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UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA FACULDADE DE FILOSOFIA E CINCIAS HUMANAS CURSO DE MUSEOLOGIA FCH 337 - CLASSIFICAO E DOCUMENTAO PROF.

: ROSANA ANDRADE DIAS DO NASCIMENTO SISTEMA DE NUMERAO O sistema de numerao um procedimento que permite o controle e a segurana dos objetos na instituio museu, isto porque, atravs do sistema de numerao podemos controlar as colees quantitativamente e os desdobramentos que possam existir em conjuntos e pares. E importante registrar que se no h um nmero colocado sobre cada um dos objetos o sistema de documentao no pode funcionar, pois o nmero de registro , que possibilita a identificao das informaes preservadas nos instrumentos estabelecidos pelo museu. O sistema de numerao utilizado pelo museu , deve assegurar a aplicao de um s nmero para cada objeto e o controle dos conjuntos e pares que podem constituir uma pea do acervo, o nmero de registro tem que ser marcado na pea, caso contrrio no h como controlar os nmeros. Cada museu vai definir qual o sistema de numerao mais adequado para o acervo que possui, assim, o acervo que vai nos dizer qual o sistema mais apropriado e que venha a responder as necessidades da coleo. Desta formasse faz necessrio um conhecimento dos objetos e suas caractersticas para a escolha do tipo de numerao. O sistema possui vrios tipos de numerao, a saber: corrido, alfa numrico, bipartido, binrio sequencial e tripartido , deve-se escolher um s tipo de numerao para toda a coleo, independente da variedade de objetos que possamos ter no acervo. SISTEMA CORRIDO o sistema de numerao mais simples, conhecido tambm, como sistema de um s nmero, isto porque, a nica informao que possvel preservar atravs desse sistema o nmero de registro do objeto, de forma sequenciada, e o controle dos desdobramentos de conjuntos ou pares existentes na coleo. Exemplo: 001.....002....003...004.....005....006......007.....008...009 Os desdobramentos ocorrem quando temos que estabelecer o controle dos conjuntos e pares, visto que, nenhum objeto pode ficar no museu sem ter a sua numerao, ento fazemos o controle com nmeros ou letras , logo aps o nmero de registro que relaciona o objeto. Exemplo: 001.1....001.2...001.3....001.4....001.5 ou com letras 001.a ....001.b.....001.c....001.d.....001.e

SISTEMA ALFA NUMRICO Esse sistema o mais usado nos museus, isto porque , atravs desse sistema podemos preservar duas ou trs informaes, que so fundamentais para o acervo, a sigla da instituio, o nmero de registro e os desdobramentos quando temos. (com letras ou com nmeros, a opo e por uma forma que o sistema apresenta e no fazer junes dos modos de desdobramentos) Exemplo: Museu de Arte, objeto de nmero 1 MA001.....MA002....MA003.....MA004.....MA005 Desdobrando: MA001.1...MA001.2...MA001.3 MA001.a...MA001.b...MA001.c SISTEMA BIPARTIDO conhecido como sistema de dois nmeros, podemos trabalhar com dois tipos de bipartido, a primeira opo contendo o ano de produo do objeto, o nmero de registro e os desdobramentos, a segunda opo composta do ano de entrada da pea no museu, o nmero de registro e os desdobramentos. Importante registrar que toda vez que muda o ano de produo ou de entrada das peas, temos que zerar o nmero de registro e o nmero seguinte ,comea com 001 novamente. Exemplos: 1 Opo Ano de Produo: 1888 Ano de produo: 1889 Ano de produo: 1890 Como fica o nmero de registro: 88.001 88.002 88.003 objetos: 001, 002, 003 objetos: 001, 002, 003 objetos: 001, 002, 003 89.001 89.002 89.003 90.001 90.002 90.003

Desdobramentos: 88.001.1.....88.001.2.....88.001.3......88.001.4 2 opo: Ano de entrada: 1998 Ano de entrada: 1999 Ano de entrada : 2000 objetos: 001...002...003.... objetos: 001...002...003.... objetos: 001...002...003.... 99.001 99.002 99.003 00.001 00.002 00.003

