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APOSTILA PARA CONCURSOS PÚBLICOS

NOÇÕES DE CONTABILIDADE

APOSTILA PARA CONCURSOS PÚBLICOS NOÇÕES DE CONTABILIDADE Encontre o material de estudo para seu concurso preferido

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Conteúdo:

1. O patrimônio;

2. O balanço patrimonial;

3. Equação fundamental do patrimônio;

4. Procedimentos contábeis elementares;

5. Contabilidade gerencial e demonstrações contábeis (financeiras);

6. Contabilidade de custos;

7. Análise das demonstrações contábeis;

8. Orçamento empresarial e projeções.

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O patrimônio

Introdução

O termo “Patrimônio” significa, a princípio, o conjunto de Bens pertencentes a uma pessoa

ou a uma empresa. Compõe-se também de valores a receber (ou dinheiro a receber). Por

isso, em Contabilidade, esses valores a receber são denominados “Direitos a Receber” ou,

simplesmente, “Direitos”.

Relacionando-se, todavia, apenas bens e direitos, não se pode identificar a verdadeira situação de uma pessoa ou empresa. É necessário evidenciar as “Obrigações Exigíveis” (dívidas) referentes aos bens ou direitos. Por exemplo, se dissermos que possuímos como patrimônio um apartamento e não fizermos referência à dívida com o SFH – Sistema Financeiro de Habitação (se houver sido adquirido através desse sistema), a informação estará incompleta e pouco esclarecedora.

Portanto, em Contabilidade, a palavra patrimônio tem sentido amplo: por um lado significa o conjunto de Bens e Direitos pertencentes a uma pessoa ou empresa e por outro lado inclui as Obriga- ções a serem pagas.

Conceito contábil

Patrimônio é o conjunto de bens materiais e/ou imateriais, avaliáveis em moedas e vinculados à entidade, coordenadamente disposto à realização dos fins aos quais a mesma se propõe.

Conceito sintético: patrimônio é o conjunto de bens, direitos e obrigações exigíveis de uma entidade.

Visualização gráfica:

Patrimônio de uma pessoa física ou jurídica

Bens

+

Direitos a receber

Obrigações a serem pagas

Bens

São os direitos reais que o titular do patrimônio tem sobre o seu patrimônio.

Entende-se por bens as coisas úteis, capazes de satisfazer às necessidades das pessoas e das empresas. Podem ser:

Bens tangíveis: se têm forma física, palpável.

Exemplos:

Máquinas.

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Veículos.

Bens intangíveis: não-constituídos de matéria, incorpóreos, não-palpá- veis.

Ex.: Fórmulas de invenção, Marcas e Patentes.

Ex.: A Cia. L&M possui os seguintes Bens:

Edifícios

$360 000

Móveis e Utensílios

$180 000

Veículos

$220 000

Máquinas

$800 000

Terrenos

$900 000

Marcas e Patentes

$300 000

Total

$2 760 000

Direitos

Em Contabilidade, entende-se por Direito ou Direitos a Receber o poder de exigir alguma coisa.

Exemplos:

Após um mês de trabalho, desde que o pagamento estabelecido seja men- sal, tem-se o direito de receber um salário. Assim “Salários a Receber” é um direito.

Ao se depositar certa quantia em um banco temos o direito de sacar esse depósito a qualquer momento. Assim, “Dinheiro Depositado em Ban- cos” é um direito.

Em uma empresa, o direito a receber mais comum decorre das vendas a prazo, ou seja, quando se vendem mercadorias a outras pessoas e o pagamento não é efetuado no ato, mas no futuro. A empresa vendedora emite uma duplicata como um documento comprobatório. Esse direito denomina-se “Duplicatas a Receber”.

Como exemplos de outros direitos temos:

Aluguéis a receber.

Títulos a receber.

Adiantamentos a empregados.

Empréstimos a diretores.

Ex.: A Cia. L&M possui os seguintes Direitos:

Bancos-conta-movimento

$700 000

Duplicatas a receber

$900 000

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Aluguéis a receber

$800 000

Empréstimos a diretores

$700 000

Títulos a receber

$180 000

Total

$3 280 000

Obrigações exigíveis

São as dívidas para com outras pessoas, para com terceiros. Em Contabili- dade, tais dívidas são denominadas “Obrigações Exigíveis”, isto é, compromissos que serão reclamados, exigidos.

Exemplos:

Quando se efetua um empréstimo bancário fica-se devendo ao banco (Empréstimos a Pagar). Se a dívida não for liquidada na data do venci- mento, o banco exigirá o pagamento.

Nas empresas, a compra de mercadorias a prazo é uma obrigação exigí- vel surgindo “Duplicatas a Pagar” ou “Fornecedores”.

Como exemplos de outras obrigações temos:

Salários a pagar.

Impostos a pagar.

Financiamentos.

Aluguéis a pagar.

Contas a pagar.

Ex.: A Cia. L&M possui as seguintes Obrigações Exigíveis:

Fornecedores

$1 600 000

Empréstimos bancários

$800 000

Salários a pagar

$700 000

Impostos a pagar

$900 000

Encargos sociais a pagar

(FGTS, INSS)

$600 000

Contas a pagar

$200 000

Total

$4 800 000

Visualização gráfica do patrimônio da Cia. L&M:

Patrimônio Cia. L&M

Bens + Direitos Obrigações exigíveis Bens $ 2 760 000 Obrigações $ 4 800 000
Bens + Direitos
Obrigações exigíveis
Bens
$ 2 760 000
Obrigações
$ 4 800 000
Direitos
$ 3 280 000

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Aspectos do patrimônio

O patrimônio pode ser visto sob dois aspectos de interesse para a Contabi- lidade:

Aspecto qualitativo

Também denominado aspecto “específico”, que considera os elementos que compõem o Patrimônio. Portanto, é visto como um conjunto de bens (dinheiro, credores, móveis) com denominações específicas, conforme sua natureza.

Exemplos:

Móveis e utensílios.

Máquinas.

Veículos.

Dinheiro.

Aspecto quantitativo

Considera a quantidade de cada um dos elementos do Patrimônio, monetaria- mente representado. É visto como um “fundo de valores”, isto é, um conjunto de bens avaliados em moeda. São valores monetários que os elementos do Patrimô- nio representam, de um lado os “valores positivos” (Bens e Direitos), de outro os “valores negativos” (Obrigações).

Ex.:

Móveis e utensílios

$500 000

Máquinas

$100 000

Veículos

$200 000

Dinheiro

$1 000 000

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O balanço patrimonial

A nalisaremos nesse ponto, o Balanço Patrimonial de uma entidade, no sentido teórico didático, para fins de compreensão.

Representação gráfica do patrimônio

O Patrimônio é representado graficamente pelo Balanço Patrimonial.

Balanço patrimonial

O Balanço, utilizando a moeda nacional como padrão de medida, mostra a situação patrimonial

de uma pessoa em determinado momento, apresentando o ativo, o passivo exigível e o patrimônio líquido.

Visualização gráfica do Balanço Patrimonial:

Ativo

Passivo exigível + Patrimônio líquido

Bens

+

Direitos

Obrigações exigíveis

Patrimônio líquido

Exemplo numérico de um Balanço Patrimonial reduzido a uma expressão bem simplificada:

 

Cia. L&M Balanço patrimonial em 31.12.200x.

