ABC Del Teletrabajo

El ABC del
Libro blanco
en Colombia
Presentacin
Las tendencias globales apuntan hacia la transformacin de los entornos laborales. Entre estas aparece el teletrabajo como una modalidad que combina las polticas corporativas basadas en el cumplimiento de objetivos, junto a los recursos tecnolgicos necesarios para alcanzarlos. El presente Libro Blanco busca facilitar a las empresas la implementacin de proyectos piloto de teletrabajo a travs de una metodologa ajustada al contexto colombiano, basada en la identificacin y anlisis de buenas prcticas internacionales, en pases como Estados Unidos, Espaa, Canad, Argentina, Costa Rica, y experiencias locales. Dirigida a empresarios interesados en implementar el modelo de teletrabajo en sus organizaciones, la gua presenta cada una de las etapas que se deben surtir para alcanzar el objetivo, ofreciendo una metodologa clara acompaada de recomendaciones legales, tcnicas y de cultura organizacional, usando ejemplos de compaas que ya han avanzado en el proceso. El gobierno nacional, en cabeza de los Ministerios de TIC y del Trabajo, junto con la Funcin Pblica y en alianza con entidades del sector privado, est generando un entorno favorable para impulsar el teletrabajo en Colombia. As, el Libro Blanco de Teletrabajo hace parte de la estrategia de promocin a la cultura del teletrabajo en el pas que se enmarca en el plan de accin definido conjuntamente por los citados Ministerios en alianza con la Corporacin Colombia Digital. Con el objetivo de aprovechar el avance tecnolgico del pas derivado de la apropiacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones -TIC- por parte del sector empresarial, el teletrabajo, y en consecuencia el Libro Blanco, busca aportar al mejoramiento de la productividad, el medio ambiente, la movilidad de las ciudades y generar procesos de calidad de cara a los compromisos con el mercado internacional de bienes y servicios.
El ABC del teletrabajo en Colombia 3 - EnTICconfo
Libro Blanco. El ABC del teletrabajo en Colombia.

- Versin 1.0 Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones www.mintic.gov.co Diego Molano Vega Ministro Mara Carolina Hoyos Turbay Viceministra TIC Santiago Amador Director de apropiacin de TIC Daniel Lpez Lder Iniciativa Teletrabajo Corporacin Colombia Digital www.colombiadigital.net Rafael Orduz Director Ejecutivo Heidy Balanta Investigacin Heidy Balanta Adriana Molano Rojas Produccin de contenidos Adriana Molano Rojas Coordinacin editorial Felipe Del Ro Diseo y diagramacin Se autoriza la libre consulta, descarga y distribucin total o parcial de esta obra, con fines no comerciales, sin obras derivadas y con referencia explcita del autor. Todas las grficas corresponden a desarrollos propios de la Corporacin Colombia Digital y se rigen bajo los mismos principios de derechos de autor que la obra completa.
Tabla de contenido
Introduccin ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
Captulo 1: Conceptos clave -------------------------------------------------------------------------------11

Definicin del teletrabajo ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Caractersticas del teletrabajo ------------------------------------------------------------------------------------------------ 13 Modalidades del teletrabajo -------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 Beneficios para la organizacin ----------------------------------------------------------------------------------------------- 16 Obstculos para la implementacin ------------------------------------------------------------------------------------------- 19
Captulo 2: Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo -------------------------------21

Requerimientos para el teletrabajo -------------------------------------------------------------------------------------------- 22 El marco jurdico del teletrabajo en Colombia ---------------------------------------------------------------------------------- 23 El teletrabajo como modelo organizacional ------------------------------------------------------------------------------------ 24 La tecnologa como base del teletrabajo --------------------------------------------------------------------------------------- 26
Captulo 3: Implementacin del teletrabajo en las organizaciones --------------------------------------------31

Implementacin del teletrabajo en las organizaciones -------------------------------------------------------------------------- 32 Primera etapa: Autoevaluacin de la organizacin ------------------------------------------------------------------------------ 34 Segunda etapa: Planeacin del proyecto piloto de teletrabajo ------------------------------------------------------------------- 40 Tercera etapa: Implementacin ----------------------------------------------------------------------------------------------- 52 Cuarta etapa: Seguimiento y evaluacin --------------------------------------------------------------------------------------- 58 Quinta etapa: Adopcin del modelo de teletrabajo ----------------------------------------------------------------------------- 60
Captulo 4: Informacin relacionada -----------------------------------------------------------------------63

Conceptos clave ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 64 Mejores prcticas y soluciones tecnolgicas ----------------------------------------------------------------------------------- 64 Bibliografa ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 65
El ABC del teletrabajo en Colombia
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Beneficios del teletrabajo
Aumenta
la productividad y reduce costos jos
6 - El ABC del teletrabajo en Colombia
la calidad de vida de los trabajadores e incentiva el trabajo en equipo
Mejora
Promueve
la inclusin social
al mejoramiento de la movilidad en las ciudades y reduce los ndices de contaminacin
Aporta
el uso y apropiacin de las nuevas tecnologas
Impulsa
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Introduccin
El 1 de mayo del ao 2012 el Presidente de la Repblica, junto a los Ministros del Trabajo y de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, expidi el Decreto 0884 de 2012, que reglamenta la Ley 1221 de 2008, con el cual se busca promover la adopcin del teletrabajo como modalidad laboral en el pas. En desarrollo del proceso de socializacin y promocin de la iniciativa se propusieron una serie de actividades entre las cuales se encuentra la Feria Internacional de Teletrabajo y el presente libro. El Libro Blanco de Teletrabajo en Colombia constituye el primer acercamiento metodolgico orientado hacia la implementacin de modelos laborales que aprovechen las ventajas de las tecnologas de telecomunicacin y en simultnea provean a las organizaciones una serie de beneficios que cubren los mbitos productivos, financieros, tcnicos y de equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Esta edicin del Libro Blanco est organizada en cuatro componentes que permiten al empresario conocer el contexto del teletrabajo en el pas y cmo aplicarlo a su organizacin. La primera parte del contenido presenta las generalidades del teletrabajo, sus principales caractersticas, ventajas y desventajas, los elementos que lo integran, as como los diferentes tipos de modalidades existentes. La segunda parte se concentra en los requerimientos bsicos para implementar el teletrabajo. Entre ellos se encuentra el contexto legal colombiano, la consideracin del teletrabajo como un modelo organizacional y la tecnologa como base del trabajo a distancia. La tercera parte incluye una propuesta metodolgica que describe el paso a paso que el empresario puede seguir para implementar programas de teletrabajo en su organizacin, brindando herramientas para el diseo, toma de decisiones, implementacin y posterior evaluacin del proceso. Las etapas de implementacin estn acompaadas de referencias a mejores prcticas y una serie de recomendaciones de tipo jurdico y gerencial. La parte final ofrece enlaces a contenidos complementarios que pueden ayudar a profundizar la informacin sobre temas especficos como los conceptos fundamentales del teletrabajo, las soluciones tecnolgicas y otros ejemplos de implementacin del modelo en el pas.
El ABC del teletrabajo en Colombia 9 - EnTICconfo
CONCEPTOS CLAVE
Antes de implementar modelos de teletrabajo en las organizaciones es necesario conocer los conceptos clave al respecto: qu es, cules son sus caractersticas, qu modalidades existen, qu beneficios trae y qu obstculos se deben vencer antes de avanzar en su adopcin.
Definicin del teletrabajo

El teletrabajo se entiende como una modalidad laboral a distancia que usa las tecnologas de la informacin y las comunicaciones para alcanzar sus objetivos. Aunque existen diversas definiciones derivadas especialmente de las legislaciones de los distintos pases, para Colombia son vlidas estas dos referencias:
Lo que NO es teletrabajo
La Organizacin Internacional de Trabajo -OIT- define teletrabajo como:

Una forma de trabajo en la cual: a) el mismo se realiza en una ubicacin alejada de una oficina central o instalaciones de produccin, separando as al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estn en esa oficina y, b) la nueva tecnologa hace posible esta separacin facilitando la comunicacin. (Citado en Vittorio Di Martino, 2004).
NO es una profesin
NO es un call center
NO es manufactura en casa
NO es trabajo a domicilio
En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la Ley 1221 de 2008 como:

Una forma de organizacin laboral, que consiste en el desempeo de actividades remuneradas o prestacin de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologas de la informacin y comunicacin -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia fsica del trabajador en un sitio especifico de trabajo. (Artculo 2, Ley 1221 de 2008)
12 - Conceptos Clave
Caractersticas del teletrabajo

Ms all de la definicin, el teletrabajo se entiende a partir de sus caractersticas: 1. Una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la organizacin en la cual se encuentran centralizados todos los procesos. 2. La utilizacin de tecnologas para facilitar la comunicacin entre las partes sin necesidad de estar en un lugar fsico determinado para cumplir sus funciones. 3. Un modelo organizacional diferente al tradicional que replantea las formas de comunicacin interna de la organizacin y en consecuencia genera nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.
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Modalidades del teletrabajo