Como fica o nmero de registro: 98.001 98.002 98.003 SISTEMA BINRIO SEQENCIAL

O sistema binrio sequencial , foi criado para responder a questo do bipartido que zerava a cada mudana de ano, assim, esse sistema sequenciado, o que significa que no importa a mudana de ano de entrada ou de produo a numerao ser sempre corrida. Exemplo: ano de produo: 1889 objetos: 001...002...003 1890 001...002...003 1891 001...002...003 Como fica o nmero de registro: 89.001 89.002 90.003 90.004 91 SISTEMA TRIPARTIDO Esta sistema trabalha com a numerao em forma de lote, isto porque, atravs do nmero de registro busca-se classificar o acervo por unidades como coleo ,doador, material....etc.,sendo que, a cada mudana do cdigo de classificao zerado o sistema. Exemplo: Tripartido por coleo l. coleo de porcelana II. coleo de prataria III. coleo de mobilirio IV. coleo de indumentria Como fica o nmero de registro: 92.I.001 92.I.002 92.II.001 92.II.002 92.II.003 93.III.001 93.III.002 Quando h desdobramentos proceder como j foi explicado para os outros sistemas, importante lembrar que todos os itens trabalhados no nmero de registro sero marcados no objeto, atravs do procedimento de marcao. UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA FACULDADE DE FILOSOFIA E CINCIAS HUMANAS DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA FCH 337-CLASSIFIO E DOCUMENTAO Profa. Rosana Nascimento objetos 001...002...003.... 001....002...003 001...002....003 001...002...003... ano de entrada 1992 1992 1993 1994

DOCUMENTAAO MUSEOLGICA

Documentao museolgica pode ser definida como sendo um processo tcnico , que objetiva o registro e catalogao de toda a informao referente ao acervo de um museu .Assim, um museu que no mantm atualizado e em bom estado as informaes relativas a seu acervo que esto registradas no sistema documental, deixa de cumprir uma de suas principais funes, ou talvez a mais importante, que a preservao das informaes do acervo atravs dos procedimentos tcnicos estabelecidos na ao documental museolgica. O sistema documental museolgico composto de procedimentos e instrumentos que so usados para permitirem os registros de cada objeto, tais como: a gerao de documentos para as aquisies de acordo com cada modo de aquisio (coleta, doao, legado, emprstimo, compra, depsito e permuta),sistema de numerao, marcao, inventrio, fichas de identificao e de localizao, ndice remissivo.) Alm da gerao da documentao tcnica museolgica ,que elaborada e de responsabilidade do muselogo documentalista, bom registra que o objeto deve ao ingressar numa coleo de museu possuir a documentao que prova a sua autenticidade, tais como, cartas, recibos de compra e venda, cpia de testamento ou carta de doao, esses documentos devem ser arquivadas no museu , a partir do momento que a instituio passa a ter a posse do objeto. Com relao aos modos de aquisio cada documento de posse e feito pelo museu, de acordo com a forma de ingresso do objeto, por exemplo, no caso de doaes realizar o Termo de Doao e registrar em cartrio, legados solicitar a cpia do testamento do doador, juntamente com os objetos que sero incorporados ao arquivo documental da instituio, compra de um objeto pelo museu, necessrio a apresentao de faturas e recibos que comprovem a realizao da transao comercial pelas partes envolvidas na compra, coletas como essa aquisio e direta, isto feita por pesquisadores quando em expedies cientficas e arqueolgicas a documentao de entrada aquela gerada em campo pelo pesquisador e que deve ser arquivado no museu. Quando um museu recebe um objeto em carter de emprstimo, passa a ter a responsabilidade pelo objeto at a sua devoluo, assim importante que se avalie a documentao de origem, a numerao do objeto, e principalmente o estado de conservao da pea que se est recebendo , o seguro, as condies estabelecidas no Contrato de Comodato entre as partes e suas clausulas . O registro dos objetos em emprstimo deve ser feito em separado da documentao museolgica dos objetos da coleo permanente do museu, assim necessrio a criao de uma documentao de emprstimo, que compreende Formulrio de solicitao de Emprstimo, Etiqueta numrica de emprstimo, Contrato de Comodato e Livro de Registro de Emprstimo. Verifica-se que o processo documental necessita da criao de um sistema de registro, sendo que , cada museu a depender do seu acervo ,cria o seu sistema objetivando

