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Misso e conduta tica do auditor interno Consideraes gerais Definio, origem e caractersticas de uma auditoria Habilidades, responsabilidades e perfil do auditor Etapas de uma auditoria PDCA Controlando a auditoria Lista de verificao No conformidade, descrio de no conformidade Observaes ou comentrios Conhecendo a rea a ser auditada Responsabilidades do gestor Diretrizes para o consenso e o que consenso Problemas comportamentais nas auditorias Guia prtico do 5S Concluso Elaborao 02 03 03 03 e 04 05 05 e 06 06 06 06 07 07 07 08 e 09 10 e 11 12 13
A Misso do Auditor Interno Certificar que a fora de trabalho est realmente praticando o 5S e mant-la ciente de que esta certificao oferece um peso maior na credibilidade daquilo que efetivamente est sendo realizado.
Consideraes gerais
Este guia foi elaborado para orientar e apoiar as atividades de auditoria interna do Programa 5S. Para melhor compreenso do processo de auditoria, no incio desse manual segue um resumo sobre o assunto, em seguida as orientaes sobre a auditoria e o Guia prtico do 5S.
Definio de auditoria A ISO 8402 define auditoria como: Exame sistemtico e independente para determinar se as atividades da qualidade e seus resultados esto de acordo com as disposies planejadas, e se estas foram implementadas com eficcia e so adequadas consecuo dos objetivos. Origem das auditorias A palavra auditor vem do latim auditor-oris e quer dizer ouvinte. Isso significa, conceitualmente, que auditoria nada mais que uma forma de ouvir a opinio das pessoas sobre como as aes esto sendo conduzidas. A auditoria tem por objetivo detectar desvios, levantar problemas, os quais devem ser encarados como oportunidades para melhoria. Deste modo, os auditados devem entender e participar da auditoria como uma etapa do desenvolvimento do seu trabalho. Para conduzir uma auditoria necessria a existncia de regras ou procedimentos, a partir dos quais os desvios podem ser identificados. Estes procedimentos e prticas constituem os padres gerenciais e tcnicos adotados pelas organizaes. Caractersticas das auditorias As auditorias devem ser baseadas nos seguintes princpios: Ser realizada por pessoas treinadas independente das atividades que estiver sendo auditada. Buscar comparar as prticas reais e evidentes com as normas, regras e padres estabelecidos. Serem programadas com antecedncia e feitas sistematicamente. No devem ser realizadas somente em momentos de crise. Abordar e discutir, francamente com os auditados, os desvios revelados pela auditoria. Utilizar os desvios encontrados com objetivo de orientar aes que garantam a noreincidncia dos problemas e nunca como elementos para punio. Habilidades de um auditor O bom andamento da visita depende, em grande parte, da habilidade do auditor. Esta habilidade pode ser desenvolvida atravs de autodisciplina. Os auditores devem ter uma mentalidade aberta e madura, julgamentos dignos de confiana, capacidade analtica e tenacidade; devem ter habilidade para perceber situaes de maneira realista, compreender operaes complexas sob uma perspectiva mais ampla, bem como o papel das unidades individuais dentro da organizao como um todo. O auditor deve estar apto a aplicar estes atributos para: ser pontual nas auditorias; obter e avaliar a evidncia objetiva de maneira imparcial; manter-se fiel ao objetivo da avaliao, sem temor ou favorecimento, evitando discusses subjetivas com o avaliado; lembrar sempre que evidncia objetiva uma constatao da veracidade de uma informao com base em fatos; tratar o pessoal envolvido de maneira que permita a atingir melhor os objetivos da auditoria, evitando uma postura "inquisidora" que cause constrangimento aos auditados; executar o processo de auditoria evitando desvios decorrentes de distraes, comentrios sobre sua organizao ou terceiros; empenhar-se em dar total ateno e apoio ao processo de auditoria; reagir efetivamente, em situaes de tenso; chegar a concluses geralmente aceitveis, baseadas nas observaes da auditoria; permanecer fiel a uma concluso, apesar da presso para mudar o que no est baseado na evidncia objetiva; procurar ler, ver e ouvir atentamente tudo; utilizar constantemente as perguntas simples o que?, quando?, quem?, onde?, como? e por qu?; gerenciar o tempo estabelecido para a auditoria; reportar-se com facilidade, sob a forma verbal e escrita;
portar-se de maneira tica e corts, durante e aps a auditoria; praticar a diplomacia, o bom senso de julgamento, o poder de anlise, a honestidade e a disciplina alm de demonstrar interesse e mente aberta para compreender o que est sendo auditado.