En Colombia la Ley 1221 de 2008 establece tres modalidades de teletrabajo o tipo de teletrabajador, que responden a los espacios de ejecucin del trabajo, las tareas a ejecutar y el perfil del trabajador. En los casos en que existe relacin de dependencia, tambin se puede hablar de las siguientes modalidades:
Teletrabajo autnomo
Trabajadores independientes que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutndolas desde cualquier lugar elegido por ellos.
Teletrabajadores a tiempo completo

Tienen un vnculo laboral con la organizacin pero acuden espordicamente a ella, incluso pueden no asistir nunca a ella sino que utilizan las TIC para estar en contacto permanente.
Teletrabajo suplementario
Trabajadores con contrato laboral que alternan sus tareas en distintos das de la semana entre la empresa y un lugar fuera de ella, usando las TIC para dar cumplimiento.
Teletrabajadores a tiempo parcial

Aquellos empleados que teletrabajan por lo menos un da a la semana.
Teletrabajo mvil
Trabajadores que utilizan dispositivos mviles para ejecutar sus tareas. Su actividad laboral les permite ausentarse con frecuencia de la ocina.
Teletrabajadores complementarios
Acuden 2 3 das de la semana a la empresa y el resto del trabajo lo ejecutan de forma remota. En la legislacin colombiana se conoce como teletrabajo suplementario.
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Beneficios para la organizacin
Preferencia de un empleo con trabajo mvil sobre otro jo
72%
Reduccin del ausentismo
63%
Reduccin de retiro voluntario de los empleados
25%
Aumento de la productividad
23%
Reduccin de costos en la planta fsica
18%
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Las ventajas y beneficios derivados de la implementacin de un modelo de teletrabajo en las organizaciones pueden entenderse desde distintos mbitos:
Mayor ndice de retencin del personal capacitado. Equilibrio entre los espacios laborales y personales de los empleados que generan mayor calidad de vida que se traduce en mayor productividad.
Obstculos para la implementacin

Control
Es posible supervisar el avance de un empleado si se trabaja por tareas y no por horas.
Para el negocio
Mayor productividad equivale a mayores ingresos y mayor crecimiento del negocio. Costos predecibles asociados a la flexibilidad de la inversin en planta fsica, tecnologa y recursos humanos que respondern a la demanda. A mayor demanda, crecimiento de la organizacin con inclusin de teletrabajadores; a menor demanda, escasos cosos fijos. Reduccin de costos fijos en planta fsica, mantenimiento, servicios pblicos, entre otros.
Para el rea de tecnologa:

Reduccin del costo en adquisicin de hardware y software. Poltica Bring Your Own Device -BYOD- que aprovecha los dispositivos de propiedad del trabajador y no aumenta costos para la organizacin. Control total sobre los escritorios virtuales y el flujo de la informacin. Reduccin del esfuerzo en mantenimiento de equipos y optimizacin de la capacidad de respuesta frente al crecimiento de la compaa.
Productividad
Un trabajador entusiasmado es ms productivo.
Costos
Para las operaciones:

Control y seguimiento permanente al desarrollo de las tareas programadas a travs de las herramientas tecnolgicas. Procesos descentralizados pero interconectados.
La inversin inicial en tecnologa retorna al ahorrar en costos jos.
Para los programas de Responsabilidad Social:

Reduccin de la huella de carbono al evitar el desplazamiento de los trabajadores hacia la empresa. Inclusin socio-laboral de poblacin vulnerable gracias a las TIC: situacin de discapacidad, aislamiento geogrfico, cabezas de familia. Aporte al mejoramiento de la movilidad de las ciudades y reduccin del trfico asociado a las jornadas de trabajo.
Cultura organizacional
Pasar del modelo clsico a una versin ms exible de trabajo actualiza la organizacin frente al mercado actual.
Para el rea de recursos humanos:

Mejoramiento de las condiciones del reclutamiento al poder contratar al personal ms calificado sin importar su ubicacin o disponibilidad de desplazamiento hacia la sede de la organizacin.
Polticas
La legislacin colombiana ya regul el teletrabajo. Ajustar las polticas corporativas requiere una revisin en materia de horarios y cumplimiento.
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CONDICIONES NECESARIAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE TELETRABAJO

Para implementar el modelo de teletrabajo de forma exitosa es necesario cumplir con ciertos requerimientos previos, entre ellos se encuentran conocer el marco jurdico vigente y algunas condiciones iniciales necesarias por parte de la organizacin y los empleados.
Requerimientos para el teletrabajo

Qu se necesita para implementar el teletrabajo en una empresa?
El marco jurdico del teletrabajo en Colombia

En Colombia el teletrabajo se encuentra regulado desde el ao 2008 por la Ley 1221, la cual promueve el teletrabajo para la generacin de empleo y autoempleo, y reglamentado por el Decreto 884 de 2012.
Ley 1221 de 2008
+
Atencin a la legislacin vigente.
+
Organizacionales
Infraestructura y dispositivos que permitan la interaccin y el trabajo colaborativo. EnTICconfo
Esta Ley establece el reconocimiento del teletrabajo en Colombia como modalidad laboral y como instrumento de generacin de empleo y autoempleo mediante la utilizacin de las TIC. As mismo, establece las bases para la generacin de una poltica pblica de fomento al teletrabajo y una poltica pblica de teletrabajo para la poblacin vulnerable. Por otra parte, crea la Red Nacional de Fomento al Teletrabajo, con el fin de promover y difundir esta prctica en el pas. Por ltimo, establece las garantas y derechos que cobijan a los teletrabajadores y los principios rectores de este tipo de relacin contractual.
Decreto 0884 de 2012
Jurdicos
Modelo organizacional adecuado junto a empleados con cargos y perles ajustados al teletrabajo.
Tecnolgicos
Este Decreto reglamenta el teletrabajo en relacin de dependencia. Establece las condiciones de contrato o vinculacin de teletrabajo, a travs de los medios tecnolgicos y ambientes requeridos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y espacio. Establece las responsabilidades de las partes en materia de seguridad social, determinando sus obligaciones en materia de previsin de riesgos profesionales y medidas de seguridad informtica que debe conocer y cumplir el teletrabajador.
22 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo
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Otras normas a considerar:

Cdigo Sustantivo del Trabajo. Regula ntegramente las relaciones con trabajadores a distancia, incluso cuenta con una disposicin especial sobre la materia, la cual debe ser compatible en todo caso con cualquier reglamentacin sobre teletrabajo. Sentencia C-337 de 2011. La primera Sentencia en la cual la Corte Constitucional desarrolla la figura del teletrabajo, en ella ratifica que se debe garantizar a los teletrabajadores el subsidio familiar y todas las garantas propias de un trabajador que se encuentra en las instalaciones de la empresa.
El teletrabajo como modelo organizacional

Las organizaciones se ajustan a distintos modelos que les permiten alcanzar sus logros. En cada uno de ellos los individuos, las reas de trabajo y las estructuras de control interactan y establecen un sistema de produccin y comunicacin que les permiten lograr los objetivos propuestos. Desde esta perspectiva, implementar el teletrabajo equivale a transformar el modelo organizacional considerando que los sistemas de produccin y comunicacin estarn mediados por la tecnologa. Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones -TIC-, influyen en el incremento de la productividad en aquellos sectores que no producen nuevas tecnologas pero que las utilizan de una manera intensiva. No obstante, es necesario concentrarse en un contexto adecuado que posibilite su utilizacin eficiente, es decir, tanto empresa como trabajadores deben adaptarse a nuevas formas organizativas y aprovechar las ventajas que brinda el uso de las TIC. Bajo el modelo del teletrabajo el tiempo y el espacio se hacen relativos. El trabajo se convierte en mvil aprovechando la independencia de los escritorios fijos y las ventajas de los dispositivos mviles. Respecto de los horarios, aun cuando es posible, dependiendo el cargo, establecer algunas horas para que todos los empleados estn conectados, el tiempo se convierte en un recurso administrable directamente por el trabajador, quien logra conciliar su vida personal con la laboral sin que ello implique descuidar sus tareas. CISCO Una de las condiciones bsicas para implementar el teletrabajo como modelo organizacional radica en cmo se hace seguimiento y control a los resultados. Con esta modalidad quedan abolidos los seguimientos asociados al horario o la asistencia a un espacio puntual, por el contrario, se evala por resultados, esquema que impulsa la productividad y permite a cada empleado demostrar su potencial.
Beneficios para las empresas considerados en la legislacin

Las empresas que generen empleo a travs del teletrabajo, en especial para poblacin vulnerable, podrn beneficiarse de la Ley 1429 de 2010, tomando los aportes al SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, as como el aporte de la Subcuenta de Solidaridad del FOSYGA y el aporte al Fondo de Garanta de Pensin Mnima correspondiente a nuevos empleos, como descuento tributario para efectos de la determinacin del Impuesto Sobre la Renta y Complementarios, siempre y cuando el empleador responsable del impuesto incremente el nmero de empleados y el valor total de la nmina con relacin al ao gravable inmediatamente anterior.
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La tecnologa como base del teletrabajo

