BSP BUSINESS SYSTEM PLANNING

Introduccin Hoy en da las empresas manejan una gran cantidad de informacin, por lo cual los gerentes han encontrado en los sistemas de informacin, una herramienta que les permite utilizar de forma ms adecuada los datos. La automatizacin de los datos en las empresas, adems de mejorar los procedimientos y labores representa un gran valor estratgico. Este valor estratgico no es aprovechado adecuadamente en la mayora de las organizaciones, debido a que la informacin es considerada como datos que se reciben, se procesan y se archivan o transfieren segn sea la necesidad. Por lo cual la alternativa ms importante, es trabajar en funcin de la Planeacin, con el fin de establecer metas que nos permitan desarrollar sistemas hacia una mejor utilizacin de la informacin. Adems es en la etapa de anlisis donde se identifican de una mejor forma como proveer y utilizar la informacin que requieren los directivos de una organizacin. No obstante, dentro de estas etapas se puede suponer que el paso principal es la valoracin de la organizacin desde una perspectiva de la administracin de la informacin. Durante este paso, se pueden identificar los procesos principales que son necesarios para ejecutar la tarea satisfactoriamente y las principales clases de informacin (tambin llamadas categora de datos) que son necesarios para sustentar los procesos. De hecho, la organizacin podr realizar una mirada general al sistema y hacer un anlisis de los requerimientos del sistema de informacin. Si la organizacin ya ha realizado algn estudio de este tipo en el pasado, es lo ms conveniente validar y, si es necesario, poner al da la informacin incluida en dicho estudio. Entre los mtodos ms utilizados para desarrollar un marco de referencia estable que brinde soporte a los procesos particulares de una organizacin, de un proyecto, o de un sistema de informacin, se encuentra la Planeacin de Sistemas de Negocios (o empresariales), ms conocida como BSP sigla derivada por su definicin en ingls Business System Planning.

Inicios Esta metodologa, fue introducida por IBM en 1970 como un camino para incorporar estrategias de sistemas de informacin en estrategias organizacionales y estrategias de

negocios. En esa poca IBM tena la necesidad de buscar una estructura de planeacin de sistemas que visualizara las diversas reas de la empresa de una forma integrada, y con el fin de mejorar el desempeo en las distintas reas de accin del negocio, abord un sistema para planeacin de negocios empresariales y orientado para la alta administracin de sistemas. Esta metodologa fue originalmente pensada por IBM para su propio uso y proyectada para ambientes centralizados, teniendo en cuenta que los principales productos de IBM durante ese perodo eran diseados para computadores de gran tamao. Posteriormente fue ofrecida como una metodologa general de planeacin, con manuales y cursos de entrenamiento desarrollados para los usuarios, ya que la metodologa ahora presenta ayuda para organizaciones que poseen sus recursos de computacin descentralizados. Existen varias tcnicas, descritas en la literatura, que se derivan de este pensamiento inicial de IBM, tal como PROPLAN Programa de Planeamiento y APX Account Planning Extended. El Mtodo BSP es uno de los ms utilizados y se concentra en la identificacin de los requerimientos necesarios para poner en marcha una organizacin. Una de las premisas es que los Sistemas de Informacin deben ser planeados desde un nivel superior e implementados desde el nivel ms bajo de la organizacin.

Business System Planning BSP es un proceso de planificacin de sistemas de informacin que se concentra principalmente en las relaciones entre los sistemas y los negocios de la empresa, el cual ofrece una vista estructurada y formal que sirve como soporte en la implantacin de un Plan de Sistemas de Informacin para empresas en general. Se caracteriza como una metodologa orientada de la direccin organizacional para los niveles jerrquicos y decisivos inferiores - Top-Down. BSP se preocupa de entender las relaciones existentes entre los procesos, organizaciones, datos, sistemas funcionales de aplicacin y plataformas de comunicacin de datos, tal como lo relatan las estrategias, metas y objetivos empresariales. Estas entidades ya existen en muchas organizaciones federales y fortalecen los procesos de reingeniera ayudando a entender como estas estructuras pueden hacer posible y restringen modificaciones a la infraestructura de la informacin existente.

