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Estados financieros, ejercicios y herramientas auxiliares

Autor: Efran Ortiz

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Presentacin del curso

La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la relacin entre la Contabilidad y la Informtica. El propsito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informticos de mayor difusin en el mercado para obtener un ptimo resultado dentro de una organizacin con el objetivo de ser ms eficiente en sus funciones y mejor capacitado para un trabajo como contable. En este quinto y ltimo curso aprenderemos sobre los Estados financieros, ejercicios y herramientas auxiliares. Estudiaremos el Balance General, el Estado de Resultados o Prdidas y Ganancias, el ejercicio de una empresa de servicios, el ejercicio de una empresa comercial, el Krdex y mtodos de valoracin de inventarios y los ndices financieros.

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1. El Balance General o Estado de Situacin

Balance General El Balance General es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que le deben, de lo que debe, y de los que realmente les pertenece a sus propietarios o socios a una fecha determinada, es como una fotografa de la situacin del negocio y est compuesto por los principales grupos de cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. Se llama Balance porque siempre debe establecerse la igualdad entre los grupos que conforman el Activo por un lado y por otro lado el Pasivo y Patrimonio. Bsicamente existen dos formas de presentar un Balance General: En orden de liquidezEn orden de solidez En orden de liquidez Es la forma ms usual de presentacin de un Balance, segn esta modalidad se debe presentar en primer lugar las cuentas ms lquidas o que tiendan a convertirse en efectivo ms rpidamente. Para un ordenamiento adecuado de las cuentas se ha considerado tres grupos bsicos para la presentacin del Activo y estos son: Activo corrienteActivo fijoOtros Activos Activo corriente.- En este grupo se encuentran los activos que pueden convertirse en dinero en efectivo ms fcilmente dentro de un plazo no superior a un ao, como Caja, Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar a Clientes, Inventarios, etc. En el caso de existir cuentas o documentos por cobrar dudosas, se debe registrar la respectiva Provisin de Cuentas Incobrables. Activo fijo.- Dentro de este grupo tenemos bienes de caractersticas ms slidas y que sirven para desarrollar las actividades de la empresa, normalmente no estn destinados a la venta, dentro de este tenemos: Vehculos, Maquinaria y Equipo, Muebles y Enseres, Equipos de Computacin, Edificios, Terrenos, etc. Con excepcin de la cuenta Terrenos, todos los activos fijos tangibles estn sujetos a depreciacin y esta cuenta debe reflejarse en el Balance. Otros Activos.- Son activos de propiedad de la empresa que no pueden entrar en las dos primeras categoras como por ejemplo: Gastos pagados por anticipado, depsitos en garanta, etc. Algunos de estos activos estn sujetos a amortizacin, de ser as se debe registrar este valor restando a los activos mencionados. En orden de solidez Esta forma de presentacin se utiliza en algunos pases europeos y consiste en presentar primeros lo ms slido como es el activo fijo y luego lo ms lquido que es el activo corriente. A continuacin vamos a observar la seccin del Activo con sus tres segmentos principales:

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En cuanto al pasivo que son todos los valores que la empresa debe, se suele presentar en orden de exigibilidad con los siguientes grupos: Pasivo corriente o de corto plazoPasivo a largo plazo Pasivo corriente o de corto plazo.- Son los valores que la empresa debe pagar en un plazo no mayor a un ao, dentro de estos pasivos tenemos: Cuentas por pagar a proveedores, obligaciones bancarias, sobregiros, documentos por pagar, provisiones sociales, impuestos por pagar, etc. Pasivo a largo plazo.- Son obligaciones que la empresa debe pagar dentro de un plazo superior a un ao como por ejemplo: Cuentas, documentos e hipotecas por pagar a largo plazo. Tambin se tiene que incluir en esta seccin, lo correspondiente al Patrimonio, que son los valores netos que pertenecen a los socios, dicho de otra forma es la diferencia entre activo menos pasivo. En el grupo de patrimonio se debe incluir el Capital, las reservas y el resultado del ejercicio, ste ltimo valor es el vnculo que existe entre el Balance General y el Estado de resultados o prdidas y ganancias. A continuacin tenemos la seccin de pasivo y patrimonio:

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A continuacin tenemos la seccin de pasivo y patrimonio:

Los valores de esta seccin estn antecedidos del signo (-), esto es para indicar que son de naturaleza acreedora. Como podemos ver por un lado el activo suma $ 38.683,98, por otro lado el pasivo + el patrimonio tambin suman $ 38.683,98, con lo que se concluye que este balance est cuadrado. Al pie de este documento se debe hacer constar las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el nmero de su licencia.

