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente considerado uma cpia. Correspondncia Eletrnica (e-mail) um documento arquivstico desde que contenha informaes produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituio, ou seja, informaes que se constituem em fontes de prova dessas atividades. Pginas de um website So documentos arquivsticos na medida em que tais pginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituio que as criou e, portanto, servem como fonte de prova dessas atividades. Sistema de Gesto de Documentos Arquivsticos um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a

eficcia na produo, tramitao, uso, avaliao e destinao (eliminao ou guarda permanente) de documentos arquivsticos correntes e intermedirios da organizao. Sistema Eletrnico de Gesto de Documentos Arquivsticos um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo tempo. Natureza dos Documentos Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Formato a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo: Formulrios; Fichas; Livro; Caderno; Planta; Folha; Cartaz; Microficha; Rolo; Tira de microfilme; Mapa. Espcie a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplos: Ata; Relatrio; Carta; Ofcio; Proposta; Diploma; Atestado; Requerimento; Organograma etc. Gnero Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: Audiovisual (filmes); Fonogrfico (discos, fitas); Iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas);

Textual (documentos escritos de uma forma geral); Tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); Magnticos/informticos (disquetes, cd-rom). Tipos de Documentos So as configuraes que assumem um documento de acordo com as atividades que os gerou. Quanto ao Gnero Os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada. Podemos destacar: Documentos Textuais Documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Exemplo: Contratos; Atas; Relatrios; Certides. Documentos Iconogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Exemplo: Fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de fotogrficos); Negativos; Diapositivos (slides); Desenhos e Gravuras.

documentos

Documentos Audiovisuais Documentos cuja informao esteja em forma de som (documentos sonoros) e/ou imagem em movimento (documentos filmogrficos, cuja informao est representada por um filme). Exemplo: Filmes; Registro sonoro em fita cassete. Documentos Informticos ou Digitais Documentos que necessitam do computador para que sejam lidos. Exemplo: Arquivo em MP3; Arquivo do Word. Documentos Cartogrficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplo: Mapas e Plantas. Documentos Microgrficos Documentos em microformas. Exemplo: Microfilmes e Microfichas.

importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima no exclui a possibilidade de que tambm esteja inserido em outro. Alguns documentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em CD-ROM, por exemplo, , simultaneamente, um documento digital, um documento fotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico. Valorao dos Documentos Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto possuir valor para ela, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: Administrativa ou Histrica. Valor Administrativo Tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo). um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar dele para o funcionamento da instituio. Esse valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas. Valor Histrico Tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passam a ser considerados fontes de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das 3 idades, nas fase corrente ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento Permanente ou de 3 Idade, jamais ser eliminado ou destrudo.

PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirios. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: Freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); Existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); Necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos prescricionais).

O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo. Destinao Final dos Documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser a eliminao ou guarda permanente. Eliminao Quando o documento no tiver valor histrico. Guarda Permanente Quando o documento tiver valor histrico. Tabela de temporalidade o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que determina seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediria (perodo em que ser guardado nessas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A tabela de temporalidade ser elaborada por uma comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de Documentos, e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos nela existentes. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases corrente e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela. Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotticos: Cd. 031.1 023.2 045.4 010.1 Assunto do Doccumento Requisio de Material Termo de Posse Normas e Regulamentos Regimento Interno Corrente 2 anos 5 anos 5 anos Enquanto vigorar Intermedirio 95 anos 10 anos Destinao Final Eliminao Eliminao Permanente Permanente

Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente. Teoria das Trs Idades ou Ciclo Vital dos Documentos A partir dos dados acima, podemos verificar as quatro situaes por que o documento pode passar ao ser inserido na chamada Teoria das Trs idades ou Ciclo Vital dos Documentos, que seriam as seguintes: 1 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 031.1) Fase Corrente Eliminao Fase Intermediria Eliminao Fase Permanente

Nesse caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer durante determinado perodo (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da Requisio de Material de 2 anos) e ser eliminado sem passar pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina. Conclui-se que o arquivamento nas trs fases no condio obrigatria para todos os documentos. Na verdade, a nica fase pela qual todo documento, obrigatoriamente, deve passar, a fase corrente, pois nela que ele ser criado. 2 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 023.2) Transferncia Fase Corrente Eliminao Fase Intermediria Fase Permanente

Nesse caso, o documento criado na fase corrente, onde cumprir seu prazo de guarda na fase corrente (no exemplo este prazo de 5 anos) e, posteriormente, ser transferido para a fase intermediria, onde cumprir o prazo de guarda na fase intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia. No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediria, o documento poder ser eliminado sem chegar fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poder ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediria. O prazo da fase intermediria variar de documento para documento, de acordo com o definido na Tabela de Temporalidade. 3 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 045.4) Transferncia Fase Corrente Fase Intermediria Recolhimento Fase Permanente

Nesse caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer por algum tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo transferido para a fase intermediria onde cumprir novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase intermediria de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que demonstra que, para a instituio em questo, tal documento tem valor histrico e jamais ser eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase permanente chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos histricos so recolhidos. 4 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 010.1) Fase Corrente Fase Intermediria Fase Permanente

Recolhimento Nesse caso, o documento ser criado na fase corrente, onde permanecer por determinado perodo (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. Observa-se que determinados documentos podem ser recolhidos (podem passar para o arquivo permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio). A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos.

Transferncia Arquivo Corrente

Arquivo Intermedirio

Recolhimento

Arquivo Permanente

Arquivos Setoriais Recolhimento

Arquivo Central Eliminao na fase corrente

Eliminao na fase intermediria

Destaque para as seguintes informaes:

a) Todo documento ser criado na fase corrente; b) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores; c) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, ser eliminados, transferidos para a fase intermediria ou recolhidos para a fase permanente; d) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, ser eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); e) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, na qual jamais sero eliminados; f) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente). Tipos de Arquivos Correntes Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por eles, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles. Seleo de Documentos realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao: Eliminao Trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser feita manualmente ou atravs de trituradoras. Transferncia Envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Recolhimento Envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e acesso ao pblico. Atualizao dos Arquivos Os documentos de arquivo se apresentam em diversos tipos de suporte (papel, disquete etc.). Ocorre que, eventualmente, h a necessidade de se alterar o suporte de determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservao dos mesmos. As principais tcnicas de atualizao de arquivo (mudana de suporte) so a microfilmagem e a digitalizao. Microfilmagem

uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha). A adoo da microfilmagem exige da instituio equipamentos que permitem ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitora de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado. A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia do espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel e poder substitu-los nos casos em que no tiver valor histrico. Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios. dispensvel dizer que o arquivo ser acompanhado de um ndice. Por fora das gavetas, so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a consulta. Naturalmente, dever haver junto ao arquivo, um aparelho para a leitura dos microfilmes. Podemos enunciar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem: a) Validade Legal a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei n 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto n 1.799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original; b) Reduo sensvel de espao; c) Acesso fcil e rpido - conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel; d) Segurana - por se tratar de um material fotogrfico; alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, em razo do pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas-forte (arquivo de segurana), protegido de sinistros; e) Garantia da confidencialidade das informaes - visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao; f) Durabilidade respeitando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente. Digitalizao A digitalizao consiste na utilizao de equipamentos para captura de imagens (scanners), que permitem criar uma imagem do documento em meio digital. Essa tcnica permite instituio novas possibilidades de acesso s informaes, pois os documentos podero ser disponibilizados na Intranet, ou mesmo na Internet, e ser acessados simultaneamente por diversos usurios, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que est arquivado. No entanto, por no possuir validade legal, como a microfilmagem, os documentos digitalizados no podem ser usados em situaes que exijam autenticidade (documento original), limitando-se a servir de fonte de consulta para os usurios da instituio. importante destacar a diferena entre documentos digitalizados e os chamados documentos digitais. Enquanto os primeiros so cpias criadas a partir de documentos em papel, e por isso no apresentam autenticidade, os ltimos so documentos que j nascem em formato eletrnico (no forma digitalizados a partir do papel e, portanto, seu original em meio digital), sendo assinados eletronicamente quando de sua criao. Com isso, possuem autenticidade em suporte eletrnico (no prprio computador, disquete, CD etc.), incluindo suas cpias geradas tambm em meio digital.

O Gerenciamento da Informao - Gesto de Documentos A Lei n 8.159/91, em seu 3, define gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos. A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental. A gesto de documentos tem os seguintes objetivos: Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; Garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que merecem guarda permanente por seus valores histrico e cientfico. Fases da Gesto de Documentos As trs fases bsicas da gesto de documentos so: Produo; Utilizao e Destinao. 1 Fase (Produo) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nessa fase, deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nessa fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos , pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo. 2 Fase (Utilizao) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Essa fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nessa etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. 3 Fase (Avaliao e Destinao)

Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente. Diagnsticos a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como: 1. instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.); 2. condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); 3. condies de armazenamento; 4. estado de conservao do documento; 5. espao fsico ocupado; 6. volume documental; 7. controle de emprstimos (freqncia de consultas); 8. recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); 9. acesso informao; 10. gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos); 11. arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); 12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.). De posse dos dados acima citados, o arquivista est habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo e fazer seu diagnstico para propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. GESTO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS Gesto de Documentos Correntes O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos documentos e/ou informaes nele contidas e racionalizar sua guarda e conservao. O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio, e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes nele contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes, etc. Gesto de Documentos Intermedirios Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante desses dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Nesse caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois esses documentos ocupariam um espao em locais onde o metro quadrado extremamente caro. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da informao.

Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios: atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento; e coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando forem conhecidos o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. O atendimento s consultas deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos. Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido. A construo e os equipamentos so simples, mas devem permitir a conservao adequada do acervo documental contra elementos que possam danific-los, como incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar. A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei n 8.159/91, ROTEIRO PARA SE ORGANIZAR ARQUIVOS (CORRENTES E INTERMEDIRIOS) Estrutura Bsica Necessria Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o Arquivo necessita de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos: 1 . Recursos Humanos A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada a pessoal competente e responsvel para executar as operaes de: Seleo de documentos; Registro de documentos; Estabelecimento de mtodo adequado de classificao de documentos; Codificao de documentos; Ordenao de documentos; Arquivamento de documentos de acordo com o mtodo adotado; Conservao de documentos, mantendo o arquivo organizado e atualizado; Localizao de documentos; Controle da sada de documentos do arquivo; Transferncia e descarte de documentos; Orientao e treinamento de usurios para desenvolver estas atividades.

O tcnico em arquivos deve possuir alguns requisitos indispensveis, dentre os quais destacamos: Ter conhecimento de todas as atividades e interesses da Instituio e da sua rea de atuao;

Conhecer as principais regras para classificar documentos; Conhecer abreviaturas importantes; Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos documentos; Ser leal e discreto; Ser metdico; Possuir boa memria.

Instalaes A instalao dos arquivos requer anlise dos seguintes aspectos: Localizao Acessvel (se for volumoso prefervel que seja no andar trreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se. Iluminao Ampla, mas, difusa, isto sem que tenha incidncia direta do sol. Arejamento Ventilao natural, constante e regulvel. Higienizao Limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica. Disposio - (lay out) Espao livre para locomoo; fcil consulta e conservao do acervo. Segurana Contra incndio, roubo, infiltraes etc. 3. Recursos Materiais Mobilirio Ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos, que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, seguro e resistente. Acessrios Pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato / gnero dos documentos. Observar tambm as etiquetas e projees para que sejam ideais. Para os Arquivos Intermedirios que so instalados em depsitos centralizados, o ideal o uso de caixas para o armazenamento de documentos.

EQUIPAMENTOS E ACESSRIOS
Pastas Convencionais

Pastas Registradoras - "A" a "Z" So confeccionadas em papel forte, de grande durabilidade, possui um lombo largo com dois orifcios prximos s extremidades, providas internamente de um gancho de metal ou plstico, que se mantm fechado por fora de mola de presso. Pastas Sanfonadas Tambm chamadas de "Follow-Up", confeccionadas em papel carto mais flexvel e revestida com percalina. Possui uma tampa e um amarrilho ao meio e divises em ordem alfabtica e/ou numrica de 01 a 31. Pastas Suspensas Confeccionadas em papel carto possuem, em ambas as partes, uma barra que poder ser metlica ou de plstico, com dois encaixes nas extremidades e que ficam apoiadas no suporte do fichrio ou arquivo permitindo o seu deslizamento. Guia Retngulo de carto que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas. Guia-Fora Folha de papel carto ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado. Projeo Salincia na parte superior da guia ou pasta que recebe as notaes determinadas pelo mtodo escolhido. Tiras de Insero Tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde so escritas as notaes e inseridas nas projees das partes ou das guias. Notao Inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. A notao pode ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. Aberta quando indica somente o incio da seo e Fechada quando indica o incio e o fim. Referncia Cruzada Ou Remissiva Indicao de um documento em dois ou mais lugares. Para a escolha do mvel, deve-se levar em considerao: Aparncia; Resistncia; Capacidade de expanso; Convenincia do servio; Economia do espao. Possibilitando funcionalidade e racionalidade. Protocolo Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a sua imediata localizao e recuperao, garantindo, assim, o acesso informao.

