Qu son planeacin y control? para qu sirven?

Son dos de los elementos bsicos del proceso administrativo (planeacin, organizacin, direccin y control), se puede decir que son las fases de ste. Vindolos desde el aspecto conceptual, la planeacin es Imaginar, prever, visualizar, pensar con orden y sentido comn lo que se tendr que hacer el da de maana, de tal forma que al iniciar cualquier actividad, se pueda ejecutar de la mejor manera posible pensando a corto y a largo plazo, vindolo desde el aspecto administrativo, surge la planeacin estratgica, que consiste en fijar las expectativas de la empresa que se van teniendo mediante la realizacin de estrategias para el logro ptimo de objetivos y misiones (la planeacin estratgica, te ayuda a fijar una visin, es decir, cmo ves el negocio a futuro). Tambin se dice que es la ms importante de las funciones administrativas. Importancia de la planeacin: Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Debido a que es un proceso que seala anticipadamente cada accin o actividad que deber realizar, en cuanto a empresas se refiere, existen varios tipos de planeacin: planeacin de mercado (Cmo se va a hacer llegar los productos a nuestros clientes?), planeacin financiera (Cuntos recursos econmicos necesitamos?), planeacin del personal (Determina la cantidad de empleados que se necesitan), planeacin fsica (Maquinaria y equipo), planeacin referente al rea geogrfica (Ubicacin), planeacin funcional (Los diferentes departamentos que se crearn en la empresa, como las reas), planeacin correctiva (Modificaciones especficas). Tambin existe quienes hacen una planeacin general, esta debe contener, por lo menos los siguientes elementos: Objetivos Propsitos (visin) Misin Estndares Polticas

Estrategias (tcticas) Presupuestos Mtodos Programas Elementos de la planeacin: Los elementos que caracterizan la planeacin son los siguientes: Los propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. La investigacin. Aplicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Las estrategias. Cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Polticas. Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organizacin. Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan. Procedimientos. Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

Aunque tambin existen ciertos aspectos que deben ser tomados en cuenta con relacin al medio ambiente externo como: + ECONMICOS: Participacin en el mercado Recursos financieros Inflacin Ingreso personal Movimiento estacional de mercado Imagen de la empresa Gustos y preferencias del consumidor Localizacin de materia prima y mano de obra Gasto pblico Tasa de crecimiento Tasa de poblacin Tipo de inversionistas + POLTICOS: Polticas de gobierno Leyes y regulaciones + TECNOLGICOS: Facilidad de transporte Infraestructura + COMPETIDORES Y PROVEEDORES:

Se debe considerar la cantidad de empresas, proveedores y competidores de la localidad. El proceso de planeacin. Consiste en el seguimiento de pasos en secuencia lgica Para llegar al logro de objetivos: Establecimiento de metas (una o varias) Definir situacin actual Identificar los apoyos y obstculos Desarrollar un plan o los medios de accin para lograrlo Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales Indicar el sistema que evaluar y controlar el logro de objetivos. El control, en cambio, significa supervisar, verificar, vigilar y analizar el trabajo y los resultados obtenidos para asegurar el alcance de las metas, tal y como fueron planeadas, mientras que administrativamente hablando, el control es la medicin y correccin del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y planes ideados para su logro. El control tiene como finalidad, sealarlas debilidades y errores con el propsito de rectificarlos e impedir su repeticin. Es el proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as evitar desviaciones en la ejecucin de los planes. Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningn administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados estn operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras ms claros, completos, y coordinados sean los planes y ms largo el periodo que ellos comprenden, ms completo podr ser el control. Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo erraron, para descubrir qu ocurri y porqu, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.

