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HAS SQL SOFTWARE Este documento no puede ser reproducido parcial o totalmente, ni trasmitido por cualquier medio, electrnico o mecnico, para cualquier propsito, sin la autorizacin explcita de HAS SQL SOFTWARE. 1999 HAS SQL SOFTWARE. Derechos reservados. Los productos HAS2001 son una marca registrada de HAS SQL SOFTWARE .

CONVENIO DE LICENCIA LEA ESTE DOCUMENTO CON ATENCION ANTES DE UTILIZAR ESTE SOFTWARE Al usar el programa informtico (software) adjunto, el usuario queda sujeto a las condiciones de este convenio. Si no esta de acuerdo con esta licencia, no utilice el software y devuelva el paquete sin demora, dentro de los diez das siguientes, al punto de adquisicin para obtener el reembolso del importe abonado por el mismo. A) Usar el software en un nico computador a la vez, con excepcin del software que puede ejecutarse en un disco comn compartido por varios computadores, siempre que una copia autorizada del software cuente con licencia de HAS SQL SOFTWARE . Para ser empleada por cada uno de los computadores que lo ejecuten. B) Realizar una copia del software, solo con fines de archivo. El software esta protegido por las leyes de derechos de autor de Colombia. Derechos reservados EL SOFTWARE Y LA DOCUMENTACION QUE LO ACOMPAA TIENE REGISTRO DE DERECHOS RESERVADOS A FAVOR DE HAS SQL SOFTWARE , SEGUN LAS LEYES DE DERECHOS DE AUTOR, NI EL SOFTWARE , NI LA DOCUMENTACION QUE LO ACOMPAA PUEDE COPIARSE, TOTAL NI PARCIALMENTE, SALVO EN EL CASO DE USO NORMAL DEL SOFTWARE O PARA REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD CON FINES DE ARCHIVO. CUALQUIER OTRO TIPO DE COPIA, VENTA O DISTRIBUCION DE ESTE SOFTWARE QUEDA EXPRESAMENTE PROHIBIDA.

CONTENIDO INTRODUCCION ............................................................................................................................................ 5 OBJETIVO DE LA GUIA DEL USUARIO ................................................................................................. 5 1. 2. SOPORTE TCNICO ............................................................................................................................. 6 PROCEDIMIENTO PARA INSTALAR HAS SQL SOFTWARE ...................................................... 7 2.1 REQUERIMIENTOS DE EQUIPO............................................................................................................... 7 2.1.1 Hardware.................................................................................................................................... 7
2.1.1.1 2.1.1.2 Servidor: ......................................................................................................................................................... 7 Estacin De Trabajo. ..................................................................................................................................... 7

2.1.2 Software ...................................................................................................................................... 7 2.2 INSTALAR HAS SQL SOFTWARE BAJO WINDOWS 98 ................................................................ 8 3. PROCEDIMIENTO PARA ENTRAR A HAS SQL SOFTWARE CONTABILIDAD .................... 8 3.1 3.2 3.3 4. 5. ENTRAR AL PROGRAMA .............................................................................................................. 8 ACCESO A HAS SQL SOFTWARE CONTABILIDAD .................................................................. 8 CONTENIDO DEL MENU PRINCIPAL ........................................................................................ 10

INICIO DE SESION HAS SQL SOFTWARE..................................................................................... 10 MENU GENERAL DE CONTABILIDAD ......................................................................................... 10 5.1 ACTUALIZACION DE ARCHIVOS .............................................................................................. 11 5.1.1 Plan Unico de Cuentas ............................................................................................................. 11 Entrar al Plan Unico de Cuentas ..................................................................................................... 11
5.1.1.1 5.1.1.2 5.1.1.3 5.1.1.4 5.1.1.5 Datos bsicos del Plan Unico de Cuentas ................................................................................................. 12 Dinmica....................................................................................................................................................... 14 Saldos............................................................................................................................................................ 14 Movimiento .................................................................................................................................................. 14 Grfica .......................................................................................................................................................... 15

5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8

5.1.8.1 5.1.8.2 5.1.8.3 5.1.8.4 5.1.8.5

Terceros .................................................................................................................................... 16 Centros de costo ...................................................................................................................... 19 Auxiliares Generales ................................................................................................................ 20 Tipos de Comprobantes Contables ........................................................................................... 21 Tipos de documentos ................................................................................................................ 22 Cuentas a Ajustar por Inflacin ............................................................................................... 23 Tablas de Retencin.................................................................................................................. 24
Retencin de ICA ......................................................................................................................................... 24 Retencin de Timbre.................................................................................................................................... 25 Retencin en la Fuente ................................................................................................................................ 26 Retencin de IVA ........................................................................................................................................ 27 Retencin de Estampillas de Pro-Seguridad .............................................................................................. 29

5.1.9 Periodos o Ajustes por Inflacin .............................................................................................. 29 5.2 MOVIMIENTOS CONTABLES...................................................................................................... 30 5.2.1 Comprobantes Contables ......................................................................................................... 31
5.2.1.1 5.2.1.2 5.2.1.3 Detalle del comprobante contable............................................................................................................... 32 Modificar el Contenido, Actualizar o Imprimir un Comprobante Contable. .......................................... 32 Totalizar el Movimiento Contable. ............................................................................................................. 33

5.2.2 5.2.3

CUENTAS POR PAGAR. ......................................................................................................... 33 AJUSTES POR INFLACION .................................................................................................... 35

5.2.4 5.2.5 5.2.6

5.2.6.1 5.2.6.2 5.2.6.3 5.2.6.4

CONCILIACION BANCARIA ................................................................................................... 35 CONSOLIDAR COMPAAS ................................................................................................... 36 cierre anual .............................................................................................................................. 37

Certificados de retencion ............................................................................................................................. 37 Preparar contabilidad ao siguiente ............................................................................................................ 38 Actualizar saldos ao siguiente ................................................................................................................... 38 Proceso de cierre anual ................................................................................................................................ 39

5.2.7 REVERSAR CIERRE ................................................................................................................ 39 5.3 MANTENIMIENTO ........................................................................................................................ 39 5.3.1 Mantenimiento General:........................................................................................................... 39
5.3.1.1 5.3.1.2 5.3.1.3 5.3.1.4 Mayorizar plan contable .............................................................................................................................. 40 Cuadre de saldos por movimiento............................................................................................................... 40 Comprobantes descuadrados ....................................................................................................................... 40 Todas las revisiones anteriores ................................................................................................................... 40

5.3.2 Reflejar Saldos.......................................................................................................................... 41 5.4 INFORMES ...................................................................................................................................... 41 5.4.1 INFORMES GENERALES ........................................................................................................ 42
5.4.1.1 5.4.1.2 5.4.1.3 5.4.1.4 5.4.1.5 5.4.1.6 5.4.1.7 5.4.1.8 5.4.1.9 5.4.1.10 5.4.1.11 5.4.1.12 5.4.1.13 5.4.1.14 Balance General ........................................................................................................................................... 42 Balance de Prueba ........................................................................................................................................ 43 Balance Anual .............................................................................................................................................. 43 Balance Comparativo................................................................................................................................... 44 Auxiliares Contables .................................................................................................................................... 45 Auxiliar Con Saldos ..................................................................................................................................... 45 Documentos Contables ................................................................................................................................ 46 Comprobantes de Diario .............................................................................................................................. 46 Comprobantes Contables ............................................................................................................................. 47 Libro de Diario Oficial............................................................................................................................ 48 Libro de Diario Cmara de Comercio .................................................................................................... 48 Libro Mayor y Balances ......................................................................................................................... 49 Estado de Resultados .............................................................................................................................. 49 Anlisis Vertical ...................................................................................................................................... 49

5.4.2
5.4.2.1 5.4.2.2 5.4.2.3 5.4.2.4 5.4.2.5

INFORMES LISTADOS ............................................................................................................ 50

Plan Contable ............................................................................................................................................... 50 Terceros ........................................................................................................................................................ 51 Centros de Costo .......................................................................................................................................... 52 Cdigos de Retencin en la Fuente, ICA, Timbre, IVA ........................................................................... 53 Auxiliares Generales .................................................................................................................................... 53

6.

