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CENTRO UNIVERSITÁRIO DO NORTE Laureate International Universities CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

CAROLINA JEAN PINHEIRO

SISTEMA DE COMUNICAÇÃO VIRTUAL

UMA FERRAMENTA ESTRATÉGICA PARA GESTÃO DE PESSOAS

MANAUS

2008

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CAROLINA JEAN PINHEIRO

SISTEMA DE COMUNICAÇÃO VIRTUAL

UMA FERRAMENTA ESTRATÉGICA PARA GESTÃO DE PESSOAS

Projeto de Intervenção apresentado ao Prof. Wenderson Pinto Farias como um dos pré- requisitos para obtenção da nota parcial do 2° bimestre da disciplina Comunicação Empresarial do curso de Administração com habilitação em Comércio Exterior do Centro Universitário do Norte.

MANAUS

2008

SUMÁRIO

SUMÁRIO APRESENTAÇÃO 3 JUSTIFICATIVA 4 1 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA 4 2 OBJETIVOS 4 2.1

APRESENTAÇÃO

3

JUSTIFICATIVA

4

1 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA

4

2 OBJETIVOS

4

2.1 OBJETIVO GERAL

4

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

4

3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

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4 METODOLOGIA

7

5 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

7

6 PROPOSTA DE SOLUÇÃO

7

7 CRONOGRAMA

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REFERÊNCIAS

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APRESENTAÇÃO

Esta dissertação tem como objetivo apresentar uma proposta de criação de um sistema de comunicação virtual para a gestão de pessoas, que possa ser compatível como o sistema business partner & back office de uma empresa privada do setor de eletrodomésticos, sendo viável economicamente e produtivamente. Sendo assim, são discorridas conceituações acerca da comunicação empresarial, dos ruídos existentes na comunicação, do sistema de comunicação para recursos humanos e qual modelo de sistema de comunicação virtual que é compatível com as necessidades e propósitos da organização estudada.

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JUSTIFICATIVA

A nova configuração da gestão de pessoas busca manter comunicação direta

e negociação permanente com seus clientes (Mahoney e Deckop apud Fischer,

2002). Desta forma, o sistema de comunicação virtual para a área de Recursos

Humanos, baseado nos princípios de e-RH, auxilia o fluxo de informações em tempo

real, reduz custos, diminui a quantidade de atividades dos profissionais de recursos

humanos em função do atendimento, principalmente, ao cliente interno e aumenta o

grau de satisfação do público em relação às atividades do setor.

1 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA

Como implantar um sistema de comunicação virtual entre business partner e

back office no setor de Recursos Humanos de uma empresa privada.

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GERAL

Implantar um sistema de comunicação virtual entre business partner e back office no setor de Recursos Humanos de uma empresa privada.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Criar um sistema de comunicação virtual, baseado nos princípios e-RH;

Elaborar um programa de treinamento voltado para o novo sistema de divisão

de Recursos Humanos, dando enfoque à ferramenta virtual;

Salientar a importância da coleta e repasse de dados entre os agentes de

Recursos Humanos através da implantação de um Book Comunicação & Tarefa;

Utilizar ferramentas tecnológicas disponíveis para criar um fluxo de

mensagens em tempo real somente entre agentes do setor de recursos humanos;

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3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

A comunicação empresarial, segundo Kunsch (apud FERREIRA, 2003, p. 14) é toda atividade de comunicação realizada pelas organizações em geral e se apresenta como um diferencial mercadológico. Poucas áreas da comunicação conheceram tão grande crescimento quanto à comunicação das empresas e organizações, conservando ainda um grande potencial de pesquisa. (SCHWEBJG apud ANGELONI & FERNANDES, 2002). Atualmente, o conhecimento das ferramentas de comunicação como elementos estratégicos torna-se uma premissa para que se tenha um melhor aproveitamento de toda a estrutura organizacional. Contudo, o aproveitamento de toda estrutura organizacional só pode ser classificado como satisfatório, caso não exista ruído, pois é um fator que gera incompreensão da mensagem. Ferreira (2003, p. 37) afirma que o ruído pode ser de natureza:

Mecânica – quando os aparelhos, instrumentos, tecnologias utilizadas de maneira incorreta causando falha mediante falha técnica;

