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Mtodos e Tcnicas Administrativas

Funo Projetar
Claudinei Pereira Gonalves
Professor efetivo do Instituto Federal de Educao, Cincia
e Tecnologia do Esprito Santo IFES; professor especialista
do Centro de Educao Distncia do IFES CEAD. Bacharel
em Cincias Contbeis pela Faculdade de Aracruz FAACZ/ES;
Mestre em Administrao pela Companhia Nacional de Escolas
da Comunidade - CNEC/MG.

Direo Geral Jean Franco Sagrillo


Direo Editorial Jeanine Grivot
Assistente Editorial Melissa Harumi Inoue Pieczarka
Gerncia de Produo e Arte Marcia Tomeleri

Reviso Simone Venske

Reviso Comparativa Renee Cleyton Faletti

Projeto Grfico Adriana de Oliveira

Editorao Adriana de Oliveira

Ilustrao Jos Fernandes de Souza Neto

2011
Todos os direitos reservados pela Editora do Livro Tcnico
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Curitiba Pr

Em conformidade com o Catlogo Nacional de Cursos Tcnicos


este livro indicado, entre outros, para os seguintes cursos:
Eixo Tecnolgico: Gesto e Negcios
Tcnico em Administrao
Tcnico em Comrcio
Tcnico em Comrcio Exterior
Tcnico em Contabilidade
Tcnico em Cooperativismo
Tcnico em Finanas
Tcnico em Logstica
Tcnico em Marketing
Tcnico em Qualidade
Tcnico em Recursos Humanos
Tcnico em Secretariado
Tcnico em Seguros
Tcnico em Servios de Condomnio
Tcnico em Servios Imobilirios
Tcnico em Servios Pblicos
Tcnico em Vendas
Eixo Tecnolgico: Hospitalidade e Lazer
Tcnico em Eventos

Eixo Tecnolgico: Apoio Educacional


Tcnico em Biblioteconomia
Tcnico em Infraestrutura Escolar
Eixo Tecnolgico: Militar
Tcnico em Suprimento
Eixo Tecnolgico: Recursos Naturais
Tcnico em Cafeicultura
Tcnico em Agronegcio
Eixo Tecnolgico: Produo Cultural e Design
Tcnico em Arte Circense

Apresentao
Este o livro Mtodos e Tcnicas Administrativas, um projeto pioneiro da Editora
do Livro Tcnico, voltado iniciao ao mundo da Administrao, possibilitando
a jovens empreendedores de todas as idades galgarem os primeiros passos em
direo ao sucesso, seja escolhendo uma carreira administrativa cheia de desafios,
seja empreendendo o seu prprio negcio.
Neste livro voc ter a oportunidade de conhecer um dos principais instrumentos de planejamento: o plano de negcio.
Considerado hoje pea fundamental para orientar a implantao de um empreendimento empresarial, o plano de negcio tem sido abordado como ferramenta
complexa que envolve um vasto conhecimento tcnico, distante de quem no
possui uma formao superior em reas relacionadas gesto, como Economia,
Contabilidade ou Administrao. As tentativas de levar esse conhecimento ao
pequeno empreendedor tm se mostrado muito simplrias e, na maioria das vezes,
comprometendo o assunto por meio de contedos superficiais e de mtodos rasos
abordados no projeto.
Mtodos e Tcnicas Administrativas: veio justamente para quebrar esse
paradigma, tornando acessvel ao aluno do nvel mdio e, at mesmo, ao leigo em
administrao os passos necessrios implementao de um novo empreendimento.
Isso porque transmite os conceitos bsicos necessrios compreenso de cada etapa
na medida em que avana no escopo do plano de negcio, utilizando uma linguagem
fcil e ilustrativa para promover o entendimento.
O livro aborda o plano de negcio como mtodo central, mas agrega, a ele, outros
mtodos e tcnicas comuns relativos ao planejamento de atividades organizacionais,
como grfico de Pareto, brainstorming, tcnicas de previso de demanda, programa
5S, diagrama 5W2H, entre outros. Desta forma, o livro auxilia o leitor a preencher as
lacunas encontradas nas obras mais superficiais e, ao mesmo tempo, traduz e sintetiza
os contedos mais sofisticados da rea adminstrativa. Tudo isso com o uso de exemplos
simples, presentes no cotidiano de qualquer pessoa.
Assim, para orientar o estudo do contedo de cada captulo, vamos conhecer
melhor o que ser apresentado.
O captulo 1 desenvolve os fundamentos bsicos da Administrao, abordando
o objetivo dela como cincia, descrevendo o seu campo de aplicao e explicando o
funcionamento das empresas por meio de uma alegoria.
O captulo 2 relaciona as funes bsicas das empresas, possibilitando ao
estudante compreender o conjunto de atividades que devem ser executadas em
todo negcio e como elas devem interagir sistematicamente em torno de um mesmo
objetivo central.

