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La hoja de trabajo: Es un borrador de grandsima importancia para el contador; puesto que facilita el cierre de los libros, los ajustes

de las cuentas y la preparacin de los estados financieros. De all que sea imprescindible para todo contador conocer completos conocimientos de ella. Objetivo Este borrador extracontable facilita el proceso de cierre del ejercicio econmico al mostrar la relacin entre el ltimo balance de comprobacin del ejercicio econmico, los ajustes propuestos, los asientos de cierre y los estados financieros, esto ofrece la posibilidad de efectuar las correcciones que sean necesarias antes de obtener los estados financieros definitivos. Forma y contenido Independientemente que la hoja de trabajo sea preparada por medio de un software, ella contiene generalmente 12 columnas ubicadas despus de un espacio amplio que se destina para la anotacin del nombre de las cuentas. Se estructura asignndole dos columnas, una para los cargos y otra para los crditos, a cada una de los siguientes conceptos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Balance de comprobacin. Ajustes. Balance de comprobacin Ajustado. Costo de ventas. Ganancias y Prdidas. Balance General.

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Mecanismo para su elaboracin Balance de Comprobacin (Columnas 1 y 2) Las dos primeras columnas se emplean para formar el Balance de Comprobacin con los saldos de las cuentas del libro mayor a la fecha de cierre. Se le conoce tambin como Balance de Comprobacin no Ajustado. Los saldos deudores se anotan en la columna Debe y los acreedores en la columna Haber. Ajustes (Columnas 3 y 4) El anlisis de de los saldos de las cuentas del balance de comprobacin generan los ajustes y correcciones que actualizaran los saldos de las cuentas a la fecha de cierre. Los cargos se anotan en la columna Debe y los crditos en la columna Haber, si la cuenta a ser cargada o acreditada no est entre las cuentas del balance de comprobacin, se procede a incluirla en el espacio destinado para la descripcin de las cuentas. La suma de los cargos debe coincidir con la suma de los crditos y preferiblemente a las cantidades que conforman un asiento o correccin, se le asigna una letra o numero que los conecte entre s, lo cual facilita la deteccin de errores y registro de estos asientos en el libro diario. Balance de Comprobacin Ajustado (Columnas 5 y 6) En este par de columnas se anotan los saldos actualizados de las cuentas que fueron ajustadas o corregidas, y se repiten los saldos de las cuentas que no sufrieron variaciones. Al totalizar los saldos deudores y los acreedores se observa que estos deben coincidir. Este Balance de comprobacin ajustado es la base para la preparacin de los estados financieros. Costo de Ventas (Columnas 7 y 8) Estas columnas se emplean para determinar exclusivamente el costo de ventas y slo se emplean las cuentas necesarias para su obtencin. (CV=II+C+FC+GI-DC-DevC-BC-RC-IF)

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COSTO DE VENTAS=

MAS (+) Inventario Inicial Compras Fletes en Compras Gastos de Importacin

MENOS (-) Descuentos en Compras Devolucin en Compras Bonificaciones en Compras Rebajas en Comparaciones Inventario Inicial

Las cuentas deudoras se anotan en la columna Debe y las acreedoras en la columna Haber. En la ltima se anota el Inventario de Mercancas Final. El Costo de Ventas es producto de la diferencia entre los totales anotados en la columna Debe y las totales anotados en la columna Haber. Su naturaleza es siempre deudora, sin embargo se anota el monto del Costo de Ventas en la columna Haber con el propsito de mantener ambas columnas balanceadas. Ganancias y Prdidas (Columnas 9 y 10) En este par de columnas se anotan todos los egresos, incluyendo el Costo de Ventas y todos los ingresos. Los egresos se anotan en el Debe y los ingresos por el Haber. La diferencia obtenida al sumar ambas representa los resultados del ejercicio econmico.

Total Debe mayor que el Haber

Prdida

Egresos

Ingresos Utilidad

Total Haber mayor que l Debe

Ingresos

Egresos

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El monto obtenido se anota en la columna contraria para efectos de mantener los totales en equilibrio; por ejemplo, si se obtuvo una utilidad, ta se anota en la columna Debe. Balance General (Columnas 11 y 12) En este ltimo par de columnas se anotan todas las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, valoracin y orden en la columna que corresponda segn su saldo. El importe del inventario de mercancas que ser anotado en la columna Debe se corresponde con el inventario final de mercancas, por cuanto representa un Activo Circulante a la fecha de cierre. En el caso de que el resultado del par anterior de columnas haya sido una prdida, esta se anota en la columna Debe puesto que disminuye el patrimonio; caso contrario, la Utilidad se anota en el Haber, por que incrementa el patrimonio de la empresa. Los totales de la columna Debe y Haber deben coincidir. La hoja de trabajo terminada, corregida y analizada, permite registrar los asientos de ajuste, correccin y cierre en el libro diario para luego preparar los estados financieros con base a este borrador contable. Cuando la hoja de trabajo es elaborada en forma automatizada, el trabajo

disminuye considerablemente, pues el programa a utilizar realiza los clculos rpidamente. El usuario solo debe ingresar al computador los montos de los ajustes en las filas y columnas correspondientes y por medio de formulas previamente establecidas la obtencin de estas herramientas se simplifica. Ejemplo de Hoja de trabajo, ver (figura nmero 1)

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Ajustes Son operaciones contables adicionales cuyo fin es actualizar los saldos de las cuentas por medio de la modificacin de los mismos a la fecha de preparacin de los estados financieros. Estos asientos afectan simultneamente a cuentas del Estado de Resultados y del Balance General.