 

Ativo

Passivo exigível + Patrimônio líquido

 

Caixa

1

000

Passivo Exigível (obrigações)

Bancos c/ corrente

 

800

Títulos a pagar

3

500

Títulos a receber

 

3 000

Impostos a pagar

1

800

Terrenos

 

1 000

Total

5

300

Veículos

 

500

Patrimônio Líquido

Equipamentos

 

500

Capital social

1

000

Marcas e patentes

 

200

Lucros acumulados

 

700

   

Total

1

700

Total geral

 

7 000

Total geral

7

000

Nota: explicação da expressão “Balanço Patrimonial”:

A palavra “Balanço” decorre do equilíbrio: Ativo = Passivo Exigível + PL ou da igualda- de entre os dois lados.

Parte-se da idéia de uma balança (bilanx em latim) de dois pratos, na qual sempre se encontra o equilíbrio ou a igualdade.

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O

termo “Patrimonial” tem origem no Patrimônio da empresa, ou seja,

o

conjunto de bens, direitos e obrigações.

Unindo-se ambas as palavras, obtém-se “Balanço Patrimonial”, equi- líbrio do patrimônio, igualdade patrimonial.

Ativo

É o conjunto de Bens e Direitos da entidade. São itens “positivos” do Patri- mônio, trazem benefícios e proporcionam ganhos.

Exemplos de Ativo:

Mercadorias em Estoque são bens, portanto, é um Ativo, pois são proprie- dades da empresa.

Empregados, por sua vez, são bens da empresa, porém não podem ser classificados no Ativo, porque não são sua propriedade.

Os escravos, antes da abolição, eram contabilizados como Ativo, em ra- zão de pertencerem à fazenda.

O gado de uma atividade pecuária é um Ativo, pois faz parte integrante do Patrimônio de uma fazenda.

Uma máquina é um bem de propriedade da empresa, portanto, é um Ativo. Se a máquina, no entanto, for alugada (leasing), não poderá ser relacionada como Ativo, pois não pertence à entidade.

Duplicatas a receber, títulos a receber são direitos de propriedade da em- presa e pertencem ao Ativo.

Preencha o quadro abaixo utilizando dados da Cia. L&M, do item anterior:

CIA. L&M Balanço patrimonial em 31.12.200x.

Ativo

Passivo exigível + PL

Bens

 

Direitos

Total

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Observação: Por “convenção”, todos os elementos do Ativo acham-se dis- criminados no lado “esquerdo” do Balanço Patrimonial.

Passivo exigível

Compreende basicamente as Obrigações Exigíveis, a pagar, isto é, as quan-

tias que a entidade deve a terceiros. São as dívidas que serão cobradas, reclamadas

a partir da data do seu vencimento. Chama-se “Passivo Exigível”, procurando-se dar maior ênfase ao aspecto de exigibilidade.

No mercado financeiro é conhecido como “Capital de Terceiros”, ou seja, dívidas para com terceiros, ou recursos de terceiros. A palavra “Terceiros” abran- ge o conjunto de pessoas físicas e/ou jurídicas com quem a entidade tem dívidas.

O Passivo Exigível evidencia o endividamento da empresa, sendo que seu

crescimento desmesurado pode causar sérios problemas como concordata ou até

a falência.

Exemplos de Passivo Exigível:

Fornecedores de mercadorias.

Funcionários, referente aos salários a pagar.

Governo, oriundo dos impostos a recolher.

Bancos, provenientes de empréstimos.

Encargos sociais, tais como FGTS, INSS etc.

Encargos financeiros, provenientes de financiamentos.

Continue o preenchimento do quadro abaixo, utilizando os dados da Cia. L&M:

 

Cia. L&M Balanço patrimonial em 31.12.200x.

(

)

Ativo

Passivo exigível + PL

 

Bens

 

Passivo Exigível

1

000

E

1

000

500

O

500

3

200

200

 

– Bancos c/ corrente

800

– Títulos a receber

3

000

 

3

800

 

Total

7

000

Observação: Por “convenção”, todos os elementos do Passivo Exigível estão discriminados no lado “direito” do Balanço Patrimonial.

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Equação fundamental do patrimônio

C omo já citado anteriormente: patrimônio líquido = ativo – passivo exigível.

Como na maioria das entidades o Ativo (Bens e Direitos) suplanta o Passivo Exigível (Obri- gações), a representação mais comum de seu patrimônio, isto é, seu Balanço Patrimonial,

assume a seguinte forma: ativo = passivo exigível + patrimônio líquido.

forma: ativo = passivo exigível + patrimônio líquido . 1 . Podemos dizer que, em Contabilidade,

1.

Podemos dizer que, em Contabilidade, Patrimônio é o conjunto de bens e direitos de uma pes- soa física ou empresa.

(

) Sim

(

) Não

2.

Os bens podem ser tangíveis ou intangíveis. Como exemplo de bens imateriais temos máquinas e veículos, e como bens palpáveis podemos citar as marcas, o nome comercial e as fórmulas de invenção.

(

) Sim

(

) Não

3.

Entende-se como Obrigação Exigível, em Contabilidade, as dívidas que a entidade tem para com terceiros.

(

) Sim

(

) Não

4 .

O Balanço Patrimonial utiliza a moeda nacional como padrão de medida, e demonstra a situ- ação patrimonial de uma entidade em determinado momento, apresentando o Ativo, o Passivo Exigível e a Situação Líquida.

(

) Sim

(

) Não

5 .

Ativo é o conjunto de bens e direitos de uma entidade. Portanto, uma dívida que a entidade tem para com terceiros é um Ativo.

(

) Sim

(

) Não

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6 .

Passivo Exigível e Capital de Terceiros são obrigações que a empresa tem para com terceiros.

(

) Sim

(

) Não

7.

O dinheiro que os sócios colocam na empresa, ou seja, o Capital, para que esta seja constituída, é o Capital Próprio, chamado também de Patrimônio Líquido.

(

) Sim

(

) Não

8.

O Patrimônio Líquido pode ser definido como a diferença entre o Ativo e o Passivo Exigível de uma entidade.

(

) Sim

(

) Não

9.

Numa situação em que o Ativo for maior que o Passivo Exigível, o Patrimô- nio Líquido será menor que zero.

(

) Sim

(

) Não

10.

Dizemos que há um Passivo a Descoberto, quando a Situação Líquida é Passiva, ou seja, o Ativo é menor que o Passivo.

(

) Sim

(

) Não

Aplicação prática

Cia. L&M

Vamos considerar um certo número de operações de uma empresa.

A Cia. L&M apresentou as operações a seguir discriminadas. Neste caso, apresentaremos um Balanço Patrimonial após cada operação, para que seja visualizada a contínua igualdade entre os dois lados do Balanço:

1.ª Operação – Subscrição do Capital Social

Diversas pessoas reúnem-se e resolvem fundar uma sociedade anônima, a qual denominarão de Cia. L&M, com um capital inicial de $ 50 000, fracionado em 5 000 ações de $ 10 cada uma. O início das atividades da Cia. L&M foi em 05.01.200x.

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Equação fundamental do patrimônio

Após a subscrição do Capital Social, o Balanço patrimonial ficou da seguinte forma:

Cia. L&M Balanço patrimonial em 05.01.200x.

 

Ativo

Passivo exigível + PL

Bens

 

Passivo Exigível

 

Direitos

Patrimônio Líquido

Total

Total

Nota: Subscrição

2.ª Operação – Integralização do Capital Social, em dinheiro

Os sócios, em 07.01.200x, entregam o valor do Capital Social que haviam subscrito em 05.01.200x, em dinheiro.

Cia. L&M Balanço patrimonial em 07.01.200x.

