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Unidad 3. Planeacin de Centros de Informtica

Objetivo General. El estudiante conocer la importancia de la funcin informtica y la relacionar con la visin estratgica de las organizaciones.

3. Introduccin
El proceso administrativo se define como el proceso metodolgico que implica una serie de actividades que llevar a una mejor consecucin de los objetivos, en un periodo ms corto y con una mayor productividad. El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles: Planeacin. Organizacin. Direccin y control. Planeacin Algunas definiciones de la planeacin como parte de su significado pueden ser: Proceso que permite la identificacin de oportunidades de mejoramiento en la operacin de la organizacin con base en la tcnica, as como el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades. Es la funcin que tiene por objetivo fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. "Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habran ocurrido". Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura accin. Determinacin racional de a dnde queremos ir y cmo llegar all.

3.1 Aplicacin de los niveles de planeacin

El problema de una organizacin lo construye el futuro que le aguarda si contina comportndose como hasta entonces, y si su ambiente no cambia de direccin de modo significativo. Por tanto, la solucin de sus necesidades de informacin requiere de cinco puntos primordiales: Definicin de las estrategias de la empresa. Identificacin de las oportunidades o ventajas competitivas. Evaluacin de la situacin actual de informtica. Diseo de la nueva arquitectura de informacin. Elaboracin de la estrategia de implantacin. Adicionalmente, conviene tener presente la existencia de obstrucciones, por lo general auto impuestas, y que son, bsicamente, de dos tipos: discrepancias y conflictos. Una discrepancia es la diferencia entre lo que una organizacin cree que es y lo que realmente es; recuentan cinco tipos diferentes: Los fines de la organizacin. Los medios empleados para perseguir dichos fines. Los recursos disponibles. La estructura administrativa y organizacional. El ambiente. L.S.C.A. Ral Monforte Chuln 1 Morch Systems

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Un conflicto surge cuando dos o ms deseos interactan de tal modo que el progreso hacia uno de ellos impide el avance hacia los dems. Bsicamente, hay cinco diferentes tipos de conflictos: Internos de los individuos Entre individuos Entre individuos y reas operativas Entre reas operativas Entre la organizacin y el ambiente. Para desarrollar un plan a corto, mediano y largo plazo es necesario adoptar una tcnica formal de planeacin, que incluya las principales tcnicas que son: estratgica, operacional, tctica, de recursos, de personal, fsica y tecnolgica. 3.1.1 Planeacin estratgica Su objetivo bsico es la definicin de la naturaleza, direccin y misin de la organizacin a futuro. Se dirige a las empresas, los mercados y recursos, e implica la creacin de lineamientos y polticas, la conceptualizacin de la misin, la creacin de un marco de referencia, la visin del problema bajo un enfoque sistemtico y la adopcin de una estrategia de solucin acorde con la organizacin. Se refiere a las estrategias a seguir en la construccin del Centro de Cmputo. Por qu construirlo?. Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construccin del mismo. 3.1.2 Planeacin tctica Su objetivo bsico es la definicin de un programa de acciones. Involucra los recursos, la organizacin y el ambiente. Original a creacin de objetivos funcionales, la identificacin de oportunidades, la especificacin de actividades y la elaboracin de un presupuesto. 3.1.3 Planeacin operativa Su objetivo bsico es la elaboracin de un plan de accin y su supervisin. Involucra los proyectos acordados por un comit. Cmo va a funcionar el Centro de Cmputo?, Qu Software ser necesario?, Qu Hardware se requerir?,Qu servicios va a prestar?,etc. La planeacin operativa de un centro de cmputo consiste en realizar un detallado anlisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnolgica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. Que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de informacin. 3.1.4 Planeacin de recursos Dentro de este mbito deben considerarse los recursos econmicos que va a requerir la construccin del Centro de Cmputo. Cunto dinero se va a ocupar?. La planeacin de recursos en para un centro de cmputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de accin a seguir, de los siguientes elementos: Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc. Equipo: Equipo de cmputo necesario para su funcionamiento, perifricos, etc. Materiales de produccin: Materias primas para su funcionamiento, as como materiales directos e indirectos. 3.1.5 Planeacin de personal L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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Quines van a operar al Centro de Cmputo?, Cules sern sus funciones?, Qu cantidad de personal ser necesaria?, etc. En esta parte se deber identificar el personal adecuado a las actividades a realizar dentro del rea Informtica o CC, considerando adems la estructura organizacional actual (que se supone satisface los objetivos del CC y de la organizacin. 3.1.6 Planeacin de infraestructura fsica En dnde estar ubicado en Centro de Cmputo?, Cuntas secciones ser necesario construir?, En dnde se colocar el centro de carga?, En dnde sern ubicados los servidores o la macrocomputadora?, Qu condiciones de ventilacin sern necesarias?, etc. La ubicacin fsica e instalacin de un Centro de Cmputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamao de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio fsico existente o proyectado, etc. Generalmente, la instalacin fsica de un Centro de Cmputo. Exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos: Local fsico. Donde se analizar el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro elctrico, acondicionamiento trmico y elementos de seguridad disponibles. Espacio y movilidad. Caractersticas de las salas, altura, anchura, posicin de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo mvil o falso suelo, etc. Iluminacin. El sistema de iluminacin debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitar la incidencia directa del sol sobre los equipos. Tratamiento acstico. Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibracin, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibracin se encuentren amortiguados. Seguridad fsica del local. Se estudiar el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanteras, etc.).Tambin se estudiar la proteccin contra inundaciones y otros peligros fsicos que puedan afectar a la instalacin. Suministro elctrico. El suministro elctrico aun Centro de Cmputo, y en particular la alimentacin de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilizacin de una lnea independiente del resto de la instalacin para evitar interferencias, con elementos de proteccin y seguridad especficos y en muchos casos con sistemas de alimentacin ininterrumpida (equipos electrgenos, instalacin de bateras, etc.). 3.1.7 Planeacin de infraestructura tecnolgica El rea de Infraestructura Tecnolgica tiene las siguientes funciones: Formular los estudios de factibilidad de la infraestructura tecnolgica. Administrar eficientemente el uso de los servidores, equipos de procesamiento de datos y software base de la Institucin. Conducir, normar y asegurar la provisin ininterrumpida de los servicios controlados por los servidor es del centro de cmputo. Conducir, normar y asegurar la seguridad y proteccin de los recursos informticos, a nivel fsico y a nivel lgico. Coordinar, proponer, dirigir y ejecutar los requisitos necesarios de los equipos corporativos para su instalacin y operacin. L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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Definir la configuracin de la Tecnologa de Informacin-Infraestructura Tecnolgica. Orientare instruir sobre la utilizacin cuidadosa de los recursos informticos a travs de cursos capacitacin tecnolgica dirigidos al personal tcnico.

