Informatica Basica Excel

Informtica I
Unidad Didctica Nro. 4 Hoja de Clculo

Los programas cuyo entorno de trabajo ofrecen una Hoja de Clculo son aplicaciones ofimticas diseadas para la gestin y operacin de todo tipo datos como nmeros, textos, valores lgicos, etc. Grficamente una Hoja de Clculo se asemeja a una gran tabla, identificndose a cada una de sus columnas por una letra y a cada una de sus filas por un nmero, por tanto, cada celda (interseccin de una columna y una fila) estara identificada por una letra y un nmero. Por ejemplo la celda ubicada en la columna C y la fila 4 est identificada por C4, respetando el hecho de nombrar primero a la letra de la columna.
Tema N 10 Hoja de Clculo. Documentos Sencillos

Las hojas de clculo han sido usadas durante cientos de aos por los contables antes de que apareciese un programa informtico para su manejo. VisiCalc, acrnimo del ingls Visible Calculator, en el ao 1979 fue el primer programa para el manejo de una hoja de clculo. El uso de una hoja de clculo nos permite agilizar tareas contables, financieras y matemticas, entre otras, y podemos fcilmente responder a la pregunta Qu pasa si sin necesidad de realizar miles de clculos manuales. Una hoja de clculo muestra la informacin de forma grfica y la actualiza automticamente. La posibilidad de convertir los datos en grficos y diagramas hace ms sencillo comprender la interrelacin entre nmeros y variables. El programa rehace todos los clculos cada vez que modificamos alguno de sus valores, lo que nos posibilita ver la evolucin de determinados parmetros. Si utilizamos una Hoja de Clculo para representar los pagos de una hipoteca podemos modificar el tipo de inters, el tipo de amortizacin o cancelar parte de la deuda y comprobaremos inmediatamente cuanto seran las mensualidades en cada caso.
10.1 Hojas de Clculo, Aplicaciones y trminos

Existen en el mercado informtico actual diferentes aplicaciones para la gestin de hojas de clculo, las mismas que son el producto de una evolucin que se inici con VisiCal (1981) mencionado anteriormente, pasando por el Lotus 1, 2, 3 (1983) hasta las ms actuales como es el caso de CALC que forma parte de la Suite OpenOffice, y tambin de Ms. Excel de la Suite Microsoft Office. Ms. Excel es una de las aplicaciones de esta categora que goza de gran popularidad y aceptacin a nivel mundial, por lo que ser ste el software de estudio en los captulos subsiguientes. Afortunadamente existe cierto grado de estandarizacin entre los trminos empleados, por lo que los que trataremos en el presente documento podrn ser empleados en cualquier otro aplicativo existente en el mercado. La definicin ms sencilla de hoja de clculo es aquella que la describe como una tabla de valores organizada en Filas y Columnas. Cada una de las cajas, producto de la interseccin de una fila y una columna se denomina Celda y est identificada por su posicin en la hoja. Cada uno de los archivos Excel recibe el nombre de Libro, porque al igual que su equivalente en la vida real, est compuesto por hojas; la extensin de este archivo es XLSX a partir de la versin 2007.
Hoja Electrnica de Clculo
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10.2
La ventana de Excel, entorno de trabajo.
Al igual que las otras aplicaciones de la Suite Microsoft Office, la interfaz de Ms. Excel est compuesto por: x x x x Barra de Ttulo: Que muestra el nombre del archivo seguido del nombre del programa. Cinta de Opciones: Con el conjunto de botones de comandos que ofrece el programa. Zona de Trabajo: Muestra la Hoja de Clculo en s. Barra de Frmula: Ubicada entre la cinta de opciones y la Zona de trabajo. En la parte izquierda se muestra la referencia (nombre) a la celda o celdas activas. A continuacin una barra de lectura y escritura que muestra la operacin o valor ingresado en la celda seleccionada.
Insertar Formula
Cuadro de Nombres
Cancelar
Zona de Edicin
Aceptar
10.2.1 Las Celdas

Una celda es un cuadriltero resultante de la interseccin de una fila y una columna. La celda activa es la que actualmente se encuentra seleccionada y se le reconoce por tener el borde ms intenso respecto a las dems celdas. Al conjunto de celdas seleccionadas se le denomina Rango. Para ingresar un valor (texto, nmero, fecha, etc.) en una celda determinada: Seleccionar la celda en la que se va ingresar el dato. Digitar los datos. Presionar la tecla Enter. Mientras no se presione el dato no ha sido ingresado an. 10.2.1.1 Formato de Celdas El trmino formato de celda puede hacer alusin a una de dos posibilidades: a) Formato referido al tipo de contenido
Hoja Electrnica de Clculo Pg. 75
Informtica I
que puede almacenar una celda y b) Formato referido a su aspecto (bordes, relleno, fuente, etc.) a. Formato de Celda Tipo de Contenido: Para cambiar el formato de contenido de una celda o un grupos de stas, empleamos la opcin Formato de Nmero del grupo Nmero de la ficha Inicio
Entre las opciones disponibles se encuentra: FORMATO DE NMERO General Nmero Moneda Contabilidad Fecha Corta Fecha Larga Hora Porcentaje Fraccin Cientfica DESCRIPCIN Seleccionado por defecto. Reconoce automticamente el tipo de dato ingresado. Muestra el contenido de la celda como un valor con dos decimales. Muestra el contenido de la celda acompaado del smbolo de moneda. Muestra el contenido de la celda acompaado del smbolo de moneda, en formato contable. Muestra el contenido de la celda en formato de fecha corta. P.E. 22/07/2011. Muestra el contenido de la celda en formato de fecha larga. P.E. Jueves, 03 de marzo de 2011. Muestra el contenido de la celda en formato de Hora. P.E. 02:35:00 p.m. Multiplica el valor de una celda por 100. Muestra el valor de una celda a tipo fraccionario. Muestra el valor de una celda en formato cientfico. En nmeros multiplicados por mltiplos de 10. Muestra el valor de una celda en formato de texto. Evita en algunos casos que Excel convierta automticamente a cualquier otro formato. P.E. Si en una celda deseamos mostrar 4-5, no podremos hacerlo si la celda tiene seleccionado el tipo de formato General ya que luego de presionar la tecla Enter, lo interpretar como una fecha mostrando 4-may; lo cual no suceder si previamente cambiamos el formato a Texto.
Texto
b. Formato de Celda Aspecto: Para cambiar el aspecto grfico de una celda o un grupo de stas, emplearemos tanto el grupo Fuente como el grupo Alineacin de la ficha inicio.
GRUPO: FUENTE Tipo, tamao y color de Fuente, negrita, cursiva, subrayado y relleno. Bordes Al igual que otros programas de la Suite Ms. Office es posible cambiar el aspecto de las fuentes con los controles citados. Las celdas mostradas en la hoja de clculo son referenciales, es decir, no se imprimirn como tales. El control Borde permite marcar los
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bordes de una o varias celdas a fin de que se muestren en la hoja impresa (Sealado en el grfico) GRUPO: ALINEACIN Se configura con los 6 primeros botones del grupo: Alineacin Horizontal: Izquierda, Centro, Derecha. Alineacin Vertical: Superior, Medio, Inferior. Lo cual da un total de 9 posibles combinaciones de alineacin. Este control permite cambiar la orientacin del texto contenido en las celdas. P.E.
Alineacin Horizontal y Vertical
Orientacin
Este control permite que la celda cambie de tamao en funcin al texto que contiene.
Ajustar Texto
Al ejecutar este comando sobre un grupo de celdas seleccionadas, har que se comporten como una sola. Combinar y Centrar
C) Comentarios en Celdas Los comentarios permiten especificar o dar ms detalles sobre el valor que contiene una celda. Para agregar un comentario, clic derecho sobre la celda y elegir Insertar comentario.
Procedimiento para insertar comentario.
Cuando una celda contiene un comentario, muestra un pequeo triangulo de color rojo en la parte superior derecha.
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Informtica I
El comentario se visualiza al pasar el cursor sobre la celda.
10.2.2
Rangos
Un rango es un conjunto de celdas contiguas, las que se pueden referenciar como si se tratara de una sola, facilitando su uso. Para asignar un nombre determinado a un rango: 1ro. Seleccionar las celdas que formaran parte del rango. 2do. Digitar el nombre en el Cuadro de Nombres (ubicado a la izquierda de barra de frmulas) En el siguiente ejemplo se crea un rango llamado Edad y luego se hacen clculos con l. 1ro. Seleccionar el grupo de celdas que formaran parte del rango. En este caso de B2 hasta B6. 2do. En el Cuadro de Nombres escribir el nombre del rango, para el caso del ejemplo es Edad
1
P.E. Para efectuar operaciones con las edades, ya no ser necesario referenciarlas con el nombre de las columnas y filas (B2:B6) sino nicamente por el nombre de rango asignado: Edad P.E. para sumar todos los valores de B2 a B6: =SUMA(Edad) Los nombres de rangos asignados no son editables directamente, por lo que, si desea modificarlos o eliminarlos se deber ingresar al Administrador de Nombres: Ficha Formulas, Grupo Nombres Definidos, botn Administrador de Nombres
Este comando muestra un asistente (ventana) que permite configurar los nombres de rangos.
10.2.3
Hojas de Clculo
10.2.3.1 Administracin de Hojas de Clculo Por defecto cada libro de Ms. Excel tiene 3 hojas, identificadas como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. En caso el nmero de hojas de un libro sobrepase el espacio reservado se podr emplear los botones de desplazamiento para acceder a ellas.
Botones de Desplazamiento
Hojas Disponibles
Botn: Insertar Hoja de Clculo
Crear Nueva Hoja de Clculo Clic en el botn Insertar hoja de clculo, o

