Implantacin de una PMO en la Bolsa Nacional de Valores de Costa Rica

Jorge Ramrez Director de la PMO Esteban Quesada Coordinador de Proyectos

Implantacin de una PMO en la Bolsa Nacional de Valores de Costa Rica Jorge Ramrez y Esteban Quesada

San Jos 8 de septiembre del 2006

Sobre el presentador
Ing. Jorge Ramrez Director PMO Bolsa Nacional de Valores

Dirige la oficina de proyectos de la Bolsa. Participa en la planeacin estratgica de la compaa y en la creacin y seguimiento del portafolio de proyectos.

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Ing. Esteban Quesada Coordinador de Proyectos Bolsa Nacional de Valores

Es uno de los Gerentes de Proyecto de la Bolsa. Como parte del proyecto de Creacin de la PMO, particip en la adaptacin de la metodologa de Gerencia de Proyectos. Actualmente apoya en la coordinacin del equipo de Gerentes de Proyecto.

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Introduccin

Esta charla va dirigida a todas la organizaciones que deseen incorporar en su cultura de empresa y procesos de trabajo, la Gerencia de Proyectos. Mostrar a los participantes un caso real de Implantacin de una Oficina de Proyectos o Project Management Office (PMO) especficamente: pasos a seguidos, problemas y dificultades enfrentados y lecciones aprendidas.

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Agenda Antecedentes Proyecto: Creacin de la Oficina de Proyectos (PMO)

Inicio Planeacin Ejecucin y Control Cierre

Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Conclusiones

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Agenda Antecedentes Proyecto: Creacin de la Oficina de Proyectos (PMO)

Inicio Planeacin Ejecucin y Control Cierre

Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Conclusiones

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Antecedentes: BNV

Clientes:
Puesto de Bolsa Entidades Financieras

BNV:
Misin y Visin => Objetivos Plan Estratgico de Negocios => Proyectos

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Antecedentes: Esquema poco efectivo

Cliente

SOLICITUD

BNV

reas BNV

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Antecedentes: Esquema buscado con la PMO

Cliente

SOLICITUD

BNV

Proyectos estratgicos

reas BNV
Proyecto Especfico

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Agenda Antecedentes Proyecto: Creacin de la Oficina de Proyectos (PMO) Inicio Planeacin Ejecucin y Control Cierre Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Conclusiones

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Proyecto: Creacin de la PMO Inicio Planeacin

Ejecucin y Control

Cierre

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Proyecto: Creacin de la PMO Inicio Planeacin

Ejecucin y Control

Cierre

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Proyecto: Creacin de la PMO Inicio

La gerencia ve la necesidad de mejorar la ejecucin de proyectos en BNV La gerencia busca alcanzar sus objetivos estratgicos mediante la ejecucin de proyectos La gerencia crea la PMO en el nivel directivo de la compaa
Gerencia General

Direccin Gestin de Proyectos

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Proyecto: Creacin de la PMO Inicio Planeacin

Ejecucin y Control

Cierre

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Proyecto: Creacin de la PMO Planeacin

Alcance Entregables Lista de Actividades

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Proyecto: Creacin de la PMO Planeacin - Alcance

Gerencia
Visin Objetivos Plan Estratgico Negocios

La Oficina de Proyectos suministra al portafolio: Mantenimiento Sistemas de Informacin Informaci

Portafolio de Proyectos Priorizacin

Entregables Responsables

La Oficina de Proyectos suministra a la Gerencia: Reportes de progreso consolidados

PMO
Metodologa Lineamientos Reportes

La Oficina de Proyectos suministra a los proyectos: Metodologa etodolog Lineamientos y Procedimientos Formatos y Herramientas Herramientas Entrenamiento Recursos de apoyo

La Gerencia suministra a la PMO: Decisiones estratgicas estrat Prioridades Instancias formales de aprobacin aprobaci Los proyectos suministran a la PMO: Reportes de progreso Retroalimentacin Retroalimentaci Informes de conflictos