3.2 Evaluacin financiera.

La evaluacin financiera es aquella que toma en consideracin la manera como se obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios para el proyecto, sin considerar el modo como se distribuyen las utilidades que genera. En este apartado se debe explicar el monto y origen de los recursos econmicos y financieros con que se cuenta para llevar a cabo el proyecto, debiendo incluir los aspectos siguientes: 1. Origen y monto del capital: Para tal efecto se debe indicar el capital autorizado, suscrito y pagado con que iniciar la entidad, as como la descripcin y documentacin que compruebe el origen y legitimidad de los fondos. 2. Polticas, metodologa y supuestos: Se describirn las polticas, metodologa y supuestos que se utilizarn para el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el mercado financiero en particular y la economa en general, sobre los aspectos siguientes: a) De captacin. b) De colocacin; c) De administracin. 3. Proyecciones financieras: Deber elaborarse proyecciones financieras que comprendan un perodo no menor de 5 aos de operacin, presentando la informacin siguiente: a) Supuestos para cada ao de las proyecciones financieras; b) Balance general; c) Estado de resultados; d) Flujo de efectivo; e) Punto de equilibrio; f) Estado de posicin patrimonial de conformidad con lo establecido en la Ley de Bancos y Grupos Financieros; y, g) Proyeccin de la posicin de encaje legal. En los casos de las literales b, c y d, debern detallarse los presupuestos que sustenten las cifras que se consignen. 4. Clculo de indicadores financieros: Entre los aspectos a evaluar se encuentran: a) Tasa de retorno mnima esperada; b) Anlisis de rentabilidad; c) Valor actual neto, indicando la tasa de descuento utilizada; d) Tasa interna de retorno del proyecto; y, e) Anlisis de sensibilidad. El anlisis de sensibilidad del proyecto deber considerar factores endgenos y exgenos que puedan afectar el proyecto, planteando los escenarios pesimista, normal y optimista. 3.2.1 Estudio tcnico.

