GOOGLE DOCS ES AHORA GOOGLE DRIVE Nota importante:

En el momento de redactar estas lneas Google Docs esta migrando hacia otra aplicacin llamada DRIVE. Bsicamente es la misma que Docs, pero puede aparecer confusin a la hora de acceder a ella. Habitualmente se acceda una vez habias entrado en tu correo de Gmail en el enlace que figura en la imagen siguiente:

Pero ahora , al cambiar la aplicacin a Drive la mayora de vosotros deberis acceder segn la imagen:

Es posible que en algunos casos el enlace DRIVE aparezca en el men desplegable que se detalla en la imagen anterior.

Pgina principal de Drive o Google Docs

Una vez accedemos nos encontramos con algunas novedades. La principal es la posibilidad de bajarnos una archivo que se ejecuta en nuestro ordenador y que sincroniza los cambios en los documentos que queramos con los homlogos de Google Drive. Es una aplicacin prctica y novedosa, pero desestimamos abordarla en este curso, ya que requiere la instalacin de software y ese hecho no es posible en los equipos de nuestro entorno laboral. Tal y como se indica a travs de las secciones tachadas de la imagen, son elementos que no abordaremos.

Para empezar accionaremos el botn Crear que indica la flecha de la imagen.

Creacin de un documento
Existen distintos modos de empezar a utilizar Google Docs: puedes crear un nuevo documento online, subir uno ya creado o utilizar una plantilla de la galera de plantillas.

Cmo crear y almacenar un documento

Para crear un nuevo documento, , haz clic en el men desplegable Crear Nuevo y selecciona Documento.

Se abrir un documento parecido al tradicional Word . Este documento se autoguarda cada pocos segundo, con lo que no hay peligro de perder el documento, a lo sumo alguna lnea del texto. Para dar un nombre al documento acudimos al men desplegable Archivo y selecionamos la entrada Cambiar nombre , todo ello en la parte superior izquierda :

Se escribe un nombre para el documento en la ventana que aparece y hacemos clic en Aceptar. A continuacin, vers que el documento aparece en tu lista de documentos, en la pagina principal de DRIVE. Ejemplo:

Si quieres guardar y cerrar un documento esperas unos segundos y lo cierras. Para guardar una copia local de un documento, puedes descargarlo en tu equipo. Para ello, abre el documento, haz clic en el men Archivo y desplzate con el ratn hasta la opcin Descargar como. Vers los siguientes tipos de archivo: HTML, RTF, Word, Open Office, PDF y texto sin formato. Selecciona un tipo de archivo y haz clic en Aceptar en la ventana del navegador que aparece. Es una manera practica de crear un documento y pasarlo a PDF , por ejemplo, sin tener el programa para ello.

Cmo subir un documento

Puedes subir documentos ya creados a Google Docs en cualquier momento. Hazlo de la siguiente manera: 1. Haz clic en el botn Subir situado en la parte superior izquierda de la pgina principal de DRIVE .

2. Nos aparece un men. Selecionamos Archivos y nos muestra un explorador de nuestro equipo en el que podemos seleccionar los archivos a subir. 3. Una vez subido el archivo elegido nos aparece la siguiente ventana.

4. La cerramos y veremos en nuestra pagina principal de DRIVE como ya figura el documento. Puedes subir los siguientes tipos de archivo: .pdf, html, .txt, .odt, .rtf y Microsoft Word. Lmites de tamao: cada documento puede tener un tamao de hasta 500 K, hasta con 2 MB adicionales por imagen incrustada.

Cmo utilizar la galera de plantillas

Si deseas crear un documento con rapidez, puedes escoger una de las plantillas de la galera de plantillas. Cada una de las plantillas tiene texto estndar que puedes sustituir por el texto que quieras y un formato predefinido que puedes volver a utilizar. Ms informacin Tambin puedes acceder a la galera de plantillas desde tu documento en Archivo > Nuevo > Desde plantilla...

Edicin de un documento
Puedes modificar la fuente o el tamao del texto del documento desde la barra de herramientas o desde el men "Formato". Para cambiar el interlineado del documento, tienes que abrir tambin el mismo men "Formato".

Desde la barra de herramientas de Google Docs

Para cambiar la fuente o el tamao del texto con rapidez, selecciona el texto que quieres modificar y haz clic en el men de fuentes

, en el que aparece Verdana, o bien en el men desplegable de tamao del texto, establecido en 10 pt de manera predeterminada. Cuando selecciones una fuente nueva o un tamao de texto, los cambios se aplicarn al texto seleccionado. Desde all, puedes hacer lo siguiente: Modificar la fuente y el tamao del texto Definir negrita , cursiva , subrayado. Insertar un enlace : Insertar una imagen : Justificar texto : Modificar el espacio entre las lneas seleccionando la opcin:

Cmo insertar imgenes

Puedes mejorar tu documento insertando una imagen. Hazlo de la siguiente manera: 1. Haz clic en el men desplegable Insertar o desde la barra de herramientas y selecciona Imagen.

2. Examinas, seleccionas y aceptas desde cualquiera de las opciones (subir desde tu equipo- , URL, etc) 3. En funcin del botn de seleccin que hayas elegido, selecciona un archivo de imagen desde tu equipo o introduce una URL y obtn una vista previa de la imagen.

