COOPERATIVA AGROPECUARIA CAFETALERA ECOLGICA VALLE SANTA CRUZ RIO TAMBO LTDA

CARTA DE CONTROL INTERNO

PERIODO - 2011

CARTA DE CONTROL INTERNO

PERIODO - 2011

CONTENIDO

PAGINA

I. INTRODUCCIN

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II. FORTALEZAS

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III. DEBILIDADES

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IV. RECOMENDACIONES

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INTRODUCCIN
La Cooperativa Agropecuaria Cafetalera Ecolgica Valle Santa Cruz Rio Tambo Ltda. se constituy el 23 de Julio del 2005, pudiendo operar vlidamente bajo las siglas de C.A.C.E. VALLE SANTA CRUZ, conforme a la Ley General de Cooperativas D.S N 074/90-TR y sus modificaciones segn Decretos Legislativos N 141 y 592, adoptando la modalidad de usuarios. Se inscribi bajo el asiento N 2005-00003301 del tomo Diario 0032 en los Registros Pblicos de Satipo de fecha 08 de Setiembre del 2005. La finalidad de la Cooperativa es contribuir en la mejora de la calidad de vida de los socios y su familia brindndole servicios eficientes orientados a la mejora de su produccin, productividad y desarrollo sostenible siendo el plazo de duracin indefinido. El domicilio social se encuentra ubicado en el KM. 9 del Anexo de Unin Santa Cruz del Valle Santa Cruz, ubicado en el Distrito de Ro Tambo, Provincia de Satipo, Regin Junn. Los objetivos para los cuales ha sido creada son: a) Incrementar y revalorar la produccin y productividad del caf, cacao y otros productos agropecuarios. b) Acopiar, comercializar e industrializar la produccin de sus socios. c) Elevar el nivel social, tcnico, econmico y cultural de sus socios. d) Incrementar y desarrollar la diversificacin de la produccin agraria de acuerdo a las condiciones ecolgicas del rea de influencia de la Cooperativa. e) Realizar un adecuado aprovechamiento y conservacin de los recursos naturales y medio ambiente. f) Brindar servicios de crdito, capacitacin, asistencia tcnica integral. A solicitud de los directivos, hemos realizado una Auditoria Financiera a la Cooperativa Agropecuaria Cafetalera Ecolgica Valle Santa Cruz Rio Tambo Ltda., as como la evaluacin de su Sistema de Control Interno que incluye el aspecto Contable y Tributario. Para cumplir con el referido y honroso encargo, nos hemos constituido en la sede administrativa institucional los das 01 al 04 de Marzo del presente ao. Como procedimiento de trabajo, hemos realizado las siguientes actividades:
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Hemos presenciado los libros contables tanto principales como auxiliares Procedimos a revisar el cumplimiento en la presentacin de las Declaraciones de Impuestos y comparamos con la informacin que lo sustenta en los libros auxiliares y con las fechas establecidas para su cumplimiento por la Administracin Tributaria Revisamos los Estados Financieros, Notas a los Estados Financieros e Informacin Complementaria. Hemos revisado de manera selectiva los documentos que sustentan tanto los ingresos como los egresos, en sus aspectos formales y sustanciales.

Consideramos que el trabajo efectuado es eminentemente tcnico y consecuentemente independiente, por lo que, esperamos sea de utilidad para la Cooperativa. La implementacin de las recomendaciones propuestas es potestad exclusiva de sus directivos y estn dirigidas al Gerente como responsable del sistema de control interno de la organizacin. La presente Carta de Control Interno es un complemento a nuestro informe corto que sobre los estados financieros 2011 y 2010 emitimos simultneamente.