No captulo 3 apresentado o escopo geral do modelo de plano de negcio


adotado. Com ele, voc saber quais so os principais tpicos que devem compor
um projeto, bem como os itens que fazem parte do resumo do plano, chamado de
sumrio executivo.
O captulo 4 trata do plano mercadolgico. Aqui, voc conhecer melhor
o mercado no qual um empreendimento atuar, dimensionando seu tamanho e
suas potencialidades. Tambm receber noes bsicas para a realizao de uma
pesquisa de campo, a fim de poder levantar as diversas informaes necessrias
para nortear a elaborao das partes seguintes do plano a ser feito.
O assunto do captulo 5 o plano estratgico. Nele, so discutidos os principais
elementos para estruturar o planejamento de longo prazo de uma organizao. As
tcnicas abordadas podem ser aplicadas independentemente da elaborao de um
plano de negcio, em empresas que j estejam em funcionamento, mas que ainda
no implantaram o seu planejamento estratgico.
O plano operacional o assunto do captulo 6. Capacidade de produo,
processo produtivo, arranjo fsico, levantamento de recursos para a operao so
alguns dos itens que fazem parte desse tpico.
O captulo 7 aborda o plano financeiro, parte do plano de negcio que possibilita
a identificao dos custos de operao do empreendimento, as despesas gerais
que devero ocorrer, as estimativas de faturamento e resultados, bem como o total
de investimentos que necessrio para implantao e funcionamento do negcio.
No captulo 8 so passados os mtodos mais comuns para a anlise do
negcio, pois a deciso de investir ou no na ideia proposta vai depender dos
ndices e valores que forem obtidos nesta parte final do plano de negcio.
Encerrados os captulos que abordam trechos essenciais para a elaborao
de um plano de negcio, os dois ltimos tratam do ensino de tcnicas tambm
utilizadas no planejamento de empreendimentos organizacionais, mas que, por sua
abrangncia, foram reunidas nos captulos 9 e 10 deste livro, privilegiando, assim,
o seu entendimento em relao ao contedo especfico do plano de negcio.
O captulo 9 abrange as mais comuns tcnicas de previso de demanda,
principal informao da qual depende uma empresa para obter seu objetivo maior.
Sua aplicao vai desde os clculos para a projeo das vendas e consequente
previso de faturamento at a identificao das necessidades de materiais, conforme
consumo histrico observado em uma organizao j em operao.
Finalmente, o captulo 10 rene outros mtodos e tcnicas mencionados ao
longo do livro, como instrumentos de apoio projeo de informaes diversas.
Nele, voc aprender a classificar materiais pelo valor de consumo utilizando-se
do mtodo conhecido como curva ABC. Conhecer a tcnica de elaborao de
planos de ao conhecida como 5W2H, recomendada para o monitoramento do
cumprimento de objetivos e metas do plano estratgico. Tambm aprender a
solucionar problemas com o auxlio do Diagrama de Ishikawa, tambm conhecido
como mtodo espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito.
Bons estudos!

