Relatrio de Avaliao Final de Perodo Experimental

Categoria: Tcnico Superior de Biblioteca e Documentao

Iolanda Sofia Rendeiro Valente

Porto, 2011

Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal

Presidente do Jri: Doutora Anabela Mesquita Vogais: 1 Vogal: Mestre Jos Manuel Vaz Marta de Sampaio e Melo 2 Vogal: Dr. Joaquim Carlos Mendes Rodrigues

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ndice
Introduo ................................................................................................................ 5 pg. Parte I Caracterizao da entidade acolhedora .............................................. 6pg. 1 Histria ............................................................................................................... 6 pg. 2 Caracterizao................................................................................................... 7pg. 3 Localizao dos Servios Integrantes da Biblioteca .................................. 8 pg. 3.1 Balco de atendimento ................................................................................. 8pg. 3.2 Sala de leitura geral....................................................................................... 9pg. 3.3 Sala de leitura em grupo............................................................................... 9pg. 3.4 Sala de teses .................................................................................................. 9pg. 3.5 Sala de leitura individual ............................................................................... 9pg. 3.6 Sala de leitura de peridicos ........................................................................ 9pg. 3.7 Sala de Reservados ...................................................................................... 9pg. 3.8 Gabinetes ..................................................................................................... 10 pg. 3.9 Depsito ........................................................................................................ 10pg. 3.10 Horrio de atendimento dos servios ..................................................... 10pg. 4 Fundos bibliogrficos ...................................................................................... 10pg. 4.1 Fundo Corrente ............................................................................................ 11pg. 4.2 Fundo Antigo ................................................................................................ 11pg. 4.3 Fundo do sculo XIX ................................................................................... 11pg. 4.4 Doaes ........................................................................................................ 12pg. 4.5 Peridicos ...................................................................................................... 12pg 4.6 Fundo Ultramar ............................................................................................. 13pg. 4.7 Fundo de Dirios da Repblica .................................................................. 13pg. Parte II - Descrio das atividades desenvolvidas durante o perodo experimental ........................................................................................................... 15pg. 1 Servio Administrativo .................................................................................... 15pg. 1.1 Correspondncia recebida e expedida..................................................... 15pg. 1.2 Notificaes .................................................................................................. 16pg. 2 Tratamento Tcnico ........................................................................................ 17pg. 2.1 Aquisio de documentos ......................................................................... 17pg. 2.2 Indexao..................................................................................................... 18pg. 2.3 Classificao................................................................................................. 19pg. 2.4 Sistema para a atribuio de cotas........................................................... 20pg. 2.5 Catalogao no Horizon ............................................................................. 20pg. 2.6 Servio de pesquisa .................................................................................... 22pg. 3 Gesto de Recursos Humanos ...................................................................... 25pg. 4 Servios ............................................................................................................ 25pg. 5 Outras atividades desenvolvidas durante o perodo experimental ......... 30pg. 5.1 Avaliao do curso de Licenciatura em Contabilidade e Administrao .................................................................................................................................. 30pg. 5.2 - Exposio 125 anos a ensinar e a aprender ............................................ 31pg. 5.3 - SIADAP .......................................................................................................... 32pg. 6 Formao profissional no perodo experimental ........................................ 32 pg. 6.1 Aes de formao recebidas ................................................................... 32pg. 6.2 Aes de formao dadas .......................................................................... 32pg. Parte III Projetos a realizar e desenvolver ..................................................... 34pg. 1 Desenvolvimento de projetos atuais ............................................................ 34pg. 1.1 Formaes .................................................................................................... 34pg.

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal 1.2 Catlogo da Biblioteca ................................................................................ 35pg. 1.3 Newsletter e Facebook ............................................................................... 35pg. 2 Novos projetos ................................................................................................. 35pg. 2.1 Moodle ........................................................................................................... 35pg. 2.2 RCAAP .......................................................................................................... 35pg. 2.3 Divulgao atravs dos plasmas............................................................... 37pg. 2.4 Elaborao de tutoriais ............................................................................... 37pg. 2.5 Exposies de apoio aos eventos............................................................. 37pg. 2.6 Divulgao do servio pelas turmas ......................................................... 37pg. 2.7 Elaborao de um regulamento EIB ......................................................... 37pg. 2.8 Integrar o Horizon com a Secretaria on-line ............................................ 37pg. 2.9 Responder s necessidades dos nossos leitores .................................. 38pg. Parte VI - Concluso e apreciao crtica ......................................................... 39pg. Anexos Comprovativos de frequncia de formao ..................................... 40pg.

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Introduo
O procedimento concursal comum para a constituio de relao jurdica de emprego pblico por tempo indeterminado, para o preenchimento de um posto de trabalho para a categoria de Tcnico Superior de Biblioteca e Documentao, aberto pelo Aviso n. 748/2010, publicado no Dirio da Repblica, 2. Srie, n. 7, de 12/01/2010 determina que, para os efeitos previstos nos ns 2 e 3 do artigo 73. do Regime do Contrato de Trabalho em Funes Pblicas (RCTFP), aprovado pela Lei n. 59/2008, de 11 de setembro, conjugado com o n. 3 e seguintes do artigo 12. da Lei n. 12-A/2008, de 27 de fevereiro, o trabalhador tem elaborar um relatrio que ilustre as atividades que desempenhou durante o perodo experimental. A fase experimental comeou a 1 de maro e terminou e terminou a 21 de setembro de 2011. O Instituto Superior de Contabilidade e Administrao do Porto, adiante designado por ISCAP, uma instituio de ensino superior politcnico que tem como misso especfica a formao, a investigao, a criao e difuso da cultura e do saber e a prestao de servios na rea das cincias empresariais. A Biblioteca do ISCAP tem como misso apoiar o ensino e investigao dos seus utilizadores oferecendo-lhes recursos de informao. Para a fase de perodo experimental no foi efetuado um plano de objetivos a atingir por parte do ISCAP, contudo para uma melhor organizao do meu trabalho, tracei as principais metas atingir. A abertura da sala de leitura teria de ser sempre ser assegurada. As novas obras deveriam ser disponibilizadas no dia que chegam ou no mximo no dia til seguinte. Os registos bibliogrficos teriam de ser corrigidos no prprio dia, melhorando assim a qualidade do catlogo. A Biblioteca teria de usar novas vias para chegar ao seu pblico, criando a pgina do Facebook e a Newsletter. Teriam de ser feitas aes de formao B-on. Se estes aspetos fossem todos superados, a fase experimental seria bem sucedida. O presente relatrio descreve todo o trabalho que efetuei na Biblioteca ISCAP, ao longo do perodo experimental, estando ele dividido em quatro partes: a primeira caracteriza a entidade acolhedora; a segunda descreve as atividades desenvolvidas no perodo experimental, a terceira apresenta os projetos a desenvolver; e por fim, a ltima faz uma concluso e apreciao crtica do mesmo.

