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Aos membros da comisso de Preservao Digital.

I Informes
Conforme o que definimos na reunio realizada em 11 de setembro estou enviando um resumo dos textos sobre o modelo Open Archival Information System (OAIS) e sobre polticas de preservao digital. Estes textos serviro como base de entendimento do que a preservao digital e para a identificao das diretrizes bsicas para preservao. Numa breve pesquisa identifiquei outros textos. Em breve enviarei lisa das referncias bibliogrficas. A princpio definimos que o mais vivel para 90 dias de trabalho tentar relacionar diretrizes bsicas para a preservao digital na UEL e os recursos necessrios para implantao. Desta forma ao final deste prazo apresentaremos para a reitoria um documento inicial, no ainda uma poltica propriamente dita. Para a proposio destas diretrizes definimos pela execuo de um prottipo na plataforma Dspace, e para tanto j fiz a solicitao de servios para utilizarmos o servidor Dspace. Enquanto eu estiver fora (entre 16 e 21 de setembro) a comisso se reunir para dar continuidade aos trabalhos. Acordamos que o melhor dia para nos reunirmos ser as teras feiras no perodo vespertino. Uma informao que eu esqueci de passar que o Prof. Sayo vir para desenvolver algumas aes junto ao programa de Mestrado em Cincia da Informao. Dentre estas aes participar de uma reunio conosco e talvez outros membros da administrao da UEL sobre a questo da preservao digital. II TEXTOS THOMAZ, K.P.; SOARES, A.J. A preservao digital e o modelo de referncia Open Archival Information System (OAIS). DataGramaZero, v.5, n.1, fev. 2004, artigo 1. Disponvel em: <http://www.dgz.org.br/fev04/Art_01.htm>. Acesso em 13 set. 2012. Sugiro que cada um, possa fazer anotaes em cada um dos itens, sejam eles dvidas, sugestes, etc. Penso que este texto uma boa base para pensarmos em diretrizes bsicas. (A seguir a primeira parte do texto ser apresentado de forma sucinta. A segunda parte mais especfica, apresenta o modelo OAIS) 1 Objetivo da Preservao: A preservao visa basicamente manter o acesso a objetos digitais ao longo do tempo.

2 Definio: Planejamento, alocao de recursos e aplicao de mtodos de preservao e tecnologias necessrias para que a informao digital de valor contnuo permanea acessvel e utilizvel por longo prazo, considerando-se neste caso longo prazo, o tempo suficiente para preocupar-se com os impactos de mudanas tecnolgicas. A preservao digital aplica-se tanto a documentos nato-digitais quanto a documentos convertidos do formato convencional para o formato digital. (HEDSTROM, 1997/1998 apud THOMAZ; SOARES, 2004) 3 Problema: Os objetos digitais so acessveis somente atravs de combinaes especficas de componentes de hardware, software, mdia e pessoal tcnico. O gestor dos objetos digitais deve considerar principalmente que: 1 as mdias so suportes transitrios; 2 software e hardware tornam-se obsoletos rapidamente; 3 software proprietrio problemtico. 4 Requisitos pra a Preservao: Fixar os limites do objeto a ser preservado: embora a natureza multimdia e hipertextual dos objetos digitais seja bastante vantajosa do ponto de vista da navegao, para fins de preservao necessrio definir, claramente, quais elementos sero efetivamente mantidos; Preservar a presena fsica: a presena fsica representa o(s) arquivo(s) fsico(s), i.e., a camada primitiva de suporte da informao a ser representada; refere-se, portanto, ao(s) arquivo(s) de computador, s sries de 0's e 1's que so a base para o significado de um objeto digital. Preservar o contedo: refere-se a manter a capacidade de acessar o contedo em seu nvel mais baixo, como um arquivo texto em ASCII, independente do estabelecimento de variaes de fontes e caractersticas de leiaute. Preservar a apresentao: o contedo apresentado visualmente atravs da aplicao de fontes de diferentes formatos e tamanhos, uso de espao em branco, colunas, margens, cabealhos, rodaps, paginao e assim por diante. Em alguns tipos de documentos digitais (p.ex., formatos padro SGML e alguns formatos PDF) as especificaes de apresentao ficam separadas do contedo. Preservar a funcionalidade: objetos digitais podem conter componentes multimdia (i.e., texto, grficos, udio e vdeo integrados), existir em formato hipertexto (i.e., podem desviar dinamicamente para outros pontos do prprio documento ou para outro documento), conter contedo dinmico (i.e., gerado automaticamente a partir de bancos de dados) ou ter funes de navegao (i.e., barras de ferramentas, pesquisa a palavra-chave ou tabelas interativas de contedos).

