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APRESENTAO O propsito de se criar um Manual de Redao de Documentos Oficiais foi para tentar uniformizar as comunicaes oficiais, em razo da grande

diversificao nas comunicaes no mbito interno e externo da Instituio, quanto ao seu formato e suas modalidades. Saber escrever difcil, segundo Clarisce Lispecto: No, no fcil escrever. duro como quebrar rochas. Assim este manual visa uma maneira mais fcil e gil de escrever com preciso, clareza, conciso, impessoalidade e uniformidade, alm de facilitar a interpretao da mensagem nas comunicaes, buscando tornar mais acessvel e apresentvel s comunicaes oficiais, atendendo, pois, os padres de textualidade. Baseado no Manual de Redao da Presidncia da Repblica de 2002 e no Manual de Redao Oficial de A. Oliveira Lima, como tambm, outras fontes, este manual contempla as modalidades de comunicaes oficiais mais utilizados dentro da Instituio como: Ata, Atestado, Aviso, Certificado, Comunicao Interna, (CI Eletrnica), Comunicado, Contrato, Convnio, Despacho, Edital, Declarao, FAX, Mensagem Eletrnica, Ofcio, Ofcio Circular, Ordem de Servio, Parecer, Portaria, Relatrio, Regimento, Regulamento e Requerimento. Ser apresentado, portanto, os conceitos de Comunicao Oficial ou Redao e suas modalidades; o que difere em seu formato e contedo e quem deve expedir. Com o intuito de buscar uma forma de orientar os usurios do Servio Pblico a elaborar de uma forma mais prtica e com uma linguagem voltada para a Comunicao Oficial.

PADRONIZAO DAS COMUNICAES OU DOCUMENTOS OFICIAIS No h assuntos urgentes, h assuntos atrasados. De acordo com o Manual de Redao da Presidncia da Repblica (MENDES, FORSTER JNIOR 2002) A Redao Oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes. objetividade.
A finalidade bsica da Redao Oficial transmitir uma informao do rgo pblico a outros setores pblicos ou comunidade, dessa forma imprescindvel que os textos estejam escritos de forma impessoal e com mxima clareza. (DANIEL LIMA)

Sua finalidade precpua inovar com clareza e

A Redao Oficial tem algumas caractersticas com base no Artigo 37 da Constituio, que diz: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...). As Comunicaes ou documentos oficiais devem conter a logomarca da Instituio, conforme deliberado pela Instituio ou rgo responsvel e disponvel na pgina, no seu formato e cores originais. Uma observao importante: Art. 27. O selo Nacional ser usado para autenticar os atos do governo e bem assim os diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de ensino oficiais ou reconhecidos. (Lei n 5.700, e 1 de setembro de 1971) No deve ser usado em documentos rotineiros. importante observar quanto da elaborao das comunicaes oficiais, as 74 regras do Acordo Ortogrfico da Lngua Portuguesa, de 29 de setembro de 2008, em vigor desde 1o de janeiro de 2009. CARACTERSTICAS: Objetividade (Impessoalidade) Padro Culto Clareza Conciso Polidez (Formalidade) Preciso

Seguindo as inovaes da lngua, a Redao Oficial, vem evoluindo no decorrer do tempo, mas seus parmetros diferem dos textos jornalsticos e correspondncias particulares. necessrio que aja clareza e uniformidade, visto que h sempre um nico comunicador (o Servio Pblico) e um receptor (o prprio servio pblico ou o pblico). O leitor precisa entender sem esforo a mensagem de quem escreve para evitar ambigidades. A clareza permite a compreenso do texto para o leitor. No caso da Administrao Pblica o processo de comunicao ter maior rapidez e compreenso, quando as comunicaes oficiais obtiverem a formalidade de tratamento e requererem certa padronizao. A clareza, a conciso, a objetividade e a formalidade, impedem o suprfluo, contribuindo para a impessoalidade. A linguagem deve ser compreendida por todos servidores/cidados. Por isso, no deve ser rebuscada ou restrita nem deve usar vocbulos regionais ou tcnico, alm de neologismo ou estrangeirismo, o que impossibilitar a abrangncia da mensagem e do entendimento. A conciso, segundo Kaspary (2010) prejudicada, principalmente, pelos circunlquios ou perfrases (emprego de muitas palavras para aquilo que se expressaria melhor em poucas) e as redundncias (repetio das mesmas idias, com as mesmas palavras ou palavras diferentes). Para Mendes (2002), conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes com o mnimo de palavras. Aps redigir as comunicaes oficiais/documentos necessrio que se faa uma releitura para verificar se o leitor assimilar bem sua mensagem. A Redao Oficial segundo (MENDES e FORSTER JNIOR 2002) concorre: a impessoalidade que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de tratamento personalista dado ao texto; o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo;