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Parte I Caracterizao da entidade acolhedora

1 Histria
Enquadramento As razes do ISCAP remontam o ano de 1886, data da fundao do Instituto Comercial do Porto. O ISCAP foi criado pelo Decreto-Lei n327/76 de 6 de maio de 1976. Em 1988 O ISCAP foi integrado no Instituto Politcnico do Porto, atravs do Decreto-Lei n. 70/ 88 de 3 de maro. Em 2011 o ISCAP comemorou o seu 125 aniversrio. O Centro de Documentao e Informao um Servio do ISCAP que integra a Biblioteca, o Arquivo e a Reprografia. Na figura 1 podemos ver o organograma do ISCAP. Imagem 1 Organograma do ISCAP
Presidente do ISCAP

Vice-Presidente Conselho Consultivo Conselho Pedaggico Conselho Tcnico-cientfico Conselho de Administrao Vice-Presidente

Director da Licenciatura em Assessoria e Traduo

Director do Mestrado em Assessoria de Administrao

Director da Licenciatura em Comrcio Internacional

Director do Mestrado em Auditoria

Secretariado

Secretariado

Secretariado
CEISCAP Centro Multimdia de Lnguas Gabinete de Comunicao e Relaes Pblicas

Director da Licenciatura em Comunicao Empresarial Director da Licenciatura em Gesto de Actividades Tursticas Director da Licenciatura em Marketing Director da Licenciatura em Contabilidade e Administrao Gabinete de Ambiente e Simulao Empresarial

Director do Mestrado em Contabilidade e Finanas

Gabinete de Apoio a Projectos

Director do Mestrado em Empreendedorismo e Internacionalizao

Gabinete de Estgios e Sadas Profissionais Gabinete de Relaes Internacionais

Gabinete de Estudos e Planeamento Gabinete de Marketing Digital

Director do Mestrado em Marketing Digital Director do Mestrado em Traduo e Interpretao Especializadas

Secretrio

Unidade de Inovao em Educao - PAOL Gabinete de Avaliao e Melhoria Contnua

Unidade de Operao de Recursos Audiovisuais e Multimdia

Ncleo de Ambiente Empresarial

Ncleo de Simulao Empresarial

Servios de Expediente e de Arquivo

Tesouraria

Seco de Contabilidade

Centro de Documentao e Informao

Loja do Estudante

Centro de Informtica

Diviso de Gesto de Pessoas

Gabinete do Patrimnio

Secretariado de Apoio aos Docentes

Servios Auxiliares

Arquivo

Biblioteca

Reprografia

Servio de Manuteno

A Biblioteca ao longo dos anos percorreu vrios espaos que foram etapas fundamentais na contribuio do seu atual fundo. Desde a Praa Gomes Teixeira, conhecida pela praa dos Lees, at s atuais instalaes na rua Professor Jaime Lopes Amorim, a Faculdade de Belas Artes, o Museu Militar, e as instalaes na rua Entreparedes e Alexandre Herculano, constituram, justamente com o sto da Escola Filipa de Vilhena, alguns roteiros por onde esta Biblioteca estacionou. Foi reorganizada em novembro de 1997 de acordo com as novas e primeiras

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal instalaes de raiz, construdas para albergar um acervo de cerca de 50 000 espcies documentais. Biblioteca especificamente vocacionada para a investigao no mbito das cincias contabilsticas e econmicas tem merecido, nomeadamente nos ltimos anos, grande procura pela comunidade escolar e cientfica interessada na Histria da Contabilidade em Portugal. Com uma comunidade escolar constituda por cerca de 3800 alunos, 204 professores e 65 funcionrios, a Biblioteca do ISCAP , nos dias de hoje, uma Unidade Documental de referncia obrigatria no estudo das cincias econmicas, contabilsticas e empresariais cuja memria coletiva, a cidade do Porto no pode dispensar desde 1886. Mais que o seu passado e a sua dimenso histrica patrimonial, esta Biblioteca, naco de recordaes de diferentes geraes de alunos, professores e demais funcionrios guarda para si, vivncias e convivncias comemorveis que s o tempo futuro, cautelosa e pacientemente estudado, dar a conhecer.

2 Caracterizao
A Biblioteca do ISCAP tem como finalidade reunir, preservar, tratar e difundir toda a documentao e informao de natureza cientfica, tcnica, pedaggica e tecnolgica necessria implementao das polticas de formao, ensino, investigao e desenvolvimento da Comunidade Escolar do Ensino Superior Politcnico. A sua funcionalidade e capacidade de corresponder s necessidades solicitadas pela cada vez maior exigncia do saber/conhecimento, acompanha na preocupao de constituir, dia a dia, plo dinamizador que uma Unidade Documental deve oferecer aos seus leitores e utilizadores. A Biblioteca do ISCAP procura no mbito das suas competncias e responsabilidades, satisfazer as solicitaes da comunidade em que est inserida. Neste sentido, para alm dos servios tcnicos tradicionais, oferece aos seus utilizadores, entre outros, os seguintes servios: leitura de presena, livre acesso s estantes, servio de referncia, leitura domiciliria, apoio pesquisa, pesquisa em catlogos de outras Bibliotecas, acesso e pesquisa em bases de dados e on-line, difuso seletiva da informao, emprstimo interbibliotecas, adiante designado por EIB. Com a instalao do novo sistema de gesto integrada de Bibliotecas (Horizon), o utilizador poder ter acesso a um conjunto de servios, nomeadamente: pedidos de emprstimo EIB, acesso ao ficheiro de emprstimo para a execuo de tarefas como prazos de emprstimo, pedidos de reservas, sugestes para aquisio de bibliografia e possibilidade de captura de informao bibliogrfica para a sua caixa de correio. Consideram-se leitores/utilizadores da Biblioteca todos os docentes, alunos e funcionrios do ISCAP e restante comunidade envolvente. importante fazer a distino de leitor e utilizador. Apenas podem ser leitores pessoas que tenham um vnculo com o ISCAP. Utilizadores podem ser pessoas que no tenham

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal vnculo com o ISCAP, estes apenas podem usufruir da leitura presencial, caso queiram requisitar alguma obra tem de ser atravs do EIB. O fundo bibliogrfico da Biblioteca encontra-se disponvel no catlogo geral (Horizon), constitudo por 74052 ttulos de monografias. Constituem ainda parte deste fundo o valioso conjunto de livro antigo, composto por obras do sc. XVI, XVII e XVIII, portuguesas e estrangeiras. Mais frente iremos ver como o esplio da Biblioteca pode ser pesquisado.

3 Localizao dos Servios Integrantes da Biblioteca

Os diferentes espaos da Biblioteca funcionam no rs do cho e no 1 andar do Bloco C do edifcio do ISCAP, numa rea que integra os seguintes espaos: reas de leitura e emprstimo, depsitos, gabinetes tcnicos e servios. Faamos uma visita pela Biblioteca: Imagem 2: Planta da Biblioteca do ISCAP

3.1 Balco de atendimento

Espao de entrada da Biblioteca destinado ao apoio na orientao do (circuito) leitor / utilizador. rea de emprstimo e controlo. composto por um posto de trabalho.

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3.2 Sala de leitura geral

rea de maior dimenso destinada pesquisa, consulta e leitura da bibliografia atualizada (monografias). As colees correntes existentes encontram-se em livre acesso e acondicionadas com cota em sistema CDU. Alguns dos servios prestados pela Biblioteca esto localizados neste espao. Dispe de 45 lugares que possibilitam uma leitura individual e/ou coletiva.

3.3 Sala de leitura em grupo

Localizada direita do balco de atendimento, dispe de 16 lugares para o trabalho em grupo. Este espao permite o estudo em grupos e tolerado o dilogo entre os utilizadores.

3.4 Sala de teses

Sala destinada aos 2500 Trabalhos Acadmicos dos Alunos e Professores do ISCAP. igualmente a Sala de Leitura de referncia em Livre Acesso (Dicionrios, Enciclopdias e outras obras de referncia. Dispe de 12 lugares. Futuramente este espao poder ser repensado, pois com a criao do repositrio institucional, todos os trabalhos vo ser inseridos no Repositrio Cientfico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP), por isso no se justifica que a Biblioteca continue a ter os exemplares em papel num espao nobre da sala de leitura. Mais adiante no relatrio irei aprofundar do projeto RCAAP.

3.5 Sala de leitura individual

Sala de Leitura e estudo. Dispondo de 10 lugares individuais, este espao exige o silncio como parceria. Destina-se a utilizadores que necessitam de concentrao mxima.

