Iso 19011

ISO TC 176/SC 3 ISO TC 207/SC 2 JWG
Fecha: 2002-11-27
ISO/ 19011:2002 (ES)

ISO TC 176/STTG-ISO TC 207/STTF Secretara: AENOR
DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL
Document type: International Standard Document subtype: Document stage: (40) Enquiry Document language: ES
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ISO/FDIS 9001:2000(E)
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ndice
Prlogo Introduccin 1 2 3 4 5 5.1 5.2.1 5.2.2 5.2.3 Objeto y campo de aplicacin Referencias normativas Trminos y definiciones Principios de auditora Gestin de un programa de auditora Generalidades Objetivos y extensin de un programa de auditora Objetivos de un programa de auditora Extensin de un programa de auditora
5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa de auditora 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.4 5.5 5.6 6 6.1 Responsabilidades Recursos Procedimientos Implementacin del programa de auditora Registros del programa de auditora Seguimiento y revisin del programa de auditora Actividades de auditora Generalidades
6.2 Inicio de la auditora 6.2.1 Designacin del auditor jefe
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6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5
Definicin de los objetivos, alcance y criterios de auditora Determinacin de la viabilidad de la auditora Establecimiento del equipo auditor Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado
6.3 Revisin de la documentacin 6.4 Preparacin de las actividades de auditora in situ 6.4.1 6.4.2 6.4.3 Preparacin del plan de auditora Asignacin de trabajo al equipo auditor Preparacin de los documentos de trabajo
6.5 Realizacin de las actividades de auditora in situ 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.5.4 6.5.5 6.5.6 6.5.7 Realizacin de la reunin inicial Comunicacin durante la auditora Funciones y responsabilidades de guas y observadores Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de la auditora Preparacin de las conclusiones de la auditora Realizacin de la reunin final
6.6 Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditora 6.6.1 6.6.2 Preparacin del informe de la auditora Aprobacin y distribucin del informe de la auditora
6.7 Terminacin de la auditora 6.7.1 6.7.2 6.8 7 Conservacin de los documentos Finalizacin de la auditora Realizacin del seguimiento de la auditora Competencia de los auditores
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7.1
Generalidades
7.2 Atributos personales 7.3 Conocimientos y habilidades 7.3.1 Conocimientos y habilidades genricas de los auditores de sistemas de gestin ambiental y de la calidad Conocimientos y habilidades genricas de los jefes de un equipo auditor Conocimientos y habilidades especficos de los auditores de sistemas de gestin de la calidad Conocimientos y habilidades especficos de los auditores de sistemas de gestin ambiental
7.3.2 7.3.3 7.3.4
7.4 Formacin acadmica, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditora 7.4.1 7.4.2 7.4.3 Auditor Auditor jefe Auditores que auditan sistemas de gestin de la calidad y ambiental
7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia 7.5.1 7.5.2 Desarrollo profesional continuado Mantenimiento de la capacidad auditora
7.6 Evaluacin del auditor 7.6.1 7.6.2 7.6.3 7.6.4 Las etapas de la evaluacin El proceso de evaluacin inicial Establecimiento de los niveles apropiados de conocimiento y habilidades Establecimiento de indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditoras Mtodos de evaluacin Terminacin de la evaluacin
7.6.5 7.6.6
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PRLOGO
ISO (la Organizacin Internacional para la Normalizacin) es una federacin mundial de organismos nacionales de normalizacin (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparacin de las normas internacionales normalmente se realiza a travs de los comits tcnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comit tcnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comit. Las organizaciones internacionales, pblicas y privadas, en coordinacin con ISO, tambin participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisin Electrotcnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalizacin electrotcnica. Las Normas Internacionales son editadas de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 3 de las Directivas ISO/IEC. Los Proyectos de Normas Internacionales aceptados por los comits tcnicos son enviados a los organismos miembros para votacin. La publicacin como Norma Internacional requiere la aprobacin por al menos el 75% de los organismos miembros requeridos para votar. Se llama la atencin sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma Internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificacin de cualquiera o todos los derechos de patente. La Norma Internacional, ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por el Comit Tcnico ISO/TC 176, Gestin y Aseguramiento de la Calidad, Subcomit SC 3, Tecnologas de apoyo y el Comit Tcnico ISO/TC 207 Gestin ambiental, Subcomit 2, Auditora ambiental e investigaciones ambientales relacionadas. Esta primera edicin de la Norma Internacional ISO 19011 anula y sustituye a las normas ISO 100111, ISO 10011-2, ISO 10011-3, ISO 14010, ISO 14011 e ISO 14012.
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INTRODUCCIN
Las series de Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 ponen nfasis en la importancia de las auditoras como una herramienta de gestin para el seguimiento y verificacin de la implementacin efectiva de una poltica de organizacin para la gestin ambiental y/o de la calidad. Las auditoras son tambin una parte esencial de actividades tales como la certificacin/registro externa y la evaluacin y vigilancia de la cadena de suministro. Esta Norma Internacional proporciona orientacin sobre la realizacin de auditoras de sistemas de gestin ambiental y de la calidad, a s como sobre la gestin de los programas de auditora. Entre los futuros usuarios de esta Norma Internacional se incluye a auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestin ambiental o de la calidad, y organizaciones implicadas en la certificacin de auditores o formacin, certificacin/registro de sistemas de gestin, acreditacin o normalizacin en el rea de la evaluacin de la conformidad. La orientacin en esta Norma Internacional est diseada para ser flexible y para aplicarse a un amplio rango de usuarios potenciales. Como se indica en varios puntos del texto, el uso de estas orientaciones puede diferir de acuerdo con el tamao, la naturaleza y la complejidad de las organizaciones, as como de los objetivos y de los alcances de las auditoras que se realicen. Aunque esta Norma Internacional slo proporciona orientacin, los usuarios pueden aplicarla en sus propios requisitos de auditora. Los captulos 1, 2 y 3 de esta Norma Internacional tratan sobre el campo de actividad, las referencias normativas y los trminos y definiciones respectivamente. El captulo 4 describe los principios de la auditora. Un entendimiento de estos principios ayuda al usuario a apreciar la naturaleza esencial de la auditora y es un prembulo necesario a los captulos 5, 6 y 7. El captulo 5 proporciona orientacin sobre el establecimiento y la gestin de los programas de auditora, y trata de aspectos como la asignacin de responsabilidades para la gestin del programa de auditora, el establecimiento de los objetivos del programa de auditoras, la coordinacin de las actividades de la auditora y la provisin de recursos suficientes al equipo auditor. El captulo 6 proporciona orientacin para realizar las auditoras de sistemas de gestin ambiental y/o de la calidad, incluyendo la seleccin de los equipos auditores. El captulo 7 proporciona orientacin sobre la competencia del auditor. Da una idea general sobre el conocimiento y habilidades necesarias para ser competente para realizar una auditora. Cuando ambos sistemas, de gestin de calidad y ambiental, estn implementados, queda a criterio del usuario de esta norma Internacional el realizar las auditoras del sistema de gestin de la calidad y del sistema de gestin ambiental de forma separada o conjunta.
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DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD Y AMBIENTAL
1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
Esta Norma Internacional proporciona una orientacin sobre los principios generales de auditora, la gestin de programas de auditora, la direccin de auditoras de sistemas de gestin de la calidad y ambiental as como la calificacin de los auditores de sistemas de gestin ambiental y de la calidad. Esta norma es aplicable a todas las entidades que tienen la necesidad de llevar a cabo y dirigir auditoras de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental internas o externas. La aplicacin de esta Norma Internacional a otros tipos de auditoras es posible en principio, pero debe prestarse especial atencin a la definicin de la competencia necesaria del equipo auditor en tales casos.
2.
REFERENCIAS NORMATIVAS
Los documentos siguientes contienen disposiciones que, a travs de referencias en este texto, constituyen disposiciones de esta Norma Internacional. Para las referencias fechadas, las modificaciones posteriores, o las revisiones, de la citada publicacin no son aplicables. No obstante, se recomienda a las partes que basen sus acuerdos en esta Norma Internacional que investiguen la posibilidad de aplicar la edicin ms reciente de los documentos normativos citados a continuacin. Los miembros de CEI e ISO mantienen el registro de las Normas Internacionales vigentes. ISO 9000: 2000, Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario. ISO 14050:1998, Sistemas de gestin ambiental Vocabulario.
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3.
TRMINOS Y DEFINICIONES
Para el propsito de esta Norma Internacional, son aplicables los trminos y definiciones dados en las Normas ISO 9000:2000 e ISO 14050:1998, a menos que estn sustituidas por las definiciones dadas a continuacin. Un trmino en una definicin o nota, definido en este captulo, se indica en letra negrilla seguido por su nmero de referencia entre parntesis. Dicho trmino puede ser reemplazado en la definicin por su definicin completa.
3.1
AUDITORA
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora (3.3) y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los criterios de auditora (3.2) se cumplen.
NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas algunas veces auditoras de primera parte, son realizadas por, o en nombre de, la propia organizacin para la revisin por la direccin y con otros fines internos, y pueden ser la base para una auto-declaracin de conformidad de la organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que sea auditada. NOTA 2 Las auditoras externas incluyen aquellas normalmente denominadas auditoras de segunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte son llevadas a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que ofrecen registro o certificaciones de conformidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001 e ISO 14001. NOTA 3 Cuando los sistemas de gestin ambiental y de la calidad se auditan conjuntamente, se denomina auditora combinada. NOTA 4 Cuando dos o ms organizaciones cooperan a fin de auditar a un solo auditado (3.7), se denomina auditora conjunta.
3.2
CRITERIOS DE AUDITORA
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia.