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Contendr toda aquella informacin que permita establecer la infraestructura necesaria para atender el segmento de mercado, as como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operacin de la entidad en formacin, especificndose lo siguiente: 1. Organizacin empresarial: Se describir la organizacin interna de la institucin, as como los distintos rganos de administracin, especificando nmero de personal, experiencia, nivel acadmico y ubicacin dentro de la organizacin. 2. Localizacin y descripcin: Probable ubicacin geogrfica de la oficina central y de las agencias, as como explicacin tcnica de dicha decisin. 3. Sistemas de informacin: Descripcin de los sistemas contables, administrativos, de comunicacin y de monitoreo de riesgos y prevencin de lavado de dinero; as como el software y hardware a utilizar. 4. Marco legal: El estudio deber sustentarse en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes aplicables, debiendo considerar la incidencia de stas en las proyecciones financieras de la entidad. Para que sirve un Estudio Tcnico? Sirve para hacer un anlisis del proceso de produccin de un bien o la prestacin de un servicio. Incluye aspectos como: materias primas, mano de obra, maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversin requerida, tamao y localizacin de las instalaciones, forma en que se organizar la empresa y costos de inversin y operacin. Y cmo se hace un Estudio Tcnico? Empiece haciendo una explicacin detallada de su producto o servicio, incluyendo sus caractersticas fsicas, presentaciones, dimensiones, colores, materiales y otras caractersticas que los definen. En este apartado sera conveniente la utilizacin de dibujos que faciliten las explicaciones y mejoren la comprensin. El objetivo del estudio tcnico es disear como se producir aquello que venders. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio tcnico se define: Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto. Donde obtener los materiales o materia prima. Que maquinas y procesos usar. Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto. En este estudio, se describe que proceso se va a usar, y cuanto costara todo esto, que se necesita para producir y vender. Estos sern los presupuestos de inversin y de gastos. 3.2.2 Estudio econmico. Aqu se demuestra lo importante: La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversin, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidir si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos. Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y opciones posibles entonces el proyecto ser "no viable" y es necesario encontrar otra idea de inversin. As, despus de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable, entonces, se pasara al ltimo estudio. L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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Verificar la necesidad del proceso contractual, teniendo en cuenta lo precisado en los estudios tcnicos, el encargado deber determinar si se cuentan con los recursos suficientes para solventar las prestaciones que al contratista Estos estudios econmicos, debern prever en muchos de los casos, la adquisicin de bienes con antelacin a la suscripcin del contrato, y necesarios para la ejecucin del objeto del mismo. stos pueden ser: predios, equipos, edificaciones, licencias (Cuando stas no sean exigidas al contratista) y permisos. El estudio econmico trata, de determinar cual ser la cantidad de recursos econmicos que son necesarios para que el proyecto se realice, es decir, cuanto dinero se necesita para que la planta opere.

3.3 Plan integral de desarrollo informtico (plan a mediano plazo).

En este contexto, la elaboracin del Programa Integral de Desarrollo Informtico, es resultado de la experiencia, vocacin y participacin de quienes conducimos el desarrollo informtico, coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informtica, usuarios y servidores pblicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologas de la informacin. Este programa de mediano plazo, de carcter indicativo en informtica, se realiz en el marco de un escenario mundial y nacional globalizado, con una tecnologa en constante evolucin, en donde la calidad y la satisfaccin del usuario son factores que determinan tanto la competitividad de una administracin pblica como la percepcin de la ciudadana. El presente programa por s mismo no resuelve ni disminuye la problemtica inherente a la materia en el marco de la gestin gubernamental, por lo que se hace necesario contar con la voluntad, compromiso, imaginacin y coordinacin de quienes toman las decisiones, de los encargados de los procesos y reas usuarias, as como de la comunidad que atiende la funcin informtica en sus diferentes vertientes. No podemos modernizar la administracin pblica slo con disponer de nuevos y mejores productos tecnolgicos, es necesario analizar y replantear las acciones sustantivas que llevan a cabo nuestras instituciones pblicas, as como asumir una actitud innovadora que privilegie la simplificacin y economa de los procesos y la confiabilidad, oportunidad y no redundancia de la informacin y del conocimiento que sta produce. Este Programa Integral de Desarrollo Informtico (PIDI), es un instrumento de impulso al uso sistemtico de procesos en la administracin pblica, de privilegio a la informacin y al conocimiento sobre la tecnologa, de vinculacin de la informtica con los objetivos estratgicos gubernamentales y de fomento a la cultura de la calidad, del trabajo en equipo y del servicio al ciudadano, en aras de contribuir a que cada da se proporcione atencin en ms lugares, en horarios ms cmodos y en diversas modalidades. Para desarrollar un plan a corto, mediano y largo plazo es necesario adoptar una tcnica formal de planeacin, cuyas principales tcnicas son: Planeacin estratgica: Su objetivo bsico es la definicin de la naturaleza, direccin y misin de la organizacin a futuro. Planeacin tctica: Su objetivo bsico es la definicin de un programa de acciones. Involucra los recursos, la organizacin y el ambiente. Planeacin operacional: Su objetivo bsico es la elaboracin de un plan de accin y su supervisin. Involucra los proyectos cordados por un comit.

