5.3 Organizacin y anlisis de datos.

Informes de tabla dinmica

ndice del tema: 1. Creacin de un informe de tabla dinmica 2. Reajuste de un informe de tabla dinmica 3. Ms elementos y aspectos de los informes de tabla dinmica

Las hojas de clculo son un buen medio para almacenar y analizar datos pero, dependiendo de la cantidad y disposicin de la informacin que contengan, no es siempre fcil darse cuenta de sus implicaciones a simple vista. Los informes de tabla dinmica, de forma sencilla y rpida, ordenan las distintas porciones de informacin, permiten cambiarlas de lugar para ver cmo se relacionan entre ellas con objeto de facilitar su anlisis, y proporcionan resmenes de los datos (sumas, promedios, cuentas, etc.) sin necesidad de usar frmulas. Los informes de tabla dinmica son tablas interactivas que combinan, comparan y resumen con rapidez grandes volmenes de datos. Se pueden rotar sus filas y columnas para ver distintos resmenes de los datos y se pueden visualizar los detalles de reas especficas de inters. Conviene usar un informe de tabla dinmica cuando es preciso analizar totales relacionados, especialmente cuando se tiene una gran cantidad de cifras que sumar y se desean comparar varios hechos sobre cada una de estas cifras.
Nota: en lo sucesivo abreviaremos las menciones a "tabla dinmica" con el acrnimo TD y a "informe de tabla dinmica" con la expresin "informe TD".

Como los informes TD son interactivos, se puede modificar fcilmente la vista de los datos para obtener ms detalles o calcular distintos resmenes. En lugar de escribir frmulas ms o menos complejas se dispone de un asistente para crear una tabla interactiva que extraiga, organice y resuma automticamente la informacin para hacer comparaciones, detecte patrones y relaciones, y analice tendencias. En una TD se pueden realizar rpidamente las siguientes operaciones:

Agregar o quitar datos Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas Reorganizar el diseo Ver un subconjunto de datos Mostrar los detalles necesarios

Calcular resmenes

As, podramos decir que las TD agrupan en una sola utilidad la mayor parte de las funciones y posibilidades de las distintas utilidades vistas por separado en los temas anteriores: ordenar, filtrar, agrupar y esquematizar, obtener distintas clases de resmenes, etc.

1. Creacin de un informe de tabla dinmica

Recordemos por un momento lo ilustrado en la seccin 5.2. Subtotales anidados del tema anterior. Sobre nuestro conjunto de datos de ejemplo -referente a nmero de alumnos y grupos de centros en sus distintas etapas, familias y cursos- obtuvimos un resumen de subtotales de alumnos y grupos por centro y etapa. Para ello, previamente, debimos ordenar el conjunto de datos de forma que las distintas filas de datos de un mismo centro quedasen consecutivas. Vamos a reproducir ahora la obtencin de estos resmenes pero utilizando nicamente un informe TD que nos proporcionar, adems, la posibilidad de realizar de forma muy sencilla nuevas operaciones con los datos. Partamos de nuestro conjunto original de datos sin preocuparnos especialmente de su disposicin y ordenacin, ms all de las cuestiones elementales que hemos comentado ms de una vez, relativas a colocar datos de la misma clase en cada columna y de poner ttulos coherentes en el encabezado de cada una:

Para crear un informe TD de este conjunto de datos utilicemos la opcin de men Datos > Informe de tablas y grficos dinmicos:

Esto da paso al Asistente para tablas y grficos dinmicos, que consta de 3 pasos:

En el primer paso se atiende a las siguientes cuestiones: 1. Dnde estn los datos que desea analizar?; por el momento no prestaremos atencin ms que a la opcin "en una Lista o base de datos de MS Office Excel",

ya que los datos que queremos analizar estn en la propia hoja de clculo de la que partimos; y 2. Qu tipo de informe desea crear?; de la misma manera, no prestaremos atencin ms que a la opcin Tabla dinmica. Al pulsar Siguiente el asistente avanza al segundo paso, en el que se especifica Dnde estn los datos que desea usar, es decir, en qu hoja y en qu celdas de la hoja estn los datos. Si al iniciar el asistente ya tenamos seleccionada una celda con datos de una hoja, el asistente es capaz de localizar automticamente el conjunto de datos completo (en definitiva, localiza todas las celdas adyacentes a la seleccionada que no estn vacas o, siendo ms concretos, todas las celdas vecinas a ella con datos hasta que se encuentra una fila o una columna completamente vacas):

Nota: obsrvese que en la hoja de ejemplo estaba seleccionada la celda A1.

Si se desea cambiar el conjunto o rango de datos propuesto por Excel, se puede utilizar el botn Expandir/Contraer dilogo para comenzar a escoger otro rango. Si no es as, se puede hacer clic en Siguiente para avanzar al tercer paso, donde se responde a la pregunta Dnde desea situar el informe de tabla dinmica?:

En principio seleccionaremos Hoja de clculo nueva, de forma que se crear una nueva hoja en el libro actual donde se situar el informe. Si se prescinde por el momento de usar los botones Diseo y Opciones y se hace clic en Finalizar se crea la nueva hoja (vase Hoja1 en la siguiente figura) donde se definen diferentes reas en las que ms tarde se situarn los datos del informe:

Como se observa, se ha creado una hoja nueva (1) donde se situar el informe, se ha elaborado una lista de campos de TD (2) al detectarse las diferentes categoras de datos existentes a partir de los ttulos de la columnas del conjunto de datos, y se han creado cuatro reas vacas para el informe, donde se situarn los denominados:

Campos de fila y de columna (3,4) Campos de datos (o de valor) (5) Campos de pgina (6)