NOTA
Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de auditora (3.3).
3.3
EVIDENCIAS DE LA AUDITORA
Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que son relevantes para los criterios de auditora (3.2) y que son verificables.
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NOTA
Las evidencias de la auditora pueden ser cualitativas o cuantitativas.
3.4
HALLAZGOS DE LA AUDITORA
Resultados de la evaluacin de las evidencias de la auditora (3.3) frente a los criterios de auditora (3.2)
NOTA Los resultados de la auditora pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditora (3.2) reportndolos como oportunidades para la mejora.
3.5
CONCLUSIONES DE LA AUDITORA
Resultado de una auditora (3.1), proporcionada por el equipo auditor (3.10) despus de la consideracin de los objetivos de la auditora y de todos los hallazgos de la auditora (3.4)
3.6
CLIENTE DE LA AUDITORA
Organizacin o persona que solicita una auditora (3.1)

NOTA El cliente puede ser el auditado (3.7) o cualquier otra organizacin que tenga derechos contractuales o reglamentarios para solicitar una auditora (3.1).
3.7
AUDITADO
Organizacin objeto de una auditora
3.8
AUDITOR
Persona con la competencia (3.14) para realizar una auditora (3.1)
3.9
EQUIPO AUDITOR
Uno o ms auditores (3.8) que realizan una auditora (3.1), ayudado por expertos tcnicos (3.10), si es necesario
NOTA 1 NOTA 2 Un auditor del equipo auditor se designa como auditor jefe. El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
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3.10
EXPERTO TCNICO
Persona que aporta conocimientos especficos o experiencia al equipo auditor (3.9)

NOTA 1 El conocimiento especfico o la experiencia es aquello que se relaciona con la organizacin, proceso o actividad objeto de la auditora as como con el idioma o referencias culturales.
NOTA 2 Un experto tcnico no acta como auditor (3.8) en el equipo auditor (3.9).
3.11
PROGRAMA DE AUDITORA
Conjunto de una o mas auditora (3.1) planificadas para un periodo de tiempo especfico y dirigidas hacia un propsito especfico. NOTA
Un programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabos las auditoras (3.1).
3.12
PLAN DE AUDITORA
Descripcin de las actividades y los preparativos de una auditora (3.1)
3.13
ALCANCE DE LA AUDITORA
Extensin y lmites de una auditora (3.1)

NOTA El alcance incluye generalmente una descripcin de los emplazamientos fsicos, unidades organizativas, actividades y procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.
3.14
COMPETENCIA
Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades
4.
PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
La auditoria se caracteriza por depender de un nmero de principios. Estos hacen a la auditora una herramienta eficiente y fiable en apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su desempeo. La adhesin a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditora que sean relevantes y suficientes, y para asegurarse de que los auditores trabajan independientemente unos de otros y alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.
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Los principios siguientes se asocian a los propios auditores: Conducta tica el fundamento de la profesionalidad La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discrecin son esenciales en la auditora Presentacin imparcial la obligacin de informar con veracidad y exactitud Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y con exactitud las actividades de la auditora. Se informa de los obstculos significativos encontrados durante la auditora y no resueltos o de las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado. Cuidado profesional debido la aplicacin de diligencia y juicio en la auditora. Los auditores proceden con cuidado de acuerdo con la importancia de la tarea que deben desempear y la confianza puesta en ellos por el cliente de la auditora y por otras partes interesadas. El tener la necesaria competencia es un requisito previo importante. Los principios de auditora siguientes estn relacionados con el proceso de auditora. Una auditora es por definicin independiente y sistemtica y estas caractersticas estn estrechamente relacionadas con los siguientes principios de auditora: Independencia la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditora Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia. Evidencia es la base racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiable y reproducible en un proceso de auditora sistemtica. La evidencia en la auditora es verificable. Est basada en muestras de la informacin disponible, ya que una auditora es llevada a cabo durante un periodo de tiempo especificado y con recursos finitos. El uso apropiado de la toma de muestras est estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditora. La orientacin dada en los captulos que siguen de esta Norma Internacional est basada en los principios establecidos anteriormente.
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5.
5.1
GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

GENERALIDADES
Una organizacin que tiene la necesidad de realizar auditoras debe implementar y gestionar un programa de auditora eficiente y eficaz. El propsito de un programa de auditora es planear el tipo y nmero de auditoras e identificar y facilitar los recursos necesarios para llevarlas a cabo. El programa de auditora puede incluir auditoras con diversos objetivos. Dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada, el programa de auditora puede incluir uno, algunos, o muchas auditoras, as como auditoras combinadas y conjuntas. Una organizacin puede establecer ms de un programa de auditora. La alta direccin de la organizacin debe otorgar la autoridad para la gestin del programa de auditora. Aquellos responsables de la gestin del programa de auditora deben: a) b) definir, implementar, controlar, revisar y mejorar el programa de auditora; identificar y proveer recursos para el programa de auditora.
La figura 1 ilustra la aplicacin del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar a la gestin de un programa de auditora.
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Autoridad para el programa de auditora (5.1)
Establecimiento del programa de auditora (5.2, 5.3) - Objetivos/extensin - Responsabilidades - Recursos - Procedimientos
PLANIFICAR
Mejora del programa de auditora (5.6)
Implementacin del programa de auditora (5.4, 5.5) - Evaluacin de auditores - Asignacin de los equipos auditores - Direccin de actividades de auditora - Registros
Competencia y Evaluacin de los auditores (7) Actividades de auditora (6)
HACER
Seguimiento y revisin del programa de auditora (5.6) - Identificacin de oportunidades de mejora

Verificar
Figura 1 Ilustracin de la aplicacin del ciclo Planificar- Hacer-Verificar-Actuar a la gestin de un programa de auditora NOTA Los nmeros en esta y en todas las figuras subsiguientes hacen referencia a los captulos pertinentes de esta Norma Internacional.
Si una organizacin opera sistemas de gestin ambiental y de calidad, puede decidir que el programa de auditora incluya auditoras combinadas. En este caso, debe prestarse especial atencin a la competencia del equipo auditor. Dos o ms organizaciones auditoras pueden cooperar, como parte de sus programas de auditora, para realizar una auditora conjunta. En tal caso debe prestarse especial atencin a la divisin de las responsabilidades, la provisin de cualquier recurso adicional, la competencia necesaria en el equipo
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auditor y los procedimientos apropiados. Debe alcanzarse un acuerdo sobre stos aspectos antes de dar inicio a la auditora.
Ayuda prctica Ejemplos de programas de auditora La gestin de un programa de auditora incluye la planificacin, la provisin de recursos y el establecimiento de procedimientos apropiados para realizar las auditoras dentro del programa. Ejemplos de programas de auditora incluyen:
a) b)
una serie de auditoras internas para cubrir un sistema de gestin de la calidad en toda la organizacin para el ao en curso; las auditoras de certificacin/registro y de seguimiento llevadas a cabo por un organismo de certificacin/registro por tercera parte sobre un sistema de gestin ambiental dentro de un periodo de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificacin y el cliente; las auditoras del sistema de gestin de segunda parte de los proveedores potenciales de productos crticos para ser realizadas en un perodo de seis meses.
c)
5.2
5.2.1
OBJETIVOS Y EXTENSIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