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2. El Estado de Resultados o Prdidas y Ganancias

Estado de Resultados Este estado financiero tambin conocido como Estado de Prdidas y Ganancias, demuestra las causas que generaron la utilidad o prdida obtenida durante un ejercicio contable o perodo determinado. En este estado se detalla todos los ingresos obtenidos por las operaciones normales del negocio, as como tambin ingresos no operacionales, obtenidos por rendimientos financieros o venta de activos fijos. Rentas Se conceptan como rentas a toda clase de ingresos monetarios o devengados que significan utilidades para las empresas en cada perodo contable, en cuanto incrementan los activos y el patrimonio o disminuyen los pasivos diferidos de las entidades. De acuerdo al principio contable de REALIZACIN, todo ingreso, renta o utilidad, debe hallarse devengada como requisito primordial para su contabilizacin. Las rentas se originan en mayor proporcin en las transacciones de intercambio o venta de los bienes o servicios materia del negocio; sin embargo, tambin provienen de operaciones financieras de otorgamiento de crditos o de otras actividades complementarias de diversa ndole al giro empresarial.[1] Gastos Se conceptan gastos a toda clase de desembolsos monetarios o crediticios realizados por las entidades en cada ejercicio o perodo contable, que generalmente, significan disminuciones de utilidades y que cuando sobrepasan en valores a las rentas, original prdida o dficit en el perodo o ejercicio contable de su registro. Por otra parte, los gastos cuando se pagan en efectivo representan disminucin del activo disponible; y cuando NO se pagan en dinero constituyen crditos por pagar que incrementan el pasivo empresarial. De acuerdo con el principio contable de reconocimiento inmediato, los gastos deben ser contabilizados con cargo al perodo en el que fueron pagados o dieron lugar al surgimiento de pasivos acumulados para su cancelacin. Los gastos en su mayor parte se originan por consumos utilizados para la realizacin de las actividades tpicas de las entidades.[2] A continuacin vamos a observar el estado de Prdidas y Ganancias, en primer trmino el segmento de ingresos, luego el segmento de gastos. En este caso vemos que se ha obtenido una utilidad de $ 412,38 y precisamente este valor se refleja tambin en el balance general como parte del patrimonio. Los valores de la seccin de ingresos tienen signo negativo, para indicar que estas cuentas tienen saldo acreedor, mientras que los gastos tienen saldo deudor, al igual que en el balance general tambin se deben registrar al pie de este estado financiero las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el nmero de su licencia.

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[1] OROZCO Cadena, Jos, Contabilidad General. Pg. 476 [2] OROZCO Cadena, Jos, Contabilidad General, Pg. 471

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3. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2)

En este captulo vamos a plantear un ejercicio contable de una entidad que se encarga de prestar servicios tursticos, la empresa se llama Fragata Tours Ca. Ltda. y su objetivo es dar a conocer a turistas nacionales y extranjeros, los sitios ms atractivos del pas. A travs de las transacciones propuestas, vamos a conocer como se desarrollan sus operaciones. Transacciones Junio 1.- Se crea la Agencia de viajes Fragata Tours Ca. Ltda. con un capital de $ 80.000,00 entre 4 socios que aportan $ 20.000,00 cada uno. Junio 2.- Se procede a la apertura de la cuenta corriente 1235-4 en el Banco Pichincha y se deposita $ 70.000,00, segn papeleta 203591, Comprobante de ingreso 001. Junio 3.- Se paga una garanta de $ 3.000,00 a Juan Valdz, propietario de un local comercial donde va a funcionar la agencia con cheque 001, comp. Egreso 001, adems se paga 3 meses de arriendo en forma adelantada a razn de $ 1.500,00 ms iva cada mes, segn egreso 002, cheque 002, liquidacin de compras 01. Junio 4.- Se compra muebles para la oficina en Mueblima S.A., segn factura 102548, por el valor de $ 8.500,00 ms iva, se paga el 50% con cheque 003, comp. Egreso 003 y por la diferencia se firma una letra de cambio a 30 das con el 16% de inters. Junio 5.- Se adquiere 3 computadores a razn de $ 400,00 ms iva por computador en Computrn, segn factura 682451, se paga de contado con cheque 004, comprobante de egreso 004. Junio 8.- Se firma el contrato de publicidad No. 104125 con Telesistema por $ 6.000,oo mas iva para 6 meses, se paga con cheque 005, comprobante de egreso 005. Junio 9.- Se vende 7 paquetes tursticos a la empresa CERSA por $ 800,oo ms iva cada paquete, nos descuenta la retencin en la fuente, se cobra de contado, dinero que se recibe en Caja, comprobante de ingreso 002, factura 001. Junio 10.- Se deposita en el Banco Pichincha la recaudacin del da anterior, segn papeleta de depsito 524126. Junio 11.- Se paga al Hotel Barcel Coln Miramar $ 2.000,00 en calidad de anticipo y reservacin para el personal de CERSA que viajar a la playa de Salinas, comprobante de egreso 006, cheque 006. Junio 12.- Se paga a transportes Ecuador $ 540,00 por servicios de transporte de Quito a Salinas con el personal de CERSA, segn factura 25481, no graba iva, se paga con cheque 007, egreso 007. Junio 15.- Se paga anticipos de sueldo a las siguientes personas: Santiago Jcome (Gerente) Rita Varela (Secretaria) $650,00, cheque 008, egreso 008 $150,00, cheque 009, egreso 009

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Jenny Samaniego (Contadora) Freddy Muoz (Mensajero) Pedro Soto (Vendedor) Se pide: -Realizar los asientos de diario, con las retenciones que exige el SRI en las transacciones que corresponda. Desarrollo del ejercicio Los asientos de las transacciones en el Diario General, deben aparecer de la siguiente manera: $250,00, cheque 010, egreso 010 $120,00, cheque 011, egreso 011 $180,00, cheque 012, egreso 012

Como podemos ver cada transaccin tiene su asiento correspondiente, se ha incluido las retenciones en la fuente de acuerdo a la legislacin vigente, se debe

