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FORMULRIO A3 * TRANSFORMAR PROBLEMAS EM OPORTUNIDADES

TEMA

Gasto exagerado de papel e de toner nas Impressoras


Contramedidas / Aces

DATA

17-Nov-2012

Descrio do problema (estado as is )

Consumo excessivo de papel A4 e de Toner com as impressoras do back-office da empresa. O aumento de custos ao nvel do back-office tem diminuido a nossa margem e consequncia disso estamos a perder competitividade. Considere-se ainda o impacto ambiental que resulta da nossa actividade ao gastarmos mais de 20 resmas de papel por ano s nas impressoras.

Background e dados de suporte Total de resmas consumidas em 2012: 23 (11,500 folhas de papel branco) - Custo com papel = 74,75. Total de gastos com tonners originais (preto e cores): 545,00. Gastos com limpeza e manuteno das impressoras = 128,63. Outros gastos = 18,50. TOTAL DE CUSTOS = 766,88. Impressoras HP Laser adquiridas em 2010.

1. Aplicar as ferramentas 5W, Ishikawa e 5W2H para perceber claramente as motivaes para o excesso de gastos com as impresses. 2. Definir regras para a impresso de documentos, emails e anexos de forma a minimizar a impresso; 3. Evitar imprimir a cores; 4. Optar por imprimir sempre no modo econmico; 5. Criar um kanban para controlo dos stocks de papel e de consumveis; 6. Quando as impressoras estiverem amortizadas considerar a possibilidade de fazer o outsourcing do servio de impresso; 7. Sensibilizar as pessoas directamente envolvidas nos processos de impresso que h uma grande necessidade de reduzir custos e de controlar o nosso impacto ambiental. 7. Sempre que possvel aproveitar as folhas impressas para fazer blocos de apontamentos para uso interno ou para impresso de documentos que no so enviados para o cliente. 8. Aplicar a ferramenta de planeamento para planear as anteriores medidas definindo o qu (what), quem (who) e quando (when) - Elaborar o oramento do projecto de forma a termos noo de ganhos e gastos (pains and gains).

Condio desejada (estado to be ) Custos de impresso reduzidos, consumo de papel limitado ao necessrio e reduo do impacto ambiental resultante do processo de impresso. O objectivo para 2013 reduzir os custos em mais de 40%. Anlise das causas-raz do Problema 9, Identificar uma pessoa no escritrio que seja a responsvel por esta iniciativa, que garanta a realizao das tarefas e que v fazendo o follow-up dos resultados. 10. Definio de padres de boas prticas. Verificao e ajuste Esta iniciativa ter a durao de dois meses para a implementao das contramedidas identificadas, sendo que no final da quarta semana de implementao ser feita uma reunio de 1 hora para avaliar as dificuldades e a necessidade de se fazerem ajustes s actividades. No final do perodo de implementao ser feito o levantamento dos resultados e a criao de padres no back-office. Ao longo do ano ser feita uma avaliao trimestral para garantir que no h desvios nos resultados alcanados.

1. Clientes solicitam relatrios impressos; 2. Prticas h muito enraizadas no back-office que imprimem todos (e a cores) os anexos dos emails. 3. Pessoas no esto conscientes dos custos associados ao processo de impresso; 4. Documentos impressos mais que uma vez e muitos deles acabam na mquina destruidora de papel. 5. Falta de controlo de consumos de consumveis levou a consumos exagerados.

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2012/13