La definicin de teletrabajo trae implcito el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones como herramientas esenciales para el logro de los objetivos. En este aspecto se debe considerar que al hablar de tecnologa se est hablando de una combinacin entre infraestructura, dispositivos, contenidos y aplicaciones, y en consecuencia de su uso y apropiacin efectivos para alcanzar las metas organizacionales.
La infraestructura soporta las operaciones bsicas de la organizacin. En ella se cuentan los servidores, las plataformas de trabajo y los sistemas que permiten la interconexin. Los dispositivos corresponden a todos aquellos aparatos que median la conexin entre la organizacin y el trabajador, aqu es cada vez ms amplio el espectro de posibilidades abarcando desde computadores porttiles hasta telfonos inteligentes cada vez ms compatibles con aplicaciones de teletrabajo. La tendencia que se est imponiendo en las oficinas del mundo en materia de dispositivos es Bring Your Own Device -BYOD-, equivalente a trae tu propio dispositivo, gracias a la cual se aprovechan los recursos con los que cuenta cada trabajador (su porttil, su telfono, su tableta, etc.), conectndolos a travs de sistemas de informacin seguros que le permiten a la empresa reducir la inversin en tecnologa de su propiedad. Es importante tener en cuenta que aunque no toda la tecnologa es apta para teletrabajar, gran parte de los sistemas operativos, los programas y las aplicaciones que hacen funcionar las organizaciones actuales son fcilmente adaptables a un modelo de trabajo colaborativo a travs de servidores virtuales (cloud computing computacin en la nube).
Computadores
Telfonos mviles
Tabletas
Computacin en la nube (Internet)
Infraestructura
Dispositivos
Tecnologa
Contenidos Aplicaciones
Bases de datos
Escritorios remotos
Servidores remotos
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Es importante hacer nfasis en que para implementar un proceso exitoso de teletrabajo lo ms recomendable es que la tecnologa brinde soporte y respuesta oportuna no solo en condiciones normales sino en situaciones de alerta, por esto las recomendaciones generales son:
Recomendaciones tecnolgicas
La tecnologa es necesaria para teletrabajar, pero ello no significa que debe contarse con lo ms avanzado en equipos o programas. Un equipo de trabajo pequeo puede suplir sus necesidades nicamente con una lnea telefnica, conexin a internet y un sistema que permita el intercambio de archivos. Organizaciones ms extensas probablemente requerirn de una plataforma tecnolgica ms robusta, que les ofrezca mayores niveles de calidad en las comunicaciones y un manejo ms efectivo de la colaboracin online, adems de garantizar la seguridad de la informacin. La inversin en tecnologa es necesaria pero no debe verse como un gasto. En principio, el costo no es tan alto como se podra pensar y adems, el retorno de la inversin se puede reflejar, incluso, desde el primer ao en la baja de costos fijos como planta fsica o servicios pblicos. Lo principal es que la tecnologa se ajuste a las necesidades del teletrabajador y no que este tenga que sujetarse a ella. El teletrabajo flexibiliza la inversin en materia de tecnologa por cuanto puede contratarse de acuerdo al crecimiento del negocio. A mayor demanda es posible hacer instalaciones a un mayor nmero de dispositivos-empleados; frente a una baja en el negocio es posible desconectarlos sin generar mayor traumatismo. En una organizacin que espera adoptar el trabajo mvil, se deben considerar los requerimientos tecnolgicos de cada uno de los cargos y perfiles de trabajo existentes en ella. Lo importante es tener en cuenta que las necesidades de comunicacin e interaccin de un operario de planta son distintas a las de un miembro del equipo comercial, por ejemplo, y que la tecnologa ha de adaptarse a cada uno de ellos y no al contrario.
Aadir redundancia a los enlaces de comunicacin de los teletrabajadores.
Congurar varios servidores virtuales.
Asegurar la recepcin de correo electrnico en los dispositivos personales en caso de desconexin del servidor virtual.
Generar protocolos que den respuesta a situaciones de alerta como una avera del ordenador causada por un virus, una conguracin incorrecta o un fallo de hardware. La mayor recomendacin en este caso es realizar copias de seguridad y contar, incluso, con un ordenador de reserva en caso de bloqueo del ordenador principal.
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IMPLEMENTACIN DEL TELETRABAJO EN LAS ORGANIZACIONES

El proceso de implementacin del teletrabajo en las organizaciones responde a una serie de etapas y pasos a seguir que se resume en la realizacin de una autoevaluacin, seguida de un piloto y una adopcin final del modelo. A continuacin presentamos una metodologa clara, sencilla y precisa que permita llegar hasta su adopcin exitosa. Esta propuesta resume, para el caso colombiano, las etapas principales e incluye recomendaciones de carcter jurdico, tcnico y organizacional para lograr cada uno de los objetivos propuestos.

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EnTICconfo
Implementacin del teletrabajo en las organizaciones

El proceso de implementacin y adopcin del modelo de teletrabajo incluye cinco etapas cada una de ellas con pasos definidos. La primera de ellas es la autoevaluacin que busca identificar las necesidades de la organizacin respecto al teletrabajo; la segunda es la planeacin del proyecto piloto en la cual se define un plan de ruta para hacer una prueba del modelo; la tercera es la implementacin del piloto que podr a prueba la capacidad de adaptacin de la organizacin y los empleados; la cuarta etapa es la de evaluacin que mide los resultados e indicadores que validarn la decisin final; y por ltimo est la adopcin del modelo de teletrabajo.
Autoevaluacin de la organizacin
Necesidades Perfiles Recursos tecnolgicos Riesgos Costos Evaluacin y toma de decisiones Equipo coordinador Objetivos Criterios de seleccin trabajadores Requerimientos tecnolgicos Poltica de teletrabajo Cronograma Presupuesto Socializacin Seleccin teletrabajadores Formacin y capacitacin Puesta en marcha
Planeacin del piloto Implementacin del piloto Evaluacin de resultados Adopcin Seguimiento y evaluacin del modelo
Sostenibilidad
32 - Implementacin del teletrabajo en las organizaciones
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Primera etapa: Autoevaluacin de la organizacin