3.6 Sala de leitura de peridicos

Sendo o espao mais informal de todo o circuito do utilizador, a sala de peridicos disponibiliza os ttulos resultantes das assinaturas efetuadas, incluindo os ndices do Dirio da Repblica, jornais dirios e semanrios, revistas de cariz cientfico. Os jornais e revistas no podem ser requisitados para leitura domiciliria.

3.7 Sala de Reservados

na sala de reservados que se encontra a documentao mais valiosa do ISCAP, pois nesse espao que se encontra o Fundo Antigo e o Fundo do Sculo XIX, o qual contm monografias e peridicos raros no nosso pas. Esta

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal sala no de acesso ao utilizador. Caso seja solicitada alguma obra para consulta ser um funcionrio a levanta-la e a levar para a sala de leitura.

3.8 Gabinetes
A Biblioteca dispe de dois gabinetes com a seguinte designao: gabinete do bibliotecrio e gabinete de tratamento tcnico. O meu posto de trabalho no gabinete do bibliotecrio. Neste espao encontra-se a coleo de Dirios da Republica e a coleo de bibliografia de cincias documentais, bibliografia esta que serve de preciosa ajuda para o desempenho das minhas funes. O gabinete de tratamento tcnico dispe de 5 postos de trabalho. neste local que se faz o registo, catalogao e cotao do fundo documental da Biblioteca do ISCAP.

3.9 Depsito
O depsito fica no rs do cho, neste espao esto os fundos: Jaime Lopes Amorim, Lus Henrique da Silva, Jos Manuel Trpa,Carlos Figueiredo da Mota e BPI. O fundo do Ultramar que est atualmente a ser tratado tambm est a ser colocado no depsito. tambm aqui que esto as obras obsoletas ou que no so to requisitadas.

3.10 Horrio de atendimento dos servios

O horrio dos diversos servios da Biblioteca diversificado. A Biblioteca est aberta das 9 s 21.30 ininterruptamente, permitindo a visita e o emprstimo domicilirio. Os servios administrativos so assegurados entre as 9 e as 17.00. Vejamos o quadro: Quadro 1 Horrio dos diferentes servios da Biblioteca:
Servios Sala de Leitura EIB Outros Servios 2 a 6 Feira 09.00 s 21.30 09.00 s 17.00 09.00 s 17.00

4 Fundos bibliogrficos
A Biblioteca tem um rico patrimnio documental composto por monografias, obras de referncia, literatura cientfica (teses), peridicos, material audiovisual e acessvel atravs da B-on.

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4.1 Fundo Corrente

O maior acervo bibliogrfico da Biblioteca do ISCAP constitudo pelo Fundo Corrente, maioritariamente registado e informatizado, encontrando-se em regime de Livre Acesso, de acordo com a Classificao Decimal Universal e podendo ser pesquisado no Horizon.

4.2 Fundo Antigo

O Fundo Antigo constitudo por 103 ttulos distribudos por 193 volumes. O livro mais antigo data 1554 e intitula-se: Consilia DN. Nicolai Boerii iureconsulti clarissimi, et in celebri ac sacro...., sendo o seu autor Nicolas Bohier. Vejamos na imagem 3 alguns exemplares.

Imagem 3: Estante com exemplares de livro antigo

4.3 Fundo do sculo XIX

O fundo do sculo XIX constitudo por 1111 ttulos, sendo 1087 monografias e 24 publicaes peridicas. Algumas obras necessitam de tratamento de restauro.

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal Imagem 4 e 5: Fotografias da sala de reservados Fundo do sculo XIX

4.4 Doaes
A Biblioteca herdou tambm alguns acervos doaes, sendo eles: 1. 2. 3. 4. 5. Fundo Jaime Lopes Amorim Fundo Lus Henrique da Silva Fundo Jos Manuel Trpa Fundo Carlos Figueiredo da Mota Fundo BPI

Estas colees esto totalmente tratadas e podem ser requisitadas pelos leitores.

4.5 Peridicos
As publicaes peridicas so maioritariamente de cariz cientfico, embora assine algumas publicaes generalistas. Biblioteca do ISCAP oferece aos seus leitores a Biblioteca Cientfica Digital, atravs do portal www.b-on.pt. A Biblioteca promove aes de formao B-on, como poderemos ver mais adiante.

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal Imagem 6 Pgina inicial do site da B-on

4.6 Fundo Ultramar

A designao deste fundo documental permite reunir e integrar no mesmo ncleo bibliogrfico toda a documentao publicada no mbito das antigas colnias portuguesas. Abarcando todas as temticas e maioritariamente constitudo por informao de cariz estatstico, trata-se de um significativo esplio essencial para o estudo das questes referentes ao antigo imprio portugus. Atualmente est a ser tratado para em breve ser disponibilizado e divulgado ao pblico durante o ano de 2012.

4.7 Fundo de Dirios da Repblica

Datados da segunda metade do sculo XIX, os Dirios da Repblica at 1976 Dirios do Governo constituem igualmente importante instrumento legislativo e regulamentar do edifcio jurdico e institucional portugus. Estendidos por vrios metros lineares, em bom estado de conservao e todos encadernados, a sua regular receo e disponibilizao comunidade escolar tem assumido, ao longo dos anos, tradicional funo desta unidade documental. Atualmente os dirios esto disponveis em verso on-line (www.dre.pt).

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal Imagem 7: Pgina inicial do site do DRE

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Parte II - Descrio das atividades desenvolvidas durante o perodo experimental

Durante o perodo de estgio desempenhei diversas funes: administrativas, de tratamento tcnico, de gesto de coleo, de gesto de recursos humanos, de divulgao do servio e formao as quais passo a apresentar mais detalhadamente.

1 Servio Administrativo
No servio administrativo tratatei maioritariamente de toda a correspondncia recebida e expedida pela Biblioteca. Vejamos ento mais pormenorizadamente cada uma delas:

1.1 Correspondncia recebida e expedida

A Biblioteca recebe diariamente correspondncia interna e externa. Recebe catlogos de livrarias, avisos de renovo de assinatura, faturas, pedidos de permutas de publicaes peridicas, etc. A Biblioteca recebe diariamente dezenas de emails aos quais necessrio dar resposta em tempo til. Existem vrios tipos de correspondncia recebida, os mais vulgares so: pedidos de aquisies, reclamaes, pedidos de esclarecimentos, pedidos de renovaes e requerimentos. Para cada uma destas solicitaes h procedimentos que se empreendem e que passo a explicar. Quando surge um pedido de aquisio bibliogrfica este reencaminhado para o diretor de curso, que aprovar ou no a aquisio do documento. Esta informao sempre transmitida ao requerente. Aqui, nem sempre possvel dar uma resposta de imediato, pois a Biblioteca fica dependente do parecer do diretor. Quando a resposta do diretor tarda efetuado um contacto telefnico e a respetiva confirmao atravs de e-mail, com o objetivo de sensibilizar o responsvel a responder, pois da sua resposta depende o desenvolvimento do processo subsequente de aquisio, sendo ainda fulcral o seu parecer para haver autorizao pela Presidncia. Voltaremos a este tema mais adiante quando falarmos das aquisies. As reclamaes tambm so recebidas com alguma frequncia, normalmente so pedidos para perdo de multas. Todos os casos so analisados, havendo o cuidado de, antes de dar uma resposta ao interessado, verificar se, por parte dos servios, tudo foi feito mediante o regulamento. Regra geral, a resposta fundamentada apresentada ao aluno no prprio dia ou no dia til seguinte. Este timing foi autoimposto para que o processo seja o mais clere possvel. Os pedidos de esclarecimentos tambm so usuais, como por exemplo: o horrio, as credenciais para aceder rea pessoal de leitor. Estas respostas so dadas no prprio dia ou no mximo no dia til seguinte. Quando se verifica que as questes so recorrentes, os funcionrios da Biblioteca so instrudos a

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal fornece-la aos leitores no atendimento. Fao tambm uma divulgao por email e na pgina do Facebook. Os pedidos de renovao tambm so frequentes, estes contactos so feitos telefonicamente ou por correio eletrnico. Quando dada a resposta ao pedido, para alm de fazer a renovao tambm includa a informao de como proceder renovao on-line desta forma pretende-se que os leitores fiquem familiarizados com o catlogo e que futuramente consigam fazer a renovao sem recorrer Biblioteca. Tambm nos chegam requerimentos para pagar as multas em prestaes. Normalmente estes no so muito objetivos, principalmente porque nunca apresentam o plano de pagamento, implicando assim diversos contactos com o leitor. Uma das prximas propostas a apresentar Presidncia ser um modelo no qual seja apresentado um plano de pagamento. A criao do modelo tornar a vida facilitada ao leitor, Biblioteca, Presidncia e Seco de Contabilidade.