3.4 Planes operativos anuales (POA)

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Documento, no mayor de 50 pginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervencin), para operativizar la intervencin del Proyecto en un determinado perodo (regularmente un ao) y dar cumplimiento a resultados intermedios. Definicin Es la ordenacin racional y sistemtica de las acciones, con base en el ejercicio de las atribuciones econmicas que regulan las actividades de la organizacin. Coadyuvando a la transformacin de su realidad a travs de fijarse objetivos, metas, estrategias y acciones; de asignarse recursos, responsabilidades y tiempo de ejecucin; de coordinarse acciones y evaluar resultados, elevando la calidad de los servicios. Principios La ordenacin y jerarquizacin del programa operativo anual, basa su funcionamiento en lo siguiente: Implantar normas, principios bsicos y polticas para la administracin de la empresa travs del P.O.A. Es un instrumento de desarrollo mediante una retroalimentacin con la comunidad, en especial con los sectores productivos de bienes y servicios, social, pblico y privado. Promover y garantizar la participacin de toda la empresa en la elaboracin del P.O.A Integrar de manera ordenada el documento de acuerdo a la sumatoria de los proyectos, actividades, y acciones. Fomentar las bases para que la organizacin coordine sus actividades por medio del P.O.A La integracin y funcionamiento de las reas a travs del P.O.A Fijar las bases para que las acciones contribuyan a alcanzar los objetivos fijados en el P.O.A Quin elabora el POA? La responsabilidad de la elaboracin de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestin UG, la cual decide la modalidad que utilizar para tal efecto. Sin embargo, la Comisin Europea impulsa la adopcin de procesos participativos en la planificacin. Comnmente la UG, durante la programacin/ejecucin del Proyecto, ha utilizado algunas de las modalidades siguientes (sin menoscabo de la responsabilidad de la Codireccin en cuanto a la tramitacin, ejecucin y seguimiento de los POAs): El POA es elaborado nicamente por los Co-directores. La Unidad de planificacin/monitoreo/evaluacin del Proyecto es delegada por la Co-direccin para elaborar el POA. Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o unidades de la UG del Proyecto una contribucin al POA, cada uno por su rea de especializacin; contribucin que es posteriormente socializada en un documento armnico. De acuerdo al esquema ptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegacin local, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecucin del nuevo plan. Cul es el perodo cubierto por el POA? Por lo general, el plan operativo cubre el perodo equivalente a un ao calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un perodo inferior o superior a un ao, o que cubra perodos de doce meses, diferentes del ao calendario (solar). Quin aprueba el POA? Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestin (UG) deber someter este documento a un circuito de aprobaciones que prev varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un Comit Consultivo L.S.C.A. Ral Monforte Chuln 7 Morch Systems

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(CC), se realiza generalmente una reunin del mismo para revisin y comentarios al POA. La revisin por parte del Comit Consultivo no constituye por s una aprobacin del plan, correspondindole esta prerrogativa nicamente a las Entidades de Resguardo. La UG deber considerar, en el POA del primer ao, que las previsiones contenidas en el documento sean suficientemente realistas, tomando en cuenta las dificultades de arranque que normalmente sufren los Proyectos. El primer POA del Proyecto cubrir los 6 meses finales del primer ao, dado que incorporar como parte de sus acciones, los 6 meses iniciales, correspondientes al POP (Plan Operativo Provisional). La UG debe presentar a las Entidades de Resguardo una propuesta de transferencia y cierre, a ms tardar entre 9 y 6 meses antes del cierre formal. Cules deben ser los aspectos bsicos por considerar, antes de la preparacin de un POA? En la preparacin de un POA, deber utilizarse un formato estndar y considerar los aspectos siguientes: El propsito o la utilidad del documento; Las caractersticas de los lectores/revisores de POAs; y Las caractersticas de los autores del plan. i) El propsito o la utilidad del documento. El POA sirve principalmente para 4 fines: a) es un medio para operativizar la planificacin global y para profundizar en las intervenciones previstas; b) permite que responsables del seguimiento conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los resultados por obtener en el Proyecto, durante el perodo en cuestin; c) constituye una herramienta para el seguimiento y evaluacin peridica de las actuaciones del Proyecto; y d) es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas. ii) Las caractersticas de los lectores del plan. Los destinatarios (lectores) del POA constituyen un conjunto heterogneo. Tpicamente el mismo plan es enviado a los Servicios en Bruselas y a la Delegacin local de la Comisin Europea, a la institucin de Contraparte nacional/regional, a las autoridades del CC y a otras instituciones colaboradoras. Entre los supuestos lectores de los planes, hay personas que disponen de muy poco tiempo para leerlos y tambin hay personas que tienen muy poca informacin previa sobre el Proyecto y quienes no disponen de otros documentos ligados iii) Las caractersticas de los autores del plan Los autores del plan forman parte del equipo ejecutor y tienen buenos conocimientos de la situacin, tanto en la parte fsica como en la parte financiera. Por lo general, los autores tambin tienen otras funciones, las cuales frecuentemente requieren una atencin prioritaria.

3.5 Estudios tcnicos para la adquisicin de bienes y servicios informticos

Es importante efectuar estudios para la adquisicin de bienes y servicios informticos, con el fin de encontrar los que mejor se adapten a las caractersticas de la empresa, en cuanto a calidad, precio y garanta, ya que si se cuenta con un presupuesto reducido para este rubro se tendr que tener mucho cuidado en la eleccin de los proveedores de bienes y servicios, previa seleccin y valoracin de los mismos con el fin de que obtengan todo el respaldo para que en caso de algn problema sean solucionados de inmediato, y con el mnimo de costos para la empresa con el fin de salvaguardar los activos de la misma.