 

Ativo

Passivo exigível + PL

Bens

 

Passivo Exigível

 

Direitos

Patrimônio Líquido

Total

Total

3.ª Operação – Aquisição de um prédio

Nota: Integralização

Foi adquirido, pela empresa, um prédio em 12.01.200x mediante pagamento à vista, com 8 an- dares, ( ) para abrigar a sede da empresa, pelo valor de $ 30 000.

E

O

4.ª Operação – Compra de mercadorias

Em 17.01.200x, a empresa adquire mercadorias pelo valor de $ 10 000 para serem vendidas posteriormente, sendo o pagamento efetuado em data posterior.

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Procedimentos contábeis elementares (parte 1)

E m exposições anteriores foi preparado um Balanço Patrimonial após cada operação, visando unicamente mostrar a contínua igualdade da equação do patrimônio (A=PE+PL). Porém, isto é praticamente impossível, pois em qualquer empresa as operações se sucedem a cada momento

e em enorme número. O Balanço Patrimonial, então, é fornecido por períodos, agregando-se todas as operações.

Estes Balanços periódicos satisfazem os interessados nas informações, e podem ser elaborados mensalmente, semestralmente, anualmente etc.

Normalmente, as operações ocasionam aumentos e diminuições no Ativo, no Passivo Exigível e no Patrimônio Líquido, como já estudamos. Esses aumentos ou diminuições são registrados em “Contas”, conforme enfocaremos a seguir.

Contas

Definição: é uma classe de componentes patrimoniais expressos em unidades de valor, com um “nome” (nome da conta).

Exemplo:

Caixa.

Veículos.

Duplicatas a receber.

Fornecedores.

Capital Social.

Função: destinada a representar, acompanhando as modificações (aumentos ou diminuições), cada elemento (ou elementos semelhantes) do Ativo, do Passivo Exigível e do Patrimônio Líquido.

Denominação: atribui-se a cada conta o nome que melhor identifique o(s) elemento(s) repre- sentado(s) nas transações efetuadas.

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Conta

Representação

Bens

Dinheiro. Registra todas as entradas e saídas de dinheiro da entidade.

Caixa

Móveis e utensílios

Armários, mesas, cadeiras. Registra o valor dos móveis e utensílios adquiridos pela empresa.

Direitos Duplicatas a receber

Representa os direitos a receber da empresa, originados de suas vendas a prazo.

Obrigações Duplicatas a pagar

Representam as obrigações a pagar da empresa.

Empréstimos a pagar

Representam os empréstimos feitos em banco.

Patrimônio Líquido

Representa o valor que os sócios empregam na entidade.

Capital Social

Notas:

1.ª – O nome da conta deve indicar também se é do Ativo, Passivo Exi- gível ou Patrimônio Líquido.

Exemplo:

Caixa – registra o movimento de dinheiro da entidade. É um bem, portanto, conta de Ativo.

Empréstimos a Pagar – registra uma “obrigação” para com terceiros (empréstimo), portanto, representa um Passivo Exigível.

Capital Social – representa e registra o valor dos investimentos dos proprietários na empresa, portanto, conta de Patrimônio Líquido.

2.ª – Se os Ativos, cada um de uma empresa, são registrados em contas, a soma dos valores registrados em cada conta fornecerá o total do Ativo. O mesmo acontecendo para o Passivo Exigível e Patrimônio Líquido.

Exemplo:

 

Ativo = Passivo exigível + Patrimônio líquido

 

Contas Caixa Imóveis Contas a receber

 

$

Contas

 

$

Contas

$

1

000

Fornecedores

1

500

Capital

1 500

2

000

Empr. a pagar

1

000

Lucros acumul.

500

1

500

 

Total

4 500

Total

2 000

Total

2 000

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Estrutura gráfica da conta

A seguir, um modelo de conta. Salientamos, no entanto, que esta estrutura poderá sofrer variações.

 

Título da conta:

 

Código

Data

Operações

Débito

Crédito

Saldo (S)

D/C

(histórico)

(D)

(C)

Observação:

Depreende-se que a conta encerra dois aspectos fundamentais:

Qualitativo.

Quantitativo.

Significadodas

contas

Qualitativo. Quantitativo. Significadodas contas Qualitativo Quantitativo Identifica as classes de

Qualitativo

Quantitativo

Identifica as classes de elementos Patrimoniais Ex.: bens imóveis.

Identifica a extensão quantitativa, ou seja, o valor do elemento quantitativo ($).

Razão

(

)

E

O

Informações básicas no Razão: no Razão deve constar basicamente:

nome da conta que está sendo representada pela “ficha” Razão;

data da transação (operação comercial), ou de seu registro no Livro Diá- rio;

histórico da transação, descrito de forma resumida;

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Procedimentos contábeis elementares (parte 2)

Livros contábeis

A presentamos até este momento, somente os efeitos dos lançamentos contábeis no Patrimônio

de uma pessoa física ou empresa, sem a preocupação de mostrar onde eram registradas essas

variações, em termos legais (oficiais).

Conforme pode-se observar, seguimos primeiramente com os efeitos no Patrimônio, com o conseqüente Balanço Patrimonial, depois observamos os efeitos por meio de lançamentos contábeis e, por fim, a escrituração (partidas dobradas) nos livros contábeis, que basicamente são dois: o Livro Diário e o Razão.

Note-se que a escrituração em livros contábeis não se traduz como atividade principal no apren- dizado da Contabilidade.

Classificação

Os livros de escrituração, conforme legislação comercial, são classificados sob os seguintes pontos de vista:

a) Do ponto de vista legal

Obrigatórios: São os livros impostos por lei.

Exemplos:

Diário.

Registro de Inventário.

Livros fiscais.

Facultativos: são os livros não-obrigatórios por lei e criados para maior clareza e controle dos registros contábeis.

Exemplos:

Razão.

Caixa.

Contas Correntes.

b) Do ponto de vista da importância para o sistema

Principais: são os livros que registram todos os atos e fatos ocorridos, constituindo o centro do sistema de escrituração.

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São chamados também de “Fundamentais”.

Exemplos:

Diário.

Razão.

Auxiliares: são os livros criados para desdobrar os registros constantes nos livros principais, ou registrar separadamente determinada espécie de fato.

Exemplos:

Caixa.

Contas correntes.

c) Do ponto de vista da forma de escrituração

Cronológicos: são os livros cujos registros fazem-se em rigorosa ordem de data, isto é, na ordem em que os fatos ocorrem, qualquer que seja a sua espécie.

Exemplos:

Diário.

Caixa.

Sistemáticos: são os livros que registram os fatos separando-os por sua espécie, ou seja, por contas.

Exemplos:

Razão.

Contas correntes.

Obs.: Para fins fiscais (pagamento de impostos), por exemplo, por meio do Lucro Real, a legislação apresenta classificação diferente, tornando, a título de ilustração, o Livro Razão “Obrigatório”.

Livro Diário

Conceito: livro no qual são registradas todas as operações contabilizáveis de uma entidade, em ordem cronológica, e com a observância de certas regras. É o registro oficial legal das transações de uma empresa.

Nota: ao registro dos fatos contábeis chama-se “escrituração”

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Sistemas de escrituração

Os sistemas comumente utilizados para a escrituração do Livro Diário apre- sentam-se como segue:

Manual: são aqueles sistemas que se utilizam de instrumentos simples, de valor reduzido, tais como, canetas, livros ou fichas a serem escritura- das. Os livros, neste processo, podem ser adquiridos já encadernados em lojas especializadas ou em papelarias.

