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Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

e-ARQ Brasil

2006 dezembro Verso 1

EQUIPE TCNICA DE ELABORAO DO E-ARQ BRASIL

Equipe de redao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos Claudia Lacombe Rocha - Arquivo Nacional Margareth da Silva - Arquivo Nacional Rosely Cury Rondinelli Museu do ndio Integrantes da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos que participaram deste trabalho Ana Pavani PUC-RJ at setembro de 2004 Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional Carmen Tereza Coelho Moreno Biblioteca Nacional at julho de 2005 Ednylton Franzosi Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto Gladys Machado Pereira Santos Lima Marinha do Brasil Humberto Innarelli Universidade Estadual de Campinas Luiz Fernando Sayo Comisso Nacional de Energia Nuclear Marcos de Oliveira Matos - Marinha do Brasil at julho de 2004 Maria Izabel de Oliveira Arquivo Nacional Maria Rosangela da Cunha Marinha do Brasil Neire do Rossio Martins Universidade Estadual de Campinas Paulo Roberto Ferreira Passos Presidncia da Republica Sergio Dagnino Falco Cmara dos Deputados Vanderlei Batista dos Santos - Cmara dos Deputados Colaboradores Ana Celeste Indolfo - Arquivo Nacional Brenda Couto de Brito Rocco - Arquivo Nacional Elisabeth Maulo - Arquivo Nacional Eugnio Pacelli - Casa Civil da Presidncia da Repblica Nilmar Sasse Analista de Sistemas Rodolfo de Sousa Nascimento - Arquivo Nacional Vera Lcia Hess de Mello Lopes - Arquivo Nacional

O Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes CPqD apoiou o Arquivo Nacional na redao dos requisitos de segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, usabilidade, interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e escalabilidade.

Reviso Alba Gisele Gouget Arquivo Nacional Mariana Simes Arquivo Nacional

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Sumrio
INTRODUO ..................................................................................................4 1 2 3 4 Objetivos ........................................................................................................ 8 mbito e utilizao:.......................................................................................... 8 Limites da especificao: .................................................................................. 9 Normas e outras orientaes de referncia;....................................................... 10 4.1 Normas: ............................................................................................................................................. 10 4.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos................................................................................. 10 4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos............ 10 4.4 Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais ....................................................... 11 5 Organizao da especificao: ......................................................................... 11

PARTE I - GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS ................................... 14 1 2 3 4 5 consideraes iniciais ..................................................................................... 14 O que gesto arquivstica de documentos ....................................................... 15 Definio da poltica arquivstica ...................................................................... 17 Designao de responsabilidades ..................................................................... 18 Planejamento e implantao do programa de gesto arquivstica de documentos ... 19 5.1 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos. .................... 20 5.2 Metodologia do programa de gesto ................................................................................................. 22 5.3 Suspenso ou extino do SIGAD...................................................................................................... 27 6 Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto arquivstica de documentos digitais e convencionais ................................................................ 27 6.1 Captura .............................................................................................................................................. 27 1.1.1 Registro .............................................................................................................................................. 28 1.1.2 Classificao...................................................................................................................................... 30 1.1.3 Indexao........................................................................................................................................... 30 1.1.4 Atribuio de restrio de acesso ...................................................................................................... 31 1.1.5 Arquivamento..................................................................................................................................... 31 6.2 Avaliao, Temporalidade e Destinao ........................................................................................... 32 6.3 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos ..................................................................... 34 6.4 Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana ..................................... 35 6.5 Armazenamento.................................................................................................................................. 37 6.6 Preservao ....................................................................................................................................... 39 7 Instrumentos utilizados na gesto arquivstica de documentos............................. 40 7.1 Plano de Classificao e Cdigo de Classificao............................................................................ 41 7.2 Tabela de temporalidade e destinao............................................................................................... 41 7.3 Manual de Gesto Arquivstica de Documentos ................................................................................ 42 7.4 Esquema de classificao de acesso e segurana.............................................................................. 43 7.5 Glossrio............................................................................................................................................ 43 7.6 Vocabulrio controlado e Tesauro .................................................................................................... 43

PARTE II - ESPECIFICAO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD) ... 45 ASPECTOS DE FUNCIONALIDADE................................................................... 46 1 Organizao dos documentos arquivsticos: plano de classificao e manuteno dos documentos .................................................................................................. 46 1.1 Configurao e Administrao do Plano de Classificao no SIGAD .............................................. 48 1.2 Classificao e metadados das unidades de arquivamento ............................................................... 50 1.3 Gerenciamento dos dossis/processos ............................................................................................... 51 1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos................................................................ 52

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1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados................................................................................. 53 1.6 Gerenciamento de documento e processos/dossis arquivsticos convencionais, hbridos ............... 54 Tramitao e fluxo de trabalho ........................................................................ 56 2.1 Controle do fluxo de trabalho ............................................................................................................ 56 2.2 Controle de verses e do status do documento .................................................................................. 59 Captura ........................................................................................................ 60 3.1 Captura: procedimentos gerais.......................................................................................................... 60 3.2 Captura em lote.................................................................................................................................. 64 3.3 Captura de mensagens de correio eletrnico .................................................................................... 64 3.4 Captura de documentos convencionais ou hbridos........................................................................... 65 3.5 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados .............................................. 66 3.6 Estrutura dos procedimentos de gesto ............................................................................................ 67 Avaliao e Destinao ................................................................................... 69 4.1 Configurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos........................................... 69 4.2 Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos................................................. 71 4.3 Exportao de documentos ................................................................................................................ 72 4.4 Eliminao ......................................................................................................................................... 74 4.5 Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos ............................... 75 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos ........................................ 77 5.2 Pesquisa e localizao ....................................................................................................................... 77 5.3 Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som .................................................................. 79 Segurana..................................................................................................... 82 6.1 Cpias de segurana.......................................................................................................................... 82 6.2 Controle de acesso ............................................................................................................................. 83 6.3 Classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel 86 6.4 Trilhas de Auditoria ........................................................................................................................... 88 6.5 Assinaturas Digitais........................................................................................................................... 90 6.6 Criptografia ....................................................................................................................................... 91 6.7 Marcas d'gua Digitais...................................................................................................................... 92 6.8 Acompanhamento de Transferncia................................................................................................... 93 6.9 Autoproteo...................................................................................................................................... 93 6.10 Alterar, Apagar e Truncar Documentos Arquivsticos Digitais......................................................... 94 Armazenamento ............................................................................................ 97 7.1 Durabilidade...................................................................................................................................... 97 7.2 Capacidade ........................................................................................................................................ 98 7.3 Efetividade de armazenamento .......................................................................................................... 99 Preservao ................................................................................................ 101 8.1 Aspectos fsicos ................................................................................................................................ 103 8.2 Aspectos lgicos............................................................................................................................... 103 8.3 Aspectos gerais ................................................................................................................................ 104 Funes Administrativas ............................................................................... 105 Conformidade com a legislao e regulamentaes .......................................... 106 Usabilidade ................................................................................................. 107 Interoperabilidade ........................................................................................ 111 Disponibilidade ............................................................................................ 112 Desempenho e escalabilidade ........................................................................ 113

METADADOS ................................................................................................ 115 ANEXO 1 - GLOSSRIO ................................................................................ 116 REFERNCIAS .............................................................................................. 131

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Introduo
Neste documento apresentado um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil - que foi elaborado no mbito da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos no perodo de 2004 a 2006. Esse trabalho foi desenvolvido considerando a existncia de um importante legado de documentos em formato digital, cujas caractersticas vem sendo tratadas por especialistas de diversas reas entre as quais arquivologia e tecnologia da informao. Esses especialistas conceituam o documento arquivstico e o documento arquivstico digital para poderem analisar e proporem solues que enfrentem o desafio trazido por este formato. Inicialmente, importante explicitar as definies de documento arquivstico e documento arquivstico digital estabelecidas pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos CTDE. Essas definies, assim como outros conceitos utilizados, encontramse no glossrio.

O que documento arquivstico? um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.

O que documento arquivstico digital? um documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente.

O que documento arquivstico convencional? um documento arquivstico produzido, armazenado em formato no digital. tramitado e

Alm disso, foram levados em considerao os fundamentos da diplomtica1, da arquivologia, especialmente da gesto de documentos, e da tecnologia da informao para fornecer um conjunto de requisitos que seja amplo, rigoroso e de qualidade.

Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confiabilidade e autenticidade dos documentos.

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O que e-ARQ Brasil? uma especificao de requisitos que estabelece um conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. Alm disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificao de documentos arquivsticos digitais.

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD- independente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/ou implantado. O objeto do e-ARQ Brasil o documento arquivstico digital. Este documento no trata de processos de digitalizao, isto , de procedimentos tcnicos de converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado, como o escner. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais o sistema registra apenas as referncias sobre os documentos e, no caso dos documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD. Os requisitos se dirigem a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivsticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado dentre outras funes da gesto arquivstica de documentos. O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operaes tcnicas da gesto arquivstica de documentos desde a produo, tramitao, utilizao e arquivamento at a sua destinao final. Todas essas atividades podero ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferir credibilidade produo e manuteno de documentos arquivsticos.

O que SIGAD? um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao desses. O sucesso do SIGAD depender fundamentalmente da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos. A produo de documentos digitais levou criao de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivsticos digitais sejam confiveis e autnticos e que possam ser preservados com

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essas caractersticas, fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos documentos digitais. Nesse sentido, importante estabelecer a diferena entre Sistema de Informao, Gesto Arquivstica de Documentos, Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos, Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) e Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD).

Sistema de Informao
Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provem acesso informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um rgo ou entidade.

Gesto Arquivstica de Documentos


Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou seu recolhimento para a guarda permanente.

Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos


Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto arquivstica de documentos.

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)


Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no-estruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio. Entende-se por informao noestruturada aquela que no est armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos, repositrios, entre outras. A literatura sobre GED geralmente distingue as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentao (ou sada) e gerenciamento e cita as tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, no como componentes obrigatrios.

Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD)


um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. O SIGAD e aplicvel em sistemas hbridos, isto , que utilizam documentos digitais e documentos convencionais.
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Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos arquivsticos digitais e no digitais confiveis e autnticos. No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos digitais do rgo ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente.

A partir dessas definies podemos tecer as seguintes consideraes: Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no rgo ou entidade, incluindo o sistema de gesto arquivstica de documentos, biblioteca, centro de documentao, servio de comunicao entre outros; Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepo orgnica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relao que reflete as atividades da instituio que os criou. Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivstico de ciclo de vida2 dos documentos; Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e como tal sua concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou entidade.

Requisitos arquivsticos que caracterizam um SIGAD: captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos; captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documento arquivstico como uma unidade complexa3; gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos; implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos, documental e tecnolgico)4;

2 O ciclo de vida dos documentos se refere s sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda permanente ou eliminao). 3

Um documento arquivstico digital pode ser constitudo por vrios componentes digitais, como por exemplo, um relatrio acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Alm disso, h que se considerar a relao orgnica dos documentos arquivsticos.
4

Ver Glossrio.

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integrao entre documentos digitais e convencionais; foco na manuteno da autenticidade dos documentos; avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de valor permanente; aplicao de tabela de temporalidade e destinao de documentos; transferncia e o recolhimento dos documentos por meio de uma funo de exportao. gesto de preservao dos documentos.

A especificao dos requisitos e dos metadados a ser implementada em um SIGAD ser tratada na Parte II deste documento.

OBJETIVOS
orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais e no digitais; fornecer especificaes tcnicas e funcionais, alm de metadados, para orientar a aquisio e/ou a especificao e desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos.

MBITO E UTILIZAO:

O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um j existente, cuja atividade principal seja a gesto arquivstica de documentos. O e-ARQ Brasil aplicvel para os sistemas que produzem e mantm somente documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e convencionais ao mesmo tempo. Com relao aos documentos convencionais o sistema inclui apenas o registro das referncias nos metadados, j no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os prprios documentos. Desde que a organizao estabelea um programa de gesto arquivstica de documentos, o e-ARQ Brasil aplicvel s organizaes dos setores pblico e privado e em qualquer esfera e mbito de atuao, servindo para diferentes tipos de documentos arquivsticos. Destina-se igualmente aos documentos relativos s atividades-meio e s atividades-fim de um rgo ou entidade e no se restringe a qualquer ramo de atividade especfica. Pode ser adotado como padro ou norma pela administrao pblica federal, estadual, municipal, dos poderes executivo, legislativo e judicirio a fim de uniformizar o desenvolvimento e aquisio de sistemas que visam produzir e manter documentos arquivsticos em formato digital.

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O e-ARQ Brasil especialmente dirigido a: fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em conformidade com os requisitos exigidos; profissionais da gesto arquivstica de documentos: para orientar a execuo desses servios a partir de uma abordagem arquivstica; usurios de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeo do SIGAD instalado; potenciais usurios de um SIGAD: como base na elaborao de um edital de licitao para a apresentao de propostas de fornecimento de software; potenciais compradores de servios externos de gesto de documentos: como material auxiliar para a especificao dos servios a serem comprados; organizaes de formao: como um documento de referncia formao em gesto arquivstica de documentos; instituies acadmicas: como recurso de ensino.

Todo o contedo deste documento inicial est em consonncia com a poltica do Conselho Nacional de Arquivos, que verifica a proteo especial dos documentos de arquivo e, particularmente, a preservao do patrimnio arquivstico digital. As orientaes, polticas e especificaes contidas neste documento esto alinhadas com a necessidade de garantir que os documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confivel, autntica e permaneam acessveis. O contedo deste documento de domnio pblico, no havendo restries quanto sua reproduo nem quanto utilizao das informaes nele contidas. A reproduo pode ser feita em qualquer suporte, sem necessidade de autorizao especfica, desde que sejam mencionados os crditos ao Conselho Nacional de Arquivos. O uso do material, no todo ou em parte, com fins depreciativos ser objeto de tratamento jurdico por parte do Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional, rgo da Casa Civil da Presidncia da Repblica, detentor dos direitos autorais. proibida a utilizao do todo ou de parte do contedo deste documento para fins comerciais.

LIMITES DA ESPECIFICAO:

O e-ARQ Brasil compreende uma extensa variedade de requisitos para diferentes esferas de atuao, ramos de atividade e tipos de documentos. No entanto, o e-ARQ Brasil sozinho no abrange todos os requisitos necessrios para qualquer rgo ou entidade poder criar, manter e dar acesso a documentos digitais. As organizaes possuem exigncias legais e regulamentares distintas que devem ser levadas em conta ao se adotar esse modelo. Cada organizao deve considerar as suas atividades, os documentos que produz, bem como o contexto de produo e manuteno do documento e, dependendo da situao, acrescentar requisitos especficos e/ou assegurar que os requisitos listados aqui como facultativos ou altamente desejveis possam ser classificados como obrigatrios. Alm disso, o sucesso da implementao depende de uma srie de decises, que vo exigir a adoo de uma poltica arquivstica abrangente que no se limita pura e simplesmente a selecionar um software ou adaptar um j existente.

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Esse documento, ainda que discorra sobre vrios aspectos da gesto arquivstica de documentos, deixa a critrio de cada organizao ou grupo de organizao a deciso de como adotar o e-ARQ Brasil, se de forma modular ou completa. Por ltimo, cabe ressaltar que o presente documento foi elaborado para profissionais das reas de administrao, de arquivo e de tecnologia da informao, requerendo a interao entre esses profissionais para que a implementao seja bem sucedida.

4 4.1

NORMAS E OUTRAS ORIENTAES DE REFERNCIA; Normas:

a) Sobre especificao de requisitos de segurana funcional: ISO 15408 - Common Criteria 2.x. b) Sobre gesto de documentos AS ISO 15489.1 - Australian Standard Records Management. Part 1: general, 2002. AS ISO 15489-2 - Australian Standard Records Management. Part 2: guidelines, 2002.

c) Sobre preservao ISO 14721 - Reference model for an open archival information system (OAIS). 2003.

4.2

Resolues do Conselho Nacional de Arquivos

Resoluo do CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004. Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

4.3

Modelos de requisitos para arquivstica de documentos

sistemas

informatizados

de

gesto

THE NATIONAL ARCHIVES OF ENGLAND, WALES AND THE UNITED KINGDOM. Requirements for electronic records management systems: 1: Functional requirements - 2002 revision: final revision. Kew:The Archives, 2002. UNITED STATES. Department of Defense. Design criteria standard for electronic records management software applications: DOD 5015.2-STD. Washington: The Department, 2002.

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INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO, E INSTITUTO DE INFORMTICA (Portugal). Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos. In: Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos. Lisboa:O Instituto, 2002. v. 2

4.4

Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais

CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comit de arquivos correntes em ambiente electrnico. Documentos de arquivo electrnicos: manual para arquivistas. ICA, Estudo n 16. Disponvel em: <http://www.ica.org/biblio.php?pdocid=285> Acesso em: 08 ago 2006. INTERNATIONAL RESEARCH ON PERMANENT AUTHENTIC RECORDS IN ELECTRONIC SYSTEMS. INTERPARES project. Disponvel em: <http://www.interpares.org>. Acesso em: 04 ago 2006. NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION (United States). Electronic Records Management Initiative. Disponvel em: <http://www.archives.gov/recordsmgmt/initiatives/erm-overview.html>. Acesso em: 08 ago 2006. PUBLIC RECORD OFFICE (United Kingdom). Management, appraisal and preservation of electronic records guidelines. Disponvel em: <http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.htm>. Acesso em: 08 ago 2006. UNESCO. Divisin de la Sociedad de la Informacin. Directrices para la preservacin del patrimonio digital. Preparado por la Biblioteca Nacional de Australia. Canberra: Biblioteca Nacional de Austrlia, 2002. 176p. Disponvel em: http://unesdoc.unesco.org/ulis/cgibin/ulis.pl?database=ged&req=2&by=3&sc1=1&look=new&sc2=1&text_p=inc&text=Dir ectrices+para+la+preservaci%F3n+del+patrimonio+digital&submit=GO>. Acesso em: 08 ago 2006.

ORGANIZAO DA ESPECIFICAO:

O e-ARQ Brasil est dividido em duas partes. A Parte I Gesto arquivstica de documentos - pretende fornecer um arcabouo para que o rgo ou entidade possa desenvolver um programa de gesto arquivstica de documentos e a Parte 2 Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos descreve os requisitos necessrios para desenvolver o SIGAD. A Parte I contm cinco captulos e trata da poltica arquivstica, do planejamento e da implantao do programa de gesto arquivstica de documentos, dos procedimentos e controles do SIGAD e dos instrumentos utilizados na gesto de documentos. A Parte II est organizada em Aspectos de Funcionalidade, Metadados, Aspectos de Tecnologia, Glossrio e Referncias. Aspectos de funcionalidade contm onze captulos, divididos em sees e trata de: organizao dos documentos (incluindo o plano de classificao), produo, tramitao, captura, destinao, recuperao da informao, segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas e requisitos adicionais. Cada seo compreende um prembulo e a relao dos requisitos relativos quela seo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o enunciado correspondente e a classificao dos nveis de obrigatoriedade.

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Nveis dos requisitos: Neste documento os requisitos foram classificados em obrigatrios, altamente desejveis e facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigncia para que o SIGAD possa desempenhar suas funes.

No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados da seguinte forma: so obrigatrios quando indicados pela frase: O SIGAD tem que...; altamente desejveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve...; facultativos quando indicados pela frase: O SIGAD pode....

Cada requisito numerado classificado como:

(O) (AD) (F)

= Obrigatrio = = Altamente Desejvel = = Facultativo =

O SIGAD tem que ...; O SIGAD deve ...; O SIGAD pode ....

TEM = significa que o requisito imprescindvel. DEVE = significa que podem existir razes vlidas em circunstncias particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicaes deve ser cuidadosamente examinada antes de escolher uma proposta diferente. PODE = significa que o requisito opcional.

Tanto para os requisitos considerados altamente desejveis como para os requisitos facultativos, deve ser observado que uma implementao que no inclui um determinado item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma outra implementao que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementao que inclui um item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma outra implementao que no inclui o item.

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Parte I

Gesto arquivstica de documentos

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Gesto arquivstica de documentos


1 CONSIDERAES INICIAIS

Aps a Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador extrapolou os limites do uso militar, e comeou uma expanso pelas instituies pblicas e privadas dos pases do capitalismo central. At a dcada de 1970 o uso do computador era limitado aos especialistas devido necessidade de domnio de estruturas complexas de hardware (componentes fsicos do sistema computacional) e de software (programas). Eram os tempos do CPD (Centro de Processamento de Dados), cujos profissionais atuavam completamente separados do resto da instituio. Os anos de 1980 trouxeram duas grandes novidades: os computadores pessoais e as redes de trabalho. Os primeiros marcaram o incio da descentralizao das atividades informatizadas. O desenvolvimento de programas amigveis e custos baixos da tecnologia levaram disseminao do uso dos microcomputadores. Tal disseminao foi potencializada com o advento da tecnologia de rede, a qual evoluiu rapidamente das redes locais (Local Area Network LAN) para as metropolitanas, nacionais e globais, sendo a Internet a maior delas. O avano da Tecnologia de Informao e Comunicao (TIC), ocorrido a partir dos anos de 1990, muda radicalmente os mecanismos de registro e de comunicao da informao nas instituies pblicas e privadas. Os documentos gerados no decorrer das atividades dessas instituies, at ento em meio convencional, assumem novas caractersticas, isto , passam a ser gerados em ambientes eletrnicos, armazenados em suportes magnticos e pticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades fsicas para se tornarem entidades lgicas. Alm disso, o gerenciamento dos documentos, tanto digitais como os convencionais, comea a ser feito por meio de sistema informatizado conhecido como Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED. Os documentos digitais trouxeram uma srie de vantagens na produo, transmisso, armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretaram alguns problemas. A facilidade de criar e transmitir documentos traz como conseqncia a informalidade na linguagem, nos procedimentos administrativos, bem como o esvaziamento das posies hierrquicas. A facilidade de acesso pode acarretar intervenes no autorizadas que podem resultar na adulterao ou perda dos documentos. A rpida obsolescncia tecnolgica (software, hardware e formatos) e a degradao das mdias digitais dificultam a preservao de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contnua. Os problemas em questo tornam necessria a adoo de medidas preventivas para minimiz-los. Considerando-se que os documentos arquivsticos se constituem, primeiramente, em instrumentos fundamentais para a tomada de decises e para a prestao de contas de um rgo ou entidade e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos cidados e testemunhos de ao, faz-se necessria a adoo de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade desses documentos bem como seu acesso contnuo. Isso s possvel por meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos. A partir dos documentos digitais, a gesto arquivstica de documentos tornou-se o principal foco de estudo da comunidade arquivstica internacional. Nos ltimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canad, Europa e Austrlia resultaram na reviso de conceitos arquivsticos, na definio de diretrizes de gesto e na especificao de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gesto arquivstica de documentos.

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A gesto arquivstica de documentos compreende a responsabilidade dos rgos produtores e das instituies arquivsticas5 em assegurar que a documentao produzida seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam devidamente recolhidos s instituies arquivsticas. A partir da dcada de 1950, o conceito de gesto arquivstica de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produo documental, facilitar o seu acesso e regular a sua eliminao ou guarda permanente. No Brasil, a gesto arquivstica de documentos ganhou amparo legal a partir da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Lei de Arquivos - e do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a gesto de documentos para a Administrao Pblica Federal. O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela Lei n 8.159, de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa, visando a gesto documental e a proteo especial aos documentos de arquivo6. um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, composto por um Plenrio, Cmaras Tcnicas, Cmaras Setoriais e Comisses Especiais. Do Plenrio participam o diretor-geral do Arquivo Nacional, representantes dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais, do Arquivo Nacional, dos arquivos pblicos estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos municipais, das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia, representantes das associaes de arquivistas e das instituies profissionais que atuam nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. O Sistema Nacional de Arquivos SINAR - tem o CONARQ como rgo central e composto pelo Arquivo Nacional, pelos arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais e pelos arquivos estaduais, do Distrito Federal e municipais. Podem ainda integrar o SINAR as pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, mediante acordo com o CONARQ. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas pelo CONARQ, promovendo a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na esfera de competncia dos integrantes do SINAR.7 , pois no mbito do CONARQ, que a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE redigiu e elaborou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil.

O QUE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou entidade, independente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes, procedimentos e decises. Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivsticos, os quais conferem aos rgos e entidades a capacidade de: Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o controle social das informaes; Apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;
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Entende-se por instituio arquivstica aquela que tem como finalidade a guarda, a preservao, o acesso e a divulgao de documentos arquivsticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e centros de documentao.
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Conforme art. 1 do decreto n 4.073, de 2002. Conforme arts. n 10 a n 13 do decreto n 4.073, de 2002.

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Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros; Fornecer evidncia em caso de litgios; Proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes; Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem como a pesquisa histrica; Manter a memria corporativa e coletiva.

Para conferir essa capacidade, os documentos arquivsticos precisam ser confiveis, autnticos, acessveis, compreensveis e possam ser preservados, o que s possvel por meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos. A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE define gesto arquivstica de documentos8 como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. No bojo do conceito de gesto arquivstica de documentos est a teoria das trs idades. Segundo essa teoria, os documentos passam por trs idades, a saber: Corrente: refere-se aos documentos que esto em curso, isto , tramitando ou que foram arquivados, mas que so objeto de consultas freqentes; eles so conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do rgo produtor; Intermediria: refere-se aos documentos que no so mais de uso corrente mas que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermedirio, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinao para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histrico, probatrio ou informativo. A passagem dos documentos de uma idade para outra definida por meio do processo de avaliao, que leva em conta a freqncia de uso dos documentos por seus produtores e a identificao de seus valores primrio e secundrio. O valor primrio atribudo aos documentos considerando a sua utilidade administrativa imediata, isto , as razes pelas quais esses documentos foram criados. J o valor secundrio refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e pesquisas acadmicas. A propsito, lembramos que segundo Rousseau e Couture: Enquanto todos os documentos tm um valor primrio que dura mais ou menos tempo conforme os casos, nem todos tm ou adquirem necessariamente um valor secundrio9. No caso dos documentos que cumpriram valor primrio mas no apresentam valor secundrio, estes sero eliminados. J aqueles que no so mais necessrios s

A CTDE entende gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto de documentos, ressaltando a caracterstica arquivstica dessa gesto para diferenci-la de outros tipos de gerenciamento de documentos.
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Rousseau, Jean-Yves e Couture, Carol, 1994, p.118.

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atividades rotineiras do rgo ou entidade que os criou mas apresentam valor secundrio, sero destinados guarda permanente. O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica aprovados pelo CONARQ10 so instrumentos fundamentais para a implementao da gesto arquivstica de documentos. Alm de aprovar e publicar esses instrumentos, regulamentando a classificao e avaliao de documentos, o CONARQ regulamentou tambm, em suas resolues, os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento de documentos11. Os rgos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter polticas, procedimentos e prticas para a gesto arquivstica de documentos, com base nas diretrizes estabelecidas pelo CONARQ. A gesto arquivstica de documentos compreende: definio da poltica arquivstica, designao de responsabilidades, planejamento do programa de gesto, implantao do programa de gesto. No final do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto arquivstica de documentos foi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital: textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras, material grfico, pginas da web etc. O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio. Somente com procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos digitais.