Antes de decidir sobre implementar o no un modelo de teletrabajo, la organizacin tendr que realizar un diagnstico previo sobre sus condiciones y especialmente sus necesidades. El objetivo de la autoevaluacin es analizar la situacin actual de la organizacin frente a las expectativas que tienen sobre el teletrabajo, e identificar si es apta para su implementacin. Se debe cuestionar si tiene la capacidad de adaptarse a los cambios organizacionales y culturales que implica el nuevo modelo.
Pasos a seguir
1. Identificar las necesidades que tiene la organizacin para implementar el teletrabajo. 2. Identificar si los perfiles/cargos existentes en la organizacin son aptos para teletrabajar. 3. Identificar la situacin actual en cuanto a recursos tecnolgicos y la capacidad de respuesta frente a los requerimientos posteriores. 4. Identificar los riesgos de implementar el teletrabajo. 5. Realizar una estimacin de costos. 6. Informe final y toma de decisin.
Mejorar la productividad. Redisear los usos del espacio fsico de la organizacin. Facilitar o evitar el desplazamiento de los trabajadores a la sede de la organizacin. Reducir el impacto de la alta rotacin de los empleados. Conciliar la vida personal y laboral de los empleados. Resolver algunos problemas organizacionales relacionados con las jornadas o espacios de trabajo. Ampliar la capacidad competitiva de la organizacin. Iniciar una medicin de resultados basada en proyectos o por objetivos. Dar respuesta a una necesidad especfica que la organizacin ha identificado.
Autoevaluacin de la organizacin
Evaluacin y toma de desiciones Perles Riesgos Necesidades Costos Recursos tecnolgicos
Paso 1 - Identificar las necesidades
Mejores prcticas:
Alpine Access es una empresa norteamericana que ofrece servicios de call center con una planta de personal de cincuenta empleados, sin embargo solo cuatro de ellos se encuentran en sus oficinas, los cuarenta y seis restantes trabajan desde su casa. El modelo de teletrabajo le ha permitido a Alpine Access mejorar la calidad de vida de sus agentes, incrementar la capacidad de respuesta y aumentar la productividad derivada de que los empleados tienen menos distracciones y han logrado dividir la vida personal y laboral.
Necesidades
Antes de la toma de decisin sobre implementar el teletrabajo la Gerencia debe tener clara la meta que se alcanzar al establecer dicha modalidad laboral. El objetivo debe obedecer a una necesidad en concreto, como pudiera ser:
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Paso 2 - Identificar los perfiles/cargos
materia de recurso humano es necesario considerar el perfil de las personas que ejecutan las labores, quienes deben contar con ciertas competencias necesarias para un trabajo mvil, por ello tambin es importante preguntar: Los empleados utilizan de manera frecuente herramientas como computadores, conexiones a internet, lneas telefnicas, chat, y otras que le permitan desempear sus funciones y comunicarse con otros empleados? Los empleados cuentan con formacin para el manejo de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones -TIC-? Si se identifican cargos aptos para teletrabajar pero los empleados no cuentan con la suficiente capacitacin para el manejo de las herramientas tecnolgicas necesarias, la organizacin puede optar por brindar capacitacin sobre las mismas para obtener los perfiles ideales.
Perles
Uno de los principales factores para que el teletrabajo sea viable en una organizacin, es que el perfil de los empleados y las funciones que desarrollan sean susceptibles de ser realizados a distancia utilizando las TIC. La organizacin debe formular inicialmente las siguientes preguntas: La organizacin tiene empleados cuya actividad principal est relacionada con el procesamiento de informacin o generacin de conocimiento? La organizacin cuenta con empleados que no requieren estar necesariamente en la oficina para desarrollar sus funciones? Existen las herramientas para que los empleados se comuniquen con la organizacin: lneas telefnicas, conexin a internet, servicios de mensajera, chat y videoconferencia? Es posible establecer objetivos medibles sobre las actividades laborales desempeadas por los trabajadores? Las anteriores respuestas demostrarn la viabilidad de teletrabajar en la organizacin en lo relacionado con los cargos; sin embargo, en
mientas tecnolgicas necesarias para desarrollar teletrabajo prestando atencin especial a qu necesidades tiene cada perfil. Se debe partir de la premisa que no es el perfil el que se adecua a la tecnologa existente, es la tecnologa la que se debe adecuar a un perfil determinado. Esto quiere decir que no todos los perfiles requieren la misma tecnologa, toda vez que no realizan las mismas actividades, de all la pertinencia de identificar las necesidades tecnolgicas especficas.
Mejores prcticas:
Cisco es una multinacional dedicada al networking y las telecomunicaciones con sede en Colombia. Respecto de la tecnologa necesaria para trabajar a distancia sealan que a nivel mundial la tendencia de infraestructura y plataformas para el teletrabajo est concentrndose en la virtualidad de los sistemas de almacenamiento y los entornos de trabajo. En estos asuntos los sistemas ms populares son conocidos como cloud computing y corresponden al acceso a aplicaciones que estn instaladas en la nube; el segundo sistema es un escritorio virtual, con una nocin ms amplia en la que es posible acceder remotamente a la informacin y los programas, concentrando el procesamiento y el archivo en los servidores de la organizacin, reforzando as la seguridad de los datos y permitiendo que cualquier dispositivo sea un medio a travs del cual acceder, justamente, al escritorio de cada empleado dentro de la organizacin. Ver ms sobre Cisco, tecnologa para teletrabajar.
Paso 3 - Identificar los recursos tecnolgicos
Recursos tecnolgicos
Es importante validar si la organizacin cuenta con las herra-
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Paso 4 - Identificar los riesgos
Inicialmente la organizacin deber determinar si requiere adquirir nuevas herramientas tecnolgicas y desarrollar inversiones relacionadas para implementar el modelo. Se debe tener en cuenta que esta inversin se traducir en una reduccin de costos fijos en el corto y mediano plazo. Considerando el estimado, la organi-
Riesgos
Aunque son considerables los beneficios que genera el teletrabajo, es pertinente considerar los riesgos que puede traer para la organizacin, en este caso se pueden incluir: Dificultades del trabajador para adaptarse al modelo, los cuales deriven en atrasos en el cumplimiento de los objetivos y por ende baja en la productividad. Amenazas o riesgos informticos por la inadecuada gestin de la informacin por parte del trabajador. Prdida del sentido de pertenencia del trabajador respecto de la organizacin que impacte la calidad del trabajo o el compromiso con el mismo. Riesgos laborales.
zacin podr saber si est preparada para teletrabajar: Seleccin y formacin de los teletrabajadores. Capacitacin a supervisores. Conexiones de internet, lnea telefnica. Licencias de software. Uso de servicios de computacin en la nube que pueden ser gratuitos o pagos segn las necesidades de la organizacin. Compra de equipos informticos (se puede considerar el uso de equipos de los empleados -BYOD-). Servicios pblicos. Gastos de traslado.
avanzadas a bajo costo para que las organizaciones y las personas puedan beneficiarse de ella con actualizaciones permanentes, asesora tcnica constante y principalmente la oportunidad de flexibilizar los esquemas corporativos y adoptar soluciones de tecnologa acordes con la dinmica del negocio, permitiendo as tener tantos dispositivos y conexiones como la empresa lo requiera, atendiendo al principio de oferta/demanda bajo el cual a mayor crecimiento mayores conexiones y frente a las cadas del negocio, sencillas desconexiones que no implican prdidas para los administradores. Ver ms sobre La nube de Microsoft, un lugar para teletrabajar.
la autoevaluacin incluir los resultados arrojados y una serie de conclusiones que orienten sobre la capacidad de la organizacin para implementar el teletrabajo. En el caso que los resultados sean positivos y la organizacin decida llevar a cabo una prueba de teletrabajo, podr continuar con la etapa de planificacin del piloto; por el contrario, si la organizacin considera que no es viable implementar el teletrabajo por los resultados que arroj el informe, es posible realizar un ejercicio similar sobre la pertinencia de adoptar esquemas de trabajo flexible u otras alternativas que a mediano plazo faciliten la implementacin del teletrabajo.
Mejores prcticas:
La Agencia de Defensa de Sistemas de Informacin de Estados Unidos -DISA-, implement de manera progresiva un modelo de teletrabajo desde el ao 2001. Inicialmente el trabajo a distancia se realizaba solo un da a la semana; en el 2005 se increment a dos das y en 2008 a tres. Actualmente la empresa cuenta con ms de 2.500 empleados aprobados para teletrabajar.
Paso 6 - Informe final y toma de decisin
Paso 5 - Estimacin de costos

Mejores prcticas:
Microsoft es una de las organizaciones que ofrece soluciones de software con ms trayectoria y reconocimiento a nivel mundial. Segn su filial en Colombia, la apuesta de Microsoft con Office 365 es demostrar cmo con el uso del cloud computing es posible acercar tecnologas
Evaluacin y toma de desiciones

El objetivo de la autoevaluacin es analizar la situacin actual de la organizacin frente a las expectativas que tienen sobre el teletrabajo, e identificar si es apta para su implementacin, lo cual se logra luego de avanzar en los pasos descritos. El informe final de
Costos
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Planeacin del piloto

Equipo coordinador
Poltica teletrabajo Criterios de seleccin trabajadores Requerimientos tecnolgicos Presupuesto Cronograma
Objetivos
Segunda etapa: Planeacin del proyecto piloto de teletrabajo

