Você está na página 1de 21

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

BASES DE DATOS
Microsoft Access 2010 Aprende con Juancho Access. Sigue sus actividades
Qu pretendemos durante el recorrido del presente mdulo?....
Entender conceptos relacionados con las bases de datos. Manejar las bases de datos. Crear y modificar tablas, consultas, formularios, informes. Relacionar tablas, recuperar y manipular la informacin. Construir un proyecto a travs de la gestin de una base de datos que permita tener un Control disciplinario en la institucin educativa donde se labora.

rea:

Informtica Educativa

Aprendizajes: Autnomo, basado en pedagoga por Proyectos, Constructivista, trabajo colaborativo, Modalidad: Ulirne Presencial, ayuda de herramientas Web 2.0.

Recursos TIC: Videos (multimedia), gua docente (texto), documentos producidos por los estudiantes (texto, imgenes). Requisitos: Computador, video beam, conexin, internet, grupo interactivo, Correos electrnicos, reproductor multimedia, herramientas de la web 2.0.. Propsito: Al terminar el curso introducir al docente en el funcionamiento bsico de una Base de datos, para que ellos adquieran la capacidad de crear sus propios proyectos y establecer la importancia de la aplicacin a nivel personal y laboral, mediante el uso de las Tic..

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

CONTENIDO GENERAL DEL MODULO:


PARTE UNO
1. CONCEPTOS BASICOS

2. 2.1 2.2

PRIMEROS PASOS EN LA BASES DE DATOS ACCESS Abrir y cerrar la base de datos Barras

3. CREACION DE UNA BASE DE DATOS 3.1. Crear una base de datos sin asistente 3.2 Crear una base de datos con el asistente

PARTE DOS
4. TABLAS 4.1 Crear una tabla de datos 4.2 Clave principal 4.3 Guardar una tabla 4.4 Cerrar una tabla tablas 4.5 Tablas relacionadas al proyecto 4.6 Manejo de datos 5. RELACIONE ENTRE TABLA 5.1 Crear una tabla de datos 5.2 Clave principal 5.3 integridad de referencia 5.4 Crear relaciones para el proyecto

PARTE TRES
6. CONSULTAS 6.1 Tipos de consultas 6.2 Crear una consulta 6.3 Guardar una consulta 6.4 Ejecutar una consulta 6.5 Modificar el diseo de una consulta 7. FORMULARIOS

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

PROYECTO A TRABAJAR En el transcurso del presente mdulo se elabora una base de datos, que le permitir gestionar los principales aspectos para el contro l disciplinario de normas establecidas en cada uno de los manuales de convivencia, para cada una de las instituciones de los docentes que comparten esta aplicacin, como son: el control de faltas, llegadas tarde, anotaciones en el observador, etc. Por lo tanto no se deje abrumar por la cantidad de informacin que ir viendo y piense que lo bsico para trabajar siempre est exento de grandes dificultades, con el tiempo. Le propondremos ejercicios alternativos para incorporar nuevas funcionalidades a la base de datos, y con ayuda del trabajo colaborativo con los dems integrantes del grupo podr enriquecer su proyecto final. Al interesarse por los beneficios que brinda la aplicacin, podr ir conociendo nuevas opciones para ampliar la base de datos que ha creado.

PARTE UNO

Qu se pretende durante el recorrido de la primera parte del mdulo?....


Entender conceptos relacionados con las bases de datos. Manejar las bases de datos. Conocer detalladamente el proyecto planteado, para trabjalo en el transcurso del modulo.

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

1.CONCEPTOS BASICOS
QU ES UNA BASE DE DATOS? Es un conjunto de datos almacenados en formato digital para su posterior consulta. La informacin puede consultarse segn una serie de criterios distintos. En las bases de datos existe un lenguaje propio que debemos conocer, as vamos a definir un conjunto de trminos que emplearemos a lo largo de este mdulo: 1. REGISTROS: Tambin llamados filas, representan un tem nico de datos estructurados en una tabla. Para entendernos sera el equivalente a las fichas de un fichero. Cada registro est formado por uno o varios campos. En una base de datos existen multitud de registros. Cada cliente almacenado en la base es un registro. 2. CAMPOS: Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. Los datos se almacenan en los registros dentro de los campos. Si hemos dicho que la ficha equivale a los registros, los campos seran los conceptos que tienen las fichas. Por ejemplo en el registro de un cliente, los campos seran el nombre, apellidos, direccin, DNI,

Registro n 2 Campo Apellidos

Botones para desplazarse por los registros.

