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A gerncia do tempo

10 passos para tornar seu dia mais produtivo e sua vida mais equilibrada

Sumrio
A gerncia do tempo ___________________________________________________________ 3
1 Procure o equilbrio ...................................................................................................................................................... 3 2 Decida o que importante em sua vida ....................................................................................................................... 4 3 Estabelea metas ......................................................................................................................................................... 4 4 Planeje seu ano, seu ms, sua semana e seu dia ....................................................................................................... 5 5 Organize seus espao .................................................................................................................................................. 7 6 Organize seu computador ............................................................................................................................................ 7 7 Organize seu e-mail ..................................................................................................................................................... 7 8 - Priorize .......................................................................................................................................................................... 8 9 - Delegue ......................................................................................................................................................................... 8 10 Mantenha o foco ......................................................................................................................................................... 8 Crditos .............................................................................................................................................................................. 8

A gerncia do tempo

A gerncia do tempo
Voc se enquadra em alguma das seguintes situaes? Suas tarefas esto sempre atrasadas e voc passa a maior parte do dia resolvendo urgncias; Assume compromissos alm de sua capacidade; Gostaria de ter mais tempo para a famlia e para o lazer; Com frequncia leva trabalho para casa; Parece que a vida est passando e seus sonhos no iro se realizar; Gosta do trabalho que escolheu, mas no gosta da forma estressante como trabalha.

O mau gerenciamento do tempo e a desorganizao so as causas dessas situaes. O resultado uma vida sem equilbrio e de baixo desempenho.

Este texto apresenta 10 passos para tornar seu dia mais produtivo e sua vida mais equilibrada.

1 Procure o equilbrio
Sua vida est equilibrada quando voc consegue ter tempo para o trabalho, para a famlia e para voc mesmo. TRABALHO FAMLIA VOC

Esse equilbrio depende do bom uso do tempo e acontece quando planejamos, organizamos e controlamos nossas vidas, s assim sobra tempo para a famlia e para voc mesmo. A falta de planejamento nos faz dispender muito tempo com urgncias e com assuntos sem importncia. Isso resulta em baixo desempenho e falta de tempo para aquilo que realmente importante. A maioria das urgncias de hoje so assuntos importantes que no foram tratados com a antecedncia devida. Podemos classificar as atividades como: Importante; Urgente; Circunstancial.

A maioria das pessoas estressadas, e com vida desequilibrada, possui o seguinte diagrama de uso do tempo:

CIRCUNSTANCIAL

URGENTE

IMPORTANTE O equilbrio na vida acontece quando o seu tempo dedicado prioritariamente esfera da importncia, seguido da esfera da urgncia e, por ltimo, da esfera do circunstancial.

IMPORTANTE

URGENTE

CIRCUNS TANCIAL

O circunstancial caracterizado por atividades de pouca importncia, que poderiam ter sido descartadas, deletadas ou negadas. So atividades que se forem realizadas tero pouca ou nenhuma contribuio para atingir objetivos e metas. Exemplos so: ler spams e e-mails de correntes, conversas desnecessrias de corredor, encontros sociais que nada acrescentam, fazer mau uso das redes sociais e do MSN. Aprenda a dizer NO. No se deixe manipular. No faa algo apenas para agradar ou ser aceito. Quem no sabe dizer no provavelmente sofre de baixa autoestima. Aja pelos motivos certos. Urgente tudo aquilo que tem de ser feito imediatamente ou criar algum tipo de problema. Existem dois tipos de urgncia: Evitveis so aquelas que poderamos ter resolvido, mas que deixamos para tratar na ltima hora. So atividades que um dia estiveram na esfera da importncia e, por falta de organizao, caram na esfera da urgncia. Inevitveis so aquelas geradas por outros, e das quais no tnhamos conhecimento. Para essas precisamos reservar uma parte de nosso dia, porque so imprevisveis. Exemplos: um pedido de ltima hora, um equipamento que falha, um acidente, algum que no soube se organizar. Importante tudo aquilo que traz resultados mais efetivos, e faz diferena em sua vida. Atividades importantes trazem satisfao, bem estar e realizao. Exemplos: fechar uma parceria, concluir aquele projeto, contribuir para a coletividade, passar tempo com a famlia, praticar alguma atividade fsica, estudar, brincar, viajar, namorar. Cada um tem a sua medida de importncia. Precisamos ter claro o que importante para ns e reservar tempo para essas atividades. A gerncia do tempo

