PREUNIVERSITARIO NACIONAL

Tercer Avance: Solucin para problemtica en la produccin de material

Integrantes: Flavia Jara 17.600.144-5 Cristbal Matte 16.742.433-3 Yacine Oumouchi P12AD99408

Seccin 02 Seccin 02 Seccin 01

Descripcin de la actualidad de la empresa

El preuniversitario Nacional es una casa de estudios que busca, tal como dice su misin presentar oportunidades de aprendizaje, acordes a la diversidad de los estudiantes, que les permitan cumplir, con autonoma y simplicidad sus sueos. Actualmente el Margen Operacional del preuniversitario supera los 100 millones de pesos, lo cual indica que es un negocio bastante rentable, gracias a su trayectoria y el trabajo metdico de sus profesores. Sin embargo segn datos que nos entrega nuestro contacto, este nmero no es el ptimo debido a que el ao 2011 los esfuerzos de Marketing y Publicidad fueron mnimos, por lo cual las matriculas de este ao bajaron considerablemente (este ao se han matriculado en las distintas sedes 908 estudiantes). Esto indica que ya que el ao 2011 no se invirti en Marketing y Publicidad, para este ao se obtuvieron cerca de 900 matriculas en el primer semestre y se espera que ingresen, a lo ms, 200 estudiantes ms durante el ao. Sin embargo este ao se estn llevando a cabo diversas campaas publicitarias, con lo cual se esperara que las matriculas del ao 2013 ronden los 1200 o 1500 en el prximo primer semestre, alcanzando los nmeros de un ao normal o uno positivo. Ante esto e Preuniversitario espera para el prximo ao mejorar considerablemente sus nmeros debido a un mayor gasto en publicidad y una mayor prolijidad en el desarrollo y entrega del material didctico para sus estudiantes, por lo cual nuestra propuesta de trabajo va relacionada con la mejora en los procesos de elaboracin de textos de estudio para el ao 2013 El mercado de los preuniversitarios posee una amplia gama de oferentes, los cuales ofrecen a su vez diferentes productos enfocados a sus respectivos pblicos objetivos. Un dato no menor es que en Chile cada ao rinden anualmente la PSU aproximadamente 300.000 estudiantes (slo el 37% de los postulantes logra entrar a un entidad educacin superior). De acuerdo a cifras entregadas por los principales actores del mercado, el ao pasado 100.000 personas fueron las que prepararon la Prueba de Seleccin Universitaria (PSU) asistiendo a un preuniversitario, de ellos el 43% lo hizo a travs de Cepech, el 27% en Pedro de Valdivia, el 8% en Preutech, el 2% a travs de la Universidad Catlica, el 5% en preuniversitarios pequeos o locales (como preuniversitario nacional) y el 15% restante en el mercado informal Como podemos ver en el anlisis FODA que presentamos en el primer informe, existe un mercado muy grande en el cual cada ao 230.000 alumnos rinden la PSU, los cuales no slo son alumnos de cuarto medio, sino que aquellos que rinden por segunda vez la prueba. Hoy el preuniversitario es casi una obligacin, por lo que hay grandes oportunidades para nuestra empresa. Con respecto a las amenazas sabemos que actualmente hay una gran cantidad de preuniversitarios gratuitos y de fcil acceso, sobre todo virtuales, lo que aumenta aun ms este altsimo nivel de competencia y sobre todo promocin durante todo el ao. Todo esto acompaado de una alta vulnerabilidad a cambios exgenos, debido al sistema de seleccin que actualmente es fijo.