OBJETIVOS DE BSP Los principales objetivos a alcanzar con BSP pueden ser clasificados en niveles jerrquicos y funcionales.

a) Para la Alta Administracin: Debe proporcionar entonces una forma de evaluar la efectividad de los sistemas de informacin preexistentes Debe proporcionar un medio para determinar las necesidades futuras de recursos computacionales, utilizando metodologa basada en el anlisis de impactos sobre los negocios y en la determinacin objetiva de prioridades. Acelerar el retorno sobre las inversiones en sistemas de informaciones y recursos computacionales. Proporcionar un guin claro para el desarrollo de sistemas de informacin que son relativamente independientes de la estructura empresarial Aumentar la credibilidad de la solucin propuesta una vez que tiene el aval y participacin de la alta administracin. Administrar los recursos del sistema para mantener los objetivos de la empresa. Asignar los recursos del sistema para proyectos de alta produccin. b) Para la Administracin Funcional y Operacional: Proporcionar un abordaje lgico y bien delimitado que sirva de apoyo para la solucin de problemas relacionados al control gerencial y operacional. Asegurar consistencia y compartimiento de los datos. Asegurar que los sistemas de informaciones sern orientados por las necesidades de la administracin y de los usuarios. Planear sistemas de informacin de larga vida basados en procesos de negocio duraderos. Perfeccionar y mejorar las relaciones entre unidades organizacionales tcnicas y funcionales.

c) Para el rea de Procesamiento de Datos: Proporcionar un mecanismo para comunicacin con la alta administracin. Crear escala de prioridades. Crear mejor base para la planificacin de largo plazo para las actividades de informtica en la empresa.

CARACTERSTICAS DE BSP
1. Planeacin en equipo.

Dirigida por un analista de sistemas que acta como enlace entre la alta gerencia, los usuarios y los analistas del departamento de tecnologas de la informacin. Se toman en cuenta las apreciaciones de cada nivel de la empresa. 2. Planeacin de arriba a abajo. (Top Down) Se fijan los objetivos corporativos del negocio, establecidos por los ejecutivos, y especialistas de sistemas de informacin. Se examinan los datos que se necesitaran y se disea una arquitectura de informacin que define la relacin existente entre los datos. 3. Desarrollo de abajo a arriba. (Bottom Up) El desarrollo de los sistemas se inicia en los niveles operacionales, donde el procesamiento de datos es esencial para el proceso de la empresa. Permiten crear la arquitectura de informacin de la empresa.

PREMISAS DE BSP
Los sistemas de informacin deben ser planeados de abajo a arriba e implementados pieza por pieza de arriba hacia abajo. BSP debe soportar las metas y objetivos de la empresa. BSP debe conducir las necesidades de todos los niveles de la administracin de acuerdo con las necesidades de la empresa. BSP debe ser capaz de sobrevivir los cambios de organizacin y administracin de la empresa. BSP debe ser implementada como un subsistema dentro de el esquema global de arquitectura de la informacin.

COMPONENTES La metodologa BSP se ocupa de dos grandes reas: Procesos de Negocio (Business Processes) Clases de Datos (Data Classes)

Estrategias de Negocio

Procesos de Negocio

Aplicaciones

Clases de Datos

Bases de Datos Organizacionales

Arquitectura de la Informacin

Los procesos de Negocio son grupos de decisiones y actividades relatadas lgicamente requeridos para administrar o dirigir los recursos del negocio. La informacin de requerimientos de los componentes puede solo ser entendidas despus de un completo entendimiento de la organizacin entera. Para poder hacerlo, es necesario preguntar: como usan la informacin, desde donde y quienes la accesan, que ambiente de trabajo es el ms apropiado, cuales son sus objetivos, como toman las decisiones y cuales datos son necesarios en la consecucin de los objetivos. Bajo el enfoque BSP los datos son Vistos como un recurso corporativo muy valioso, un punto de vista muy justificable a la luz de los millones de dlares que las empresas invierten en capturar, almacenar y preservar datos. De esta forma, el objetivo de BSP es identificar los datos esenciales para la operacin de una empresa en la economa actual basada en la informacin. Una clase de datos es "una categora de datos lgicamente inter-relacionados necesarios para dar soporte al negocio analizado". Son propuestas cuatro categoras de clases de datos : a) Inventarios. b) Transacciones. c) Datos relacionados a planos y modelos de operacin. d) Datos estadsticos y esquemas.

