ORAMENTO MATRICIAL Histrico O estudo sistemtico da administrao financeira iniciou-se por volta de 1900, com os movimentos de consolidao das

empresas, decorrentes do final da construo de grandes ferrovias nos Estados Unidos, ocorridos por volta de 1880. Na dcada de 1920, houve uma exploso de novas empresas, destacando-se o desenvolvimento das indstrias de rdio, qumica, de automveis e siderurgia. Nesse perodo, houve um grande nmero de falncias de organizaes, e os financiamentos ocorridos para a aquisio das novas empresas acabaram por gerar problemas de estrutura de capital em muitas delas. Entre os anos de 1923 e 1929, as margens de lucros aumentaram consideravelmente. Iniciou-se a prtica de utilizao de oramentos em algumas empresas. A liquidez e uma slida estrutura de capital eram pontos importantes que as empresas deveriam valorizar, segundo os estudiosos da poca. O incio da dcada de 1950 foi um perodo de rpida expanso econmica, com o crescimento das empresas que se dedicavam a ramos tecnologicamente inovadores. As empresas passaram a dar grande relevncia liquidez e aos instrumentos que permitissem prever necessidades de caixa a mdio e longo prazos, fluxos e oramentos de caixa. A previsibilidade das conseqncias econmicas das decises relativas a investimentos ganhou destaque nessa dcada, com o surgimento dos conceitos associados ao oramento de capital, hoje amplamente difundido nas empresas. Em meados de 1970, o modelo de produo em massa entrou em crise de forma que o ambiente externo passou a chamar a ateno dos administradores de empresas. A alta competitividade e a globalizao determinaram a busca do aprimoramento da eficincia e da eficcia pelas empresas, por meio do desenvolvimento de novas tcnicas e mecanismos de controle e avaliao de desempenho. A fim de suportar as crescentes demandas por novos controles, novas tecnologias tm sido desenvolvidas e aplicadas. No Brasil, o estudo do oramento passou a ser enfatizado a partir de 1940; entretanto, em 1970 as empresas passaram a adot-lo com mais freqncia em suas atividades. Ao longo dos anos, o oramento foi-se adaptando s tendncias das modernas teorias de gesto. O oramento matricial corresponde a um dos mtodos de gesto com o potencial de promover a alocao dos recursos de acordo com o uso mais adequado, pois est alinhado com as prioridades da organizao como um todo e no somente de cada departamento. Objetivos do Oramento Matricial - Tem como foco o controle de despesas e desperdcios objetivando o aumento de resultado da empresa. - Ajudar os gestores empresariais na procura de oportunidades de melhoria.

- Avaliar as reais necessidades ou os excessos na empresa. - Estabelecer metas e controlar suas diferentes atividades Conceito um mtodo de planejamento e controle oramentrio aplicvel a qualquer organizao. Tem como foco o controle de despesas e desperdcios objetivando o aumento de resultado da empresa. um meio prtico de os gestores empresariais no carem na zona de conforto e procurarem oportunidades de melhoria. Avalia as reais necessidades ou os excessos na empresa. Metodologia do oramento matricial O oramento matricial desenvolvido pela INDG consiste em uma metodologia utilizada para elaborao, acompanhamento e controle do oramento, baseada no PDCA, onde P significa planning (planejamento do oramento), D significa doing (execuo do oramento, ou seja, a realizao dos gastos); C provm de controlling (significa o confronto do que foi gasto com o oramento disponvel) e A significa action (aes que devem ser realizadas tempestivamente, todas as vezes que identificada uma possibilidade de no-cumprimento oramentrio). As premissas bsicas dessa metodologia so: 1. Resultado do oramento matricial igual ao resultado contbil, ou seja, os relatrios gerenciais demonstram exatamente os mesmos nmeros contbeis; 2. Utilizao de dados reais histricos como base para elaborao de projees futuras; 3. Locao adequada dos lanamentos contbeis (INDG, 2000). O principal objetivo da metodologia do oramento matricial ser um instrumento para a elaborao e o controle do oramento. Tal processo envolve toda a linha gerencial da empresa, na busca de oportunidades para reduo dos gastos, com vistas a atingir a meta corporativa, ou seja, a meta determinada pelo acionista, cuja formulao estratgica nada mais que o planejamento estratgico da empresa. Estrutura do oramento matricial Pacotes so agrupamentos de contas contbeis homogneas, em relao natureza do lanamento que as originou. Os pacotes so formados a partir da identificao dos gastos que compem cada conta contbil e das atividades que esto envolvidas na gerao do gasto. Por variveis entende-se o nvel de abertura da contabilidade, ou seja, as contas contbeis.