Proyecto
Patrocinador Gerente Equipo de Trabajo

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Proyecto: Creacin de la PMO Planeacin - Entregables

Documento de la metodologa publicado a nivel organizacional Herramientas de apoyo implementadas Equipo de Gerentes de Proyecto capacitado Reportes de informacin definidos

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Proyecto: Creacin de la PMO Planeacin Actividades a realizar

Posicionar la PMO en la organizacin Seleccionar el equipo de Gerentes de Proyecto Capacitar al equipo Seleccionar la metodologa a aplicar Anlisis de herramientas de apoyo

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Proyecto: Creacin de la PMO Inicio Planeacin

Ejecucin y Control

Cierre

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Proyecto: Creacin de la PMO Ejecucin y Control

Comunicacin a los involucrados Proceso de capacitacin Seleccin de herramienta de apoyo Definicin de canales de comunicacin

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Proyecto: Creacin de la PMO Ejecucin y Control Comunicacin a los involucrados

Reunin de informacin y compromiso del nivel directivo con la PMO Seleccin del grupo de Gerentes de Proyecto por parte de cada una de las reas del negocio Comunicacin a la organizacin del nuevo elemento incorporado (PMO) y las responsabilidades de cada una de las reas con esta Comunicacin a nuestros clientes de la estrategia del negocio distribuida en la ejecucin de proyectos

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Proyecto: Creacin de la PMO Ejecucin y Control Proceso de Capacitacin

Seleccin del proveedor de capacitacin Definicin del programa de capacitacin
Introduccin y Marco de Referencia de la Gerencia de Proyectos reas de conocimiento de la Gerencia de Proyectos
Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin de la Integracin del Alcance de Tiempos de Costes de la Calidad del Recurso Humano de la Comunicacin de Riesgos de Adquisiciones

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Proyecto: Creacin de la PMO Ejecucin y control Herramienta de Apoyo

Gerentes de Proyecto Oficina de Proyectos

(Monitorea el Portafolio de Proyectos) (Asignacin y seguimiento de tareas)

Servidor
(centraliza la informacin)

Usuarios
(reporte de avance)

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Proyecto: Creacin de la PMO Ejecucin y control Reportes de Informacin

Elaboracin de reportes de informacin de la Gerencia General Definicin de formatos de evaluacin a los Gerentes de Proyecto Implementacin de mecanismos de evaluacin y seguimiento para los Proyectos Creacin de reportes para alimentar el estado del portafolio de proyectos

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Proyecto: Creacin de la PMO Inicio Planeacin

Ejecucin y Control

Cierre

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Proyecto: Creacin de la PMO Cierre

Verificacin de entregables Encuesta a nivel directivo sobre mejoras percibidas Lecciones aprendidas Planeacin de la segunda etapa

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Agenda Antecedentes Proyecto: Creacin de la Oficina de Proyectos (PMO) Inicio Planeacin Ejecucin y Control Cierre Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Conclusiones

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Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Por donde se comienza?

Busque patrocinio de la Gerencia o rea de su organizacin que tenga capacidad de decisin y presupuesto para apoyar la PMO Determine si su organizacin o rea, tiene un plan estratgico Defina los objetivos de la empresa o rea, en trminos de productos o servicios alcanzables a travs de proyectos Busque asesora en Gerencia de Profesional de Proyectos
Realice una bsqueda interna y externa Diagnostique la necesidad de una PMO Identifique la metodologa de Gerencia de Proyectos que ms se ajusta al modelo de su organizacin Identifique el perfil de las personas que lo puedan ayudar a cumplir con sus objetivos

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Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Por donde se comienza?

Defina el alcance y los objetivos de la PMO de su organizacin Determine las personas que ejercern el rol de Gerentes de Proyecto Capacite al equipo de Gerentes de Proyecto

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Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Qu problemas se pueden presentar?