Formato de formulario de versiones anteriores de Access

3. TABLA: La tabla de la base de datos es dnde se almacenan los registros. Cada fila de la tabla corresponde a un registro. Una base de datos puede contener varias tablas. Por ejemplo una para los clientes, otra para los productos, otra para ventas,...etc. QU ES LA CLAVE PRIMARIA? Cada fila de una tabla es un registro. Cada registro debe estar identificado por un campo que sea diferente a todos los dems. A este campo que distingue un registro de otro se le denomina clave primaria. Toda tabla debe contener una clave primaria. Ejemplos de claves primarias son el DNI (asociado a una persona) o el ISBN (asociado a un libro). Es muy importante tener claro qu campo de nuestros registros siempre ser nico.

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic. Cuando definamos una tabla de la base de datos tendremos que identificar el campo que ejercer las funciones de clave primaria. Si no tenemos claro qu campo no se repetir podremos emplear un nmero secuencial que coincida con el nmero de registro y que se ir incrementando en una unidad por cada registro. Este nmero secuencial suele identificarse con el nombre de ID.

Ventana de diseo de una tabla. El campo ID es la clave primaria

BASES RELACIONALES Las tablas de las bases de datos pueden relacionarse entre s obteniendo informacin asociada. Este tipo de bases de datos se denominan bases de datos relacionales y son las ms comunes.

PARA ENTENDERLO MEJOR Imagine que en nuestra institucin empleamos una base de datos para gestionar estudiantes e inasistencia. En una tabla tendramos los registros de los estudiantes (nombre, direccin, telfono, grado,..) y en otra tabla las inasistencias que le hemos registrado. Por tanto dos tablas distintas que estaran relacionadas entre s, ya que la tabla de estudiantes ventas lleva asociada una llegada tarde. As pues, para hacer que la base funcione bien tendremos que relacionar las dos tablas aplicando lo que veremos ms adelante en ese tema.

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

QU SON LOS NDICES? Los ndices de las bases son datos que organizados permiten mejorar la velocidad de las operaciones, principalmente la de bsqueda, generando un acceso rpido a los registros de un tabla. Al aumentar la velocidad se suelen usar los campos sobre los que habitualmente hacemos ms bsquedas. Los ndices de una base de datos son semejantes a los de un libro. stos guardan parejas de elementos: el elemento que se quiere indexar y su posicin en la base datos. Para buscar un elemento lo nico que tenemos que localizar es su ndice. Una vez encontrado se devolver el registro que se encuentre en la posicin marcada por el ndice.

Ventana de diseo de tabla de Access 2010 donde se definen los campos y se establecen los tipos

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Todos los campos que podamos crear en nuestros registros tienen una serie de propiedades modificables por el administrador en el momento de crear la base de datos. Entre las propiedades ms comunes destacamos: TAMAO DEL CAMPO: Es el nmero de caracteres que se puede introducir en el campo. Por ejemplo, si tratamos con un campo de cdigo postal, lo normal sera asignarle la propiedad de tamao de 5 caracteres puesto que nunca tendremos el caso de un cdigo de ms dgitos. TIPO DE DATO: Permite establecer la naturaleza de los datos que introduciremos en el campo en cuestin. Los tipos de datos que se nos permitir emplear son: texto, memo, nmero, fecha/hora, moneda, autonumrico, S/No,

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

Al disear nuestra base de datos es muy importante asignar correctamente el tipo de dato a cada campo puesto que de ello dependern las posibles modificaciones futuras. Por ejemplo si definimos un campo como importe, ste debera ser establecido como moneda, de tal forma que podamos hacer operaciones con l. Si en la definicin del tipo seleccionamos, por ejemplo, texto, aunque se guardar el dato en el campo, nunca podremos hacer operaciones ni darle un formato de moneda.
Llamamos administrador a la persona que crea la base de datos y administra los permisos de uso para el resto de los usuarios. Un campo de tipo memo est reservado para cadenas de texto de ms de 255 caracteres. Se suelen usar para el campo de observaciones donde el texto a introducir es libre. El tipo auto numrico proporciona un nmero secuencial para cada registro de la tabla.

IMPORTANTE
A lo largo de este modulo le repetiremos varias veces que el primer paso antes de crear una base de datos es pensar qu tipo de base nos interesa. Por tanto aunque le hemos comentado al comienzo del mdulo el tipo de base de datos que le proponemos como prctica, le pedimos que se siente con calma a elaborar una lista de sus necesidades. Para darle alguna pista de por dnde empezar contstese a las siguientes cuestiones: Qu informacin queremos gestionar con la base de datos?. Cuntas tablas necesitamos? Estarn las tablas relacionadas?. Qu campos debe contener cada registro?. Cul ser el tipo de datos de cada campo?. A la hora de pensar en el tipo de datos piense tambin en el tamao de cada campo en funcin de la informacin que vaya a contener.