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x x
Clic derecho sobre cualquiera de las hojas, y en el men contextual elegir Insertar. Presionar simultneamente Shift + F9.
Eliminar Una Hoja de Clculo Clic derecho sobre el nombre de la hoja a eliminar. En el men contextual elegir Eliminar Mover O Copiar Una Hoja De Clculo Para mover una hoja, clic sobre el nombre de la hoja deseada y arrastrar hacia el lado derecho o izquierdo. Para copiar una hoja, clic derecho sobre la hoja a copiar, del men contextual seleccionar Mover o Copiar, en la ventana del mismo nombre elegir el libro al cual se desea copiar (tambin debe estar abierto) y a continuacin activar el check Crear una Copia.
Libro a la que se copiar la hoja.
Ubicacin de la hoja copiada.
Activar
Cambiar Nombre Y Color De Etiqueta A Una Hoja Para cambiar el nombre, clic derecho sobre la hoja a cambiar y seleccionar en el men contextual la opcin Cambiar nombre y a continuacin digitar. Para cambiar el color de la etiqueta de una hoja, clic derecho sobre la hoja a cambiar y seleccionar la opcin Color de Etiqueta; elegir el color deseado.
Las opciones descritas se encuentran en el men contextual de cada hoja:
x Inmovilizar Paneles En ocasiones, cuando el contenido de una hoja de clculo sobrepasa el ancho de la ventana, es necesario que cierta informacin de ella se contine mostrando as nos desplacemos hacia la izquierda o hacia abajo, PE. Los ttulos. Para ello existe la opcin denominada Inmovilizar que se ubica en el grupo Ventana de la ficha Vista. Al elegir la opcin Inmovilizar paneles no es posible mover la fila ni la columna anterior a la celda seleccionada.
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Por ejemplo, en una hoja de clculo se desea mantener inamovible la primera fila que est completada con ttulos y la primera columna que contiene un nmero consecutivo por cada fila. Entonces primero seleccionamos la celda B2 y a continuacin el grupo de opciones indicados.
Zona Movible
10.2.4 Formato de Hojas de Clculo: Gestin de Filas y Columnas

x INSERTAR FILAS Y COLUMNAS Para insertar una fila o una columna dar clic derecho sobre la letra identificadora de una columna o sobre un nmero identificador de una fila y seleccionar la opcin Insertar. Cabe aclarar que las columnas y filas que se insertan, se ubican antes de la columna o fila sobre la que se activ la opcin de insercin. En el siguiente ejemplo se inserta una columna antes de la columna C (Ap. Materno) a fin de completar la columna de Ap. Paterno. De igual forma se adiciona una fila antes de la nro. 5 para completar la persona con cdigo 113. Tabla Original
Agregar una Columna
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Agregar una Fila
ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Para eliminar una fila o una columna, clic derecho sobre su identificador (Letra o nmero segn sea el caso) y elegir la opcin Eliminar. P.E. para eliminar la columna A: x MODIFICAR ALTO DE FILAS Y ANCHO DE COLUMNAS Ubicar el cursor del mouse en la interseccin entre los identificadores de dos columnas o dos filas, hasta que cambie a la forma o y arrastrar hasta el tamao deseado. Para cambiar exactamente al mismo ancho a dos o ms columnas (o filas), seleccionarlas y cambiar de tamao a cualquiera de ellas. P.E. la siguiente accin permitir que la columna A y B tengan el mismo ancho de 15 ptos.
10.2.5
Ver e Imprimir Hojas de Clculo
A fin de visualizar un documento antes de imprimirlo y configurar las opciones de impresin, Excel provee la opcin Imprimir, la misma que se ubica en la ficha Archivo de la cinta de opciones. El panel izquierdo permite configurar las preferencias de impresin, mientras que el panel derecho muestra una vista previa de la hoja de clculo.
10.3
Insercin De Frmulas Y Funciones Formula
10.3.1
Una frmula es una expresin que se ingresa a una celda y permite realizar clculos o procesamiento de valores, generando un nuevo valor como resultado en la celda donde se introdujo la frmula. En una frmula por lo general, intervienen valores que se encuentran en un o ms celdas de un libro de trabajo. Estn conformadas por operadores, operandos y con frecuencia por funciones. Para introducir una frmula en una celda, es necesario, en primer lugar, digitar el carcter = (igual), ya que ello le indica a Excel que lo que se escriba a continuacin forma parte de una Frmula. Por ejemplo para obtener el resultado de 15+5*3 en una celda determinada, la sintaxis sera la siguiente:
=15+5*3
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Informtica I
10.3.2
Componentes De Una Frmula
Una frmula puede contener cualquiera de los siguientes elementos: Referencias a otras celdas, constantes, operadores y funciones. Constantes
Operadores
=A1+PROMEDIO(B2:B4)*15
Referencias a otras celdas Funciones
10.3.2.1 OPERADORES Los operadores especifican el tipo o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una frmula. Ms. Excel agrupa los operadores en cuatro categoras: Aritmticos, De comparacin, para Textos y de Referencia. Operadores Aritmticos: Se utilizan para realizar operaciones matemticas bsicas. Operador Smbolo + * / % ^ Nombre Suma Resta Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente =A3+3 =A5-B6 =A2*61 =C4/C2 20% =C7^2
Ejemplo
Operadores de Comparacin: Se utilizan para comparar dos valores. Operador Smbolo = < > <= >= <> Nombre Igual a Menor a Mayor a Menor igual a Mayor igual a Diferente =A1=B1 =A5<70 =C2>D10 =C6<=8 =G2>=45 =D1<>100 Ejemplo
Cuando se utilizan stos operadores, es el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operadores para Textos: Se dispone del operador & (Ampersand) para concatenar o unir textos. Operador Smbolo & Nombre Concatenar = A2 & A5 =Es resultado es: & A1 Ejemplo
Operadores de Referencia: Permiten especificar un grupo de celdas para emplearlas en otras operaciones. Operador Smbolo
Ejemplo
Nombre
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Dos puntos: Equivale literalmente a HASTA
=SUMA(A1:A5) Literalmente: Sumar los valores contenidos desde la celda A1 HASTA A5. =SUMA(B2;B5) Literalmente: Sumar los valores contenidos en las celdas B2 Y B5 B7:D7 C6:C8 Hace referencia a C7
Coma: Equivale literalmente a Y Hace referencia a las celdas comunes a dos rangos.
(espacio)
10.3.2.2 Precedencia De Los Operadores Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden correspondiente a cada operador segn la tabla mostrada a continuacin. Si una formula contiene operadores con la misma precedencia (P.E. si la formula contiene solo multiplicaciones y divisiones), se ejecutarn de izquierda a derecha. Si lo que se desea es alterar el orden de operacin, se emplearn los parntesis a modo de agrupadores. Orden 1ro 2ro 3ro 4to 5to 6to 7mo 8vo 9no Operador(es) () Parntesis : (Dos puntos) , (Coma) - Cambio de Signo % ^ *y/ +y& =, <, >, <=, >=, <>
10.3.3
Referencias
Una referencia a una celda o grupos de stas, permite determinar y le indica a Excel en que celdas debe buscar los valores o los datos que se requieran en un frmula. P.E.: En =B2+B3*B6 se est haciendo referencia a las celdas B2, B2 y B6. 10.3.3.1 Referencia en una misma Hoja de Clculo Expresin A10 A10:A20 B15:E15 A10:E20 5:5 5:10 Hace referencia a: La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10. Rango de celdas de la columna A, de la fila 10 a la 20. Rango de celdas de la fila 15, de la columna B a la E. Rango de celdas de la columna A a la E, y de la fila 10 a la 20. Todas las celdas de la fila 5. Todas las celdas de la fila 5 a la 10.
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Informtica I
G:G G:L
Todas las celdas de la columna G. Todas las celdas de la columna G a la L.
10.3.3.2 Referencia a celdas de otras Hojas de Clculo Al referenciar a celdas ubicadas en otras hojas del libro, se debe anteponer al rango de celdas el nombre de la hoja seguido del carcter !. En el siguiente ejemplo se calcula el promedio de las celdas B5 a la B10 de la hoja llamada Marketing =PROMEDIO(Marketing!B5:B10) Si el nombre de la hoja contiene espacios, ste debe escribirse entre apstrofes: MKT Comercial 10.3.3.3 Referencias Relativas Una referencia relativa se denomina as porque cambia cuando se modifica o se copia la frmula de una celda a otra. En el ejemplo mostrado, si se copia el contenido de la celda D2 a D3 y D4 respectivamente, las frmulas se actualizarn para cada producto de forma automtica. Lo indicado se resume en la siguiente tabla:
D2 D3 D4
=B2*C2 =B3*C3 =B4*C4
10.3.3.4 Referencias Absolutas En caso se requiera que no cambien las referencias al mover o copiar las frmulas de una celda a otra, emplearemos las referencias absolutas, lo cual se lograr acompaando a las referencias con el carcter $ (dlar). En el ejemplo siguiente se desea calcular el IGV de cada producto, para lo cual, se multiplica cada precio por el valor contenido en C1 (19%). De copiar la frmula contenida en C4 se tendr lo siguiente:
C4 C5 C6
=B4*C1 =B5*C2 =B6*C3
Como se observa, para el caso de las celdas C5 y C6 la frmula es incorrecta. A fin de evitar que la fila de C1 cambie le aplicaremos referencia absoluta empleando el carcter $, quedando de la siguiente manera: C4 C5 C6 =B4*C$1 =B5*C$1 =B6*C$1
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Tema Nro. 11 Funciones

11.1 Funciones de Fecha Y Hora
HOY():La funcin HOY devuelve la fecha actual, segn el reloj interno controlado por tu ordenador. Sintaxis =HOY() La funcin no requiere ningn argumento. Ejemplo En este ejemplo se insert la funcin HOY en la celda D18 con formato general (representa un nmero de serie). En la celda D19 se insert la misma funcin pero con formato de fecha. A continuacin se presenta la solucin.
AHORA():La funcin AHORA devuelve la fecha, hora y minutos actuales, segn el reloj interno controlado por tu ordenador. Sintaxis =AHORA() La funcin no requiere ningn argumento. Ejemplo En este ejemplo se insert la funcin AHORA en la celda D18 con formato general (representa un nmero de serie). En la celda D19 se insert la misma funcin pero con formato de fecha. A continuacin se presenta la solucin.
MES():La funcin MES devuelve el nmero de mes de una celda que contiene una fecha. Sintaxis = MES(nm de serie) nm de serie: es un valor, celda o funcin que devuelve un valor de tipo fecha. Ejemplo En el rango F18:F21 se extrae el nmero de mes correspondiente para las celdas del rango E18:E21. A continuacin se presenta la solucin.
AO():La funcin AO devuelve el ao de una celda que contiene una fecha. Sintaxis = AO(nm de serie) nm de serie: es un valor o celda de tipo fecha. Ejemplo En el rango F18:F21 se extrae el ao correspondiente para las celdas del rango E18:E21.
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DIA() : La funcin DIA devuelve el nmero de da de una celda que contiene una fecha. Sintaxis = DIA(nm de serie) nm de serie: es un valor o celda de tipo fecha o una funcin que devuelva una fecha. Ejemplo En el rango F18:F21 se extrae el nmero de da correspondiente para las fechas del rango E18:E21. A continuacin se presenta la solucin.
11.2 Funciones de Texto