A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nessa idade que os documentos tramitam bastante. O protocolo realiza as seguintes atividades: a) b) c) d) e) Recebimento; Registro e Autuao; Classificao; Expedio/Distribuio; Controle/Movimentao

Recebimento Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas. Registro e Autuao o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao). Classificao Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetua anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo protocolo, para que seja realizada sua classificao, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultrasecretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir esses documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios. a seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo. De acordo com o modo de guardar os documentos podemos classificar os arquivos em: Horizontais e Verticais. Arquivos Horizontais Guardam os documentos horizontalmente, dispostos uns sobre os outros, sendo que a margem inferior recebe a notao. Arquivos Verticais

Podem ser: frontal e lateral. No frontal os documentos so dispostos uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista, ou seja, a projeo. No lateral, os documentos so dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista. Expedio / Distribuio a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio. Controle da Tramitao / Movimentao a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes. Avaliao de Documentos o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais. Como justificativa para essa exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio: a) arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; b) autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; c) profissionais da rea jurdica; d) profissionais da rea financeira; e) profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico, etc.). Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nessa fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial. Vantagens da avaliao para a instituio a) possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico; b) diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que no haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis; c) facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados ser menor, facilitando a busca.

DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Graus de Sigilo Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo: a) b) c) d) ultra-secreto; secreto; confidencial; e reservado.

A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas possam ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a tomar conhecimento, funcionalmente. So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior.

A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada possa ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; rdio-frequncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional.

Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. Como Organizar um Arquivo interessante que a Unidade ou rea de trabalho tenha um plano de classificao para guardar os documentos dentro dos dossis ou pastas certas. Plano de Classificao Todas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea identifica as suas Pastas, Caixas, etc. do modo como conhecem. Mas, interessante entender como a sistemtica para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos. Modelo denominado Estrutural / Funcional que se baseia nas estruturas e funes de uma instituio e pode ser utilizado por qualquer unidade da instituio. Critrios e Cuidados no Arquivamento de Documentos Recomenda-se aos que trabalham com arquivos observar os seguintes passos ao arquivarem documentos que contribuiro decisivamente para que as informaes solicitadas posteriormente sejam localizadas e entregues com eficincia: 01) Verificao Inicial: Consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar seo de Arquivo por diversos motivos: a) para arquivamento; b) para solicitar uma informao; c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro, etc. d) em obedincia a uma rotina. importante que a pessoa que arquiva os documentos, regularmente, ao fazer essa inspeo, verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (Ok, arquive-se). Aqueles que no apresentarem a autorizao no podero ser arquivados, devendo retornar ao setor de origem. Nessa inspeo tambm ser verificado se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento. 02) leitura: Cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de verificar o seu contedo e sob que notao dever ser arquivado. 03) seleo: Selecionar o material que ser realmente arquivado daquele que poder ser descartado. A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao. Portanto esse trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis desnecessrios.

O selecionador deve conhecer as exigncias que determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por necessidade de servio. 04) Registros: Registrar diariamente, em um livro, os documentos que do entrada no arquivo, possibilitando, assim estabelecer uma estatstica diria de arquivamentos efetuados. Marcar data e hora de entrada de documento no arquivo a fim de anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do mesmo no arquivo. 05) classificao: Determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo adotado pela organizao. Deve-se ento sublinhar em cada documento a palavra (ou palavras) que determinou a sua classificao e preparar, quando o mtodo assim o exigir, os ndices necessrios recuperao do documento. 06) Codificao: a colocao no alto do documento, direita, de smbolos (letras ou nmeros) de acordo com a classificao e o mtodo de arquivamento adotados. Existem documentos que tratam de dois assuntos ao mesmo tempo, ou se referem a mais de uma pessoa. Nesse caso codifica-se o documento de acordo com o nome principal (se for arquivo de nome), ou com o assunto que mais interessar a organizao (se for arquivo de assunto) e faz-se uma ficha de referncia para o segundo nome ou assunto. Essas fichas sero guardadas na pasta a que se refere a sua codificao. Outra soluo ser tirar cpias dos documentos. 07) ordenao: a separao e agrupamento de um conjunto de documentos, de acordo com a codificao dada. A ordenao tem por objetivos: a) acelerar o arquivamento; b) diminuir o nmero de erros de arquivamento. Os documentos devero estar em perfeita ordem antes de serem arquivados. Desta forma, aqueles referentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estaro todos juntos. a) o arquivamento feito de uma s vez; b) cada pasta ser aberta apenas uma vez; c) o movimento feito em uma s direo; d) o trabalho racionalizado; e) os erros de arquivamento so reduzidos. 08) arquivamento: Guardar os documentos nas respectivas pastas e estas, por sua vez, no arquivo, de acordo com o mtodo de classificao. 09) Retirada e Controle:

Essa operao ocorre quando se retira um documento ou uma pasta para emprstimo aos usurios, bem como para prestar informaes. Nessa fase, de grande importncia a aplicao de controles especficos de emprstimo, assegurando, a perfeita movimentao dos documentos do arquivo. 10) Verificao Final: Periodicamente, deve ser feita uma verificao total nos arquivos para correo de possveis falhas de arquivamento ou rearquivamento. Para que os arquivos se mantenham sempre em ordem e com bom desempenho necessrio que sigam as seguintes normas: a) Colocar os papis nas pastas, apoiando na margem esquerda, com o timbre do papel voltado para frente e para a esquerda. b) Os documentos rasgados ou dilacerados devem ser consertados com fita adesiva transparente prpria antes de arquivados. c) No deixar acumular documentos. Arquiv-los diariamente. d) No deixe documentos espalhados sobre os arquivos ou engavetados. e) Fechar as gavetas imediatamente aps o uso. f) Utilizar os lados das guias para dar busca nas pastas e nunca pelas projees. g) No abarrotar as gavetas ou pastas evitando assim inmeros erros, perda de tempo, dilaceramento de documentos, alm de obter mais flexibilidade. h) Ao se tornar responsvel por um arquivo j organizado, NO FAA MODIFICAES IMEDIATAS, estude-o primeiro. i) Redija uma nota explicando o funcionamento e organizao de seu arquivo, estabelecendo regras e normas para sua utilizao, distribuindo-as entre as pessoas que o utilizam. j) Manter os arquivos absolutamente limpos (dentro e fora), no permitindo a presena de nenhum outro elemento alm da documentao. Conservaao e Proteo de Documentos Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio. A preservao envolver as atividades de conservao, armazenamento e restaurao de documentos. O principal objetivo da conservao o de estender a via til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes Exteriores que Danificam os Documentos