Preservar a autenticidade: necessrio confiar que o objeto acessado exatamente aquele que se procura e que as possveis transformaes pelas quais passou, para manter sua acessibilidade, preservaram sua forma original. Localizar e rastrear o objeto digital ao longo do tempo: imediatamente aps a sua criao, os objetos digitais tornam-se passveis de serem alterados, copiados ou movimentados. Em qualquer referncia ao objeto digital, necessrio localiz-lo na edio ou verso correta. Preservar a provenincia: identificar a origem de um objeto e detalhar seu histrico ajudam a confirmar sua autenticidade e integridade. Preservar o contexto: os objetos digitais so definidos por suas dependncias de hardware e software, seus modos de distribuio e relacionamentos com outros objetos digitais. 5 Estratgias da Preservao Digital 5.1 Estratgias estruturais 5.1.1 Adoo de padres Quatro abordagens: - definir um nmero limitado de formatos para armazenar os dados; - usar padres atuais para criao de objetos digitais; - monitorar os padres a medida que se modificam; - migrar para novos padres uma vez estabelecidos. 5.1.2 Elaborao de Manuais Manuais devem fornecer orientaes gerais quanto ao tratamento de objetos digitais e o gerenciamento dos riscos envolvidos na sua preservao. Recomendaes: - reconhecer a responsabilidade inicial do produtor na preservao de seus documentos; - identificar as responsabilidades da instituio arquivstica; - adotar diretrizes adequadas para seleo [dos objetos a serem preservados] (que destacam a questo dos padres quando existir possibilidade de escolha de formatos); - proteger os itens arquivados de alterao intencional e no intencional; - fornecer descrio de contexto incluindo histrico de criao, transferncia e uso, e registros de auditoria; - descrever de forma completa os objetos digitais. 5.1.3 Metadados para a preservao digital Porque adotar padres de metadados: 1) facilitar a pesquisa e a identificao de suas fontes de informao; 2) gerenciar seu fluxo dentro de processos; e 3) representar suas estruturas para possibilitar o acesso.

Alguns modelos atualmente em uso: MARC, Dublin Core (DC). Obs.: No caso da plataforma Dspace, visando o OAI (Open Archives Initiative) recomenda-se o uso do DC. No entanto pode-se incluir outros elementos de metadados juntamente com o DC. Segundo o manual da NLA (2003), os metadados de preservao digital geralmente: identificam o material pelo qual o programa de preservao tem responsabilidade; informam o que necessrio para manter e proteger os dados; informam ao usurio, quando aplicvel, o que necessrio para representar o objeto pretendido (ou seus elementos essenciais definidos), independente de mudanas nas tecnologias de armazenamento e acesso; registram o histrico e os efeitos dos fatos relativos ao objeto; documentam a identidade e a integridade dos objetos para garantir a autenticidade; permitem ao usurio e ao programa de preservao entender o contexto do objeto.

5.1.4 Montagem de infra-estrutura para preservao digital Alguns mecanismos so imprescindveis para um ambiente operacional desta natureza, dentre os quais destaca-se: - sistema de cpia de segurana; - sistema de armazenamento redundante; - sistema de deteco e recuperao automtica de falhas; - sistema de segurana de acesso fsico e lgico; - sistema hierrquico de armazenamento. Quanto ao aspecto humano, deve-se, obviamente, preparar um programa de formao e aperfeioamento para o pessoal que, em ltima instncia ir operar e acessar o sistema de arquivamento digital. Este programa de capacitao deve considerar duas dimenses bsicas: uma dimenso horizontal, dirigida s diferentes atividades ou funes desempenhadas, e uma dimenso vertical, com diferentes nveis de aprofundamento (bsico, intermedirio, avanado). 5.1.5 Formao de uma rede de relaes Um ambiente voltado para a preservao digital por longo prazo, para ser efetivo, dever, certamente, organizar-se de diversas formas e, provavelmente, envolver corporaes, federaes, consrcios, i.e., uma rede distribuda de relaes. Cada uma destas formaes poderia, p.ex., especializar-se no arquivamento de um tipo de informao digital e organizarse em fronteiras regionais ou nacionais. Tanto as cooperaes informais (associaes e alianas) quanto as parcerias formais entre contratantes e contratados poderiam, tambm, surgir, sendo as responsabilidades para o arquivamento distribudas de acordo com interesses especficos como, p. ex., disciplina, tipo de informao, funo arquivstica. Outra especializao poderia advir de interesses na disseminao de informao dentro de fronteiras nacionais, levando ao projeto e implantao de instituies arquivsticas especficas. A utilizao deste tipo de estratgia, provavelmente, exigir das atuais instituies arquivsticas profundas adaptaes estruturais. (TASK FORCE ON ARCHIVING OF DIGITAL INFORMATION, 1996)