GLOSARIO ............................................................................................................................................ 54

INTRODUCCION

Los productos de HAS2001 Ltda se han diseado para el manejo de la informacin generada en una empresa o multicompaas. La informacin, ya sea a nivel global o especfico, se presenta de acuerdo con el nivel administrativo que lo requiera, permitiendo procesos de consulta, modificacin y actualizacin en los mdulos de Facturacin, Ingresos, Cartera, Compras, Egresos, Cuentas por Pagar, Inventarios, Almacenes y Contabilidad El SOFTWARE desarrollado por HAS2001 Ltda ha sido elaborados para trabajar en computadores interactivos de ltima generacin, con las ventajas inherentes a ellos, tales como validacin en lnea, consulta rpida por pantalla, posibilidad de utilizar el sistema por varios usuarios simultneamente, a los cuales se les asigna un nivel de operacin del sistema de acuerdo con las necesidades de informacin de cada uno. En el desarrollo del sistema se han implementado todas las tcnicas de validacin posibles, con el fin de asegurar la veracidad no solamente de los procesos, sino de los datos que se suministran al computador, permitiendo as obtener resultados confiables. HAS SQL SOFTWARE por su flexibilidad, se adapta fcilmente a los cambios que requiere el cliente de acuerdo con sus necesidades. Debido a la interactividad del sistema, el tiempo de entrenamiento requerido por el usuario es mnimo, ya que el sistema informa al operador las inconsistencias que detecte en los procesos de entrada de informacin al sistema, mediante mensajes que indican lo ocurrido. Ejemplo: "No hay Existencias en Almacn" La informacin se maneja en forma integrada en donde los diferentes mdulos la administran conjuntamente, organizndola de acuerdo con las reas de trabajo y niveles de acceso a sta por cada usuario dependiendo de su posicin en la Empresa. En resumen, el sistema proporciona al cliente seguridad en el manejo de la informacin por parte de los usuarios, ya que es posible determinar la informacin por la que debe responder cada funcionario y a la que tiene acceso a nivel de consulta y/o modificacin (Privilegios). La forma de establecer a que informacin tiene acceso cada persona, es mediante un cdigo denominado Paso a bordo, el cual es definido por el Gerente de la Empresa.

OBJETIVO DE LA GUIA DEL USUARIO La gua del usuario tiene como objetivo, presentar una visin general del funcionamiento de los productos de HAS SQL SOFTWARE y describir los procedimientos para el manejo y utilizacin de los programas dentro de su organizacin, logrando as que las personas que tienen acceso al sistema, obtengan el beneficio total que el programa les ofrece.

1. SOPORTE TCNICO

La Red de soporte de HAS SQL SOFTWARE ofrece opciones de soporte tcnico de gran calidad que le permitirn obtener lo que necesita: respuestas correctas y rpidas. El soporte de HAS SQL SOFTWARE est sujeto a los precios, trminos y condiciones vigentes de cada contrato vigente en el momento de solicitud del servicio. Soporte tcnico de HAS SQL SOFTWARE . Si tiene alguna pregunta sobre un producto HAS SQL SOFTWARE , primero: Consulte la documentacin y la informacin impresa incluida con el producto. Consulte la Ayuda en pantalla. Consulte las memorias, documentacin o boletines de los seminarios, foros o cursos de capacitacin, realizados por HAS SQL SOFTWARE . Si no encuentra la solucin, llame a HAS SQL SOFTWARE . Cuando llame, deber estar frente a su PC y tener a mano la documentacin del producto. As mismo, est preparado para proporcionar la siguiente informacin: El nmero de la versin del producto de HAS SQL SOFTWARE que est utilizando. El tipo de hardware que est utilizando. Cita textual de todo el mensaje que aparezca en la pantalla. Una descripcin de lo ocurrido y de lo que intentaba hacer cuando se produjo el problema. Una descripcin de cmo ha intentado resolver el problema.

2. PROCEDIMIENTO PARA INSTALAR HAS SQL SOFTWARE

2.1 REQUERIMIENTOS DE EQUIPO 2.1.1 Hardware A continuacin relacionados el hardware bsico que requiere el aplicativo 2.1.1.1 Servidor: No de Procesadores Procesador. Memoria R.A.M. Disco Duro Espacio libre en disco duro Unidad de CD Tarjeta de red Sistema operativo instalado y configurado. Concentrador Switch Motor Base de Datos. 1 Pentium III 512 Mb. o Superior SCSI Mnimo 8 Gb Base 100 (3com) 2000 Server o Novell (3com) MS Jet 4.0 Microsoft

2.1.1.2 Estacin De Trabajo. Procesador. Memoria R.A.M. Espacio libre en disco duro Tarjeta de red Sistema operativo instalado y configurado Unidad de CD 2.1.2 Software El sistema necesita que en los equipos se encuentre instalado las versiones de Microsoft Windows 95 Microsoft Windows 98 Es necesario configurar la fecha del sistema en el men Inicio Configuracin - Panel de control Configuracin regional en formato da/mes/ao (dd/mm/aaaa) E j: 20/03/1998 , adems de la separacin numrica en decimales con punto (.) Ej: 147,1254.12 (ver las siguientes figuras). Pentium IV 128 Mb. Mnimo 20 Gb. Base 100 (3com) Windows 98, Me, XP, 2000.

2.2 INSTALAR HAS SQL SOFTWARE BAJO WINDOWS 98 Para instalar HAS SQL SOFTWARE bajo WINDOWS siga las siguientes instrucciones. 1. 2. 3. 1-Seleccione el archivo setup en el primer disco de instalacion (o en la Unidad de CDROOM) Siga las intrucciones del asistente de instalacin Reinicie el equipo si el asistente as lo suguiere

3. PROCEDIMIENTO PARA ENTRAR A HAS SQL SOFTWARE CONTABILIDAD Para trabajar con el sistema HAS SQL SOFTWARE debe tener en cuenta las especificaciones que se mencionaran en este manual. 3.1 ENTRAR AL PROGRAMA En el men Inicio de Windows seleccione programas y posteriormente al aplicacin que desee Utilizar

3.2 ACCESO A HAS SQL SOFTWARE CONTABILIDAD Al crear el icono de acceso directo haga doble clic sobre este para entrar al programa y siga las siguientes indicaciones:

Seleccionar la compaa . En el cuadro de compaa seleccione el nombre de la compaa en la que desea trabajar. Digitar el nombre del usuario. Identificacin del usuario que entra al sistema. El nmero mximo de caracteres asignado a cada usuario es de siete. (La identificacin del usuario y la clave de acceso, se definen en la opcin Usuarios del Sistema). Digitar la clave de acceso. Clave exclusiva para cada usuario, con la cual se le da acceso al sistema. El nmero mximo de caracteres asignado para la clave, es de 12. Nombre del Usuario HAS Clave de Acceso 123 Si se desea cambio de clave, Haga doble clic en el botn Cambio de Clave despues de indetificarse con la clave anterior. El sistema le pedir que transcriba su nueva clave, teniendo en cuenta que al digitarla no se ve en la pantalla, sin embargo el sistema permite utilizar la tecla de retroceso para corregirla. El administrador del sistema le autorizar los privilegios a que tiene.

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3.3 CONTENIDO DEL MENU PRINCIPAL Al identificarse con el sistema aparecer un Men General que contiene varios SubMens segn el nivel de acceso. Para seleccionar una de los submens utilice el teclado presionando ALT+Tecla Subrayada o con el Mouse posicionese en la opcin respectiva:

4. INICIO DE SESION HAS SQL SOFTWARE Para iniciar por primera vez el sistema HAS SQL SOFTWARE de Contabilidad y Tesorera debe seguir las siguientes indicaciones:

1.

Entrar en el men general y posicionarse en la opcin contabilidad, al hacer clic desplaza una ventana donde aparece la opcin Archivos, puede entrar a cada una de ellas, al posicionarse y hacer clic se encuentran las siguientes tablas bsicas: Plan Unico de Cuentas Terceros Centros de Costos Auxiliares Generales Tipos de Comprobantes Contables Tipos de Documentos Configuracin Cuentas de Cierre Cuentas a Ajustar por Inflacin Tablas de Retencin Periodos Contables y Paaq

2. 3.

Definir los saldos iniciales de las cuentas del plan contable. Despus de definidas las tablas bsicas podr realizar los movimientos contables.

5. MENU GENERAL DE CONTABILIDAD Al entrar al programa de HAS SQL SOFTWARE y seleccionar la opcin de Contabilidad presenta la siguiente ventana con la siguientes opciones: Haga clic en la opcin deseada para entrar en cada una de ellas.