Como parte del proceso de control, se establecen como puntos bsicos: estndares, relacin de control con planeacin (la existente es muy estrecha, ya que el control permite supervisar), relacin de control con organizacin (el control ayuda mucho a la organizacin, proporciona resultados de mediciones con respecto a cmo funciona la estructura de la empresa), relacin de control con direccin (poner medidas de control que ayude al pequeo empresario a dirigir mejor a su personal); como ejemplo tenemos a la teora de Las 5 Ss: SERI: Seleccin SEITON: Ordenar SEISO: Limpieza SEKETLSU: Sistematizar acciones SHISUKE:Autodisciplina Elementos del control (1): Establecimiento de estndares. Es la aplicacin de una unidad de medida, que servir como modelo, gua o patrn en base en lo cual se efectuar el control. Medicin de resultados. La accin de medir la ejecucin y los resultados, puede de algn modo modificar la misma unidad de medida. Correccin. La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. Retroalimentacin. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control Elementos de control (2): Cantidad. Se mide a travs de unidades. Calidad. Punto de eficiencia de los trabajadores (qu tan bien se hacen las cosas) Uso de tiempo. Manejo de tiempo como indicador esencial (rapidez) Costo. Cuidar que el producto no pase el nivel de precio ptimo.

Tambin en el control, al igual que en la planeacin, existen diferentes tipos: Control general: Se encarga de revisar si las operaciones que se realizan se apegan a los objetivos. Control de cantidad: Es un proceso mediante el cual se determinan las cantidades a manejar en cualquier rea de la empresa. Control de calidad: Es un proceso que se realiza en forma continua con el propsito de conocer si el producto cumple con los estndares considerados como ptimos. Control de auditoria administrativa: Se encarga de revisar las diferentes actividades que se llevan a cabo en la empresa y verificar que se realicen bien. Control de presupuesto: Un presupuesto consiste en establecer en unidades el comportamiento esperado variable. Control de costos: es una evaluacin de tipo comparativo de los costos actuales contra el estndar. Control de inventarios: Lo que se busca al tener un buen sistema de control de inventario es tener la cantidad adecuada en el momento y lugar adecuados. En el tema de planeacin estratgica, se le conocen como fortalezas y debilidades. Los principios en la planeacin son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposicin que se formula para que sirva de gua a la accin. Aunque no hay dos empresas que sean idnticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicacin tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales. Principio de la universalidad. La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos. El principio de la precisin.

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas. Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habr algo que no podr planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, ser menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinacin. Los planes constituyen un slido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras. El principio de la flexibilidad. Dentro de la precisin establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin. Este principio podr parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rgido; lo que no puede cambiarse de ningn modo. Flexible, es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su direccin inicial. As una espada de acero es flexible, porque doblndose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presin que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: Ya sea fijando mximos y mnimos como una tendencia central entre ellos, como lo ms normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitucin para las circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rpida revisin. El principio de la unidad. Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada funcin, habr contradiccin, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos bsicos: Produccin, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de accin aplicables. De ah surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formacin. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerrquicamente, hasta formar finalmente uno slo. El principio de factibilidad.

Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente. El principio de compromiso. La planeacin debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisin. Este principio indica que la planeacin a largo plazo es la ms conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y polticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos. Principio de factor limitante. En la planeacin se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de accin o diversas alternativas para llegar a un fin. Principio de inherencia. La programacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

2.11 Tcnicas de la planeacin

La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. Manuales de Objetivos y Polticas. Este manual, es una gua autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las polticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas. Grficas de Proceso y de flujo.

La presentacin grfica de la situacin actual o de las labores a desarrollar por cualquier organismo social, puede estar contenida en un diagrama de flujo, que servir de auxiliar en la construccin de planes. Este tipo de diagramas puede ser considerado desde un punto de vista mecnico, que corresponde a lo que se va a hacer; y desde un punto dinmico, cmo se est haciendo. La grfica de flujo, es la representacin pictrica o simblica de un procedimiento administrativo. Debido a su extenso uso, sta grfica ha tenido diversas variaciones en su uso con objeto de adaptarse a problemas especiales, siendo las ms usuales: - La grfica de flujo de operaciones. - La grfica de flujo de formas. - La grfica esquemtica de flujo de diagramas. Grfica de Gantt. Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo. Tcnicas de Trayectoria Crtica. Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino adems el tiempo y los recursos necesarios que utilizan los sistemas que tienen como base comn el trazo de una red de actividades y que han sido colocados bajo el nombre genrico de M.E.T.R.A. (mtodo de evaluacin de trayectorias en redes de actividades) utilizando PERT, CPM, y RAMPS.