2 Decida o que importante em sua vida


O conceito de importncia est relacionado com a busca da felicidade. E a felicidade pode, entre outras conceituaes, ser dividida em trs nveis: Prazer a felicidade de conseguir um emprego, pagar as contas, comprar algo que se deseja. Esse o nvel mais efmero da felicidade. A satisfao tem pequena durao. Em breve, aquelas conquistas, aquela remunerao, deixam de motivar. Paixo a felicidade de fazermos o que gostamos de fazer. a satisfao de realizar, de conquistar. O tempo voa quando trabalhamos com paixo. Esse nvel de felicidade bem mais duradouro que o nvel anterior. Propsito elevado ter um propsito elevado significa contribuir para algo que importante para todos. a felicidade de contribuir para um mundo melhor sem a necessidade de receber algo em troca. A satisfao advinda de participar de algo assim a mais duradoura de todas. Converse consigo mesmo e pergunte: O que me d prazer? Pelo que tenho Paixo? Qual o meu propsito na vida? Como posso contribuir para um mundo melhor? Quem so as pessoas que eu admiro e que me inspiram? Quais so os meus sonhos? Faa uma lista de suas respostas e pense nelas. Essa a lista do que importante para voc. Agora pergunte a si mesmo: Estou fazendo aquilo que importante para mim ou estou vivendo como se fosse uma pena levada pelo vento, sem poder para decidir a direo? Voc faz o que ama e ama o que voc faz? Se a resposta for No, reveja seus propsitos.

3 Estabelea metas
Metas so objetivos desejados, definidos e alcanveis. Pessoas sem metas vivem ao sabor dos acontecimentos. Se no tivermos metas para nossas vidas, outros tero. Sabendo o que importante para voc, estabelea metas para realizar seus sonhos e alcanar seus propsitos. Cada meta deve ser: Especfica Mensurvel Alcanvel Relevante Temporal O QUE? QUANTO? COMO? POR QU? QUANDO?

Especfica A meta deve descrever exatamente o que voc quer com ela, no pode ser uma ideia vaga. A meta deve descrever com detalhes suficientes para que outras pessoas a entendam e visualizem. Exemplo: Completarei o curso de ingls at o final do prximo ano. Mensurvel A meta deve poder ser medida em tempo, valor ou qualquer outra unidade. Uma forma de medir estabelecendo indicadores, por exemplo: obter o certificado concluso de um curso, ou ainda, alcanar um faturamento estabelecido. Alcanvel Para alcanarmos a meta, precisamos um plano de ao. O plano de ao divide o objetivo em etapas com datas e objetivos intermedirios. O planejamento define como atingiremos nossas metas e torna claro cada passo para alcanarmos o objetivo. O 5W2H uma ferramenta que pode ajudar no planejamento. Relevante A relevncia o motivo para criarmos a meta. A importncia do objetivo que desejamos alcanar a questo mais fundamental de uma meta. Depois de definir a meta e planejar como atingi-la, reavalie sua importncia antes de prosseguir. O objetivo desejado tem de ser realmente importante para voc. Temporal - Se a meta no tiver uma data no existe compromisso para atingi-la. Defina quando o objetivo dever ser alcanado. Isso feito no planejamento.

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4 Planeje seu ano, seu ms, sua semana e seu dia


Utilize a regra 8 4 2 Elabore e planeje at 8 metas a serem trabalhadas nos prximos 12 meses. Escolha 4 metas para trabalhar nos prximos 30 dias. Selecione 2 metas para trabalhar na semana. Isso no significa que as metas devem ser alcanadas em uma semana, so planos que devem ser iniciados nesse perodo. Por onde comear Faa uma lista de suas urgncias, metas, aes, compromissos e pendncias. 1. 2. 3. Os compromissos tem data definida e vo para a AGENDA As metas fazem parte de seu plano de vida e vo para a lista de METAS As urgncias e aes imediatas vo para a lista de AES IMEDIATAS

Voc vai precisar de uma AGENDA e de uma TO DO LIST. Adote uma agenda calendrio A forma de organizao algo muito pessoal e cada um deve decidir pelas ferramentas que mais lhe agradam. Existem agendas em papel, agendas como a do Google e softwares diversos. Descrevo aqui uma agenda calendrio que contm uma pgina por ms e pode ser editado e impresso no site www.pdfcalendar.com. Imprima e encaderne seus prximos 12 meses. O encadernamento com espiral facilita deixar a agenda sempre aberta no ms de interesse. Utilize a agenda para definir as datas em que cada meta comear a ser trabalhada.