Objetivos El propsito de los asientos de ajustes es asignar al ejercicio econmico sus correspondientes montos por conceptos de ingresos y egresos. El proceso de ajuste siempre se asocia al hecho concreto de preparar los estados financieros, bien sea para finalizar el ejercicio econmico o a la fecha de preparacin de los mismos, de all que la informacin que stos proporcionan es ms til para la toma de decisiones. Clasificacin Con el propsito de estudiar detalladamente cada tipo de ajustes, se proceder a la clasificacin de los siguientes grupos: I II III IV V VI Gastos Acumulados por Pagar Ingresos Devengados por Cobrar Gastos Pagados por Anticipado Ingresos Cobrados por Anticipados Cargos diferidos Cuentas de Valoracin Depreciacin Agotamiento Amortizacin Provisin para Cuentas Incobrables

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VII

Otros Gastos Acumulados

Presentaciones Sociales Utilidades Seguro Social Ince Ahorro Habitacional

Grupo I: Gastos Acumulados por Pagar Dentro de este grupo se incluyen, como su propio nombre lo indica, una serie de gastos que para fecha de cierre se han causado, consumidos o han prestado un servicio, pero a esa fecha no se han cancelado, y por tal razn no se han contabilizado. Estos tipos de gastos sern pagados a corto plazo, es decir, en el prximo ejercicio econmico. Las partidas que comn mente se encuentran en este grupo son. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Alquileres Sueldos y Salarios Intereses Obligaciones Acumuladas Comisiones Cualquier otro gasto causado y no pagado a la fecha de Cierre

Ejemplo: el 16-12-03 la empresa alquila un local en el Centro Comercial La Granja, con un canon mensual de arrendamiento de Bs. 350, el cual se pagara por meses vencidos. Se pide ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Anlisis: el primer mes de alquiler ser pagado el 15-01-04, as que deben reflejarse como gastos del ao 2003 los 15 das de alquiler vencido a la fecha de cierre: 31 - 12 - 03 Fecha de cierre 16 - 12 - 03 Fecha de alquiler 15 0 0 15 das= 0.5 mes
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Luego se multiplica ese valor por el canon de arrendamiento y se obtiene el importe a ser registrado como gastos del periodo que no han sido pagados todava: 350 Bs/m x 0,5 m = Bs. 175 Se efecta un cargo en una cuenta de Gastos, en este caso, Gastos de alquiler y se realiza un abono en una cuenta de Pasivo circulante, Alquileres por Pagar: 2003 Diciembre 31 Descripcin 1 Gastos de Alquiler Alquileres por Pagar P/R Gastos de alquiler Ref Debe 175 175 Haber

El importe debitado a Gastos se presentara en el Estado de Resultados en la seccin de los Gastos de Operacin, y posteriormente ser eliminado con los asientos de cierre. El crdito se presentara en el Balance General en la seccin del Pasivo Circulante, dado que es una obligacin a muy corto plazo. El 15-01-04 se realiza el primer pago de alquiler a travs de la emisin de un cheque: 2003 Diciembre 31 Descripcin 1 Alquileres por Pagar Gastos de Alquiler Bancos P/R Gastos de alquiler Ref Debe 175 175 350 Haber

Comentario: 1. Se realiza un cargo a la cuenta de pasivo circulante Alquileres por

Pagar, puesto que se est efectivamente pagando la obligacin. Al realizar el pase al mayor, su saldo quedar en cero.

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2.

Se efecta otro cargo a la cuenta Gastos de Alquiler por los 15 das

correspondientes a gastos del nuevo ejercicio econmico (desde el 01-01-04 al 15-0104) 3. Se abona a Bancos por la emisin del cheque correspondiente al pago

de un mes de alquiler. Conclusiones: Segn se ha podido observar, este grupo de ajustes presenta uniformemente las siguientes caractersticas. 1ro - El cargo por el ajuste se efecta en una cuenta de gastos en virtud de haberse causado a la fecha de cierre. 2da - El crdito por el ajuste se realiza en una cuenta de pasivo circulante dado que no se han cancelado la fecha de cierre. 3ro - El monto del ajuste es lo gastado, causado, vencido o consumido a la fecha de cierre. Grupo II: Ingresos Devengados Por Cobrar En este grupo se incluyen algunos ingresos que a la fecha de cierre o a la fecha de preparacin de los estados financieros han sido ganados y no han sido cobrados, pero se esperan cobrar a corto plazo: 1. 2. 3. 4. Alquileres Intereses Comisiones Cualquier otro ingreso ganado y no cobrado a la fecha de cierre.

Alquileres: los ajustes de estos tipos se presentan cuando las empresa ha arrendado algn inmueble de su propiedad y a la fecha de cierre no ha recibido el respectivo cobro, bien

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sea por que el inquilino presenta una demora en su pago o porque los alquileres se cobran sobre la base de meses vencidos. Al igual que en el primer grupo de ajustes se procede a terminar la porcin de tiempo vencido y no cobrado a la fecha de cierre. Ejemplo: el 15-11-03 la empresa entrega en alquiler un local de propiedad con un canon mensual de arrendamiento de bs. 400. El contrato estipula que los alquileres sern cobrados cada 2meses vencidos. Se pide ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Anlisis: La empresa har efectivo su primer cobro de alquiler el 15-01-04. A la fecha de cierre ha transcurrido 1,5 meses desde la fecha de alquiler del local. Este perodo ya ha sido ganado por la empresa y solo ser cobrado el 05-01-04. 31- 12- 03 Fecha de cierre 15- 11- 03 Fecha de alquiler del local 16 1 0 1,5

400 Bs/ m x 1,5 m= 600 Bs.

2003 Diciembre 31

Descripcin - 1 Alquileres por Cobrar Ingresos por alquiler P/R Ingresos por Alquiler

Ref Debe 600

Haber

600

Comentario: 1. El dbito en la cuenta alquileres por Cobrar, debido a que representa

un derecho que se espera convertir en efectivo a muy corto plazo. Se presenta en el Balance General en la seccin de activo circulante.

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2.

El crdito se efecta en la respectiva cuenta de Ingresos, Ingresos por

Alquiler, puesto que representa lo ganado a la fecha de cierre. Se representa en el estado de Resultados en la seccin de Otros Ingresos. El 15-01-04 la empresa cobra los dos meses vencidos al alquilar. El dinero recibido lo deposita en el Banco. 2004 Enero 15 Descripcin - 1 Banco Alquileres por Cobrar Ingresos por Alquiler P/R Ingresos por Alquiler Ref Debe 800 600 200 Haber

Comentario: 1. El cargo se realizado en la cuenta Bancos representa los dos meses de

alquileres vencidos y cobrados para esa fecha. 2. El crdito a la cuenta Alquileres por Cobrar elimina el derecho que se

genero en el cierre del ejercicio anterior. 3. La cuenta Ingresos por Alquileres recibe un crdito por un monto de bs.