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

VALOR PREDETERMINADO: Es el dato por defecto que contendr el campo para cada registro antes de que usted introduzca ningn otro valor. ste puede configurarse con algn valor o dejarse vaco. Por ejemplo si uno de los campos en sus registros es la fecha de alta de un cliente, podr hacer que Access le muestre la fecha del da actual por defecto al crear un nuevo registro. Esta fecha sera un valor predeterminado. REQUERIDO: Los campos requeridos son campos obligatorios, no se puede crear el registro si no se ha introducido algn valor en estos campos. Por ejemplo el DNI o el nmero de cliente son por lo general datos requeridos.

Cuadro de propiedades de un campo de Access

INDEXADO: Si indexamos un campo aceleraremos la bsqueda y la ordenacin de los registros. Le recomendamos que no cree muchos ndices por cada tabla puesto que afectar a la velocidad de trabajo. MSCARA DE ENTRADA: Esta propiedad se emplea para obligar al usuario que introducir la informacin en un registro a emplear un formato especfico para el campo. Se suele usar, por ejemplo, en los telfonos donde la agrupacin de nmeros queda prefijada en una mscara y la base de datos al teclear los nmeros los agrupa segn la mscara. Por ejemplo 915 23 21 34. OTRAS PROPIEDADES: Existen muchas propiedades por cada campo que creemos. Ms adelante le ensearemos a modificarlas. Algunas interesantes son: permitir longitud cero, regla de validacin, alineacin del texto,.

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

VAMOS A INICIAR Una vez que le hemos introducido en el mundo de las bases de datos con las definiciones anteriores, llega el momento de comenzar a trabajar. Busque la base de datos en su ordenador. Si dispone de Office encontrar un acceso directo en la carpeta del mismo nombre, en caso contrario le aconsejamos que descargue la aplicacin en su versin de demostracin. En todo caso deber localizar el icono de la aplicacin que le enseamos:

Microsoft Office Access 2010

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

2.PRIMEROS PASOS CON LA BASE DE DATOS


2.1 ABRIR Y CERRAR LA BASE DE DATOS
Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2010. - Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecer la lista de los programas que hay instalados en tu computador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciar el programa. - Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el botn cerrar - Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. - Hacer clic sobre la pestaa Archivo y pulsa el botn Salir PANTALLA PRINCIPAL .

10

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

2.2. LAS BARRAS


La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar cerrar . La barra de Acceso rpido , maximizar/restaurar y

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar o Deshacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Veremos cmo ms adelante. La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en una pestaa accederemos a su ficha que contiene los botones y mens, organizados en categoras o grupos. Durante el modulo utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botn necesitaremos saber en qu pestaa se encuentra y, para ms sea, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sera la localizacin exacta del botn Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaa Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura. La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de ms espacio de trabajo. Para ello, debers hacer doble clic sobre cualquiera de las pestaas o utilizar el botn situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa o pulses de nuevo el botn.

11

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.
La pestaa Archivo

La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un men con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botn Office. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicacin. Tambin puede que algunas opciones muestren un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es mostrar ms opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opcin Informacin que muestra informacin de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las ltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se colorear con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opcin activa.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num),
12

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.
que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeo cuadro informativo al dejar el modulor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irs aprendiendo la forma de los botones que ms utilices.

AYUDA
Access incorpora una documentacin muy til que explica las distintas opciones y caractersticas del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos: Hacer clic en el botn de Ayuda , en la zona derecha de la

Cinta de opciones. Pulsar la tecla F1del teclado. El programa tambin ofrece la opcin Ayuda en la pestaa Archivo

13

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

3. CREACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

EL PRIMER PASO

ESPENSAR

Las bases de datos, a diferencia de los documentos de texto y de los libros de hojas de clculo, deben crearse antes de empezar a trabajar. En un documento de texto primero se redacta la informacin, se le da formato y por ltimo guarda el documento como un archivo ya sea con la opcin guardar o con guardar como en el caso de que quiera cambiar el nombre predeterminado o establecer una nueva ubicacin del documento. En Access usted deber crear primero el archivo de trabajo, indicando el nombre del mismo, as como la ubicacin. Posteriormente ir aadiendo los distintos objetos de la base como son las tablas, los formularios, consultas e informes. Adems deber hacerlo es este orden. En los sucesivos temas le iremos comentando cmo llevar a cabo estas tareas

Ahora crearemos una base de datos, tenemos dos opciones escoge una de ellas para iniciar tu creacin de bases de datos.

MANOS A LA OBRA.

14

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

3.1. CREAR UNA BASE DE DATOS SIN ASISTENTE


Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo.

Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opcin Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambin podramos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicacin de la nueva base de datos. sto es as porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando est lista.