1.2 Notificaes
Diariamente envio notificaes aos leitores, seja por: emprstimos em atraso, pagamentos de multas, ou barramentos de pginas pessoais. Esta tarefa mais trabalhosa, pois o programa Horizon no est integrado no programa da Secretaria Online, o que provoca que existam vrios constrangimentos. Os dados fornecidos na Biblioteca nem sempre so os mesmos que constam na Secretaria Online, nomeadamente o email. Tambm somos muitas vezes confrontados com justificaes de leitores, dizendo que no receberam em devido tempo as notificaes atravs do seu e-mail principal, alegando que alteraram os dados na Secretaria Online e pensando que todos os dados esto em rede. Este o principal problema do servio pelo que era urgente integrar o Horizon na Secretaria on-line, pois se isto fosse feito, poupava-se muito trabalho e melhorava-se a comunicao interna pela diminuio das falhas no cruzamento de dados. As vantagens seriam: importao de registos pessoais, evitando assim a criao de registos de leitor com dados diferentes; lanamento automtico das multas; bloqueio e desbloqueio automtico e imediato da pgina pessoal da Secretaria Online, possibilidade de alterao automtica de dados, tais como, grau acadmico e contactos. Como a integrao do programa Horizon com do programa da Secretaria Online no uma realidade, diariamente necessrio cruzar dados de ambos com uma tabela excel para verificar se as situaes so regularizadas. Para que as notificaes no apresentem falhas, diariamente imprimo a partir do programa Horizon uma listagem das obras em atraso e o funcionrio que abre a sala de leitura verifica se as obras esto de facto em atraso e no se encontram na prateleira. No primeiro dia til de cada ms retiro a listagem de todos os livros em atraso e um funcionrio vai novamente verificar se as obras

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal se encontram nas prateleiras. Com a implementao deste sistema, consegui dar resposta a algumas reclamaes de leitores, que alegavam j ter entregado as obras culpabilizando o funcionrio de no ter dado baixa. A implementao deste processo fez com o controlo de obras em atraso fosse totalmente controlado. Mensalmente envio Presidncia uma listagem das situaes irregulares, ou seja, multas por pagar e leitores com obras em atraso.

2 Tratamento Tcnico
A cadeia documental composta por: aquisio; registo; catalogao; indexao; classificao e disponibilizao ao pblico. Seguidamente irei descrever cada uma delas.

2.1 Aquisio de documentos

A aquisio engloba duas caractersticas essenciais: oramento e alocao de recursos. Muitas vezes o que inicialmente considerado fundamental para adquirir torna-se invivel devido escassez de recursos oramentais. Uma das principiais tarefas de um tcnico superior de Biblioteca a gesto da coleo, que na Biblioteca do ISCAP feita por mim. Para efetuar uma aquisio o profissional deve fazer uma anlise crtica sobre o documento em questo. Tm que se ter em conta vrios fatores, vejamos alguns deles: preo da obra; se existe a edio anterior e se a nova edio apresenta de facto alteraes que justifiquem a compra; quantas pessoas iro beneficiar com a aquisio das obras, etc. Todos estes parmetros devem ser analisados. Se o processo de aquisio avanar, segue os seguintes trmites: processamento das sugestes; pesquisa e verificao da informao da Biblioteca; escolha de uma opo para fazer a encomenda (editor, revendedores / distribuidores, livrarias), pedir oramentos; fazer o processo de adjudicao; formalizar a encomenda; rececionar os materiais; verificar; entregar o processo seco de contabilidade para contabilizar e posteriormente pagar. As modalidades da aquisio so: compra, permuta e oferta. O processo de aquisio no ISCAP respeita as seguintes fases: 1. enviada uma sugesto de aquisio por um leitor (normalmente trata-se de um docente), ao receber feita uma pesquisa que permite verificar se a Biblioteca j tem a obra ou no. Se tiver o leitor / docente informado. 2. Se no tiver, a sugesto reencaminhada para o diretor de curso, se este autorizar d-se inicio ao processo de aquisio. 3. pedido o oramento por email a 2 ou 3 fornecedores, quando obtemos resposta comparamos os preos e propomos a aquisio ao fornecedor que

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal apresentar o preo ao mais barato. Como por vezes as sugestes de aquisio so de vrios livros, pode dar origem abertura de mais do que uma requisio. 4. feita uma proposta de adjudicao, no modelo ISCAP-SEC-MOD008v04, esta entregue Seco de Contabilidade. 5. A Contabilidade d cabimento e envia para a Presidncia. 6. A Presidncia difere ou no. 7. Se a Presidncia autorizar enviada a encomenda para o fornecedor por email com o conhecimento da Seco de Contabilidade. 8. A requisio tambm inserida na listagem de templates e enviada para a Central de Compras do IPP. 9. A Biblioteca fica com cpia do processo e o original vai para a Contabilidade. 10. Quando chegam as encomendas esta verificada e a fatura assinada, indo a original para a Contabilidade e ficando a cpia na Biblioteca. 11. O autor do pedido de aquisio sempre avisado que o seu pedido j se encontra disponvel. Todo este processo feito nica e exclusivamente por mim. Com a implementao do ponto 11, notei que os autores dos pedidos ficaram satisfeitos, pois sabem que no tm de estar constantemente a perguntar se as obram j chegaram. Estes avisos deram qualidade ao servio. Outra das formas de obter obras para a Biblioteca consiste em estabelecer contactos com algumas editoras a solicitar a oferta de obras. Esta uma forma de enriquecer o patrimnio da Biblioteca sem despender fundos do oramento sempre limitado de que dispomos. Sempre que a Biblioteca recebe publicidade de um lanamento de um livro que seja pertinente para a Biblioteca do ISCAP solicito a oferta de um exemplar.

2.2 Indexao
A indexao um dos trabalhos de maior importncia numa Biblioteca, pois atravs da indexao que os utilizadores tm acesso ao documento. A indexao faz-se com a consulta de um Tesauro, este uma ferramenta da linguagem artificial de um domnio do conhecimento, construdo por especialistas para representar atravs de conceitos o contedo do documento, especificando as relaes entre estes conceitos. Assim, este valioso instrumento de trabalho permite a uniformidade dos termos de indexao e recuperao da informao num Sistema de Recuperao de Informao (SRI), considerando o princpio da contextualizao. Neste sistema os conceitos relacionam-se entre si e so representados por termos. Cada termo, obrigatoriamente, tem um vnculo com outro termo, e este vnculo que forma a estrutura do Tesauro. A existncia de um ficheiro de autoridade de assuntos de extrema importncia no controlo de qualidade da indexao. Atravs da criao de um registo de autoridade registamos de forma uniforme toda a informao

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal pertinente relativa a todos os pontos de acesso ao assunto. Para que o catlogo seja perfeito necessrio efetuar um levantamento de todas as situaes de sinonmia relativas aos termos selecionados e inscritas no ficheiro de autoridade, garantindo assim o acesso a qualquer conceito independentemente da forma pelo qual ele possa ser pesquisado. Uma das iniciativas que implementei durante esta fase experimental no ISCAP, foi acordar os termos de indexao com os docentes, esta uma ajuda preciosa. Com esta parceria consegui que as pesquisas fossem mais eficientes e satisfatrias. Um dos exemplos mais evidentes foi a reorganizao de toda a coleo da Contabilidade. Na catalogao a indexao est presente no campo UNIMARC 606. Este campo constantemente alvo de correo, so vistos os casos de sinonmia, erros ortogrficos, termos no plural e singular. Todos estes casos so analisados e corrigidos apenas por mim.