Perfil do auditor Duplo Ter o conhecimento sobre o compromisso Programa 5S associado ao conhecimento no assunto que ser auditado. Atualizao Ter motivao para atualizao permanente, face a rapidez das mudanas. Capacidade Dispor da dinmica necessria a de conduo do grupo na execuo coordenao da auditoria bem como caractersticas de liderana. Organizao Ter disciplina na coleta de informao, registrando seletivamente os aspectos observados. Objetividade Ser atento, concentrado e observador. Capacidade Falada: ser sempre claro e usar de linguagem simples. Procurar comunicao fazer-se entender; Escrita: buscar constantemente relatos simples e objetivos. Capacidade Saber separar o trivial do de anlise importante. Julgar os problemas com discernimento. Pacincia Saber ouvir e esclarecer dvidas sempre que necessrio. Sutileza Evitar atitudes bruscas e no amistosas. Compreender as reaes das pessoas. Persistncia Dar-se por satisfeito somente aps a constatao da evidncia objetiva. Flexibilidade Saber retroceder, reconhecer seus prprios erros. Motivao Acreditar na importncia do trabalho de auditoria, engajando-se efetivamente. Humildade Observar o aspecto que sempre h algo a aprender, e que os auditados so pessoas que trabalham no dia a dia das atividades que esto sendo auditadas. Pontualidade Cumprir os horrios e prazos planejados.
Responsabilidades dos auditores Os auditores devem estar livres de influncias que possam afetar a sua objetividade e, como tal, devem: cumprir os requisitos aplicveis da auditoria; comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria, caso o auditado necessite; planejar e realizar as atribuies sob sua responsabilidade, efetiva e eficientemente; documentar as observaes; relatar os resultados da auditoria; manter-se dentro do escopo da auditoria; evitar extrapolar os critrios de auditoria; ser objetivo; coletar e analisar evidncias relevantes e suficientes para permitir a formulao de concluses relativas aos requisitos; atuar de forma tica durante toda a auditoria. Responsabilidades do auditor-lder O auditor-lder o responsvel final por todas as fases da auditoria. Deve ter capacidade gerencial e deve-lhe ser conferida a autoridade para tomar as decises finais relativas conduo e a quaisquer observaes da auditoria. So suas responsabilidades: buscar o consenso na auditoria, conforme diretrizes do consenso; apresentar as concluses da auditoria ao auditado; dirimir possveis dvidas finais em relao pontuao dos auditados; executar suas atividades em tempo hbil; relatar ao Comit de Avaliao qualquer obstculo importante encontrado durante a execuo da auditoria.
Etapas de uma auditoria importante ressaltar que s possvel conduzir uma auditoria com sucesso praticando o giro do PDCA, cujas etapas so:
Conduta da auditoria: apresentao dos objetivos da auditoria e acordo do melhor roteiro para verificao em campo. Dar conhecimento aos auditados das normas e padres a serem utilizados na conduo da auditoria. Relatrio da auditoria. Reunio de encerramento.
O auditor deve adotar uma abordagem positiva, profissional e construtiva. Ciente disso, o auditor tambm dever tentar obter uma abordagem cooperativa, aberta e honesta do auditado. Para atingir tais objetivos o auditor dever: Planejamento da auditoria P Antes de iniciar a auditoria, deve ser estabelecido: A dupla de auditores. O local a ser auditado. O dia, data e horrios. Quem ser o lder da equipe. Qual o papel de cada um. Que documentao necessria. Quem o responsvel pela rea auditada. Como ser conduzida a auditoria. Sempre conversar com as pessoas que realizam as tarefas. Explicar o objetivo da auditoria. Agir com tranquilidade, cortesia e demonstrar firmeza. No ser condescendente e nem agir com ares de superioridade. Falar de forma clara.