formalidade

padronizao,

que

possibilitam

imprescindvel

uniformidade dos textos; a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe acrescentam. Para se atingir os princpios da impessoalidade, clareza e nvel da linguagem dentro dos parmetros da Redao Oficial, a comunicao deve ter uma nica interpretao e ser impessoal, porm, agradvel, em que se transmita a mensagem sem distanciamento. CONCORDNCIA DO PRONOME DE TRATAMENTO o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico; Ex.: Vossa Senhoria nomear seu substituto. pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento ficam sempre na 3 pessoa. Ex.: Vossa Senhoria nomear seu substituto; (no se usa vosso substituto) o adjetivo concorda com o sexo da pessoa a que se refere Ex.: Vossa Senhoria deve estar satisfeito. (homem) Vossa Senhoria deve estar satisfeita. (mulher) Vossa (Excelncia ou Senhoria) empregado em relao pessoa com quem se fala, a quem se dirige a correspondncia. Ex.: Comunicamos a Vossa Senhoria. Sua (Excelncia ou Senhoria) empregado em relao pessoa em quem se fala. Ex.: A placa comemorativa foi oferecida por Sua Excelncia o Senhor Diretor. quando quem subscreve representa o rgo em que exerce suas funes o pronome de tratamento e os pronomes a que se referem exigem o verbo na terceira pessoa.

USO DE ALGUNS PRONOMES DE TRATAMENTO Vossa Excelncia (V. Ex.) Usado para as autoridades do: Poder Executivo, Poder Legislativo e Poder Judicirio. Ex.: Presidente da Republica (a forma de tratamento no pode ser abreviada), Ministros de Estado, Governadores e Vice, Prefeitos Municipais, Embaixadores, etc.. Vocativo empregado Excelentssimo Senhor Fulano de tal... (para presidente), as demais autoridades sero tratadas por Senhor Fulano de tal ... Endereamento: Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro do ... 40000.000 Salvador BA Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional Fulano de Tal Senado Federal Praa dos Trs Poderes 70100.000 Braslia - DF Vossa Senhoria V. Sa. Usado para demais autoridades e particulares que no contemplam tratamento especfico. Vocativo empregado Senhor Fulano de tal... Endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua da Ajuda, n 10 40000.000 Salvador BA Vossa Magnificncia V. Mag. Usado para reitores de universidades. Vocativo empregado Magnfico Reitor. Endereamento: Sua Magnificncia o Senhor Fulano de Tal Reitor da Universidade Federal do Recncavo da Bahia. Campus Universitrio Centro 443800.000 Cruz das Almas BA Obs.: Alguns escritores usam o tratamento de Vossa Excelncia para Reitores.