DEFINIO DA POLTICA ARQUIVSTICA

Os rgos e entidades devem definir uma poltica de gesto arquivstica de documentos que tenha por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiveis, autnticos, acessveis, compreensveis e possam ser preservados de maneira que possam apoiar suas funes e atividades. Essa poltica iniciada com uma declarao oficial de intenes que especifica, de forma resumida, como ser realizada a gesto no rgo ou entidade. A declarao pode incluir as linhas gerais do programa de gesto, bem como os procedimentos necessrios para que essas intenes sejam alcanadas. Deve tambm ser comunicada e implementada em todos os nveis dos rgos e entidades. No entanto, uma declarao por si s no

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Resoluo do CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001. Resoluo do CONARQ n 1, de 18 de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n 2, de 18 de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n 5, de 30 de setembro de 1996; Resoluo do CONARQ n 7, de 20 de maio de 1997; Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004; Resoluo do CONARQ n 21, de 4 de agosto de 2004; Resoluo do CONARQ n 24, de 3 de agosto de 2006.
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garante uma boa gesto arquivstica de documentos. Para a poltica ser bem sucedida, so fundamentais o apoio da direo superior e a alocao dos recursos necessrios para a sua implementao. Alm disso, necessria a formao de um grupo de trabalho ligado aos nveis mais altos da hierarquia do rgo ou entidade, com a designao de um responsvel pelo cumprimento da poltica e implementao do programa de gesto arquivstica. A poltica de gesto arquivstica de documentos deve ser formulada com base na anlise do perfil institucional, isto , seu contexto jurdico-administrativo, estrutura organizacional, misso, competncias, funes e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os mais adequados, completos e necessrios. Alm disso, esta deve estar articulada s demais polticas informacionais existentes no rgo ou entidade, tais como polticas de sistemas de informao e de segurana da informao. fundamental que todos os funcionrios estejam envolvidos na poltica de gesto arquivstica de documentos a ser implantada na instituio. Para tanto deve ser feito um trabalho de conscientizao sobre a relevncia da gesto arquivstica de documentos, e sobre o papel que cabe a cada um na produo e manuteno de documentos confiveis e autnticos. A poltica de gesto arquivstica de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas, de forma que, por exemplo, onde for identificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem o responsvel por essas aes.

DESIGNAO DE RESPONSABILIDADES

A designao de responsabilidades um dos fatores que garantem o xito da gesto arquivstica de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsveis tero o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gesto. As responsabilidades devem ser distribudas a todos os funcionrios de acordo com a funo e a hierarquia de cada um e devem envolver as seguintes categorias: Direo superior a autoridade mxima responsvel pela real viabilidade da poltica de gesto arquivstica de documentos. Caber a ela apoiar integralmente a implantao dessa poltica, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de gesto arquivstica de documentos. Profissionais de arquivo so os responsveis pelo planejamento e a implantao do programa de gesto arquivstica, bem como pela avaliao e pelo controle dos trabalhos executados no mbito do programa. Alm disso, os profissionais de arquivo so responsveis tambm pela disseminao das tcnicas e cultura arquivsticas. Gerentes de unidades ou grupos de trabalho so os responsveis por garantir que os membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gesto arquivstica de documentos. Usurios finais so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso dos documentos arquivsticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gesto.

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Gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao so as equipes responsveis pelo projeto, pelo desenvolvimento e pela manuteno de sistemas de informao nos quais os documentos arquivsticos digitais so gerados e usados e responsveis pela operacionalizao dos sistemas de computao e de comunicao.

PLANEJAMENTO E IMPLANTAO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

DO

PROGRAMA

DE

GESTO

O programa de gesto arquivstica de documentos deve tomar como base a poltica arquivstica e a designao de responsabilidades definidas anteriormente, alm do conhecimento do contexto jurdico-administrativo, de forma que tal programa esteja de acordo com a misso institucional e a legislao vigente.

O planejamento envolve o levantamento e a anlise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo rgo ou entidade, o desenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e a elaborao de instrumentos e manuais. No planejamento do programa de gesto, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas: levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas; levantamento da produo documental, diferenciando os documentos arquivsticos dos no arquivsticos; levantamento, caso existam, dos sistemas tratamento de documentos e informaes; utilizados internamente para

definio, a partir do levantamento da produo documental, dos tipos de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e que informaes devem conter; definio e/ou aperfeioamento da forma desses documentos; anlise e reviso do fluxo dos documentos; elaborao e/ou reviso do plano de classificao e da tabela de temporalidade e destinao; definio dos metadados a serem criados no momento da produo do documento e ao longo do seu ciclo de vida; definio e/ou aperfeioamento arquivamento dos documentos; dos procedimentos de protocolo e de

definio e/ou aperfeioamento dos procedimentos para acesso, uso e transmisso dos documentos; definio do ambiente tecnolgico que compreende os sistemas (hardware e software), os formatos, os padres e os protocolos que daro sustentao aos procedimentos de gesto e preservao de documentos, integrando, quando possvel, os sistemas legados; definio da infra-estrutura para armazenamento dos documentos convencionais, a qual compreende rea fsica, mobilirio e acessrios;

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definio das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informao; definio de programas de capacitao de pessoal; elaborao e/ou reviso de manuais e instrues normativas. definio dos meios de divulgao e de capacitao de pessoal; definio do plano de ao do programa de gesto com seus objetivos, suas metas e estratgias de implantao, divulgao e acompanhamento visando melhoria contnua.

A implantao do programa de gesto arquivstica de documentos envolve a execuo e o acompanhamento de aes e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere a capacitao de pessoal, implantao de sistemas de gesto arquivstica, integrao com os sistemas de informao existentes e processos administrativos do rgo ou entidade. Essa etapa pode incluir a suspenso de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados. A execuo propriamente dita coloca em prtica os planos de ao e os projetos aprovados. O acompanhamento da implantao ocorre por meio de relatrios, sumrios, grficos, reunies e entrevistas, entre outros. O acompanhamento percorre todo o processo de implantao e pode implicar em reviso e correes operacionais e estratgicas. A reviso deve gerar decises, providncias e medidas de aperfeioamento do prximo ciclo do planejamento da gesto arquivstica de documentos.

5.1

Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos.

O programa de gesto arquivstica de documentos ter que atender a uma srie de exigncias, tanto em relao ao documento arquivstico como ao seu prprio funcionamento, a saber: O documento arquivstico deve: refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ao implementada; conter os metadados necessrios para documentar a ao; ser capaz de apoiar as atividades; prestar contas das atividades realizadas. O programa de gesto arquivstica de documentos deve: contemplar o ciclo de vida dos documentos; garantir a acessibilidade dos documentos; manter os documentos em ambiente seguro; reter os documentos somente temporalidade e destinao; pelo perodo estabelecido na tabela de

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implementar estratgias de preservao dos documentos desde sua produo pelo tempo que for necessrio. garantir as seguintes qualidades de um documento arquivstico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

A cada uma das qualidades do documento arquivstico mencionadas acima, corresponde novo conjunto de exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto, conforme especificado abaixo. a) Organicidade: O documento arquivstico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relaes que mantm com os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem suas funes e atividades. Os documentos arquivsticos no so coletados artificialmente, mas esto ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificao, o qual os contextualiza no conjunto a que pertencem. Os documentos arquivsticos apresentam um conjunto de relaes que devem ser mantidas. Exigncia: Os procedimentos de gesto arquivstica devem registrar e manter as relaes entre os documentos e a seqncia das atividades realizadas por meio da aplicao de um plano de classificao. b) Unicidade: O documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cpias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o conjunto de suas relaes com os demais documentos do grupo sempre nico. Exigncia: o programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relaes que o envolve. c) Confiabilidade12: Um documento arquivstico confivel aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade do seu contedo. Para tanto h que ser dotado de completeza13 e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Dificilmente pode-se assegurar a veracidade do contedo de um documento, ela inferida a partir da completeza e dos procedimentos de criao. A confiabilidade uma questo de grau, ou seja, um documento pode ser mais ou menos confivel. Exigncia: para garantir a confiabilidade, o programa de gesto arquivstica dos rgos e entidades deve assegurar que os documentos arquivsticos sejam produzidos da seguinte forma: no momento em que ocorre a ao, ou imediatamente aps, por pessoas diretamente envolvidas na conduo das atividades e devidamente autorizadas; com o
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Confiabilidade sinnimo de fidedignidade, traduo do termo em ingls reliability.Reliability is conferred to records by the controls exercised on the creation and by the completeness of their form. DURANTI, 2000, p. 12, nota 2.
13

Completeza se refere presena, no documento arquivstico, de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ser capaz de gerar conseqncias (ver Glossrio).

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grau de completeza requerido tanto pelo prprio rgo ou entidade como pelo sistema jurdico. d) Autenticidade: Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto a confiabilidade est relacionada ao momento da produo, a autenticidade est ligada transmisso do documento e sua preservao e custdia. Um documento autntico aquele que se mantm da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produo. Assim, um documento no completamente confivel, mas transmitido e preservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico. Exigncia: para assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos, o programa de gesto arquivstica tem que garantir sua identidade14 e integridade15. Para tanto deve implementar e documentar polticas e procedimentos que controlem a transmisso, a manuteno, a avaliao, a destinao e a preservao dos documentos, garantindo que os mesmos estejam protegidos contra acrscimos, supresso, alterao, uso e ocultao indevidos. e) Acessibilidade: Um documento arquivstico acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. Exigncia: para assegurar a acessibilidade, o programa de gesto arquivstica deve garantir a transmisso de documentos para outros sistemas sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, em qualquer tempo e de apresent-lo com a mesma forma que tinha no momento da sua criao.

5.2

Metodologia do programa de gesto

A metodologia do planejamento e da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos estabelece oito passos que no so lineares, isto , podem ser desenvolvidos em diferentes estgios, interativamente, parcialmente ou gradualmente, de acordo com as necessidades do rgo ou entidade. A metodologia prev, ainda, ciclos de aplicao, sendo que as tarefas previstas do passo C ao passo H, devem ser realizadas periodicamente. Os oito passos acima referidos so: a) Levantamento preliminar Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislao, regimento e regulamento.

Refere-se a atributos que caracterizam o documento arquivstico e o distinguem dos demais. Tais atributos se constituem nos elementos intrnsecos da forma documental e nas anotaes.
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Refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.

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O objetivo deste primeiro passo gerar o conhecimento necessrio sobre a misso, a estrutura organizacional e o contexto jurdico-administrativo no qual o rgo ou entidade opera, de forma que possa identificar as exigncias para produzir e manter documentos. O levantamento preliminar tambm implica numa apreciao geral dos pontos fortes e fracos das prticas de gesto de documentos existentes no rgo ou entidade. Essa apreciao representa a base para a definio do escopo do programa de gesto. Este passo fundamental para a definio de quais documentos devem ser produzidos e capturados, bem como para a elaborao do plano de classificao e da tabela de temporalidade e destinao, que devem ter como base as funes e atividades desenvolvidas pelo rgo ou entidade. b) Anlise das funes, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos Consiste em identificar, documentar e classificar cada funo e atividade, bem como identificar e documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos. O objetivo deste passo desenvolver um modelo conceitual sobre o que o rgo ou entidade faz e como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com a misso e as atividades. O modelo subsidiar a definio dos procedimentos de produo, captura, controle, armazenamento, acesso e destinao dos documentos. Essa definio particularmente importante em ambientes eletrnicos, onde os documentos adequados no sero capturados e mantidos caso o sistema no seja projetado para tal. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: esquema de classificao das funes e atividades; mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais documentos so produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas. A anlise das funes e atividades fornece a base para desenvolver ferramentas de gesto arquivstica de documentos, que podem incluir: tesauro e vocabulrio controlado para identificar e indexar documentos de uma atividade especfica; cdigo de classificao para contextualizar os documentos produzidos e recebidos; tabela de temporalidade e destinao que define os prazos de guarda e as aes de destinao dos documentos. c) Identificao das exigncias a serem cumpridas para a produo de documentos Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma documental que melhor satisfaa cada funo ou atividade desempenhada, e definir quem est autorizado a produzir cada documento. Essas exigncias devem tomar por base a legislao vigente, as normas internas e os riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico. O objetivo deste passo assegurar que somente os documentos realmente necessrios sejam produzidos, que sua produo seja obrigatria e que sejam feitos de forma completa e correta. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: lista das exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos;
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relatrio de avaliao dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico; documento formal, regulamentando as exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos, ou seja, quais documentos devem ser produzidos, que forma documental devem apresentar e os nveis de permisso de acesso. d) Avaliao dos sistemas existentes Consiste em identificar e avaliar o sistema de gesto arquivstica de documentos e outros sistemas de informao e comunicao existentes no rgo ou entidade. O objetivo deste passo identificar as lacunas entre as exigncias para a produo e manuteno de documentos e o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes. Isso fornecer a base para o desenvolvimento de novos sistemas ou alteraes nos sistemas vigentes de forma a atender s exigncias, identificadas e acordadas nos passos anteriores. Os produtos resultantes deste passo podem ser: inventrio do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes no rgo ou entidade; relatrio sobre o sistema de gesto arquivstica de documentos e sistemas de informao existentes, avaliando at que ponto atendem s exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos arquivsticos. e) Identificao das estratgias para satisfazer as cumpridas para a produo de documentos arquivsticos exigncias a serem

Consiste em determinar as estratgias (padres, procedimentos, prticas e ferramentas) que levem ao cumprimento das exigncias para a produo de documentos arquivsticos. O objetivo deste passo avaliar o potencial de cada estratgia em alcanar o resultado desejado e o risco, em caso de falha. A escolha das estratgias deve levar em conta: a natureza do rgo ou entidade, incluindo sua misso e histria; os tipos de atividades desenvolvidas; a forma como as atividades so conduzidas; o ambiente tecnolgico existente; as tendncias tecnolgicas; a cultura institucional. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: lista das estratgias selecionadas para satisfazer as exigncias para produo dos documentos arquivsticos; documento a ser encaminhado administrao, recomendando a elaborao de um projeto de gesto arquivstica de documentos e relacionando as estratgias a serem adotadas com as devidas justificativas.

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f) Projeto do sistema de gesto arquivstica de documentos Consiste em projetar um sistema de gesto arquivstica de documentos que incorpore as estratgias selecionadas no passo anterior, que atenda s exigncias identificadas e documentadas no passo c e que corrija quaisquer deficincias identificadas no passo d, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes e integrando-os ao sistema de gesto arquivstica de documentos. O projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos visa: projetar mudanas ou adaptaes para sistemas informatizados, processos e prticas correntes; determinar como incorporar essas mudanas ou adaptaes para melhorar a gesto dos documentos arquivsticos no rgo ou entidade; adaptar ou adotar solues tecnolgicas, considerando, o quanto possvel, um plano estratgico de evoluo que vise minimizar os efeitos da obsolescncia tecnolgica. Para alcanar esses objetivos o projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos deve incluir: definio de tarefas, responsabilidades e cronograma; diagramas representando as arquiteturas e os componentes do sistema; modelos representando vises diferentes do sistema, tais como: processos, fluxos de dados e entidades de dados; especificaes detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnolgicos como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular, evolutivo e expansvel; plano de segurana da informao (fsica e lgica) e de contingncia; metodologia e procedimentos de auditoria; planos mostrando como o projeto integrar os sistemas e os processos existentes; previso de treinamento de pessoal; planos de teste; plano de implementao do sistema; detalhamento das revises peridicas do projeto, em conformidade com o plano estratgico de evoluo e com as mudanas na tecnologia e no mercado. g) Implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos Consiste na execuo do projeto por meio de: treinamento de pessoal; introduo do sistema de gesto arquivstica de documentos ou adaptao do j existente; integrao do sistema de gesto arquivstica de documentos procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes. com os

A implementao de um sistema de gesto arquivstica de documentos um empreendimento complexo, que deve ser realizado com um mnimo de interrupo das atividades do rgo ou entidade, e que envolve elevada prestao de contas e risco. Tais

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riscos podem ser minimizados por um planejamento cuidadoso e pela documentao dos processos de implementao. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: regulamentao das polticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e manuais; material de treinamento; documentao dos processos de converso e migrao dos sistemas; relatrios sobre avaliao de desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos. h) Monitoramento e ajustes Consiste em recolher, de forma sistemtica, informao sobre o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos. O desempenho medido avaliando se os documentos esto sendo produzidos e organizados de acordo com as necessidades do rgo ou entidade e se esto relacionados apropriadamente aos processos dos quais fazem parte. O objetivo deste passo avaliar o desempenho do sistema, detectar possveis deficincias e fazer os ajustes necessrios. Este passo envolve: entrevistas com a administrao, equipe e outros parceiros; aplicao de questionrios para medir o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos; exame da documentao (manuais de procedimentos, material de treinamento) desenvolvida durante a implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos; observao, anlise implementados. e auditoria das informaes e dos procedimentos

O monitoramento garantir o retorno contnuo dos investimentos no programa de gesto arquivstica de documentos, alm de fornecer informao objetiva sobre a capacidade do rgo ou entidade em produzir e gerenciar documentos arquivsticos apropriados, garantindo o armazenamento dos mesmos de maneira segura. O monitoramento minimizar o grau de exposio a riscos por falha do sistema de gesto arquivstica de documentos. Alm disso, antecipar a identificao de mudanas significativas nas exigncias para a produo e manuteno de documentos arquivsticos, bem como a necessidade de um novo ciclo de desenvolvimento do programa de gesto. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: desenvolvimento e aplicao de uma metodologia para avaliar objetivamente o sistema de gesto arquivstica de documentos; documentao do desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos; relatrio para a administrao com concluses e recomendaes.

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5.3

Suspenso ou extino do SIGAD

Quando um SIGAD suspenso ou extinto, este deve ficar acessvel para consulta e novos documentos no devem ser includos. Quanto aos documentos j inseridos, podero ser removidos de acordo com as diretrizes de destinao ou transferidos para outros sistemas. O processo de suspenso ou extino de SIGAD deve ser documentado, incluindo planos de converso ou mapeamento dos dados, pois essas informaes detalhadas sero necessrias verificao de autenticidade e manuteno da acessibilidade dos documentos contidos no sistema suspenso ou extinto.

PROCEDIMENTOS E OPERAES TCNICAS DO SISTEMA DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS E CONVENCIONAIS Captura

6.1

A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico, incorporando-o ao sistema de gesto arquivstica, por meio das seguintes aes:

registro; classificao; indexao; atribuio de restrio de acesso; arquivamento.

Os objetivos da captura so: identificar o documento como documento arquivstico; demonstrar a relao orgnica dos documentos. A captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando passar a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o documento tanto poder ser includo num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado, como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou diretrio, no caso de documentos digitais. Tradicionalmente, nos sistemas de gesto arquivstica de documentos em papel, a captura feita no momento em que o documento registrado, classificado e/ou identificado. Em um SIGAD o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e ento capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente. Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro, a captura pode prever a introduo de outros metadados tais como: data e hora da criao, da transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do
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digitador e do destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e do seu contexto jurdico-administrativo. Os metadados so essenciais para identificar o documento arquivstico de um modo inequvoco e mostrar sua relao com os outros documentos. A captura tem como pr-requisito a definio de: quais documentos (produzidos e recebidos) sero capturados pelo sistema de gesto arquivstica de documentos; quem deve ter acesso a esses documentos e em quais nveis; por quanto tempo sero retidos. As decises sobre captura e reteno devem ser consideradas no momento da concepo do sistema de gesto arquivstica de documentos. A deciso sobre quais documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos deve levar em conta a anlise dos seguintes fatores: legislao vigente, exigncias quanto transparncia e ao exerccio das atividades do rgo ou entidade, bem como grau de risco que correm caso no capturem documentos arquivsticos. Documentos que exigem captura so aqueles que: responsabilizam uma organizao ou indivduo por uma ao; documentam uma obrigao ou responsabilidade; esto relacionados prestao de contas do rgo ou entidade.

1.1.1 Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivstico dentro do sistema de gesto arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Em um SIGAD, essa descrio informativa a atribuio de metadados. O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, bem como facilitar sua recuperao. Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um sistema de gesto arquivstica de documentos, ou seja, alm do nmero identificador atribudo pelo sistema, um documento pode receber tambm um nmero nico de processo/dossi ao qual pertence. As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no rgo ou entidade, assegurando sua localizao, recuperao e acesso. Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro, atribuindo nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e o assunto e procedendo distribuio do documento nas unidades destinatrias. Na Administrao Pblica, em determinados casos, documentos formaro processos, os quais devero ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres tcnicos, anexos ou ainda instrues para pagamento de despesas. No procedimento de autuao, a unidade protocolizadora faz o

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registro do processo, atribuindo-lhe um nmero nico. Esse nmero formado a partir de parmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade. Neste sentido, deve-se seguir as recomendaes e normas especficas existentes para a utilizao dos servios de protocolo nas diversas esferas e mbitos da administrao pblica, que regulamentam o registro, a autuao e outros procedimentos relativos aos processos e outros documentos oficiais.

O registro inclui os seguintes metadados obrigatrios: nmero identificador atribudo pelo sistema; data e hora do registro; ttulo ou descrio abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que nomeia um documento arquivstico.; produtor: nome da pessoa fsica ou jurdica responsvel pela criao do documento arquivstico; autor: nome da pessoa fsica autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento emitido; redator: nome da pessoa fsica responsvel pela redao do documento; originador: identificao da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico ou login no qual o documento gerado ou enviado.

O registro pode incluir informaes descritivas mais detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a ele relacionados, tais como: data de produo; data e hora da transmisso e recebimento; destinatrio (com identificao do cargo): organizao ou pessoa para quem o documento foi dirigido; espcie documental: diviso de gnero documental que rene tipos documentais por seu formato. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, memorando, ofcio, planta, relatrio; classificao de acordo com o cdigo de classificao16; associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao; formato, software e verso e sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado; mscaras de formatao (template) necessrias para apresentar o documento; restrio de acesso17; descritor: palavra ou grupo de palavras que, em indexao e tesauro, designa um conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos e significados;
16 17

Ver 6.1.2 - Classificao Ver 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso

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prazos de guarda18; documentos anexos.

1.1.2 Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a partir de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade que poder incluir, ou no, a atribuio de um cdigo aos documentos. A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossis) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para tanto, deve tomar por base o contedo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. Os objetivos da classificao so: Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos; assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo; auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a uma determinada funo ou atividade; possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto. A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes passos: identificar a ao que o documento registra; localizar a ao ou atividade no plano de classificao; comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se apropriada unidade que gerou o documento; aplicar a classificao ao documento.

1.1.3 Indexao
A indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao. A seleo dos termos para indexao normalmente feita com base em: tipologia documental: diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro. So exemplos de tipos documentais: atestado de freqncia de pessoal, atestado de sade ocupacional, alvar de licena para construo, alvar de habite-se; ttulo ou cabealho do documento;
18

Ver 6.2 Avaliao, temporalidade e destinao

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assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem corretamente o contedo do documento; datas associadas com as transaes registradas no documento; documentao anexada.

O objetivo da indexao ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos documentos, podendo ser feita de forma manual ou automtica.

1.1.4 Atribuio de restrio de acesso


Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislao estabelece diferentes graus a serem atribudos a cada documento. Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estaro sujeitos s restries de acesso, conforme legislao em vigor. A atribuio de restries deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificao de segurana e sigilo elaborado pelo rgo ou entidade e envolve os seguintes passos: identificar a ao ou atividade que o documento registra; identificar a unidade administrativa qual o documento pertence; verificar a precauo de segurana e o grau de sigilo; atribuir o grau de sigilo e as restries de acesso ao documento; registrar o grau de sigilo e as restries de acesso no sistema de gesto arquivstica de documentos.

1.1.5 Arquivamento
Arquivar a tcnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de classificao, todos os documentos de um rgo ou entidade, utilizando mtodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados. No sistema de gesto arquivstica de documentos em papel, o documento arquivado quando colocado, juntamente com outros a ele relacionados, dentro de uma pasta ou arquivo que contm um ttulo, ordenados conforme critrios previamente estipulados. Esse agrupamento conecta o documento aos demais documentos sobre o mesmo assunto, funo ou atividade. Um sistema de gesto arquivstica de documentos em papel dever controlar os ttulos das pastas. Colocar um documento em uma pasta um processo consciente de determinar a classificao daquele documento e arquiv-lo em uma seqncia prdefinida. Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados seqencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser controladas por mecanismos pr-definidos.

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Um sistema de gesto arquivstica de documentos digitais dever tambm controlar os ttulos das pastas ou diretrios onde os documentos foram armazenados procurando fazer as conexes existentes entre os vrios objetos digitais a partir de uma codificao identificadora nica. Os documentos digitais arquivados em repositrios organizados podem ser datados e numerados seqencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser controladas por mecanismos prdefinidos. A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos convencionais porque nesses ltimos o arquivamento ao mesmo tempo uma operao lgica e fsica, como por exemplo arquivar um relatrio na pasta Relatrios. No documento digital, como suporte e contedo so entidades separadas e constitudo por um objeto fsico (suporte), lgico (software e formato) e conceitual (apresentao), a operao de arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo a sua identificao nica e os ponteiros para outros objetos digitais.

6.2

Avaliao, Temporalidade e Destinao

A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de documentos, pois permite racionalizar o acmulo dos documentos nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio dos arquivos permanentes. A avaliao o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando estabelecer prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio19 que lhes so atribudos. Os prazos de guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento dever ser conservado por tempo maior que o necessrio. A aplicao dos critrios de avaliao feita com base na teoria das trs idades e efetivase, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo. Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nesses arquivos so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial. A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste na separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao. A complexidade e a abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao, que implica no estabelecimento de critrios de valor, requerem a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais do rgo ou entidade, conforme legislao vigente. O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a temporalidade e a destinao prevista para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e as aes previstas na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Essa informao deve ser registrada em um metadado associado ao documento.

19

Ver item 3 na Introduo.

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O sistema de gesto arquivstica de documentos deve tambm ter capacidade de identificar os documentos que j cumpriram sua temporalidade para implementar a destinao prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema dever ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinao. As determinaes sobre a destinao devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemtica no curso rotineiro das atividades do rgo ou entidade. Essas mesmas determinaes no podero ser implementadas em documentos que estejam com pendncias, sob litgio ou investigao. O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever as seguintes aes: reteno dos documentos, por um determinado perodo, no arquivo corrente do rgo ou entidade que os gerou. eliminao fsica; transferncia; recolhimento para instituio arquivstica; eliminao.

Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente. A eliminao deve ser precedida da elaborao de listagem, do edital de cincia de eliminao e do termo de eliminao, segundo a legislao vigente e deve obedecer aos seguintes princpios: a eliminao dever sempre ser autorizada pela autoridade arquivstica na sua esfera de competncia; os documentos arquivsticos que estiverem pendentes, sob litgio ou investigao, no podero ser destrudos; a eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao posterior de qualquer informao confidencial contida nos documentos eliminados, como por exemplo dados de identificao pessoal ou assinatura. todas as cpias dos documentos eliminados, incluindo cpias de segurana e cpias de preservao, independente do suporte, devero ser destrudas.