Sumrio
9

CAPTULO 1 Fundamentos de Administrao


A Cincia da Administrao................................................................................... 10
O Veleiro Empresa............................................................................................... 12
Atividades................................................................................................................ 17

18

CAPTULO 2 Funes Bsicas do Sistema Empresarial


Funo Projetar....................................................................................................... 20

Funo Comprar..................................................................................................... 22
Funo Transformar............................................................................................... 22
Funo Apoiar......................................................................................................... 22
Funo Vender........................................................................................................ 22
Atividades................................................................................................................ 24

25

CAPTULO 3 Plano de Negcio


Proposta de Plano de Negcio.............................................................................. 26
Sumrio Executivo.................................................................................................. 27

Esclarecimentos e Regras Gerais.......................................................................... 28


Atividades................................................................................................................ 29

30

CAPTULO 4 Plano Mercadolgico


Anlise do Mercado................................................................................................ 30

Descrio dos Produtos......................................................................................... 35


Comunicao.......................................................................................................... 36
Previso de Vendas................................................................................................ 40
Ps-venda................................................................................................................ 41
Atividades................................................................................................................ 44

45

CAPTULO 5 Plano Estratgico


Viso........................................................................................................................ 46

Misso..................................................................................................................... 46
Negcio................................................................................................................... 50
Valores..................................................................................................................... 51
Objetivos e Metas................................................................................................... 53
Instituindo os Elementos do Planejamento Estratgico...................................... 53
Atividades................................................................................................................ 59

60

CAPTULO 6 Plano Operacional


Localizao............................................................................................................. 60

Capacidade Produtiva............................................................................................ 62
Processo Produtivo................................................................................................. 64
Layout...................................................................................................................... 67
Recursos Humanos................................................................................................ 71
Recursos Permanentes.......................................................................................... 74
Recursos Materiais................................................................................................. 75
Outras Necessidades............................................................................................. 79
Atividades................................................................................................................ 80

81

CAPTULO 7 Plano Financeiro


Previso de Faturamento....................................................................................... 81

Investimento Total.................................................................................................. 83
Projeo dos Custos............................................................................................... 87
Projeo das Despesas.......................................................................................... 92
Outros Gastos......................................................................................................... 94
Demonstrativo do Resultado................................................................................. 95
Fluxo de Caixa......................................................................................................... 96
Atividades................................................................................................................ 98

99

CAPTULO 8 Anlise do Negcio


Anlise Vertical e Horizontal.................................................................................. 99

Anlise do Fluxo de Caixa Descontado................................................................. 100


Atividades................................................................................................................ 102

103

CAPTULO 9 Tcnicas de Previso de Demanda


Uniformidade.......................................................................................................... 105

Tendncia................................................................................................................ 113
Sazonalidade.......................................................................................................... 117
Atividades................................................................................................................ 127

131

CAPTULO 10 Outros Mtodos e Tcnicas


Classificao ABC................................................................................................... 131
Plano de Ao 5W2H.............................................................................................. 137

Diagrama de Ishikawa............................................................................................ 139


Atividades................................................................................................................ 141
Referncias Bibliogrficas

144

1
Fundamentos de
Administrao
Voc j parou para pensar sobre o significado das palavras mtodo e tcnica?
Caso voc seja to curioso quanto eu, basta fazer uma rpida busca na Internet para encontrar diversas explicaes para esses dois termos, tais como:
Mtodo do grego methodos, significa o caminho para chegar a um fim. Modo organizado de se fazer determinadas coisas; processo de execuo de projetos ou tarefas com formas
previamente definidas que j foram testadas com sucesso; maneira de dizer, de fazer, de ensinar
uma coisa, segundo certos princpios e em determinada ordem.
Tcnica do grego techn, cuja traduo literal arte. o procedimento que tem como
objetivo obter um determinado resultado; conjunto de mtodos e processos de uma arte ou de
uma profisso; conhecimentos detalhados para resoluo de um problema.