FINALIZAO DE DOCUMENTOS OFICIAIS: Pode ficar a critrio de quem expede, no entanto, de acordo com a Instruo Normativa n 4, de 6 de maro de 1992, da Secretaria de Administrao Federal, preferencialmente, deve-se usar apenas dois fechos: Respeitosamente - para autoridades superiores Atenciosamente para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior. Todas as comunicaes oficiais devem conter o nome e o cargo da autoridade que as expedem (signatrio). Se possuir carimbo pode utilizar neste espao, sem necessidade de digitao. No se deve deixar a assinatura isolada em outra pgina. NO SE USA MAIS: o tratamento Dignssimo (DD) e Mui Digno (MD); o superlativo ilustrssimo (Ilm) doutor no forma de tratamento, mas ttulo acadmico, somente empregado em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham concludo o curso de doutorado. A expresso doutor muito usada para bacharis em Direito e Medicina. MODALIDADES Existem vrias modalidades de comunicaes oficiais. Neste manual sero tratadas as mais usadas pela Instituio, com exceo de algumas abordadas para conhecimento. ATA um documento, de valor jurdico, onde se relata de forma exata o que se passou numa assemblia, conveno, reunio de congregao, comisso, conselhos ou outras modalidades semelhantes. (KASPARY 2007) - ser redigida sem pargrafos ou tpicos, exceto o primeiro pargrafo, - pode ser digitada ou manuscrita; - deve ser lavrada sem que ajam possibilidades de alteraes; - no se admite rasuras. Caso acontea, no momento de redigi-la, usa-se a palavra digo. Se observar aps redao, usa-se a expresso em tempo. Ex.: Em tempo: onde se l deresa, leia-se defesa;

- a numerao deve ser toda por extenso; - deve ser redigida por um Secretrio. Na ausncia, nomeia-se um secretrio ad doc - todas as pginas devem ser numeradas e rubricadas (pelo redator); - deve ser assinada por todos os presentes; - se houver contestao ou alteraes no texto, preciso a aprovao das alteraes para posterior assinatura. O QUE DEVE CONSTAR NUMA ATA - Dia, ms, ano e hora da reunio (por extenso). - Local da reunio. - Pessoas presentes com suas qualificaes respectivas. - Presidente e Secretrio. - Ordem do Dia. Tudo que vai ser discutido na reunio - Fecho. - Assinaturas presidente, secretrio e participantes. Obs.: Com o suo freqente do computador, os livros foram substitudos por folhas digitadas, dando praticidade, porm, uma desvantagem, se extraviadas. Para evitar tais problemas, necessrio que as folhas de Ata sejam rubricadas e numeradas pelo redator. ATESTADO um documento pelo qual uma autoridade comprova um fato ou situao de que tenha conhecimento em razo do cargo ou funo que exerce, firmado por uma ou mais pessoas. No servio pblico um servidor pode fornecer atestado a outro, comprovando um fato, ainda que sem registro em funo do seu cargo ou funo. Isso no acontece com a modalidade da Certido. O QUE DEVE CONSTAR NUM ATESTADO - Ttulo A T E S T A D O - em letras maisculas, separadas e centralizado. - Texto mensagem sobre o que atesta. - Local e data por extenso. - Assinatura (nome e cargo ou funo da autoridade).

AVISO So atos emanados dos Ministros de Estado e/ou dirigentes de rgos integrantes da Presidncia da Repblica a respeito de assuntos afetos aos seus ministrios. Aviso e Ofcio so modalidades de comunicao oficial muito semelhante, principalmente, em sua estrutura, cuja diferena encontra-se na expedio. O Aviso deve ser expedido somente no mbito dos ministrios e rgo de representao da Repblica, enquanto que o Ofcio expedido por autoridades de mesma hierarquia, rgos pblicos ou particulares. CONTRATO E instrumento jurdico em que se firmam direitos e obrigaes para a realizao material de atividades executivas, isto , para a obteno de bens e servios pelo Estado, sempre que uma das partes seja entidade de direito privado, inclusive as criadas pelo Poder Pblico ou sujeitas ao seu controle majoritrio. (LIMA, 2010) Todo contrato poder ser alterado ou prorrogado, exceto seu objeto, mediante Termo Aditivo ou Termo de Contrato, mantendo sua estrutura igual ao contrato. Para que os contratos tenham validade, sua formalizao dever ser amparada pela Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, alterada pela Lei 8.883/1994. O Contrato firmado ente as partes e assinado pelo Reitor da UFRB ou representante legal. O QUE DEVE CONSTAR NUM CONTRATO Ementa numerao seqencial e objetivo do contrato. Texto todos os dados dos contratantes, clusulas, legislao pertinente e condies estabelecidas. Fecho disposies finais. Assinatura dos contratantes. CONVNIO o acordo bilateral e multilateral celebrado entre entidades pblicas mediante o qual assumem compromissos de comprimento de clusulas regulamentares. (LIMA, 2010) O Convnio no Contrato, apesar de possuir estrutura semelhante. Pode tambm ser alterado e prorrogado, desde que dentro de sua vigncia, atravs de Termo Aditivo.