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5.1 ACTUALIZACION DE ARCHIVOS Por medio del Men Archivos Bsicos, se dan las pautas iniciales para trabajar con el Sistema, ya que las diferentes opciones permiten la creacin y actualizacin de las tablas utilizadas en la Contabilidad, como son: Terceros, Plan contable, Retenciones, Auxiliares, Dependencias, Pases entre otras que definiremos ms adelante. Del MENU GENERAL seleccionar la opcin Archivos y pulsar <Enter> hacer clic con el Mouse, aparecen las siguientes opciones:

5.1.1 Plan Unico de Cuentas El archivo de Plan Contable esta conformado por la informacin correspondiente al plan contable Nacional del Sector, necesario para la realizacin de todo tipo de transacciones comprobantes y documentos que se manejan en el Sistema de Informacin Gerencial. Entrar al Plan Unico de Cuentas Del men de Archivos seleccionar la con el Mouse o Teclado la opcin Plan Unico de Cuentas. Aparece una ventana que le indica el periodo de ao a trabajar el cual debe selecccionado, por defecto el sistema presenta el periodo del ao del sistema.

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Al seleccionar el periodo de trabajo se presenta una pantalla para el registro de la informacin correspondiente al Plan Unico de Cuentas Inicialmente debe tener en cuenta la estructuracin del periodo de trabajo se presenta una pantalla para el registro de la informacin correspondiente al Plan Unico de Cuentas de acuerdo a la siguiente configuracin: Para el primer nivel o grupo debe definirse un solo digito que corresponde a:

CUENTAS DE BALANCE ORDEN 1. Activo 2. Pasivo Contra 3. Patrimonio Presupuesto

CUENTAS DE RESULTADO

CUENTAS DE

4. Ingresos 5. Egresos 6.Cuentas de Costo de Ventas 7.Cuentas de Costo de Produccin

8.Cuentas de Orden 9.Cuentas de Orden por 0.Cuentas de Planeacin y

Las cuentas por defecto tienen la siguiente naturaleza: Activo Pasivo Patrimonio Ingresos Gastos - Dbito - Crdito - Crdito - Crdito - Dbito

Nota: Esta norma est aceptada por las entidades fiscales y de control del pas especialmente por el Plan Unico de Cuentas para Comerciantes. Es importante aclarar que este programa maneja contabilidad anual que no requiere cierres mensuales y que permite manejar uno o ms meses y uno o ms aos al mismo tiempo sin problema. 5.1.1.1 Datos bsicos del Plan Unico de Cuentas Por medio de esta carpeta el sistema permite definir los datos bsicos de las cuentas en el plan contable como son:

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Cdigo de la cuenta contable: Digitar cdigo de la cuenta contable Nombre de la cuenta : digitar nombre completo de la cuenta Saldo Inicial : Para las cuentas que tienen movimiento digitar el valor del saldo inicial, si su saldo es negativo digite el valor del saldo inicial con el signo - Clase de cuenta. Seleccione si es de Bancos, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Impuesto, Varios. Indicador de movimiento: Haga clic en la caja de chequeo para dar movimiento a la cuenta Indicador de si pide terceros: Haga clic en la caja de chequeo para indicarle al sistema que la cuenta pide terceros Indicador si Maneja centros de costo . Haga clic en la caja de chequeo para indicarle al sistema que la cuenta maneja centros de costo Indicador si maneja auxiliar general. Haga clic en la caja de chequeo para indicarle al sistema que la cuenta es auxiliar general Indicador si la cuenta es corriente o no corriente: haga clic en la caja de chequeo si la cuenta es corriente o no. Naturaleza de cuenta ,Seleccione si la cuenta es de naturaleza Dbito Crdito Moneda extranjera , seleccione si va a calcular con una moneda especifica como Dlar Americano, Bolvar entre otras Centro de costo: seleccione el centro de costo de la cuenta Tercero: cuando la cuenta relaciona un tercero, en este campo aparece el cdigo y nombre Auxiliar: cdigo de la cuenta auxiliar Cdigo del impuesto seleccione el cdigo del impuesto EJ: Auxiliar de renta Botn Formato Cheque: Al hacer clic sobre este bot, para las cuentas de bancos, permite modificar el diseo del formato del cheque de cada banco. La pantalla muestra en la parte superior derecha tres iconos donde permite ver los movimientos de una cuenta, ver los saldos al ao y ver una grfica de saldos al ao:

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5.1.1.2 Dinmica Por medio de esta carpeta el sistema permite definir textualmente una descripcin del movimiento de una cuenta, es decir la dinmica de las diferentes cuentas. Adems en esta pantalla se define el valor del presupuesto de la cuenta correspondiente y el cdigo de cuenta del plan presupuestal para realizar la interfase.

5.1.1.3 Saldos Por medio de este icono el sistema permite consultar los saldos al ao de cada cuenta contable describiendo El mes, saldo inicial, movimientos dbitos y crditos, movimiento neto, ajustes por inflacin y saldo actual de cada cuenta. Si la cuenta tiene movimiento en el mes inicial situar el cursor o Mouse para digitar el saldo inicial dbito o crdito segn la cuenta contable.

5.1.1.4 Movimiento Por medio de este icono el sistema permite consultar los movimientos de una cuenta en un periodo determinado describiendo el tipo de movimiento, fecha, valor dbito, valor crdito y detalles del comprobante. Permite imprimir los movimientos haciendo clic con el Mouse en el botn de IMPRIMIR. En el cuadro de lista desplegable de mes puede elegir el mes para ver el movimiento.

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Botn Cerrar: Cierra la ventana activa y regresa al formulario anterior. 5.1.1.5 Grfica Por medio de esta carpeta el sistema permite visualizar en un grfico de barras la variacin de los saldos y netos de cada cuenta contable en el transcurso del ao que se esta trabajando.

Adicionar una nueva cuenta en el Plan Contable . Para adicionar una nueva cuenta en el plan contable siga las siguientes instrucciones. - Haga clic en el botn de adicin de registros que aparece en la barra de herramientas.

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- Digitar el cdigo de la cuenta contable a adicionar en el espacio en blanco que aparece frente al cdigo, si el cdigo digitado ya existe en el sistema no lo permite crear nuevamente con el fin de evitar duplicidad en la asignacin de cdigos. Ej: 11100101 - Registrar el Nombre completo de la cuenta, el sistema se encarga de validar el nombre y cdigo. Ej: Banco Uconal Centro Cta N 335-000062-00001 - Seleccione la clase de cuenta en el cuadro de Lista desplegable EJ: Cuenta de Bancos - Indicarle haciendo clic sobre la caja de chequeo que Tiene Movimiento? - Definir el formato de Cheque Ej: Formato de cheque Banco Uconal Centro - Si desea registrar el saldo Inicial del Banco debe hacer clic con el Mouse sobre el botn de la barra de herramientas Guardar Registro o mediante el men de registros para que el sistema actualice el nuevo registro creado en el Plan contable. - Actualizado el registro haga clic sobre el botn Ver Saldos y Digite el Saldo Inicial. - Si la cuenta es de proveedores o acreedores debe indicarse que tiene auxiliar de terceros en la caja de chequeo. Consultar y/o Modificar la Informacin de una Cuenta en el Plan Contable. Si desea consultar y/o modificar la informacin de una cuenta en el plan contable, localice la cuenta en el campo cdigo seleccionndola en el cuadro de lista desplegable. Localizada la cuenta solo podr modificar el nombre, consultar el movimiento con el botn de Ver Movimientos que aparece en la parte superior, consultar Saldos al ao o consultar el movimiento. 5.1.2 Terceros El archivo de terceros esta conformado por la informacin correspondiente a Clientes, Proveedores y otros Terceros a quienes se les asigna un cdigo, necesario para la realizacin de todo tipo de transacciones comprobantes y documentos que se manejan en el Sistema de Informacin Gerencial. Entrar a la Tabla de Terceros Del men de Archivos seleccionar la opcin Terceros, la cual presenta una pantalla para el registro de la informacin correspondiente a Clientes y Proveedores. Adicionar un Tercero. Para adicionar un nuevo tercero siga las siguientes instrucciones. Haga clic en el botn de adicin de registros que aparece en la barra de herramientas.

