TALLER DE DISEO Y GESTIN DE PROYECTOS CULTURALES COMUNITARIOS MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA

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SESION DOS

FUNDAMENTACIN: Importancia del diseo de proyectos, utilidad y necesidad Gua de trabajo

El proyecto como herramienta de trabajo en la gestin cultural

Para emprender la realizacin de proyectos culturales en el marco de la gestin cultural es necesario preguntarse sobre varios conceptos que se trabajan, implcitamente, en el actuar diario de la gestin y las personas que participan en ello. Esto nos permitir tener una visin ms amplia de nuestro trabajo y, por lo mismo, mejorar el impacto de nuestra accin Hasta ahora hemos intentado responder a interrogantes como: Cul es el concepto de cultura a partir del cual trabajamos? y cmo se relaciona la cultura con el desarrollo? La idea es ir construyendo conjuntamente los conceptos desde los cuales emprendemos la gestin cultural, teniendo en cuenta que esto no obedece a teoras y mtodos absolutos, sino todo lo contrario: la gestin cultural es dinmica y transformadora.

Gestin Cultural: Alcances y conceptos

Hablar de gestin se refiere a la existencia de una serie de pasos metodolgicos para llevar adelante objetivos. La gestin incluye adems un proceso administrativo que se desarrolla en el funcionamiento de alguna asociacin u organizacin o que se emprende al querer concretar alguna idea y transformarla en proyecto. La administracin dentro de la gestin debe resolver cmo hacer las tareas de cada una de las reas de una organizacin con el fin de lograr sus objetivos Algunas de las acciones a las cuales debe de responder la gestin: Planificacin: proyecta los objetivos, las acciones y mtodos para alcanzarlos. Se trata de visualizar y anticipar los problemas que se presentarn en la ejecucin de los proyectos y la forma de resolverlos. Organizacin: esta funcin ordena los elementos que participan en la estructura de una organizacin para cumplir los objetivos eficaces, eficiente y efectivamente, y llevar adelante la planificacin acordada. Es necesario aqu asignar responsabilidades, dependencias y lneas de comunicacin Direccin: cuando se emprenden grandes tareas, sobre las cuales se organiza un sistema determinado, es necesario introducir la supervisin de las actividades diseadas. Esto incluye, entre

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.

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otras cosas, desarrollar las habilidades necesarias para el buen desempeo de las personas que llevan adelante las actividades. Evaluacin (Control): se refiere a las acciones destinadas a verificar el cumplimiento de las actividades planificadas y se encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin con las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario. Gestionar implica reaccionar dinmicamente a los constantes cambios y movimientos, tomar las mejores decisiones para caminar y poner en marcha los desafos. La gestin busca dar respuestas a los nuevos desafos de la sociedad. En este sentido, la gestin cultural proyecta como fin ltimo la transformacin de una realidad, un cambio de estado A a un estado B.

Caractersticas de la Gestin Cultural

Si la gestin cultural lleva implcita la produccin de un proceso, sta tiene caractersticas especiales que podemos visualizar en mltiples dimensiones, entendindolas como desafos que forman el conjunto conceptual de la gestin cultural. El siguiente cuadro muestra cuatro dimensiones (esenciales) de la gestin cultural: tica, poltica, operacional y social.

Dimensiones de la Gestin Cultural:

Dimensin tica Articula un espacio creativo y transformador permanente. Promueve el fortalecimiento de la ciudadana participante. Reconoce la diversidad cultural y la integracin. Impulsa la prctica de derechos y deberes culturales. Dimensin Poltica Integra las competencias institucionales pblicas y privadas. (Organizacionales, financieras, legislativas). Impulsa respuestas a las necesidades y demandas culturales de la poblacin. Acta con visin de mejoramiento de la calidad de vida. Desarrolla una mirada con objetivos de mediano y largo plazo. Dimensin Social Potencia las habilidades individuales. Busca la construccin de vida asociativa. Promueve la participacin responsable. Estimula las prcticas cooperativas. Incluye el trabajo intergeneracional.