Um procedimento ou conjunto de procedimentos


largamente aceito que tem como objetivo a obteno de
determinado resultado.
Esses procedimentos so utilizados como meio para se chegar a um certo fim. Como um
instrumento usado por um operrio na produo de um bem ou servio. Como um ferreiro,
quando faz uso de uma bigorna e de uma marreta para alinhar suas peas de metal. Ou um
alfaiate, que necessita de agulhas e linhas para chegar ao mais belo palet. Ou, at mesmo, um
soldador, que depende do maarico para produzir suas soldas. Da mesma forma, o ocupante
de um cargo administrativo faz uso de diversos instrumentos de trabalho que o possibilitam
alcanar os resultados que planeja.
Mtodos e tcnicas administrativas, portanto, so instrumentos de trabalho do profissional
de administrao. Ele os utiliza para fins de anlise, levantamento, deciso, apurao, avaliao,
exposio, entre outros. Quando penso nisso, vem-me mente a figura do Batman e o seu
cinto de utilidades. O que seria desse super-heri sem seus acessrios especiais? Assim, so os
mtodos e tcnicas para o profissional de administrao, um conjunto de instrumentos com
utilidades diversas que esto disposio para auxili-lo no momento em que deles necessitar.

9
Fundamentos de Administrao

Notou que as semelhanas entre as duas palavras so maiores do que as diferenas? por
isso que, neste livro, consideramos que ambas possuem o mesmo significado, representam a
mesma coisa, ou seja,

A Cincia da Administrao
Antes de conhecermos os principais mtodos e tcnicas de administrao, preciso
entender alguns dos alicerces que sustentam essa cincia, compreendendo o seu significado e
o campo de aplicao de seus principais instrumentos de ao.
Atualmente, muito comum utilizarmos
o termo administrao para nos referirmos s
aes que devemos tomar em relao s continA cincia da Administrao A Administrao
classifica-se
como cincia social dentro do ramo
gncias do dia a dia. Quem nunca ouviu as frases:
das
cincias
humanas. Nesse contexto, cuida
preciso administrar esse problema ou voc
dos agrupamentos humanos, mas com a pecutem que administrar isso. Faz sentido pensar
liaridade de buscar a perfeita integrao entre
na palavra administrao como a soma de duas
pessoas, estrutura e recursos, utilizando-se, para
outras (administrar + ao). Assim, a ao de
isso, de conhecimentos de Direito, Contabilidade,
Economia, Matemtica, Estatstica, Psicologia,
administrar corresponde, segundo Maximiano
Sociologia, Informtica, etc.
(2004), ao processo de tomar e colocar em prtica
decises sobre objetivos e utilizao de recursos.
No entanto esse processo evoluiu com o passar do tempo e, hoje, pode ser decomposto em
quatro diferentes fases que se complementam. So elas:
Planejamento;
Organizao;
Direo;
Controle.

Fundamentos de Administrao

10

De um modo geral, aceitam-se essas aes como sendo atividades bsicas do administrador. Elas constituem o que alguns autores chamam de processo administrativo ou processo
gerencial.

Planejamento

Organizao

Direo

Controle

Fonte: Adaptado de: Chiavenato, 2000.

Figura 1 Processo gerencial

A ideia de processo demonstra a relao dinmica existente entre essas atividades. Os


elementos do processo agem uns sobre os outros provocando evolues e mudanas contnuas.
Por exemplo, ao se planejar a meta de aumentar as vendas anuais em 5%, necessrio no apenas
imaginar cada ao para alcanar esse objetivo (planejamento), mas estruturar as etapas desse
plano de modo a reunir as condies necessrias para atingir o objetivo (organizao); liderar os
talentos humanos e coordenar os recursos diversos empregados para esse fim (direo); e no
deixar de verificar se os resultados esto se aproximando do que foi planejado, possibilitando
correes de rota, caso isso seja necessrio (controle).