REGLAMENTO ESPECIAL DEL CUADERNO DE BITCORA EN OBRAS

I Definiciones y Generalidades Artculo 1.- El cuaderno de Bitcora de Obras, es un documento oficial, autorizado por el Director Ejecutivo del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, debidamente encuadernado y foliado, donde el profesional responsable de la construccin y sus especialistas y todas aquellas personas autorizadas, conforme con el artculo 4 de este Reglamento, debern dejar constancia escrita de su actuacin profesional. Artculo 2.- Es obligatorio el uso del Cuaderno de Bitcora de Obras para todos los miembros incorporados del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, que tengan participacin en una construccin. La obligacin indicada es tanto para construcciones de ndole pblica o privada. Artculo 3.- Se entender como Profesional Responsable, a aquel miembro incorporado del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, debidamente facultado que a ttulo personal o en representacin de una Empresa Consultora o Constructora, tenga o haya aceptado la responsabilidad en nombre del propietario, de dirigir o administrar la construccin conforme con el tema del inciso d), artculo 55, del Reglamento Interior General. Artculo 4.- Podrn hacer anotaciones en el Cuaderno de Bitcora, sobre aspectos vinculantes a los procesos constructivos el propietario y sus representantes consultores, siempre y cuando stos sean miembros incorporados del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, funcionarios de Instituciones del Estado, Contralora General de la Repblica, Municipalidades, Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, siempre y cuando todos ellos sean miembros incorporados del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica y que en razn de sus funciones deban dejar observaciones de carcter tcnico nicamente. Artculo 5.- El Cuaderno de Bitcora de Obra, deber ser adquirido en la oficina asignada por el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica por el Profesional Responsable durante el proceso de inscripcin del contrato correspondiente, conforme se establece en los artculos 53 y 54 de la Ley Orgnica. En el momento de iniciar la construccin deber depositar el Cuaderno de Bitcora en un sitio seguro dentro de la construccin, bajo custodia del ingeniero Residente o del Maestro de Obras, de lo cual dejar constancia en la misma bitcora. Cuando el trmite de registro de contrato profesional no sea obligatorio por Ley, de cualquier manera se tendr que contar con el Cuaderno de Bitcora de Obra antes de dar inicio la construccin de acuerdo al procedimiento que se establece en cada caso. En aquellas etapas anteriores al proceso de ejecucin de la construccin (demolicin de obras existentes, movimientos de tierras, nivelacin y de la construccin), cuando no existan edificaciones para depositar el Cuaderno de Bitcora, sta quedar bajo la custodia y responsabilidad del Profesional Responsable. Una vez iniciado el proceso de construccin, sta deber ser depositada en la construccin. Artculo 5-Bis.- Antes de iniciarse cualquier construccin, el profesional responsable deber dejar una razn de apertura en el Cuaderno de Bitcora, indicando expresamente la fecha en que da inicio la obra y dejando constancia de que se han cumplido con todos los requisitos legales para iniciar esa construccin. Esa razn de apertura tambin deber ser firmada por todos aquellos profesionales del C.F.I.A., que hayan sido reportados como profesionales responsables, en las respectivas reas del ejercicio profesional. El incumplimiento de esta obligacin se considerar una violacin de las obligaciones contenidas en el artculo 3 del Cdigo de tica Profesional del C.F.I.A.
