Organización, Elementos Del Concepto, Principios de La Organización

Colegio de Estudios de Postgrado de la Ciudad de Mxico
Nombre: Guadalupe Jasso Trabajo: Preescolar Antn Makarenco Puesto: Profesora Correo: lupijasso@hotmail.com Telfono: 55 54610759
Ficha 4 TEMA: Organizacin Elementos del concepto Principios de la organizacin Etapas de la organizacin Tipo de lgica de la organizacin Tcnicas de la organizacin Tipos de organigramas Tipos de diagramas de procedimiento Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento
Nombre del Maestro: Emmanuel Aguilar Garca Sede: Nicols Romero Materia: Fundamentos de Administracin Periodo: 18-08-12 al 19-12 Fecha de Presentacin: 5 de Septiembre de 2012
Organizacin CONCEPTO DE ORGANIZACIN La palabra organizacin tiene tres acepciones; la primera etimolgicamente, proviene del griego rganon que significa instrumentos; otra se refiere a la organizacin como una entidad o grupo social; y otra ms se refiere a la organizacin como un proceso. Esta etapa de un proceso administrativo se basa en la obtencin deficiencia que solo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. Despus de establecer los objetivos al alcanzar, en la etapa de organizacin, es necesario determinar qu medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organizacin. ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ORGANIZACIN Los elementos bsicos del concepto son: Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr objetivos. Sistematizacin. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa. Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para organizar el trabajo de la mejor manera posible
As, podemos decir que la organizacin es el establecimiento de una estructura donde habr de operar un grupo social, mediante la determinacin de jerarquas y la agrupacin de actividades, con el fin de obtener el mximo aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo social. Importancia de la organizacin Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzos. Evita lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicacin de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN Ah 9 principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional. 1.- del objetivo Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organizacin deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos. 2.-especializacion. Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar acabo ms fcilmente y se sub divide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especfico y menos sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza. 3.-jerarquia Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyen en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este principi establece que la organizacin es una jerarqua. 4.-paridad de autoridad y responsabilidad. Esto se refiere a que cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, si no se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le pude dar autoridad a un empleado sobre determinado trabajo, si no se lo hace responsable con los resultados.

5.-unidad de mando Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de ms de un solo jefe, esto solo le ocasionar confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
6.-difucion Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito a disposicin de todos los miembros de la empresa que tenga relacin con dicha autoridad de responsabilidad. por otra parte la relacin de labores no deben hacerse con demasiado detalle . 7.-amplitud o tramo de control. Debe de haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia Lyndally urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de 5 o 6 subordinados con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia. 8.- de la coordinacin Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El administrador debe buscar un equilibrio adecuado para todas las funciones. 9.- continuidad La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente. El problema para determinar los niveles de la organizacin: costo, comunicacin, planeacin y control factores que determinan un tramo eficaz. (Capacidad de supervisor) ETAPAS DE LA ORGANIZACIN Divisin de trabajo en la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficaz y mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento de trabajo. Jerarquizacin: se refiere a la disposicin de funciones por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalizacin: es la divisin o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas en su similitud. Descripcin de funciones, actividades y responsabilidades: es la recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar acabo el trabajo de la mejor manera. Coordinacin: se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lneas de comunicacin y autoridad deben ser fluidas y deben lograr la combinacin y la unidad de esfuerzos integrados y balanceados en grupos social.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION Por proceso o equipo pueden servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si en menos costoso, ahorra tiempo. Secuencial, tiene niveles intermedios o inferiores Funcional, agrupa las actividades anlogas, segn su funcin primordial. Por productos es caracterstica de organizaciones que fabrican diversas lneas de productos, se ase de acuerdo a un producto o grupo de productos relacionados entre s. Geogrfica o por territorios se da en sectores alejados fsicamente o cuando el tramo de operaciones o de personal es muy grande. Clientes, el inters principal es servir a distintos compradores, empresas comerciales.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIN Lnea o militar: esta centralizada en una sola persona y se da en pequeas empresas. Ventajas: 1.-mayor facilidad de la toma de decisiones y en su ejecucin 2.-no hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. 3.- la disciplina es casi de mantener. Desventajas: 1.- es rgida e inflexible