Maquinizado e mecanizado:

Maquinizado: utiliza a máquina de datilografar comum, a máquina de somar e as fichas de “Razão”. Sistema bastante utilizado em peque- nas empresas e em escritórios, em virtude de seu baixo custo e de sua razoável eficiência.

Mecanizado: é caracterizado por um equipamento contábil, ou seja, por uma máquina específica para fazer Contabilidade.

Eletrônico: pressupõe o uso do computador, o qual elabora, compara, analisa e transforma em relatórios a Contabilidade de uma empresa.

Observação: um sistema de Contabilidade é entendido como o conjunto de atividades contábeis que engloba a compreensão da atividade operacional, a análise e interpretação de cada fato contábil isoladamente, a contabilização e a elaboração de relatórios contábeis, sua análise, interpretação e recomendações para aperfeiçoar o desempenho da empresa. Para que se processe essas atividades pode-se também utilizar os sistemas mencionados.

Partidas de Diário

Denomina-se Partida de Diário aos registros de uma operação no Livro Di-

ário.

O método adotado universalmente, em todos os sistemas contábeis, é o método das Partidas Dobradas.

Requisitos de uma Partida de Diário:

a) Data da transação, ou data em que a mesma está sendo registrada no Livro Diário.

b) Nome das contas que estão sendo debitadas e creditadas.

c) Histórico da operação, descrito de forma resumida, com menção das características principais dos documentos comprobatórios da operação.

d) Valor dos débitos e créditos de cada conta.

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Obs.: os lançamentos no Livro Diário, quando efetuados manualmente, apresentam as seguintes formatações:

Ex.: Compra de um veículo por $ 100 000, pagando $ 30 000 à vista e o restante a prazo.

Lançamento:

Veículos

$ 100 000

a caixa

30 000

a contas a pagar

70 000

Observe que as Contas Creditadas apresentam um “a” antes de seu nome, enquanto as Contas Debitadas não apresentam. Portanto, o “a” antes do nome da conta significa que a conta está sendo Creditada.

Formalidades do Livro Diário

(

)

Este livro apresenta duas formalidades:

E

Deverá ser escriturado em ordem cronológica de dia, mês e ano, e em forma mercantil. (débitos e créditos).

Escrituração em língua portuguesa.

Os lançamentos deverão ser feitos com individualização e clareza.

Os livros deverão ser escriturados sem rasuras, emendas ou borrões, linhas em branco ou escritos na margem.

Obs.: Na escrituração do Diário e na transcrição das operações para os livros auxiliares, é possível ocorrerem erros.

Citamos a seguir os principais erros que podem ocorrer:

erros de escrituração e erros de redação;

borrões, rasuras, saltos de linhas ou páginas;

erros de algarismos, lançados a mais ou a menos;

troca de uma conta por outra;

inversão de contas;

omissão de lançamentos;

repetição de lançamentos.

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Procedimentos contábeis elementares (parte 3)

Variações da situação líquida (patrimônio líquido)

C omo causas principais que fazem variar o Patrimônio Líquido, podemos citar:

tuados na entidade;

o investimento inicial de capital e seus aumentos posteriores, ou os desenvestimentos efe-

o “Resultado” obtido do confronto de contas de Receitas e Despesas, dentro do período contábil.

Com relação ao item “a”, já comentamos em exposições anteriores. Quanto ao item “b”, relativo a Receitas, Despesas e Resultado, comentaremos a seguir:

Despesas

Conceito: despesas de uma entidade são os gastos “desembolsados” ou “devidos” pela mesma, necessários ao desenvolvimento de suas operações. É um bem ou serviço consumido direta ou indi- retamente para a obtenção de Receitas.

Exemplo: comissão de um vendedor.

Desembolso e Despesa

Distinguimos:

Gastos desembolsados: são gastos que já foram pagos.

Gastos devidos: não foram ainda pagos, mas já ocorreram.

Obs.: não deve ser confundido “Desembolso” com “Despesa”:

Desembolso: significa entregar dinheiro a alguém por algum motivo.

Exemplo: compra de um veículo à vista – não é Despesa, é Ativo.

Despesa

Exemplo: gasolina utilizada no veículo.

Exemplos de Despesas

Salários de empregados.

Aluguéis de salas.

Propaganda.

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Receitas

Conceito: considera-se como receita, o dinheiro que a empresa recebe, ou tem direito a receber, proveniente de suas operações, ou seja, entrada de elementos para o Ativo (aumento), sob a forma de dinheiro ou direitos a receber corresponden- tes, normalmente, a venda de mercadorias, de produtos ou a prestação de serviços.

No entanto, uma receita poderá derivar, por exemplo, de juros recebidos, de ganhos com a aplicação em títulos no mercado aberto, de outras receitas eventuais etc.

Exemplo: um Corretor de Imóveis vende um apartamento e ganha uma comissão de $ – é uma receita para o Corretor.

Recebimento e Receita

Distinguimos:

os recebimentos provenientes das Receitas;

os recebimentos originários de outras fontes.

Exemplo: o dinheiro recebido a título de empréstimo bancário representa um “recebimento” não sendo, no entanto, uma Receita.

Exemplos de receitas:

Receitas de Vendas de Mercadorias – Comércio.

Receitas de Vendas de Produtos – Indústria.

Receita de Vendas de Serviços – Prestação de Serviços.

Receita de Juros Recebidos – Aplicações financeiras.

Resultado

Conceito: representa a diferença entre receitas e despesas de um período determinado.

Resultado = Receitas – Despesas

Tipos de Resultados entre Receitas e Despesas

Lucro: O resultado é chamado “Lucro” quando o total de Receita é superior ao total de Despesas.

Lucro = Receitas > Despesas

Nota: Aumentará o Patrimônio Líquido.

Prejuízo: O resultado é chamado “Prejuízo” quando a soma das Receitas é menor que o total das Despesas.

Prejuízo = Receitas < Despesas

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Ex.:

Lucro

Prejuízo

Receita

$ 500

Receita

$ 700

(-) Despesas

$ 200

(-) Despesas

$ 800

(=) Lucro

$ 300

(=) Prejuízo

$ 100

Nota: Os prejuízos diminuirão o Patrimônio Líquido.

Sistemas de apuração de resultados (Regimes)

Regimes são formas utilizadas para a apuração periódica dos resultados de uma entidade. Os Regimes poderão ser:

Puros:

Regime de Competência.

Regime de Caixa.

Mistos:

Regime Misto.

Regime de Competência: é o regime universalmente adotado, sendo, tam- bém, normalmente aceito pelo Imposto de Renda.

O sistema evidencia o Resultado da empresa (Lucro ou Prejuízo), de forma

mais completa.

Regras:

Receitas: serão contabilizadas no período em que forem geradas, inde- pendentemente de seu recebimento.

Exemplo: foram vendidas Mercadorias a Prazo, em dezembro de x8 para receber em janeiro de x9.

Pelo Regime de Competência, considera-se que a receita foi gerada em dezembro ) ( de x8, portanto, ela pertence a x8.

E

O

A

mente neste mês.

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Contabilidade gerencial e demonstrações contábeis (financeiras)

A contabilidade gerencial

Conceitos e finalidades

C onceituamos a Contabilidade Gerencial como um conjunto de conhecimentos contábeis ad-

ministrativos, aplicados diretamente nos atos e fatos apresentados por uma entidade, visando a obtenção de informações úteis para a tomada de decisões a serem adotadas pela adminis-

tração do patrimônio.