O Convnio firmado entre as partes interessadas (proponentes e concernentes) e assinado pelo Reitor ou representante legal. CERTIFICADO documento expedido por servidor pblico atestando fato de que ele tem conhecimento em razo do cargo que ocupa ou da atribuio a ele delegada. (LIMA, 2010) Quem faz a emisso de certificados so as Pr-Reitorias: de Pessoal, Extenso e PsGraduao, desde que seus projetos sejam registrados nos Centros, conforme Regulamento interno, em se tratando de projeto de pesquisa ou extenso, com exceo, da Pr-Reitoria de Pessoal. Constar de controle de registro em livro ou documentos do rgo competente. O texto do certificado semelhante ao do Atestado, o que difere a carga horria, a qual fica a critrio dos rgos competentes. Atestado- carga horria menor que 15 horas. Certificado carga horria maior que 15 horas. O QUE DEVE CONSTAR NUM CERTIFICADO Cabealho padro da Instituio/rgo. Ttulo C E R T I F IC A D O - centralizado e em letras maisculas. Texto dever ter a melhor localizao possvel para apresentao do documento. O nome do interessado deve constar em destaque. Fecho local e data, por extenso. Assinatura(s) nome e cargo do emitente. COMUNICADO um documento usado para tornar pblico determinado fato ou informaes gerais. No comunicado no se usa vocativo e sua mensagem deve ser sucinta e clara. Na assinatura, dever constar apenas o nome do rgo expedidor. expedido por rgos competentes. Na UFRB expedida pelo Reitor, Diretores de Centros, Coordenadorias Administrativas, Gerncias Administrativas e Coordenador de Colegiado de Curso. (De acordo com a Portaria n 498/2009)

COMUNICAO INTERNA (CI) e CI ELETRNICA Emitida entre os setores/ncleos, rgos internos e Centros, no caso da UFRB. Cada setor deve ter o controle (numerao) da comunicao ou utilizar a CI eletrnica. A Comunicao Interna (CI) utilizada para viabilizar a agilidade da tramitao e a simplicidade de procedimentos burocrticos, evitando acmulo de documentos e gasto de papel.
Obs.: Nas comunicaes internas (CI e memorando), o emitente e o destinatrio devero ser mencionados pelo cargo ou funo e no pelo nome.

Ex.: De: Diretor do CETEC Para: Pr-Reitora de Administrao Utilize sempre a folha de processo para emitir a resposta, caso no seja possvel transcrev-la no prprio documento. A CI eletrnica tem a mesma finalidade da comunicao interna, s que mais rpida e econmica por ser atravs da internet. Seu formulrio tambm padronizado e possui uma numerao de controle geral para toda a Universidade. DECLARAO o ato verbal ou escrito, afirmativo da existncia ou no de um direito ou de um fato. A Declarao semelhante ao Atestado, difere apenas, quanto ao objeto. Ela sempre expedida em relao a algum, enquanto o Atestado sempre em favor de algum. (LIMA, 2010) O QUE DEVE CONSTAR NUMA DECLARAO Ttulo D E C L A O - em letras maisculas, separadas e centralizado. Texto inicia-se com Declaro ou Declaramos em seguida os motivos. Local e data deve ser escrito por extenso. Assinatura(s) nome e cargo do emitente. DESPACHO a deciso proferida por autoridade administrativa, no caso submetido sua apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrado, funcionrio ou no. (CRETELLA JNIOR) O despacho dado em folha de processo, no mbito da administrao pblica para dar encaminhamento aos processos, pareceres e respostas mais rpidas sem necessidades de CI.