Fsicos: a) luminosidade a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural (luz solar) e ainda reproduo, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel; b) temperatura temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal; c) umidade o excesso de umidade, bem como o clima muito seco, tambm contribui para a acelerao do processo de envelhecimento do documento. Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns nossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos de evaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente. Todo o papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou seja, toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de umidade existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento. A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22C a 25C e umidade relativa de 55%. A medio de temperatura se faz com o uso de termmetros, e a umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos). Qumicos: a) poluio atmosfrica a poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica, representada normalmente pela poeira e fumaa; b) tintas a prpria tinta utilizada para se escrever nos documentos contribui para sua deteriorao; c) gordura e oleosidade o prprio manuseio dos documentos acaba por danific-los, pois as mos deixam oleosidade neles. Alguns documentos, como fotografias e negativos, so ainda mais sensveis que o papel comum, sendo recomendada a utilizao de luvas de algodo ao manuse-los; d) objetos metlicos deve-se evitar o uso de objetos metlicos, como grampos, clipes e colchetes, pois eles tendem a enferrujar e, conseqentemente, acabaro por danificar os documentos . A opo, sempre que possvel, dever recair sobre objetos de plstico, que no causam tal problema. Biolgicos: a) insetos vrios so os insetos que atacam os documentos, causando a deteriorao destes. Dentre eles, podemos destacar as baratas, traas e brocas; b) microorganismos fungos; c) roedores ratos; d) homem danifica os documentos, por utiliz-lo constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conserv-los. A melhor estratgia preventiva para evitar a presena de insetos e roedores: a) b) c) d) e) f) manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo; evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala ao lado de guarda do acervo; retirar o lixo do dia aps o final do expediente, evitando o pernoite do lixo; substituir os vidros quebrados das janelas; arejar os armrios onde os livros estejam guardados, abrindo suas portas por algumas horas.

Cuidados Gerais na Conservao dos Documentos Documento em papel: a) b) c) d) as estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); manter as mos limpas ao manusear os documentos; evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; no utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis onde aplicado; no escrever nos documentos; no dobrar as pginas; no apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; no umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido; para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento; para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo; durante a limpeza, removem-se grampos metlicos etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos; quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel quanto as canetas e ainda permitem eventuais correes, se necessrio.

e) f) g) h) i)

j) k) l)

Fotografias: a) b) c) d) devem receber proteo individual de boa qualidade; devem ser manuseadas com luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; no se deve forar a separao de uma fotografia de outra; escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.

Diapositivos: a) utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); b) utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees frequentes. Microfilmes: a) devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; b) b) devem ser feitas duplicatas; c) a sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com produto apropriado para limpeza (tipo Kodak Film Cleaner). Disquetes, CD-ROM e DVD a) b) c) d) usar disquetes de boa qualidade; manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; usar programas antivrus; proteger o CD e o DVD contra arranhes e poeira.

Caixas de Arquivo:

a) utilizar caixas de papelo em vez das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que elas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos, utilizando, quando necessrio, calos, evitando que tais documentos se dobrem dentro delas; b) na identificao das caixas, deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente ou, na impossibilidade dessa impresso, usar canetas hidrogrficas ou esferogrficas. Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revislo e manter a limpeza, pois esta um dos fatores prioritrios de preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento. Limpeza do assoalho a) para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza dele, panos midos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua; b) a remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-se que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadores como na higienizao domstica, porque esse procedimento faz que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de haver aspirador de p, vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrio que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do acervo; c) em todo esse processo, fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado. Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at no pingar nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o deslocamento de sujidade de uma rea para outra. 5.5 MTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura.

A natureza dos documentos e a estrutura da entidade so as determinantes do mtodo de arquivamento.


Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: Direto e Indireto Sistema Direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema Indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. Podemos identificar, como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios, os seguintes mtodos:

a) mtodo alfabtico simples (organiza a partir de nomes); b) mtodo numrico, que se divide em: a. numrico simples (organiza por um nmero relativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgito-terminal; c) mtodo geogrfico (pelo local de produo); d) ordem ideogrfica (pelo assunto do documento). Mtodo Alfabtico

um mtodo direto, onde as fichas ou pastas so dispostas em ordem alfabtica rigorosa, separadas por guias. As notaes nestas guias podem ser abertas ou fechadas.
o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica. Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande.

aberta uma pasta para cada correspondncia efetiva e, dentro desta, os documentos so organizados em ordem cronolgica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas as pastas miscelneas, uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Na projeo desta pasta aparece o smbolo "M", seguido da letra de sua diviso. Dentro da pasta miscelnea a ordem alfabtica deve ser rigorosamente mantida, assim como a ordem cronolgica, dentro da alfabtica.
No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabtica pode no ser to simples quanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquer mistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dos termos apresentados. Porm, quando as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras a serem consideradas. REGRAS DE ALFABETAO Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em funo das muitas palavras em nomes estrangeiros que circulam em nosso pas. As regras de alfabetao podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidas dos mesmos critrios e feitas as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. Tanto o critrio letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para ordenao dos itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa excluso de outro. Exemplo: Letra por Letra Nova Friburgo Novais, Ademir Alves Nova York Palavra por Palavra Nova Friburgo Nova York Novais, Ademir Alves

O arquivamento de nomes obedece as seguintes regras: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplos: Frank Menezes Edson Pereira dos Santos

Marcos Roberto Arajo da Silva. Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplos: Carmen Miranda Fbio Miranda Luciano Miranda Veneza Miranda Arquivam-se: Miranda, Carmen Miranda, Fbio Miranda, Luciano Miranda, Veneza 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam quando transpostos para o incio. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que o sucedem. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de pr Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira

enomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Arquivam-se: Vieira, J Vieira, Jonas Vieira, Jos 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados. Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Exemplo: Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Paulo Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Doutor) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 9 e 10). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge Obs. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John OBrien, Gordon 9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos

Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Ros, Antonio de los 10. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Osama Bin Laden (rabe) Li Yutang (chins) Sasazaki Yonoyama (japons) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo:

II Conferncia de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3. Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3.) Mtodo Numrico sempre indireto, havendo necessidade do uso de um ndice alfabtico. Tem como vantagem sigilo e a menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. Pode ser simples ou cronolgico. Mtodo Numrico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu NMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples. Neste mtodo atribuido um nmero a cada correspondente efetivo. Alm de um ndice alfabtico feito um registro ( tombo ), em livro ou ficha, das pastas ocupadas, para evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero. aconselhvel que este registro seja feito em fichas, pois, alm de oferecer maior elasticidade, permitindo fazer observaes a respeito de cada correspondente. marcado em cada novo documento, em ordem crescente, em sua margem superior, o nmero da respectiva pasta e, separado por um trao, o nmero que este documento deve receber dentro da pasta, por ordem de entrada, facilitando o rearquivamento e evitando o extravio. Os correspondentes eventuais tm a sua correspondncia arquivada nas pastas miscelneas, que devem conter no mximo dez correspondentes. Podem ser usados dois tipos de notao: M-1, M-2 ou M1 - 10, M11 - 20, etc. As fichas do ndice alfabtico e as de registro numrico contm as mesmas informaes: - nome e endereo do correspondente e nmero que recebeu a pasta a ser arquivada. No mtodo numrico simples, no havendo mais interesse por um determinado correspondente possvel dar baixa a esse nmero, aproveitando-o para outro cliente. Neste caso uma anotao feita no ndice com a data em que se deu este fato e a quem foi cedido o nmero. Exemplos de Mtodo Numrico Simples: - Campos, Alex - 1 - Bartolomeu, Carlos 2 Mtodo Numrico-cronolgico Nesse mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que esse se refere.