(As adicionado por acuerdo N 12 de la Sesin de Junta Directiva General No. 20-05/06-G.E., del 25 de mayo del 2006, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N116 del 16 de junio del 2006)

Artculo 6.- El Cuaderno de Bitcora de Obra tendr un original y tres copias: el original permanecer en la obra y ser obligacin del Profesional Responsable presentarlo en las Oficinas del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica una vez concluida la obra, donde se sellar el ltimo folio usado, quedando bajo custodia del Profesional Responsable durante cinco aos. La primera copia ser para el Profesional Responsable, la que deber guardar en su archivo personal conforme se vaya llenando cada folio y la segunda para el Propietario. La tercera copia ser para la empresa constructora. nicamente en el caso en que la responsabilidad de la obra sea asumida a travs de la direccin tcnica, esta copia permanecer en el Cuaderno de Bitcora conjuntamente con el original. Artculo 7.- El Cuaderno de Bitcora de Obra debe permanecer en el sitio de la construccin, debidamente protegido para evitar su deterioro. Cuando ste sea requerido por funcionarios del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, para los objetos sealados en el artculo 12 de este Reglamento, deber ser presentado. Su inexistencia o no presentacin en el momento que sea requerido, dar lugar a un apercibimiento para que se subsane la falta en un plazo de diez das hbiles, de no corregirse la objecin en el trmino indicado, ser considerado como una violacin a este Reglamento Especial y constituye, por lo tanto, un acto contrario al Cdigo de tica Profesional. La prdida o destruccin del Cuaderno de Bitcora debe ser comunicado de inmediato y por escrito a la Fiscala del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica y proceder conforme con lo establecido en el Artculo 23 de este Reglamento. II De los Fines y Obligaciones Artculo 8.- El uso del Cuaderno de Bitcora tiene los siguientes fines: a) Contar con un documento oficial del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, donde se debe dejar constancia de la actuacin del Profesional Responsable de la construccin de una obra y la de aquellos otros profesionales que estn vinculados con la obra en razn de su funcin o bien en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. b) Contar con un documento en una obra (demolicin de obras existentes, movimientos de tierras, nivelacin y ejecucin de la construccin), en el caso eventual de que se presentare acusacin en su contra por incumplimiento de la Ley Orgnica y sus Reglamentos y disposiciones del Cdigo de tica del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica en particular, y si fuera del caso en asuntos de orden legal o de carcter judicial, ajenos a la intervencin del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica. c) Para tener un mejor control de su uso, la Bitcora de obra podr ser revisada por el Fiscal de cada uno de los Colegios, y por los Fiscales autorizados por el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, en el momento que estimen oportuno. III De las Personas Autorizadas para Anotar Artculo 9.- El Profesional Responsable est obligado a dejar constancia escrita conforme con su mejor criterio, de sus observaciones e incidencia acaecidas durante los procesos constructivos, al menos cada ocho das hbiles o con mayor regularidad segn su criterio profesional. Estas anotaciones deben hacerse en el sitio de la obra y pueden contener eventualmente aclaraciones mediante esquemas, dibujos, grficos o tablas. Las modificaciones, variaciones, ampliaciones o los cambios de carcter arquitectnico, estructural, elctricos o mecnicos, que deban introducirse a los planos y especificaciones, originalmente aprobados por los organismos competentes del Estado, slo podrn consignarlos si profesionalmente se encuentran autorizados para ello y no contraviene alguna disposicin contractual, legal o reglamentaria y el Cdigo de tica Profesional del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica en particular.

Artculo 10.- El propietario o sus representantes siempre y cuando sean miembros incorporados al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, podrn hacer observaciones de carcter general o especfico a los procesos constructivos, segn su mejor criterio. Sin embargo, el representante podr proponer y ordenar las modificaciones, ampliaciones o cambios que deban introducirse a los planos y especificaciones originalmente aprobados, si no contravienen ninguna disposicin legal o reglamentaria y Cdigo de tica Profesional del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos en particular, dejando constancia escrita de ello. En estas circunstancias, para hacer efectiva o llevar a la prctica la accin correspondiente, el Profesional Responsable deber de consignar su aceptacin y responsabilidad consiguientes en el Cuaderno de Bitcora. Cuando hay cambios en obra del diseo arquitectnico, el profesional responsable de la ejecucin, debe consignar la aprobacin por parte del profesional a cargo de la inspeccin arquitectnica o del dueo de la obra e indicar brevemente las razones del cambio (en caso de que los cambios no hayan sido sugeridos o consignados por el mismo Arquitecto Inspector). Artculo 11.