ESTUDIOS BSP Los estudios BSP son ejecutados (o revisados y actualizados) antes de emprender procesos de reingeniera, donde la principal contribucin es establecer un buen documento base con la informacin de la arquitectura del sistema que sirva como punto de partida para el proceso de reingeniera. Adems, como este proceso entra a la fase de reingeniera de la empresa, las arquitecturas propuestas en el documento base sern rediseadas para acomodarse a las necesidades de los procesos que han sido redefinidos. Cuando las arquitecturas del sistema son rediseadas, el personal tcnico puede asegurar que estos sistemas mejorados estn integrados correctamente dentro de la infraestructura existente de forma que no afecten otros procesos funcionales. Adems, cuando los procesos principales son evaluados nuevamente los factores de xito que fueron identificados y definidos en el plan estratgico, brindan a la organizacin un conjunto de procesos prioritarios los cuales le ayudan a elaborar una mejor representacin a la organizacin acerca de donde se puede iniciar el proceso de reingeniera. Se puede deducir entonces que los mtodos BSP fueron desarrollados mucho antes que los procesos de mejoramiento ocurridos durante el proyecto. De esta forma el estudio BSP es reducido a un rol de soporte en el proceso de reingeniera, lo cual no invalida su importancia en la garanta de equilibrio y de buen funcionamiento que ofrece a la infraestructura de un sistema de informacin. Para realizar un eficiente estudio BSP es necesario obtener el compromiso de la gerencia en el proyecto a desarrollar, ya que si los altos ejecutivos encabezan el equipo de estudio pueden seleccionar a los dems ejecutivos y gerentes que participarn del proyecto. (Los analistas de sistemas no conducen un estudio BSP.) Las tareas que se deben ejecutar en la Planeacin de sistemas empresariales se dividen en dos fases:

FASE I: ACTUALES.

REVISAR, ANALIZAR

VALIDAR LAS ARQUITECTURAS BSP

Objetivos a. Comprender ms claramente los negocios en que la empresa opera. b. Establecer y evaluar hasta que punto los sistemas preexistentes informan adecuadamente la relacin entre los negocios de la empresa. c. Definir las relaciones funcionales y la informacin necesaria para la administracin d. Recomendar la primera rea de accin en funcin de la prioridad establecida asociada la una estimativa de su valor.

e. Recomendar un plan de trabajo para la fase siguiente.

Durante la revisin, los elementos del plan del Sistema de Negocios que no conforman el modelo de la organizacin de la empresa, o que estn pasados de moda, o que pueden ser afectados por los procesos potenciales de reingeniera deben ser percibidos y sealados para una accin correctiva. Si el estudio BSP existente fue terminado hace ms 5 aos, es ms vlido invertir en la ejecucin de un nuevo estudio, ya que lo ms apropiado es dirigir un proceso de reingeniera en la empresa basados en un estudio hecho a no ms de dos meses. De esta etapa, se obtiene un documento el cual es el plan estratgico de la empresa.

Fase II:

PROFUNDIZACIN DEL ANLISIS

Consiste en detallar mejor el anlisis desarrollado en la fase I. Lo que distingue principalmente las dos fases es que en la fase I el mayor nfasis es en el compromiso de la alta administracin en la implementacin de la planificacin de los sistemas. Tanto que es obligatoria la participacin del ejecutivo principal en la fuerza de tarea o grupo de trabajo inicial. Tiene varias etapas: a. Identificar los principales procesos de negocio (empresariales). b. Elaborar un mapa organizacional donde se puedan observar los procesos de negocio. c. Preparar y validar las arquitecturas del sistema de informacin. d. Revisar y aprobar el plan de sistemas de negocios.

a. IDENTIFICAR LOS PRINCIPALES PROCESOS DE NEGOCIO (EMPRESARIALES). El principal objetivo de un estudio BSP es desarrollar o validar un inventario de procesos de negocio funcionales, que son usados en el momento en que se desarrolla el estudio. Los principales procesos son identificados y definidos desde una perspectiva empresarial independiente de los procesos de reingeniera que garantizan que todos los administradores en una unidad organizacional estn de acuerdo acerca de los procesos existentes y de cmo son dirigidos, o indirectamente brinden apoyo a dicha tarea. Es en este momento, donde a cada proceso se le asigna un nombre apropiado y puede ser descompuesto en subprocesos vlidos. El punto de partida para la identificacin de los procesos es el plan estratgico obtenido de la etapa anteriormente descrita. Los cambios que son propuestos en

esta etapa, son producto de los cambios originados en la modificacin del objetivo de algn proceso, o como necesidad de un nuevo proceso en la organizacin.