Por otra parte como fortaleza se tiene la amplia trayectoria de 34 aos en el mercado, la ubicacin privilegiada de las sedes, el know how de la preparacin a los estudiantes con los profesores capacitados para entregar el mejor servicio y un equipo experto en investigacin docente. Otra fortaleza importante y que est directamente relacionada con el problema que solucionaremos es la preparacin del material de estudio, el cual es de primera calidad producto de los aos de mejoramiento y en funcin a la metodologa que ha desarrollado el preuniversitario. Sin embargo esta gran calidad del material tanto como contenido como calidad de los libros se ve opacada por la pobre planificacin de los procesos como veremos a continuacin. Finalmente en las debilidades del preuniversitario encontramos los problemas organizacionales en todos los niveles, tanto en el rea de administracin y planificacin como en finanzas. Existe una alta rotacin de empleados por el pobre ambiente laboral, junto con una estructura familiar que impide el avance la organizacin. Como conclusin no existe una estructura de autoridad clara. Actualmente la empresa cuenta con una excelente reputacin, la cual quiere mantener y sobre todo aumentar. Sin embargo la entrega del material de estudio con retraso daa mucho esta imagen de rigor y produce una molestia en los mismos estudiantes y apoderados que estn pagando por este material (recordemos que se paga dentro de la matricula), por lo tanto es de vital importancia que al momento de matricularse estn los libros disponibles para ser entregados. El proceso de creacin del material es bastante complejo y sus encargados no tienen una visin sistmica del problema, cada uno esta focalizado sobre su etapa y en cumplir su trabajo y tarea. El retraso en la entrega del material es debido la debilidad de la planificacin del proceso de creacin. Nosotros estudiamos el proceso de manera global para encontrar una manera de optimizarlo y ganar tiempo de produccin cuidando a los costos y por sobre todo la factibilidad de la opcin y as poder ayudar a nuestra empresa.

Explicacin y solucin concreta del problema

Localizamos problemas de gestin en el Proceso de creacin y produccin de material, el cual se encarga de crear y disear los distintos materiales para las diversas clases del Preuniversitario, como lo son textos, guas, mini ensayos temticos o ensayos generales. Los originales son enviados a la imprenta del preuniversitario, ubicada en la Sede Gran Avenida, dnde se imprime el material y se reparten a las sedes. El problema es la falta de coordinacin debido a que por mucho tiempo hubo 4 personas a cargo de esta etapa (cerca de un 10% del total de trabajadores), pero se disminuy el nmero de encargados debido a que era poco sostenible y realmente poco eficaces (no haba un orden de procesos ni de prioridades) segn cuenta el contacto. Actualmente

son slo 2 los encargados, de los cuales se necesita que mantengan el ritmo anterior o mejorarlo, por lo cual vemos que es necesario estructurar los procesos de esta etapa y establecer prioridades de impresin. De manera concreta el problema es que el material debe ser entregado cierto da, especficamente cuando el mayor numero de alumnos se matriculan y en muchas ocasiones el preuniversitario se queda sin stock y no han llegado los libros que estn en proceso. Todo esto segn la conclusin a la que llegamos con el Director se debe a un pobre y deficiente proceso de planificacin, y una mala gestin de los procesos y de los stocks.
Tarea Creacin contenido Diseo Digitacin Revisin Impresin Compaginacin Empastado Distribucin libros Encargado Profesores y directivos Diseador Secretarias Profesores y directivos Impresores Funcionario Preu Empresa Empasta Funcionario Preu tiempos desarrollo de tareas oct nov dic ene ene ene ene feb feb feb feb mar mar mar mar

Tabla 1 Tiempos de produccin de libros actualmente A continuacin se presenta el flujo de produccin y distribucin del material de estudio en el cual se han identificado las etapas clave junto con el anlisis de la posible subcontratacin del proceso: 1.-Produccion intelectual de material: Consiste en el desarrollo de los contenidos mnimos obligatorios que incluye el libro. Esta se lleva a cabo por el profesor a cargo de la materia. La creacin del material y de los ejercicios de estudio corresponde a un factor clave de xito de la empresa, esa parte no se puede subcontratar porqu es parte del core competence de la empresa. 2.-Diseo y digitacin: proceso en el cual la asistente acadmica da formato a los contenidos enviados por el profesor acadmico. El marketing y la imagen son muy importantes en el mercado del preuniversitario, nuestro cliente tiene una identidad fuerte y conocida por los consumidores, seria riesgoso subcontratar esa parte de la produccin. El subcontratista podra cometer errores y daar a la imagen de la empresa, la cual recientemente conoce. Por otra parte actualmente el preuniversitario tiene contratado un diseador que ha excelentes resultados a un costo conveniente, el cual, segn nos dice el Director, no estn dispuestos a perder. 3.-Revisin y versin definitiva: Una vez que se termina el proceso de digitacin, se enva esa muestra a revisin en la cual se corrigen los posibles errores o se mejoran ciertas cosas. Un conjunto de profesionales demora alrededor de 1 semana, y de este proceso se obtiene un original.