Conforme Robert N. Anthony (1979, p. 17), um dos precursores da Contabilidade Gerencial, assim considerado por muitos, sintetiza sua caracterização da disciplina da seguinte forma: “A Con- tabilidade Gerencial preocupa-se com a informação contábil útil à administração”.

Para Sérgio de Iudícibus (1998, p. 301), o entendimento é o seguinte:

A Contabilidade Gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a

várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade

de custos, na análise financeira e de balanços, etc. colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe

mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório.

De acordo com a Associação Nacional dos Contadores dos Estados Unidos, por meio de seu Relatório 1 (1992, p. 4):

Contabilidade Gerencial é o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpre- tação e comunicação de informações financeiras utilizadas pela administração para planejamento, avaliação e controle dentro de uma organização e para assegurar e contabilizar o uso apropriado de seus recursos.

Podemos, de acordo com a conceituação apresentada, depreender que a Contabilidade Geren- cial exerce uma função geradora de informações para subsidiar políticas administrativas, econômicas e financeiras, conforme a utilização dos elementos dela extraídos.

Relacionamento entre a contabilidade gerencial e a financeira

Podemos considerar duas abordagens gerais a um estudo de Contabilidade, conforme os méto- dos da Contabilidade Financeira e da Contabilidade Gerencial, os quais foram desenvolvidos visando diferentes propósitos e usuários das informações por eles geradas.

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Entretanto, nas duas áreas existem inúmeras similaridades e itens que se sobrepõem.

Contabilidade financeira

A Contabilidade, considerada sob o ponto de vista do contador, isto é, uma

abordagem tomando o enfoque da pessoa responsável pela coleta e apresentação das informações contábeis, originando:

Contabilidade Financeira: que coleta, resume, analisa e relata, em termos monetários, informações acerca de seus negócios, relacionada com o ob- jetivo de prestar informações financeiras a terceiros, tais como acionistas, financiadores, credores, governo e outros que estão fora da organização.

Contabilidade gerencial

A Contabilidade, tomando o ponto de vista do usuário da informação con-

tábil, ou seja, relacionada com o fornecimento de informações para os elementos da administração, em todos os seus níveis, originando:

Contabilidade Gerencial: que preocupa-se com a informação contábil útil à administração, no sentido de propósito para o qual os números devem ser utilizados.

Está voltada para fins internos, procurando suprir os administradores de um elenco maior de informações, baseada em elementos extraídos, por exemplo, da Contabilidade Financeira, da Contabilidade de Custos, Análise das Demonstrações Contábeis e outros elementos, colocados em uma perspectiva diferente, num grau de detalhes mais analítico, auxilian- do exclusivamente na tomada de decisões.

Diferencia-se das demais “contabilidades” citadas, pois não se prende, muitas vezes, aos princípios tradicionais seguidos pelos contadores.

O profissional que exerce a Contabilidade Gerencial é também conheci- do como “controller”, pois a contabilidade também, neste caso, é chama- da de Controladoria.

Quadro comparativo entre a contabilidade financeira e a gerencial

 

Contabilidade

Contabilidade

Itens

Financeira

Gerencial

Usuário das informações

Internos e externos.

Internos.

Finalidades dos elementos

Facilitar a análise financeira relacionada às necessidades dos usuários externos.

Facilitar, em especial, o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisões internas.

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Contabilidade

 

Contabilidade

Itens

Financeira

Gerencial

 

Demonstrações Contábeis:

 

Forma de apresentação

Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração das Origens e Aplicações etc.

Orçamentos, contabilidade divisional, relatórios de

desempenho, relatórios de custos, relatórios especiais para faciliar a leitura de informações

e

tomada de decisões.

Freqüência dos relatórios

Mensal, trimestral, semestral, anual.

Sempre que necessário e solicitado pela administração;

Valores utilizados

Custos históricos (passados).

Históricos e previstos (esperados).

Bases de mensuração para quantificação dos elementos

Moeda corrente nacional.

Moeda corrente nacional moeda estrangeira - moeda forte, medidas físicas, índices, etc.

Restrições às informações

Princípios de Contabilidade geralmente aceitos.

Sem restrições, exceto às estipuladas pela administração.

Base teórica e técnica

Ciência Contábil.

Contabilidade, economia, finanças, estatística, pesquisa operacional, comportamento organizacional etc.

Características das informações

Objetivas, verificáveis, relevantes e temporais.

Relevantes e temporais, podendo ser subjetivas, apresentando menos verificabilidade e precisão.

Orientação dos relatórios

Orientação histórica.

Orientação para o futuro, objetivando facilitar o planejamento, controle e avaliação de desempenho antes da apresentação do fato, para impor metas, anexada a uma

orientação histórica com vistas

avaliar os resultados efetivos (reais), visando o controle posterior do fato.

a

Bases da contabilidade gerencial

Conforme tópicos anteriores, verifica-se a ampla cobertura exercida pela Contabilidade Gerencial em um patrimônio, constituindo-se, desta maneira, de vital importância no campo diretivo, retirando elementos para sua atuação, das seguintes áreas:

Áreas da contabilidade

Contabilidade Geral:

Patrimônio.

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Movimentação do Patrimônio.

Encerramento do levantamento financeiro.

Apuração do Resultado.

Contabilidade de custos:

Custo direto.

Custo indireto.

Custo real.

Custo padrão.

Custo projetado.

Custo de fabricação.

Custo de distribuição.

Contabilidade do fluxo financeiro:

Caixa.

Bancos.

Direitos a receber.

Obrigações a pagar.

Análise das demonstrações contábeis etc.

Áreas Extracontábeis

(

E

O

)

Outros campos de conhecimento não-circunscritos à Contabilidade:

Contabilidade gerencial como instrumento de administração

Segundo Clóvis Luís Padoveze (1997, p. 28)

a Contabilidade Gerencial existe ou existirá se houver uma ação que faça com que ela exista. Uma entidade tem Contabilidade Gerencial se houver dentro dela pessoas que consigam traduzir os conceitos contábeis em atuação prática. Contabilidade Gerencial significa gerenciamento da informação contábil. Ora, gerenciamento é uma ação, não um existir. Contabilidade Gerencial significa o uso da Contabilidade como instrumento da administração. Se temos a Contabilidade, se temos a informação contábil, mas não a usa- mos no processo administrativo, no processo gerencial, então não existe gerenciamento contábil, não existe Contabilidade Gerencial.

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Contabilidade de custos

Conceito

C onforme W. B. Lawrence é o processo ordenado de usar os princípios da Contabilidade Ge- ral para registrar os custos de operação de um negócio, de maneira que, com os dados da produção e das vendas, torne-se possível à administração utilizar as contas para estabelecer

os custos de produção, de distribuição, tanto por unidade, como pelo total, para um ou para todos os produtos fabricados, ou serviços prestados, e os custos das outras diversas funções do negócio, com a finalidade de obter operação eficiente, econômica e lucrativa.

Fundamentos da contabilidade de custos

Por que manter sistema de custos

A Contabilidade de Custos apresenta basicamente dois tipos de aplicações:

Âmbito gerencial

À medida que as empresas vão se desenvolvendo ou expandindo, cada vez mais são exigidos de

seus administradores um conhecimento mais aprofundado e controle de tudo que se relaciona a elas, principalmente sobre as atividades operacionais.

Como a Contabilidade Geral (financeira) não dispõe de maneira rápida e completa das informa- ções necessárias, surgiu a Contabilidade de Custos, revestindo-se de grande importância em todos os ramos empresariais, seja no setor industrial, comercial ou de prestação de serviços.