CONCATENAR(texto1,texto2,...): Esta funcin une o enlaza dos o ms cadenas de texto, dadas como argumento, para concatenar podemos emplear el operador & Ejemplo, en la siguiente figura, puede observar que en la celda D2 se ha escrito la frmula =CONCATENAR(A2, tiene ,B2 , aos ) la cual tambin podra desarrollarse de la siguiente manera (mediante el operador &) =A2& tiene &B2&aos. Excel reemplaza A2 por Pedro Prez y B2 por 24 que son los contenidos de las respectivas celdas. El resultado es Pedro Prez tiene 24 aos. Despus se copia la celda D2 al rango D3:D6 y Excel automticamente llena las celdas, tal como puede observar en la figura.
MAYUSC(texto): Convierte en maysculas todos los caracteres de la cadena dada como argumento. Ejemplo: x MAYUSC(Computador Porttil) da como resultado COMPUTADOR PORTATIL. MINUSC(texto): Convierte en minsculas todos los caracteres de la cadena dada como argumento. Ejemplo: x MINUSC( Computador Porttil ) da como resultado computador porttil . NOMPROPIO(texto): Devuelve la cadena de caracteres del argumento texto, con la primera letra de cada palabra en maysculas y las dems letras en minsculas. Ejemplo: x NOMPROPIO(UNO MAS UNO dos) da como resultado Uno Ms Uno Dos IZQUIERDA(texto,nm_de_caracteres): Toma el argumento texto y devuelve una subcadena formada por la cantidad de caracteres indicada en el argumento nm_de_caractes. La funcin toma los caracteres ms a la izquierda. Ejemplo: x IZQUIERDA(educacin,4) da como resultado educ. x IZQUIERDA(color azul,5) da como resultado color. DERECHA(texto,nm_de_caracteres): Toma la cadena de caracteres del argumento texto y devuelve la cantidad de caracteres ms a la derecha del texto, indicada por el argumento nm_de_caracteres. Ejemplo: x DERECHA(cuaderno,4) da como resultado erno
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x DERECHA(color rojo,4) da como resultado rojo . LARGO(texto): El resultado de esta funcin es la longitud del texto que viene como argumento. Ejemplo: x x LARGO(rosa roja) da como resultado 9 . LARGO( rosa roja ) da como resultado 12 . Aparentemente en los dos ejemplos las cadenas de caracteres son iguales, sin embargo, son diferentes porque el de abajo tiene espacios adicionales. MED(texto,posicin_inicial,nm_de_caracteres): Esta funcin devuelve una subcadena de texto, a partir de la cadena dada como primer argumento. El argumento posicin_inicialindica a partir de qu carcter va a tomar la subcadena, contando de izquierda a derecha. El argumento nm_de_caracteresdice cuntos caracteres va a tomar. Ejemplo: x x MED(Mi ventana,1,4) da como resultado Mi v. MED(color rojo,7,4) da como resultado rojo.
x MED(abecedario,6,10) da como resultado dario. HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,nm_inicial): Esta funcin se utiliza para localizar una cadena de caracteres dentro de otra. El argumento dentro_del_textoes en el cual se va a localizar la subcadena. El argumento texto_buscadoes la cadena que se va a buscar. El tercer argumento, nm_inicial, es la posicin a partir de la cual va a iniciar la bsqueda, contando de izquierda a derecha. Ejemplo: x x x HALLAR(color, El color de la fama,1) da como resultado 4. HALLAR(DOS, uno ms uno dos,1) da como resultado 13 . Observe que esta funcin al hacer la bsqueda no hace distincin entre maysculas y minsculas.
HALLAR(TRES,unoms uno dos,1) da como resultado #VALOR! , ya que la bsqueda no tuvo xito. Ejercicio N 1: Se solicita completar las columnas siguientes: x Id. de cliente: ser la mayscula de los dos primeros caracteres del nombre de la empresa y los tres primeros caracteres del nombre del cliente, por ejemplo Boticas del Per y el cliente Mara Anders se obtiene: BOMAR En Informacin completa, deber concatenar el nombre del cliente, el texto trabaja en y el nombre del cliente. En la columna Ciudad en propio, como se menciona, el nombre de la ciudad en propio El nuevo cdigo se obtendr con los dos primeros caracteres de la empresa del cliente, el texto PERU y los tres primeros caracteres del nombre del cliente. En letras del nombre, deber mostrar el nmero de caracteres del nombre de clientes.
x x x x
Ejercicio N 2: Se pide elaborar una hoja segn el formato que se muestra en la imagen, que permita ingresar por teclado un texto desde la cual se deber obtener lo solicitado en los cuadros respectivos.
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Informtica I
11.3
Funciones Matemticas y Trigonomtricas
ALEATORIO (): Esta funcin devuelve un valor al azar comprendido entre 0 y 1. Esta funcin no tiene argumentos. Cada vez que se genere un valor aleatorio ser diferente al anteriormente calculado. PI (): Funcin cuyo valor es aproximadamente 3,14159265358979323846 SUMA(nmero1,nmero2,...): El resultado devuelto por esta funcin es la suma de los argumentos nmero1, nmero2, etc.. Los valores no numricos no son tenidos en cuenta para el clculo. Los argumentos nmero1, nmero2, etc., pueden ser una constante, la direccin de una celda, un rango de celdas. Ejemplo: SUMA(3,3,5,8) da como resultado 19 PRODUCTO(nmero1,nmero2,...): Multiplica todos los valores dados como argumentos y devuelve su resultado. Los valores no numricos no son tenidos en cuenta para el clculo. Los argumentos nmero1, nmero2, etc., pueden ser una constante, la direccin de una celda, un rango de celdas. Ejemplo: PRODUCTO(3,2,5,1) da como resultado 30 RESIDUO(nmero,nm_divisor): La funcin divide el argumento nmero entre nm_divisor y devuelve el residuo o resto de esta divisin. Si la divisin es exacta, el residuo da como resultado cero. Ejemplo: RESIDUO(20,5) da como resultado 0 POTENCIA (nmero,potencia): Toma el argumento nmero y lo eleva a la potencia indicada por el argumento potencia, otra forma es con el operador ^. Ejemplo: 25 se podr obtener con el operador =2^5 con la funcin =POTENCIA(2, 5) en ambos casos da el mismo resultado 32 RAIZ(nmero): Devuelve la raz cuadrada del argumento nmero. Por ejemplo RAIZ(25) da como resultado 5. Importante: No existe funcin para la raz cbica, raz cuarta,, en estos casos trabajarlo por su equivalente en potencia. Por ejemplo: su frmula ser: POTENCIA(8, 1/3) GRADOS: Convierte el argumento expresado en radianes a grados. Por ejemplo: GRADOS(PI()) da como resultado 180 grados COS(nmero): Esta funcin calcula el coseno del argumento nmero. El ngulo viene expresado en radianes por la que deber convertir en sexagesimal mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el COS(60) la frmula es: =COS(GRADOS(PI()*60/180) =COS(GRADOS(PI()/3) SENO(nmero): Esta funcin devuelve el seno del ngulo especificado en el argumento nmero. El ngulo va expresado en radianes por la que deber convertir en sexagesimal mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el SENO(30) la frmula es: =SENO(GRADOS(PI()*30/180) =SENO(GRADOS(PI()/6) TAN(nmero): Esta funcin devuelve la tangente del ngulo especificado en el argumento nmero. El ngulo va expresado en radianes por la que deber convertir en sexagesimal mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el TAN(45) la frmula es: =TAN(GRADOS(PI()*45/180) =SENO(GRADOS(PI()/4) Ejercicio N 1: En B y C calcular lo solicitado
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Ejercicio N 2: en una nueva hoja de clculo, calcular lo solicitado
9 9 9 9 9 9 9
En D4 obtener el promedio de los nmeros A En D6 obtener el promedio de los nmeros B En A7 obtener la suma de los nmeros de A En B7 obtener la suma de los nmeros de B En E7 obtener la suma de todos los nmeros A y B En A8 obtener el mximo de los nmeros A y en B8 de los nmeros B respectivamente En A9 obtener el mnimo de los nmeros A y en B9 de los nmeros B respectivamente En E8 obtener el mximo de todos los nmeros y en E9 el mnimo de todos los nmeros Ejercicio N 3: Calcular lo solicitado
Ejercicio N 4: Calcular lo solicitado
Ejercicio N 5: Calcular lo solicitado
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Informtica I
12.1
FUNCIONES ESTADSTICAS
Algunas de las funciones estadsticas son: Funcin Descripcin Devuelve el promedio de los argumentos, los cuales pueden ser numricos, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
PROMEDIO
En la celda C2 escribimos: =PROMEDIO(A2:A4) Devuelve el valor mximo de una lista de valores. Omite los valores lgicos y el texto.
MAX
En la celda C2 escribimos: =MAX(A2:A4) Devuelve el valor mnimo de una lista de valores. Omite los valores lgicos y el texto.
MIN
En la celda C2 escribimos: =MIN(A2:A4) Cuenta el nmero de celdas de un rango que contienen nmeros.
CONTAR
CONTARA
En la celda D2 escribimos: =CONTAR(A2:A4) Cuenta el nmero de celdas no vacas de un rango.