4.-Impresin: Serie de procedimientos, mquinas y materiales utilizados para llegar al impreso. Luego comienza el proceso de compaginacin El preuniversitario hace poco tiempo hizo la compra de una gran cantidad de material (hojas y tinta) para aproximadamente un ao de trabajo, por otro lado hizo una inversin de 20 millones de pesos en la adquisicin de una maquina, por lo que la subcontratacin de este servicio significara la venta de estas cosas recientemente adquiridas, y de esta manera muy poco rentable. 5.- Compaginacin: Consiste en poner en el orden correcto las pginas de cada libro, uno por uno y manualmente por parte del encargado de la imprenta. Este es el procedimiento mas engorroso y para el cual la persona a cargo necesita alguna experticia, de lo contrario demorara mucho ms de lo que actualmente demora. Al hablar de la subcontratacin de este servicio a una empresa externa, el Director se vio muy interesado ya que es un proceso el cual el preuniversitario no se encuentra especializado. Seria una mejor idea imprimir los documentos en el preuniversitario y luego enviarles directamente a la empresa subcontratista para que las compaginen y luego empasten (con la misma empresa que cumple el servicio que actualmente ya est subcontratado). Este punto es de gran importancia, ya que segn los clculos veremos mas adelante, la empresa subcontratista se demorara menos das, los cuales son vitales para el preuniversitario dada la demanda de matriculas, y por lo tanto entrega de material. La compaginacin no corresponde a uno de los procesos estandarizados y manejados por la empresa, es una tarea fcil, repetitiva y muy engorrosa, que podemos subcontratar porque si bien lleva algunos riesgos, estos no son tan grandes como los de la subcontratacin absoluta o de otros servicios. 6.-Empaste: Esta se lleva a cabo en una empresa externa Aqu nos encontramos con la particularidad que la entrega de estos pueden ser de manera parcializada a medida que estos son terminados. Cabe destacar que no se puede externalizar la totalidad de la produccin porque la dependencia a los resultados de una otra empresa que no controlamos sera demasiado importante y hay ciertos procesos a los cuales la empresa, a travs del tiempo, ha dado gran importancia e inversion (por ejemplo la imprenta que es propia)

Objetivos estratgicos del plan de accin.

El objetivo general es mejorar los tiempos de desarrollo, elaboracin y entrega de los libros de ejercicios que entrega el preuniversitario al momento de matricularse. De esta manera se logran los tiempos de entrega esperados para las fechas que se necesitan y no durante todo el ao de manera desordenada, lo que es muy mala imagen ante los clientes. Estandarizar los procesos: mediante la determinacin de cargos y labores se establecen las condiciones especificas de trabajo, evitando roles inoperantes o desorientados. Calendarizar las tareas: se establecen fechas especificas de desarrollo y entrega de trabajos, con lo cual se ordena totalmente la falta de instrucciones y tiempos de entrega. Disminuir costos de tiempo ocioso: al establecer los cargos y tiempos especficos de trabajo se evita contar con personal ocioso durante horas de trabajos inexistentes.

Como analizamos anteriormente en el Preuniversitario se necesita disminuir los tiempos del proceso de compaginacin ya que el siguiente, el empastado, necesita de sta para realizarse. El Director de la empresa est interesado en adelantar estos tiempos, por lo cual estara dispuesto a pagar ms por esto, en beneficio de la imagen del Preuniversitario. Hoy en da el proceso de compaginacin tarda en promedio 6,945 semanas con una desviacin estndar de 0,211.

