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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO PF/2012 @raul_nunes AULA 1/4

Documento: a juno de uma informao, gravada em um suporte. Info + suporte Arquivo (acepes) a) conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas no decorrer de suas atividades. Caractersticas dos documentos de arquivo Naturalidade: so produzidos no por acaso, mas sim em decorrncia de uma atividade Imparcialidade: retrata uma situao j existente, de forma fiel Autenticidade: assinatura, referncias, etc. Documento autntico Inter-relacionamento: o arquivo sempre um conjunto de documentos que se complementam, se contextualizam, entre si

b) Setor (utilizado para guardar documentos) c) Moblia (arquivo de ao) d) Entidade (instituio). Ex.: Arquivo Nacional Finalidades dos documentos de arquivo Funo Disponibilizar informaes Servir Administrao Servir Histria

Classificao dos Arquivos a) Estgios de evoluo (art. 8 da Lei 8.159/91) Arquivo corrente: Arquivo intermedirio: Arquivo permanente:

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes.

2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

b) Quanto extenso (abrangncia) Setorial: Central/geral: este guarda documentos de vrios setores. c) Natureza dos documentos Especial: formado por vrios suportes fsicos (distintos do papel + texto) Especializado: se baseia num campo especfico do conhecimento. d) Entidade mantenedora Pblicos (art. 7 da Lei)

Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Pessoal/familiar: fotos, documentos, etc Comercial: instituies dotadas de fins lucrativos Institucional: instituies sem fins lucrativos, igrejas Ateno: a CESPE considera privados os arquivos pessoal, comercial e institucional. ---------------------------------------------PRINCPIOS ARQUIVSTICOS Organicidade: documentos refletem estrutura/atividades de uma pessoa ou atividade de uma pessoa/entidade Unicidade: documentos tm funo nica. Ex.: vias de notas fiscais (cada uma cada cor tem a sua funo) Provenincia Princpio fundamental da arquivologia (respeito aos fundos): arquivos de origem diferente no podem ser misturados. Ex.: Polcia Federal e Min. da Agricultura.

Fundo, em arquivologia, tem sentido similar a arquivo. Documentos de fundos diferentes no podem ser misturados Pertinncia: contrrio ao anterior, a pertinncia diz que devemos misturar SIM os documentos pblicos, sem considerar a sua origem Reversibilidade: possibilidade de reverso aos procedimentos aplicados aos documentos de arquivo (restaurao de documentos), sem danific-lo (restaur-lo e desrestaur-lo, sem danos, digamos assim) Cumulatividade: arquivo uma formao orgnica, progressiva e natural Respeito ordem original: conservar a ordenao (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou famlia que o produziu

Classificao dos documentos a) Gnero: pode ser textual, sonoro, filmogrfico (imagens em movimento), iconogrfico (imagens estticas)1, cartogrfico (reas, planta, perfil), microgrfico (microrreproduo), informtico. b) Natureza do assunto: Ostensivo: conhecimento livre Sigiloso: sofre restrio de acesso (nem todo mundo pode conhecer) c) Espcie (modelo do doc): exs.: Ofcios, boletins, memorandos, circulares, etc. d) Tipologia (tipo): o somatrio da espcie com funo. Ex.: contrato de adeso, termo de garantia (nem tudo que tem duas palavras tipologia, como a fita magntica) e) Forma de transmisso: original/cpia, minuta... f) Formato (apresentao fsica): livro, caderno...

Diferenas entre arquivo e biblioteca Arquivo possui exemplares nicos ou em nmero limitado de vias; bibliotecas apresentam exemplares mltiplos; No arquivo, a acumulao natural; na biblioteca, geralmente por compra, permuta e doao; Na biblioteca, existe uma coleo, reunida por contedo. No arquivo, no h coleo, mas sim os fundos, que so documentos unidos pela origem (o fundo pode ser aberto, das instituies em funcionamento, ou fechado, das instituies extintas, como o DOPS no fundo fechado, em tese, no mais podem ser includos documentos); Biblioteca criada por objetivos culturais, cientficos; j o arquivo tem objetivos funcionais e administrativos;

Filmogrfico, iconogrfico e sonoro, para CESPE, constituem gnero audiovisual.