Personas de nivel directivo no convencidas del beneficio Inercia empresarial Los proyectos administrados bajo el esquema de la PMO no necesariamente son menos costosos Gerentes de Proyecto con poco desarrollo y destreza para el trabajo en equipo Resistencia a la formalizacin y elaboracin de documentos Los problemas que existen de fondo en su organizacin no van desaparecer

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Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Cmo apropiarse de una metodologa de GP?
Apyese en los procedimientos formales e informales de su empresa Bsese en estndares internacionales ya creados y probados ampliamente Recopile informacin de proyectos exitosos similares a los que ejecutara en su modelo de negocio Sea flexible dependiendo de la complejidad y tipo de proyecto que maneja Involucre a personas clave en su organizacin, para lograr compromiso y que se pueda permear la informacin a todos los involucrados Apyese en los valores de su organizacin

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Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Cmo seleccionar un buen Gerente de Proyecto?
Que sea una persona que:
Tenga conocimiento del negocio y reas de impacto de los proyectos Alto nivel de compromiso con su organizacin Pertenezca a un nivel medio o superior en la jerarqua de su organizacin Tenga capacidad de trabajo en equipo, negociacin y manejo de estrs

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Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Qu herramienta de apoyo utilizar?

Determine si la magnitud de su organizacin y sus proyectos requieren una herramienta bsica o sofisticada para el manejo de sus proyectos Espere a tener la metodologa implementada, luego aplquela y determine donde y como una herramienta podra ayudarlo a mejorarla Si decide adquirir una herramienta sofisticada (software) para ello
Compre e instale solamente lo que vaya a utilizar Asegrese que cuente con soporte, capacitacin y mantenimiento Que sea fcil de usar por los involucrados en los proyectos
Recuerde que.. existen proyectos que pueden ser ejecutados con el apoyo de herramientas bsicas

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Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Cul es el da a da de una PMO?

Apoyar a los Gerentes de Proyectos con capacitacin y asesora en la gestin de los proyectos Apoyar el da a da de la ejecucin de los proyectos Servir como mediador en la resolucin de conflictos que se presentan en la ejecucin de proyectos Gestionar el uso eficiente de los recursos Mejorar la comunicacin entre las diferentes reas involucradas en los proyectos

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Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Cul es el da a da de una PMO?

Presentar a la gerencia el estado de portafolio de proyectos Administrar la plataforma tecnolgica Apoyar en cumplimiento de los objetivos estratgicos Investigar sobre buenas practicas y estndares internacionales en la gestin de proyectos

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Agenda Antecedentes Proyecto: Creacin de la Oficina de Proyectos (PMO) Inicio Planeacin Ejecucin y Control Cierre Preguntas frecuentes en la implementacin de una PMO Conclusiones

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Conclusiones Los estndares, metodologas y herramientas no deben convertirse en algo rgido, adptelo a la realidad y dinamismo de su organizacin Crear un ambiente en la organizacin donde se maneje el mismo lenguaje en torno la Gestin de Proyectos es fundamental Fomente la comunicacin de la metodologa a TODOS los involucrados Genere compromiso en los niveles de su organizacin de los cuales depende y con los interacta la PMO

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Conclusiones Convertirse en una organizacin proyectizada, requiere tiempo, inicie un proceso gradual, muestre resultados y redefina su alcance y metas Busque continuamente elevar el nivel de madurez de su organizacin en la Gestin de Proyectos El objetivo principal de la PMO debe ser, ejecutar proyectos exitosos de manera exitosa La PMO es un cambio cultural por lo tanto:

Muestre entusiasmo!!!!

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Informacin de contacto Jorge Ramrez jramirez@bolsacr.com Tel: 204-4800 Esteban Quesada equesada@bolsacr.com Tel: 204-4862

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Preguntas y Respuestas.

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Muchas gracias por su atencin!

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