Fisiológica – se referem a problemas genéticos como surdez e gagueira;

Semântica – quando a mensagem é elaborada com vocabulário de difícil

compreensão para a quem é destinada, gerando incompreensão ou interpretação diferente da desejada;

Psicológica – quando o ruído fere os valores do destinatário. E a empresa deve sempre estar atenta aos ruídos pois podem causar grandes desgastes e os seus reflexos podem atingir toda a organização. Assim como a comunicação empresarial, a área de recursos humanos passou por grandes transformações que deram origem a uma nova configuração de funções, exigindo que ela se torne um parceiro estratégico. Sendo assim, foi desenvolvido um modelo para toda as organizações buscando eficiência e rapidez dos processos, um sistema que coloca o psicólogo organizacional como consultor, denominando-o business partner (BP) e os demais agentes da área que fornecem dados precisos e ordenados como back office (BO), ou suporte. (COSTA, 2002, p.

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Porém, dada a prematuridade do sistema e a falta de treinamento adequado, muitos profissionais de recursos humanos não conseguiram atingir satisfatoriamente

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a proposta inicial do sistema, originando uma quantidade acima do aceitável de informações erradas, distorcidas e imprecisas, configurados como ruídos, diante de um novo processo de comunicação empresarial interna.

A exemplo de uma grande empresa privada no setor de eletrodomésticos,

onde o novo sistema gerou um baixo grau de aceitação por parte dos funcionários,

por causa dos inúmeros problemas causados pela falta de um sistema que

integrasse as informações e pudesse fornecê-las em tempo real de maneira precisa, bem como o gerenciamento por parte dos agentes de recursos humanos. O sistema BP/BO enfatiza que as informações devem ser extremamente valorizadas, pois o sucesso departamental depende da precisão das informações fornecidas. Portanto, a qualidade da comunicação interna, nesse caso, depende fundamentalmente de um sistema de comunicação que possa atender a uma alta quantidade de informações veiculadas diariamente e que reduza a quantidade das atividades da área de recursos humanos, propiciando dados certos no tempo certo.

É então que surge, como ferramenta estratégica, a aplicação da tecnologia

aliada à comunicação interna para promover as atividades do sistema BP/BO. Toda a transformação sofrida pela área de recursos humanos e comunicação empresarial impulsionada pelo avanço tecnológico, dá origem a uma nova concepção de

recursos humanos o e-RH, que significa um setor de RH virtual usando sistemas de mídia eletrônica e redes de telecomunicação para o desenvolvimento das atividades departamentais (COSTA, 2002, p. 17). A partir dessa tendência, a aplicabilidade de um sistema virtual varia conforme a necessidade de cada organização, envolvendo uma multiplicidade de sistemas, banco de dados, e aplicações relacionadas à tecnologia web. (WATSON WAYTT apud COSTA, 2002, p. 18).

A empresa de consultoria Watson Waytt realizou uma pesquisa como 343

empresas norte-americanas, sobre o tema RH virtual, descobriu que a maioria das ações de estratégia tecnológica são voltadas para recrutamento (70%) e comunicação (57%). (COSTA, 2002, p. 20). Sendo assim, a empresa de eletrodomésticos pode utilizar uma forma de e- RH, sendo uma ferramenta de estratégia tecnológica sobre a comunicação interna.

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4 METODOLOGIA

Adotando um enfoque exploratório e descritivo, a pesquisa foi realizada a partir da observação direta e pesquisa de campo, por meio de entrevistas.

5 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

A empresa é privada e faz parte do grupo líder mundial em linha branca,

sendo a fabricante de duas, das três marcas mais respeitada em todo o Brasil, no setor de eletrodomésticos. A unidade de eletrodomésticos conta com três fabris: uma em Manaus, uma

em Joinville e outra em Rio Claro, sete escritórios administrativos e três centros de distribuição.

A unidade fabril que foi utilizada para observação e implantação do projeto de

intervenção está localizada na cidade de Manaus e é responsável pela fabricação total de condicionadores de ar e fornos-microondas, contando com uma área construída equivalente a 28.661 m².