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En la celda D2 escribimos: =CONTARA(A2:A6)
12.2
FUNCIONES CONDICIONALES
Estas funciones permiten obtener resultados basados en ciertos criterios de comparacin y as obtener nicamente la informacin que necesitamos dentro de todo un conjunto de datos. Supongamos que tenemos la siguiente tabla:
A continuacin explicaremos 4 de las ms importantes funciones condicionales de uso comn y que ayudarn a obtener nicamente la informacin necesaria. FUNCIN SUMAR.SI Por ejemplo en la celda G15 nos piden hallar cunto es el Neto Pagado en total a los trabajadores que slo pertenecen a la Categora A. Por lo tanto slo tendra que sumar los valores de las celdas G8 + G10 + G11 + G13; puesto que slo esos valores cumplen con el Criterio (Categora A). Esta labor se realiza de forma simple utilizando la funcin SUMAR.SI y devolver el resultado esperado. La sintaxis de la funcin es la siguiente: =SUMAR.SI(Rango_Comparacin,Criterio,Rango_Suma) En la celda G15, debemos escribir la siguiente frmula: =SUMAR.SI(Rango_ Comparacin , Criterio , Rango_ Suma) =SUMAR.SI(C8:C13,A,G8:G13)
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Informtica I
En la celda G16, debemos escribir la siguiente frmula: =SUMAR.SI(Rango_ Comparacin , Criterio , Rango_ Suma) =SUMAR.SI(F8:F13,>0,G8:G13)
FUNCIN SUMAR.SI.CONJUNTO
La aplicacin de la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO es muy parecida al SUMAR.SI; la nica diferencia es que con esta nueva funcin podremos evaluar 2 a ms criterios a la vez. Por ejemplo en la celda G17 nos piden hallar cunto es el Neto Pagado en total a los trabajadores que pertenecen a la Categora A y que a la vez perciben bonificacin (2 criterios). Por lo tanto slo tendra que sumar los valores de las celdas G10 + G11; puesto que slo esos valores cumplen con los dos criterios establecidos (Categora A y Bonificacin > 0). La sintaxis de la funcin es la siguiente: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_Suma,Rango_Criterio1,Criterio1,Rango_Criterio2,Criterio2, ) En la celda G17, debemos escribir la siguiente frmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(G8:G13,C8:C13,A,F8:F13,>0) =SUMAR.SI(Rango_Suma , Rango_Criterio 1, Criterio1 , Rango_Criterio 2 , Criterio 2)
FUNCIN CONTAR.SI
La funcin CONTAR.SI cuenta nicamente aquellas celdas que contengan un valor que cumpla con cierta condicin. Por ejemplo en la celda G19 nos piden hallar cuntos trabajadores en total pertenecen a la Categora A. Por lo tanto slo tendra que contar a 4 Trabajadores; puesto que slo esa cantidad de Trabajadores cumplen con la condicin (Categora A). La sintaxis de la funcin es la siguiente: =CONTAR.SI(Rango , Criterio) En la celda G19, debemos escribir la siguiente frmula: =CONTAR.SI(Rango , Criterio)
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=CONTAR.SI(C8:C13,A)
En la celda G20, debemos escribir la siguiente frmula: =CONTAR.SI(Rango , Criterio) =CONTAR.SI(F8:F13,>0)
FUNCIN CONTAR.SI.CONJUNTO
La aplicacin de la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO es muy parecida al CONTAR.SI; la nica diferencia es que con esta nueva funcin podremos evaluar 2 a ms criterios a la vez. Por ejemplo en la celda G21 nos piden hallar cuntos trabajadores en total pertenecen a la Categora A y que a la vez perciben bonificacin (2 criterios). Por lo tanto slo tendra que contar a 2 Trabajadores; puesto que slo esa cantidad de Trabajadores cumplen con los dos criterios establecidos (Categora A y Bonificacin > 0). La sintaxis de la funcin es la siguiente: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_Criterio1 , Criterio1 , Rango_Criterio2, Criterio2 , ) En la celda G21, debemos escribir la siguiente frmula: =CONTAR.SI(Rango de Criterio 1, Criterio1 , Rango de Criterio 2 , Criterio 2) =CONTAR.SI.CONJUNTO(C8:C13,A,F8:F13,>0)
RESULTADO FINAL
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Informtica I
13.1
Funciones Lgicas
Las funciones lgicas son importantes porque a travs de una expresin se pueden evaluar datos o valores que permitan responder a muchas interrogantes. Por ejemplo Cuntos alumnos aprobaron el curso de Word con una nota mayor igual a 15 y menor igual a 20?, Cuntos alumnos, calificaron, si aprobaron el Examen1 el Examen2 con notas mayor a 15 y ,menores a 20?, Cuntos alumnos calificaron si aprobaron el Examen1 y el Examen2 con notas mayor a 15 y menores a 20?. Constantemente nos hacemos preguntas o damos alguna orden; de la siguiente manera: Compra el libro de Word o compra el libro de Excel que no es igual a decir compra el libro de Word y el de Excel.
FUNCION SI
La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Sintaxis
=SI(prueba lgica, [valor si verdadero], [valor si falso]) prueba lgica: es una comparacin entre dos celdas usando operadores lgicos. Recuerda que los operadores lgicos son: =(igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o igual), <=(menor o igual). [valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es verdadera. [valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es falsa.
Ejemplo: Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango C3:C10. En el rango D3:D10 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda F3, aparezca un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas H3 y H6. A continuacin se presenta la solucin.
Ejercicio Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o mayor a la indicada en la celda H48. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la celda J48, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda J51. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.
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Funcin SI Anidada
Es aquella que tiene varios SI en su sintaxis. Ejemplo: Es una empresa se requiere clasificar a los usuarios por cdigo de acuerdo a lo siguiente: Si el cdigo es igual a A100 va a pertenecer a Informtica, si el cdigo es igual a A200 va a pertenecer a Financiero, si el cdigo es igual a A300 va a pertenecer a Ventas, si el cdigo es igual a A400 va a pertenecer a Informacin, si el cdigo es igual a A500 va a pertenecer a Recursos Humanos en caso contrario No hay clasificacin.
En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado.
=SI(A4="A100","Informtica",SI(A4="A200","Financiero",SI(A4="A300","Ventas",SI(A4="A400","Informacin", SI(A4="A500","Recursos Humanos","No hay clasificacin")))))
FUNCION Y
La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Sintaxis:
=Y(valor lgico1, [valor lgico2],...) valor lgico1; [valor lgico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO. Ejemplo: En el rango D18:E25 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor a la indicada en la celda H18 y menor o igual a la indicada en la celda K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:
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Informtica I
Ejercicio Utilizando la funcin Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a lo indicado en la celda J48 y que adems residan en la zona indicada en la celda J51. Inserta la funcin en la celda G48 y cpiala hasta la celda G55.
FUNCION O
La funcin O evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Sintaxis
=O(valor lgico1, [valor lgico2],...) valor lgico1; [valor lgico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO. Ejemplo: En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das indicados en las celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:
Ejercicio Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.
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Ejercicios Propuestos
1. 2. Habr una nuevo libro en el Excel 2010 y realiza lo siguiente: Introduce en la columna A1 hasta a A10, una serie de nmeros negativos y positivos y crea en la columna B1 hasta B10 una funcin que muestre Verdadero o falso segn el nmero sea positivo o negativo respectivamente. Aade al ejercicio anterior una columna C1 hasta C10 tal que si el nmero es positivo muestre la palabra POSITIVO, pero si es negativo muestre NEGATIVO.
3.
FUNCION NO
La funcin NO evala un valor lgico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lgico opuesto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Sintaxis
=NO(valor lgico) valor lgico: es una comparacin de dos valores. Este argumento puede ser tambin una funcin que devuelva valores lgicos. Ejemplo: En este ejemplo se tiene un listado de marcas y modelos de automviles en el rango D18:E25. En el rango F18:F25 se desea identificar aquellos cuyo modelo no sea menor a lo indicado en la celda H18. A continuacin se presenta la solucin.
Ejercicio Utilizando la funcin NO intenta distinguir los automviles del rango D48:D55 cuya marca no sea la indicada en la celda H48. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.
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Informtica I
FUNCION SI.ERROR
La funcin SI.ERROR devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda contenga un error. Sintaxis
=SI.ERROR(valor,valor_si_error)
Valor: puede ser una referencia a otra celda, o una frmula. Valor si error: valor a mostrar en caso que el argumento valor devuelva un error. Ejemplo: En el rango D5:F9 se tienen datos de ventas y gastos por zona. En el rango F5:F9 se desea obtener el porcentaje de gastos en relacin a las ventas para cada zona. A continuacin se presenta la solucin.
Ejercicio Utilizando la funcin SI.ERROR calcula el % de margen de cada zona. El margen debe calcularse como (Ventas Gastos) / Ventas.
13.2 Funciones de bsqueda y referencia

Las funciones de bsqueda y referencia son aquellas funciones que a partir de unos argumentos nos ayudan a localizar valores o datos dentro de rangos Excel. En mltiples ocasiones disponemos de tablas con datos e informaciones (listas de precios, tablas de salarios, de impuestos, de rappels, grandes relaciones de elementos a modo de bases de datos, en las que buscar ciertos valores, mediante procedimientos que van desde los ms sencillos y directos hasta otras ms "rebuscados" e indirectos que nos pueden dar solucin a necesidades concretas y de ms difcil clculo de no conocer estas posibilidades.
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Funcin CONSULTAV
Esta funcin nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener. Sintaxis
CONSULTAV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado )
x x x x Valor_buscado: es el valor buscado en la primera columna de la tabla. Matriz_buscar_en: es la tabla donde se efecta la bsqueda. Indicador_columnas: es un nmero que especifica la columna de la tabla de donde se devuelve un valor. Ordenado: es un valor lgico (VERDADERO o FALSO) que indica que la primera columna de la tabla donde se buscan los datos esta ordenada o no. Si omite este argumento se considera VERDADERO, es decir, se considera que la columna uno de la tabla esta ordenada. Si no se est seguro poner siempre FALSO.
Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta bsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna est ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicrselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no est ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado. Ejemplo: Vamos a crear una pequea hoja en la que segn el cdigo de un artculo nos devuelva la descripcin de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el primer cdigo, por ejemplo X-1. En la celda B5 la descripcin: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y as todos los valores que querramos. Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduce un cdigo en la celda B1 y automticamente en la celda B2 aparezca la descripcin que depende del cdigo. Para ello solamente tendremos que escribir la funcin siguiente en la celda B2. =CONSULTAV(B1,A5:B8,2,FALSO) Explicaremos detenidamente los argumentos de esta funcin para terminar de entender el funcionamiento. En esta funcin buscamos el valor de la celda B1, dentro de la matriz A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos mostrar lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado. Ejemplo de funcin =CONSULTAV
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Informtica I
En la casilla B9 se ha utilizado la funcin CONSULTAV para encontrar el nombre del producto que tiene cdigo 2. BUSCA el valor de casilla B8 en la primera columna del Rango A2:C5 y muestra el valor correspondiente de la segunda columna de este Rango. Cambia el valor del cdigo en la casilla B8 para ver como automticamente cambia el nombre del producto y el precio.
Funcin CONSULTAH
Esta funcin realiza lo mismo que la funcin anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que est dentro de la misma columna del valor encontrado. Estructura:
CONSULTAH(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_filas, ordenado)
x x x x Valor buscado: es el valor buscado en la primera fila de la tabla. Matriz buscar en: es la tabla donde se efecta la bsqueda. Indicador filas: es un nmero que especifica la fila de la tabla donde se buscar valor. Ordenado: es un valor lgico (VERDADERO o FALSO) que indica que la primera fila de la tabla donde se buscan los datos esta ordenada o no. Si se omite este argumento se considera que la fila uno de la tabla esta ordenada (VERDADERO).
Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, simplemente que los cdigos que vamos a utilizar debern estar distribuidos en columnas y las descripciones en la siguiente fila. As de esta forma podemos utilizar la siguiente funcin para hallar el Producto: =CONSULTAH(B7,B2:E4,2,FALSO)
Funcin COINCIDIR
La funcin COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a continuacin, devuelve la posicin relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango B2:B4 contiene los valores 5, 25 y 38, la frmula =COINCIDIR(25,B2:B4,0) devuelve el nmero 2, porque 25 es el segundo elemento en el rango.
Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar del elemento en s. Por ejemplo, puede usar la funcin COINCIDIR para proporcionar un valor para el argumento fila de la funcin INDICE. Sintaxis
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COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; tipo_de_coincidencia]) La sintaxis de la funcin COINCIDIR tiene los siguientes argumentos: x
valor_buscado Obligatorio. Valor que desea buscar en matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busca un nmero en la gua telefnica, usa el nombre de la persona como valor de bsqueda, pero el valor que desea es el nmero de telfono. El argumento valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una referencia de celda a un nmero, texto o valor lgico. matriz_buscada Obligatorio. Rango de celdas en el que se realiza la bsqueda. tipo_de_coincidencia Opcional. Puede ser el nmero -1, 0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia especfica cmo Excel hace coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado de este argumento es 1. En la siguiente tabla se describe cmo la funcin busca valores segn la configuracin del argumento tipo_de_coincidencia. Tipo_de_coincidencia 1 u omitido Comportamiento COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO. COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden descendente, por ejemplo: VERDADERO, FALSO, Z-A, ...2, 1, 0, -1, 2, ..., etc.
x x
-1
Notas
x x x x
COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la matriz_buscada, no el valor en s. Por ejemplo, COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posicin relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre maysculas y minsculas cuando busca valores de texto. Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A. Si el tipo_de_coincidencia es 0 y el valor_buscado es una cadena de texto, puede usar los caracteres comodn: el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*), en el argumento valor_buscado. Un signo de interrogacin coincide con cualquier carcter individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carcter.
Ejemplo
Funcin ELEGIR
Con esta funcin escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un ndice.
Informtica I
Sintaxis
ELEGIR(nm_ndice,valor1,valor2,...)
Nm_ndice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 254, o bien, una frmula o referencia a una celda que contenga un nmero entre 1 y 254. Ejemplo: En la celda A2 escribiremos una fecha. En la celda B2 utilizaremos la funcin DIASEM la cual nos devolver la posicin del da de la semana que ocupa la fecha de la celda A2. En la celda C2 queremos que aparezca el da de la semana con su nombre segn el nmero que aparezca en la celda B2. Para ello simplemente escribiremos la siguiente frmula: =ELEGIR(B2,"Lunes","Martes","Miercoles","Jueves","Viernes","Sbado","Domingo") Observa que el valor de la celda B2 nos sirve como ndice y segn el valor que obtenemos la funcin nos muestra el primer valor, el segundo...
Ejemplo de funcin =ELEGIR En la casilla B8 se mostrar el valor Manzanas. Escoger el elemento que ocupa la posicin indicada en B7 de la lista B2,B3,B4,B5.
Funcin INDICE
Muestra el elemento del Rango o Nombre del Rango situado en la posicin fila, columna de la tabla. =INDICE(Rango o Nombre del Rango,Fila,Columna) Ejemplo de funcin =INDICE La funcin INDICE de la casilla B10, localiza el precio a aplicar segn los valores de B8(fila) y B9(Columna). Previamente al rango B3:D5 se le ha dado el nombre Precios. El precio localizado ser 52. Localiza en la tabla Precios(B3:D5) el elemento que est en la fila indicada por el valor de B8 y columna indicada por el valor de B9.
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Tema Nro. 14 Datos
14.1
Validacin de Datos en Celdas
Una seccin anterior se encarg de controlar los diversos errores que pueden surgir al usar funciones BUSCAR. Otra estrategia para evitar esos mensajes de error sera que se controle el ingreso de datos a buscar, por ejemplo que se ingrese slo cdigos que existan en su tabla, o se limite el ingreso a nmeros en un determinado intervalo, etc.
14.1.1 Validacin por Listas