Reglas para identificar los principales procesos de negocio Los procesos son independientes de la estructura organizacional. Los procesos son insignificantes a la naturaleza y el propsito de la empresa. La convencin para nombrar los procesos es Verbo-Nombre, por ejemplo Disear proyectos o Proveer repuestos. Los procesos bien definidos pueden ser aadidos o eliminados. La redundancia de procesos debe ser evitada. Es ahora, cuando los objetivos presentados en el plan estratgico podran ser estudiados para determinar si ellos requieren alguna modificacin en el inventario de los procesos y este pueda ser complementado. Es posible que una mejora radical requiera nuevos niveles de procesos funcionales, o la eliminacin de algunos procesos o subprocesos.

b. Elaboracin de un Mapa de Procesos (Matriz de la organizacin / procesos) Un mapa de procesos o matriz muestra las relaciones entre los procesos de negocio y las entidades organizacionales (funcionales). Con esta matriz es fcil identificar unidades funcionales que podran ser parte de algn proceso de reingeniera. Para elaborar el mapa de procesos se deben desarrollar los siguientes pasos: Identificar los procesos de la empresa, o sea aquellos "grupos de decisiones lgicamente relacionadas y actividades requeridas para administrar los recursos de la empresa" Identificar las clases de datos creados y utilizados por estos procesos. En este momento es conveniente agruparlos en unas pocas clases, las cuales darn origen posteriormente a Bases de Datos Corporativas. Crear la matriz de interrelacin entre procesos y clases de datos. Se debe indicar si el proceso es creado o modifica los datos o si es solamente un usuario de ellos. Estudiar la relacin entre estos procesos y el organigrama de la empresa. Esto nos permite obtener una medida de la importancia de cada uno de ellos y as mismo

conocer quienes seran los funcionarios entrevistados cuando se realicen las entrevistas. Determinar la perspectiva del equipo gerencial. Basado en el paso anterior se realizan las entrevistas. BSP tiene una descripcin detallada de los pasos preparatorios, la forma de realizarla y la forma de presentar los resultados. Elaborar el Inventario de Sistemas existentes y proyectados.

Por ejemplo, si los procesos de un Proyecto de planeacin son basados en reingeniera, la Divisin de planeacin, la Divisin de Ingeniera, la Divisin de Construccin y la Divisin de Operacin pueden ser incluidos en las parejas de cruces funcionales causados por los procesos de reingeniera entregables. Unidades Funcionales Procesos Conducir estudios Planear proyectos Disear proyectos Construir proyectos Operar proyectos Mantener Proyectos M M D = Marcador de decisin/Responsabilidad primaria / = Menor implicacin Divisin de Divisin de Divisin de Divisin de planeacin Ingeniera Construccin Operacin D D M / M D M M M D M D D M = Mayor implicacin

c. Preparar y Validar arquitecturas La metodologa BSP contina con la preparacin y/o validacin de otras varias matrices: Procesos Vs Clases de Datos Procesos Vs Sistemas de informacin automatizados (AIS) Sistemas de informacin automatizados Vs Plataformas tcnicas Estrategias de negocio (Objetivos innovadores) Vs Objetivos Estrategias de negocio (Objetivos innovadores) Vs Organizacin Estrategias de negocio (Objetivos innovadores) Vs Clases de Datos

El uso de las matrices ayuda a garantizar que todos los elementos del proceso de reingeniera son comprendidos en trminos de sus relaciones, las cuales tienes diferentes usos, como: Entender como los datos estn distribuidos completamente en la organizacin y en los procesos empresariales. Ilustrar procesos e interdependencias de los sistemas de informacin. Determinar la importancia relativa de los datos con respecto a las estrategias de negocio. Identificar las responsabilidades organizacionales. Entender los impactos de herencia y migracin del sistema en los procesos de reingeniera.

