Planificacin de Proyectos

Una vez que una organizacin decide seguir adelante con un programa de proyectos, los gestores (docentes) deben terminar el plan del proyecto apoyado en el uso de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC). Una organizacin o institucin educativa elabora primeramente un resumen o informe (planteamiento del problema) en donde se define el trabajo que comprende el establecimiento de los objetivos y las restricciones del proyecto. Todas las especificaciones tcnicas del producto final (o producto terminado), incluyendo los requerimientos de rendimiento detallados deben describirse con sumo cuidado. Tambin deben especificarse el papel (roles) del equipo humano que desarrollar el proyecto, as como, de los contratistas y subcontratista (si fuera necesario). Deben prepararse una gua de procedimientos en donde se especifiquen las reglas y procedimientos del proyecto como parte de la etapa de planificacin. Esta gua debe contener informacin acerca de quin es responsable del proyecto (director) y los responsables de cada subsistema. Las relaciones entre el proyecto y otras partes de la organizacin deben especificarse mediante un diagrama organizativo que indique quin tiene la mxima autoridad del proyecto. La Gua de Procedimientos puede especificar tambin el procedimiento contable que se emplear, contrataciones y la prctica de trabajo (desglose de actividades), entre otros. Descripcin de un Plan de Trabajo 1.Visin general y organizacin del proyecto. 1.1 Resumen/ diagrama del proyecto. 1.1.1 Especificar la misin. 1.1.2 Definir objetivos (general y especficos) y restricciones. 1.1.3 Definir claramente las especificaciones del producto/servicio final. 1.1.4 Definir la composicin del equipo del proyecto. 1.2 Estructura desglosada del trabajo (EDT). 1.2.1 Definir tareas o paquetes de trabajo especficos. 1.2.2 Identificar a las personas responsables de cada tarea. 1.2.3 Especificar duracin y fecha de entrega de las tareas. 1.2.4 Asignar estimaciones de coste iniciales a las tareas. 1.3 Plan de Organizacin. 1.3.1Especificar como se ajusta el proyecto a la misin organizativa. 1.3.2 Contemplar imprevistos del proyecto/periodos de informes. 1.3.3 Identificar los informes de eventos (actividades) importantes. 1.4 Subcontratacin (Outsourcing Tecnolgico) 1.4.1 Especificar tipos de contratos y procesos de licitacin.

1.4.2. Identificar subcontratistas si es posible. 2. Programacin del Proyecto. 2.1 Tiempos y programacin. 2.1.1. Definir relaciones de precedencia de las tareas: programa Pert CPM (http://www.programas-gratis.net/b/pert-cpm) 2.1.2 Determinar la ruta crtica y entrega de tareas. 2.1.3 Identificar tiempos de holgura. 2.1.4 identificar un Diagrama de Gantt. 2.2 Presupuesto del proyecto. 2.2.1 Identificar los flujos efectivos. 2.2.2 Determinar un mtodo para el seguimiento y control de gastos. 2.3 Asignacin de recursos. 2.3.1 Establecer el equipo definitivo del proyecto. 2.3.2 Determinar cmo asignar empleados y gestores a las tareas. 2.3.3 Especificar las personar responsables de aprobaciones. 2.4 Adquisicin de equipos y materiales. 2.4.1 Especificar compra de materiales, herramientas, software, recursos(tiempo y cantidad). 2.4.2 Determinar compra y renta apropiada de equipo. 3. Supervisin y control del proyecto. 3.1 Mtrica de control para costos. 3.1.1 Especificar los tiempos para informes peridicos. 3.1.2 Indicar documentos de comunicacin. 3.2 rdenes de Cambio. 3.2.1 Especificar cmo se manejarn las instrucciones de cambios. 3.2.2 Procedimientos de actualizacin de presupuesto y programacin. 3.3 Informes de eventos importantes. 3.3.1 Especificar revisiones principales y las personas responsables. 4. Finalizacin del proyecto. 4.1 Evaluacin posterior al proyecto. 4.1.1 Especificar quin realizar las auditorias posteriores. 4.1.2 Especificar mtrica para evaluar el xito/fracaso del proyecto.

Referencia Bibliogrfica Klastorin, Ted (2010). Gestin de Proyectos. Espaa: Editorial Profit. Pgs 91-92 Para acceder al Software gratuito que acompaa a esta obra regstrese en: www. profiteditorial.com y descargue los archivos de la ficha Gestin de Proyectos