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Digitar el Nit del Tercero en el espacio en blanco que aparece, si al digitar el nit ya existe en el sistema este le trae los datos correspondientes a ese tercero ya registrado, esto con el fin de evitar duplicidad en la asignacin de cdigos. Registrar el Nombre completo del tercero, el sistema se encarga de validar el nombre y Nit. Consultar y/o Modificar la Informacin de un Tercero. Si desea consultar y/o modificar la informacin de un tercero, localcelo en el cuadro de lista desplegable. Al ir digitando el cdigo el sistema le va ubicndose en el cdigo respectivo. Descripcin de la Informacin de Terceros

Datos generales Nit/CC: Nit para terceros con Razn Social o Cdula de ciudadana para personas naturales Nombre: Nombre completo del Tercero. Representante Legal: Nombre del representante legal Clase: Clase de Terceros definidos en un cuadro de lista desplegable P- Proveedor G- Gastos E- Empleado S- Socio A- Asociado N- Natural Sucursal: Cdigo de la sucursal Rgimen: Seleccione en el cuadro de lista si el rgimen del tercero es Comn o Simplificado. Entidad Oficial: Haga clic sobre la caja de chequeo para indicarle al sistema que corresponde a una entidad oficial con el fin de generar una relacin de las operaciones reciprocas. Tipo asociado: Deben estar ya estar definidas, Directo Indirecto para empresas asociativas Pas: Deben estar ya estar definidas, seleccione el pas del tercero Departamento. Deben estar ya estar definidas en la tabla de Departamentos, Seleccione el departamento del tercero Ciudad: Deben estar ya estar definidas en la tabla de ciudades, seleccione la cuidad del tercero

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Direccin : Direccin del tercero Telfono: Telfono del tercero Fax: Nmero de Fax del tercero Rgimen: Debe seleccionar el deseado en el cuadro de lista desplegable: Comn Simplificado Retiene Mediante esta carpeta se indica si al tercero debe regstrasele los impuestos de retencin de IVA, ICA, Estampillas TIMBRE y se registra su K de Contratacin de acuerdo al RUP. (Proveedores, Consultores, constructores) En la caja de chequeo que aparece al frente de cada uno haga clic para indicar si al tercero debe practicrsele la retencin respectiva. Datos adicionales

Zona: Zona de donde es el vendedor. Forma de Pago: Tiempo pactado con el tercero, para cancelacin de crditos. Mximo crdito : Mximo crdito permitido al tercero Cartera promedio: Valor cartera promedio Das promedio: nmero de das promedio de la cartera Valor mximo crdito: Valor del mximo crdito Fecha ltima factura: Fecha ltima factura Valor ltima factura: Valor ltima factura Nombre del contacto: Nombre del contacto Cargo del contacto: Cargo que desempea el contacto Vendedor: Nombre del vendedor Sucursal del vendedor: Sucursal a que pertenece el vendedor Forma de pago: Para indicar que forma de pago se le asigna al tercero Movimientos Al seleccionar esta carpeta en el archivo bsico de terceros permite ver los movimientos que ha tenido en Contabilidad, Presupuesto o Almacn, en un periodo seleccionado de mes y ao, Haga clic sobre cada botn para ver los movimientos, tambin permite imprimirlos de acuerdo al mes que se seleccione en el cuadro de registro de mes: Al ser seleccionada la opcin presenta una relacin de los movimientos que ha tenido en ese periodo:

Al hacer clic sobre el botn de la impresora permite imprimir los movimientos en listado mediante el siguiente formato:

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Borrar un Tercero Para borrar un registro del archivo de Terceros se deben cumplir la condicin de no tener las siguientes condiciones: 1. Saldo Dbito = Cero 2. Saldo Crdito = Cero Cumplidas las condiciones anteriores podr borrar definitivamente el registro, el sistema pide confirmar el borrado, con el mensaje: 5.1.3 Centros de costo Para crear y/o modificar la tabla de centro de costos siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Centro de Costos. Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente.

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Crear un Centro de Costo. Para adicionar un nuevo Centro de Costo seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Cdigo : Digitar el Cdigo asignado al centro de costo Nombre: Digitar el nombre asignado al centro de costo Tipo: Seleccionar el tipo asignado al centro de costo, Principal o Auxiliar Movimiento: indicador de movimiento, un centro de costo que no tenga movimientos puede tener subcentros de costo para jerarquizar los centros de costo. Predecesor: cdigo de presupuesto predecesor Movimientos Al seleccionar esta carpeta permite ver los movimientos de un centro de costo en un periodo seleccionado (mes y ao) en contabilidad, Presupuesto, Almacn y permite imprimirlos.

5.1.4 Auxiliares Generales El sistema le permite definir los auxiliares Generales para las cuentas que se necesita llevar descriminadamente los contratos. Ej: para terceros que tienen varios contratos con la entidad. Para crear y/o modificar la tabla de auxiliares generales siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Generales. Auxiliares

Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente.

Crear un Concepto nuevo de Auxiliar General Para adicionar un nuevo concepto de Auxiliar de renta seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Cdigo: Digitar el cdigo nuevo del auxiliar general

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Nombre: Digitar el nombre o descripcin del cdigo del auxiliar general Cdigo del inventario: Cdigo del inventario que afecta el auxiliar general Indicador de movimiento: Haga clic en la casilla de verificacin par dar movimiento a la cuenta

5.1.5 Tipos de Comprobantes Contables Un comprobante contable es un documento que representa una transaccin contable y por lo tanto permite registrar en uno solo varios documentos de transacciones reales. Seleccionar con las flechas del cursor la opcin Clases de Comprobantes Contables del men de Tablas Bsica en el men de CONTABILIDAD

Definir las Clases de Comprobantes Contables En trminos generales se definen las siguientes clases de comprobantes:

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La codificacin puede ser modificada de acuerdo con las necesidades de la Empresa. Crear un Comprobante Contable. Para crear un Comprobante Contable siga las siguientes instrucciones. Seleccionar el botn de adicionar un registro del la barra de herramientas para crear un nuevo Comprobante Contable. Aparece una ventana donde debe digitar el cdigo de la clase del comprobante a crear y Registrar la informacin Del Comprobante Contable. Si el comprobante existe el sistema le trae la informacin respectiva. Descripcin del Contenido de las Clase de Comprobantes Codigo: Cdigo del comprobante, de acuerdo con la codificacin definida. Nombre del Comprobante. Nombre del comprobante Indicadora de retencin Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Tipo de documento Tipo de Documento asociado al comprobante Factura Cheque Clase de comprobante contable Clase de comprobante contable: ingreso contable, nota bancaria, cuenta por pagar, consignacin etc Comprobante que relaciona Tipo de comprobante que se relaciona Ao Nmero del ao de trabajo Consecutivo Nmero consecutivo base segn el periodo de trabajo (ao) Es importante que este tipo se asigne correctamente pues de eso depende que el sistema realice las interfaces en lnea en forma correcta e imprima los documentos en tiempo real. 5.1.6 Tipos de documentos El documento es un medio que contiene informacin y que puede convertirse en testimonio de una transaccin comercial, por lo tanto los documentos son un soporte real para Contabilidad.

Del Men de CONTABILIDAD seleccionar la opcin TIPOS DE DOCUMENTOS CONTABLES . Definir los Tipos de Documentos Contables

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La Tabla, permite definir los tipos de documentos que se manejan en la empresa (facturas, remisiones, ordenes de compra, etc). En trminos Generales, se definen los siguientes tipos de documentos:

FRA CON Crdito RDC

Factura Consignacin Recibo de Caja

COM

Factura de Compra NDB Nota Dbito

CHE

Cheque NCR Nota

La codificacin anterior puede ser cambiada de acuerdo con las necesidades de la empresa. Deben crearse los siguientes documentos contables: CHE ING Cheque Ingresos FRA CON Factura Consignacin

Crear un Documento Contable. Para crear un documento Contable siga las siguientes instrucciones. Seleccionar el botn agregar registro de la barra de herramientas para crear un nuevo Documento Contable. Digitar el nuevo cdigo del Documento Contable hasta tres caracteres. Digitar el nombre del documento contable o descripcin. Descripcin del Contenido de un Documento Contable CODIGO Cdigo asignado al documento. Debe ser de tres dgitos y puede ser Alfabtico, Alfanumrico. Nombre del Documento Nombre del Documento que se codifica o descripcin. a en la parte superior derecha: 5.1.7 Cuentas a Ajustar por Inflacin El sistema le permite realizar ajustes por inflacin automticamente teniendo en cuenta la configuracin de las Cuentas a Ajustar Por Inflacin y la Tabla Bsica de Ajustes por Inflacin . Para crear y/o modificar la tabla de Ajustes por Inflacin siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Cuentas a Ajustar por Inflacin. Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente.

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Definir el periodo a ajustar: Crear una Cuenta a Ajustar por Inflacin Para adicionar una nueva cuenta a ajustar por Inflacin seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Ao : corresponde al periodo en ao a ajustar que se seleccion al entrar. Cuenta a ajustar: Seleccionar la cuenta a ajustar en el cuadro de lista desplegable que aparece Cuenta a debitar: Seleccionar la cuenta a debitar en el cuadro de lista desplegable que aparece Cuenta a Acreditar: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable que aparece Descripcin: Descripcin del ajuste 5.1.8 Tablas de Retencin 5.1.8.1 Retencin de ICA El sistema le permite realizar el clculo de la retencin (por impuestos de industria y comercio y avisos) de impuesto ICA automticamente teniendo en cuenta las Cuentas de retencin del impuesto ICA . Para crear y/o modificar la tabla de retenciones de ICA siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Retencin de ICA. Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente.