Transferncia Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Ao serem transferidos, os documentos devero ser acompanhados de listagem de transferncia. A transferncia pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo: transferncia para uma rea de armazenamento apropriada sob controle do rgo ou entidade que produziu o documento; transferncia para uma instituio arquivstica, que ficar responsvel pela custdia do documento.

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Quando os documentos transferidos ficam sob a custdia de um rgo ou entidade diferente da que os produziu, a organizao responsvel pela custdia tem a obrigao de mant-los e gerenci-los de forma adequada, garantindo sua destinao final, preservao e acesso. Todas essas obrigaes devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o rgo ou entidade que produziu os documentos e o responsvel pela sua custdia. Recolhimento Recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdio arquivstica a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de instrumentos que permitam sua identificao e controle, segundo a legislao vigente20. Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para instituio arquivstica que implicam na transposio desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado, devero adotar algumas providncias no que diz respeito a: compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituio arquivstica recebedora; documentao tcnica necessria para (processamento e estrutura dos dados); interpretar o documento digital

instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos digitais e informaes que possibilitem a presuno de autenticidade dos documentos recolhidos instituio arquivstica; informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor.

6.3

Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos

O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever funes de recuperao e acesso aos documentos arquivsticos e s informaes neles contidas, de forma a satisfazer a conduo das atividades e os requisitos relativos transparncia do rgo ou entidade. A recuperao inclui a pesquisa, a localizao e a apresentao dos documentos. Em um SIGAD a apresentao dos documentos consiste em exibi-los por meio de um ou mais dispositivos de apresentao, tais como monitor de vdeo, impressora, caixa de som etc. No mbito do sistema de gesto arquivstica de documentos, a pesquisa feita por meio de instrumentos de busca tais como guias, inventrios, catlogos, repertrios e ndices. J em um SIGAD a pesquisa feita por meio de parmetros pr-definidos, selecionados dentre as informaes coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localizao e apresentao de documentos tm que ser submetidos a controles de acesso e segurana, os quais sero especificados a seguir.

20

Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e Resoluo do CONARQ n 2 do CONARQ, de 1995.

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6.4

Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana

O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever controles de acesso e procedimentos de segurana que garantam a integridade dos documentos. Dentre esses procedimento, pode-se destacar o uso de controles tcnicos e programticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usurios e caracterstica de acesso aos dados, manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de cpias de segurana. Alm disso, tambm devem ser levadas em conta exigncias e procedimentos de segurana da infra-estrutura das instalaes. Controle de acesso O sistema de gesto arquivstica de documentos precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos, por usurio e/ou grupos de usurios. O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes: restrio de acesso aos documentos; exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos usurios autorizados; uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados. Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos21, regras, normas e legislao22 estabelecem diferentes razes para o sigilo e tambm diferentes graus a serem atribudos a cada documento e as autoridades competentes para faz-lo. (Ver seo 6.1.4 atribuio de restrio de acesso) Os documentos relativos ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, como por exemplo dossis funcionais e pronturios mdicos, esto sujeitos a restries de acesso, conforme legislao especfica.

Um sistema de gesto arquivstica de documentos deve garantir que os usurios no autorizados no tenham acesso aos documentos classificados, isto , submetidos s categorias de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que so originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos depende de regulamentao interna do rgo ou entidade. O monitoramento e mapeamento das permisses de acesso so um processo contnuo em todos os sistemas de gesto arquivstica de documentos. Uso e rastreamento O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gesto desse uso inclui: identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , o que ele pode acessar; identificao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos;

21 22

Lei 8.159/1991.

Decreto n 4.553 de 27 de dezembro de 2002, Decreto n 5.301, de 9 de dezembro de 2004, e Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005.

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garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente sigilosos; registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos (visualizao, impresso, transmisso e cpia para a rea de transferncia) com identificao de usurio, data, hora e, se possvel, a estao de trabalho; reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao. O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana que tem por objetivo verificar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do rgo ou entidade e dos documentos produzidos. Trilha de auditoria A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou tentativas de intervenes feitas no documento arquivstico digital ou no SIGAD. A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos dentro de um SIGAD (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento, armazenamento, recuperao da informao, acesso e uso, preservao e destinao), informando quem operou, a data e hora e as aes tomadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes sobre o cumprimento das polticas e regras da gesto arquivstica de documentos do rgo ou entidade e serve para: identificar os autores de cada operao sofrida pelos documentos; prevenir a perda de documentos; monitorar todas as operaes realizadas no SIGAD. garantir a segurana e a integridade do SIGAD. No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pelo rgo ou entidade, deve-se implementar aes de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem dados em resposta s atividades ou aes registradas em um documento; atribuir responsabilidade por uma ao a uma pessoa; registrar a data em que uma ao deve ser executada e a data em que ocorreu. Cpias de segurana O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos arquivsticos e dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingncia, quebra de segurana ou degradao do suporte. Esses mecanismos devem seguir a poltica de segurana da informao do rgo ou entidade. No caso dos sistemas de gesto arquivstica de documentos convencionais pode-se prever a reproduo de documentos para outros suportes como medida de segurana, como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou digitalizao. No caso dos sistemas de gesto arquivstica de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realizao de cpias de segurana (backup). Esse processo consiste na realizao de cpias peridicas das informaes com o propsito de restaurao posterior das mesmas, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo

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acidente. O processo reverso ao backup o de restaurao (restore), que consiste em recuperar as informaes para o ambiente de produo do SIGAD em um estado consistente. Como o objetivo restaurar o sistema em caso de falhas, as informaes no so armazenadas por perodos muito longos (normalmente at um ano). Dessa forma o procedimento de cpias de segurana no pode ser confundido com uma estratgia de preservao de longo prazo. Segurana da infra-estrutura A natureza das medidas de segurana da infra-estrutura de instalaes do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo convencional. Essas medidas devem levar em conta os seguintes aspectos: as salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e fornecimento estvel de energia eltrica. Deve haver controle contnuo para verificar se essas condies esto sendo atendidas; equipamentos contra incndio tm que ser providos em toda rea de instalao e estarem de acordo com as normas de segurana estabelecidas; a substituio dos equipamentos contra incndio tem que seguir uma rotina de verificao e ocorrer antes do final da vida til prevista para os mesmos; o rgo ou entidade tem que prever instalaes adequadas de pra-raios, com procedimentos de manuteno peridica, seguindo a legislao e normas tcnicas j estabelecidas; a rea reservada instalao do SIGAD dever ser compartimentada, com o objetivo de controlar o acesso s informaes; as salas de computadores servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle eletrnico de acesso; para acesso a reas de segurana, identificaes e credenciais de segurana tm que estar de acordo com as atribuies individuais e com as regras de segurana do rgo ou entidade.

6.5

Armazenamento

As consideraes e as aes relativas ao armazenamento dos documentos arquivsticos convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinao. Documentos de valor permanente, independente do formato, requerem um armazenamento criterioso desde o momento da sua criao para garantir sua preservao de longo prazo. Num cenrio hbrido, isto , que envolve ao mesmo tempo documentos arquivsticos convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente s necessidades desses dois tipos de documentos.

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As condies de armazenamento devem levar em conta o volume e as propriedades fsicas dos documentos. Devem ser projetadas considerando tambm a proteo contra acesso no autorizado e perdas por destruio, furto e sinistro. No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e entidades devem dispor de polticas e diretrizes para converso ou migrao desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilizao. Os procedimentos de converso e migrao devem detalhar as mudanas ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos (ver seo 6.6, especificamente voltada Preservao). Os fatores importantes na seleo das opes de armazenamento so: volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se avaliar a capacidade de armazenamento, isto , reas de depsito, tipos e quantidade de estante e, no caso de documentos digitais, capacidade dos dispositivos de armazenamento; segurana dos documentos: as instalaes de armazenamento (depsitos, arquivos, computadores) devero prever limitao de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das reas de armazenamento e sistemas de deteco de entradas no autorizadas. O depsito deve estar localizado em rea que no seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (ver seo 6.4, Segurana cpias de segurana e segurana da infra-estrutura); caractersticas fsicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciaro na adequao das condies de armazenamento. Nesse sentido, devero ser adotados procedimentos - como o controle e verificao do tempo de vida til e da estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos documentos. importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e quantidade de documentos. As reas de depsito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de nveis de umidade, proteo contra sinistro, contaminao (tal como istopos radioativos, toxinas e mofo) e infestao de insetos ou microorganismos. Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte, isto , transferir as informaes contidas num suporte para outro. Essa tcnica conhecida por rejuvenescimento (refreshing). freqncia de uso: o uso mais ou menos freqente dos documentos deve ser levado em conta na seleo das opes de armazenamento. No caso dos documentos convencionais, as opes envolvero acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre outros) e localizao dos depsitos (prximos ou distantes da rea de trabalho). J em relao aos documentos digitais, as opes podem envolver armazenamento on-line (acesso imediato) ou off-line nas chamadas mdias removveis de armazenamento (disco ptico, fita magntica e outros) em diferentes graus de disponibilidade e velocidade. custo relativo das opes de armazenamento dos documentos: alm do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado os dos equipamentos para sua manipulao e de software de controle. Pelo previsvel alto volume de custo, pode ser considerada a opo de terceirizao do armazenamento. Nesse caso, porm, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custdia, restries de acesso e capacidade tecnolgica. Recursos como o uso de criptografia, podem impedir acessos no autorizados. Do mesmo modo, a

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utilizao de checksum23 permite rastrear eventuais comprometimentos de contedo. Os documentos digitais so armazenados em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e pticos. interessante notar que do ponto de vista tecnolgico, distinguem-se trs tipos de memria, em ordem decrescente de preo e velocidade de acesso: Memria primria Memria secundria Memria terciria A memria primria de funcionamento essencial, necessria a qualquer sistema computacional. nela que o software e os dados so armazenados durante a execuo. Representantes tpicas dessa classe so as memrias RAM (Random Access Memory). So memrias extremamente rpidas. Seu contedo de natureza dinmica, voltil, permanecendo registrado apenas durante a execuo do software. A memria secundria apresenta volume maior de armazenamento que a primria, sendo por outro lado mais lenta. No voltil. So exemplos os discos rgidos magnticos (hard disk HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem, atravs do uso de disk arrays, obter-se maior desempenho e confiabilidade do que seria conseguido com discos isolados. A memria terciria compreende fitas magnticas, discos pticos e outros. Usos tpicos incluem armazenamento do acervo digital e cpias de segurana. Outra nomenclatura corrente para essa classe de memria "mdias de armazenamento". A memria terciria tem caracterstica no voltil na preservao de dados. Seu preo unitrio to pequeno que requisitos de confiabilidade devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuzo da perda de dados superior ao preo das mdias que fisicamente os contm. As memrias secundria e terciria so adequadas para armazenamento.

6.6

Preservao

Os documentos arquivsticos tm que se manter acessveis e utilizveis por todo o tempo que se fizer necessrio, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo. Devero ser asseguradas as caractersticas dos documentos tais como autenticidade e acessibilidade - pela adoo de estratgias institucionais e tcnicas pr-ativas de criao e de preservao, que garantam a sua perenidade. Essas estratgias so estabelecidas por uma poltica de preservao. Tradicionalmente a preservao de documentos arquivsticos se concentra na obteno da estabilidade do suporte da informao. Nos documentos convencionais, o contedo e o suporte esto intrinsecamente ligados, dessa forma a manuteno do suporte garante a preservao do documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do acesso, que pode implicar na mudana de suporte e formatos, bem como na atualizao do ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem essas intervenes peridicas.

23

Valor calculado a partir dos dados para verificar que no houve alterao.

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39

As estratgias de preservao para os documentos arquivsticos devem ser selecionadas com base na sua capacidade de manter as caractersticas dos documentos e na avaliao custo-benefcio. Podem incluir monitoramento e controle ambiental, restries de acesso, cuidados no seu manuseio direto e obteno de suportes e materiais mais durveis (papel, tinta, disco ptico, fita magntica, etc). No caso especfico dos documentos digitais, essas estratgias incluem a preveno da obsolescncia tecnolgica e de danos fsicos ao suporte, por meio de procedimentos de migrao como rejuvenescimento (refreshing) e converso24. Outras tcnicas utilizadas na preservao de documentos digitais so: emulao, encapsulamento e preservao da tecnologia. A adoo de formatos digitais abertos se configura adicionalmente como medida de preservao recomendvel e necessria. Qualquer que seja a estratgia de preservao adotada, h que se documentar os procedimentos e as estruturas de metadados. O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponveis outros procedimentos para preservar documentos digitais por longos perodos. As estratgias de preservao de documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaborao do projeto desse sistema. S assim ser possvel garantir o uso e acesso aos documentos digitais durante todo o perodo previsto para sua guarda.

INSTRUMENTOS DOCUMENTOS

UTILIZADOS

NA

GESTO

ARQUIVSTICA

DE

necessrio o desenvolvimento de uma srie de instrumentos para apoiar os procedimentos e operaes tcnicas de gesto arquivstica de documentos. Instrumentos principais: plano de classificao, codificado ou no, baseado nas funes e atividades do rgo ou entidade; Tabela de temporalidade e destinao; Manual de gesto arquivstica de documentos; Esquema de classificao referente segurana e ao acesso aos documentos. Instrumentos adicionais: glossrio vocabulrio controlado tesauro Outros instrumentos que no so especficos da gesto arquivstica de documentos, mas que podem apoiar as operaes de gesto: relatrio de anlise do contexto jurdico-administrativo do rgo ou entidade; relatrio de riscos que envolvem as atividades desenvolvidas pelo rgo ou entidade;

24

Ver Glossrio.

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plano de contingncia e plano de preveno contra desastres; estrutura organizacional e delegao de competncias do rgo ou entidade; registro dos funcionrios e das permisses de acesso aos sistemas do rgo ou entidade.

7.1

Plano de Classificao e Cdigo de Classificao

Um plano de classificao um esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido25. A estruturao de um plano de classificao pode ser facilitada pela utilizao de cdigos (numricos ou alfanumricos) para designar as classes, constituindo um cdigo de classificao. O Cdigo de Classificao de Documentos um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo ou entidade no exerccio de suas funes e atividades. A classificao utilizada para agrupar os documentos a fim de contextualiz-los, agilizar sua recuperao e facilitar tanto as tarefas de destinao (eliminao ou recolhimento dos documentos) como de acesso. O nmero de nveis de classificao varia de acordo com o rgo ou entidade e envolve os seguintes fatores: natureza das atividades desenvolvidas; tamanho do rgo ou entidade; complexidade da estrutura organizacional; tecnologia utilizada.

7.2

Tabela de temporalidade e destinao

A tabela de temporalidade e destinao um instrumento arquivstico que determina prazos de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. A elaborao da tabela de temporalidade e destinao dever envolver a autoridade administrativa, o arquivista ou o responsvel pela guarda de documentos, os profissionais das reas jurdicas e financeiras, alm de profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliao e quaisquer outros que se faam necessrios. No setor pblico, a aplicao da tabela de temporalidade e destinao dever estar condicionada sua aprovao pela instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia. A tabela de temporalidade e destinao dever contemplar as atividades-meio e as atividades-fim. Sua estrutura bsica deve apresentar os seguintes itens:

25

Cf. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, 2005, p. 132.

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identificador de classe; prazos de guarda nas fases corrente e intermediria; destinao final (eliminao ou guarda permanente); observaes necessrias sua aplicao. Deve-se elaborar um ndice alfabtico para agilizar a localizao dos assuntos no plano ou cdigo e na tabela. A definio dos prazos de guarda no sistema de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou entidade tem por finalidade: conservar os documentos necessrios ao cumprimento de obrigaes legais e de prestao de contas; conservar os documentos importantes para a memria corporativa; eliminar os documentos que no so mais necessrios; atender s necessidades e interesses de pessoas ou instituies externas ao rgo ou entidade por meio das seguintes aes: o identificao dos interesses legtimos de terceiros na preservao dos documentos arquivsticos. Os interessados podem ser pessoas e organizaes afetadas pelas aes ou decises do rgo ou entidade ou que precisam dos seus documentos arquivsticos para cumprir funes como auditores, entidades investigativas, autoridades arquivsticas ou pesquisadores; identificao e avaliao dos ganhos legais, financeiros, polticos, sociais e outros que o rgo ou entidade possa ter na preservao dos documentos arquivsticos para servir aos interesses da pesquisa e da sociedade como um todo; cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivstica, na sua esfera de competncia.

O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, podendo, ento, ser transferido para depsitos em outro local, embora disposio do rgo produtor.

7.3

Manual de Gesto Arquivstica de Documentos

O rgo ou entidade deve elaborar um manual com o objetivo de estabelecer procedimentos regulares no tocante produo, tramitao, arquivamento e destinao dos documentos arquivsticos, de acordo com as normas e legislao vigentes. Esse manual deve contemplar todos os tipos de documentos necessrios conduo das atividades do rgo ou entidade, independente do suporte, incluindo atividades-meio e finalsticas. O manual pode compreender os seguintes pontos:

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definio e identificao de todos os documentos arquivsticos produzidos, incluindo a distino dos documentos no arquivsticos, como documentos pessoais, cpias extras, publicaes, entre outros; classificao dos documentos de acordo com a atividade desenvolvida; classificao dos documentos quanto segurana, sigilo e sua desclassificao; estabelecimento da forma documental no que diz respeito a logomarca, ttulo, numerao, local, data, origem, destinatrio, assunto, anexos, normas de redao, formas de tratamento, assinatura, regras de digitao, rubrica, autenticao (selo, carimbo, carimbo de tempo, assinatura digital) etc; procedimentos para captura, registro, autuao, recebimento, distribuio, expedio e reproduo dos documentos; tramitao,

procedimentos para a implementao do plano de classificao, da tabela de temporalidade e destinao e da destinao dos documentos.

7.4

Esquema de classificao de acesso e segurana

O esquema de classificao de acesso e segurana a definio das categorias de usurios e as permisses de acesso e uso do sistema de gesto arquivstica de documentos para criao, leitura, atualizao e eliminao dos documentos. O rgo ou entidade deve controlar quem est autorizado a ter acesso aos documentos arquivsticos e em que circunstncias este permitido, dado que os documentos podem conter informao pessoal, comercial ou operacionalmente sensvel. igualmente necessrio aplicar as restries de acesso a usurios externos, de acordo com a legislao vigente.

7.5

Glossrio

Um glossrio um vocabulrio afeito a uma rea especfica do conhecimento, que envolve definies conceituais, dispostas em ordem alfabtica. Num glossrio os termos no guardam relaes entre si. Um glossrio pode estar anexo ao plano de classificao e tabela de temporalidade e destinao, bem como ao manual de gesto.

7.6

Vocabulrio controlado e Tesauro

A indexao dos documentos pode ser limitada terminologia estabelecida no plano de classificao ou a outros controles adequados complexidade dos documentos do rgo ou entidade, como tesauro ou vocabulrio controlado. Vocabulrio controlado um conjunto normalizado de termos que serve indexao e a recuperao da informao. Permite controlar a terminologia utilizada na indexao, estabelecendo os termos aceitos pelo rgo ou entidade e controlando o uso de sinnimos, homnimos, abreviaturas e acrnimos. O significado dos termos no definido, mas apenas algumas relaes entre eles, como, por exemplo, relao entre sinnimos.

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Um tesauro uma lista controlada de termos ligados por meio de relaes semnticas, hierrquicas, associativas ou de equivalncia, que cobre uma rea especfica do conhecimento. Em um tesauro o significado do termo e as relaes hierrquicas com outros termos so explicitados.

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Parte II

Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos (SIGAD)

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45

Aspectos de funcionalidade
1 ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS: CLASSIFICAO E MANUTENO DOS DOCUMENTOS PLANO DE

A organizao dos documentos arquivsticos feita com base num plano ou cdigo de classificao. Tal instrumento se constitui no ncleo central de qualquer SIGAD. Por meio dele se estabelece a hierarquia e a relao orgnica dos documentos devidamente demonstradas na forma pela qual tais documentos so organizados em unidades de arquivamento26. Os documentos produzidos ou recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou entidade so acumulados em unidades de arquivamento e organizados de forma hierrquica em classes27 de acordo com um plano de classificao28. Como no h necessariamente agrupamento fsico dos documentos digitais, os mesmos so agrupados em unidades lgicas de arquivamento por meio de metadados como, por exemplo, nmero identificador, ttulo, cdigo. As atividades de gesto de documentos, como o controle da temporalidade e destinao dos documentos, so feitas com base nas unidades de arquivamento. Desta forma, no momento do arquivamento os documentos devem ser inseridos em uma unidade de arquivamento, que est subordinada hierarquicamente ao plano de classificao. O diagrama a seguir exemplifica esta organizao hierrquica dos documentos.

26

Unidade de arquivamento o documento tomado por base para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao. Uma unidade de arquivamento pode ser um dossi, um processo ou ainda uma pasta onde esto reunidos documentos sob o mesmo cdigo de classificao, como por exemplo, as folhas de ponto de um determinado ano, relatrios de atividades relativos a um determinado perodo ou atas de reunio.
27

Daqui por diante, nesta seo, o termo classe dever ser entendido como termo genrico que inclui os demais nveis do plano de classificao, isto , subclasse, grupo e subgrupo.
28

A Resoluo do CONARQ n 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de classificao e tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades finalsticas.

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46

Diagrama de organizao dos documentos

CLASSE

CLASSE

CLASSE

CLASSE

SUBCLASSE

SUBCLASSE

SUBCLASSE

SUBCLASSE

GRUPO

GRUPO

SUBGRUPO

Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento

Item documental

Item documental

Item documental

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47

1.1

Configurao e Administrao do Plano de Classificao no SIGAD

Os requisitos desta seo referem-se s funcionalidades do sistema para apoiar a configurao do plano de classificao dentro do SIGAD, ou seja, como desenhar um plano de classificao em um SIGAD.

Referncia

Requisito

Obrig29

1.1.1

1.1.2

1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6

1.1.7

1.1.8

1.1.9

Um SIGAD tem que incluir e ser compatvel com o plano de classificao do rgo ou entidade. O plano de classificao dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislao e ser aprovado pela instituio arquivstica na especfica esfera de competncia. Um SIGAD tem que garantir a criao de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos nveis do plano de classificao de acordo com o mtodo de codificao adotado. Por exemplo, quando se adotar o mtodo decimal para codificao, cada classe poder ter at no mximo dez subordinaes e assim sucessivamente. Um SIGAD tem que permitir a usurios autorizados acrescentar novas classes sempre que se fizer necessrio. Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado. Um SIGAD tem que registrar a mudana de nome de uma classe j existente no respectivo metadado. Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, incluindo as subclasses, grupo, subgrupos e os documentos ali classificados, para um outro ponto do plano de classificao. Nesse caso, necessrio fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificao. Um SIGAD deve permitir que usurios autorizados tornem inativa uma classe onde no sero mais classificados documentos. Um SIGAD tem que permitir que um usurio autorizado apague uma classe inativa. S pode ser apagada uma classe que no tenha documentos ali classificados. Um SIGAD tem que impedir a eliminao de uma classe que tenha documentos ali classificados. Essa eliminao poder ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido reclassificados.

O O O O

AD

29

O campo obrigatoriedade na tabela apresenta a seguinte classificao: O obrigatrio AD altamente desejvel F - facultativo

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48

Referncia

Requisito

Obrig29

1.1.10

1.1.11

1.1.12

Um SIGAD tem que permitir a associao de metadados s classes, conforme estabelecido no padro de metadados, e deve restringir a incluso e alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuio de identificadores a classes do plano de classificao, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicao: atribuio de um cdigo numrico ou alfanumrico; atribuio de um termo que identifique cada classe. Um SIGAD deve prever um atributo associado s classes para registrar a permisso de uso daquela classe para classificar um documento. Em algumas classes no permitido incluir documentos, nesses casos os documentos devem ser classificados apenas nos nveis subordinados. Por exemplo, no cdigo de classificao previsto na Resoluo do CONARQ n 14: No permitido classificar documentos no grupo 021 (ADMINISTRAO GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO E SELEO). Os documentos de recrutamento e seleo devem ser classificados nos subgrupos 021.1 (ADMINISTRAO
GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO E SELEO:CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS) e 021.2 (ADMINISTRAO GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO E SELEO:EXAMES DE SELEO).

AD

1.1.13

1.1.14

1.1.15 1.1.16

Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe. Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente quela classe. Por exemplo: MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL PERMANENTE:COMPRA MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL DE CONSUMO:COMPRA Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam nicos no plano de classificao. Um SIGAD pode prever a pesquisa e navegao na estrutura do plano de classificao por meio de uma interface grfica. Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar total ou parcialmente um plano de classificao. Ver item 12 - Interoperabilidade

F AD

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49

Referncia

Requisito

Obrig29

1.1.17

Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios para apoiar a gesto do plano de classificao, incluindo a capacidade de: gerar relatrio completo do plano de classificao; gerar relatrio parcial do plano de classificao a partir de um ponto determinado na hierarquia; gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificao; gerar relatrio de documentos classificados por unidade administrativa. Um SIGAD deve possibilitar consulta ao plano de classificao a partir de qualquer atributo ou combinao de atributos e gerar relatrio com os resultados obtidos

1.1.18

AD

1.2

Classificao e metadados das unidades de arquivamento

Os requisitos desta seo referem-se formao e classificao e reclassificao das unidades de arquivamento (dossis/processos e pastas) e associao de metadados.
Referncia Requisito Obrig

1.2.1

1.2.2 1.2.3

1.2.4

1.2.5 1.2.6

1.2.7

1.2.8

Um SIGAD tem que permitir a classificao das unidades de arquivamento somente nas classes autorizadas. Ver requisito 1.1.12 Um SIGAD tem que permitir a classificao de um nmero ilimitado de unidades de arquivamento dentro de uma classe. Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identificar uma unidade de arquivamento, tal como especificado no item 1.1.13. Um SIGAD tem que permitir a associao de metadados s unidades de arquivamento e deve restringir a incluso e alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de arquivamento conforme estabelecido no padro de metadados. Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de arquivamento herde da classe em que foi classificada, determinados metadados pr-definidos. Exemplos desta herana so: temporalidade prevista e restrio de acesso. Um SIGAD deve relacionar os metadados herdados de forma que uma alterao no metadado de uma classe seja automaticamente incorporada unidade de arquivamento que herdou esse metadado. Um SIGAD pode permitir a alterao conjunta de um determinado metadado em um grupo de unidades de arquivamento previamente selecionado.

O O

O O

AD

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50

Referncia

Requisito

Obrig

1.2.9

1.2.10

1.2.11

1.2.12

Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus respectivos volumes e/ou documentos sejam reclassificados por um usurio autorizado, e tem que permitir que todos os documentos j inseridos permaneam na(s) unidade(s) de arquivamento e volume(s) que esto sendo transferidos, mantendo a relao entre os documentos, volumes e unidades de arquivamento. Quando uma unidade de arquivamento ou documento reclassificado, um SIGAD deve manter registro de suas posies anteriores reclassificao, de forma a manter um histrico. Quando uma unidade de arquivamento ou documento reclassificado, um SIGAD deve permitir que o administrador introduza as razes para a reclassificao. Um SIGAD pode permitir que os usurios criem referncias cruzadas para unidades de arquivamento afins.

