MINISTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE ADMINISTRACIN GERENCIA DE INFORMTICA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

DOC-DSI-011 Manual del Usuario [1]

[SISTEMA DE IMPORTACIN DE NOTAS] [1]

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 28/02/2012 Versin 1 Descripcin Elaboracin inicial del manual de usuario. Autor Ing. Oscar Martnez

LISTA DE DISTRIBUCIN
Fecha 28/02/2012 Tipo de Documento (Digital o copia impresa) Digital Destinatario Usuarios del Sistema de Importacin de Notas

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TITULO: Manual del Usuario Sistema de Importacin de Notas. Versin 1.0 CODIGO: DOC-DSI-011 PROCESOS COBIT: AI2 VERSION: 1 Pgina 3 de 15

NDICE
INTRODUCCIN.............................................................................................................................4 OBJETIVOS.....................................................................................................................................5 1.INGRESO AL SISTEMA...............................................................................................................6 2.OPERACIONES DEL SISTEMA.................................................................................................7 2.1. Importar Notas.....................................................................................................................7 3.ANEXOS......................................................................................................................................13 3.1 Estructura de archivo para la importacin de notas de educacin media.......................13 3.2 Proceso para generar un archivo desde la hoja de clculo de LibreOffice......................14

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INTRODUCCIN
Actualmente el registro de notas de educacin media es realizado mediante una herramienta en ambiente Web, en la cual se ingresan las notas individualmente por alumno, lo cual en ciertos perodos del ao se ve incrementado, provocando lentitud y en muchas ocasiones demoras en el registro de las notas. Al identificar la problemtica se inici un proceso de recoleccin de requerimientos que persegua la definicin de un pequeo sistema informtico que pudiese realizar la actividad de registro de notas de media ms gil y con mayor rapidez, es por ello que se ha desarrollado un Sistema de Importacin de Notas, para ayudar a los encargados de dicha actividad a realizarla en tiempos ms cortos y en menos pasos, a continuacin se describe una gua de como utilizarlo.

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OBJETIVOS
Los objetivos del presente manual de usuario son: GENERAL: Proporcionar una herramienta alternativa, gil y rpida para el registro de notas de educacin media. ESPECFICOS: Guiar al usuario final en el uso del Sistema de Importacin de Notas. Proporcionar los pasos en la utilizacin del Sistema de Importacin de Notas, en el proceso particular de importar las notas.

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1. INGRESO AL SISTEMA
Paso 1: Para ingresar a la herramienta dar doble clic al cono siguiente Al ejecutar la herramienta se presentar la pantalla de ingreso de usuario y contrasea correspondiente a un usuario registrado para el SIRAI de tipo Registro Acadmico. Ver Imagen 1.

Imagen 1 Pantalla de Ingreso

Paso 2: Si el ingreso al sistema se realiza de manera adecuada, podr observar la pantalla principal que se muestra en la Imagen 2.

Imagen 2 Pantalla Principal.

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2. OPERACIONES DEL SISTEMA

2.1. Importar Notas.
Paso 1: Ejecucin mediante opcin del men, luego de haber verificado el usuario y contrasea se presentar la pantalla en la cual se deber de seleccionar del men Operaciones la opcin Importar notas (ver Imagen 3), con ello se mostrar la pantalla de configuracin y envo de notas , ver Imagen 4.

Imagen 3 Seleccin de opcin Importar notas

Paso 2: Configurar parmetros para envo de notas, la seleccin de la opcin de Importar notas nos mostrar la pantalla para la configuracin y establecimiento de los parmetros para el envo de las notas, ver Imagen 4.

Imagen 4 Pantalla para la importacin de notas

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En la pantalla se visualiza la siguiente informacin: 1. Centro Educativo: es el cdigo y nombre del centro educativo al que tiene permiso el usuario al momento de ingresar al sistema mediante su usuario y contrasea.

2. Ao: es el ao vigente en el cual se registrarn las notas.

3. Perodo: es el perodo vigente al cual corresponden las notas.

4. Grado: es el grado para el cual se enviarn las notas.

5. Seccin: es la seccin del grado seleccionado previamente al cual corresponde el archivo a importar.

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6. Evaluaciones: es la materia de la cual se enviarn las notas.

Paso 3: Seleccin de la informacin para el envo de notas, en este paso se deber de seleccionar en cada uno de los campos: Ao, Perodo, Grado, Seccin y Evaluaciones, para poder habilitar el botn de Seleccionar Archivo el cual nos presentar la pantalla de seleccin del archivo a envar, segn la ubicacin local en la computadora, ver Imagen 5. NOTAS: 1. Para que los datos mostrados de Seccin y Evaluaciones se muestren debe ser seleccionado el Grado ya que stos son datos dependientes del grado seleccionado. 2. El botn de Seleccionar Archivo se habilitar siempre y cuando se haya seleccionado toda la informacin requerida.