A Contabilidade de Custos é um instrumento de controle dinâmico, pois acompanha os fatos inter-

nos da empresa. Quando bem estruturada, atinge os objetivos essenciais estabelecidos pela administra- ção e, por meio de seu fluxo de informações, funciona como um instrumento de tomada de decisões.

Enquanto fonte de informações sistemáticas, se canalizada por um bom meio de comunicação, constitui-se, também, em importante instrumento de aperfeiçoamento administrativo, justamente pe- las informações dela extraídas.

Desta forma, a Contabilidade de Custos integra o que podemos chamar de Contabilidade Geren- cial, isto é, um sistema cujo objetivo é gerar informações úteis à administração de uma empresa.

Quando se utiliza a Contabilidade de Custos como instrumento de tomada de decisões, isto é, para consumo interno, salienta-se que:

Os controles podem ser totalmente extracontábeis.

Não existe a preocupação de se atender a princípios contábeis geralmente aceitos e, muito menos, as regulamentações legais e fiscais.

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Âmbito Fiscal

O fisco, por meio do PN CST 06/79 e da legislação do IRPJ, passou a exi-

gir que as empresas mantenham, dentro de certas características, um “sistema de custos coordenado e integrado com o restante da escrituração”, sob pena de arbitrar o valor dos estoques para efeito de cálculo do Imposto de Renda, acarre- tando, muitas vezes, efeitos perniciosos às mesmas.

Essa obrigatoriedade vem exigir uma formalização da Contabilidade de Custos, no tocante ao controle de dados, devendo enquadrar-se nas regras exigi- das para a Contabilidade Financeira e também aos preceitos emanados pelo fisco (assunto a ser enfocado em tópico posterior).

Sob determinado ângulo de vista também poderíamos encarar a elaboração da Contabilidade de Custos para fins fiscais como objeto de planejamento tributário (reduzir a carga de tributos), tornando-se assim uma “Contabilidade Gerencial”.

Objetivos da Contabilidade de Custos

Conclui-se, genericamente, que a Contabilidade de Custos tem por objetivos principais:

o

fornecimento de dados para apuração de Custos e avaliação dos estoques;

o

fornecimento de informações à administração para o controle das opera-

ções e atividades da empresa, visando o controle dos Custos de Produção;

o fornecimento de informações para planejamentos, orçamentos e toma- das de decisões;

o atendimento a exigências legais e fiscais.

A Contabilidade de Custos e a Contabilidade Financeira

A Contabilidade de Custos não deve ser confundida com a Contabilidade

Financeira (Geral), pelos motivos a seguir apresentados.

Quadro Comparativo entre a Contabilidade Financeira e a de Custos.

 

Contabilidade

Contabilidade de Custos

Itens de diferenciação

Financeira

 

a. Imposições legais

Vincula-se

Não se vincula, necessariamente

 

b. Lucro

Da empresa

Do produto ou serviço

 

Princípio de

   

c. Contabilidade

Acompanha, necessariamente

Não acompanha,

necessariamente

geralmente aceito

 
 

d. Custos

Utiliza custos históricos

Nem sempre utiliza custos históricos

   

Convencionais: Balanço

Nem sempre convencionais, podendo criar planilhas e quadros

e. Informações

Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício etc.

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Questionário para fixação: resolva em seu caderno.

1. Quais são as principais necessidades que levam as empresas à manutenção de um sistema de custos?

2. A Contabilidade de Custos integra a Contabilidade Geral?

3. Quais são os principais objetivos da Contabilidade de Custos?

4. A Contabilidade de Custos visa suprir de informações somente usuários externos da empresa? Comente.

Terminologia contábil aplicada à área de custos

Os vários segmentos da Contabilidade, como a Contabilidade Mercantil e a Contabilidade de Custos, valem-se de uma terminologia própria, com significados diferenciados, muitas vezes.

Para haver uma uniformidade em nossas interpretações, definiremos nosso entendimento sobre a terminologia de custos freqüentemente utilizada.

Terminologia mais utilizada

(

)

Apresentamos, a seguir, as terminologias usadas em maior escala: Fabricação

E

O

É o material que constitui uma parte integral do Produto Pronto. Substância bruta principal e essencial com que se fabrica alguma coisa. Ex.: em uma mesa, as matérias-primas são tábua, fórmica e ferro.

Obs.: Mercadoria é um termo usado em empresas comerciais.

Materiais utilizados na Prestação dos Serviços. Ex.: em uma escola, os materiais são giz e papel.

Gasto

Sacrifício financeiro, relativo a bens ou serviços incorridos na produção de outros bens ou serviços. É um termo genérico que pode representar tanto um Custo como uma Despesa.

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Análise das demonstrações contábeis

Introdução

I niciaremos com uma citação de Donald Miller (in IUDICIBUS, 1998, p.309), a qual encerra uma

verdade cujo desconhecimento tem levado empresários entusiastas, grandes conhecedores da tec-

nologia de seus produtos e das potencialidades do mercado, a se transformarem em empresários

fracassados:

O sucesso de uma empresa depende do grau de conhecimento que seus executivos têm a respeito dela. E nenhum executivo pode se considerar inteiramente informado sobre a posição de sua empresa e seus concorrentes, se não tiver um conhecimento profundo sobre relatórios contábeis e as informações que eles contêm.

A análise de balanços ou análise financeira constitui-se em um dos instrumentos mais impor-

tantes no processo de gerenciamento contábil global.

As técnicas de análise das demonstrações contábeis são relevantes para o conhecimento patri- monial, financeiro e econômico de outras empresas, tais como fornecedores e concorrentes, mas tam- bém, de vital importância, é sua utilização interna pelos administradores de uma empresa. Torna-se um instrumento importante à medida que pode-se acompanhar mensalmente a evolução de determi- nados índices. Analisando-se a tendência que os mesmos evidenciarão, conseguiremos uma visão real das operações e do patrimônio empresarial, facilitando a tomada de decisões com relação a medidas corretivas do rumo dos negócios, se assim ficar evidenciado.

A análise das Demonstrações Contábeis deve ser entendida dentro de suas limitações e possibi-

lidades. Sob determinado ângulo, evidencia mais problemas do que soluções, mas sob outra ótica, se manuseada de uma forma conveniente poderá transformar-se em uma poderosa fonte de informações úteis a serem utilizadas como meios de controle para a administração.

Objetivos da análise das demonstrações contábeis

Tem por fim observar e confrontar elementos patrimoniais, visando o conhecimento minucioso de sua composição qualitativa e de sua expressão quantitativa, de modo a revelar os fatores antece- dentes e determinantes da situação atual e, também, servir de ponto de partida para delinear o com- portamento administrativo futuro.

Isso significa dizer, em outras palavras, que objetiva extrair informações das demonstrações contábeis para a tomada de decisões. Constitui-se, portanto, em um processo de medição sobre as demonstrações contábeis, com o objetivo de avaliar a situação patrimonial, financeira, econômica, operacional etc., de uma empresa.

A finalidade de avaliação de uma empresa é detectar pontos fortes e fracos no processo opera-

cional, com conseqüências patrimoniais, financeiras e econômicas, propondo-se alternativas de curso futuro de ações a serem tomadas pelos gestores da entidade.

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Preparação das demonstrações contábeis para efeitos de análise

É inegável que todas as demonstrações contábeis (financeiras) são passíveis de serem analisadas:

Balanço Patrimonial.

Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados ou Mutações do Pa- trimônio Líquido.