AD

AD

1.3

Gerenciamento dos dossis/processos

Os requisitos desta seo referem-se ao gerenciamento dos documentos arquivsticos no que diz respeito a controles de abertura e encerramento de dossis/processos e seus respectivos volumes e incluso de novos documentos nesses dossis/processos e respectivos volumes ou em pastas virtuais.

Referncia

Requisito

Obrig

1.3.1

1.3.2

1.3.3 1.3.4

1.3.5

Um SIGAD tem que registrar nos metadados a data de abertura e de encerramento do dossi/processo. Essa data pode se constituir em parmetro para aplicao dos prazos de guarda e destinao do dossi/processo. Um SIGAD tem que permitir que um dossi/processo seja encerrado atravs de procedimentos regulamentares e somente por usurios autorizados. Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossis/processos j encerrados por usurios autorizados. Um SIGAD tem que impedir o acrscimo de novos documentos a dossis/processos j encerrados. Dossis/processos encerrados devero ser reabertos para receber novos documentos. Um SIGAD deve ser capaz de registrar mltiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de um dossi/processo ou pasta, sem duplicao fsica desse documento. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou processo, o SIGAD dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital

O O

AD

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51

Referncia

Requisito

Obrig

1.3.6

1.3.7

Um SIGAD tem que impedir a eliminao de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu contedo em todas as ocasies, a no ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinao de documentos; A eliminao ser devidamente registrada em trilha de auditoria. Um SIGAD tem que garantir a integridade da relao hierrquica entre classe, dossi/processo, volume e documento e entre classe, pasta e documento em todos os momentos, independentemente de atividades de manuteno, aes do usurio ou falha de componentes do sistema. Em hiptese alguma poder ocorrer uma situao em que qualquer ao do usurio ou falha do sistema d origem a uma inconsistncia na base de dados do SIGAD.

1.4

Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos

A formao e manuteno de processos no setor pblico apresentam regras especficas, que os diferenciam dos dossis, e que apiam a manuteno de sua autenticidade. O detalhamento dessas regras est previsto em normas e legislao especfica, que devero ser respeitadas pelo rgo ou entidade, de acordo com a sua esfera e mbito. Esta seo inclui requisitos especficos para a gesto dos processos, que so aplicveis se o SIGAD capturar esse tipo de documento.

Referncia

Requisito

Obrig

1.4.1

1.4.2 1.4.3

1.4.4

Um SIGAD tem que prever a formao/autuao de processos30, por usurio autorizado conforme estabelecido em legislao especfica. Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa de existncia de processo relativo mesma ao/interessado. Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numerao seqencial sem falhas, no se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numerao. Um SIGAD tem que controlar a renumerao dos documentos integrantes de um processo digital. Este requisito tem por objetivo impedir a excluso no autorizada de documentos de um processo. Casos especiais que autorizem a renumerao devem obedecer legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia.

AD O

30

Ver Glossrio.

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52

Referncia

Requisito

Obrig

1.4.5

1.4.6

1.4.7

1.4.8

1.4.9 1.4.10

Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislao especfica na devida esfera e no mbito de competncia. A juntada pode ser por anexao31 ou por apensao32. Este procedimento dever ser registrado nos metadados do processo. Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensao de processos segundo a legislao especfica na devida esfera e no mbito de competncia. Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do processo. Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um processo, segundo norma especfica na devida esfera e no mbito de competncia. Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do processo. Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um processo segundo norma especfica na devida esfera e no mbito de competncia. Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do processo. Um SIGAD tem que prever o encerramento33 dos processos incluindo seus volumes e seus metadados. Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativao dos processos por usurio autorizado obedecendo procedimentos legais e administrativos. Para manter a integridade do processo somente o ltimo volume receber novos documentos ou peas.

O O

1.5

Volumes: abertura, encerramento e metadados

Em alguns casos os dossis/processos so compartimentados em volumes ou partes, de acordo com normas e instrues estabelecidas. Essa diviso no est baseada no contedo intelectual dos dossis/processos, mas em outros critrios, como a dimenso, o nmero de documentos, perodos de tempo etc. Essa prtica tem como objetivo facilitar o gerenciamento fsico dos dossis/processos.

31

Juntada por anexao a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processos ou documentos a um outro processo considerado principal, desde que pertencentes ao um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
32

Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, mantendo cada um a sua numerao especfica, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matria semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
33

Na Administrao Pblica Federal o processo arquivado; o que se encerra a ao.

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53

Os requisitos desta dossis/processos.

seo

referem-se

utilizao

de

volumes

para

subdividir

Referncia

Requisito

Obrig

1.5.1

1.5.2

1.5.3

1.5.4 1.5.5

1.5.6

1.5.7

1.5.8

1.5.9

Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir dossis/processos, fazendo distino entre dossis/processos e volumes. Um SIGAD deve permitir a associao de metadados aos volumes e deve restringir a incluso e a alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Um SIGAD tem que permitir que um volume herde automaticamente do dossi/processo ao qual pertence, determinados metadados pr-definidos, como por exemplo, procedncia, classes e temporalidade. Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes a qualquer dossi/processo que no esteja encerrado. Um SIGAD deve permitir o registro de metadados correspondentes as datas de abertura e de encerramento de volumes. Um SIGAD tem que assegurar que um volume somente conter documentos. No permitido que um volume contenha outro volume ou um outro dossi/processo. Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado atravs de procedimentos regulamentares e somente por usurios autorizados. Um SIGAD tem que assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automaticamente encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto, todos os outros volumes existentes nesse dossi/processo tm que estar fechados. Um SIGAD tem que impedir a reabertura de um volume j encerrado para acrscimo de documentos.

AD

AD

O AD

1.6

Gerenciamento de documento convencionais, hbridos

processos/dossis

arquivsticos

O arquivo de uma organizao pode conter documentos ou dossis/processos digitais e convencionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossis/processos convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classificao usado para os digitais e deve ainda possibilitar a gesto de documentos ou dossis/processos hbridos. Os documentos ou dossis/processos hbridos so formados por uma parte digital e uma parte convencional.

Referncia

Requisito

Obrig

1.6.1

Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossis/processos convencionais e gerenci-los da mesma forma que os digitais. Para conceito de captura veja item 3.

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54

Referncia

Requisito

Obrig

1.6.2

1.6.3

1.6.4

1.6.5

1.6.6

1.6.7

1.6.8

1.6.9

Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de dossis/processos hbridos, associando-as com o mesmo nmero identificador atribudo pelo sistema e ttulo, alm de indicar que se trata de um documento arquivstico hbrido. Um SIGAD tem que permitir que um conjunto especfico de metadados seja configurado para os documentos ou dossis/processos convencionais e tem que incluir informaes sobre o local de arquivamento. Um SIGAD tem que ter mecanismos para acompanhar a movimentao do documento arquivstico convencional de forma que se evidencie ao usurio a localizao atual do documento. Um SIGAD deve ser capaz de oferecer ao usurio funcionalidades para solicitar ou reservar a consulta a um documento arquivstico convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual desse documento ou para o administrador. Um SIGAD pode incluir mecanismos de impresso e reconhecimento de cdigos de barra para automatizar a introduo de dados e acompanhar as movimentaes de documentos ou dossis/processos convencionais. Um SIGAD tem que assegurar que a recuperao de um documento ou dossi/processo hbrido permita igualmente a recuperao dos metadados tanto da parte digital como da parte convencional. Sempre que os documentos ou dossis/processos hbridos estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, um SIGAD deve garantir que a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a mesma classificao de sigilo. Um SIGAD tem que poder registrar na trilha de auditoria todas as alteraes efetuadas nos metadados dos documentos ou dossis/processos convencionais e hbridos.

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55

TRAMITAO E FLUXO DE TRABALHO

Os requisitos desta seo tratam apenas dos casos em que um SIGAD inclui recursos de automao de fluxo de trabalho (workflow)34. Abrangem funes para controle do fluxo de trabalho e atribuio de metadados para registro da tramitao dos documentos incluindo o status do documento (minuta, original ou cpia). Os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender: tramitao de um documento antes do seu registro/captura; tramitao posterior ao seu registro/captura; As tecnologias de fluxo de trabalho transferem objetos digitais entre participantes sob o controle automatizado de um programa. So geralmente usadas para: gesto de processos ou de tarefas, tais como registro e destinao de documentos e dossis/processos; verificao e aprovao de documentos ou dossis/processos antes do registro; encaminhamento de documentos ou dossis/processos de forma controlada, de um usurio para outro , com a identificao das aes a serem realizadas tais como: verificar documento, aprovar nova verso; comunicao aos usurios sobre a disponibilidade de um documento arquivstico; distribuio de documentos ou dossis/processos; publicao de documentos ou dossis/processos na web.

Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivduo especfico, um grupo de trabalho ou mesmo um software. Um participante o responsvel pela realizao de uma tarefa estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. No caso do participante ser um indivduo, a tarefa direcionada para um usurio com uma identificao especfica. No caso do participante ser um grupo de trabalho, a tarefa direcionada para o grupo (formado por vrios usurios, cada um com sua identificao no sistema). A tarefa tem que ser distribuda entre os usurios do grupo e aps, ser cumprida por um membro do grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante um software, a tarefa direcionada uma funo de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o documento ao fluxo previsto.

2.1
2.1.1

Controle do fluxo de trabalho


Requisito Obrig

Referncia

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer os passos necessrios para o cumprimento de trmites preestabelecidos ou ad hoc. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento ou dossi/processo, de um participante para outro, a fim de serem objeto de aes.

34

Ver Glossrio.

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56

Referncia

Requisito

Obrig

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.1.5

2.1.6

2.1.7 2.1.8

2.1.9

2.1.10

2.1.11

2.1.12

Um SIGAD tem que ter capacidade, sem limitaes, de estabelecer o nmero necessrio de trmites nos fluxos de trabalho. O fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma funo para avisar a um participante do fluxo que um documento lhe foi enviado, especificando a ao necessria. O fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso do correio eletrnico para que um usurio possa informar a outros usurios sobre documentos que requeiram sua ateno. Esse requisito requer a integrao com um sistema de correio eletrnico existente. O recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que fluxos de trabalho pr-programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usurio autorizado. O Administrador deve poder autorizar usurios individuais a redistribuir tarefas ou aes presentes em um fluxo de trabalho a um usurio ou grupo diferentes daquele previsto. Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio, devido ao seu contedo ou no caso do usurio responsvel se encontrar em licena. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar na trilha de auditoria todas as alteraes ocorridas nesse fluxo. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitao de um documento a fim de que os usurios possam conhecer a situao de cada um no processo. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo Administrador. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve ter a capacidade de deixar que os usurios visualizem a fila de espera de trabalho a eles destinado e que selecionem os itens a trabalhar. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usurio ou os dados do sistema. Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condio determinada por um deles. Por exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante ou a um outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a definio do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer um histrico de movimentao dos documentos. O histrico de movimentao corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada e sada; nomes de responsveis; titulo do documento, providncias etc.

AD

AD

O O

AD

AD

AD

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57

Referncia

Requisito

Obrig

2.1.13

2.1.14

2.1.15

2.1.16 2.1.17

2.1.18

2.1.19

2.1.20

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD pode permitir que usurios autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro trabalho. O fluxo s prosseguir com a autorizao do usurio. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir processamento condicional, isto , permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga automaticamente quando este recebido. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve poder associar limites de tempo a trmites e/ou procedimentos individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com tais limites. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que reconhecer indivduos e grupos de trabalho como participantes. Sempre que o participante for um grupo de trabalho, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma de distribuio dos documentos entre os membros do grupo. Essa distribuio pode ser: de acordo com uma seqncia circular predefinida, o SIGAD envia o prximo documento independentemente da concluso da tarefa anterior; ou medida que cada membro conclui a tarefa, o SIGAD lhe envia o prximo documento da fila do grupo. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir que a captura de documentos desencadeie automaticamente fluxos de trabalho. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer meios de elaborao de relatrios completos para permitir que gestores monitorem a tramitao dos documentos e o desempenho dos participantes. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitao de um documento em seus metadados. Os metadados referentes tramitao devem registrar data e hora de envio e de recebimento e identificao do usurio. Um SIGAD deve manter verses dos fluxos alterados e estabelecer vnculos entre os documentos j processados ou em processamento nos fluxos alterados O SIGAD deve assegurar que qualquer modificao nos atributos dos fluxos, como extino ou ampliao do nmero de pessoas ou extino de autorizao, leve em conta os documentos vinculados.

AD

O AD

AD

2.1.21

AD

2.1.22

AD

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58

2.2

Controle de verses e do status do documento

Um SIGAD tem que ser capaz de, por meio do seu recurso de fluxo de trabalho, estabelecer o status do documento, isto , se trata de minuta, original ou cpia. No caso dos documentos digitais, esse status estabelecido de acordo com a rota do documento no SIGAD. Assim, por exemplo: um documento criado no espao individual ou do grupo mas no transmitido, uma minuta; um documento transmitido do espao individual ou do grupo para o espao gerencial, onde no poder mais ser alterado, e da para fora da instituio, ser sempre recebido como um original e armazenado no espao de origem (individual, do grupo ou gerencial) como uma ltima minuta. Isso porque a transmisso acrescenta metadados ao documento (como data e hora da transmisso) que o tornam mais completo; um documento que enviado do espao individual para o do grupo para fins de comentrios uma minuta, que dever ter seu nmero de verses devidamente controlado; quando um usurio autorizado recupera um documento do espao gerencial e o armazena em seu espao, ele cria uma cpia. O mesmo acontece quando o usurio reencaminha um documento para um outro usurio.

Referncia

Requisito

Obrig

2.2.1

2.2.2 2.2.3 2.2.4

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve ser capaz de registrar o status de transmisso do documento, ou seja, se minuta, original ou cpia. Um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas verses de um documento que est sendo tramitado. Um SIGAD tem que ser capaz de associar e relacionar as diversas verses de um documento. Um SIGAD tem que manter o identificador nico do documento e o controle de verses deve ser registrado em metadados especficos.

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59

CAPTURA

A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico ao incorpor-lo num SIGAD por meio das seguintes aes: registro, classificao, indexao, atribuio de metadados e arquivamento. Dentre essas aes, o arquivamento envolve procedimentos diferentes no que diz respeito aos documentos digitais e convencionais. Enquanto os primeiros so arquivados dentro do SIGAD, os convencionais seguem a forma tradicional, isto , pastas ou equivalentes, sendo referenciados no SIGAD. No caso de um documento convencional ser acompanhado de anexos digitais armazenados em mdia mvel (disquete, discos pticos ou ptico-magnticos, fitas magnticas etc), esses anexos podero tanto ser mantidos no SIGAD como nas referidas mdias. A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas: captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato especficos (.doc, .pdf, .rtf): o registro inicial feito pelo usurio ao capturar o documento para o SIGAD; captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de forma integrada ao SIGAD: o registro e a anexao ao sistema de gesto podem ser automticos, complementados pelo usurio do SIGAD; captura em lote: incluso no sistema de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de outro SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas dirias, dossis, processos.

3.1
3.1.1

Captura: procedimentos gerais


Requisito Obrig

Referncia

3.1.2

3.1.3

3.1.4

A captura tem que garantir a execuo das seguintes funes: registrar e gerenciar todos os documentos convencionais; registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independente do contexto tecnolgico; classificar todos os documentos de acordo com o plano ou cdigo de classificao; controlar e validar a introduo de metadados. Um SIGAD tem que ser capaz de capturar documentos digitais das seguintes formas: captura de documentos produzidos dentro do SIGAD; captura de documento individual produzido em arquivo digital fora do SIGAD; captura de documento individual produzido em workflow ou outros sistemas integrado ao SIGAD; captura de documentos em lote. Um SIGAD pode automatizar a produo de documentos por meio da exibio de formulrios e modelos pr-definidos pelo programa de gesto arquivstica de documentos. Um SIGAD tem que aceitar o contedo do documento, bem como as informaes que definem sua aparncia, mantendo as associaes entre os vrios objetos digitais que compem o documento, isto , anexos e links de hipertexto.

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60

Referncia

Requisito

Obrig

3.1.5

Um SIGAD tem que permitir a insero de todos os metadados, obrigatrios e optativos, definidos na sua configurao e garantir que se mantenham associados ao documento. Os metadados obrigatrios so: nome do arquivo digital; nmero identificador atribudo pelo sistema; data de produo; data e hora de transmisso e recebimento; data e hora da captura; ttulo ou descrio abreviada35; classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao; prazos de guarda; autor (pessoa fsica ou jurdica)36; escritor (se diferente do autor)37; originador38; destinatrio (com seu cargo); nome do setor responsvel pela execuo da ao contida no documento; indicao de anotao; indicao de anexos; restrio de acesso; registro das migraes e data em que ocorreram. Os metadados opcionais se referem a informaes mais detalhadas sobre o documento, tais como: espcie / tipo / gnero documental; indicao de verso; associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao; formato e software (nome e verso) sob o qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado; mscaras de formatao (template) necessrias para interpretar a estrutura do documento; assunto / descritor (diferentes do j estabelecido no cdigo de classificao); localizao fsica. e outros que se julgarem necessrios.

Palavra ou frase que nomeia uma unidade arquivstica. Pode ser formal, quando aparece explicitamente na unidade arquivstica que est sendo descrita, ou atribuda.
36

35

Nome da pessoa fsica ou jurdica (rgo ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento emitido.
37

Nome da pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para elaborar o contedo do documento.
38

Nome da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico no qual o documento gerado ou enviado.

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61

Referncia

Requisito

Obrig

3.1.6

3.1.7

3.1.8

3.1.9

3.1.10

3.1.11

3.1.12 3.1.13

3.1.14

Um SIGAD tem que prever a insero dos metadados obrigatrios, previstos em legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia, no momento da captura de processos. Um SIGAD tem que ser capaz de atribuir um nmero identificador a cada dossi/processo e documento capturado, que serve para identific-lo desde o momento da captura at sua destinao final dentro do SIGAD. O formato do nmero identificador atribudo pelo sistema deve ser definido no momento da configurao do SIGAD. O identificador pode ser numrico ou alfanumrico, ou pode incluir os identificadores encadeados das entidades superiores no ramo apropriado da hierarquia. Num SIGAD o nmero identificador atribudo pelo sistema tem que: ser gerado automaticamente, sendo vedada sua introduo manual e alterao posterior; ou ser atribudo pelo usurio e validado pelo sistema antes de ser aceito. Uma opo seria gerar o nmero identificador automaticamente, mas nesse caso, ocult-lo do usurio, permitindo a este introduzir uma seqncia no necessariamente nica como um identificador. O usurio empregaria essa seqncia como um identificador, mas o SIGAD a consideraria como metadado pesquisvel, definido pelo usurio. Um SIGAD tem que prever a adoo da numerao nica de processo e/ou documentos oficiais de acordo com a legislao especfica a fim de garantir a integridade do nmero atribudo ao processo e/ou documento na unidade protocolizadora de origem. Um SIGAD deve utilizar tesauro ou vocabulrio controlado para apoiar a atribuio do metadado assunto/descritor. No caso da Administrao Pblica Federal, deve ser utilizada a Lista de Assuntos de Governo, conforme orientao dos Padres de interoperabilidade do governo eletrnico (e-Ping). Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um documento sejam inseridos somente por usurios autorizados. Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um documento sejam alterados somente por administradores e usurios autorizados e devidamente registrados em trilhas de auditoria. Um SIGAD deve ser capaz de relacionar o mesmo documento digital (objeto digital) a mais de um dossi ou processo, sem duplicao fsica do mesmo. Por exemplo, uma lista de alunos aprovados em concurso de doutorado de uma determinada universidade estar associada ao dossi Concurso doutorado 2005 e aos diferentes dossis de cada aluno aprovado.

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O O

AD

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62

Referncia

Requisito

Obrig

3.1.15

3.1.16

3.1.17

3.1.18

3.1.19

3.1.20

Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi, o SIGAD dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital. Um SIGAD deve ser capaz de inserir automaticamente os metadados previstos no sistema para o maior nmero possvel de documentos, pois isso diminui as tarefas do usurio do sistema e garante maior rigor na insero dos metadados. Por exemplo, no caso de documentos com forma padronizada (formulrios, modelos de requerimentos, de memorandos etc) alguns metadados podem ser inseridos automaticamente, tais como: nmero identificador, ttulo, classificao, prazo de guarda. Um SIGAD tem que garantir a visualizao do registro de entrada do documento dentro do sistema com todos os metadados inseridos automaticamente e os demais a serem atribudos pelo usurio. Por exemplo, o sistema pode atribuir automaticamente o nmero identificador, a data de captura, o ttulo, o originador e requerer que o usurio preencha os demais metadados. Um SIGAD tem que garantir a insero de outros metadados aps a captura. Por exemplo, data e hora de alterao e mudana de suporte. Sempre que um documento tiver mais de uma verso, o SIGAD tem que permitir que os usurios selecionem pelo menos uma das seguintes aes: registrar todas as verses do documento como um s documento arquivstico; registrar uma nica verso do documento como um documento arquivstico; registrar cada uma das verses do documento, separadamente, como um documento arquivstico. Um SIGAD deve prestar assistncia aos usurios no que diz respeito classificao dos documentos, por meio de algumas ou de todas as aes que se seguem: tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do plano de classificao que diz respeito sua atividade; indicar as ltimas classificaes feitas pelo usurio; indicar dossis que contenham documentos de arquivo relacionados; indicar classificaes possveis a partir dos metadados j inseridos, como, por exemplo, o ttulo; indicar classificaes possveis a partir do contedo do documento. Um SIGAD deve permitir que um usurio transmita documentos a outro usurio para completar o processo de captura, no caso dos procedimentos dessa captura serem distribudos entre vrios usurios.

AD

AD

AD

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63

Referncia

Requisito

Obrig

3.1.21

3.1.22

No caso de documentos ou dossis/processos constitudos por mais de um objeto digital, o SIGAD tem que: tratar o documento como uma unidade indivisvel, assegurando a relao entre os objetos digitais; preservar a integridade do documento, mantendo a relao entre os objetos digitais; garantir a integridade do documento quando da recuperao, visualizao e gesto posteriores; gerenciar a destinao de todos os objetos digitais que compem o documento como uma unidade indivisvel. Um SIGAD tem que emitir um aviso caso o usurio tente registrar um documento que j tenha sido registrado no mesmo dossi/processo.

3.2

Captura em lote

Referncia

Requisito

Obrig

3.2.1

Um SIGAD tem que proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas. Esse procedimento tem que: permitir importao de transaes predefinidas de arquivos em lote; registrar automaticamente cada um dos documentos importados contidos no lote; permitir e controlar a edio do registro dos documentos importados; validar a integridade dos metadados. Exemplos de lote de documento podem ser: mensagens de correio eletrnico, correspondncia digitalizada por meio de escner, documentos provenientes de um departamento, de um grupo ou indivduo, transaes de aplicaes de um computador ou ainda documentos oriundos de um sistema de gesto de documentos.

3.3

Captura de mensagens de correio eletrnico

O correio eletrnico um sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrnicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. As caractersticas do correio eletrnico podem dificultar o seu gerenciamento. Assim, um SIGAD tem que permitir controles de gesto para: capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos; dotar os usurios da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente selecionados. Obs: este ltimo procedimento requer que os usurios avaliem a pertinncia e a importncia dos itens, bem como o risco de no os capturar.

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64

Referncia

Requisito

Obrig

3.3.1

3.3.2

3.3.3

Um SIGAD tem que permitir que, na fase de configurao, se opte por uma das seguintes operaes: capturar mensagens de correio eletrnico aps selecionar quais sero objeto de registro; ou capturar automaticamente todas as mensagens de correio eletrnico. Um SIGAD pode permitir que os usurios tratem e capturem as mensagens de chegada a partir do seu prprio sistema de correio eletrnico. O usurio deve poder tratar cada mensagem na caixa de entrada, a partir do seu sistema de correio eletrnico, como se segue: visualizar cada mensagem de correio e uma indicao dos respectivos anexos, caso esses existam; visualizar os contedos dos anexos utilizando um dispositivo para visualizao de documentos em diferentes formatos; registrar no SIGAD a mensagem de correio e respectivos anexos como um novo documento de arquivo; relacionar a mensagem e respectivos anexos a um documento existente no SIGAD. Um SIGAD deve assegurar a captura do nome e no somente do endereo do originador do correio eletrnico. Por exemplo, Lus Santos alm de lsa25@ab.br.

AD

3.4

Captura de documentos convencionais ou hbridos

O programa de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou entidade nico para documentos convencionais, digitais e hbridos. Assim, o SIGAD ter que capturar todos esses diferentes tipos de documentos. A captura do documento convencional ser realizada pelo SIGAD por meio das atividades de registro, classificao e indexao. O arquivamento ser feito da forma apropriada ao suporte, formato e tipo do documento.

Referncia

Requisito

Obrig

3.4.1 3.4.2

O SIGAD tem que poder capturar tambm os documentos convencionais e/ou hbridos. O SIGAD tem que acrescentar aos metadados dos documentos convencionais informaes sobre a sua localizao. Essa informao s ser acessada por usurios autorizados.

O O

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65

3.5

Formato de arquivo e estrutura39 dos documentos a serem capturados

Os rgos e entidades precisaro capturar uma gama diversificada de documentos com formatos de arquivo e estruturas diferentes. Os requisitos tcnicos para a captura variaro de acordo com a complexidade dos documentos. Em alguns ambientes no possvel identificar antecipadamente todas os formatos de arquivo e estruturas possveis dos documentos, j que alguns so recebidos de fontes externas. Documentos automodificveis Alguns documentos aparentam ter seus contedos alterados sem interveno do usurio. Um exemplo um modelo para elaborao de correspondncia cuja data colocada automaticamente pelo sistema e armazenada como um campo ou cdigo. Nesse caso, cada vez que o documento exibido, a data apresentada atualizada. Entretanto o documento lgico no se modifica, apenas a sua exibio (documento conceitual) que sofre alteraes conforme o software utilizado para visualiz-lo. Outros documentos podem conter um cdigo que os modifique realmente. o caso de uma folha de clculo com um macro sofisticado que a altera (por meio de software de aplicaes utilizado para visualizao) e, em seguida, guarda-a automaticamente. Os documentos automodificveis devem ser evitados. Caso isso no seja possvel, os documentos devem ser armazenados em formatos que desativem o cdigo automodificador ou visualizados por meio de software que no desencadeie a alterao. Por exemplo: uma planilha de clculo que contenha macros deve ser convertida para um formato estvel, como o PDF, antes de ser capturada para o SIGAD. Quando no for possvel converter os documentos automodificveis para formato estvel ou visualiz-los por meio de software que no desencadeie a alterao, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro das informaes relativas s funes automodificadoras nos metadados.