Objetivos de un programa de auditora
Deben establecerse los objetivos de un programa de auditora para dirigir la planificacin y realizacin de las auditoras. Estos objetivos pueden basarse considerando: a) b) c) d) e) f) g) h) prioridades de la direccin; propsitos comerciales; requisitos del sistema de gestin; requisitos legales y contractuales; necesidad de evaluar a los proveedores; requisitos del cliente; necesidades de otras partes interesadas; riesgos para la organizacin.
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Ayuda prctica Ejemplos de objetivos de un programa de auditora Ejemplos de diferentes objetivos de un programa de auditora son: a). b). c). d). cumplir los requisitos para la certificacin de un sistema de gestin estndar; asegurar la conformidad con los requisitos contractuales; obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor. Contribuir a la mejora del sistema de gestin
5.2.2
Extensin de un programa de auditora
La extensin de un programa de auditora puede variar y estar influenciada por el tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que se audite, as como por los siguientes aspectos: a) b) c) el alcance, el objetivo y la duracin de cada auditora que se realice; la frecuencia de las auditoras que se realicen; el nmero, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicacin de las actividades que se auditen; las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios de auditora; la necesidad para la acreditacin, o de la certificacin/registro; los resultados de las auditoras previas o de la revisin de un programa de auditora previo; los aspectos lingsticos, culturales y sociales; las inquietudes de partes interesadas; los cambios significativos en una organizacin o en sus operaciones.
d)
e) f) g) h) i)
5.3
5.3.1
RESPONSABILIDADES, RECURSOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA

Responsabilidades del programa de auditora
La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora debe asignarse a uno o ms personas con conocimientos generales de los principios de la auditora, de la competencia de los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditora. Estas personas deben tener habilidades para la gestin, as como conocimientos tcnicos del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse.
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Aquellos a los que se ha asignado la responsabilidad para la gestin del programa de auditora deben: a) b) establecer los objetivos y la extensin del programa de auditora; establecer las responsabilidades, los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan los recursos; asegurarse de la implementacin del programa de auditora; controlar, revisar y mejorar el programa de auditora; y asegurarse de que los registros del programa de auditora se mantienen. Recursos del programa de auditora
c) d) e) 5.3.2
Cuando se identifiquen los recursos para un programa de auditora, debe tenerse en consideracin: a) los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditora; las tcnicas de auditora; los procesos para alcanzar y mantener la competencia de auditor, y para mejorar el desempeo del auditor; la disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia apropiada a los objetivos del programa de auditora particular; la duracin de las auditoras; el tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditora. Procedimientos del programa de auditora
b) c)
d)
e) f) 5.3.3
Los procedimientos del programa de auditora deben establecer e incluir: a) b) c) la planificacin y el calendario de auditoras; la seguridad de la competencia de los auditores y de los jefes del equipo auditor; la seleccin de los equipos auditores apropiados, y la asignacin de sus funciones y responsabilidades; la realizacin de las auditoras;
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d)
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e) f) g) h)
la realizacin de un seguimiento de la auditora; el mantenimiento de los registros del programa de auditora; el control del desempeo y la mejora del programa de auditora. La comunicacin de los logros globales del programa de auditora a la alta direccin.
Para organizaciones pequeas, las actividades anteriormente descritas pueden tratarse en un nico procedimiento.
5.4
IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA
La implementacin de un programa de auditora debe incluir: a) b) la comunicacin del programa de auditora a las partes pertinente; la coordinacin y programacin de las auditoras y otras actividades del programa de auditora; el establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluacin inicial de los auditores, y la evaluacin en curso de las necesidades de formacin y desarrollo profesional continuo de los auditores, de acuerdo con los apartados 7.6 y 7.5; asegurarse de la designacin de los equipos auditores; facilitar los recursos requeridos para los equipos auditores; asegurarse del cumplimiento de los auditores de acuerdo con el programa de auditora; asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditora; asegurarse de la revisin y aprobacin de los informes de auditora, y asegurarse de su distribucin al cliente de la auditora y a otras partes especificadas; y asegurarse del seguimiento de la auditora, si procede.
c)
d) e) f) g) h)
i)
5.5
REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORA
Los registros deben conservarse para demostrar la implementacin del programa de auditora y deben incluir: a) registros de auditora individuales, tales como:
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b) c)
planes de auditora; informes de auditora; informes de no-conformidades; y informes de acciones preventivas y correctiva;
resultados de la revisin del programa de auditora; registros del personal de auditora, tales como: competencia del auditor y evaluacin del desempeo; seleccin del equipo auditor; y mantenimiento y mejora de la competencia.
Los registros deben conservarse y controlarse con la seguridad apropiada.
5.6
SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA
La implementacin del programa de auditora debe seguirse y revisarse a intervalos apropiados para asegurar si se han cumplido los objetivos y para identificar las oportunidades de mejora. Los resultados deben comunicarse a la alta direccin. El seguimiento debe llevarse a cabo mediante el uso de indicadores de desempeo que midan caractersticas tales como: la aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditora; la conformidad con los programas y calendarios de auditora; la retroalimentacin de los clientes de la auditora, auditados y auditores; el tiempo tomado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditora.
Esta revisin del programa de auditora debe considerar, por ejemplo: los resultados y tendencias del seguimiento; la conformidad con los procedimientos; las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas; los registros del programa de auditora; las prcticas alternativas o nuevas para la auditora; la coherencia en el desempeo entre los equipos auditores en situaciones similares.
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Los resultados de la revisin del programa de auditora pueden llevar a acciones preventivas y correctivas y a la mejora del programa de auditora.
6.
6.1
ACTIVIDADES DE AUDITORA
GENERALIDADES
Este captulo proporciona orientacin sobre la gestin y forma de llevar a cabo auditoras de sistemas de gestin de la calidad y ambientales. La figura 2 proporciona una visin general de las actividades de auditora segn se describe en este apartado. El grado de aplicacin de las disposiciones de este captulo depende del alcance y complejidad de cada auditora especfica y del uso previsto de las conclusiones de la auditora.
6.2
6.2.1
INICIO DE LA AUDITORA
Designacin del auditor jefe
Los responsables de gestionar el programa de auditora deben designar un auditor jefe para cada auditora especfica. Cuando se realizan auditoras conjuntas, es importante alcanzar un acuerdo entre las organizaciones auditoras antes de que comience la auditora sobre las responsabilidades especficas de cada organizacin, particularmente desde el punto de vista de la autoridad del auditor jefe designado para la auditora. 6.2.2 Definicin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
Dentro de los objetivos generales de un programa de auditora, una auditora individual debe estar basada en los objetivos, el alcance y criterios documentados. Los objetivos de la auditora deben ser definidos por el cliente de la auditora. El alcance y los criterios de auditora deben definirse entre el cliente de la auditora y el auditor jefe de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora. Cualquier cambio de los objetivos, el alcance y los criterios deben ser acordados por las mismas partes. Los objetivos de la auditora definen que es lo que se va a conseguir con la auditora y pueden incluir:
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INICIO DE LA AUDITORA
(6.2) Designacin del auditor jefe Definicin de los objetivos, alcance y criterios de auditora. Determinacin de la viabilidad de la auditora Establecimiento del equipo auditor
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
(6.3) Revisin de los documentos pertinentes del sistema de gestin incluyendo los registros, y determinacin de su adecuacin con respecto a los criterios de auditora.
PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU (6.4)

Preparacin del plan de auditora Asignacin de trabajo al equipo auditor Preparacin de los documentos de trabajo
REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU (6.5)

Realizacin de la reunin de apertura Comunicacin durante la auditora Funciones y responsabilidades de guas y observadores Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de auditora Preparacin de las conclusiones de la auditora Realizacin de la reunin de cierre
PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA (6.6)

Preparacin del informe de auditora Aprobacin y distribucin del informe de auditora
TERMINACIN DE LA AUDITORA (6.7)

Conservacin de los documentos Finalizacin de la auditora
Figura 2 Esquema de las actividades de auditora