responder as necessidades dos objetos da sua coleo, permitindo a identificao e o controle dos objetos que esto na instituio em carter permanente e temporrio, o que significa que nenhum objeto pode estar no museu sem documentao tcnica museolgica. Na base de todo sistema de documentao museolgica, devemos estabelecer os seguintes instrumentos tcnicos : identificao das aquisies - documentao provisria para estudo e posterior aquisio ( e ); elaborao dos documentos para a posse legal de acordo com as formas de entrada dos objetos; escolha de um sistema de numerao; marcao; inventrio; ficha de identificao; ficha de localizao com planta baixa; dossi da coleo ou do objeto; documentao udio visual; documentao de emprstimo. TICA DE AQUISIES (Publicao do International Council of Museuns) Em abril de 1970 um grupo de peritos do ICOM(Conselho Internacional de Museus) se reuniu em Paris , para estudar o problema das regras de tica concernentes as aquisies dos museus. Como resultado deste encontro , foram adotadas pelo ICOM diversas recomendaes, baseados nos seguintes princpios Qualquer que seja a especialidade ou categoria do Museu, qualquer que seja o lugar em ele se situe no mundo, certos princpios ticos e de integridade profissional devem ser aplicados por aqueles que so encarregados das aquisies. Isto significa que a origem de todo objeto a ser adquirido, qualquer que seja a sua natureza, deve ser documentado devidamente. Este princpio serve no s para o objeto artstico, como tambm, para o arqueolgico, etnolgico, histrico ou pertencente as cincias naturais. RECOMENDAES DO ICOM 1. O Museu hoje no mais um simples depsito de objetos. Ele tem por misso adquirir objetos dentro do programa especfico de: a) pesquisa cientfica; b) educao; c) preservao; d) valorizao da herana nacional e internacional, natural e cultural 2.Alguns museus podem cobrir todos os itens deste vasto programa, enquanto que outros se especializam em certos pontos. Em conseqncia disto, um objeto s ser adquirido se

ele estiver enquadrado dentro dos objetivos do museu tal como foram descritos no programa citados. 3.O objeto que se pretenda adquirir pode ser enquadrado num vasto esquema de categorias, cujos extremos podem ser assim definidos:

a)Objetos reconhecidos pela cincia ou pela comunidade na qual possuem plena significao cultural, tendo uma qualidade nica . b)os objetos que embora no sendo necessariamente raros, tenham um valor que derive de seu meio ambiente cultural e natural. 4.O objeto s tem significao (cultural ou cientfica) se estiver documentado por completo. Nenhuma aquisio deveria ser feita sem a documentao embora algumas excees possam ser admitidas no caso de certos objetos que se aproximam da definio dada no pargrafo 3 a. 5.Na maioria dos casos, durante as misses de pesquisa cientficas, que se pode efetuar as aquisies diretas de maneira mais adequada. Estas misses podem ter lugar no pas de origem ou estrangeiro ,neste ltimo caso, elas devem ser feitas de acordo com as leis do pas estrangeiro e com a cooperao do pas de origem. 6.As aquisies diretas podem ser feitas em cooperao com um museu ou uma instituio responsvel pela proteo do patrimnio nacional, no pas de origem dos objetos pesquisados. Os mesmos princpios podem ser aplicados aos objetos que se enquadram na definio dada no pargrafo 3 a . 7. O objeto adquirido diretamente tem a possibilidade de ser bem documentado, o mesmo no pode ser dito para aqueles que so adquiridos indiretamente. Enquanto que as aquisies diretas ,efetuadas de acordo com o que est implcito nos pargrafos 5 e 6, estaro de acordo com as normas ticas, os processos indiretos por outro lado, correm o risco de no estarem de acordo com as mesmas normas. 8.As aquisies indiretas que compreendem doaes e legados, so em geral adquiridas atravs de um ou de vrios intermedirios ,quando um museu se acha obrigado a adquirir um objeto indiretamente , ele deve sempre fazer obedecendo as leis e interesses do pas de procedncia ou do pas de origem UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA FACULDADE DE FILOSOFIA E CINCIAS HUMANAS DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA DISCIPLINA- FCH 337- CLASSIFIO E DOCUMENTAO Documentao Museolgica: teoria para uma boa prtica Helena Dodd Ferraz