Dimensin Operacional Incluye el desarrollo de soluciones integrales. Ejecuta acciones pertinentes, y en etapas progresivas. Desarrolla procesos administrativos constantes y dinmicos. Fortalece habilidades de gestin autnoma. Se reconoce como un proceso interdisciplinario.

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.

TALLER DE DISEO Y GESTIN DE PROYECTOS CULTURALES COMUNITARIOS MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA Criterios bsicos y requisitos para elaborar un proyecto Qu es un proyecto?
Un proyecto es la concrecin de una idea. El proyecto es el resultado de la elaboracin de una intervencin, accin o proceso que nos conduce a resultados ms o menos previstos en las etapas de diseo. Un proyecto es lo que hay que hacer, es decir, aquel desafo que centra nuestra atencin para conseguirlo, integrando diversos elementos para una construccin permanente.

Cul es la relacin entre lo que hay que hacer, lo que quiero hacer y el impacto de mi intervencin?
Esta pregunta es fundamental en la preparacin de un proyecto; antes de emprender el camino, es necesario que relacionemos permanentemente el hacer, el querer y cmo influir mi proyecto en el medio. Cualquiera sea el tipo o relevancia personal que le demos a un proyecto, siempre tendr un impacto en el medio, de esta forma es relevante anticiparse a ese impacto y pensar las consecuencias, no con sentido restrictivo, sino para ver cmo se proyectan nuestras ideas.

Un proyecto es un proceso de reflexin, de relacin permanente entre teora y prctica, es un instrumento para la negociacin, participacin y la cohesin, para organizar la gestin, es un instrumento de trabajo en equipo. Un proyecto tiene una dimensin temporal, un fin, una exigencia y, fundamentalmente, un proceso creativo, elemento fundamental.

Fases del ciclo de un proyecto Podemos identificar cuatro grandes pasos en este ciclo: I. Diseo y formulacin

II. Evaluacin

PROYECTOS

III. Gestin de Recursos

IV. Produccin

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.

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Diseo y formulacin Al momento de desarrollar y redactar un proyecto es importante distinguir dos pasos. Antes de escribir un documento debemos hacer un trabajo para observar, comprender y describir las grandes caractersticas, objetivos y definiciones de proyecto. A partir de esto pasamos a un segundo paso, donde definimos la realizacin de los contenidos de manera clara y precisa a partir de una estructura o esquema que hace referencia a la adopcin de estrategias metodolgicas para resolver el problema o y que llamaremos formulacin del proyecto. Gestin de recursos Esta es una fase crtica del proyecto, ya que su realizacin depende del xito de la estrategia emprendida en este mbito. Adems de los financieros, existen otros tipos de recursos: humanos, materiales, servicios tcnicos, etc. Comprender cmo y dnde gestionar recursos es el tercer paso relevante para llevar adelante un proyecto. Produccin/Ejecucin En esta fase se pone en prctica todo lo planeado y definido en la elaboracin del proyecto. Por eso es muy importante atenerse a los objetivos y metas planteadas, con el proyecto elaborado como una carta de navegacin de consulta permanente. En esta fase se realiza la produccin del proyecto. Evaluacin Este es un elemento fundamental, lamentablemente poco utilizado. Su realizacin est repartida a lo largo de las fases del proyecto. En la identificacin evaluamos la pertinencia de los objetivos y caractersticas centrales del proyecto, en la elaboracin definimos cmo vamos a evaluar su realizacin, y en la ejecucin monitoreamos el cumplimiento de las metas. Finalmente hacemos una evaluacin general del desarrollo del proyecto.

La idea de proyecto: qu es y para qu sirve?

Origen de los proyectos Para empezar a elaborar un proyecto es pertinente preguntarnos cul es nuestro punto de partida? El punto de partida de todo proyecto es el tema, entendido ste como la cuestin, el fenmeno, el proceso o el hecho que provoca en el autor una actitud subjetiva, espiritual, de inquietud e inters como para intentar la elaboracin de un proyecto. Cada creador es hijo de su poca y su obra est vinculada estrechamente con el mundo que le toca vivir. Por lo mismo, el proceso que lo lleva a concebir un proyecto tiene un carcter nico, determinado por su sensibilidad y formacin.

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.