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Despus de la finalizacin de la auditora, pueden tener lugar actividades de seguimiento. Estas actividades no se consideran parte de la auditora, salvo que se hubiesen incluido en el plan de la auditora. a) determinar el grado de conformidad del sistema de gestin del auditado, o parte de l, con los criterios de auditora; evaluar la capacidad del sistemas de gestin para asegurarse del cumplimiento con requerimientos legales o contractuales; evaluar la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos especificados, o identificar reas potenciales de mejora del sistema de gestin.
b)
c) d)
El alcance de la auditora describe la extensin y los lmites de la auditora, tales como localizaciones fsicas, unidades organizacionales, actividades y procesos para ser auditados, as como el perodo de tiempo cubierto por la auditora. Los criterios de auditora pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y regulaciones, requisitos del sistema de gestin, requerimientos contractuales o cdigos de conductas sectoriales, industriales o de negocio aplicables. Cuando se lleva a cabo una auditora combinada, es importante que el auditor jefe se asegure de que los objetivos de la auditora, el alcance y los criterios, y la composicin del equipo auditor sean apropiados a la naturaleza de la auditora combinada. 6.2.3 Determinacin de la viabilidad de la auditora
Los responsables de la gestin del programa de auditora deben determinar la viabilidad de la auditora teniendo en consideracin factores como la disponibilidad de: a) b) c) la suficiente y apropiada informacin para planificar la auditora; la cooperacin adecuada del auditado; el tiempo y los recursos adecuados.
Cuando la auditora no es viable, se debe proponer una alternativa al cliente de la auditora por aquellos responsables del programa de auditora, de acuerdo con el auditado. 6.2.4 Establecimiento del equipo auditor
Cuando la auditora se ha demostrado viable, se debe nombrar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditora. Cuando hay un solo auditor, ste debe desarrollar todos los trabajos aplicables al auditor jefe. El apartado 7.6 describe un proceso
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para la evaluacin de la competencia de un auditor que puede usarse para la seleccin de un equipo auditor. Aquellos responsables de gestionar el programa de auditora y/o el auditor jefe, de acuerdo con el cliente de la auditora y, si es necesario, con el auditado, deben identificar los recursos necesarios. Cuando se va a decidir el tamao y la composicin del equipo auditor, se debe considerar lo siguiente: a) b) c) los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora; si la auditora es combinada o conjunta la competencia general del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditora; los requisitos legales, reglamentarios, contractuales acreditacin/certificacin, segn sea aplicable; y de los organismos de
d)
e)
la necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor de las actividades a ser auditadas y evitar conflictos de intereses; la capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente; el idioma de la auditora y la comprensin de las caractersticas sociales y culturales particulares del auditado, bien a travs de las propias capacidades del auditor o a travs del apoyo de un experto tcnico.
f)
g)
El proceso que asegura la competencia general del equipo auditor debe incluir los siguientes pasos: identificar el conocimiento y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditora; seleccionar los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el conocimiento y habilidades estn presentes en el equipo auditor.
Si el conocimiento y habilidades necesarias no se encuentran cubierto en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos tcnicos. Los expertos tcnicos deben actuar bajo la direccin de un auditor. El apartado 7.6 describe un proceso para la evaluacin de la competencia de un auditor que puede usarse para la seleccin de un equipo auditor. Tanto el cliente de la auditora como el auditado pueden requerir la sustitucin de miembros del equipo auditor en particular con argumentos razonables basados en los principios de la auditora
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descritos en el apartado 4. Estos argumentos deben comunicarse al auditor jefe y a aquellos responsables de la gestin del programa de auditora quienes deben tomar decisiones para sustituir a los miembros del equipo. Ejemplos de argumentos razonables incluyen situaciones de conflicto de intereses (tales como que un miembro del equipo auditor haya sido un antiguo trabajador del auditado o que haya prestado servicios de consultora) y un comportamiento previo no tico. 6.2.5 Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado
El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal y debe establecerse con los responsables de gestionar el programa de auditora o el auditor jefe. El propsito del contacto inicial es: a) b) c) d) e) f) g) establecer los canales de comunicacin con el auditado; confirmar la autoridad para llevar a acabo la auditora; proporcionar informacin sobre el calendario propuesto y la composicin del equipo auditor; solicitar acceso a documentos relevantes, incluyendo registros; determinar las reglas de seguridad aplicables en el lugar; hacer preparativos para la auditora acordar la necesidad de personas de acompaamiento tales como observadores o guas para el equipo auditor.
6.3
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Antes de las actividades de auditora in situ, la documentacin del auditado debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema, segn documentacin, con los criterios de auditora. La documentacin puede incluir documentos y registros relevantes del sistema de gestin e informes de auditoras previas. La revisin debe tener en cuenta el tamao, la naturaleza y complejidad de la organizacin, as como los objetivos y el alcance de la auditora. En algunas situaciones, esta revisin puede posponerse hasta el inicio de las actividades in situ, si esto no perjudica la eficacia de la realizacin de la auditora. En otras situaciones, puede ser necesaria la realizacin de una visita preliminar al lugar para tener una visin general apropiada de la informacin disponible. Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, el auditor jefe debe informar al cliente de la auditora, a los responsables de la gestin del programa de auditora y a los auditados. No se deben asignar nuevos recursos a la auditora hasta que estos problemas se resuelvan.
6.4
PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU
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6.4.1
Preparacin del plan de auditora
El auditor jefe debe preparar un plan de auditora que de la informacin necesaria al equipo auditor, al auditado y al cliente de la auditora. Este plan debe facilitar el cronograma y la coordinacin de las actividades de la auditora. El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditora debe reflejar el alcance y la complejidad de la auditora. Los detalles pueden, por ejemplo, deferir entre auditoras iniciales o de seguimiento y tambin entre auditoras internas y externas. El plan de auditora debe ser suficientemente flexible para permitir cambios, tales como modificaciones en el alcance de la auditora, que pueden llegar a ser necesario a medida que se van desarrollando las actividades de auditora in situ. El plan de auditora debe incluir o describir: a) b) c) los objetivos de auditora; los criterios de auditora y los documentos de referencia; el alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades organizacionales y las unidades funcionales y los procesos que van a ser auditados; las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditora in situ; la hora y la duracin estimada para las actividades de la auditora in situ, incluyendo reuniones con los auditados, y reuniones del equipo auditor; las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de cualquier persona que los acompae; la asignacin de los recursos necesarios a las reas crticas de la auditora.
d) e)
f)
g)
Adems, el plan de auditora debe incluir, cuando sea apropiado: h) i) la identificacin del representante del auditado en la auditora; el idioma de trabajo y del informe de la auditora, cuando es diferente del idioma del auditor o del auditado; los temas del informe de auditora, incluyendo cualquier mtodo de clasificacin de no conformidades, formatos y estructuras, fecha prevista de emisin y distribucin; arreglos de logstica (viajes, recursos disponibles in situ, etc.); asuntos relacionados con la confidencialidad. Cualquier accin de seguimiento de la auditora
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j)
k) l) m)
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Cuando se realiza una auditora conjunta, el jefe del equipo designado para la auditora debe especificar los mtodos de comunicacin con el auditado, como se va a realizar la auditora y la preparacin y distribucin del informe de auditora. El plan debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditora y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades de la auditora in situ. Cualquier objecin del auditado debe ser resuelta entre el auditor jefe, el auditado y el cliente de la auditora. Cualquier revisin al plan de auditora debe ser acordad entre las partes interesadas antes de continuar la auditora. 6.4.2 Asignacin de los trabajos al equipo auditor
El auditor jefe de acuerdo con el equipo auditor debe asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades especficas de auditora del sistema de gestin, procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficas. Esta asignacin debe tener en cuenta la necesidad de la independencia de los auditores, competencia y el uso efectivo de recursos, as como de los diferentes roles y responsabilidades de los auditores, auditores en formacin y expertos tcnicos. Los cambios de la asignacin de trabajos se pueden realizar a medida que la auditora se va ejecutando para asegurar que se cumplen los objetivos de la auditora. 6.4.3 Preparacin de los documentos de trabajo
Los miembros del equipo auditor deben revisar la informacin relevante relacionada con su parte de auditora asignada y preparar los documentos de trabajo necesarios para estas asignaciones. Los documentos de trabajo que se deben preparar y utilizar por el equipo auditor como referencia y registros del desarrollo de la auditora, pueden incluir: listas de comprobacin y planes de muestreo de auditora; formularios para recoger la informacin, como evidencias de soporte, hallazgos de auditora y registros de las reuniones. El uso de listas de verificacin y formularios no debe restringir la extensin de las actividades de auditora, que pueden cambiarse como resultado de la informacin recopilada durante la auditora. Los documentos de trabajo incluyendo registros resultantes de su uso, se pueden retener, al menos, hasta que se finalice la auditora. La retencin de documentos despus de finalizada la auditora, se describe en el apartado 6.7.1. Aquellos que contengan informacin confidencial o de propiedad privada deben ser guardados adecuadamente durante todo el tiempo por los miembros del equipo auditor.
6.5
6.5.1
REALIZACIN DE ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