Imagen 5 Seleccin de archivo de notas a enviar

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El archivo a cargar deber de respetar lo siguiente: 1. Deber de contener 3 datos separados por coma (,) y respetar las posiciones. 2. Como primer fila deber de contener los ttulos de las columnas, siempre separadas por coma (,), los ttulos son: eval, nie,nota 3. En las siguiente filas contendr: El primer dato ser el cdigo de la asignatura. El segundo dato ser el NIE del estudiante. El tercer dato ser la nota. El formato interno del archivo se ver de la siguiente manera: eval,nie,nota 14325,431863,34D 14325,878187,10.1 14325,969735,2.8 14325,886901,9.7 Paso 4: Carga de informacin del archivo seleccionado, Al seleccionar el archivo, el contenido de ste pasa a la pantalla de importacin, ver Imagen 6.

Imagen 6 Carga de informacin del archivo seleccionado

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Al cargar la informacin del archivo, esta se presenta en la pantalla con la siguiente estructura: NIE: Nmero de Identificacin del Estudiante, informacin obtenida del archivo cargado. Nombre: nombre del estudiante, este es obtenido mediante el NIE. Nota: nota del alumno en la materia, informacin obtenida del archivo cargado. Estado: presenta informacin de las diferentes validaciones previas realizadas a cada uno de los datos obtenidos del archivo cargado, entre estas validaciones se tiene: Que el estudiante con NIE <<N>> no existe o no est matriculado en la materia seleccionada (Color amarillo). Este mensaje ser presentado para aquellos NIE que no fueron encontrados o para aquellos NIE encontrados pero que el estudiante no est cursando la materia seleccionada. Nota fuera del rango permitido 0.00 y 10.00 (Color azul). Este mensaje ser presentado cuando la nota obtenida del archivo cargado sea un valor ya sea menor a 0.00 o mayor a 10.00. Valor <<valor>> no es numrico (Color rojo). Este mensaje ser presentado cuando la nota obtenida del archivo cargado contenga algn carcter no numrico, es decir letras, smbolos, caracteres especiales. ERROR ARCHIVO: Cdigo de la asignatura del archivo cargado no coincide con el cdigo de la asignatura seleccionada (Color gris). Este mensaje ser presentado cuando la asignatura obtenida del archivo cargado no sea la misma que la asignatura seleccionada en los controles de la parte superior de la pantalla, en este caso deber de seleccionar otro archivo o revisar si hay algn error en el cdigo de la asignatura anotada en el archivo origen cargado. Si el Estado esta vaco (Color blanco), el registro ser enviado para su almacenamiento. Al cargar la informacin y haberse realizado las validaciones, aquellos registros o filas que en la columna de Estado no haya observacin (este vaca) se proceder con su envo, para ello se deber de dar clic al botn de Procesar notas. Paso 5: Confirmacin de envo de notas, Al ejecutar el envo de las notas haciendo clic en el botn de Procesar notas se le presentar un mensaje solicitando confirmacin, ver Imagen 7.

Imagen 7 Mensaje informativo solicitando confirmacin para realizacin del proceso

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Al dar clic al botn Aceptar estar confirmando el envo de la informacin de los registros cuyo campo Estado este vaco, la informacin enviada es el identificador de la evaluacin, el periodo, la nota y el usuario. Al finalizar el envo el campo Estado presentar ya sea un mensaje de confirmacin de Nota Almacenada o bien un mensaje de error si lo hubiera al momento de intentar guardar la informacin, ver Imagen 8.

Imagen 8 Pantalla con mensajes luego de haber realizado el procesamiento de las notas

Al finalizar el botn de Procesar notas, podr iniciar nuevamente en esta misma pantalla para el envo de las notas de otro grado, seccin o evaluacin, es decir configurar la informacin a enviar (iniciar desde el paso 2).

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3. ANEXOS
3.1 Estructura de archivo para la importacin de notas de educacin media. Captura de pantalla del contenido del archivo de notas seleccionado para el ejemplo en este manual.

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3.2 Proceso para generar un archivo desde la hoja de clculo de LibreOffice.

Paso 1: Se tiene un archivo de hoja electrnica de LibreOffice con la estructura siguiente:

Paso 2: Se procede a guardar como el archivo, seleccionando de la opcin Archivo Guardar como, mostrndose la pantalla en la cual seleccionaremos la ubicacin en donde deseamos guardar, el nombre del archivo, en este caso notas y el tipo de archivo, el cual deber de seleccionar Texto CSV (csv), tal y como se muestra en la siguiente imagen.

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Paso 3: Luego de establecer el nombre y seleccionar el tipo, procedemos a dar clic al botn Guardar, dicha accin nos mostrar la siguiente pantalla:

Paso 4: Dar clic al botn Aceptar para que la informacin de la hoja electrnica del archivo de LibreOffice pase a ser un archivo csv (que es un archivo de texto plano, tipo txt). Paso 5: Cambiar la extensin del archivo de csv a txt, quedando el nombre del archivo como notas.txt