Referncia

Requisito

Obrig

3.5.1 3.5.2

Um SIGAD tem que possuir a capacidade de capturar documentos de diferentes formatos de arquivo e estruturas. Um SIGAD deve poder capturar, entre outros, os seguintes documentos: calendrios eletrnicos; informaes de outros aplicativos: contabilidade, folha de pagamento, desenho assistido por computador (CAD); documentos em papel digitalizados por meio de escner; documentos sonoros; videoclipes; diagramas e mapas digitais; dados estruturados (EDI); bases de dados; documentos multimdia. A lista de documentos, que um SIGAD tem que suportar, ir variar de rgo para rgo.

O AD

39

Estrutura dos documentos refere-se a um ou mais arquivos que compem o documento, conforme exemplificado no item 3.5.3.

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66

Referncia

Requisito

Obrig

3.5.3

3.5.4

3.5.5

Um SIGAD tem que capturar documentos que se apresentam com as seguintes estruturas: simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrnico, slides digitais, som. composta: mensagens de correio eletrnico com anexos, pginas web, publicaes eletrnicas, bases de dados. Um SIGAD deve permitir que um documento composto seja capturado de qualquer uma das duas formas seguintes: como um nico documento de arquivo composto; como uma srie de documentos de arquivo simples relacionados, um para cada componente do documento composto. O SIGAD tem que ser capaz de incluir novos formatos e arquivos medida que forem sendo adotados pelo rgo ou entidade.

AD

3.6

Estrutura dos procedimentos de gesto

A gesto arquivstica de documentos digitais prev o estabelecimento de trs domnios dentro do ambiente eletrnico, a saber: espao individual, espao do grupo e espao geral. O espao individual corresponde ao espao designado a cada funcionrio. O espao do grupo corresponde ao espao designado a cada grupo de trabalho, equipe, comit etc. O espao geral corresponde ao servio de protocolo e arquivos do rgo ou entidade. Sua principal caracterstica que uma vez ali, o documento no poder mais ser alterado.

As regras estabelecidas pelo sistema de gesto arquivstica de documentos definem em que espaos os documentos podem ser: produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados, classificados, indexados e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados; o espao no qual os metadados sero includos; os direitos de acesso em cada espao e a maneira pela qual os documentos tramitaro dentro e fora do rgo ou entidade. Uma vez capturados no espao geral, os documentos e seus metadados tm que ser mantidos em verso definitiva e protegidos contra alteraes deliberadas ou acidentais. O contedo, o contexto e a forma dos documentos capturados devem ser mantidos ao longo de todo seu ciclo de vida, a fim de preservar a sua autenticidade.

Referncia

Requisito

Obrig

3.6.1

3.6.2

Um SIGAD tem que ser capaz de reconhecer trs domnios para o controle dos procedimentos de gesto: espao individual, espao de grupo e espao geral. Um SIGAD tem que ser capaz de operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gesto arquivstica de documentos nos trs espaos.

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3.6.3

3.6.4

3.6.5

Um SIGAD tem que impedir que o contedo de um documento seja alterado por usurios e Administradores, exceto nos casos em que a alterao fizer parte do processo documental, conforme tratado na seo 6.10 Alterar, apagar e truncar. Um SIGAD deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento incompleto ou inconsistente de uma forma que venha a comprometer sua futura autenticidade. Exemplo: uma correspondncia sem assinatura digital vlida ou uma fatura de fornecedor no identificado. Um SIGAD deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento em que a futura verificao de sua autenticidade no for vivel.

AD

AD

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68

AVALIAO E DESTINAO

Os requisitos desta seo referem-se aos procedimentos de avaliao e destinao dos documentos gerenciados pelo SIGAD. No contexto de um SIGAD, a avaliao dos documentos refere-se aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos. Essa tabela define o prazo pelo qual os documentos tm que ser mantidos em um SIGAD e a destinao dos mesmos aps esse prazo, ou seja, recolhimento ou eliminao. Para cumprir a destinao prevista na tabela de temporalidade e destinao, um documento deve ser exportado do SIGAD. Alm disso, um SIGAD pode exportar documentos para outro sistema por outras razes. Esta seo estabelece requisitos para a configurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos no SIGAD, para a aplicao da tabela de temporalidade e destinao no SIGAD e para exportao e eliminao de documentos de um SIGAD.

4.1

Configurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos

Estes requisitos referem-se criao e manuteno de tabelas de temporalidade em um SIGAD.

Referncia

Requisito

Obrig

4.1.1

4.1.2

4.1.3

Um SIGAD tem que prover funcionalidades para definio e manuteno de tabela de temporalidade e destinao de documentos, associada ao plano de classificao do rgo ou entidade. Um SIGAD tem que associar, automaticamente, ao dossi/processo o prazo e a destinao previstos na classe em que o documento foi inserido. Um SIGAD tem que manter tabela de temporalidade e destinao de documentos com as seguintes informaes: identificador do rgo ou entidade; identificador da classe; prazo de guarda na fase corrente; prazo de guarda na fase intermediria; destinao final; observaes; evento que determina o incio da contagem do prazo de reteno na fase corrente e na fase intermediria. A tabela de temporalidade e destinao de documentos dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislao e

40

A Resoluo do CONARQ n 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de classificao e tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades finalsticas.

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69

Referncia

Requisito

Obrig

4.1.4

ser aprovada pela instituio arquivstica na especfica esfera de competncia.40 Um SIGAD tem que prever ao menos as seguintes situaes para destinao: apresentao dos documentos para reavaliao em data futura; eliminao; exportao para transferncia; exportao para recolhimento (guarda permanente). Um SIGAD tem que prever a iniciao automtica da contagem dos prazos de guarda referenciados na tabela de temporalidade e destinao de documentos a partir de pelo menos os seguintes eventos: abertura do dossi; arquivamento do dossi/processo; desarquivamento de dossi/processo; incluso de documento em um dossi/processo. Acontecimentos especficos, descritos na tabela de temporalidade e destinao como, por exemplo, 5 anos a contar da data de aprovao das contas, quando no puderem ser detectados automaticamente pelo sistema, devero ser informados ao SIGAD por usurio autorizado. Um SIGAD tem que prever que a definio dos prazos de guarda sejam expressos por: um nmero inteiro de dias ou um nmero inteiro de meses ou um nmero inteiro de anos ou uma combinao de um nmero inteiro de anos, meses e dias. Um SIGAD tem que limitar a definio e a manuteno (alterao, incluso e excluso) da tabela de temporalidade e destinao de documentos a usurios autorizados. Um SIGAD tem que permitir que um usurio autorizado altere o prazo ou destinao prevista em um item da tabela de temporalidade e destinao de documentos e garantir que a alterao tenha efeito em todos os documentos ou dossis/processos associados quele item. As alteraes na tabela de temporalidade e destinao s podero ser feitas como resultado de um processo de reavaliao realizado pela comisso de avaliao do rgo ou entidade em virtude de mudana do contexto administrativo, jurdico ou cultural. Os integrantes do SINAR devero ainda ter suas tabelas aprovadas pela instituio arquivstica na especfica esfera de competncia. Um SIGAD deve ser capaz de manter o histrico das alteraes realizadas na tabela de temporalidade e destinao de documentos.

4.1.5

4.1.6

4.1.7

4.1.8

4.1.9

AD

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

70

Referncia

Requisito

Obrig

4.1.10

4.1.11

Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar total ou parcialmente uma tabela de temporalidade e destinao de documento Ver item 12- Interoperabilidade Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios que apiem a gesto da tabela de temporalidade e destinao, incluindo a capacidade de: gerar relatrio completo da tabela de temporalidade e destinao de documentos; gerar relatrio parcial da tabela de temporalidade e destinao de documentos a partir de um ponto determinado na hierarquia do plano de classificao; gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos aos quais est atribudo um determinado prazo de guarda; identificar as inconsistncias existentes entre a tabela de temporalidade e destinao de documentos e o plano de classificao.

AD

4.2

Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos

Estes requisitos referem-se aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos, ou seja, aos procedimentos de controle e verificao dos prazos e da destinao prevista, antes de se proceder s aes de destinao propriamente ditas.
Referncia Requisito Obrig

4.2.1

4.2.2

4.2.3

4.2.4

4.2.5

Um SIGAD tem que fornecer recursos integrados tabela de temporalidade e destinao de documentos para implementar as aes de destinao. Para cada dossi/processo, um SIGAD tem que acompanhar automaticamente os prazos de guarda determinados para a classe qual pertence. Um SIGAD tem que prover funcionalidades para informar ao usurio autorizado sobre os documentos ou dossis/processos que j cumpriram ou esto para cumprir o prazo de guarda previsto. Um SIGAD deve prover funcionalidades para gerenciar o processo de destinao, que deve ser iniciado por usurio autorizado e cumprir os seguintes passos: identificar automaticamente os documentos ou dossis/processos que atingiram os prazos de guarda previstos; informar o usurio autorizado sobre todos os documentos ou dossis/processos que foram identificados no passo anterior; possibilitar a alterao do prazo ou destinao previstos para aqueles documentos ou dossis/processos, caso necessrio; proceder ao de destinao quando confirmado pelo usurio autorizado. Um SIGAD tem sempre que pedir confirmao antes de realizar as aes de destinao.

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71

Referncia

Requisito

Obrig

4.2.6

4.2.7 4.2.8

4.2.9

Um SIGAD deve prever, em determinados casos, dispositivo de aviso antes do incio da execuo de uma ao de destinao. Por exemplo, aviso ao administrador caso um documento arquivstico possua um determinado nvel de segurana. Um SIGAD tem que restringir as funes de destinao a usurios autorizados. Quando um administrador transfere documentos ou dossis/processos de uma classe para outra, em virtude de uma reclassificao, o SIGAD tem que adotar automaticamente a temporalidade e a destinao vigentes na nova classe. Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado a mais de um dossi ou processo, e tiver prazos de guarda diferentes associados a ele, o SIGAD tem que automaticamente verificar todos os prazos de guarda e destinaes previstas para esse documento e garantir que o mesmo seja mantido em cada dossi/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinao de documentos, de forma que: a remoo de um documento de um dossi/processo no prejudique a manuteno desse mesmo documento em outro dossi/processo, at que todas as referncias desse documento tenham atingido o prazo de guarda previsto; a manuteno de um documento em um dossi/processo por prazo mais longo no obrigue a permanncia desse mesmo documento em outro dossi/processo de prazo mais curto. Nesse caso o registro do documento com prazo mais curto tem que ser removido, mas o documento mantido no SIGAD. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou processo, o SIGAD dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital. No momento da eliminao, o objeto digital no poder ser eliminado sem antes se verificar a temporalidade de todas as referncias associadas a ele. O objeto digital s poder ser eliminado quando os prazos de guarda de todas as referncias tiverem sido cumpridos. Antes disso, s se pode fazer a eliminao de cada registro individualmente.

AD

O O

4.3

Exportao de documentos

Um SIGAD deve ter capacidade de exportar documentos para apoiar as aes de transferncia e recolhimento de documentos, ou ainda para realizar uma migrao ou enviar uma cpia para outro local ou sistema. Em alguns casos os documentos sero eliminados do SIGAD aps a exportao; em outros, sero mantidos. Em todos os casos, absolutamente necessrio que as aes sejam executadas de maneira controlada, fazendo-se registro nos metadados e na trilha de auditoria e verificando-se os documentos relacionados.

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72

Referncia

Requisito

Obrig

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.3.4

4.3.5 4.3.6 4.3.7

4.3.8

4.3.9

Um SIGAD tem que ser capaz de exportar documentos e dossis/processos digitais e seus metadados para outro sistema dentro ou fora do rgo ou entidade. Quando um SIGAD exportar os documentos e dossis/processos de uma classe para executar uma ao de transferncia ou recolhimento, tem que ser capaz de exportar todos os documentos e dossis/processos da classe includos na ao de destinao, com seus respectivos volumes, documentos e metadados associados. Um SIGAD tem que ser capaz de exportar um documento e dossi/processo ou grupo de documentos e dossis/processos numa seqncia de operaes, de modo que: o contedo, o contexto e a estrutura dos seus documentos no se degradem; todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade. Por exemplo, uma mensagem de correio eletrnico e seus respectivos anexos; todos os metadados do documento sejam relacionados a ele de forma que as ligaes possam ser mantidas no novo sistema; todas as ligaes entre documentos, volumes e dossis/processos sejam mantidas. Um SIGAD deve ser capaz de exportar dossis/processos: em seu formato nativo (ou no formato para o qual foi migrado); de acordo com o formatos definidos em padres de interoperabilidade; de acordo com o formato definido pela instituio arquivstica que ir receber a documentao, no caso de transferncia ou recolhimento. Um SIGAD deve ser capaz de exportar metadados nos formatos previstos pelo padro de interoperabilidade do governo. Um SIGAD tem que ser capaz de exportar todos os tipos de documentos que est apto a capturar. Um SIGAD tem que produzir um relatrio detalhando sobre qualquer falha que ocorra durante uma exportao. O relatrio tem que identificar os documentos e dossis/processos que tenham originado erros de processamento ou cuja exportao no tenha sido bem sucedida. Um SIGAD tem que conservar todos os documentos e dossis/processos digitais que tiverem sido exportados, pelo menos at que tenham sido importados no sistema destinatrio com xito. Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos e dossis/processos que foram exportados. O Administrador deve indicar o subconjunto de metadados que dever ser mantido.

AD

AD O O

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73

Referncia

Requisito

Obrig

4.3.10

4.3.11

4.3.12

4.3.13

4.3.14

Um SIGAD tem que gerar listagem em meio digital e em papel para descrever documentos e dossis/processos digitais que esto sendo exportados. Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita exportao para transferncia ou recolhimento para instituio arquivstica pblica. Nesse caso, a listagem dever ser produzida no formato estabelecido pela instituio arquivstica recebedora. Um SIGAD deve possibilitar a incluso de metadados necessrios gesto do arquivo permanente nos documentos e dossis/processos que sero exportados para recolhimento. Um SIGAD pode possibilitar a ordenao dos documentos e dossis/processos digitais a serem exportados de acordo com elementos de metadados selecionados pelo usurio. Quando se exportar documentos e dossis/processos hbridos, um SIGAD deve exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte sob forma convencional dos mesmos documentos e dossis/processos tenha passado pelo procedimento de destinao adequado antes de confirmar a exportao da parte sob forma digital. Um SIGAD deve permitir que documentos sejam exportados mais de uma vez.

AD

AD

AD

4.4

Eliminao

A eliminao de documentos arquivsticos deve ser realizada de acordo com o previsto na tabela de temporalidade e destinao de documentos, aps a avaliao dos documentos e de acordo com a legislao vigente.41 Da mesma forma que a exportao, as aes para eliminao de documentos arquivsticos em um SIGAD tm de ser executadas de forma controlada, fazendo-se registro nos metadados e trilha de auditoria e verificando-se os documentos relacionados.

Referncia

Requisito

Obrig

4.4.1

4.4.2

4.4.3

Um SIGAD tem que restringir a funo de eliminao de documentos ou dossis/processos somente a usurios autorizados. Um SIGAD tem que pedir confirmao da eliminao a um usurio autorizado antes que qualquer ao seja tomada com relao ao documento e dossi/processo e cancelar o processo de eliminao se a confirmao no for dada. Um SIGAD tem que avisar o usurio autorizado quando um documento ou dossi/processo que estiver sendo eliminado se encontrar relacionado a outro; os sistemas tambm tm de suspender o processo at que seja tomada uma das medidas

41

Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e Resolues do CONARQ n 5, 7 e 20, bem como a legislao especfica das esferas municipal e estadual e poderes da Unio.

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74

Referncia

Requisito

Obrig

4.4.4

4.4.5

4.4.6

4.4.7

4.4.8

4.4.9

abaixo: confirmao pelo usurio autorizado para prosseguir ou cancelar o processo; produo de um relatrio especificando os documentos ou dossis/processos envolvidos e todas as ligaes com outros documentos ou dossis/processos. Um SIGAD deve permitir a eliminao de documentos ou dossis/processos de forma irreversvel a fim de que no possam ser restaurados por meio da utilizao normal do SIGAD nem por meio de rotinas auxiliares do sistema operacional nem por aplicaes especiais de recuperao de dados. Quando um documento tem vrias referncias armazenadas no sistema, um SIGAD tem que garantir que todas essas referncias sejam verificadas antes de eliminar o objeto digital. Ver requisito 4.2.9 Um SIGAD tem que produzir um relatrio detalhando qualquer falha que ocorra durante uma eliminao. O relatrio tem que identificar os documentos cuja eliminao no tenha sido bem sucedida. Quando eliminar documentos ou dossis/processos hbridos, um SIGAD deve exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte sob forma convencional dos mesmos seja eliminada tambm antes de confirmar a eliminao da parte sob forma digital. Um SIGAD tem que gerar relatrio com os documentos e dossis/processos que sero eliminados. Essa listagem deve seguir o formato da Listagem de eliminao conforme o estabelecido na norma vigente. Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos e dossis/processos que foram eliminados. O Administrador deve indicar o subconjunto de metadados que dever ser mantido.

AD

AD

4.5

Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos

Os documentos arquivsticos convencionais e os hbridos gerenciados pelo SIGAD devem ter os procedimentos de avaliao e destinao controlados pelo SIGAD, da mesma forma que os documentos digitais.

Referncia

Requisito

Obrig

4.5.1

4.5.2

Um SIGAD tem que aplicar a mesma tabela de temporalidade e destinao de documentos para os documentos convencionais, digitais ou hbridos. Um SIGAD tem que acompanhar os prazos de guarda dos documentos convencionais e deve dar incio aos procedimentos de eliminao ou transferncia desses documentos, tomando em considerao suas especificidades.

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75

Referncia

Requisito

Obrig

4.5.3

4.5.4

Um SIGAD tem que alertar o administrador sobre existncia e localizao de uma parte convencional associada a um documento hbrido que esteja destinado a ser exportado, transferido ou eliminado. Um SIGAD deve exportar metadados de documentos e dossis/processos convencionais.

AD

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76

PESQUISA, LOCALIZAO E APRESENTAO DOS DOCUMENTOS

Um SIGAD precisa prover funcionalidades para pesquisa, localizao e apresentao dos documentos arquivsticos com o objetivo de permitir o acesso a eles. Todas essas funcionalidades tm de ser submetidas aos controles de acesso descritos na seo 6 - SEGURANA.

Referncia

Requisito

Obrig

5.1.1 5.1.2 5.1.3

Um SIGAD tem que fornecer facilidades para pesquisa, localizao e apresentao dos documentos. Um SIGAD deve fornecer interface de pesquisa, localizao e apresentao opcionais via um ambiente web. Um SIGAD deve prever a navegao grfica do plano de classificao, a navegao direta de uma classe para os documentos arquivsticos criados nessa classe e a seleo, recuperao e apresentao direta dos documentos arquivsticos e de seus contedos por meio desse mecanismo.

O AD AD

5.2

Pesquisa e localizao

A pesquisa o processo de identificao de documentos arquivsticos por meio de parmetros definidos pelo usurio com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar esses documentos, bem como seus respectivos metadados.

Referncia

Requisito

Obrig

5.2.1

5.2.2

5.2.3

5.2.4

Um SIGAD tem que fornecer uma srie flexvel de funes que atuem sobre os metadados relacionados com os diversos nveis de agregao (documento, unidade de arquivamento e classe) e sobre os contedos dos documentos arquivsticos por meio de parmetros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar e acessar os documentos e/ou metadados, quer individualmente quer reunidos em grupo. Um SIGAD tem que executar pesquisa de forma integrada, isto , apresentar todos os documentos e dossis/processos, sejam eles digitais, hbridos ou convencionais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa. Um SIGAD tem que permitir que todos os metadados de gesto42 de um documento ou dossi/processo possam ser pesquisados. Um SIGAD deve permitir que os contedos sob a forma de texto dos documentos possam ser pesquisados.

AD

Os metadados de gesto so aqueles que apiam a gesto arquivstica do documento, tais como temporalidade e destinao prevista, cdigo de classificao, entre outros.

42

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77

Referncia

Requisito

Obrig

5.2.5

5.2.6

5.2.7

5.2.8

5.2.9

5.2.10

5.2.11

5.2.12

5.2.13 5.2.14 5.2.15

Um SIGAD tem que permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de um nmero identificador . Um SIGAD tem que permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de todas as formas de identificao implementadas, incluindo no mnimo: identificador; ttulo; assunto datas procedncia/interessado autor/escritor/originador classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao. Um SIGAD deve fornecer uma interface que possibilite a pesquisa combinada de metadados e de contedo do documento por meio dos operadores booleanos: E, OU e NO. Um SIGAD deve permitir que os termos utilizados na pesquisa possam ser qualificados, especificando-se um metadado ou o contedo do documento como fonte de busca. Um SIGAD pode permitir o uso de perodos tpicos nos pedidos de pesquisa nos campos de data, como por exemplo: semana anterior, ms corrente etc. Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para a pesquisa de metadados. Por exemplo: O argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil e Brazil. O argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo, Arquivstica etc. Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para a pesquisa no contedo do documento. Um SIGAD deve proporcionar a pesquisa por proximidade, isto , que uma palavra aparea no contedo do documento a uma distncia mxima de outra. Um SIGAD deve permitir que os usurios possam armazenar pesquisas para reutilizao posterior. Um SIGAD deve permitir que os usurios possam refinar as pesquisas j realizadas Quando o rgo ou entidade utilizar tesauros ou vocabulrio controlado, um SIGAD deve ser capaz de realizar pesquisa dos documentos e dossis/processos por meio da navegao destes instrumentos. Um SIGAD deve permitir que usurios autorizados configurem e alterem os campos default de pesquisa de forma a definir metadados como campos de pesquisa.

AD

AD

AD

AD

AD

AD AD AD

5.2.16

AD

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78

Referncia

Requisito

Obrig

5.2.17

5.2.18

Um SIGAD tem que permitir a pesquisa e recuperao de uma unidade de arquivamento completa e exibir a lista de todos os documentos que o compem, como uma unidade, em um nico processo de recuperao. Um SIGAD tem que restringir o acesso a qualquer informao (metadado ou contedo do documento arquivstico) nos casos em que restries de acesso e questes de segurana assim determinarem.

5.3

Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som

Um SIGAD pode conter documentos arquivsticos com formatos e estruturas os mais diversos e deve ter capacidade para apresent-los ao usurio sem adulter-los, seja exibindo na tela de computador, imprimindo ou emitindo som. O sistema dever informar os programas (software) adicionais necessrios e a configurao adequada, como por exemplo: plug-in, configurao de navegador.

Referncia

Requisito

Obrig

5.3.1

5.3.2

5.3.3

5.3.4

Um SIGAD tem que apresentar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos e dossis/processos digitais, convencionais ou hbridos que cumpram os parmetros da mesma e deve notificar quando o resultado for nulo. Quando o resultado de uma pesquisa for nulo, o SIGAD pode sugerir outros parmetros aproximados que possam ser satisfeitos. Por exemplo: Pesquisa inicial com o parmetro Arquivo Nacional O SIGAD apresenta a seguinte mensagem: Voc no quis dizer? Arquivo Nacional Aps apresentar o resultado da pesquisa, um SIGAD tem que permitir ao usurio as seguintes opes: visualizar os documentos e dossis/processos resultantes da pesquisa; redefinir os parmetros de pesquisa e fazer nova consulta. Um SIGAD deve permitir que os documentos e dossis/processos apresentados em uma lista de resultados sejam selecionados e, em seguida, abertos por meio de um clique ou toque de tela ou acionamento de tecla.

AD

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79

Referncia

Requisito

Obrig

5.3.5

5.3.6

5.3.7

5.3.8 5.3.9

5.3.10

5.3.11

5.3.12

5.3.13 5.3.14 5.3.15

Um SIGAD deve permitir a configurao do formato da lista de resultados de pesquisa pelo usurio ou administrador, incluindo recursos e funes tais como: Seleo a ordem em que os resultados de pesquisa so apresentados; Determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos na tela de cada vez; Estabelecimento do nmero mximo de resultados para uma pesquisa; Armazenamento dos resultados de uma pesquisa; Definio dos metadados que devem ser exibidos nas listas de resultados de pesquisa. Um SIGAD deve fornecer recursos que permitam a um usurio navegar para o nvel de agregao imediatamente superior ou inferior, como por exemplo: de um documento para a unidade de arquivamento em que est includo; de uma unidade de arquivamento para os documentos nele includos; de uma unidade de arquivamento para a classe respectiva; de uma classe para as unidades de arquivamento a ela relacionadas. Um SIGAD tem que ser capaz de apresentar o contedo de todos os tipos de documentos arquivsticos digitais capturados de forma que: preserve as caractersticas de apresentao visual e formato apresentados pela aplicao geradora; exiba todos os componentes do documento digital em conjunto, como uma unidade. Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela todos os tipos de documentos capturados. Um SIGAD tem que ser capaz de imprimir os documentos capturados, preservando o formato produzido pelas aplicaes geradoras. Um SIGAD tem que ser capaz de exibir / reproduzir o contedo de documentos que incluam imagem fixa, imagem em movimento e som. Um SIGAD tem que proporcionar ao usurio formas flexveis de impresso de documentos com seus metadados, incluindo a possibilidade de definio dos metadados a serem impressos. Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela e de imprimir todos os metadados associados aos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa. Um SIGAD tem que permitir a impresso de uma lista dos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa. Um SIGAD tem que permitir a impresso de uma lista dos documentos que compem um dossi/processo. Um SIGAD deve permitir que os metadados exibidos nas listas a que se referem os requisitos 5.3.13 e 5.3.14 possam ser definidos pelo usurio.

AD

AD

O O

O O AD

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80

Referncia

Requisito

Obrig

5.3.16

5.3.17

5.3.18

5.3.19

5.3.20

Um SIGAD tem que permitir que todos os documentos de um dossi/processo sejam impressos em uma nica operao, na seqncia determinada pelo usurio. Um SIGAD tem que incluir recursos destinados a transferir para suportes adequados documentos que no possam ser impressos, tais como som, vdeo e pginas Web. Um SIGAD deve ser capaz de apresentar os documentos arquivsticos em outros formatos alm do nativo, tais como: formato XML adequado para publicao; formato HTML adequado para publicao; formato aprovado por organismos padronizadores na sua esfera de competncia; No que se refere a interoperabilidade com outros sistemas, ver seo 12 Interoperabilidade. Um SIGAD tem que ser capaz de realizar pesquisa e exibio de documentos e dossis/processos simultaneamente para diversos usurios. Um SIGAD deve permitir que o administrador determine que todas as cpias em papel de documentos e dossis/processos sejam impressas junto com metadados pr-selecionados.

AD

AD

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81

SEGURANA

Esta seo contm um conjunto de requisitos para servios de segurana: cpias de segurana, controle de acesso (tanto baseado em papis de usurio quanto grupos de usurios), classes de sigilo, trilhas de auditoria de sistemas, criptografia para sigilo, assinatura digital e marcas dgua digitais. Os requisitos de identificao, autenticao de usurio e trilhas de auditoria devem integrar qualquer SIGAD. Polticas de segurana especficas podero definir o rigor, maior ou menor, do tratamento dos demais requisitos. No que diz respeito ao controle de acesso, esta especificao contempla trs tipos de requisitos: de controle de acesso baseado em papis de usurio. de controle de acesso por grupos. de classificao quanto ao grau de sigilo. Os trs tipos de controle de acesso podem ser combinados e os requisitos de administrao de controle de acesso devem ser adaptados a cada um dos tipos acima ou a combinao deles, de acordo com a legislao vigente. Quanto ao uso da tecnologia de criptografia, tanto para sigilo quanto para autenticao, o rigor dos requisitos est sujeito legislao vigente e poltica de segurana especfica. Muitas vezes, a criptografia usada como mecanismo de apoio ao controle de acesso para reforar o sigilo de informaes. Os requisitos de assinatura digital e certificao digital so necessrios para aquelas organizaes em que documentos so assinados digitalmente ou verificaes eletrnicas de autenticidade so necessrias. Esses requisitos no esgotam o tema segurana da informao, pois a segurana integral sistmica e abrange no somente a tecnologia, mas tambm pessoas, processos e legislao.

