PRCTICAS CON ACCESS

En este tutorial, se pretende realizar una Base de Datos sencilla, pero con todos los requisitos, que se le pueden pedir a una sencilla prctica de aplicacin, desarrollada con MS-Access. Para gestionar una base de datos, hay unos puntos comunes en toda ellas que debemos contemplar que podemos definir como: entidades, tipos de entidades, productos y tipos de productos. Todos ellos contenidos en tablas. En una tabla genrica, una entidad es la que guarda informacin relacionada con mi producto, por ejemplo si voy a guardar informacin sobre electrodomsticos guardar como entidad la empresa que distribuye estos productos. Con lo que podr mantener una relacin de entidades, veamos. Para una entidad se dispondr de unos campos definidos como, Nombre y Tipo entre otros, estos pueden ser: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nombre Direccin Telfono Fax Provincia Tipo Descripcin Correo electrnico

Es aconsejable que antes de aadir registros en entidades, creemos el tipo a que corresponde dicha entidad. Tabla Productos. Un producto siempre est relacionado con una entidad, por lo que antes de insertar un producto es necesario haber creado previamente la entidad a la que corresponde dicho producto. Si embargo antes de aadir los productos, crearemos el tipo de producto a que corresponde el producto. Los campos predefinidos en un producto sern: 1. 2. 3. 4. Producto Tipo Entidad Descripcin, entre otros.

Un producto estar definido a la vez por los campos producto, entidad y tipo. Es decir, se debe cumplir que, una vez se cree un producto estos campos ya no se puedan cambiar. Se pueden mantener diferentes tipos productos que queramos crear.

Tambin es aconsejable que antes de aadir registros a la tabla productos, creemos el tipo al que corresponde a dicho producto.

Definicin

de

los

diferentes

campos:

Si creemos que necesitamos guardar ms caractersticas de un producto en nuestra Base de Datos, no hay problemas ya que podemos crear campos especficos para cada producto. Es conveniente crear campos personalizados antes comenzar a insertar datos de los productos. Y sin ms prembulos, empecemos.

1 PRCTICA: 1 PRCTICA: 1 PRCTICA: 1 PRCTICA: 1 PRCTICA: 1 PRCTICA:

primer paso que debemos dar es, crear las tablas que necesitemos, segn el caso. En esta ocasin, se necesitan al menos tres tablas que correspondern a Abogados, Clientes y Citas respectivamente. Veamos como, vamos a disear la base de datos que manejaremos durante las prcticas. Para ello, crearemos las tres tablas mencionadas y estableceremos las relaciones que, deben existir entre ellas: El resultado final deber tener un aspecto similar al de la figura 1 siguiente:

Fig. 1 Vayamos por partes. Para obtener este resultado, se deben realizar las siguientes acciones: 1. Abriremos la aplicacin ACCESS y crearemos una base de datos nueva desde el men Crear, y le asignaremos el nombre 'practica', al crearla no es necesaria la extensin 'mdb'. 2. Crearemos la tabla Clientes, utilizando el asistente para tablas para conocerlo, sigamos los pasos que nos indica y aadamos los campos que nos interesen, una vez hayamos finalizado la tarea de crear la tabla, al guardar nos indicar que la tabla no

tiene clave, si queremos crearla o la crea automticamente, respondemos que no, si ya la hemos guardado utilizando la opcin Disear, aadiremos el campo Abogado Preferido. 3. Crearemos las tablas Citas y Abogados, sin utilizar el asistente, y as aprenderemos cmo se crean. Para la tabla Citas, asignaremos el tamao del campo Entero largo, al campo IDDeCliente. Se creara la clave principal de una tabla y una tabla de clave multiple. 4. Para ello, en la primera casilla del editor, Escribiremos el nombre IDDeCliente, pulsamos Enter y en Tipo de dato, escribimos nmero, en ese momento entra en accin el sistema presentando las diferentes opciones: 5. Ahora, seguiremos en el siguiente campo, Descripcin, este no es estrictamente necesario, aunque recomiendo que se haga una descripcin a la medida de cada campo, luego se apreciar mejor nuestro trabajo. Una vez terminado, en la fila siguiente, escribiremos el nombre del nuevo campo por ejemplo, Fecha, en el Tipo de dato, pondremos Fecha/Hora, si pulsamos F6, el puntero se desplaza hasta la pare de abajo a Propiedades del campo. 6. En formato es conveniente poner una de las opciones disponibles, por ejemplo, Fecha corta, en la Mscara de entrada, deberamos poner los signos siguientes: 90/90/99;;# para generar la mscara y si queremos que presente la fecha actual por defecto, que podremos modificar a la hora de entrar la fecha, en Valor determinado, pondremos: Fecha(), luego continuaremos con los dems campos. Luego continuaremos con la otra tabla Citas. Finalmente, crearemos las relaciones entre las tablas, de forma que, obtengamos el resultado reflejado en la anterior figura 1.