Adote uma TO DO LIST (Lista de aes) A TO DO LIST consiste de uma pgina onde mapeamos nossas metas, aes imediatas, lembretes e o planejamento dos dias da semana. Lembre de reservar tempo para o inesperado. A vantagem de ser uma folha elaborada em Word, que podemos editar e reimprimir.

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(Planeje sua semana no Domingo ou na primeira hora de Segunda-feira Edite e imprima esta folha uma vez por semana) AES IMEDIATAS
Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 Ao 6

TO DO LIST e Planejamento Semanal

Anote aqui as aes que surgirem durante a semana

Transporte os compromisso da agenda-calendrio para o planejamento semanal. Faa o mesmo com as aes imediatas. Deixe pr-reservados os compromissos peridicos como cursos, academia, etc...
08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 Aps 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 Aps 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 Aps 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 Aps 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 Aps

SEGUNDA

TERA

METAS
Meta 1 Meta 2 Meta 3 Meta 4 Meta 5 Meta 6 Meta 7

ANOTAES DIVERSAS

QUARTA

SEXTA

QUINTA

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5 Organize seus espao


No existe eficincia em espaos desorganizados. Organizar significa classificar os objetos em categorias, alocar espaos para cada categoria e criar uma forma de mapear a localizao. Da mesma forma que os livros so organizados em bibliotecas, nossos objetos podem ser organizados. Em um espao organizado, os objetos so rapidamente localizados (indexao). Classifique seus objetos Divida os materiais em categorias, como por exemplo: Documentos Ferramentas Materiais de apoio Colees Etc.

Organize as categorias em subdivises, assuntos, tipos, etc. Descreva essa organizao como se fosse um mapa e registre em papel. Prepare o espao Reserve espao nas gavetas, armrios, prateleiras e caixas para armazenar as diversas categorias de objetos que sero armazenados. Coloque etiquetas com o nome de cada categoria e subdiviso de materiais. Organize os espaos e etiquetas de forma que qualquer pessoa encontre os objetos, no apenas voc. Faa a triagem bsica Agora o momento da limpeza. Existem 3 possveis destinos para os objetos a serem organizados. Lixo tudo aquilo que desnecessrio, esteja desatualizado ou possa ser obtido de outra forma. Guardar tudo o que ainda pode ser til e necessrio no futuro. Dever se enquadrar em alguma das categorias da organizao. Ao tudo o que necessita algum tipo de providncia nossa (executar uma ao) ou de outra pessoa (delegar). Coloque em um espao reservado para aes imediatas e pendncias.

Mapeie Registre a organizao na forma de um mapa esquemtico com classes e subclasses. Crie etiquetas para as caixas, gavetas, prateleiras e armrios. Canetas marcadoras, Post-It e outros materiais de papelaria podem ser teis nessa fase da organizao. Bandeja de aes Trata-se do local onde devem ser colocados documentos e objetos que demandam algum tipo de ao imediata. Registre a ao na lista de AES IMEDIATAS. Bandeja de pendncias Coloque aqui os materiais que demandam alguma ao no imediata ou que dependem de outras pessoas. Deixe a vista para no se esquecer da pendncia.

6 Organize seu computador


Da mesma forma que voc organizou seus espaos, organize o computador. J imaginou se no existissem os diretrios e subdiretrios (pastas), no computador? Se o computador no estiver devidamente organizado em pastas e subpastas, perderemos tempo localizando, ou tentando localizar, arquivos. Classifique seus arquivos em pastas para cada tipo de assunto. Como por exemplo: Clientes Produtos Financeiro Manuais Pessoal Etc. Crie subpastas em tantos nveis quanto necessrio para agrupar os arquivos por semelhana de natureza. Reavalie a estrutura de organizao de tempos em tempos. Faa backups e limpe os discos (nessa ordem). Delete o lixo e reloque arquivos perdidos para pastas onde fazem mais sentido de estar.