Avaliao da auditoria C Ao final de qualquer auditagem, o lder do grupo de auditoria deve se reunir com o grupo auditor e avaliar o planejamento e a conduo da auditoria, sobre todos os aspectos. importante buscar tambm a avaliao dos auditados. Isto contribui para o aperfeioamento do processo de auditoria e ajuda a estreitar as relaes entre auditor e auditado. Aes corretivas A Como em qualquer outro processo, as falhas, desvios e dificuldades observados durante a auditoria devem ser sempre analisados de tal forma que aes possam ser tomadas, procurando eliminar esse problema nas auditorias seguintes. Controlando a auditoria O auditor deve controlar a auditoria. Ele no pode/deve: Desviar-se do seu objetivo. Ser conduzido ou mal conduzido. Deixar o auditado impor o ritmo da auditoria. Fazer suposies.
ser
Realizao da auditoria D As auditorias sero cruzadas entre as Subprefeituras, Secretaria de Coordenao das Subprefeituras, Superintendncia das Usinas de Asfalto e Superviso de Abastecimento. Os prdios so divididos em reas loteadas que sero auditadas por uma dupla de auditores e acompanhadas pelo gestor. A realizao da seguintes aes: auditoria precedida pelas
Reunio inicial para apresentao dos auditores e auditados, entre si. Apresentao dos documentos: auto-auditoria, planilha do carto vermelho, tabela das reas loteadas, mapa de fronteira e auditoria anterior.
Ele
deve: Estar preparado. Ser pontual. Insistir para que as pessoas questionadas respondam por si prprias. Falar o mnimo possvel. Evitar mal-entendidos. Fazer perguntas de forma clara e concisa. Ser calmo e polido. Dar os cumprimentos.
Descrio de no conformidade Uma descrio breve contendo: Viso geral da constatao. Descrio de no-conformidade. Exemplo de evidncia objetiva. Resumo de requisito.
Observaes ou comentrios Alguns fatos identificados durante a auditoria podem tambm tomar a forma de Observaes ou Comentrios. Em muitas situaes, as Observaes so aspectos que adicionam valor na auditoria. Estes so pontos nos quais o auditor deseja realizar algum comentrio, porm no so relatados como no-conformidade. As observaes podem incluir: Boas prticas que podem beneficiar outras reas da empresa. reas de preocupao que no so srias o suficiente para emisso de uma noconformidade. Deficincia nas quais o auditor julga que a organizao deve receber o benefcio da dvida. Sugestes para ao.
O auditor deve estar preparado e consciente para uma srie de circunstncias que podem ocorrer ao longo de uma auditoria. Por exemplo: Agressividade por parte do auditado. Timidez do auditado. Pessoal faltante. Documentos faltantes. Amostragem previamente selecionada (sempre escolha sua prpria amostragem). Casos especiais. Chantagem emocional.
Quando confrontado com estes tipos de situao, o auditor deve atuar com firmeza, justia e profissionalismo, sempre levando em considerao os objetivos e o propsito da auditoria de campo. Lista de verificao A auditoria ser realizada baseada na Lista de Verificao genrica (questionrio nico e abrangente) contendo a quantidade de questes, baseadas no Como Praticar informado no folder distribudo nos treinamentos da fora de trabalho (vide Guia prtico do 5S fls 10 e 11) As questes devem ser aplicadas em toda a rea loteada: nos equipamentos, instalaes, mveis, arquivos, etc. No conformidade Uma no conformidade considerada como: Uma deficincia. Uma constatao. pode tambm ser
As observaes fornecem um mecanismo mais flexvel para se relatar aspectos/itens importantes detectados na auditoria. Elas podem fazer a diferena entre um processo de auditoria positivo e negativo. Os comentrios sobre as prticas do programa 5S e padres de trabalho devem apresentar uma breve explicao sobre a razo de ter sido considerado Ponto Forte (adequao aos requisitos, exemplaridade e/ou disseminao) ou Oportunidade para Melhoria (lacunas como prtica inadequada ou ausente, confusa ou pouco disseminada).
A norma ISSO 8402 define uma no conformidade como sendo: No-atendimento de um requisito especificado.
Conhecendo a rea a ser auditada O auditor deve conhecer a rea a ser auditada. Caso no conhea, procure orientao com o gestor. Algumas questes tpicas devem ser respondidas: Qual o propsito, objetivo e funo da rea? Qual a estrutura organizacional da rea? Quais so os produtos e servios da rea? Quais so as suas entradas e sadas? Qual o fluxo de materiais e informaes da rea? Como ela est organizada em termos de lay-out?