Cmo compartir tu documento

Ahora que ya has creado tu documento de Google, puedes compartirlo con tus amigos, familiares o compaeros de trabajo. Puedes hacerlo directamente desde el documento..

Cmo compartir directamente desde un documento:

1. Haz clic en Compartir , botn situado arriba a la derecha. 2. Selecciona si la persona con la que compartes puede editar,comentar o ver solamente el documento, sin poder editarlo. 3. Escribe la direccin de correo electrnico o las listas de correo que desees aadir. 4. Aade un mensaje . A continuacin, puedes enviar una invitacin (opcional) o, si deseas omitir el envo de la misma, haz clic en Compartir y guardar .

Puedes compartir explcitamente tu documento hasta con 200 usuarios entre lectores y colaboradores; no obstante, si publicas el documento, todo el mundo podr acceder a l. Hasta 10 usuarios pueden editar y/o ver un documento de manera simultnea.

Historial de revisiones
Mientras t y tus colaboradores editis un documento, puedes hacer un seguimiento de los cambios (y de la persona que los ha efectuado) e incluso recuperar una versin anterior mediante el "Historial de revisiones". Desde tu documento, selecciona el men desplegable Archivo y haz clic en Ver historial de revision. Aqu vers una lista de las revisiones, la fecha y la hora en las que se editaron por ltima vez cada una de ellas, y los cambios realizados. Tambin puedes comparar dos revisiones al mismo tiempo.

Si cambias de opinin acerca de las ediciones ms recientes que se han realizado del documento, simplemente recupera una versin anterior. Hazlo de la siguiente manera: 1. Haz clic en cualquier revisin de la lista que ves. 2. Haz clic en Restaurar sta versin . El documento se restablecer a la versin que selecciones. Cuando tus colaboradores vean este archivo, vern la versin que has seleccionado.

Impresin /conversin en PDFSi deseas tener una copia impresa del documento, puedes imprimirlo as: 1. Desde el documento que quieras imprimir, selecciona Archivo > Imprimir. Igualmente puedes transformar el documento en mltiples formatos , si seleccionas Archivo > Descargar como y eliges el formato. Si quieres cambiar el tamao del papel o la orientacin de la pgina predeterminados, puedes seleccionar Configuracin de pgina en el men Archivo :

Subida y exportacin:
Subida de un archivo
Se pueden subir uno o ms archivos a Google Drive. Para ello, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el botn Subir que encontrars en la pgina principal de la lista de

documentos. 2. Procedes tal y como se explicaba al principio. Puedes almacenar en Google Docs el archivo que has subido o bien convertirlo al formato de Google Docs; esta ltima opcin te permite modificar el archivo online posteriormente. Para almacenar el archivo sin convertirlo al formato de Google Docs, asegrate de desmarcar la opcin de conversin en el men configuracin de la ventana de subida. 3. Si quieres convertir el documento, presentacin u hoja de clculo, no tienes que realizar ninguna operacin. La casilla de verificacin est marcada de forma predeterminada. A medida que subas los archivos, vers el porcentaje de espacio que has utilizado.

Tipos de archivo y almacenamiento

En Google Docs, se puede subir y almacenar cualquier tipo de archivo, pero solo algunos pueden convertirse al formato de Google Docs.

Cmo subir archivos y convertirlos al formato de Google Docs

Cuando te dispongas a subir un archivo para posteriormente convertirlo al formato de Google Docs, ten en cuenta lo siguiente: Solamente se pueden subir y convertir los tipos de archivo siguientes: hojas de clculo: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt y .tsb, documentos: .doc, .docx, .html, texto sin formato (.txt) y .rtf, presentaciones: .ppt y .pps. Existen otros tipos de archivo que se pueden subir, pero no se pueden convertir. Por ejemplo, los archivos .zip, .jpg y .mp3. Existen algunos lmites en cuanto al tamao de los archivos. Consulta los requisitos de tamao para subir y convertir archivos. Puede que se pierda parte del formato original.

Cmo guardar en el disco duro

Para guardar un documento, una hoja de clculo o una presentacin en el equipo local, sigue estas instrucciones especficas: En el caso de documentos: Accede a la pgina de edicin del documento que quieras guardar, haz clic en Archivo y, a continuacin, selecciona una de las opciones de Descargar como. A continuacin se muestran los tipos de archivo admitidos para documentos: HTML RTF Word OpenOffice PDF Texto En el caso de las hojas de clculo: Visita la pgina de edicin de la hoja de clculo que quieras guardar, haz clic en Archivo y, a continuacin, coloca el ratn sobre la opcin Descargar como. Aparecer una lista de los formatos admitidos, donde podrs seleccionar el formato al que desees exportar. A continuacin se muestran los tipos de archivo admitidos para hojas de clculo: CSV HTML ODS

PDF XLS TXT: slo para una hoja Nota: una hoja de clculo no se puede exportar como .xlsx. En el caso de las presentaciones: Accede a la pgina de edicin de la presentacin que quieras guardar. Haz clic en Archivo y selecciona Descargar como. PDF , PowerPoint o Texto dependiendo de lo que prefieras. En el caso de los dibujos: Puedes exportar dibujos como archivos PDF, PNG, JPEG o SVG mediante la opcin Archivo > Descargar como de la barra de herramientas de dibujo. Es posible que se pierda parte del formato original al exportar el archivo.