d. Preparar, revisar y aprobar el plan de sistemas de negocio La tarea final es preparar el documento formal del estudio de BSP. Este documento necesita no ser tan extenso como amplio y preciso. Un reporte del estudio BSP debe contener las siguientes secciones: Resumen ejecutivo Una seccin que explique los objetivos del estudio y los mtodos usados Estudio de las perspectivas acentuando los objetivos expresados en el plan estratgico, especialmente los objetivos innovadores. Conclusiones con respecto a la informacin que el sistema requiere, requerimientos y oportunidades. Restricciones potenciales basadas en la informacin de la infraestructura del sistema que puedan impedir procesos de reingeniera e instrumentos sugeridos para enfrentar estas restricciones. Estrategias y recomendaciones de los sistemas de informacin basados en las implicaciones del plan estratgico. Arquitecturas y matrices de alto nivel para usar en los procesos de los proyectos de reingeniera. Apndices de arquitecturas detalladas que incluyan e inventario de aplicaciones y estructuras de datos. Los planes de Sistemas de negocio o empresariales deben ser revisados y aprobados por todos los administradores o dirigentes de las unidades organizacionales cubiertas por el plan. Una vez aprobado, este plan, junto con el plan estratgico son pasados a el siguiente nivel de los procesos de reingeniera: Planeacin de negocios. BENEFICIOS Y FORTALEZAS Los beneficios que brinda la metodologa BSP son: Coordinacin de la planeacin de procesos de reingeniera con planes de mejoramiento tcnico.

 Seguridad de que datos, aplicaciones y arquitecturas con alineadas con requerimientos de procesos funcionales. Direccin de estrategias de sistemas de informacin. Planes de accin y requerimiento de recursos para las estrategias de implementacin de sistemas de informacin. Las fortalezas que posee la metodologa BSP son: El enfoque BSP es un mtodo eficaz para describir una organizacin despus de haber reunido datos acerca de sta y de sus sistemas de informacin tal como existen en un determinado momento. Involucra a todos los niveles de la organizacin en el proceso de planificacin mejorando sus relaciones, ya que provee un excelente medio para sincronizar los intereses de los usuarios funcionales. Proporciona al final del proceso bases de datos compartidas en diferentes aplicaciones que garantiza la integracin. Identifica todas las aplicaciones que soportan las actividades de la organizacin. Las matrices utilizadas garantizan claridad y precisin de terminologa y lenguaje, que son decisivos en el xito o fracaso de un proyecto de reingeniera. DEBILIDADES BSP es altamente idealista. A menos que el equipo BSP incluya expresamente los requerimientos de informacin estratgica a largo plazo de la organizacin, los resultados del estudio no reflejarn estos requerimientos, ya que el proceso debe ser gradual. El tiempo necesario para comprender cabalmente los requerimientos de la organizacin, incluyendo el tiempo necesario para conducir un nmero grande de entrevistas con los gerentes, es demasiado alto. Por otra parte, aunque el empleo de las matrices preparadas durante el estudio es til para capturar detalles, la tarea de analizar y sintetizar los datos obtenidos es todo un reto. En general, consume mucho tiempo, es costosa y maneja grandes volmenes de informacin que dificultan su anlisis.

 Al evaluar el valor potencial de BSP, se deben ponderar las ventajas y limitaciones del empleo de este mtodo para planear sistemas de informacin contra las necesidades y capacidades de la organizacin.