La planeacin del proyecto piloto de teletrabajo constituye la etapa ms importante para la implementacin del mismo, ya que con su ejecucin es posible tener una visin clara y una descripcin precisa del modelo a ejecutar, sus caractersticas, condiciones y requisitos. La referencia para realizar la planeacin es precisamente la evaluacin previa que realiz la alta direccin.
Perles Cargos Cualidades del empleado
Acceso a sistemas de informacin Nivel tecnolgico de la organizacin
Pasos a seguir
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Conformacin del equipo coordinador del proyecto piloto y definicin de roles. Fijacin de los objetivos del proyecto piloto y establecimiento de indicadores. Determinacin de criterios de seleccin de teletrabajadores. Identificacin de requerimientos tecnolgicos. Desarrollo de la poltica de teletrabajo de la organizacin. Realizacin del cronograma del piloto. Presupuesto del proyecto piloto.
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Paso 1 - Equipo coordinador
1. Elaborar la planificacin estratgica del proyecto. 2. Supervisar en forma continua el avance de la ejecucin del proyecto. 3. Generar informes de avance y finales del proyecto.
Paso 2 - Objetivos e indicadores del piloto
Mejores prcticas:
Social & Scientific Systems, Inc., es una empresa norteamericana que presta sus servicios en el sector salud apoyando procesos de mejoramiento de salud pblica en todo el mundo, especialmente en temas de VIH/SIDA. Uno de los consejos que da esta empresa para tener xito
Equipo coordinador
Una vez la Direccin de la organizacin ha tomado la decisin de implementar el modelo de teletrabajo, e incluso desde la etapa de autoevaluacin, es necesaria la conformacin de un equipo coordinador de las distintas etapas de su ejecucin. En trminos generales este equipo est conformado por el lder del Departamento de Recursos Humanos, el lder del Departamento Financiero, el lder del Departamento de Tecnologa y Seguridad Informtica, el lder del Departamento Jurdico o un Asesor Jurdico contratado con este fin, y un representante del sindicato (en caso de que exista). Entre ellos se elegir al coordinador del proyecto piloto, quien se espera tenga un nivel decisivo en la organizacin. Las funciones bsicas del equipo de coordinacin radican en disear y acompaar el proceso de implementacin del piloto de teletrabajo y de socializar a todas las instancias de la organizacin sobre su alcance. En el compromiso del equipo coordinador y de la actitud positiva de los empleados frente al cambio radica el buen desarrollo del piloto. Las funciones bsicas del equipo coordinador del proyecto piloto son:
4. Modificar el proyecto, realizando ajustes o correcciones que estimen pertinentes. 5. Desarrollar la poltica de teletrabajo en la organizacin. Como apoyo al equipo coordinador se designarn supervisores por rea quienes velarn por el cumplimiento de las funciones y valorarn distintos aspectos del modelo propuesto, que servirn de base para el trabajo de la coordinacin. Entre otras, los supervisores podrn hacer mediciones en relacin con: Adaptacin al cambio del rea de trabajo donde el trabajador vena desarrollando las funciones. Funcionamiento de las herramientas tecnolgicas. Pertinencia de los criterios de elegibilidad de los empleados por rea. Respuesta a las expectativas de comunicacin e interaccin del equipo de trabajo. Respuesta de los sistemas de seguimiento y control de los objetivos pactados. Todos los factores que puedan afectar el buen desempeo y realizacin de las actividades.
Objetivos
El objetivo del piloto de implementacin de teletrabajo se deriva de la autoevaluacin y en consecuencia su meta es resolver las necesidades iniciales de la organizacin. Ms all de fijar la meta, es necesario proponer una serie de indicadores que permitan su seguimiento y evaluacin, tales como: ndice de disminucin de la rotacin del personal. ndice de disminucin de prdidas de das de trabajo derivados de ausencias por imprevistos que pueden ser reemplazados por das de teletrabajo. ndice de aumento de la productividad derivado del rendimiento del trabajador en el cumplimiento de sus metas, en relacin con el tiempo invertido en ellas. ndice de mejoramiento en la calidad de vida laboral y familiar reportado por el trabajador.
en la implementacin del teletrabajo es desarrollar inicialmente un programa piloto que sea impulsado desde la gerencia y cuente con la participacin de todos los niveles dentro de la organizacin, siendo clave discutirlo con los empleados.
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Paso 3 - Seleccin de teletrabajadores
de das por semana e ir aumentando progresivamente el tiempo hasta alcanzar los ideales esperados en relacin con el cargo y las necesidades de presencia fsica o virtual de cada perfil.
Criterio 1. Definir el tipo de perfiles susceptibles de ejecutarse a travs de teletrabajo
Gestin ALTA
El teletrabajo desde su definicin implica el desarrollo de activiLa seleccin de los futuros teletrabajadores es primordial para dades laborales a distancia, utilizando herramientas tecnolgicas para su ejecucin y seguimiento. Dentro de las labores cotidianas de una organizacin encontramos una serie relacionada con la gestin de la informacin y la generacin del conocimiento que son susceptibles de realizarse a distancia. En paralelo, existen otras que suponen contacto fsico con el cliente o con procesos directos que difcilmente podran separarse del lugar de trabajo. BAJA MEDIA la buena ejecucin del proyecto. Finalmente son los empleados quienes ejecutarn el trabajo a distancia y sern ellos quienes sufrirn de primera mano todas las transiciones, por ello es imporEn este punto es necesario considerar tres aspectos fundamentales. El primero es determinar la cantidad de trabajadores con quienes se implementar el piloto de teletrabajo. La recomendacin general es ejecutarlo con la mayor cantidad de empleados posibles en relacin con el esperado final de teletrabajadores, para as obtener resultados lo ms cercanos a las cifras reales de productividad y administracin de recursos. El segundo aspecto tiene que ver con la poblacin objetivo del piloto que puede elegirse en dos vas. Por una parte se puede elegir personal de una nica rea y poner a prueba el modelo. Por la otra, la ms aconsejable, se puede elegir personal de distintas reas de la organizacin para as medir impactos de una forma ms amplia. Por ltimo, es necesario identificar la modalidad de teletrabajo que se realizar, es decir, cunto tiempo realmente teletrabajar y cunto estar en los espacios de la organizacin. La recomendacin general es inicial el piloto trabajando a distancia un par El modelo de teletrabajo supone una medicin por objetivos, por lo que cada perfil seleccionado ha de contar con una serie de metas y tiempos que permitan el seguimiento. Para la adopcin se puede tener en cuenta una clasificacin de los perfiles de los trabajadores en relacin con el grado de gestin que desempeen, as:
Cargo Gerencia General y Directivos de cada departamento comprometido. Superior jerrquico del teletrabajador.
Funciones Establece polticas, logstica y el alcance econmico del piloto. Supervisin, coordinacin, monitoreo del piloto de teletrabajo. Ejecucin del teletrabajo, comunicaciones
Criterios de seleccin trabajadores
tante considerar criterios objetivos y subjetivos que conlleven una seleccin acertada.
Trabajadores (teletrabajadores).
Tip Jurdico:
Recuerde que el teletrabajo es voluntario. No se puede obligar ni imponer al empleado que teletrabaje, y en caso de que este se niegue, no estar incumpliendo orden alguna. De igual forma sucede para el empleador quien podr valorar la pertinencia del modelo en respuesta a la solicitud de un trabajador interesado sin que ello lo obligue a implementarlo.
En relacin con las tareas desarrolladas, los perfiles ms deseaConsiderando lo anterior, es necesario realizar un anlisis del perfil idneo para teletrabajar, teniendo en cuenta las tareas desarrolladas en cada uno de los puestos, la tecnologa que requieren para ejecutarlas, la frecuencia de comunicacin con los compaeros de trabajo, supervisor, subordinados y clientes, y otras condiciones generales asociadas a cada cargo. El tipo de tareas es de innovacin, generacin de conocimiento o gestin de informacin a travs de las TIC. No tiene contacto presencial con el cliente. No tiene a su cargo un gran nmero de personas. bles para teletrabajar cuentan con alguna de estas caractersticas:
Adems de lo anterior, es necesario que cada una de las personas que ejecuta los cargos susceptibles de teletrabajar cuente con unas competencias mnimas que lo conviertan en un candidato idneo para participar en el piloto. En general se puede filtrar por:
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Inters y voluntad. Se valorar que el trabajador est interesado en practicar esta modalidad laboral. Antigedad en la organizacin. En muchas experiencias este es un factor determinante para tener en cuenta a un trabajador en el programa de implementacin del teletrabajo, toda vez que es una persona que conoce muy bien sus funciones y se desenvuelve perfectamente en ellas, facilitando su adaptacin al nuevo modelo.
Criterio 2. Determinar el tipo de tareas y funciones que realiza dicho perfil, en general los roles que desempean en la organizacin y el tipo de cargos En este sentido es importante que la organizacin tenga claridad sobre: Definicin de funciones, deberes y obligaciones del teletrabajador. Determinacin del personal involucrado. Desarrollo de nuevos criterios de seleccin y procedimientos. Proceso de reclutamiento de teletrabajadores. La voluntad e inters de los candidatos como requisito esencial. Los criterios que priorizarn la designacin de los teletrabajadores.
Criterio 3. Caractersticas personales del teletrabajador El proceso de seleccin de los futuros teletrabajadores debe responder en principio a las necesidades de la organizacin, pero adems debe considerar una serie de caractersticas personales y competencias que permitan que cada empleado se adapte al proceso y alcance los objetivos propuestos: Autonoma y capacidad de resolucin de problemas. Capacidad de organizacin y gestin del tiempo. Responsabilidad, profesionalismo y confianza. Fluidez para la comunicacin. Capacidad de cambio y de adaptacin.
Las pruebas que esta entidad utiliz para la seleccin del personal equivalen a las psicotcnicas que existen en el mercado. Lo importante de los resultados es revisar el ajuste de una persona en competencias o estructura de personalidad al perfil que se estableci previamente.
Condiciones excepcionales. La existencia de trabajadores con inconvenientes para el desplazamiento hacia la sede de la organizacin o con necesidades especiales derivadas de una discapacidad, ser madres cabeza de familia, mujeres en estado de lactancia y otras similares pueden convertirlos en candidatos potenciales para teletrabajar.
Mejores prcticas:
Segn Edatel, entre las cualidades que tiene un empleado que podra teletrabajar estn habilidades como la concentracin. Adicionalmente el empleado debera contar con ciertas caractersticas de personalidad que lo impulsaran a desarrollar sus tareas sin necesidad de presiones externas, actitud proactiva, iniciativa propia, buena actitud frente al cambio y las innovaciones, autoestima elevada, capacidad de automotivacin, alto nivel de responsabilidad, autodisciplina, capacidad de autocrtica, autocontrol, constancia y actitud colaborativa.
Mejores prcticas:
La DISA, Agencia de Defensa de Sistemas de Informacin de Estados Unidos, tiene una innovadora aplicacin basada en web que permite a los empleados inscribirse en el programa de teletrabajo y seleccionar los das en que preferira trabajar a distancia, bien sea con regularidad o por algn motivo especial. El sistema notifica a los administradores del programa quienes pueden aprobar o rechazar la solicitud del empleado y cuentan con una herramienta que facilita la produccin de informes de gestin del programa de teletrabajo.
Mejores prcticas:
Calvert Investments, Inc. tiene como objetivo servir de inversor institucional y asesor financiero en los Estados Unidos. Uno de los consejos para el xito de programas de teletrabajo segn esta entidad es tener una gua de trabajo disponible para los jefes de reas y empleados que proporcione informacin sobre la estructura del programa, cmo se puede teletrabajar, los perfiles a que apunta el programa de teletrabajo y los requerimientos del lugar desde el cual se trabajar.
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Paso 4 - Requerimientos tecnolgicos
compaeros, superiores y clientes?
lugar de teletrabajo y la organizacin, ofrecen una alta seguridad al construir un canal seguro por el cual viajan los datos a travs de internet. Nivel tecnolgico de la organizacin El modelo tecnolgico de una organizacin que implementa teletrabajo depende principalmente de la ubicacin de las aplicaciones y servicios de red que los trabajadores necesitan para desarrollar las tareas propias de su puesto y ah es donde han de centrarse todos los esfuerzos por alcanzar el nivel ptimo de tecnologa, gracias al cual cada empleado puede desarrollar de forma efectiva su trabajo sin importar su ubicacin fsica. El nivel tecnolgico de la organizacin no depende de la extensin del inventario de herramientas con que cuente, sino de cmo cada una de ellas soporta la operacin de tareas especficas, por lo que en materia de tecnologa no se trata de tenerlo todo sino de tener lo necesario para cada perfil. En paralelo a lo anterior, y aun cuando no necesariamente corresponde a soluciones tecnolgicas, es necesario que antes de implementar el piloto de teletrabajo la organizacin se asegure de que el espacio fsico en que trabajar el empleado cumpla con las normas de riesgos laborales relacionados con estabilidad de las fuentes de energa, condiciones de ergonoma y prevencin de accidentes.
Dispositivos y perifricos Infraestructura de conexin a internet y a las redes pblicas y privadas de la organizacin. Sistemas de informacin comunicacin y colaboracin.
Mejores prcticas:
Noblis es una organizacin dedicada a la ciencia y tecnologa As, el teletrabajador necesitar de un dispositivo a travs del cual desarrollar sus funciones que bien puede ser un computador de escritorio, un porttil, una tableta o incluso un telfono inteligente. Tambin requerir de una conexin a internet que le permita mantenerse en contacto con la organizacin y las personas que trabajan en ella. Y por ltimo, pero no por ello menos importante, deber contar con acceso remoto a toda la informacin y las aplicaciones necesarias para ejecutar sus tareas. Por ello, una estacin de teletrabajo se constituye con estos tres componentes:
Aplicaciones. Cul es el rendimiento de las aplicaciones cuando se est teletrabajando?, las aplicaciones tienen un buen rendimiento cuando se trabaja offline?
Seguridad. Qu pasara si mi computador porttil o el PC de la casa fuese robado o se compromete la seguridad de la informacin?, cmo puedo ordenar mi espacio fsico para reducir al mnimo los riesgos en seguridad?
Requerimientos tecnolgicos
Para responder las inquietudes sobre los requerimientos tecnolgicos que podra tener un teletrabajador simplemente se debe identificar los requerimientos en su escritorio fsico y pensar que estos mismos constituyen las herramientas con las que deber contar en su lugar de trabajo a distancia.
Colaboracin. Qu tan importantes son las discusiones cara a cara, o los encuentros formales e informales? Si son importantes cul es la tecnologa que me permitira tener una equivalencia?
En el mercado existe una amplia oferta de soluciones tecnolgicas que cubre estos componentes. Sin embargo, en materia tecnolgica es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones: Acceso a sistemas de informacin y datos de la organizacin Si un trabajador utiliza datos o programas almacenados y ubicados fuera de su ordenador, por ejemplo en un servidor centralizado a travs de computacin en la nube, es necesario implantar soluciones tecnolgicas que sigan ofreciendo esta funcionalidad Voz. Cmo se puede poner en contacto a un trabajador que no est en la sede de la organizacin?, cules son las tecnologas que me permitirn estar en contacto con en el lugar de teletrabajo, siendo el caso de las redes privadas virtuales (VPN) la herramienta imprescindible. Las redes privadas virtuales, adems de permitir una comunicacin directa entre el que tiene implementado desde 1999 el modelo de teletrabajo. Dentro de sus recomendaciones para tener xito en estos programas est que dentro de los requerimientos tecnolgicos se tenga una lista de autocomprobacin la cual permite proporcionar criterios para decidir qu tipo de tecnologa puede mejorar el apoyo a un programa de teletrabajo, por ejemplo:
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Mejores prcticas:
Calvert Investments, Inc., firma de asesora financiera en Estados Unidos aconseja que una opcin para lograr el xito de programas de teletrabajo es que los empleados pueden utilizar computadoras personales y asistentes personales digitales como dispositivos para cumplir sus labores. La recomendacin general es utilizar un sistema de cifrado de clave pblica junto a una red privada virtual que proporcione acceso seguro a los archivos y datos de la empresa.
Paso 5 - Poltica de teletrabajo de la organizacin
La recomendacin general es ejecutar el proyecto piloto de teletrabajo entre tres y seis meses, tiempo en el cual es posible hacer las mediciones con datos cercanos a la realidad laboral en caso de la completa implementacin del modelo.
Diagnstico y formulacin del proyecto. Seleccin de personal, anlisis del perfil de los trabajadores, realizacin de pruebas psicolgicas y de competencias tecnolgicas.
Poltica teletrabajo
Para que el modelo funcione debe generarse una cultura del teletrabajo y formularse una poltica conocida por toda la organizacin, en la que se incluya lo relacionado al proceso de seleccin de personal, los criterios de elegibilidad, los principios de seguridad de la informacin en acceso remoto, mensajera instantnea (empleados, clientes y proveedores), software y hardware, proteccin de datos, clusulas de confidencialidad, procedimientos de supervisin y control, procedimientos de evolucin de equipos, datos y documentos entregados, de modo que todo el personal involucrado en la implementacin del modelo pueda tener claridad y hablar un mismo lenguaje sobre el cmo se ejecuta en la organizacin.
Paso 7 - Presupuesto del piloto
Formacin tcnica para la operacin bajo teletrabajo, especialmente en materia tecnolgica y de seguimiento a objetivos, y de desarrollo personal para administrar el cambio.
Inversin en tecnologa tanto en dispositivos, como infraestructura de conexiones y soluciones de comunicacin y colaboracin. Al revisar con atencin las necesidades tecnolgicas probablemente se encontrar que la organizacin ya cuenta con por lo menos un 70% de la tecnologa necesaria para teletrabajar.
Presupuesto
Al formular el presupuesto se debe tener en cuenta siempre que el teletrabajo requiere una inversin inicial con un retorno asegurado en reduccin de costos fijos (planta fsica, servicios pblicos, etc.), y adems supone un aumento en la productividad, por lo que no se debe generar alarma por los valores que se requieran inicialmente ya que en el mediano plazo regresarn multiplicados a las arcas de la organizacin. Sin adentrarse en la inversin completa requerida para operar bajo un modelo de teletrabajo, al momento de implementar el proyecto piloto es necesario realizar algunas inversiones, especialmente en materia de tecnologa y de contratacin externa para medir los resultados. Entre los costos a considerar se encuentran los siguientes:
Creacin y administracin de un servicio de atencin tcnica a los teletrabajadores que les permita sortear cualquier dificultad operativa.
Paso 6 - Cronograma del piloto
Seguimiento y evaluacin de los resultados de la experiencia.
En los casos en que el domicilio del trabajador se convierta en su nuevo espacio de trabajo, habr que considerar la pertinencia de incluir costos relacionados como el aporte para servicios pblicos, material de oficina y equipos tecnolgicos y de seguridad laboral.
Cronograma
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Tercera etapa: Implementacin