Por ejemplo, se pide que en una celda D5 se limite el ingreso de datos a cdigos que existan en nuestra tabla de empleados. Para realizar esta accin, debe seguir el procedimiento en el libro Boleta de Pago:
Seleccione el rango de los cdigos de la Hoja1 (C6:C15) y asgnele un nombre de rango. Para nuestro ejemplo, se llamar CODIGOS
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Informtica I
Luego, lleve el indicador a la celda D5 de la Hoja3
Elija la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos haga clic en Validacin de datos
Elija de la lista Validacin de datos
En este cuadro:
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En la lista Permitir: elija LISTA En Origen: escriba el signo IGUAL (=) y el nombre del rango definido anteriormente. En nuestro caso escriba =CODIGOS Haga clic en Aceptar Ahora, en la celda D5 se muestra una lista para seleccionar el cdigo a ubicar
14.1.2 Quitar una Validacin

Si usted desea que su celda ya no tenga opciones de validacin, slo debe: Seleccione la celda Elija la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos haga clic en Validacin de datos En el cuadro Permitir elija Cualquier valor Haga clic en Aceptar Validacin por Intervalo de Nmeros Otra forma de validar el ingreso de datos es a travs de controlar que slo se ingresen valores entre un rango de nmeros. Por ejemplo, en la Hoja4, los valores permitidos para la celda D9 van de 1998 a 2003. Realice los siguientes pasos para aplicar este tipo de validacin: Lleve el indicador a la celda D9 de la Hoja4 Elija la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos haga clic en Validacin de datos En la lista Permitir: elija Nmero entero En Datos: elija entre Como valor Mnimo: escriba 1998. Como valor Mximo: escriba 2003
Haga clic en Aceptar Para probar esta opcin, escriba un valor fuera del intervalo definido. Por ejemplo, escriba 2005, para ver los valores
Informtica I
escritos no vlidos haga lo siguiente: En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos y elija: Rodear con un crculo datos no vlidos
Se muestra:
Mensajes de Ingreso y de Error Incluso, puede definir un mensaje de entrada (mensaje que se muestra al llevar el indicador sobre la celda validada) o un mensaje de error (mensaje personalizado que se muestra al ingresar un valor fuera del rango definido). Para definir un mensaje entrante: Lleve el indicador a la celda a definir. En nuestro caso a la celda D9 Elija la ficha Datos, grupo Herramientas de datos haga clic en Validacin de datos En la ficha Mensaje entrante, escriba como Ttulo: Consulta de Cotizaciones En el Mensaje escriba: Escriba el ao a consultar.
Haga clic en Aceptar Si lleva el indicador a la celda D9 observe el mensaje:
Para definir un mensaje de error: Lleve el indicador a la celda a definir. En nuestro caso a la celda D9 Haga clic en Validacin de datos
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En la ficha Mensaje de error, escriba como Ttulo: Consulta de Cotizaciones En el Mensaje escriba: Error en el ingreso de datos. Valor no permitido. Haga clic en la ficha Aceptar.
En la celda D9 escriba un valor fuera del intervalo. Por ejemplo escriba 2010.
14.2
Formato Condicional
Para resaltar los resultados de una frmula u otros valores que desee supervisar, pueden identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. El formato solo se aplica a las celdas que cumplan un criterio establecido. Por ejemplo, Microsoft Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores a las ventas pronosticadas. Existen cinco modalidades de aplicacin de Formato condicional. Resaltar reglas de celdas. Reglas superiores e inferiores. Barras de datos. Escalas de color. Conjuntos de conos.
14.2.1 Resaltar Reglas de Celdas

Permite asignar un formato de color de texto, relleno y otros a las celdas que cumplan con ciertas caractersticas tales como: Opcin Funcin Cuando el valor de las celdas seleccionadas es mayor al que ser especificado en esta opcin. Cuando el valor de las celdas seleccionadas es menor al que ser especificado en esta opcin.
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Informtica I
Cuando el valor de las celdas seleccionadas se encuentra entre un rango especificado. Cuando el valor de las celdas seleccionadas es igual al que ser especificado en esta opcin. Cuando el valor de las celdas seleccionadas contiene todo o parte del texto que ser especificado en esta opcin. Cuando el valor de las celdas seleccionadas contiene una referencia a una fecha especificada en esta opcin. Cuando el valor de las celdas seleccionadas se encuentra duplicado o de forma nica en un rango.
1) 2)
Seleccione las celdas a la que desea aplicar el formato. En este ejemplo el rango B2:B6. Elija la opcin Formato condicional del grupo Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. En el men que se muestra a continuacin podr elegir entre una lista de posibles casos a evaluar. En este ejercicio elegiremos la opcin Resaltar reglas de celdas / Es menor que
3)
Se mostrar la ventana Es menor que, en el que podr especificar en el cuadro de texto el valor a evaluar (en este ejemplo escribiremos el nmero 3) y en la lista desplegable del lado derecho podr seleccionar con formato quiere que se muestren las celdas seleccionadas, si el formato que necesita no se muestra en la lista predeterminada elija la opcin Formato personalizado tras lo cual se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas para realizar las especificaciones necesarias (En este caso elegiremos el color de fuente Rojo y Amarillo como color de relleno).
4) 5)
Haga clic en Aceptar. En la siguiente imagen, observe que todas las celdas que cumplen con la condicin se muestra de una manera diferente.
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Reglas Superiores e inferiores Permite aplicar un formato en especial al rango de celdas que cumplan con las condiciones establecidas por el ranking de las celdas seleccionadas. Opcin Funcin Permite aplicar un formato en especial a las tantas primeras celdas (debe especificar) cuyos valores sean los mayores del rango. Permite aplicar un formato en especial a las tantas primeras celdas por ciento (debe especificar) cuyos valores sean los mayores del rango. Permite aplicar un formato en especial a las tantas primeras celdas (debe especificar) cuyos valores sean los menores del rango. Permite aplicar un formato en especial a las tantas primeras celdas por ciento (debe especificar) cuyos valores sean los menores del rango. Aplicar formato a las celdas que estn por encima del promedio del rango seleccionado. Aplicar formato a las celdas que estn por debajo del promedio del rango seleccionado. Barras de Datos Permite asignar de forma automtica unas barras coloreadas en un rango de celdas. La longitud de la barra representa el valor de la celda. Una barra ms larga representa un valor mayor. Opcin Relleno degradado. Funcin
Relleno slido.
Escala de Colores
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Informtica I
Borrar Regla Si desea eliminar cualquier asignacin de formato condicional asignada a una celda o grupo de celdas, solo debe aplicar la opcin Borrar regla ubicada en la ficha Inicio / grupo Estilos / opcin Formato condicional / Borrar reglas.
Ejercicio Propuesto
1) Disear lo siguiente en una hoja de Excel:
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2) 3) 4) 5) 6)
7)
Cambiar nombre de la Hoja 1 por Prctica Calificada 01, y luego cambiar el color de la etiqueta a rojo. Eliminar la Hoja 2 y 3 del libro. Guardar el libro en Alumno con el nombre "Apellidos del Alumno" y establecer una contrasea de apertura con la palabra conti. Ocultar la columna L hasta la XFD Aplicar formato condicional para las notas: x 0 - 10.5 (Fuente color Rojo) x 10.5 - 20.0 (Fuente color Azul) Desbloquear las celdas D15:K24
Proteger hoja con la contrasea conti.
14.3
Filtros avanzados
Un filtro nos permite ver solamente las filas que cumplen un determinado criterio de seleccin, ocultando las que no lo cumplen. Cuando aplicamos un criterio sencillo que utiliza pocas condiciones utilizamos el ya estudiado Autofiltro. Si necesitamos utilizar criterios de seleccin ms complejos necesitaremos utilizar un Filtro avanzado. Encontramos el Filtro avanzado en el men Datos - Filtro - Filtro avanzado...
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Informtica I
De igual manera que hacamos usando un Autofiltro, cuando usamos un Filtro avanzado la lista o conjunto de datos que deseamos filtrar debe tener ttulo o encabezado en cada una de las columnas. El rango de criterios debe escribir en otro lugar de la hoja utilizando un encabezado para cada uno de los campos que vamos a incluir en el filtro. Los criterios se deben especificar usando exactamente los mismos nombres que tienen las columnas que contiene la lista a filtrar. Operador lgico Y (AND). Es necesario que el registro cumpla todas las condiciones unidas por este operador para que aparezca. Las condiciones unidas mediante Y se escriben en la misma fila. Operador lgico O (OR). Es suficiente con que se cumpla una de las condiciones. Las condiciones escritas mediante un O se escribe en la misma columna. A continuacin se muestra una lista de productos:
Ubquese en la Hoja 3, se muestra un ejemplo de un rango de criterios:
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Actividad 01: Se necesita tener una relacin de los productos de las categoras: Lcteos, Pescados / Mariscos, y de Carnes. No se pueden usar autofiltros ya que se necesitan ms de tres criterios en el mismo campo. Actividad 02: Se necesita obtener los productos de la categora Carnes cuyo stock sea mayor de 80 unidades y los lcteos con stock menor a 30 unidades. Actividad 03: Se desea mostrar los registros cuya longitud del nombre sea de hasta 15 caracteres. En este caso, la frmula empleada ser: =LARGO(B4)<15 Actividad 04: Se desea mostrar los productos cuyo Stock est por debajo del promedio. En este caso, la frmula empleada ser: =F4<PROMEDIO(F4:F80)
14.4 Subtotales
Con Subtotales de Excel podemos calcular el valor de un subtotal o un total general en una lista que previamente tengamos ordenada. Excel calcular el subtotal utilizando una funcin resumen (Suma, Contar, Promedio, etc.). Seleccionamos una celda de lista con la que vamos a trabajar y desde el men Datos - Subtotales.
Cada vez que se realiza un cambio en la columna indicada, aplica la funcin resumen elegida y agrega el subtotal al valor o valores que nosotros marquemos.
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Informtica I
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Informtica I
Tema Nro. 15 Agrupar y esquematizar Datos