O que consenso? Consenso encontrar uma proposta aceitvel o bastante para que todos os membros do grupo possam apoi-la, para que nenhum membro se oponha a ela. Isso significa que consenso diferente da unanimidade. Consenso tampouco votao ou clculo de mdia; ao final desses processos sempre restaro vencidos e vencedores, e, pelos vencidos, no costuma haver apoio proposta resultante. A caracterstica de uma deciso por consenso que todos os membros do grupo podero conviver com ela. Para chegar ao consenso sobre uma pontuao, fundamental que o avaliador-lder exera mais liderana que comando, ou seja, preciso que ele faa todos os envolvidos participarem, usando tcnicas de comunicao eficazes, tais como: ouvir atentamente, resolver conflitos, facilitar discusses, etc... Um ponto chave para a obteno do comparar as evidncias objetivas dando suporte a cada uma das conflitantes e esclarecer quais apresentam maior consistncia. consenso que esto avaliaes evidncias
Responsabilidades do gestor Aes Atuar como praticante 5S. Diagnosticar, apontar e propor aes corretivas e/ou preventivas para solucionar as no conformidades apontadas, porm ele no o nico responsvel em solucion-las. Controlar os materiais descartados (disponibilizados para a rea de descarte). Obs: no de responsabilidade do gestor seguir com a documentao "formal" destes materiais (laudo, baixa, etc), a menos que o mesmo for designado para esta funo. Realizar a autoauditoria Como Mantendo a prtica contnua dos conceitos 5S. Atravs da Planilha do Carto Vermelho. As solues devem ser propostas juntamente com o Supervisor e demais servidores responsveis/interessados da rea loteada. Atravs da Planilha de Materiais Descartados.
Ao dirigir o foco da discusso para a consistncia de evidncias, desvia-se das posies pessoais, tornando possvel minimizar a resistncia adoo do consenso.
Com o auditor
Diretrizes para o consenso A sistemtica de avaliao depende especialmente da pontuao que ser consensada entre os avaliadores. muito importante que se tenha bem claro o significado do termo consenso.
Problemas comportamentais nas auditorias Problema Associao da auditoria sindicncia Deteco Auditados, tendo em vista o desconhecimento dos objetivos passam a procurar responsveis pelas no conformidades visando eventual punio. Auditados, tendo em vista o desconhecimento dos objetivos, ficam descontrolados emocionalmente temendo conseqncias, deixando de fornecer informaes confiveis. Soluo Esclarecer amplamente na reunio de abertura em em todas as outras oportunidade necessrias, os objetivos da auditoria.
Apatia
Busca de responsveis
Pnico
Reverso da auditoria
Evitar a presena de grupos numerosos durante as entrevistas do pessoal executante, face a possiblidade de intimidao do entrevistado (este tipo de problema mais comum em nveis hierrquicos inferiores, principalmente quando a alta administrao da organizao estiver presente). Auditados, por Repassar os motivos objetivos da diversos, passam auditoria, a questionar os informar que auditores. eventuais dvidas podero ser analisadas posteriormente e redirecionar os trabalhos visando o prosseguimento da auditoria.
Busca de justificativa
Procurar conscientizar os auditados da importncia do trabalho a ser realizado e da dependncia de todos para o sucesso global. Auditados Apontar passam a buscar claramente a outros falha do responsveis sistema, para as falhas atravs da detectadas que anlise esto sob sua detalhada do responsabilidade. problema e no procurar definir responsveis. Auditados Enfatizar que passam a ter um para o atitude cumprimento excessivamente total do explicativa, para programa as no necessrio conformidades ater-se detectadas, somente s procurando perguntas que desculpas para esto sendo cada uma delas. formuladas e que posteriormente as causas das no conformidades devero ser discutidas pelos auditados. Salientar que no est procurando culpados nem justificativas.
Antagonismo interno
Auditados, aproveitando a oportunidade da auditoria, passam a questionar a sua prpria organizao atacando posies quanto a prioridades e mtodos assumidos por pessoas da organizao.