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Al hablar de un presupuesto forzosamente tenemos que hablar de costos, y finalmente la informacin resultante del estudio de estos dos aspectos ser un anlisis financiero, en el cual se ve reflejado cuanto tenemos que gastar, suprimir, implementar, ganar o perder.(En un lapso de tiempo definido). Los estados cuantitativos formados de los recursos reservados para ejecutar las actividades planeadas en un cierto tiempo, Indican los gastos, ingresos o utilidades proyectadas para alguna fecha futura. Para determinar qu equipo es el ms conveniente de adquirir habr que definir con claridad la capacidad y los requerimientos tcnicos de todos los mecanismos como son: velocidad, capacidad de almacenamiento, dispositivos auxiliares (Mouse, impresora, monitor), etc. Se debe estudiar muy bien, cuando se surte a los proveedores de todos los sistemas mostrados, antes de escoger alguno de ellos. Algunos conceptos bsicos Costo: Inversin que se hace para producir bienes o servicios, o para adquirir mercancas para la venta. (Erogacin o adquisicin de un bien). Gasto: Son las salidas o prdidas, resultantes del desarrollo y del uso de sistemas. (Un gasto, regularmente no estaba contemplado). Beneficio: Son cada una de las ventajas que se obtienen de la instalacin y uso del mismo. Son ms difciles de especificar en forma exacta que los costos. El valor de los beneficios es una ventaja que se gana a travs de la utilizacin del sistema. 3.5.1 Adquisicin de software En los ltimos aos se ha incrementado en forma desmesurada el costo del software, muchas instalaciones han adquirido el vicio de comprar lo que les ofrezcan sin haber evaluado a conciencia la real utilizacin de ste en su medio. Por lo general, no se toma en cuenta las opiniones de los usuarios para adquirir productos que en verdad se ajusten a sus necesidades de servicio. Existen instalaciones que, por no hacer una evaluacin seria, compran paquetes que en poco tiempo se vuelven obsoletos o son incompatibles con otros equipos de la misma instalacin, donde tambin se debieran utilizar. Por lo que es recomendable para hacer compras de software ms provechosas, que se forme un comit entre tcnicos y usuarios para conocer las verdaderas necesidades de informacin, se pueden hacer las siguientes preguntas para la requisicin de software: Software Qu transacciones y qu tipos de datos vamos a manejar?. Qu reportes o salidas debe producir el sistema?. Qu archivos y bases de datos se manejan en el sistema?. Cul es el volumen de datos a almacenar?. Cul es el volumen de operaciones?. Qu hardware y caractersticas de comunicaciones se requiere?. L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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El grupo tcnico har un anlisis del mercado para conocer cules productos cubren necesidades especficas del proyecto ya s elegir el ms apto. Para elegir el producto ms idneo se deben considerar las siguientes caractersticas: Flexibilidad En cuanto a esta caracterstica se tienen 3 puntos: Si las facilidades que ofrece el producto cubren en su totalidad los requerimientos del usuario al 100%, es necesario encontrar una utilidad prctica para explotarlo en toda su magnitud. La sencillez de la instalacin es importante, ya que hay productos que hacen muy fluida a sta y no se requiere de personal especializado para tal fin. Existen productos de instalacin compleja que requieren especialistas que es difcil conseguir o capacitar. El uso del producto debe ser lo ms sencillo para el usuario, de manera que le simplifique el trabajo en vez de someterlo a una especializacin profunda y lenta. Si esto no se cumple, el uso del producto tiende a olvidarse. Software Capacidad En cuanto a esta caracterstica se debe considerar lo siguiente: El tamao mximo de cada registro. El tamao mximo de los archivos Nmero archivos que pueden trabajar. Capacidad en disco duro que requiere Capacidad en RAM

Previsin de auditora Se necesita que el software a adquirir realice lo siguiente: Seguir las transacciones para examinar datos intermedios. Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios. Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.

Confiabilidad Un buen punto de comparacin, que incluso dar ms confianza en la adquisicin del producto idneo, es investigar en el mercado alguna instalacin que lo tenga en operacin, a fin de intercambiar opiniones que sean de beneficio para el dictamen. Apoyos del proveedor Es importante, durante la evaluacin, que exista personal del proveedor, capacitado para prever, por si se presentara, algn problema difcil de resolver en forma local ya tenderlo inmediatamente. El proveedor debe proporcionar material didctico (manuales, tutoriales, etc) para la explotacin del producto y deben ser completos y de calidad, sobre todo que se apegue al nivel del usuario, para lograr una explotacin inmediata y completa de las facilidades que proporciona. Software Adems deben considerarse los siguientes puntos: L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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Frecuencia del mantenimiento. Servicios que se incluyen en el pago. Saber si se incrementa el costo del mantenimiento. Horarios disponibles de servicio. Saber si tienen servicio de emergencia.