Neste variante do numrico, alm da ordem, observada a data. Alm do ndice alfabtico, existem os ndices de procedncia e de assunto. Neste mtodo, quando anulado um registro, o nmero s aproveitado por outro documento com a mesma data. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar / a receber, depois que estas j foram agrupadas por credor / devedor. Mtodo Geogrfico Nesse mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou o setor em que foram produzidos (procedncia). o sistema direto preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia. As ordenaes geogrficas mais usadas so: a) nome do Estado, Cidade e correspondente. Exemplo: Rio Grande do Sul - Palmares - Silvia, J. Quando o arquivo organizado por Estados, as capitais devem anteceder s outras cidades, independendo da ordem alfabtica. Exemplos: Rio Grande do Sul - Porto Alegre... Rio Grande do Sul - Caxias do Sul... Rio Grande do Sul - Palmares b) nome da Cidade, Estado e correspondente. Exemplo: Palmares - Rio Grande do Sul - Silvia, J. Neste caso deve ser obedecida a ordem alfabtica das cidades, incluindo as capitais, rigidamente. imprescindvel que sejam colocados os nomes dos Estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes Estados. c) quando for correspondncia vinda do estrangeiro, o nome do Pas aparece em primeiro lugar, seguido da cidade e correspondente. Exemplo: Estados Unidos - Los Angeles - George Segall o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por filial. Nesse caso, ser utilizado o mtodo geogrfico. Mtodo Ideogrfico (Por Assunto) o que separa os documentos por assunto. No existem na arquivologia, esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre em relao Biblioteconomia Classificao Decimal de Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU), Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, na qual os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais, e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares.

A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao (suas finalidades, funcionamento, etc.), alm de um levantamento minucioso da documentao arquivada. Exemplo de alguns cdigos de classificao com os respectivos assuntos constantes no plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e sugerido s instituies pblicas do poder Executivo Federal: 012.3 Campanhas Institucionais 022.11 Cursos promovidos pela instituio 024.111 Salrio-famlia 025 Apurao de Responsabilidade 034.1 Controle de estoque 042 Manuteno de veculos Esse Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Dessa forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade definida na tabela em questo. Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao (a lpis), que serviro para identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um. Mtodo Por Assunto um dos mtodos mais difceis de arquivamento, pois consiste em agrupar os documentos por assunto, apresenta dificuldades na escolha do melhor termo ou expresso que defina o contedo das informaes. Podem ser Alfabtico, Numrico, etc. Alfabtico em ordem dicionria, quando os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, sendo obedecida somente a sequncia das letras. Exemplos: Impostos Material de Consumo Pessoal, etc... As projees podem ser assim divididas: Guias principais em 1 posio; Guias secundrias em 2 posio e, finalmente, em 3 e 4 posies, as projees das pastas. em ordem enciclopdia, quando os assuntos correlatos, agrupados sob um ttulo geral, so dispostos alfabeticamente. Exemplo : Imveis Casas Stios Terrenos

Loteamentos Vendas, etc... Alfabtico-Numrico Este mtodo no pertence nem a classe dos mtodos bsicos e nem a dos padronizados. considerado semi-indireto. conhecido tambm pelos nomes de Numeralfa e Alfanumrico. Consiste no uso de nmeros agindo concomitantemente com a ordenao alfabtica dos documentos pelo nome. feito um planejamento prvio das divises do alfabeto e, a seguir, a numerao, em ordem crescente, de cada diviso. Sua desvantagem est exatamente nesta determinao prvia do nmero de divises e, para isso, deve ser feito um estudo pormenorizado sobre o grau de incidncia de nomes, por letra. Exemplo: Aa ...... A1 = 1 Am ...... Az = 2 Ba ...... B1 = 3 Bm ....... Bz = 4 Ca ...... C1 = 5 Cm ....... Cz = 6 e assim sucessivamente at a letra Z. So usadas notaes fechadas, pois uma vez numeradas as divises no mais possvel ampli-las, a no ser que todos os documentos sejam renumerados. As projees das guias devem estar em primeira e segunda posies, alternadamente, ficando todas as guias impares em primeira posio e as pares em segunda posio. Em terceira posio aparecem as pastas em cujas projees so escritos os nomes dos correspondentes ou assuntos precedidos dos nmeros das divises a que pertencem. Estas pastas so colocadas em rigorosa ordem alfabtica dentro de suas divises. Em quarta posio aparecem as guias-fora e miscelnea. Como Determinar o Mtodo a Ser Aplicado Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamento depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo. Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados, dificilmente sero localizados no futuro. O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos. Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento desses documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade , essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto (mtodo ideogrfico) e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de expedio da referida nota (mtodo numrico cronolgico).

Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si, procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando da busca do documento, facilitar ainda o controle de sada dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulrio no qual o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sua sada, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a sada do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia ser inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatstico das atividades do Arquivo.

Arquivo de Computador No disco rgido de um computador, os dados so guardados na forma de arquivos (ou ficheiros, em Portugal). O arquivo um agrupamento de registros que seguem uma regra estrutural, e que contm informaes (dados) sobre uma rea especfica. Estes arquivos podem conter informaes de qualquer tipo de dados que se possa encontrar em um computador: textos, imagens, vdeos, programas, etc. Geralmente o tipo de informao encontrada dentro de um arquivo pode ser prevista observando-se os ltimos caracteres do seu nome, aps o ltimo ponto (por exemplo, txt para arquivos de texto sem formatao). Esse conjunto de caracteres chamado de extenso do arquivo. Como os arquivos em um computador so muitos (s o sistema operacional costuma ter centenas deles), esses arquivos so armazenados em diretrios (tambm conhecidos como pastas). Exemplo de extenses de arquivos:

ABK Corel Draw AutoBackup ACL Corel Draw 6 keyboard accelerator CAB Microsoft cabinet file PDF Netware Printer Definition File TXT Documento de texto XLS Microsoft Excel worksheet GUIA DE PRAZO PARA GUARDA E MANUTENO DE LIVROS E DOCUMENTOS COMERCIAIS E FISCAIS

FEDERAL TRABALHISTA E PREVIDENCIRIO Prazo de Guarda pela Empresa

Tipos de Documentos

nicio da Contagem

Amparo Legal

Acordo de compensao de horas

5 anos

Retroativo data da extino do contrato de trabalho Retroativo data da extino do contrato de trabalho

Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT

Acordo de prorrogao de horas

5 anos

Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT

Atestado de Sade Ocupacional

Tempo de validade

Item 7.4.5 Poraria SSST n 24/94 Primeiro dia do exerccio seguinte Retroativo data de extino do contrato de trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte ART.32 E 45 LEI 8.212/91 Par 2 art 1, Port. MTb n 194/95

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

36 meses

Carta com Pedidos de Demisso

5 anos

CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas COFINS - Contribuio Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdncia Social) ao sindicato profissional

10 anos

5 anos

Prximo processo eleitoral

Item 5.40 Port. MTb n3.214/78

Indeterminado

Item 5.40 Port. MTb n3.214/78

5 anos

Data do recolhimento

Par. 2, art. 10, Lei Compl. n70/91

10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art.32 e 45 lei 8.212/91

Comprovante de pagamento de benefcios reembolsados pelo INSS

10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado Retroativo data de extino do contrato de trabalho

Art.32 e 45 lei 8.212/91

Comunicao do Aviso Prvio

5 anos

Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT

Contrato de trabalho DARFs - PIS (Programa de Integrao Social)

Indeterminado Art.3, 10 Dec-lei n 2052/83

10 anos

Data do recolhimento

Depsitos do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado

Art23, Par. 5, Lei 8.036 de 11 de Maio de 1990.

Documento das entidades isentas de contribuies previdencirias (Livro Razo, balano patrimonial e demonstrativo de resultado do exerccio etc.) Livro Dirio Ficha de Acidente de Trabalho e Formulrio Resumo Estatstico Anual FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social

10 anos Indeterminado

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 209 e 210 do Decreto n3.048/99

3 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Item 13 Port.MTb n 3214/78

10 anos

Data do recolhimento

Art 31 e 44 Dec. n 92698/86

Folha de pagamento

10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art 32 e 45 lei 8.212/91

GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social GPS (Guia da previdncia Social) original

30 anos

Retroativo data de extino do contrato de trabalho

Item 11 sa Resoluo INSS n 19/2000

10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS Art. 173 c/c Art. 150 Cdigo Tributrio Nacional

GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuio Sindical

5 anos

GRE - Guia de Recolhimento do FGTS

30 anos

Prximo processo eleitoral Primeiro dia do exerccio seguinte 1 dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado

Art 23 Par. 5 Lei 8036 de 11 de Maio de 1990 Item 7.4.5 Port.SSST n 24/94

Histrico clnico

20 anos

Lanamentos contbeis de contribuies previdencirias Livro Dirio Livro Razo

10 anos Indeterminado

Art 32 e 45 lei 8.212/91

Livro "Registro de Segurana"

Exist. do equipamento

Item 9.3.8.1 Port.SSST m25/94

Livro de Inspeo do Trabalho Livros ou fichas de Registro de Empregado

Indeterminado

Indeterminado

Livros, carto ou fichas de ponto

5 anos

Retroativo data da extino do contrato de trabalho Data do comprovante de entrega

Inciso XXIX,art.7 CF,art art.11 CLT

Mapa de avaliao dos acidentes do Trabalho (SESMT) PIS-Programa Integrao Social PASEP - Progr.Formao Patrim. Serv. Pblico PPP- Perfil Profissiogrfico Previdencirio RAIS - Relao Anual de Informaes Sociais RE - Relao de Empregado do FGTS Recibo de entrega do formulrio Declarao de Instalao

5 anos

Item 4.12 Port. MTb n 3214/78

10 anos

Data de recolhimento

Art. 3 e 10 Dec.lein2052/83

30 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Art. 3 e 10 Dec.-lei n 2052/83 Art. 23 Par.5 Lei n 8036/1990

10 anos

Data de entrega

30 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Indeterminado

Portaria SSST n 04/95

Recibo de entrega do valetransporte

5 anos

Retroativo data da Inciso XXIX,art 7 CF,art. extino do contrato de 11 CLT trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Item 9.3.8.1 Port. SSST n 25/94 Planejamento anual seguinte

Recibo de pagamento de salrio

10 anos

Recibos de pagamento de frias

10 anos

Recibos de pagamento do 13 salrio Recolhimentos previdencirios do contribuinte individual Registro PPRA (Programa de Preveno de Riscos Ambientais) RFP - Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Informaes Previdncia Social Salrio-educao - documentos relacionados ao benefcio

10 anos

Indeterminado

20 anos

Art.23 Par. 5 Lein 8036

30 anos

Data do recolhimento

Item 3 da Resoluo INSS n 637/98

10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 7 IN n 1/97

Salrio-famila - documentos relacionados ao benefcio

10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte 1 dia do exerccio seguinte ou data de anulao da cinstituip do crdito anteriormente efetuado Data da extino do contrato de trabalho Data da extino do contrato de trabalho

Par. 1 Art. 84 Dec. 3048/99

SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdencia Social

30 anos

Item 11 da Resoluo INSS n 19/2000

Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa Termo de Resciso do Contrato de Trabalho

5 anos

Par.nico Art. 5 Resol. 71/94 Inciso XXIX,art.7 CF, art. 11 CLT

5 anos

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes. Federal Comercial Fiscal Prazo de Guarda pela Empresa

Tipos de Documentos

nicio da Contagem

Amparo Legal

- Arquivo em meio magntico (sistema de processamento de dados para registrar negcios e atividades econmicas, escriturar livros ou elaborar documentos) - Auditores independentes (documentos, relatrios, pareceres etc)

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 7 IN SRF n 68/95

5 anos

Data da emisso de seu parecer

Resoluo

- Compensao mercantil

20 anos

Art. 10 Cd. Coml.Brasileiro Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da

- Comprov. dedues I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)

5 anos

Art.10 IN SE/MINC/SRF n 1/95

- Comprovantes da Escriturao (Notas Fiscais e recibos)

5 anos

Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 e art. 173 CTN

constituio do crdito anteriormente efetuado - Contrato de Seguros - informao de valores Resolio CFC n872/2000

20 anos

Trmino da vigncia

- Contratos de seguros de bens documentos originais

5 anos

Trmino vig. ou prazo prescricional, o que for maior

Resoluo CFC n 872/2000

- Contratos de seguros pessoas documentos originais - Contratos Previdencirios Privados - DECORE - Declarao Comprobatria de Percepo de Rendimentos - DIPJ - Declarao Integrada de Informaes Econmico-Fiscal Pessoa Jurdica - DIRF - Declarao de imposto de Renda Retido na Fonte

20 anos

Trmino da vigncia

Resoluo CFC n 872/2000 Art. 3 ao 7 Circ. SUSEP 74/99

20 anos

Trmino da vigncia

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Resoluo CFC n 872/2000.