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aprovechar de la mejor manera posible la columna de DESCRIPCION, pues sta, en ocasiones vara ligeramente de acuerdo a la cuenta que utilicemos, por ejemplo siempre que utilicemos las cuentas de bancos, para acreditar, se debe incluir en la descripcin el cheque, esto facilitar posteriormente la conciliacin bancaria. Cabe anotar que cuando aplicamos las retenciones en la fuente, retenemos el porcentaje respectivo cuando compramos, pero como la Ley es para todos, a nosotros tambin nos retienen cuando vendemos. En el asiento AD 011 estn incluidos todos los anticipos entregados al personal, el criterio contable tambin es vlido, si el contador prefiere hacer un asiento por cada empleado, pero implica ms trabajo. En el siguiente captulo vamos a incluir ms transacciones para concluir el mes de junio, realizar ajustes necesarios y registros adicionales como el rol de pagos.

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4. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2)

En este captulo vamos a continuar con transacciones adicionales del mes de junio: Junio 16.- Se crea un fondo de caja chica por el valor de $ 100,00, para gastos pequeos, con cheque 013, egreso 013, este fondo est bajo la custodia y manejo de la Srta. Rita Varela. Junio 17.- Se vende 10 paquetes tursticos a la Ca. Invesplan, a razn de $ 900,00 ms iva cada paquete, segn factura 002, se concede crdito sin documento de 15 das, nos envan la retencin en la fuente. Junio 18.- Se compra suministros y tiles de oficina en PACO, segn factura 26584, por $ 850,00 ms iva, pagamos con cheque 014, egreso 014, realizamos la retencin respectiva. Junio 19.- Se adquiere Equipo de alta montaa para alquilar a turistas, en equipos Cotopaxi, por el valor de $ 5200,00 ms iva, segn factura 6582, realizamos la retencin en la fuente, nos conceden 10 das de crdito con letra de cambio 2684. Junio 22.- Cancelamos la factura 34258 del Hotel Barcel Coln Miramar, por $ 2.800,00 ms iva, realizamos la retencin respectiva, descontamos el anticipo entregado en junio 11 y pagamos el saldo con cheque 015, egreso 015. Junio 23.- Pagamos un anticipo al Hotel Latacunga para reservar habitaciones para 8 turistas extranjeros por $ 160,00, segn egreso 016, cheque 016. Junio 24.- Alquilamos el equipo de alta montaa a los 8 turistas extranjeros a razn de $ 50,00 ms iva por persona, nos cancelan de contado, comprobante de ingreso 003, factura 03. Junio 25.- Se deposita en el Banco Pichincha, la recaudacin del da anterior, papeleta de depsito 692. Junio 26.- Pagamos por transporte de Quito a Latacunga a Transportes LASSO, el valor de $ 30,00, segn factura 2485, realizamos la retencin respectiva, pagamos con cheque 017, egreso 017. Junio 29.- Realizamos el pago de los equipos de montaa, adquiridos a Equipos Cotopaxi en junio 19, comprobante de egreso 018, cheque 018. Junio 30.- La compaa Invesplan nos cancela el valor de los paquetes tursticos facturados en junio 17, recibe caja, segn ingreso 004. Adems se realiza y se paga el rol de acuerdo al siguiente detalle de sueldos: Santiago Jcome (Gerente) Rita Varela (Secretaria) Jenny Samaniego (Contadora) Freddy Muoz (Mensajero) Pedro Soto (Vendedor) Se pide: $1.300,00, cheque 019, egreso 019 $300,00, cheque 020, egreso 020 $500,00, cheque 021, egreso 021 $240,00, cheque 022, egreso 022 $360,00, cheque 023, egreso 023

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Registrar las transacciones en el diario generalRol de pagos, con descuento de los anticipos y los aportes al IESSCuadro de ProvisionesAjustesBalances En el diario general, los asientos deben registrarse de la siguiente forma:

Como podemos ver, en el diario general se incluyen los asientos AD 023 y AD 024 que corresponden a la contabilizacin del rol de pagos y las provisiones de junio respectivamente. El rol de pagos y el cuadro de provisiones, se presentan incluyendo al pie, la contabilizacin. En el rol no se ha incluido horas extras ni comisiones, pero se

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conservan las columnas para cuando llegue el momento, agregar esos clculos; la columna prstamos quirografarios va en blanco en razn de que los empleados an no han solicitado este tipo de prstamos, en la columna de anticipos y prstamos se descuentan los anticipos entregados en la primera quincena (15-jun-2009). En el cuadro de provisiones, no se realiza el clculo de los fondos de reserva, en razn de que todos los empleados son nuevos y para provisionar este valor, los empleados deben estar por lo menos un ao en la empresa, es a partir del segundo ao, que tienen derecha a este fondo, de todas maneras se conserva la columna para realizar el clculo cuando llegue el momento. Para la contabilizacin del rol, debitamos las cuentas del gasto y acreditamos cuentas de pasivo a excepcin de la cuenta ANTICIPOS Y PRESTAMOS que es una cuenta de activo. En cuanto a la contabilizacin de las provisiones debitamos las cuentas del gasto y acreditamos las cuentas de pasivo como se puede ver al final del cuadro.