7 Organize seu e-mail


A caixa de entrada de seus e-mails reflete seu nvel de organizao. Para cada e-mail recebido, existem 4 possveis atitudes: Deletar Spams, e-mails desnecessrios, informativos que no demandam nenhuma ao imediata ou futura, delete imediatamente. Responder imediatamente Mensagens que demandam menos que 3 minutos para responder ou encaminhar, faa-o imediatamente. Se no o fizer, o e-mail ficar ali na caixa de entrada e ser novamente lido da prxima vez que voc examinar a caixa de entrada. Guardar So e-mails que no demandam resposta ou encaminhamento, mas que precisam ser armazenados para futura utilizao. Manter na caixa de entrada So e-mails que demandam uma resposta mais elaborada, para os quais no dispomos de tempo no momento. Mantenha esse e-mail na caixa de entrada. Ou so e-mails que demandam algum tipo de ao, nesse caso, registre na lista de aes imediatas.

A caixa de entradas funciona como uma lista de aes. Tudo o que estiver nela demanda algum tipo de ao ou providncia. Da mesma forma que voc organizou as pastas de seu computador, organize as pastas dos e-mails. Crie pastas para cada tipo de assunto. Como por exemplo: Clientes Produtos Financeiro Manuais Pessoal Etc

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Faa backup dos e-mails e da lista de endereos. Reavalie os contedos de tempos em tempos e remova tudo que no seja mais necessrio.

8 - Priorize
Agora que voc j definiu suas metas, agendou seus compromissos e listou atividades, est na hora de planejar seu dia. Sua produtividade depende de um bom planejamento do seu dia. O planejamento deve ser feito na primeira hora da manh e o conceito mais importante o da priorizao. Liste tudo o tem de ser feito no dia Revise os compromissos na agenda; Revise sua lista de pendncias; Analise seus e-mails e limpe a caixa de entrada (delete, responda de for rpido, armazene ou defina uma ao); Estime o tempo de cada atividade

Priorize defina a ordem em que as tarefas devero ser executadas Numere as atividades por ordem de importncia, primeiro as mais importantes; Entre as mais importantes, faa primeiro as de menor durao (mais rapidamente sua lista diminuir); Somente inicie uma nova tarefa aps a anterior ter sido totalmente concluda; Reserve tempo para imprevistos; Tenha um plano e mantenha-se nele.

Seu dia composto por compromissos (tem hora definida), e tarefas (no tem hora definida). Se voc no estiver em um compromisso nem executando uma tarefa, est matando tempo e fazendo nada. Torne o planejamento e execuo de seu dia um hbito, isso exige disciplina. Disciplina uma capacidade que a grande maioria das pessoas bem sucedidas possui. Lei de Pareto dos 20/80 80% dos resultados surgem de 20% do investimento. Os 20% dos resultados restantes demandam 80% dos recursos. Procure priorizar os 20% mais importantes.

9 - Delegue
Antes de sair executando cada tarefa, pense se algum pode faz-la por voc. Delegar significa encarregar algum da execuo de uma ao. A responsabilidade sobre o resultado final continua sendo sua. Delegar est associado a monitorar. Delegue e acompanhe para certificar-se de que o resultado desejado foi atingido. Ao delegar, tenha certeza de que esto claros: OQUE; PORQUE; QUANDO; E principalmente COMO;

Delegar induz o crescimento das pessoas. A pessoa que recebeu a incumbncia aprende com a tarefa. A pessoa que delegou aprende a gerenciar. No delegue tarefas acima da capacidade das pessoas. Fornea os meios necessrios para que a pessoa possa atingir o resultado esperado.

10 Mantenha o foco
Manter o foco o mais importante segredo da produtividade pessoal. Tudo o que est a nossa volta conspira para tirar nossa ateno. A capacidade de manter a concentrao nos leva a completar as tarefas em menor tempo e chegar ao fim do dia com o planejamento cumprido. Tenha um plano para o seu dia e mantenha-se nele. Concentre-se na tarefa daquele momento e esquea o resto; cada tarefa ter sua vez. Seja disciplinado com os horrios. No fique lendo e-mails a cada 5 minutos. Examine sua caixa de entrada, por exemplo, no incio da manh e no incio da tarde. Defina horrios para fazer uma parada, tomar um caf, comer uma fruta (10 da manh e 4 da tarde so perfeitos). Combine com as pessoas de apenas interrompe-lo em horrios determinados, tratando de mais assuntos no mesmo espao de tempo. Se estiver difcil iniciar uma tarefa, inicie por algo simples, e mantenha-se nela por pelo menos 2 minutos. Depois de 2 minutos mais difcil desistir da tarefa.

TENHA UM PLANO E MANTENHA-SE NELE.

Crditos
A criao deste guia foi inspirada pelo livro A TRIADE DO TEMPO de Christian Barbosa.

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