15.1 Agrupar Y Esquematizar Datos
Esta funcionalidad se emplea si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir; puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un nmero superior de smbolos de esquema (smbolos de esquema: smbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de clculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar los datos detallados presionando en el signo ms, en el signo menos y en los nmeros 1, 2, 3 o 4 que indican el nivel de esquema.), muestra datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los smbolos de esquema adecuados. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada regin. El nivel 3 contiene las filas de detalle (slo las filas de detalle 11 a 13 estn actualmente visibles). Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los smbolos de esquema y .
Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geogrficas y meses con varias filas de resumen y detalles.
1.1. CREAR UN ESQUEMA DE FILAS 1. Asegrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rtulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. 2. Seleccione una celda del rango. 3. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A. 4. Inserte las filas de resumen. Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan frmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes: a. Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal Use el comando Subtotal, que inserta la funcin SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automticamente el esquema. b. Insertar sus propias filas de resumen Inserte sus propias filas de resumen con las frmulas inmediatamente anterior o posterior a cada grupo de filas de detalle. Especifique si la ubicacin de la fila de resumen est encima o debajo de las filas de detalle. a. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. b. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de verificacin Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificacin Filas resumen debajo del detalle. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes: a. Aplicar un esquema a los datos automticamente 1. En caso necesario, seleccione una celda del rango. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuacin, haga clic en Autoesquema. b. Aplicar un esquema a los datos manualmente
5.
6.
Informtica I
Importante: Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente. Aplique un esquema al grupo externo. A B 1. Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, as como sus datos de 1 Regin Mes detalle relacionados.
2 3 4 5 6 7 Este Este Este Este Este Este Este Este Este Total del este
C Ventas 9.647 $ 4.101 $ 7.115 $ 2.957 $ 23.820 $ 4.257 $ 1.829 $ 6.550 $ 12.636 $ 36.456 $
Marzo Marzo Marzo Marzo Total de marzo Abril Abril Abril Total de abril
En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10 contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10. Importante No incluya la fila de resumen 11 de la seleccin. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.
8 9
Los smbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.
10 11
De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado. 1. Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen. En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6, seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10, seleccione las filas 7 a 9. Importante No incluya en la seleccin la fila resumen para dicho grupo. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los smbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema. Si desea desagrupar filas, seleccinelas y, a continuacin, en el grupo Esquema de la pestaa Datos, haga clic en Desagrupar.
1. 2.
Nota Tambin puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla Mays mientras hace clic en o en del grupo y, a continuacin, en el grupo Esquema de la pestaa Datos, haga clic en Desagrupar.
15.1.1 CREAR UN ESQUEMA DE COLUMNAS

1. 2. 3. 4. 5. Asegrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rtulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. Seleccione una celda del rango. Ordene las filas que forman los grupos. Inserte sus propias columnas resumidas con frmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle. Especifique si la ubicacin de la columna de resumen est a la derecha o a la izquierda de las columnas de detalle. a. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. b. Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles, desactive la casilla de verificacin Columnas resumen a la derecha del detalle. Para especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la casilla de verificacin Columnas resumen a la derecha del detalle. c. Haga clic en Aceptar. Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:
6.
Mostrar u ocultar datos de esquemas 1. Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y active la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema.
Procedimientos de diagnstico y Solucin de Problemas
Pg. 116
2.
Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo x x x x Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo. Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.
Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado En los smbolos de esquema , haga clic en el nmero del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan. Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en .
Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema x x Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel ms bajo de los smbolos de esquema . Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en . Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en .
15.1.2 PERSONALIZAR UN ESQUEMA CON ESTILOS

En el caso de las filas del esquema, y las columnas del esquema se pueden emplear estilos. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que estn definidos estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o despus de crearlo. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Aplicar un estilo automticamente a una columna o fila resume 1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. 2. Active la casilla de verificacin Estilos automticos. Aplicar un estilo a una columna o fila resume existente 1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. 3. Active la casilla de verificacin Estilos automticos. 4. Haga clic en Aplicar estilos.
15.1.3 COPIAR DATOS ESQUEMATIZADOS

1. Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y active la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema. Utilice los smbolos de esquema , y para ocultar los datos de detalle que no desee copiar. Seleccione el rango de filas de resumen. En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Ir a. Haga clic en Ir a Especial. Haga clic en Slo celdas visibles. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, copie los datos.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
15.1.4 OCULTAR O QUITAR UN ESQUEMA

Nota No se eliminan los datos al ocultar o quitar un esquema. Ocultar un esquema 1. Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y active la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema. 2. Vea todos los datos haciendo clic en el nmero ms alto de los smbolos de esquema . 3. Haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en la seccin Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y desactive la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema.
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Informtica I
Quitar un esquema 1. Haga clic en la hoja de clculo. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar y, a continuacin, en Borrar esquema. 3. Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaa Inicio) y, a continuacin, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas. 15.2 CREAR UN INFORME DE RESUMEN CON UN GRFICO Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los totales acompaados de un grfico de dichos totales. En general, puede hacer lo siguiente: Crear un informe de resumen 1. Aplicar un esquema a los datos. 2. Oculte el detalle haciendo clic en los smbolos de esquema , y para mostrar slo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila: Representar en un grfico el informe de resumen 1. Seleccione los datos de resumen que desea representar. Por ejemplo, para representar slo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior. 2. Cree el grfico. Por ejemplo, si crea el grfico con el Asistente para grficos, tendr un aspecto similar al del siguiente ejemplo.
15.3 Tablas Dinmicas

Los informes de tabla dinmica son tiles para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Tanto los informes de tabla dinmica como los informes de grfico dinmico permiten tomar decisiones bien fundamentadas sobre datos crticos para su empresa.
15.3.1 Qu es un informe de tabla dinmica?

Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Use un informe de tabla dinmica para analizar detenidamente datos numricos y responder a preguntas no esperadas sobre los datos. Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:
x x x x x x
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas para el usuario. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados. Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters. Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resmenes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos ms tiles e interesantes para poder concentrarse en la informacin que le interesa. Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
En el siguiente ejemplo de informe de tabla dinmica, puede ver fcilmente cmo se comparan las ventas totales del departamento de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de otro deporte, o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.
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Datos de origen; en este caso, de una hoja de clculo Valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el informe de tabla dinmica Informe de tabla dinmica completo Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen
En un informe de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro (una coleccin de informacin sobre un campo) de Golf se resume en un solo elemento Golf. Un campo de valor, como Suma de ventas, contiene los valores que van a resumirse. En el informe anterior, el resumen Golf Trim3 contiene la suma del valor de ventas de cada fila de los datos de origen para la que la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3. De forma predeterminada, los datos en el rea de valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de grfico dinmico de la forma siguiente: los valores numricos usan la funcin SUMA para sumar valores y los valores de texto usan la funcin CONTAR para contar el nmero de valores. Para crear un informe de tabla dinmica, debe definir el origen de datos, especificar una ubicacin en el libro y organizar los campos.
15.3.2 Qu es un informe de grfico dinmico?

Un informe de grfico dinmico proporciona una representacin grfica de los datos de un informe de tabla dinmica, que en este caso se denomina informe de tabla dinmica asociado. Un informe de grfico dinmico es interactivo, lo que significa que se puede ordenar y filtrar para mostrar subconjuntos de los datos de la tabla dinmica. Cuando se crea un informe de grfico dinmico, se muestran filtros de informe de grfico dinmico en el rea del grfico para poder ordenar y filtrar los datos subyacentes del informe de grfico dinmico. Los cambios que realice en el diseo de campo y los datos en el informe de tabla dinmica asociado se reflejarn inmediatamente en el informe de grfico dinmico. Un informe de grfico dinmico muestra series de datos, categoras, marcadores de datos y ejes al igual que los grficos estndar. Puede cambiar asimismo el tipo de grfico y otras opciones como los ttulos, la ubicacin de la leyenda, las etiquetas de datos y la ubicacin del grfico. Puede crear un informe de grfico dinmico automticamente al crear un informe de tabla dinmica, o bien a partir de un informe de tabla dinmica ya existente.
15.3.3 Crear una tabla dinmica a partir de datos de una hoja de clculo
Al crear un informe de tabla dinmica a partir de datos de una hoja de clculo, los datos se convierten en los datos de origen del informe de tabla dinmica. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para usar datos de una hoja de clculo como origen de datos, haga clic en una celda del rango de celdas que contienen los datos. Para usar datos de una tabla de Excel como origen de datos, haga clic en una celda dentro de la tabla de Excel.
x x
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Informtica I
Nota Asegrese de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran los encabezados en la tabla y que no hay ninguna fila en blanco en el rango o en la tabla. 2. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica, o bien haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica. Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Sugerencia Para crear un informe de tabla dinmica y grfico dinmico a la vez, en la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en la flecha situada bajo Tabla dinmica y, a continuacin, haga clic en Grfico dinmico. Excel muestra el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grfico dinmico. 3. En Elija los datos que desea analizar, asegrese de activar la opcin Seleccione una tabla o un rango y, a continuacin, en el cuadro Tabla o rango, compruebe que el rango de celdas que desea usar como datos subyacentes sea el rango correcto. Excel determina automticamente el rango para el informe de tabla dinmica, pero puede reemplazarlo escribiendo otro rango o el nombre que haya definido para dicho rango. Si los datos se encuentran en otra hoja de clculo o en otro libro, incluya el nombre del libro y de la hoja de clculo usando la sintaxis siguiente: [nombrelibro]nombrehoja!rango. Sugerencia Tambin puede hacer clic en Contraer dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de .
dilogo, seleccionar el rango en la hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Expandir dilogo 4.
En Elija dnde desea colocar el informe de tabla dinmica, especifique el lugar siguiendo uno de estos procedimientos: x x Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo. Para colocar el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, en el cuadro Ubicacin, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea colocar el informe de tabla dinmica.
5. 6.
Haga clic en Aceptar. Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:
x x x x x
Para colocar un campo en el rea predeterminada de la seccin de diseo, active la casilla que se encuentra junto al nombre del campo en la seccin de campos. Para colocar un campo en un rea especfica de la seccin de diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre de campo en la seccin de campos y, a continuacin, seleccione Agregar a filtro de informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores. Para arrastrar un campo al rea que desee, haga clic y mantenga presionado el nombre del campo en la seccin de campos y, a continuacin, arrstrelo hasta un rea de la seccin de diseo. Los cambios que realice en los datos de origen despus de crear el informe de tabla dinmica se reflejarn en el informe al actualizar el informe de tabla dinmica seleccionado (Herramientas de tabla dinmica, pestaa Opciones, grupo Datos, botn Actualizar). Si agrega filas al rango de datos de origen, puede incluir dichas filas en el informe dinmico cambiando los datos de origen (Herramientas de tabla dinmica, pestaa Opciones, grupo Datos, botn Cambiar datos de origen). Si los datos de origen estn en una tabla de Excel, las filas adicionales se mostrarn automticamente al actualizar el informe de tabla dinmica.
15.3.4 CREAR UN INFORME DE GRFICO DINMICO A PARTIR DE UN INFORME DE TABLA DINMICA EXISTENTE
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica. De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinmica, agregando las pestaas
Pg. 120
Opciones y Diseo. 2. 3. 4. En la pestaa Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Grfico dinmico. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, haga clic en el tipo y en el subtipo de grfico que desee. Puede usar cualquier tipo de grfico excepto los grficos xy (dispersin), de burbujas o de cotizaciones. Haga clic en Aceptar.
15.4
GRAFICOS ESTADISTICOS
Los grficos se usan para presentar series de datos numricos en formato grfico y de ese modo facilitar la comprensin de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos. Datos en la hoja de clculo Grfico creado con los datos de la hoja de clculo Cuando cree un grfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de grfico (por ejemplo, grficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, grficos de columnas apiladas o grficos circulares 3D). Tambin puede crear un grfico combinado al utilizar varios tipos de grficos en uno solo.
Ejemplo de grfico combinado que usa un grfico de columnas y uno de lneas.
15.4.1 TIPOS DE GRFICOS DISPONIBLES