T e - 6,945 Pr T T e } = Pr z = Pr {z 1,65} = 0,95 0,21 T e = 6,882

El tiempo esperado a realizar el proceso de compaginacin es de 6,882 semanas. Este tiempo excede el tiempo lmite que hemos propuesto para esta etapa (finales de Febrero), por lo cual queremos ver la posibilidad de adelantar este proceso hacia las 6,5 semanas que haran del proceso ms eficiente y alcanzando a tener la totalidad de los libros necesarios para la primera semana de Marzo.

6,5 - 6,945 Pr z = Pr {z -1,86897} = 0,0314 0,238

Segn los clculos, idea de bajar los tiempos de compaginacin es casi imposible (con un 3% de probabilidad) manteniendo la misma estructura que hoy maneja la empresa, con un auxiliar que se le ofrece el sueldo mnimo por hacer este trabajo durante las semanas de trabajo (sueldo semanal acorde al sueldo mnimo, explicado ms adelante) Por otro lado la opcin de subcontratar el servicio por parte de la misma empresa que empasta resulta con una estimacin del tiempo promedio de entrega del servicio de compaginacin en 6,31 semanas, con una desviacin estndar de 0,3462. Con estos datos se puede realizar el calculo para tener el tiempo esperado con un 95% de seguridad:
1 2

Datos en Anexo 1 Datos en Anexo 2

 T e - 6, 31 Pr T T } = Pr z = Pr {z 1,65} = 0,95 0, 346 T e = 6,882

6,5 - 6, 31 Pr z = Pr {z 0,55} = 0, 7088 0, 346

Con esta informacin se puede llegar a la probabilidad de tener el mismo trabajo pero realizado en un tiempo inferior (6,5 semanas), por el cual est dispuesto a pagar el Dueo del preuniversitario y dejar de realizar esta actividad internamente.

6,5 - 6, 31 Pr z = Pr {z 0,55} = 0, 7088 0, 346

Por ende existe un 71% de probabilidad de que el trabajo de compaginacin sea realizado de manera externa en un perodo de tiempo de 6,5 semanas. Este valor es bastante probable y mejorara bastante los tiempos de produccin del material educativo, por lo cual es una real y factible alternativa para mejorar los procesos.
Tarea Creacin contenido Diseo Digitacin Revisin Impresin Compaginacin Empastado Distribucin libros Encargado Profesores y directivos Diseador Secretarias Profesores y directivos Impresores Funcionario Preu Empresa Empasta Funcionario Preu tiempos desarrollo de tareas oct nov dic ene ene ene ene feb feb feb feb mar mar mar mar

Tabla 2 Tiempos de produccin de libros con subcontratacin Con la propuesta anterior, se gana aproximadamente una semana, con lo cual se puede adelantar el proceso de empaste y tener la mayor cantidad de libros listos para la segunda semana de Marzo, poca de mayor matriculas.

Parte II: Anlisis de la Propuesta Inconvenientes

Para tomar una decisin hay que tener en cuenta tanto las ventajas que traera, asi como las posibles desventajas o inconvenientes tales como: Se produce una mayor incertidumbre en los tiempos de entrega y de la calidad del servicio: si bien tenemos una estimacin de los tiempos aproximados que demoraran en estar listas las compaginaciones, este nunca ser exacto, y no hay manera de saber tampoco el grado de avance de estos, debido a que es un proceso que no controlamos nosotros. Por otra parte tambin est el asunto de la calidad del servicio, el cual es un tpico de gran importancia debido a que ese tipo de libros debe durar al menos un ao, y su contenido es vital para el desarrollo de los alumnos que est fuera del control del preuniversitario. Otro inconveniente de la subcontratacin es el riesgo de que la empresa contratada para el servicio no tenga el prestigio necesario o no cumpla con los estndares mnimos necesarios. Por otro lado el preuniversitario pierde puestos de trabajos, lo que trae un costo social, as como en el ambiente de trabajo y clima organizacional debido a la incertidumbre de los propios trabajadores de la imprenta de perder sus puestos por subcontratacin de otro proceso de este. Otro posible problema de subcontratar este proceso es que, si bien trae muchos beneficios a la imagen con los alumnos y planificacin de los procesos, la organizacin se vuelve muy dependiente del suministrador del servicio, debido a la prdida de control de este. Finalmente el ltimo inconveniente es la informacin que se encuentra en las hojas que se le entregan a la empresa que va a compaginar, ya que es confidencial, y pertenece informacin vital para el xito de los alumnos en el preuniversitarios, y su uso tiene que ser manejado con mucho cuidado y confidencialidad, ya que el material de estudio entre preuniversitarios marca la diferencia entre uno y otro y en los resultados finales.