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Eleccin del tema La eleccin del tema, en el origen de un proyecto, puede estar motivada por la percepcin de una situacin problemtica real, o bien puede provenir de una inquietud espiritual, interna que movida por la creatividad, consideramos que merece ser afrontada a travs de un proyecto. El punto de partida del diseo de un Proyecto est en la determinacin de las necesidades de las personas, empresas, poblacin, comunidad etc.

Para qu creamos proyectos?

Hay que tener presente que el trabajo de elaboracin del proyecto y del documento que lo contenga tiene una doble finalidad: por una parte, toda accin cultural requiere de una planificacin adecuada para garantizar su xito. Sin ello se cometen una serie de errores que, finalmente, van en desmedro del resultado esperado. Por otra parte, la elaboracin de un documento que contenga el proyecto es un instrumento fundamental de comunicacin a la hora de gestionar recursos para la realizacin. Para superar un problema o necesidad colectiva, reconocida y que tenga solucin. Mejorar la toma de decisiones en la resolucin de problemas. Utilizar los recursos de la manera ms rentable posible y disminuir el riesgo de invertir. Que los recursos, siempre limitados, se utilicen racionalmente. Seleccionar, entre dos o ms alternativas, la ms conveniente. Reducir los riesgos de improvisar.

Construccin de un proyecto implica Construir previamente buenos diagnsticos, es decir conocer a las personas con las que queremos hacer el proyecto, la situacin del barrio, con quienes contamos a favor de nuestra iniciativa, con quienes en contra. Aprender a considerar simultneamente un conjunto de factores humanos, tcnicos y financieros. Iniciar un trabajo colectivo, aprender a trabajar en equipo y aprender a escuchar. Emprender el esfuerzo de depurar el mensaje para alcanzar la mayor claridad posible. Es lo que se denomina presentacin del proyecto.

La formulacin de proyectos

Esta es la parte del proyecto en que definimos qu vamos a hacer y estructuramos cmo hacerlo. Recurriremos a un esquema de proyecto bastante difundido en el medio cultural. Una herramienta til para orientarse en la visualizacin de cada punto es el mtodo de las preguntas. Un proyecto debe responder a las siguientes preguntas: Qu? Descripcin del proyecto Por qu? Justificacin o fundamentacin Para qu? Objetivos

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.

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Cunto? Metas Para quines? Beneficiarios/Diagnostico Dnde? Localizacin/Diagnostico Cmo? Metodologa Cules? Actividades Cundo? Cronograma

Quines? Recursos humanos Con qu? Recursos materiales y financieros

Descripcin del proyecto La descripcin del proyecto sigue el ordenamiento lgico que orientan los objetivos especficos que hemos definido. Se trata de una descripcin, lo ms detallada y sucinta posible de las acciones ordenadas en el tiempo. Es recomendable dividir el proyecto en etapas de trabajo en donde incluiremos una etapa inicial previa para la generacin de las condiciones necesarias. La descripcin es una exposicin de los pasos que seguiremos en la fase de ejecucin o implementacin del proyecto, podramos distinguir 3 etapas en la fase de ejecucin del proyecto: Primera etapa: Es una etapa previa de preparacin u organizacin general de los aspectos necesarios para la ejecucin de las actividades. Segunda etapa: Corresponde al cuerpo central de actividades del proyecto. Tercera etapa: Etapa final, se organizan actividades de cierre, se realizan evaluaciones y se compromete continuidad Justificacin o fundamentacin Responde a la pregunta por qu es necesario desarrollar este proyecto? Para apoyar esta respuesta recurriremos al diagnstico, as obtendremos la situacin actual o lnea de base sobre la cual se medir el proyecto. Debe basarse en el anlisis que llev al conocimiento del problema. Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solucin. Debemos justificar por qu la solucin que elegimos es la ms adecuada y viable para resolver un problema principal Para explicar cmo el proyecto contribuye a solucionar el problema identificado inicialmente, se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos: En qu medida el proyecto contribuye a solucionar el problema planteado? Cmo los beneficiarios del proyecto recibirn los resultados? El porqu de la localizacin y del rea de influencia del proyecto? Cmo la tecnologa propuesta es adecuada, permite contribuir a la solucin del problema y conservar o mejorar el medio ambiente? Anlisis de la equidad y procesos participativos de construccin del proyecto, cmo las personas participan de las acciones del proyecto, y se benefician de sus resultados. Diagnstico Para formular un programa o proyecto es preciso conocer la situacin en la que se actuar, conocer las necesidades reales que presenta el rea de influencia del proyecto.