EDITAL um instrumento de comunicao utilizado pela administrao para dar conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como abertura de licitaes, provimentos de cargos pblicos, convocaes de funcionrios, concursos, etc. Deve ser publicado no Dirio Oficial da Unio DOU e, quando necessrio, na imprensa privada. (LIMA, 2010) A vantagem do edital sobre outros atos administrativos, que depois de publicado, ningum pode alegar desconhecimento do que fora mencionado. Outra vantagem sua abrangncia, alcanando maior nmero de interessados. Expedido por Presidentes de Comisses. O QUE DEVE CONSTAR NUM EDITAL Ttulo EDITAL em maisculas, seguido da numerao de controle e data de expedio. Texto desenvolvimento do assunto com diviso de pargrafos. Assinatura nome e cargo da autoridade competente. FAX (Fac smile) uma modalidade de comunicao para transmisso de mensagens urgentes e envio antecipado de documentos, sendo obrigatrio, posteriormente o envio dos originais. aconselhvel enviar juntamente com FAX a folha de rosto, com informaes sobre a mensagem e remetente. Tanto o FAX quanto a CI, deve possuir formulrios padronizados pela Instituio. MEMORANDO a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou nvel diferentes. Tem a mesma finalidade da CI, porm, formato diferenciado. tambm de uso eminentemente interno. A UFRB no faz muito uso dessa modalidade de comunicao. MENSAGEM ELETRNICA Troca de mensagens e arquivos mediante envio atravs de redes de computadores. Uma das vantagens da mensagem eletrnica, inclusive a CI eletrnica em relao a qualquer outra modalidade de comunicao oficial que o receptor recebe logo de

imediato a mensagem enviada, isso dependendo do sistema de rede que a Instituio dispor. Para a mensagem eletrnica no h padronizao, no entanto, bom evitar o uso de uma linguagem deselegante e sem objetividade. A notificao do recebimento da mensagem uma ferramenta que se deve fazer uso, para facilitar a eficcia do sistema. Obs.: Segundo o Manual da Presidncia (2002), (...) a mensagem do correio eletrnico s tem valor de documento oficial, se existir certificao digital que ateste a identidade do remetente. OFCIO e OFCIO CIRCULAR correspondncia oficial usada pelas autoridades pblicas para tratar de assuntos de servio ou de interesse da administrao. tambm utilizado por particulares. Tem formato uniforme, de acordo com a Instruo Normativa n 4, de 6 de maro de 1992, da Secretaria de Administrao Federal. (LIMA, 2010) uma das modalidades mais comum da correspondncia oficial. Muito utilizado no uso externo (de uma instituio para outra ou rgos). utilizado internamente, quando se tratar de algo muito especfico ou quando o assunto exigir. Os assuntos rotineiros devero ser tratados atravs de Comunicao Interna (CI). Ofcio Circular - o mesmo documento enviado para diversos rgos ao mesmo tempo e abordando sobre o mesmo assunto. Tem as mesmas caractersticas do ofcio. O QUE DEVE CONSTAR NUM OFCIO Timbre cabealho padro da Instituio de onde provm o documento. ndice iniciais do rgo que expede o documento, seguida da numerao de controle e ano. Ex.: Ofcio. n 025/2011/GTA-UFRB Local e data direita do documento e na mesma altura do ndice. OBSERVAES IMPORTANTES: - as datas devem ser escritas por extenso; - as iniciais do ms devero ser escritas em minsculas; - a numerao de 1 a 9, no deve ser antecedida por zero;