2.- la organizacin de pende de hombres clave, provocando trastornos. 3.-no fomenta la especializacin. 4.- los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de direccin, solamente son operativos. Funcional o de Taylor: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde la gerente hasta el obrero ejecute el menor nmero de funciones. Ventajas: 1.- mayor especializacin. 2.- se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona 3.- la divisin de trabajo explanada 4.- el trabajo manual se separa del intelectual 5.- disminuye la prisin sobre un solo jefe Desventajas: 1.- dificultar de localizar y fijar la responsabilidad 2.- se viola el principio de unidad de mando 3.- dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente. Lnea funcional: se combinan los dos tipos de organizacin aprovechando las ventajas y evitando las desventajas y inherentes a cada una. Conserva de la organizacin lineal o militar la autoridad que se trasmite a travs de un solo jefe. Y de la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin. Este tipo de organizacin es el ms utilizado en la actualidad. Steffi: surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la tecnologa, contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta de asesora a los departamentos de lnea.

Ventajas: 1.- logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de direccin. 2.- hace posible el principio de responsabilidades y autoridad, y la especializacin Steffi. Desventajas: Hay confusin si no son bien definidos los deberes y responsabilidades de las asesoras. Por comits. Asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se renen para discutir y resolver los problemas que solo ser recomienden; se da en combinacin con otro tipo de organizacin hay comits directivos, ejecutivos de vigilancia consultivos, etc. Ventajas: 1.- las soluciones son ms efectivas. 2.- se comparte la responsabilidad. 3.- permite que las ideas se fundamenten. 4.- se aprovecha en al mximo la experiencia.
Desventajas: 1.-las decisiones son lentas. 2.-es difcil disolverlos. 3.-los gerentes se desligan de la responsabilidad. Matricial: matriz, de parrilla, de proyecto o administracin de producto. Se abandona el principio de unidad de mando requiere de una unidad de estructura administrativa solidad y de mecanismos especiales de apoyo. Ventajas: 1.-coordina la mejora de productos como los objetivos del departamento. 2.-propician la comunicacin interdepartamental entre las funciones y los productos.

3.-permite cambiar de una tarea a otra. 4.-favorese el intercambio de experiencia. Desventajas: 1. 2. 3. 4. Confusin acerca de quien depende de quin. 2.-da lugar a la lucha de poder. Supone prdidas de tiempo. Resistencia al cambio.
SECUENCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACION Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas Agruparlas segn un orden jerrquico Asignas actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos. Especificar relaciones de autoridad responsabilidad y obligacin entre las funciones y los puestos. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos El tamao de existencia y el tipo de organizacin de un departamento deben relacionarse con el tamao y necesidades de la empresa.
TECNICAS DE ORGANIZACIN Organigramas: los organigramas son herramientas necesarias para llevar acabo una organizacin racional. Un organigrama es la representacin grafica de la estructura de una empresa. Representa las estructuras departamentales y , en algunos casos, las personas que las dirigen , hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin. El organigrama es modelo abstracto y sistemtico, que permite tener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organizacin. Tiene una doble finalidad: Desempea un papel informativo. Obtener todos los electos de autoridad, los diferentes niveles de jerarqua y la relacionante ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin, para conocer como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos. Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar Debe contener nicamente los elementos indispensables .
TIPOS DE ORGANIGRAMA 1. VERTICAL: muestra las jerarquas segn una pirmide de arriba a bajo. 2. horizontal: muestra las jerarquas de izquierda a derecha. 3. mixto: es una combinacin entre la horizontal y la vertical. 4. circular: la autoridad mxima esta en el centro alrededor de el se forman crculos concntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. 5. escalar: se usan sangras para sealar la autoridad, cuanta mayor sea la sangra menor es la autoridad de ese cargo. 6. tabular: es prcticamente escalar, solo que mientras el escalar llevara lneas que unen los mandos de autoridad el tabular no. Gerente general
Jefe comercial
Jefe de fbrica
Contralor
Jefe de ventas locales Jefe de ventas foraneas Jefe de ventas extranjero
Jefe de almacenes Encargado seccin prensas Encargado seccin pintura
Jefe de seccin contadura Jefe seccin facturacin Jefe de seccin caja