Os museus, assim como a prpria Museologia, esto voltados, basicamente, para a preservao, a pesquisa e a comunicao das evidncias materiais do homem e do seu meio ambiente, isto do seu patrimnio cultural e natural. A funo bsica de preservar, lato senso, engloba as de coletar/adquirir, armazenar, conservar e restaurar aquelas evidncias, bem como, a de document-las. A funo de comunicar abrange as exposies, as atividades educativas, as publicaes e outras formas de disseminar informao, enquanto que a de pesquisar est presente, em maior ou menor grau, em todas as atividades. Ao enfocar os museus a partir das suas funes, constata-se que so instituies estreitamente ligadas informao de que so portadores os objetos e espcimes de suas colees. Estes, como veculos de informao, tm na conservao e na documentao as bases para se transformar em fontes para a pesquisa cientfica e para a comunicao que, por sua vez, geram e disseminam novas informaes. O QUE DOCUMENTAO MUSEOLGICA A documentao de acervos museolgicos o conjunto de informaes sobre cada um dos seus itens e, por conseguinte, a preservao e a representao destes por meio da palavra e da imagem (fotografia) .Ao mesmo tempo, um sistema de recuperao de informao capaz de transformar, como anteriormente visto, as colees dos museus de fontes de informao em fontes de pesquisa cientfica ou em instrumentos de transmisso de conhecimento. Trata-se de vasto campo de aplicao da Museologia que, sobretudo na literatura produzida nos Estados Unidos, se confunde com o que denominam registration e que ao nosso ver um dos componentes principais do sistema de documentao. A documentao exerce ou deveria exercer, nos museus, um papel primordial e, em alguns pases sua importncia vem sendo gradativamente reconhecida na medida em que o corpo prtico - terico da Museologia se torna menos emprico e em os museus passam a atuar mais como instituies sociais, criadas para prestar servios a uma comunidade por ela legitimadas. No presente trabalho, procuraremos abordar o tema sob dois aspectos e com base na nossa experincia em museu de histria, o Museu Histrico Nacional. Em primeiro lugar, enfocaremos a complexidade e a riqueza das informaes de que so portadores os objetos criados pelo homem, as quais requerem dos museus o desenvolvimento de sistemas de documentao igualmente complexos. A seguir, os prrequisitos para a implantao de eficientes sistemas de documentao so analisados. A ESTRUTURA INFORMATIVA DOS OBJETOS Os objetos produzidos pelo homem so portadores de informaes intrnsecas e extrnsecas que, para uma abordagem museolgica, precisam ser identificadas . As informaes intrnsecas so deduzidas do prprio objeto, atravs da anlise das suas qualidades fsicas. As informaes extrnsecas denominadas por MENSCH (1) de informaes documental e contextual, so aquelas obtidas de outras fontes que no o objeto e que s muito recentemente vm recebendo mais ateno por parte dos encarregados de administrar as colees museolgicas. Elas nos permitem conhecer os contextos nos quais os objetos existiram funcionaram e adquiriram significados e so,

geralmente, fornecidas quando da entrada dos objetos no museu e/ou atravs das fontes bibliogrficas e documentais existentes. Quanto s categorias de informao a serem identificadas a partir dos prprios objetos ou de outras fontes, MENSCH (2 e 3) distingue trs aspectos bsicos: 1) a) b) c) 2) a) b) 3) a) b) c) d) Propriedades fsicas dos objetos ( Descrio Fsica) composio, material construo, tcnica morfologia, subdividida em : forma espacial, dimenses estrutura da superfcie cor padres de cor, imagens texto, se existente Funo e significado - (Interpretao) significado principal significado da funo significado expressivo valor emocional significado secundrio significado simblico significado metafsico Histria gnese processo de criao no qual idia e matria se transformam num objeto uso : inicial, geralmente de acordo com as intenes do criador ( fabricante) reutilizao deteriorao (marcas do tempo) fatores endgenos fatores exgenos Conservao, restaurao

Cada objeto pode ser descrito e analisado por essa matriz tridimensional, sistemtica que nos leva a redimensionar o papel da documentao nos museus como suporte pesquisa cientfica e comunicao. No basta descrever fisicamente o objeto, preciso reconstruir sua histria. Esta, segundo MENSCH (2), pode ocorrer em trs diferentes contextos que se inter relacionam e apresentam funes prprias, conforme abaixo diagramado:

CONTEXTO PRIMRIO U P M

CONTEXTO SECUNDRIO PE PR C

P = produo U = uso M = manuteno CONTEXTO ARQUEOLGICO

PR =produo PE = pesquisa C= comunicao

A essa altura parece que nos perdemos. Aonde queremos chegar com toda essa discusso? Vejamos, por etapas: 1um objeto, ao longo de sua vida, perde e ganha informaes em conseqncia do uso, manuteno, reparos, deteriorao. Perdas e ganhos esses que se tornam mais acentuados quando h mudanas de um contexto para outro. Podem mudar de lugar, de proprietrio, de funo e suas propriedades fsicas, tambm se modificam. E esse conjunto de informaes sobre um objeto que estabelece seu lugar e importncia dentro de uma cultura e que o torna um testemunho, sem o qual seu valor histrico, esttico, econmico, cientfico, simblico e outros fortemente diminudo. 2um objeto, ao entrar para o contexto museolgico, continua a ter vida e, por conseguinte, a ter uma histria a ser documentada. Nos museus, ele tambm, ganha informao atravs, sobretudo, de pesquisas e da reutilizao ( exemplo: exposio) e perde informao quando por exemplo, restaurado ou privado de sua funo original. 3- a maior parte das informaes a serem identificadas so extrnsecas e, portanto, difceis e muitas vezes impossveis de serem resgatadas porque, na maioria das vezes, jamais foram registradas em fontes de informao textuais ou iconogrficas. Ora, tudo isso nos leva ao tpico seguinte deste trabalho, que trata da complexidade de um sistema eficiente de documentao de colees museolgicas. SISTEMAS DE DOCUMENTAO MUSEOLGICA Os sistemas de documentao museolgica , eqivalem aos que em Biblioteconomia e na Cincia da Informao recebem a denominao de sistemas de recuperao de informao e que em linhas gerais se definem como : OBJETIVOS:- conservar os itens da coleo