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Crear un Concepto nuevo de Retencin ICA

Para adicionar una nuevo concepto de retencin del impuesto ICA seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Ao : Digitar o seleccionar el periodo ao Codigo: Digitar el cdigo nuevo de retencin o seleccionar para ver la informacin respectiva de los ya registrados. Nombre: Digitar el nombre o descripcin del cdigo de retencin Cuenta crdito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Cuenta Dbito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Porcentaje Base: Digitar el porcentaje base del que aplica retencin Limite inferior: Valor limite inferior para aplicar el impuesto ICA Porcentaje a aplicar: Porcentaje a aplicar de acuerdo al limite inferior Valor a aplicar: Valor a aplicar fijo sin tener en cuenta los porcentajes Explicacin: Descripcin general del impuesto a aplicar de acuerdo al cdigo. 5.1.8.2 Retencin de Timbre El sistema le permite realizar el calculo de retencin de impuesto de timbre teniendo en cuenta las Cuentas a aplicar retencin del impuesto DE TIMBRE .

Para crear y/o modificar la tabla de retenciones de timbre siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Retenciones de TIMBRE.

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Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente. Crear un Concepto nuevo de Retencin DE TIMBRE Para adicionar una nuevo concepto de retencin del impuesto de timbre seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Ao : Digitar el periodo ao Codigo: Digitar el cdigo nuevo de retencin Nombre: Digitar el nombre o descripcin del cdigo de retencin Cuenta crdito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Cuenta Dbito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Porcentaje Base: Digitar el porcentaje base del que aplica retencin Limite inferior: Valor limite inferior para aplicar el impuesto de timbre Porcentaje a aplicar: Porcentaje a aplicar de acuerdo al limite inferior Valor a aplicar: Valor fijo a aplicar Explicacin: Descripcin general del impuesto a aplicar de acuerdo al cdigo.

5.1.8.3 Retencin en la Fuente El sistema le permite realizar el clculo del impuesto de Retencin e la Fuente automticamente teniendo en cuenta las Cuentas a Aplicar el impuesto de Retencin en la Fuente .

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Para crear y/o modificar la tabla de retenciones en la fuente siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Retenciones en la

Fuente Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente. Crear un Concepto nuevo de Retencin en la Fuente Para adicionar una nuevo concepto de retencin en la Fuente seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Ao : Digitar el periodo ao Codigo: Digitar el cdigo nuevo de retencin Nombre: Digitar el nombre o descripcin del cdigo de retencin Cuenta crdito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Cuenta Dbito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Porcentaje Base: Digitar el porcentaje base del que aplica retencin Limite inferior: Valor limite inferior para aplicar el impuesto de timbre Porcentaje a aplicar: Porcentaje a aplicar de acuerdo al limite inferior Valor a aplicar: Valor fijo a aplicar fijo sin tener en cuenta los porcenatjes Explicacin: Descripcin general del impuesto a aplicar de acuerdo al cdigo. 5.1.8.4 Retencin de IVA

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El sistema le permite realizar el clculo del impuesto IVA (impuestos al valor agregado ) automticamente teniendo en cuenta las Cuentas de retencin del impuesto IVA . Para crear y/o modificar la tabla de retenciones de IVA siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Retencin de IVA. Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente. Crear un Concepto nuevo de Retencin IVA Para adicionar un nuevo concepto de retencin del impuesto IVA seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Ao : Digitar el periodo ao Codigo: Digitar el cdigo nuevo de retencin Nombre: Digitar el nombre o descripcin del cdigo de retencin Cuenta crdito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Cuenta Dbito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Porcentaje Base: Digitar el porcentaje base del que aplica retencin Limite inferior: Valor limite inferior para aplicar el impuesto IVA Porcentaje a aplicar: Porcentaje a aplicar de acuerdo al limite inferior Valor a aplicar: Valor a aplicar fijo, sin tener en cuenta los porcentajes

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Explicacin: Descripcin general del impuesto a aplicar de acuerdo al cdigo.

5.1.8.5 Retencin de Estampillas de Pro-Seguridad El sistema le permite realizar el clculo del impuesto de Estampillas automticamente teniendo en cuenta las Cuentas de retencin del impuesto de Estampilla. Para crear y/o modificar la tabla de retenciones de Estampillas siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Retencin de Estampillas. Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente. Crear un Concepto nuevo de Retencin por Estampillas Para adicionar un nuevo concepto de retencin del impuesto de Estampillas seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Ao : Digitar el periodo ao Codigo: Digitar el cdigo nuevo de retencin por estampillas Nombre: Digitar el nombre o descripcin del cdigo de retencin Cuenta crdito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Cuenta Dbito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecern las cuentas en las que en el plan contable estn definidas como clase de cuenta de impuestos. Porcentaje Base: Digitar el porcentaje base del que aplica retencin Limite inferior: Valor limite inferior para aplicar el impuesto por estampillas Porcentaje a aplicar: Porcentaje a aplicar de acuerdo al limite inferior Valor a aplicar: Valor a aplicar fijo, sin tener en cuenta los porcentajes. Explicacin: Descripcin general del impuesto a aplicar de acuerdo al cdigo.

5.1.9 Periodos o Ajustes por Inflacin El sistema le permite definir los periodos de ajustes por inflacin. Esta tabla debe estar definida antes de iniciar cualquier proceso contable.

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Para crear y/o modificar la tabla de ajustes por inflacin siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Tablas Bsicas y luego la opcin Periodos. Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla donde podr registrar la informacin correspondiente.

Crear un Registro Nuevo Para adicionar un nuevo registro de Ajuste por Inflacin seleccione el botn de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Ao: Digitar el Periodo en ao a ajustar (0-13) Estado: Seleccionar s el periodo esta Activo o Cerrado, si esta cerrado no permitir modificaciones Mes: Digitar el mes que afecta el ajuste Estado: Haga clic para seleccionar el estado del mes PAGG mensual: Digitar el valor en porcentaje del PAGG mensual PAGG Acumulado: El PAGG acumulado es calculado por el sistema al hacer clic en el botn actualizar PAGG Anual: El PAGG anual es calculado por el sistema al hacer clic en el botn actualizar Botn Actualizar: Al hacer clic con el Mouse en el botn permite actualizar los valores acumulados del PAGG y el anual. 5.2 MOVIMIENTOS CONTABLES Por medio de estos movimientos se registra una transaccin. Para actualizar un movimiento contable siga las siguientes instrucciones.

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Entrar al Comprobante. Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Movimiento y seleccionar la opcin Comprobantes

5.2.1 Comprobantes Contables Al seleccionar esta opcin en el men general de contabilidad permite actualizar la informacin de contabilidad mediante los comprobantes definidos.

Seleccionar Perodo a Trabajar. Digitar el PERIODO A TRABAJAR: Ao <Enter>, Mes <Enter> <Enter> . A continuacin el sistema le presenta la siguiente pantalla para modificacin, consulta e impresin. Seleccionar el botn de Adicionar un registro en la barra de herramientas para crear un nuevo comprobante. Seleccionar con la clase o tipo de Comprobante Contable a trabajar. Descripcin del Contenido del Comprobante

Nmero: Nmero consecutivo del Comprobante generado por el sistema , al hacer doble clic con el mouse permite definir el comprobante a afectar. Fecha : Fecha del Comprobante formato dd/mm/aaaa, por defecto toma la fecha del sistema o del periodo que se entr.