Contratos de software Hay dos tipos de contratos: Alquilar un paquete de Software y asignacin de programacin al cliente. Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software. Para esto, es importante tomar en cuenta el costo del producto para hacer un anlisis de costobeneficio y poder determinar la conveniencia de la adquisicin. Cuando el software ha sido elegido y adquirido, es necesario hacer pruebas del producto avaladas por los usuarios para conocer si est funcionando correctamente. Posteriormente, se puede proporcionar capacitacin a los usuarios finales para realizar un aprovechamiento ptimo del producto. 3.5.2 Adquisicin de hardware Es muy comn que se hagan compras de equipo por costumbre o por que se recibe alguna recomendacin, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir adecuadamente un equipo. Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisicin de Hardware: Determinacin del tamao y requerimientos de capacidad. Evaluacin y medicin de la computadora. Compatibilidad. Factores financieros. Mantenimiento y soporte tcnico. Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes caractersticas: Tamao interno de la memoria. Velocidad de procesamiento. Nmero de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones. Tipos y nmeros de dispositivos de almacenamiento. Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles. Hardware Evaluacin y medicin de la computadora Es comn que se efecten comparaciones entre los diferentes sistemas de cmputo basndonos en el desarrollo y desempeo real de los datos. Los datos de referencia son generados a travs del empleo de programas sintticos (es un programa que imita la carga de trabajo esperada y determina resultados), lo cual permite comparar contra especificaciones tcnicas. Los programas sintticos se pueden correr prcticamente en cualquier tipo de ambiente y generalmente se toma como referencia: L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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Velocidad de procesamiento. Tiempo de respuesta para envo y recepcin de datos desde las terminales.

Compatibilidad Ocasionalmente por cuestiones econmicas se considera factible la compra de equipo llamado compatible. La ventaja de este equipo es un menor costo que el original, pero debe tenerse cuidado con los siguientes puntos: Nivel de calidad. Desempeo igual al original. Garantas. Acuerdos de servicio. Factores financieros Existen las siguientes posibilidades de adquirir equipo de cmputo: Por alquiler renta: Las ventajas son el que tenemos un alto nivel de flexibilidad, no se requieren pagos altos y elevados, y a corto plazo es ms econmico alquilar que comprar. Como desventajas podemos decir que a la larga puede resultar ms costoso que comprar el equipo y adems podemos tener limitaciones en cuanto a uso.

Por compra: Tiene como ventaja que puede pagarse a crdito en pagos predeterminados en perodos fijos, no

necesariamente se tienen que efectuar pagos elevados y se puede disponer del equipo a la hora que se quiera. Tiene como desventajas que es una decisin irrevocable, que se requiere capital inicial mayor que en el caso anterior y el riesgo a la obsolescencia.

Mantenimiento y soporte tcnico Los puntos de mayor inters son: Fuente de mantenimiento: Una vez que el sistema se ha entregado e instalado, existe un perodo de garanta en el cual la unidad de ventas que efectu la operacin tiene la responsabilidad del mantenimiento, despus de este tiempo el comprador puede adquirir mantenimiento de varias fuentes. Trminos de mantenimiento: El contrato puede redactarse de manera tal que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se hayan necesitado en el mantenimiento, mano de obra y piezas por separado. Servicio y respuesta: El apoyo de mantenimiento es til si se encuentra disponible cuando se requiere. Dos puntos de inters son el tiempo de respuesta y las horas en las que se puede obtener el apoyo. 3.5.3 Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cmputo, intentando satisfacer una necesidad especfica. Los parmetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las polticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de anlisis le brinde ayuda en su clarificacin. Ambos parmetros deben quedar establecidos por escrito. La Solicitud de propuestas debe ser hecha por escrito. La solicitud de propuesta deber realizarse mediante las requisiciones que debern incluir: Informacin general. Objetivo. Propsito. Fecha limite de entrega. Fecha limite de aclaraciones. L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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Cobertura de requerimientos. Solicitud de descripcin detallada del producto o servicio.

Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario. Coordinar presentaciones. Documentacin. Por ejemplo la Solicitud de propuesta para la compra de software debe de contener los siguientes puntos: Objetivo el software. Propsito del software. Deseables del software. Cobertura del software. Descripcin detallada del producto o servicio. Especificaciones detalladas de servicios de soporte al usuario. 3.5.4 Evaluacin de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una investigacin con el propsito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementacin, posteriormente se integra toda la informacin obtenida de dicha investigacin y as poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse. Una vez que se han recibido y abierto los documentos de la licitacin, el dueo y/o el comit examinador o evaluador revisarn los documentos de licitacin para ver si estn completos y correctos y luego otorgar la adjudicacin, previendo cualquier requerimiento preliminar para otorgamiento, tales como el pago de un seguro de garanta o seguro de cumplimiento, ha sido satisfecho. Es te tipo de Evaluacin de propuestas tambin es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos: Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de propuesta) Analizar propuesta Costo Disponibilidad Calidad Soporte y mantenimiento Configuracin Ambiente de software Documentacin

