CARTULA

Organizacin Proyecto Asunto Presidencia AGESIC Compras y Contrataciones Estatales Manual del SICE Ordenes de compra

ltima actualizacin: 2012-03-01 Nombre actual del archivo: Ordenes de compra.odt

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TABLA DE CONTENIDOS
Realizar una orden de compra.......................................................................................3 Generar ordenes de compras en forma masiva.............................................................8 Historial de la orden de compra...................................................................................11 Imprimir la orden de compra........................................................................................12 Enviar la notificacin al Proveedor va correo electrnico............................................14

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REALIZAR UNA ORDEN DE COMPRA

Para realizar las ordenes de compra:

1. Ingrese a SICE.

Aparecer la siguiente pantalla:

2. Busque e ingrese al procedimiento en el cual quiere hacer la orden de compra, aparecer la siguiente pantalla:

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3. Elija la opcin Alta orden de compra, si tiene ms de un proveedor adjudicatario aparecer una pantalla con el listado de los mismos. Seleccione al proveedor para el cual har la orden de compra dando clic en el icono amarillo que aparece delante de l.

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Proveedores con cantidades pendientes de ordenar.

4. Aparecer en la pantalla el listado de tems adjudicados al proveedor elegido. Seleccione las casillas que corresponden a los tems que quiere hacer la orden de compra y haga clic en el botn Siguiente>>

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Aparecer la siguiente pantalla:

5. Indique el lugar y plazo de entrega. 6. Si es necesario cambie la cantidad a ordenar y/o su precio unitario, se actualizar el precio total con impuestos. Repita este procedimiento por cada tem. 7. Si quiere incorporar ms tems a la orden de compra, haga clic en el botn Agregar lneas. Y si lo que quiere es borrar tems de la orden de compra, seleccinelo y haga clic en el botn Eliminar Lneas.

Nota: la columna Impuestos identifica el impuesto cargado en la oferta, no se puede cambiar a nivel de la orden de compra, se habilita el cambio solamente si el impuesto deja de existir o cambia el impuesto asociado al tem.

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8. Si necesita ingresar un texto aclaratorio a la orden de compra, haga clic en la etiqueta Observacin, e ingrese el texto:

9. Cuando finalice haga clic en el botn Guardar. 10. Una vez guardada la orden de compra podr aprobarla directamente (botn Aprobar en la etiqueta Orden de Compra), dejarla en proceso para luego aprobarla desde el buscador de rdenes de compra (Lista ordenes de compra) o eliminarla (botn Eliminar). 11. Finalmente haga clic en el botn Salir.

Nota: Aprobar la orden de compra, es necesario para ingresar las facturas y eventualmente enviarle la notificacin al Proveedor.

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GENERAR ORDENES DE COMPRAS EN FORMA MASIVA

Para realizar varias ordenes de compra a la vez, se puede acceder en forma automtica despus de aprobar la adjudicacin aceptando el mensaje que aparece, o tambin puede acceder a la herramienta en los pasos que se detallan a continuacin. Esta herramienta esta disponible para todas las compras comunes (no centralizadas).

1. Ingrese a SICE.

Aparecer la siguiente pantalla:

2. Busque e ingrese al procedimiento en el cual quiere hacer las ordenes de compra, aparecer la siguiente pantalla:

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3. Elija la opcin Generar rdenes de compra, aparecer la siguiente pantalla:

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4. Indique el lugar, plazo de entrega y observaciones que corresponda a todas las rdenes de compra a generar. 5. Seleccione el o los proveedores para los cuales har las rdenes de compra. 6. Haga clic en Generar y confirme la operacin. 7. Luego aparecer la pantalla con las rdenes de compra generadas en estado Armando Orden de compra, luego puede seleccionarlas todas y aprobarlas o si lo necesita puede editarlas.

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HISTORIAL DE LA ORDEN DE COMPRA

El historial de la orden de compra proporciona informacin acerca de los cambios de estado de una orden de compra en particular.

Para obtenerlo: 1. Ingrese a la orden de compra. 2. Haga clic en la etiqueta Historial, aparecer un detalle como el siguiente:

Fecha y hora en que se hizo el cambio

Estado al que se cambi

Usuario que realiz el cambio

3. Para salir del historial, haga clic en el botn Salir.

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IMPRIMIR LA ORDEN DE COMPRA

Una vez que tenga aprobada la orden de compra se le habilita la opcin para poder imprimirla, esta opcin le genera un archivo extensin .pdf que luego podr guardarlo en disco, enviarlo por correo, imprimirlo o simplemente verlo en pantalla.

1. Haga clic en el botn Imprimir -que estar disponibles solamente cuando la orden este aprobada-.

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2. Aparecer un cuadro que le permitir Abrir o Guardar el archivo con la orden de compra, elija la opcin que desee.

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ENVIAR LA NOTIFICACIN AL PROVEEDOR VA CORREO ELECTRNICO

Una vez que tenga aprobada la orden de compra inmediatamente se le habilita la opcin para hacer la notificacin al proveedor.

1. Haga clic en el link Notificar al proveedor.

2. Aparecer una ventana con la direccin registrada del proveedor en su cliente de correo. Finalmente haga clic en le botn Enviar para hacerlo llegar al proveedor. El link que contendr el correo dirige al Proveedor a la pantalla de ingreso del sistema, para luego poder visualizar su orden de compra. El proveedor podr ingresar al sistema a ver la orden de compra solamente si es proveedor estatal (registrado en la CGN) y tiene una casilla de correo asociada.

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