2.3 Classificao
A classificao consiste numa operao em que se traduz a linguagem natural em linguagem documental, pode ser feita atravs de uma linguagem combinatria ou classificatria, Classificao Decimal Universal (CDU). A CDU divide o conhecimento em dez classes decimais por assuntos e destinada s Bibliotecas de livre acesso. Importa ainda referir que a CDU parte do carter geral para o particular. A tabela de notaes de CDU dinmica, o que significa que podero verificarse alteraes e atualizaes. A tabela est constantemente a ser atualizada, esta atualizao sugerida pela bibliotecria aos docentes ou ao diretores de curso. O uso da CDU permite que os leitores identifiquem em todas as Bibliotecas os assuntos que procuram, independentemente da lngua. Por exemplo, um leitor que procure um livro de contabilidade, que na CDU traduzida por 657, ao chegar a uma Biblioteca em qualquer parte do mundo vai identificar o 657 Contabilidade. J agora uma curiosidade, a classe 4 no existe. O objetivo que com a evoluo do conhecimento esteja garantida a incluso na CDU. Por exemplo, com a descoberta da informtica foi necessrio criar uma classe para a nova cincia. Na catalogao a classificao refere-se ao campo 675 da linguagem UNIMARC.

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2.4 Sistema para a atribuio de cotas

As questes que os Leitores/Utilizadores mais frequentemente colocam ao utilizarem uma Biblioteca em Livre Acesso, prendem-se com o sistema de colocao de livros na estante e a forma mais rpida e simples de os localizar. Trata-se de uma adaptao da Classificao Decimal Universal (CDU) da qual constam as reas temticas existentes na Sala de Leitura, esta listagem nica e exclusivamente desenvolvida por mim. A notao numrica da CDU permite identificar o assunto da obra, ordenando-a na estante permitindo juntar todas as obras do mesmo assunto, e dentro deste, do mesmo autor ou ttulo. Para atribuio da cota, utiliza-se a notao correspondente rea de classificao e junta-se os elementos do autor e ttulo que o exemplo seguinte demonstra: ARAJO, Helena Costa Pioneiras na educao: as professoras primrias na viragem do sculo (1870-1933). Lisboa: Instituto de Inovao Educacional, 2000. COTA37ARAh 37 Notao da Classificao Decimal Universal correspondente ao assunto Educao ARA As trs primeiras letras do apelido do autor h A primeira letra do nome do autor, em minscula.

2.5 Catalogao no Horizon

A catalogao a ltima etapa no tratamento documental. S aps a indexao e classificao que podemos comear a catalogar os documentos. Com a imagem seguinte iremos ver uma catalogao de uma monografia feita no Horizon. A catalogao uma tarefa dos tcnicos profissionais de biblioteca, contudo por vezes tambm fao catalogaes, assegurando assim um dos objetivos a que propus: que as obras fiquem disponveis no dia em que chegam. De seguida iremos ver um exemplo de uma catalogao feita no ISCAP. Chamo a ateno para o preenchimento do campo 300, campo de notas, e para o campo 700.

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Imagem 8: Exemplo de catalogao no Horizon em linguagem UNIMARC:

O sistema integrado de gesto de bibliotecas que o ISCAP possui o Horizon. No mdulo de catalogao o Horizon permite: gesto de formatos MARC; controlo e gesto de autoridades MARC; gesto de ficheiro de autoridades; funo de fuso de registos bibliogrficos e de autoridade; validao do contedo dos valores nas zonas fixas e indicadores; personalizao das folhas de recolha de catalogao; funo de controlo de registos duplicados; processamento de texto, integrado com funes de cortar, copiar, colar, etc. Uma das inovaes efetuadas neste perodo de experimental por mim foi o preenchimento do campo 300, no qual foi inserido a sinopse da obra. Atravs desta informao o leitor pode ver no catlogo se a obra aborda ou no o assunto que ele procura. O Campo 700 tambm enriquecido com a data de nascimento do autor. O preenchimento destes dois campos requer uma pesquisa em catlogos de bibliotecas e de editoras, mas faz com que o catlogo fique mais completo. Para alm da catalogao, tambm necessrio corrigir a catalogao feita pelos funcionrios, nestas correes fao a uniformizao dos registos. Este foi

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal um dos objetivos que tracei no inicio da fase experimental e que foi bem sucedido. O Horizon foi alvo de uma fuso das bases de dados de todas as Escolas do Instituto Politcnico do Porto, tal fuso tem vantagens e desvantagens. A principal mais valia que se uma obra j existir noutra Biblioteca basta acrescentar o exemplar do ISCAP e mais alguns dados. A principal desvantagem a uniformizao, no sendo os critrios universais e comuns entre todas as Escolas. Penso que seria urgente fazer um manual de uniformizao que fosse utilizado por todas as Escolas. Seria bastante produtivo a elaborao de um manual de procedimentos de catalogao e a elaborao de um tesauro das reas lecionadas em todo o universo IPP. Depois do preenchimento do campo 300, campo de notas, a prxima sugesto incluir no catlogo as imagens das capas das obras. O catlogo ficar assim mais atraente.

2.6 Servio de pesquisa

Durante o ano de 2011 foi feito um layout para uma nova imagem do catlogo das Bibliotecas do IPP e foi apresentada uma proposta. O objetivo era tornar o catalogo mais atrativo e que cada Escola pudesse colocar / alterar contedos. Depois de aprovao por parte das Presidncias das Escolas, cada Biblioteca enviou para o IPP o seu layout. At agora as alteraes no foram efetudas e o catlogo continua bastante bsico. Imagem 9: Layout do novo catlogo do ISCAP

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal Acedendo ao catlogo o leitor pode efetuar dois tipos de pesquisa: simples ou avanada. A pesquisa simples permite procurar no catlogo atravs das seguintes as opes: palavras-chaves, ttulo, autor, assuntos e coleo. Esta opo no permite filtrar e cruzar informao. Como o nome indica uma pesquisa bastante bsica e generalista. Vejamos o exemplo na imagem 10. Imagem 10: Catlogo da Biblioteca do ISCAP mdulo de pesquisa simples

Para que esta pesquisa resulte os leitores tem que estar munidos de vrias informaes. A pesquisa avanada permite cruzar os seguintes dados: palavras chave, palavra(s) em ttulos, palavra(s) em autor, palavra(s) em assunto, coleo, tipo de documento, lngua e pas. Quantos mais elementos inserirem na pesquisa mais objetivo ser o resultado da pesquisa. Vejamos na imagem 11 o mdulo de pesquisa avanada da Biblioteca do ISCAP.

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Imagem 11: Catlogo da Biblioteca do ISCAP mdulo de pesquisa avanada

A Biblioteca dispe na sala de leitura de dois quiosques que permitem aceder ao catlogo da Biblioteca. Instrui os funcionrios para divulgarem este servio aos leitores, para que estes se familiarizem com o catlogo e se tornem mais autnomos e criem hbitos de pesquisa. Inicialmente, foi-me difcil conseguir incentivar os funcionrios, pois achavam que os leitores eram preguiosos e comodistas, mas com o tempo a equipa encarou estes gestos como mais uma tarefa. A informatizao dos circuitos de funcionamento desde a aquisio at difuso da informao, veio facilitar a criao de novas reas que conduziram, no s a uma maior qualidade dos servios, mas tambm a meios e recursos que possibilitam o acesso s mais variadas fontes disponveis atravs da utilizao das novas tecnologias da informao. pois nesta trilogia documentao, informao e tecnologias que a Biblioteca do ISCAP procura assegurar os seus objetivos e misso no mbito da prossecuo dos seus fins estatutariamente estabelecidos.