- o primeiro dia do ms dever ser precedido pelo smbolo ordinal; Ex.: Cruz das Almas, 4 de maro de 2011. Cruz das Almas, 1 de janeiro de 2011. - Assunto resumo do que se trata o documento. - Endereo esquerda da folha. - Se o Ofcio tiver mais de uma folha o endereamento deve constar na primeira folha. Da segunda folha em diante deve constar: (Fl 2 do Ofcio. n 025/2011/GTAUFRB, de 4 de maro de 2011) - Vocativo tratamento e cargo ou funo do destinatrio. No recomendado o uso do vocativo Prezado Senhor, preferencialmente, deve ser usado: Ex.: Senhor Diretor: Senhor Superintendente: Excelentssimo Senhor Governador: Magnfico Reitor: - Texto introduo e desenvolvimento do assunto. facultativo a numerao dos pargrafos.
Por que escrever Vimos, por intermdio do presente, levar ao conhecimento de Vossa Senhoria que... ou Este tem por finalidade levar ao conhecimento de Vossa Senhoria que... Vimos, Por intermdio do presente e Este tem por finalidade so expresses inteiramente desnecessrias, pois que nada acrescentam mensagem; levar ao conhecimento a mesma coisa que comunicar. Assim, esses dois tipos de introduo seriam perfeitamente substituveis por Comunicamos a Vossa Senhoria que..., com uma economia de palavras superior a cinqenta por cento. Afinal, conciso no sinnimo de rispidez, assim como prolixidade no prova de cortesia. (KASPARY, 2007, p. 150)

- Fecho expresso de cortesia. Atenciosamente ou Atenciosas Saudaes (para autoridades de mesma hierarquia) e Respeitosamente ou Respeitosas Saudaes (para altas autoridades).
Tambm os fechos, talvez at mais que nas introdues, revela-se nitidamente a tradio e o arcasmo que marcam a redao de grande parte dos ofcios que se expedem nos diversos rgos pblicos. raro ver um ofcio sem os costumeiros protestos de estima e apreo ou, dependendo da categoria do destinatrio, protestos de elevada estima e distinta considerao. (KASPARY, 2007, p. 151)

Estima e apreo so palavras sinnimas. No se justifica o usa das duas palavras. - Assinatura nome e cargo do emitente ou signatrio. - Iniciais siglas do redator e digitador em maisculas. - Pode ser impresso em frente e verso, primando pela economicidade do servio pblico, porm o papel deve ter o formato A4. - Devem constar no rodap as informaes do rgo emitente.

ORDEM DE SERVIO expediente interno de um rgo mediante o qual o seu titular regula procedimentos para a execuo de servios, fixa comando de ao ou estabelece normas para o cumprimento de determinado servio. (LIMA, 2010) Instrues Reguladoras e Normas de Execuo so tipos de documentos com a mesma finalidade da Ordem de Servio. (KASPARY, 2007) Deve ser expedida pelo Reitor, Diretores de Centros, Coordenadorias Administrativas, Gerncias Administrativas e Coordenadores de Colegiados de Cursos. (De acordo com a Portaria n 498/2009) PARECER um exame apurado que se faz sobre determinado assunto, com apresentao fundamentada de soluo e, de acordo com as circunstncias, pode ser favorvel ou contrrio a ele. Geralmente vazado no corpo de um processo e serve de base para despachos e decises. (LIMA, 2010) Quando o parecer no aprovado por autoridade competente, tem carter meramente opinativo. PORTARIA So atos pelos quais as autoridades competentes determinam providncias de carter administrativo, do instrues sobre a execuo leis e de servios, definem situaes funcionais e aplicam medidas de ordem disciplinar. (KASPARY, 2007) As portarias s produzem efeito dentro da repartio. Portarias gerais utilizadas para designar comisses, definir atribuies, homologao de concurso, inscries e resultados e Portarias especiais para designar remoo, licena, lotao se for para um funcionrio. Expedida pelas autoridades competentes, no caso da UFRB, pelo Reitor. REGIMENTO ato normativo de situao interna de um rgo, designando a categoria e a finalidade de instituio integrante de sistema bsico, detalhando sua estrutura em unidades organizacionais, especificando as respectivas competncias, definindo as atribuies de seus dirigentes e indicando seu relacionamento interno e externo. (LIMA, 2010)