- maximizar o uso da informao contida nos itens - maximizar o acesso aos itens FUNO: estabelecer contato efetivo entre as fontes de informao (itens) e os usurios, isto , fazer com que estes, atravs de informaes relevantes, transformem suas estruturas cognitivas ou os conjuntos de conhecimentos acumulados. COMPONENTES : - Entradas seleo e aquisio - Organizao e controle - registro - nmero de identificao/marcao - armazenagem/localizao -classificao/catalogao - indexao SADAS : - recuperao disseminao

Trabalhando no sistema, o muselogo exerce o papel de intermedirio entre os indivduos e o acervo, e tem, como tarefas bsicas : a) armazenar informaes sobre os objetos, individualmente; b) completar estas informaes atravs da literatura e de outras fontes documentais existentes, e do registro fotogrfico; c) torn-las acessveis aos usurios: muselogos, curadores, pesquisadores, administradores e pblico em geral. Ao nosso ver, entretanto, alm da complexidade natural de todo e qualquer sistema de informao, os sistemas de documentao museolgica apresentam aos museus e respectivas equipes, geralmente diminutas, alguns desafios: 1A complexa estrutura informativa dos objetos quando no contexto museolgico

Comparando o material de trabalho de museus e bibliotecas, constata-se que de um livro ou de um artigo de peridico, enquanto objetos bibliogrficos, basicamente identifica-se suas informaes intrnsecas, quais sejam, autor, ttulo e assunto. Ao contrrio, no que tange os objetos museolgicos, dados referentes a material, tcnica, local, data de produo, dimenses, uso, funo, estado de conservao, significado, etc... so igualmente fundamentais. Os sistemas de documentao museolgica tm, portanto, que identificar e manipular um maior nmero de categorias de informao. Alm disso, a entrada de dados no sistema no se esgota com o trmino do processo de registro e catalogao do objeto recm adquirido. Ao entrar para o contexto museolgico, como j vimos, o objeto continua a Ter sua vida documentada. Ele muda de lugar, participa de exposies, restaurado, referenciado em novas obras bibliogrficas,

exigindo que o sistema seja permanentemente atualizado ou at mesmo retificado, na medida em que novos dados se tornam disponveis. 2.Equipe de especialistas em funo das colees documentadas e dos assuntos abordados plos museus A identificao das informaes intrnsecas dos objetos museolgicos requer o trabalho de especialistas. Ao contrrio, mais uma vez, dos documentos bibliogrficos e alguns iconogrficos, sobretudo gravuras, a maioria dos demais objetos criados pelo homem no detm, em si, de modo geral, nenhuma informao legvel. No possuem, por exemplo, uma folha de rosto ou uma legenda para orientar o muselogo. Por conseguinte, a descrio fsica dos mesmos exige conhecimento a priori e a pesquisa em fontes bibliogrficas e documentais com as quais a equipe deve estar familiarizada, at mesmo para decodificar marcas e algumas assinaturas legveis em certos objetos, que funcionam apenas como pistas. Pode-se acrescentar a estas dificuldades, a grande variedade de tipos de acervo existentes nos museus de histria, em cujo universo so encontrados desde de botes, alfinetes, baralhos, chapus , armas, carruagens, pinturas.....etc......

preciso, ainda, identificar as informaes extrnsecas que, muitas vezes, so mais importantes que as intrnsecas, na medida em que contextualizam os objetos e reconstituem sua histria e, por conseguinte, so a razo de sua presena no museu. Ora, se a documentao no der conta dessas informaes, os museus, sobretudo os de carter histrico, correm o risco de ser repositrios de objetos sem passado, que s podero ser analisados e interpretados por suas propriedades fsicas, limitando o trabalho da Museologia / Museografia de comunicar. Portanto, o levantamento das informaes extrnsecas demandam dos muselogos, alm de conhecimento a priori e muita pesquisa, um sistema de documentao capaz de garantir que certos dados sejam obtidos antes mesmo da entrada do objeto no museu, ou to logo ele seja adquirido, se no se quer correr o risco de perd-los para sempre. So, sobretudo, aquelas informaes associadas aos proprietrios dos objetos, ao uso que fizeram dos mesmos ou aos lugares ou eventos de que participaram. 3Equipe familiarizada com as tcnicas de armazenamento e recuperao da informao Finalmente, um sistema eficiente de documentao impe, cada vez mais, a presena de uma equipe conhecedora dos problemas da informao, sobretudo no que diz respeito sua armazenagem e recuperao, sejam estas de forma manual, sejam de forma automatizada. E, talvez mais do que isso, consciente da necessidade de se alcanar um sistema transparente, isto , um sistema em que qualquer membro da equipe do museu e demais usurios (pesquisadores e pblico em geral) possam facilmente acessar para obter as informaes que desejam, sem precisar passar plos meandros de sistemas criados para uso exclusivo de um pequeno grupo e at de uma nica pessoa. Deve-se ter claro, enfim, que a documentao no um objetivo em si mesma, mas um instrumento essencial para todas as atividades do museu, inclusive as administrativas.