Para cambiar la ubicacin establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequea carpeta que hay junto a la caja de texto Se abrir el siguiente cuadro de dilogo: .

15

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo pulsar el botn Crear para crear la base de datos. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

16

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

Cerrar la base de datos


Se puede cerrar una base de datos de varias formas: - En la pestaa Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos - O bien cerrar Access. Obviamente la base tambin se cerrar. .

Abrir una base de datos


Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas: Desde la pestaa Archivo > Abrir

Desde las teclas rpidas CTRL+A o ALT+A. En ambos mtodos se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir. Debers situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botn Abrir. Desde la pestaa Archivo > Reciente En la opcin Reciente encontrars una lista de los ltimos archivos abiertos, al igual que en el mtodo anterior. Haz clic en la que quieras abrir. Desde el acceso rpido a las ltimas bases abiertas: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio > Todos los Programas, aparecer la ficha Archivo desplegada. En ella encontrars una lista de las cuatro ltimas bases de datos abiertas, exactamente igual que en el mtodo anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.

17

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

Desde Archivo > Reciente (el mtodo que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuntos elementos veremos en el acceso rpido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un mximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso. Tambin podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de verificacin.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso rpido, al hacer clic en un elemento se abrir con el nombre y ubicacin que tena la ltima vez que se abri. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedar desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrar un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, debers utilizar cualquiera de los dos primeros mtodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.

3.2. CREAR UNA BASE DE DATOS CON EL ASISTENTE


De momento le presentamos el entorno de trabajo de Microsoft Access.
Creacin de una nueva base datos en blanco

ltimas bases de datos abiertas

Plantillas predeterminadas clasificadas por reas

Ms prestaciones online

18

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

Nada ms entrar en el programa se le dar la opcin de crear una base de datos en blanco o de elegir una plantilla predefinida.

PLANTILLA
Las plantillas predefinidas nicamente estn disponibles online, esto es, si dispone de conexin a Internet. Adems recuerde que slo los usuarios que hayan registrado la aplicacin podrn acceder a este material. Los usuarios registrados tendrn acceso a ms prestaciones como por ejemplo mdulos sobre la aplicacin, descargas, actualizaciones, De todas formas desde la barra lateral se pueden sacar plantillas locales. Estas plantillas se encuentran en el propio ordenador y se cargan en el momento de la instalacin del programa. En todo caso el nmero de plantillas es ms reducido que las que encontraramos en Internet.

Las plantillas locales estn instaladas en el propio ordenador del usuario

Las plantillas estn pensadas para dar solucin a los problemas ms comunes donde el uso de una base de datos pueda ser necesario, por ejemplo en educacin, ventas, secretaras de direccin o marketing. En nuestro caso como vamos a crear una base de datos desde cero haremos clic sobre la opcin base de datos en blanco (1) para comenzar a trabajar. Tras seleccionar la base de datos en blanco, tendremos que indicar su nombre y su Ubicacin. Y en cuanto a la ubicacin le aconsejamos que seleccione la carpeta TIC donde almacenaremos todo el material de trabajo. Esta informacin tendr que introducirla en el men lateral que le mostramos:

19

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

Para buscar la ubicacin correcta podr usar el pequeo icono de una carpeta que encontrar a la derecha (2). Por ltimo haga clic sobre el botn crear. La base de datos se almacenar en el ordenador. No modifique la extensin del archivo, deber ser accdb.

A partir de este momento la base de datos ya tiene existencia. Ahora queda disearla completamente.

GUARDAR UNA BASE DE DATOS


Para guardar una base de datos deberemos acudir al men general de ms opciones situado en la parte superior izquierda de la ventana principal. Desde este men tendr acceso tanto a guardar, si lo que quiere es que se graben las modificaciones que ha realizado, o bien guardar como para emplear un formato distinto o una ubicacin diferente.

La opcin guardar como le permitir elegir formatos de bases de datos compatibles con versiones anteriores de Access

Desde la opcin guardar como elegiremos guardar la base de datos seleccionando formatos compatibles con versiones anteriores para que otros usuarios de su misma empresa o bien de otras empresas puedan gestionar los datos contenidos en la base.

CERRAR ACCESS
Para salir del programa recurra a la opcin salir de Access que como ve est en el mismo men, o bien cierre la ventana principal directamente. En caso de que haya datos sin grabar se le pedir confirmacin para guardarlos o no.

20

Nombre del Curso:

USO DE LA APLICACIN

Formacin bsica del gestor de bases de datos Access para docentes a partir del uso de Tic.

PRIMER PASO PARA TU PROYECTO: Crea la Base de Datos: Control disciplinario I.E. Nombre de la institucin. Puedes darle otro nombre a tu base de datos.

Sigue el video tutorial No, 1

21

Você também pode gostar