Demonstração do Resultado do Exercício.

Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos.

Entretanto, é dada maior ênfase às demonstrações – Balanço Patrimonial (PB) e Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) –, uma vez que por meio delas é que se evidencia, de uma forma objetiva, a situação patrimonial e finan- ceira (PB) e a situação econômica (DRE).

Etapas para análise

Sugere-se algumas etapas, quando da análise das peças contábeis:

a) Posse das demonstrações

Certificar-se da posse de todas as demonstrações contábeis, objeto da aná- lise, inclusive notas explicativas, relatórios da diretoria e outros quadros explicativos. Procurar obter, pelo menos, demonstrações de três períodos.

Uma vez que as publicações são efetuadas em colunas comparativas, de pos-

se de uma única publicação temos dois períodos, exercício anterior e atual.

b) Autenticidade das demonstrações

Certificar-se da autenticidade das demonstrações contábeis.

O parecer de auditoria pode dar uma satisfatória margem de confiabili-

dade para o analista. No entanto, caso haja inexistência de parecer, reco- menda-se uma maior dose de “conservadorismo” (prudência).

c) Reclassificação das demonstrações contábeis para efeito de análise

Preparação das demonstrações contábeis de uma forma conveniente para

a análise, denominada de reclassificação de itens das demonstrações contábeis.

Mesmo com a padronização das demonstrações contábeis, advinda da Lei 6.404/76, para todos os tipos de sociedades, enquadrando, portanto, as peças em um modelo-padrão, facilitando uma visão uniforme, com referência ao patrimônio das empresas, é necessário certos ajustes para se proceder a uma análise mais realista das peças contábeis.

Portanto, a fim de permitir uma correta interpretação dos dados conti- dos nas peças contábeis e aumentar a eficiência da análise é necessário proceder a certos reagrupamentos, ou seja, retificações de alguns itens

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registrados nos demonstrativos sob exame, feitos por imposição legal ou tributária, sobretudo no Balanço Patrimonial e na Demonstração do Resultado do Exercício. Para isso é preciso, preliminarmente, conhecer a posição do analista e os objetivos da análise, determinando “para quem?” e “por quê?” está sendo efetuada.

Exemplo:

Quando um analista externo apresenta dúvidas com relação a alguma rubrica das demonstrações e não consegue esclarecê-la de forma conve- niente, deve interpretá-la contra a empresa analisada (ser conservador, prudente): determinada conta classificada como Exigível a Longo Prazo, sobre a qual não há esclarecimento satisfatório no que se refere à época exata do pagamento, deve ser reclassificada como Exigível a Curto Prazo (Passivo Circulante).

Motivos para reclassificação

Ressaltamos alguns motivos para reagrupamento das demonstrações con- tábeis:

Em determinadas ocasiões, quando da elaboração das demonstrações contábeis, o contador, por meio do agrupamento das contas, visando me- lhorar a situação financeira da empresa, utiliza-se de uma certa dose de subjetividade. Por exemplo, quando classifica, no Balanço Patrimonial, um imóvel destinado à venda, no Ativo Circulante. Este procedimento irá provocar uma “melhora” no cálculo da situação financeira de curto prazo. Note-se que poderá apresentar um preço de venda muito grande, uma localização que não é das melhores etc., dificultando sua venda em curto prazo e, portanto, recebendo-se o valor da venda em curto espaço de tempo. O ideal, então, é a reclassificação do item para o longo prazo, dando-se idéia da obtenção do numerário originado da venda, também a longo prazo.

Em outras ocasiões, há necessidade de interferência do analista, apesar da imparcialidade do contador, no agrupamento de contas. A título de exemplo, as Receitas Financeiras, na Demonstração do Resultado do Exercício, classificadas como Despesas Operacionais, por força de lei, ESTE É devem UM MODELO ser reclassificadas DE DEMONSTRAÇÃO para o grupo não-operacional. DA APOSTILA

(

)

E

O

ou parcialmente obsoleto, devendo, nestes casos, ser lançado como des- pesa e não como ativo realizável.

Empréstimos em moeda estrangeira podem não estar corretamente atua- lizados com relação a seus encargos financeiros, de acordo com as taxas cambiais vigentes na época.

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Orçamento empresarial e projeções

S alienta-se, conforme exposições anteriores, que em um primeiro estágio a contabilidade trata de informações do passado, por meio da escrituração de fatos contábeis e administrativos. Entretanto, com o desenvolvimento de técnicas de apuração de custos e análise foi dada uma

excelente contribuição para que o uso dos elementos fornecidos pela Contabilidade contribua como uma excelente ferramenta para a projeção futura de informações.

Desta forma, a Contabilidade encerra seu ciclo como instrumento de apoio à administração, por meio das técnicas de Orçamentos e Projeções, que farão parte do sistema de informação chamado de

Contabilidade Gerencial. Sendo assim, os elementos orçamentários e as projeções farão parte de todo

o sistema de informação contábil gerencial, conjugados aos elementos precedentes (Contabilidade geral, custos, análises).

O objetivo da apresentação deste assunto é evidenciar conceitos básicos de orçamentos, o

processo de sua elaboração e acompanhamento, os sistemas de informações a serem acionados, evi- denciando os cuidados para análise dos tipos de gastos e as projeções (futuros) de resultados, mos- trando mais uma vez como a Contabilidade exerce um papel preponderante, quando bem aproveitada,

como instrumento gerador de “informações úteis, para a tomada de decisões”.

O orçamento empresarial

Considerações e definições

Conforme Clóvis Luís Padoveze (1997, p. 353), todo o processo de gerenciamento contábil tem seu ponto culminante, em termos de controle, no orçamento empresarial. O orçamento é ferramenta de controle por excelência de todo o processo operacional da empresa, pois envolve todos os seus setores.

Considerações

O responsável pela área de finanças de uma empresa deve possuir dois mandamentos:

1.º Conseguir os lucros

2.º Fornecer os meios de pagamentos

rentabilidade.

liquidez.

Uma afirmação

menos contestável seria a de que o “planejamento freqüente” estabelece diferença entre o fracasso e

o sucesso empresarial.

Já afirmou-se que a capacidade de “planejar” distingue o homem do animal

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Incentivando pensar no futuro de forma coordenada, o processo orçamentário é um instrumento da administração, útil em todas as fases de operação das empresas.

Os orçamentos não apenas permitem aos administradores prever problemas futuros, mas também servem como “padrões de avaliação da eficiência” à medida que a empresa se desenvolve.

Não há um modelo único suscetível de ser aplicado a todos os orçamentos, detalhes ou períodos abrangidos. Cada sistema orçamentário deve ser estruturado para uma situação específica, tendo-se em mente as características da empresa, sua posição e a natureza dos planos. De um modo geral, o sistema orçamentário deverá ser mais detalhado no que se refere às operações mais importantes ao êxito da empresa.

Se os recursos de Caixa forem pequenos, o Orçamento de Caixa deverá re- ceber a maior atenção. Se a propaganda for o caminho do êxito, o Orçamento de Propaganda deverá ser preparado e examinado com especial cuidado.

Uma empresa muito pequena pode fazer seu orçamento em uma única folha de papel. Ao contrário, o orçamento anual do Governo dos Estados Unidos da América, compreende um volume que chega a milhares de páginas. O período abrangido pelo orçamento irá variar segundo a natureza dos planos e o grau de precisão possível na preparação das estimativas.

A seguir, são transcritos trechos das “Notas do Autor”, no livro Orçamento Empresarial Integrado, de Pedro Schubert, editora LTC, sobre o orçamento das empresas.