De acordo com Lima os regimentos so aprovados por decreto do Presidente da Repblica ou portaria de Ministro de Estado ou Titular de rgo integrante da Presidncia. Expedido pelo Reitor, Diretores de Centros e Coordenadores de Colegiados de Cursos, aps aprovao do Conselho. (De acordo com a Portaria n 498/2009) REGULAMENTO um conjunto de regras de carter geral, da competncia do Poder Executivo, com a finalidade de esclarecer ou complementar um texto legal, garantindo, assim, execuo de determinada lei ou decreto. (LIMA, 2010) Expedido pelo Reitor e Diretores de Centros aps aprovao dos Conselhos competentes. RELATRIO (...) um documento oficial no qual uma autoridade expe a atividade de uma repartio ou presta conta de seus atos a outra autoridade, de nvel superior. (Revista do Servio Pblico, abril de 1994) O Relatrio uma narrao de atividades ou fatos, com a discriminao de todos os elementos. Pode conter grficos, ilustraes, mapas, tabelas, etc., que so considerados anexos. O QUE DEVE CONSTAR NUM RELATRIO Ttulo denominao do documento - RELATRIO em letras maisculas e centralizado. Introduo breve histrico sobre o assunto e fundamentao legal. Texto (anlise, concluso e sugesto), dividido em partes, captulos, ttulos e subttulos, etc.. Deve possuir uma linguagem simples, objetiva e concisa. Local e data por extenso. Assinatura - nome e cargo da autoridade ou servidor que apresenta o Relatrio. REQUERIMENTO um instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pblica para solicitar o reconhecimento de um direito o concesso de algo sob o amparo da lei. (LIMA, 2010)

O requerimento deve ser emitido, preferencialmente, na terceira pessoa, contendo dois pargrafos. O QUE DEVE CONSTAR NUM REQUERIMENTO Vocativo tratamento e nome do cargo do destinatrio (no identificada pelo nome). Ex.: Senhor Diretor do COVASP Cruz das Almas-BA Texto nome do requerente em maisculas, qualificao nacionalidade, estado civil, idade, filiao, etc. e a exposio de motivos j que pleiteia o requerimento. Os dados dependem da finalidade e destinao do documento. Ex.: FULANO DE TAL, Administrador, brasileiro, ... requer a V. Sa. ... Fecho finalizao do documento. Ex.: Nestes termos pede deferimento. Aguarda deferimento Local e data por extenso Assinatura do emitente. ou

ATENO!!!

CORRESPONDNCIA EXCLUSIVA PARA OS SERVIDORES (PROFESSORES E TCNICOS ADMINISTRATIVOS), ENQUANTO PESSOAS FSICA. OS SERVIDORES QUE ESTO RESPONDENDO POR ALGUM CARGO, QUANDO FOREM EXPEDIR DOCUMENTOS QUE DIZEM RESPEITO AOS SETORES/NCLEOS, DEVERO EMITIR A CI ELETRNICA OU IMPRESSA (Comunicao Interna). DEVERO EXPEDIR UMA CARTA (Correspondncia) Como sugesto deve-se padronizar a correspondncia para professores e tcnicos administrativos elaborarem, junto aos setores, no que diz respeito s solicitaes individuais. Ex.: solicitao de reprogramao de frias (quando no forem feitas atravs de sistema prprio), informaes sobre a disciplina que ministram, QUANDO O ASSUNTO S INTERESSAR AO PROFESSOR OU TCNICO, AINDA QUE SEJA EM RELAO UFRB,

solicitaes que envolvam interesses da Instituio, mas que so individuais e no setoriais, j que as Comunicaes Oficiais so criadas de rgos Pblicos para outros rgos pblicos ou setores, com raras excees. Nesse sentido, para que se tenha uma nica comunicao e no esteja ferindo os conceitos da Administrao Pblica, pode-se estabelecer que as correspondncias dos servidores tenham a padronizao bem semelhante ao Ofcio, porm, sem as partes inerentes documentao oficial. Ter o formato seguinte: PARTES: Timbre O nome da Instituio centralizado na parte superior e com letras maisculas em negrito. Vocativo Cargo do destinatrio. Ex. Senhor Professor; Senhor Diretor. Texto O contedo de acordo com o assunto ou solicitao. Fecho Atenciosamente. (lembre-se que no se trata de um Ofcio) Assinatura Nome do interessado que expede a correspondncia. Inicias da Instituio, do expedidor e nmero de controle no final da folha para controles individuais e referncias das correspondncias, quando necessrio. Anexos os modelos de: ATESTADO/DECLARAO C I Comunicao Interna ou Eletrnica CARTA Correspondncia OFCIO REQUERIMENTO FAX FOLHA DE PROCESSO DE ACORDO COM A INSTRUO NORMATIVA N 4, DE 6/03/1992 Deve ser evitado na redao de atos e comunicaes oficiais: a) repetio de palavras e utilizao de palavras cognatas; b) uso de palavra ou expresso de sentido duplo;