- Representantes o funcionarios de la Contralora General de la Repblica, de las Municipalidades o de otros entes pblicos y privados siempre y cuando sean miembros incorporados del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica y estn debidamente autorizados por la misma Institucin para la cual laboran, podrn anotar en el Cuaderno de Bitcora de Obra, las observaciones de carcter general o especfico que se deriven de las funciones propias de su cargo en el cumplimiento de sus deberes. Artculo 12.- Funcionarios de la Fiscala y miembros del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica debidamente acreditados y autorizados al efecto, en funciones propias de su cargo y en estricto acatamiento a disposiciones emanadas de la aplicacin de la Ley Orgnica y de sus Reglamentos, tendrn acceso y debern dejar constancia escrita de su visita y de sus observaciones especificas, en aquellos aspectos vinculantes y relativos al ejercicio profesional y que tengan que ver con la responsabilidad adquirida por el profesional responsable. El profesional est obligado a responder respecto a las observaciones hechas por los representantes del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, en un plazo no mayor de diez das hbiles contados a partir de la fecha de la notificacin realizada en la bitcora o mediante el envo de la nota a la direccin que report el Profesional al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos. Artculo 13.- Slo las personas sealadas en los artculos 9, 10, 11 y 12 de este Reglamento Especial para los fines y propsitos indicados, podrn consignar las observaciones pertinentes a su gestin. El profesional responsable de la Bitcora est en la obligacin de vigilar que solamente las personas indicadas en este artculo utilicen la Bitcora. IV De la Finalizacin del Cuaderno de Bitcora Artculo 14.- A ms tardar treinta das naturales despus de terminada la obra o de practicarse el cierre correspondiente, el Profesional Responsable debe presentar el original del Cuaderno de Bitcora en las Oficinas del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica para el registro de su finalizacin. El Profesional Responsable conservar por un perodo no menor de cinco aos el original del Cuaderno de Bitcora y deber presentarlo al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica cuando sea requerido para ello en un plazo que no debe exceder de diez das hbiles. Cualquier persona legitimada como parte interesada, tendr acceso al estudio del Cuaderno de Bitcora en presencia de un funcionario del Colegio Federado y no se permitir salida salvo disposicin expresa de autoridad competente, que para ello deber hacer la solicitud por escrito del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica. Artculo 15.- Si el Profesional Responsable no presenta el Cuaderno de Bitcora conforme con lo dispuesto en el artculo anterior, no podr inscribir nuevos Contratos, y si fuere del caso estara expuesto a otras medidas disciplinarias que el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica considere procedentes.

En caso de suspenderse la obra, el Profesional Responsable deber custodiar la bitcora e informarlo a la Subdireccin de Fiscala y Tasacin del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica. V De las Anotaciones Artculo 16.- Se da libertad completa al Profesional Responsable para incluir los aspectos que considere de trascendencia en el Cuaderno de Bitcora. No obstante, deber dedicar el tiempo necesario para describir con claridad todas las fases principales del proyecto de construccin a su cargo. El Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, considera esta actividad como un elemento vital en las labores propias de la direccin o inspeccin de la obra y debe cumplirse con gran esmero. Artculo 17.- Las anotaciones en el Cuaderno de Bitcora se debern iniciar con una leyenda que incluya entre otros aspectos 1os siguientes: fecha en que comienza la construccin, nombre y firma de los profesionales que participarn en la obra, indicando, cul de ellos acta como Profesional Responsable, nombre del personal principal encargado de la obra con indicacin de su respectiva posicin, etc. Si durante el proceso de construccin se produjeran cambios en cuanto al personal indicado, tales cambios deben ser consignados en la Bitcora de Obra por el Profesional Responsable. Si el Profesional Responsable cambia, deber anotarse en la Bitcora, e inscribir el nuevo contrato en el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica. El Profesional saliente tanto como el entrante debern consignar el estado de entrega y recepcin de la obra. Artculo 18.