Diseo y Comunicacin + Logstica y Control en la Organizacin de Eventos.

Los eventos y sus profesionales No son nuevos. Los eventos y su organizacin nos acompaan desde que el hombre vive en sociedad, desde siempre. De por s todos participamos de ellos y de uno u otro modo los hemos organizado. Pero su estudio como una disciplina profesional de manera estructurada, con la elaboracin de contenidos que transmiten un saber hacer, eso es algo reciente, menos de veinte aos seguramente. Es por eso que la actividad profesional est en manos de organizadores que en su gran mayora no han pasado por una capacitacin formal. Hoy todos pueden ser organizadores de eventos basados en la prctica y experiencia y son pocos los que combinan esto con una adecuada formacin integral. Los profesionales que se dedican a estas tareas provienen de las ms diversas actividades: publicidad, turismo, hospitalidad, marketing, gastronoma, asistencia ejecutiva, relaciones pblicas y tambin organizadores profesionales de eventos. Por todo esto la actividad todava debe ganarse un lugar con identidad propia que por ahora insina pero falta concretar con autoridad. Los eventos como herramientas de comunicacin que son, tienen la pretensin de influir en los que participan de ellos. Por eso podemos hablar de las ideas que los crean, los procesos que los planifican, las operaciones que los ponen en funcionamiento y las mediciones que evalan sus desempeos, y que todo esto en su conjunto conforma el mundo en el que transitan. Ac es donde la educacin formal puede dar aportes y buscar superar limitaciones existentes. No es nuevo y ya hay ciertos movimientos en el mundo que proponen un enfoque ordenado y claro que definitivamente encuadre la actividad en una especialidad en manos de los que se preparan y saben hacer eventos. En este sentido es necesario definir algunos conceptos claves: es la actividad que da solucin a las necesidades de empresas y particulares de generar valor comunicando a travs de accines, en un momento y en un lugar, involucrando distintos participantes que interactan en pos de conseguir determinados objetivos. Diseo de Eventos: es concebir como generar valor a travs del evento, creando la experiencia, su contenido, el formato y el contexto. Comunicacin de Eventos: es el proceso de instalar en la conciencia de las personas a las que se quiere influir el evento que estamos comunicando. Dueos de los eventos: son aquellos que invierten los recursos necesarios para realizar el evento y por ello tienen la posibilidad de definir los objetivos a alcanzar.
Organizacin de Eventos:

Logstica para eventos:

es la acitividad profesional que asegura que todas las opereraciones y dinmicas del evento sean realizadas de forma tal que materialicen el diseo propuesto para de esta manera alcanzar los objetivos planteados al menor costo. Objetivos de los eventos: son la razn de ser que justifican la realizacin del evento. Generalmente son mltiples y diferentes entre los distintos participantes. El objetivo central da respuesta a la necesidad de los dueos del evento. Los secundarios a los dems participantes. En ltima instancia hablamos de incrementar el valor de los que participan del mismo. Responsable del evento: el evento es un proyecto y tiene alguien que se hace cargo y dirige su desarrollo. Auditora del evento: es la manera de controlar los resultados obtenidos a travs del evento para optimizar la inversin y medir la efectividad de las acciones. Entonces la capacitacin formal deber repensar sus contenidos para hacer foco en las necesidades actuales, es decir tanto en le diseo del evento como en su materializacin, dnde est la accin, la comunicacin del mismo y su realizacin.

Tendencias

Especializacin: necesidades ms especificas en las empresas y particulares que implican soluciones a medida y profesionales especializados Globalizacin y cambios estructurales: el fcil acceso a las comunicaciones, los nuevos conceptos de proximidad y la interaccin global traen cambios en las estructuras sociales y en las personas a los cuales los eventos deben adaptarse. Generacin del milenio: nuevas formas de entender la realidad y de interactuar se estn manifestando en los nuevas generaciones y traern importantes cambios en la actividad durante los prximos aos. Experiencia: el concepto touch and feel presente en los eventos. El asombro pierde lugar ante la experiencia. Los participantes prentenden modificar su situacin de testigos a protagonistas, de receptores a experimentadores. Comunicacin saturada: ante la increble cantidad de estmulos que recibimos a diario, los eventos vivenciales demuestran su gran capacidad de impacto. El uso de las bases de datos como herramienta de contacto: la captacin de recursos, la promocin y convocatoria a partir del uso de las mismas y la necesidad de un manejo inteligente y eficiente Emotivo vs racional: crece la emocin como legitimizacin de las decisiones y motor del consumo. A veces la emocin es sentir que se es muy racional.