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Nit o CC del tercero: Cdigo de identificacin del Tercero a que hace relacin el movimiento, si el tercero es nuevo haga clic sobre el botn Nit/CC que aparece frente al cdigo. Nmero Documento: numero del documento contable Valor del Documento: valor del documento contable Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento del documento Descripcin: Descripcin detallada del comprobante Valor Base: Valor sobre el cual se calcula la base gravable de retencin. Indicador de impreso: Al imprimir el comprobante el sistema marca la caja de chequeo Indicando que ya se imprimi Indicador de entregado: Al hacer clic en esta caja de chequeo Indica al sistema que el comprobante ya se entreg Indicador de pagado: Al hacer clic en esta caja de chequeo Indica al sistema que el comprobante ya se pag Los siguientes campos se activan dependiendo del tipo de comprobante y del tercero que se seleccion. Retencin de IVA : Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retencin de IVA a practicar Retencin de ICA: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retencin de ICA a practicar Retencin Fuente: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retencin en la fuente a practicar Retencin de Timbre: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de la retencin de impuesto de Timbre a practicar Retencin de estampillas: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retencin de estampillas a practicar Texto detallado del comprobante: descripcin general del contenido del comprobante Botn Copiar de : Al seleccionar este botn permite copiar el contenido de un comprobante a uno nuevo creado

5.2.1.1 Detalle del comprobante contable Digitar o seleccionar el cdigo de la cuenta contable o parte de esta para registrar el movimiento. Con el mouse seleccionar la cuenta a adicionar en el cuadro de lista desplegable. Pulsar Enter sobre la cuenta o hacer clic con el mouse. Digitar el valor correspondiente al Dbito o Crdito. Si la cuenta es de Ingresos o de Egresos el sistema le solicita el cdigo que corresponde a presupuesto para lo cual debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable, estos cdigos deben estar definidos en presupuesto. Si la cuenta es de Egresos y afecta el presupuesto digitar el Nmero del Registro presupuestal a afectar. Digitar el nmero del documento que afecta la cuenta Digitar el centro de costo que afecta En la parte inferior de la pantalla se encuentran tres campos que le indican si el comprobante esta descruadrado, o sea que en la suma de los de los dbitos y crditos existe una diferencia. De Acuerdo a los detalles de los comprobantes el sistema le sugiere el valor del documento, pero puede ser modificable. 5.2.1.2 Modificar el Contenido, Actualizar o Imprimir un Comprobante Contable. Para Modificar o Actualizar el contenido de un comprobante contable debe entrar con el periodo que fue registrado y seleccionar el tipo de comprobante y el nmero. Se debe tener en cuenta los privilegios que posee cada usuario.

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Para Visualizar o Imprimir el comprobante contable en el archivo de comprobantes debe seleccionar el comprobante a imprimir y hacer clic sobre el botn de visualizar o imprimir respectivamente. Para Borrar o eliminar un comprobante contable en el archivo de comprobantes debe verificar que los valores debitos y creditos sean cero.

5.2.1.3 Totalizar el Movimiento Contable. El sistema actualiza cada movimiento contable realizado desde el momento de crearlo. En la parte inferior se registran los resultados del movimiento. Al terminar el proceso de actualizacin o modificacin de un comprobante contable de Ingreso o Egreso registrar la informacin que el sistema le pide. Como son : Ingresar el Nmero del Cheque Fecha de Vencimiento Valor del Cheque

5.2.2 CUENTAS POR PAGAR. En el contenido de un comprobante contable de CUENTAS POR PAGAR registra la siguiente informacin en la seccin de comprobante: Fecha: Por defecto el sistema toma la fecha actual Tercero: Seleccionar el Nombre del tercero correspondiente. Descripcin: Permite incluir una descripcin corta del motivo por el cual se realiza la cuenta por pagar. Texto. Permite ingresar un texto ms largo, utilizado generalmente para dar una explicacin ms concisa de la cuenta por pagar. Valor de la Cuenta por pagar. Digitar el valor por el cual se va a hacer la CxP.

En la seccin Detalle del Comprobante: se debe registrar Cdigo de la cuenta: Corresponde al cdigo contable registrado en el PUC

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Valor Dbito: Registra el valor dbito de la Cuenta contable, se debe hacer el registro afectado, pues de lo contrario no afectara presupuesto. Valor Crdito: Registra el valor Crdito de la CxP.

Egresos

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5.2.3 AJUSTES POR INFLACION Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Movimientos y luego la opcin Inflacin. Ajustes por

El sistema le permite realizar ajustes por inflacin automticamente teniendo en cuenta la configuracin de las Cuentas a Ajustar Por Inflacin y la Tabla Bsica de Ajustes por Inflacin (Ver Tablas bsicas). El

comprobante que el sistema genera al realizar este proceso es de tipo API (Ajustes Por Inflacin) Digitar los parmetros que el sistema solicita para hacer los Ajustes Por Inflacin. Ao, Mes, Ajuste Anual (A) o Mensual (M) y si se Redondea o No a la decena indicando en la caja de chequeo si se quiere que el ajuste tenga en cuenta los decimales o No para que el ajuste se aproxime a la unidad Seleccionados estos parmetros aparecen los datos finales como son: Tipo de Comprobante: Por defecto es el comprobante API (Ajustes Por Inflacin). Numero de comprobante: el numero de comprobante se genera de acuerdo al ao y mes digitados Fecha de la interface. Por defecto aparece la fecha actual. Seleccione el botn INICIAR con el mouse para iniciar el proceso. Finalmente seleccionar con las flechas del cursor el dispositivo de Salida del Informe. Se inicia el proceso para hacer los Ajustes por Inflacin y posteriormente aparece el resultado del informe.

5.2.4 CONCILIACION BANCARIA Seleccionar del MENU DE CONTABILIDAD la opcin Movimientos y luego la opcin Bancaria. Conciliacin

El sistema le permite realizar las conciliaciones bancarias . Para realizar las conciliaciones bancarias siga el siguiente procedimiento:

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Digite el periodo a conciliar en ao Seleccione la cuenta de banco a conciliar y haga clic en la columna de Confirmar.

Seleccione el mes a conciliar Aparecen los movimientos del periodo con los respectivos comprobantes (Notas Bancarias, Consignaciones y Egresos) Debe indicar en las cajas de chequeo Pag las que aparecen en la conciliacin Despues de realizar la conciliacin de los bancos podr imprimir la conciliacin Para inprimir la conciliacin haga clic en el botn de IMP que aparece frente a la cuenta de bancos conciliada Digitar el saldo extracto y la fecha inicial a conciliar Haga clic en el botn IMPRIMIR para poder visualizar la conciliacin y enviarla a la impresora 5.2.5 CONSOLIDAR COMPAAS Del MENU DE CONTABILIDAD seleccionar con las flechas del cursor o con el Mouse la Opcin Movimientos y Luego la Opcin Consolidar Compaas y pulsar <Enter>. Cdigo: Seleccione el el Cdigo(s) de la compaa(s) que consolida con la compaa en uso. Nombre: Nombre de la compaa que consolida con la compaa en uso. Indicador de Consolidar :Haga clic en la caja de chequeo para indicarle al sistema que la compaa es consolidada El sistema le indica que compaas son las que va a consolidar, debe digitar el ao y mes y hacer clic en el botn ACEPTAR.

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5.2.6 cierre anual Al seleccionar esta opcin en el men general permite generar los certificados de retencin, preparar la contabilidad del ao siguiente, actualizar saldos ao siguiente, el proceso de cierre anual y reversar cierre.

5.2.6.1 Certificados de retencion Del MENU DE CONTABILIDAD - Cierre Anual seleccionar con las flechas del cursor la Opcin Certificados de Retencin y pulsar <Enter> o hacer clic con el mouse. Siga las siguientes instrucciones para generar el archivo de retencin:

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* Digitar la fecha Inicial de Expedicin del certificado y pulsar <Enter>. * Digitar la fecha final de expedicin de certificado de retencin y pulsar <Enter> * Seleccionar el tercero inicial de Expedicin del certificado y pulsar <Enter>. * Seleccionar el tercero final de Expedicin del certificado y pulsar <Enter>, si es hasta el ltimo aparecer ZZZZZZZ * Digitar el ao de Expedicin del certificado y pulsar <Enter>. * Digitar la fecha del certificado de retencin en formato dd/mm/aaaa y pulsar <Enter>. Hacer clic en el botn imprimir para generar los certificados de retencin. Se inicia el proceso para hacer el Certificado de Retencin y finalmente se obtiene el resultado del informe. 5.2.6.2 Preparar contabilidad ao siguiente La contabilidad del ao siguiente se prepara con un proceso automtico, mediante el cual se realiza una copia de las tablas Plan Contable, retencin en la fuente e interfaces con contabilidad, del ao anterior, al ao siguiente. Del MENU DE CONTABILIDAD Seleccionar la opcin Preparar Contabilidad Ao Siguiente y <ENTER>. .

Al seleccionar esta opcin, se presenta una pantalla , en la cual se digita el ao fuente y el ao a preparar. Al Hacer clic con el mouse en el botn Iniciar preparacin, automticamente se ejecuta el proceso respectivo. 5.2.6.3 Actualizar saldos ao siguiente Por medio de esta opcin, se trasladan los saldos del ao anterior, al siguiente. Para realizar este proceso no necesariamente se requiere haber realizado el cierre contable.