200, el cual representa el medio mes ganado que corresponde al nuevo ejercicio econmico del ao 2004. Conclusiones: Los ejemplos planteados presentan uniformemente las caractersticas de este grupo: 1ro - El cargo por el ajuste se realiza en una cuenta de activo circulante por cuanto representa un derecho a ser cobrado por anticipado. 2do - El crdito por el ajuste se efecta en la respectiva cuenta de otros ingresos por haberse devengado a la fecha.

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3ro - La cantidad del ajuste es lo ganado y no cobrado a la fecha. Grupo III: Gastos Pagados por Anticipado Representan erogaciones de dinero por adelantado por gastos que se van a causar o servicios para recibir en el futuro. Cuando la empresa incurre en este tipo de gastos entra en posesin de un bien o derecho, que en la medida que se va utilizando se convierte en un gasto. Al finalizar el ejercicio econmico se debe analizar si todo el activo ha sido consumido en el periodo que termina o queda an queda una parte no gastada y procede al otro ajuste. En este grupo de ajustes, ha sido totalmente pagado el gasto, as que se debe reconocer a la fecha de cierre o fecha de preparacin de los estados financieros es la parte consumida y considerarla como un egreso del ejercicio econmico y, la proporcin no consumida sigue siendo un derecho o un bien que se presenta en el activo circulante bajo el criterio de los prepagados. Generalmente, dentro de este grupo se encuentran las siguientes partidas: 1. 2. 3. 4. 5. Seguros contra Incendios, robos, etc. Alquileres. Intereses. Artculos de Escritorio. Cualquier otro gasto pagado por anticipado.

Existen dos formas de contabilizar a los prepagados: A. B. Cargndole originalmente a una cuenta de activo. Cargndole originalmente a una cuenta de gastos.

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Caso A: 1. Seguros: cuando las empresas adquieren una pliza de seguro deben

cancelar el monto total de la misma por anticipado y como es lgico, el seguro se va convirtiendo en gasto en la medida que transcurre el tiempo de duracin del mismo. El 30-09-03 la empresa adquiere una pliza de seguros contra incendios por Bs. 720.000 con cobertura de un ao, la cual pago con la emisin de un cheque. Se pide: ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Anlisis: al 30-09-03 la empresa debe registrar la adquisicin de la pliza y para ello tiene dos opciones: como activo o como gasto. Lo importante es que la empresa sea consistente con la poltica de registro de prepagados en cada uno de los ejercicios econmicos subsistentes. Caso A: Cuando se carga originalmente en una cuenta de Activo: 2003 Septiembre 30 Descripcin 1 Seguros Pagados por Anticipados Bancos P/R Seguros Prepagados Ref Debe 720 720 Haber

Al 31-12-03 fecha de cierre, la cuenta Seguros Prepagados por Anticipado presenta en el Libro Mayor un sado de Bs. 720. La cobertura de la pliza es de 12 meses, as que el tiempo transcurrido desde la adquisicin hasta el cierre representa la porcin vencida de la pliza, la cual debe ser llevada a gastos del ejercicio econmico. 31 - 12 - 03 Fecha de Cierre 30 - 09 - 03 Fecha de adquisicin de pliza 1 3 0 3 meses

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720 Bs.------------------ 12 meses X Bs.---------------- 3 mese X=180 Bs X= Bs 180 es el monto gastado por concepto de vencimiento de pliza en el ao 2003

2003 Diciembre 31

Descripcin 1 Gastos de Seguros Seguros Pagados por Anticipado P/R Gastos de Seguro

Ref Debe 180

Haber

180

Comentario: 1. El cargo a la cuenta Gastos de Seguros representa la porcin de pliza

vencida a la fecha de cierre. Se presenta en el Estado de Resultados en la seccin de gastos de operacin y se elimina su saldo en el proceso de cierre del ejercicio econmico. 2. El crdito de la cuenta Seguros Pagados por Anticipado actualiza el

saldo de esta al rebajarle los meses vencidos de pliza. Se representa en el Balance General en la seccin del Activo Circulante. Caso B: Cuando se carga originalmente en una cuenta de Gastos. 2003 Septiembre 30 Descripcin 1 Gastos de Seguros Bancos P/R Gastos de Seguro Ref Debe 720 720 Haber

Al analizar la cuenta Gastos de Seguros a la fecha de cierre, se observa que presenta un saldo de Bs. 720. Solo han transcurrido 3 meses desde la fecha de adquisicin de la pliza

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hasta la fecha de cierre, por lo cual se deben ajustar los 9 meses que no se vencieron, que no se gastaron, en el presente ejercicio econmico y dejar como gastos del periodo los 3 meses efectivamente vencidos. 720 Bs.------------ 12 meses X Bs.------------- 9 meses X= 540 Bs X = Bs. 540. Lo que no se ha gastado de la pliza en el ao 2003 2003 Diciembre 3 0 Descripcin 1 Seguros Pagados por Anticipados Gastos de Seguros P/R Gastos de Seguro Ref Debe 540 540 Haber

Comentario: 1. El cargo a la cuenta de Seguros Pagados por Anticipados representa la

porcin no vencida de la pliza a la fecha de cierre. Se presenta en el Balance General. 2. La cuenta Gastos de Seguro recibe un crdito por rebajar los 9 meses

no vencidos y que haban sido registrados en su totalidad como gastos de este ejercicio. El saldo de la cuenta despus del ajuste, se presenta en el Estado de Resultados y posteriormente ser eliminado durante el cierre del ejercicio econmico. Al analizar los saldos del mayor se observa que estos coinciden con los saldos del mayor del Caso A: la cuenta Seguros Pagados por anticipado, muestra un saldo de Bs. 540 que representan los 9 de pliza que se vencern en el siguiente perodo; la cuenta de Gastos de Seguros muestra Bs. 180 como saldo que simboliza los 3 meses de pliza efectivamente vencidos y causados en el presente periodo.