Teniendo como base la planeacin del proyecto piloto, la etapa consecuente es su implementacin. Lo ideal es seguir cada uno de los pasos proyectados y en particular tener en cuenta los siguientes aspectos:
Recomendacin a las directivas:

Es conveniente que los resultados de las fases anteriores (criterios de seleccin, procedimientos, guas de accin, etc.) queden incorporados y reflejados en los documentos oficiales de la organizacin en cuanto que es probable que muchas de las tcnicas desarrolladas especficamente para el teletrabajo puedan ser usadas como referencia para nuevos procedimientos laborales.
Paso 2 - Seleccin de los teletrabajadores
Seleccin de teletrabajadores
Una vez aprobados los criterios de seleccin del proyecto piloto, estos se podrn en marcha y se seleccionarn los trabajadores que empezarn a ejecutar sus tareas a distancia. As mismo, se seleccionarn los supervisores de cada rea y se explicar la forma en que se realizarn los procesos de seguimiento y control, funciones delegadas a los supervisores. Junto a los criterios descritos en la etapa de planeacin, es importante considerar algunos factores que pueden priorizar la seleccin de algunos trabajadores sobre otros para desarrollar trabajo a distancia: Empleados con condiciones especiales: movilidad, responsabilidades familiares, entre otras. Porcentaje de teletrabajadores por rea, que depender de las caractersticas del trabajo desarrollado por cada una de ellas. Consideracin a las solicitudes de participacin voluntaria en el piloto.
Implementacin del piloto