3.5.5 Financiamiento. La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas organizaciones, brindndole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una economa y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por consecuencia otorgar un mayor aporte al sector econmico en el cual participan. La provisin de financiamiento eficiente y afectivo ha sido reconocida como un factor clave para asegurar que aquellas empresas con potencial de crecimiento puedan expandirse y ser ms competitivas. Las dificultades de L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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acceso al crdito no se refieren simplemente al hecho de que no se puedan obtener fondos a travs del sistema financiero; de hecho cabe esperar que si esto no se soluciona, no todos los proyectos seran automticamente financiados. Las dificultades ocurren en situaciones en las cules un proyecto que es viable y rentable no es llevado a cabo (o es restringido) porque la empresa no obtiene fondos del mercado. Financiacin Propia: Lo primero que debe hacer una empresa, cuando necesite financiacin, Es averiguar si ella posee esos medios y si son utilizables. Un exceso de recursos financieros disponibles o un capital de trabajo muy alto, as como inmovilizaciones excesivas (por ejemplo, mquinas en desuso), pueden ser la fuente de financiacin propia, que la empresa esta buscando. Es la financiacin ms econmica y la que origina menores dificultades de obtencin. Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a travs de crditos. Para el caso de centros de cmputo destinados a la educacin pblica no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institucin educativa cuente con un rea destinada a la produccin de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento. 3.5.6 Negociacin de contrato La negociacin de contrato debe incluir todos los aspectos de operacin del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitacin, asesora tcnica, etc. La negociacin del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos: 1. Que sea justo 2. Puntos de negociacin 3. Precios 4. Capacitacin 5. Penalizaciones 6. Posibles problemas que se puedan presentar 7. Convenios, clusulas y clusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo) Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cmputo tienen diferente tiempo de garanta, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garanta. La negociacin de contratos contendr las condiciones mutuamente convenidas y la justa y equitativa distribucin de beneficios. Estas breves lneas pretenden contribuir, desde la experiencia en estas negociaciones, con la construccin de capacidades en esta materia. 3.5.7 Garanta Garanta Los seguros de los equipos en algunas ocasiones se dejan en segundo trmino, aun que son de gran importancia. Se tiene poco conocimiento de los riegos que entraa la computacin, ya que en ocasiones el riesgo no es claro para las compaas de seguros, debido a lo nuevo de la herramienta, a la poca experiencia existente sobre desastres y al rpido avance de la tecnologa. La Garanta Limitada es vlida en Amrica Latina para los Productos de Hardware fabricados o distribuidos por Compaq Computer Corporation. Para ms informacin acerca de los trminos y condiciones de la garanta limitada, consulte el documento de Declaracin Mundial de Garanta Limitada para productos Presario, Handheld, desktops, notebooks y workstations para empresas y sevidores ProLiant, TaskSmart y NeoServer (ingls). Esta Garanta limitada puede ser aplicable en cualquier pas en que Compaq o su proveedor de servicios autorizado L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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ofrezca servicios de garanta sujetos a los plazos y condiciones que se establecen en esta declaracin. La disponibilidad de servicio de garanta y el tiempo de respuesta de sta pueden variar. La siguiente tabla interactiva presenta informacin acerca del periodo de garanta que corresponden al producto de hardware que usted ha comprado. Haga clic sobre el nombre o categora de producto para poder visualizar la informacin: En el sitio: Significa que el cliente puede solicitar que la reparacin bajo garanta se lleve a cabo en el trabajo o residencia del cliente. Cobertura en el sitio est disponible nicamente en reas metropolitanas donde se encuentre un Proveedor Autorizado de Servicios Compaq. El tiempo de respuesta es altamente dependiente de la disponibilidad del cliente y la localidad donde se encuentre. En el taller: Requiere que le cliente lleve su hardware Compaq a un proveedor de Servicios Autorizado Compaq para efectuar la reparacin bajo garanta. Todos los repuestos llevan garanta limitada de 90 das, en el taller. Una vez instaladas en una CPU Compaq, la parte de repuesto lleva la mayor de, los 90 das o el resto de la garanta de la unidad donde est instalado. Si la parte de repuesto es instalada en un equipo que no es Compaq o en un equipo Compaq fuera de garanta, la garanta de la parte de repuesto permanece en 90 das, en el taller solamente. Presario: Segn los trminos descritos en el programa de Garanta Limitada para Amrica Latina, las computadoras porttiles. Presario tienen derecho a la Garanta Internacional Limitada. Esta garanta internacional es vlida para los clientes que se encuentran fuera del pas de compra por motivo de viaje. Para mas informacin consulte el documento de Garanta Internacional para Porttiles Presario. Para obtener servicio de garanta fuera del pas de compra, usted puede llamar al 281-514-5067 en Estados Unidos. Esta garanta no aplica para los dems productos Presario. Evo, Armada, Deskpro, Workstations, Thin Clients, Monitores y Servidores: Segn los trminos descritos en el programa de Garanta global de Compaq, los productos pueden comprarse en un pas y trasladarse a cualquier otro pas en el que Compaq ofrezca servicio, sin que esto invalide de manera alguna la garanta. Las condiciones de la garanta, la disponibilidad de servicio, y los tiempos de respuesta del servicio pueden variar entre pases. 3.5.8 Permiso y licencia, derechos de autor Permisos y Licencias El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violacin a los derechos de autor. El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas: Toda dependencia podr utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software". Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa; su copia o sustraccin o dao intencional o utilizacin para fines distintos a las labores propias de la compaa, ser sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa. El departamento de sistemas llevar el control del hardware y el software instalado, basndose en el nmero de serie que contiene cada uno. L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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Peridicamente, el departamento de sistemas efectuar visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, ser considerado como una violacin a las normas internas de la empresa.