Realizacin de la reunin de apertura
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Se debe de realizar una reunin inicial con la direccin del auditado o, cuando sea apropiado, con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar. El propsito de una reunin de apertura es:
a). b). c). d).
revisar el plan de auditora; proporcionar un pequeo resumen de cmo se llevaran a cabo las actividades de auditora; conformar los canales de comunicacin; y proporcionar la oportunidad al auditado de realizar preguntas.
Ayuda prctica Reunin de apertura En algunos casos, por ejemplo en auditoras internas en pequeas organizaciones, la reunin de apertura puede consistir simplemente en una comunicacin de que se est realizando una auditora y explicar la naturaleza de la auditora. Para otros casos de auditora, la reunin debe ser formal y se debe mantener un registro de los asistentes. La reunin debe ser dirigida por el auditor jefe. Los siguientes puntos deben ser considerados en una reunin de apertura, cuando sea apropiado: a) b) c) presentacin de los participantes, incluyendo una descripcin general de sus roles; confirmacin de los objetivos de auditora, alcance y criterios de auditora; confirmacin del horario y otra informacin relevante acordada con el auditado, como es fecha, hora para la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia entre el equipo auditor y el director del auditado y cualquier otro cambio de ultima hora; mtodos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditora, incluyendo la aclaracin al auditado de que las evidencias de auditora sern simplemente un muestreo de la informacin disponible y que por tanto incluye un elemento de incertidumbre en la auditora; confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado; confirmacin del idioma que se va a utilizar durante la auditora; confirmacin de la durante la auditora, el auditado ser informado del progreso de la auditora; confirmacin de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor, que necesita tener disponibles; confirmacin de los asuntos relacionados con la confidencialidad; confirmacin de los procedimientos relevantes de seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor; confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidades de los guas; mtodo de presentacin del informe incluyendo la clasificacin de las no conformidades;
d)
e) f) g) h) i) j) k) l)
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6.5.2
Comunicacin durante la auditora
Dependiendo del alcance y de la complejidad de la auditora, puede ser necesario hacer acuerdos formales de comunicacin entre el equipo auditor y el auditado durante la auditora. El equipo auditor debe proceder peridicamente a intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar el trabajo entre los auditores si es necesario. Durante la auditora, el auditor jefe debe peridicamente comunicar el progreso de la auditora y cualquier inquietud al auditado y cuando sea apropiado, al cliente de la auditora. Las evidencias recopiladas durante la auditora que sugieren un riesgo inmediato y significativo; (por ejemplo, seguridad, medio ambiente o calidad), deben ser comunicados sin demora al auditado y, si es necesario, al cliente de la auditora. Cualquier problema relacionado con una aspecto externo al alcance de la auditora debe registrarse y ser notificado al auditor jefe, para posible comunicacin al cliente de la auditora o al auditado. Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la auditora no son alcanzables, el auditor jefe debe informar de las razones al cliente de la auditora y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir reconfirmacin o modificacin del plan de auditora, terminacin de la auditora o cambios en los objetivos de la auditora o en el campo alcance. Cualquier necesidad de cambios en el campo de aplicacin de la auditora que puedan evidenciarse a medida que las actividades de auditora in situ progresan, deben ser revisados con y aprobados por el cliente de la auditora y, si es necesario, por el auditado. 6.5.3 Funciones y responsabilidades de los guas y de los observadores
Pueden acompaar al equipo auditor guas y observadores pero no son una parte del mismo. No deben influir o interferir en la realizacin de la auditoria. Cuando se asignan guas, stos deben asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el auditor jefe. Sus responsabilidades pueden incluir: a) b) c) el establecimiento de contactos y horarios para entrevistas; acordar las visitas a las partes especficas de las instalaciones o de la organizacin; asegurarse de que las reglas concernientes a la seguridad en las instalaciones y los procedimientos de seguridad son conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor. Los guas pueden ser testigos de la auditora por parte del auditado. A requerimiento del auditor, los guas pueden proporcionar aclaraciones o asistir en la recopilacin de informacin veraz.
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d) e)
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6.5.4
Recopilacin y verificacin de la informacin
La informacin relevante para los objetivos de la auditora, el campo de aplicacin y los criterios, incluyendo la informacin relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos, se deben recoger mediante un sistema apropiado de muestreo durante la auditora y la verificacin. Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora. a evidencia de la auditora debe ser registrada como tal. La evidencia de la auditora se basa en muestras de la informacin disponible. Por tanto, hay un cierto grado de incertidumbre en la auditora y aquellos que actan sobre las conclusiones de la auditora deben conocer esta incertidumbre. La figura 3 proporciona una visin general de los procesos de recopilacin de informacin para alcanzar las conclusiones de la auditora.
FUENTES DE INFORMACIN
Recopilacin mediante muestreo apropiado y verificacin
Evidencia de la auditora
Evaluacin frente a criterios de auditora
Hallazgos de la auditora
Revisin
Conclusiones de la auditora
Figura 3 Vista general del proceso de recopilacin de informacin para alcanzar las conclusiones de auditoria
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Los mtodos para recoger esta informacin incluyen: entrevistas; observacin de actividades; revisin de documentos.
Ayuda prctica - Fuentes de informacin y de llevar a cabo entrevistas Las fuentes de informacin escogidas pueden variar de acuerdo con el campo de aplicacin y la complejidad de la auditoria y pueden incluir: a) b) c) entrevistas con empleados y con otras personas; observaciones de actividades y de condiciones y ambiente de los puestos de trabajo; documentos, tales como la poltica, los objetivos, los planes, los procedimientos, las instrucciones, las normas, las licencias y permisos, las especificaciones, los planos, los contratos y pedidos; registros, tales como registros de inspeccin, actas de reunin, informes de auditorias, informes de programas de seguimiento y resultados de mediciones; resumen de datos, anlisis e indicadores de desempeo; registros sobre la base de programas relevantes del muestreo del auditado y de procedimientos para asegurarse del control de calidad de las muestras y de los procesos de medicin; informes de otras fuentes, por ejemplo, clientes, datos de retroalimentacin de clientes, otra informacin relevante de partes externas y clasificacin de proveedores; bases de datos informticas y pginas de Internet.
d) e) f) g) h)
Ayuda prctica - Fuentes de informacin y de llevar a cabo entrevistas Las entrevistas son uno de los medios importantes de recopilar informacin y se deben llevar a cabo de una manera que se adapten a la situacin y a las personas entrevistadas. Sin embargo, el auditor debe considerar lo siguiente: a) b) c) d) e) f) g) h) las entrevistas deben llevarse a cabo con personas de diferentes niveles y funciones que desarrollen actividades o tareas dentro del alcance de la auditora; las entrevistas deben ser llevadas a cabo durante las horas normales de trabajo y en el lugar de trabajo habitual de la persona que es entrevistada; se debe hacer todo lo posible para calmar o tener tranquila a la persona que se va a entrevistar antes y durante la entrevista, debe explicarse la razn para la entrevista y cualquier nota que se tome; la entrevista puede consistir inicialmente en preguntar a la persona que describa su trabajo; deben evitarse las preguntas que predisponen las respuestas (preguntas inductivas); los resultados de las entrevistas deben ser resumidos y revisados con la persona que ha sido entrevistada; se debe agradecer a las personas entrevistadas su participacin y cooperacin.
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6.5.5
Generacin de hallazgos de auditora
La evidencia de la auditora debe ser evaluada frente a los criterios de auditora para generar los hallazgos de auditora. Los hallazgos de auditora pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditora e identificar una oportunidad para la mejora. El equipo auditor debe reunirse cuantas veces sea necesario para revisar los hallazgos de auditora en momentos adecuados durante la misma. Las conformidades deben ser resumidas para indicar la ubicacin, las funciones, el proceso, o los requisitos que fueron auditados. Si estaba incluido en el plan de auditora, se deben registrar los hallazgos de la auditora individuales de conformidad y sus evidencias. Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las soportan tambin deben registrarse. Las no conformidades se pueden clasificar. Estas deben ser revisadas con los representantes apropiados del auditado, el propsito de la revisin es obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y que las no conformidades se han comprendido. Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier divergencia de opinin concerniente a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora, y deben registrarse los puntos en los que no haya acuerdo. 6.5.6 Preparacin de las conclusiones de la auditora
El equipo auditor debe reunirse previamente a la reunin de cierre para: a) revisar los hallazgos de auditora y cualquier otra informacin apropiada recopilada durante la auditora contra de los objetivos de la misma; tomar acuerdos sobre las conclusiones de la auditora teniendo en cuenta el grado de incertidumbre inherente al proceso de auditora; preparar recomendaciones, si se encuentra especificado en los objetivos de la auditora; y discutir el seguimiento de la auditora, si es necesario.
b)
c) d)
Ayuda prctica - Conclusiones de la auditora Las conclusiones de la auditora pueden sealar aspectos tales como: a) b) c) la extensin del grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora; la efectiva implementacin y mantenimiento del sistema de gestin; la capacidad del proceso de revisin del sistema para asegurar la continuacin de la viabilidad, la adecuacin y la efectividad del sistema de gestin.
Las conclusiones de la auditora pueden llevar a recomendaciones relativas a las mejoras, el negocio, las relaciones, la certificacin o registro, o futuras actividades de auditora.
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6.5.7
Realizacin de la reunin de cierre
La reunin de cierre, debe ser realizada para presentar los hallazgos y las conclusiones de auditora de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el perodo de tiempo para que el auditado presente el plan de acciones correctivas y/o preventivas. Los participantes en la reunin de cierre deben incluir el auditado y pueden tambin incluir el cliente de la auditora y a otras partes. Si es necesario, el auditor jefe debe notificar al auditado de situaciones que se han encontrado durante la auditora que pueden llevar a una disminucin de la confianza que se puede obtener de las conclusiones de la auditora. En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas en pequeas organizaciones, la reunin de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos de la auditora y las conclusiones de la misma. Para otras auditoras, la reunin debe ser formal y las actas, incluyendo los informes de asistencia, deben conservarse. La reunin dirigida por el auditor jefe debe llevarse a cabo en presencia de la direccin del auditado y de los responsables de las funciones auditadas. Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de auditora o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse. Si no se resuelven, las dos opiniones deben registrarse. Si est especificado en los objetivos de la auditora, se deben presentar recomendaciones de mejora. Se debe enfatizar que las recomendaciones no son de obligatorio cumplimiento.
6.6
6.6.1
PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE LA AUDITORA