Los organigramas se clasifican por : Su objetivo: estructurales funcionales y especiales. Su rea. Generales departamentales. Su contenido: esquemticos, analticos.
Los organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta. Manuales: son documentos detallados, que contienen forma ordenada y sistemtica informacin acerca de la organizacin de la empresa y pueden ser: de poltica departamentales, de bienvenida de organizacin de procedimiento, de contenido mltiple, de tcnicas, de puestos. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES Uniforman y controla el cumplimiento de funciones. Delimitan las actividades responsabilidad y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados. Son una fuente de informacin pues muestra la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad la fuga de responsabilidad. Son unja base de mejora miento de sistemas. Reduce costos e incrementar la eficiencia. Anlisis del puesto: es una tcnica formalizada de los labores que se desempean en una unidad de trabajo especifico e imperfeccional (puesto), as como las caractersticas como los conocimientos y aptitudes que deben poseer el personal que lo desempea. El anlisis del puesto tiene como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones y responsabilidades, evitar fuga de responsabilidad y autoridad fundamental programa de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la seleccin del personal. Descripcin del puesto: es la determinacin tcnica del trabajador debe hacer y esta integrada por: encabezado o identificacin titulo ubicacin instrumental y jerarqua. Especificacin del puesto es la enunciacin precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempear el puesto, por ejemplo: escolaridad y conocimientos, requisitos fsicos, legales, mentales y de personalidad; esfuerzo responsabilidad y condiciones de trabajo. Diagrama o procedimiento de flujo: es l representacin grafica que muestra la sucesin de los pasos de que costa a un procedimiento.

Ventajas Mayor simplificacin de trabajo. La responsabilidad de combinar o redactar la secuencia de la operaciones. Mejorar alguna operacin combinndola con otra parte del proceso. Eliminar demoras. Una mejor distribucin de la planta. TIPOS DE DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO . Grafica de flujo de operaciones. Graficas esquemticas de flujo. Grafica de ubicacin de equipo. Grafica de flujo de formas.
Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento Escoger el procedimiento por realizar. Determinar las tcnicas analticas que habr de utilizarse. Analizar el trabajo. Hacer una lista de la forma como se va a realizar el trabajo. Establecer el procedimiento ms factible. Presentar la propuesta. Prepara instrucciones. Implantar el nuevo procedimiento. Observar el procedimiento implantado. Preparar una gua de logros. Llevar registros adecuados de realizacin PROCEDIMIENTOS Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

El mtodo de talla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente esblecida. Tanto los procedimientos como los mtodos estn interinamente ligados. Los primeros determinan el orden lgico que se debe seguir en serie de actividades; y los mtodos, indican como efectuar dichas actividades. Los procedimientos son importantes porque determinan el orden lgico que deben seguir las actividades; promueve la eficacia y evitan duplicidades, y tambin cuando y quien debe realizarlas; son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. LINEAMIENTOS PARA LA IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS -Previamente a su aplicacin, se capacite al personal. -Se representen grficamente. -Que se evite la automatizacin del personal. -Al importarlos se adecuen a situaciones reales y factibles. -Se revisen peridicamente. -Deben adecuarse a las necesidades y caractersticas de rea. -No deben ser demasiados rgidos. - Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.

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