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A continuacin vamos a registrar los ajustes por los gastos pagados por anticipado, arriendos que se pag en forma adelantada para 3 meses y publicidad, para 6 meses, adems vamos a calcular las depreciaciones de los activos fijos, adquiridos en el mes. Los asientos por estos ajustes deben registrarse de la siguiente manera:

Para determinar los valores de las depreciaciones hemos realizado el siguiente cuadro:

A los valores de adquisicin de los activos, aplicamos los porcentajes de depreciacin: 10% para muebles y enseres y 33% para equipos de computacin, estos valores que son anuales, dividimos para 12 para obtener el valor mensual y

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stos valores a su vez dividimos para 30 para conocer la cuota de depreciacin diaria, por ltimo estas cuotas multiplicamos por los das transcurridos desde que se adquirieron los activos hasta el 30 de junio, que es la fecha de cierre del mes. Finalmente vamos a conocer como quedan los balances al 30 de junio de 2009.

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5. Ejercicio de una empresa comercial (1/2)

En el presente captulo, realizaremos un ejercicio prctico de una empresa comercial, con transacciones del mes de julio de 2009. Transacciones 1.- La empresa DTK dedicada a la compra venta de mercaderas, posee como inventario inicial 90 unidades del artculo Q, cuyo valor unitario es de $ 100,00 y $ 18.000,00 en el Banco Pichincha. 2.- Realiza una compra de 40 unidades a $ 120,00 cada una, segn factura No. 30 de Comercial Mery, cheque No. 01. 3.- Efecta una venta de 35 unidades al contado, segn factura No. 01 a $ 110,00 cada una. 4.- Vende 20 unidades a crdito, segn factura No. 02 a $ 120,00 cada una. 5.- De la venta anterior, segn factura No. 02, devuelven 10 unidades. 6.- Se realiza una compra de 70 unidades a $ 130,00 cada una, segn factura No. 45 de Importadora Ruiz, cheque No. 02. 7.- De la compra anterior, devuelve 15 unidades 8.- Se realiza una venta de 50 unidades al contado, de acuerdo a la factura No. 03 a $ 130,00 cada una. 9.- Se deposita en la cuenta corriente del Banco Pichincha $ 12.000,00, segn comprobante de depsito No. 543. Se requiere: Libro diarioLibro mayor Desarrollo del ejercicio

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Una vez ingresados los asientos de diario en el sistema, el libro mayor se muestra de la siguiente manera:

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6. Ejercicio de una empresa comercial (2/2)

En este captulo, vamos a continuar emitiendo los siguientes reportes contables: Balance de Comprobacin Balance General Estado de Resultados Kardex de mercaderas con el mtodo Promedio ponderado

Como podemos ver en el Balance de Comprobacin que antecede, todas las cuentas que han intervenido en los asientos y estn previamente mayorizadas, aparecen con las sumas y saldos debidamente cuadrados, se ha procurado incluir nicamente cuentas que faciliten nuestro ejercicio, pero esto no quiere decir que la empresa no necesite de otras cuentas como las de activo fijo que ya se incluyeron en los ejercicios de captulos anteriores. En el Balance General vamos a observar que se consolidan algunas cuentas, tanto en el activo como en el pasivo y son las siguientes: CAJA GENERAL BANCO DEL PICHINCHA C.C. 3864-4 CAJA, BANCOS RETENCIONES EN LA FUENTE IVA EN COMPRAS IMPUESTOS ANTICIPADOS RETENCIONES EN LA FUENTE 1% IVA EN VENTAS OBLIGACIONES IESS E IMPUESTOS 1.672,50 14.571,00 16.243,50 127,50 1.434,00 1.561,50 139,00 1.386,00 1.525,00

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Para mejorar la presentacin del balance tambin se a omitido los cdigos de los grupos de cuentas, esto se logra marcando el rango donde se encuentran los cdigos, luego seleccionamos color de fuente blanco, como lo podemos ver en la siguiente imagen:

A continuacin presentamos el Balance General:

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El Estado de Resultados se presenta de la siguiente manera:

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Podemos observar que la utilidad obtenida de $ 996,98 fue tambin registrada en el Balance General, dentro del patrimonio como RESULTADOS DEL EJERCICIO. En algunos Estados de Resultados se suele presentar las ventas y el costo de ventas de la siguiente manera: VENTAS (-) COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 11.550,00 10.553,02 996,98

A esto se suman OTROS INGRESOS, luego se restan los GASTOS, en todo caso cada contador puede realizar la presentacin de este estado de la forma que considere mas apropiada para un mejor anlisis. De la forma que se presente, la utilidad o prdida no va a cambiar. Finalmente vamos a observar el Kardex de la cuenta mercaderas, se trata de una tarjeta de control que contiene en la parte superior, todos los datos informativos de los artculos que vende la empresa, estos son nombre del artculo, mtodo de valoracin, unidad de medida, que puede ser: unidades, kilos, litros, galones, etc., mximo y mnimo.

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En este registro tenemos columnas para fecha, detalle, entradas con cantidades, valor unitario y valor total, salidas con cantidades, valor unitario y valor total y existencias con cantidades, valor unitario y valor total. La tarjeta que vamos a ver a continuacin refleja el movimiento del artculo Q del presente ejercicio.