Preparacin del informe de auditora
El auditor jefe debe ser responsable de la preparacin y el contenido del informe de la auditora. El informe de la auditora debe proporcionar un registro completo de la auditora, preciso, conciso y claro, y debe incluir, o hacer referencia a lo siguiente: a) b) los objetivos de la auditora; el alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades organizacionales y unidades funcionales o procesos auditados y el perodo de tiempo cubierto; la identificacin del cliente de la auditora; la identificacin de los miembros del equipo auditor;
c) d)
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e) f) g) h)
las fechas y lugares donde se realiz las actividades de auditora in situ; los criterios de auditora; los hallazgos de la auditora; las conclusiones de la auditora.
El informe de la auditora debe incluir tambin o hacer referencia lo siguiente, segn sea apropiado: i) j) k) el plan de auditora; lista de representantes del auditado; un resumen del proceso de auditora, incluyendo la incertidumbre y/o los obstculos encontrados que pueden disminuir la fiabilidad de las conclusiones de la auditora; la confirmacin de que los objetivos de la auditora han sido cumplidos dentro del alcance de la auditora, de acuerdo con el plan de auditora; las reas no cubiertas, aunque estn dentro del alcance de la auditora; las opiniones divergentes no resueltas entre el equipo auditor y el auditado; las recomendaciones para la mejora, si estaba especificado en los objetivos de la auditora; acordar los planes de seguimiento de las acciones; una declaracin la naturaleza confidencial de los contenidos; la lista de distribucin del informe de la auditora. Aprobacin y distribucin del informe de la auditora
l)
m) n) o) p) q) r) 6.6.2
El informe de la auditora debe emitirse en el perodo de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debe comunicar al cliente de la auditora las razones para el retraso y acordar una nueva fecha de emisin. El informe de la auditora debe estar fechado, revisado y aprobado segn se haya definido en los procedimientos del programa de auditora. El informe de la auditora aprobado debe entonces distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditora. El informe de la auditora es de propiedad del cliente de la auditora y la confidencialidad se debe respetar y salvaguardar, adecuadamente, por los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe.
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6.7
6.7.1
FINALIZACIN DE LA AUDITORA
Conservacin de los documentos
Los documentos que pertenecen a la auditora deben conservarse o destruirse de comn acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora y con los requisitos legales o contractuales aplicables. Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables de la gestin del programa de auditora, no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier otra informacin obtenida durante la auditora, o el informe de la auditora, a ninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora y, cuando sea apropiado, del auditado. Si se requiere revelar los contenidos de un documento de la auditora, el cliente de la auditora y el auditado deben ser informados tan pronto como sea posible. 6.7.2 Finalizacin de la auditora
La auditora finaliza cuando todas las actividades incluidas en el plan de auditora se han ejecutado y el informe de la auditora ha sido aprobado y distribuido.
6.8
REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA
Las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn sea aplicable. Tales acciones no se consideran parte de la auditora y generalmente son emprendidas por el auditado en un perodo de tiempo acordado. El auditado debe mantener informado al cliente de la auditora sobre el estado de estas acciones La finalizacin y efectividad de la accin correctiva y/o preventiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento. Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior. El programa de auditora puede incluir el seguimiento por parte del equipo auditor. Este seguimiento se considera una accin que aporta valor al utilizar la pericia de los miembros del equipo auditor. En estos casos, se debe tener cuidado para mantener la independencia en las actividades de auditora posteriores.
7.
7.1
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

GENERALIDADES
La confiabilidad y la confianza en el proceso de auditora dependen de la competencia del personal que lleva a cabo la auditora. Esta competencia se basa en la demostracin de:
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tener los atributos personales indicados en el apartado 7.3; y demostrar la capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades indicadas en el apartado 7.2, adquiridos mediante la educacin, la experiencia laboral, la formacin como auditor y la experiencia en auditoras descritas en el apartado 7.4, y que son necesarias para llevar a cabo auditoras. El concepto de competencia se ilustra en la Figura 4. Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental y algunos son especficos para los auditores de cada una de las disciplinas. Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs del contino desarrollo profesional y de la participacin regular en auditoras (vase el numeral 7.5). En el apartado 7.6 se describe un proceso para la evaluacin de los auditores y del auditor jefe del equipo auditor.
Competencia
CALIDAD
Conocimientos y habilidades especficos de calidad (7.3.3) Conocimientos y habilidades genricos (7.3.1 y 7.3.2)
MEDIO AMBIENTE
Conocimientos y habilidades ambientales especficos (7.3.4)
Formacin acadmica
Experiencia laboral (7.4)
Formacin como auditor
Experiencia en auditoras
Atributos personales (7.2)
Figura 4 Concepto de competencia
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7.2
ATRIBUTOS PERSONALES
Los auditores deben poseer atributos personales que le permiten actuar de acuerdo con los principios de la auditora descritos en el captulo 4 y que contribuyen al rendimiento exitoso del auditor. Un auditor debe ser: a) b) c) d) e) f) g) h) i) tico imparcial, sincero, honesto y discreto; de actitud abierta dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; diplomtico de mucho tacto en las relaciones con la gente; observador constante y activamente consciente de los entornos fsicos y las actividades; perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones; verstil - capaz de adaptarse a diferentes situaciones; tenaz - persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento lgico y el anlisis; seguro de s mismo - acta y funciona independientemente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.
Este apartado describe tambin un proceso para evaluar auditores y jefes del equipo auditor as como para el desarrollo profesional continuo y el mantenimiento de la competencia. El proceso de evaluacin engloba cuatro pasos fundamentales. Estos son:
a) identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para cumplir las necesidades del programa de auditora (7.6.3); establecer indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditoras (7.6.4); seleccionar el mtodo de evaluacin apropiado (7.6.5); completar la evaluacin mediante la comparacin de los resultados con los indicadores identificados (7.6.6).
b)
c) d)
7.3
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
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7.3.1
Conocimientos y habilidades genricas de los auditores de sistemas de gestin de la calidad y sistema de gestin ambiental
Los auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambientales debern tener conocimientos y habilidades en las siguientes reas: a) principios, procedimientos y tcnicas de auditora para permitir al auditor la seleccin y aplicar aquellos que sean apropiados a las diferentes auditoras y para asegurarse de que las auditoras se llevan a cabo de manera coherente y sistemtica. Un auditor debe sr capaz de: aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora; planificar y organizar el trabajo eficazmente; llevar a cabo la auditora de manera oportuna; establecer prioridades y centrarse en asuntos de importancia; recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, incluyendo registros y datos; verificar la exactitud de la informacin recopilada; confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente en cantidad y apropiada para sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditora; evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditora; entender lo apropiado y las consecuencias del uso de tcnicas de muestreo para la auditora; registrar las actividades de la auditora mediante el uso de los documentos de trabajo; preparar los informes de la auditora que sean claros y concisos; mantener la confidencialidad y la seguridad de la informacin; comunicar eficazmente, a travs de habilidades lingsticas personales o con el apoyo de un intrprete competente. b) documentos de referencia y del sistema de gestin para permitir al auditor entender el alcance de la auditora y aplicar los criterios de auditora. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar:
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la aplicacin de sistemas de gestin a diferentes organizaciones; la interaccin entre los componentes del sistema de gestin; las normas de sistemas de gestin de la calidad o ambiental, los procedimientos u otros documentos del sistema de gestin utilizados como criterios de auditora; reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia; la aplicacin de los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditoras; los sistemas de informacin y tecnologa para la gestin, autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, datos y registros. c) situaciones de la organizacin para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organizacin. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: el tamao, estructura, funciones y relaciones de la organizacin; los procesos generales de negocio y terminologa relacionada; las costumbres sociales y culturales del auditado. d) legislacin aplicable, reglamentos y otros requisitos relevantes a la disciplina para permitir al auditor trabajar con ellos y ser consciente de los requisitos aplicables a la organizacin que se est auditando. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: los contratos y acuerdos; los tratados y convenciones internacionales; los cdigos, leyes y reglamentos locales, regionales y nacionales. otros requisitos a los que se suscriba la organizacin; 7.3.2 Conocimientos y habilidades genricas de los auditores jefe
Los auditores jefe deben tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditora para permitir al equipo auditor llevar a cabo la auditora de manera eficiente y eficaz. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: planificar la auditora y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditora;
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representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado; organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor; proporcionar direccin y orientacin a los auditores en formacin; conducir al equipo auditor para alcanzar conclusiones de la auditora; prevenir y resolver conflictos; preparar y completar el informe de auditora. 7.3.3 Conocimientos y habilidades especficas de los auditores de sistemas de gestin de la calidad
Los auditores de sistemas de gestin de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en las siguientes reas: a) mtodos y tcnicas relativas a la calidad para permitir al auditor examinar los sistemas de gestin de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditora apropiadas. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: terminologa de la calidad; principios de gestin de la calidad y su aplicacin; herramientas de gestin de la calidad y su aplicacin (por ejemplo: control estadstico del proceso, anlisis de modo efecto y falla, etc.). b) productos, incluyendo servicios y procesos operativos para permitir al auditor comprender el contexto tecnolgico en el cual se est llevando a cabo la auditora. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: terminologa especfica del sector; caractersticas tcnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios; procesos y prcticas especficas del sector. 7.3.4 Conocimientos y habilidades especficas de los auditores de sistemas de gestin ambiental
Los auditores de sistemas de gestin ambiental deben tener conocimientos y habilidades en las siguientes reas:
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a)
mtodos y tcnicas de gestin ambiental - para permitir al auditor examinar los sistemas de gestin ambiental y generar hallazgos y conclusiones de la auditora apropiados. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: terminologa ambiental; principios de gestin ambiental y su aplicacin; herramientas de gestin ambiental y su aplicacin (tales como evaluacin del aspecto/impacto ambiental, anlisis del ciclo de vida, evaluacin del desempeo ambiental etc.).
b)
ciencia y tecnologa ambiental para permitir al auditor comprender las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: el impacto de las actividades humanas en el medio ambiente; la interaccin de los ecosistemas; los medios ambientales (aire, agua, tierra); la gestin de los recursos naturales (combustibles fsiles, agua, flora y fauna); los mtodos generales de proteccin ambiental las tcnicas de seguimiento y medicin.
c)
aspectos tcnicos y ambientales de las operaciones para permitir al auditor comprender la interaccin de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado con el medio ambiente. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: la terminologa especfica del sector; los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios; los mtodos para evaluar la importancia de los aspectos ambientales; las caractersticas crticas de los procesos operativos, productos y servicios; las tcnicas de seguimiento y medicin; las tecnologas para la prevencin de la contaminacin.
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ISO/FDIS 9001:2000(E)
7.4
7.4.1
EDUCACIN, EXPERIENCIA LABORAL, FORMACIN COMO AUDITOR Y EXPERIENCIA EN AUDITORAS