Nos arquivos, o tipo de classificao baseia-se nas atividades institucionais; na biblioteca, esse tipo de classificao predeterminado; O tipo de objeto, nos arquivos, bidimensional; nas bibliotecas, tridimensional. AULA 2/4 TEORIA DAS TRS IDADES Fundamenta-se na frequncia de uso do documento, bem como em seus valores (o documento de valor primrio/imediato aquele que se destina ao uso da administrao, temporrio; o secundrio/mediato aquele dotado de valor histrico, e definitivo). Representao da teoria Corrente
Uso frequente Prximo ao setor de trabalho Setorial ou central (somente corrente pode ser setorial; os demais sero centrais) Vertical Valor primrio Acesso restrito Tramitao (passa por diversos setores at atingir sua finalidade) Atividades principais: protocolo; expedio, arquivamento, consulta ou emprstimo (PEACE)

Intermedirio Uso eventual Pode estar prximo dos setores de trabalho ou distante (fora da instituio) Central Vertical/horizontal Valor primrio Acesso restrito Atividades principais: arquivamento, consulta e emprstimo

Permanente Sem uso para administrao Pode estar prximo ou distante dos setores de trabalho (instituio) Central Vertical/horizontal Valor secundrio (somente nesta fase) Pblico Arranjo, descrio, referncia

* o documento no pode assumir valor primrio e secundrio ao mesmo tempo; ** pode passar da primeira (corrente) para a ltima fase (permanente): o chamado recolhimento; da segunda fase (intermediria) para a terceira tambm se chama recolhimento; entretanto, quando passa de corrente para intermedirio, o nome tcnico transferncia; *** o CESPE tambm chama o arquivo corrente como ativo, o intermedirio, semiativo e o permanente de inativo; **** o arquivo intermedirio tambm j foi chamado de pr-arquivo, purgatrio ou mesmo limbo; ***** arquivos da fase permanente no podem ser eliminados (os que no tiverem valor para a fase corrente ou intermediria podem ser eliminados). a leitura do 3 do art. 8 da Lei.

---------------------------------------------CLASSIFICAO Classificao o agrupamento de objetos/elementos semelhantes. Essa ideia tambm se aplica ao arquivo, podendo atribuir-lhes cdigos. Plano de classificao O plano de classificao o instrumento que auxilia na classificao de documentos, visando a sua guarda fsica e localizao. * a classificao deve ser feita sempre a lpis (e no lapiseira), sempre na 1 folha do documento Cada instituio tem o seu plano prprio de classificao, baseando-se nas suas atividades prprias. Avaliao: definio de prazos e destinao dos documentos. Para avaliar, faz-se uso de um instrumento chamado tabela de temporalidade. Essa tabela estabelece prazos de guarda (apenas para as fases correntes e intermediria, pois a permanente definitiva). Alm de estabelecer prazos, a tabela tambm ir definir a destinao final dos documentos, que ser a eliminao daquilo que no tem valor, ou ser a guarda permanente, bem como a alterao do suporte (digitalizao, microfilmagem, etc). A tabela de temporalidade elaborada por uma comisso, a comisso permanente de avaliao, composta por representantes de cada um dos setores, e aprovada por autoridade competente. O prazo de guarda pode ser descrito em anos, ou enquanto vigorar tal situao (no caso da fase corrente); * a tabela de temporalidade no aplicada ao arquivo inativo (permanente), por questes bvias; ** quando necessria a eliminao, se dar por fragmentao, e no por incinerao; ---------------------------------------------PROTOCOLO Protocolo uma atividade que ocorre somente na fase corrente. 1. Rotinas do protocolo: a. Recebimento Documentos oficiais (interesse para a instituio) so separados dos particulares (interesse pessoal/no funcional); os oficiais so separados em ostensivos e sigilosos. Ateno: documentos sigilosos ou particulares devem ser encaminhados diretamente ao destinatrio.

b. Registro: cadastro de dados/metadados do documento (assunto, espcie, procedncia). O cadastro geralmente feito no computador, mas tambm pode ser feito num formulrio especial, num caderno, etc. Obs.: o registro s ocorre para documentos ostensivos (os nicos que podem ser abertos). c. Autuao: significa formao de processo. d. Classificao: pode ser feita com o auxlio do plano de classificao. e. Movimentao: expedio (externa) ou distribuio (interna). A expedio pode ser feita pelos Correios. f. Controle da tramitao: pode ser feito utilizando-se meios informatizados, cadernos de protocolo, etc. * protocolo no faz destinao ou transferncia, tambm no faz avaliao, eliminao, emprstimos, descrio (atividade do arquivo permanente) (no confundir descrio com registro). AULA 3/4