Como podemos ver el total de la celda K17 de $ 10.396,98 cuadra perfectamente con la cuenta INVENTARIO DE MERCADERAS que aparece en el Balance General, las compras de las fechas 2 y 6 estn de acuerdo a los asientos contables correspondientes, al igual que la devolucin en compras de la fecha 7. Todos los movimientos registrados en SALIDAS, han sido registrados debitando Costo de Ventas, y acreditando Inventario de Mercaderas, a excepcin de la fecha 5, donde el asiento es al revs por cuanto se registra una devolucin en ventas. Si comparamos el kardex con el libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERAS, vamos a observar que los valores de existencias coinciden con los saldos del mayor. En este caso nicamente tenemos el artculo Q, pero normalmente en las empresas tienen varios artculos para la venta y como sabemos para cada artculo se debe realizar una tarjeta kardex, luego entonces la suma de todas las tarjetas kardex, debe ser igual al saldo que arroje la cuenta IVENTARIO DE MERCADERAS en el libro mayor. En el prximo captulo vamos a analizar los distintos mtodos de valoracin y vamos a establecer comparaciones entre cada uno de ellos.

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7. Kardex y mtodos de valoracin de inventarios (1/2)

Kardex El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadera cuando se utiliza el mtodo de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderas y conocer las existencias de todos los artculos que posee la empresa para la venta. Mtodos de valoracin de inventarios Existen bsicamente 4 mtodos para valoracin de los inventarios, que son los siguientes: Mtodo Promedio PonderadoMtodo P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en SalirMtodo U.E.P.S. ltimos en Entrar, Primeros en SalirMtodo ltimo precio de compra Basados en el ejercicio expuesto en el captulo anterior, vamos a estudiar estos 4 mtodos. Mtodo Promedio Ponderado El mtodo promedio ponderado es uno de los ms utilizados por cuanto su aplicacin es ms sencilla, vamos a analizar el kardex del artculo Q para conocer como se debe aplicar este mtodo:

Fila 8 Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial, al multiplicar la cantidad 90 por 100 que es el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la celda K8. Fila 9 Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada una, esto nos da un total de $ 4.800,00, resultado que se encuentra en la celda E9, sumamos las cantidades de la fila anterior, 90, mas 40 de la compra y este resultado lo ponemos en la celda I9, sumamos los valores totales anteriores, 9.000,00, mas 4.800,00 de la compra y obtenemos 13.800,00 que registramos en la celda K9, ste valor dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $ 106,15 que es el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en

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la celda J9, es decir aplicamos la frmula =K9/I9. Fila 10 En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades, que deben salir al ltimo costo promedio ponderado que es 106,15, esto da como resultado 3.715,38 que se encuentra en la celda H10, en I10 aplicamos la frmula =I9-F10 para actualizar el saldo de cantidades, similar frmula, aplicamos en la celda K10, =K9-H10 para actualizar el valor de las existencias, en J10 registramos la frmula =K10/I10, para conocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106,15. Fila 11 Registramos en julio 4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $ 106,15 c/u, esto da como resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las cantidades en la celda I11 aplicando la frmula =I10-F11, en K11 registramos =K10-H11, esto da como resultado $ 7.961,54 que dividido para 75, da como resultado otra vez $ 106,15. Fila 12 En julio 5, de la ltima venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en ventas, registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo contrario, se registra de esta forma para no confundirnos con las compras, el costo por unidad de la devolucin es igual al costo de la venta, es decir $ 106,15, de manera que en F12, registramos con signo menos 10 unidades, a un costo de $ 106,15, en H12 obtenemos ($ 1.061,54), en Contabilidad cuando utilizamos parntesis, tambin equivale al signo negativo. En cantidades de la seccin existencias, registramos la frmula =I11-F12 y obtenemos 85, pues tenamos 75 mas 10 que nos devuelven da como resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a la suma de 7.961,54 mas 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio, dividimos $ 9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15. Fila 13 Se realiza una compra en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00, que da como resultado $ 9.100,00, las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155 lo registramos en la celda I13, lo propio hacemos con los valores, sumamos $ 9.100,00 mas $ 9.023,08, este total $ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemos en J13 el nuevo costo promedio que subi a $ 116, 92. Fila 14 En julio 7, se registra una devolucin en compra de 15 unidades, al mismo costo de $ 130,00 por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas estas cantidades las registramos en la seccin de entradas pero con signo negativo. Actualizamos las existencias, en la celda I14, restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades, en K14 restamos $ 18.123,08 menos 1.950,oo y obtenemos $ 16.173,08 que dividido para 140, da como resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado. Fila 15 Se realiza una venta en julio 8, 50 unidades al ltimo costo promedio registrado de $ 115,52, da como resultado $ 5.776,10, actualizamos las existencias, restamos 140 menos 50, nos da 90 en la celda I15, restamos 16.173,08 menos 5.776,10, obtenemos como resultado $ 10.396,98 que dividimos para 90 y obtenemos el costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior.

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costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior. Como hemos observado este sistema permite obtener permanentemente cantidades, valores y costo promedio de los inventarios, el resultado final es 90 unidades a un valor total de $ 10.396,98 y un costo promedio de $ 115,52. Mtodo P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir En este mtodo, los costos de las primeras mercaderas en entrar, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderas vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se ha transformado la tarjeta kardex, utilizando el mtodo P.E.P.S. Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las operaciones es igual aplicando cualquier mtodo, es decir que no existe variacin, esto quiere decir que las 90 unidades del inventario final se mantendrn en cualquier mtodo de valoracin que apliquemos lo que si cambia en cada mtodo son los valores totales como lo vamos a demostrar a continuacin.