DEL MENU DE CONTABILIDAD seleccionar la opcin Actualizar Saldos Ao Siguiente y <Enter>. Figura Al seleccionar esta opcin, se presenta una pantalla, en la cual se pide el ao fuente y el ao a actualizar o preparar. Una vez se ha ingresado el ao y seleccionado el botn Actualizar Saldos , se inicia el proceso de actualizacin y va presentando el nmero de los registros actualizados.

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5.2.6.4 Proceso de cierre anual El Clculo de la utilidad se realiza al final de cada perodo (ao), con el fin de contabilizar en la cuenta de resultados como la diferencia entre Ingresos y Egresos gastos para las empresas que as lo deseen. Entrar al MENU DE CONTABILIDAD y seleccionar la opcin Cierre Anual y luego la opcin Cierre Anual . El Clculo se debe ejecutar cada vez que se realice el cuadre de saldos por movimiento. Seleccionada esta opcin se presenta una pantalla , en la cual se selecciona el ao, se digita el mes , el tipo de comprobante y la fecha de interface a procesar. El cierre se debe realizar al final de cada ao.

5.2.7 REVERSAR CIERRE Al seleccionar esta opcin en el men de Cierre Anual de contabilidad permite realizar el procesos inverso de cierre contable con el fin de ajustar y hacer las correcciones necesarias para realizar nuevamente el cierre. Debe digitar el ao, definir el tipo de comprobante que desea generar, y el numero que puede estar conformado por el ao da -mes. 5.3 MANTENIMIENTO Del men de contabilidad seleccionar la opcin mantenimiento donde presenta las siguientes opciones:

Registrados los movimientos contables presentados en el periodo, para obtener los informes contables correspondientes y actualizados se deben ejecutar los procesos descritos a continuacin.

5.3.1 Mantenimiento General:

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5.3.1.1 Mayorizar plan contable Del men de Contabilidad elegir la opcin mantenimiento y seleccionar la opcin Mayorizar Plan Contable. El sistema verifica las sumas de las cuentas de agrupacin. El proceso se realiza automticamente al digitar los siguientes datos: Ao: Digitar el ao a procesar Mes inicial: Digitar el mes inicial a procesar en formato dd/mm/aaaa, parmetros permitidos 1-13 Mes final: Digitar el mes final a procesar en formato dd/mm/aaaa, parmetros permitidos 1-13

5.3.1.2 Cuadre de saldos por movimiento El proceso de cuadre de saldos por movimiento se verifica en forma automtica para que los saldos sean el reflejo del movimiento. Del men de Contabilidad seleccionar la opcin Mantenimiento y luego la opcin Cuadre de Saldos por Movimiento El proceso se realiza al digitar los siguientes datos: Ao: Digitar el ao a procesar Mes inicial: Digitar el mes inicial a procesar en formato dd/mm/aaaa, parmetros permitidos 1-13 Mes final: Digitar el mes final a procesar en formato dd/mm/aaaa, parmetros permitidos 1-13 5.3.1.3 Comprobantes descuadrados Del men de Contabilidad seleccionar la opcin Mantenimiento y luego la opcin Comprobantes Descuadrados El sistema realiza un proceso en el cual hace una revisin y verificacin de los comprobantes que se generaron en un periodo dado y reporta los comprobantes cuya suma de los dbitos no concuerda con los crditos. 5.3.1.4 Todas las revisiones anteriores Del men de Contabilidad seleccionar la opcin Mantenimiento y luego la opcin Todas las revisiones Anteriores.

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Se recomienda que al finalizar el movimiento de un mes o si se encuentran inconsistencias en los datos del sistema, se haga una Revisin Total de la Contabilidad. Esta opcin cuadra saldos por movimiento, hace una verificacin de comprobantes descuadrados y le presenta un informe del resultado del proceso que lo puede ver por pantalla o imprimirlo. Siga las siguientes instrucciones para realizar este proceso : El proceso se realiza al digitar los siguientes datos: Ao: Digitar el ao a procesar Mes inicial: Digitar el mes inicial a procesar en formato dd/mm/aaaa, parmetros permitidos 1-13 Mes final: Digitar el mes final a procesar en formato dd/mm/aaaa, parmetros permitidos 1-13

5.3.2 Reflejar Saldos El sistema mediante esta opcin y de acuerdo unos parmetros establecidos realiza una proyeccin de los saldos que se pueden ver en la grfica de saldos de contabilidad durante todo el ao. Para encontrarlo slo hay que seleccionar en el men de Contabilidad Movimientos y luego Reflejar saldos. Definido el periodo (ao), haga clic sobre el botn INICIAR, el sistema iniciar el proceso y cundo termine mostrar un mensaje que le indica que el proceso esta terminado. 5.4 INFORMES

Del men de Contabilidad seleccionar la opcin Informes donde permite imprimir y disear los reportes necesarios de acuerdo al nivel de acceso del usuario del sistema. Este tipo de informes estn diseados de acuerdo a las necesidades de la empresa, dentro de estos estn:

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5.4.1 INFORMES GENERALES Al seleccionar esta opcin del men de Informes de contabilidad permite imprimir informes generales de contabilidad ya definidos como:

5.4.1.1 Balance General Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las diferentes cuentas en un periodo determinado y dentro de un rango de cuentas dado por el usuario.

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Este informe permite definir los siguientes parmetros: Ao del informe: debe digitarse con las cuatro cifras Mes del informe.: debe digitarse el mes en numero Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Indicador si el informe incluye centros de costo Indicador si el informe incluye auxiliar de terceros Indicador si el informe incluye auxiliar general Indicador si el informe incluye las cuentas con saldo cero 5.4.1.2 Balance de Prueba Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las diferentes cuentas en un periodo determinado y dentro de un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros:

Ao del informe: debe digitarse con las cuatro cifras Mes del informe: debe digitarse el mes en numero Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Indicador si el informe incluye centros de costo Indicador si el informe incluye auxiliar de terceros Indicador si el informe incluye auxiliar general Indicador si el informe incluye las cuentas con saldo cero 5.4.1.3 Balance Anual

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Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las diferentes cuentas en un periodo determinado y dentro de un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros:

o del informe: debe digitarse con las cuatro cifras Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Indicador si el informe incluye centros de costo Indicador si el informe incluye auxiliar de terceros Indicador si el informe incluye auxiliar general Indicador si el informe incluye las cuentas con saldo cero Indicador si el informe resuma el saldo o el neto. 5.4.1.4 Balance Comparativo Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las diferentes cuentas en un periodo determinado y dentro de un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros:

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Ao del informe: debe digitarse con las cuatro cifras Ao del informe a comparar: debe digitarse con las cuatro cifras Mes del informe: debe digitarse el mes en numero Mes del informe a comparar: debe digitarse el mes en numero Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Indicador si el informe incluye centros de costo Indicador si el informe incluye auxiliar de terceros Indicador si el informe incluye auxiliar general Indicador si el informe incluye las cuentas con saldo cero 5.4.1.5 Auxiliares Contables Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las cuentas auxiliares de diferentes cuentas en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario.

Este informe permite definir los siguientes parmetros: Tipo de comprobante inicial, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Tipo de comprobante final, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Fecha inicial desde la cual desea generar el informe Fecha final hasta la cual debe incluir el informe Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable 5.4.1.6 Auxiliar Con Saldos Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las cuentas auxiliares de diferentes cuentas en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario.

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Este informe permite definir los siguientes parmetros: Tipo de comprobante inicial, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Tipo de comprobante final, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Digitar el Ao en el cual va a relacionar en el informe, cuatro cifra numricas Digitar el Mes del informe, dos cifra numricas Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable

5.4.1.7 Documentos Contables Permite generar un informe resumen sobre los documentos contables relacionados en cada uno de los comprobantes contables en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros: Tipo de comprobante inicial, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable

Tipo de comprobante final, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Fecha inicial desde la cual desea generar el informe Fecha final hasta la cual debe incluir el informe 5.4.1.8 Comprobantes de Diario Permite generar un informe resumen sobre los comprobantes de diario en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros: Tipo de comprobante inicial, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Tipo de comprobante final, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Fecha inicial desde la cual desea generar el informe Fecha final hasta la cual debe incluir el informe

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5.4.1.9 Comprobantes Contables Permite generar un informe resumen sobre los comprobantes contables en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros:

Tipo de comprobante inicial, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Tipo de comprobante final, debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable Fecha inicial desde la cual desea generar el informe Fecha final hasta la cual debe incluir el informe

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5.4.1.10 Libro de Diario Oficial Permite generar un informe sobre los movimientos diarios contables en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros:

Ao: Digitar el ao en cuatro digitos Mes: digitar el mes de dos digitos Numero de digitos: digitar el nivel de cuentas que desea el informe 5.4.1.11 Libro de Diario Cmara de Comercio Permite generar un informe sobre los movimientos diarios contables en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario.