En las reas de campos de fila y columna se situarn los campos de TD que nos convenga presentar alineados horizontal o verticalmente en el informe, mientras que en los campos de datos (o de valor) se situarn los campos de la TD de los que queremos obtener un resumen, ya sea un total, un promedio, etc. Por ejemplo, un campo de fila puede ser la denominacin del centro, un campo de columna puede ser la etapa y un campo de valor puede ser la suma de alumnos, lo que

nos proporciona un informe tabular sencillo del total de alumnos que hay en cada etapa de cada centro; algo as como:

Etapa (campo de columna) Centro

(campo de fila)

ESO
Suma de n de Alumnos (campo de valor) Suma de n de Alumnos

BAC
Suma de n de Alumnos Suma de n de Alumnos

...
Suma de n de Alumnos Suma de n de Alumnos

Centro 1 Centro 2 ...

...

...

...

Los campos de pgina son similares a los de fila y columna, aunque a la hora de imprimir el informe se podrn separar fcilmente en distintas pginas. Si tenemos centros de distintas provincias un campo de pgina bien podra ser, por ejemplo, la provincia, de forma que los campos de fila, columna y datos quedan referidos a cada provincia en particular:

Provincia
(campo de pgina)

Palencia Etapa (campo de columna) Centro

(campo de fila)

ESO

BAC

...

Centro 1

Centro 2 ...

Suma de n de Suma de Alumnos n de Alumnos (campo de valor) Suma de Suma de n de n de Alumnos Alumnos

Suma de n de Alumnos

Suma de n de Alumnos

...

...

...

Nota: No debe preocuparnos ahora el comprender exactamente qu son y qu significan estos distintos tipos de campo, ya que lo comprenderemos a medida que se vaya definiendo la TD.

Coloquemos como campo de fila, en primer lugar, el CENTRO (recordemos que esta categora hace referencia al cdigo de centro). Para ello no hay ms que hacer clic sobre este campo en la lista de campos y arrastrarlo hasta el rea de campos de fila:

Una vez soltado este campo se obtiene:

es decir, se ha creado una fila por cada cdigo de centro diferente existente en los

datos y, ntese, en la ltima fila se ha aadido un Total general (aunque no sepamos todava para qu cometido tiene). De forma anloga, arrastremos el campo DENOMINACIN al rea de campos de fila:

Como resultado se obtiene:

es decir, tras cada cdigo se aade la denominacin del correspondiente centro y, adems, debajo de la fila de cada centro se aade una de Total. Podemos preguntarnos qu sentido tiene que aparezca una fila de Total para cada centro y una de Total general si no hemos manejado todava hay ningn dato que pueda ser totalizado? El objetivo es dejar preparado el informe apara que, cuando se definan campos de valor, se siten automticamente en estas filas los resmenes necesarios (totales, promedios u otros clculos) de los datos.
Nota: observemos que los campos CENTRO y DENOMINACIN se resaltan en negrita en la lista de campos de la TD cuando han pasado a formar parte del informe.

Repetimos

la

misma

operacin

con

ETAPA:

Nota: si la Lista de campos de TD desaparece en algn momento, no hay ms que hacer clic en una celda de las reas del informe TD para recuperarlo. Si, a pesar de esto, la lista sigue sin aparecer, se puede hacer clic en la celda con el botn secundario, con lo que aparece el men contextual del informe TD:

Haciendo clic en la opcin Mostrar lista de campos la lista aparece de inmediato.

Coloquemos ahora GRUPOS como campo de Valor o campo de Datos, es decir, arrastremos este campo desde la lista de ellos hasta el rea de datos de la TD:

Cuando acabamos de "soltar" este campo en e rea de datos se genera una columna de Total de forma que, para cada centro y para cada etapa que se da en el mismo, se muestra el n total de grupos:

Si nos desplazamos hasta el final de la TD observaremos el Total general, es decir, el total de grupos existentes en el conjunto de datos de origen:

Llegados a este punto fijmonos que, un poco ms atrs, cuando se introdujo ETAPA en el rea de campos de fila, apareci una fila de Total para cada DENOMINACIN (al igual que cuando introdujimos el campo DENOMINACIN apareci para cada CENTRO). Y fijmonos tambin que el total de cada CENTRO debe coincidir, obviamente, con el total de cada DENOMINACIN puesto que la relacin entre cdigo de centro y denominacin es biunvoca. De modo que podemos prescindir absolutamente del campo de Total para DENOMINACIN ya que, al no aportar nada significativo, no hace si no disminuir la legibilidad al informe. Cmo conseguimos retirarlo del informe TD? Sencillamente

haciendo clic con el botn secundario (derecho) del ratn y, en el men contextual que aparece, eligiendo la opcin Ocultar:

de

modo

que

permanecen

nicamente

las

filas

de

Total

de

CENTRO:

Reflexionemos un poco sobre lo realizado hasta el momento. Hemos conseguido, sin utilizar ningn clculo explcito y de forma muy rpida, obtener los totales de los grupos existentes en cada etapa de cada centro, en cada centro, y en el conjunto de todos los centros y, aunque no lo habamos mencionado todava, como resultado colateral, los resultados se visualizan automticamente ordenados por cdigo de centro y por etapa.