6.1

Cpias de segurana

As cpias de segurana tm por objetivo prevenir a perda de informaes, e garantir a disponibilidade do sistema. Os procedimentos de backup devem ser feitos regularmente e, pelo menos uma cpia deve ser armazenada preferencialmente off-site. Podem-se distinguir vrios tipos de informao necessrios ao funcionamento de um SIGAD. Essas informaes compreendem os documentos digitais, metadados e informaes de controle associadas s camadas de software relacionadas ao SIGAD (Sistema Operacional, Gerenciador de bancos de dados, software aplicativo). Todas essas informaes devem ser includas nos procedimentos de cpias de segurana.

Referncia

Requisito

Obrig

6.1.1

Um SIGAD tem que permitir que, sob controle do seu administrador, mecanismos de backup criem cpias de todas as informaes nele contidas (documentos arquivsticos, metadados e parmetros do sistema).

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82

Referncia

Requisito

Obrig

6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5

O administrador do SIGAD tem que manter o controle das cpias de segurana, prevendo testes de restaurao. As mdias removveis devem ter cpias em suportes equivalentes e armazenamento off-site. Os discos rgidos devem ter backups armazenados em pelo menos dois locais diferentes e fisicamente distantes. Um SIGAD deve ser capaz de agendar automaticamente os backups com periodicidade estipulada pelo administrador. Deve permitir cpias incrementais ou completas. Um SIGAD deve dispor mecanismos de assinatura digital das cpias de segurana assegurando a integridade dos dados e a identificao do responsvel pelo procedimento. As assinaturas digitais possibilitam verificao de integridade inclusive em mdias que estejam off-site. Tais verificaes podem ser realizadas sem o auxlio do SIGAD. Um SIGAD tem que incluir funes para restituir os documentos de arquivo e metadados a um estado conhecido, utilizando uma combinao de cpias restauradas e rotinas de auditoria. Dados crticos de configurao e controle do sistema operacional e do gerenciador de bancos de dados devem ser especialmente protegidos. Mecanismos especiais de backup devero ser previstos para dados crticos. Trilhas de auditoria devem ser copiadas com freqncia, prevendo-se cpias a serem armazenadas em pelo menos um local off-site.

O AD AD AD

6.1.6

AD

6.1.7

6.1.8

AD

6.1.9

AD

6.2

Controle de acesso

Esta seo trata dos requisitos de identificao e autenticao de usurios, controle de acesso baseado em grupos de usurios e em papis de usurios, bem como dos requisitos comuns a qualquer tipo de controle de acesso. Identificao e Autenticao de Usurios Os requisitos abaixo tratam o mapeamento da identidade do usurio legtimo e as permisses concedidas a ele, imediatamente aps sua autenticao. Usurios acessam dados, metadados e funes via a interface do programa. A associao entre Identidade do Usurio e as autorizaes de acesso feita durante a fase de identificao e autenticao do usurio via a interface do programa, com base nas credenciais de autenticao.
Referncia Requisito Obrig

6.2.1

Para implementar o controle de acesso, um SIGAD tem que manter pelo menos os seguintes atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana: Identificador do usurio; Autorizaes de acesso; Credenciais de autenticao.

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Referncia

Requisito

Obrig

6.2.2

6.2.3

6.2.4

Senha, crach, chave criptogrfica, token USB, smartcard, biometria (de impresso digital, de retina, etc.) so exemplos de credenciais de autenticao. Um SIGAD tem que exigir que o usurio esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer operao no sistema. Um SIGAD tem que garantir que os valores dos atributos de segurana e controle de acesso, associados ao usurio estejam dentro de conjuntos de valores vlidos. As credenciais de autenticao s podero ser alteradas pelo usurio proprietrio ou pelo administrador, com a anuncia do proprietrio, em conformidade com a poltica de segurana.

AD

Aspectos Gerais de Controle de Acesso Os requisitos desta seo so aplicveis a qualquer organizao para a conduo das suas funes e atividades, independente do modelo de controle de acesso adotado, de acordo com a poltica de segurana.

Referncia

Requisito

Obrig

6.2.5

6.2.6

6.2.7

Um SIGAD tem que permitir acesso a funes do sistema somente a usurios autorizados e sob controle rigoroso da administrao do sistema a fim de proteger a autenticidade dos documentos arquivsticos digitais. Se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa de um documento arquivstico, volume ou dossi/processo especficos aos quais no tenha o direito de acesso, um SIGAD deve fornecer uma das seguintes respostas (estabelecidas durante a configurao): mostrar o ttulo e os metadados do documento; demonstrar a existncia do dossi/processo ou documento, mas no o respectivo ttulo nem outro metadado; no mostrar qualquer informao do documento, nem indicar a existncia do mesmo. Essas opes so apresentadas em ordem crescente de segurana. O requisito da terceira opo (isto , a mais rigorosa) implica que um SIGAD ter de excluir esses documentos de qualquer listagem dos resultados de uma pesquisa. Esse procedimento normalmente adequado para documentos que requeiram elevados graus de segurana e sigilo. O SIGAD deve ser capaz de registrar e informar tentativas indevidas de acesso. Este requisito se aplica tanto a pesquisas em metadados quanto a pesquisas no prprio documento (texto livre). Somente administradores autorizados tm que ser capazes de criar, alterar, remover ou revogar as permisses associadas a papis de usurios, grupos de usurios ou usurios individuais.

AD

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84

Referncia

Requisito

Obrig

6.2.8

6.2.9

6.2.10

Um SIGAD deve implementar imediatamente alteraes ou revogaes dos atributos de segurana de usurios e de documentos digitais. Um SIGAD deve oferecer ferramentas de aumento de produtividade ao administrador, tais como, realizao de operaes sobre lotes ou grupos de usurios e lotes de documentos digitais, agenda de tarefas, anlises de trilhas e gerao de alarmes. Quando um SIGAD controlar o acesso por grupos de usurios, papis de usurios e usurios individuais, deve obedecer a uma hierarquia de permisses preestabelecida na poltica de segurana.

AD

AD

AD

Controle de Acesso por Grupos de Usurios Grupos so conjuntos de usurios (possivelmente com papis diferentes) reunidos para a realizao de alguma atividade em comum, por tempo determinado. Estes requisitos s so aplicveis s organizaes onde h controle de acesso por grupos de usurios.

Referncia

Requisito

Obrig

6.2.11

6.2.12

6.2.13 6.2.14

Um SIGAD tem que implementar a poltica de controle de acesso por grupos de usurios sobre documentos baseado no seguinte: a identidade do usurio e sua participao em grupos; os atributos de segurana, associados ao documento arquivstico digital, s classes e/ou aos dossis/processos. O acesso a documentos, a dossis/processos ou classes, tem que ser concedido se a permisso requerida para a operao estiver associada a pelo menos um dos grupos aos quais o usurio pertena. Um SIGAD tem que permitir que um usurio pertena a mais de um grupo. Um SIGAD pode permitir que alguns usurios estipulem que outros usurios, papis ou grupos de usurios podem ter acesso aos documentos sob sua responsabilidade. Essa permisso deve ser atribuda pelo Administrador, de acordo com a poltica de segurana do rgo ou entidade.

O F

Controle de Acesso por Papis de Usurios Papis so funes ou cargos com responsabilidades e autoridades bem definidas. Operaes so tarefas executadas sobre os documentos, os dossis/processos e as classes. Atribuies de usurios so as associaes entre usurios e papis. Um usurio pode estar associado a um ou mais papis e vice-versa. Permisses so garantias aprovadas para realizao de operaes sobre documentos arquivsticos. Estes requisitos s so aplicveis aos rgos e entidades onde h controle de acesso por papis de usurios.

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85

Referncia

Requisito

Obrig

6.2.15

6.2.16

6.2.17

6.2.18 6.2.19

Um SIGAD tem que usar os seguintes atributos do usurio ao implementar a poltica de controle de acesso por papis de usurios sobre documentos digitais: identificao do usurio; papis associados ao usurio. Um SIGAD tem que usar os seguintes atributos dos documentos digitais ao implementar a poltica de controle de acesso por papis: identificao do documento digital; operaes permitidas para os vrios papis de usurios, sobre as classes ou unidades de arquivamento a que o documento pertence. O acesso a documentos, dossis/processos ou classes tem que ser concedido somente se a permisso requerida para a operao estiver presente em pelo menos um dos papis associados ao usurio. Um SIGAD tem que impedir que um usurio assuma papis com direitos conflitantes. Um SIGAD pode permitir a criao de hierarquias de papis e o conceito de herana de permisses entre eles.

O F

6.3

Classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel

Os requisitos descritos nesta seo referem-se ao acesso aos documentos arquivsticos com base na classificao do grau de sigilo bem como restrio de acesso informao sensvel. Informao sensvel pode estar relacionada honra e privacidade de pessoas ou a questes estratgicas e de segredo corporativo. Os requisitos so flexveis para atender tanto s organizaes privadas, quanto aos rgos pblicos. rgos da administrao pblica so subordinados aos graus de sigilo definidos na legislao vigente. Estes requisitos so aplicveis s organizaes em que o teor dos documentos produzidos e recebidos exige sigilo.

Referncia

Requisito

Obrig

6.3.1

6.3.2

Um SIGAD tem que implementar a classificao de grau de sigilo sobre os documentos, os dossis/processos e as classes do plano de classificao e sobre todas as operaes de usurios nos documentos. Um SIGAD tem que implementar a classificao de grau de sigilo baseando-se nos seguintes atributos de segurana para documentos e para usurios: grau de sigilo do documento; credencial de segurana do usurio. O grau de sigilo tem que estar associado credencial de segurana.

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86

Referncia

Requisito

Obrig

6.3.3

6.3.4

6.3.5

6.3.6

6.3.7

6.3.8

6.3.9

6.3.10

6.3.11

6.3.12

6.3.13 6.3.14

6.3.15

Um SIGAD tem que recusar o acesso de usurios a documentos que possuam um grau de sigilo superior sua credencial de segurana. Um SIGAD tem que garantir que os documentos sem atribuio de grau de sigilo, importados a partir de fontes externas ao SIGAD, estejam sujeitos s polticas de controle de acesso e de sigilo. Um SIGAD tem que ser capaz de manter a marcao de sigilo original durante a importao de documentos marcados com graus de sigilo, a partir de fontes externas ao SIGAD. Um SIGAD deve garantir que no haja ambigidade na associao entre as marcaes de grau de sigilo e os outros atributos de segurana (permisses) do documento importado. Um SIGAD tem que permitir que um dos itens abaixo seja selecionado durante a configurao: graus de sigilo a serem atribudos a classes e dossis/processos; classes e dossis/processos sem grau de sigilo. Em caso de erro ou reavaliao, o administrador tem que ser capaz de alterar o grau de sigilo de todos os documentos arquivsticos de um dossi/processo ou de uma classe, numa nica operao. Um SIGAD tem que garantir que o grau de sigilo de um documento importado esteja associado a um usurio autorizado com a credencial de segurana pertinente para receber o documento. Um SIGAD tem que permitir somente aos administradores autorizados a possibilidade de alterar a configurao dos valores predefinidos (default) para os atributos de segurana e marcaes de graus de sigilo, quando necessrio e apropriado. Somente administradores autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes aes: remover ou revogar os atributos de segurana dos documentos; criar, alterar, remover ou revogar as credenciais de segurana dos usurios. Um SIGAD tem que permitir somente ao usurio autorizado, mediante confirmao, a desclassificao ou reduo do grau de sigilo de um documento Um SIGAD deve permitir o armazenamento dos documentos sigilosos em meios fsicos ou lgicos distintos. Um SIGAD tem que impedir que um documento sigiloso seja eliminado. Os documentos sigilosos tm que se tornar ostensivos para serem submetidos ao processo de avaliao e serem destinados. Um SIGAD tem que implementar metadados nos nveis de dossi, documento ou extrato de documento para controlar o acesso a informao sensvel.

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87

6.4

Trilhas de Auditoria

A trilha de auditoria consiste num histrico de todas as intervenes, ou tentativas de intervenes, feitas no documento e no prprio SIGAD. Nesse sentido, tambm um metadado sobre os documentos arquivsticos digitais e informa sobre a sua autenticidade.

Referncia

Requisito

Obrig

6.4.1

6.4.2

6.4.3 6.4.4

Um SIGAD tem que ser capaz de registrar na trilha de auditoria informaes acerca das seguintes aes: data e hora da captura de todos os documentos; responsvel pela captura; reclassificao, desclassificao ou reduo do grau de sigilo de um documento ou de um dossi/processo, com a classificao inicial e a classificao final. qualquer alterao na tabela de temporalidade e destinaode documentos; qualquer ao de reavaliao de documentos; qualquer alterao nos metadados associados a classes, dossis/processos ou documentos; data e hora de produo, aditamento e eliminao de metadados. alteraes efetuadas nas permisses de acesso que afetem um dossi/processo, um documento ou um usurio; aes de exportao e importao envolvendo os documentos; tentativas de exportao (inclusive para backups) e de importao (inclusive restore); usurio, data e hora de acesso ou tentativa de acesso a documentos e ao SIGAD; tentativas de acesso negado a qualquer documento; aes de eliminao de qualquer documento e seus metadados; infraes cometidas contra mecanismos de controle de acesso; mudanas no relgio gerador de carimbos de tempo; todas as aes administrativas sobre os atributos de segurana (papis, grupos, permisses, etc); todas as aes administrativas sobre dados de usurios (cadastro, ativao, bloqueio, atualizao de dados e permisses, troca de senha, etc.) todos os eventos de administrao de manuteno das trilhas de auditoria (alarmes, cpias, configurao de parmetros, etc.). Um SIGAD tem que registrar, em cada evento auditado, informaes sobre a identidade do usurio, desde que tal identificao esteja de acordo com a poltica de privacidade da organizao e a legislao vigente. Um SIGAD deve permitir apenas ao administrador e ao auditor a leitura das trilhas de auditoria. Um SIGAD tem que assegurar que as informaes da trilha de auditoria estejam disponveis para inspeo a fim de que uma ocorrncia especfica possa ser identificada e que todas as respectivas informaes sejam claras e compreensveis.

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88

Referncia

Requisito

Obrig

6.4.5

6.4.6 6.4.7

6.4.8

6.4.9

6.4.10

6.4.11

6.4.12

Um SIGAD deve possuir mecanismos para a realizao de buscas nos eventos das trilhas de auditoria. Para facilidade de relatrio, os resultados podem ser apresentados ordenados, mas essa ordenao no pode alterar os dados contidos na trilha. Um SIGAD tem que ser capaz de impedir qualquer modificao da trilha de auditoria. Somente administradores autorizados tm que ser capazes de exportar as trilhas de auditoria sem afetar a trilha armazenada, ou transferir as trilhas de auditoria de um suporte de armazenamento para outro. A trilha de auditoria no pode ser excluda antes da data indicada na tabela de temporalidade. Porm, a transferncia implica cpia da trilha para outro espao de armazenamento com a subseqente liberao do espao original. A exportao a cpia sem a liberao do espao. Um SIGAD deve ser capaz de gerar um alarme, para os administradores apropriados, se o tamanho da trilha de auditoria exceder um limite preestabelecido. Esse alarme deve ser usado para indicar a proximidade do esgotamento de espao reservado trilha de auditoria. Quando o espao de armazenamento da trilha de auditoria atingir o limite preestabelecido, um SIGAD deve permitir somente operaes auditveis originadas por administradores. Todas as outras operaes estariam bloqueadas at a liberao pelo administrador. Um SIGAD deve ser capaz de aplicar um conjunto de regras na monitorao de eventos auditados e, com base nessas regras indicar a possvel violao da segurana. Um SIGAD deve garantir pelo menos as seguintes regras para a monitorao dos eventos auditados: Acumulao de um nmero predeterminado de tentativas consecutivas de log in com erro (autenticao mal sucedida), conforme especificado pela poltica de segurana; Ocorrncia de vrios log in simultneos do mesmo usurio em locais (computadores) diferentes. Login do usurio fora do horrio autorizado, aps log off no perodo normal. Um SIGAD tem que fornecer relatrios sobre as aes que afetam classes, unidades de arquivamento e documentos, em ordem cronolgica e organizados por: documento arquivstico, unidade de arquivamento ou classe; usurio; tipo de ao ou operao.

AD

O O

AD

AD

AD

AD

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89

Referncia

Requisito

Obrig

6.4.13

6.4.14 6.4.15

Um SIGAD pode fornecer relatrios referentes a aes que afetem documentos e dossis/processos organizados por posto de trabalho (nos casos em que for tecnicamente adequado), por endereo de rede ou outra interface de acesso. Alguns sistemas podem oferecer diversas interfaces de acesso aos documentos. Por exemplo, interface web externa, interface da intranet e interface desktop. Pode ser interessante o registro de qual interface de acesso foi usada. Somente administradores autorizados tm que ser capazes de configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos. Somente administradores autorizados, acompanhados do auditor, tm que ser capazes de configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos.

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6.5

Assinaturas Digitais

Assinatura digital uma seqncia de bits que usa algoritmos especficos, chaves criptogrficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento. Certificao digital uma tcnica, baseada em uma infra-estrutura de chaves pblicas, de garantia da validade de assinaturas digitais. O uso de assinaturas digitais e de certificao digital na administrao pblica foi padronizado e normalizado com a criao da Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil. Os requisitos s so aplicveis quando h necessidade de utilizar assinaturas digitais para assegurar autenticao, imputabilidade e irretratabilidade (ou irrefutabilidade).

Referncia

Requisito

Obrig

6.5.1 6.5.2

6.5.3 6.5.4

6.5.5

Um SIGAD deve ser capaz de garantir a origem e a integridade dos documentos com assinatura digital. Somente administradores autorizados tm que ser capazes de incluir, remover, ou atualizar no SIGAD os certificados digitais de computadores ou de usurios. Um SIGAD tem que ser capaz de verificar a validade da assinatura digital no momento da captura do documento. Um SIGAD, no processo de verificao da assinatura digital, tem de ser capaz de registrar nos metadados do documento o seguinte: validade da assinatura verificada; a autoridade certificadora do certificado digital; data e hora em que a verificao ocorreu. Um SIGAD deve ser capaz de armazenar juntamente com o documento as seguintes informaes de certificao: assinatura digital; certificado digital (cadeia de certificao) usado na verificao da assinatura; Lista de Certificados Revogados - LCR;

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O O

AD

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90

Referncia

Requisito

Obrig

6.5.6 6.5.7

6.5.8

Um SIGAD deve ser capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica de assinatura digital. Um SIGAD deve destruir, ou tornar indisponveis, as chaves de criptografia quando estas estiverem contidas em listas de certificados revogados (LCR). Um SIGAD deve ter acesso a relgios e carimbador de tempo confiveis para o seu prprio uso. O relgio gerador do selo de tempo deve ser sincronizado com o Observatrio Nacional43.

AD AD

AD

6.6

Criptografia

Criptografia um mtodo de codificao de objetos digitais segundo um cdigo secreto (chave), de modo que estes no possam ser apresentados por uma aplicao de forma legvel ou inteligvel e somente usurios autorizados podem restabelecer sua forma original. Esta seo trata dos servios de segurana apoiados em criptografia. Estes requisitos s so aplicveis s organizaes onde h elevada necessidade de garantia de sigilo. importante salientar que, no uso de criptografia em documentos que apresentam longa temporalidade, devem ser tomadas medidas administrativas para garantir a manuteno do sigilo e do acesso a esses documentos. Esses documentos no devem ser armazenados criptografados. Alguns fatores que comprometem a criptografia no longo prazo so: comprometimento ou obsolescncia da chave, indisponibilidade do portador da chave e evolues tecnolgicas. importante lembrar mais uma vez que o Conselho Internacional de Arquivos define longo prazo para documentos digitais como um perodo a partir de 5 anos contado a partir da data de produo44.

Referncia

Requisito

Obrig

6.6.1

6.6.2 6.6.3

Um SIGAD tem que usar a criptografia no armazenamento, na transmisso e na apresentao de documentos arquivsticos digitais ao implementar a poltica de sigilo. Um SIGAD tem que limitar o acesso aos documentos cifrados somente queles usurios portadores da chave de decifrao. Um SIGAD tem que registrar os seguintes metadados sobre um documento cifrado: indicao se est cifrado ou no; algoritmos usados na cifrao; identificao do remetente; identificao do destinatrio; Indicao da robustez ou grau de segurana da criptografia.

O O

43 44

Observatrio Nacional - Diviso do Servio da Hora, disponvel em: http://pcdsh01.on.br/ Ver CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 41.

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91

Referncia

Requisito

Obrig

6.6.4

6.6.5

6.6.6

6.6.7

Um SIGAD deve poder assegurar a captura de documentos cifrados, diretamente de uma aplicao de software que disponha da funcionalidade de cifrao. Somente os usurios autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes operaes: Incluir, remover ou alterar parmetros dos algoritmos criptogrficos instalados no SIGAD; Incluir, remover ou substituir chaves criptogrficas de programas ou de usurios do SIGAD; Cifrar e alterar criptografia de documentos; Remover a criptografia de um documento. A remoo da cifrao pode ocorrer quando a sua manuteno resultar em indisponibilidade do documento. Por exemplo, quando a chave de cifrao/decifrao estiver embarcada em hardware inviolvel cuja vida til est prestes a se esgotar ou quando o documento for desclassificado. No caso de remoo da cifrao do documento, os seguintes metadados adicionais tem que ser registrados na trilha de auditoria: Data e hora da remoo da cifrao; Identificao do executor da operao; Motivo da remoo da cifrao. Um SIGAD deve possuir uma arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica.

AD

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6.7

Marcas d'gua Digitais

Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre a sua provenincia e caractersticas e so utilizadas para proteger propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, o qual s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo ou de uma chave protegida. Tecnologias semelhantes podem ser aplicadas a sons e a imagens em movimento digitalizadas. O SIGAD pode manter, recuperar e assimilar novas tecnologias de marcas d'gua. Estes requisitos s so aplicveis s organizaes onde so usadas marcas d'gua digitais.
Referncia Requisito Obrig

6.7.1 6.7.2

6.7.3

Um SIGAD tem que ser capaz de recuperar informao contida em marcas d'gua digitais. Um SIGAD tem que ser capaz de armazenar documentos arquivsticos digitais que contenham marcas d'gua digitais, assim como informao de apoio relacionada marca d'gua. Um SIGAD deve possuir uma arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma de gerao e de deteco de marca d'gua digital.

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AD

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92

6.8

Acompanhamento de Transferncia

Durante o seu ciclo de vida, os documentos arquivsticos digitais e seus respectivos metadados podem ser transferidos de uma mdia de suporte, ou de um local, para outro, medida que o seu uso decresce e/ou se modifica. Essa transferncia pode ser interna, implicando, por exemplo, num deslocamento de armazenamento on-line para armazenamento off-line, como tambm pode ser externa, implicando num deslocamento para outra instituio. necessrio um recurso de acompanhamento, a fim de se registrar a mudana de local, tanto para facilitar o acesso como para cumprir requisitos regulamentares.

Referncia

Requisito

Obrig

6.8.1

6.8.2

6.8.3

Um SIGAD deve ser capaz de manter, para cada documento ou cada dossi/processo, o histrico das movimentaes e transferncias de mdia sofridas por aquele documento ou dossi/processo. Um SIGAD tem que fornecer um recurso de acompanhamento para monitorar e registrar informaes acerca do local atual e da transferncia de dossis/processos digitais e convencionais. A funo de acompanhamento de transferncia tem que registrar metadados que incluam: nmero identificador dos documentos atribudo pelo sistema; localizao atual e tambm as localizaes anteriores, definidas pelo usurio; data e hora de envio/transferncia; data e hora da recepo no novo local; destinatrio; Usurio responsvel pela transferncia (sempre que adequado); Mtodo de transferncia.

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6.9

Autoproteo

Num ambiente digital, a autoproteo consiste na capacidade do sistema de computao de verificar a integridade de programas e de dados de controle como uma medida de proteo inicial. As tcnicas de autoproteo aumentam a confiana no funcionamento correto dos programas de computador. Esta seo trata dos requisitos relativos capacidade do SIGAD de se autoproteger contra quaisquer erros, falhas ou ataques ao prprio sistema. Alm dos requisitos de autoproteo, o SIGAD dever interagir com outros sistemas de proteo, tais como: antivrus, firewall, anti-spyware etc.

Referncia

Requisito

Obrig

6.9.1

Um SIGAD deve fazer a verificao de vrus ou pragas antes da efetivao da captura.

AD

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93

Referncia

Requisito

Obrig

6.9.2

6.9.3

6.9.4

6.9.5

6.9.6

6.9.7

6.9.8

6.9.9

Um SIGAD deve ter dispositivos e procedimentos que reduzam as possibilidades de erros, falhas e descontinuidades no seu funcionamento que causem danos ou perdas aos documentos arquivsticos digitais. Aps falha ou descontinuidade do sistema, quando a recuperao automtica no for possvel, um SIGAD tem que ser capaz de entrar em modo de manuteno, no qual a possibilidade de restaurar o sistema para um estado seguro oferecida. Na restaurao ao estado seguro, um SIGAD deve ser capaz de garantir a recuperao de perdas ocorridas, incluindo os documentos de transaes mais recentes. Um SIGAD deve garantir que os dados de segurana, quando replicados, sejam consistentes. Permisses de controle de acesso, chaves criptogrficas e parmetros de algoritmos criptogrficos so exemplos de dados de segurana. Um SIGAD tem que garantir que as funes de controle de acesso so invocadas antes de qualquer operao de acesso e retornadas sem erros antes do prosseguimento normal da operao. Um SIGAD tem que preservar um estado seguro de funcionamento, interrompendo completamente a interao com usurios comuns, quando quaisquer dos seguintes erros ocorrerem: Falha de comunicao entre cliente e servidor; Perda de integridade das informaes de controle de acesso; Falta de espao para registro nas trilhas de auditoria. Quando no for possvel escrever na trilha de auditoria, um SIGAD deve impedir toda operao de qualquer usurio e passar para o modo de manuteno. Um SIGAD deve detectar o reenvio de dados de autenticao e segurana de um usurio, sem conhecimento deste. O evento deve ser registrado nas trilhas, cancelando a comunicao com o sistema remoto/usurio e considerando o usurio fora do sistema. Um SIGAD pode atribuir a cada documento, no momento da captura, um cdigo de manuteno de integridade baseado em criptografia robusta.