Falta de objetividade
Separar criteriosamente dos reais objetivos da mensagem, as aspiraes pessoais visando uma anlise imparcial, ponderando as informaes colhidas e evitando assim uma polarizao da discusso. Em alguns casos, este tipo de discusso pode propiciar benefcios para a organizao, porm deve ser preservado o cumprimento dos objetivos da auditoria deixando a polmica para o mbito interno da organizao. Auditados, Enfatizar que intencionalmente para o ou no, cumprimento procuram total do neutralizar a programa, seqncia da necessrio avaliao ater-se atravs de um somente as posicionamento perguntas que prolixo. esto sendo formuladas. Caso haja persistncia no comportamento do auditado, assumir posies mais firmes.
Falta de motivao
Auditados, por no apresentarem o perfil compatvel funo que exercem ou por no se engajarem no programa, passam a boicotar, ridicularizar ou questionar os objetivos da avaliao.
Falta de motivao
Auditados, por no apresentarem o perfil compatvel funo que exercem ou por no se engajarem no programa, passam a boicotar, ridicularizar ou questionar os objetivos da avaliao.
Procurar, em primeira instncia, conscientizar os auditados atravs de exemplos de fatos inconstestveis que demonstrem sua colocao imprpria. Permanecendo a situao, prosseguir a auditoria desconsiderando a atitude do auditado, sem entrar em polmicas. Procurar, em primeira instncia, conscientizar os auditados atravs de exemplos de fatos inconstestveis que demonstrem sua colocao imprpria. Permanecendo a situao, prosseguir a auditoria desconsiderando a atitude do auditado, sem entrar em polmicas.
Guia Prtico do 5S 1S - Senso de Liberao de reas Seiri S tenha as coisas realmente necessrias Como praticar: desapegar-se das coisas; separar o til do intil; ordenar o til: uso constante, ocasional ou eventual; se no utilizar, descartar: verificar se pode ser utilizado em outro setor; verificar se pode ser reutilizado, reciclado ou transformado; descartar corretamente os resduos perigosos para o meio ambiente; criar a rea de descarte e obedecer as normas internas: baixa dos BPs, transferncia, etc. Coisas desnecessrias se forem removidas no faro falta, ningum sentir.
2S - Senso de Organizao Seiton Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar Como praticar: definir um lugar para cada coisa; organizar tudo: arquivos do computador, papis sobre as mesas, armrios, arquivos, fiaes, quadro de avisos, layout, rea de descarte, etc; identificar utilizando um padro de fcil visualizao: identificao dos setores, armrios, pastas, prateleiras, tomadas, garrafas trmicas, faixa de pedestre, faixa de estacionamento, etc; ter o hbito de guardar os objetos nos devidos lugares aps utiliz-los; eliminar chaves de armrios e gavetas; utilizar controle de materiais e equipamentos; organizar os materiais necessrios nos veculos: ferramentas, documentos, etc; jogar o lixo no recipiente correto; organizar a prpria vida.
iniciar pela sua mesa, armrio, arquivos do 3S - Senso de Higiene e Limpeza Seiso computador, caixa de ferramentas, etc observar todos os locais, no deixe O desafio no sujar para no precisar escapar nada: objetos, mquinas, limpar ferramentas, mveis, papis desatualizados e sem utilizao; Como praticar: mexer em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princpio, reduzir o mximo cuidar do asseio pessoal; possvel; fazer uma faxina geral, limpando pisos, desfazer-se das velhas verses de paredes, armrios, mesas, arquivos, manuais, procedimentos e catlogos; mquinas, equipamentos, portas, janelas, retirar todos os papis, cartazes, etc, veculos, etc; pregados nas paredes; limpar os equipamentos aps o uso; utilizar o carto vermelho; evitar sujar o local desnecessariamente, imprimir o mnimo necessrio, utilizando desenvolvendo hbitos de limpeza: lixo na os dois lados do papel; lixeira, mesas limpas, mquinas cobertas, evitar o desperdcio de gua e luz; etc; ter bom senso no que diz respeito a minimizar a gerao de lixo: ter o mnimo objetos particulares; de lixeiras necessrias nos setores, na ter nos veculos somente o necessrio; impresso utilizar os dois lados do papel, eliminar ressentimentos; utilizar canecas para beber gua, etc; doar um pouco do seu tempo a trabalhos dar destino adequado ao lixo, quando voluntrios. houver; identificar as causas razes dos danos e os mveis e instalaes devem estar em propor aes para elimin-las bom estado de conservao: sem pregos, definitivamente; trincas, manchas, etc; no deixar gua parada nos ambientes manter os veculos em bom estado de internos e externos; conservao: ferrugem, corroso e tudo funcionando: buzina, faris, lanternas, no sujar ambientes pblicos: ruas, muros, rvores, etc; luzes de freio e r, setas, pisca alerta, pra-brisa, etc;