Avancemos algo ms. Aadamos el campo ALUMNOS al rea de campos de valor o de datos:

As obtenemos:

De modo que al situar este nuevo campo en el rea de datos de la TD, ante la columna Total se ha introducido una nueva columna denominada Datos en la que, por cada etapa, se presentan dos filas de totales: Cuenta de GRUPOS y Cuenta de ALUMNOS. Es decir, ahora el informe presenta dos tipos de totales: totales de grupos y totales de alumnos. Este ltimo paso nos ha podido dejar algo extraados, preguntndonos: qu significado tiene el ttulo Cuenta de ... en los totales? Y, an ms, por qu razn aparentemente "misteriosa" el total de alumnos es igual al total de grupos cuando esperaramos que el total de alumnos en cada etapa fuese de decenas o centenas? Las respuestas a ambas preguntas estn relacionadas. Cuenta de ... significa que cada total que la TD ha calculado automticamente hace referencia al n de veces que aparece un elemento en el conjunto de datos. As, Cuenta de GRUPOS: 4 en la fila:

significa que en los datos originales aparece 4 veces la etapa BAC del centro JUANA DE PIMENTEL. Y, por ello, tambin Cuenta de ALUMNOS: 4 significa lo mismo. Es decir, que en los datos hay cuatro registros de este centro correspondientes a dicha etapa. As pues, nuestra posible impresin original de que el total mostrado directamente en la TD es una suma de grupos y de alumnos es errnea.

Nota: recordemos del tema anterior que la funcin de anlisis de datos Cuenta da como resultado el n de veces que aparecen datos en un conjunto, no la suma de los mismos. Lo explicado en el prrafo anterior es consecuencia directa de esto.

De acuerdo, pero yo quiero obtener la suma del n de alumnos, ya que es lo que tiene sentido para mi, y no el n de veces que aparece una etapa en cada centro. Cmo lo consigo? Es sencillo: slo tengo que transformar la Cuenta en Suma. Para ello hago clic con el botn secundario sobre Cuenta de ALUMNOS, por ejemplo, en una de las filas -no importa cul-, elijo la opcin Configuracin de campo:

Se abre entonces la ventana Campo de tabla dinmica, donde se puede configurar al detalle un campo de la TD. En particular, en la lista Resumir por: vemos que figura Cuenta; si escojo Suma en su lugar:

--->

obtengo precisamente el total de alumnos que necesito:

Nota: observemos que en el cuadro Resumir por de la ventana Campo de tabla dinmica aparece precisamente la lista de las funciones estudiadas en la seccin 2.2. Funciones de resumen para el anlisis de datos del tema anterior, de modo que ya conocemos lo fundamental de su cometido.

Al convertir el resumen de ALUMNOS desde la funcin Cuenta a la funcin Suma podemos caer en la cuenta de lo siguiente: podra suceder que la Cuenta del campo GRUPOS no d realmente como resultado el total de grupos de la etapa? Si reflexionamos slo un momento llegaremos a la conclusin de que, efectivamente, la Cuenta de

GRUPOS para cada etapa no tiene que coincidir necesariamente con el total de grupos

existentes en la misma, aunque puede que en muchos casos coincida. Lo que s coincidir ser la Suma de GRUPOS. As, actuando como antes, podemos configurar el campo de resumen de GRUPOS como Suma de GRUPOS:

Ntese que precisamente en la etapa BAC del centro Juana de Pimentel se observa ahora que Suma de GRUPOS es 5 mientras que Cuenta de GRUPOS era 4. Esto sucede porque existen 4 filas de datos de BAC para este centro y en una o ms de estas filas el nmero de grupos que figura en la columna GRUPOS es mayor que 1 (de hecho hay una fila donde el n de grupos es 2) -tngase en cuenta que la etapa tiene a su vez varias modalidades y cada modalidad varios cursos-. De modo que, a pesar de la sencillez de uso de la TD, no hay que perder nunca de vista el sentido de los datos y de las operaciones que manejamos. Pero, por otro lado, debemos subrayar la sencillez, la rapidez y la potencia que aporta el informe TD para la organizacin y anlisis de los datos. Con simples operaciones mecnicas de "arrastre" de campos y de eleccin de opciones de men, sumamente intuitivas, conseguimos ordenar los datos y obtener resmenes de distintos tipos sin necesidad de acudir a operaciones de ordenacin propiamente dichas, de filtrado o de introduccin y tratamiento de frmulas matemticas.

2. Reajuste de un informe de tabla dinmica

En la seccin anterior al mismo tiempo que crebamos el informe TD utilizbamos algunas operaciones bsicas de modificacin del informe, como el cambio de la funcin de resumen o la ocultacin de un campo de resumen. Abundaremos en esta seccin en los diferentes tipos de operaciones que podemos realizar para modificar y refinar el informe.

2.1. Modificacin del conjunto de datos de origen de la TD

Imaginemos que al conjunto de datos original se le han aadido ms filas que incorporan datos de nuevos centros o nueva informacin de los centros existentes previamente. De forma natural nos pueden surgir varias cuestiones:

El informe TD "reconoce" e incorpora automticamente los datos aadidos? Si fuera as, actualiza automticamente los resultados visualizados? Pero si no es as, cmo puedo, en primer lugar, modificar el conjunto de datos sobre el que opera la TD que ya tengo elaborada?

Para modificar el conjunto de datos sobre el que opera la TD podemos seleccionar alguna de sus celdas, hacer clic con el botn secundario para desplegar su men contextual y seleccionar la opcin Asistente para tablas dinmicas:

Nota: en este men contextual vemos algunas opciones ms, que trataremos ms adelante.