PR- REQUISITOS PARA UM EFICIENTE SISTEMA DE DOCUMENTAO Analisada a complexidade e a riqueza informativa dos objetos museolgicos e os desafios que impem s equipes encarregadas de sua documentao, gostaramos de destacar alguns pr- requisitos indispensveis ao seu bom desempenho. Em primeiro lugar, a noo clara de que documentao, mais do que um conjunto de informaes sobre cada item da coleo, um sistema composto de partes interrelacionadas que formam um todo coerente, unitrio, que intermedia fontes de informao e usurios, e se estrutura em funo do objetivo de atender s necessidades de informao de sua clientela. Em segundo lugar, enquanto sistema de recuperao da informao demanda:

1-

Clareza e exatido dos dados

As informaes sobre os objetos devem ser claras e exatas, bem como as mais completas possveis. Para exemplificar a importncia dessa afirmao nos ocorre, no momento, dois casos: a) um objeto catalogado como braso, feito de madeira e pertencente ao donatrio de uma das Capitanias hereditrias do Brasil Colonial. Ao perguntarmos sobre essa raridade do sculo XVI, fomos informados que se tratava de uma rplica recentemente adquirida. Essa pequeno dado, que muda substancialmente a qualidade do objeto, no estava registrado no sistema. b) uma pintura catalogada sob o ttulo Um Crcere que ao se descobrir a sua documentao antiga, verificou-se ser Um Crcere: cena da tragdia- Antnio Jos, quinto ato. Este ltimo exemplo, no s ilustra que o sistema registrou de forma pouco clara e incompleta a obra em questo, como permitiu que, com o passar dos anos, houvesse perda de informao. No entanto, graas ao ttulo original encontrado e pesquisa subsequente, pode-se chegar ao dado completo: Um Crcere: cena do quinto ato, da tragdia Antnio Jos da Silva, ou o poeta e a Inquisio, de Domingos Jos Gonalves de Magalhes, Baro e Visconde de Araguaia. Refere-se priso do dramaturgo Antnio Jos da Silva, o Judeu ( Rio de Janeiro, 1705- Lisboa, 1739), que morreu queimado em praa pblica, vtima da Inquisio, em Portugal. Quanta informao perdida, de menor valor para a pintura enquanto objeto de arte, mas importantssima enquanto objeto museolgico. 2- Definio dos campos de Informao que iro compor a base de dados de entrada no sistema

O sistema no s deve poder abrigar um nmero ilimitado de campos de informao, como estes precisam ser definidos de acordo com a estrutura informativa dos objetos e com as necessidades de informao de seus usurios ( ex: nmero de identidade do objeto, seu nome, procedncia, material e tcnica, local e data da produo, autor/ fabricante, etc...) 3-Normas e procedimentos As prticas de controle de entrada e sada de objetos, de registro, classificao, catalogao, indexao, devem obedecer a normas e procedimentos estabelecidos com a cooperao e o consenso daqueles aos quais iro servir. Regras e rotinas bem definidas so a garantia do fcil acesso e manuteno do sistema e devem estar consolidados em manuais de servio.

4- Controle de terminologia Definido os campos de informao, a entrada de dados, alm de clara, precisa e normalizada, deve Ter sua terminologia controlada. O controle da terminologia, na medida em que assegura sua consistncia, impede que as informaes relevantes sejam perdidas por que vrios termos foram usados para designar uma mesma coisa. Ela se d atravs de vocabulrios controlados que variam desde simples listas autorizadas de termos at instrumentos mais sofisticados como os tesauros. Campos, por exemplo, como nome do objeto, material, tcnica e tema/assunto tm, necessariamente que ter seu vocabulrio controlado ,se , se pretende buscas mais rpidas e evitar a perda de informao relevante. Podemos facilmente ilustrar esta necessidade com os seguintes exemplos: papagaio, pipa, pandorga, arraia, cafifa, quadrado, todos esses termos so usados para designar um nico objeto/brinquedo; argila e barro, termos usados para designar um mesmo material;