Auditores
Para adquirir la competencia necesaria para llegar a ser un auditor, una persona debe haber: a) Completado una formacin acadmica suficiente para permitir la adquisicin de los conocimientos y habilidades definidas en el apartado 7.3. Tener experiencia laboral que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en los apartados 7.3.3 y 7.3.4. La experiencia laboral debe ser de una funcin tcnica, de gestin o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, solucin de problemas y comunicacin con otro personal directivo o profesional, compaeros, clientes y/u otras partes interesadas. Parte de la experiencia laboral debe ser en una posicin donde las actividades realizadas contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en: el rea de gestin de la calidad para auditores de sistemas de gestin de la calidad; y el rea de gestin ambiental para auditores de sistemas de gestin ambiental. c) Formacin como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en el apartado 7.3.1. La formacin podra ser proporcionada por la propia organizacin a la que pertenece o por una organizacin externa. Experiencia en auditoras en las actividades de auditora descritas en el apartado 6. La experiencia global en auditoras debe cubrir el proceso completo de la auditora y la totalidad de la norma del sistema de gestin de la calidad o ambiental. Esta experiencia debe haber sido obtenida bajo la supervisin y orientacin de un auditor jefe en la misma disciplina. Auditor Jefe
b)
d)
7.4.2
Antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor un auditor debe adquirir experiencia en la auditora actuando como auditor jefe para desarrollar los conocimientos y habilidades descritas en el apartado 7.3.2. Esta experiencia debe obtenerse bajo la supervisin y orientacin de otro auditor calificado como auditor jefe. 7.4.3 Auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental
Los auditores de sistemas de gestin de la calidad o ambiental que deseen llegar a ser auditores en la segunda disciplina deben:
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a)
tener la formacin y experiencia laboral necesaria para adquirir los conocimientos y habilidades para la segunda disciplina; y haber realizado auditoras que cubran el sistema de gestin en su totalidad en la segunda disciplina bajo la supervisin y orientacin de un auditor calificado como auditor jefe en la segunda disciplina.
b)
Los auditores jefe en una disciplina no deben llegar a ser auditores jefe en la segunda disciplina hasta que hayan satisfecho lo establecido en los apartados anteriores.
Tabla 1 Ilustracin de indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditoras
Auditor
Formacin acadmica Experiencia laboral total Experiencia laboral en el campo de la gestin de la calidad y ambiental Formacin del auditor
Formacin acadmica secundaria (vase nota 1) 5 aos (vase nota 2)
Auditor en ambas disciplinas

Nada adicional
Auditor jefe
Nada adicional
Nada adicional 2 aos en la segunda disciplina (vase nota 3) 24 horas de formacin en la segunda disciplina (vase nota 4) 3 auditoras completas y no menos de 15 das de experiencia en auditora en la segunda disciplina Las auditoras debern ser realizadas dentro de los 2 ltimos aos consecutivos
Nada adicional
Al menos 2 de los 5 aos
Nada adicional
40 horas de formacin en auditora 4 auditoras completas y no menos de 20 das de experiencia en auditora como auditor en prcticas Las auditoras debern ser realizadas dentro de los 3 ltimos aos consecutivos
Nada adicional
Experiencia en auditoras
3 auditoras completas y no menos de 15 das de experiencia en auditora actuando como auditor jefe Las auditoras debern ser realizadas dentro de los 2 ltimos aos consecutivos
NOTA 1 La formacin acadmica secundaria es aquella parte del sistema de formacin acadmica nacional que viene a continuacin del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la entrada a la universidad o institucin educacional similar. NOTA 2 El nmero de aos de experiencia laboral pude reducirse en un ao si la persona ha completado una formacin acadmica postsecundaria apropiada. NOTA 3 La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultnea a la experiencia laboral en la primera disciplina. NOTA 4 La formacin en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes, leyes, reglamentos, principios, mtodos y tcnicas.
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ISO/FDIS 9001:2000(E)
7.5
7.5.1
MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA

Desarrollo profesional continuo
El desarrollo profesional continuo est relacionado con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y atributos personales. Esto puede lograrse a travs varios medios tales como experiencia laboral adicional, formacin, estudios particulares, entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes. Los auditores deben demostrar su desarrollo profesional continuo. Las actividades de desarrollo profesional continuo deben tomar en consideracin los cambios en las necesidades de las personas y las organizaciones, la prctica de la auditora, las normas y otros requisitos. 7.5.2 7Mantenimiento de la capacidad auditora
Los auditores deben mantener y demostrar su capacidad para auditar a travs de la continua participacin en auditoras de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental.
7.6
7.6.1
EVALUACIN DEL AUDITOR