GRAFICOS DE COLUMNAS En un grfico de columnas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. GRAFICOS DE LINEAS En un grfico de lneas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.). Los grficos de lneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala comn y, por tanto, son idneos para
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Informtica I
mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical. GRAFICOS CIRCULARES En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de una serie de datos en proporcin a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un grfico circular se muestran como porcentajes del total del grfico circular. Piense en utilizar un grfico circular cuando:
x Slo tenga una serie de datos que desee trazar. x Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. x Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. x No tiene ms de siete categoras. x Las categoras representan partes de todo el grfico circular.
GRAFICOS DE BARRAS En un grfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales. Piense en utilizar un grfico de barras cuando:
x x
Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.
GRAFICO DE AREA En un grfico de rea se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Los grficos de rea destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atencin en el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un grfico de rea para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un todo. GRAFICOS DE TIPO XY (DISPERSION) En un grfico de tipo XY (dispersin) se pueden trazar datos organizados en columnas y filas de una hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.). Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY.
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Piense en utilizar un grfico de dispersin cuando:
x x x x x
x x
Desea cambiar la escala del eje horizontal. Desea convertir dicho eje en una escala logartmica. Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes. Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal. Desea mostrar eficazmente datos de hoja de clculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un grfico de dispersin para revelar ms informacin acerca de los valores agrupados. Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos. Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo: cuantos ms datos incluya en un grfico de dispersin, mejores sern las comparaciones que podr realizar.
Para organizar los datos de una hoja de clculo para un grfico de dispersin, debera colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuacin, escribir los valores y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
15.4.2 ELEMENTOS DE LOS GRFICOS

Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la presentacin de los elementos del grfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato. Tambin puede eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar. El rea del grfico. El rea de trazado del grfico. Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el grfico. Los ejes horizontales (categoras) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del grfico. La leyenda del grfico. Un ttulo de eje y de grfico que puede agregar al grfico. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos
15.4.3 CREAR UN GRFICO

En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede representar grficamente los datos que estn organizados en las filas o columnas de una hoja de clculo. Sin embargo, algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica.
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Informtica I
15.4.4 Aplicar un diseo de grfico predefinido

1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un diseo predefinido. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. En la pestaa Diseo, en el grupo Diseos de grfico, haga clic en el diseo que desee usar.
2.
15.4.5 Aplicar un estilo de grfico predefinido

1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un estilo predefinido. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. En la pestaa Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el estilo que desee usar.
2.
15.4.6 Cambiar manualmente el diseo de elementos del grfico

1. Haga clic en el elemento de grfico cuyo diseo quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de grfico: 1. 2. Haga clic en cualquier parte del grfico para mostrar las Herramientas de grficos. En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que desee.
2.
En la pestaa Presentacin, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el botn del elemento de grfico que corresponda al elemento de grfico que seleccion y luego haga clic en la opcin de diseo deseada.
15.5 Importar Y Exportar Datos

15.5.1 Importar O Exportar Archivos De Texto
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, use el comando Guardar como. Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:
Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carcter de tabulacin (el cdigo de carcter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
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Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carcter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto.
Puede cambiar el carcter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operacin de importacin o de exportacin se realizar de la manera deseada. Notas :Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
15.5.2 Importar un archivo de texto abrindolo en excel

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo en la barra de ttulo de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensin del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv). 1. 2. 3. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. En la lista, seleccione Archivos de texto. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en l.
Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importacin de texto. Haga clic en Ayuda en cualquier pgina del Asistente para importacin de texto para obtener ms informacin sobre el uso del asistente. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operacin de importacin. Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automticamente el archivo de texto y muestra los datos en un libro nuevo.
IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO CONECTNDOSE A L Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de clculo existente como un rango de datos externos. 1. 2. 3. 4. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en l. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga lo siguiente:
x Si lo desea, haga clic en Propiedades para establecer las opciones de actualizacin, formato y diseo de los datos importados. x En Dnde desea situar los datos?, realice uno de estos procedimientos: x Para devolver los datos en la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de clculo existente. x Para devolver los datos en la esquina superior izquierda de una nueva hoja de clculo, haga clic en Hoja de clculo nueva.
5. Haga clic en Aceptar.
15.5.3 EXPORTAR DATOS A UN ARCHIVO DE TEXTO GUARDNDOLO

Puede convertir una hoja de clculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar como. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
x Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.
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Informtica I
2. En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de clculo.
x Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).
3. Busque la ubicacin en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y, a continuacin, haga clic en Guardar. 4. Aparecer un cuadro de dilogo en el que se informa de que slo la hoja de clculo actual se va a guardar en el nuevo archivo. Si est seguro de que la hoja de clculo actual es la que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de clculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja. 5. Aparecer un segundo cuadro de dilogo en el que se indica que la hoja de clculo puede contener caractersticas no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si slo est interesado en guardar los datos de la hoja de clculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en S. Si no est seguro y desea obtener ms informacin sobre las caractersticas de Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener informacin.
Tema Nro. 16 Macros

Una macro es un conjunto de instrucciones que permite automatizar una tarea. El uso de macros permite la repeticin de tareas de forma ms eficiente que la ejecucin manual y tediosa. Por ejemplo, si uno desea que cada celda que contiene un valor numrico se convierta a un tipo de dato monetario y que estn agrupados en cierta direccin de la pgina es posible de lograr con macros; otro tpico ejemplo es la generacin de movimiento o variacin numrica de los datos en tiempo real; adems tambin es posible definir funciones personalizadas que podrn ser invocadas desde la hoja de clculo. En fin existen muchos modos de usar macros. Al ser grabada una macro se escribe en un lenguaje llamado Visual Basic for Applications (VBA). Sin importar que tan simple haya sido la grabacin de un macro o que tan elaborado ha sido el algoritmo utilizado para su ejecucin, siempre estar escrito en VBA y almacenado en una hoja de mdulo o dentro de la hoja de clculo.
16.1
Breve Historia de las Macros

Hojas de Macros XLM
Eran hojas que contenian funciones en forma secuencial. Lenguaje poderoso pero dificil de utilizar.
Macros y Lotus 12-3

Origen de los Macros. Utilizaba una herramienta similar al Macro Recorder. Permitia relacionar un macro con un acceso por combinacin de teclas.
Macros VBA
De gran popularidad y aceptacin entre desarrolladores. Posee una poderosa plataforma que ha variado muy poco a travs de los aos.
Macros Excel
Permite el uso de 2 herramientas poderosas: Macro recorder y VBA Editor.
16.2
Grabacin y Almacenamiento de Macros
16.2.1 Grabando un Nuevo Macro

Un macro, cuando es grabado El proceso de grabacin de un nuevo macro es muy sencillo, basta con ejectura el comando de grabacin de macro:
1: Ribbon View (vista) >> Macros >> Record Macro (Grabar Nueva Macro)
Pg. 126
2: El siguiente cuadro se mostrar, deber ser completado adecuadamente.
3: Mientras el macro esta en grabacin, se debern ejecutar las acciones que se desea repetir en el futuro.
Se debe tener en cuenta que el estado (esq. Inf. Izq.) se mantenga.
>> Resultado despus de haber aplicado modificaciones en elformato, una celda a la vez. (usando referencias fijas)
16.1.1. Ejecutando un Macro Guardado

Un macro, cuando es grabado queda registrado en una lista de macros, la que se puede consultar en:
1: Ribbon View (vista) >> Macros >> Record Macros (Ver Macros)
Pg. 127
Informtica I
2: Desde esta ventana es posible editar y ejecutar el macro, segn elijamos.
3: El macro se ejecutar con la opcin Run (Ejecutar). El macro tambin puede ser ejecutado a travs del acceso directo de teclado que le fue asignado al momento de su creacin. Existen dos formas de Grabacin de un macro comnmente utilizadas: Con Referencias Fijas: Las posiciones de las celdas sern siempre las mismas al momento de ejecutar el macro. Con Referencias Relativas: Las acciones sobre las celdas se determinarn basndose en la posicin de la celda activa actual. Mayor explicacin ser dad en prximas secciones. *Es necesario entender que al no utilizar referencias relativas, todas las acciones realizadas sobre una celda se volvern a repetir exactamente en la misma manera. Examinemos el resultado que se obtiene al utilizar el macro anteriormente usado sobre los signos en diferentes celdas:
Antes de grabar el Macro
Nuevo orden
Resultado despus de grabar el Macro
Resultado despus de ejecutar el macro
Pg. 128
Unidad Didctica Nro. 5 Procedimientos de Diagnstico y Solucin de Problemas

Se define como una actividad programada de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, anlisis, limpieza, lubricacin, calibracin, que deben llevarse a cabo en forma peridica en base a un plan establecido. Relativo a la informtica, el mantenimiento preventivo consiste en la revisin peridica de ciertos aspectos, tanto de hardware como de software en un PC. Estos influyen en el desempeo fiable del sistema, en la integridad de los datos almacenados y en un intercambio de informacin correctos, a la mxima velocidad posible dentro de la configuracin optima del sistema.
Tema N 7 Procedimientos de diagnstico y solucin de problemas10