5 anos

Primeiro dia do exercicio seguinte

MIPJ, IN SRF n 28/2000

5 anos

Data da entraga SRF

Art. 25 da IN SRF 146/99

- Extino das debntures

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 74 da Lei 6.404/76

- Imposto de Renda - documentos relativos declarao (geral)

5 anos

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurdica) comprovantes de escriturao

5 anos

Ocorrncia fato gerador 1 dia exerc. seguinte ou Art. 116,421, DEC. n data 2637/98 c/c art. 37 Lei n anulao.constituio 9430/96 crdito anteriormente efetuado

- Livros obrigatrios de escriturao fiscal e comercial Livro Dirio Livro Razo

Primeiro dia do exerccio 5 anos seguinte ou data de Indeterminado anulao da 10 anos constituio do crdito anteriormente efetuado 20 anos

Art. 174,195 do Cd. Tributrio Nacional

- Novao mercantil

- Pagamentos mercantis - S\A - Ttulos ou contratos de investimentos coletivos - Ttulos de capitalizao documentos originais - Ttulos de capitalizao informaes de valores

20 anos Primeiro dia do exerccio seguinte Trmino da vigncia ou resgate, o que for maior

8 anos

20 anos

20 anos

Trminno da vigncia

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes. Estadual Fiscal Prazo de Guarda pela Empresa

Tipos de Documentos

nicio da Contagem

Amparo Legal

- Bilhete de Passagem Arquivrio

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Bilhete de Passagem e Nota Bagagem

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Bilhete de Passagem Ferrovirio

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Bilhete de Passagem Rodovirio

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Carn de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa - Conhecimento de Transporte Aqutico de Gargas

5 anos

Art. 193 do RICMS

Art. 193 do RICMS

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n

6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Cupon Fiscal emitido por ECF

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Despacho de Transporte

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Documentos fiscais e formulrios no emitidos - Desenquad. ME/ EPP - Livro de Movimento de Combustveis

5 anos

Art. 193 do RICMS

Art. 193 do RICMS

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registro de Entradas

5 anos

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registro de Sadas

5 anos

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Apurao do ICMS - Livro de Registros de Apurao do IPI - Livro de Registros de Controle da Produo e do Estoque - Livro de Registros de Impresso de Documentos Fiscais

5 anos

Art. 221 do RICMS

5 anos

Art. 221 do RICMS

5 anos

Art. 221 do RICMS

5 anos

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Inventrio

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Selo Especial de Controle - Livro de Registros de Utilizaes de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias

5 anos

Art. 221 do RICMS

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Manifesto de Carga

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n

- Nota Fiscal de Servios de Comunicao

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Nota Fiscal de Servios de Telecomunicao

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Nota Fiscal de Servios de Transporte

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Nota Fiscal de Venda a Consumidor

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Nota Fiscal/Conta de energia eltrica

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Ordem de Coleta de Cargas

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Resumo de Movimento Dirio

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes. Municipal Comercial Fiscal Prazo de Guarda pela Empresa

Tipos de Documentos

nicio da Contagem

Amparo Legal

- Documentos em geral

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Livro de Registro de Impresso de Documentos Fiscais - Livro de Registro de Movimento Dirio de ingressos em Diverses Pblicas - Livro de Registro de Notas Fiscais de Servios Prestados - Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Servios Prestados a Terceiros - Impressos Fiscais e Termos de Ocorrncias

5 anos

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Nota Fiscal - Fatura de Servio

5 anos

- Nota Fiscal de Servio

5 anos

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes. Livros Fiscais Prazo de Conservao

As empresas num modo geral indstria, comrcio e prestadoras de servios devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crdito do imposto (ICMS/IPI) ter a sua prescrio em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretao equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentaes sem observar as regras de outros tributos. Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prev tratamento especial para conservao de documentos relacionados a toda atividade praticada, incluindo neste caso a prpria documentao do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pblica tem o direito de constituir o crdito tributrio, ou seja, exigir o tributo administrativamente, at 5 anos do primeiro dia do exerccio quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o perodo necessrio para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurdica ocorre com a entrega da declarao DIPJ no exerccio seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teramos uma contagem totalmente alargada para fins de conservao de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contbeis. Ano do registro dos fatos administrativos e contbeis Ano da entrega da declarao do imposto de renda Incio da prescrio (CTN/66, art. 173, inciso I) (+) 5 anos para ocorrncia da prescrio (1998 + 5) Prazo necessrio para guarda dos documentos (1996 2003) Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI

1996 1997 1998 2003 7 anos 5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido pelo imposto de renda, foi substitudo pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princpio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrio, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima. ORGANIZAO a combinao de esforos individuais que tem por finalidade realizar propsitos coletivos de modo estruturado, dividido e sequenciado do trabalho. As organizaes so compostas de estrutura fsica, tecnolgica e pessoas. As empresas, associaes, rgos do governo, ou seja, qualquer entidade pblica ou privada uma organizao. Organizar compreende atribuir responsabilidades s pessoas e atividades s unidades administrativas. A forma de organizar estas unidades chama-se departamentalizao. Departamentalizao o processo de diviso da estrutura organizacional em departamentos e parte integral do processo de delegao do poder e sua respectiva autoridade.

A departamentalizao representa a diviso do trabalho no sentido horizontal, ou seja, em sua variedade de tarefas - a diviso do trabalho no sentido vertical refere-se aos nveis de autoridade. As atividades so agrupadas por sua similaridade e, desta forma, podem ser alocados recursos e pessoal necessrios para o cumprimento dos objetivos definidos pela organizao e tambm muito importante que as funes estejam bem definidas e descritas. Objetivos da Departamentalizao Visa fortalecer o desempenho funcional, que dever ocorrer por meio de procedimentos apropriados:

Agregao: colocar os especialistas numa mesma unidade de trabalho a fim de possibilitar a troca de experincias, o que resultar em ampliao do cabedal de conhecimento de cada um deles e conseqentemente se traduzir em maiores ndices de produtividade e qualidade. Controle: as atividades devem ser agrupadas de forma que possam ser facilmente supervisionadas, possibilitando exercer um controle eficaz e eficiente, favorecendo a realizao dos ajustes necessrios antes do produto ser considerado acabado e chegar aos clientes. Coordenao: a fim de se obter uma unidade de ao que ser conseguida caso forem agrupadas atividades correlatas e de objetivos comuns em uma mesma unidade organizacional. Enquadramento: as atividades devem ser agrupadas em unidades, de acordo com suas caractersticas, em consonncia com cada grupo estrutural bsico, o que evitar possveis conflitos internos. Processos: destacar para um primeiro plano as atividades mais relevantes que esto inseridas em um mesmo processo, buscando agrup-las dentro de unidades cujos objetivos sejam comuns e que atendam a clientes determinados.