Se trata del mismo asistente ya utilizado en la seccin anterior. Ahora se inicia directamente en el tercer y ltimo paso, pero haremos clic en el botn Atrs:

para

retroceder

al

segundo

paso:

Si en el campo Rango (de los datos que se desea usar) se especifica uno como A:I o $A:$I, que significa "tomar todas las filas de datos de las columnas comprendidas entre la A y la I" y se hace clic en Finalizar, se incorporan todos los datos nuevos que haya en el rango y se actualiza el informe TD:

Nota: en la imagen de ejemplo usada al crear la TD se vea que el rango de datos manejado inicialmente era: $A1:$292, lo que quera decir que slo se usaban las filas de datos comprendidas entre la 1 y la 292 (ya que no haba ms datos). En el rango $A:$I, al no especificarse filas de inicio y fin, se obtiene una ventaja: cualquier dato que se incorpore ms tarde en filas posteriores a la 292 ya estar intrnsecamente incluido en la TD.

Al emplear este nuevo rango existirn con seguridad filas de datos en blanco, sin datos. Pinsese que la hoja de clculo de MS Excel contiene normalmente 65536 filas y no es ni mucho menos habitual que todas ellas estn en uso. As pues, al actualizarse el informe TD se habrn incluido las nuevas filas en blanco (vase el sombreado en la imagen siguiente):

Observemos que estas filas, en cuyos campos figura el dato (en blanco), no contribuyen a los totales: Suma de GRUPOS y Suma de ALUMNOS permanecen vacos y, por tanto, no alteran la suma, la cuenta, o el clculo que corresponda. Supongamos que ahora aadimos a los datos nuevas filas correspondientes a otro centro, a partir de la fila 292:

Recuperando una de las cuestiones anteriores: el informe TD mostrar incluir sin ms los nuevos datos en los resultados? La respuesta es no. Si acudimos a Hoja 1 veremos que el informe no ha cambiado. Es necesario "ordenar" que el informe se actualice. Para

hacerlo no hay ms que utilizar la opcin Actualizar datos del men de contexto de la TD:

lo

que

obliga

recalcular

los

resultados:

que son consiguientemente mostrados en el informe (vanse las filas sombradas correspondientes al nuevo centro aadido a los datos):

La discusin anterior es tambin vlida cuando se modifica o se borra el contenido de las filas, no slo cuando se aade.

Supongamos ahora que aadimos nuevas columnas al rango de datos. Por ejemplo, supongamos que aadimos una columna de LOCALIDAD:

Cmo conseguir que los datos de esta columna pasen a ser considerados por el informe TD? De manera anloga a como hicimos antes cuando modificamos el rango de filas, acudimos al asistente para tablas dinmicas y retrocedemos hasta su segundo paso:

y en ste escribimos el rango $A:$J en lugar de $A:$I, es decir, le aadimos la columna J.

Nota: en la imagen anterior el texto ALUMN_GRUP! que antecede a $A:$J no es ms que la forma que tiene Excel de referirse a la hoja donde estn los datos: ALUMN_GRUP es el nombre de la hoja.

de

Tras actualizar el informe como antes, mediante la opcin Actualizar datos del men contexto de la TD:

el informe TD ya tiene en cuenta la nueva columna y sta aparece automticamente en la lista de campos de TD. Pero, quiere esto decir que la TD mostrar inmediatamente los nuevos datos de LOCALIDAD? Negativo. Si queremos que se muestren en el informe, debemos aadir este campo al rea de campos de fila:

de modo que se obtiene:

Ntese en la imagen anterior que adems de incluirse la nueva columna, se aaden para cada localidad un par de filas de totales, Suma de GRUPOS y Suma de ALUMNOS, para la localidad. Como estos totales son los mismos que para el centro, podemos prescindir de ellos. Recordemos que ello puede hacerse ocultando estos campos de resumen mediante la opcin Ocultar del men contextual de dichos campos. As pues, por el momento tenemos un informe que muestra, para cada centro, su cdigo, denominacin y localidad y, para cada una de sus etapas, proporciona el n total de grupos y de alumnos:

Igual que hemos aadido el campo de fila LOCALIDAD, podramos retirarlo del informe. Para ello no hay ms que arrastrar en sentido inverso el campo desde su lugar en el rea de filas hasta la lista de campos de TD:

o bien, hacer clic con el botn secundario sobre el campo de fila y usar la opcin Ocultar:

de modo que dejamos la tabla como antes.

2.2. Filtrado del informe TD

Podemos mostrar u ocultar selectivamente y a conveniencia determinados elementos del informe TD? Efectivamente. Veamos algunos casos. Recordemos que antes, al incluir todas las filas de la hoja en el informe TD, aparecan determinadas filas con datos (en blanco):

Cmo podemos evitar que stas se muestren, ya que no aportan nada? Fijmonos que en la cabecera de cada campo existe un botn con punta de flecha . Si se hace clic en l (por ejemplo, en la del campo CENTRO) se despliega la lista completa de valores que toma el campo:

--->

Se puede ocultar en el informe cualquiera de los valores de esta lista desmarcando la casilla asociada. En la figura anterior se ha desmarcado la casilla asociada a (en blanco), de forma que se consigue ocultar todas las referencias a un cdigo de centro que toma el valor (en blanco), es decir, todas las referencias a las filas sin datos:

Nota: obsrvese en la imagen anterior que tras los datos del ltimo cdigo de centro (5009698) figuran ahora los totales generales y no los valores (en blanco).