AD

AD

AD

AD

6.10 Alterar, Apagar e Truncar Documentos Arquivsticos Digitais


Os documentos arquivsticos completos no podem, em regra, ser alterados e eliminados, exceto no trmino do seu ciclo de vida num SIGAD. No entanto, os Administradores podem precisar apagar documentos arquivsticos para corrigir erros de usurio (p. ex., declarar documentos de arquivo no dossi/processo errado) ou para cumprir requisitos jurdicos no mbito de legislao sobre proteo de dados. A ao de eliminar pode ter um dos significados seguintes: Eliminao definitiva;
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Reteno, acompanhada de uma anotao nos metadados do documento arquivstico, informando que o mesmo no est mais sob o controle da gesto de documentos arquivsticos. A capacidade de apagar documentos tem que ser rigorosamente controlada para proteger a integridade dos documentos arquivsticos. Todas as informaes referentes a essa ao tm que ser registradas na trilha de auditoria, e elementos indicativos da existncia dos documentos arquivsticos apagados tm que permanecer nos dossis afetados. s vezes, os administradores tm necessidade de publicar, ou de disponibilizar documentos arquivsticos que contm informaes sigilosas (seja em conseqncia de legislao sobre proteo de dados, seja por questes de segurana, ou de segredo comercial, etc). Por esse motivo, aos administradores tm que ser dado o poder de retirar a informao sensvel, sem afetar o documento arquivstico correspondente. Esse processo chamado de truncamento, ou de corte, e o SIGAD armazena o documento original e a cpia truncada, chamada de extrato.

Referncia

Requisito

Obrig

6.10.1

6.10.2

6.10.3

6.10.4

6.10.5

Um SIGAD tem que permitir, a um administrador autorizado a anulao da operao em caso de erro do usurio ou do sistema. Anular uma operao no significa apagar um documento arquivstico capturado pelo SIGAD. A anulao da eliminao definitiva de documentos, por ser irreversvel, no possvel. Um SIGAD, para evitar erros irrecuperveis, deve inibir a eliminao (permanente ou lgica) de grupos ou lotes de documentos fora do processo regular de eliminao previsto na Tabela de Temporalidade e Destinao de documentos. Em casos excepcionais, o administrador tem que ser autorizado a apagar ou corrigir dossis/processos, volumes e documentos. Nesses casos, um SIGAD tem que: Registrar integralmente a ao de apagar ou corrigir na trilha de auditoria; Produzir um relatrio de anomalias para o Administrador; Eliminar todo o contedo de um dossi/processo ou volume, quando os mesmos forem eliminados; Garantir que nenhum documento seja eliminado, se tal ao resultar na alterao a outro documento arquivstico; Informar ao administrador sobre a existncia de ligao entre um dossi/processo ou documento prestes a ser apagado e qualquer outro dossi/processo ou documento, solicitando confirmao antes de concluir a operao; Manter a integridade total do metadado, a qualquer momento. No caso de erro na insero de metadados, o administrador ter que corrigi-lo e o SIGAD ter que registrar essa ao na trilha de auditoria. Um SIGAD tem que permitir a um usurio autorizado fazer um extrato (cpia truncada) de um documento, com o objetivo de trunc-lo sem alterar o original.

AD

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Referncia

Requisito

Obrig

6.10.6

6.10.7

6.10.8 6.10.9

6.10.10

Um SIGAD deve dispor de funes de ocultao de informao sigilosa contida na cpia truncada do documento, permitindo o seguinte: Retirada de pginas de um documento; Adio de retngulos opacos para ocultar nomes ou palavras sensveis; Quaisquer outros recursos necessrios para formatos de vdeo ou de udio, caso existam. Se o SGAE no fornecer diretamente esses recursos, tem que permitir que outros pacotes de software os proporcionem. essencial que quando os recursos para truncar documento forem empregados, nenhuma informao retirada ou ocultada seja passvel de visualizao na cpia truncada, na tela, nem quando impressa ou reproduzida por meios audiovisuais, independentemente da utilizao de quaisquer recursos, tais como rotao, variao focal ou qualquer outra manipulao. Quando uma cpia truncada produzida, um SIGAD tem que registrar essa ao nos metadados do documento, incluindo pelo menos a data, a hora, o motivo, e quem a produziu. Um SIGAD pode solicitar a quem produziu a cpia truncada que a inclua em um dossi/processo. Um SIGAD deve registrar uma referncia cruzada a uma cpia truncada nos mesmos dossis/processos, pastas e documentos em que se encontra o documento original. Um SIGAD tem que armazenar na trilha de auditoria qualquer alterao efetuada para satisfazer os requisitos desta seo.

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96

ARMAZENAMENTO

A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnolgica que permita a preservao e a recuperao de longo prazo dos documentos arquivsticos. Por isso, essa estrutura deve abrigar os documentos, seus metadados, os metadados do sistema (informaes sobre segurana, direitos de acesso e usurios, entre outros), trilhas de auditoria e cpias de segurana. Do ponto de vista fsico, tais informaes residem em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e pticos. A arquitetura tecnolgica para gerenciamento de arquivos digitais deve ser planejada e dimensionada de acordo com a misso e as competncias da organizao. Alm disso, os equipamentos devem adequar-se s caractersticas on-line ou off-line das operaes. Operaes on-line so aquelas que s podem ser realizadas atravs do SIGAD, ao passo que operaes off-line podem ser realizadas em outros sistemas computacionais, desvinculadas do funcionamento do SIGAD. Um SIGAD deve utilizar dispositivos e tcnicas de armazenamento que garantam a integridade dos documentos arquivsticos digitais. Os itens seguintes enumeram requisitos de armazenamento organizados segundo os critrios de durabilidade, capacidade e viabilidade tcnica.

7.1

Durabilidade

Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD e os documentos neles armazenados devem estar sujeitos a aes de preservao que garantam sua conservao de longo prazo.

Referncia

Requisito

Obrig

7.1.1

7.1.2

7.1.3

Um SIGAD deve utilizar preferencialmente dispositivos e padres de armazenamento maduros, estveis no mercado e amplamente disponveis. Um SIGAD deve utilizar preferencialmente padres abertos de armazenamento (como exemplo: ISO 9660:1999 definio do formato de sistema de arquivos para CD-Rom.). A escolha dos dispositivos de armazenamento deve contemplar padres estveis de mercado e fornecedores consolidados. A escolha de dispositivos tm que ser periodicamente revista sempre que a evoluo tecnolgica indicar mudanas importantes. Atividades de migrao tm que ser efetivadas preventivamente sempre que se torne patente ou previsvel a obsolescncia do padro corrente.

AD

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97

Referncia

Requisito

Obrig

7.1.4

7.1.5

7.1.6 7.1.7

7.1.8

7.1.9

Para as memrias secundrias, um SIGAD tem que manter registro de MTBF (Mean Time Between Failure)45, bem como as datas de sua aquisio. Para as memrias secundrias e tercirias, um SIGAD tem que fazer o gerenciamento das mdias por meio do registro de durabilidade prevista, data de aquisio e histrico de utilizao. Informaes tcnicas sobre previsibilidade de durao de mdias referidas em 7.1.3 devem ser obtidas preferencialmente a partir de rgos independentes. Quando isso no for possvel, podem ser utilizadas informaes de fornecedores. Em ambos os casos deve ficar registrada a origem da informao. Para as memrias secundrias e tercirias, um SIGAD deve manter estatsticas da durabilidade efetivamente observada. No caso de uso de fitas magnticas, o mecanismo de backup provido pelo SIGAD deve proporcionar meios para que o item 8.2.6 possa ser implementado automaticamente, integrado ao do backup. O acesso s informaes armazenadas em memria terciria deve ser efetuado preferencialmente mediante uso de rede de dados. O objetivo minimizar acesso fsico s mdias, visando diminuio do desgaste. A manipulao direta das mdias dever ser restrita a administradores do sistema e no aos usurios comuns. Quando se proceder eliminao de documentos, as memrias de suporte tm que ser devidamente "sanitizadas", isto , ter suas informaes efetivamente indisponibilizadas. Este requisito aplica-se principalmente s memrias secundria e terciria, pela sua caracterstica no voltil. As informaes devem ser eliminadas de forma irreversvel, incluindo, no caso de memria terciria, a possibilidade de destruio fsica das mdias.

AD AD

AD

7.2

Capacidade

Um SIGAD deve garantir escalabilidade no armazenamento, permitindo expanso ilimitada dos dispositivos de armazenamento.

Referncia

Requisito

Obrig

7.2.1

Um SIGAD tem que possuir capacidade de armazenamento suficiente para acomodao de todos os documentos, suas cpias de segurana.

45

MTBF (Mean Time Between Failure). Tempo mdio entre falhas. um valor relativo ao perodo mdio entre falhas de um sistema ou dispositivo e que permite a avaliao de sua confiabilidade ou vida til.

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98

Referncia

Requisito

Obrig

7.2.2

7.2.3 7.2.4

7.2.5

7.2.6

Para grandes volumes de dado, conveniente o uso de dispositivos com maior capacidade unitria de armazenamento, a fim de reduzir a sobrecarga operacional. Em um SIGAD, tem que ser prevista a possibilidade de expanso da estrutura de armazenamento. A quantidade de memria primria deve ser superestimada no momento de aquisio, a fim de minimizar as indisponibilidades do SIGAD nas situaes de expanso desse tipo de memria. Quando da aquisio de disk arrays as possibilidades de expanso dos equipamentos de controle devem ser consideradas. Para backups em fita magntica em sistemas com grande volume de informao, devem ser utilizados sistemas automticos de seleo, troca e controle de fitas (robots) Um SIGAD deve permitir ao administrador configurar os limites de capacidade de armazenamento dos diversos dispositivos. Um SIGAD deve oferecer ao administrador facilidades para a monitorao da capacidade de armazenamento. Esse controle indica, por exemplo, capacidade utilizada, capacidade disponvel e taxa de ocupao. Tais informaes so teis para subsidiar aes de expanso em tempo hbil. Um SIGAD deve informar automaticamente ao administrador quando os dispositivos de armazenamento on-line atingirem nveis crticos de ocupao. Um SIGAD deve manter estatsticas de taxa de crescimento de utilizao de memria secundria e terciria para informar ao administrador previses de exausto de recursos. Este tipo de estimativa possibilita ao administrador antecipar aes de expanso antes que a utilizao atinja nveis crticos.

AD AD

AD

AD

7.3

Efetividade de armazenamento

Referncia

Requisito

Obrig

7.3.1

7.3.2 7.3.3

Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD devem suportar mtodos de deteco de erros para leitura e escrita de dados. Um SIGAD tem que utilizar tcnicas de restaurao de dados em caso de falhas. Um SIGAD tem que utilizar mecanismos de proteo contra escrita, que previnam alteraes indevidas e mantenham a integridade dos dados armazenados.

AD

O O

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99

7.3.4

7.3.5

A infra-estrutura de um SIGAD deve prever o uso de tcnicas para garantir maior confiabilidade e desempenho. As tcnicas recomendadas incluem: Espelhamento (mirroring) nas memrias secundrias para maior confiabilidade. Partio de dados (data stripping) nas memrias secundrias para maior desempenho. A integridade dos dispositivos de armazenamento tem que ser periodicamente verificada.

AD

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100

PRESERVAO

Exatamente como no caso dos documentos convencionais, a preservao de documentos arquivsticos digitais no um fim em si mesmo. Antes, possui um propsito que deve ser considerado na definio e na implementao das estratgias de preservao. A razo para preservao de um determinado documento pode ser seu valor probatrio e/ou informativo. Os documentos arquivsticos digitais gerenciados por um SIGAD devem ser preservados durante todo o perodo de tempo previsto para sua guarda, conforme determinado na tabela de temporalidade e destinao de documentos. Ressalte-se que as caractersticas desses documentos demandam ateno especfica, principalmente naqueles que sero mantidos por mais de cinco anos, o que, nesse contexto, j considerado de longo prazo. A degradao do suporte e a obsolescncia tecnolgica so os principais fatores de comprometimento da preservao dos documentos digitais, uma vez que ameaam sua autenticidade, integridade e acessibilidade. A degradao do suporte causada por fatores como falta de controle de temperatura, umidade, luminosidade, agentes qumicos e biolgicos agressores, bem como manipulao inadequada ou qualidade do suporte utilizado. Alm de respeitar as condies ambientais especificadas pelo fabricante, preciso realizar a substituio dos suportes antes do fim de sua vida til, tcnica conhecida como rejuvenescimento (refreshing). No que diz respeito obsolescncia tecnolgica, refere-se tanto a hardware quanto a software e formatos. resultado das mudanas causadas pelo desenvolvimento de novas tecnologias e sua ascenso no mercado. O hardware obsoleto pode ser, por exemplo, um determinado tipo de suporte (disco ptico, fita magntica, por exemplo), unidades de disco, unidades de fita magntica ou os prprios processadores e componentes utilizados na execuo de programas (software). Em alguns casos, os fabricantes procuram manter a compatibilidade com o antigo hardware, assegurando que software e formatos antigos continuem sendo utilizados. No entanto, essa situao no persiste indefinidamente, pois a compatibilidade geralmente mantida somente em relao aos hardwares recm-substitudos. As mudanas em software incluindo sistemas operacionais, sistemas de gerenciamento de banco de dados e aplicativos como editores de texto, planilhas eletrnicas, editores de imagem, entre outros costumam ser bastante freqentes. O software podem ser simplesmente descontinuados, substitudos por outros equivalentes, supostamente melhores, ou ainda ter sua verso atualizada para correo de bugs ou acrscimo de novas funcionalidades. importante notar que os fornecedores de software deixam de prestar suporte a verses mais antigas de seus produtos. Os formatos tambm sofrem alteraes, muitas vezes em funo de mudanas ocorridas nos programas (software) aos quais esto associados. Novos programas (software) podem ser compatveis com os formatos antigos, mas tambm podem apresentar incorrees durante operaes de leitura e escrita de dados nesses formatos. Algumas tcnicas comumente obsolescncia tecnolgica so: utilizadas para evitar os riscos provenientes da

. preservao da tecnologia: evita a necessidade imediata de implementao de novos sistemas. Porm, as necessidades de manuteno e integrao com outros

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101

sistemas podem apresentar problemas ao longo do tempo. A preservao do hardware, em especial, uma alternativa cara, mesmo nas situaes em que o hardware compartilhado entre mais de um usurio. Alm disso, essa alternativa no exeqvel a longo prazo, uma vez que o hardware pode ser danificado de forma irreversvel, ficando completamente indisponvel. . emulao: a simulao de um determinado hardware ou software atravs de software. Permite que um computador moderno, possivelmente mais barato e de fcil manuteno, possa executar programas (software) antigos desenvolvidos originalmente para outra plataforma. Para evitar possveis perdas de informao e funcionalidades, deve ser realizada com bastante rigor. A probabilidade de ocorrncia de perdas de informaes e funcionalidades aumenta medida que so utilizadas diversas camadas de emulao, como resultado da aplicao dessa tcnica repetidas vezes. . converso de dados: empregada quando os formatos se tornam obsoletos. Os dados em formatos antigos so convertidos para novos formatos, apoiados em hardware e software mais atuais. Esse processo no est isento de problemas, podendo resultar em perdas de informaes e funcionalidades. A converso de dados tambm pode ser utilizada para reduzir a quantidade de formatos utilizados e, conseqentemente, de sistemas a serem mantidos e gerenciados, de modo a facilitar as aes de preservao. . migrao: a migrao para novos sistemas realizada no caso de obsolescncia de hardware, software ou formatos. Envolve, inclusive, a converso de dados. Pode abranger uma grande quantidade de elementos hardware, software e formatos e, dessa forma, apresentar uma maior complexidade para ser planejada e executada. Apesar disso, mostra-se como uma alternativa interessante para acompanhamento das mudanas decorrentes da evoluo tecnolgica. A migrao, assim como a emulao e a converso de dados, apresenta riscos quanto integridade e funcionalidade dos documentos arquivsticos digitais, por isso, deve ser realizada de modo criterioso e sistemtico.

Embora os problemas de degradao dos suportes e obsolescncia tecnolgica possam ser contornados com conhecimento tcnico e uso de tcnicas de preservao, sua resoluo pode ser muito dispendiosa. Por isso, as preocupaes com preservao devem existir desde a concepo do SIGAD e a escolha de sua base tecnolgica. De uma forma geral, recomenda-se o uso de suportes de alta qualidade e que tenham uma vida til prevista adequada para os propsitos de preservao, o monitoramento contnuo dos avanos tecnolgicos e da degradao do suporte, a adoo de formatos abertos e a busca por solues independentes de hardware, software e fornecedor. As estratgias e os procedimentos de preservao devem ser bem definidos, documentados e periodicamente revisados. importante destacar que as aes de preservao so contnuas e devem ser implementadas desde a produo dos documentos at sua destinao final. Nesta seo, no se pretende apresentar procedimentos de preservao preestabelecidos ou argumentar em favor de uma tcnica especfica. Os requisitos foram organizados em aspectos fsicos, lgicos e gerais. Levando em conta esses aspectos, cada organizao deve desenvolver e implementar sua prpria estratgia de preservao de documentos arquivsticos digitais da forma mais adequada sua realidade e de acordo com as diretrizes fornecidas pela instituio arquivstica em sua devida esfera de competncia.

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102

8.1

Aspectos fsicos

Referncia

Requisito

Obrig

8.1.1

8.1.2 8.1.3 8.1.4

Os suportes de armazenamento de um SIGAD tm que ser acondicionados, manipulados e utilizados em condies ambientais compatveis com sua vida til prevista e/ou pretendida, dentro das especificaes tcnicas de seu fabricante e de entidades isentas e com base em estatsticas de uso. A vida til pretendida de um suporte pode ser menor que sua vida til prevista, o que permite condies ambientais mais flexveis. Um SIGAD deve permitir ao administrador especificar a vida til prevista/pretendida dos suportes. Um SIGAD tem que permitir o controle da vida til dos suportes para auxiliar no processo de rejuvenescimento. Um SIGAD deve informar automaticamente quais so os suportes que se encontram prximos do fim de sua vida til.

AD O AD

8.2
8.2.1

Aspectos lgicos
Requisito Obrig

Referncia

8.2.2

Um SIGAD tem que manter cpias de segurana. As cpias de segurana devem ser guardadas em ambientes seguros, em local diferente de onde se encontra a informao original. Um SIGAD tem que possuir funcionalidades para a verificao peridica dos dados armazenados, visando deteco de possveis erros. Nesse caso, recomenda-se o uso de um checksum robusto, ou seja, que permita a constatao da integridade dos dados e seja seguro quanto a fraudes. Um SIGAD tem que permitir a substituio dos dados armazenados que apresentarem erros. Um SIGAD pode permitir a correo dos erros detectados nos dados armazenados. Nesse contexto, a correo de erros refere-se restaurao de dados corrompidos. Um SIGAD deve informar os resultados da verificao peridica dos dados armazenados, incluindo os erros detectados, bem como as substituies e as correes de dados realizadas. Um SIGAD deve manter um histrico dos resultados da verificao peridica dos dados armazenados. Aes de preservao tm que ser efetivadas sempre que se torne patente ou previsvel a obsolescncia da tecnologia utilizada pelo SIGAD.

8.2.3 8.2.4

O F

8.2.5

AD

8.2.6 8.2.7

AD O

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103

Referncia

Requisito

Obrig

8.2.8

Um SIGAD tem que suportar a transferncia em bloco de documentos (incluindo as demais informaes associadas a cada documento) para outros suportes e/ou sistemas, de acordo com as normas aplicveis aos formatos utilizados.

8.3
8.3.1 8.3.2

Aspectos gerais
Requisito Obrig

Referncia

8.3.3

8.3.4

8.3.5

8.3.6

Um SIGAD tem que registrar as operaes de preservao realizadas, em trilhas de auditoria. Um SIGAD deve utilizar suportes de armazenamento e recursos de hardware e software que sejam maduros, estveis no mercado e amplamente disponveis. As modificaes em um SIGAD e em sua base tecnolgica tm que ser verificadas em um ambiente exclusivo para essa finalidade, de modo a garantir que, aps a implantao das alteraes, os dados continuem sendo acessados sem alterao de contedo. Um SIGAD deve utilizar normas amplamente aceitas, descritas em especificaes abertas e disponveis publicamente, no que refere a estruturas para codificao, armazenamento e banco de dados. Um SIGAD deve evitar o uso de estruturas proprietrias, para codificao, armazenamento ou banco de dados. Caso venha a utiliz-las, estas devem estar plenamente documentadas e essa documentao, disponvel para o administrador. Um SIGAD tem que gerir metadados relativos preservao dos documentos e seus respectivos componentes.

O AD

AD

AD

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104

FUNES ADMINISTRATIVAS

Referncia

Requisito

Obrig

9.1.1

9.1.2

9.1.3

Um SIGAD tem que permitir que os administradores, de uma maneira controlada e sem esforo excessivo, recuperem, visualizem e reconfigurem os parmetros do sistema e os atributos dos usurios. Um SIGAD tem que fornecer relatrios flexveis para o administrador gerenciar os documentos e seu uso, que apresentem no mnimo: quantidade de dossis/processos, volumes e itens a partir de parmetros ou atributos definidos (tempo, classe, unidade administrativa etc); estatsticas de transaes relativas a dossis/processos, volumes e itens; relatrios de atividades por usurio. Um SIGAD tem que prover documentao cobrindo aspectos de administrao do sistema. A documentao deve incluir todas as informaes necessrias para o correto gerenciamento do sistema.

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105

10 CONFORMIDADE COM A LEGISLAO E REGULAMENTAES


Um SIGAD tem que cumprir a legislao e regulamentaes vigentes. Setores de atividades distintos apresentam requisitos legislativos e regulamentares diferenciados. Sendo assim, todos os requisitos desta seo so genricos e tm que ser adaptados realidade local de cada rgo produtor de documentos arquivsticos.46

Referncia

Requisito

Obrig

10.1.1

10.1.2 10.1.3

Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e normas pertinentes, tendo em vista a admissibilidade legal e o valor probatrio dos documentos arquivsticos. Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e normas especficas para gesto e acesso de documentos arquivsticos. Um SIGAD tem que estar em conformidade com requisitos regulamentares especficos e cdigos de boa prtica necessrios para a execuo de determinadas atividades. Este requisito pode ser personalizado para cada contexto, como por exemplo: sade, justia, educao, previdncia.

O O

46

Para obter informaes sobre legislao arquivstica brasileira, consulte Servios ao Pblico, opo Legislao Arquivstica, disponvel em: <http://www.arquivonacional.gov.br.>

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106

11 USABILIDADE
Projetar um sistema de software com boa usabilidade47 significa concentrar esforos para produo de um sistema que proporcione facilidade do uso, atravs de suporte para realizao de tarefas simples, diretas e objetivas, que apiem as metas de produtividade e qualidade de trabalho do usurio. Se os usurios de um SIGAD encontrarem inmeras dificuldades de operao, sua efetiva implantao pode fracassar, ocasionando desperdcio de recursos. Para se obter um maior grau de usabilidade deve-se pensar no usurio e em suas necessidades de utilizao, o que significa criar um sistema fcil de entender, de operar e que siga padres de boas prticas tcnicas j conhecidas e bem estabelecidas. Usabilidade depende diretamente das tarefas especficas que os usurios realizam por meio do sistema, bem como do nvel de conhecimento do sistema pelos usurios envolvidos. As recomendaes para uma boa usabilidade esto associadas ao contexto operacional do sistema, aos diferentes tipos de usurios, tarefas, ambientes fsicos e organizacionais. Quando da elaborao da descrio das caractersticas de um SIGAD, deve-se levar em considerao: facilidade de utilizao da interface, tipos de usurios, facilidade na execuo de tarefas, uso de equipamentos adequados, ergonomia, ambiente e contexto de uso.

Referncia

Requisito

Obrig

11.1.1 11.1.2 11.1.3

Um SIGAD deve possuir documentao completa, clara, inteligvel e organizada para instalao e uso do software. Um SIGAD deve possuir sistema de ajuda on-line. O sistema de ajuda on-line fornecido pelo SIGAD deve ser vinculado funo ou tarefa executada, em todo o sistema. Exemplo: Quando se est executando uma operao de edio, uma vez acionada a ajuda, ela deve remeter para o tpico de ajuda da edio. Um SIGAD deve permitir a personalizao de contedo de ajuda on-line por adio de texto ou edio do texto existente. Exemplo: O responsvel pela administrao do contedo da ajuda pode adicionar esclarecimentos ou alterar o contedo das descries, de modo a facilitar o entendimento das funes. Toda mensagem de erro produzida pelo SIGAD deve ser clara e significativa, de modo a permitir que o usurio possa recuperarse do erro ou cancelar a operao.

AD AD AD

11.1.4

AD

11.1.5

AD

47

Uma das caractersticas de qualidade em uso do software a usabilidade, conforme a norma ISO/IEC 9126:1991 Information technology Software product evaluation : quality characteristics and guidelines for their use. 1991.

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107

Referncia

Requisito

Obrig

11.1.6

11.1.7

11.1.8

A interface de um SIGAD deve seguir padres preestabelecidos e consolidados como boas prticas de projeto grfico. Normas ou regras de interface podem ser relativas utilizao de padro de identidade visual (ligado marca da instituio ou alguma legislao especfica do estado/municpio/rgo federal), bem como a utilizao de guias de estilo para implementao e verificao da padronizao da interface. Exemplo: Em 2000, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) elaborou o documento Diretrizes Gerais para a Construo de Websites de Instituies Arquivsticas que procura fornecer um referencial bsico s instituies arquivsticas interessadas em criar ou redefinir seus stios. O SIGAD deve empregar um conjunto simples e consistente de regras de interface, privilegiando a facilidade de aprendizado de operao pelos seus usurios. O uso de um conjunto de regras consistentes com o ambiente operacional em que o SIGAD ser executado permite que ele apresente menus, comandos e outras facilidades consistentes em toda aplicao. Essas regras de interface, quando compatveis com outras aplicaes principais j instaladas, levam padronizao da terminologia utilizada para funes, rtulos e aes consistente em toda a aplicao. A interface de visualizao dos documentos arquivsticos deve fornecer o recurso de arrastar e soltar, se apropriado no ambiente operacional do SIGAD. O SIGAD deve permitir que a sua estrutura de classes e dossis/processos possa ser visualizada em diferentes formas de apresentao. Deve ser possvel personalizar a interface grfica com o usurio de um SIGAD. A personalizao deve incluir pelo menos as seguintes possibilidades: contedos de menus; formatos de telas; utilizao de teclas de funo; alterao de cores, fontes e tamanhos de fontes em telas e janelas; avisos sonoros. Sempre que um SIGAD utilizar janelas pop-up e barras de ferramentas, deve-se permitir ao usurio a possibilidade de configurao e de habilitar/desabilitar esse tipo de recurso. Porm, de forma a no infringir a recomendao de uso de um conjunto simples e consistente de regras de interface. Sempre que um SIGAD permitir o uso de janelas, ele deve permitir sua movimentao, redimensionamento e gravao das modificaes da aparncia, de forma a permitir a personalizao por perfil de usurio.