...CONTINUAO DE PROTOCOLO... 2. Procedimentos administrativos: esto em portarias do MPOG (5/02 e 3/03) 2.1. Processo a) Definio: processo um conjunto de documentos acumulados no decurso de uma ao, seja ela administrativa ou judiciria. b) Abertura (autuao): se d no protocolo, mas, para fins do concurso, a abertura tambm pode se dar na unidade protocolizadora. Os documentos mais antigos sero os primeiros, e os mais novos, os ltimos (a abertura do objeto que prende deve ficar para trs). Ateno: no sero objeto de autuao as mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax (em face de sua baixa confiabilidade, somente o original assinado pode integrar o original). c) Numerao: carimbo (carimbo prprio) no canto superior direito das folhas, em ordem crescente, sem rasuras, recebendo a primeira folha o nmero 01. O verso jamais receber nmero, ainda que contenha informaes. Quem pode numerar? Qualquer um, at mesmo o estagirio.

Em caso de rasura, risca-se o carimbo com a numerao errada (com um x), apese um novo carimbo e corrige-se o erro. Se um outro setor inserir folhas, ele ser o responsvel pela renumerao. d) Operaes: Desentranhamento: a retirada de peas do processo. Pode ocorrer quando houver pedido do interessado, interesse da administrao, etc. * Quando retira-se folha de um processo, no precisa renumerar o espao vago. Entretanto, deve ser inserido, em ordem cronolgica (aps o ltimo despacho), um termo justificando o desentranhamento. Desmembramento: a separao de folhas para formao de outro(s) processo(s). O desmembramento tambm deve ser justificado por termo nos autos, assim como o desentranhamento. Juntada*: a unio de um processo a outro. Pode se dar por: Anexao: uma juntada definitiva, h relao de dependncia Apensao: um tipo de juntada temporria/provisria; uniformizar decises Diligncia: devoluo para correo de erros. Reconstituio: ocorre quando o processo some, extraviado, etc. O extravio do processo apurado por meio de um PAD ou uma sindicncia. Encerramento do processo: por indeferimento do pleito; atendimento da solicitao; desistncia expressa do interessado; desenvolvimento interrompido por mais de um ano, por omisso do interessado.

---------------------------------------------CORRESPONDNCIA tudo aquilo que no for processo. A correspondncia pode ser: interna ou externa, oficial ou particular, recebida e expedida, ---------------------------------------------EMPRSTIMO Faz uso da guia-fora. Suas finalidades so: i. ii. Cobrana de pastas/documentos Rearquivamento de documentos

---------------------------------------------ARQUIVAMENTO O arquivamento um conjunto de operaes que visa ao acondicionamento e tambm ao armazenamento de documentos. Operaes/rotinas de arquivamento a) Inspeo: leitura do ltimo despacho para verificar se o documento deve ser arquivado; b) Estudo: verificar se existem outros documentos que tratam de matria semelhante; c) Classificao/codificao: escolha do mtodo de arquivamento e insero dos cdigos dos documentos; d) Ordenao: agrupar documentos de acordo com o seu cdigo; e) Guarda: em caixas, pastas, etc. IECCOG inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda Mtodos de arquivamento Se baseia em 2 critrios: a) Natureza dos documentos: b) Estrutura organizacional: Categorias I. II. Padronizados: Ex.: Variadex (letras e cores) Bsicos: a) Alfabtico: se guarda o documento a partir do nome b) Geogrfico: local/procedncia Estado/capital/demais cidades Pas/capital/demais cidades Cidade c) Numrico: Simples: nmero de entrada ou registro do documento. Cronolgico: data ou nmero de entrada

Dgito-terminal: a sequncia de nmeros dividida em 3 pares (17)(32)(84). Os pares so lidos da direita para a esquerda. d) Ideogrfico: trabalha-se com o assunto. Sua aplicao depende da interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. aconselhado para as grandes massas documentais e variedades de assuntos. Pode ser: Alfabtico: Dicionrio: assuntos isolados so dispostos alfabeticamente conforme a sequencia de letras. Ex.: Sistemas de arquivos Sistemas de biblioteca Sistemas de processamento de dados Venda de publicaes Enciclopdico: assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Ex.: Sistemas de arquivos de bibliotecas de processamento de dados Vendas de publicaes Numrico: Decimal: expanso limitada de classes (10). As subdivises so representadas por pontos. Ex.: 1.1.1 Cursos 1.1.1.1. Extenso 1.1.1.2. Formao Duplex: expanso ilimitada de classes. As subdivises so representadas por traos. Ex.: 1-1 Cursos 1-1-1 Extenso 1-1-2 Formao Unitermo (desuso): tambm chamado de indexao coordenada, criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituio. Cadastra-se, na ficha, os documentos que contm a palavra nela registrada.

