Tratamiento contable de las retenciones en la devolución de

mercancías

Cuando se realiza una devolución de mercancías o cualquier otro bien, hay que hacer
el ajuste contable respectivo para reconocer el efecto que tiene la devolución en las
retenciones en la fuente practicadas, ajuste que deben hacer tanto el vendedor como
el comprador.
Antes de explicar el procedimiento contable a seguir, es preciso aclarar que se pueden
presentar dos situaciones: primero, la empresa objeto de retención ya descontó esas
retenciones en su declaración de renta, o la empresa aun no ha descontado de su
declaración de renta, la retención correspondiente a la devolución.
En cualquier caso, la retención se debe devolver o reversar, al igual que el Iva y
demás conceptos aplicados.
Bien. Si la empresa objeto de retención no ha descontado la retención objeto de
devolución, el agente de retención podrá descontar la retención correspondiente del la
declaración de retención en el mes en que se cause la devolución. En este caso,
simplemente se debita la cuenta 2365.
Pero si la empresa objeto de retención ya descontó la retención correspondiente a la
devolución, no es posible que el agente de retención descuente esa retención de la
declaración de retención correspondiente al mes en que se causó la devolución, por
tanto no puede debitar la cuenta 2365.
Veamos en primer lugar la contabilización inicial que hizo el agente de retención:
Cuenta Debito Crédito
143505 10.000.000
236540 350.000
220505 9.650.000

Contabilización si el sujeto pasivo no ha descontado la retención en su

declaración de renta:
Cuenta Debito Crédito
220505 9.650.000
236540 350.000
143505 10.000.000

Cuando el sujeto pasivo o proveedor no ha descontado la retención en la fuente objeto

de devolución, el agente de retención puede descontarse de la declaración del mes en
que se ha causado la devolución, el valor de la retención correspondiente a la
devolución, de modo que contablemente todo lo que debe hacer es debitar la cuenta
236540 [Consultar: Retenciones en la fuente practicadas en Exceso]. En este caso, si
la devolución ha sucedido en un año gravable diferente al que se causó la compra, el
agente de retención debe solicitar al retenido una certificación donde manifieste que
no ha descontado esa retención de su declaración de renta, de lo contrario el agente
de retención no podrá descontar esas retenciones de la declaración de retención, y
deberá seguir el procedimiento que se expone a continuación.
Contabilización si el sujeto pasivo ya descontó la retención en su declaración de
renta:
Cuenta Debito Crédito
220505 9.650.000
136095 350.000
143505 10.000.000

Cuando el sujeto pasivo ya ha descontado la retención objeto de devolución, o el

agente de retención no cuenta con un certificado del retenido donde conste que esa
retención no ha sido descontada de la declaración de renta, el agente de retención no
puede descontar esa retención en la declaración de retención, esto es, no puede
descontar esa retención de las retenciones que se le adeudan a la Dian, por tanto no
se puede debitar la cuenta 236540.
En su lugar, la retención pagada y ya descontada por el sujeto pasivo, debe ser
cobrada al sujeto pasivo, es decir, al proveedor; el proveedor deberá reintegrare ese
valor al agente de retención, y en consecuencia, se debe contabilizar como una
reclamación [activo].
Esa reclamación se podrá descontar en pagos futuros o pendientes que se tengan con
el proveedor, pero inicialmente se debe contabilizar como una reclamación, y en su
momento se hará el respectivo cruce de cuentas.
Si la devolución se realiza en el mismo año en que se causó la compra, la retención se
descontará siempre de las retenciones adeudas a la Dian, y en ese caso, se debe
anular cualquier certificado que se haya expedido sobre esas retenciones.
En resumen se puede decir que si la empresa retenida no ha descontado las
retenciones producto de la devolución, esas retenciones se le descuentan a la Dian,
de lo contrario la empresa retenida deberá reintegrar ese valor, la contabilización debe
corresponder a estos supuestos.