Socializacin Formacin y capacitacin
Paso 1 - Socializacin del piloto
Socializacin
Seleccin de teletrabajadores
Pasos a seguir
Puesta en marcha
1. Socializacin al personal y las reas que hacen parte de la organizacin. 2. Seleccin de los teletrabajadores. 3. Formacin de los participantes del piloto. 4. Puesta en marcha del proyecto piloto.
Con este paso se busca que toda la organizacin comprenda la necesidad y los objetivos de adoptar el modelo y generar cultura organizacional propicia para el teletrabajo. En este sentido, el equipo coordinador del piloto presentar a todo el personal las caractersticas principales del proyecto y la metodologa de ejecucin. Es importante clarificar la igualdad de condiciones en materia laboral de los teletrabajadores y los trabajadores presenciales, haciendo nfasis en el por qu solo algunos perfiles son susceptibles de ser ejecutados a distancia.
Las personas que hayan quedado preseleccionadas segn los criterios establecidos en la poltica de teletrabajo de la organizacin
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debern sujetarse a tres condiciones: 1. Examen psicolgico por parte del grupo de salud ocupacional que permita identificar si esa persona es apta para el teletrabajo. 2. Inspeccin del sitio desde el cual trabajar para corroborar si el espacio cumple con las condiciones fsicas, ambientales, climticas y en general de espacio para teletrabajar. 3. Revisar la conformacin del entorno familiar del trabajador y si este le facilita al empleado el trabajo desde casa.
Tip Jurdico:
Recuerde que la empresa no realiza un nuevo contrato, lo que se genera es un acuerdo de teletrabajo en el cual se establecen las condiciones especiales que regirn esta modalidad laboral. As, el trabajador sigue conservando las mismas garantas y derechos preexistentes, y en consecuencia mantiene una igualdad de condiciones respecto del trabajador en la sede de la organizacin. Esta regla no aplica en los casos de contratacin inicial en los cuales es necesario firmar desde el principio un contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo. El acuerdo de teletrabajo contendr: El lugar que las partes han definido para realizar la actividad laboral. Las metas que el teletrabajador deber cumplir. El procedimiento de supervisin por parte del empleador y las formas de comunicacin. Los costos asociados a conexiones, programas, valor de energa, desplazamientos ordenados por la empresa para desempear las funciones, incluyendo la provisin y mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, de conformidad con el numeral 7, artculo 6 de la Ley 1221 de 2010. Fijar los datos de contacto con la red de atencin de urgencias e informacin de primeros auxilios. El tiempo de duracin del contrato de teletrabajo, incluyendo los das, horas o periodos en que el empleado teletrabajar y los das de servicio en la empresa.
Mejores prcticas:
Social & Scientific Systems, Inc. presta sus servicios en el sector salud. Una de las buenas prcticas de esta empresa en relacin con el teletrabajo es la forma en que se realiza el proceso de inclusin al programa de trabajo a distancia. En este sentido, antes de entrar a esta modalidad, el empleado y el supervisor evalan la idoneidad de tal decisin, teniendo en cuenta los siguientes criterios: Hbitos del empleado comparados con los hbitos y rasgos que debe tener un teletrabajador para desempearse con xito. El nivel de responsabilidad del trabajo del empleado que teletrabajar y la revisin de su ajuste al perfil preestablecido. Las necesidades tecnolgicas y la forma en que podrn ser cubiertas por la organizacin y el empleado.
Paso 3 - Formacin
Formacin y capacitacin
Los teletrabajadores y los supervisores designados atendern un proceso de formacin no solo en materia tecnolgica y de trabajo por objetivos, sino que adems recibirn una plena capacitacin sobre el proyecto piloto del cual harn parte. Se recomienda producir material de comunicacin que facilite la socializacin del proyecto. Durante el proceso de capacitacin se sugiere: Trabajar sobre el cambio organizacional, trabajo por objetivos y sus beneficios para el empleado y la organizacin. Presentacin de las polticas de flexibilidad de la organizacin. Inclusin de material complementario on-line que acerque cada vez ms a los teletrabajadores al entorno digital. La capacitacin debe ser motivadora y participativa. Brindar formacin en reas como: seguridad de la informacin, autocomprobacin del sitio de trabajo, primeros auxilios y prevencin de riesgos profesionales.
Recomendacin a las directivas:

Para el momento de la seleccin, el equipo de coordinacin junto a las directivas de la organizacin habrn de tener definidos los trminos y condiciones de ajuste de los contratos, el sistema de seguimiento y control, las jornadas de trabajo en los casos que aplique y en general todos los aspectos contractuales pertinentes.
Luego de este proceso, el empleado presenta un formulario de solicitud a su supervisor, junto con los siguientes documentos: indicacin del plan de trabajo durante dos semanas, equipos y software requerido, la frecuencia y tipo de contacto requerido con compaeros de trabajo y clientes. Posterior a eso, el supervisor, previa consulta con su superior, puede aprobar la solicitud.
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Mejores prcticas:
Marriott International Inc., es una de las principales cadenas hoteleras a nivel mundial, que ha implementado el teletrabajo como su modelo organizacional, siendo uno de sus grandes logros el proceso de formacin y capacitacin que brinda a sus empleados en las siguientes reas: Capacidad de trabajar de manera remota: Estrategias para permanecer en contacto con equipos virtuales. Formas de gestionar el rendimiento a travs de una orientacin hacia resultados positivos. Aumentar la visibilidad y satisfaccin en el trabajo.
gias para mantenerse ms conectados con compaeros de trabajo y clientes y adems trata sobre cmo mejorar la concentracin. Se entrega el artculo El teletrabajo al da, sobre cmo hacer que una jornada de teletrabajo sea eficiente. Tambin trata sobre comunicacin efectiva y cumplimiento de objetivos. Se entrega un artculo sobre gestin a distancia y formas de mantenerse conectado y construir equipos de trabajo on-line. De igual forma se entrega un folleto sobre diez maneras de superar la sobrecarga laboral.
Paso 4 - Puesta en marcha del piloto
Puesta en marcha
Una vez cumplidos los pasos previos la organizacin y especialmente los teletrabajadores estarn en condiciones de iniciar el proyecto piloto. Al ser una prueba de cmo funcionara el modelo de teletrabajo al implementarse de forma completa en la organizacin es probable que surjan nuevas necesidades e inquietudes durante el proceso. El papel del equipo de coordinacin es estar atento a cada una de ellas para darles soluciones efectivas que eviten traumatismos en el proceso completo. Se recomienda que la puesta en marcha del piloto incluya un seguimiento y evaluacin permanente en los siguientes aspectos: Revisin del proyecto de teletrabajo, sus fines y objetivos. Capacitacin permanente a los teletrabajadores para el desarrollo de nuevas competencias en gestin de proyectos, administracin del tiempo y herramientas de comunicacin. Seguimiento y apoyo a las competencias relacionadas con el uso tecnolgico y los procesos de comunicacin asociados a este.
Revisin y atencin permanente a los derechos y responsabilidades relacionadas con el trabajo diario tales como mantenimiento de dispositivos, mejores prcticas en administracin del tiempo y el espacio fsico, entre otras. Atencin permanente a las normas de higiene y seguridad laboral.
Tip jurdico:
El empleador debe verificar que el lugar que se ha escogido para teletrabajar sea el adecuado para cumplir con el trabajo. En este sentido el espacio no debe presentar riesgo para la seguridad y salud del teletrabajador, y deber contar con condiciones ergonmicas aceptables, adems de cumplir las normas en materia de prevencin de riesgos laborales. El empleador debe incluir al teletrabajador dentro del programa de salud ocupacional y permitir la participacin de este en las actividades del Comit dedicado a este tema. As mismo, debe informar y dar una copia al teletrabajador de la poltica de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo. La ARP y el empleador deben establecer previamente la forma en que se atender al teletrabajador en caso de un accidente de trabajo.
Estrategias de xito para los teletrabajadores: Beneficios y retos del teletrabajo. Estrategias para el mejoramiento de la productividad. Aumentar el nivel de compromiso con la organizacin.
Entrega de material: Se entrega un CD denominado El teletrabajo, con sesenta minutos de grabacin con consejos y estrate
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Cuarta etapa: Seguimiento y evaluacin

Tal como se seal durante la puesta en marcha del proceso piloto, el seguimiento y evaluacin ha de ser permanente y paralelo a su implementacin. Gracias a este proceso es posible identificar los posibles inconvenientes y darles una respuesta previa y definitiva para evitar cualquier complicacin mayor luego de adoptar por completo el modelo de teletrabajo.
Comparacin de resultados entre el modelo de trabajo presencial y el teletrabajo. Control sobre inversiones, retornos, costos y ahorros derivados de la ejecucin del proyecto.
Mejores prcticas:
Noblis es una organizacin dedicada a la ciencia y tecnologa, que tiene implementado el teletrabajo desde 1999. Uno de los riesgos que el equipo coordinador identific recin se implement el programa fue la incomprensin por parte de los trabajadores que continuaban en la planta fsica. Notaron una disminucin de la colaboracin del personal debido a no verse cara a cara, poca capacidad de respuesta a los clientes y la disminucin de la moral de los empleados que no eran elegibles para trabajar a distancia. Para mitigar estos riesgos, Noblis se bas en enfoques organizacionales y culturales, as como algunas metodologas de empoderamiento empresarial vigentes en esa poca. Basados en los resultados de la encuesta realizada por los participantes determinaron que el xito depende de la relacin cercana entre los empleados y sus jefes directos, y sujetaron la implementacin del teletrabajo a la base de un acuerdo voluntario entre el trabajador y la empresa.
Evaluacin de resultados
Seguimiento Evaluacin
Durante el seguimiento se recomienda prestar atencin a los siguientes aspectos, adems de los propios del cumplimiento de cada tarea: Percepciones, emociones y sentimientos de los teletrabajadores durante la puesta en marcha del proceso. Tiempos requeridos para la ejecucin de las distintas actividades.
La evaluacin es fundamental para lograr una correcta implementacin del modelo de teletrabajo. Esta puede apoyarse en diversas tcnicas de recoleccin de la informacin como entrevistas, encuestas, sesiones de grupo y todo tipo de sondeos que arrojen datos sobre el proceso. Lo ideal es conseguir datos desde la visin de la organizacin y desde la del trabajador para tener un panorama amplio sobre lo que est sucediendo. Entre los criterios a evaluar se debe considerar siempre la productividad, rentabilidad y satisfaccin de los empleados y la organizacin frente al modelo. Tambin es posible cuantificar los resultados de indicadores relacionados con: Reduccin de los costos de planta fsica. Reduccin del absentismo laboral. Reduccin de la rotacin del personal y mejoramiento del proceso de reclutamiento y retencin. Incremento en el acceso a nuevos mercados con oferta profesional, como el colectivo de personas con discapacidad.
Los informes peridicos son el resultado del proceso de seguimiento y evaluacin. Gracias a ellos es posible generar las conclusiones definitivas sobre el modelo de teletrabajo y su pertinencia para la organizacin. En todos los casos, lo ms conveniente es tener en cuenta los hallazgos encontrados para darles una pronta y efectiva solucin que permita no solo la implementacin adecuada del teletrabajo sino tambin faciliten su adopcin y sostenibilidad.
Tip Jurdico
Si alguna de las partes desea dar por terminado el acuerdo de teletrabajo antes de lo dispuesto en el piloto, deber notificar con suficiente antelacin a la otra parte sobre su inters de cesar el trabajo a distancia.
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Quinta etapa: Adopcin del modelo de teletrabajo