Sistemas de busca Direto: no adota ndices (alfabtico e geogrfico) Indireto: a busca de documentos adota ndices (numricos) Semi-indireto: (alfa-numrico)

Regras de alfabetao (no albabetizao) Regra utilizada para organizar documentos a partir do nome. I. Nomes brasileiros: a) Considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex.: Joo da Silva Almeida. Escreve-se: Almeida, Joo da silva. b) Iniciais abreviadas de prenomes tm precedncia s demais, no caso de sobrenomes iguais. Ex.: Csar Lima. C. Lima. Ordena-se: Lima, C. Lima, Csar c) No se separam sobrenomes: Formados por substantivo e um adjetivo. Ex.: Carlos Vila Verde Ligados por hfen: Ex.: Ana Beija-Flor Exprimam grau de parentesco. Ex.: Pedro Alves Neto Que possuam as partculas: So, Santo(a). Ex.: Andr Santa Rita. Ordena-se: Alves Neto, Pedro Beija-Flor, Ana Santa Rita, Andr Vila Verde, Carlos d) Artigos, preposies, ttulos e cargos no so considerados na alfabetao. Ex.: Deputado Jos Barros Fernanda Lima dArajo. Ordena-se: Arajo, Fernanda Lima d Barros, Jos (Deputado) * os cargos sempre ficam no final, entre parnteses. Nomes estrangeiros: mais ou menos a mesma regra que para nomes brasileiros. Ateno: nomes orientais mantm-se a ordem literal, deixa como est. * Os nomes hispnicos so alfabetados pelo penltimo sobrenome. Ex.: Pablo Sanchez Garca escreve-se: Sanches Garca, Pablo. Nomes de eventos: so mantidos como se apresenta, os nmeros devem aparecer no final entre parnteses. Exemplos: Quinta Conferncia de Geologia I Congresso Nacional de Bibloteconomia 2 Congresso Brasileiro de Arquivologia Ordena-se: (*alfabeticamente, como se v) Conferncia de Geologia (Quinta)

II.

III.

Congresso Brasileiro de Arquivologia (2) Congresso Nacional de Biblioeconomia (I) IV. Nomes de empresas: so mantidos como se apresentam, artigos e preposies no so considerados na alfabetao. Exemplos: Ministrio da Sade, O Globo, Ministrio do Esporte. Ordena-se: Globo (O) Ministrio do Esporte Ministrio da Sade ** na hora de ordenar, escreve a preposio, mas desconsidera-a para alfabetar. AULA 4/4

ARQUIVO PERMANENTE Os documentos, na fase permanente, via de regra esto acessveis ao pblico. Para que de fato esse acesso seja pblico, o arquivo permanente ir realizar uma srie de atividades: a) Arranjo: ordenao/agrupamento. O que chega ao arquivo permanente o residual (que no foi fora no processo de organizao). O arranjo pode ser: Estrutural: baseia-se na prpria estrutura/organograma da instituio. Ex.: as caixas/pastas dentro do arquivo contero o nome dos setores/sees; Funcional: tem por fundamento as atividades/funes da instituio. Ex.: caixas e pastas tero sua organizao baseada nas diversas funes desempenhadas. * funes, em regra, do mais estabilidade, pois estruturalmente a instituio pode ser modificada. As funes costumam ser mais perenes. O instrumento utilizado para realizar o arranjo o chamado quadro de arranjo, cuja funo refletir o tipo de arranjo adotado. b) Descrio: elaborao de instrumentos de pesquisa. Ex.: catlogo, inventrio, etc. c) Publicao: publicao dos instrumentos de pesquisa. d) Referncia: definio de polticas de acesso (vedao ao manuseio, cpias, etc.). referncia tambm significa realizao de atividades culturais (visitas, exposies, etc.). e) Conservao: tcnicas aplicadas aos documentos e ao local de armazenamento.