5.2 Estratgias Operacionais 5.2.1 Escolha do meio de armazenamento Para uma boa preservao digital, o primeiro passo a escolha adequada do meio de armazenamento da informao (Penso que este item deva ser sugerido pela ATI). Migrao. Consiste em atividades de copiar, converter ou transferir, periodicamente, a informao digital existente em uma determinada gerao de tecnologia para as geraes subsequentes. A migrao significa copiar a informao digital de um suporte que est tornando-se obsoleto ou fisicamente deteriorado para um suporte mais novo (p.ex., um disco flexvel para um CD-ROM) e/ou converter de um formato ultrapassado para outro mais atual (p.ex., Microsoft Word para ASCII) e/ou transferir documentos de uma plataforma de hardware/software em processo de descontinuidade para outra (p.ex., WINDOWS NT para LINUX). A migrao preserva a presena fsica e o contedo do objeto digital. Emulao. A emulao refere-se criao de novo software que imita o funcionamento do antigo hardware e/ou software para reproduzir seu comportamento. Impresso em papel ou microfilme Produzir uma cpia impressa de um arquivo digital uma soluo "low tech" que pode resultar em um produto bem padronizado com uma expectativa de vida de centenas de anos. Conservao da Tecnologia Outro mtodo para garantir o acesso continuado aos objetos digitais seria simplesmente manter a tecnologia, que criou os objetos, disponvel para uso.

5.2.2

5.2.3

5.2.4

5.2.5

GRCIO, J.C.A.; FADEL, B. A poltica de preservao digital nas instituies de ensino superior. Disponvel em: <http://www.ibersid.eu/ojs/index.php/ibersid/article/download/3750/3511>. Acesso em 14 set. 2012. Aspectos que envolvem a preservao digital: Definio dos objetivos da instituio: fundamental para saber que informaes devem ser preservadas; Seleo: definio do que deve ser preservado; Estudo de experincias/iniciativas nacionais e internacionais: importante pra minimizar esforos; Aspectos legais: o que pode e deve ser preservado e com faz-lo. Direitos autorais: como preservar os direitos autorais do autor da informao; Utilizao de Repositrios Digitais: utilizao de repositrios digitais tem um papel importante.

Autenticidade: elementos que permitam definir se um objeto digital autntico ou no; Hardware e software apropriados: para o armazenamento e recuperao do objeto digital; Necessidade de recursos financeiros: preservao uma atividade que exige investimento; Poltica de investimentos continuada e de longo prazo: os custos da preservao devem fazer parte do oramento da instituio; Definio do tipo de suporte a ser utilizado (on-line ou off-line), com testes permanentes e atualizao dos mesmos; Controle de variveis ambientais (tempo de uso do suporte, temperatura, umidade, qualidade do suporte, manipulao,homem); Equipe multidisciplinar: necessidade de profissionais preparados para as atividades de preservao (Cincia da Informao, Biblioteconomia, Arquivologia, rea Jurdica, Administrao, Informtica e outros); Estratgias: adoo de estratgias de preservao bem definidas para cada tipo de objeto digital; Utilizao de metadados de preservao. Poltica de Preservao Digital Deve definir para cada tipo de objeto digital, um conjunto de propriedades e aes que preservem suas caractersticas, seu ciclo de vida e sua autenticidade, garantindo a perenidade do seu contedo; Deve envolver todos os aspectos de um objeto digital, como criao de uma poltica de avaliao e seleo do material, definio de metainformaes, estratgias para cada classe de objeto, poltica de continuidade, financiamento sustentvel, objetivos a nvel social e organizacional, entre outros (FERREIRA, 2006). Boeres e Arrelano (2005) indicam a necessidade das instituies de ensino superior brasileiras definirem polticas de preservao digital, que incluam as necessidades de recursos humanos, tecnolgicos e financeiros, alm de outros aspectos relevantes, como os direitos autorais.

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