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MTODOS DE ARQUIVAMENTO

2012

Sumrio
APRESENTAO ........................................................................................................................................................................................................4 PARTE 1 MTODOS DE ARQUIVAMENTO BSICOS ..........................................................................................................................................5 1 ALFABTICO (Sistema Direto) ................................................................................................................................................................................................. 6 2 GEOGRFICO (Sistema Direto)............................................................................................................................................................................................... 7 2.1 pases capitais (cidade) correspondentes ............................................................................................................................................................. 7 2.2 estados (capital) cidade correspondenteiro na ordenao. ................................................................................................................................ 7 2.3 cidades estado correspondentes ............................................................................................................................................................................ 8 3 NUMRICO (Sistema Indireto) ............................................................................................................................................................................................. 9 3.1 numrico simples ............................................................................................................................................................................................................. 9 3.2 numrico cronolgico .................................................................................................................................................................................................... 13 3.3 numrico digito-terminal ................................................................................................................................................................................................ 17 4 IDEOGRFICO (assunto) .................................................................................................................................................................................................... 19 4.1mtodos ideogrficos alfabticos ................................................................................................................................................................................. 21 4.1.1 enciclopdico ........................................................................................................................................................................................... 21 4.1.2 dicionrio .................................................................................................................................................................................................. 23 4.2 mtodos ideogrficos numricos ................................................................................................................................................................................. 24

4.2.1 mtodo ideogrfico numrico duplex ................................................................................................................................................... 25 4.2.2 mtodo ideogrfico numrico decimal ................................................................................................................................................. 28 4.2.1 mtodo ideogrfico numrico unitermo ou indexao coordenada................................................................................................. 32 PARTE 2 MTODOS DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADOS...................................................................................................................................... 35 5 MTODO VARIADEX ........................................................................................................................................................................................................... 36

APRESENTAO
A ESCOLHA DO MTODO DE ARQUIVAMENTO: decorre do levantamento e anlise, da NATUREZA DOS DOCUMENTOS (especiais ou especializados) a serem arquivados, assim como devemos considerar a estrutura e a anlise cuidadosa das atividades. Ao planejar a organizao do arquivo, devemos considerar os seguintes elementos dos documentos:

QUAL O MTODO PRINCIPAL?

QUAL O MTODO AUXILIAR?

Nome (remetente, destinatrio), ou da pessoa a que se refere o documento. Local Data Assunto

QUAL O ELEMENTO MAIS IMPORTANTE E MAIS PROCURADO EM NOS DOCUMENTOS, NO MOMENTO DA SOLICITAO?

PARTE 1 MTODOS DE ARQUIVAMENTO BSICOS

1 ALFABTICO (Sistema Direto)

Elemento

NOME:

utiliza-se

mtodo

ALFABTICO. Os documentos so ordenados em ordem alfabtica, e podem possuir notaes nas guias que identifiquem seqncias ABERTAS ou FECHADAS:

A, B, C, AB, AC ou Ab - Ac / As Al

Pode haver o caso de se criar pastas miscelnea, que devero ser arquivadas antes ou depois da ordem das pastas normais em ordem alfabtica. As pastas miscelnea levam notaes iguais s notaes das demais guias. Sua ordenao interna dever ser:

Alfabtica e dentro desta, cronolgica.

Vantagens: rpido, direto, fcil e barato. Desvantagens: com grandes volumes de documentos constante o erro de arquivamento, devido ao cansao visual e variedade de grafia de nomes. Exemplo: Veirano Advogados.

2 GEOGRFICO (Sistema Direto)

A busca feita diretamente ao documento. Mtodo perfeito quando o principal emento de busca o de PROCEDNCIA ou LOCAL.

2.1

PASES

CAPITAIS

(Cidade)

Correspondentes 2.2 ESTADOS (Capital) Cidade POR

Correspondente:

ORDEM

ALFABTICA

ESTADOS Destaque para as CAPITAIS que devero, no caso da repetio de entrada de um mesmo Estado, serem consideradas primeiro na ordenao.

2.3 CIDADES Estado Correspondentes

ORDEM ALFABTICA POR CIDADES, NO HAVENDO DESTAQUE PARA AS CAPITAIS. UTILIZAR GUIAS DIVISRIAS COM NOTAES RELATIVAS AOS NOMES DAS CIDADES, indicando tambm sem segundo plano, o nome do Estado correspondente, pois nomes de cidade iguais para diferentes estados.

NOTA: quando h a repetio das duas primeiras informaes, a ordem seguir a regra de alfabetao sobre a informao relativa aos correspondentes.

Vantagens: direto e de fcil manuseio. Desvantagem: exige duas classificaes: local e nome do correspondente.