Inconfidncia Mineira, Conjurao Mineira, termos usados para designar um mesmo tema/assunto. Hoje, a necessidade crescente de servios de informao e as novas possibilidades tecnolgicas introduzidas pelo computador para administr-los, demandam a padronizao e o controle terminolgico, que no s aumenta a eficincia daqueles servios como estimulam o intercmbio e a cooperao entre eles, seja em nvel interinstituicional , regional, nacional ou internacional. 5- Catlogos/ndices

O catlogo geral dos museus, contendo as fichas catalogrficas de cada um dos itens da coleo ordenados, normalmente, pelo nmero de identificao dos mesmos, embora armazene os dados sobre eles existentes, de pouco valor para a recuperao da informao, na medida em que s pode ser acessado quando se conhece o referido nmero. Deve, portanto, estar associado a outros catlogos ou ndices, que possibilitam o rpido acesso s informaes contidas nos outros campos( ex.: catlogo de doador, de autor, de material, tcnica, de local de produo), construdos a partir da duplicao das fichas catalogrficas ou de fichas contendo apenas parte dos seus dados, ordenados sob outros critrios, implicam, nos sistemas manuais, em muito trabalho. A principal vantagem dos sistemas automatizados justamente sua capacidade de recuperar informao e a rapidez com que atualizam e corrigem dados, eliminando o trabalho repetitivo de manuteno e atualizao dos catlogos/ndices manuais. 6Numerao dos Objetos

Por mais sofisticado que seja um sistema de documentao, ele se torna completamente inoperante se os objetos perdem seu nmero de identificao. O nmero a ponte entre o objeto e a sua documentao. A numerao, portanto, deve ser a mais simples possvel e sua legibilidade nos objetos deve ser checada periodicamente, tendo-se cuidado extra quando os objetos saem para qualquer uso fora de seu local permanente de armazenagem, sobretudo quando para restaurao ou exposio. 7Segurana da Documentao

A manuteno do sistema deve ser prevista a segurana da documentao. A destruio das informaes, sobretudo as de natureza extrnsecas, quaisquer que sejam as causas, pode significar a perda definitiva e irreparvel da histria dos objetos. Consideraes Finais ORNA & PETTITT ( 5), em obra publicada em 1980, citam um autor do Canad que faz a seguinte afirmao, aplicvel a muitos pases : Na mdia dos museus, a documentao, por si, no prioridade , provavelmente por ser invisvel. A documentao produto de vrias pessoas: registradores, curadores, conservadores, etc... .Por isso, ela varia de acordo com os interesses profissionais, assim como com os pontos de vista pessoais dos indivduos envolvidos. O resultado que a documentao dos acervos , geralmente muito desigual e raramente integrada num sistema completo.( 6) O Brasil no foge a esse quadro e esta talvez seja a razo pela qual tudo que foi dito anteriormente, apesar de parecer bvio, no . A prtica da maioria dos nossos museus ainda esta longe de assegurar que seus acervos e respectivas informaes sejam bem documentadas e facilmente recuperveis.

H, entretanto, uma preocupao crescente com o caos documental. A existncia de museus cheios de objetos pobremente documentados, as exigncias administrativas de maior

controle no que diz respeito aos documentos legais de aquisies e emprstimos de acervo, o surgimento, em muitos museus, do departamento de registro e da figura do registrador, as recentes mudanas na orientao da Museologia/Museografia, tradicionalmente centradas nas propriedades fsicas dos objetos, no sentido de preservar tambm as informaes referentes aos contextos dos mesmos, e uma maior conscincia do papel social dos museus, so alguns dos fatores que tm levado a se repensar o papel da documentao e dar-lhe a devida importncia. A documentao de acervos museolgicos uma atividade, sobretudo de natureza prtica que pode encontrar apoio em outras reas do conhecimento, como a Biblioteconomia, a Cincia da Informao e a Informtica. A aplicao de tcnicas oriundas dessas reas deve ocorrer, no entanto, sempre dentro de uma abordagem museolgica. No basta, porm, adquirir novas tcnicas, muitas vezes ultrapassadas ou distanciadas de nosso contexto scio cultural. preciso refletir sobre os aspectos tericos da Museologia, sobre o museu enquanto instituio social e sobre a necessidade de informao daqueles a quem serve. NOTAS E REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 1. MENSCH, Peter van. A struetured approach to museology. In: Object Museum, Museology na eternal triangle, Reinwardt Cahier. Leiden Reiwardt Academy, 1987 2 --------------------------.Museology and the object as data carrier, in: idem...... 3. -------------------------& POUW, Piet & SCHOUTEN, Frans. Artigo sem ttulo publicado em Cadernos Museolgicos,n. 3 : 57-65, out., 1990 4. Museum Documentacion System: pratical museum documentacion,1981,:188 5. ORNA , Elizabeth Museum,1990,190p,:2. & PETTITT, Charles.Information handling in:

6. REINWARDT ACADEMY .Higher Vocational College of Museology.1986,cap.5.

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

FACULDADE DE FILOSOFIA E CINCIAS HUMANAS DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA INVENTRIO O Inventrio o instrumento legal de posse dos objetos de uma coleo permanente de um Museu, alm de ser a garantia do patrimnio constitudo de uma instituio museolgica. Esse instrumento oferece um quadro exato das aquisies, visto que , apresenta uma posio sobre o acervo de forma coletiva, onde todos os objetos devem estar inventariados. O inventrio no deve ser confundido com o catlogo, em princpio, o inventrio administrativo e o catlogo cientfico. O inventrio deve ser elaborado aps a marcao dos objetos e por ser coletivo os itens devem responder as informaes que possam ser respondidas para todos os objetos, pois no podemos deixar itens em branco. Ao abrir o inventrio que um livro de atas , devemos colocar o Termo de Abertura do instrumento para registrar o porque , pra que , por quem e quando o livro foi elaborado. O inventrio deve ter itens que sejam permanentes, isto , no mudem as informaes freqentemente. Por ser um instrumento de controle de acervo, recomenda-se que seja feito uma cpia e o original guardado para segurana das informaes e dos objetos. Toda a escriturao do inventrio deve ser feita de caneta preta e os espaos em branco devem ser anulados com caneta azul em trao contnuo, para evitar que informaes indevidas sejam colocadas. Os itens devem ser escolhidos levando-se em conta as informaes que so importantes de serem preservadas coletivamente, enquanto caractersticas dos objetos da coleo do museu. E excluir itens que no so permanentes, tais como, Estado de conservao, valor, seguro da pea. Itens que podem constar num inventrio: a)obrigatrios nmero do objeto, nome do objeto e observaes b)opcionais poca, modo de aquisio, autor, procedncia, origem, data de registro, data de aquisio ou de entrada, material, numerao anterior, outros nmeros, coleo, grupo tnico, quadra, classificao genrica, funo. UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA FACULDADE DE FILOSOFIA E CINCIAS HUMANAS DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA FCH 337 CLASSIFICAO E DOCUMENTAO MARCAO DOS OBJETOS

A marcao um procedimento que permite a colocao do nmero de registro no objeto e seus desdobramentos , de acordo com a composio fsica de cada pea. Assim, devemos observar a aplicao do numero, considerando o que esta colocado nos itens abaixo: a)Objetos em pedra, madeira, metal, couro, cermica ou vidro com superfcie NO porosa : A depender da cor do objeto, para aplicar o nmero deve-se usar guache branco ultra fino, ou tinta da china. Marca-se o nmero com caneta rotring diretamente na pea, depois de seco, aplica-se uma camada de verniz para impermeabilizar e proteger o nmero. b)Objetos em pedra, metal, couro, cermica ou vidro COM superfcie porosa : Aplicar primeiro uma camada de verniz no local onde ser colocado o nmero, deixar secar, marcar o nmero com caneta rotring com tinta da china Aps essa operao ,depois de seco o nmero aplicar em cima uma camada de verniz para proteger o nmero. c)Txteis Nunca aplicar o nmero diretamente no tecido. Confeccionar etiquetas de linho ou algodo aplicar o nmero com carimbo ou caneta de tecido na etiqueta ou fazer o nmero bordado, aps esse procedimento costurar a etiqueta com linha de seda e agulha sem ponta no objeto (tecido). d)Desenhos, gravuras e estampas Ser marcado o nmero com lpis HB2 ou lpis cera, inclusive deve ser marcado a moldura que acompanha o objeto. Sendo a moldura em madeira, utilizar o procedimento das letras a ou b. e)Ferro Utiliza-se para a marcao plaquetas metlicas gravadas ou confeccionadas em papel com ph neutro desenhando o nmero com a rotring e protegendo com contacte para evitar o desgaste do papel. f)Prataria e ouriversaria

Utiliza-se a etiqueta de joalheiro em prata com o nmero do objeto gravado. Ou o nmero e colocado em etiqueta de papel com a rotring e protegido com o papel contacte e colocado na pea com linha de seda. Material usado para marcao - Caneta rotring (penas 0.1, 0.2, 0.4....) - Verniz crylover ou - Esmalte incolor(base de unha) - Agulhas com e sem pontas - Lpis cera e HB2 e HB6 - Cartolina - Guache branca - Linha de seda , de algodo e fio zero - Pincel, Papel contacte e tesoura