AD

AD

AD

11.1.9

AD

11.1.10

AD

11.1.11

AD

11.1.12

AD

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108

Referncia

Requisito

Obrig

11.1.13

11.1.14

11.1.15

11.1.16

11.1.17

11.1.18

Um SIGAD deve permitir a seleo de avisos sonoros e a personalizao de tom e volume, bem como a gravao dessas escolhas no perfil do usurio. Um SIGAD deve permitir a gravao de opes default para entrada de dados de configurao: valores de variveis definidas pelo usurio; valores iguais aos de um item anterior; valores que possam ser selecionados de uma lista configurvel; valores derivados do contexto, como data, referncia do dossi/processo, identificador do usurio; valores predefinidos por um administrador (para campos de metadados como, por exemplo, o nome da organizao que est utilizando o sistema). A interface de um SIGAD com usurio deve ser apropriada para adaptaes e personalizaes que permitam a sua utilizao por usurios com necessidades especiais. Essas adaptaes e personalizaes devem ser compatveis com software especializado que possa vir a ser acoplado (por exemplo, leitores de telas para cegos), bem como seguir orientaes especficas de acessibilidade de interface. Para ambientes e stios apoiados na Web importante seguir orientaes especficas de acessibilidade48. desejvel que o padro seguido possa ser verificado atravs da aplicao de uma validao manual ou automtica, de preferncia visando obteno de certificao de acessibilidade. Um SIGAD deve permitir a realizao de transaes ou tarefas mais freqentemente executadas com um pequeno nmero de iteraes (por exemplo, cliques de mouse) e sem mudanas excessivas de contexto. Um SIGAD deve estar fortemente integrado com o sistema de correio eletrnico da organizao, de forma a permitir a gerao de mensagens com possibilidade de manipular documentos digitais, sem necessidade de sair do SIGAD. Este requisito deve estar de acordo com as normas de segurana. No caso de integrao do SIGAD com o sistema de correio eletrnico, deve ser possvel fazer referncias a documentos arquivsticos sem necessidade de envio de cpias adicionais.

AD

AD

AD

AD

AD

AD

48

Exemplos:e-MAG - Modelo de Acessibilidade de Governo Eletrnico, disponvel em: < http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/index.wsp>; Decreto n 5.296, de 02 de dezembro de 2004, que ...estabelece normas gerais e critrios bsicos para a promoo da acessibilidade das pessoas portadoras de deficincia ou com mobilidade reduzida...; Guia de Acessibilidade PRODAM, disponvel em: <http://prodam.sp.gov.br/acessibilidade>; Guia de Validao SERPRO, disponvel em: <http://www.serpro.gov.br/acessibilidade/g_validacao.php>; W3C - HTML Validation Service, disponvel em: <http://validator.w3c.org>.

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109

Referncia

Requisito

Obrig

11.1.19

11.1.20

11.1.21

11.1.22

11.1.23

11.1.24

11.1.25

Um SIGAD deve possuir integrao com o sistema padro de edio de documentos, de modo que possa fazer uso da facilidade de gravao. Um SIGAD pode fornecer recursos que possibilitem o reconhecimento ptico de caracteres (como por exemplo, Optical Character Recognition OCR e Intelligent Character Recognition - ICR) quando for necessria a introduo de metadados a partir de imagens de documentos impressos, ou etiquetas identificadoras de documentos. Um SIGAD deve permitir a definio e utilizao de referncias cruzadas entre documentos arquivsticos digitais correlacionados, permitindo uma fcil navegao entre eles, inclusive com uso de hyperlinks. Um SIGAD deve disponibilizar pelo menos dois papis de acesso diferenciados, um para usurio final e outro para administrador de sistema. Um SIGAD deve fornecer para os usurios finais e administradores funes intuitivas e fceis de usar, que requeiram poucas aes para completar uma tarefa padro. Particularmente em operao normal, um SIGAD deve ser capaz de: capturar e declarar um documento arquivstico com, no mximo, trs cliques de mouse ou acionamentos de teclas; apresentar todos os elementos de metadados obrigatrios para a captura do documento com mnima demanda para o usurio; apresentar o contedo de um documento arquivstico, a partir de uma lista de pesquisa, com no mximo trs cliques de mouse ou acionamentos de teclas. apresentar os metadados de um documento arquivstico com no mximo, trs cliques de mouse ou acionamentos de teclas. Um SIGAD deve restringir o acesso s funcionalidades administrativas impossibilitando sua visualizao ao usurio final. Exemplos: As operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada nos menus e possuem efeito nulo quando acionadas. O acesso s operaes indisponveis restrito pela configurao de menus que no as apresentam ao usurio sem permisso para execut-las. Um SIGAD deve levar em considerao as condies de operao como rudo, luminosidade, necessidade de rapidez na concluso da tarefa, necessidades especficas para dispositivos mveis, ambiente desktop/Web e necessidades de instalao automtica, para configurar as formas de interao com o usurio. Exemplo: No se deve utilizar menus audveis em ambientes que apresentam alto volume de rudos na proximidade dos terminais de usurios.

AD

AD

AD

AD

AD

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110

12 INTEROPERABILIDADE
A adoo de regras e padres de comunicao j consolidados permite a consulta entre sistemas heterogneos sem que o usurio perceba as operaes envolvidas, convergindo para uma relao sinrgica entre as partes. Esta seo estabelece requisitos mnimos para que um SIGAD possa interoperar com outros sistemas de informao, incluindo sistemas legados, respeitando normas de segurana de acordo com padres abertos de interoperabilidade. Por interoperabilidade, entende-se:Intercmbio coerente de informaes e servios entre sistemas. A interoperabilidade deve possibilitar a substituio de qualquer componente ou produto usado nos pontos de interligao por outro de especificao similar, sem comprometimento das funcionalidades do sistema49. Isto se faz atravs do uso de regras e padres de comunicao. O governo brasileiro definiu a arquitetura e-PING - Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico, visando interoperabilidade nas diversas esferas do poder pblico50. Nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, o SIGAD tem que adotar a arquitetura e-PING a fim de aumentar a viabilidade tcnica no intercmbio de informaes entre sistemas.

Referncia

Requisito

Obrig

12.1.1

12.1.2

12.1.3

Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs, AD permitindo pelo menos consulta, recuperao, importao e exportao de documentos e seus metadados. As operaes de interoperabilidade devem respeitar a legislao vigente e a poltica de segurana. Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros sistemas AD atravs de padres abertos de interoperabilidade. Por exemplo, padres abertos como os estabelecidos pela ePING, XML e Dublin Core. Um SIGAD tem que aplicar os requisitos de segurana descritos O neste documento para executar operaes de interoperabilidade. Isso fundamental para que as operaes, feitas em ambiente com interoperabilidade, no afetem a integridade dos documentos e impossibilitem acessos no autorizados.

49 50

http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/publicacao/noticia.wsp?tmp.noticia=241

A arquitetura e-PING do governo brasileiro <http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/index.wsp>

est

disponvel

em:

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13 DISPONIBILIDADE
Requisitos de disponibilidade descrevem as exigncias mnimas sobre prontido de atendimento de um sistema. Os requisitos de disponibilidade devem ser especificados pelo administrador do SIGAD de acordo o nvel de servio a ser fornecido. Por exemplo, os perodos previstos de atendimento (8x5 indica 8 horas por dia til. 24x7 indica atendimento contnuo), bem como tempo mximo tolervel em interrupes previstas. O grau de disponibilidade a ser estabelecido deve levar em conta fatores como, as regras de negcio da organizao, a necessidade de realizao de backup, manutenes planejadas, entre outros.

Referncia

Requisito

Obrig

13.1.1

Um SIGAD tem que se adequar ao grau de disponibilidade estabelecido pela organizao.

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112

14 DESEMPENHO E ESCALABILIDADE
Os requisitos de desempenho enfocam a eficincia no atendimento aos usurios, de acordo com suas expectativas quanto aos tempos de resposta. Esses tempos de resposta so influenciados por fatores externos ao SIGAD, como, por exemplo, infra-estrutura de rede, volume de trfego de dados e dimensionamento dos servidores e das estaes de trabalho. Para um SIGAD, entende-se escalabilidade como sendo a capacidade de um sistema responder a um aumento de usurios e volume de documentos arquivsticos, mantendo o desempenho das respostas do sistema. Para tanto, faz-se necessrio, que a um aumento de hardware corresponda um aumento de desempenho. Esses acrscimos de hardware podem se dar acrescentando-se mais hosts (escalabilidade horizontal) ou mais memria RAM e poder de processamento aos hosts existentes (escalabilidade vertical).

Referncia

Requisito

Obrig

14.1.1 14.1.2

14.1.3

14.1.4 14.1.5

Um SIGAD deve manter estatsticas dos tempos de atendimento, discriminados por tipo de operao. Um SIGAD deve ser expansvel at comportar um nmero mximo preestabelecido de usurios simultneos, provendo continuidade efetiva de servios. Um SIGAD deve incluir rotina de manuteno de: dados de usurios e de grupos perfis de acesso plano de classificao bases de dados tabelas de temporalidade Essas tarefas devem atender a mudanas planejadas da organizao, sem causar grandes sobrecargas de administrao. Um SIGAD deve ser escalvel, a fim de permitir adaptao a organizaes de diferentes tamanhos e complexidades. Um SIGAD deve fornecer evidncias do grau de escalabilidade ao longo do tempo. Avaliaes quantitativas devem incluir: O nmero mximo de sites remotos suportados com desempenho adequado. O tamanho mximo do repositrio, expresso em Gigabytes ou Terabytes, que pode ser suportado com desempenho adequado. O nmero mximo de usurios simultneos que possam ser atendidos com desempenho adequado. A sobrecarga administrativa prevista para um perodo de cinco anos, permitindo crescimento do nmero de usurios e da quantidade de registros. A quantidade de reconfiguraes e de indisponibilidades previstas para um perodo de cinco anos, permitindo o crescimento do nmero de usurios e da quantidade de registros.

AD AD

AD AD

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Referncia

Requisito

Obrig

A quantidade de reconfiguraes e de indisponibilidades previstas para um perodo de cinco anos, permitindo mudanas substanciais na estrutura da organizao, mudanas nos esquemas de classificao e mudanas na administrao de usurios.

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Metadados
Em estudo. Ser includo na prxima verso.

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Anexo 1 - Glossrio
AC Ver: Autoridade Certificadora Acervo Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. Acessibilidade Facilidade no acesso ao contedo e ao significado de um objeto digital. (I) Accessibility. Ver tambm: Acesso Acesso Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informao. Ver tambm: Acessibilidade; classificao (2); credencial de segurana. Anotao Informao acrescentada ao documento arquivstico aps sua criao. Exemplo: urgente, arquive-se, nmero do protocolo, cdigo de classificao, temporalidade, data, hora e local da transmisso, indicao de anexos e outros. AR Ver: Autoridade de registro Armazenamento 1. Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil. 2. Guarda de documentos arquivsticos em local apropriado. (I) Storage. Arquivamento 1. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao. Arquivo 1. Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade coletiva, pblica ou privada, famlia ou pessoa, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes. 2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e acesso de documentos arquivsticos. Ver tambm: Arquivo digital.

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Arquivo digital Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por computador e armazenada em suporte apropriado. Ver tambm: Objeto digital Assinatura digital Modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatrio; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da integridade; d) assegurar ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura. Ver tambm: Certificado digital; criptografia; Assinatura eletrnica Assinatura eletrnica Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos executados, adotados ou autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente assinatura manual do indivduo. Ver tambm: Assinatura digital Autenticao Atestao de que um documento verdadeiro ou que uma cpia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validao. Ver tambm: Autenticidade; certificado de autenticidade Autenticidade Qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Ver tambm: Autenticao; certificado de autenticidade Autoridade Certificadora (AC) Organizao que emite certificados digitais obedecendo s prticas definidas na Infraestrutura de Chaves-Pblicas - ICP. Ver tambm: Certificado digital; chave privada; chave pblica; ICP Autoridade de Registro (AR) Organizao que distribui certificados digitais aos usurios finais mediante processo de identificao estabelecido nas prticas definidas na Infra-estrutura de Chaves-Pblicas ICP. Ver tambm: Certificado digital; chave privada; chave pblica; ICP

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Avaliao Processo de anlise de documentos, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Banco de dados 1. Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases de dados relacionadas entre si, segundo um modelo de dados; b) regras que definem as operaoes vlidas sobre os dados e garantem sua integridade. 2. Sistema Gerenciador de Banco de Dados - SGBD: software que implementa o banco de dados e permite a realizao de operaes de manipulao de dados (incluso, alterao, excluso, consulta) e administrativas (gesto de usurios, cpia e restaurao de dados, alteraes no modelo de dados). Ver tambm: Base de dados Base de dados Conjunto de dados de mesma natureza, tais como catlogo de registros bibliogrficos, dados sobre funcionrios de uma empresa, que podem ser gerenciados por um software SGBD Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Ver tambm: Banco de dados Blog Stio na internet onde so publicados contedos pessoais, como notcias, pensamentos, comentrios e filosofias, atualizados periodicamente. Normalmente refletem o ponto de vista de seu criador e permitem aos leitores inserirem comentrios. Forma reduzida do termo weblog. Captura Incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio do registro, classificao e arquivamento. Ver tambm: Arquivamento; classificao; registro Categoria de sigilo Ver: Grau de sigilo Certificado de autenticidade Declarao de autenticidade das reprodues dos documentos arquivsticos digitais emitida pela instituio responsvel por sua preservao. Ver tambm: Autenticao; autenticidade Certificado digital Documento emitido e assinado digitalmente por uma autoridade certificadora, que contm dados que identificam seu titular e o relaciona sua respectiva chave-pblica. Ver tambm: Assinatura digital; chave privada; chave pblica

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Chat Espao virtual de comunicao que permite que duas ou mais pessoas dialoguem entre si online mediante troca de mensagens enviadas e recebidas com o auxlio de computadores interligados em redes locais ou remotas. O texto de uma sesso de chat pode ser armazenado para consulta posterior. Chave privada Chave matemtica formada por uma seqncia de dgitos, usada para criptografia assimtrica e criada em conjunto com a chave pblica correspondente que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada para assinar digitalmente documentos, bem como para descriptografar aqueles criptografados com a chave pblica correspondente. Ver tambm: Assinatura digital; certificado digital; chave pblica Chave pblica Chave matemtica formada por uma seqncia de dgitos, usada para criptografia assimtrica e criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada publicamente por certificado digital, e utilizada para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem descriptografados com a chave privada correspondente. Ver tambm: Assinatura digital; certificado digital; chave privada Ciclo vital dos documentos Sucessivas fases por que passam os documentos arquivsticos da sua produo guarda permanente ou eliminao. Classificao 1. Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo do descritor sob o qual o documento ser recuperado, podendo-se-lhe atribuir um cdigo. 2. Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana. Ver tambm: Cdigo de classificao; grau de sigilo; plano de classificao Cdigo de classificao Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, derivado de um plano de classificao. Ver tambm: Classificao; plano de classificao Confiabilidade Capacidade de o documento sustentar os fatos a que se refere. Para tanto h que ser dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Ver tambm: Completeza

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Completeza Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdicoadministrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar conseqncias. (I) Completeness. Ver tambm: Elemento intrnseco; elemento extrnseco; confiabilidade Contexto Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do contexto de um documento arquivstico o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurdico-administrativo, de procedimentos, de provenincia e tecnolgico. Ver tambm: Contexto documental; contexto jurdico-administrativo; contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto tecnolgico Contexto documental Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, ao fundo. Contexto; contexto jurdico-administrativo; Ver tambm: procedimentos; contexto de provenincia; contexto tecnolgico Contexto jurdico-administrativo Refere-se a leis e normas externas instituio produtora de documentos as quais controlam a conduo das atividades dessa mesma instituio. Ver tambm: Contexto documental; contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto tecnolgico. Contexto de procedimentos Refere-se a normas internas que regulam a criao, tramitao, uso e arquivamento dos documentos da instituio. Ver tambm: Contexto documental; contexto jurdico-administrativo; contexto de provenincia; contexto tecnolgico Contexto de provenincia Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos internos que identificam a instituio produtora de documentos. Ver tambm: Contexto documental; contexto jurdico-administrativo; contexto de procedimentos; contexto tecnolgico Contexto tecnolgico Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que envolve o documento. Ver tambm: Contexto documental; contexto jurdico-administrativo; contexto de contexto de

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procedimentos; contexto de provenincia Controle de verso Conjunto de operaes que permite gerenciar as verses de um documento arquivstico digital. Ver tambm: Identificador nico Converso Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. converso de dados: mudana de um formato para outro. 2. converso de sistema computacional: mudana do modelo de computador e de seus perifricos. (I) Conversion Ver tambm: Migrao; rejuvenescimento; reformatao Cpia Resultado da reproduo de um documento. Ver tambm: Reproduo Correio eletrnico Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. Ver tambm: Mensagem eletrnica Credencial de segurana Um ou vrios atributos associados a um usurio que definem as categorias de segurana segundo as quais o acesso concedido. Criptografia Mtodo de codificao de dados segundo algoritmo especfico e chave secreta de forma que somente os usurios autorizados podem restabelecer sua forma original. Ver tambm: Assinatura digital; chave privada; chave pblica; criptografia assimtrica; criptografia simtrica; ICP Criptografia assimtrica Mtodo de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes entre si, que se relacionam matematicamente por meio de um algoritmo, de forma que o texto cifrado por uma chave, apenas seja decifrado pela outra do mesmo par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimtrica so denominadas chave pblica e chave privada. (ITI) Ver tambm: Chave privada; chave pblica; criptografia simtrica Criptografia de chave pblica Ver: Criptografia assimtrica

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Criptografia simtrica Mtodo de criptografia que utiliza uma chave simtrica, de forma que o texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave. Ver tambm: Criptografia assimtrica Custdia Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independente de vnculo de propriedade. Dado Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automtica. Ver tambm: Metadados Destinao Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para a guarda permanente ou eliminao. Ver tambm: Eliminao; recolhimento Digital Object Identifier (DOI) Ver: DOI Digitalizao Processo de converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. Documento Informao registrada, qualquer que seja o formato ou suporte. Ver tambm: Documento digital; documento eletrnico; suporte Documento arquivstico Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. (I) Record Ver tambm: Organicidade Documento arquivstico digital Documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente. Ver tambm: Autenticidade; completeza; elemento extrnseco; elemento 122

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intrnseco; confiabilidade; organicidade. Documento digital Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional. Documento eletrnico Informao registrada, codificada em forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel por meio de um equipamento eletrnico. DOI Sistema para identificao persistente de objetos digitais em redes, bem como para o intercmbio de informaes sobre propriedade intelectual desses objetos. Marca registrada da DOI Foundation (http://www.doi.org). Abreviatura de Digital Object Identifier. Dossi Conjunto de documentos relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar, projeto, que constitui uma unidade. Ver tambm: Dossi hbrido; processo Dossi hbrido Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais. Por exemplo: projetos arquitetnicos que apresentam a descrio em papel e as plantas em disco ptico. Ver tambm: Processo hbrido E-mail Ver: Correio eletrnico Elemento extrnseco Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivstico. Exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual, grfico, sonoro ou multimdia); selo, logomarca; assinatura digital; links e outros. Ver tambm: Documento arquivstico; elemento intrnseco Elemento intrnseco Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivstico. Exemplo: autor, destinrio, data, local, assinatura, assunto e outros. Ver tambm: Documento arquivstico; elemento extrnseco

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Eliminao Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente. Emulao Utilizao de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as caractersticas de outra, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas. Exportao Processo de transferncia de dados de um sistema informatizado para outro, podendo haver uma converso. Ver tambm: Converso Forma documental Regras de representao que permitem que o contedo de um documento arquivstico seja comunicado. A forma documental se constitui de elementos extrnsecos e intrnsecos. (I) documentary form Ver tambm: Elemento extrnseco; elemento intrnseco Formato de arquivo Especificao de regras e padres descritos formalmente para interpretao dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser: 1. aberto quando as especificaes so pblicas (p.ex.: xml, html, odf e rtf); 2. fechado quando as especificaes no so divulgadas pelo proprietrio (p. ex.: doc); 3. proprietrio quando as especificaes so definidas por uma organizao que mantm seus direitos, sendo seu uso gratuito ou no (p.ex.: pdf, jpeg, doc e gif); 4. padronizado quando as especificaes so produzidas por um organismo de normalizao, sendo os formatos abertos e no proprietrios (p. ex.: XML). (I) Format; (F) format; (E) formato. Formato de caractere Especificao padronizada de como traduzir uma seqncia de bits em caracteres (letras, nmeros, sinais grficos e de pontuao), por exemplo: ASCII, Unicode e EBCDIC. Gesto arquivstica de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Ver tambm: Sistema de gesto arquivstica informatizado de gesto arquivstica de documentos Grau de sigilo Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele em razo da natureza de seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de conhecer. de documentos; sistema

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Hardware Conjunto dos componentes fsicos necessrios operao de um sistema computacional. (I) (E) Hardware; (F) matriel. Hipertexto Forma de estruturao de documentos que permite a leitura por meio de enlaces (hiperlinks) que possibilitam a conexo direta entre os diversos itens de um documento e/ou deste para outros. (I) Hipertext. Hipermdia Ampliao do conceito de hipertexto segundo a qual vrios meios de armazenamento e transmisso de informao so integrados atravs de enlaces (hiperlinks), permitindo a utilizao simultnea de sons, imagens estticas e em movimento e textos. (I) Hypermedia. ICP Ver: Infra-estrutura de Chaves Pblicas Identificador nico Cdigo gerado automaticamente que identifica o dossi, o processo ou o item documental de maneira a distingu-los dos demais. (I) File identifier. Ver tambm: Controle de verso; registro Informao Elemento referencial, noo, idia ou mensagem contida num documento. Infra-estrutura de Chaves Pblicas (ICP) um conjunto de tcnicas, prticas e procedimentos, que estabelecem os fundamentos tcnicos e metodolgicos de um sistema de certificao digital baseado em chave pblica. Normalmente composto por uma cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas demais Autoridades Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR. Ver tambm: Autoridade certificadora; autoridade de registro; chave privada; chave pblica; criptografia assimtrica Integridade Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada. Item documental A menor unidade arquivstica intelectualmente indivisvel.

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Marca-d'gua Digital Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre a sua provenincia e caractersticas e so utilizadas para proteger propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, o qual s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo e uma chave protegida. (I) Digital watermark Mensagem eletrnica Documento digital criado ou recebido via um sistema de correio eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem. Metadados Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo. Mdia Ver: Suporte Migrao Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais serem acessados face s mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A migrao pode ocorrer por converso, por rejuvenescimento ou por reformatao. Ver tambm: rejuvenescimento Minuta Verso preliminar de documento sujeita aprovao. Objeto digital Arquivo digital que, alm de seu contedo, possui identificador nico e metadados associados. composto de: 1. objeto fsico o objeto digital enquanto fenmeno fsico que registra as codificaes lgicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no suporte magntico o objeto fsico a seqncia do estado de polaridades (negativa e positiva); nos suportes pticos a seqncia de estados de translucidez (transparncia e opacidade); 2. objeto lgico o objeto digital enquanto conjunto de seqncias de bits, que constitui a base dos objetos conceituais; 3. objeto conceitual - o objeto digital que se apresenta de maneira compreensvel para o usurio, por exemplo, o documento visualizado na tela do computador. Ver tambm: Arquivo digital Acessibilidade; converso; objeto digital; reformatao;

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OCR Tcnica de converso de um objeto digital do formato imagem para o formato textual, de forma a permitir, por exemplo, edio e pesquisa no contedo do texto. Abreviatura de Optical Character Recognition. Optical Character Recognition (OCR) Ver: OCR Organicidade Atributo essencial para se considerar que um determinado conjunto de documentos um arquivo. A organicidade de um arquivo expressa as relaes que os documentos guardam entre si ao refletirem, na sua totalidade, as funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu. (I) Archival bond; (F) organicit; (E) organicidad. Ver tambm: Documento arquivstico Original Primeiro documento completo e efetivo. Patrimnio digital Conjunto de objetos digitais que possuem valor suficiente para serem conservados a fim de que possam ser consultados e utilizados no futuro. Ver tambm: Objeto digital Plano de classificao Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. Ver tambm: Classificao; cdigo de classificao Preservao digital Aes destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos objetos digitais ao longo do tempo. Devem alcanar todas as caractersticas essenciais do objeto digital: fsicas, lgicas e conceituais. Ver tambm: Migrao; rejuvenescimento Processo Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade. Ver tambm: Dossi; processo hibrido

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Processo hbrido Processo constitudo de documentos digitais e no digitais de natureza diversa, oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, formando um conjunto conceitualmente indivisvel. Ver tambm: dossi hbrido Programa de computador Seqncia lgica de instrues que o computador capaz de executar para obter um resultado especfico. RDF Site Summary (RSS) Ver: RSS Recolhimento Entrada de documentos em arquivos permanentes. Recuperao da informao Em sistemas de informao, o processo de pesquisa, localizao e apresentao do documento. A pesquisa feita por meio da formulao de estratgias de busca para identificao e localizao de documentos e/ou seus metadados. A apresentao pode ser feita por meio de visualizao em tela, impresso, leitura de dados de udio e/ou vdeo. Reformatao 1. tcnica de migrao que consiste na mudana da forma de apresentao de um documento para fins de acesso ou manuteno dos dados, por exemplo: impresso ou transformao de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou transferncia dos documentos de um sistema computacional para uma mdia mvel (tecnologia COLD). 2. Apagar todos os dados de uma unidade de armazenamento. (I) Reformatting Ver tambm: Converso; migrao; rejuvenescimento Registro o procedimento que formaliza a captura do documento arquivstico no sistema de gesto arquivstica por meio da atribuio de um identificador nico e de outros metadados (data, classificao, ttulo etc.) que descrevem o documento. Ver tambm: Identificador nico Rejuvenescimento Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para outro sem mudar sua codificao para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do suporte. (I) Refreshing; (F) repiquage (E) refrescamiento. Ver tambm: Converso; migrao; reformatao

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Reproduo Processo de gerao de uma cpia. (I) Reproduction. Ver tambm: Cpia Rich Site Summary (RSS) Ver: RSS RSS Acrnimo para Really Simple Syndication, Rich Site Summary ou ainda RDF Site Summary. Formato baseado em XML que permite a distribuio de listas de hiperlinks com notcias ou outros tipos de informao. Sistema de informao Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provem acesso informao. (I) Information systems. Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo. Ver tambm: Gesto arquivstica de documentos; captura Sistema de gesto arquivstica de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto arquivstica de documentos. Ver tambm: Gesto arquivstica de documentos; Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos Sistema operacional Programa de computador que controla a execuo de aplicativos e outros programas, alocao de recursos e demais operaes de um sistema computacional. (I) operating system; (F) systme dexploitation; (E) sistema operativo; (P) sistema operativo. Software Ver: Programa de computador Suporte Base fsica sobre a qual a informao registrada. (I) Medium, storage medium. Ver tambm: Documento

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Tramitao Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm referido como trmite ou movimentao. Transferncia Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Trilha de auditoria Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou tentativas de interveno feitas no documento arquivstico digital ou no sistema computacional. (I) Audit trail. Valor primrio Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Valor secundrio Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos. Verso Uma ou mais variantes de um mesmo documento. (I) Version. Ver tambm: Minuta; controle de verso

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Referncias
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