Desempeo profesional Diseo de Eventos. El diseo como elemento contenedor sobre el que se desplazan las ideas, como plataforma para construir el escenario en el cual la influencia sea posible. Sin un adecuados diseo no hay norte, no podemos planificar adecuadamente y mucho menos realizar el evento a partir de una logstica que est en armona con las ideas originarias.

Por ello es necesario la integracin de conocimientos sobre el comportamiento humano, la sociedad, las tcnicas de comuicacin, las necesidades actuales de los que demandan eventos, la forma de relacionarnos, el arte y el entretenimiento que consumimos, los cambios culturales, etc. Todo lo que involucre conocer y dar respuestas a esas empresas y personas que esperan de nosotros una herramienta de expresin. Estos conocimientos estructurados adecuadamente podrn otorgarnos la especializacin necesaria para disear los eventos exitosos de los prximos aos.

Comunicacin Los eventos son y necesitan comunicacin. Concebidos para influenciar, debemos trabajar con su esencia: el concepto a comunicar. A partir de una precisa definicin de los objetivos del evento materializamos el mensaje en una serie de palabras que relacionadas dan sentido a lo que se quiere expresar, en forma clara, sinttica e impactante. Obtenemos el concepto que ser reflejado en el diseo, en su realizacin y que generar una identidad respondiendo al criterio de unidad que todo evento debe tener. De la misma manera tendr una importancia crucial cmo generar conciencia del evento en aquellas personas a las cuales queremos influir para que sepn de su exitencia y posibilitar que dicha influencia se concrete.

Logstica La logstica es la parte mejor entendida en al organizacin de un evento. No es casual dada la importancia que tiene. Es la manera de hacer tangible las ideas diseadas. Sin logstica no hay evento y sin una buena logstica que refleje el diseo no hay un buen evento, no hay un evento exitoso. Los expertos en logstica son los que hacen realidad el evento, son especialistas en los temas operativos y aseguran la realizacin al menor costo posible y con la mayor efectividad. Muchos son organizadores y otros proveedores de servicios pero siempre son clave en la cadena de los resultados. Son la industria del sector: sedes, gastronoma, iluminacin, sonido, musicalizacin, transporte, ambientacin, hospitalidad, etc. Son de vital importancia y estn en desarrollo permanente convirtindose muchas veces en los responsables de generar diferenciales concretos. Pero siempre necesitan del diseo y la comunicacin de eventos que les marque el camino a seguir, el desafo a resolver.

Control Siempre ha sido necesario medir los resultados obtenidos para de esta manera saber si los recursos aplicados a las acciones, en este caso realizar un evento, han conseguido alcanzar los objetivos propuestos. Tambin a travs del control podemos conocer qu tan bien lo hemos hecho y aprender cmo mejorar. Podemos saber si se ha justificado la inversin y cmo hacerla ms efectiva. Por todo esto nadie duda de sus bondades pero somos concientes de las dificultades y limitaciones de dichas mediciones, en gran medida por el criterio subjetivo que aparece cuando las realizamos. Si bien hay empresas especializadas, procesos y programas desarrollados para llevarlas adelante, an es un tema que tiene mucho por recorrer.

Conclusiones finales: Necesidad de clarificar distintos aspectos involucrados: diseo, comunicacin, logstica, auditora. Coordinar la articulacin entre la formacin y el desarrollo profesional y adaptarla a las necesidades del mercado Formalizar adecuadamente la capacitacin para responder a esta realidad Generar conciencia a partir de la correcta realizacin de los eventos, la especializacin y una adecuada comunicacin, del valor que la actividad aporta a la sociedad.