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Conclusiones: Caso A: 1ro - El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de gasto. 2do - El abono se efecta en la correspondiente cuenta de activo. 3ro - El monto del ajuste es lo gastado o consumido a la fecha de cierre. Caso B: 1ro En el ajuste el cargo lo recibe la respectiva cuenta de activo 2do - El crdito se efecta en la correspondiente cuenta de gastos. 3ro - El importe del ajuste es la parte an no gastada a la fecha de cierre. Grupo IV: Ingresos Cobrados por Anticipados Este grupo representa cobros que se hacen por adelantado por servicios que se prestaran en el futuro. Al momento de percibir estos cobros se crea una obligacin para la empresa que en la medida que esta vaya prestando el servicio que ha sido cobrado

anticipadamente se va transformando en un ingreso para la misma. A la fecha de cierre o fecha de presentacin de los estados de financieros, la empresa debe analizar los saldos de estas cuentas para conocer qu porciones han sido ganadas y reflejarlas como ingreso del ejercicio econmico y que parte permanece no ganada a esa fecha y por supuesto continua siendo un pasivo. Comnmente se ajustan de este grupo: 1. 2. 3. Alquileres Intereses Cualquier otro Ingreso

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Al igual que el Grupo III, los gastos Pagados por Anticipado, existen dos maneras de contabilizar los ingresos cobrados por anticipados: A. B. Abonndole originalmente a una cuenta de Pasivo. Abonndole originalmente a una cuenta de Ingresos.

El ajuste a los alquileres cuando han sido cobrados por anticipados se origina cuando al analizar los saldos del libro mayor se observa que parte de stos se han ganado en el ejercicio econmico y han dejado de ser obligaciones para la empresa. Ejemplo: el 31-10-03 la empresa entrega un local de su propiedad en arrendamiento con un canon mensual de Bs. 350. En esa oportunidad cobro 3 meses por concepto de alquiler y 3 meses por depsito de garanta. El dinero recibido se deposito en el banco. Se pide ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Anlisis: En el tiempo transcurrido desde el cobro de los alquileres y la fecha de cierre es de 2 meses; por lo cual al finalizar el ejercicio, el ajuste debe mostrar que dos meses han sido ganados en el presente periodo y el otro se convertir en ingreso para el prximo ejercicio econmico. Caso A: Cuando se abona originalmente en una cuenta de pasivo 2003 Octubre 31 Descripcin 1 Banco Alquileres Cobrados por Anticipado Depsitos Recibidos en Garanta P/R Alquileres Cobrados por Antis. Ref Debe 2.100 1.050 1.050 Haber

Para el 31-12-03, fecha de cierre de la empresa, el saldo de la cuenta Alquileres cobrados por Anticipados presenta un saldo de Bs. 1.050, el miso muestra los 3 meses

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cobrados anticipadamente el 31-01-03, de los cuales 2 meses ya se han convertido en ingresos del actual ejercicio econmico. 2003 Diciembre 3 1 Descripcin 1 Alquileres Cobrados por Anticipados Ingresos por Alquiler P/R Ingresos por Alquiler Ref Debe 700 700 Haber

Comentario: 1. El cargo a la cuenta Alquileres Cobrados por Anticipado representa la

disminucin de la obligacin de la empresa en 2 meses de alquileres que ya han sido ganados. Su saldo actualizado mostrara el mes de alquiler que esta cobrado y que se vence en el periodo econmico siguiente. Se presenta en el balance General a la seccin del pasivo Circulante. 2. El crdito recibe la cuenta Alquileres Ganados pues representa los dos

meses ganados a la fecha de cierre. Se presenta en el Estado de Resultados en el bloque de los Otros Ingresos y se elimina durante el proceso de cierre actual del ejercicio econmico. Cas B: Cuando se abona original mente a una cuenta de ingresos. 2003 Diciembre 31 Descripcin 1 Banco Ingresos por Alquileres Depsitos Recibidos en Garanta P/R Ingresos por Alquileres Ref Debe 2.100 1.050 1.050 Haber

A la fecha de cierre el saldo no actualizado en la cuenta de Ingresos por Alquileres muestra como ingresos del ejercicio 3 meses de alquileres, cuando lo correcto son 2 meses.

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Es por ello que el ajuste a realizar debe disminuir 1 mes de alquiler de los ingresos de este periodo y reflejar la obligacin existente para el prximo ejercicio econmico.

2003 Diciembre 31

Descripcin 1 Ingresos por Alquiler Alquileres Cobrados por Anticipados P/R Ingresos por Alquiler

Ref Debe 350

Haber

350

Comentario: 1. El cargo a la cuenta Alquileres Ganados disminuye el mes de alquiler

que se vencer en el prximo ejercicio del saldo de la cuenta a la fecha de cierre. El saldo despus del ajuste mostrara lo realmente ganado a la fecha de cierre: 2 meses. Este monto se presenta en el Estado de Resultados en la seccin de Otros Ingresos y por supuesto se elimina en los asientos de cierre. 2. El crdito a la cuenta Alquileres Cobrados por Anticipado muestra la

obligacin de la empresa a la fecha de cierre: 1 mes de alquiler que vencer el prximo mes en el nuevo ejercicio econmico. Se presenta en el nuevo Balance General. Conclusiones: Caso A: 1ro - El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de Pasivo 2do - El crdito se efecta en la correspondiente cuenta de Ingresos. 3ro - El importe del ajuste representa lo ganado y cobrado a la fecha de cierre.

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Caso B: 1ro En el ajuste el cargo recibe la respectiva cuenta de Ingresos. 2do - El crdito se efecta en la correspondiente cuenta de Pasivo.. 3ro - El importe del ajuste es la partida an no ganada a la fecha de cierre. Grupo V: Gastos o Cargos Diferidos: Los cargos diferidos estn conformados por gastos causados por montos significativos y ya pagados. Al incurrir en ellos, la empresa obtiene beneficios que abarcan varios periodos y su inclusin en un solo ejercicio desvirtuara totalmente la exactitud del mismo; por lo cual, atreves de sus ajustes se procede a traspasar parcialmente el importe del de los cargos diferidos a gastos del ejercicio econmico, en el nmero de aos en que se estima obtener el beneficio de ellos. El procedimiento de transferir a gastos parcial y sistemticamente el importe de los cargos diferidos se conoce como amortizacin. Dentro de este grupo se encuentran las siguientes cuentas: 1. 2. 3. 4. Campaa Publicitaria Gastos de Organizacin Mejoras a la Propiedad Arrendada Cualquier otro Gasto con similares caractersticas

1.