De manera anloga podemos filtrar los elementos de cualquier otro campo, por ejemplo, el campo de fila ETAPA:

para quedarnos slo con los elementos que convengan (slo BAC y ESO, por ejemplo):

Tras filtrar un campo no se observa en ste ningn signo especial que indique su filtrado (no se aprecia un marcado del ttulo del campo en color azul, como s suceda en el caso de los autofiltros), de modo que es preciso ser consciente de que se ha realizado tal filtrado. A veces es buena idea incluir un comentario de recordatorio. Para ello se puede, por ejemplo, seleccionar el campo filtrado y hacer uso de la opcin de men Insertar > Comentario:

de modo que se abre un cuadro de texto donde se puede escribir y dar formato al comentario:

Para prescindir del filtrado de un campo no hay ms que marcar la casilla de verificacin (Mostrar todo), con lo que reaparecen en la TD todos los elementos de dicho campo:

---> Y de la misma manera que se filtra un campo de fila se puede hacer con un campo de datos, por ejemplo, con la Suma de GRUPOS:

--

> En este caso, al filtrar uno de los campos de datos de forma que quede slo otro, desaparece la columna Datos (situada tras ETAPA en las imgenes anteriores) y aparece el nico campo de datos restante sobre de la fila de ttulos de campos de fila (vase Suma de ALUMNOS encima de CENTRO). de Imaginemos por un momento que en la TD tenemos tres campos de datos. Un campo datos ms que antes, el promedio de las ratios, por ejemplo:

En este caso, al filtrar uno de los campos de datos (uno de los totales) todava se siguen viendo los otros dos en su posicin original:

---

> Ahora ha desaparecido el elemento Suma de GRUPOS de la lista de elementos de Datos:

De forma que no podramos recuperar la Suma de GRUPOS marcando su correspondiente elemento en esta lista. Esto sucede porque Suma de GRUPOS no es realmente un elemento de un campo, sino un campo de datos. As pues, la forma de que vuelva a aparecer sera arrastrarlo desde la lista de campos como hemos visto antes.

2.3. Reorganizacin del informe TD

Aunque hemos mencionado al principio la existencia de los campos de columna, hasta el momento no los hemos utilizado, limitndonos a emplear nicamente campos de fila y de datos. Pasemos ahora algunos de los campos a disposicin de columna. Recuperemos el informe TD en el que tenamos dos campos de datos: Suma de GRUPOS y Suma de ALUMNOS. Si arrastramos el ttulo del campo de datos, Datos, hacia la derecha, hacia la zona de Total:

lo que obtenemos es una disposicin de los totales en formato de columna:

lo que podra resultar ms conveniente para la presentacin de los datos o un posible tratamiento posterior. Hasta aqu no hemos usado todava en realidad campos de columna, sino que hemos dispuesto los totales en forma de columna. A continuacin s convertiremos un campo de fila en campo de columna. Lo haremos con ETAPA. Si arrastramos ETAPA hacia la derecha, hacia Total:

conseguimos que los distintos valores de la ETAPA (BAC, ESO, etc.) se organicen en forma de columna:

Ahora ETAPA est situado en el rea de campos de columna y esta disposicin puede resultar tambin muy conveniente segn el uso que necesitemos de los datos.
Nota: podramos haber conseguido esta misma disposicin directamente cuando creamos la TD si hubisemos arrastrado el campo ETAPA al rea de los campos de columna:

Puesto que con esta disposicin tenemos las filas de total duplicadas, podramos ocultar los totales de centro:

para

obtener

un

informe

TD

bastante

"limpio"

legible:

....

Todava podramos poner los campos de datos en disposicin de columna:

para

obtener

esta

distribucin:

en la que para cada centro se tienen, por un lado las sumas de grupos para cada etapa en un conjunto de columnas y, por otro, la suma de alumnos. O podramos llevar ETAPA a la izquierda de Datos:

para obtener la suma de grupos y de alumnos para cada etapa en disposicin de columna:

Como ya hemos comentado, el utilizar una u otra disposicin del informe TD depender del objetivo que queramos alcanzar al analizar los datos. Por otro lado, si interesase que la lista de centros se presentase segn un orden alfabtico en lugar de por un orden basado en el cdigo de centro, no habra ms que colocar el campo DENOMINACIN a la izquierda de CENTRO:

en cuyo caso obtenemos:

2.4. Ordenacin de los datos en el informe TD

Comentamos poco despus de crear la TD que la informacin aparece automticamente ordenada, aunque no hayamos necesitado configurar esto explcitamente. Recordemos justamente la ilustracin anterior, donde los centros se presentan ordenados alfabticamente de forma ascendente por su denominacin nada ms situar el campo DENOMINACIN en primer lugar. Este orden predeterminado, no obstante, puede ser configurado para cada campo. Reordenemos, como ejemplo, los distintos elementos o valores que toma el campo ETAPA. Utilizamos la opcin Configuracin de campo de su men contextual:

y en la ventana Campo de tabla dinmica hacemos clic en el botn Avanzado:

Probablemente est seleccionada la auto-ordenacin (alfabtica) Ascendente, de modo que las etapas se presentan en el orden BAC-CF-ESO-IP. Pero si ponemos la autoordenacin en modo Manualmente podremos arrastrar los elementos de este campo para ordenarlos a conveniencia; en la siguiente imagen desplazamos ("arrastramos") ESO a la izquierda de BAC:

de forma que obtenemos:

Vase que la ordenacin de los elementos de ETAPA afecta tanto a la columna de grupos como a la de alumnos. De la misma manera se podran ordenar cualesquiera otros elementos del resto de campos.

2.5. Campos de pgina

Aunque ya hemos mencionado previamente este tipo de campos, todava no hemos hecho uso de ellos. Constituyen un poderoso mtodo de organizacin de la informacin en el informe TD. Para introducir este tipo de campos supongamos que queremos organizar el informe TD por turnos de enseanza. As, podramos arrastrar el campo TURNO a la zona de campos de fila:

de modo que resultara:

..........................

Nota: por conveniencia para la representacin de la imagen anterior se ha ordenado el campo TURNO manualmente, arrastrando los elementos N y V por encima de M. En el orden predeterminado, ascendente, la secuencia de turnos sera D-M-N-V en lugar de D-N-V-M. Recordemos: D=distancia, M=matinal, N=nocturno, V=Vespertino.