Programa 5S - Secretaria de Coordenao das Subprefeituras
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ser transparente: livre-se de do dio, 5S - Senso da Disciplina Shitsuke inveja, cime, orgulho; falar com as pessoas e no das pessoas. Manter e praticar de forma correta e contnua tudo aquilo que est determinado 4S - Senso da Sade Seiketsu A sade a ponte que liga todos os sensos ao da disciplina Como praticar: Como praticar: tornar a prtica dos "S" anteriores uma rotina a ser cumprida disciplinadamente, com pacincia e perseverana; compartilhar objetivos e resultados; divulgar regularmente conceitos e informaes; ensinar com o exemplo; cumprir as normas internas da organizao: utilizao do crach, uniforme, etc; participar efetivamente dos treinamentos.
praticar diariamente os trs primeiros S; se necessrio, adotar uma rotina para manter os S anteriores: 30 min ao dia, escalas, etc; ter condies de trabalho seguras: iluminao, ventilao, ergometria dos mveis, etc; manter condies seguras nos veculos: pneus, placas legveis, extintor, tringulo, Os dez mandamentos do 5S chave de roda, macaco e pneu estepe; ter um ambiente harmonioso, adotando 1. Ficarei com o estritamente necessrio. alguns padres visuais: plano de fundo da 2. Definirei um lugar para cada coisa. tela do micro, calendrios, mural, quadro 3. Manterei cada coisa no seu lugar. de avisos, quadro onde estou, extintores, 4. Manterei tudo limpo e em condies de quadros de fora e telefone, etc; uso. cumprir horrios e prazos; 5. Combaterei as causas de sujeira. adotar hbitos saudveis: 6. Identificarei toda situao de risco. cuide da alimentao: abuse das frutas 7. Trabalharei com segurana. e legumes, evite gordura 8. Cumprirei todas as normas e padres faa exerccios regularmente, ou pelo estabelecidos. menos uma caminhada 9. Procurarei formas de melhorar meu faa exames mdicos peridicos ambiente de trabalho e aumentar a minha leia qualidade de vida. reserve tempo para o lazer 10. Honrarei todos os compromissos. no seja inflexvel cuide da auto-estima seja educado sempre, at mesmo em uma discusso 5S e voc: muito alm das aparncias ... tenha interesse sincero pelo outro respeito fundamental para conviver A prtica do 5S deixa o ambiente limpo e faa amizades e saiba mant-las organizado, mas no apenas isto. escolha seu par com o corao, mas tambm com a razo O mais importante o que acontece dentro trate os idosos com carinho, uma dia de voc medida que vai praticando e voc tambm ser um deles aprofundando os conceitos. A prtica do 5S um caminho para o crescimento do Ser Humano.
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Concluso
A auditoria uma ferramenta de extrema importncia na implantao e manuteno do Programa 5S, influenciando a retroalimentao das informaes que permitem o aperfeioamento das atividades gerenciais e operacionais. Auditores e auditados sempre ganham com a auditoria, desde que haja disposio em ambos, no sentido da melhoria permanente da qualidade dos produtos e servios. No entanto, a atividade exige que os auditores tenham um perfil adequado para o desenvolvimento da atividade, envolvendo a capacitao tcnica e aspectos comportamentais bsicos. Os problemas comportamentais so obstculos comuns nas auditorias (de sistema, de processos e de produtos) e interferem efetivamente no resultado. Os auditores devem sempre ter em mente que existem tcnicas para superao destes problemas quando os mesmos se apresentam nos auditados, e que o sucesso da auditoria depende consideravelmente do comportamento adequado do auditor.
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Elaborao
Elona Esteves Lima Santos Janana Carnivali Garcia
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