Al terminar el piloto y evaluar el impacto del trabajo a distancia para la organizacin y los empleados, lo ms recomendable en caso de decidir que es pertinente adoptar el modelo por completo, es replicar el piloto por un tiempo ms extenso y con un mayor nmero de empleados, de modo que se puedan resolver de forma definitiva los inconvenientes identificados en la etapa inicial y adems se fije la poltica de teletrabajo. Para hacer sostenible en el tiempo el modelo de teletrabajo se recomienda: Mantener la motivacin de los empleados a travs de encuentros presenciales, actividades de grupo y una serie encuentros fsicos o virtuales que permitan la participacin y generacin de opinin respecto del proceso, las expectativas y necesidades. Continuar la socializacin y desarrollar nuevos materiales tendientes a fortalecer las competencias de los empleados en relacin con el teletrabajo, que a la vez despierten el sentido de pertenencia, el compromiso y el inters por permanecer en la organizacin bajo esta modalidad laboral. Mantener el seguimiento y evaluacin al proceso, tanto para la organizacin como para los empleados, prestando atencin a las percepciones de los empleados que no teletrabajan respecto al modelo.
Mejores prcticas:
Citrix, multinacional dedicada a ofrecer soluciones de virtualizacin y computacin en la nube a las organizaciones bajo la premisa de transformar el modo en que se relacionan las empresas y las TIC, presenta diez argumentos para que las organizaciones adopten el teletrabajo como modelo laboral y de negocio: 1. Impulsar el crecimiento empresarial 2. Mejorar la relacin tiempo-valor de las fusiones y adquisiciones 3. Aumentar la retencin de empleados a travs de un balance entre vida personal-trabajo 4. Reclutar a los mejores empleados donde quiera que estn 5. Permitir la colaboracin sin fronteras, sin el costo y la interrupcin de los viajes 6. Menores costos de instalacin 7. Acelerar la velocidad del negocio al mover los procesos a localizaciones ptimas 8. Mejorar la calidad y la velocidad del servicio al cliente 9. Control de los datos corporativos y garanta de cumplimiento 10. Lograr la continuidad del negocio sin fisuras Para conocer en detalle ests razones visite el artculo Diez razones para adoptar el teletrabajo segn Citrix.
Adopcin del modelo

Sostenibilidad
EnTICconfo
60 - Implementacin del teletrabajo en las organizaciones - 61
INFORMACIN RELACIONADA
Las etapas presentadas en el captulo anterior muestran el proceso necesario para implementar el modelo de teletrabajo en las organizaciones. A continuacin referenciamos material con informacin adicional que puede ampliar contenidos especficos.

EnTICconfo
Conceptos clave
Bibliografa
Balln Bahamondes, R.D. (2010). Propuesta de un modelo de teletrabajo para su implementacin en las empresas del sector privado peruano. Informe de Investigacin. Commuter Connections and Metropolitan Washington Council of Governments (2008). Employer Telework, Case Study: Booz Allen. Commuter Connections and Metropolitan Washington Council of Governments (2009). Employer Telework, Case Study: DISA. Commuter Connections and Metropolitan Washington Council of Governments (2009). Employer Telework, Case Study: Noblis. Commuter Connections and Metropolitan Washington Council of Governments (2010). Employer Telework, Case Study: CalvertGroup. Consejera de economa, innovacin y ciencia (2010). Gua de recomendaciones y buenas prcticas para el impulso del teletrabajo. Junta de Andaluca, Espaa. Denver Regional Council of Governments (2010). Alpine Access. RideArrangers. FedSave (2012). Federal Telework Guide. Fundacin Universia y Fundacin ONCE (2011). El teletrabajo en la estrategia organizativa. Experiencia piloto dirigida a la insercin y calidad de vida laboral de mujeres con discapacidad a travs del uso de las TIC. Instituto Nacional de Higiene en el Trabajo (2010). Teletrabajo: criterios para su implantacin. Ministerio de Trabajo y asuntos sociales. Espaa. Ministerio de Administraciones Pblicas (2006). Manual para la implementacin de programas piloto de teletrabajo en la Administracin General del Estado, Espaa. New South Wales Government (2009). Teleworking manual. A comprehensive guide to setting up and implementing a teleworking program. The State of California (1990). Telecommuting Pilot Project. Final Report. The University of Arizona and Tokyo Institute of Technology, Department of Industrial Engineering and Management (1997). An Adoption Model of Telework for Organizations. Department of Management Information Systems Karl Eller Graduate School of Management. U.S. Merit Systems Protection BoardTelewok (2011). Weighing the Information, Determining an Appropriate Approach. Report to the President and the Congress of the United States. United States Office of Personnel Management (2012). Guide to Telework in the Federal Government. Vaishali Punamchand Vora, V. y Mahmassani, H. (2012). Development and Implementation of a Telecommuting Evaluation Framework, and modeling the executive telecommuting adoption process.
Las cifras del teletrabajo.
Generalidades del teletrabajo.
Cinco puntos clave del Decreto de teletrabajo en Colombia.
Mejores prcticas y soluciones tecnolgicas

EDATEL y el teletrabajo. La nube de Microsoft, un lugar para teletrabajar.
CISCO, tecnologa para teletrabajar. Diez razones para adoptar el teletrabajo segn Citrix.
64 - Informacin relacionada
- 65

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El ABC del

Libro Blanco. El ABC del teletrabajo en Colombia.

Captulo 1: Conceptos clave -------------------------------------------------------------------------------11

Captulo 2: Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo -------------------------------21

Captulo 3: Implementacin del teletrabajo en las organizaciones --------------------------------------------31

Captulo 4: Informacin relacionada -----------------------------------------------------------------------63

Beneficios del teletrabajo

la calidad de vida de los trabajadores e incentiva el trabajo en equipo

al mejoramiento de la movilidad en las ciudades y reduce los ndices de contaminacin

el uso y apropiacin de las nuevas tecnologas

El ABC del teletrabajo en Colombia

Definicin del teletrabajo

La Organizacin Internacional de Trabajo -OIT- define teletrabajo como:

En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la Ley 1221 de 2008 como:

Caractersticas del teletrabajo

El ABC del teletrabajo en Colombia

Modalidades del teletrabajo

Teletrabajadores a tiempo completo

Teletrabajadores a tiempo parcial

El ABC del teletrabajo en Colombia

Beneficios para la organizacin

Preferencia de un empleo con trabajo mvil sobre otro jo

Reduccin del ausentismo

Reduccin de retiro voluntario de los empleados

Reduccin de costos en la planta fsica

El ABC del teletrabajo en Colombia

Obstculos para la implementacin

Para el rea de tecnologa:

Para las operaciones:

La inversin inicial en tecnologa retorna al ahorrar en costos jos.

Para los programas de Responsabilidad Social:

Para el rea de recursos humanos:

El ABC del teletrabajo en Colombia

CONDICIONES NECESARIAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE TELETRABAJO

El ABC del teletrabajo en Colombia

Requerimientos para el teletrabajo

El marco jurdico del teletrabajo en Colombia

Ley 1221 de 2008

Decreto 0884 de 2012

22 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo

Otras normas a considerar:

El teletrabajo como modelo organizacional

Beneficios para las empresas considerados en la legislacin

La tecnologa como base del teletrabajo

Computacin en la nube (Internet)

26 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo

El ABC del teletrabajo en Colombia

Aadir redundancia a los enlaces de comunicacin de los teletrabajadores.

Congurar varios servidores virtuales.

28 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo

El ABC del teletrabajo en Colombia

IMPLEMENTACIN DEL TELETRABAJO EN LAS ORGANIZACIONES

El ABC del teletrabajo en Colombia

Implementacin del teletrabajo en las organizaciones

32 - Implementacin del teletrabajo en las organizaciones

El ABC del teletrabajo en Colombia

Primera etapa: Autoevaluacin de la organizacin

Paso 1 - Identificar las necesidades

El ABC del teletrabajo en Colombia

Paso 2 - Identificar los perfiles/cargos

Paso 3 - Identificar los recursos tecnolgicos

El ABC del teletrabajo en Colombia

Paso 4 - Identificar los riesgos