Fila 26 Al igual que en el mtodo promedio ponderado, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00. Fila 27 Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una lnea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderas con estos dos precios. Fila 28 Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 100, pues el mtodo exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como las de 100 estuvieron primeras son las primeras en salir, esto nos da un total de $ 3.500,00, de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es la diferencia entre 90 menos 35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual que en el caso anterior, trazamos una lnea gruesa para indicar que las lneas 28 y 29

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conforman la actual existencia del artculo Q. Fila 30 En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades, como todava tenemos disponibilidad de las de a 100, sacamos 20 de a 100, en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y 40 de a 120. Fila 32 Se registra una devolucin en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 que registramos con signo negativo en las columnas de salidas, ahora nuestras existencias son 45 de a 100 y 40 de a 120. Fila 34 En julio 6, realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00 por unidad, esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras existencias tenemos ahora 45 de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130. Fila 37 En julio 7, registramos una devolucin en compra de 15 unidades de a 130, que ponemos con signo negativo en entradas, el costo por unidad de la devolucin registramos al mismo precio de la compra, es decir $ 130,00. En nuestras existencias tenemos ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de a 130. Fila 40 y 41 En julio 8, registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de 45 de a 100 y 5 de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $ 4.200,00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En cantidades sumamos 35 mas 55 y obtenemos 90, sumamos los totales 4.200 mas 7.150 y obtenemos el total de inventarios $ 11.350,00. Como podemos observar utilizando este mtodo se elev el valor del inventario. En el prximo captulo vamos a continuar analizando los otros dos mtodos para valorar los inventarios.

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8. Kardex y mtodos de valoracin de inventarios (2/2)

Mtodo U.E.P.S. ltimos en Entrar, Primeros en Salir En este mtodo, los costos de los ltimos artculos comprados, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderas vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se procede para realizar el registro en la tarjeta kardex.

Fila 52 Al igual que en el mtodo anterior, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00. Fila 53 Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una lnea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderas con estos dos precios. Fila 54 Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 120, porque es el costo de las ltimas mercaderas en entrar y segn el mtodo, deben ser las primeras en salir. En nuestras existencias disponemos ahora de 90 unidades de a 100 y 5 de a 120. Fila 56 y 57 En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades, sacamos 5 de a 120 que son las ltimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto nuestras existencias ahora son de 75 unidades de a 100, esto nos da un total de $ 7.500,00. Fila 58 Con fecha 5 de julio, se realiza una devolucin en venta de 10 unidades, registramos

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a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total de 1.000, en existencias nos queda ahora 85, la suma de 75 de la existencia anterior mas 10 de la devolucin, a un costo de 100, nos da 8.500. Fila 59 Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un nuevo costo de 130, en existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130. Fila 61 En julio 7, registramos la devolucin en compra de 15 unidades, al mismo costo de las unidades compradas $ 100,00, esto nos da un total de 1.950, registramos estos datos en la misma columna de entradas pero con signo negativo, en existencias nos queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a 130. Fila 63 Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo de 130, finalmente en existencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. El total de unidades son 90 y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este mtodo observamos que el valor del inventario baj. A continuacin vamos a ver el ltimo mtodo. Mtodo ltimo precio de compra Mediante este mtodo se conserva en las existencias del inventario, el precio de la ltima compra, en este registro vamos a observar una columna adicional en el lado derecho, que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderas cada vez que se registre compras a un nuevo precio, pues este es el objetivo de este mtodo.

El mtodo LTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer mtodo Promedio ponderado porque ocupan una sola lnea para cada movimiento, ya sea compra, venta, devolucin en venta o devolucin en compra. A diferencia de los otros mtodos, este conserva el precio de la ltima compra. Como podemos ver en la fila 76, estamos comprando 40 unidades a $ 120,00 cada unidad, en existencias tenamos 90 de a 100, pero al comprar 40 unidades mas, ahora tenemos 130 unidades que registramos a un precio unitario de $ 120,00, pues ste es el ltimo precio de compra, de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias de $ 15.600,00. En nuestra Contabilidad tenemos registrado:

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En julio 1, el inventario inicial por En julio 2, la compra por un total de Total En el kardex en cambio tenemos un total de Tenemos una diferencia que debemos ajustar por $ 9.000,00 $ 4.800,00 13.800,00 15.600,00 1.800,00

Los $ 1.800,00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE. El asiento que debemos registrar es el siguiente:

De esta forma, la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, queda con un valor igual al del kardex $ 15.600,00 en esta fecha. Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde el precio unitario se eleva a $ 130,00. Como se puede deducir, este mtodo es mas utilizado en pocas inflacionarias, donde los empresarios necesitan mantener actualizados los precios de sus inventarios. Ahora vamos a realizar una comparacin de la valoracin de los inventarios, obtenida con los 4 mtodos: 1. 2. 3. 4. Mtodo ltimo precio de compra Mtodo Primeras en Entrar, Primeras en Salir Mtodo Promedio Ponderado Mtodo ltimas en Entrar, Primeras en Salir $ 11.700,00 11.350,00 10.396,98 9.150,00