Medidas de contingencia
Considerando los inconvenientes anteriores es aconsejable que el preuniversitario negocie un contrato que defina con claridad los tiempos de entrega, la tasa de merma mxima y la confidencialidad del contenido entregado. A estos puntos del contrato debe se les establecer las sanciones monetarias necesarias que aseguren un nivel de servicio ptimo. Mas all de un contrato formal y preciso, es aconsejable que el preuniversitario cree una verdadera asociacin con el proveedor para que la comunicacin entre ellos sea buena y que la sinergia entre las dos empresas permita enfrentar cualquier problema que impidiera la entrega a tiempo y los estndares buena calidad que tiene el producto final. Es importante que la relacin entre cliente y proveedor sea clara y fuerte, donde ambos puedan ganar al trabajar juntos. La calidad de un servicio depende tambin del cliente y de su manera de formular sus necesidades.

Costo de implementacin Hoy el problema de la compaginacin se resuelve con el pago a un auxiliar, por el tiempo en que demore en realizar la labor. Esta tiene un limite de 7 semanas, sin embargo el auxiliar realiza su labor con un promedio de 6,945, valor muy cercano al limite. El sueldo a este empleado implica el pago de $48.250 pesos semanales3, por lo cual en el perodo del proceso de compaginacin se le paga aproximadamente $ 335.096 pesos. Adems de este costo, existen otros asociados, como es el uso de una sala para almacenar y ordenar las pginas de los libros, por lo cual se deja de tener un espacio valioso durante las clases de cursos de verano que imparte el preuniversitario o tambin como arriendo de la sala como bodega. Este costo est avaluado en $400.000 (valor de arriendo de salas mensual). Debido a que este proceso se realiza durante dos meses, el costo aumenta a $800.000, por ende esto corresponde a un costo de oportunidad debido a no poder arrendar el espacio. Por otro lado existen costos asociados al traslado de las hojas, el cual est avaluado en $20.000 (correspondiente a bencina). El preuniversitario cuenta con una camioneta, por lo cual es un costo hundido. Por ende el costo de realizar este proceso de manera interna alcanza los $355.096 pesos sin contar el costo oportunidad del arriendo de la sala, con el cual el costo aumenta considerablemente a $1.155.096 pesos. La empresa DICOMGRAF encargada, hasta ahora, del empaste ha hecho una oferta de realizar los dos procesos: el de compaginar y el de empastar. Para esto cuenta con personal y bodegas, que vienen haciendo esta labor durante bastante tiempo. Tambin ofrecen un servicio en promedio ms rpido (para el mismo nmero de libros), por lo cual es una opcin muy conveniente. El costo de acceder a este servicio alcanza el valor de $690.000 pesos, el cual consta de compaginar 3600 libros de 300 pginas en 7 semanas (35 das laborales). Adicionalmente cobra un extra por adelantar el tiempo, teniendo un costo de $45.000 por da adelantado. Debido a que el Director est interesado en tener el proceso de compaginacin listo en 6,5 semanas (32,5 das laborales), involucra un costo adicional de $112.500 pesos. Por ende el costo de subcontratar este proceso alcanza la suma de $802.500 pesos. Esta opcin resulta ms cara que la primera opcin vista anteriormente si slo se considera el costo involucrado en el pago del auxiliar encargado ms el costo de la bencina del traslado de los papeles. Sin embargo si se considera el costo oportunidad del arriendo de las salas, la opcin de subcontratar el servicio resulta mucho ms conveniente, con $802.500 pesos contra $1.155.096 pesos. Adems del beneficio monetario, se gana en tiempo debido a que se externaliza todo el proceso de traslados y no se involucran empleados en esta actividad, de esta manera el Preuniversitario se encarga de realizar sus labores netamente educacionales, preocupndose del nivel de su material
3