Pero probemos, en su lugar, a arrastrarlo a la zona de campos de pgina:

En este caso se tiene:

de modo que si hacemos clic en la punta de flecha situado a la derecha de (Todas) se despliega una lista que contiene las distintos valores que puede tomar el turno; a ellos se le aade la opcin (Todas) y (en blanco):

---

> Si se selecciona la opcin (Todas) el informe TD incluye los datos de todos los turnos sin distincin de los mismos. La opcin (en blanco) corresponde a las filas vacas incluidas en el rango de datos, de modo que si se selecciona sta el informe es de esperar que est completamente vaco. Y si se selecciona cualquiera de las otras, por ejemplo, V(espertino) en el informe se presentan slo los datos correspondientes a tal turno:

As pues, un campo de pgina acta como un filtro que limita la informacin que presenta el informe TD a la relacionada con la opcin elegida en la lista desplegable.
Nota: obsrvese en la imagen anterior que slo aparece la ETAPA CF, ya que en los centros que tienen este turno slo se imparten ciclos formativos.

Pero no es sta su nica ventaja ni la ms importante, ya que este filtrado tambin se podra haber conseguido situando TURNO como campo de fila y luego seleccionando el elemento V en la lista que se despliega al hacer clic en :

La mayor ventaja que suponen los campos de fila es la que veremos a continuacin. Para sacar provecho de ella mostremos primero la barra de herramientas Tabla dinmica:

Al hacer uso de esta opcin de men, en el pie de la hoja de clculo se muestra una barra de herramientas que proporciona acceso rpido a muchas de las funciones de TD que ya hemos ido utilizado hasta el momento a base de mens de contexto:

Pero ahora nos fijaremos slo en la opcin de men de esta barra denominada Tabla dinmica. Al hacer clic en ella se despliega un men:

cuya ltima opcin es Mostrar pginas... Al seleccionarla se abre una ventana del mismo nombre que muestra una lista de todos los campos de pgina que hay en el informe TD (slo uno en nuestro informe de ejemplo, TURNO):

Al pulsar Aceptar se crean tantas hojas como elementos o valores toma el campo TURNO -D, M, N, V y (en blanco)- y en cada una de ellas se presenta el informe TD correspondiente a slo los datos de dicho turno. El nombre de cada hoja creada coincide con cada uno de los valores que toma TURNO. Por ejemplo, en la siguiente figura se muestra el correspondiente al turno D:

Y el informe correspondiente a la hoja V sera exactamente el mismo que el mostrado antes. As pues, el uso de campos de pgina es muy til cuando se desea disgregar un informe complejo en informes ms simples segn determinados campos. Estos informes disgregados se pueden presentar o imprimir por separado.

3. Ms elementos y aspectos de los informes TD

3.1. Campos calculados
Supongamos que queremos incluir en el informe TD las ratios promedio que tienen los grupos de un centro en cada etapa. Ya vimos en el Tema 5.1 cmo incluir una columna ms en los datos de origen, titulada RATIO, en cuyas celdas se introduca una simple frmula de divisin: n de alumnos/n de grupos. De la misma forma, para que las ratios figuren en nuestro informe TD podramos ahora aadir una columna como la antedicha en la hoja de clculo donde estn los datos, despus ampliar el rango de datos de origen que maneja la TD para que incluya esta nueva columna y, finalmente, aadir el campo RATIO a la zona de campos de datos.

Sin embargo, existe una solucin mucho ms sencilla que no implica introducir clculos en la hoja de los datos de origen ni ampliar el rango que maneja la TD. Se trata de usar los denominados campos calculados. Estos son campos de una TD que aplican una frmula creada a conveniencia por el usuario para realizar clculos utilizando el contenido de otros campos de la TD. Para crear un campo calculado hay que utilizar, en la barra de herramientas TD, la opcin de men Tabla dinmica > Frmulas > Campo calculado:

que

da

paso

la

ventana

Insertar

campo

calculado:

en cuyo cuadro de texto Frmula se puede escribir una frmula que haga uso de los valores de otros Campos de la TD; estos se pueden ver y seleccionar en la lista

correspondiente situada en la parte inferior. En el cuadro de texto Nombre se puede dar al campo calculado el nombre que convenga que, en el momento en que se pulse Aceptar, pasa a ser un campo ms de la TD. Siguiendo con nuestro ejemplo definamos un nuevo campo denominado RATIO cuya frmula sea = ALUMNOS / GRUPOS (podemos escribir el texto de la frmula directamente o bien seleccionando el nombre de cada campo utilizado en la frmula de la lista Campos y pulsando Insertar campo):

Finalizada la escritura de la frmula debemos hacer clic en el botn Sumar y el nuevo campo calculado, RATIO, queda aadido a la TD:

Nota: el nombre del botn Sumar no implica que se realice una operacin de adicin; su significado es ms bien "aadir" (aadir el campo calculado a la TD).