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Uma das sugestes de trabalho para desenvolvimento em 2012 a integrao da Biblioteca no Moodle. Trataremos este ponto mais frente.

3 Gesto de Recursos Humanos

A Biblioteca do ISCAP tem uma equipa de 5 pessoas: um Tcnico Superior, dois Assistentes Tcnicos e dois Assistentes Operacionais. Sendo a funo do Tcnico Superior de coordenar o servio. Entre as tarefas que so minha incumbncia fazem parte: a elaborao de uma escala que assegure sempre a abertura da sala de leitura. Assim, ao fazer a escala necessrio ter em ateno: ao horrio de trabalho do membro da equipa ou colaborador, ao horrio de funcionamento da sala de leitura, s pausas dos funcionrios, s formaes, frias, faltas etc. Todos os funcionrios da Biblioteca sabem quais so as suas funes, nomeadamente que funes tm que assumir quando falta um colega. De modo a assegurar todos os servios, existe um plano com as funes de cada funcionrio, nesse plano est previ a substituio de tarefas caso um colaborador esteja ausente. Fiz um manual de procedimentos que pode ser consultado sempre que surjam duvidas no desempenho de algumas tarefas. A participao em aes de formao constantemente incentivada por mim, no s as de cariz tcnico, mas tambm as de comunicao. Tento sempre ajustar as formaes s necessidades especficas dos funcionrios. A formao permite a atualizao constante do profissional. So realizadas reunies de servio, nas quais peo aos funcionrios para apresentar propostas de melhoria de servio. Nas reunies os funcionrios do-me o feedback das normas que implemento, assim vejo se existem alteraes a fazer. Assim, a equipa eleva os nveis de motivao, porque todos tm uma palavra a dizer no servio. Sempre que ponho em prtica uma das sugestes verifico que o funcionrio sente que participou ativamente na melhoria do servio. Nas conversas que fomos tendo, era sempre levantada a questo se estes se sentiam realizados profissionalmente, se gostavam das suas funes e que novas tarefas gostavam de fazer. Sinto que a equipa se encontra motivada.

4 Servios
A Biblioteca do ISCAP procura no mbito das suas competncias e responsabilidades, satisfazer as solicitaes da comunidade em que est inserida. Neste sentido, para alm dos servios tcnicos tradicionais, oferece aos seus utilizadores, entre outros, os seguintes servios: Leitura de Presena, Livre Acesso s Estantes, Servio de Referncia, Emprstimo Domicilirio, Apoio Pesquisa em Catlogos de outras Bibliotecas, Acesso e pesquisa em

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal bases de dados em CD-ROM e on-line, Difuso Seletiva da Informao, Emprstimo Inter-Bibliotecas. Durante o perodo experimental, e como forma de aproximar a Biblioteca dos seus utilizadores e enriquecer o servio de Difuso Seletiva de Informao, criei duas novas ferramentas: a pgina da Biblioteca no Facebook e uma Newsletter. Este objetivo a que me propus foi conseguido. O Facebook uma das redes sociais com mais utilizadores entre os jovens, por isso a Biblioteca tem de estar onde o seu pblico est. Apostei na criao de uma pgina no Facebook na qual poderia chegar mais facilmente aos leitores. A pgina do Facebook da Biblioteca conta com 1014 amigos em setembro de 2011. Todos os contedos so nica e exclusivamente de minha autoria. A imagem n 12 corresponde pgina do Facebook. Imagem 12: Perfil da pgina da Biblioteca no Facebook

A pgina do Facebook da Biblioteca tem diversos lbuns. No lbum das novidades bibliogrficas 2011 encontram-se algumas das obras adquiridas pela Biblioteca, juntamente com a imagem da capa colocada a referncia bibliogrfica e um resumo da obra. Como nos encontramos a tratar algumas obras esquecidas no depsito, tambm foi criado um lbum para as obras do sculo XX. Outro lbum dedicado s publicaes peridicas. As newsletter tambm so arquivadas no lbum Newsletter. O material audiovisual tambm tem um lbum distinto, intitulado DVD.

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal Imagem 13: lbuns da pgina do Facebook da Biblioteca

Tambm partilhei informao importante como: divulgao de formaes da Biblioteca e de outras entidades, alteraes de horrios. Na seco de notas existem vrios textos de ajuda ao utilizador sendo os exemplos: O que o acesso livre / open access, Fontes de Informao - Bases de texto integral, Fontes de Informao - Bases Referenciais, Pesquisa - Palavras-chave, Pesquisa - Tema de pesquisa,Literacia da Informao, Citaes - Como fazer?, Refercias Bibliogrficas - Como fazer?, Plgio - Como NO Fazer?, Poster Como fazer?, Artigos - Como fazer?, Teses e Dissertaes - Como fazer? A Newsletter da Biblioteca conta com 2 nmeros e foi divulgada por email pelo Gabinete de Comunicao e Relaes Pblicas do ISCAP e atravs do Facebook pela Biblioteca do ISCAP. Todos os contedos so de autoria da bibliotecria. Nas imagens 14 e 15 podemos ver os dois nmeros da Newsletter da Biblioteca.

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Imagem 14: 1 Nmero da Newsletter da Biblioteca

No primeiro nmero da Newsletter optei por colocar informao bsica do servio e a divulgao de uma ao de formao B-on.

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Imagem 15: 2 Nmero da Newsletter da Biblioteca

No segundo nmero coloquei informao de servio. Analisei as perguntas que mais colocaram atravs do email e aproveitei esta ferramenta para divulgar essa informao. Continuei a promover a formao B-on, dando a possibilidade aos leitores de sugerirem datas e horrios. A Comisso de praxe organiza anualmente a receo ao caloiro e convida a Biblioteca a fazer uma pequena apresentao do servio. Na receo ao caloiro efetuei uma pequena apresentao de 15 a 20 minutos do servio. Nesta sesso divulguei de uma forma sucinta, as normas de funcionamento, servios prestados, horrio, demonstrao do catlogo e rea pessoal do leitor. O acesso ao ficheiro de emprstimo para a execuo de tarefas como prazos de emprstimo, pedidos de reservas, sugestes para aquisio de bibliografia e

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal possibilidade de captura de informao bibliogrfica para a sua caixa de correio (http://ipac.ipp.pt/ipac20/ipac.jsp?profile=iscap#focus). Nestas sesses, os novos alunos no apresentam grandes nveis de concentrao, uma vez que se encontram no inicio da sua vida acadmica, com toda a euforia que isso acarreta. Uma das sugestes a apresentar para 2012 ser fazer uma apresentao do servio durante uma aula, assim os alunos j podero prestar mais ateno informao que lhes fornecida. Outra vantagem desta abordagem permitir que esta informao possa ser orientada em funo do curso e da faixa etria do pblico-alvo. Outro servio prestado pela Biblioteca o emprstimo interBibliotecas (EIB). Foram feitos 20 pedidos, todos eles para docentes. O processo do EIB desenvolve-se em 6 etapas: 1. O pedido de EIB enviado para a nossa Biblioteca. 2. Esta estabelece contacto com a Biblioteca detentora da obra e pede um oramento. 3. O oramento apresentado ao leitor, e este tem que aprovar e comprometer-se a pagar o servio. 4. Quando as obras chegam nossa Biblioteca o leitor avisado. 5. No ato de levantamento da obra entregue uma ficha para assinar na qual consta os dados das obras e data de devoluo. A ficha tem de ser assinada. 6. Depois do perodo de emprstimo a(s) obra(s) so devolvidas e juntamente feito o pagamento do servio. Penso que deveria haver um regulamento especfico para este servio, porque por vezes somos confrontados com pedidos demasiadamente vagos aos quais nos impossvel responder. Por vezes somos surpreendidos apenas por assuntos a pesquisar. Para que o EIB funcione bem os leitores tm de fornecer Biblioteca do ISCAP os seguintes dados: registo bibliogrfico da obra pretendida e o nome da Biblioteca que tem a obra em questo.