En un mundo perfecto instalaramos nuestro programa y no volveramos a preocuparnos por ellos hasta ser sustituidos. Desafortunadamente esto no es as debemos detectar y solucionar los problemas que se nos presenten. Un correcto mantenimiento de los dispositivos y de las aplicaciones mejorara el rendimiento del sistema y nos evitara problemas ms graves. Veremos cmo podemos documentar las incidencias cuando se produzcan, de modo que utilizando estndares realizaremos un mejor seguimiento de cuales son y donde se producen los errores ms frecuentes En la atencin al usuario estableceremos canales de comunicacin que nos permitan mejorar los diferentes aspectos de nuestro sistema informtico, conocer los errores ms frecuentes y preparar actividades de formacin para las personas que trabajan en el entorno informtico.
17.1 Mantenimiento Preventivo

El Mantenimiento es el conjunto de operaciones y cuidados necesario para que el sistema pueda seguir funcionar adecuadamente .Un mantenimiento preventivo nos permite anticiparnos a un posible error o problema .La prevencin bien planificada y ms o menos estructurada nos ayudara a evitar errores mayores que consuman ms recursos temporales y econmicos, Por lo tanto ,a pesar de que en ocasiones el mantenimiento preventivo es uno de los aspectos ms olvidados, la correcta puesta en prctica de un programa para llevarlo a cabo supondr un ahorro de tiempo y dinero El diagnstico y posterior solucin de un problema, cuando este se ha hecho presente, no puede considerarse mantenimiento preventivo Ejercicio resuelto 9.1 Enumera las razones por las que deberamos hacer un mantenimiento preventivo en nuestro sistema Solucin a) Ahorra tiempo. Muchas de las tareas de mantenimiento pueden realizarse de manera automtica y otras pueden realizarse en tiempos disponibles. Reparar un sistema siempre nos supondr ms tiempo y posiblemente no podremos decidir. b) Ahorra dinero. Evitar Problemas nos ahorra coste en la reparacin c) Mejorar el rendimiento. Algunos elementos de nuestro sistema se degradan con el tiempo; un mantenimiento preventivo los mantendr en ptimas condiciones d) Protege la informacin. Evitando fallos en el sistema y realizando tareas de mantenimiento protegemos los datos de nuestro sistema. Herramientas de mantenimiento Una de las Herramientas ms tiles y sencillas de usar es la llamada DiskDefragmenter que nos permite recuperar
10
Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 195 206.
Pg. 129
Informtica I
espacios perdidos en nuestro disco, colocando la informacin de forma contigua. Cuando instalamos un sistema operativo o un programa sobre un disco nuevo, la informacin se escribe de modo contiguo, sin dejar espacios en blanco. A medida que trabajamos sobre el disco, creando y borrando documentos, instalando y desinstalando programas, en el disco aparece un serie de fragmentos que se encuentra n vacios. En ocasiones se hace necesario dividir un archivo para que sea escrito en el soporte Cuando los archivos se encuentran en el disco en posiciones contiguas, el acceso a ellos es mas rpido que cuando se encuentran fragmentados y colocados por toda la superficie del disco. Un disco duro fragmentado ralentiza el acceso a los datos por que es necesario reunir informacin fragmentada en el soporte para poder acceder a ella. Existen en los mercados distintos programa como PerfectDisk que nos permite optimizar nuestro disco consolidando el espacio libre incluso en disco duros de gran capacidad. El sistema operativo Windows incorpora una herramienta de desfragmentacin del disco dentro de sus herramientas del sistema a las que podemos acceder desde Inicio-programas-Accesorios-herramientas del sistemaDesfragmentacin del disco
Figura 9.1.-Estrucutra de un disco duro
Tras un anlisis del disco se mostrara el aspecto que presenta y nos dar una recomendacin sobre la necesidad de proceder a la ejecucin del programa de desfragmentado Ejercicio Propuesto 9.1 Comprueba si tus disco duros estn fragmentados mediante el anlisis de los mismo y si sera conveniente ejecutar la herramienta del sistema para defragmentar el disco Como es lgico suponer, no es lo mismo utilizar esta herramienta con discos de pequeo tamao como puede ser uno de 40GB que utilizarla con disco de ms de 100 GB. Debemos recodar que mientras estemos ejecutando el desfragmentado cada escritura en el disco provocara que se reinicie el programa de nuevo.
17.2
Partes de Incidencias
Una incidencia refleja un problema que se da en un determinado sistema. Una hoja o una parte de incidencia nos permiten, bsicamente, estandarizar y clasificar el posible error de acuerdo con unos parmetros de control, establecidos. Si deseamos realizar una buena asistencia al usuario debemos disponer de un sistema de apertura gestin de incidencias lo ms completo posible, que permita cuantificar y estratificar las incidencias que se produzcan y seguirlas hasta su solucin Cuando abrimos una incidencia esta debe ser registrada y tipificada como activa y permanecer en este estado hasta que se produzca su resolucin. Las incidencias que ya han sido resueltas y por tanto cerradas debern pasar a formar parte de un base de datos o fichero histrico para que puedan ser consultadas en cualquier momento y podamos realizar con ellas diferentes tipos de estadsticas. Un parte de incidencias es un herramienta y como tal sus principales funciones sern las siguientes:
9 Facilitar la localizacin y solucin del problema 9 Permitir hacer un seguimiento de los principales tipos de incidencias 9 Determinar cules pueden ser los elementos a corregir 9 Recopilar informacin que ser utilizada para: -Seleccionar el tipo de hardware y software ms conveniente -Establecer planes de formacin de usuarios Propiedades de una buena hoja de incidencias 9 Debe ser breve y concisa 9 Debe ser completa 9 Debe ser sencilla de entender y completar 9 Debe ser de fcil seguimiento
Pg. 130
El diseo de una parte incidencia varia de incidencias varia de una empresa a otra dependiendo de los sistema que incluya, de la estructura y organizacin de la empresa, incluso de los propios gustos personales del equipo de mantenimiento, sin embargo hay algunos elementos comunes a todos los formatos y que deberamos incluir Identificacin de la incidencia
9 Nmero de orden consecutivo 9 Fecha y hora de creacin del parte de la incidencia 9 Nombre de la persona que informa sobre el problema, departamento o lugar donde se ha producido y equipos o equipos donde se da error 9 Descripcin del problema, incluyendo si el equipo no est operativo o podemos seguir trabajando con l. 9 Firma A completar por el tcnico Algunos de los campos de un parte de incidencias deben ser completados por tcnico, o por la persona encargada de la explotacin y le mantenimiento de las aplicaciones. En ocasiones deber ponerse en contacto con el usuario para conseguir ms detalladla informacin. 9 Posible causas del error 9 Consecuencia del error 9 Valoracin econmica si procede 9 fecha y firma Se le asignara una prioridad en funcin del tipo de incidencia. Por ejemplo, no es lo mismo un a incidencia que describe lentitud en Internet que un problema que impide arrancar el sistema operativo Ejercicio Propuesto 9.2 Escribir priorizadas las siguientes incidencias en nuestro sistema: *No podemos visualizar una pgina web, el equipo no arranca, la impresora no imprime, Word no lee un documento de texto, el sistema se cierra repentinamente Un buen seguimiento de los distintos tipos de incidencias, y la correcta interpretacin de los partes nos proporcionan las claves para un mejor mantenimiento del sistema Estadsticas de las incidencias Una vez resuelta la incidencia y completado el parte correspondiente por la persona que lo ha resuelto, lo correcto sera llevar un control de las distintas incidencias que se generan en la empresa .De este modo obtendremos valores sobre: 9 Que equipos y/o departamentos registran mayor nmero de problemas 9 Que tipos de usuarios informan sobre los errores 9 Que software es el que presenta ms problemas 9 Tiempos de respuesta 9 Coste en trminos econmicos de las soluciones
Pg. 131

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Informtica I

Unidad Didctica Nro. 4 Hoja de Clculo

Tema N 10 Hoja de Clculo. Documentos Sencillos

10.1 Hojas de Clculo, Aplicaciones y trminos

Hoja Electrnica de Clculo

La ventana de Excel, entorno de trabajo.

10.2.1 Las Celdas

Hoja Electrnica de Clculo

Alineacin Horizontal y Vertical

Procedimiento para insertar comentario.

Hoja Electrnica de Clculo

El comentario se visualiza al pasar el cursor sobre la celda.

Botn: Insertar Hoja de Clculo

Crear Nueva Hoja de Clculo Clic en el botn Insertar hoja de clculo, o

Hoja Electrnica de Clculo

Libro a la que se copiar la hoja.

Ubicacin de la hoja copiada.

Las opciones descritas se encuentran en el men contextual de cada hoja:

Hoja Electrnica de Clculo

10.2.4 Formato de Hojas de Clculo: Gestin de Filas y Columnas

Hoja Electrnica de Clculo

Agregar una Columna

Agregar una Fila

ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

Ver e Imprimir Hojas de Clculo

Insercin De Frmulas Y Funciones Formula

Hoja Electrnica de Clculo

Componentes De Una Frmula

Dos puntos: Equivale literalmente a HASTA

Hoja Electrnica de Clculo

Todas las celdas de la columna G. Todas las celdas de la columna G a la L.

=B2*C2 =B3*C3 =B4*C4

=B4*C1 =B5*C2 =B6*C3

Hoja Electrnica de Clculo

Tema Nro. 11 Funciones

Hoja Electrnica de Clculo

11.2 Funciones de Texto

Hoja Electrnica de Clculo

Hoja Electrnica de Clculo

Funciones Matemticas y Trigonomtricas

Hoja Electrnica de Clculo

Ejercicio N 2: en una nueva hoja de clculo, calcular lo solicitado

Ejercicio N 4: Calcular lo solicitado

Ejercicio N 5: Calcular lo solicitado

Hoja Electrnica de Clculo

En la celda D2 escribimos: =CONTAR(A2:A4) Cuenta el nmero de celdas no vacas de un rango.

Hoja Electrnica de Clculo

En la celda D2 escribimos: =CONTARA(A2:A6)

Hoja Electrnica de Clculo

Hoja Electrnica de Clculo

En la celda G20, debemos escribir la siguiente frmula: =CONTAR.SI(Rango , Criterio) =CONTAR.SI(F8:F13,>0)

Hoja Electrnica de Clculo

Hoja Electrnica de Clculo

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado.

=SI(A4="A100","Informtica",SI(A4="A200","Financiero",SI(A4="A300","Ventas",SI(A4="A400","Informacin", SI(A4="A500","Recursos Humanos","No hay clasificacin")))))

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Hoja Electrnica de Clculo

Hoja Electrnica de Clculo

13.2 Funciones de bsqueda y referencia

Hoja Electrnica de Clculo

Hoja Electrnica de Clculo

Hoja Electrnica de Clculo

Hoja Electrnica de Clculo

Tema Nro. 14 Datos

=B2C2 =B3C3 =B4*C4

=B4C1 =B5C2 =B6*C3