FORTALEZAS
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1. Los directivos, socios y trabajadores de la Cooperativa evidencian una fuerte identidad con su organizacin. 2. La situacin econmica y financiera de la Cooperativa evidencia un crecimiento significativo y sostenido durante sus aos de existencia. 3. La Cooperativa tiene un reconocimiento local e internacional por las actividades que desarrolla. 4. La Cooperativa cuenta con una ubicacin estratgica por la zona de produccin donde desarrolla sus actividades. 5. Los estados financieros anuales, son aprobados por la Asamblea General de Socios. 6. La informacin contable y administrativa de la Cooperativa est adecuadamente ordenada y consecuentemente de fcil acceso. 7. La Cooperativa tiene un software contable adecuado para el registro y procesamiento de sus operaciones. 8. El estatuto y los cambios efectuados han sido inscritos en los Registros Pblicos. 9. La Cooperativa cuenta con un Plan de Desarrollo Institucional. 10. La Cooperativa ha establecido como poltica sana de trabajo la elaboracin de su presupuesto anual de ingresos y egresos. 11. Se concilia peridicamente los saldos de prstamos entre la persona que los maneja y la oficina de contabilidad. 12. Se practican inventarios peridicos de los productos existentes en almacn. 13. Existe un responsable (almacenero) para los productos existentes en almacn. 14. Se controla el ingreso y salida de los productos del almacn mediante tarjetas kardex. 15. Se entrega boletas de pago a los trabajadores.

DEBILIDADES
1. La cooperativa no ha establecido formalmente una caja chica que le permita atender con rapidez gastos menudos y urgentes.
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2. Se giran fuertes sumas de dinero a nombre de las responsables de caja con los cuales se efectan pagos en efectivo a proveedores, acreedores, socios, terceros y pagos menudos, tal como se detalla a continuacin: Periodo 2010 Fecha 05/06/2010 05/06/2010 11/06/2010 14/06/2010 14/06/2010 17/06/2010 21/06/2010 24/06/2010 06/07/2010 06/07/2010 20/07/2010 03/08/2010 19/09/2010 28/09/2010 10/10/2010 29/10/2010 11/12/2010 Periodo 2011 Fecha 03/05/2011 10/05/2011 12/05/2011 12/05/2011 12/05/2011 13/05/2011 13/05/2011 14/05/2011 14/05/2011 16/05/2011 16/05/2011 19/05/2011 01/06/2011 15/06/2011 28/06/2011 Numero CH 013 CH 014 CH 029 CH 039 CH 042 CH 056 CH 065 CH 086 CH 098 CH 099 CH 115 CH 125 CH 164 CH 166 CH 167 CH 170 CH 261 ENCARGADA Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Yeny Tello Crdenas Monto 20,000.00 15,000.00 30,000.00 30,000.00 30,000.00 30,000.00 30,000.00 30,000.00 20,000.00 30,000.00 18,000.00 30,000.00 10,000.00 11,200.00 12,000.00 20,000.00 40,000.00

Numero 0812 0813 0816 0817 0822 0823 0027 0828 0829 0830 0833 0835 0870 0772 0944

ENCARGADA Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn

Monto 13,600.00 10,000.00 10,000.00 10,000.00 10,000.00 10,000.00 10,000.00 20,000.00 1,121.60 30,000.00 30,000.00 20,000.00 25,000.00 35,000.00 138,000.00

07/10/2011 03/11/2011

1150 1480

Maricruz Oscco Jirn Maricruz Oscco Jirn

10,000.00 5,150.00

3. No existe evidencia de que se hayan realizado arqueos sorpresivos de caja durante los aos 2010 y 2011. 4. En el Balance General del ao 2010 y 2011 figura en el rubro de bancos la cuenta N 525-1534440-0-23, con un saldo de S/ 28,246.21, sobre la cual no hemos encontrado documentacin en la Cooperativa que nos permita evaluar su movimiento. 5. No existe evidencia de que se hayan realizado las conciliaciones bancarias de los aos 2010 y 2011. Solo existen archivos en hojas electrnicas del Microsoft Excel, para identificar los cheques pendientes de pago. 6. No existen firmas suplentes para Giro de Cheques, en ausencia de alguno de los titulares se firman cheques en blanco o se gira un cheque a nombre del responsable de caja por una cantidad significativa para realizar pagos en efectivo. 7. Se han efectuado pagos en efectivo para la compra de bienes, servicios y otros por montos mayores a S/ 3,500.00 o US$ 1,000.00 incumpliendo lo dispuesto por la Ley N 28194 Ley de bancarizacin y formalizacin de la economa. 8. No se han registrado en el respectivo padrn 18 socios que fueron admitidos en Asamblea General del 13 de Agosto del 2011, los cuales se muestran a continuacin:

NOMBRES Y APELLIDOS RUSBEL MOZOMBITE RODRIGUEZ JOSE LUIS RIVERA MUNIVE LUZMILA LUZ BRAVO CRISOSTOMO CATALINA JULISSA BRAVO PALACIOS BRIGIDA JULIA CAHUANA ACUA FERNANDO JUAN CONDOR BASTIDAS JHON EDWARD ESTRADA FLORES RICARDO HUAMANPURA USCAMAYTA PABLO MATUTE ALVITES JAVIER ARTEMIO ORE MATENCIO OSCAR PEPE ORELLANA YUPANQUI ROLANDO PAUCARCAJA GIL DAVID MOISES PEREZ GARCIA GINSHER GONZALO VILCHEZ QUISPE EDITH MABEL OSCO BRAVO DINA ATAYPOMA MATAMOROS ANDRES CORNEJO BEJAR

N DNI 00107118 42865440 20084824 20999951 O7380768 20991624 20069940 21002710 21130656 21010961 42844943 21013774 41359274 71820725 46314892 47575481 20982566

FECHA DE INGRESO 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011 13/08/2011

9. No existe un reglamento debidamente aprobado para el otorgamiento de crditos, esta unidad ha sido creada en enero del 2012. 10. La Cooperativa no cuenta con un file individual para el control de los crditos otorgados por AGROBANCO, para ello se trabaja con una relacin que enva dicho banco referente a la situacin de cada crdito, con los calificativos de vigente y vencido. 11. Existen fondos que se han girado como anticipos y que hasta el cierre del ejercicio no han sido rendidos tal como se ilustra a continuacin: Sr Juan Osco Canchua, la suma de S/ 92,367.78. Sr. David Marcelo Samaniego Terreros, por S/ 2,092.17.

12. En el talonario de boletas de venta se puede apreciar boletas emitidas pero que no se han registrado en el registro de Ventas:
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Fecha C/P 15/09/2010 B/V N 896 21/09/2010 B/V N 898 30/09/2010 B/V N 898

Detalle Venta de Caf Venta de Caf Venta de Caf

Cliente COINCA COINCA COINCA

Importe 8,937.75 179,559.42 92,090.70

13. En el Balance General del ejercicio 2011 en la Cuenta de Inversiones Mobiliarias se muestra indebidamente el registro de: Terreno Santa Bancori Terreno Santa Cruz S/ 10,000.15,000.-

Conceptos que debern ser registrados de acuerdo con la NIC 16 en la cuenta 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo, si los terrenos son para uso de la cooperativa. Si existe la intencin de vender u obtener ingresos por arrendamiento de estas propiedades, se contabilizaran en la cuenta 31 Inversiones Inmobiliarias de acuerdo a lo prescrito por la NIC N 40. 14. En el inventario detallado de activos fijos, se puede apreciar que existe una inadecuada codificacin de los componentes del rubro de maquinaria y equipos como sigue: Maquinas Secadoras con el cdigo 334 Unidades de transporte, debe ser 333 Maquinaria y Equipo. Equipos de Computo con el cdigo 335 Muebles y enseres, debe ser 336 Equipos diversos. Codificados como Muebles y enseres (335) debiendo registrarse en 336 Equipos Diversos: Proyector Epson, Notebook, Ecram, Cmara fotogrfica, micrfonos, parlantes, motor generador de energa, cocina y motobomba.