Este informe permite definir los siguientes parmetros: Ao: Digitar el ao en cuatro digitos Mes: digitar el mes de dos digitos Numero de digitos: digitar el nivel de cuentas que desea el informe

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5.4.1.12 Libro Mayor y Balances Permite generar un informe resumen sobre el resultado obtenido en un ejercicio contable en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros:

Ao: Digitar el ao en cuatro digitos Mes: digitar el mes de dos digitos Numero de digitos: digitar el nivel de cuentas que desea el informe 5.4.1.13 Estado de Resultados Permite generar un informe de resultado de un ejercicio contable en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros: Ao del informe: debe digitarse con las cuatro cifras Mes del informe.: debe digitarse el mes en numero Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Indicador si el informe incluye centros de costo Indicador si el informe incluye auxiliar de terceros Indicador si el informe incluye auxiliar general Indicador si el informe incluye las cuentas con saldo cero

5.4.1.14 Anlisis Vertical Permite generar un informe de anlisis vertical de un ejercicio contable en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros:

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Ao del informe: debe digitarse con las cuatro cifras Mes del informe.: debe digitarse el mes en numero Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Indicador si el informe incluye centros de costo Indicador si el informe incluye auxiliar de terceros Indicador si el informe incluye auxiliar general Indicador si el informe incluye las cuentas con saldo cero

5.4.2 INFORMES LISTADOS Del men de Contabilidad seleccionar la opcin Listados donde permite imprimir los reportes necesarios de acuerdo al nivel de acceso del usuario del sistema. Este tipo de informes estn diseados de acuerdo a las necesidades de la empresa, dentro de estos estn:

5.4.2.1 Plan Contable Permite generar un listado del plan de Cuentas dentro de un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros:

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Ao del plan contable, digitar cuatro cifras Cdigo contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Cdigo contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Este listado incluye: Naturaleza de la cuenta Indicador si la cuenta tiene movimiento Indicador si la cuenta pide centros de costo Indicador si la cuenta relaciona auxiliar de terceros Indicador si la cuenta relaciona auxiliar general Indicador si la cuenta pide terceros 5.4.2.2 Terceros Permite generar un listado de terceros dentro de un rango de cdigos dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parmetros: Tercero inicial seleccionado en un cuadro de lista desplegable Tercero final seleccionado en un cuadro de lista desplegable Indicador de ordenado por cdigo o por nombre Este listado incluye: Nit del tercero o CC. Sucursal a que pertenece el tercero

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Nombre completo del tercero Direccin del tercero Cuidad de origen del tercero Telfono Fax Clase de tercero

5.4.2.3 Centros de Costo Permite generar un listado de los centros de costo dentro de un rango de cdigos dado por el usuario. Este listado incluye: Cdigo del centro de costo Nombre o descripcin del centro de costo Tipo de centro de costo Indicador si el centro de costo tiene movimiento

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5.4.2.4 Cdigos de Retencin en la Fuente, ICA, Timbre, IVA Permite generar un listado de los cdigos de retencin en la fuente dentro de un periodo dado por el usuario.

Este listado incluye: Cdigo de retencin Nombre o descripcin del cdigo de retencin Cuenta dbito Cuenta crdito Limite inferior Valor % base Valor a aplicar fijo Descripcin general

5.4.2.5 Auxiliares Generales Permite generar un listado de los auxiliares Generales en un periodo dado por el usuario. Este listado incluye: Cdigo del Auxiliar General Nombre o descripcin del Auxiliar General Indicador del movimiento del auxiliar General Cdigo de inventario

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6. GLOSARIO

En el presente manual se ha tratado al mximo de utilizar un lenguaje sencillo y de fcil entendimiento, buscando as llegar en forma clara especialmente a aquellas personas que han tenido poca experiencia en el manejo de Sistemas de Informacin computarizados. Sin embargo se hace necesario definir alguna terminologa tcnica que es imposible omitir y con la cual las personas que van a utilizar el Sistema, se familiarizarn rpidamente ACCESO Se tiene acceso, si es posible utilizar una computadora una aplicacin en alguna labor y si se permiten operaciones de lectura y/o escritura. El derecho de acceso de un usuario a ciertas Areas, puede ser total restringido, por ejemplo, es as como de acuerdo con las funciones que desempeen en la Empresa, para algunos usuarios se define que ciertos procesos slo pueden ser consultados, para otros se permite modificacin parcial y a otros se asigna un acceso total. BASE DE DATOS Una Base de datos es una organizacin electrnica de Datos y de Informacin que implica la integracin de los Datos de todo el medio ambiente al que da servicio. Tambin implica un control central consistente y preciso de los datos, el cual permite que los usuarios los consulten de acuerdo a sus derechos de acceso. DATOS. Un dato es una unidad de informacin que puede definirse con precisin. Por ejemplo, son datos horas trabajadas y salario por horas. INFORMACIN. La informacin es el resultado del procesamiento de datos. Para el ejemplo anterior, el proceso de horas trabajadas y salario por hora, da como resultado el Pago total de la semana, siendo esta ltima la informacin. CAMPO. Unidad definida de campos. Un campo define la localizacin fsica de almacenamiento de una unidad de datos informacin. CLAVE DE ACCESO. Clave del usuario, para tener acceso a un sistema. La clave puede ser numrica, alfabtica alfanumrica, con un mnimo de cuatro dgitos. CURSOR. El cursor es el medio por el cual el usuario se comunica con el sistema de informacin, situndolo en una posicin determinada para realizar cualquier procedimiento. El cursor tiene diferentes formas de presentacin, en algunos casos es una lnea pequea intermitente y en otros resalta el sitio ocupado por una letra o por un grupo de palabras. DOCUMENTO. Medio que contiene informacin y que puede convertirse en testimonio de una transaccin. EDITAR. Proceso de captacin de datos y/o actualizacin, por medio del cual se modifican archivos y bases de datos. INTERACTIVO. Un sistema interactivo es un sistema conversacional en lnea, el cual est diseado para responder de inmediato a una peticin del usuario. Este sistema en lnea implica una relacin entre el usuario y el Sistema de Informacin. INSTRUCCION. Es un comando dirigido a la computadora. Una instruccin incluye una clave de operacin y operandos. La clave de operacin es el comando bsico como sumar restar y los operandos son las referencias a los datos (campos). LOGIN / LOGOUT (CONEXION/DESCONEXION). El LOGIN es el procedimiento mediante el cual el usuario se identifica con el sistema, para lograr el acceso autorizado a programas e informacin. La conexin requiere una clave de acceso (Pasoabordo). El LOGOUT, permite salir del sistema. MENU. Lista de opciones disponibles en un programa interactivo. Los mens presentan en la terminal todas las opciones de que dispone el usuario. Al seleccionar una opcin, de acuerdo a la funcin que cumpla, se obtiene otra lista de opciones (Submen) se ejecuta un proceso especfico. MONOUSUARIO. Sistema de computacin, que da servicio a un slo usuario. MULTIUSUARIO. Sistema en red, en donde varias terminales estn conectadas en forma circular y los usuarios pueden accesar la misma informacin.

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REGISTRO. Grupo de campos de datos relacionados. Un registro es un conjunto de datos y de informacin sobre un sujeto tema, tal como un cliente, un empleado, un producto, etc. Por ejemplo: datos bsicos de un cliente (Cdigo, Nombre, Direccin, Nit).A una coleccin de REGISTROS se le denomina ARCHIVO. SISTEMA. Conjunto de componentes y eventos relacionados que interactan unos con otros para ejecutar una tarea. SISTEMA DE INFORMACION. Un Sistema de Informacin est constituido por una Base de Datos, Procedimientos y programas de computadora, que en su conjunto permiten la captura, almacenamiento, manejo y recuperacin de la informacin. Los trminos Sistema de Informacin y aplicacin son sinnimos. Un Sistema de Informacin Integrado, como su nombre lo indica, integra en forma consistente y precisa, todos los datos utilizados por las diferentes reas a las cuales da servicio. Esta clase de sistema de informacin, proporciona las operaciones y el manejo de los datos a todos los niveles. TABLAS. Coleccin ordenada de campos adyacentes que contienen datos, los cuales pueden ser almacenados en forma permanente. USUARIO. Se define usuario a cualquier persona que utilice una computadora. Generalmente el trmino usuario se refiere a las personas que no pertenecen al personal tcnico y que proporcionan entradas (datos, novedades, etc.) y reciben salidas del Sistema de informacin.