METODOLOGAS DERIVADAS DE BSP Las principales metodologas derivadas del BSP son : Programa de Planificacin (PROPLAN) Consiste en un proceso en que la alta administracin de la empresa desarrolla un trabajo conjunto, semi-estructurado, por algunos das, en que son explotadas las percepciones del grupo en trminos de los principales problemas y cuestiones estratgicas de la empresa. De ese esfuerzo concentrado resultan proposiciones relacionadas a los rumbos y problemas mayores de la empresa que pueden ofrecer proposiciones relacionadas a los sistemas de informacin. Tcnica de Planificacin de Sistemas (TPS) No se rene la alta administracin como en la metodologa del PROPLAN. En el TPS se desarrolla sin embargo se renen en las diversas reas especficas (o funcionales) bajo la coordinacin de un especialista. Cada rea establece y define las necesidades en sistemas de informacin, relacionndolos a los objetivos de los negocios de la empresa. Account Planning Extended (APX) Es ms directo que BSP. El APX se basa en el mismo principio de procesos de negocios de la empresa, partiendo sin embargo de los propios procesos de negocios y desarrollando un plan de proyectos en cada una de las reas usuarias (o funcionales) .

APLICACIONES BSP (Business System Planning) es la principal metodologa utilizada en direccin. Para ello se centra menos en el ampliacin de las estructuras organizacionales y en la administracin de las herramientas computacionales, para concentrarse en la conceptualizacin del proyecto y los datos manejados corporativamente. Contrario a una direccin terica por estadios de crecimiento, BSP est orientado al negocio, pero adems tambin es utilizado en la planeacin de sistemas de informacin, enfatizando en el desarrollo de sistemas hechos a la medida.

Muchas de las metodologas derivadas de BSP son usadas hoy en da en organizaciones federales, bajo diferentes nombres. Se puede encontrar que BSP tiene referencias en metodologas como ISP (Information System Planning), IRS (Information Requirements Study) y en ISP (Information Strategy Planning).

EMPRESAS QUE HAN APLICADO ESTUDIOS BSP

Servicio de Odontologa del Centro de Salud de Silo, Cali Objetivo: el entendimiento de los procesos que hacen parte de la prestacin de los servicios de salud como el servicio de odontologa y genera salidas que facilitan la toma de decisiones efectivas y eficaces en el mejoramiento de los programas de salud oral en cada uno de sus puntos de atencin, es un problema que se agrava al no contar con un plan estratgico en sistemas que oriente el desarrollo de los sistemas de informacin en salud oral1,2 del Centro de Salud de Silo (CSS).

Oficina del Departamento de Energa (DOE), Gobierno de los Estados Unidos La Oficina del Departamento de Energa patrocin el desarrollo de un proyecto del Grupo Hanford CH2M HILL, Inc. (CHG) y Chief Information Officer (CIO), donde se propusieron encontrar un sistema de informacin que apoyara las reas de negocios de la CHG. Los Diseos de sistemas preliminares se utilizaron como plan estratgico para la implementacin de este proyecto. La CHG est cumpliendo actualmente muchas funciones comerciales centrales, incluyendo, pero no limitando, el control del trabajo, la planeacin, la programacin, las estimaciones de costos, adquisicin, entrenamiento y recursos humanos. Otras funciones comerciales son administradas por dependencias o contratistas, incluyendo, pero no limitando, nminas, ganancias y administracin de pensiones, la CHG tiene relaciones comerciales con su compaa madre CH2M HILL, U.S. del Departamento de Energa, Oficina de proteccin de ros, contratistas, agencias del gobierno y vendedores.

Oficina de la Divisin de Exencin de Impuestos, Gobierno de los Estados Unidos Se realiz un estudio para saber si las herramientas utilizadas en el momento eran las adecuadas de acuerdo con la capacidad necesaria que manejara las cargas de trabajo requeridas, y que cumpliera las responsabilidades estatutarias del IRS bajo el cdigo de renta pblica, y resolviera las expectativas de los clientes. En julio de 2000, el plan del proyecto de mejoramiento fue aprobado para el Sistema de Determinacin de

exencin de impuestos (TEDS). En noviembre de 2001, la oficina de planeacin de Sistemas de negocio de la divisin de impuestos (BSP) desarroll un Documento conceptual de las operaciones y posteriormente, en diciembre de 2001 el comit de direccin ejecutivo de la inversin aprob la estrategia mltiple del lanzamiento para el TEDS. El TEDS se dise para proporcionar una capacidad creciente del sistema y aplicar las mejoras necesarias en el funcionamiento y confiabilidad del sistema total. Automatiz ciertos procesos manuales y de tal modo redujo o elimin el costo del trabajo del empleado. El plan actual es proporcionar capacidades adicionales al sistema.

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