Generalidades.
La evaluacin de los auditores y auditores jefe debe estar planificada, implementada y registrada de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora para proporcionar un resultado que sea objetivo, coherente, veraz y fiable. El proceso de evaluacin debe identificar las necesidades de formacin y de mejora de otras habilidades. La evaluacin de los auditores se realiza por medio de las siguientes etapas: evaluacin inicial de personas que deseen llegar a ser auditores como parte de un programa de auditora; evaluacin de la competencia de un auditor como parte del proceso de seleccin del equipo auditor descrito en el apartado 6.2.4; evaluacin continua del desempeo del auditor para identificar necesidades relacionadas con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos y habilidades. La figura 5 ilustra la relacin entre la evaluacin inicial de un auditor, la seleccin del equipo auditor, el desarrollo profesional continuado, el mantenimiento de la capacidad de auditar y el proceso continuo de evaluacin del auditor.
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ISO/FDIS 9001:2000(E)
Comienzo
Desarrollo posterior
Indicadores no cumplidos Evaluacin inicial
Indicadores cumplidos Desempeo adecuado
Evaluacin contina del desempeo (7 6)
Auditor
Necesario un desarrollo posterior
Mantenimiento de la competencia (7.5)
Seleccin del equipo auditor (6.2.4)
Auditora (6)
Figura 5 Etapas de la evaluacin
7.6.2
El proceso de evaluacin
El proceso de evaluacin implica cuatro pasos principales. Estos son: Paso 1 Identificar los atributos personales, los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditora (7.6.3); Para decidir cules son los niveles apropiados de conocimientos y habilidades la organizacin debe considerar:
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ISO/FDIS 9001:2000(E)
el tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin que va auditarse; los objetivos y extensin del programa de auditora; los requisitos de certificacin, registro y acreditacin; el rol del proceso de auditora en la gestin de la organizacin; el nivel de confianza requerida en el programa de auditora; y la complejidad del sistema de gestin. Paso 2 Establecer los criterios de evaluacin
Los criterios pueden ser cuantitativos (tales como los aos de experiencia laboral y de educacin, el nmero de auditoras realizadas, las horas de formacin en auditora), o cualitativos (tales como tener atributos personales, conocimientos o desempeo de habilidades demostrados, en la formacin o en el lugar de trabajo). Paso 3 Seleccionar los mtodos de evaluacin apropiados
La evaluacin puede ser llevada a cabo por una persona o por un equipo utilizando uno o varios mtodos seleccionados de los indicados en la tabla 2. A la hora de utilizar la tabla 2, se debe tener en cuenta: los mtodos sealados representan una variedad de opciones que pueden no ser aplicables en todas las situaciones; la fiabilidad de los diversos mtodos sealados pueden diferir; normalmente, una combinacin de mtodos deber ser utilizada para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable. Paso 4 Realizar la evaluacin
El ltimo paso de la evaluacin es comparar la informacin recopilada de la persona frente a los criterios establecidos en el paso 2. Cuando una persona no cumpla los criterios se requiere formacin, experiencia laboral y/o experiencia en auditoras adicionales, despus de lo cual deber realizarse una nueva evaluacin para establecer de que se ha cumplido con los criterios. En la tabla 3 se muestra un ejemplo hipottico de cmo pueden aplicarse y documentarse los pasos del proceso de evaluacin para un programa de auditoras internas.
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ISO/FDIS 9001:2000(E)
Tabla 2 Mtodos de evaluacin Mtodo de evaluacin

Revisin de registros
Objetivos
Verificar los antecedentes del auditor Evaluar las cualidades personales, habilidades de comunicacin, verificar la informacin, examinar los conocimientos, adquirir informacin adicional Para evaluar las cualidades personales y los conocimientos y habilidades y su aplicacin Para facilitar informacin en aquellos puntos en los que la observacin directa no puede ser posible o apropiada Para evaluar las cualidades personales y los conocimientos y habilidades y su aplicacin Para proporcionar informacin sobre cmo se percibe el desempeo del auditor
Ejemplos
Anlisis de los registros de formacin acadmica, formacin, trabajo y experiencia en auditoras
Entrevista
Entrevistas telefnicas
personales
Observacin
Improvisacin, presenciar auditoras, desempeo de cursos de capacitacin Revisin del informe de la auditora y discusin con colegas, clientes, auditados y con el auditor Exmenes orales y escritos, exmenes psicotcnicos Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas
Revisin despus de la auditora
Examen
Reaccin positiva y negativa
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ISO/FDIS 9001:2000(E)
La tabla 1 muestra indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditoras que pueden aplicarse por las organizaciones que realicen auditoras internas o externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las situaciones. En unos casos se necesitan ms indicadores que en otros. Para auditores que realicen auditoras de certificacin o auditoras de complejidad similar, estos indicadores deben ser los mnimos.
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INTERNATIONAL STANDARD
ISO 19011:2002 (ES)
Tabla 3 Ejemplo de una estructura para la evaluacin del auditor en un programa interno de auditoras Paso 1 reas de competencias Atributos personales, conocimientos y habilidades
Capacidad para llevar a cabo una auditora de acuerdo con los procedimientos internos, comunicndose con compaeros conocidos del lugar de trabajo.
Paso 2 Criterios de evaluacin

Haber completado un curso de formacin de auditores interno. Haber realizado tres auditoras como miembro de un equipo auditor interno.
Paso 3 Mtodos de evaluacin

Revisin de los registros de formacin Observacin Evaluacin entre partes Revisin de los registros de formacin Examen Entrevista
Principios, procedimientos, procesos y tcnicas de auditora
Documentos del Sistema de Gestin y otros documentos de referencia
Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual de Sistema de Gestin y los procedimientos relacionados.
Leer y entender los procedimientos de la auditora, pertinentes a los objetivos, alcance y criterios de la auditora.
Situaciones de la organizacin Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables
Capacidad para describir la estructura y cultura local de la organizacin y cualquier cuestin de delimitaciones. Capacidad para identificar y entender la aplicacin de las leyes y reglamentos pertinentes relativos a los procesos, productos y/o emisiones al medio ambiente. Capacidad para describir los mtodos de control de la calidad internos. Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de la Calidad para procesos internos y para inspecciones finales.
Haber trabajado para la organizacin al menos durante un ao en tareas de supervisin. Haber asistido a un curso de formacin sobre las leyes pertinentes para las actividades y procesos objeto de la auditora. Haber sido formado en la aplicacin de mtodos de control de la calidad. Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de procedimientos de proceso e inspeccin final.
Revisin de los registros laborales
Revisin de los registros de formacin
Herramientas y tcnicas relacionadas con la calidad
Revisin de los registros de formacin Observacin in situ
ISO 2000 All rights reserved
INTERNATIONAL STANDARD
ISO 19011:2002 (ES)
Productos, servicios y procesos operativos
Capacidad para analizar los productos, su proceso de produccin, especificaciones y uso final
Haber trabajado en la oficina de planificacin de produccin en el departamento de planificacin de proceso. Haber trabajado en el departamento de servicios. Haber recibido formacin de concienciacin ambiental.
Revisin de los registros de empleo
Principios y tcnicas de gestin ambiental
Capacidad para entender la importancia de la proteccin ambiental/prevencin de la contaminacin. Capacidad para identificar los mtodos pertinentes de prevencin de la contaminacin de los procesos, productos y servicios de la organizacin. Capacidad para listar los aspectos ambientales de la organizacin (por ejemplo, productos qumicos en uso, sus reacciones entre ellos y el impacto potencial en le medio ambiente en caso de vertido o escape). Capacidad para describir los mtodos de proteccin ambiental de la organizacin.
Revisin de los registros de formacin
Ciencia y tecnologa ambiental
Haber completado satisfactoriamente un curso de qumica.
Revisin de los registros de formacin acadmica
Aspectos tcnicos y ambientales de las operaciones
Haber completado un curso interno de formacin sobre almacenaje de productos qumicos, mezcla, uso e impactos ambientales. Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de mtodos correctos de almacenaje, mezcla y empleo de productos qumicos.
Revisin de los registros de formacin, contenido del curso y resultados
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DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL

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Informacin sobre Copyright

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6.2 Inicio de la auditora 6.2.1 Designacin del auditor jefe

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6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5

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7.3.2 7.3.3 7.3.4

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DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD Y AMBIENTAL

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

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Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia.

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Las evidencias de la auditora pueden ser cualitativas o cuantitativas.

Organizacin o persona que solicita una auditora (3.1)

Organizacin objeto de una auditora

Persona con la competencia (3.14) para realizar una auditora (3.1)

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Persona que aporta conocimientos especficos o experiencia al equipo auditor (3.9)

Descripcin de las actividades y los preparativos de una auditora (3.1)

Extensin y lmites de una auditora (3.1)

Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

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GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

La figura 1 ilustra la aplicacin del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar a la gestin de un programa de auditora.

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Autoridad para el programa de auditora (5.1)

Mejora del programa de auditora (5.6)

Competencia y Evaluacin de los auditores (7) Actividades de auditora (6)

Seguimiento y revisin del programa de auditora (5.6) - Identificacin de oportunidades de mejora

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OBJETIVOS Y EXTENSIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

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Extensin de un programa de auditora

RESPONSABILIDADES, RECURSOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA

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IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA

REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORA

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Los registros deben conservarse y controlarse con la seguridad apropiada.

SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA

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PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU (6.4)

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU (6.5)

PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA (6.6)

TERMINACIN DE LA AUDITORA (6.7)

Figura 2 Esquema de las actividades de auditora

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PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

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Preparacin del plan de auditora

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