DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONSTITUCIN DE UNA EMPRESA

POR: ARCILA DEART ANGELICA BUJATO GOMES CAROLIN RIVAS ESPINOSA KAREN

PRESENTADO A: WILLIAN DE LA HOZ CAMPO

EN EL REA DE ECONOMA Y FINANZAS

UNIVERSIDAD DEL ATLNTICO FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL BARRANQUILLA 2012

ANTE LA CAMARA DE COMERCIO VERIFICAR LA DISPONIBILIDAD DEL NOMBRE EN LA CMARA DE COMERCIO El nombre que se le da al establecimiento de comercio es fundamental, pues es lo que identificar comercialmente a la empresa, por ello, antes de hacer la escritura pblica de constitucin o minuta privada, consulte si el nombre comercial que le colocar ya no est registrado por otra empresa, por lo que debe tener previamente listo otros posibles nombres comerciales. A este proceso se le llama Consultas de Homonimia y La ley ordena a las cmaras de comercio abstenerse de inscribir un comerciante o un establecimiento de comercio cuando se compruebe que en la base de datos de todas las cmaras de comercio del pas (RUE Registro nico Empresarial) se encuentre otro ya inscrito con el mismo nombre. INSCRIBIR LA SOCIEDAD Y EL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO EN EL REGISTRO MERCANTIL

Una vez obtenga copia autentica de la escritura de constitucin, solicite en la Cmara de Comercio un juego de formularios de matricula. Diligenciarlas debidamente con la informacin que se pide. Despus acercarse a la ventanilla de liquidacin con la copia o copias de la escritura con los formularios debidamente diligenciados y cancelar en las caja s de la entidad los derechos de inscripcin. A los tres das hbiles regresa para verificar si el documento entregado ha sido inscrito en Registro Mercantil, o se encuentra devuelto con las observaciones de abogado. Para la reclamacin exigir el correspondiente recibo de caja. Si el documento se haya inscrito, reclamar en recepcin la placa que deber colocar en un lugar visible del establecimiento par ello presentar copias de formularios.

Toda persona jurdica para poder constituirse legalmente, requiere un registro o inscripcin, el cual se lleva a cabo en la Cmara de Comercio.

REGISTRO MERCANTIL

El Registro Mercantil es una Institucin legal, a travs de la cual por virtud de la ley se da publicidad a ciertos actos que deben ser conocidos por la comunidad. Las actas y documentos sujetos a registro slo producen efectos respecto de terceros a partir de la fecha de su inscripcin, es decir, son oponibles frente a los citados terceros. El Registro Mercantil es pblico, por lo tanto, cualquier persona que necesite informacin sobre los comerciantes matriculados o sobre sus actos y documentos escritos, puede solicitarse en la Cmara de Comercio. Bsicamente el Registro Mercantil comprende dos aspectos: Matrcula e Inscripcin. Matrcula y su renovacin. Matrcula Mercantil . Es un Registro Pblico de las personas que desean obtener la presuncin de ser comerciantes y disfrutar los beneficios y ventajas que a los mismos asigna la ley. Con la matrcula no se adquiere la calidad de Comerciante, pero quien se encuentra matriculado hace pblica dicha condicin. Figura con el status de comerciante. La matrcula mercantil es una obligacin para todos los comerciantes, con ello se pretende dar a conocer a los terceros, ciertas condiciones personales del comerciante y circunstancias en que desarrolla sus negocios. En el formulario de matrcula de comerciante se debe incluir, entre otros, los siguientes datos: Nombre del comerciante, nacionalidad, domicilio, direccin, lugar o lugares donde desarrolla sus negocios, la clase de stos, los bienes que poseen, sus establecimientos comerciales, referencias bancarias y comerciales y datos sobre capital y activos. La ley ha previsto sanciones para las personas que ejerzan el comercio profesionalmente sin cumplir sin dichos requisitos. La misma sancin se aplicar a quienes omitan la matrcula de sus establecimientos comerciales. Quines deben matricularse. Las sociedades comerciales tiene la obligacin de matricularse. Cuando se presentare la solicitud de matrcula, deber presentarse dentro del mes siguiente la fecha de escritura pblica de constitucin o la de permiso de funcionamiento en su caso. Dnde deben Matricularse. En la Cmara de Comercio correspondiente al lugar de domicilio del comerciante.