Observações sobre orçamentos

A elaboração de orçamento em uma empresa significa uma sondagem so-

bre seu futuro para o próximo exercício social ou períodos maiores. Sendo uma sondagem, ela será sempre uma previsão e, portanto, sujeita a imprecisões.

Os números de um orçamento não têm a obrigação de coincidir com os números que serão obtidos à medida que a realização da empresa avança sobre o período orçado. Os números das previsões tendem a aproximar-se dos núme- ros realizados. Não são os números realizados no exercício que se aproximam dos números previstos para este mesmo exercício.

Ao serem elaboradas as previsões orçamentárias, a empresa deverá exa- minar exaustivamente todas as variáveis que poderão ocorrer no exercício do orçamento. Além das variáveis previsíveis poderão ocorrer os casos fortuitos, ou seja, aqueles que estão inteiramente fora de qualquer conhecimento. Cada número, ou, se quiser, cada verba, deve ter uma memória de cálculo na qual é demonstrada toda sua formação.

É preciso não confundir casos fortuitos com falhas de previsão ao serem

consideradas variáveis, ou mesmo considerá-las de forma incorreta. A elaboração de um orçamento não deve se constituir de uma reunião de números ao acaso.

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No acompanhamento do orçamento, ao comparar desvios entre os números

orçados e os números realizados, dependendo do que ocorreu entre os valores pre- vistos e os que efetivamente foram realizados, poderá até ser considerado ótimo, em determinados casos, um desvio de 50%, por exemplo, dadas as circunstân- cias que levaram a produzir a variação; poderá, por outro lado, ser negativo um desvio de 10%, por exemplo, porque foi motivado por erro primário, ao ser elaborado o orçamento.

Não constitui derrota e por isso não deve ser criada a imagem de que, se os números realizados não “baterem” com os números previstos, o orçamento deverá ser considerado documento nulo e não deverá ser respeitado.

Outro fator importante no funcionamento do orçamento em uma empre- sa é que ele tenha duas virtudes básicas:

Agilidade.

Flexibilidade.

Uma vez comprovada a variação ou mesmo ocorrido um fato novo, o orçamento deve ser suficientemente ágil para receber estes elementos novos e produzir uma nova posição orçamentária.

Deve ser suficientemente flexível para recebê-los e absorvê-los em seu sistema e produzir uma nova posição orçamentária sem descaracterizar a posição orçamentária originalmente prevista e aprovada pela direção da em- presa.

Esta flexibilidade deve permitir comparações entre as duas posições, para oferecer opções e alternativas de decisões.

O sistema orçamentário deverá estar capacitado para ser atualizado

toda vez que houver elementos novos, e a partir deles produzir nova previsão orçamentária. Orçamento não é um documento estático, é extremamente di-

nâmico e, dependendo do pessoal técnico da empresa, de seu equipamento e do sistema orçamentário implantado, poderá ser atualizado até diariamente. A freqüência de atualização tenderá para uma comparação custo x necessidade da informação atualizada.

Deve ser apagado da memória que orçamento é uma reunião de números globais, lançados ao acaso e o seu conjunto de quadros, ricamente encader- nados, seja jogado em uma prateleira ou gaveta e somente consultado para criticar que os valores previstos não estão iguais aos valores realizados.

A elaboração do orçamento exige de seus responsáveis preparo inte- lectual e profissional sobre a matéria. É assunto sério e de profunda reper- cussão na vida da empresa.

Elaboração do Orçamento

a elaboração do orçamento irá reproduzir a operação da empresa e apurar o fluxo de caixa, o resultado do exercício, a geração de caixa e o balan-

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ço patrimonial encerrado no exercício social. Em virtude disso, o responsável pelo orçamento deve ter conhecimento de todas as etapas do que vai ser orça- do ou, pelo menos, uma visão de conjunto da empresa.

Assim, será possível saber como aparecem os valores desde a previsão de vendas em quantidades, quantificação das matérias-primas, mão-de-obra, peças sobressalentes, despesas com vendas, financeiras, administrativas, e, especial- mente, é apresentado como aparecem os números de atualizações monetárias.

Finalmente, são apresentadas as peças de apuração do resultado do exer- cício, de fluxo de caixa e de balanços projetados, com riqueza de detalhes, para permitir o acompanhamento da movimentação de valores.

Definições

quais

esclarecem de um modo amplo a idéia sobre o assunto:

a) plano financeiro que serve para estimativa e controle das ope- rações futuras” (KOHLER, 1970).

b) “O Orçamento Empresarial pode ser definido como um plano coor- denado de ações financeiras para a empresa executar” (HECKERT,

Apresenta-se,

um

a

seguir,

abordagens

sobre

“Orçamento”,

as

1967).

c) “A gestão orçamentária se apóia em previsões, função das condições internas e externas da empresa. A partir dessas previsões, os responsá- veis pela empresa recebem atribuições – programas e meios – para um período limitado em valor e em quantidade. Em períodos regulares, é efetuado um confronto entre esses orçamentos e as realizações, a fim de realçar as diferenças que se verificarem. A explicação e a exploração dessas defasagens constituem o controle” (MEYER, 1969).

Considerações

Iniciaremos por considerar como sendo a seleção entre alternativas, preco- nizando uma ação futura para a empresa, quer seja no seu todo, quer para cada um de seus departamentos.

Sob o aspecto de empresa no seu todo, os planejamentos levam a uma se- leção de objetivos a serem alcançados.

Sob o aspecto departamental, os planos levam a metas, a programas, e determinam as maneiras pelas quais os objetivos serão alcançados.

É de conformidade com o planejamento integrado que a empresa poderá se “organizar, designar pessoal, dirigir e controlar” para assim assegurar a concreti- zação de objetivos.

Caracteriza-se o planejamento por uma tomada de decisões das mais importantes praticadas por uma empresa, dentre aquelas verificadas no complexo empresarial, pois é uma ação que determina as metas, preconiza os programas, cria os meios.

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Conseqüentemente uma empresa deverá se preocupar com a constância na elaboração de abordagem racional para objetivos e metas, antevendo o futuro por meio de decisões e ações planificadas, buscando sempre atingir uma estrutura de operações consistentes e coordenadas.

Preocupando-se com a eficiência de planejar e, ainda, com os objetivos, diretrizes, orçamentos, programas, estratégias, deverá mentalizar cada vez mais o seu potencial de planejar, para, com isso, tentar marcar com maior evidência a evolução dos negócios, vislumbrando, cada vez e sempre, manter absoluta segu- rança e rapidez naquilo que concerne ao objetivo da empresa, garantindo, ante à evolução progressista, o seu nome na grandeza do mercado.

Nomenclaturas

Diversas expressões e termos têm sido utilizados para designar o assunto “Orçamento”, tais como:

Planejamento

Plano Orçamentário

Controle Orçamentário

Budget etc.

Controle orçamentário

Apresentam-se como elementos fundamentais ou básicos do Controle Orça- mentário, os itens visualizados a seguir:

Controle

Orçamentário

Previsão

Orçamento

Controle

Previsão

(

)

E

O

A partir das Previsões, os administradores da empresa recebem atribuições definidas em Orçamentos, que constituem a expressão formal, quantitativa e de- talhada dos objetivos da empresa e dos meios pelos quais pretende atingir esses objetivos.

Controle

Periodicamente, por meio de comparações entre o “desempenho real” da empre- sa e os “padrões fixados” no Orçamento, são apurados os desvios ou as variações.

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