Segn los valores anteriores, el valor mas alto se obtiene si se aplica el mtodo de ltimo precio de compra, seguido por el mtodo P.E.P.S., luego el mtodo promedio ponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el mtodo U.E.P.S. Existen diversos criterios para aplicar tal o cual mtodo, como se indic antes, en tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy til aplicar el mtodo ltimo precio de compra, para mantener actualizados los costos de sus inventarios con los precios de mercado, otros pueden considerar que mas prctico es el mtodo P.E.P.S. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el mtodo promedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefieren aplicar el mtodo U.E.P.S. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios. Es necesario aclarar que cualquiera sea el mtodo utilizado, los kardex de Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como hemos visto en los ejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar los registros nicamente a nivel de cantidades, pues ciertas empresas consideran por seguridad, que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los precios de las mercaderas. Adems en bodega no interesa que mtodo de valoracin se est aplicando, pues nicamente deben concentrarse en ordenar bien los artculos

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est aplicando, pues nicamente deben concentrarse en ordenar bien los artculos en los diferentes espacios disponibles para una fcil localizacin tanto para las entradas como para las salidas.

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9. Ndices financieros
Para realizar un mejor anlisis de la situacin de las empresas, los expertos contables han determinado algunos ndices que se obtienen estableciendo comparaciones entre los diferentes segmentos o grupos de cuentas de los balances, esto sirve para determinar posibles debilidades o fortalezas de las entidades e indica tambin probabilidades y tendencias. Los ndices financieros constituyen la forma ms comn del anlisis financiero. Indicadores o ndices de Liquidez a Corto Plazo Miden la capacidad que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones a corto plazo (menores a un ao) y para atender con normalidad sus operaciones. Sirven para establecer la facilidad o dificultad que presente la empresa para pagar sus pasivos corrientes con el producto de convertir en efectivo sus activos corrientes. [1] En base a los balances de la empresa OPQ que se muestran a continuacin, vamos a determinar los principales ndices.

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Para el anlisis es necesario incluir los siguientes datos adicionales:

1.- ndice de Solvencia Sirve para medir las disponibilidades de la empresa, a corto plazo, para pagar sus deudas tambin de corto plazo, tambin se le denomina relacin corriente.

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El ndice Standard puede ubicarse entre 1,5 y 2,5. 2.- ndice de Liquidez Tambin sirve para medir la disponibilidad de la empresa a corto plazo, para cubrir las deudas de similar perodo, pero en esta frmula, se resta los inventarios.

El Standard de este ndice puede ubicarse entre 0.5 y 1.0 3.- ndice de Liquidez Inmediata o Prueba cida Este ndice mide la capacidad inmediata de pago que tiene la entidad, frente a sus obligaciones corrientes, se considera un ndice ms rgido para medir la liquidez de la empresa, igual que en el caso anterior, el Standard se ubica entre 0.5 y 1.0. Para calcular este ndice existen dos frmulas que se presentan a continuacin.

4.- ndice de Inventarios a Activo Corriente Sirve para indicar la proporcin que existe entre los rubros menos lquidos del

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grupo del activo corriente y el total del grupo, el Standard se ubica entre 0.5.

5.- ndice de Rotacin de Inventarios Este ndice sirve para sealar el nmero de veces que el inventario de productos terminados o de mercaderas se ha renovado como resultado de las ventas realizadas en un determinado perodo. De preferencia es aceptable una rotacin elevada, aunque esto depende del tipo de actividad de la entidad y de la naturaleza de los bienes comercializados. El promedio de los inventarios se obtiene sumando el inventario inicial ms el inventario final y dividiendo para dos.

6.- Permanencia de Inventarios Este ndice se refiere al nmero de das que en promedio, el inventario ha permanecido en las bodegas antes de venderse. De preferencia es aceptable un plazo medio menor frente a un mayor, pues esto implica una reduccin de gastos financieros y como consecuencia una inversin menor.

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7.- Rotacin de Cuentas por Cobrar Sirve para establecer el nmero de veces que en promedio, se han recuperado las ventas a crdito dentro de un ciclo de operacin. Es aceptable una rotacin alta a una rotacin lenta, se deben tomar en consideracin los problemas de prdidas de clientes por presin en los cobros principalmente. El promedio de cuentas por cobrar se obtiene sumando las cuentas por cobrar al inicio del perodo ms las cuentas por cobrar al final del perodo y se divide para dos.[2]

8.- Permanencia de Cuentas por Cobrar Este ndice seala el nmero de das que la entidad se demora en promedio, para recuperar las ventas a crdito, consigue evaluar la eficiencia de la gestin comercial y de cobros. Se compara con el plazo medio normal que la empresa da a sus clientes y se puede establecer un atraso o adelanto promedio en los cobros.

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9.- Capital de Trabajo Indica la cantidad de recursos que posee la entidad para realizar sus operaciones, despus de pagar sus obligaciones a corto plazo.

10.- Inventarios a Capital de Trabajo Indica el porcentaje de los Inventarios sobre el Capital de Trabajo; si es demasiado alto, demuestra una excesiva inversin en la formacin de los inventarios de la empresa.[3]

Como se puede observar, en una misma hoja de Excel, se puede aplicar todas las frmulas que posibilitan obtener los ndices; es aconsejable para colocar los datos de las frmulas hacer referencia a la ubicacin de las celdas donde se encuentren los valores, de tal forma que si las cifras de los balances cambia, la frmula contine operativa. Por ejemplo en la imagen que aparece a continuacin, en la celda C113, se hace referencia al valor de la celda C18 de la hoja GENERAL, con la frmula =GENERAL!C18 igual situacin se da con el valor del Capital de Trabajo, hasta aplicar la divisin para determinar el porcentaje.