Al hacer clic en Aceptar el campo RATIO se incluye automticamente en la zona de campos calculados (junto con Suma de GRUPOS y Suma de ALUMNOS):

y el campo calculado aparece adems en la lista de campos de la TD:

Al ser RATIO un campo calculado, slo puede ser situado en la zona de campos de datos, no en las de fila, columna o pgina. Por lo dems, puede ser manejado como cualquier otro campo. Posiblemente una forma ms conveniente de reorganizar la TD una vez introducido este campo calculado, es arrastrar el campo de columna ETAPA antes de Datos, de modo que, para cada etapa, quedan adyacentes el n total de grupos, el n de alumnos y la

correspondiente

ratio,

hacindose

ms

evidente

la

relacin

entre

ellos:

Obsrvese que en el anterior informe TD aparecen valores como #DIV/0!. Qu significado tienen? Este tipo de valores se muestran en una hoja de clculo cuando se produce un error en el clculo de una frmula. En particular, este error significa que ha tenido lugar una divisin por cero. En la imagen anterior resulta bastante claro el origen de este error. En la etapa BAC del centro situado en la fila 12 no hay grupos ni alumnos, de modo que al calcular la TD el campo RATIO se ha producido una divisin por cero.

Para saber ms ... Si deseas conocer los tipos de errores que se pueden presentar en una hoja de clculo, acude a la pgina Buscar y corregir errores en frmulas del sitio Microsoft Office Online y fjate en el apartado Corregir un valor de error, donde se explica el significado y posible origen de los distintos valores posibles de error.

3.2. Opciones de configuracin de la TD

La aparicin del error en el campo calculado del apartado anterior nos dar pie a la personalizacin de las opciones de configuracin de la TD. Al manifestarse tal error podemos formularnos razonablemente la pregunta: es posible ocultar los errores que muestra la TD? Si deseamos presentar electrnicamente este informe, o imprimirlo, puede resultar un poco embarazoso el explicar que contiene

errores, aunque se trate de valores totalmente naturales y no necesariamente originados por un uso equivocado de los datos. Es ms, a veces podra resultar conveniente que se muestren pues son ndice de algn hecho particular que se deriva de los datos de origen y que, de otra forma, podra pasar desapercibido. Pero retomemos nuestra intencin primera de ocultar estos errores. Efectivamente podremos disimularlos acudiendo a las opciones de la TD. stas estn accesibles en el men de contexto de la tabla:

o tambin en la barra de herramientas:

Ambas

proporcionan

acceso

la

ventana

Opciones

de

tabla

dinmica:

Una de las opciones es precisamente Para valores errneos, mostrar:, que permite sustituir el valor del error por el texto que nos convenga, que debemos escribir en el cuadro de texto situado a su derecha:

Si el cuadro se deja en blanco el error desaparece del informe:

De manera anloga a cmo se substituyen los errores, se podran sustituir las celdas vacas del informe con un valor de nuestra eleccin. Esto se puede hacer mediante la opcin Para celdas vacas, mostrar:. En la ventana de opciones aparece tambin el Nombre que Excel asigna automticamente a la TD cuando esta es creada. Puede ser cambiado a voluntad, si bien no tiene mucha importancia salvo cuando se deba distinguir de otras TD y ser usado de alguna manera muy especfica. No abundaremos en ello. No entraremos a describir el resto de las opciones de configuracin. Simplemente apuntaremos que la opcin Actualizar al abrir no est marcada de forma predeterminada. En consecuencia el informe TD no se actualiza cada vez que se abre el libro .xls aunque hayan cambiado los datos de origen. En consecuencia, para actualizar el informe debemos proceder como fue explicado anteriormente. Si la opcin se marca, cada vez que se abre el libro Excel "lee" de nuevo los datos de origen y recalcula el informe TD.

3.3. Ajuste del formato externo del informe

Cuando se crea el informe TD el formato en el que se presenta es un formato bsico, bastante sencillo. Su aspecto puede variarse utilizando la opcin Tablas dinmica > Dar formato al informe... de la barra de herramientas:

sta da acceso a la ventana Autoformato , donde se puede elegir entre un conjunto de formatos predefinidos, denominados Tabla 1, Tabla 2, etc:

Una vez seleccionado uno y pulsado Aceptar, el formato es aplicado al informe:

3.4. Formato de los campos del informe

A pesar de que existan formatos predefinidos pro Excel para el informe TD, en numerosas ocasiones conviene modificar a conveniencia el formato que presentan algunos datos del informe. Por ejemplo, si deseamos resaltar la columna de ratios, podramos seleccionar todas las columnas del campo de total Suma de RATIO y aplicarles color de relleno. Para seleccionar todas estas columnas no hay ms que situar el puntero sobre el borde superior del campo, hasta que aparezca una flechita que apunta hacia la parte inferior, y hacer clic; quedan sombreadas las columnas para indicar que se hallan seleccionadas y en ese momento ya se puede aplicar el color:

con el resultado:

De la forma anloga se podran modificar el tipo de fuente, la alineacin del texto, etc. Por otra parte, el formato numrico de un campo de datos se puede ajustar mediante la opcin de men de contexto Configuracin de campo:

En

la

ventana

Campo

de

la

tabla

dinmica

se

elige

Nmero:

y en la ventana Formato de celdas (que es la misma con la que se aplica formato a cualquier celda de una hoja de clculo) puede especificarse el tipo de categora de n que debe mostrase, por ejemplo un nmero con 1 posicin decimal:

---

> As, los valores de ratio que antes se mostraban en el informe con un n variable de decimales quedan ahora ajustados a un slo decimal.

Tablas Dinmicas y Campos calculados

Descargar el fichero: TDcampocalculado.xlsx

as Tablas Dinmicas han supuesto la revolucin en Hojas de Clculo de los

ltimos aos. Permiten generar informes rpidos y flexibles. Si usted llega a conocer bien su funcionamiento puede cambiar radicalmente la gestin de su departamento o unidad de negocio. En este artculo vamos a crear una Tabla Dinmica partiendo de una base de datos. En la tabla dispondremos de los costes de diferentes departamentos de la empresa para el ao 2010 y la previsin para 2011. Crearemos un campo calculado que nos permita observar el incremento de cada departamento en estos aos. La base de datos de partida es sencilla.