Fig. 2

La primera TABLA , la realizaremos con la opcin, crear tabla con asistente. Seguir estos pasos: 1. Ejecutar Archivo - Abrir y seleccionar Nueva, dar el nombre: practicas, no necesita extensin. 2. Se presenta una ventana con tres pestaas, en la pestaa Tablas, pulsar el botn Nuevo, y seleccionar en el cuadro que se presenta, la opcin Asistente para tablas. 3. Seleccionar en la lista Tablas de ejemplo,la lista Clientes. 4. Seleccionar e introducir todos los campos de la tabla de ejemplo que, coincidan con los de la tabla requerida, seleccionndolos y pulsando el botn >. Por cierto, como el campo Abogado preferido, no aparece en el listado disponible, lo introduciremos ms tarde. 5. Pasar al siguiente cuadro y, pulsar sobre Establecer yo mismo la clave principal. 6. Pulsar Siguiente y cambiar el tipo de datos IDDeCliente a, Nmeros que yo introduzco cuando aado nuevos registros. 7. En el siguiente cuadro del asistente elegir, Modificar el diseo de la tabla y pulsar Finalizar. Se abre la tabla en modo Diseo. 8. Pulsar con el ratn en el primer nombre de campo vaco y escribir, Abogado Preferido, pulsar <Enter> y elegir como tipo de datos, el tipo Numrico, como ya se ha dicho. 9. Guardar la tabla o cerrar pulsando el botn con un aspa de la esquina superior derecha de la tabla y Aceptar para guardar. Podemos ver la tabla, pasando al modo entrar datos en el men Ver, opcin Hoja de datos o pulsando el icono Vista. Si no hemos guardado la tabla, al cambiar a Hoja de datos, nos pedir que guardemos los cambios, Aceptar. Ya hemos creado la primera Tabla con asistente, vamos a crear las otras dos, sin utilizar el asistente, como ya se ha dicho. De esta forma, podremos adquirir prcticas, para crear tablas, de manera ms directa y personalizada. Para crear una Tabla 1.

sin asistente, seguir los siguientes pasos:

En la pestaa Tablas, pulsar sobre Nuevo y sobre Vista diseo, para empezar a crear la tabla. Se abre una plantilla con tres columnas Nombre, Tipo dato y Descripcin, en la parte alta y en la parte baja, la zona llamada Propiedades de campo. 2. En la primera celda de la tabla, en Nombre, escribir Id_Abogado, pulsar [Enter] y en la columna datos, poner el tipo de datos a Numrico. Desplazar el puntero hasta el siguiente nombre de campo y, escribir los siguientes nombres de campo Nombre, Telfono y Fax aceptando el tipo de datos por defecto, Texto. Para los campos, Telfono y Fax, de cada tabla, hemos de modificarlos desde Propiedades del campo, estableciendo en 20, su valor. 3. Seleccionar el campo Id_Abogado y, pulsar el botn Establecer clave principal, del men de herramientas o pulsando en el icono de una llave. 4. Ejecutar Archivo - Cerrar, aceptando guardar los cambios y asignarle a la tabla el nombre Abogados. 5. Crear del mismo modo, la tabla Citas, con los campos descritos, en IDDeCliente poner, el tipo de datos a Numrico. Estando en este campo, desplazar el puntero a la parte baja de la tabla, en Propiedades de la tabla, sobre el rea Tamao del campo elegir, tipo Entero largo.