A produção mensal da empresa é de 144.000 mil produtos e para manter a

linha de produção e a área administrativa são necessários em média 811 colaboradores e 20 estagiários, além de empresas terceirizadas. As marcas fabricadas pela fábrica acumulam mais de 20 prêmios, sendo uma das mais reconhecidas do Brasil, principalmente em proficiência energética. Demonstrando a paixão por construir eletrodomésticos que atendam aos seus clientes a missão empresa é “apaixonadamente, criando consumidores leais por toda a vida”. E sua missão é “em todos os lares, em todos os lugares, com orgulho, paixão e desempenho”.

6 PROPOSTA DE SOLUÇÃO

Ante a necessidade da formulação de meios que consigam atender a uma grande demanda de informações, o sistema de comunicação virtual será realizado como um link de acesso rápido (quickplace) na intranet da empresa, desta forma atenderá aos clientes internos e alguns stakeholders que, conforme participação empresarial, podem ter acesso. O quickplace dará acesso a treinamentos on-line, linha de comunicação direta, fornecida pela tecnologia de telecomunicações, denominada “Fale com o RH”, boletins informativos, acesso aos status dos

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benefícios oferecidos pela empresa, como assistência média e odontológica, sugestões ao time de recursos humanos, entre outras opções. Aos colaboradores

que não tem acesso à intranet durante o expediente, serão disponibilizados dentro

da fábrica terminais de acesso.

Ao atendimento externo, bem como a realização de entrevistas on-line, será mantido o link de acesso através da internet, no site institucional da empresa e também será mantida a utilização de videoconferências. Para comunicação entre business partner e back office, que continha a maior

quantidade de ruídos e, conseqüentemente, atrapalhava o fluxo de informações precisas e toda estrutura de atividades do setor, foi criado um quickplace também na intranet, por de meio de um manual explicativo onde todas as informações são disponibilizadas, dentro de um software de banco de dados, denominado “Information Desk”, instalado em todos os computadores dos agentes de recursos humanos, evitando que o BP tenha que entrar em contato com o BO para conseguir determinada informação. As informações de maior sigilo, também são disponibilizadas através do banco de dados, que conta com o sistema de biometria para identificação do usuário, evitando assim que senhas sejam compartilhadas ou utilizadas indevidamente. As informações inseridas pelo back office, antes formatadas em extensão .xls (pasta de trabalho do microsoft excel) serão digitadas diretamente no Information Desk e, simultaneamente, o software fornecerá análises críticas de variação mensal

e gráficos, as informações retiradas do software SAP poderão ser lançadas

diretamente para o Information Desk. Para o BP, o processo será o mesmo. Além disso, para facilitar o cronograma de informações, será realizado um sistema de lembrete configurado conforme cada usuário. Como medida de conscientização, será aplicado um treinamento com todos

os integrantes do setor de recursos humanos, com a ajuda do Book Comunicação &

Tarefa, propiciando aos funcionários maior intimidade com os softwares e salientando a necessidade da troca de informações entre os agentes, por meio da inserção dos dados certos nas datas certas.

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7 CRONOGRAMA

CRONOGRAMA

 

AÇÃO

NOV/08

DEZ/08

JAN/09

FEV/09

MAR/09

Visita à Empresa

         

Entrevistas

         

Elaboração do quickplace de e-RH

         

Alimentação do Banco de Dados

         

Criação do Book Comunicação & Tarefa

         

Treinamento

         

Acompanhamento para feedback

         

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REFERÊNCIAS

COSTA, Tatiana Ribeiro da. e-RH: o impacto da tecnologia para a gestão

competitiva de recursos humanos. São Paulo: USP, 2002.

FERREIRA, Jovanka Mariana de Genova. Administração de Empresas e a

Comunicação Organizacional: uma análise da formação em comunicação para o

futuro administrador. São Paulo: USP, 2003.

FISHER, André L. Um Resgate Conceitual e Histórico dos Modelos de Gestão

de Pessoas. In: As Pessoas nas Organizações. São Paulo: Editora Gente, 2002.

OLIVEIRA, Kelly A. Corrêa de Oliveira; UCHÔA, Antônio G. Figliuolo. Manual do Estágio em Administração. UNINORTE/Laureate. Manaus, 2008.