Campaa Publicitaria.

Cuando la empresa incurre en los gastos de publicidad a travs de los diversos medios, y paga una cantidad considerable de dinero, debe analizar el efecto de este gasto en los beneficios futuros de la empresa y, si estima que la beneficiara por ms de un ejercicio econmico procede a registrarlo como un gasto diferido dentro de los activos de la empresa.

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El nmero de aos en que se amortice ser el que los anlisis y la experiencia determinen como apropiados. Ejemplo: el 30-03-03 la empresa paga por concepto de campaa publicitaria la cantidad de Bs. 6000, mediante la emisin de un cheque. La empresa decide amortizar dicha campaa en 5 aos. Se pide: ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Anlisis: el tiempo transcurrido entre la adquisicin o pago de la campaa hasta la fecha de cierre de 9 meses. En total la campaa se amortizara en 9 meses. El registro al 30-03-03 fue: 2003 Marzo 30 Descripcin 1 Campaa Publicitaria Bancos P/R Campaa publicitaria Ref Debe 6000 6000 Haber

Al 31-12-03 deben ajustarse los primeros 9 meses que afectan a este ejercicio econmico. Para ello, debe obtenerse la tasa mensual de amortizacin: Tasa= Bs. 6000/60 meses =100 Bs./mensuales 100 Bs/mes x 9 meses= 900 Bs.

2003 Diciembre 31

Descripcin 1 Amortizacin Campaa Publicitaria Campaa Publicitaria P/R Amortizacin Campaa Publicitaria

Ref Debe 900

Haber

900

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Comentario: 1. El cargo a la cuenta Amortizacin Campaa Publicitaria representa el

gasto correspondiente al actual periodo econmico. Se presenta en el Estado de Resultados en la seccin de los Gastos Operacionales y se elimina su saldo durante el proceso de cierre.

2.

El crdito lo recibe la cuenta Campaa Publicitaria, la cual disminuye

ao tras ao, mientras dure su amortizacin de los cargos diferidos. Conclusiones: 1ro - El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de gastos (amortizacin). 2do - El crdito diferido se realiza directamente en la correspondiente cuenta de Cargos Diferidos. 3ro - La cantidad del ajuste representa el gasto por concepto de amortizacin de se periodo. Grupo VI: Cuentas de Valuacin. El principio de la correcta determinacin de la utilidad seala que los ingresos obtenidos en un determinado deben deducrseles los gastos los gastos relacionados con la obtencin de los mismos a efectos de obtener los resultados del periodo. Especficamente, los gastos asociados al uso de los activos fijos son: la depreciacin, el agotamiento y la amortizacin. La depreciacin se relaciona con la prdida de valor que sufren los activos fijos tangibles producto del proceso de desgaste a que son sometidos o por antigedad u obsolescencia de los mismos, y consiste en la asignacin sistemtica del costo del activo o gastos del ejercicio econmico durante el tiempo en que se estima obtener beneficios de ellos.

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Los activos fijos se clasifican en: No Depreciable Terrenos Edificios Maquinarias Vehculos Mobiliario Pozos Petroleros Bosques Madereros Minas de Carbn Patentes de Invencin Marcas de Fabrica Derechos de Autor Franquicias

Tangible Activos Fijos

Depreciable

Agotable

Intangible

Amortizable

En esta ocasin trabajaremos con las depreciaciones. Para calcular la depresin de un activo fijo debe considerarse lo siguiente: - Costo del Activo - Vida til Estimada - Valor de Salvamento o de Rescate -Caractersticas Propias del Activo, su actividad y su entorno - Mtodo adecuado Costo del Activo Los activos fijos se valoran al costo de adquisicin, construccin o su valor equivalente. El costo de adquisicin de un Activo Fijo incluye el precio fijo neto pagado por el
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mismo, ms gastos aduanales, fletes seguros, gastos de instalacin y cualquier otro gasto que sea necesario para la puesta en funcionamiento del activo. Vida til Estimada o Probable Es un valor estimado, representa el tiempo en la cantidad o la cantidad que ser la base, para la distribucin del costo del activo fijo a gastos en los diferentes periodos en que se estima obtener beneficios por el uso de tales activos. La vida til puede expresarse en aos, nmero de unidades de produccin, nmero de horas de trabajo de la maquina y Kilmetros recorridos. Valor de salvamento Representa el valor estimado que tendr el activo fijo cuando se termine de depreciar. Este valor no siempre es asignado a los activos, en este caso, cuando finaliza la vida til del activo, su valor en libros ser igual a cero. El valor en libros de un activo viene dado por el costo del activo menos su respectiva depreciacin acumulada. El valor de salvamento representa la parte del costo de los activos que no se deprecia. Caractersticas propias del activo, su capacidad y su entorno Este factor es fundamental pues requiere conocer las caractersticas propias del activo, la actividad que realizara en la empresa y el ambiente o entorno donde se desarrollara, para obtener informacin en materia de reparaciones, desgaste, de vida til, lo que en conjunto permitir escoger el mtodo de depreciacin que se ajuste mejor a l. Mtodos de Depreciacin Lnea Recta Dgitos Decrecientes Unidades Inventario Unidades De Produccin Horas Mquina Bs. Por kilmetros Recorridos

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Porcentaje Fijo Sobre Saldos Variables

Contabilizacin de la depreciacin Para registrar la depreciacin de cualquier activo fijo, debe realizarse un cargo en una cuenta de gastos de operacin, denominada Depreciacin y un crdito en una cuenta de valoracin denominada depreciacin Acumulada, la cual va a ir sumando ao tras ao el gasto de depreciacin que ha tenido el activo. Las cuentas de valoracin o de valuacin son cuentas que compensan total o parcialmente a otras cuentas de tal modo que estas muestren su valor neto de aproximado. Ejemplo: el monto por concepto de depreciacin del mobiliario para el ao 2003 es de Bs. 1.200.000. Se pide ajustes al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. 2003 Diciembre 31 Descripcin - 1 Depreciacin Mobiliario Depreciacin Acumulada Mobiliario P/R Depreciacin Mobiliario Ref Debe 1200 1200 Haber

Comentario: 1. El cargo se realizara en una cuenta de gastos de operacin denominada

Depreciacin Mobiliario, la cual se presenta en el Estado de Resultados y ser cerrada o saldada en los respectivos asientos de cierre. 2. El crdito se efecta en las respectivas cuentas de Valoracin,

denominada Depreciacin Acumulada Mobiliario. Esta cuenta se presenta en el Balance General disminuyendo a la cuenta Mobiliario y acumulara ao tras ao el gasto de depreciacin que ha sido imputado al mobiliario.