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.

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El diagnstico debe comenzar con el anlisis de la situacin que se va a planificar, este se inicia con una DESCRIPCIN detallada de la situacin, tratando ser en lo ms posible neutral y coherente con la realidad estudiada. Objetivos La definicin de los objetivos nace del problema y sus causas para identificar un propsito: que se va a hacer y un fin: para que se va a hacer. La formulacin de este objetivo deber contemplar el cambio concreto que mediante la ejecucin de este proyecto se alcanzar en relacin con el problema identifi cado. Este objetivo debe estar relacionado con las estrategias de desarrollo previstas en los planes y programas gubernamentales, ya sean nacionales, departamentales o municipales. Responde a la pregunta qu se quiere lograr? Es el gran fin que se persigue y que una vez ejecutado el proyecto debe estar realizado. Se expresan en trminos amplios y con verbos en infinitivo (crear, desarrollar, conocer, difundir, satisfacer, etc.). Objetivos especficos Cada objetivo especfico se refiere a una causa crtica del problema. El conjunto de objetivos especficos permitir cumplir el objetivo general. Cada objetivo especfico tambin debe estar orientado por un propsito (Qu) y un fin (Para qu). Su planteamiento debe partir del anlisis del rbol de prob lemas, de tal manera que cada objetivo especfico sea una respuesta de solucin a un problema o necesidad. Los objetivos especficos son las soluciones concretas a las causas del problema, que el proyecto desea resolver. Estos objetivos son los fines inmediatos que el proyecto se propone alcanzar en un tiempo determinado y se deben formular en trminos de solucin a las causas del problema planteado. Metas Se refiere a los resultados o logros medibles cuantitativa y cualitativamente en un periodo de tiempo determinado. Identifique la(s) meta(s) que deben alcanzarse para cumplir cada objetivo especfico. Son las expresiones cuantitativas y cualitativas de los logros que se pretenden obtener con el proyecto. Su formulacin debe hacerse desde el punto de vista de tiempo y calidad. Plan de Accin y Actividades Son el conjunto de operaciones y tareas a realizar dentro del proyecto para alcanzar los objetivos propuestos, por lo que constituyen el nivel ms concreto de la formulacin. Responde a la pregunta: Cules son las tareas o pasos a seguir para realizar el proyecto? Las actividades se desprenden directamente de los objetivos especficos, deben estar contenidas en la descripcin y claramente sealadas en el cronograma y presupuesto, como veremos ms adelante. Las actividades deben definirse en forma secuencial, lgica y coherente con las metas identificadas. Son las acciones que se deben prever para la buena ejecucin de la propuesta. A partir de ellas se obtendrn las metas.

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.

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Cronograma El cronograma responde a la pregunta cundo se realizarn las actividades del proyecto?, que nos permite ordenar cronolgicamente las actividades en el tiempo que hemos definido. De esta forma podemos organizar las actividades en relacin con las principales lneas de accin a desarrollar. Para realizar el cronograma podemos disponer de un cuadro que -en su primera columna- seale las actividades y, en las otras, sealelos das, semanas, meses o aos segn la duracin de nuestro proyecto. Tambin podemos incluir en una columna final los encargados/responsables de cada actividad. Recursos Los recursos son los medios de distinta clase que, segn se requieran, sirven para lograr nuestros objetivos. La definicin detallada de los recursos necesarios para desarrollar las actividades de un proyecto es fundamental para su realizacin. Un proyecto implica una gran y diversa cantidad de recursos, por lo que es conveniente tenerlos completamente visualizados en la etapa de formulacin del proyecto. Estimar y describir los recursos responde a la pregunta qu y cuntos recursos requiere el proyecto? Todos los proyectos requieren recursos para su concrecin, que pueden ser de diversa ndole: el equipo humano, recursos materiales o tcnicos y financieros. Una vez determinado el equipo humano y los recursos materiales, estamos en condiciones de saber cunto dinero necesitaremos para realizar el proyecto. Existen distintos criterios para determinar los tems de un presupuesto. El ms apropiado -desde el punto de vista de la planificacin- es guiarse por las grandes lneas de accin en torno a las cuales organizamos las actividades. Otro criterio, presente en muchos de los formularios de postulacin a fondos concursables, es separar los gastos en personal u honorarios, gastos de operacin (materiales y/o servicios) y gastos de inversin (bienes). Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalizacin del trabajo (ingresos).