Para a preparao da base oramentria em consonncia com a metodologia do oramento matricial, so considerados como elementos bsicos os gastos que compem os pacotes e onde eles ocorrem, ou seja, em quais centros de custos. - Definio de estrutura organizacional: Consiste primeiramente em identificar quais so as unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto) e o desdobramento dessas entidades, de acordo com a estrutura organizacional, desde unidades corporativas at centros de custo, com vistas a estabelecer uma clara definio da responsabilidade gerencial pelo controle dos gastos. Uma vez definida a estrutura organizacional, possvel estabelecer a matriz oramentria. Entende-se por entidades as unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto), ou seja, as reas tambm denominadas gerncias ou diretorias. Nveis de entidades por sua vez, so os desdobramentos das entidades, de acordo com a estrutura organizacional, ou seja, os denominados centros de custos. - Definio de donos de pacotes e gestores de pacotes e centros de custos Dono de pacote: Diretor responsvel pelo resultado de determinado pacote, ao qual compete estabelecer as metas de gastos do pacote sob sua responsabilidade, aprovar e acompanhar as diretrizes (metas e padres) a ele referentes. Gestores de pacotes: Tcnicos ou gerentes, aos quais cabe entender completamente as contas que compem o seu pacote, propor as metas e elaborar os padres de gastos junto com os especialistas, que, por sua vez, so as pessoas responsveis pelo processo que gera o gasto. O gestor de pacote o responsvel pelo resultado do pacote sob a sua responsabilidade, nos nveis de centros de custos. Os princpios do oramento matricial so: 1 o controle cruzado, de forma que os gastos so controlados por duas pessoas ao mesmo tempo (os donos dos centros de custos e os gestores de pacotes), com foco tanto na conta contbil quanto no centro de custo; 2 desdobramento dos gastos, ou seja, todos os gastos so detalhados at o nvel de contas contbeis e centros de custos; 3 acompanhamentos sistemticos dos resultados atravs de uma dinmica que envolve a comparao das metas oradas com o realizado e a definio de aes corretivas para os desvios (INDG, 2000). VANTAGENS E DESVANTAGENS Vantagens - Avaliao detalhada dos gastos realizados; - Alocao de responsabilidades por pacotes de custo e unidades.

- Eficincia e eficcia nos processos de racionalizao de gastos e despesas; - Motivao dos colaboradores a fim de buscar melhores resultados para a empresa; - Permite a definio e o alcance dos objetivos e metas da baseada nas diretrizes oramentrias. Desvantagens - Inflexibilidade da ferramenta caso a padronizao no for utilizada corretamente; - Aumento dos custos de manuteno e implementao conforme o processo modificado; - Ausncia de eficincia e eficcia nos processos de racionalizao de gastos e despesas, caso no haja participao assdua da liderana; - Ausncia de benchmarking interno entre o centro de custos se o Oramento Matricial no seja devidamente acompanhado. COMPARAO ENTRE ORAMENTOS Oramento Base Zero No considera o passado da empresa, no tem base histrica. feita uma anlise, reviso e avaliao de todas as despesas propostas e no apenas das solicitaes que ultrapassam o nvel de gasto j existente; todos os programas devem ser justificados cada vez que se inicia um novo ciclo oramentrio. Permite que os gestores no caiam na zona de conforto, uma ferramenta que avalia as reais necessidades ou os excessos nas empresas sem repetir os mesmos nmeros do ano anterior com pequenos acrscimos de 5% ou 10%. Beyond Budget Aes predeterminadas e os objetivos so revisados com frequncia, baseados em objetivos elsticos, vinculados com desempenho em comparao a benchmarks (troca de experincia para melhoria de processos) de excelncia, "peers", competidores e perodos anteriores. Ele estimulado por quatro contribuintes diretos de valor: estratgias inovadoras, baixo custo, clientes leais e rentveis, e reporting tico Gerenciamento de Despesa Matricial O gerenciamento matricial de despesas procura se antecipar ao erro na fase do controle oramentrio. Importante instrumento auxiliar no processo de alocao de recursos na fase de elaborao do oramento principalmente, de controle oramentrio baseado em trs princpios. So eles:

1. O controle cruzado. Por este princpio as principais despesas so oradas e controladas, por duas pessoas: o gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos; 2. O desdobramento dos gastos. Por este princpio, para a definio das metas, todos os gastos devem ser decompostos ao longo da hierarquia oramentria at os centros de custos; 3. O acompanhamento sistemtico. Por este princpio, os gastos so sistematicamente acompanhados e comparados com as metas, de forma que qualquer desvio observado seja objeto de uma ao corretiva. Oramento Matricial Realiza um exame detalhado dos gastos, acompanha at o momento da realizao e define metas de reduo especficas, propondo desafios compatveis com o potencial de ganho de cada rea da empresa. Realiza o controle oramentrio de forma cruzada, onde duas pessoas controlam os gastos. Esta dividido em 2 etapas: A primeira constitui-se no planejamento oramentrio, na qual so definidas as metas dos planos e padres para a reduo dos gastos / aumento das receitas. A segunda a fase de controle oramentrio, para a execuo do planejamento realizado, a averiguao do cumprimento dos padres estabelecidos, alm da tomada de aes corretivas, caso haja algum desvio entre planejado e realizado. O controle se d em todos os nveis da organizao, atravs da atribuio de responsabilidades para cada meta definida. Oramento Matricial x Base Zero OM -> Temos uma base histrica OBZ -> No temos base histrica Oramento Matricial x Beyond Budget OM -> Oramento para um determinado perodo e acompanhamento das despesas (anlises da diferenas) BB -> Objetivos revisados frequentemente (podendo ocorrer mudanas oramentrias, estratgicas e organizacionais) Oramento Matricial x Gerenciamento Despesa Matricial OM -> Anlise gerada pelo gerente do pacote de gastos GMD -> Anlise departamental complementar, feita por controle cruzado (gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos) CASO REAL Lojas Sketch A rede de lojas de roupas masculinas Sketch aprendeu um novo sistema de controle de custos com o Instituto de Desenvolvimento Gerencial. O processo teve trs etapas e durou