5 Outras atividades desenvolvidas durante o perodo experimental 5.1 Avaliao do curso de Licenciatura em Contabilidade e Administrao
Em 2011, o ISCAP foi pela primeira vez envolvido num processo de avaliao externa, tratou-se da acreditao do curso de Licenciatura em Contabilidade e Administrao. A comisso de autoavaliao nomeou alguns funcionrios para representarem o pessoal no docente. Uma das pessoas escolhidas fui eu. Em julho a

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal comisso de autoavaliao reuniu-se com o pessoal no docente, docente e alunos com o objetivo de explicar como se iria desenvolver todo o processo. Em setembro reunimos com os avaliadores. No dia seguinte reunio, os avaliadores fizeram uma visita s instalaes do ISCAP e a Biblioteca no foi esquecida, estando eu presente para responder a todas as questes levantadas. Durante o ano de 2012 o ISCAP ir voltar a fazer este processo com vrios cursos.

5.2 - Exposio 125 anos a ensinar e a aprender

Como foi dito anteriormente em 2011 o ISCAP comemorou o seu 125 aniversrio. Realizou-se uma exposio intitulada 125 anos a ensinar e a aprender, na qual a Biblioteca participou cedendo 11 obras de Jaime Lopes Amorim. Participei nesta exposio escolhendo as obras e fazendo as referncias bibliogrficas. As obras foram acompanhadas do seu registo bibliogrfico que legendava os livros na exposio. Os registos bibliogrficos foram tambm includos no catlogo da exposio. Imagem 16: Dois livros que integraram a exposio e respetivo registo bibliogrfico

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5.3 - SIADAP
O Sistema Integrado de Avaliao do Desempenho da Administrao Pblica (SIADAP) nasceu em 2004 com o objetivo de modernizar e avaliar os funcionrios pblicos. Foram-me atribudos trs objetivos. O primeiro consistia em divulgar a B-on. Para superar este objetivo tinha que fazer 4 sesses, foram feitas 8. No segundo tinha que fazer com que os funcionrios da Biblioteca tratassem mais de 100 livros do depsito, foram tratados 258. O terceiro consistia em criar uma Newsletter bimestral em que o primeiro nmero teria de ser publicado at outubro. Como podemos verificar os dois nmeros foram divulgados. Superei todos os objetivos.

6 Formao profissional no perodo experimental

Durante o perodo experimental foi-me dada a oportunidade de dar e receber formao. Com a formao recebida fortaleci conhecimentos que me permitiram dar formao aos leitores do ISCAP.

6.1 Aes de formao recebidas

Uma das principais frustraes de um profissional os sucessivos adiamentos e cancelamentos das aes de formao. Durante o perodo experimental apenas foi-me possvel a frequncia de duas aes de formao. Data 4 de maro de 2011 29 de abril 2011 Ao Formao EndNoteWeb Organizao ISCAP Local ISCAP Horas 7

Formao de formadores B-on promoo do uso da B-on: recursos e funcionalidades

Reitoria da 6 Universida de do Porto

6.2 Aes de formao dadas

Um dos pontos a que me propus no inicio da fase experimental foi a realizao de aes de formao. Agendei vrias sesses de formao B-on e foram feitas formaes B-on a pedido de docentes durante as aulas. Tambm me solicitaram para realizar formao B-on aos estagirios Erasmus. Fiz a divulgao por email, na Newsletter e atravs da criao de eventos no Facebook.

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal Data Ao 22 de julho B-on: recursos e 2011 funcionalidades (estagirios internacionais) 6 de B-on: recursos e setembro funcionalidades 2011 Organizao Local Biblioteca do ISCAP ISCAP Biblioteca ISCAP do ISCAP Horas 1

Depois de dia 21 de setembro, a Biblioteca continuou a promover aes de formao B-on: Data 3 outubro 7 novembro 8 novembro Ao B-on: recursos e funcionalidades B-on: recursos e funcionalidades B-on: recursos e funcionalidades (estagirios internacionais) B-on: recursos e funcionalidades B-on: recursos e funcionalidades B-on: recursos e funcionalidades Organizao Biblioteca do ISCAP Biblioteca do ISCAP Biblioteca do ISCAP Biblioteca ISCAP Biblioteca ISCAP Biblioteca ISCAP Local ISCAP ISCAP ISCAP Horas 1 1 45 min. 2 1 1

10 novembro 14 novembro 5 dezembro

do ISCAP do ISCAP do ISCAP

Este objetivo foi concretizado com sucesso. A formao um dos servios a apostar em 2012, como poderemos ver no ponto seguinte.

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Parte III Projetos a realizar e desenvolver

A elaborao de um plano permitiu-me preparar com muito mais cuidado as minhas tarefas, e mais tarde avaliar at que ponto cumpri o que me propus. Vejamos de uma forma sucinta o plano de projetos que precisam de ser desenvolvidos e outros que sero criados.

1 Desenvolvimento de projetos atuais 1.1 Formaes

A Biblioteca ir continuar a apostar nas formaes, prev-se trs tipos de formaes: formao do utilizador, formaes B-on e formao RCAAP. Na formao ao utilizador irei propor a realizao de duas sesses por ms, uma diurna e outra noturna, de formao bsica sobre o servio, haver um plano de formao, no qual ser includo informaes de servio e ferramentas a explorar. Mas estas formaes permitiro uma participao ativa do formando, o verdadeiro objetivo ser mesmo esse, esclarecer e principalmente perceber quais as duvidas do utilizador. Tentaremos conhecer cada vez melhor o perfil do nosso leitor. A formao B-on ser divida em vrios mdulos. Irei fazer formaes especficas para cada deles. Com a possibilidade de poder combinar formaes com turmas, terei a possibilidade de tornar a formao mais atrativa, pois poderei levar exemplos das reas de interesse dos formandos. Em 2011 verifiquei que durante as sesses de formao existiam formandos que nunca tinham explorado a B-on e outros que j conheciam e trabalhavam com ela, o que por vezes tinha a formao a dois ritmos, resultado: os que no conheciam a B-on por vezes perdiam-se e os que conheciam ficavam impacientes porque queriam ir avanando. Assim, com a diviso em mdulos terei formandos ao mesmo nvel e as sesses sero mais produtivas e satisfatrias. J pensei nos nomes para as formaes, sendo eles: B-on: recursos e funcionalidades; B-on: pesquisa; B-on: contedos; B-on: gesto de rea pessoal; EndNoteWeb. A formao RCAAP servir para informar os autores como devero proceder no autoarquivo das suas produes cientficas. Esta formao ir ser combinada com os diretores de curso, de forma a que esta se torne mais eficaz. Tentarei agendar formaes para as diferentes reas. Para os docentes que apresentem alguma resistncia ser feita um contacto direto de forma a explicar a importncia deste projeto e como o autoarquivo se processa.

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1.2 Catlogo da Biblioteca

Conforme referi durante este relatrio, a Biblioteca quer enriquecer o seu catlogo bibliogrfico. Quer torna-lo mais atraente e reche-lo com informao pertinente. Com a primeira etapa deste processo iniciei a introduo dos sumrios e sinopses dos livros. O segundo ser a capa dos livros. O terceiro ser a disponibilizao dos tutoriais.