Datos en Anexo 3

y en la innovacin en el tipo de ejercicios, entre otros. Al desligarse de la labor manufacturera incurre en menos costos ajenos al core de la empresa. Incluso se tienen ms beneficios relacionados al dejar de usar salas destinadas a almacenamiento durante una poca de alta rentabilidad (arriendo de salas como bodega o para hacer ms clases), se incurren en menos gastos al no tener ms personas trabajando y se evitan roces continuos entre el director y los auxiliares (generalmente no realizan su trabajo de manera continua, evitando el trabajar). Con la ganancia de tiempo que ofrece la empresa externa, aunque sean unos pocos das, el adelantar los procesos y estar preparados con la mayor cantidad de material en los primeros das de Marzo generan seguridad para la empresa frente a la imagen que reflejan hacia sus clientes, donde se han visto avergonzados por no tener el material suficiente durante la matricula, dejando una mala impresin en los padres que vienen a inscribir a sus hijos.

Conclusin de la propuesta
Utilizar esa propuesta permite bajar el tiempo de produccin del material que entrega el Preuniversitario y ayuda a mejorar la imagen de la empresa, que hasta ahora se vea degradada por la informalidad en la entrega del material didctico. El preuniversitario necesitaba encontrar una solucin al proceso de produccin, pero nunca se vio el problema de manera ntegra, en su totalidad. A nosotros nos pareci evidente que los procesos ajenos al core del preuniversitario (impresin, compaginacin y empastado) deban ser realizados por externos, sin embargo al contar con una imprenta propia se entorpeca esta cadena y se caa en la autorrealizacin de procesos que no son propios del negocio. Es por esto que buscamos a la empresa encargada del empaste y evaluamos la posibilidad de que sta se encargase de efectuar la compaginacin en menos tiempo a precio aceptable, adems del empaste. Los beneficios de la subcontratacin en este caso no son solamente al nivel de los plazos, el preuniversitario simplifica mucho el proceso de generacin de material aplicando esta propuesta, ahorrando espacio que puede ser arrendado y disminuyendo gastos de organizacin. Ventajas - Organizacin de la etapa fuera de la empresa entonces menos costos organizacionales. Subcontratacin - Menos espacio en la empresa dedicado a la produccin. - Tiempo de produccin mas cortos. - Control absoluto del proceso de produccin - Pagar ms gastos de contratacin fijos Inconvenientes

- Mayor incertidumbre respecto al los tiempos de entrega y a la calidad del servicio

Contratacin

Anexo 1 tiempo de entrega actual (aproximados) TIEMPO DE TRABAJO ACTUAL PREU periodo normal (100 libros x libros x libros pgs.) hora da semana pesimista 35 280 1400 normal 39 312 1560 optimista 43 344 1720

Libros (300 pgs.) necesarios 466,6666667 3600 520 3600 573,3333333 3600

Semanas necesarias 7,714285714 6,923076923 6,279069767

Anexo 2 tiempo de entrega empresa subcontratista (aproximados) TIEMPO DE TRABAJO EMPRESA SUBCONTRATISTA periodo normal (100 libros x libros x libros x pgs.) hora da semana (300 pgs.) pesimista 35 280 1400 466,6666667 normal 44 352 1760 586,6666667 optimista 48 384 1920 640 Anexo 3 Sueldo compaginador actual sueldo semanas sueldo semanal 193000 4 48250

libros necesarios 3600 3600 3600

Semanas necesarias 7,714285714 6,136363636 5,625

semanas trabajadas sueldo semanal sueldo compaginador

6,945 48250 335096,25