3 NUMRICO (Sistema Indireto)

Quando o principal elemento a ser considerado num documento o nmero, para a recuperao de sua informao, a escolha dever recair sobre um dos seguintes mtodos: 3.1 Numrico Simples

constitui-se na atribuio de um nmero para CADA correspondente, obedecendo a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j que o mtodo exige um mtodo alfabtico remissivo. ESTE MTODO TEM AMPLA APLICAO NOS ARQUIVOS ESPECIAIS. As miscelneas constituiro uma srie parte, podendo a sua numerao obedecer a dois critrios:

I - Numeram-se apenas as pastas, arquivando-se nelas os documentos dos correspondentes eventuais, em ordem alfabtica.

II Atribui-se a cada correspondente eventual, um nmero prprio, precedido da letra M

Numerao apenas das pastas, com a notao na Guia para os primeiros 20 correspondentes.

Dentro ordenar em correspondentes:

das ordem

pastas,

deve-se os

alfabtica,

M1- Corra Filho, Pedro M2 Dinarte Sobrinho, Carlos ........... M3

(de miscelnea), arquivando-os nas pastas, sem considerar ordenao alfabtica.

Para os dois casos de utilizao de Mtodo Numrico Simples, faz-se necessrio a utilizao de um NDICE ALFABTICO REMISSIVO:

Aponta o total de correspondentes da pasta: 20. Os documentos miscelnea so numerados cada um com uma notao distinta: M1 M2 M3 M4 ... At M 20

Figura 1 Caso 1

Figura 2 Caso 2

NOTA: no caso de grandes volumes de documentos, como o exemplo de Instituies de grande porte como o INPS, INSS, INAMPS, a numerao poder ser extensa, onde tambm se poder adotar o mtodo dgito-terminal (ver item 3.3)

958.526

3.2 Numrico Cronolgico

Adotado em quase todas as reparties pblicas. Alm da ordem numrica, tem-se de observar a data. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado, colocado numa capa de cartolina, onde alm do nmero de protocolo, so transcritas outras informaes. Em geral, passa a ser

denominado processo.Na adoo deste mtodo, h de se planejar um modelo de ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, que o registro propriamente dito, onde ser indicada toda a

movimentao do documento ou processo

Conforme a imagem abaixo:

Devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onosmtico, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

Vantagens do mtodo cronolgico: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Desvantagens: um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

3.3 Numrico Digito-terminal

Este mtodo nasceu da necessidade de se reduzir os erros de arquivamento de grande volume de documentos. O elemento principal de identificao o nmero. Exemplo de instituies que adotam este mtodo:

INSS, INAMPS, hospitais, companhias de seguro, bancos, entre outros. Os nmeros devem ser lidos da DIREITA para a ESQUERDA, decompostos em grupos de dois dgitos:

Numrico Simples, dossi de nmero:

Numrico Dgito Terminal

829.319

82-93-19
LEITURA

A numerao dividida, de trs para frente em trs grupos:

Grupo tercirio, exemplo: nmero do DOCUMENTO.

Grupo primrio ou inicial, exemplo: o nmero da gaveta.

82

93

19

Grupo secundrio, exemplo: nmero da Guia.

Vantagens do mtodo Dgito Terminal: reduo de erros de arquivamento, rapidez na localizao e arquivamento, uma vez que se trabalha com grupos de dois dgitos; expanso equilibrada do arquivo, distribudo em trs grandes grupos, possibilidade de diviso equitativa do trabalho. Desvantagens: leitura no convencional dos nmeros, disposio fsica dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.

4 IDEOGRFICO (assunto)

Quase toda a organizao dispe de documentos que devem ser arquivados por assunto.

Dependendo do volume de documentos, pode-se escolher mtodos mais ou menos complexos, capazes de atender s necessidades.

O mtodo no de fcil aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob anlise,

alm de amplo conhecimento das atividades da instituio. No entanto, o mais aconselhvel nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. comum ver confuso entre assunto dos documentos, e tipos e espcies documentais. Lembre-se que as espcies podem ser adotadas no plano de classificao, porm, devem vir compreendidas apenas como subdivises auxiliares.

Exemplo:

Assistncia Jurdica

assunto

Correspondncia

Espcie

Pareceres Edifcios e Sala assunto

Contratos de locao

tipo documental

Atas de reunio de condomnio

A classificao dever partir sempre do GERAL para o PARTICULAR

4.1MTODOS IDEOGRFICOS ALFABTICOS

Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentao a ser arquivada so pequenos, deve-se adotar o mtodo alfabtico, que poder obedecer ordem enciclopdica ou ordem dicionria.