Los campos Fecha inicio, Hora inicio y Hora final, tienen el mismo tipo de datos, Fecha/hora, para el campo Id_Abogado, ponga el tipo Numrico y para Importe, tiene que asignarle el, tipo de datos Moneda. 6. Para crear una clave mltiple, hay que seleccionar arrastrando con el ratn los primeros campos, en este caso, en la tabla Citas, tres, pulsando el botn Establecer clave principal, ya mencionado. Las acciones que hay que realizar para tomarse un descanso, son: Cerrar las tablas, si estn abiertas. Y guardar la base de datos como Practicas, cosa que, por otra parte no es estrictamente imprescindible, ya que al salir siempre se guarda, salvo que deseemos lo contrario.
o o

Relaciones entre tablas.

Ahora, crearemos el vnculo, que por definicin se establece entre este tipo de Bases de Datos relacionales y que les confiere la relacin entre stas. Las llamadas relaciones entre tablas, permite el intercambio de datos entre ellas segn los criterios que estime el usuario. Bien, estas son las relaciones, que debern tener nuestras tablas, como se puede apreciar en la figura 1, se corresponde con las lneas que las unen. Sigamos: 1. Pulsar el botn Relaciones de la barra de herramientas. Se abre una ventana sobre otra, vaca. 2. En la pestaa abierta por defecto, seleccionar Tablas, si no lo est y seleccionar la tabla que se desee y pulsar Agregar, aparecer dicha tabla sobre la ventana vaca. Sigamos, seleccionar de la lista, Citas, ahora pulsar Agregar, de la misma forma, seleccionar Clientes y pulsar Agregar y para salir, pulsar Cerrar. Las tres tablas estn, en la ventana de relaciones. Si se hubiera agregado una de ms o por duplicado, sta presentar un nmero al final del nombre, seleccinela y elimnela, con la opcin eliminar del cuadro de contexto emergente del botn derecho del ratn. 3. Centrar la posicin de las tablas, pulsando con el ratn sobre el nombre de la tabla correspondiente y arrastrndola, colocaremos las tablas en la posicin que nos interese, segn la mencionada figura 1. 4. Alarguemos ms la tabla Clientes, arrastrando desde el borde inferior, para que se visualicen todos los campos, pulsando y arrastrando sobre la esquina correspondiente, si fuera necesario. 5. Pulsando sobre IDDeCliente, de la tabla Clientes y arrastrando hasta su campo homnimo, en la tabla Citas, para crear la primera relacin entre dos tablas. En la ventana que se abre, seleccionar Exigir integridad referencial, marcar las casillas de verificacin Actualizar y Eliminar en cascada y pulsar finalmente el botn Crear. Sera una buena idea leer la extensa ayuda que tiene Access para comprender mejor las opciones de referencias disponibles y sus posibilidades 6. Para las otras dos relaciones, realizaremos el mismo procedimiento. Ahora se pueden apreciar las lneas de relacin que unen las tablas entre s, las cuales establecen las relaciones que se han creado y que posteriormente comprobaremos.

Es conveniente de cuando en cuando: Guardar la base de datos, con otro nombre para recuperar los datos si hay problemas.
En el prximo ejercicio introduciremos datos en los campos de los registros de las tablas que hemos creado en esta prctica, a fin de comprobar la integridad de los datos y relaciones creadas.

2 PRCTICA:

Fig.3 Vamos a introducir, los primeros datos, en las diferentes tablas, como se indica en la figura 3. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: datos.
Introducir los datos como se indica en la figura anterior, introduciendo primero los datos de los abogados, luego el de los clientes y por ltimo los de las citas. En la tabla Clientes el Abogado Preferido es el 1 para los clientes 2314 y 2430 y el 2 para el 2610.