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Todos los ndices estudiados, sirven para realizar un mejor anlisis de la situacin de una entidad para tomar adecuadas decisiones con respecto a varios rubros de los balances. Se puede establecer ms ndices dependiendo de los requerimientos de los ejecutivos para un anlisis mas detallado.

[1] BRAVO, Mercedes. Contabilidad General. Pg. 337 [2] BERSTEIN, Leopold A. Anlisis de Estados Financieros, Pg. 556. [3] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Pg. 339

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10. Microsoft Outlook y correo electrnico

El avance de la tecnologa ha hecho posible el envo y la recepcin de archivos, documentos, videos y un nmero muy significativo de datos en cuestin de segundos a cualquier parte del mundo. A nivel de Contabilidad como est demostrado, se puede resumir en archivos de Microsoft Excel todo un sistema contable y ste a su vez se lo puede enviar por va electrnica. Ventajas de Microsoft Outlook Microsoft Outlook a ms de servir como correo electrnico, tiene otras opciones que sirven de mucha ayuda para la organizacin y programacin del tiempo y la agenda dentro de una entidad.

De acuerdo a la imagen anterior, podemos observar que Outlook dispone de Correo, Calendario, Contactos y Tareas. Correo Es la opcin ms utilizada de este programa, dependiendo de las actividades que realice cada persona, por lo regular a ms de documentos se puede recibir y enviar, archivos en varios formatos de audio y video, todo esto ha facilitado el trabajo a muchas personas. Dentro del aspecto contable, hoy en da se tiene la facilidad de escanear cualquier documento contable y enviarlo por correo, de modo que todos los documentos fuente de una Contabilidad, pueden ser susceptibles de enviar por correo.

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Hace algn tiempo atrs era necesario que las empresas cuenten con un contador de planta, sin embargo ahora con el avance de la tecnologa, un contador bien puede realizar la Contabilidad de una entidad a kilmetros de distancia, se le puede proveer los documentos fuente a travs del correo y dado que como est demostrado, se puede realizar la Contabilidad en archivos de Excel, el contador tambin puede enviar su trabajo por el mismo medio, incluso el pago tambin se lo puede realizar mediante transferencia electrnica, de tal manera que los profesionales contables pueden realizar su trabajo desde su casa o desde cualquier lugar donde cuenten con una conexin a Internet. Es necesario indicar que para mayor facilidad de los envos por correo electrnico es mejor empaquetar los archivos con programas exclusivos para este propsito, tambin es necesario grabar los archivos de Excel con contrasea para mayor seguridad. Calendario Esta opcin de Outlook es muy til para que la computadora nos recuerde citas, o actividades que debemos cumplir en determinadas fechas. Dentro de las actividades de Contabilidad por ejemplo, se puede anotar en el calendario, las fechas para pagos de servicios bsicos como: agua, electricidad, telfonos, Internet, etc. los cuales no podemos dejar de pagar ya que en caso de olvido, las empresas que prestan estos servicios proceden a cortar el servicio. Es importante anotar en el calendario con dos o tres das de anticipacin, el concepto del pago, la cita o el compromiso que se va a realizar como lo podemos observar en la siguiente imagen.

Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora del

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Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora del computador, para que llegada la fecha y hora sealada, Outlook nos recuerde lo que debemos hacer. Esto da la posibilidad de actuar siempre en forma oportuna para realizar todos los pagos, emitiendo los cheques a tiempo, es decir con esto actuamos de forma eficiente y nos adelantamos a los acontecimientos. Es muy til tambin para que nos recuerde las citas o compromisos que debemos cumplir en cualquier fecha del calendario. Contactos Microsoft Outlook, tambin permite que se puedan almacenar contactos, ingresando nombres, organizacin a la que pertenece, telfonos, fax, etc. Igualmente es til para comunicarnos con proveedores, clientes y dems personas con las que tenemos vnculos de negocios, relaciones laborales, patronales, etc. Los datos se pueden ingresar de la forma que aparece en la siguiente imagen:

Tareas Esta opcin nos permite redactar tareas que tengamos que realizar, se puede incluir una fecha de vencimiento, permite tambin tachar o cruzar una raya cuando la tarea ha sido cumplida, de esta forma si somos disciplinados y cumplimos con nuestras tareas en las fechas previstas, seremos reconocidos como personas responsables y eficientes dentro de la empresa. Palabras Finales Al trmino de este curso, quiero indicar que se ha procurado mencionar los temas

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ms utilizados en las empresas de acuerdo a la experiencia obtenida, con el objeto de que el alumno conozca los temas contables ms comunes dentro del aspecto laboral, todo esto en procura de que se adapte con facilidad a la temtica de la Contabilidad y que sea un incentivo para que profundice sus conocimientos. Como hemos observado, Excel sirve de gran ayuda en los temas relacionados con la Contabilidad, se lo puede adaptar para mltiples trabajos, lo que hemos visto es una muestra de lo mucho que se puede hacer, les deseo muchos xitos a todos los lectores. Su servidor, Arturo Efran Ortiz

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