Coste por Proyecto y Departamento

En Excel 2007 vamos al men Insertar y luego Tabla Dinmica. Siguiendo unos sencillos pasos llegamos a crear una tabla dinmica como la que se muestra en la siguiente imagen:

Disponemos de los costes del ao 2010 y la previsin para 2011 por cada uno de los departamentos. Los cuatro proyectos se han establecido como filtro de pgina en la parte superior de la tabla dinmica. Ahora deseamos disponer de una columna ms que nos indique la variacin porcentual experimentada por los costes entre los aos 2010 y 2011. Este objetivo se podra lograr por varios mtodos: 1. Escribiendo en la celda D5 la frmula: =C5/B5-1. Esta frmula nos da el incremento en tanto por uno. Para verlo en porcentaje basta pulsar sobre el icono de porcentaje (%). 2. Establecer la frmula anterior pero vinculando sobre las celdas C5 y B5. En este caso veremos que la frmula utiliza la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS. Esta forma de trabajar tiene la ventaja de que sta funcin apunta a la tabla dinmica y por tanto no perdemos el vnculo dinmico con la base de datos. 3. Crear un campo calculado. Este es el mtodo que utilizaremos en este artculo.

Creacin del campo calculado

En Excel 2007 con el cursor sobre la tabla dinmica veremos arriba una nueva opcin denominada: Herramientas de tabla dinmica Al pulsar sobre ella se abren un nuevo men sobre el que pulsaremos sobre Formulas.

La imagen anterior puede diferir de la que usted pueda ver en pantalla, ya que en Excel 2007 la cinta de opciones muestra diferentes iconos, o los muestra ms o menos resumidos en funcin de la resolucin de su pantalla y del tamao de ventana que utilice. Al pulsar sobre Frmulas elegimos Campo calculado.

Aparece una ventana denominada Insertar campo calculado en el que crearemos la frmula: =2011/2010-1 La frmula se crea introduciendo los campos (columnas) de la tabla dinmica. En este caso calculamos el porcentaje de variacin por la clsica frmula: Valor Final / Valor Inicial -1

Expresin que es igual a la siguiente: (Valor Final Valor Inicial) / Valor Inicial En nuestro caso los costes del ao 2010 son los valores iniciales y las previsiones para 2011 son los valores finales.

Esto genera una nueva columna que denominamos Var.% que recoge la variacin porcentual de los costes entre los aos 2010 y 2011. Inicialmente los valores que nos dan estn en tanto por uno y hemos de ser nosotros los que debemos dar formato a esos valores como Porcentaje de dos decimales.

Los campos calculados son muy tiles al trabajar con tablas dinmicas y tienen la ventaja de que no perdemos el vnculo dinmico con la base de datos.

Grfico Dinmico
Sita el cursor sobre la tabla dinmica y pulsa sobre la opcin que vers arriba denominada Herramientas de tabla dinmica. Luego pulsa sobre el icono que te permite crear un grfico dinmico tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Elegimos el tipo de grfico y de forma instantnea dispondremos de un grfico muy flexible con muchas opciones que podemos modificar.

Ejercicio propuesto
En la Hoja3 disponemos de una base de datos con 200 registros con los siguientes campos: Fecha, Artculo, Facturacin y Unidades. Nuestro objetivo es crear una tabla dinmica agrupada por meses y trimestres en la que introducimos un campo calculado que nos proporcione el precio medio de venta en cada mes. Todos los datos de la base de datos son aleatorios. As la fecha es un valor aleatorio del primer semestre del ao 2011, y se genera con la frmula: =ALEATORIO.ENTRE(FECHA(2011;1;1);FECHA(2011;6;30)) Los posibles artculos son cinco y se generan aleatoriamente con la frmula: =ELEGIR(ALEATORIO.ENTRE(1;5);Art1;Art2;Art3;Art4;Art5) En Excel 2003 y anteriores para que no de error la frmula ALEATORIO.ENTRE debemos haber activado el complemento de Herramientas para anlisis. Esto se puede activar en el men Herramientas, Complementos. Agrupando las fechas simultneamente por meses y por trimestres obtenemos la tabla dinmica que se muestra en la imagen.

Ahora hemos de crear el campo calculado que insertar una nueva columna en la tabla dinmica. Pretendemos calcular el precio medio, por tanto hemos de dividir la facturacin entre el nmero de unidades.

La tabla dinmica que obtenemos ya incorpora el campo calculado Precio medio.

Los resultados numricos que usted obtenga sern diferentes de los que se muestran en la anterior imagen, esto es debido a que la base de datos trabaja con valores aleatorios.

Podemos ver cmo cambian los valores de la tabla dinmica al actualizarla. Para ello pulse con el botn derecho del ratn sobre la tabla dinmica y elija Actualizar.

Excel 2010
Para crear un campo calculado en Excel 2010 sigue estos pasos: 1. Partimos de los datos originales 2. Creamos la tabla dinmica pulsando sobre: Insertar, Tabla dinmica, y diseamos la tabla segn nuestras preferencias 3. La tabla dinmica ya esta creada. Ahora nos situamos con el cursor dentro de cualquier celda de la tabla dinmica y veremos arriba una pestaa denominada Herramientas de tabla dinmica. Esta pestaa tiene dos subpestaas denominadas: Opciones y Diseo. Nos situamos en Opciones. 4. Pinchamos sobre Clculos y luego sobre Campos, elementos y conjuntos, y finalmente pinchamos sobre Campo calculado. 5. Luego se siguen los pasos vistos en Excel 2007 ya que el proceso de creacin del campo calculado es similar.