Principais Tipos de Departamentalizao


Departamentalizao Funcional, onde as unidades organizacionais so definidas com base na especializao e tarefas comuns aos diversos setores, como financeiro, engenharia, e produo; Departamentalizao por Quantidade, quando h um nmero elevado de pessoas desempenhando determinada atividade, obrigando o estabelecimento de turnos de trabalho; Departamentalizao Geogrfica, utilizado em grandes empresas, onde a disperso de atividades importante para o atendimento de necessidades logsticas ou culturais; Departamentalizao por Projeto, quando as atividades de uma empresa so voltadas integralmente para projetos especficos. Ex.: NASA e o projeto do nibus Espacial; Departamentalizao por Produto, organizando-se em unidades independentes responsveis por um grande produto ou uma linha de produtos; Departamentalizao por Cliente, situao em que as unidades organizacionais so projetadas em torno de grupos de clientes e suas respectivas necessidades; Departamentalizao por Processo, onde pessoas e recursos so alocadas de acordo com o fluxo de trabalho. Ex.: Refinaria de leo. Departamentalizao Matricial, caracterizada pela unio da Departamentalizao Funcional, com a de Projetos ou Produtos; Departamentalizao Mista, representada pelo uso de diversos tipos de Departamentalizao de forma a aproveitar os modelos que melhor atendam as necessidades organizacionais.

Vantagens da Departamentalizao A Departamentalizao oferece a oportunidade da Especializao do Trabalho, o que impacta na Economia de Escala, que representa a produo em quantidade de determinado bem a custo menor a medida que o nmero de produtos produzidos aumenta. O tempo de produo tambm pode ser reduzido de acordo com o planejamento e controle da produo.

Desvantagens da Departamentalizao Entre os possveis impactos negativos resultantes da Departamentalizao, esto a competio desleal entre os departamentos, a perda da viso do todo pela vivncia exclusiva no departamento e a resistncia a mudanas pela incerteza que estas trazem ao pessoal especializado. A estrutura de uma organizao representada atravs do seu organograma. ORGANOGRAMA um grfico que representa a estrutura formal de uma organizao. Os organogramas mostram como esto dispostas unidades funcionais, a hierarquia e as relaes de comunicao existentes entre estes. Os rgos ou departamentos so unidades administrativas com funes bem definidas Tesouraria, Departamento de Compras, Portaria, Biblioteca, Setor de Produo, Gerncia Administrativa, Diretoria Tcnica, Secretaria, etc. Os rgos possuem um responsvel, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, secretrio, governador, prefeito, presidente, etc. Normalmente tem colaboradores (funcionrios) e espao fsico definido. Num organograma, os rgos so dispostos em nveis que representam a hierarquia existente entre eles. Em um organograma vertical, quanto mais alto estiver o rgo, maior a autoridade e a abrangncia da atividade. Requisitos do Organograma Fcil leitura Permitir boa interpretao dos componentes da organizao Fazer parte de um processo organizacional de representao estrutural Ser flexvel MODELOS DE ORGANOGRAMAS H um grande nmero de tcnicas de representao: Estrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-funcional, matricial.

Significado dos componentes

Tipos de Organogramas a) Organograma clssico ou vertical este tipo simplificado e procura deixar bem claros os nveis de hierarquia. bastante utilizado em instituies tradicionais, onde a viso fator preponderante.

Organograma estrutural vertical b) Organograma horizontal um organograma em que as instncias de poder mais alto da empresa esto prximas aos nveis mais operacionais da empresa. Num organograma horizontal a quantidade de chefes por funcionrios pequena. piramidal, pois a hierarquia apresentada da esquerda para a direita.

Organograma estrutural horizontal Organograma Estrutural Caractersticas Tcnica utilizada para representar a maioria das organizaes No alto da folha, deve constar o nome da organizao Linhas: A linha cheia de autoridade (vertical) e de coordenao (horizontal) A linha tracejada ou pontilhada deve ter seu significado na legenda Deve ser feito por grupamento de unidades

Das unidades maior hierarquia (direo) s de menor hierarquia (operacionais) Unidades de mesmo nvel devem estar na mesma linha horizontal Em unidades do mesmo grupo, deve ser obedecida a ordem alfabtica. Autoridade funcional a autoridade sobre uma funo.

Organograma Circular ou Radial

Organograma Circular Caractersticas Pouco utilizado Suaviza a apresentao da estrutura Economiza espao A autoridade representada do centro para a periferia As linhas de autoridade ficam difceis de serem identificadas Reduz conflitos entre superiores e subordinados Exemplos de organizaes: hospitais, universidades (rea acadmica) Representao de estruturas mais complexas torna-se difcil Representao de muitos nveis hierrquicos torna-se difcil Pode utilizar letras e nmeros para simplificar Necessita de legendas

Organograma Funcional

Organograma Funcional - Caractersticas A principal caracterstica deste tipo de agrupamento a natureza das atividades dos trabalho. Cada empregado pode receber simultaneamente ordens de mais de um supervisor. Ela d nfase tcnica e especializao. Vantagens Promover a especializao e o aperfeioamento. Possibilitar melhores salrios e maior rendimento. Promover a cooperao e o trabalho em equipe. Tornar a organizao da produo bem mais flexvel. mais econmico mdio e longo prazo.

Desvantagens Difcil aplicao exigindo grande habilidade gerencial. Exige maior cuidado no processo de coordenao. Difcil manuteno da disciplina. Elevado custo de implantao.

Organograma Matricial

Organograma Matricial Caractersticas Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierrquica A autoridade maior dividida entre a Presidncia (cunho poltico) e o titular da rea de projetos (cunho tcnico) A sensao de duas chefias permanente Permite maior mobilidade e flexibilidade que as outras, mas mais difcil de implementar Difcil conciliar as duas estruturas

Podem ocorrer atritos por questes de jurisdio. Observaes: Alm dos retngulos, podem ser usados crculos, retngulos com os cantos curvos e vrias outras simbologias Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama Devem ser evitadas siglas e abreviaes A linha de coordenao no deve ligar unidades diretamente O uso de nomes dos ocupantes dos cargos exigem constante atualizao Durante a elaborao do organograma, podem surgir discrepncias, provavelmente a estrutura informal.