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Mtodo de la lnea recta Este mtodo consiste en la distribucin del costo del activo fijo en el nmero de aos de su vida til probable en parte iguales. Se fundamenta en que si un activo fijo presta todos los aos el mismo servicio o utilidad, debe entonces transferirse a gastos de cada uno de esos aos la misma cantidad. La tasa de depreciacin anual se determina por medio de la siguiente frmula: Tasa de depreciacin Anual= Costos Valor Salvamento Vida til Probable

El numerador de la formula representa el valor o monto mximo a depreciar del activo, en los casos que no exista valor de salvamento, el monto mximo a depreciar ser igual al costo del activo. Costo - valor de salvamento= Monto Mximo a Depreciar o Valor Depreciable

Ejemplo: el 30-06-97 la empresa adquiere un mobiliario al contado mediante emisin de cheque por Bs. 1.400.000. la empresa como poltica depreciar el mobiliario en 6 aos, por el mtodo de lnea recta, al mismo le asigno un valor de salvamento de Bs. 200.000. Se pide: a. b. Registro de la adquisicin del activo. Ajuste al 31-12- de cada ao, fecha de cierre de la empresa.

Anlisis: el registro de la adquisicin al contado del activo solo requiere un cargo al Mobiliario con crditos a bancos: 1997 Junio 30 Descripcin 1 Ref Debe 1400 1400 Haber

Mobiliario Banco P/R Depreciacin Mobiliario

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La empresa debe determinar el tiempo transcurrido desde la adquisicin del activo a la fecha de cierre para registrar el correspondiente gasto por concepto de depreciacin.

31 12 97 30 06 97 6

Fecha de Cierre Fecha de Adquisicin Mobiliario 6 Meses

El tiempo transcurrido desde la adquisicin del activo a la fecha de cierre es de 6 meses, as que al calcular la tasa anual de depreciacin se debe determinar el monto correspondiente a los 6 meses de uso del activo: Tasa Depreciacin Anual = 1400 200 / 6 aos Tasa Depreciacin Anual = 1200 Bs. / 6 aos Tasa Depreciacin Anal = 200 Bs. / aos

Como se observa, el valor depreciable del mobiliario es de Bs. 1.200.000, esto significa que al finalizar su vida til es probable, el monto de su depreciacin acumulada ser de Bs. 1.200.000 La tasa de depreciacin anual obtenida es de Bs. 200.000, en este caso debe determinarse la cantidad de depreciacin que le corresponde a 6 meses: Bs. 200 -------------------- 12 meses X ------------------------ 6 meses X = Bs. 100 El gasto de depreciacin del mobiliario para el ao 1.997 es de Bs.100.000

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1997 Junio 30

Descripcin 1 Depreciacin Mobiliario Depreciacin Acumulada Mobiliario P/R Depreciacin Mobiliario

Ref Debe 100

Haber

100

Comentario: 1. El cargo se realiza en la cuenta Depreciacin Mobiliario dado que

representa la cuota parte del valor depreciable del activo que corresponde a gastos del ao 1997. Se representa en el Estado de resultados en la seccin de gastos de operacin y se elimina en el proceso de cierre del ejercicio econmico.

2.

El crdito lo recibe la respectiva cuenta Depreciacin Acumulada

Mobiliario, el saldo de la misma crecer ao tras ao al acumular la depreciacin sufrida por el activo. Se representa en el Balance General en la seccin del activo fijo disminuyendo a la cuenta Mobiliario. Grupo VII. La provisin en cuentas Incobrables. En ocasiones, a la empresa le resulta imposible el cobro de algunas facturas. Los motivos que hacen incobrables a una factura son diversos, y siempre son ajenos a la voluntad de la empresa. Por ejemplo, la quiebra de un cliente, muerte, cambio de domicilio, manifestacin de voluntad expresa de no pagar. Etc. El principio de la asociacin entre ingresos y egresos establece que los ingresos obtenidos en periodos se les deduzcan los egresos que ayudaron a generar tales ingresos de tal modo que las empresas pueda determinar correctamente los resultados del ejerci econmico. Con fundamento en el mencionado principio , la empresa debe registrar en el periodo las posibles prdidas provenientes del no cobro de algunas facturas, y que este gasto es visto como un egreso en el cual incurre la empresa con el fin de incrementar sus ventas.

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La estimacin de posibles prdidas con cuentas incobrables se apoya fundamente en el criterio profesional y en la experiencia de la empresa con relacin a las cuentas por cobrar. Por supuesto que por tratarse de una estimacin rara vez coincidir con las prdidas reales que la empresa pudiera obtener por concepto de las cuentas incobrables, en todo caso siempre se puede efectuar la correspondiente correccin en el monto de la provisin. Existen varios mtodos para estimar la provisin para cuentas incobrables: Porcentaje sobre las ventas Anlisis de cuentas por antigedad de saldos Porcentaje sobre saldos de las cuentas por cobrar Porcentaje de las ventas: consiste en estimar el gasto por concepto de cuentas incobrables con base en un porcentaje sobre las ventas a crdito. Tambin se puede estimar este gasto con base en el total de las ventas, siempre que la incidencia de las ventas al contado sobre el total no sea importante. Ejemplo: al 31-12-02, las Cuentas por Cobrar presentan un saldo de Bs.8.000.0000 y el total de las ventas Bs. 10.000.000. la empresa estima suficiente un 2% de las ventas totales para cubrir el total de las cuentas que posiblemente se conviertan en incobrables. Anlisis: la poltica de la empresa es utilizar el mtodo de porcentaje sobre las ventas, y lo aplica sobre el total de las ventas del ejercicio econmico para as determinar la posible prdida en cuentas incobrables: 2002 Diciembre 31 Descripcin 1 Prdida en Cuentas Incobrables Provisin para Cuentas Incobrables P/R Prdida en Cuentas Incobrables Ref Debe 200 200 Haber