pouco mais de dois anos, perodo suficiente para a empresa conhecer conceitos de gesto que deram mais competitividade ao negcio. Oramento Matricial era o nome do desafio. A Sketch precisava cortar custos. A Sketch tem 12 lojas. Cada uma teve seus custos analisados pela equipe do INDG e as filiais de melhor desempenho se tornaram modelo. Aps o primeiro ano de oramento matricial, os resultados surpreenderam. "Ns ultrapassamos a meta de reduo de custos", informa Rolphs. Mas para que todos esses resultados sejam alcanados, o processo tem que comear direito e por isso o INDG se empenha numa tarefa especial: "a primeira coisa que a gente faz descobrir onde a empresa quer chegar", garante Vicente Falconi, orientador Tcnico do INDG. CONCLUSO O Oramento no substitui o planejamento estratgico, mas um apoio que a empresa tem para administrar o curto prazo, sem se esquecer do longo prazo. O oramento Matricial requer uma qualificao maior de seus gestores, que precisam conhecer seus gastos nos detalhes, possui metas de reduo especficas para cada rea de desafios compatveis com o potencial de ganho. O objetivo do oramento matricial a reduo de custos obtida por meio de anlise detalhada da situao atual e histrica, identificando as lacunas e oportunidades para projetos de reduo de custos fixos, bem como as melhores prticas entre os diversos departamentos e ou filiais, de modo a produzir um processo de aperfeioamento e reduo contnua dos nveis de despesas de uma empresa, sem prejudicar a qualidade, produtividade, segurana, meio - ambiente e valores estratgicos da empresa. Dentre os benefcios da aplicao desta tcnica esto: Conhecimento detalhado dos gastos por diversos nveis hierrquicos, avaliao do desempenho de cada rea, estabelecimento de metas justas e desafiadoras, melhoria da qualidade da base de dados para tomada de deciso, implementao de mudanas/melhorias no processo de gesto dos recursos, elaborao do oramento de custos que assegure o alcance de uma diretriz anual de reduo de despesas, especializao do corpo gerencial e de superviso para gesto focada em resultado financeiro, um maior entendimento das rotinas da empresa e uma maior sinergia e relacionamento entre as reas e gestores envolvidos. O oramento Matricial procura disciplinar a elaborao oramentria, substituindo um corte de despesas imposto de cima para baixo por uma proposta de alocao de recursos de baixo para cima, agindo antes que o erro acontea, racionalizando o processo e criando um compromisso dos executivos com as metas propostas. O oramento matricial das despesas, alm de funcionar como um importantssimo instrumento auxiliar no processo de alocao dos recursos na fase de elaborao do oramento, procura se antecipar ao erro na fase do controle oramentrio, bem como evita os famosos cortes flat pela direo, pois todos conhecem em detalhes suas propostas de oramento e cada corte sugerido deve ser criteriosamente analisado. So considerados elementos chaves para a implementao do oramento matricial, o controle cruzado, por este princpio as principais despesas so oradas e controladas, por duas pessoas: o gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos; o desdobramento dos gastos, para a definio das metas, todos os gastos devem ser

decompostos ao longo da hierarquia oramentria at os centros de custo; a negociao das metas, ou seja, os gestores de centro de custos e gestores de pacotes devem estar perfeitamente alinhados com as metas e os projetos de reduo de custos devem ser implementados em conjunto e, finalmente, o acompanhamento sistemtico, os gastos so sistematicamente acompanhados e comparados com as metas, de forma que qualquer desvio observado seja objeto de uma ao corretiva. O acompanhamento tambm cruzado de forma a ter gesto das despesas por centros de custos e por pacotes de despesas. O uso correto do oramento matricial ir auxiliar a organizao a ser mais competitiva no mercado, em termos de preo, qualidade e servio ao ofertar seus produtos. Hoje a empresa que utiliza o oramento matricial, apresenta um diferencial em relao concorrncia, em termos de custos, servios e preos de produtos, considerando que cada unidade de negcio deve ter o seu representante legalmente constitudo como gestor em outra rea da empresa ou vice-versa. Em sntese as empresas esto obtendo vantagens competitivas ao implantar o oramento matricial, pois tero no mnimo, uma viso atualizada dos custos fixos com almoxarifado, viagens, servios contratados de terceiros como limpeza, refeitrio etc, alm de um gerenciamento muito fino dos custos variveis.