Al ejecutar Archivo - Abrir y seleccionar PRACTICAS, y maximizar la base de

Para introducir los datos en la tabla Abogados, hacer doble clic sobre ella o la seleccionamos y pulsamos el botn Abrir.
Teclear los datos correspondientes a cada tabla, teniendo en cuenta que, para cambiar de campo y de registro hay que pulsar [INTRO]. Introducir los datos de todas las tablas, con el orden requerido. Cerrar las tablas si estn abiertas. Guardar la base de datos PRACTICAS.mdb

Para darles un formato ms optimizado, vamos a modificar el diseo de algunos campos. Todas las acciones que se realizan en este tema se efectan desde la ventana de diseo y en la zona de Propiedades del campo.

Las acciones a realizar son:

Mediante el asistente para mscaras de entrada, asignaremos la mscara de entrada correspondiente a Nmero de telfono, eligiendo el prefijo o en su caso aadiendo datos, para que quede como (009) 900 00 00 en el cuadro correspondiente del asistente, a los campos y las tablas siguientes:

-Campo Telfono y Fax de la tabla Abogados. -Campo NmDeTelef y Fax de la tabla Clientes. Guardar en ambos casos, para que los datos, se almacenen con los smbolos de la mscara.

Cambiaremos el tamao del campo Cdigo Postal, de la tabla Clientes, a 5.

En la tabla Citas y en cualquier tabla en que aparezcan, campos similares, realizaremos las siguientes acciones: Cambiar el formato del campo Fecha inicio, por el tipo Fecha mediana. Tambin cambiaremos el formato de los campos Hora inicio y Hora fin, al de tipo Hora corta.: Realizar las mismas acciones para el campo NmDeTelf de la tabla Clientes.

Cambiaremos el tamao del campo Cdigo Postal. Seleccionemos la tabla Clientes y pulsar Disear. Pulsar en el campo Cdigo Postal , en la propiedad Tamao del campo , valor 5 para dicho campo. Cerrar la tabla Clientes guardando los cambios y aceptando que se pueden perder datos ya que de hecho no se van a perder, en este caso.

3 PRCTICA:
LAS CONSULTAS. En esta parte, nos ocuparemos de las Consultas y las relaciones entre datos, que se encuentran el las tablas o propias consultas. La prctica es la mejor forma de aprender. Crearemos una consulta sencilla, sin asistente, de manera que veremos cmo proceder en cualquier caso. 1. En la pestaa Consultas, pulsar sobre Nuevo. Se abrir una ventana con varias opciones, elegir Consulta sencilla. 2. Se abrir la ventana llamada QSL, para poder crear de forma sencilla una consulta.

o En ella, se puede distinguir que se divide en dos zonas. En la superior, que de momento est vaca, se aadir la tabla o tablas de datos, que necesitemos para, extraer la informacin que necesitemos. o En la inferior, es donde arrastraremos los campos de las tablas, de los cuales sacaremos la informacin deseada.

Veamos cmo se realiza esto. 1. Una vez abierta la ventana, situando el puntero del ratn, en la parte superior, pulsar el botn secundario del mismo y se abrir una ventana que, contiene la lista de las tablas que haya en la Base de Datos, seleccionar y pulsar agregar o con doble clic en la tabla que deseemos y, sta se aadir a la zona superior de la ventana hasta ahora vaca. 2. En nuestro caso, agregaremos la tabla Clientes, por ejemplo. 3. Seleccionar el campo IDCliente, de la tabla y arrastrarlo hasta la zona inferior, justo en la primera celda izquierda de la cuadrcula y, soltar. Quedar insertado el nombre IDCliente, adems en las lneas de debajo, se presentar el nombre de la tabla y debajo en la Lnea Orden:, podremos optar por Ascendiente, si queremos que presente los registros en ese orden. A continuacin, hacer lo mismo con los campos Nombre, Apellidos, Telfono y Poblacin. Con esto, ya tenemos la parte esencial de la consulta. 4. Debajo de la celda Orden, se dispone de varias celdas ms, con sus nombres, las cuales nos servirn para diferentes opciones, de las que es capaz la consulta, entre ellas esta la de Mostrar y Criterios. 5. Con esto ya tenemos terminada la primera consulta, slo necesitamos guardarla y darle un nombre. Ahora pulsaremos en la Vista hoja de datos, para ver los resultados de la consulta. En estos momentos como no hemos introducido ningn dato, las columnas de la consulta se mostrarn vacas.