4.1.1 Enciclopdico

Na ordem enciclopdica, os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a ordenao enciclopdica surgem os primeiros esboos de esquema de classificao:

EXEMPLO:

Cursos

Especializao Formao Ps-graduao Doutorado Mestrado Pesquisas

Administrao Cincia Poltica Economia

Custo de vida Desenvolvimento econmico

4.1.2 Dicionrio

Na ordem dicionria, os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se

somente sequencia das letras.

EXEMPLO:

Curso de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Exposies de publicaes

4.2 MTODOS IDEOGRFICOS NUMRICOS

Os

mtodos

ideogrficos

numricos

ou

de

assuntos mais conhecidos so o Duplex, o Decimal e o Unitermo, tambm conhecido como o de indexao coordenada. Sendo mtodos

numricos, indispensvel que alm do esquema do plano de classificao, seja elaborado um ndice alfabtico remissivo.

Mtodos numricos aplicados classificao por assunto facilitam as operaes, pois basta marcar, com um nmero (smbolo), cada papel para indicar o local exato onde ele deve ser arquivado. Alm disso, muito mais fcil fixar um nmero do qualquer formado por letras.

4.2.1 Mtodo ideogrfico numrico duplex

Nesse mtodo a documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia. Este mtodo remove a dificuldade apresentada pelo mtodo decimal relativamente previso antecipada de todas as atividades., pois o plano inicial no precisa ir alm das necessidades imediatas, sendo abertas novas classes medida que outras necessidades forem surgindo. Embora a quantidade de classes seja limitada, exige-se, porm, muito cuidado para no serem abertas pastas para assuntos, como primrias, de

assuntos j includos em subclasses.

Por exemplo: uma empresa foi criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos, e editar publicaes tcnicas. Consequentemente, seu arquivo ter inicialmente as seguintes classes principais:

1 Pesquisas 2 Cursos 3 Publicaes

Mais tarde, esta instituio resolve prestar assistncia tcnica a outras instituuies e desenvolver atividades de documentao e informao. Assim, surge a necessidade da criao de mais duas classes:

4 Assistncia Tcnica 5 Documentao e Informao

O mtodo ideogrfico numrico duplex oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal no que se refere a agrupamento de assuntos, partindo, porm, a abertura ilimitada de classes, Razo porque o mais preferido mtodo. OO mtodo apresenta, em contrapartida, algumas desvantagens: se no forem bem definidas as classes, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto, arquivados em mais de um lugar.

4.2.2 Mtodo ideogrfico numrico decimal

Mtodo baseado na tcnica do sistema de Melvil Dewey, ex-presidente da Associao Esta dos

Bibliotecrios

Americanos.

classificao

divide o saber em 9 classes principais e uma dcima reservada para os assuntos por demais gerais. E que no podem ser includos em uma das nove classes preestabelecidas.

Cada classe subdividida, em novas subclasses, e uma dcima para generalidades e assim, sucessivamente.A diviso dos assuntos parte do geral para o individual. Ainda no h uma classificao universal para os arquivos. Assim, cada arquivo poder fazer a sua prpria classificao.

O mtodo decimal apresenta as seguintes vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tpico ficam reunidos em grupos. Os nmeros classificadores formam verdadeira nomenclatura,fceis de reter na memria.

Expanso ilimitada para a subdiviso de assuntos. Como desvantagens podemos mencionar: limitao de 10 nmeros para a classificao, necessidade de prever o desenvolvimento das atividades da instituio, bem como preparo e muita ateno do arquivista.

NOTA: tanto o mtodo duplex quanto o decimal, uma vez concludo o planejamento da classificao, deve-se elaborar, imediatamente, o ndice alfabtico que funcionar como instrumento auxiliar na recuperao das informaes:

Figura 3 ndice alfabtico

4.2.1 Mtodo ideogrfico numrico unitermo ou indexao coordenada

Este mtodo foi desenvolvido por Mortimer Taube, nos EUA. No recomendado para a aplicao nos arquivos convencionais, mas vem sendo utilizada com xito nos arquivos especiais e especializada.

O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente, de acordo com a sua entrada no arquivo. Esse nmero, denominado nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visvel e previamente determinado.

PARTE 2 MTODOS DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADOS

5 Mtodo variadex

Este mtodo uma variante do alfabtico, Com o objetivo de minimizar as dificuldades enfrentadas pelo mtodo nominal, a Remington Rand recebeu o mtodo variadex, introduzindo as cores como elementos auxiliares para facilitar no somente o arquivamento, assim como a localizao dos documentos.A ideia basicamente a de dividir os arquivos em sees menores, restringindo assim, o campo de pesquisa e a manipulao de pastas ou fixas.