Permiso y licencia, derechos de autor Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificar o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo. El departamento de sistemas instalar el software en cada computador y entregar al rea usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo. Los diskettes que contienen el software original de cada paquete sern administrados y almacenados por el departamento de sistemas. El departamento de sistemas proveer el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalacin de un paquete determinado. Los trmites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, as como la adecuacin fsica de las instalaciones sern realizadas por la dependencia respectiva. La prueba, instalacin y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, sern realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al rea respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software". Una vez entregados los equipos de computacin y/o el software por el departamento de sistemas, estos sern cargados ala cuenta de activos fijos del rea respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad. As mismo, el departamento de sistemas mantendr actualizada la relacin de los equipos de computacin de la compaa, en cuanto a numero de serie y ubicacin, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al ao su correcta destinacin. El departamento de sistemas actualizar el software comprado cada vez que una nueva versin salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualizacin. Derechos de autor y licencia de uso de software El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de proteccin jurdica concebido para titular las obras originales de autora determinada expresadas a travs de cualquier medio tangible o intangible. Las obras literarias (incluidos los programas informticos), musicales, dramticas, plsticas, grficas y escultricas, cinematogrficas y dems obras audiovisuales, as como las fonogramas, estn protegidos por las leyes de derechos de autor. El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones: Realizar copias o reproducciones de las obras. Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor. Distribuir entre el pblico copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesin de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o prstamo. Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor. Importar el trabajo, y realizar actos de comunicacin pblica de las obras protegidas. 3.5.9 Outsourcing Outsourcing es el proceso en el cual una firma identifica una porcin de su proceso de negocio que podra ser desempeada ms eficientemente y/o ms efectivamente por otra corporacin, la cual es contratada para desarrollar L.S.C.A. Ral Monforte Chuln Morch Systems

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esa porcin de negocio. Esto libera a la primera organizacin para enfocarse en la parte o funcin central de su negocio. Es decir, el outsoucing consiste en que una empresa contrata, a una agencia o firma externa especializada, para hacer algo en lo que no se especializa. Un buen ejemplo es la nmina. Todo negocio tiene que manejarla, pero existen firmas especializadas que lo pueden hacer mejor y a un costo menor del que maneja un negocio cualquiera. La empresa que contrata provee informacin bsica acerca de su personal, la firma contratada se encarga de calcular los pagos y de hacer los cheques. Esto resulta ms econmico y a que se evita tener todo un departamento encargado de la nmina, pagar los salarios de la gente del departamento, correr con gastos como seguridad social, fondos de pensiones, etc. Outsourcing es una megatendencia que se est imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste bsicamente en la contratacin externa de recursos anexos, mientras la organizacin se dedica exclusivamente a la razn de su negocio. El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los ltimos aos ha demostrado ser una herramienta til para el crecimiento de las empresas. Razones para adoptar outsourcing 1. Reducir o controlar el gasto de operacin. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontr que las compaas redujeron costos en un 90 %. 2. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razn de ser de la compaa. 3. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. 4. Manejar ms fcilmente las funciones difciles o que estn fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema. Razones estratgicas ms importantes 1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compaa enfocarse en asuntos empresariales ms ampliamente. 2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. 3. Acelerar los beneficios de reingeniera. 4. Compartir riesgos. 5. Destinar recursos para otros propsitos. El Outsourcing es aplicable a diferentes reas de la organizacin, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc. Sistemas outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres. Segn estudios realizados por Booz Allen en el ao 1994 determin una serie de situaciones como las siguientes: El costo de comprar en las empresas flucta l entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que estn compuestas por los siguientes costos:

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Costos del departamento de compras: El proceso de elaboracin de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comit de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores. Costos de distribucin: Recepcin de los requerimientos por rea, separacin, empaque y distribucin de los artculos, actualizacin de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional. Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del rea asignada, el personal que labora en el almacn y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercanca. Costo de contabilizacin y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores. Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario.

Ventajas: Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos. Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que exista antes. Los trabajadores de la compaa pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio. Atencin especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organizacin y mtodos para mejoramiento o eliminacin de procesos. Suministrar al sitio que el cliente le indique. Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantacin del EDI, intercambio electrnico gracias a la conexin en red que posee. Alianzas estratgicas. Reduccin de espacio. Beneficios adquiridos: Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendr un inventario, para realizar suministros de ms de 6000 referencias para aseo, cafetera equipos y muebles de oficina de las marcas ms preferidas en el mercado. Reduccin de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes: Costo de Almacenamiento, costo de distribucin, de contabilizacin y pagos, as como el costo financiero.

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Lema: El mejor amigo del estudiante es el conocimiento, pues en el encontraras que hacer en el maana. Y recuerda un licenciado no es una copia, es original y se atreve a cambiar una realidad, no importa el tiempo o el espacio, todo es posible mientras creas que es as. Gracias a Dios: Ya vas hacer profesionista, ser profesional es parte de una mejor calidad de vida para ti y para toda tu familia, lograrlo es una gran satisfaccin de manera espiritual, emocional, social y laboral; bscalo, esfurzate y disfrtalo; y veras que ser profesionista es excelentemente profesional.

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