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Comentario: 1. El cargo se efecta en la cuenta Perdida en Cuentas incobrables, para

llevar a gastos del ejercicio la posible prdida a obtener, producto de las cuentas que resulten incobrables. Se presenta en el Estado de Resultado en la seccin de los Gastos de operacin, y se elimina durante el proceso de cierre del ejercicio econmico. 2. El crdito lo recibe una cuenta de valoracin denominada Provisin de

Cuentas Incobrables, la cual se presenta en el Balance General en la seccin de Activo circulante, disminuyendo a las cuentas por Cobrar, de tal modo que estas muestren en los libros su posible valor de realizacin. En el ao 2003 se agotaron las gestiones de cobro de unas facturas cuyo total alcanza a Bs. 140.000. En este caso, la empresa debe proceder a desincorporar o cancelar tales facturas de los libros: 2002 xxx Descripcin - 1 xx Provisin para Cuentas Incobrables Cuentas por cobrar P/R Provisin para Cuentas Incobrables Ref Debe 140 140 Haber

Comentario: 1. La cuenta Provisin para Cuentas Incobrables recibe un cargo por cuanto a ella le corresponde absorber la perdida que ya fue registrad en el periodo anterior. 2. Las Cuentas por Cobrar disminuyen como consecuencia de la imposibilidad de la empresa de materializar el cobro de algunas facturas.

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2003 2002Diciembre 2003 31

Descripcin - 1 Ajuste del 31 - 12 02 Perdidas por Cuentas Incobrables

Ref Debe

Haber 200

Saldo 200 60

140

El saldo de la cuenta de Valoracin ha disminuido, mas no a desaparecido, lo que indica que hubo una sobreestimacin de la provisin en el ao 2002. Al 3-12-03 el saldo de las cuentas por cobrar es de Bs. 10.200.000 y el de las Ventas es de Bs. 12.800.000. La empresa considera suficiente prever un 1% como posible perdida sobre el total de las ventas: 12800X1% =Bs. 128 La provisin calculada para el ao 2003 es de Bs.128.000. para la fecha el saldo de las cuenta Provisin para Cuentas Incobrables es de Bs. 60.000. En este caso la empresa solo debe registrar como provisin del ejercicio econmico la cantidad de Bs.68.000, con lo cual el saldo de la provisin alcanza el total estimado como provisin para el ejercicio econmico. 2003 Diciembre 31 Descripcin - 1 Prdida en cuentas Incobrables Provisin para Cuentas Incobrables P/R Perdida en Cuentas Incobrables Ref Debe 68 68 Haber

2003 2002Diciembre 2003 xxx 2003 Diciembre 31

Provisin para Cuentas Incobrables Descripcin Ref Debe - 1 Ajuste del 31 - 12 02 Perdidas por Cuentas 140 Incobrables Ajustes al 31 12 - 03

Haber 200

Saldo 200 60 128

68

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Anlisis de las cuentas por antigedad de saldo: este mtodo se basa en el anlisis y estudio de todas las cuentas por cobrar de acuerdo a su fecha de vencimiento. El porcentaje a aplicar ser mayor en la medida que la factura tenga ms tiempo de vencida, por cuanto hay mayor probabilidad de que esta sea incobrable. Ejemplo: al 31-12-02, el saldo de las Cuentas por cobrar es de Bs. 3.900.000. Las mismas fueron agrupadas con base en su fecha de vencimiento para aplicar el porcentaje determinado por la empresa y as estimar la Provisin: Antigedad de la Factura No Vencidas Vencidas: Menos de 30 Das De 1 a 2 meses De 2 a 3 Meses De 3 a 4 Meses Ms de 4 Meses Total Monto en Bs. 2100 900 300 210 240 150 3900 % Estimado como Incobrable 0.5 1 3 8 12 15 Provisin 10.5 9 9 16.8 28.8 22.5 96.6

Anlisis: Se observa como en la medida que la factura sea mas antigua la empresas prev perdidas mayores por concepto de cuentas incobrables, dado que obviamente ese riesgo es mayor cuando la empresas determinan el porcentaje estimado con base en su propis experiencia y el criterio del contador.

2002 Diciembre 31

Descripcin - 1 Prdida en Cuentas Incobrables Provisin para Cuentas Incobrables - X -

Ref Debe 96.6

Haber

96.6

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Al igual que en el mtodo porcentaje sobre las ventas, en el siguiente ejercicio econmico deben desincorporarse aquellas facturas que efectivamente no hayan sido

cobradas, cargando a la Provisin para Cuentas Incobrables y acreditando a las Cuentas por cobrar. As mismo, el estimar la correspondiente provisin a la fecha de cierre, debe analizarse el saldo de las cuentas de valoracin y en consecuencia ajustarlo con base en el nuevo monto estimado. Porcentaje sobre saldo de las cuentas por cobrar Este mtodo tiene dos modalidades de clculo de la provisin: Con base en el saldo de las cuentas por Cobrar a la fecha de cierre

(similar al mtodo porcentaje sobre las ventas, en este caso tomando en consideracin las Cuentas por Cobrar). Con base en el porcentaje realmente perdido en el ao. Este

procedimiento es bastante lgico en el sentido de que si en un ao se pierde el 5% de las cuentas por cobrar, es factible que un porcentaje similar se pierda en el siguiente periodo, lo cual permite realizar una estimacin bastante acertada disminuyendo los riesgos de sobre o subestimacin de la provisin para cantidades importantes. Ejemplo: al 31-12-02 la empresa registro una provisin de Bs 210. El total de cuentas por cobrar a esa fecha era de Bs. 3.000. Durante el ao 2003se desincorporaron por incobrables Bs. 90 en facturas al 31-12-03, el saldo de las cuentas por cobrar es de Bs. 4500, la empresa calcula la provisin con base en el porcentaje de prdidas del ao. Anlisis: en este caso la empresa debe calcular el porcentaje que representa los Bs. 90 efectivamente perdidos en el ao 2003, de los Bs. 3000 que eran un total de las cuentas por Cobrar al 31-12-02, y, en consecuencia aplicar este porcentaje al saldo de las cuentas por Cobrar al 31-12-03 y determinar as el nuevo importe de provisin. Desde luego, antes del registro del ajuste debe analizarse el saldo de la cuenta Provisin para Cuentas incobrables y determinar entonces la cantidad que debe ser registrada.