Fatores de deteriorao: Internos: relacionados com a prpria estrutura do documento. Ex.: fitas magnticas. Externos: podem ser: i. ii. iii. Biolgicos (v.g.,manuseio humano) Qumicos (v.g., poluio, ferrugem, gases) Fsicos (v.g., luz - tanto natural quanto artificial, temperatura, umidade).

* cada suporte requer nveis de temperatura e umidade distintos (papel, VHS, mdias digitais, filmes, etc). Cuidados gerais: Caixas de papelo Mobilirio em ao Fotografias devem ser manuseadas com luvas de algodo Proibies: Fitas adesivas Cola plstica Objetos de metal (clipes, grampos...) Tcnicas de conservao: Higienizao/limpeza Desinfestao: a fumigao um tipo de desinfestao feita de maneira externa Alisamento (desamassar) Restaurao: pode se dar por Encapsulao: envolve documentos em polister Laminao: envolve documentos em seda + polpa de celulose ---------------------------------------------AUTOMAO Automao so tecnologias aplicadas aos arquivos da instituio. Definies a) Documento digital: criado, tramitado e armazenado em ambiente digital.

b) Documento digitalizado: criado em ambiente convencional e convertido para formato/ambiente digital. Como a digitalizao uma cpia, para ter validade jurdica necessrio autentic-la (h cartrios digitais que fazem isso, digitalizam e conferem validade jurdica). c) Documento microfilmado: criado em ambiente convencional e posteriormente convertido em microfilme. Alterao do suporte a) Digitalizao: Facilitar/melhorar o acesso Preservar os documentos originais No h ganho de espao fsico, pois a eliminao dos originais no admitida (no h lei/decreto que permita a eliminao do original) b) Microfilmagem: a produo de imagens fotogrficas ou eletrnicas de documentos em suporte flmico Reduo (ganho) de espao, pois permite a eliminao dos originais ( o que ocorre com os cheques nas instituies bancrias). Num nico rolo cabe, entre 9 a 10 mil imagens microfilmadas Preservao dos originais (quando no eliminados, obviamente) A microfilmagem dotada de validade jurdica (Lei 5.433/68 e Dec. 1.799/96) Cpias, certides e traslados (extrato do doc) obtidos por meio (a partir) do microfilme tambm so dotados de validade jurdica Ponto negativo: alto custo Larga vida til: durao de cerca de 400 anos (microfilme de sais de prata) obrigatria a extrao de filme cpico, a ser guardado em local diferente do original Se o documento for permanente, vedada a eliminao do original Microfilmagem de substituio implica na eliminao do papel e manuteno apenas do microfilme ---------------------------------------------LEGISLAO DE ACESSO AOS DOCUMENTOS PBLICOS Lei 12.527/2011 e Dec. 7.724/2012 O acesso aos documentos pblico, exceto nos casos previstos nos arts. 23 (segurana do Estado) e 31 (honra da vida humana) da Lei Transparncia Ativa: (art. 7 do Dec.) deve estar no site/portal da instituio, independentemente de pedido da populao. Passiva: (art. 9 do Dec.) deve ser requerida. S fornecida mediante provocao.

SIC (art. 9 da Lei): criado para atender s demandas da transparncia ativa (requerimentos de informao) Prazo de atendimento: imediato, mas pode ser em at 20 dias, prorrogveis por mais 10 Recursos (em caso de negativa da informao): Dirigido autoridade superior Em caso de negativa tambm pela autoridade superior, novo pedido CGU Se negado na CGU, cabe novo pedido Comisso Mista de Reavaliao de Informaes (CMRI) Os documentos que tratam da segurana do Estado podem ser divididos nos seguintes graus de sigilo (art. 24):
Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

Ultrassecreto 25 anos Secreto 15 anos Reservado 5 anos ---------------------------------------------GESTO DE DOCUMENTOS A gesto de documentos um conjunto de procedimentos que visa ao gerenciamento de documentos de arquivo desde a produo at a destinao final (art. 3 da Lei 8.159/91).
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Veja-se que, embora na gesto possam-se avaliar documentos, ela no ocorre na fase permanente, apenas nas fases corrente e intermediria. Etapas (fases) a) Produo: elaborao de documentos resultante das atividades da instituio. Evita a reproduo desnecessria de documentos. b) Utilizao: normas de acesso. Controle (protocolo). Arquivamento. c) Destinao: tabela de temporalidade (etapa tambm chamada de avaliao)