15. El clculo de la depreciacin de los activos fijos, segn inventariado detallado acumulado al 31.12.11 es de S/ 115,611.17 y segn el Balance General Nota 12 es de S/ 111,186.12, existiendo una diferencia de S/ 4,425.05. 16. Los terrenos de propiedad de la cooperativa no estn inscritos en los registros Pblicos y cuentan solo con un Contrato de Compra Venta Notarial. 17. Los libros contables del ejercicio 2011 no han sido legalizados. 18. Se ha emitido indebidamente Liquidaciones de Compra a socios que tienen Registro nico de Contribuyentes (RUC) de acuerdo al siguiente detalle: Cahuana Gallegos Samuel.
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Llallico Zarate Pedro. Martnez Ribbeck Tito. Medrano Paucar Yusilu.

19. En la mayora de liquidaciones de compra no se consigna la direccin exacta de los socios y en algunos casos se omite la colocacin del nmero del Documento Nacional de Identidad. 20. No se utiliza los sellos, pagado o cancelado en los comprobantes de pago a fin de evitar un potencial mal uso de dichos comprobantes 21. No se ha elaborado el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo del ejercicio 2011.

RECOMENDACIONES
1. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer el establecimiento de una caja chica que le permita atender con rapidez gastos menudos y urgentes.

2.

La Gerencia de la Cooperativa en coordinacin con los directivos, deben establecer un monto a partir del cual todos los pegos que se efecten a proveedores, acreedores, socios, terceros, y pagos menudos, se realicen necesariamente mediante giro de cheque o abono en cuenta bancaria. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la realizacin peridica de arqueos sorpresivos de caja. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la bsqueda y ubicacin de la documentacin que sustenta la cuenta N 525-1534440-0-23, con un saldo de S/ 28,246.21, la misma que no hemos podido evaluar su movimiento. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la realizacin mensual y oportuna de las conciliaciones bancarias de las cuentas que la entidad mantiene en el sistema financiero. La Gerencia de la Cooperativa debe implementar la prohibicin de la firma de cheques en blanco cuando se ausenten de la ciudad de Satipo las personas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias.
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7.

La Gerencia de la Cooperativa debe disponer el registro en el respectivo padrn de los 18 socios que fueron admitidos en Asamblea General del 13 de Agosto del 2011. La Gerencia de la Cooperativa debe promover la elaboracin y aprobacin de un reglamento para el otorgamiento de crditos. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la implementacin de un file individual para cada uno de los socios que permita el control de los crditos otorgados por AGROBANCO. La Gerencia de la Cooperativa debe exigir la rendicin documentada de los fondos que se han girado como anticipos y que hasta el cierre del ejercicio no han sido rendidos. La Gerencia de la Cooperativa debe evaluar la posibilidad de registrar y subsanar voluntariamente ante la Administracin Tributaria las boletas de venta emitidas y no declaradas. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la correccin en los registros contables del Terreno Santa Bancori y Terreno Santa Cruz, los mismos que de acuerdo con la NIC 16 se debe hacer en la cuenta 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo, si los terrenos son para uso institucional. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la correccin de la codificacin de los componentes del rubro de maquinaria y equipos. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la conciliacin y correccin del monto de la depreciacin de los activos fijos, que segn inventariado detallado acumulado al 31.12.11 es de S/ 115,611.17 y segn el Balance General Nota 12 es de S/ 111,186.12 debindose regularizar la diferencia de S/ 4,425.05. La Gerencia de la Cooperativa debe realizar las acciones para inscribir en los registros pblicos, los terrenos de su propiedad que slo cuentan con un Contrato de Compra Venta Notarial.
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16.

La Gerencia de la Cooperativa debe disponer que los libros contables sean legalizados previo a su uso. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la prohibicin de emisin de Liquidaciones de Compra a socios que tienen Registro nico de Contribuyentes (RUC). La Gerencia de la Cooperativa debe disponer que en todas las liquidaciones de compra se consigne la direccin exacta de los socios y el nmero del Documento Nacional de Identidad. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la utilizacin de los sellos, pagado o cancelado en los comprobantes de pago a fin de evitar un potencial mal uso de dichos comprobantes. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer que para los prximos ejercicios se elabore el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo.

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Tumbes, 30 de Marzo del 2012.

Refrendado por:

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