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Bs. 3000 --------------------- 100% Bs. 90------------------------ X X=3% El total de facturas que resultaran incobrables fue un 3%. Es muy probable que de las nuevas facturas pendientes de cobro al 31-12-03 s pierda un porcentaje bastante prximo al 3% , por lo cual ese ser el porcentaje estimado como provisin: Provisin para Cuentas Incobrables Descripcin Ref Debe - 1 Ajuste del 31 - 12 02 Perdidas por Cuentas 90 Incobrables

Haber 210

Saldo 210 120

2002Diciembre 2003 X

31 X

El saldo de las cuenta Provisin para Cuentas Incobrables es de Bs. 120.000. La provisin estimada al 31-12-03 arroja un monto de Bs. 135.000 (Provisin estimada ao 2003 = 3% de 4.500.000 = 135.000), por lo cual solo se debe registrar Bs. 15.000 para completar el saldo de la provisin. 2003 Diciembre 31 Descripcin - 1 Prdida en Cuentas Incobrables Provisin para Cuentas Incobrables - X Ref Debe 15 15 Haber

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2002Diciembre 2003 X 2003 Diciembre

31 X 31

Provisin para Cuentas Incobrables Descripcin Ref Debe - 1 Ajuste del 31 - 12 02 Perdidas por Cuentas 90 Incobrables Ajuste al 31 12 - 03

Haber 210

Saldo 210 120 135

15

Cuentas Incobrables Recuperadas del mismo Ejercicio o de Ejercicios anteriores: En ocasiones sucede que algunas de las facturas que la empresa consideraba como incobrables, y que haban sido desincorporadas de la contabilidad a travs del cargo en la cuenta Provisin para cuentas Incobrables y del crdito en las Cuentas por Cobrar, se recupera. Esta recuperacin puede originarse por necesidades de nuevos crditos por parte del cliente, para obtener referencias comerciales o porque simplemente el cliente solvento la situacin que le impidi inicialmente cumplir con su obligacin y acudi a la empresa a cancelar su deuda. Dependiendo del ejercicio econmico en el cual el cliente realice el pago, la empresa efectuara un crdito en la Provisin para Cuentas Incobrables o en la cuenta Ajuste de resultados de ejercicios anteriores (o en la cuenta cuentas Incobrables Recuperadas). Ejemplo: el 15-05-02 la empresa decide desincorporar por incobrables la factura N 612 de Luis Naveda, por un monto de Bs. 80.000. Anlisis: en este caso la empresa registra el cargo a la provisin y el crdito a las Cuentas por Cobrar como consecuencia de la supuesta incobrabilidad e la factura del cliente Luis Naveda.

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2003 Mayo 15

Descripcin - 1 Provisin para Cuentas Incobrables Cuentas por Cobrar - X -

Ref Debe 80

Haber

80

Posteriormente, al 19-09-02 el cliente Luis Naveda cancela la factura N612. En este caso la empresa registra el costo cargando la cuenta Caja y acreditando a la cuenta Provisin para Cuentas Incobrables para anular el cargo realizado en esta cuenta del da 15-05-02. 2002 Septiembre 31 Descripcin - 1 Caja Provisin para Cuentas Incobrables - X Ref Debe 80 80 Haber

En el supuesto de que Luis Naveda hubiera cancelado la factura el dia 20-04-03, el cargo igual afectara a la Cuenta Caja, pero el crdito lo recibir la cuenta Ajuste de Resultados de Ejercicios anteriores. 2003 Abril 20 Descripcin - 1 Caja Ajustes de resultados de Ejercicios Anteriores - X Ref Debe 80 80 Haber

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Conclusin

Los registros contables de las empresas sirven como base para calcular los resultados de las operaciones de una entidad. El proceso de registro de las transacciones requiere que sean hechos a medida que ocurren las transacciones, es decir, en forma cronolgica. Estos registros contables estudiados, para la formalizacin de este informe, obedecen a los principios de contabilidad generalmente aceptados, estos principios

establecen la forma de realizar los asientos por ejemplo, para los ajustes por depreciacin se utilizan los siguientes principios: Correcta utilizacin de la utilidad, Consistencia o comparabilidad, Costo, Objetividad, Importancia Relativa, Revelacin Suficiente, estos

permiten establecer la distribucin del Costo de los activos, y deducir los ingresos econmicos. Los ajustes permiten mantener utilizados los saldos de las cuentas y en consecuencia determinar en forma correcta los resultados del ejercicio econmico. El proceso de ajustes siempre se asocia al hecho concreto de preparar los estados financieros, bien sea al finalizar el ejercicio econmico o a la fecha de preparacin de los mismos, de all que la informacin que stos proporcionan es ms til para la toma de decisiones. La hoja de trabajo es un borrador extracontable, que facilita el proceso de cierre del ejercicio econmico, los ajustes propuestos, los asientos de cierre y los estados financieros, esto ofrece la posibilidad de efectuar las correcciones que sean necesarias antes de obtener los estados financieros definitivos.

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Bibliografa

CATACORA, Fernando: Contabilidad, La base para las decisiones contables. Editorial Red Contable, Comunidad virtual de Contadores C.A. Caracas Venezuela. DE LATOUCHE, Marfa Olivo, Ricardo Maldonado Gonzlez y Lucila De Franca, Fundamentos de Contabilidad Financiera, Clemente Editores C. A. Valencia Venezuela GOMEZ RONDON, Francisco, Contabilidad I Semestre, Ediciones FraGor, Caracas Venezuela.

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