1.3 Newsletter e Facebook

Irei continuar a utilizar o Facebook e a Newsletter para promover a Biblioteca. O Facebook ir ter toda a informao do acontece na Biblioteca. A Newsletter bimestral por isso tero de selecionadas as informaes mais relevantes dos dois meses abrangidos.

2 Novos projetos 2.1 Moodle

Como referi um dos projetos a desenvolver ser a integrao da Biblioteca no Moodle. Para isso ser necessria a colaborao da equipa de informtica. Seria interessante que os docentes ao colocarem a bibliografia no Moodle, esta ficasse automaticamente associada base de dados da Biblioteca. Assim, os alunos teriam acesso a algumas informaes, tais como: se a Biblioteca tem ou no a obra; qual a cota; se a obra se encontra ou no disponvel, caso no esteja o aluno poderia colocar uma reserva. Com esta integrao a Biblioteca teria acesso a toda a bibliografia obrigatria. Sempre que houvesse alguma alterao da parte do docente a Biblioteca receberia um alerta e reencaminhava a sugesto de compra ao diretor de curso. Esta integrao seria uma mais-valia, pois a Biblioteca, os alunos e os docentes beneficiariam.

2.2 RCAAP
O Repositrio Cientfico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP) tem como finalidade aumentar a visibilidade, acessibilidade e disseminao da produo cientfica nacional e brasileira. O RCAAP composto por 429457 documentos indexados de 36 Repositrios. O IPP concorreu e conseguiu aderir ao RCAAP.

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Imagem 16 : Catlogo do RCAAP mdulo de pesquisa avanada

No inicio de 2012 os bibliotecrios das escolas do IPP iro receber formao sobre o repositrio. Para alm da parte tcnica assegurada pelos profissionais de biblioteca ser necessrio definir uma estratgia com a Presidncia sobre o depsito dos documentos. Ser necessrio sensibilizar e convencer os autores a cederem as suas publicaes. Os responsveis do RCAAP defendem que a melhor estratgia ser atravs do auto arquivo, que consiste no depsito de um trabalho cientfico num repositrio pelo prprio autor. Algumas instituies tornaram este ato obrigatrio atravs de Despacho. Com as pesquisas que tenho efetuado sobre este assunto, pessoalmente penso que esta ser a soluo mais eficaz. Nesta altura os profissionais de biblioteca tm que ter uma postura ativa atravs de aes de promoo, sensibilizao e incentivo. Este ser um dos projetos mais aliciantes a curto prazo, uma vez que vai ser criado de raiz e a longo prazo porque ser alvo de atualizao constante.

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2.3 Divulgao atravs dos plasmas

Um dos projetos a apresentar ser a utilizao dos plasmas do Intitulo. Estes poderiam ser um canal para divulgar informao. Poderiam passar alguns tutorais, informaes do servio, novidades bibliogrficas, calendrios de formao, etc.

2.4 Elaborao de tutoriais

Irei proceder a manuais prticos de ajuda ao utilizador. Tentarei que estes fiquem alojados no site do ISCAP para facilmente serem acedidos.

2.5 Exposies de apoio aos eventos

Gostaria de associar a Biblioteca a alguns eventos realizados no ISCAP. Irei propor sempre que achar oportuno colaborar atravs de exposies. Desta forma a Biblioteca ficar mais visvel perante a comunidade e poder expor algum do seu patrimnio. Para alm das exposies, a Biblioteca poder ser palco de lanamentos de livros, cedendo as suas instalaes.

2.6 Divulgao do servio pelas turmas

A Biblioteca ir contactar todos os diretores de curso para conseguir agendar numa aula do primeiro ano de cada curso para divulgar o seu servio. Ser uma divulgao mais especfica consoante o pblico-alvo. Por exemplo, no far muita noo apresentar o servio B-on aos alunos do primeiro ano dos cursos de licenciatura, far mais sentido em fazer aos alunos de mestrado.

2.7 Elaborao de um regulamento EIB

A Biblioteca ir propor a elaborao de um regulamento especfico para o emprstimo interbibliotecrio. Tentaremos abranger e prever todas as situaes. Assim, as condies ficaro mais claras para os leitores.

2.8 Integrar o Horizon com a Secretaria on-line

Um dos principais problemas com que nos deparamos diariamente com os problemas levantados por causa dos dados existentes no programa Horizon no estarem de acordo com os dados existentes no programa da Secretaria Online. A integrao dos dados poderia proporcionar a ultrapassagem deste problema, mas s poder ser resolvido com a colaborao dos tcnicos de informtica do ISCAP ou IPP e da empresa fornecedora do servio a Novabase.

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Relatrio de Avaliao do Perodo Experimetal J levantei diversas vezes este problema, mas at hoje no foi resolvido, por diversos motivos. As Escolas tm de pressionar o IPP a que este ponto seja integrado no novo contrato com a Novabase. Este assunto no poder ser esquecido, e tudo farei para que o Horizon seja integrado na Secretaria Online, de modo a que no constitua um ncleo de informao isolado dentro da estrutura de informao do ISCAP.

2.9 Responder s necessidades dos nossos leitores

O ltimo ponto apresentado ser um resumo dos anteriores. Atravs do trabalho que me proponho fazer pretendo responder s necessidades da comunidade iscapiana e se possvel conseguir antecipar algumas das necessidades. Todos ns como clientes, quando procuramos um servio, gostamos de ser bem servidos e satisfeitos. Se procuramos um servio e este nem sempre nos d resposta s nossas necessidades deixamos de ser clientes. A Biblioteca tem que pensar assim, conseguir estar um passo frente das necessidades dos utilizadores. Para isso tenho que fazer bastante pesquisa e fazer parcerias com os docentes, Presidncia, servios, centros de investigao e diretores de curso. O trabalho de pesquisa / investigao fundamental para conseguir antecipar as necessidades do pblico da Biblioteca.

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Parte VI - Concluso e apreciao crtica

Todas as etapas do meu perodo experimental foram importantes, pois para disponibilizar toda a documentao, no poderia abdicar de nenhuma delas. Durante este perodo tive oportunidade de efetuar diferentes tarefas. Sempre tive a confiana dos meus superiores para fazer e inovar no mbito das minhas funes. Todos ns gostamos mais de certas tarefas em detrimento de outras, mas tudo isso foi ultrapassado, tendo em mente o resultado final: disponibilizar a informao ao pblico e tornar visvel um patrimnio documental de importante valor histrico e cientfico. Durante o perodo experimental foi-me possvel testar e avaliar o servio da Biblioteca. Diagnosticar os principais problemas e pensar em melhorias para os solucionar. A elaborao de um plano ajudou-me a traar objetivos e a no me desviar deles enquanto desempenhava outras tarefas. O ano de 2011 foi escasso em recursos financeiros, pois a Biblioteca teve um oramento pequeno, que lhe permitiu renovar as suas assinaturas e comprar poucos livros. Mas penso que a gesto do oramento foi bem conseguida, e todos os pedidos de bibliografia fundamental foram assegurados. A nvel de gesto de recursos humanos tambm tive a preocupao de sensibilizar os funcionrios que teramos que comear a inovar e apostar mais nos servios que prestamos ao pblico. A equipa tem que sair da zona de conforto, no se pode limitar ao trabalho tcnico, tem de ser mais polivalente. Seria interessante o ISCAP adquirir mobilirio de exposies, para que o Instituto tivesse sempre exposies a decorrer. Para o futuro ser produtivo continuar autoimpor objetivos, de modo a chegar ao fim do ano e poder verificar se consegui cumprir o que me propus. Ser essencial a frequncia de formaes tcnicas e de comunicao. A atualizao / investigao ter de ser constante o meu percurso profissional.

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Anexos Comprovativos de frequncia de formao

Texto escrito conforme o Acordo Ortogrfico - convertido pelo Lince.

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