Cmo se efecta la matrcula. Diligenciado el formulario que expide la Cmara de Comercio, en el cual se suministra por escrito informacin personal, profesional y econmica sobre el establecimiento de comercio. Al matricularse se deben pagar los derechos autorizados por la ley Renovacin de la matrcula. La matrcula del establecimiento deber renovarse, dentro de los meses de enero, febrero y marzo. Ventajas por tener vigente su matrcula mercantil.

Cumple con los deberes profesionales de comerciante. Obtener proteccin del nombre comercial. Se hace pblica su condicin de comerciante. Puede obtener certificado de matrcula de Cmara de Comercio. Es prerrequisito para la admisin o concordato.

Modificaciones en su informacin. Cualquier modificacin que afecte la informacin contenida en el formulario de matrcula, debe comunicarse por escrito a la Cmara de Comercio. Cancelacin de la Matrcula Mercantil. En caso de que se cierre el establecimiento en forma definitiva, la Cmara tomar nota de la cancelacin de la Matrcula cuando se haya inscrito, primero la disolucin de la sociedad y luego el acta contentiva de la cuenta final de liquidacin. Formulario de Matrcula Mercantil. Diligenciamiento con respecto al establecimiento, slo se diligencia un formulario de matrcula, cuando se colocan los datos de todos los copropietarios y se firma por los mismos. Antes de diligenciar cualquier formulario, verificar que existe matriculado o inscrito , un establecimiento comercial con el mismo nombre del que se pretende utilizar. Para el efecto, es preferible efectuar una consulta escrita en carta preimpresa que le proporciona la Cmara. En el trmino de 24 horas se obtendr respuesta a la consulta.

 OBTENER COPIA DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIN LEGAL EN LA CMARA DE COMERCIO. Es un documento expedido por la Cmara de Comercio que certifica la existencia del negocio. Consta de:

Nmero de escritura pblica con fecha de expedicin.. Tipo de sociedad. Razn social.. Domicilio principal. Duracin de la sociedad. Objeto social. Capital y Aportes. Nombre de los socios. Administracin. Gerente. Matrcula de Registro Mercantil.

Este certificado debe ser renovado cada tres (3) meses, y en algunos casos hasta en 60 das. Cuando se va a solicitar por primera vez, la empresa debe estar inscrita en la Cmara de Comercio y as su entrega ser inmediata con un cargo actual de $ 1.600 INSCRIBIR LIBROS DE COMERCIO ANTE LA CMARA DE COMERCIO.

ANTE LA DIAN REGISTRO NICO TRIBUTARIO (RUT) La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, a travs del Sistema de Informacin Aduanero y Tributario, SIAT, ha desarrollado el mdulo Registro nico Tributario, RUT, el cual contiene la identificacin, ubicacin y descripcin de los contribuyentes.

La identificacin permite conocer los apellidos y nombres, o razn social y el nmero de identificacin tributario, NIT; la ubicacin y la descripcin del tipo de contribuyente, la actividad econmica, responsabilidades, informacin inherente a su modalidad. Objetivo. Determinar el rgimen del contribuyente: Rgimen Comn. Est obligado a facturar. Rgimen simplificado. No factura sino que lleva libro de registro de operaciones. Obtener el NIT El trmite que se realice por intermediario, deber ser autorizado mediante poder debidamente autenticado. Trmite. La diligencia de inscripcin debe ser registrada por el representante legal con el original de la cdula y una autorizacin autenticada en notara. Se llevan a cabo los siguientes pasos: Diligenciar en original y copia, sin tachaduras ni enmendaduras el formulario de inscripcin en el Registro nico Tributario. Se debe presentar certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio. El formulario se presenta ante la Divisin de Recaudacin de la DIAN, la cual otorga un plazo de 15 das para finalmente dar el NIT. En el formulario se anotan todos los datos que all se solicitan y el dgito de verificacin se obtendr de acuerdo a la actividad u objeto social del negocio. El dgito lo seala una cartilla diseada par los contribuyentes por la Direccin de Impuestos y Aduanas nacionales, DIAN. NIT. Es el Nmero de Identificacin Tributaria. Es la cdula de la persona jurdica y se obtiene a travs del RUT.

ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO El impuesto de Industria y Comercio grava todas las actividades comerciales, industriales y de servicios, es decir, todos los establecimientos que figuren en el Distrito de Barranquilla, tiene que inscribirse en la Direccin de Impuesto Distrital de Barranquilla. Formularios requeridos: Formularios de Inscripcin o de registros ante impuestos Distrital por primera vez. Estas formas las deben diligenciar las personas naturales o jurdicas y presentarlos ante esta oficina acompaada del registro Mercantil o certificado de Existencia y Representacin Legal que expide la Cmara de Comercio. Formularios de declaracin de Industria y Comercio del ao gravable respectivo, y cada contribuyente har su declaracin privada en el formulario asignado, ya sea grande o pequea empresa; esto se refiere al rgimen comn. Liquidacin de Impuesto de Industria y Comercio. En el formulario de declaracin de industria y comercio se relacionarn los ingresos netos gravables a los cuales se le aplicar la tarifa de acuerdo a la actividad econmica. Con este formulario declarado se paga en las casillas de los bancos asignados por la Alcalda en las ventanillas programadas por la Administracin de Impuestos. Requisitos:

Anexar Certificado de Existencia y Representacin Legal. Fotocopia de cdula de ciudadana del Representante Legal.

Antes eran dos formularios, pero con la reforma tributaria qued un slo formato, el valor es gratuito, el tiempo de entrega es inmediato y este impuesto se paga bimestralmente.

 USO DEL SUELO La Secretara de Planeacin Distrital expide el Certificado con base a una solicitud que hace el contribuyente donde relaciona una visita, el nmero del NIT, direccin, representante legal o propietario, actividad comercial; con base en la solicitud se paga un impuesto en la caja general de la tesorera distrital; despus el pago se efecta una visita al establecimiento y luego de esto se expide el certificado del uso del suelo. Requisitos. Para tramitar el certificado del uso del suelo, se deber elaborar una solicitud por escrito que contenga:

Nombre del establecimiento. Actividad comercial. Direccin. Nombre del Representante Legal. Cdula de ciudadana o NIT.

ANTE LOS BOMBEROS La empresa solicitar en la Estacin de Bomberos el certificado de Bomberos. Para esto, solicita en forma verbal o escrita, una visita al negocio, la cual ser realizada por el Inspector quien revisar que el establecimiento cumpla, con las normas de seguridad exigidas (Extintores de H2O, Co2, espuma, buenas instalaciones elctricas, etc.) y llena un formato de revisin del establecimiento (gratuito) y entrega el original y se lleva una copia. La empresa debe pagar un impuesto de bomberos que se cancela por medio del impuesto de Industria y Comercio. El pago del Impuesto de Bomberos se paga en el respectivo banco. El recibo de pago se Anexa al formulario de visita para que en la Estacin elaboren el Certificado de Bomberos.

Vigencia. Un ao. Entrega: Inmediata. Valor: Gratuito.

ELABORACION DE MINUTAS Previo a la inscripcin en Cmara de Comercio, se debe elaborar una minuta donde todos los nuevos socios debern expresar su consentimiento para la constitucin de una nueva empresa. La minuta de constitucin es un documento privado que se presenta en la notaria para ser autentificado, este representa el borrador de Escritura Pblica de Constitucin, en la cual se especifica el tipo de sociedad que se formar, los Socios con sus respectivas cdulas, nacionalidad, domicilio y aporte. A dems, la razn social de la empresa, su objeto social, domicilio, nombre del representante legal, conformacin de Junta de Socios, el capital social, funciones de la Junta de socios, la reserva legal y el tiempo de duracin de la sociedad y causales para su disolucin. La minuta es realizada por un Contador Pblico y no tiene ningn valor. REQUISITOS Presentar el acta de constitucin y los estatutos de la sociedad en una notara.

Este procedimiento solo toma 1 da para diligenciarlo.

NOTA: Anexamos, los formularios mencionados en el trabajo, los modelos de minutas para las diferentes sociedades y una minuta para una SAS debidamente diligenciada.