Contextualizacin del diseo de proyectos culturales

La gestin participativa
La gestin participativa es un estilo de direccin y administracin considera que la participacin de todos los involucrados en la toma de decisiones y en los procesos de administracin o ejecucin de las acciones. Si bien en la definicin de roles existir un Encargado de Proyecto, Responsable o Coordinador General, las decisiones tomadas en equipo valoran la participacin como un factor que enriquece la calidad de las acciones. Podemos definir la Gestin de proyectos, como el proceso de planificar acciones; organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance (de acuerdo a nuestras capacidades), el tiempo, y coste definidos con anterioridad al proceso. Supone la consideracin de todas las opiniones o visiones en virtud delo cual se optar por lo ms conveniente. Permite que las responsabilidades sean compartidas y no recaigan sobre una sola persona.

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.

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Supone un clima de colaboracin, comunicacin, compromiso y transparencia. La conduccin de procesos recaer en buena medida en el equipo y en una correcta asignacin de roles. Incentiva y establece cauces en virtud del despliegue de capacidades personales y/o profesionales.

En el modelo participativo, la funcin directiva ser entonces concebida ms como de articulacin y coordinacin de los recursos, las funciones que desarrollan las personas y los procedimientos necesarios de cumplir para el xito del proyecto.

Visin estratgica
Desde el punto de vista de construccin de una aproximacin global del sistema: institucionalidad cultural en interaccin y comunicacin con su entorno o campo cultural, resulta coherente postular que los proyectos no deberan constituir unidades aisladas, nicas y autorreferenciales respecto de un problema, necesidad o situacin sobre la cual hemos tomado la decisin de actuar, es decir, entendemos el proyecto como una unidad lgica de actuacin respecto de la globalidad en donde eventualmente intervienen otras acciones (proyectos o no) insertas en un marco de coherencia al interior de una planificacin mayor. Visto as, los proyectos forman parte constitutiva de un horizonte estratgico de planificacin de ms largo plazo, acciones coherentes e intercomunicadas respecto de objetivos globales de desarrollo cultural. En funcin de estas lgicas de desarrollo, los proyectos impulsan procesos y no se agotan en iniciativas puntuales. Nuestro horizonte estratgico de planificacin se configurar con la realizacin de un diagnstico en funcin del complejo global: 1 - El entorno externo global e inmediato 2 - La institucionalidad cultural (su entorno interno) 3 - Las relaciones o influencias entre estos sistemas Una visin o aproximacin estratgica establece entonces que si bien un proyecto, como unidad, culmina en un determinado momento, sus resultados deberan sentar condiciones de sostenibilidad, esto es, la posibilidad de continuidad de procesos en el accionar o actividad normal de la institucin o mediante la realizacin de otros proyectos insertos de manera coherente en una lgica de planificacin de mediano o largo plazo.

Bibliografa: Gua para la elaboracin de proyectos culturales locales. Sabina Andrea Glvez del Valle, Encargada de Cultura, Municipalidad de Puente Alto. 2007. La metodologa de elaboracin de proyectos como una herramienta para el desarrollo cultural. Gustavo A. Figueroa M. 2005. Martinell S., Alfons. La Gestin Cultural: Singularidad profesional y perspectivas de futuro (recopilacin de textos). Girona, Ctedra Unesco de Polticas Culturales y Cooperacin, 2001.

Material elaborado por: Fabiola Figueroa Crdenas y Valeria Zamalloa Montesinos.