- El Profesional Responsable en su primera visita de inspeccin deber de anotar en el Cuaderno de Bitcora, el nmero de permiso de construccin de la Municipalidad. Artculo 19.- Todas las anotaciones en el Cuaderno de Bitcora, debern indicar la fecha en que se hacen, al inicio de las mismas y finalizar cada anotacin con la firma del profesional y nmero de carn. Adems considera obligatorio por parte del Profesional Responsable dejar constancia o descripcin de por lo menos los siguientes aspectos o incidentes si se presentaran: a) Constancia de que se respetaron los retiros municipales y estatales. b) Normas municipales sobre el uso de zonas comunales. c) Descripcin de las clases de suelos encontrados, en relacin con el tipo de la obra (los cimientos, muros, rellenos, presas, pavimentos, etc.). d) Resultados de las pruebas realizadas con los materiales de construccin, procesados o sin procesar, que se utilicen (bloques, maderas, tuberas, acero, agregados, cemento Portland o asfltico, concreto, etc.). La descripcin puede ser omitida, pero en todo caso debe darse las referencias del laboratorio que realiz las pruebas donde obran los resultados para la consulta especfica. e) Descripcin de los mtodos constructivos empleados. f) Modificaciones, variaciones, ampliaciones o cambios que se produzcan en los planos y especificaciones originales conforme se describe en los artculos 9 y 10. Si las modificaciones superan un 10% tanto en el monto tasado o en el rea de construccin aprobada, los planos debern ser presentados nuevamente en las instancias correspondientes del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, para tasar los cambios realizados, adicionales a lo aprobado originalmente. g) Constancia de que se realizaron las pruebas o los sistemas mecnicos (tuberas, equipos, etc.). h) Constancia de la medicin de aislamiento, resistencia a tierra de los sistemas elctricos. Artculo 20.- Las anotaciones del Cuaderno de Bitcora debern concluir con las siguientes indicaciones: a) Fecha de conclusin.

b) Constancia de habrsele entregado al propietario un juego de planos conteniendo todos los cambios efectuados durante la construccin, de tal forma que los mismos reflejen el estado final de la obra. Los costos corrern por cuenta del propietario. c) Deber dar constancia del correcto funcionamiento de todos los equipos y sistemas electromecnicos, que forman parte de la obra. d) rea o caractersticas principales de la construccin y su costo final. e) Que la bitcora tenga un cierre final, que la misma se firme por el dueo aceptando la obra y por l o los profesionales. Artculo 21.- Se establece el Cupn de Registro de la Bitcora de Obra que ser cancelado al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica junto con la inscripcin de los contratos de consultora de la siguiente manera; pagar quince cntimos por cada mil colones del monto del valor tasado. Artculo 22.- El nmero oficial de bitcora ser el mismo del contrato de consultora y del plano constructivo. En caso de requerirse bitcoras adicionales para el mismo proyecto, se numerarn las bitcoras restantes con el mismo nmero de la primera, agregndole: guin uno, guin dos, etc., para obtener una Bitcora adicional bastar la presentacin de la Bitcora llena en la Oficina de Registro de Planos y Contratos de Proyectos de Construccin o bien, en la Subdireccin de Fiscala y Tasacin del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, donde se anotar el nmero de la anterior, cancelando el costo de la misma. VI De la Prdida y Reposicin del Cuaderno de Bitcora Artculo 23.- En caso de extravo de la Bitcora se proceder de la siguiente forma: a) Si antes del inicio de la obra, el Profesional solicitar al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, la sustitucin de la Bitcora previo pago del valor de la bitcora, ms el 50% de lo pagado originalmente por concepto de Cupn de Registro. Adems se pagar la publicacin en La Gaceta. La Bitcora se numerar como copia adicional segn corresponda. b) Si es durante el proceso constructivo, o bien, al final del mismo, el Profesional solicitar al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica la sustitucin, adjuntando fotocopia con su firma, de los folios en su poder. Deber pagar el valor de la bitcora ms el 50% de lo pagado originalmente por concepto del Cupn de Registro y adems pagar tambin la publicacin en La Gaceta. La Bitcora se numerar como copia adicional segn corresponda. La Bitcora ser entregada al profesional en ambos casos en forma inmediata, una vez cumplidos los requisitos anteriormente solicitados.
Aprobado en sesin de Junta Directiva General No.49-88-G.E. del 18 de octubre de 1988 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 221 del 21 de noviembre de 1988. Reformado ntegramente en sesin de Junta Directiva General No. 22-96/97-G.E. del 10 de abril de 1997, y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 171 del 5 de Setiembre de 1997.