c) utilizao de expresses locais ou regionais; d) uso de palavras ou expresses estrangeiras, exceto se indispensveis (em razo do uso consagrado, ou que no tenham exata traduo). Nesses casos, as palavras ou expresses devem ser sublinhadas, grafadas em itlico ou negrito, ou entre aspas; e) se for necessrio fazer remisso a texto legal, deve-se observar que a referncia seja completa, com nmero da lei e data. Exemplo: Lei n 8.273, de 1978; ou Lei n 8.273/78. Na redao dos atos normativos: Representao dos Artigos: a abreviao de Artigo = Art. seguida de numeral ordinal at o 9. Exemplo: (Art. 1, Art. 2,... Art. 10., Art. 11., etc O texto de um artigo inicia-se sempre por maiscula e termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando dever terminar por dois-pontos; Exemplo: Art. 52. Compete privativamente ao Senado Federal: I- processar e julgar... b) os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos seguidos de hfen, e iniciados por letra minscula, a menos que a primeira palavra seja nome prprio; ao final, so pontuados com ponto-e-vrgula, exceto o ltimo, que se encerra em ponto, e aquele que contiver desdobramento em alneas encerra-se por doispontos; Exemplo: III- aprovar previamente, por voto secreto, aps argio pblica, a escolha de: Magistrados,...; Ministros do TCU... c) quando um artigo contiver mais de um pargrafo, usa-se o smbolo , seguido de nmero ordinal at o nono pargrafo, inclusive ( 1, 2, etc.). A partir do de nmero 10,: ( 10., 11., etc.). Nas referncias a pargrafo nico a grafia por extenso. d) as alneas ou letras de um inciso ou pargrafo devero ser grafadas com a letra minscula correspondente, seguida de parntese: a), b), etc. e) os nmeros que correspondem ao desdobramento de alnea devero ser grafados em algarismos arbicos seguidos de ponto (1., 2., etc.). O texto dos nmeros inicia-se por minscula e termina em ponto-e-vrgula, salvo o ltimo, que se deve encerrar por ponto; f) os numerais, quando uma palavra: escreve-se por extenso (quinze).

Quando mais de uma: sero grafados em algarismos (25). Os numerais que indiquem porcentagem, idem (quinze por cento). E (142%), caso mais de uma palavra. No se usar indicao em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso, por exemplo, 25% (vinte e cinco por cento.); g) os valores monetrios devem ser expressos em algarismos, seguidos da indicao, por extenso, entre parnteses: R$ 1.000.000,00 (um milho de reais). Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, no deve ser separado: o cifro deve ser colocado em uma linha e o numeral na seguinte; h) as datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia do ms seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1991 e no 02 de maio de 1991). O primeiro dia do ms ser indicado pelo algarismo 1 seguido do smbolo de nmero ordinal, por exemplo, 1 de junho de 1991; i) a indicao do ano, ao contrrio da do nmero das leis (Lei 8.112/90), no deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 1991, 1992, e no 1.991;

REFERNCIAS Kaspary, Adalberto Jos, 1938 Redao Oficial: normas e modelos. 18. Ed. Porto Alegre: Edita, 2007. 201 p. Lima, A. Oliveira (Antonio Oliveira). Manual de Redao Oficial: teoria, modelos e exerccios./A. Oliveira. Lima. 3. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. 376 p. Mendes. F. Gilmar, Junior Forester. N. Jos. Manual de Redao da Presidncia da Repblica. 2. Ed. rev. e atual. Braslia. Presidncia da Repblica, 2002. 140 p. Instruo Normativa N 4, de 6/03/1992